tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán 1a

Nếu khi xem sổ kế toán mà phát hiện có sai sót, thì điều chỉnh như sau: Điều chỉnh chứng từ Thực hiện tự động hòan tất số liệu bằng chức năng Kết chuyển cuối kỳ Xem và in sổ sách, báo c

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Kế toán 1A

CĂN BẢN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN 1A

Các nội dung chính

1 Làm quen với phần mềm Kế toán 1A

1.1 Đặc điểm công việc kế toán với phần mềm Kế toán 1A 1.2 Giao diện làm việc và các thành phần chức năng chính 1.3 Khai báo thông tin doanh nghiệp

1.4 Khai báo các danh mục đối tượng

1.5 Khai báo các kỳ hạch toán

2 Tổ chức hệ thống tài khoản trong Kế toán 1A

2.1 Đặc điểm sử dụng các tài khoản kế toán

2.2 Chức năng quản lý, thiết lập hệ thống tài khoản

2.3 Các thuộc tính của tài khoản

2.4 Hệ thống tài khoản mặc định của phần mềm

2.5 Nhập số dư ban đầu các tài khoản

4 Các Sổ kế toán

4.1 Giao diện làm việc với sổ kế toán

4.2 Các sổ kế toán phân tích

5 Các Báo cáo kế toán

5.1 Giao diện làm việc với các báo cáo

5.2 Đặc điểm của các báo cáo tài chính

5.3 Điều chỉnh biểu mẫu Báo cáo tài chính

1 Làm quen với Kế toán 1A

1.1 Đặc điểm công việc kế toán với phần mềm Kế toán 1A

Phần mềm Kế toán 1A hỗ trợ người làm kế toán tổ chức và vận hành một hệ thống kế toán toàn diện theo các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, phù hợp với các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành

Điểm khác biệt ở phần mềm là tất cả các xử lý nghiệp vụ để hoàn tất một kỳ kế toán đều do phần mềm thực hiện hoàn toàn tự động và theo một quy trình thống nhất, gọi là quy trình tự động hoàn tất

số liệu Quy trình này do người dùng kiểm soát, điều khiển bằng chức năng Kết chuyển cuối kỳvà gồm các bước sau:

n Tính giá xuất kho;

o Trích khấu hao TSCĐ, phân bổ CDCC và các chi phí 142, 242

p Tính lương, BHXH, BHYT, Thuế TNCN

q Tính giá thành sản phẩm dịch vụ;

r Xử lý chênh lệch tỷ giá ngoại tệ;

s Kết chuyển khóa sổ, xác định kết quả kinh doanh

Nhờ có đầy đủ các xử lý tự động, công việc kế toán với phần mềm thực sự rất dễ dàng và thuận tiện,

và chỉ gồm các bước như sau:

Quy trình tự động hoàn tất số liệu cũng sử dụng khi người dùng bố sung hoặc chỉnh sửa các chứng

từ gốc Nếu khi xem sổ kế toán mà phát hiện có sai sót, thì điều chỉnh như sau:

Điều chỉnh chứng từ Thực hiện tự động hòan tất số

liệu bằng chức năng Kết chuyển cuối kỳ

Xem và in sổ sách, báo cáo với số liệu mới

Ngoài ra, để hỗ trợ người sử dụng trong việc kiểm tra và điều chỉnh số liệu kế toán, trong phần mềm

có thiết kế các sổ kế toán đặc biệt với các tính năng sắp xếp/tìm kiếm nhanh, tra cứu, đối chiếu tổng hợp-chi tiết, truy xuất và chỉnh sửa chứng từ … rất thuận tiện và hiệu quả Các sổ này được gọi là

các sổ kế toán phân tích.

