Tiểu luận Quản trị chất lượng THỰC TRẠNG ÁP DỤNG 5S TẠI CÔNG TY SHOJI JFE

Tiểu luận Quản trị chất lượng THỰC TRẠNG ÁP DỤNG 5S TẠI CÔNG TY SHOJI JFE Quá trình hình thành và phát triển của công ty: + Là trung tâm gia công thép, 100% vốn của tập đoàn thép JFE Shoji Trade Corp, Nhật Bản. Đây là tập đoàn sản xuất thép đứng thứ 2 tại Nhật Bản. + Đặc điểm sản phẩm: thép cuộn, tấm, lá công nghiệp. (Lưu ý, khác hoàn toàn với thép xây dựng).

N I DUNG ỘI DUNG

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH THÉP JFE SHOJI VIỆT NAM 2

CHƯƠNG 2 GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP 5S 4

2.1 Tóm tắt lý thuyết về cải tiến chất lượng 4

2.1.1 Cải tiến chất lượng 4

2.1.2 Các phương pháp cải tiến chất lượng 4

2.1.3 Triết lý Kaizen 4

2.1.4 Chương trình 5S 6

2.2 Phương pháp cải tiến chất lượng 5S 7

2.2.1 Khái niệm 7

2.2.2 Các thành phần của 5S 7

2.3 Lịch sử phát triển của 5S 12

2.4 So sánh 5S thông thường và 5S thực tiễn 12

2.5 Đối tượng và điều kiện áp dụng 14

2.6 Mối quan hệ nội bộ giữa 5S 15

2.7 Mục tiêu chung của 5S 16

2.8 Quy trình thực hiện 5S 16

2.9 Sự cần thiết và lợi ích khi áp dụng 5S 18

2.9.1 Sự cần thiết phải áp dụng 5S 18

2.9.2 Các vấn đề có thể áp dụng 5S để khắc phục 18

2.9.3 Những lợi ích chung của việc thực hiện 5S 19

2.10 So sánh 5s, kaizen, iso và 6 sigma 22

CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG ÁP DỤNG 5S TẠI CÔNG TY SHOJI JFE 26

3.1 Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty 26

3.2 Hoạt động cải tiến chất lượng theo phương pháp 5S tại công ty JSSV 26

3.2.1 Hoạt động cải tiến chất lượng tại JSSV 26

3.2.2 Hoạt động 5S tại công ty JSSV 27

3.2.3 Thuận lợi, khó khăn của công ty khi thực hiện 5S 29

3.2.4 Ưu điểm và nhược điểm 30

3.2.5 Các kiến nghị 30

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH THÉP JFE SHOJI VIỆT NAM

- Những thông tin chung

- Quá trình hình thành và phát triển của công ty:

+ Là trung tâm gia công thép, 100% vốn của tập đoàn thép JFE Shoji Trade Corp, NhậtBản Đây là tập đoàn sản xuất thép đứng thứ 2 tại Nhật Bản

+ Đặc điểm sản phẩm: thép cuộn, tấm, lá công nghiệp (Lưu ý, khác hoàn toàn với thépxây dựng) Với các sản phẩm kinh doanh chủ yếu:

- Các đối thủ trong ngành:

+ Công ty gia công và dịch vụ thép sài gòn (SGC)

+ Công ty TNHH trung tâm gia công thép POSCO Việt Nam

+ Công ty TNHH trung tâm thép NS Sài Gòn

+ Công ty cổ phần kim loại thép CSGT Việt Nam

+ Công ty TNHH thép SMC

- Thị trường chủ yếu: tập trung khu vực Đồng Nai, HCM, Bình Dương, Long An, VũngTàu và đang mở rộng ra khu vực Hà Nội và các tỉnh lân cận Hà Nội

- Quy trình sản xuất, gia công tại công ty JSSV:

CHƯƠNG 2 GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP 5S

2.1 Tóm tắt lý thuyết về cải tiến chất lượng

2.1.1 Cải tiến chất lượng

- Cải tiến chất lượng (CTCL) là một trong những nội dung quan trọng của quản trị chất

lượng Theo ISO 9000:2000 thì “Cải tiến chất lượng là những hoạt động được tiến hành trong toàn tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả của các hoạt động và quá trình để tạo thêm lợi ích cho cả tổ chức và khách hàng của tổ chức đó”.

