Xây dựng phần mềm quản lý kho cho công ty Bravo

LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, chúng ta đang chứng kiến sự thay đổi lớn lao và kỳ diệu do khoa học và công nghệ mang lại. Cùng với sự phát triển của ngành khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin trên toàn cầu, tin học ngày càng thâm nhập vào đời sống xã hội. Việc ứng dụng tin học vào các ngành khoa học, kỹ thuật, quản lý, sản xuất…không còn là điều mới lạ nữa, nó thực sự trở thành công cụ hữu hiệu phục vụ đắc lực cho hoạt động của con người và trong đời sống xã hội. Có thể gọi thời đại hiện nay là thời đại của công nghệ thông tin. Sự chính xác cao, khả năng lưu trữ thông tin lớn, tốc độ xử lý thông tin nhanh đã mở ra nhiều ứng dụng cho nhiều ngành, nhiều lĩnh vực khác nhau. Nhờ các tính năng ưu việt này, máy tính đã giúp con người thực hiện hàng tỷ pháp tính chỉ trong vài giây với độ chính xác cao. Việc ứng dụng tin học trong kế toán là một ví dụ điển hình. Với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin hiện nay, hàng loạt các phần mềm kế toán ra đời với mục đích trợ giúp cho công tác kế toán ở các loại hình doanh nghiệp khác nhau được dễ dàng. Nhờ có các phần mềm kế toán mà công việc kế toán trong các doanh nghiệp được thực hiện một cách nhanh chóng, kịp thời hơn. Nhận biết được tầm quan trọng của công tác kế toán, cùng với những kiến thức đã được học dưới mái trường Đại học kinh tế quốc dân như: Phân tích thiết kế hệ thống, Lập trình Visual BasicI, Lập trình Visual BasicII,Cơ sở dữ liệu Access, Mạng máy tính… và sự giúp đỡ tận tình của công ty cổ phần phần mềm kế toán BRAVO, em chọn viết chương trình phần mềm trong lĩnh vực quản lý kho hàng thay cho việc quản lý kho thủ công là chuyên đề thực tập tốt nghiệp cho mình. Chương trình được xây dựng trên Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003 và công cụ lập trình Visual Basic 6.0 Chuyên đề được chia thành 3 chương: • Chương 1: Giới thiệu cơ sở thực tập, lựa chọn và giới hạn đề tài. • Chương 2: Một số phương pháp luận cơ bản và công cụ nghiên cứu đề tài. • Chương 3: Xây dựng phần mềm quản lý kho cho công ty Bravo Để hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của cô giáo Trần Thị Thu Hà (giảng viên hướng dẫn thực tập), và anh Ninh Ngọc Hiếu cán bộ hướng dẫn tại công ty cổ phần phần mềm kế toán BRAVO trong thời gian vừa qua.

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY PHẦN MỀM BRAVO 3

1.1 Giới thiệu chung 3

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 3

1.1.1.1 Sơ lược về công ty 3

1.1.1.2 Lịch sử phát triển 3

1.1.1.3 Sản phẩm 4

1.1.1.4 Khách hàng 4

1.1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng và mô hình hoạt động 5

1.1.2.1 Cơ cấu tổ chức 5

1.1.2.2 Chức năng của các phòng ban 6

1.1.3 Đặc điểm phát triển cửa công ty 8

1.1.3.1 Tầm nhìn 8

1.1.3.2 Giá trị cốt lõi 8

1.1.4 Tình hình phát triển và chiến lược phát triển trong thời gian tới 10

1.1.4.1 Tình hình phát triển của công ty Bravo trong những năm qua 10

1.1.4.2 Chiến lược phát triển 10

1.2 Lựa chọn đề tài 11

1.2.1 Xác định đề tài 11

1.2.1.1 Mục tiêu của công việc quản lý kho 11

1.2.1.2 Các nghiệp vụ và thực trạng quản lý kho của công ty 11

1.2.1.3 Nhược điểm cần mong muốn được khắc phục 12

1.2.1.4 Nguyên nhân của tình trang trên 12

1.2.1.5 Yêu cầu quản lý 13

1.2.2 Tính cấp thiết của đề tài 13

1.2.3 Hướng giải quyết đề tài 13

CHƯƠNG II 15

MỘT SỐ VẤN ĐỀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN VÀ CÔNG CỤ NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 15

2.1 Cơ sở phương pháp luận về xây dựng phần mềm 15

2.1.1 Phần mềm và công nghệ phần mềm 15

2.1.1.1 Khái niệm phần mềm 15

2.1.1.2 Công nghệ phần mềm 15

2.1.2 Các đặc trưng của phần mềm và phân loại phần mềm 17

2.1.3 Vòng đời phát triển của phần mêm 18

2.1.4 Các phương pháp thiết kế phần mềm 20

2.1.4.1 Phương pháp thiết kế Top – Down 20

2.1.4.2 Phương pháp thiết kế Bottob – Up 20

2.1.5 Một số nguyên tắc thiết kế phần mềm 21

2.1.6 Các quy trình trong công nghệ phần mềm 22

2.1.6.1 Quy trình 1: Xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm 22

2.1.6.2 Quy trình 2: Xác định yêu cầu phần mềm 22

2.1.6.3 Quy trình 3: Thiết kế phần mềm 24

2.1.6.4 Quy trình 4: Lập trình 26

2.1.6.5 Quy trình 5: Test 27

2.2.1.2 Các tính năng của Visual Basic 33

2.2.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu 33

2.2.2.1 Khái quát về cơ sở dữ liệu 33

2.2.2.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003 34

2.3 Nghiệp vụ của bài toán quản lý kho 35

2.3.1 Về mặt lý thuyết 35

2.3.1.1 Nhập kho 35

2.3.1.2 Xuất kho 35

2.3.2 Về mặt thực tế 35

2.3.2.1 Nhập kho 35

2.3.2.2 Xuất kho 36

2.3.3 Thu thập chứng từ, bảng biêu, báo cáo 36

2.3.3.1 Chứng từ 36

2.3.3.2 Bảng biểu 39

CHƯƠNG 3 41

XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO CÔNG TY BRAVO 41

3.1 Xác định yêu cầu người sử dụng 41

3.1.1 Xác định yêu cầu 41

3.1.2 Yêu cầu chức năng nhiệp vụ 41

3.1.3 Yêu cầu chức năng hệ thông 42

3.2 Phân tích nghiệp vụ 42

3.2.1 Mô tả nghiệp vụ 42

3.2.2 Sơ đồ chức năng kinh doanh(BFD) 43

3.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 43

3.2.3.1 Sơ đồ ngữ cảnh 43

3.2.3.2 Sơ đồ DFD mức 0 44

3.2.3.3 Sơ đồ DFD mức 1 45

3.3 Thiết kế phần mềm 47

3.3.1 Thiết kế kiến trúc phần mềm 47

3.3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu 47

3.3.2.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra 47

3.3.2.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa 50

3.3.2.3 Sơ đồ cấu trúc dữ liệu 51

3.3.2.4 Thiết kế các bảng CSDL 52

3.3.3 Thiết kế giải thuật 56

3.3.3.1 Giải thuật đăng nhập 56

3.3.3.2 Giải thuật cập nhật dữ liệu 57

3.3.3.3 Giải thuật xuất báo cáo 58

3.4 Thiết kế giao diện chương trình 59

KẾT LUẬN 71

PHỤ LỤC 73

TÀI LIỆU THAM KHẢO 95

cụ hữu hiệu phục vụ đắc lực cho hoạt động của con người và trong đời sống

xã hội Có thể gọi thời đại hiện nay là thời đại của công nghệ thông tin Sự chính xác cao, khả năng lưu trữ thông tin lớn, tốc độ xử lý thông tin nhanh đã

mở ra nhiều ứng dụng cho nhiều ngành, nhiều lĩnh vực khác nhau Nhờ các tính năng ưu việt này, máy tính đã giúp con người thực hiện hàng tỷ pháp tính chỉ trong vài giây với độ chính xác cao Việc ứng dụng tin học trong kế toán

là một ví dụ điển hình.

Với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin hiện nay, hàng loạt các phần mềm kế toán ra đời với mục đích trợ giúp cho công tác kế toán ở các loại hình doanh nghiệp khác nhau được dễ dàng Nhờ có các phần mềm kế toán mà công việc kế toán trong các doanh nghiệp được thực hiện một cách nhanh chóng, kịp thời hơn Nhận biết được tầm quan trọng của công tác kế toán, cùng với những kiến thức đã được học dưới mái trường Đại học kinh tế

quốc dân như: Phân tích thiết kế hệ thống, Lập trình Visual BasicI, Lập trình

Visual BasicII,Cơ sở dữ liệu Access, Mạng máy tính… và sự giúp đỡ tận tình của công ty cổ phần phần mềm kế toán BRAVO, em chọn viết chương trình phần mềm trong lĩnh vực quản lý kho hàng thay cho việc quản lý kho thủ công là chuyên đề thực tập tốt nghiệp cho mình Chương trình được xây dựng trên Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003 và công cụ lập trình Visual Basic 6.0

Chuyên đề được chia thành 3 chương:

tài.

Để hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của cô giáo Trần Thị Thu Hà (giảng viên hướng dẫn thực tập), và anh Ninh Ngọc Hiếu cán bộ hướng dẫn tại công ty cổ phần phần mềm kế toán BRAVO trong thời gian vừa qua.

