PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG TÁC ĐẦU TƯ CHO CÔNG TY VIỄN THÔNG

Tạo mới dự án: người có quyền cập nhật thông tin phần này là quản lý của chủ ñầu tư và ñược chỉ ñịnh bởi admin • Tên dự án ñề xuất: nhập dữ liệu dạng text • Giao nhiệm vụ cho chuyên viên

Trang 1

VIỄN THÔNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TIÊU CHUẨN KỸ THUẬT

PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG TÁC ðẦU TƯ XÂY DỰNG CHO VIỄN THÔNG THÀNH PHỐ

HỒ CHÍ MINH

Trang 2

MỤC LỤC

1.GIỚI THIỆU VIỄN THÔNG TP.HCM (VTTPHCM) 5

1.1 Mô hình tổ chức: 5

1.2.Quản lý dự án ñầu tư 6

1.3.ðối tượng 6

1.4.Cấp phê duyệt 7

1.5.Thống kê 7

1.6.Hạ tầng mạng IT 8

2.ðẶC ðIỂM CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ ðẦU TƯ 9

2.1 Tính module hóa 9

2.2 Tính linh hoạt 9

2.3 Tính mở rộng 9

2.4 Tính tích hợp 9

3.CÁC MỤC TIÊU 9

3.1 Quản lý ñối tượng 9

3.2 Quản lý tài chinh của các ñối tượng 9

3.3 Thực hiện ñúng qui trình 9

3.4 Áp dụng nhanh các thay ñổi luật, qui ñịnh 9

3.5 Kiểm tra 9

3.6 Chủ ñộng nhân sự 10

3.7 Kiểm soát tiến ñộ 10

3.8 ðồng bộ các dự án 10

3.9 Hỗ trợ ra quyết ñịnh 10

Trang 3

4.QUI TRÌNH NGHIỆP VỤ 11

4.1 Tạo mới kế hoạch 11

4.2 Tạo mới dự án 11

4.3 Lập dự án / dự toán 11

4.4 Thẩm ñịnh và phê duyệt dự án / dự toán 12

4.5 Lập thiết kế kỹ thuật – dự toán 12

4.6 Lập thiết kế kỹ thuật – dự toán 13

4.7 Lập TKBVTC-DT 13

4.8 Thẩm ñịnh và phê duyệt TKBVTC-DT 14

4.9 Lập hồ sơ mời thầu 14

4.10 Thẩm ñịnh & phê duyệt hồ sơ mời thầu 15

4.11 Tổ chức ñấu thầu 15

4.12 Phê duyệt kết quả thầu 15

4.13 Thông báo vốn 16

4.14 Cấp phát vốn 16

4.15 Triển khai thực hiện hợp ñồng 16

4.16 Kiểm toán 17

4.17 Thẩm ñịnh và phê duyệt hồ sơ quyết toán 18

4.18 Thanh lý hợp ñồng 18

5 TIÊU CHUẨN KỸ THUẬT 20

5.1 Các chức năng quản lý ñầu tư 20

5.2 Quản lý các ñối tượng ñầu tư 20

5.3 Các trình tiện ích 20

5.4 Quản lý các danh mục 21

5.5 Quản lý các danh mục 21

5.6 Các chức năng backup dữ liệu 22

6 TUỲ CHỌN 22

6.1 Kết nối với phần mềm thứ ba 22

7 CẤU TRÚC KỸ THUẬT 23

7.1 Cấu trúc phần mềm 23

7.2 Khuyến nghị phần cứng 23

7.3 Hệ quản lý csdl quan hệ (RDBMS) 23

7.4 Ngôn ngữ phần mềm 24

Trang 4

7.5 Font chữ 24

8 YÊU CẦU HOẠT ðỘNG 25

8.1 Lưu trữ 25

8.2 Dung lượng 25

8.3 Bảo mật 25

8.4 Thời gian ñáp ứng 25

9 ðÀO TẠO 25

9.1 Nhân sự tham gia ñào tạo 25

9.2 Chuyển giao bí quyết 25

9.3 Tài liệu ñào tạo 26

10 DỮ LIỆU 26

11 YÊU CẦU NHÀ THẦU CUNG CẤP ðỦ CÁC HỒ SƠ SAU 26

11.1 License 26

11.2 Tiến ñộ thực hiện 26

11.4 Báo giá 26

11.5 Nhân sự triển khai phần mềm ở các giai ñoạn 26

Trang 5

1 GIỚI THIỆU VIỄN THƠNG TP.HCM (VTTPHCM)

VTTPHCM là doanh nghiệp nhà nước thuộc Tập đồn Bưu chính Viễn thơng Việt Nam, là nhà cung cấp dịch vụ viễn thơng và cơng nghệ thơng tin ở thị trường TP.HCM

