ĐỀ TÀI: Thêm vào bộ sưu tầm công tác tổ chức bộ máy quản lý trong công ty TNHH Hồng Hà

CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Đất nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường đã tạo ra những bước khởi sắc,các cơ sở

CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Đất nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường đã tạo ra những bước khởi sắc,các cơ sở kinh doanh ngày càng sản xuất nhiều mặt hàng phong phú, đa dạng, chấtlượng đảm bảo, người tiêu dùng có thể tự do lựa chọn mặt hàng phù hợp túi tiềnnhưng chất lượng thay đổi không nhiều lắm Bên cạnh đó cũng tạo ra áp lực cạnhtranh giữa các Doanh Nghiệp (DN) trong cùng ngành nghề Giá cả và thương hiệu

sẽ là yếu tố quan trọng quyết định sự hơn thua giữa các DN Các DN vừa muốnđảm bảo chất lượng nhưng giá bán lại không tăng thì cần phải giảm chi phí sảnxuất hoặc giảm thiểu chi phí quản lý, tổ chức Vấn đề tổ chức bộ máy sẽ giúp chodoanh nghiệp hoàn toàn tạo được lợi thế không nhỏ trong quá trình hiện đại cũngnhư chuyên nghiệp

Vì thế đây là một đề tài rất thú vị để nghiên cứu Thực tế tại mỗi DN sẽ cóphương pháp tổ chức khác nhau và không thống nhất Đó là lý do mà em xin chọn

đề tài này làm chuyên đề tốt nghiệp của mình Thông qua quá trình thực tập tạicông ty TNHH Hồng Hà sẽ giúp em làm rõ hơn những lý luận đã được học ởtrường cũng như từng bước thực tế

1.2 TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Khái niêm của việc tổ chức bộ máy

(Theo www.ebook.edu.vn) tổ chức là sự kết hợp giữa hai hay nhiều người

nhằm đảm bảo việc thực hiện mục tiêu của mình một cách có ý thức nhằm đạtđược hiệu quả cao nhất

“Tổ chức bộ máy là việc thiết lập các phòng ban, xác định những công việc cầnphải làm cho các đơn vị, cá nhân đảm bảo các công việc đó, tạo ra các mối quan

hệ ngang dọc trong nội bộ tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu chiến lược hiệu quảnhất” trích trong sách Quản Trị Học - tác giả Phan Thăng – xuất bản 2003

1.2.2 Mục đích việc tổ chức bộ máy

Xây dựng công tác tổ chức bộ máy nhằm sắp xếp, bố trí phù hợp với khả năngcủa mỗi nhân viên, từ đó tạo cơ hội cho họ phát huy được hết năng lực của mình,tạo mối quan hệ tốt đẹp với mọi người Nhờ đó công việc được giao sẽ hoàn thànhvới kết quả cao

1.2.3 Ý nghĩa việc tổ chức bộ máy

Tổ chức bộ máy khoa học sẽ đảm bảo nề nếp, kỉ cương, tính tổ chức cao, kỉluật, khoa học tác phong công tác, sự đoàn kết nhất trí, phát huy được hết nănglực, sở trường của mỗi cá nhân và mỗi bộ phận trong đơn vị

1.2.4 Tầm quan trọng trong việc tổ chức bộ máy quản lý hoàn thiện

Tổ chức bộ máy hoàn thiện sẽ giúp giảm được chi phí, tiết kiệmđược thời gian,nhân lực giúp cho doanh nghiệp thu được lợi nhuận và uy tín được nâng cao Tráilại nếu tổ chức bộ máy không thể hiện đuợc tính khoa học Không mang được tính

hệ thống Không đủ năng lực chuyên mô làm cho các hoạt đông quản trị kém hiệuquả sẽ gây ra sự đùn đẩy trách nhiệm làm hỏng công việc, lãng phí các nguồn tàinguyên, đánh mất cơ hội thăng tiến của doanh nghiệp Vì vậy, tổ chức bộ máyquản lý rất quan trong với doanh nghiệp

1.2.5 Sự cần thiết khách quan:

Với nền kinh tế phát triển vươt bậc trong thời kì hội nhập như hiện nay thìdoanh nghiệp phải biết nắm bắt những cơ hội để mở rộng qui mô tầm vóc củadoanh nghiệp mình Bên cạnh đó doanh nghiệp vẫn phải có những biện pháp đốiđầu với sự cạnh tranh gay gắt Vì vậy, tổ chức bộ máy của doanh nghiệp cần được

sự đầu tư chu đáo kỹ lưỡng để nâng cao trình độ chuyên môn làm hậu phươngvững chắc trong thị trường cạnh tranh như hiện nay