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 5 tháng 5 năm 2010

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY PHẦN MỀM BRAVO 1.1 Giới thiệu chung

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

1.1.1.1 Sơ lược về công ty

 Tên công ty : Công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO

 Tên tiếng anh : BRAVO Software Joint Stock Company

 Địa chỉ : 48 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Tháng 03 năm 2003 thành lập chi nhánh Đà Nẵng

 Địa chỉ : 480 – 482 Trưng Nữ Vương – Hải Châu – TP ĐàNẵng

 Điện thoại : 0511 – 3633 733

 Fax : 0511 – 3633 734

 Email : bravo@dng.vnn.vn

Từ ngày thành lập đến nay Công ty phần mềm Bravo không ngừng phát triểnvới mức tăng trưởng doanh số năm sau luôn cao hơn năm trước, đỉnh điểm có nămtăng đến 250% Vào tháng 6 năm 2009 Bravo ra đời phiên bản BRAVO 6.3 vớinhiều tính năng ưu việt, hệ thông linh hoạt nhawmg mục đích phục vụ tố hơn cácnhu cầu “ Quản trị tài chính – kế toán” của các doanh nghiệp

1.1.1.3 Sản phẩm

BRAVO chuyên sâu trong việc nghiên cứu, phát triển và triển khai ứng dụngcác hệ thống phần mềm về công nghệ thông tin vào quản lý sản xuất kinh doanhnhằm nâng cao hiệu quả điều hành, quản trị cho các doanh nghiệp, các tổ chức kinhdoanh – xã hội Sản phẩm chính của BRAVO là “Phần mềm Quản trị tài chính kếtoán” Phần mềm này không chỉ dừng lại ở việc đáp ứng những yêu cầu quản lý kếtoán thông thường mà nó còn cung cấp cho khách hàng các giải pháp quản trị tàichính toàn diện Với phần mềm Bravo các công việc tập hợp và liên kết dữ liệu giữacác bộ phận kế toán, kinh doanh, vật tư, kho hàng, nhân sự… dược thực hiện mộtcách nhanh chóng, chính xác, thuận tiện và không bị chồng chéo

Các phân hệ cơ bản của phần mềm Bravo

1.1.1.4 Khách hàng

Từ khi thành lập đến nay với sự phát triển vững mạnh và bền vững, công tyhiện có hơn 1300 khách hàng trên cả nước thuộc nhiều lĩnh vực kinh doanh khácnhau như sản xuất công nhiệp, thương mại, xây dựng, dịch vụ… đang sử dụng phầnmềm kế toán Bravo Các khách hang đang sử dụng chương trình Phần mềm kế toánBravo đều hài lòng về chất lượng sản phẩm và các dịch vụ mà Công ty cung cấp

Dưới đây là một số khách hàng tiêu biểu của công ty

Một số công ty có vốn đầu tư nước ngoài :

 Công ty liên doanh sứ vệ sinh INAX – Giảng võ

 Công ty TNHH NICHIAS – Nhật Bản.

 Công ty TNHH URAI PHANIC VIET NAM

 Công ty Liên doanh Hison Vina

 Công ty Fusheng Industrial Co.Ltd

Một số công ty trong nước đang sử dụng Phần mềm Bravo

 Công ty Gang thép Thái Nguyên

 Công ty thực phẩm và đầu tư công nghệ Miền Trung Focosev

 Công ty Nhựa thiếu niên Tiền Phong – Hải Phòng

 Công ty Kiểm toán Việt Nam VACO

1.1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng và mô hình hoạt động

Với những ngày đầu thành lập công ty chỉ có 38 nhân viên thì tính đến cuốitháng 7 năm 2009, Bravo có đội ngũ nhân lực là 150 người trong đó có 120 nhânviên kỹ thuật Đây là đội ngũ nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong việc chuyểngiao, thiết kế, sửa đổi chương trình phần mềm theo những yêu cấu thực tiễn củakhách hàng Những nhân viên này đều là các kỹ sư tin học đã tốt nghiệp đại họcchuyên ngành về tin học kinh tế: có hiểu biết rõ về kế toán, tài chính đồng thời cókhả năng lập trình, tư duy tốt

1.1.2.1 Cơ cấu tổ chức

Hiện nay Bravo đang có trụ sở tại 3 miền đất nước: Hà Nội, Hồ Chí Minh và

Đà Nẵng Sơ đồ tổ chức công ty

Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức công ty

1.1.2.2 Chức năng của các phòng ban

 Hội đồng quản trị (HĐQT): có chức năng quản lý công ty, có toàn quyền

nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyềnlợi của công ty

 Ban lãnh đạo công ty: chịu trách nhiệm điều hành hoạt động hàng ngày của

công ty và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc thực hiện nhiệm

vụ và quyền hạn được giao Trực tiếp quản lý các trụ sở, chi nhánh và cácphòng ban Ban lãnh đạo công ty bao gồm Giám đốc và phó giám đốc chịutrách nhiệm quản lý ở trụ sở Hà Nội, còn ở 2 chí nhánh sẽ do các Trưởngphòng và phó phòng quản lý

Ban lãnh đạo công ty xem xét hệ thống quản lý chất lượng định kỳ tối

đa 6 tháng một lần hoặc bất thường nếu hệ thống gặp vấn đề nghiêm

Hội đồng quản trịBan lãnh đạo công ty

Nẵng

Chi nhánh tại TP HCMPhòng kế toán

Phòng test sản phẩmPhòng bảo hànhHành chính nhân sự

trọng nào hoặc khi có sự thay đổi lớn về tổ chức hoặc mở rộng quy

mô sản xuất kinh doanh

Xây dựng chiến lược, kế hoạch, mục tiêu và chính sách cho từng thời

kỳ của Công ty

Giám sát, đôn đốc các phòng ban thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ

và mục tiêu của từng phòng

 Phòng kế toán: có nhiệm vụ thực hiện các hoạt động liên quan đến hóa đơn

chứng từ, tổng hợp và báo cáo quá trình hoạt động của công ty: báo cáodoanh thu, báo cáo tài chính, thuế Ngoài các báo cáo bắt buộc phải nộp cho

cơ quan nhà nước, kế toán còn thực hiện các báo cáo theo đặc thù riêng củacông ty

Bảo đảm hoàn thành các báo cáo tài chính đúng hạn và bảo mật.Bảo đảm các quy trình kế toán chuẩn, ghi chép và lưu trữ chứng từ Giải quyết các vấn đề liên quan đến mua sắm và quản lý tài sản, thuế,kiểm toán, BHYT, BHXH …

 Phòng hành chính - nhân sự: căn cứ vào các chế độ chính sách của nhà

nước đối với người lao động để triển khai thực hiện trong Công ty Phổ biếncác chế độ chính sách của Đảng, nhà nước đối với người lao động, các nộiquy quy chế của Cong ty với nhân viên Giúp Ban lãnh đạo trong việc tuyểndụng nhân viên Xây dựng các định mức lao động, quy chế trả lương và phânphối sản phẩm Giám sát thời gian làm việc hàng ngày và đề nghị xét tănglương cho các cán bộ, nhân viên theo đúng quy định của công ty Theo dõiphong trao thì đua trong công ty, đánh giá thành tích để khen thưởng

 Phòng kinh doanh: nhân viên của phòng kinh doanh có chức năng là:

Sử dụng các biện pháp nghiệp vụ để ký kết hợp đồng: Giới thiệu,khảo sát, báo giá, thỏa luận làm hợp đồng

Xúc tiến việc phát triển thị trường: quảng cáo, hội chợ, gửi thư

Hỗ trợ cán bộ kỹ thuật trong việc triển khai phần mềm: thỏa luận vớikhách hàng để tìm phương pháp ứng dụng phần mềm phù hợp

Chăm sóc khách hang sau khi ký kết hợp đồng

 Phòng phát triển và test sản phẩm: sau khi phần mềm đã hoàn thiện phòng

này có chức năng test lại phần mềm trước khi giao cho khách hàng Nhằmđảm bảo phần mềm sẽ hoạt động ổn định và đáp ứng được những yêu cầu vàmong muốn của khách hàng

 Phòng triển khai: sau khi phần mềm đã được đóng gói hoàn thiện thì phòng

này sẽ trực tiếp đến triển khai và đào tạo, hướng dẫn sử dụng chi tiết chokhách hàng Chăm sóc khách hàng thường xuyên để trợ giúp kịp thời cácnghiệp vụ, lỗi phát sinh và mức độ sử dụng chương trình

 Phòng bảo hành: có chức năng

Khắc phục các lỗi phát sinh, hỗ trợ sử dụng chương trình và nghiệp vụ

kế toán trong quá trình khách hàng sử dụng phần mềm

Thực hiện cập nhật thay đổi của chế độ kế toán mới, hiệu chỉnhchương trình theo yêu cầu của khách hàng

Thực hiện việc chăm sóc khách hàng Theo dõi tình trạng hợp đồngthuộc phạm vi theo dõi của phòng bảo hành.