- CTCL là một trong những nội dung quan trọng của quản trị chất lượng CTCL cónghĩa là tác động của doanh nghiệp nhằm tăng hiệu quả và hiệu suất của mọi nguyêncông, mọi quá trình để đạt tới những tăng trưởng có lợi cho doanh nghiệp và chokhách hàng.

- Do sự biến đổi không ngừng của môi trường kinh doanh, sự tác động của yếu tố nhucầu, thị hiếu khách hàng, sức ép cạnh tranh trên thị trường và sự phát triển nhanhchóng của công nghệ mới đặt các doanh nghiệp trước những thách thức to lớn là phảiliên tục CTCL

2.1.2 Các phương pháp cải tiến chất lượng:

- Theo Deming, mọi mục tiêu kinh doanh như tăng thị phần, tăng năng suất hay lợinhuận đều bắt nguồn từ CTCL Bởi vì, CTCL sẽ chỉ ra cái khách hàng muốn và sau

đó chỉ ra thách thức cũng như nguồn lực cần thiết để thực hiện đáp ứng nhu cầu củakhách hàng

- “CTCL là một quá trình hoàn thiện liên tục nhằm đạt được những kết quả tăng dần”.

Đó là triết lý, phương pháp, là công cụ được biết đến với tên gọi Kaizen của NhậtBản

- Kaizen là hoạt động cải tiến liên tục với sự tham gia của mọi người nhằm cải thiện

không ngừng môi trường điều kiện làm việc

- Trong tiếng Nhật Kaizen là từ ghép từ “Kai – thay đổi” và “zen – tốt”, nghĩa là cải

tiến liên tục Kaizen là sự tích lũy các cải tiến nhỏ thành kết quả lớn, tập trung vào

việc xác định vấn đề, giải quyết vấn đề và thay đổi chuẩn để đảm bảo vấn đề đượcgiải quyết tận gốc.

- Khi áp dụng ở nơi làm việc, Kaizen đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực của mọi người, các

cán bộ quản lý cũng như công nhân Kaizen là những cải tiến nhỏ thực hiện từng bướctrong một thời gian dài Kaizen ít tốn kém nhưng mang lại hiệu quả cao trong việcnâng cao chất lượng công việc, nâng cao chất lượng SP, dịch vụ và giảm chi phí hoạtđộng Nhìn chung Kaizen sử dụng CTCL tiếp cận từng bước

- Quan điểm cơ bản của Kaizen:

1 Những hoạt động hiện tại luôn có nhiều cơ hội để cải tiến

2 Các phương tiện và phương pháp hiện tại có thể luôn được cải tiến một nỗ lực nào đó

3 Tích lũy những cải tiến nhỏ sẽ tạo ra một biến đổi lớn

4 Lôi cuốn toàn thể công nhân viên

5 Các quan điểm sai về Kaizen:

6 Không còn động lực nào để tạo ra những đề xuất mới

7 Chúng ta không còn ý tưởng nào nữa

8 Chúng ta không còn ở giai đoạn Kaizen

9 Chúng ta đã cố gắng rất nhiều để đổi mới và chẳng có gì thực hiện cả

- Các đối tượng của cải tiến Kaizen:

1 Cải tiến sản phẩm dịch vụ

2 Giảm sai hỏng, phế liệu, phế phẩm

3 CT các hoạt động, quy trình

4 Phương pháp và cách thức làm việc

5 Môi trường và điều kiện làm việc

6 CT năng suất và hiệu quả nguồn lực

7 Quan hệ công việc

8 Tạo cơ hội kinh doanh mới

- Lợi ích của Kaizen:

+ Lợi ích hữu hình: Tích lũy các CT nhỏ trở thành KQ lớn ; Giảm lãng phí, tăng năngsuất

+ Lợi ích vô hình: Tạo động lực thúc đẩy cá nhân có ý tưởng CT; tạo tinh thần làmviệc tập thể, đoàn kết; Tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu lãng phí; Xây dựng nềnvăn hóa công ty.