CHƯƠNG 2 : LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN

2.1 GIỚI THIỆU

2.1.1 Giới thiệu Công ty TNHH Hồng Hà

Công ty TNHH Hồng Hà có trụ sở tại cụm sản xuất Anh Thạnh, thị trấn AnThạnh huyện Thuận an tỉnh Bình Dương được Sở Kế hoạch và Đầu Tư Tỉnh BìnhDương cấp giấy chứng nhân đăng ký kinh doanh số 460200625 ngày 11/12/2002Kinh doanh và sản xuất các sản phẩm bằng vật liệu mới (Composite)

Xây dựng nhà xưởng cho thuê sản xuất nhựa, cho thuê lắp ráp điện tử

Công ty là một tổ chức có tư cách pháp nhân đầy đủ, có bộ máy quản lý riêng,hạch toán quản lý độc lập, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại ngân hàngtheo các quy định của pháp luật Việt Nam

Theo thông tư só 490/1998 TT - BKHCN & MT của Bộ Khoa Học CôngNghệ và Môi Trường ban hành ngày 29/04/1998 về việc hướng dẫn và thẩm địnhbáo cáo đánh giá các tác động môi trường đối với dự án đầu tư, công ty TNHHHồng Hà lập bản đăng ký đạt tiêu chuẩn môi trường cho xưởng lắp ráp nón bảohiểm và trình nộp Sở Tài Nguyên và Môi Trường tỉnh Bình Dương xét duyệt vàcáp phiếu xác nhận đăng ký đạt tiêu chuẩn môi trường cho công ty

2.1.2 Mô tả địa điểm công ty

Công ty được tọa lạc trên khu đát có tổng diện tích 5.938m2, khu đất này đãđược công ty mua của Công Ty Thương Mại Đầu Tư và Phát Triển Becamex(BECAMEX CORP) theo hợp đồng đền bù giải phóng mặt bằng và đầu tư cơ sở

hạ tầng sớ 123/HĐĐB ký ngày 25 tháng 07 năm 2002

Vị trí này có đặc điểm như sau :

 Phía Bắc giáp với khu dân cư

 Phía Nam giáp với lô đất chủa có cơ sở sản xuất

 Phía Đông giáp với nhà máy ADIDAS

 Phía Tây giáp với khu đất trống của khu vực

2.2 QUY MÔ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY

2.2.1 Các yếu tố nguồn lực

Cơ sở vật chất (máy móc, thiết bị, nhà xưởng, )

Diện tích mặt bằng sản xuất của công ty:1 200 m2

Để đánh giá tình hình cơ sở vật chất máy móc thiết bị của công ty, ta quan sátbảng sau:

(Nguồn:Phòng kế hoạch –sản xuất)

bảng1 1:Tình hình cơ sở vật Nguồn: Phòng kế hoạch –sản xuất)

Qua bảng 1 1 cho thấy công ty với nguồn vốn đầu tư cho các máy móc thiết

bị, … chiếm 40, 678% là sự đầu tư không nhỏ của công ty Máy móc hầu hết cónguồn gốc từ các nước có ngàng công nghiệp phát triển và được sản xuất trongnhững năm gần đây nên mang được những ưu điểm hiện đại tiên tiến của máy móchiện nay Điều đó tạo thuận lợi cho việc sản xuất: giảm bớt các chi phí hao mònnguyên vật liệu, thời gian khắc phục sự cố, giảm công việc năng nề cho côngnhân, …

Vì vậy trong quá trình sử dụng nên thường xuyên kiểm tra máy móc để pháthiện kịp thời sự cố, do vậy yêu cầu về trình độ công nhân phải có tay nghề vữngthì mới điều hành máy móc đúng kỹ thuật

Trong suốt quá trình hoạt động lâu dài của cơng ty, từ lúc thành lập cho đếnnay Cơng ty TNHH Hồng Hà luơn chú trọng đặc biệt đến cơng tác tuyển chọnnhân viên cĩ trình độ chuyên mơn phục vụ cho sản xuất

Lực lượng nhân viên cĩ trình độ đại học trở lên tăng hơn đĩng vai trị quantrọng trong tổ chức Trình độ tốt nghiệp cao đẳng, trung học chuyên nghiệp chiếm25% và một số cơng nhân cĩ chứng chỉ nghành nghề cơ khí … Ngồi ra cơng tyvẫn dựa trên trình độ ngoại ngữ và vi tính để tuyển chọn cho các vị trí Mỗi năm,cơng ty vẫn thường tổ chức cho cán bộ nhân viên cơng ty được tham gia các buổitham quan, được các chuyên gia tư vấn và đào tạo thêm về chuyên mơn, về antồn lao động Tinh thần làm việc theo nhĩm luơn được cơng ty phát huy Hiệnnay, cơng ty đã cĩ đội ngũ nhân viên lành nghề, kỹ sư, chuyên gia giàu kinhnghiệm Cơng ty gồm 60 lao động, trong đĩ lao động trực tiếp chiếm khoảng 28%,lao động tuổi từ 25 đến 50 chiếm khoảng 65% và trên 50 tuổi là 25%, số cịn lại làđội ngũ lao động dự bị dưới 25 tuổi, thành phần này gồm những sinh viên mới tốtnghiệp Như vậy cơng ty đang cĩ được những cơng nhân cĩ trình độ tay nghề cao,