1.1.3 Đặc điểm phát triển cửa công ty

1.1.3.1 Tầm nhìn

Việt nam đang đổi mới và phát triển mạnh mẽ, mong muốn được đóng gópvào quá trình phát triển của dân tộc là khát vọng của mỗi cá nhân, tổ chức BRAVO

đã Chọn con đường kinh doanh phần mềm quản trị tài chính kế toán nhằm “Nâng

cao năng lục tài chính” cho khách hàng Với định hướng kinh doanh “Chuyên nghiệp - Chất lượng - Luôn luôn học hỏi, đổi mới và hoàn thiện”, BRAVO đã và

đang không ngừng nỗ lực phấn đấu trở thành công ty được khách hàng nhìn nhậnđánh giá cao đồng thời trở thành một trong những “Bí quyết quản trị doanh nghiệp”của họ Chiến lược phát triển dài hạn của công ty được thể hiện qua các định hướngsau:

- Chất lượng sản phẩm và dịch vụ là yếu tố quyết định xây dựng nên thươnghiệu

- Nâng cao năng lực cạnh tranh bằng cách áp dụng công nghệ hiện đại và biệnpháp quản lý tiên tiến

- Mở rộng đầu tư vào lĩnh vực công nghệ thông tin, tư vấn tài chính

- Phát triển nguồn nhân lực bền vững với nhân tố con người là trọng tâm, trởthành “Công ty học tập”

1.1.3.2 Giá trị cốt lõi

• Con người

- Con người là giá trị cốt lõi, là các giá trị bền vững làm nên thành công và tạonên thương hiệu BRAVO Giá trị này được hình thành, xây dựng từ nhữngkinh nghiệm thực tế - sự học hỏi và tôi luyện qua những thử thách trong suốtquá trình phát triển

- Với Công ty con người là nguồn lực quý giá nhất Do vậy, Công ty luôn tạomọi điều kiện để các cá nhân phát huy hết tiềm năng của mình bằng cáchkhuyến khích sự học hỏi của cá nhân, đồng thời tin tưởng giao phó nhữngtrọng trách cao hơn, phù hợp với khả năng và kinh nghiệm mà cá nhân có thểđảm trách

• Phương pháp làm việc

Các công việc được thực hiện theo một quy trình chặt chẽ với mục tiêu chất lượnghàng đầu Bằng việc ứng dụng quy trình phát triển sản phẩm và cung cấp dịch vụcho khách hàng được tuân thủ chặt chẽ theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 BRAVO

đã, đang và sẽ kiểm soát chặt chẽ chất lượng sản phẩm trước khi cung cấp ra thịtrường

- Làm việc tuân thủ quy trình

- Làm việc theo đội

- Trao đổi thông tin: BRAVO có hệ thống lưu trữ, trao đổi thông tin giữa các

bộ phận, vùng miền (BRAVO-HN, BRAVO-HCM, BRAVO-ĐN) cũng nhưtrách nhiệm quản lý công việc rất rõ ràng

• Tính chuyên nghiệp – trách nhiệm trong công việc

- Tính chuyên nghiệp được BRAVO thể hiện bằng việc cam kết cung cấp giảipháp và công cụ cho khách hàng với chất lượng cao, dịch vụ hậu mãi chuđáo và uy tín Các cán bộ công nhân viên khi giao tiếp với khách hàng bằngthái độ hòa nhã, lịch thiệp, tôn trọng nhau trong thương lượng và tranh luận

để đi đến thống nhất Hệ thống văn bản, biểu mẫu, tài liệu khi gửi đến kháchhàng đã được công ty chuẩn hóa trong từng công đoạn

- Tính chuyên nghiệp trong BRAVO được thể hiện bằng việc chấp hànhnghiêm túc nguyên tắc quản lý điều hành, đảm bảo cho CBNV hoàn thànhnhiệm vụ được giao Với mỗi CBNV BRAVO tính chuyên nghiệp còn thểhiện qua việc kiểm soát các cảm xúc cá nhân để lắng nghe, trao đổi nhằmgiải quyết các rắc rối, khó khăn trong công việc theo mục tiêu chung củaCông ty (Tuân thủ, thực hiện đúng các cam kết của công ty với khách hàng –đối tác)

- Với quan điểm sự thành công của Công ty được thể hiện qua việc thỏa mãnnhững quyền lợi hợp lý, đúng đắn của khách hàng và nhân viên Do vậytrách nhiệm giữa BRAVO với khách hàng cũng như giữa BRAVO vớiCBNV luôn được Ban lãnh đạo công ty quan tâm (thể hiện qua việc đưa racác cam kết, chính sách của công ty trong từng thời kỳ) Với khách hàngCBNV công ty phải tôn trọng các cam kết của công ty, có trách nhiệm thựchiện đúng các công việc đã qui định, đồng thời trong quá trình thực hiệncông việc luôn tuân tủ các quy tắc ứng xử chung là làm việc đúng giờ, đềuđặn, hoàn thành công, đạt chất lượng cao và chấp hành nội qui, quy định vàchuẩn mực đã đề ra

Tin tưởng khả năng sáng tạo và phát triển sản phẩm của con người trong BRAVO.Các sản phẩm do BRAVO tạo ra sẽ mang những đặc điểm, đặc tính kỹ thuật –nghiệp vụ riêng biệt của mình với một tiêu chí nhất định là đáp ứng nhu cầu kháchhàng – nhu cầu thị trường (Khách hàng sẽ là thước đo chính xác nhất) Sản phẩm,dịch vụ của BRAVO đã và sẽ phải là sản phẩm độc đáo có chất lượng

1.1.4 Tình hình phát triển và chiến lược phát triển trong thời gian tới

1.1.4.1 Tình hình phát triển của công ty Bravo trong những năm qua

Trong những năm gần đây, Bravo luôn giữ được mức tăng trưởng trên40%/năm Để đạt được diều này Bravo không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm,dịch vụ chăm sóc khách hàng và tăng cường nâng cao chất lượng nhân sự

Biểu đồ tăng trưởng doanh số

1.1.4.2 Chiến lược phát triển

Chiến lược của công ty BRAVO cho giai đoạn từ nay đến năm 2015 phấn đấu trởnhà cấp hàng đầu các sản phẩm phần mềm chất lượng cao cho các tổ chức, doanhnghiệp tại Việt nam với các mục tiêu cụ thể như sau:

 Mục tiêu chính (lâu dài)

 “Trở thành nhà cung cấp PMKT quản trị số 1 trong lĩnh vực Kế toán quảntrị - sản xuất”

 “Trở thành nhà cung cấp sản phẩm ERP: là 1 trong 3 nhà cung cấp ERP (nộiđịa) hàng đầu cho thị trường ERP Việt nam”

 Bao gồm các bộ phận sau tại mỗi vùng miền (BRAVO-HN, BRAVO-HCM,BRAVO-ĐN):

 Năm 2009: Tăng trưởng bình quân 30%

 Năm 2010 – 2015: Tăng trưởng bình quân 40% - 50%

1.2 Lựa chọn đề tài

1.2.1 Xác định đề tài

1.2.1.1 Mục tiêu của công việc quản lý kho

Công tác quản lý kho nhằm mục tiêu quản lý lượng hàng hóa vật tư xuất nhậpkho, xác định lượng tồn kho của từng loại hàng hóa, từng lô hàng trong kho, chi tiếthơn là từng mã hàng hóa tại bất kỳ thời điểm nào Bộ phận quản lý kho báo cáo tìnhhình nhập xuất hàng, lượng tồn hàng hóa cho các phòng ban có nhu cầu

1.2.1.2 Các nghiệp vụ và thực trạng quản lý kho của công ty

Lĩnh vực quản lý kho của Công ty Bravo bao gồm nhiều mặt hàng hóa khácnhau Số lượng hàng hóa giao dịch và quản lý thường xuyên biến động, có thể làhàng ngày, hàng tuần Thủ kho là người trực tiếp quản lý hàng hóa của công ty phảiluôn nắm bắt tình hình xuất nhập của hàng hóa, số lượng hàng hóa còn trong khocủa công ty Qua các quá trình giao dịch thủ kho trình cho nhà quản lý báo cáotrong kỳ kiểm kê, đồng thời làm cơ sở trong các lần giao dịch Khi lượng hàng hóatrong kho không đủ để thực hiện giao dịch, thì bộ phận kinh doanh chịu trách nhiệmtìm kiếm các nhà cung cấp, để mua hàng hóa đáp ứng yêu cầu

Các nghiệp vụ của kho

- Nhập kho

 Phòng kế toán chuyển đơn đặt hàng và bảng kê xuống kho

 Kho kiểm kê hàng theo bảng kê, kiểm tra số lượng và chất lượng củahàng hóa, sau đó ghi xác nhận giao nhân hàng vào phần dưới của bảngkê

 Viết phiếu xuất kho

- Xuất kho

 Kho nhận hóa đơn và bảng kê từ phòng kế toán

 Kho viết phiếu xuất kho: phiếu này gồm 3 liên: 1 gửi lên phòng kếtoán, 1 do kho giữ, 1 phiếu đưa cho khách hàng

 Khách hàng kiểm tra hàng theo đúng bảng kê sau đó ghi xác nhậngiao nhân hàng vào phần dưới bảng kê

 Kho chuyển phiếu xuất khô lên cho phòng kế toán

1.2.1.3 Nhược điểm cần mong muốn được khắc phục

Qua việc khảo sát từ thục tế trên ta thấy công việc quản lý hàng hóa của công

ty đã tuân thủ các yêu cầu cơ bản của công tác quản lý kho Quy trình quản lý vàcác mẫu biểu chứng từ, báo cáo liên quan đã phản ánh đúng yêu cầu của công tácquản lý kho Tuy nhiên do công việc hiện tại đang được theo dõi trên sổ sách vàphần mềm Microsoft Excel, nên công việc vẫn còn nhiều khó khăn, chưa thực sựđáp ứng được yêu cầu quản lý kinh doanh và xu hướng phát triển của công ty Một

số tồn tại của hệ thống quản lý kho hiện tại như:

 Chưa in được hóa đơn, xuất nhập kho bằng phần mềm Kho hiện nay vẫnđang sử dụng mẫu phiếu xuất nhập của bộ tài chính nhưng khi xuất phiếuvẫn phải viết tay

 Chưa cập nhật được thông tin xuất nhập một cách tức thời Thông thường thìcuối ngày kho mới tổng kết lại lượng hàng nhập, xuất và nhập vào máy tính