1.2 Giao diện làm việc và các thành phần chức năng chính

Sau khi khởi động và đăng nhập, màn hình làm việc của Kế toán 1A xuất hiện với các thành phần chính như sau

Menu chính – có các menu chức năng sau

ƒ Cơ sở dữ liệu: ở đây có các chức năng Tạo dữ liệu mới, Mở dữ liệu kế toán, Sao lưu/Phục

hồi dữ liệu, Cập nhật/Nâng cấp cơ sở dữ liệu, …

ƒ Nghiệp vụ - các nghiệp vụ kế toán: Nhập số dư ban đầu, Lập chứng từ, Tính khấu hao, Phân

bổ CCDC, phân bổ chi phí trả trước, Tính giá xuất kho, Tính lương, Tính giá thành, Kết chuyển tự động

ƒ Danh mục – các danh mục đối tượng sử dụng trong hạch toán: Nhân viên, Khách hàng đối

tác, Vật tư hàng hóa, Tài sản cố định, …

ƒ Sổ kế toán và Báo cáo – Xem các sổ sách, báo cáo kế toán

ƒ Thiết lập – khai báo, tổ chức hệ thống kế toán: Thông tin doanh nghiệp, Chính sách kế toán, Hệ thống tài khoản, Danh sách các màn hình nhập chứng từ, Tổ chức Phần hành kế toán, Điều chỉnh công thức các chỉ tiêu Báo cáo tài chính

Toolbar Nghiệp vụ - truy cập nhanh các chức năng nghiệp vụ

Toolbar Sổ kế toán – mở nhanh các sổ kế toán

Thanh hệ thống – hiển thị và cho phép điều chỉnh nhanh các tham số hệ thống

ƒ Bấm đôi chuột vào ô Kỳ làm việc để mở chức năng quản lý các kỳ hạch toán

ƒ Bấm đôi chuột vào ô Tỷ giá để khai báo tỷ giá

1.3 Khai báo thông tin doanh nghiệp

Thông tin doanh nghiệp dùng để in trên chứng từ, sổ sách và chỉnh sửa được

1 trên menu Thiết lập chọn Thông tin doanh nghiệp

2 Bấm nút Lưu để lưu lại các thông tin khai báo

1.4 Khai báo các danh mục đối tượng

Việc khai báo và sử dụng các danh mục đối tượng tương tự nhau, và như các bước khai báo danh

mục Khách hàng và đối tác dưới đây

1 trên menu Danh mục, chọn Khách hàng và đối tác

Thêm một khách hàng vào danh mục

1 bấm Thêm để thêm dòng mới trên danh mục, dấu nháy đợi sẵn ở ô Mã khách hàng, nhập lần

lượt Mã khách hàng, Tên khách hàng, Mã số thuế

2 Gõ Enter khi nhập xong một ô để chuyển sang nhập ô tiếp theo

3 Dùng phím Alt + L để lưu các thông tin đã nhập

Sửa các thông tin trên danh mục

1 Dùng phím Tab hoặc các phím Í, Î, Ï, Ð để di chuyển đến ô cần sửa

2 Gõ Enter hoặc F2 để sửa ô này (sửa ngay trên danh mục)

Các phím tắt hay dùng khi làm việc với các danh mục đối tượng

Alt + T Thêm đối tượng Alt + L Lưu Alt + N Đóng danh mục

Alt + X Xóa đối tượng Alt + K Không lưu

* Đọc danh sách khách hàng từ file Excel (Xem Hướng dẫn Import – Export các danh mục)

1.5 Khai báo và chọn kỳ làm việc (F8)

Chức năng Kỳ làm việc sử dụng để khai báo và quản lý các kỳ làm việc theo tháng Với mỗi kỳ kế

toán tháng thì cần thực hiện các bước theo quy trình kế toán chung: nhập chứng từ, tự động hoàn tất

số liệu và chuyển số dư sang kỳ sau

Khi bắt đầu mỗi năm tài chính thì cần khai báo các tháng của năm đó (có thể hiểu như thao tác mở

sổ cho kỳ mới)

Để khai báo các kỳ, thì vào menu Nghiệp vụ và chọn Kỳ làm việc (hoặc bấm đôi chuột vào ô Kỳ làm việc trên thanh hệ thống ở bên dưới màn hình làm việc)