cĩ bề dày kinh nghiệm chiếm phần lớn, và lực lựong cơng nhân trẻ cĩ trình độ và

sự nhạy bén về cơng nghệ mới Đĩ cũng là nhờ vào quá trình tuyển chọn của cơng

ty

tỷ lệ độ tuổi nhân viên

Tuổi từ 25-50 Tuổi trên 25 Tuổi dưới 25

Nhận xét: Nguồn vốn đầu tư vào chưa lớn nhưng nĩ là tương đối đối với quy

mơ của Cơng ty Vốn đầu tư chủ yếu cho cơng nghệ máy mĩc hiện đại để đẩymạnh việc tăng sức lao động nhằm đem lại doanh thu cao cho Cơng ty

2.2.4 Quy mơ của doanh nghiệp:

Ngành nghề hoạt động:

* Sản xuất các sản phẩm ngành nhựa

* Sản xuất lắp ráp, sửa chữa thiết bị cơ khí, chế tạo khuôn mẫu ngành nhựa

* Mua bán thiết bị phụ tùng, nguyên liệu phục vụ ngành nhựa, sản phẳm nhựagia dụng và công nghiệp

* Dịch vụ chuyển giao công nghệ và kỹ thuật ngành nhựa

2.3 BỘ MÁY TỔ CHỨC

2.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hồng Hà

2.3.2 Chức năng nhiệm vụ phòng ban:

Tổ chức hợp tác sản xuất kinh doanh với các tổ chức, cá nhân để thực hiện cácchương trình nghiên cứu, sản xuất trao đổi kỹ thuật, chuyển giao công nghệ, và kíkết các hợp đồng sản xuất kinh doanh

Nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các phòng ban:

A Ban giám đốc:

♣ Giám đốc:

Quản lý điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Tổ chức điều hành, chịu trách nhiệm về tình hình sản xuất kinh doanh của công

ty và tổ chức thực hiện các quyết định tại công ty

Tiếp xúc, thương thảo với khách hàng, lập ra những phương án kinh doanh, đạidiện công ty ký kết các hợp đồng giao dịch

Lập ra các phương án, bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ, bố trí đềbạc, khen thưởng, kỷ luật đối với các cán bộ công nhân viên trong công ty

♣ Phó giám đốc kinh doanh:

Tham mưu cho giám đốc về hoạt động kinh doanh, tổ chức trong công ty

Hỗ trợ cho giám đốc trong các công việc: lựa chọn khách hàng, đàm phán, lậpbảng chiết tính gía thành và lập phương án kinh doanh

♣ Phó giám đốc sản xuất:

Giúp giám đốc điều hành hoạt động sản xuất trong công ty

Thiết kế và lập các thông số, tiêu chuẩn kỹ thuật về nguyên vật liệu tạo nên sảnphẩm

Giúp giám đốc tuyển chọn để củng cố và phát triển nguồn nhân lực có trình độtay nghề cao

B Các phòng ban:

♣ Phòng kinh doanh:

Xem xét các hoạt động bán hàng, mua hàng phục vụ cho việc kinh doanh, soạnthảo các hợp đồng liên quan đến mặt hàng kinh doanh

Tổ chức giao nhận hàng hóa một cách chính xác và kịp thời

Báo cáo hợp đồng kinh tế, tình hình sử dụng hóa đơn cho giám đốc và phòng

kế toán để tính giá thành sản phẩm, nắm được tình hình hoạt động kinh doanh củacông ty trong kỳ

♣ Phòng quản lý sản xuất:

Lập, phân bố, theo dõi kế hoạch sản xuất và báo cáo kịp thời

Xem xét các hợp đồng mua hàng phục vụ cho sản xuất, quản lý nguyên phụliệu và thành phẩm

Cung ứng vật tư, theo dõi định mức vật tư, nguyên phụ liệu

Lập hóa đơn tài chính, phiếu xuất nhập kho khi xuất nhập nguyên phụ liệu,thành phẩm

Phối hợp với phòng kỹ thuật để theo dõi quá trình sản xuất, kịp thời sủa chữa,giải quyết khi có vấn đề liên quan đến quy trình sản xuất

♣ Phòng hành chính nhân sự:

Cố vấn nhân sự cho công ty, giải quyết những vấn đề liên quan đến nguồn laođộng của công ty dựa theo nội quy của công ty

Trưởng phòng tổ chức hành chính, chịu trách nhiệm điều hành hoạt động ởphòng tổ chức, đội bảo vệ, tiếp nhận lực lượng lao động, hợp đồng lao động vàthực hiện công tác tuyển dụng lao động