Vì vậy nếu cần biết thông tin về hàng hóa trong kho vào 1 thời điểm nào đóthì số liệu chưa chính xác

 Việc quản lý xuất nhập tồn còn gặp khó khăn, khi cần báo cáo thì thủ khophải mở tất cả các phải excel để tổng hợp

 Chưa quản lý một cách chi tiết thông tin các mặt hàng Bên cạch đó kho cònquản lý theo lô, nên việc quản lý hàng hóa trên excel gặp rất nhiều khó khăn

 Khi có yêu cầu đổi hoặc bảo hành một sản phẩm thì chưa đáp ứng nhanh vàkịp thời cho khách hàng

 Bảo quản dữ liệu phức tạp, cồng kềnh

1.2.1.4 Nguyên nhân của tình trang trên

Lý do dẫn đến tình trang trên là do việc theo dõi số liệu nhập xuất trên Excel

và trên sổ sách dẫn đến sự phân tán về mặt dữ liệu Khi có yêu cầu quản lý, thủ khothường phải mất một khoảng thời gian để tập hợp số liệu Bên cạnh đó việc sử dụngExcel làm báo cáo không phải dễ dàng với tất cả mọi người Việc phải sử dụng một

số hàm Excel không phải lúc nào cũng thuận tiện vì thao tác đôi khi quá phức tạp.Chung qui lại việc chưa đạt được hiệu quả cao trong công tác quản lý kho là do cơ

sở dữ liệu phân tán và sử dụng Excel còn nhiều khó khăn để quản lý

1.2.1.5 Yêu cầu quản lý

Công việc quản lý hàng hóa phải đáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau đây:

 Quản lý chính xác, không thiếu sót, mất mát hàng hóa Cập nhật thông tinđầy đủ và chính xác về thông tin các loại hàng hóa

 Thực hiện các yêu cầu tình kiếm các mặt hàng một cách dễ dàng và nhanhchóng

 Lập báo cáo nhanh chóng đầy đủ và chính xác

1.2.2 Tính cấp thiết của đề tài

Trong những năm gần đây, với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thôngtin đã đưa máy tính xâm nhập và ảnh hưởng sâu rộng không chỉ vào các ngành khoahọc kỹ thuật nói chung mà còn len lỏi vào các lĩnh vực của đời sống xã hội Bêncạnh đó sự phát triển này cũng tạo điều kiện cho ngành công nhiệp có những bước

đi mới Trong đó phải kể đến việc áp dụng tin học và quá trình quản lý sản xuất vàkinh doanh của doanh nghiệp nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao nhất Quản lý kho hàng

là một trong những khía cạnh cần được quan tâm và quản lý chặt chẽ thong cácdoanh nghiệp Bất cứ doanh nghiệp nào khi bước vào kinh doanh cũng muốn chodoanh nghiệp mình đạt lợi nhuận cao nhất và chỗi đứng trên thị thường Vì vậyquản lý kho hàng có một vai trò rất quan trọng cung cấp cho nhà quản lý nhữngthông tin cần thiết qua đó nắm bắt được tình hình kinh doanh của công ty

Hiên nay, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói chung đã và đang tiếnhành tin học hóa trong lĩnh vưc quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệ bằngcác phần mềm quản lý như: quản lý nhân sự, quản lý bán hàng… và các phần mềmkết toán của các công ty lớn như: Misa, Fast, Bravo… Vì vậy việc áp dụng côngnghệ thông tin vào quản lý doanh nghiệp nói chung và quản lý kho nói riêng đã trởthành vấn đề cần thiết của mỗi doanh nghiệp

Từ thực tiễn trên, công tác quản lý không hàng hóa cần phải có sự đổi mới về

kỹ thuật, nghiệp vụ, về quy trình công nghệ áp dụng công nghệ thông tin đưa phầnmềm quản lý vào phục vụ công tác quản lý kho là một yêu cầu cấp bách

Việc đưa tin học hóa vào công tác quản lý kho hàng hóa cần được minhbạch, rõ ràng, không nhầm lẫm, quy trình tin học hóa phần tính nhập, xuất phảichính xác và đồng thời đưa ra được những báo cáo về tình hình nhập xuất trongtháng, quý… tính chính xác, đầy đủ và chi tiết từng mặt hàng đang tồn trong kho

Em xin chọn tên đề tài của mình là: “ Xây dựng phần mềm quản lý kho

hàng tại công ty BRAVO”.

1.2.3 Hướng giải quyết đề tài

Chương trình được viết bằng ngôn ngữ Visual Basic 6, database được xâydựng trên hệ quản trị cơ sở sở dữ liệu Microsofr Access 2003 Visual Basic là mộtngôn ngữ chuẩn và mạnh về xử lý dữ liệu, hỗ trợ trong công cụ lập trình Chươngtrình được chạy trên môi trường Windows có giao diện thân thiện đối với người sửdụng Hi vọng chương trình có thể giúp nhà quản lý có thể quản lý tốt hơn hàng hóa

của công ty đồng thời tạo ra một bước phát triển, ứng dụng mới trong việc tin họchóa sản xuất, kinh doanh của Công ty.

Chương trình quản lý kho của Công ty Bravo được xây dựng nhằm quản lýmột cách đầy đủ, hiệu quả và có hệ thống các thiết bị, hàng hóa Đồng thời cung cấpcác thông tin đầy đủ về tình hình hàng hóa ở từng thời điểm giúp cho nhà quản lýxây dựng kế hoạch, phát triển sản xuất kinh doanh một cách đầy đủ và hiệu quảnhất Tạo và xuất báo cáo nhanh chóng, đầy đủ theo những yêu cầu của nhà quản lý

CHƯƠNG II MỘT SỐ VẤN ĐỀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN VÀ

CÔNG CỤ NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 2.1 Cơ sở phương pháp luận về xây dựng phần mềm

Phần mềm đã trở thành yếu tố chủ chốt của các hệ thống dựa trên máy tính.Trong công nghệ phàn mềm thì phần mềm – theo định nghĩa của nhà tin học người

mỹ Roger Pressman- là một tổng thể bao gồm 3 yếu tố:

- Các chương trình máy tính

- Các cấu trúc dữ liệu sử dụng trong các chương trình

- Tài liệu hướng dẫn sử dụng

Do phần mềm là phần tử hệ thống logic nên nó có những đặc trưng khác với

hệ thống phần cứng :

- Phần mềm dựoc kỹ nghệ hoá

- Phần mềm không bị hỏng đi trong quá trình sử dụng

- Phần mềm được xây dựng theo đơn đặt hàng chứ không lắp ráp từ cácthành phần có sẵn

2.1.1.2 Công nghệ phần mềm

Mặc dù máy tính đã ra đời tù cách đầy hàng nửa thế kỷ nhưng khái niệmcông nghệ phần mềm mới xuất hiện trong khoảng thời gian gần đây Tuy rằng việcphát triển phần mềm đã có từ lâu và trải qua những bước tiến quan trọng trong lịch

sử, song chỉ những bước tiến nhảy vọt ở thập niên cuối cùng thế kỷ XX, và thậpniên đầu thế kỉ XXI cùng với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin, điện

tử viễn thông thì phần mềm mới trở thành một ngành công nghiệp có vị trí đáng kểtrong nền kinh tế quốc dân Với quy mô sản xuất công nghiệp, phần mềm từ chỗ làcông cụ phân tích và xử lý thông tin đã trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn

Nó góp phần quan trọng đưa loài người tiến vào kỷ nguyên của kinh tế tri thức

Khái niệm công nghệ phần mềm được hiểu như sau: công nghệ phần mềm làmột tổ hợp các công cụ, phương pháp và thủ tục làm cho người quản trị viên dự ánnắm được xu thế tổng quát phát triển của phần mềm và giúp cho kỹ sư lập trình cómột nền tảng để triển khai các định hướng của phần mềm

Từ khái niệm về công nghệ phần mềm đã trình bày ở trên, ta có thể biểu diễnmột cách trực quan theo mô hình sau (hình 2.1)

Hình 2.1: Mô hình công nghệ phần mềm[ Bài giảng công nghệ phần mềm]

Như vậy, công nghệ phần mềm bao gồm ba thành phần và hai chức năngchính

- Thành phần:

 Công cụ: thành phần này liên quan trực tiếp đến việc cung cấp các phươngtiện hỗ trợ tự động hay bán tự động cho thành phần thủ tục hoặc phươngpháp

 Phương pháp: là cách thức về công nghệ, kỹ thuật để làm phần mềm Nó liênquan đến tất cả các công đoạn phát triển hệ thống như nghiên cứu yêu cầu,thiết kế, lập trình, kiểm thử và bảo trì Phương pháp dựa trên những nguyên

lý cơ bản nhất cho tất cả các lĩnh vực công nghệ kể cả các hoạt động mô hìnhhoá và kỹ thuật mô tả

 Thủ tục: Thành phần này liên quan đến vấn đề quản trị phát triển phần mềmnhư lập kế hoạch, quản trị chất lượng , chi phí, mua bán sản phẩm phụ, cấuhình phần mềm, quản trị sự thay đổi, quản trị nhân lực, chuyển giao, đào tạo,tài liệu

- Chức năng:

 Quản trị viên dự án: Quản trị viên dự án là người có kinh nghiệm trong quản

lý dự án phần mềm, có trách nhiệm quản lý dự án , trực tiếp tham gia cáccông việc then chốt của dự án, phân công các chức danh trong quá trình thựchiện dự án