Hoạt động của VTTPHCM đều phải tuân thủ các qui định của nhà nước cho doanh nghiệp cĩ 100% vốn của nhà nước

Phịng Kinh doanh

Cấp II

Viễn thơng TPHCM

Cấp I Chủ đầu tư

Trang 6

1.2 Quản lý dự án đầu tư:

Tất cả kế hoạch, dự án đầu tư của VTTPHCM đều do Lãnh đạo VTTPHCM trực tiếp chỉ

đạo thực hiện:

- Vốn thuộc VTTPHCM: Chịu trách nhiệm phê duyệt và thẩm định

- Vốn thuộc Tập đồn: thực hiện theo uỷ quyền của Tập đồn, Tập đồn chịu trách nhiệm phê duyệt và thẩm định

ðại diện của Lãnh đạo VTTPHCM là phịng ðầu tư của VTTPHCM

Các Lãnh đạo đơn vị trực thuộc VTTPHCM (cấp II) mà đại diện là các phịng đầu tư chỉ thực hiện theo sự ủy quyền và chỉ đạo của VTTPHCM thơng qua phịng đầu tư của VTTPHCM

Vì vậy, tất cả kế hoạch, dự án đầu tư của VTTPHCM đều do phịng đầu tư của VTTPHCM thực hiện, theo dõi, trình duyệt, thẩm định và quản lý

Các phịng ban khác của VTTPHCM và các đơn vị trực thuộc VTTPHCM chỉ được xem một số thơng tin của kế hoạch, dự án đầu tư,…

B BCKTKT lắp đặt thiết bị viễn thơng – tin học

C BCKTKT xây dựng cơng trình kiến trúc

D BCKTKT xây dựng cơng trình viễn thơng – tin học

E DAðT mua sắm thiết bị cơng trình kiến trúc

F DAðT mua sắm thiết bị cơng trình viễn thơng – tin học

G DAðT xây dựng cơng trình kiến trúc cĩ thiết kế 2 bước

H DAðT xây dựng cơng trình viễn thơng – tin học cĩ thiết kế 2 bước

I DAðT xây dựng cơng trình kiến trúc cĩ thiết kế 3 bước

J DAðT xây dựng cơng trình viễn thơng – tin học cĩ thiết kế 3 bước

K DT sửa chữa cơng trình kiến trúc

L DT sửa chữa cơng trình viễn thơng – tin học

M TKBVTC-DT sửa chữa cơng trình kiến trúc

Trang 7

N TKBVTC-DT sửa chữa cơng trình viễn thơng – tin học 1.3.3 Thiết kế kỹ thuật-dự tốn:

1.3.5 Hồ sơ thầu: Sau khi cĩ phê duyệt dự án/Thiết kế kỹ thuật-dự tốn/TKBVTC-DT sẽ tiến hành thủ tục thầu Một dự án cĩ thể cĩ một hoặc nhiều gĩi thầu Cĩ nhiều hình thức thầu: đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chào hàng cạnh tranh, chỉ định thầu, … 1.3.6 Hợp đồng: Sau khi phê duyệt kết quả thầu sẽ tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng với nhà thầu trúng thầu Mỗi gĩi thầu cĩ thể cĩ nhiều hợp đồng

Các đối tượng được quản lý đầy đủ các thơng tin như tên, số hiệu, ngày lập, ngày hết hạn, giá trị, người thực hiện, loại, các văn bản liên quan… và được theo dõi quá trình thực hiện

1.4 Cấp phê duyệt:

Do Tập đồn hay VTTPHCM tuỳ thuộc vào giá trị và tính chất cơng việc

1.5 Thống kê:

1.5.1 Thống kê số lượng các đối tượng cần quản lý trong 1 năm:

Trang 8

1.6 Hạ tầng mạng IT:

Hạ tầng mạng IT của VTTPHCM ñược ñầu tư tương ñối hoàn chỉnh Tất cả các ñơn

vị ñều có LAN nội bộ (10/100 Mbps) và các ñơn vị ñều có ñường nối về VTTPHCM bằng cáp quang 1Gbps

Trang 9

2 ðẶC ðIỂM CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ ðẦU TƯ:

VTTPHCM mong muốn đầu tư một phần mềm để quản lý các kế hoạch, dự án đầu

tư cĩ tính mở và đáp ứng được các yêu cầu trong tương lai Phần mềm cĩ các khả năng sau:

2.1 Tính module hĩa: xác định rõ ràng các module khác nhau của hệ thống với phạm vi hoạt

động và khả năng của những modue này

2.2 Tính linh hoạt: khi qui trình cơng tác đầu tư xây dựng hoặc mơ hình tổ chức của

VTTPHCM thay đổi phần mềm phải cho phép thực hiện dễ dàng các chức năng bổ sung như các chức năng mới, thay đổi qui trình, thêm qui trình mới,…., cĩ thể dễ dàng thay đổi khi chương trình đang vận hành mà khơng cần phải thay đổi source code hoặc cấu trúc thiết

kế của phần mềm

2.3 Tính mở rộng : hệ thống phải cĩ khả năng nâng cấp phù hợp với việc phát triển số lượng

quản lý, người dùng, thêm đơn vị mới,…

2.4 Tính tích hợp: tất cả các hệ thống sẽ chia sẻ một cơ sở dữ liệu duy nhất, luơn kết nối chặt

chẽ với nhau, để người ta cĩ thể tham chiếu đến nĩ thơng qua các giao diện truy cập dữ liệu

đã được tiêu chuẩn hĩa Phần mềm phải được xây dựng theo mơ hình tập trung để việc điều

chỉnh, bổ sung, sữa chữa phần mềm hoặc cơ sở dữ liệu (nếu cĩ) thì chỉ thực hiện tại một máy chủ duy nhất và cĩ tác động ngay đến người sử dụng mà khơng yêu cầu người dùng phải cập nhật trên máy của người dùng

3 CÁC MỤC TIÊU:

3.1 Quản lý đối tượng: quản lý tất cả các thơng tin, tài liệu (các bản scaner), tiến độ thực hiện

liên quan đến các đối tượng kế hoạch, dự án, dự tốn, thiết kế kỹ thuật-dự tốn,

TKBVTC-DT, hồ sơ thầu, hợp đồng Tìm kiếm linh hoạt các đối tượng đầu tư

3.2 Quản lý tài chinh của các đối tượng: quản lý đầu tư dự kiến và đầu tư thực tế, thơng tin

chi phí thực hiện, thơng tin tạm ứng, cấp phát vốn, thanh tốn

3.3 Thực hiện đúng qui trình: các qui trình thực hiện được cài đặt sẳn cho từng loại hồ sơ,

cũng như các yêu cầu ràng buộc cần cĩ trước khi chuyển sang bước kế tiếp (do người quản trị khai báo), việc này sẽ giúp việc thực hiện đầy đủ và chính xác các qui trình, qui định Ở mỗi bước đều cĩ thể tham khảo các qui định, văn bản pháp qui (nếu cĩ) để giúp người thực hiện cĩ đầy đủ sở cứ để thực hiện

3.4 Áp dụng nhanh các thay đổi luật, qui định: Khi cĩ sự thay đổi luật hay qui định (do nhà

nước hay Tập đồn) dẫn đến thay đổi qui trình và các ràng buộc thực hiện ở các bước thì người quản trị sẽ khai báo lại qui trình, các ràng buộc Các cơng việc đang tiến hành sẽ

được xử lý theo các qui trình và ràng buộc mới bắt đầu từ bước đang thực hiện

3.5 Kiểm tra: Người cĩ trách nhiệm kiểm tra cĩ thể kiểm tra lại tất cả các bước đã thực hiện

của các kế hoạch, dự án/dự tốn đã và đang thực hiện để phát hiện các vấn đề sai phạm

ðiều này cĩ lợi khi cĩ sự thay đổi luật, qui định ảnh hưởng các kế hoạch, dự án đang triển

khai

Trang 10

3.6 Chủ ñộng nhân sự: khi tổ chức hay nhân sự thực hiện thay ñổi thì chỉ cần khai báo lại hay

chỉ ñịnh lại ñơn vị hay nhân sự thực hiện Tất cả tài liệu, thông tin, quá trình thực hiện,…

ñều có trên hệ thống nên nhân sự mới ñều tiếp nhận dễ dàng và nhanh chóng

3.7 Kiểm soát tiến ñộ: ở mỗi bước ñều có qui ñịnh số ngày thực hiện (do khai báo sẳn cho mỗi

bước hay ñược khai báo lại cho mỗi bước khi thực hiện do ñặc thù của kế hoạch, dự án cụ thể) Người thực hiện hay kiểm tra sẽ thấy các kế hoạch hay dự án mình thực hiện trên cửa

sổ công việc của mình Cảnh báo các công việc sắp hết hạn hay quá hạn ñể ñẩy nhanh cho kịp tiến ñộ