Tham mưu cho ban giám đốc việc điều động và bổ nhiệm nhân sự

Nhận chuyển tài liệu, công văn từ công ty hoặc từ nơi khác đến, mua và cungcấp tất cả các loại văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng cho các bộ phận trong công

ty và vào sổ quản lý theo dõi

Theo dõi và nâng bậc lương cho cán bộ công nhân viên

♣ Phòng kế toán:

Thực hiện các chức năng quản lý kiểm tra của toàn công ty theo luật và cácquy định kế toán hiện hành

Tổ chức lập kế hoạch tài chính và quyết toán hàng tháng, quý , năm

Kiểm tra lại bảng chiết khấu tính giá thành sản phẩm

Quản lý quỹ tiền mặt, thực hiện thu chi tiền theo sự phê duyệt của giám đốc vàthu giữ hồ sơ có liên quan đến công tác tài chính của công ty

Phối hợp với phòng kinh doanh theo dõi việc thực hiện các hợp đồng đã kí kết,trình ban giám đốc thanh lý hợp đồng khi thực hiện xong

Thực hiện việc thanh toán luơng cho cán bộ công nhân viên trong công ty vàcác khoản bảo hiểm, trợ cấp thôi việc theo đúng chế độ

2.3.3 Sơ nét về tình hình hoạt động của công ty từ 2005 – 2006

Nhìn vào bảng 1 1 (trang cuối ), có thể đánh giá một cách khái quát về tìnhhình sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Hồng Hà từ năm 2005-2006 cónhững điểm đáng chú ý sau:

Nguồn vốn kinh doanh năm 2005 đã tăng 0, 76% (tương đương với 203 triệuđồng) so với năm 2004 và không đổi so với năm 2006

Bảng 4: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Hồng Hà từ 2004 –2006

ĐVT: Triệu đồng

Nguồn: Phòng kế toán

Qua bảng 4 cho thấy nguồn vốn kinh doanh mỗi năm đều tăng nhưng khôngnhiều ,từ năm 2005 tăng 1,025% so với năm 2004 và 2006 tăng 1,04% so với2005.Điều này cho thấy công ty đang mở rộng quy mô, nhằm đẩy mạnh sản xuấtđáp ứng nhu cầu của thị trường trong và ngoài nước

Về lợi nhuận:công ty có tổng thu nhập đều qua các năm năm 2005 tăng gấp1,5 lần so với năm 2004 và tăng mạnh vào năm 2006

Tỷ suất lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh tăng đáng kể:từ 0,004% năm 2004lên 0,014% năm 2005 và đẩy mạnh lên 0,161% năm 2006, chứng tỏ công ty đãkhai thác một cách có hiệu quả các nguồn lực về vốn, lao động cơ sở vật chất, kỹthuật …

Nhìn chung tình hình kinh doanh của công ty có phần vượt mức so với mức kếhoạch đề ra ban đầu của công ty nhưng không cao Qua bảng 4 thấy được doanhthu tăng đều mỗi năm, do các khoản giảm trừ giảm xuống ; ngoài ra các khoảndoanh thu khác tăng như doanh thu tài chính, thu nhập khác, … Ngoài ra còn có

sự đầu tư cơ sở vật chất máy móc thiết bi, hiện đại góp phần nâng cao chấtluợng sản phẫm, bên cạnh đó còn có đội ngũ cán bộ có trình độ tay nghề cao Banlãnh đạo biết tận dụng những cơ hội trong kinh doanh Dù vậy lợi nhuận sau thuếkhông cao là do giá xăng dầu tăng cao, nên chi phí vận chuyển cao hơn

CHƯƠNG 3 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY TNHH HỒNG HÀ

3.1 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TRONG THỜI GIAN QUA

3.1.1 Những nguyên tắc tổ chức của công ty

Nguyên tắc gắn mục tiêu:

Mục tiêu và tổ chức bộ máy phù hợp nhau “Mục tiêu nào tổ chức ấy” Bộ máyphải được tổ chức dựa trên cơ sở mục tiêu đã đề ra Đối với công ty, đặc biệt làgiám đốc, ở vị trí cao nhất của công ty, giám đốc phải xác định thật rõ ràng chínhxác mục tiêu của công ty mình, phải nhấn mạnh chú ý đến lợi nhuận công ty Vớitrình độ chuyên môn của mình cùng với những kinh nghiệm rút ra từ thực tiễn khicông ty còn là cơ sở kinh doanh đến nay, ban giám đốc luôn đặt ra mục tiêu phảitìm được khách hàng tiềm năng, nhà cung ứng nguyên vật liệu, tăng số lượng hợpđồng kinh tế, giảm chi phí, …Chính nhờ những mục tiêu đó đã làm cho ban giámđốc và toàn thể nhân viên công ty không ngừng cố gắng nâng cao trình độ, kinhnghiệm để giúp công ty đạt được mục tiêu

