PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC NHÂN SỰ TẠI CHI NHÁNH VẬN TẢI HÀNG HÓA ĐƯỜNG SẮT SÀI GÒN

LỜI MỞ ĐẦU Để nước ta có thể thực hiện tốt quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá thì chúng ta phải chú trọng nhiều tới quản trị nhân lực, vì nguồn nhân lực là yếu tố quyết định trong quá trình phát triển đó. Một doanh nghiệp để có được một đội ngũ nhân viên đắc lực hay một lực lượng lao động hùng hậu, thì điều trước tiên doanh nghiệp đó hay tổ chức đó phải làm là phải có nghiệp vụ quản lý giỏi, phải có khoa học trong công tác quản trị nhân lực. Đó là nắm được yếu tố con người là đã nắm trong tay được hơn nửa thành công. Để tìm và giữ chân người tài giỏi trong bối cảnh hiện nay của doanh nghiệp Việt Nam thì công tác tổ chức nhân sự luôn là vấn đề đặt lên hàng đầu. và để thực hiện tốt nhiệm vụ đó thì doanh nghiệp cần phải có một sự phân tích nguồn nhân lực bên trong lẫn bên ngoài. Một mặt là điều tiết nhân viên một cách đúng đắn mặt khác là thông qua tuyển dụng và cơ cấu lương, thưởng có thể thu hút được nguồn lao động có chất lượng cao. Với những lý do trên, chúng ta có thể thấy rằng vấn đề cần hiểu rõ nguồn nhân lực luôn là mối quan tâm hàng đầu. từ đó em chọn đề tài “PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC NHÂN SỰ TẠI CHI NHÁNH VẬN TẢI HÀNG HÓA ĐƯỜNG SẮT SÀI GÒN” em hy vọng một phần nào giúp cho chi nhánh ngày càng phát triển trong thời gian tới. Kết cấu đề tài gồm 3 phần: Chương I: lý luận chung về quản trị nhân sự Chương II: Thực trạng về quản trị nguồn nhân lực tại Chi Nhánh vận tải hàng hóa đường sắt Sài Gòn Chương III: Phân tích và nhận xét chung về quản trị nhân sự tại Chi Nhánh vận tải hàng hóa đường sắt Sài Gòn CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ 1. Kh¸i niÖm qu¶n trÞ nh©n sù Ở bất kỳ một doanh nghiệp, một tổ chức dù lớn hay nhỏ thì yếu tố con người luôn được coi trọng nhất, bởi nó quyết định phần lớn thành công hay thất bại của một tổ chức. Bởi vậy mà quản trị nhân lực là một yếu tố không thể thiếu được trong sự quản lý đó. Nhân sự là một trong các nguồn lực quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của bất kỳ một doanh nghiệp nào. Vì vậy vấn đề nhân sự luôn được quan tâm hàng đầu. Có rất nhiều cách phát biểu khác nhau về quản trị nhân sự: Theo giáo sư người Mỹ Dimock “quản trị nhân sự bao gồm toàn bộ các biện pháp và thủ tục áp dụng cho nhân viên của một tổ chức và giải quyết tất cả các trường hợp xảy ra có liên quan tới một loại công việc nào đó” Còn giáo sư Felix Migro thì cho rằng: “ quản trị nhân sự là một nghệ thuật chọn lựa nhân viên mới và sử dụng các nhân viên cũ sao cho năng suất và chất lượng công việc của mỗi người đều đạt mức tối đa có thể”. Quản trị nhân sự là đảm bảo có đúng người với kỹ năng và trình độ phù hợp, vào đúng công việc và vào đúng thời điểm thích hợp để thực hiện mục tiêu của công ty. Nhưng dù ở bất cứ xã hội nào vấn đề mấu chốt của quản trị vẫn là quản trị nhân sự. Một doanh nghiệp dù có nguồn tài chính dồi dào, nguồn tài nguyên vật tư phong phú, hệ thống máy móc thiết bị hiện đại đi chăng nữa cũng sẽ trở nên vô ích, nếu không biết hoặc quản trị kém nguồn tài nguyên nhân sự. Chính cung cách quản trị tài nguyên nhân sự này tạo ra bộ mặt văn hoá của tổ chức, tạo ra bầu không khí có sự đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau hay lúc nào cũng căng thẳng bất ổn định. Nghiên cứu môn quản trị căn bản cho chúng ta nắm được các chức năng cơ bản của quản trị bao gồm: Chức năng hoạch định Chức năng tổ chức Chức năng lãnh đạo Chức năng kiểm tra Nhiều tác giả coi các chức năng quản trị về hoạch định, tổ chức lãnh đạo và kiểm tra là trung tâm về các cuộc bàn luận về quản trị. Những chức năng hợp thành quá trình quản trị này, quá trình được hợp thành một cách từ từ để một việc nào đó đều liên quan đến quản trị bất kể theo kiểu tổ chức hay ở cấp quản trị nào. Khi luận giải về vấn đề này các nhà quản trị Harold, Koontz và Cyril nói: Khi hành động theo khả năng quản trị của mình, các chủ tịch, trưởng phòng, đốc công, giám thị, trưởng khoa, giám mục và những người đứng đầu các cơ quan của chính phủ đều làm cùng một việc. Với tư cách nhà quản trị tất cả những người này phần nào đều tiến hành theo công việc được hoàn thành cùng với con người và thông qua con người. Với tư cách nhà quản trị, mỗi người trong số họ lúc này hay lúc khác đều phải được thực hiện những nhiệm vụ đặc trưng của những nhà quản trị. Thậm chí một quản trị gia được việc cũng sử dụng các chức năng quản trị này, mặc dù trong nhiều trường hợp các chức năng này cũng được sử dụng theo trực giác. Hoạch định bao hàm một việc thiết lập các mục tiêu và đối tượng đối với tổ chức và phát triển các biểu đồ công việc cho thấy những mục tiêu và đối tượng đó được hoàn thành như thế nào. Khi kế hoạch đã được hình thành thì việc tổ chức trở nên quan trọng. Chức năng này bao hàm việc kết hợp các nguồn lực với nhau là con người, vốn và thiết bị một cách hiệu quả nhất để hoàn thành mục tiêu. Do vậy tổ chức bao hàm nhiều việc kết hợp các nguồn lực. VËy qu¶n trÞ nh©n sù ®­îc hiÓu lµ mét trong c¸c chøc n¨ng c¬ b¶n cña qu¸ tr×nh qu¶n trÞ, gi¶i quyÕt tÊt c¶ c¸c vÊn ®Ò liªn quan tíi con ng­êi g¾n víi c«ng viÖc cña hä trong bÊt cø tæ chøc nµo. Qu¶n trÞ nh©n sù lµ mét ho¹t ®éng võa mang tÝnh khoa häc võa