Để nhập chứng từ vào tháng nào, phải chọn kỳ làm việc là tháng đó

Để nhập số dư đầu kỳ, thì chọn kỳ làm việc là kỳ đầu tiên sử dụng phần mềm

2 Tổ chức hệ thống tài khoản

2.1 Đặc điểm của tài khoản trong phần mềm

Tài khoản của phần mềm Kế toán 1A được thiết kế để phuc vụ cho kế toán quản trị trong doanh nghiệp Tài khoản có các tính chất quan trọng là:

; Tài khoản có thể được chi tiết theo đối tượng

; Tài khoản có thể được chi tiết theo ngoại tệ

; Tài khoản có thể theo dõi chi tiết số lượng

Các tính chất trên có thể được sử dụng kết hợp cho một tài khoản để đáp ứng yêu cầu hạch toán chi

tiết trong thực tế Ví dụ tài khoản 131.Phải thu khách hàng ở các đơn vị có họat động xuất nhập khẩu,

thì cần có đồng thời cả 2 tính chất: chi tiết theo đối tượng (khách hàng) và theo ngoại tệ

Vận dụng các tính chất của tài khoản cho phép người kế toán dễ dàng tổ chức hệ thống tài khoản để đáp ứng các yêu cầu hạch toán của đơn vị Khi định nghĩa các tính chất cho các tài khoản, thì hệ thống chứng từ và sổ kế toán cũng đã sẵn sàng cho việc nhập dữ liệu và in sổ chi tiết theo mẫu phù hợp mà không phải chỉnh sửa gì

2.2 Chức năng thiết lập và quản lý hệ thống tài khoản

Để xem và thiết lập nội dung hạch toán của các tài khoản, thì vào menu Thiết lập và chọn Hệ thống tài khoản

Cách xem và sửa một tài khoản: Chọn 1 tài khoản ở danh sách bên trái, thì phần bên phải sẽ hiển thị

các thông tin về tài khoản Sửa trực tiếp thông tin tài khoản tại đây, sau khi sửa cần nhấn nút Lưu Cách mở thêm tài khoản, tiểu khoản: Chọn 1 tài khoản trên danh mục và nhấn nút Thêm để tạo tài khoản cùng cấp, hoặc nút Thêm cấp con để tạo tài khoản con (tiểu khoản) của tài khoản này

Sắp xếp hệ thống tài khoản: Bấm chuột vào nút để bật chế độ sửa danh mục hệ thống tài khoản,

rồi dùng chuột kéo/thả tài khoản trên danh mục

2.3 Các thuộc tính của tài khoản

Số hiệu và Tên tài khoản:

Có thể đặt số hiệu và tên gọi tùy ý, nhưng các tài khoản trong bảng thì nên sử dụng số hiệu và tên gọi theo quy ước của Chế độ kế toán

Loại tài khoản

Dùng để phân loại các tài khoản cho mục đích xem một số bảng biểu kế toán theo loại, không ảnh

hưởng tới nội dung hạch toán của tài khoản Loại tài khoản “Tài khoản ngoài bảng” dùng để phân biệt

các tài khoản ngoài bảng

Đối tượng theo dõi – dùng để mở sổ chi tiết theo đối tượng cho tài khoản

Là danh mục các đối tượng chi tiết (ví dụ nhân viên, khách hàng, đối tác …), theo đó sẽ mở các sổ

chi tiết theo đối tượng để hạch toán Một tài khoản chỉ mở sổ chi tiết theo một danh mục đối tượng Trong phần mềm Kế toán 1A đã có các danh mục phổ biến trong thực tế ở các doanh nghiệp, tuy nhiên người sử dụng vẫn có thể tự bổ sung các danh mục mới theo đặc thù kế toán Để bổ sung

danh mục mới, chỉ cần vào menu Thiết lập, chọn Đối tượng quản lý, sau đó tại danh sách các danh mục vừa xuất hiện, nhấn nút Thêm để tạo mới 1 danh mục đối tượng, khai báo tên cho danh mục đối

tượng mới này và nhấn Lưu

Tài khoản mở chi tiết theo đối tượng phải là tài khoản không có tài khoản con

Trường hợp mở thêm các tài khoản con cho một tài khoản đang được khai báo là có đối tượng, thì

cần khai báo bỏ đối tượng chi tiết của tài khoản này Ví dụ tài khoản 142.Chi phí trả trước ngắn hạn cần mở các tài khoản con là 1421 Chí phí trả trước đang phân bổ và 1428.Chi phí trả trước ngắn hạn khác Sau khi mở các tài khoản con, thì tài khoản 142 cần thiết lập lại, bỏ không chi tiết theo đối

tượng nữa

Cách mở sổ/bỏ sổ chi tiết đối tượng cho tài khoản

Để mở sổ chi tiết cho tài khoản theo một danh mục đối tượng thì làm như sau:

1 chọn tài khoản ở danh sách bên trái

2 chọn danh mục ở ô Tên đối tượng ở phần thông tin tài khoản bên phải

Nếu tài khoản đang có đối tượng chi tiết, mà muốn bỏ không theo dõi chi tiết nữa, thì cần đặt con trỏ

vào ô Tên đối tượng rồi dùng phím Delete xóa trắng ô này

Chi tiết theo dõi

Tài khoản có thể được theo dõi chi tiết theo đối tượng, chi tiết theo ngoại tệ, chi tiết số lượng, hoặc đồng thời chi tiết theo nhiều yếu tố (đối tượng+ngoại tệ, đối tượng+số lượng)

Phụ thuộc vào khai báo ở ô Chi tiết theo dõi của tài khoản, mà Kế toán 1A sẽ tự động thực hiện các

xử lý nghiệp vụ cần thiết như:

ƒ Nếu tài khoản được khai báo là có theo dõi ngoại tệ, thì phần mềm sẽ tự động tính tỷ giá ghi sổ

khi lập bút toán liên quan tới tài khoản này (bút toán ngoại tệ) và tự động tính lãi lỗ chênh lệch tỷ

giá cho tất cả sổ chi tiết của tài khoản này khi thực hiện chức năng Tính Lãi/Lỗ chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ

ƒ Nếu tài khoản được khai báo là có theo dõi số lượng (tài khoản vật tư hàng hóa tồn kho), thì khi ghi sổ một bút toán liên quan tới tài khoản (chính là bút toán nhập/xuất vật tư hàng hóa) phần mềm sẽ yêu cầu chỉ ra 1 kho, đồng thời với các bút toán ghi Có (bút toán xuất kho vật tư hàng

hóa) thì phần mềm sẽ tự động tính giá xuất kho theo phương pháp lựa chọn

Chi tiết theo dõi của tài khoản được chọn theo Bảng hướng dẫn khai báo ô Chi tiết theo dõi cho tài khoản sau đây

Bảng hướng dẫn khai báo ô Chi tiết theo dõi cho tài khoản

Tính chất tài khoản

đối tượng

Chi tiết

số lượng

Chi tiết ngoại

tệ

Khai báo ở ô “Chi tiết

số dư”

Tài khoản thông thường, không mở sổ chi tiết theo

đối tượng (1111,1331,333111, 5158, 6358, ) - - - 1 Không đối tượng, không ngoại tệ

Tài khoản mở sổ chi tiết theo từng loại ngoại tệ (Ví

dụ: 1112.Tiền mặt ngoại tệ) - - ; 2 Không đối tượng, có ngoại tệ

Tài khoản mở sổ chi tiết theo đối tượng, nhưng

không theo dõi ngoại tệ (1121, 141, 142, 154, 211,

Tài khoản mở chi tiết theo từng đối tượng và từng

loại ngoại tệ (1122,131,311,315,331,341…) ; - ; 4 Có đối tượng, có ngoại tệ

Tài khoản mở sổ chi tiết theo đối tượng và theo dõi

chi tiết thanh toán bù trừ từng chứng từ phát sinh

(* Hạn chế sử dụng Chỉ sử dụng trong các phiên

bản cũ của Kế toán 1A)

; - ; 5 Có đối tượng, có ngoại tệ, có chứng từ

Tài khoản hàng tồn kho (001, 002, 151, 152, 153,

Kiểu số dư của tài khoản:

- Không theo dõi số dư: các tài khoản này chỉ ghi nhận số phát sinh trong kỳ kế toán mà

không tính số dư và không kết chuyển số dư (nếu có) sang kỳ tiếp theo Đây là thuộc tính đặc biệt, chỉ sử dụng cho các tài khoản ngòai bảng

- Dư bên Nợ, Dư bên Có: luôn hiển thị số dư bên Nợ, hoặc bên Có theo khai báo Nếu khai

báo hiển thị số dư bên Nợ, thì số dư bên Có sẽ được hiện thị số âm

- Dư bên Lớn: tùy vào thực tế phát sinh của tài khoản, dư bên nào thì hiển thị bên đó

- Dư 2 bên: tài khoản dư 2 bên (ví dụ các tài khoản công nợ)

2.4 Hệ thống tài khoản mặc định của phần mềm

Ngay sau khi cài đặt, trong phần mềm đã có một hệ thống tài khoản đầy đủ để có thể sử dụng ngay

để hạch toán Hệ thống tài khoản này được tổ chức theo yêu cầu Chế độ kế toán và các yêu cầu kế toán chi tiết phổ biến nhất trong thực tế Người sử dụng chỉ cần kiểm tra lại nội dung hạch toán của các tài khoản và điều chỉnh nếu cần thiết

Trong cấu hình CSDL theo QĐ48, thì nội dung hạch toán của các tài khoản quan trọng được thiết lập như sau:

Nội dung hạch toán chi tiết

Số hiệu Tên tài khoản Đối tượng

chi tiết

Theo dõi số lượng

Ngoại

tệ số dư Kiểu

Ghi chú

CLTG

112 Tiền gửi ngân hàng Nợ

1121 Tiền gửi VND Các tài khoản tiền

1122 Tiền gửi ngoại tệ Các tài khỏan tiền

gửi ngoại tệ - ; Nợ Tự động ính tỷ giá ghi sổ và chênh lệch tỷ giá

131 Phải thu khách hàng Khách hàng - ; 2 bên Tính tỷ giá ghi sổ và chênh

Lớn Chi tiết theo từng nhân viên tạm ứng

152 Nguyên vật liệu Vật tư-hàng hóa ; - Nợ Tự động tính giá xuất kho

153 Công cụ dụng cụ Vật tư-hàng hóa ; - Nợ Tự động tính giá xuất kho

154 Chi phí SXKD dở dang Đối tượng tính giá

thành ; - Nợ Tự động tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm

155 Thành phẩm Vật tư-hàng hóa ; - Nợ Tự động tính giá xuất kho

156 Hàng hóa Vật tư-hàng hóa ; - Nợ Tự động tính giá xuất kho

157 Hàng gửi bán Vật tư-hàng hóa ; - Nợ Tự động tính giá xuất kho

211 Nguyên giá tài sản cố

Tự động trích khấu hao và phân bổ khấu hao

242 Chi phí trả trước dài hạn Các khoản CP trả

thành phẩm Vật tư, hàng hóa - - Có Chi tiết doanh thu theo từng mặt hàng

5113 Doanh thu cung cấp

dịch vụ Dịch vụ, công trình - - Có Chi tiết doanh thu theo từng hợp đồng, loại hình dịch vụ,

hoặc công trình, hạng mục công trình

5158 Lãi chênh lệch tỷ giá - - - Có Tách riêng để tự động tính lãi

635 Chi phí tài chính - - - Nợ

chỉ tiêu của Báo cáo tài chính

lệch tỷ giá

Ngay từ khi khởi tạo dữ liệu, người sử dụng đã lựa chọn Chế độ kế toán áp dụng, đồng nghĩa với

việc lựa chọn đồng bộ hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ kế toán và các báo cáo tài chính

Hệ thống tài khoản được thiết lập đồng bộ với các chỉ tiêu báo cáo tài chính Người sử dụng có thể chi tiết hóa hệ thống tài khoản đã thiết lập theo các yêu cầu hạch toán, nhưng việc mở các tiểu khoản phải đảm bảo trong phạm vi yêu cầu về hệ thống tài khoản của chế độ kế toán lựa chọn