Nguyên tắc hiệu quả:

Với những mục tiêu đã đề ra, nhà quản trị phải đánh giá được năng lực củanhân viên mình, từ đó có sự lựa chọn, bố trí công việc cho phù hợp Bộ máy công

ty phải xây dựng dực trên cở sở giảm chi phí Vì vậy, Ban giám đốc công ty đãtiến hành những quy định các mức chi phí: tiếp khách, hội họp, sữa chữa, đầu tưthêm trang thiết bị, …Và kết quả thực tế đã thể hiện được điều đó Các mức chiphí giảm : Chi phí bán hàng năm 2006: 2.084 (triệu đồng) ít hơn năm 2005 là2.272 (triệu đồng), chi phí tài chính năm 2006 là 6.066 (triệu đồng) giảm so vớinăm 2005 là 7.320 (triêu đồng), …Và tổng thu nhập công ty tăng lên đáng kể từ103,048 (triêu đồng) (năm2005) lên 110 000 triệu đồng (năm 2006) Như vậy công

ty đã áp dụng nguyên tắc này có hiệu quả

Nguyên tắc cân đối

Công ty luôn thể hiện sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, sự phân bổnhiện vụ rõ ràng phù hợp với khả năng của từng thành viên trong công ty Đối vớicông ty, Giám đốc là người lãnh đạo, chỉ huy điều hành mọi việc, có qyuền hạncao nhất và có trách nhiệm lớn nhất Phó giám đốc, mỗi người có quyền hành vàtrách nhiệm trong bộ phận mà chính quản lý dưới sự giám sát của gíam đốc Từngnhân viên đều được ban lãnh đạo phân công và bố trí cho công việc tương ứng vớitrình độ của cá nhân Vì vậy tránh được các hiện tượng tiêu cực, cán bộ ỷ chức vụquyền hành xâm phạm đến quyền và nghĩa vụ của người khác ảnh hưởng đến kếtquả kinh doanh của công ty

Nguyên tắc linh hoạt

Tổ chức bộ máy linh hoạt sẽ giúp cho nhà quản trị kịp thời đối phó với bất kìtình huống nào xảy ra trong hay ngoài doanh nghiệp Vì vậy ban lãnh đạo công tyluôn đòi hỏi nhân viên phải luôn có ý thức tìm hiểu thay đổi của môi trường vànhất là trong ngành nghề kinh doanh hiện tại của công ty, để sẵn sàng đối phó ;luôn tạo mọi điều kiện cho nhân viên học hỏi nâng cao kiến thức, làm việc trongmôi trường thoải mái, để cùng phối hợp tạo nên bộ máy tổ chức có hiệu quả đemlại lợi ích cho công ty

3.1.2 Những phương pháp mà công ty đã áp dụng vào công tác tổ chức

bộ máy

Để phù hợp với bộ máy tổ chức của công ty và theo những yêu cầu đặt ra cho

sự phát triển công ty nên ban lãnh đạo đã đưa ra các phương pháp sao cho phù hợpvới tình hình kinh doanh của công ty, đó là điều rất cần thiết, nhưng cũng rất khókhăn Vì vậy cuối cùng ban lãnh đạo đã đưa ra những phương pháp mang tính tạmthời đễ quản lý công tác tổ chức bộ máy của công ty như sau:

Phương pháp phân chia theo tầm hạn quản trị

Đây là phương pháp áp dụng sự kiểm soát số lượng nhân viên cấp dưới mà nhàquản trị có thể điểu hành tốt nhất Mỗi cán bộ dưới sự ủy nhiệm, ủy quyền, chỉđịnh của ban lãnh đạo công ty sẽ giữ những chức vụ cụ thể với những quyền hạnnhất định Đầu tiên là giám đốc Giám đốc là người giữ chức vụ cao nhất trongcông ty, có quyền hành cao nhất, có thể đại diện cho công ty ký kết các hợp đồngkinh doanh, … Phó giám đốc sản xuất, giám đốc phân bổ việc quản lý phòng kỹthuật và phòng quản lý sản xuất trong công ty; Phó giám đốc kinh doanh đượcphân công việc lập phương án kinh doanh, lựa chọn khách hàng, và chịu tráchnhiệm phòng kinh doanh.,hành chính nhân sự và phòng kế toán ;…Tuy mỗi cấpbậc có quyền hạn riêng, nhưng tất cả đều hướng đến mục tiêu làm sao cho công tyđạt được doanh thu cao nhất và hoàn thành các kế hoạch đề ra Phương pháp nàygiúp ban lãnh đạo công ty xây dựng được một bộ máy tổ chức hữu hiệu, nâng cao,phát huy được năng lực làm việc của nhân viên và khả năng lãnh đạo của nhà quảntrị

Phương pháp phân chia theo chuyên môn:

Trong cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty đã có sự sắp xếp công việc phù hợpvới trình độ năng lực của mỗi cá nhân Như là: nhân viên kế toán phải có trình độ

về kiểm tra, tính toán các mức luơng theo chế độ, …;phòng hành chính nhân sựchuyên về điều động và bổ sung nhân lực cho công ty, Việc bố trí nhân viêntheo chuyên môn như hiện nay tương đối hợp lý Tuy nhiên với một công ty cómáy móc hiện đại thì đòi hỏi năng lực chuyên môn của các công nhân làm việctrong bộ phận sàn xuất phải khá cao thì năng suất lao động mới tăng Và công typhải luôn tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các công nhân được nâng cao tay nghề

và thêm đuợc nhiều kinh nghiệm

Phương pháp phân chia theo nhóm công việc:

Ban lãnh đạo áp dụng biện pháp này để quản lý công nhân, bầu chọn mộtngười đứng đầu mỗi bộ phận, đó là bộ phận trưởng sẽ quản lý hoạt động của bộphận mình, quản lý tình hình hoạt động, đánh giá được trình độ của công nhânchính xác hơn Đối với công ty áp dụng phương pháp này rất phù hợp vì công ty

có nhiều khâu sản xuất

Phương pháp phân chia theo quy trình, thiết bị

Vì cơ cấu công ty có nhiều bộ phận nên mỗi bộ phận đều có các máy móc thiết

bị phục vụ cho sản xuất theo chức năng của bộ phận đó Chẳng hạn như: bộ phậnhàn thì sẽ chuyên về sử dụng các máy hàn, hệ thống máy hàn tự động, ;bộ phậnsơn thì đa số các thiết bị phục vụ cho việc sơn, … Đòi hỏi nhân viên phải cótrình độ chuyên môn về sử dụng máy móc, điều khiển và theo dõ quá trình làmviệc của máy

Với các phương pháp mà công ty đã bước đầu áp dụng có thể thấy rằng côngtác tổ chức bộ máy đóng vai trò quan trọng trong cả quá trình quản lý lẫn sản xuất

Vì vậy mà công ty đã thu được lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh và giảm bớt cácchi phí trong quá trình sản xuất

3.1 3 Cơ sở căn cứ triển khai công tác

3.1.3.1 Hòan cảnh của doanh nghiệp

Công ty với vốn kinh doanh ban đầu, cho tới giai đoạn hiện nay nguồn vốncũng tăng mạnh, lợi thế sẵn có là mối quan hệ với các doanh nghiệp trong nước vàcác nước trong khu vực Trong thời gian hoạt động công ty đã tạo nhiều mối quan

hệ với các công ty và cơ sở lớn nhỏ trong cả nước đồng thời cũng có những hợpđồng với doanh nghiệp nước ngoài tuy là qui mô còn nhỏ Tuy nhiên đó là bướckhởi đầu thuận lợi cho công ty có hướng phát triển ra nước ngoài Công ty thườngxuyên được các kỹ sư nước ngoài trao đổi kinh nghiệm và công việc trong các dịptham quan công ty Ngoài ra các công tác tổ chức bộ máy hầu như được thực hiệntheo sự lãnh đạo của ban giám đốc đó chính là những ưu điểm của công ty

3.1.3.2 Mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp:

Công ty với mục tiêu tổ chức hợp tác, sản xuất kinh doanh với các tổ chức cánhân, doanh nghiệp tư nhân và nhà nước để thực hiện các chương trình nghiêncứu, sản xuất trao đổi kỹ thuật chuyển giao công nghệ và ký kết các hợp đồng kinh

tế và các hợp đồng sản xuất kinh doanh

3.1.3.3 Năng lực nhà quản trị:

Ban giám đốc với trình độ cao và có nhiều kinh nghiệm trong kinh doanh và đãgiải quyết thành công nhiều vấn đề phức tạp trong kinh doanh nên từ đó đã đưacông ty ngày càng đi lên Vì thế tổ chức bộ máy của công ty đã phần nào thể hiệnđược phương pháp làm việc có khoa học, mang lại hiệu quả tổ chức cao

Với sự đầu tư ngay từ ban đầu, công ty đã sử dung những máy móc thiết bị cóchất lượng tốt, và luôn được kiểm tra và sữa chữa kịp thời Các máy móc vận hànhluôn đảm bảo về an toàn khi sử dụng

3.1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý của công ty

3.1.4.1 Mục tiêu và nhiệm vụ của công ty:

Công ty với mục tiêu là đáp ứng dược nhu cầu ngày càng cao của xã hội, tăngdoanh thu, đạt hiệu quả kinh tế cao thì nhiệm vụ đặt ra cho công ty là rất nhiều.Chính công tác tổ chức bộ máy có vai trò quan trọng trong việc tổ chức tiến hànhtriển khai các hoạt động của công ty từ cấp trên đến cấp dưới Mục tiêu của công

ty sẽ quyết định cho các loại công nghệ kỹ thuật, số lượng nguyên vật liệu, nănglực chuyên môn của nhân viên Xuất phát từ mục tiêu mà công ty sẽ tính được sốlượng nhân viên, các phòng ban, văn phòng, bộ phận cần thiết để đáp ứng yêu cầuthực hiện mục tiêu