- Các bước triển khai Kaizen: (Các bước thực hiện Kaizen tuân thủ theo vòng PDCA).

Các bước thực hiện Kaizen giúp giải quyết vấn đề dựa trên việc phân tích dữ liệuđược thực hiện như sau:

1 Lựa chọn chủ đề

2 Tìm hiểu tình trạng và xác định mục tiêu

3 Phân tích dữ liệu đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ

4 Xác định biện pháp thực hiện dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu

5 Thực hiện biện pháp

6 Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp

7 Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn

8 Xem xét các quá trình và xác định dự án tiếp theo

2.1.4 Chương trình 5S:

+ Khái niệm 5S được bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 80 và được áp dụng

rộng rãi tại các quốc gia trong đó có Việt Nam Đây là chương trình cơ bản dựa trên triết lý Kaizen 5S có 2 khía cạnh: Phần cứng và phần mềm Phần cứng bao gồm các

yếu tố thuộc môi trường công tác như: máy móc, thiết bị, công cụ, nguyên vật liệu,kho bãi và nhà xưởng…Phần mềm bao gồm các yếu tố liên quan đến con người như:

tư duy, tính cách và tác phong…

+ Triết lý 5S: “Quản lý tốt hơn nơi làm việc sẽ mang lại hiệu suất làm việc cao hơn”.+ 5S nhằm mục đích tạo ra nơi làm việc sạch sẽ, thoải mái, an toàn đối với mọi người.Phong trào này đồng thời tập trung vào việc tiết kiệm không gian và thời gian lãng phítại nơi làm việc Môi trường làm việc được cải thiện cùng với việc xây dựng nền vănhóa chất lượng chính là nền tảng để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh

2.2 Phương pháp cải tiến chất lượng 5S

2.2.1 Khái niệm

- 5S là các chữ cái đầu tiên của các từ:

* Theo tiếng Nhật là : Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, và Shitsuke

* Theo tiếng Việt là Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng

* Theo tiếng Anh là Sort, Set in order, Shine, Standardize, và Sustain

- Chương trình 5S là một phong trào huy động các thành viên tham gia cải tiến môitrường làm việc Phương châm của phong trào 5S là: Nếu bạn có thể làm cho ngôi nhàcủa mình sạch sẽ thì tại sao không thể làm cho nơi làm việc của mình sạch sẽ và ngănnắp như ở nhà

Đối với những khoản vật ít sử dụng ví dụ như trên 6 tháng/1 lần thì tổ chứ cần cânnhắc sẽ dựa vào chi phí tổ chức để bỏ ra lưu khoản vật này.

Những khoản vật không thường dùng:

+ Không cần dùng và có thể thanh lý ngay: Đối với loại này tổ chức cần có kế hoạchthanh lý và đặc biệt cần chú ý trách nhiệm của người thanh lý

+ Các khoản vật chờ thanh lý: tổ chức cần có trách nhiệm lưu giữ khoản vật này.Vídụ: địa điểm lưu giữ các khoản vật, hình thức đánh dấu các khoản vật

* Các bước thực hiện:

- Bước 1:Quan sát kỹ nơi làm việc của mình, phát hiện và loại bỏ những gì không cần

thiết cho công việc

- Bước 2: Nếu không thể quyết định ngay một thứ gì đó có còn cần hay không cần

cho công việc, đánh dấu ”sẽ hủy” (nhãn vàng) kèm theo ngày tháng sẽ hủy và để riêng

ra một nơi

Bước 3: Sau một thời gian ví dụ 3 tháng, kiểm tra lại xem có ai cần đến vật đã được

dán nhãn không, nếu không cần dùng hãy loại bỏ Nếu không thể tự mình quyết địnhthì phải đề ra thời hạn để xử lý

Seiton: Sắp xếp

Khẳng định đã loại đi những vật không cần dùng Nhiệm vụ các thành viên của tổchức giờ đây là sắp xếp các khoản vật dụng sao cho đảm bảo hiệu năng khi sử dụng.Các lưu ý khi sắp xếp:

Bố trí các đồ vật tùy theo tần số sử dụng Tần số sử dụng càng cao khoản vật càng nênđược bố trí gần nơi làm việc, tần số sử dụng càng thấp thì càng bố trí đằng xa nơi làmviệc

Khi sắp xếp có thể thêm các nhãn mác vào những khoản vật Ví dụ như: các khoản vậtnào sử dụng với tần số cao thì đánh số màu sắc khác với các khoản vật có tần số thấp.Khi đặt các khoản vật cũng cần lưu ý về tư thế khoản vật dễ lấy ra, đưa vào và dễ tiếpcận.

Thông báo các quy tắc sắp xếp các khoản vật để các thành viên biết được các khoảnvật lưu trữ ở đâu

* Các bước thực hiện:

- Bước 1: Khẳng định lại những gì không cần thiết đã được loại bỏ khỏi nơi làm việc

- Bước 2: Trao đổi với đồng nghiệp về nơi đặt vật dụng và cách sắp xếp, bố trí trênquan điểm thuận tiện cho thao tác

- Bước 3: Vẽ đường định vị

- Bước 4: Làm dấu hiệu nơi chốn, hạng mục mặt hàng và dấu hiệu cảnh báo Đảm bảocho mọi người biết được vị trí của các đồ vật để họ tự sử dụng mà không cần phải hỏiai

Seiso: Sạch sẽ

Sạch sẽ ở đây mang nghĩa là kiểm tra

Phương châm phong trào 5S làm sạch có nghĩa là kiểm tra môi trường làm việc phảiluôn giữ sạch sẽ chứ không phải đợi đến khi bẩn mới làm vệ sinh Để thực hiện nộidung này cần phát động phong trào Ví dụ như: phong trào làm vệ sinh 3ph mỗi ngàytại nơi làm việc, hoặc 5ph mỗi ngày tại nơi làm việc

Mọi người cần thể hiện trách nhiệm với môi trường xung quanh nơi làm việc, nhữngngười làm vệ sinh ở tổ chức chỉ chịu trách nhiệm làm vệ sinh ở nơi công cộng cònnhững khu vực làm việc cá nhân thì mỗi người phải tự phụ trách

* Các bước thực hiện:

- Bước 1: Quét dọn

- Bước 2: Kiểm tra và loại trừ nguồn gốc gây dơ bẩn

- Bước 3: Quy hoạch và định vị khu vực để đồ phế thải

* Các bước thực hiện:

- Bước 1: Duy trì 3S ban đầu

- Bước 2: Tạo thói quen yêu thích sự sạch sẽ

- Bước 3: Áp dụng quản lý trực quan

- Bước 4: Đánh gia 5S bởi cấp lãnh đạo

- Bước 5: Tổ chức phong trào thi đua giữa các phòng ban, phân xưởng và giữa các tổchức nhằm lôi kéo, cuốn hút mọi người tham gia chương trình 5S

Khi thực hiện săn sóc cần nêu rõ tên người chịu trách nhiệm về nơi làm việc hay máymóc Việc kiểm tra và đánh giá thường xuyên sẽ do thành viên tổ 5S thực hiện

Shitsuke: Sẵn sàng.