LỜI MỞ ĐẦU

Để nước ta có thể thực hiện tốt quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá thì chúng ta phải chú trọng nhiều tới quản trị nhân lực, vì nguồn nhân lực là yếu tố quyết định trong quá trình phát triển đó

Một doanh nghiệp để có được một đội ngũ nhân viên đắc lực hay một lực lượng lao động hùng hậu, thì điều trước tiên doanh nghiệp đó hay tổ chức đó phải làm là phải có nghiệp vụ quản lý giỏi, phải có khoa học trong công tác quản trị nhân lực Đó là nắm được yếu tố con người là đã nắm trong tay được hơn nửa thành công Để tìm và giữ chân người tài giỏi trong bối cảnh hiện nay của doanh nghiệp Việt Nam thì công tác tổ chức nhân sự luôn là vấn đề đặt lên hàng đầu và để thực hiện tốt nhiệm vụ đó thì doanh nghiệp cần phải có một sự phân tích nguồn nhân lực bên trong lẫn bên ngoài Một mặt là điều tiết nhân viên một cách đúng đắn mặtkhác là thông qua tuyển dụng và cơ cấu lương, thưởng có thể thu hút được nguồn lao động có chất lượng cao Với những lý do trên, chúng ta có thể thấy rằng vấn đề cần hiểu rõ nguồn nhânlực luôn là mối quan tâm hàng đầu từ đó em chọn đề tài “PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC

NHÂN SỰ TẠI CHI NHÁNH VẬN TẢI HÀNG HÓA ĐƯỜNG SẮT SÀI GÒN” em hy vọng một phần nào giúp cho chi nhánh ngày càng phát triển trong thời gian tới.