 Kỹ sư phần mềm: là người biết cách áp dụng rộng rãi những kiến thức vềcách phát triển ứng dụng vào việc tổ chức phát triển một cách có hệ thống

các ứng dụng Công việc của người kỹ sư phần mềm là đánh giá, lựa chọn,

sử dụng cách tiếp cận có hệ thống, chuyên biệt rõ ràng trong việc phát triểnđưa vào ứng dụng, bảo trì và thay thế phần mềm

Như vậy, khái niệm công nghệ phần mềm là một khái niệm không chỉ đề cậptới cách thức phối hợp công nghệ, phương pháp và công cụ theo các quy trìnhnghiêm ngặt để làm ra sản phẩm chất lượng cao

2.1.2 Các đặc trưng của phần mềm và phân loại phần mềm

Một phần mềm là một tập hợp các chương trình thực hiện tự động hoá một

số các nhiệm vụ nghiệp vụ Cho dù phần mềm được phát triển để làm nhiệm vụ nào

đi nữa thì các phần mềm đều có điểm chung, đó là: đặc tính, tính đáp ứng và loạicủa ứng dụng

Các đặc tính của phần mềm: là tất cả các điểm chung cho mọi ứng dụng và

cho các dữ liệu đầu vào, các tiến trình, các ràng buộc và các giao diện

 Sự lưu trữ và tìm kiếm dữ liệu: dự liệu được mô tả ở dạng vật lý, trong mộtmáy có thể đọc được các khuôn dạng dữ liệu Việc tìm kiếm dữ liệu đượchiểu là bạn có thể truy nhập vào dữ liệu ở dạng lưu trữ của nó

- Xử lý:

 Xử lý bao gồm một chuỗi các lệnh hoặc các sự kiện có liên quan với nhaulàm việc với các dữ liệu Kết quả của một xử lý có thể là: làm thay đổi cơ sở

dữ liệu, đưa dữ liệu trả lời ra thiét bị đầu cuối, máy in hoặc in ra giấy, có thể

là những yêu cầu về trang thiết bị được suy diễn ra về các tình huống cácphần tử

- Ràng buộc:

 Ràng buộc về thứ tự trước: bắt buộc về thứ tự trước là điều kiện đầu tiên phảiđược đáp ứng để có thể bắt đầu quá trình xử lý

 Ràng buộc về tính thứ tự sau: là điều kiện cần phải thoả mãn để quá trình xử

lý có thể hoàn thành được Cụm câu lệnh này được đưa vào cuối quá trình xửlý

 Ràng buộc về thời gian: bao gồm ràng buộc về thời gian xử lý, thời gianphân chia cho một quá trình xử lý, thời gian yêu cầu đối với các quá trình xử

lý bên ngoài, thời gian xử lý đồng bộ, thời gian trả lời cho quá trình xử lý vớigiao diện bên ngoài

 Ràng buộc về mặt cấu trúc: có thể hiểu là bao gồm việc xác định loại đầu vào

và đầu ra của các dữ liệu nào được cho phép, quá trình xử lý được thực hiệnnhư thế nào và mối quan hệ giữa các quá trình với nhau

 Ràng buộc về điều khiển: liên quan đến việc duy trì mối quan hệ về dữ liệu

 Ràng buộc về suy diễn: đó là những khả năng có thể xảy ra từ một ứng dụng,dựa vào các kết quả trước đó hoặc có thể dựa vào quan hệ về dữ liệu ta cóthể dẫn đến một kết quả khác nhau.

 Phần mềm kinh doanh: hỗ trợ việc quản lý, sản xuất kinh doanh

 Phần mềm năng suất: giúp nâng cao năng suất và hiệu quả của ngườidùng

 Phần mềm giáo dục tham khảo: hỗ trợ cho quá trình học tập Ví dụ nhưcác phần mềm từ điển,…

 Phần mềm giải trí: các phần mềm games, ca nhạc, …

2.1.3 Vòng đời phát triển của phần mêm

Một sản phần phần mềm trải qua một quá trình phát triển mà trong CNPMgọi là “ vòng đời phát triển” của nó Người ta biểu diễn vòng đời phát triển của mộtphần mềm bằng một mô hình gọi là “mô hình thác nước” bao gồm 1 số công đoạn

Hình 2.2 Mô hình thác nước [Bài giảng công nghệ phần mềm]

- Phân tích hệ thống: kỹ sư phần mềm tiến hành phân tích một cách tổng thể tất

cả các lĩnh vực liên quan tới phần mềm vì mỗi doanh nghiệp hoặc mỗi cơ quan

là một chỉnh thể, có mỗi liên hệ chặt chẽ giữa các bộ phận với nhau

- Phân tích phần mềm: đây là xác định yêu cầu của mỗi phần mềm Việc xác

định càng cụ thể, chi tiết và giới hạn được phạm vi của phần mềm càng dễ dàngcho quá trình thực hiện sau này

- Thiết kế: đây là một trong những công đoạn trọng tâm của kỹ nghệ phần mềm

mà kết quả quan trọng nhất là hồ sơ thiết kế, sau đó hồ sơ này được chuyển sangphòng lập trình

- Mã hóa: khái niệm mã hóa trong công nghệ phần mềm khác với khái niệm mã

hóa thông thường, bản chất của mã hóa trong công nghệ phần mềm là kỹ sưphần mềm lựa chọn một ngôn ngữ lập trình nào đó rồi tiến hành = tay hoặc lậptrình tác động trên cơ sở hồ sơ thiết kế

- Kiểm thử: là quá trình test phần mềm sau khi đã thiết kế Đây là một công đoạn

đặc biệt trong sản xuất phần mềm công nghiệp và người ta dùng những kỹthuật : kiểm thử hộp đen, kiểm thử hộp trắng

- Bảo trì: đây là công đoạn cuối cùng nhằm đảm bảo chất lượng của phần mềm và

giữ gìn thương hiệu của công ty Mô hình thác nước biểu diễn các quá trình chiutác động của các công đoạn phía trên khi lấy hình ảnh của một thác nước dội từtrên xuống

Phân tích phần mềm

→ Mô hình thác nước là một công cụ hữu hiệu trong công nghệ phần mềm vớichức năng phân định rõ từng giai đoạn phát triển của phần mềm để có cơ sở tácđộng vào từng giai đoạn một cách hiệu quả nhất.

Ngoài mô hình thác nước, người ta còn sử dụng các mô hình khác như: môhình phát triển tiến hóa của phần mềm, mô hình xoắn ốc Boehm để thiết kế phầnmềm

2.1.4 Các phương pháp thiết kế phần mềm

2.1.4.1 Phương pháp thiết kế Top – Down

Phương pháp này áp dụng để thiết kế phần mềm cho những đơn vị chưa cóphần mềm hỗ trợ bất cứ nghiệp vụ nào tức là bắt đầu tiến hành tin học hoá Nó được

áp dụng khá phổ biến ở Việt Nam hiện nay

Ý tưởng của phương pháp thiết kế giải thuật từ đỉnh xuống dựa trên ý niệmmodule hoá (Phân rã 1 vấn đề cần giải quyết thành các vấn đề nhỏ hơn, chi tiết hơntheo sở đồ hình cây cho đêế khi nhận được các module độc lập không phân chia nhỏhơn được nữa) tức là khi thiết kế 1 phần mềm ứng dụng, người ta đi từ tổng quátđến chi tiết, để tạo thành 1 hệ thống thống nhất Trên cơ sở của hệ thống này, người

ta phân chia công việc cho các nhóm mà vẫn đảm bảo tính mục tiêu của chươngtrình

Trong đề tài này em cũng sử dụng phương pháp thiết kế từ trên xuống Mụcđích của đề tài là xây dựng các chương trình quản lý kho Trên cơ sở phân tích chứcnăng cần có của chương trình, em chia module chính của chương trình thành bốnmodule nhỏ để có phác thảo thứ nhất về bài toán đặt ra:

2.1.4.2 Phương pháp thiết kế Bottob – Up

Phương pháp này áp dụng cho những đơn vị mà trong tổ chức trước đó đãứng dụng tin học ở một số bộ phận Tư tưởng của phương pháp này là: Trước hếtngười ta tiến hành giải quyết các vấn đề cụ thể, sau đó trên cơ sở đánh giá mức độ

Phần mềm quản lý kho hàng

Quản lý

nhập kho xuất kho Quản lý

Quản lý xuất nhập tồn Tìm kiếm

Lập báo cáo

tương tự về chức năng của các vấn đề này trong việc giải quyết bài toán, người tagộp chúng lại thành từng nhóm cùng chức năng từ dưới lên trên cho đến modulechính Tiếp đó sẽ thiết kế thêm một số chương trình làm phong phú hơn, đầy đủ hơnchức năng của các phân hệ và cuối cùng là thiết kế một chương trình làm nhiệm vụtập hợp các module thành một hệ chương trình thống nhất, hoàn chỉnh.