Tạo dựng thực hiện thói quen 5S

Tổ chức phải làm cho các thành viên hiểu rằng việc thực hiện 5S như là một hệ thống.Muốn vật tổ chức cần thực hiện các hoạt động để các thành viên coi nơi làm việc nhưngôi nhà thứ hai của mình

*Các bước thực hiện:

- Bước 1: Tiếp tục thực hiện 4S trên cho đến khi ổn định Cần phải làm cho mọi ngườithực hiện 4S trên 1 cách tự giác như 1 thói quen hay lẽ sống Không có cách nào thựchiện 5S tốt là thường xuyên thực hành nó cho tới khi mọi người đều yêu 5S

- Bước 2: Xây dựng các quy tắc hay ràng buộc chung như các quy tắc vệ sinh, kỷ luâtlao động, quy định quản lý, trang phục…

- Bước 3: Giáo dục huấn luyện mọi người thực hiện các quy tắc, ràng buộc Cần phảitạo ra một bầu không khí lành mạnh để mọi người thấy không thể thiếu 5S, như vậycần lưu ý là phải xem nơi làm việc như ngôi nhà thứ 2 của mình

Tại các công ty phát triển thì 5S được thực hành thường xuyên và duy trì ơ mức độcao

Tại Singapore

5S bắt đầu thực hiện tại 1 công ty mẫu trong dự án năng suất JICA vào năm 1986

Sau đó trở thành hoạt động quốc gia dưới ủy ban 5S Hiện nay nó đã đạt tới cấp độcao ở rất nhiều tổ chức

Tại nhiều quốc gia, công cụ 5S đã rất thành công trong giai đoạn đầu tuy nhiên nó đãnhanh chóng trở nên hời hợt, hình thức và không hữu ích do áp dụng sai

Tại Việt Nam

5S đã được áp dụng tại Hà Nội, Quy Nhơn và Tp.HCM trong nhiều ngành khác nhaunhư: Y tế, khách sạn, lắp ráp ô tô, ngân hàng…

Có 2 khái niệm: “5S thông thường” và “5S thực tiễn” do ông SUZUKI sửa đổi

2.4 So sánh 5S thông thường và 5S thực tiễn

NỘI DUNG 5S thông thường

( Giai đoạn 1)

5S thực tiễn (Giai đoạn 2)

Sàng lọc

Lọc ra các vật không cầnthiết tại nơi làm việc và loại

bỏ chúng

Lọc ra và dời những vật khôngcần thiết và lượng không cần thiếtcủa những vật cần thiết ra khỏinơi làm việc

Sắp xếp

Sắp xếp ngăn nắp những vậtcần thiết sao cho có thể dễ

Sắp xếp để dùng Những vật nàycũng phải được sắp xếp trong điều

Làm sạch Làm sạch bằng cáchlưu ý đối tượng, thu lượm rác màkhông vứt linh tinh để nơi làmviệc sạch sẽ, tẩy sạch mà không

hư hại Sẵn sàng sửa chữa và kiểmtra ngay các trạng thái bất thường

Săn sóc

Duy trì tiêu chuẩn cao về giữgìn vệ sinh và sắp xếp nơilàm việc gọn gàng vào mọilúc

Ngăn ngừa bụi bẩn và giữ vệ sinh

ở mức cao, duy trì vệ sinh ở mứccao

Sẵn sàng

Đào tạo mọi người tự giáctuân theo quy tắc giữ gìn thậttốt nơi làm việc

Đào tạo mọi người tự giác tuântheo quy tắc giữ gìn thật tốt nơilàm việc

2.5 Đối tượng và điều kiện áp dụng

- Phương pháp 5S là một công cụ mang tính nền tảng với mục đích hướng đến tạo ramột môi trường làm việc khoa học và giảm/loại bỏ các lãng phí trong các hoạt động

Vì đây chính là mong muốn chung của các tổ chức/doanh nghiệp nên 5S có thể ápdụng cho mọi tổ chức/doanh nghiệp thuộc lĩnh vực công nghiệp, nông nghiệp haydịch vụ