3.1.4.2 Bối cảnh xã hội:

Xã hội cũng là yếu tố ảnh hưởng đến tình hình hoạt động của công ty, đòi hỏinhà quản trị phải nắm bắt được thông tin từ môi trường thật chính xác, theo dõidiễn biến những thay đổi của xã hội, quan tâm đến nhu cầu khách hàng, nắm đượcluật pháp

Với nền kinh tế phát triển như hiện nay, đặc biệt là nước ta đã gia nhập WTOthì cơ hộ mở rộng quan hệ hợp tác với các nước sẽ càng nhiều Nhu cầu của conngười ngày nay cao, đòi hỏi các nhà kinh doanh phải đáp ứng nhanh kịp thời trongthời đại công nghệ như hiện nay mới cạnh tranh được các đối thủ của mình

3.1.4.3 Cơ cấu và công nghệ sản xuất:

Dựa vào điều kiện thiết bị cơ sở vật chất và máy móc mà quản trị phân chiatheo trình độ chuyên môn phù hợp Công ty có nhiều cấp bậc, công nghệ sản xuất

và quy trình thiết bị cũng phức tạp do ngành nghề kinh doanh của công ty nên sựphối hợp giữa con người và máy móc thiết bị là rất cần thiết Với máy móc hiệnđại của công ty thì trình độ của công nhân phải tương đối mới có thể sử dụng vàkhai thác hết công suất làm việc của máy Do đó cần có số lượng nhân viên vănphòng phù hợp để giải quyết các công việc giấy tờ có liên quan đến sữa chữa, bảotrì máy, …

3.1.4.4 Con người trong doanh nghiệp

Con người là yếu tố không thể thiếu trong quá trình quản lý, xản suất của công

ty, ngoài tổ chức bộ máy có khoa học, máy móc hiện đại thì công ty quan tâm đếnchất lượng đội ngũ cán bộ, công nhân viên Và trong thực tế đơn vị nào quan tâmxây dựng đội ngũ cán bộ, công nhân viên có phẩm chất, đạo đức nghề nghiệp và

có năng lực thì cơ quan đó sẽ hoạt động tốt hơn Vì vậy công ty luôn đề cao việcnâng cao chất lượng đội ngũ lao đông Về phía nhân viên, công ty cũng tự nhậnthức được tầm quan trọng công việc của mình, nâng cao tinh thần tự giác thực hiệncác nội quy của công ty và đạo đức của con người Công ty luôn tạo không khíthoải mái để nhân viên có thể hòa đồng với nhau, nhằm hình thành một khối đạiđoàn kết , nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên

3.2 QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY

Tổ chức bộ máy của công ty đựoc thực hiện trình tự theo các bước sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu

Đây là cơ sở triển khai công tác tổ chức bộ máy, vì vậy ban lãnh đạo phải xácđịnh một cách chính xác rõ ràng nội dung cần làm, trong quá trình kinh doanh cầnđạt được điều điều cần làm, …Nhờ có định hướng đó mà Ban lãnh đạo đã xácđịnh mục tiêu cần làm của mình là mở rộng việc cung ứng sản phẩm cho nhu cầucủa khách hàng trong và ngoài nước, với những máy móc thiết bị hiện đại tân tiếnđáp ứng được nhu cầu sản xuất, bên cạnh đó còn phải xây dựng cho công ty chỗđứng vững chắc trên thị trường đầy cạnh tranh và đạt được doanh thu cao nhất Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cho thấy được công ty rấtquan tâm đến công tác tổ chức bộ máy nên khi đã xác định được mục tiêu thì Bangián đốc của công ty đã cùng phân tích, đưa ra các ý kiến, phối hợp các ý kiến đểđưa ra các phương pháp để thực hiện mục tiêu chung Từ đó đòi hỏi công tác xácđịnh mục tiêu của công ty phải qua quá trình nghiên cứu, tình hiểu tình hình pháttriển của nền kinh tế trong nước và thế giới, cần kiểm tra độ chính xác và chọn lọccác thông tin có liên quan Ngay từ đầu công ty đã đề cập đến sự tăng doanh thu,lợi nhuận, giảm chi phí, tuyển dụng nhân sự và sử dụng lao động hợp lý phù hợpvới tình hình hoạt động với công ty hiện tại

Vì vậy Ban giám đốc luôn đặt công tác xác định mục tiêu lên hàng đầu, khi cóđược định hướng để đi đến mục tiêu thì sẽ thành công trong công việc Nhờ vậy

mà kết quả kinh doanh của công ty ngày càng tăng, các chi phi giảm (bảng3)