Phương pháp này gồm các bước như sau:

 Bước 1: Giải quyết các vấn đề cụ thể

 Bước 2: Đánh giá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề cụ thể vàgộp chúng lại thành từng nhóm chức năng từ dưới lên trên cho đếnmodule chính

 Bước 3: Thiết kế thêm một số chương trình làm đầy dủ và phong phúhơn, nhằm giải quyết trọn vẹn bài toán thực tế đặt ra cần giải quyết

 Bước 4: Thiết kế chương trình nhằm tập hợp các chương trình nhỏ hơnthành một chương trình thống nhất

Phương pháp Bottom – Up thường được sử dụng trong quá trình tin học hoá

ở các cơ sở, đơn vị có quy mô lớn và đã thực hiện quá trình tin học hoá trong côngtác quản lý nhưng chưa đầy đủ

2.1.5 Một số nguyên tắc thiết kế phần mềm

Nguyên tắc thiết kế vật lý ngoài:

Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết phương án của giải pháp Giai đoạnnày có tầm ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới công việc của những người sửdụng Theo Joseph Dusmas, thiết kế vật lý ngoài phải dựa vào các nguyên tắcchung sau:

 Đảm bảo rằng người sử dụng luôn đang kiểm soát hệ thống

 Thiết kế hệ thống theo thói quen và kinh nghiệm của người sử dụng

 Cung cấp tư liệu trên màn hình

 Che khuất những bộ phận bên trong của các phần mềm và phần cứngtạo thành hệ thống

 Dựa vào những quy tắc đã được chấp nhận về đồ hoạ, ký hoạ khi thểhiện thông tin trên màn hình hoặc trên giấy

Nguyên tắc thiết kế màn hình nhập liệu:

 Khuôn dạng màn hình nhập liệu phải được thiết kế giống như khuôndạng của tài liệu gốc

 Không nhập các thông tin có thể tính toán từ các thông tin đã có

 Nên nhóm các trường thông tin trên màn hình theo một trật tự có ýnghĩa, theo tần số sử dụng, theo chức năng hay theo tầm quan trọng

 Không đặt tên cho các ô nhập liệu ở trên hoặc bên trái của ô

 Tự động cập nhật các giá trị ngầm định nếu có

 Sử dụng tối đa 3 màu trên một form chức năng

Nguyên tắc trình bày thông tin trên màn hình:

 Về mặt từ ngữ: mỗi thực đơn có tiêu đề rõ ràng, từ mục phải mô tả rõchức năng sẽ được thực hiện

 Về mặt tổ chức: phân các thực đơn thuộc cùng một nhóm chức năngvào những mục riêng.

 Về mặt kích thước và hình thức: Số lượng các mục tiêu thực đơn khôngnên vượt quá chiều dài màn hình Có thể dùng thực đơn nhiều cấp đểthay thế những thực đơn quá dài

2.1.6 Các quy trình trong công nghệ phần mềm

2.1.6.1 Quy trình 1: Xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm

 Mục đích : Xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm có mục tiêu là thươngthảo với khách hàng để lập ra hợp đồng phần mềm, theo dõi tiến trình thựchiện hợp đồng, tổ chức thanh lý và thanh toán hợp đồng phần mềm và lập hồ

sơ tổng quát về hợp đồng của 1 dự án phần mềm

 Dấu hiệu

- Lập hợp đồng phần mềm

- Theo dõi thực hiện

- Thanh toán và thanh lý HĐPM (30-30-40) hoặc (40-40-20)

Thanh lý: kết thúc về mặt luật pháp, 2 bên làm biên bản hủy bỏ hợp đồng ( khôngkiện cáo nhau nữa) Sau khi có biên bản hợp đồng thì quan hệ giữa hai bên kết thúc,không liên quan gì đến hợp đồng đã ký nữa

2.1.6.2 Quy trình 2: Xác định yêu cầu phần mềm

 Mục đích : Sau khi đã ký hợp đồng với khách hàng thì chuyển sang quy

trình thứ hai là xác định yêu cầu phần mềm Yêu cầu là xác định được mộtcách cụ thể yêu cầu của khách hàng về sản phầm phần mềm tương lai vàlượng hóa được tình trạng thực tế sự hoạt động trong doanh nghiệp hoặc cơquan dưới dạng các mô hình

Hình 2.3 Lưu đồ quy trình xác định yêu cầu người sử dụng

[Bài giảng công nghệ phần mềm]

 Áp dụng vào đề tài thực hiện

- Người sử dụng cụ thể trong đề tài là các nhân viên trong kho tại công ty cổphần Bravo

- Nội dung phân tích hệ thống: các hoạt động nghiệp vụ thực hiện hàng ngàycủa nhân viên trong kho, các báo cáo, các giấy tờ phát sinh mà nhân viên phải nộp

và báo cáo lên giám đốc và phòng kế toán công ty

- Khảo sát về cơ sở vật chất, hệ thống hiện tại của kho

Lập kế hoạch xác định yêu cầu

- Xác định các khó khăn đang tồn tại trong việc quản lý kho của công ty từ

đó đưa ra các phương án giải quyết

- Yêu cầu của người sử dụng là yêu cầu của nhân viên về phần mềm “ Quản

lý kho” mà mình sẽ sử dụng trong tương lai

- Đặc tả yêu cầu phần mềm : xác định các chức năng mà phần mềm “ Quản

lý kho” cần có để giải quyết bài toán thực tế tại công ty Bravo từ đó lập kế hoạch đểthiết kế chi tiết phần mềm

- Thiết kế kiến trúc hệ thống : biểu diễn các chức năng của phần mềm dướidạng cấu túc hình cây, đây cũng chính là hệ thống menu chức năng của chươngtrình mà người dùng sẽ tực tiếp sử dụng hàng ngày

- Sau khi được anh Ninh Ngọc Hiếu người hướng dẫn tại công ty Bravothông qua về kiến trúc hệ thông em tiếp tục bước tiếp theo của quy trình thiết kế dữliệu : xây dựng hệ thống các danh mục, bảng biểu nhằm mục đích lưu trữ thông tin

về khách hàng, hàng hoá, nhân viên để lưu trữ trong cơ sở dữ liệu phục vụ cho việcthực hiện các chức năng của phần mềm Phần mềm “ Quản lý kho ” sử dụng hệquản trị cơ sở dữ liệu Access 2003, do đó phần mềm sẽ tận dụng được lợi ích của

mô hình máy tính khách/chủ, đồng thời tăng cường khả năng bảo mật dữ liệu

- Thiết kế chương trình: xây dựng bộ khung của chương trình, xây dựng hệthốg menu các chức năng xử lý của phần mềm, thiết kế các module của vấn đề đặt

ra tại công ty Brovo

Phần mềm “ Quản lý kho” sẽ gồm các module sau:

+ Module cập nhật danh mục+ Module Quản lý nhập kho+ Module Quản lý xuất kho+ Module Quản lý tồn kho

+ Module Tìm kiếm+ Module Lập báo cáo

- Thiết kế giao diện : thiết kế màn hình nhập liệu và các báo cáo đầu ra củaphần mềm

Hình 2.4 Lưu đồ quy trình thiết kế phần mềm [Bài giảng công nghệ phần mềm]

Thiết kế chương trình

Kết thúc

Duyệt

Thiết kế giao diện

Bắt đầu

Thiết kế quy trình

2.1.6.4 Quy trình 4: Lập trình

 Mục đích: Trên cơ sở bản vẽ thiết kế kỹ sư phần mềm lựa chọn một ngôn ngữ

lập trình nào đó để chuyển từ bản vẽ thiết đã được biểu diễn trên ngôn ngữ cụthể vì điều đó người ta coi quá trình lập trình là quá trình thi công

- Lập trình các module đã được chia nhỏ của phần mềm

 Dấu hiệu: quy trình lập trình được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau:

- Lập trình các thư viện chung

- Lập trình các module

- Lập trình hệ thống

 Lưu đồ (Xem hình 2.5)

 Áp dụng vào đề tài thực hiện

Dựa trên hồ sơ thiết kế của quy trình thiết kế phần mềm gồm có: thiết kế dữliệu, thiết kế giải thuật, thiết kế kiến trúc, thiết kế giao diện…

- Tiến hành thiết lập, kết nối với cơ sở dữ liệu của phần mềm sử dụng hệ quảntrị cơ sở dữ liệu Access 2003

- Lập trình thư viện chung: thư viện chung của chương trình được lấy sẵn cótrong ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0

- Lập trình các module của phần mềm sử dụng ngôn ngữ Visual Basic 6.0 thỏamãn các yêu cầu trong thiết kế kiến trúc của phần mềm đặt ra ở quy trìnhtrên

- Thiết kế giao diện màn hình nhập liệu, báo cáo đầu ra sử dụng phần mềmchỉnh sửa ảnh PhotoShop CS và các công cụ sẵn có của VB 6.0

- Tạo các báo cáo đầu ra với phần mềm Crystal Report 8.5

Hình 2.5 Lưu đồ quy trình Lập trình phần mềm

[Bài giảng công nghệ phần mềm]

2.1.6.5 Quy trình 5: Test

 Mục đích: Sau khi chúng ta đã có sản phẩm phần mềm người ta chuyển sang

quy trinh Test mà bản chất là thực hiện Test hệ thống Test theo tiêu chuẩnkhách hàng,nhằm đảm bảo phần mềm có chất lượng cao

- Test hệ thống theo đặc tả yêu cầu phần mềm

- Test nghiệm thu theo tiêu chuẩn

- Test kiểm tra theo yêu cầu của khách hàng

Mở đầu

Duyệt

Duyệt

 Các dấu hiệu

o Lập kịch bản Test

o Thực hiện quá trình Test

o Ghi nhận kết quả test

o Quá trình test chương trình tức là kiểm tra từng dòng lệnh do lập trìnhviên thực hiện

 Lưu đồ

Hình 2.6 Lưu đồ quy trình kiểm thử phần mềm

[Bài giảng công nghệ phần mềm]

Báo cáo qui trình Test

 Áp dụng lý thuyết của quy trình kiểm thử vào đề tài

- Sau khi đã hoàn thiện phần mềm ta lập kế hoạch test phần mềm

- Lập kịch bản test: đưa ra danh sách test các phần hệ của chương trình như

+ Test kết nối với cơ sở dữ liệu+ Test đăng nhập hệ thông, phân quyền người sử dụng