Trường hợp bổ sung thêm tài khoản mà không có trong chế độ kế toán lựa chọn (ví dụ mở thêm các tài khoản 151, 621,622,627, trong hệ thống tài khoản theo QĐ48) thì sẽ cần phải điều chỉnh lại công thức tính một số chỉ tiêu của các báo cáo tài chính Việc điều chỉnh các chỉ tiêu này được hướng dẫn trong phần Điều chỉnh biểu mẫu Báo cáo tài chính

Sau khi đã nhập các chứng từ vào phần mềm, mà muốn thay đổi Chế độ kế toán, thì phải làm các điều chỉnh sau::

- Điều chỉnh hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán mới

- Điều chỉnh công thức tính các chỉ tiêu của báo cáo tài chính

- Thay thế bộ biểu mẫu in chứng từ, sổ kế toán và các báo cáo kế toán

2.5 Nhập số dư đầu kỳ của các tài khoản

Chỉ phải nhập số dư đầu kỳ cho kỳ đầu tiên, là kỳ bắt đầu sử dụng phần mềm Số dư đầu kỳ của các

kỳ tiếp theo do phần mềm tự động xác định, và chỉ xem mà không sửa trực tiếp được Muốn điều chỉnh số dư, thì phải điều chỉnh số phát sinh trong các chứng từ kỳ trước

Bạn cần chuẩn bị số dư ban đầu các tài khoản, là số dư cuối của kỳ cuối cùng để chuyển vào phần

mềm Tốt nhất là nên có Bảng cân đối tài khoản chi tiết (hiển thị tất cả các tài khỏan chi tiết) và các Bảng tổng hợp chi tiết các đối tượng của tài khoản của các tài khoản có chi tiết như: công nợ khách

hàng, hàng tồn kho, tiền gửi ngân hàng, tiền vay…

Trình tự chung khi nhập số dư

1 Vào menu Nghiệp vụ, chọn Số dư đầu kỳ

2 Tại màn hình Số dư ban đầu các tài khoản, mở ô Chọn kỳ và chọn kỳ đầu tiên trong danh sách,

đây chính là kỳ bắt đầu sử dụng phần mềm theo khai báo của bạn

3 Lần lượt nhập số dư các tài khoản với lưu ý sau:

o Chỉ cần nhập số dư các tài khoản chi tiết (tài khoản con), số dư tài khoản tổng hợp (tài khoản mẹ) sẽ do phần mềm tự động tính

o Các tài khoản có chi tiết theo đối tượng, thì số dư sẽ hiển thị in đậm

o Số dư tài khoản khi nhập đúng và đủ sẽ có màu đen

o Số dư có màu đỏ là số dư nhập chưa đúng, hoặc chưa đủ số dư chi tiết

Nhập số dư chi tiết của các tài khoản có số dư chi tiết theo đối tượng

Khi nhập số dư các tài khoản có đối tượng thì số dư tài khoản hiển thị in đậm và có màu đỏ Dấu

hiệu này cho biết số dư tài khoản và số dư chi tiết theo các đối tượng chưa bằng nhau do chưa nhập

số dư chi tiết theo các đối tượng (số dư tài khoản phải bằng tổng số dư chi tiết theo từng đối tượng)

Để nhập số dư chi tiết, thì cần bấm đôi chuột vào dòng số dư tài khoản, hoặc bấm chuột vào nút Chi tiết ở trên thanh công cụ Làm như vậy sẽ xuất hiện cửa sổ để nhập số dư chi tiết

Tùy theo nội dung hạch toán của tài khoản, mà cửa sổ nhập chi tiết hiện ra khác nhau:

Tài khoản loại 1.Không đối tương, không ngoại tệ Tài khoản loại này không cần nhập số dư chi

tiết Tiêu biểu là tài khoản 1111, 1331, 333, …

Tài khoản loại 3 Có đối tượng, không ngoại tệ Tài khoản loại này có chi tiết theo đối tượng, nhưng

không chi tiết theo ngoại tệ và số lượng Tiêu biểu là các tài khỏan 1121, 141, 142, 154, 211, 214, 242…

Nhập số dư chi tiết các tài khoản loại 3 như sau:

- Bấm nút Thêm để thêm dòng mới cho từng đối tượng và nhập vào số dư chi tiết theo đối tượng

Các đối tượng sẽ được chọn từ danh mục tương ứng với tài khoản, có thể là các tài khoản tiền gửi ngân hàng, nhân viên tạm ứng, các thẻ CCDC, thẻ Chi phí trả trước, các Thẻ Tài sản cố định, …

Tài khoản loại 4 Có đối tượng, có ngoại tệ Tài khoản loại này có theo dõi chi tiết theo đối tượng và

theo ngoại tệ Tiêu biểu là tài khoản tiền gửi ngoại tệ 1122, các tài khoản công nợ 131, 331 và các tài khoản tiền vay 311,315, 341, …

Nhập số dư chi tiết các tài khoản loại 4:

Cần chuẩn bị số dư và phân loại theo từng loại ngoại tệ Ví dụ với TK131 thì cần lọc riêng các bảng

kê công nợ khách hàng theo VND và theo USD

Số dư được nhập lần lượt theo từng loại tiền, từng đối tượng chi tiết như sau:

- Ở bảng phía trên, bấm nút Thêm để thêm dòng mới cho từng loại tiền và nhập vào số dư gộp

của các đối tượng theo từng loại tiền Nếu tài khoản có số dư 2 bên, thì nhập số dư cả 2 bên

Nợ và Có

- Ở bảng bên dưới, bấm nút Thêm để thêm dòng mới cho từng đối tượng và nhập vào số dư

chi tiết theo đối tượng đó theo loại tiền đã chọn ở trên

- Số dư nhập vào gồm số nguyên tệ là các cột Nợ/Có và số quy đổi là các cột

Nợ(VND)/Có(VND) Tỷ giá sẽ do phần mềm tự tính bằng Số quy đổi/Số nguyên tệ (Trường

hợp số dư theo tiền VND thì số nguyên tệ và số quy đổi bằng nhau)

Ví dụ: công nợ USD của khách hàng có 2 khoản khách hàng trả trước là:

o ANX Food Star Corp nợ 10.000 USD, quy đổi 169.500.000đồng

o Maxi mart nợ 2.000USD, quy đổi 31.784.000 đồng

Thì nhập vào tổng dư bên có theo USD là 12.000USD, quy đổi 201.284.000 đồng

Tài khỏan loại 6.Có đối tượng, có số lượng, là các tài khoản hàng tồn kho 152,153,155,156,157…

Số dư chi tiết hàng tồn kho được nhập theo từng tài khoản hàng tồn kho

Nhập số dư chi tiết tài khoản hàng tồn kho:

Số dư hàng tồn kho được nhập lần lượt cho từng mã hàng như sau:

- Ở bảng trên, dùng nút Thêm để thêm dòng mới cho mã hàng và nhập vào số tiền tồn của mã

hàng này

- Ở bảng dưới, bấm nút Thêm để thêm dòng cho từng kho và nhập vào số lượng và số tiền

tồn của mã hàng này theo kho tương ứng Trường hợp không theo dõi nhiều kho, thì vẫn phải thêm 1 dòng với 1 kho chung, và nhập vào kho này số lượng và giá trị tồn của mặt hàng

3 Nhập và quản lý chứng từ

3.1 Phân loại và quản lý chứng từ trong phần mềm Kế toán 1A

Chứng từ nhập vào phần mềm thì được phân loại và quản lý theo từng kỳ hạch toán và theo các phần hành kế toán

Để làm việc các chứng từ, thì mở chức năng Chứng từ trong kỳ bằng cách:

1 Bấm chuột vào nút Chứng từ trên màn hình làm việc và chọn phần hành kế toán

3.2 Lập chứng từ ở màn hình Chứng từ trong kỳ

Ngay sau khi đăng nhập, phần mềm sẽ mở ngay giao diện Chứng từ trong kỳ để có thể xem và lập

chứng từ được ngay

Màn hình Chứng từ trong kỳ liệt kê các chứng từ phát sinh trong một tháng, nếu muốn xem chứng

từ của tháng nào thì chọn Kỳ hạch toán là tháng đó