3.8 ðồng bộ các dự án: tổng số ngày thực hiện ở các bước sẽ biết ngày hoàn thành dự án, ñiều

chỉnh số ngày này cho từng dự án cụ thể ñể có sự ñồng bộ cho các dự án tiến hành song song

3.9 Hỗ trợ ra quyết ñịnh: Lãnh ñạo VTTPHCM có ñầy ñủ thông tin của các kế hoạch, dự án

trong quá trình triển khai ñể ra các quyết ñịnh ñiều chỉnh, giải quyết vướng mắc, ñẩy nhanh tiến ñộ, hạn chế sai sót,… Qua các thông tin của các kế hoạch, dự án trong quá trình triển khai lãnh ñạo VTTPHCM, các phòng ban, các ñơn vị trực thuộc ra quyết ñịnh các kế hoạch

về nhân sự, kinh doanh, ñầu tư cơ sở hạ tầng, sửa chữa, phù hợp và kịp thời ñể phát huy hiệu quả của kế hoạch, dự án ñang triển khai

Trang 11

4 QUI TRÌNH NGHIỆP VỤ:

4.1 Tạo mới kế hoạch: (người có quyền cập nhật thông tin phần này ñược chỉ ñịnh bởi admin)

• Tên kế hoạch: (nhập dữ liệu dạng text)

• Tóm tắt nội dung chính của kế hoạch: (có box nhập dữ liệu dạng text)

• Quyết ñịnh phê duyệt:

• File ñính kèm:

Hoàn tất (kế hoạch ñược lưu vào hệ thống)

4.2 Tạo mới dự án: (người có quyền cập nhật thông tin phần này là quản lý của chủ ñầu tư và

ñược chỉ ñịnh bởi admin)

• Tên dự án ñề xuất: (nhập dữ liệu dạng text)

• Giao nhiệm vụ cho chuyên viên lập dự án: (chọn từ list chuyên viên trực thuộc ñơn

vị của người quản lý)

Hoàn tất (hồ sơ ñược chuyển cho chuyên viên ñã ñược chọn)

4.3 Lập dự án / dự toán: (người có quyền cập nhật thông tin phần này là chuyên viên ñược

giao nhiệm vụ ở bước 2)

• Tên dự án / dự toán ñược lập: (nhập dữ liệu dạng text)

• Thuộc kế hoạch: (chọn từ list kế hoạch ñã tạo mới và hiển thị thông tin ñầy ñủ của kế hoạch)

• Tóm tắt quy mô dự án / dự toán: (có box nhập dữ liệu dạng text)

• Tổng mức ñầu tư / tổng kinh phí trước thuế GTGT: (VNð)

Trang 12

4.4 Thẩm ñịnh và phê duyệt dự án / dự toán: (người có quyền cập nhật thông tin phần này

ñược chỉ ñịnh bởi người quản lý của ñơn vị nhận hồ sơ ở bước 3)

• Tên dự án / dự toán chính thức: (nhập dữ liệu dạng text)

• Số hiệu:

• Ngày nhận hồ sơ:

• Ngày hoàn tất công tác thẩm ñịnh:

• Loại hồ sơ: (chọn từ list loại hồ sơ)

• Nguồn vốn dự kiến: (chọn từ list nguồn vốn)

• Tóm tắt quy mô dự án: (có box nhập dữ liệu dạng text)

• Tổng mức ñầu tư / tổng kinh phí trước thuế GTGT:

Hoàn tất (hồ sơ sẽ ñược chuyển cho người quản lý của ñơn vị ñược chọn)

4.5 Lập thiết kế kỹ thuật – dự toán: (người có quyền cập nhật thông tin phần này ñược chỉ

ñịnh bởi người quản lý của ñơn vị nhận hồ sơ ở bước 4)

• Tên thiết kế kỹ thuật – dự toán: (lấy tên dự án chính thức ở bước 4)

• Hạng mục: (lấy tên gói thầu trong phần kế hoạch thầu ở bước 4)

• Tổng dự toán trước thuế GTGT: (VNð)

Trang 13

• ðơn vị tư vấn lập thiết kế kỹ thuật: (chọn từ list nhà thầu)