- Kiểm tra sự thoả mãn của phần mềm về sự hoạt động của các chức năng, tính

ổn định, giao diện thân thiện, khả năng dễ sử dụng…

- Chạy phần mềm với các số liệu thật để kiểm tra sai sót, phát hiện các lỗi xảy

ra trong quá trình hoạt động sau đó ghi nhận các sai sót và tiếp tục hoàn thiệnphần mềm

2.1.6.6 Quy trình 6: Triển khai và đào tạo

 Mục đích: Quy trình này có mục đích là cài đặt phần mềm cho kháh

hàng tại các điểm triển khai và hương dẫn đào tạo sử dụng cho kháchhàng

- Cài đặt hệ thống cho khách hàng

- Đào tạo sử dụng cho khách hàng

- Hỗ trợ việc chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới

- Đưa hệ thống vào hoạt động chính thức

 Lưu đồ

Hình 2.6 Lưu đồ quy trình triển khai [Bài giảng công nghệ phần mềm]

 Áp dụng vào đề tài thực hiện

- Cài đặt Access tại các máy tính trong phòng kho và máy tính trong phònggiám đốc nếu công ty có yêu cầu nhằm giúp giám đốc theo dõi kết quả hoạtđộng kinh doanh của từng nhân viên

MĐLập giải phápLập kế hoạch triển khai

Cài đặt máy mạngCài đặt máy chủ

Quản trị viên dự án duyệt

Vận hành

KT

Duyệt

Không duyệt

Báo cáo qui trình 6Đào tạo sử dụng

- Thiết lập chế độ chủ / khách và tiến hành phân quyền, xác định quyền củatừng người sử dụng cơ sở dữ liệu.

- Cài đặt phần mềm tạo báo cáo Crystal Report để phục vụ chức năng tạo báocáo của phần mềm

- Cài đặt phần mềm “ Quản lý kho” trên các máy tính

- Hướng dẫn cán bộ phòng sử dụng phần mềm: nhập dữ liệu, cách truy xuất,tìm kiếm, lập báo cáo, cách sử dụng các chức năng của phần mềm “Quản lýkho”

- Ghi nhận kết quả thực hiện, lấy ý kiến kết luận về việc sử dụng phần mềmcủa các cán bộ nhân viên và của ban giám đốc về phần mềm

2.2 Lựa chọn ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu

2.2.1 Ngôn ngự lập trình Visual Basic

2.2.1.1 Khái quát về ngôn ngữ lập trình Visual Basic

 BASIC là một ngôn ngữ lập trình bậc cao, đơn giản, dễ sử dụng, nhắm đến

sự đơn giản trong lập trình BASIC được xây dựng vào năm 1963 bởi cácgiáo sư John G Kemeny và Thomas E Kurtz trường trung học Dartmouth

 BASIC thường được coi như từ viết tắt cho cụm từ Beginner's All-purposeSymbolic Instruction Code trong tiếng Anh Ngôn ngữ BASIC nguyên thủyđược John Kemeny and Thomas Kurtz lập ra năm 1963 và được một nhómsinh viên trường Dartmouth thực hiện dưới sự chỉ đạo của hai ông BASICcho phép sinh viên viết chương trình cho hệ thống chia sẻ thời gianDartmouth Với mục đích làm giảm bớt sự phức tạp của các ngôn ngữ cũ,BASIC được thiết kế để cho các thế hệ người sử dụng mới có thể tận dụng hệthống chia sẻ thời gian để lập trình BASIC đầu tiên này thường được nhắcđến như Dartmouth BASIC

 Visual Basic 1.0 ra đời vào giữa năm 1991 phát triển từ Quick Basic

 Visual Basic 2.0 được phát hành trong năm 1992 gồm nhiều kiểu dữ liệubiến thể, xác định trước bằng hằng số true (false) và biến đổi đối tượng Vàothời điểm này chỉ có VBSQL và ODBC API là phương pháp truy cập dữ liệu

mà người phát triển có thể dùng VBSQL là khởi tố của những phương phápgiao tiếp giữa SQL và VB

 Năm 1993, Visual Basic 3.0 ra đời gồm các công cụ chuẩn Những công cụnày cung cấp động cơ truy xuất cơ sở dữ liệu trong một ứng dụng với mãlệnh rất ít Đi kèm phiên bản này là động cơ cơ sở dữ liệu Jet phiên bản 1.1(Jet engine) Jet được dùng trong kết nối dữ liệu thông qua DAO (DataAccess Object) hoặc điều khiển data Mặc dù Jet được phát triển cho đếnngày nay (phiên bản 4.0) nhưng ADO mới là phương pháp truy cập dữ liệu

được ưa thích nhất hiện nay Vì vậy, ADO là thành phần chính trong chiếnlược phát triển của Microsoft.

 Visual Basic 4.0 hoàn thành vào năm 1995 được xem như là một bước tiến

bộ Nó đuổi kịp những tiến bộ trong lĩnh vực phát triển phần mềm bởi côngnghệ kết hợp OLE (Object Linking and Embedding) và khả năng tạo đốitượng Một phương thức truy cập dữ liệu mới tích hợp trong phiên bản này làRDO (Remote Data Object) và Remote Data Control RDO là phương pháptruy cập dữ liệu được thiết kế thay thế cho DAO

 Năm 1997, Visual Basic 5.0 được phát hành Nó hỗ trợ chuẩn Com củaMicrosoft và cho phép tạo điều khiển ActiveX Phiên bản này là bước tiếnvượt bậc vì những người phát triển có thể dùng VB để tạo các điều khiển vàthư viện liên kết động DLL riêng của họ

 Năm 1998 đánh dấu sự phát triển hơn nữa của bộ công cụ lập trình VisualBasic với sự ra đời của Visual Basic 6.0 Theo những yêu cầu đề ra, phiênbản này tăng cường phương pháp giao tiếp với SQL Server Nó cải tiến cáchtruy cập dữ liệu, nhiều công cụ và điều khiển mới cho giao tiếp với cơ sở dữliệu cung cấp những tính năng Web và những Wizard mới Phiên bản nàyđược đánh dấu với công nghệ ADO 2.0 – phương thức truy cập dữ liệu tốtnhất và nhanh nhất hiện nay Nó giao tiếp với OLE DB tương tự như RDOnhưng nhỏ hơn và có cấu trúc phân cấp đơn giản hơn ADO được thực thicác ứng dụng kinh doanh hay ứng dụng Internet

 Tuy nhiên, Visual Basic 6.0 cũng chưa cung ứng tất cả các đặc trưng củakiểu mẫu ngôn ngữ lập trình khuynh hướng đối tượng (Object OrientedLanguage – OOL) như các ngôn ngữ C++, Java Nắm bắt được tình hình đó,Microsoft đã nghiên cứu ngôn ngữ lập trình mới theo kiểu OOL rất hùngmạnh cho khuôn nền NET Framework Kết quả là, năm 2003 ngôn ngữ lậptrình Visual Basic.NET ra đời Visual Basic.NET là ngôn ngữ lập trìnhkhuynh hướng đối tượng (Object Programming Language), không những lậpnền tảng vững chắc theo kiểu mẫu đối tượng như các ngôn ngữ lập trìnhhùng mạnh khác như C++, Java mà còn dễ học, dễ phát triển và còn tạo cơhội hoàn hảo để giúp ta giải đáp những khúc mắc khi lập trình

Giới thiệu về Visual Basic 6.0.

 Nguồn gốc : là sản phẩm nằm trong bộ phần mềm của Visual Studio 98 củahãng MicroSoft ra đời năm 98 Cho đến nay nó đã được cập nhật đến bản sửalỗi 6

 VB là ngôn ngữ lập trình đa năng sử dụng để phát triển các phần mềm hoạtđộng trong môi trường Window hay trên mạng Internet Nó là sự kế thừa từngôn ngữ lập trình Basic với những ưu điểm chính:

 Bao gồm những đặc điểm của Basic nên rất quen thuộc dễ dùng

 Cung cấp nhiều công cụ điều khiển có sẵn để hỗ trợ cho lập trình viênnhất là trong lập trình CSDL Là ngôn ngữ có tính trực quan rất cao “What you see its What you have “

 Có cấu trúc chặt chẽ ở mức vừa phải rất dễ dàng để có thể học tậpthành thạo.

 Các phiên bản của VB 6.0 :

+ Learning Editor : là phiên bản cơ bản nhất nó cho phép viết nhiều kiểu ứngdụng khác nhau.Tuy nhiên nó không có sẵn một số công cụ điều khiển nhưcác phiên bản khác

+ Professional Editor :là phiên bản thiết cho người dùng chuyên nghiệp nóchứa tất cả các tính năng và công cụ có trong phiên bản Learning Editor và

bổ sung thêm một số thư viện và công cụ điều khiển

+ EnterPrise Editor :đây là phiên bản đầy đủ nhất giành cho phát triển ứngdụng chuyên nghiệp, nó chứa các công cụ để hỗ trợ lập trình theo nhóm

2.2.1.2 Các tính năng của Visual Basic

 Tạo giao diện người dùng Giao diện người sử dụng có lẽ là thành phần quantrọng nhất của một ứng dụng Đối với người sử dụng, giao diện chính là ứngdụng, hộ không cần chú ý đến thành phần mã thực thi bên dưới Ứng dụngcủa chúng ta có thể phổ biến được hay không phụ thuộc vào giao diện

 Sử dụng điều khỉển Visual Basic: ta dùng những điều khiển để lấy thông tin

mà người sử dụng nhập vào và để hiển thị kết xuất Những điều khiển mà ta

có thể dùng trong ứng dụng bao gồm hộp văn bản, nút combo, hộp danhsách…

 Gỡ rối mã và quản lý lỗi

 Cho phép các khả năng lập trình nâng cao dành riêng cho các chuyên gia màvẫn giữ được sự đơn giản cho người mới học

 Các thông báo lỗi rõ ràng và thân thiện

 Chạy nhanh với các chương trình nhỏ

 Không cần phải hiểu biết về phần cứng máy tính

 Đứng giữa người sử dụng và hệ điều hành

2.2.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

2.2.2.1 Khái quát về cơ sở dữ liệu

Phần dữ liệu được lưu giữ trong máy tính theo một quy định nào đó được gọi

là cơ sở dữ liệu (database)

Cơ sở dữ liệu (CSDL) là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữtrên các thiết bị lưu trữ thông tin thứ cấp (như băng từ, đĩa từ ) để có thể thỏa mãnyêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chươngtrình ứng dụng với nhiều mục đích khác nhau

Phần chương trình để có thể xử lý, thay đổi dữ liệu này được gọi là hệ quảntrị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL).Theo nghĩa này hệ quản trị cơ sở dữ liệu có nhiệm vụrất quan trọng như là một bộ diễn dịch với ngôn ngữ bậc cao nhằm giúp người sử

dụng có thể dùng được hệ thống mà ít nhiều không cần quan tâm đến thuật toán chitiết hoặc biểu diễn dữ liệu trong máy tính.