Bước 2: Phân tích công việc

Với những mục tiêu đã xác định, Ban giám đốc đã triển khai công việc, nộidung, hình thức và những vấn đề liên quan đến việc thực hiện Vì vậy các cuộchọp nhằm bàn luận với các thành viên, nhân viên trong công ty để phân tích côngviệc, trên cơ sở các thông tin đã có Định hướng công việc phải làm gì, cầnnhững bộ phận nào, và sắp xếp công việc theo khả năng của từng người Chẳnghạn như khâu sản xuất cần có những nhân viên có kỷ năng, chuyên môn hiểu biết

về máy móc, công tác văn phòng cần có những nhân viên có khả năng thực hiệncông tác văn thư, lưu trữ, … Bên cạnh đó, Giám đốc có thể sẽ phân chia công việcthành nhiều phần, nhiều giai đoạn, xác định trọng tâm của công việc, phần nào cầnthực hiện trước để rút gọn thời gian làn việc, giảm chi phí khi kéo dài thời gian,làm tăng được hiệu quả kinh doanh Như khi nhận được hợp đồng, Ban giám đốc

sẽ đưa ra những kế hoạch, bàn bạc với các cấp dưới, nên phân chia công việc choviệc ai làm, làm như thế nào, cần những gì, sau đó chuyển qua kiểm tra, xemxét, đánh giá mức độ hiệu quả, …Tóm lại là mỗi công việc đưa ra đều phục vụ chomục tiêu của doanh nghiệp

Bước 3: Thiết lập phòng ban

Đây là điều quan trọng cần thiết để ban giám đốc phân công bố trí công việcđúng khả năng và phù hợp với trình độ Vì vậy nhà quản trị phải biết phân chia,các tổ chức và thiết lập các phòng ban với những chức năng nhiệm vụ phù hợp vớiphòng ban đó chẳng hạn như:phòng hành chính nhân sự với nhiệm vụ tham mưucho ban giám đốc việc điều động và bổ nhiệm nhân sự, … hay phòng kế tóan vớinhiệm vụ tổ chức lập kế hoạch tài chính và quyết toán hàng tháng, quý, năm, kiểmtra lại bảng chiết tính giá thành sản phẩm, … đứng đầu các phòng ban này làtrưởng phòng và phó phòng, những chức vụ này do ban giám đốc chỉ đạo và giaonhiệm vụ, từ đó họ giao việc cho nhân viên của phòng

Và giám đốc vẫn là người giám sát theo dõi mọi hoạt động thực hiện đó

Bước 4: Định biên nhân viên

Số lượng lao động của công ty tăng so với lúc đầu Và số lượng nhân viên trựctiếp sản xuất cũng tăng phù hợp với sự phát triển của công ty Với trình độ chuyênmôn của các thành viên trong ban giám đốc đặc biệt là giám đốc đã đánh giá nănglực của nhân viên mình, từ đó giao công việc phù hợp với khả năng của nhânviên, đây cũng là cơ sở để công việc thực hiện được hiệu quả hơn và cũng cónhững kế hoạch đào tạo tuyển dụng nhân lực phù hợp Căn cứ vào trình độ taynghề, chức vụ để công ty sắp xếp bộ phận làm việc và mức lương theo quy địnhcông ty Ban giám đốc luôn tìm hiểu rõ năng lực trình độ của từng nhân viên màphân công bố trí công việc phù hợp giúp cho người lao động phát huy hết nănglực, hiểu biết của mình và nâng cao trình độ chuyên môn, đạt được những mụctiêu đề ra , điều này đã giúp người lao lao động gắn bó với công ty hơn

Bước 5: Phân công, giao việc

Qua bước định biên nhân viên thì sẽ giúp ban lãnh đạo phân công việc dễ dànghơn, tạo điều kiện để nhân viên phát huy hết khả năng của mình đem lại kết quảtốt cho công ty

Khi thực hiện bước này thì giám đốc căn cứ vào chức năng nhiện vụ của từngphòng ban mà phân công giao việc cho hợp lý Từ đó, các các phòng ban mới chiacông việc từng phần nhỏ và phân công cho từng thành viên Trong công ty, sựphân công này rất rõ ràng, công việc cụ thể thích hợp với năng lực cá nhân Nhờ

đó mà nhân viên không chịu áp lực quá cao trong thực hiện công việc dưới sự chỉđạo của cấp trên

Trong tổ chức của công ty có sự phân công ,giao việc rất cụ thể ,mỗi người đềuđược làm những việc thích hợp với năng lực ,chưyên môn của mình,nhờ đó tất cảcác nhân viên đều làm việc với tinh thần cao ,làm việc hết mình và luôn hoànthành tốt công việc trên sự hợp tác cùng phấn đấu dưới sự quản lý chỉ đạo của cấptrên