4.6 Thẩm ñịnh và phê duyệt thiết kế kỹ thuật – dự toán: (người có quyền cập nhật thông tin

phần này ñược chỉ ñịnh bởi người quản lý của ñơn vị nhận hồ sơ ở bước 5)

• Tên thiết kế kỹ thuật – dự toán: (lấy tên dự án chính thức ở bước 4)

• Số hiệu:

• Tổng dự toán trước thuế GTGT: (theo chi tiết ở bước 4)

4.7 Lập TKBVTC-DT (người có quyền cập nhật thông tin phần này tất ñược chỉ ñịnh bởi người

quản lý của ñơn vị nhận hồ sơ ở bước 4 hoặc bước 6 tùy theo quy ñịnh)

• Tên TKBVTC-DT: (lấy tên dự án chính thức ở bước 4)

• Tổng dự toán trước thuế GTGT: (VNð)

• ðơn vị tư vấn lập TKBVTC-DT: (chọn từ list nhà thầu)

Trang 14

4.8 Thẩm ñịnh và phê duyệt TKBVTC-DT: (người có quyền cập nhật thông tin phần này ñược

chỉ ñịnh bởi người quản lý của ñơn vị nhận hồ sơ ở bước 7)

• Tên TKBVTC-DT: (lấy tên dự án chính thức ở bước 4)

• Số hiệu:

• Tổng dự toán trước thuế GTGT: (theo chi tiết ở bước 4)

4.9 Lập hồ sơ mời thầu: (người có quyền cập nhật thông tin phần này ñược chỉ ñịnh bởi người

quản lý của ñơn vị nhận hồ sơ ở bước 4 hoặc bước 8 tùy theo quy ñịnh)

Trang 15

• Chuyển ñơn vị thực hiện bước tiếp theo: (chọn từ list ñơn vị của chủ ñầu tư hoặc VTTP theo quy ñịnh)

4.10 Thẩm ñịnh & phê duyệt hồ sơ mời thầu: (người có quyền cập nhật thông tin phần này

ñược chỉ ñịnh bởi người quản lý của ñơn vị nhận hồ sơ ở bước 9)

4.11 Tổ chức ñấu thầu: (người có quyền cập nhật thông tin phần này ñược chỉ ñịnh bởi người

quản lý của ñơn vị nhận hồ sơ ở bước 10)

• Ngày phát hành hồ sơ mời thầu:

• Ngày ñóng thầu và mở thầu:

• Ngày bắt ñầu xét thầu:

4.12 Phê duyệt kết quả thầu: (người có quyền cập nhật thông tin phần này ñược chỉ ñịnh bởi

người quản lý của ñơn vị nhận hồ sơ ở bước 11)

• Tên nhà thầu trúng thầu: (chọn từ list nhà thầu)

• Giá trị trúng thầu trước thuế GTGT: (VNð hoặc USD)

Trang 16

4.13 Thông báo vốn: (người có quyền cập nhật thông tin phần này ñược chỉ ñịnh bởi admin)

• Tổng vốn ñược thông báo theo kế hoạch: (VNð)

• Nguồn vốn chính thức: (chọn từ list nguồn vốn)

• Quyết ñịnh phê duyệt:

Số:

• File ñính kèm:

Hoàn tất (thông báo vốn ñược lưu vào hệ thống)

4.14 Cấp phát vốn: (người có quyền cập nhật thông tin phần này ñược chỉ ñịnh bởi admin)

• Ngày chủ ñầu tư bắt ñầu xin cấp phát vốn:

Giá trị vốn ñề nghị cấp (VNð)

• Ngày Phòng KTTK-TC cấp phát vốn cho chủ ñầu tư:

Giá trị vốn cấp (VNð)

• Tỷ lệ vốn cấp / kế hoạch (%):

Hoàn tất (thông báo vốn ñược lưu vào hệ thống)

4.15 Triển khai thực hiện hợp ñồng: (người có quyền cập nhật thông tin phần này ñược chỉ

ñịnh bởi người quản lý của ñơn vị nhận hồ sơ ở bước 4 hoặc bước 12 tùy theo quy ñịnh)

• Tóm tắt thông tin hợp ñồng:

Số hợp ñồng:

Ngày ký hợp ñồng:

Giá trị hợp ñồng: (VNð hoặc USD)

Thời gian thực hiện hợp ñồng:

Tên nhà thầu ký hợp ñồng: (lấy tên nhà thầu trúng thầu ở bước 12)

Cập nhật (lưu phần này vào hệ thống)

Định dạng
Số trang	26
Dung lượng	247,73 KB