Một CSDL được phân thành các mức khác nhau:

 Phần cơ sở dữ liệu vật lý (mức vật lý) là các tệp dữ liệu theo một cấutrúc nào đó được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứ cấp như đĩa, băng từ…

 Phần cơ sở dữ liệu mức khái niệm là một sự biểu diễn trừu tượng củaCSDL vật lý, còn có thể nói tương đương: CSDL mức vật lý là sự càiđặt cụ thể của CSDL mức khái niệm

 Các khung nhìn (view) là cách nhìn, là quan niệm của từng người sửdụng đối với CSDL mức khái niệm Sự khác nhau giữa khung nhìn vàmức khái niệm thực chất là không lớn

Ưu điểm nổi bật của CSDL là:

 Giảm sự trùng lặp thông tin xuống mức thấp nhất và do đó bảo đảmđược tính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu

 Đảm bảo dữ liệu có thể được truy xuất theo nhiều cách khác nhau

 Khả năng chia sẻ thông tin cho nhiều người sử dụng và nhiều ứng dụngkhác nhau

2.2.2.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003

Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows,trong đó có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh chương trìnhcho hầu hết các bài toán thường gặp trong quản lý, thống kê, kế toán Với Access,người dùng không phải viết từng câu lệnh cụ thể như trong Pascal, C hay VisualBasic mà chỉ cần tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải quyết

ACCESS được sử dụng nhiều trong các chương trình máy tính liên quan đến

dữ liệu Nó lưu trữ các thông tin cần thiết để xử lý, thay đổi được thực hiện bởi cácphần mềm ứng dụng Nó đảm bảo tính trung thực và dễ sử dụng, thân thiện vớingười dùng, dễ thiết kế Nhưng điểm đặc biệt quan trọng là một chương trìnhAccess có khả năng đảm bảo đầy đủ các yêu cầu cần thiết của một hệ quản trị cơ sở

dữ liệu

Microsoft Access là hệ thống các chương trình hỗ trợ các tác vụ quản lý, khaithác dữ liệu theo mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ Nó trợ giúp cho người sử dụng lưutrữ thông tin dữ liệu bên ngoài vào máy tính dưới dạng các bảng và có thể xử lý trên

dữ liệu trong các bảng đã lưu trữ

Microsoft Access có các đặc điểm sau:

 Hỗ trợ cơ chế tự động kiểm tra khoá chính, phụ thuộc tồn tại,miền giá trị,…của cơ sở dữ liệu bên trong các bảng một cách chặt chẽ

 Với công cụ Wizard cho phép người sử dụng có thể thiết kế các đốitượng trong đó một cách nhanh chóng

 Với công cụ truy vấn bằng QBE (Query By Example) hỗ trợ người sửdụng có thể thực hiện các truy vấn mà không cần quan tâm đến cú

pháp của các câu lệnh trong ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL đượcviết như thế nào.

 Ứng dụng có thể sử dụng trên môi trường mạng máy tính nhiều người

sử dụng, cơ sở dữ liệu được bảo mật tốt

 Có khả năng trao đổi với các ứng dụng khác và có thể chuyển đổi dữliệu

 Dữ liệu được gói trong một tập tin

2.3 Nghiệp vụ của bài toán quản lý kho

 Bước 1 : Kho nhận hóa đơn và bảng kê từ phòng kế toán

 Bước 2 : Kho viết phiếu xuất kho : phiếu này gồm có 3 liên : 1 gửi lên phòng

kế toán, 1 do kho giữ, 1 đưa cho khách hàng

 Bước 3 : Khách hàng kiểm tra hàng theo đúng bảng kê sau đó ghi xác nhận giao nhận hàng vào phần dưới bảng kê

 Bước 4 : Kho chuyển phiếu xuất kho lên cho phòng kế toán

2.3.2 Về mặt thực tế

2.3.2.1 Nhập kho

 Khi khách hàng có nhu cầu đặt hàng của công ty, họ sẽ liên hệ với Giám Đốcchi nhánh hoặc phòng kế toán, đưa ra thông tin về số lượng và chủng loại hàng cần đặt

 Phòng kế toán gọi điện xuống kho hỏi xem có còn loại hàng và đủ số lượng như khách hàng đặt hay không

 Kho tiến hành kiểm tra hàng trong kho theo chủng loại và số lượng yêu cầu rồi báo lại cho phòng kế toán

 Nếu kho còn đủ hàng theo yêu cầu đặt hàng của khách hàng, phòng kế toán

sẽ báo lại cho khách hàng biết và hẹn ngày giờ giao hàng

 Nếu kho báo lại không đủ hàng theo yêu cầu của khách, phòng kế toán sẽ gửiđơn đặt hàng tới nhà cung cấp hoặc các đại lý khác để đặt hàng , trong đơn ghi rõ loại hàng và số lượng từng loại

 Tổng công ty sẽ kiểm tra loại hàng theo yêu cầu sau đó báo lại cho chi

nhánh Nếu chi nhánh quyết định nhập hàng thì tổng công ty sẽ chuyển hàng

ra theo lịch hẹn trước

 Khi hàng hóa từ nhà cung cấp chuyển tới kho của công ty ( hàng hóa về công

ty sẽ được phân theo từng lô để quản lý, mỗi lô hàng sẽ có nhiều loại mặt hàng ), phòng kế toán sẽ chuyển hóa đơn và bảng kê xuống cho kho Kho dựa vào hóa đơn và bảng kê kiểm tra hàng theo từng lô hàng

 Nếu hàng không đạt yêu cầu hoặc lỗi nhiều thi chi nhánh có thể gửi hàng trả lại hàng cho nhà cung cấp Ghi rõ vào bảng kê lý do trả lại hàng, số lượng hàng đã nhận

 Nếu hàng đạt yêu cầu, kho ghi vào bảng kê số lượng hàng đã nhận sau đó viết phiếu nhập kho

 Nhân viên cúa kho tiến hành sắp xếp hàng vào kho

 Thủ kho dựa vào hóa đơn và phiếu nhập kho nhập số liệu vào máy tính

 Cuối cùng kho chuyển một liên của phiếu xuất kho lên cho phòng kế toán

 Trường hợp hàng trả lại : lý do trả lại hàng có thể do khách hàng hoặc do kho Lý do này sẽ được khách hàng ghi rõ vào phiếu xuất kho Nhân viên trong kho tiến hành kiểm tra lại hàng trả lại Nếu đúng thì tiến hành nhập khonhư thủ tục thông thường

 Kho chuyển phiếu xuất kho lên phòng kế toán

2.3.3 Thu thập chứng từ, bảng biêu, báo cáo

2.3.3.1 Chứng từ

Chứng từ kế toán là bằng chứng để chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tếphát sinh của đơn vị xảy ra là có thực và đảm bảo tính pháp lý Nói cách khác,chứng từ kế toán là phương tiện cung cấp và kiểm tra các thông tin phục vụ cho quátrình kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất Hoặc có thể nói chứng từ kế toán là bứctranh tổng thể về các nghiệp vụ kinh tế của doanh nghiệp trong một kỳ hoạt đông

Theo điều 4 luật kế toán, định nghĩa chứng từ kế toán như sau: Chứng từ kếtoán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phátsinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán

Chứng từ kế toán là khâu đầu tiên và có ý nghĩa quan trọng trong chu trình

kế toán khép kín Thực hiện tốt khâu lập chứng từ là tiền đề quan trọng để nâng caochất lượng thông tin kế toán đảm bảo nhanh và chính xác là cơ sở khoa học để đưa

ra các quyết định Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý cho việc ghi sổ và đưa ra cácbáo cáo tài chính

Chứng từ kế toán là căn cứ để kiểm tra các thong tin về tình hình tài chính, từ

đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính, ngăn chặn các hiện tượng tham

ô, tiêu cực trong hoạt động quản lý tài sản

Căn cứ vào nội dung kinh tế, chứng từ kế toán được chia làm nhiều loại như:Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hang, hoá đơnGTGT, v.v

Căn cứ theo nội dung đề tài kế toán vật tư, em đã thu thập 2 mẫu chứng từhàng tồn kho là phiếu nhập kho và phiếu xuất kho:

Mã phiếu nhập:………

Họ tên người giao hàng

Lý do nhập : Nhập tại kho địa điểm

Mã lô

Đơn vị tính

SỐ LƯỢNG

Đơn Giá Thành tiền Yêu cầu

T Thực nhập