- Thực hiện 5S nhằm tạo nên và duy trì một môi trường làm việc thuận tiện, nhanhchóng, chính xác và hiệu quả tại mọi vị trí làm việc từ khu vực văn phòng, nơi sảnxuất, kho hàng, nguyên vật liệu hay các vị trí xung quanh như sân bãi, chỗ để xe Vì

liên quan đến mọi vị trí địa lý trong một tổ chức nên 5S đòi hỏi:

+ Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi ápdụng 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm côngtác và chỉ đạo thực hiện.

+ Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S, cungcấp cho họ phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình Khi đã có nhậnthức và có phương diện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong mọi hoạtđộng của 5S

+ Mọi người cùng tự nguyện tham gia: bí quyết thành công khi thực hiện 5S là tạo ramột môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người Khi mọi người tự giáctham gia tức 5S lúc đó mới có thể đi đến ngõ ngách của công ty Mọi người sẽ tự giácthực hiện và kiểm tra nhau trong thực hiện 5S sẽ tạo không khí làm việc hiệu quả vàthoải mái

+ Yếu tố mọi người tham gia ở đây bao gồm cả lãnh đạo cấp cao và tất cả các nhânviên, trong đó lãnh đạo đóng vai trò làm gương và phải thực hiện tốt trước tiên cácquy định đề ra

+ Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp đi lặplại không ngừng các hoạt động nhăm duy trì và cải tiến công tác quản lý Trong côngviệc sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ bao giờ cũng vậy khi đã tốt rồi bằng những phươngpháp tốt hơn sẽ tạo ra được kết quả tốt hơn Không thể nói môi trường của tôi là hoànhảo không thể tốt hơn nữa chính vì thế, đổi mới và cải tiến luôn đưa chúng ta đến môttrạng thái tốt hơn

2.6 Mối quan hệ nội bộ giữa 5S

Seiri, Seiton, Seiso, Shitsuke và Seiketsu trong chương trình 5S có mối liên hệ mậtthiết với nhau Khi thực hiện chương trình 5S trước tiên ta phải thực hiện Seiri để cóthể loại bỏ những vật không cần thiết hoặc di dời những vật cần thiết nhưng tần suất

sử dụng không cao

Thực hiện hiệu quả việc Seiri thì công việc tiếp theo của Seiton sẽ thuận lợi hơn vàhiệu quả hơn Seiton chỉ thực hiện khi seiri đã thực hiện xong Seiton thực hiện việcsắp xếp những việc sau khi đã được sàng lọc kỹ càng.

Việc sắp xếp gọn gàng lại là cơ sở cho việc giữ gìn vệ sinh sạch sẽ tại công sở Việcgiữ gìn vệ sinh sạch sẽ và sắp xếp gọn gàng có thể thực hiện song song nhưng sự gọngàng sẽ giúp cho công việc giữ gìn vệ sinh sạch sẽ thuận tiện và hiệu quả hơn

Sau khi thực hiện xong 3S đầu tiên cần phải thực hiện công việc sàng lọc, săn sóc vàsạch sẽ ở 1 mức cao hơn và hiệu quả hơn, vì vậy phải thực hiện cải tiến 3S đầu, muốnthực hiện nó chúng ta phải tiến hành Shitsuke

Kết hợp với thực hiện Shisuke có thể thực hiện Seiketsu cho công ty nhằm tạo ra mộtthói quen thực hiện 5S trong công ty và liên tục cải tiến nó để dần đưa 5S thực hiện ởmức cao

Mối quan hệ trên được thể hiện qua sơ đồ sau:

2.7 Mục tiêu chung của 5S

- Thực hiện chương trình 5S là cơ sở để thực hiện chương trình cải tiến chất lượngtrong công ty, thực hiện cải thiện môi trường làm việc nâng cao hiệu quả làm việc cho