Kết cấu đề tài gồm 3 phần:

Chương I: lý luận chung về quản trị nhân sự

Chương II: Thực trạng về quản trị nguồn nhân lực tại Chi Nhánh vận tải hàng hóa đường sắt Sài Gòn

Chương III: Phân tích và nhận xét chung về quản trị nhân sự tại Chi Nhánh vận tải hàng hóa đường sắt Sài Gòn

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ

1. Kh¸i niÖm qu¶n trÞ nh©n sù

Ở bất kỳ một doanh nghiệp, một tổ chức dù lớn hay nhỏ thì yếu tố con người luôn được coi trọng nhất, bởi nó quyết định phần lớn thành công hay thất bại của một tổ chức Bởi vậy mà quản trị nhân lực là một yếu tố không thể thiếu được trong sự quản lý đó Nhân sự là một trong các nguồn lực quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của bất kỳ một doanh nghiệp nào Vìvậy vấn đề nhân sự luôn được quan tâm hàng đầu

Có rất nhiều cách phát biểu khác nhau về quản trị nhân sự:

Theo giáo sư người Mỹ Dimock “quản trị nhân sự bao gồm toàn bộ các biện pháp và thủ tục

áp dụng cho nhân viên của một tổ chức và giải quyết tất cả các trường hợp xảy ra có liên quan tới một loại công việc nào đó”

Còn giáo sư Felix Migro thì cho rằng: “ quản trị nhân sự là một nghệ thuật chọn lựa nhân viênmới và sử dụng các nhân viên cũ sao cho năng suất và chất lượng công việc của mỗi người đều đạtmức tối đa có thể”

Quản trị nhân sự là đảm bảo có đúng người với kỹ năng và trình độ phù hợp, vào đúng công việc và vào đúng thời điểm thích hợp để thực hiện mục tiêu của công ty

Nhưng dù ở bất cứ xã hội nào vấn đề mấu chốt của quản trị vẫn là quản trị nhân sự Một doanhnghiệp dù có nguồn tài chính dồi dào, nguồn tài nguyên vật tư phong phú, hệ thống máy móc thiết

bị hiện đại đi chăng nữa cũng sẽ trở nên vô ích, nếu không biết hoặc quản trị kém nguồn tài nguyên nhân sự Chính cung cách quản trị tài nguyên nhân sự này tạo ra bộ mặt văn hoá của tổ chức, tạo ra bầu không khí có sự đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau hay lúc nào cũng căng thẳng bất ổn định

Nghiên cứu môn quản trị căn bản cho chúng ta nắm được các chức năng cơ bản của quản trị bao gồm:

- Chức năng hoạch định

- Chức năng tổ chức

- Chức năng lãnh đạo

- Chức năng kiểm tra

Nhiều tác giả coi các chức năng quản trị về hoạch định, tổ chức lãnh đạo và kiểm tra là trung tâm về các cuộc bàn luận về quản trị Những chức năng hợp thành quá trình quản trị này, quá trìnhđược hợp thành một cách từ từ để một việc nào đó đều liên quan đến quản trị bất kể theo kiểu tổ chức hay ở cấp quản trị nào Khi luận giải về vấn đề này các nhà quản trị Harold, Koontz và Cyril nói: "Khi hành động theo khả năng quản trị của mình, các chủ tịch, trưởng phòng, đốc công, giám

thị, trưởng khoa, giỏm mục và những người đứng đầu cỏc cơ quan của chớnh phủ đều làm cựng một việc Với tư cỏch nhà quản trị tất cả những người này phần nào đều tiến hành theo cụng việc được hoàn thành cựng với con người và thụng qua con người Với tư cỏch nhà quản trị, mỗi người trong số họ lỳc này hay lỳc khỏc đều phải được thực hiện những nhiệm vụ đặc trưng của những nhà quản trị" Thậm chớ một quản trị gia được việc cũng sử dụng cỏc chức năng quản trị này, mặc

dự trong nhiều trường hợp cỏc chức năng này cũng được sử dụng theo trực giỏc

Hoạch định bao hàm một việc thiết lập cỏc mục tiờu và đối tượng đối với tổ chức và phỏt triển cỏc biểu đồ cụng việc cho thấy những mục tiờu và đối tượng đú được hoàn thành như thế nào Khi

kế hoạch đó được hỡnh thành thỡ việc tổ chức trở nờn quan trọng Chức năng này bao hàm việc kết hợp cỏc nguồn lực với nhau là con người, vốn và thiết bị một cỏch hiệu quả nhất để hoàn thành mục tiờu Do vậy tổ chức bao hàm nhiều việc kết hợp cỏc nguồn lực

Vậy quản trị nhân sự đợc hiểu là một trong các chức năng cơ bản của quá trình quản trị, giải quyết tất cả các vấn đề liên quan tới con ngời gắn với công việc của họ trong bất cứ tổ chứcnào Quản trị nhân sự là một hoạt động vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật vìquản trị nhân sự là một lĩnh vực gắn bó nhiều đến văn hoá tổ chức và chứa đựng nhiều giá trị nhân văn hơn bất cứ một lĩnh vực quản trị nào khác

2. Vai trũ của quản trị nhân sự

Yếu tố giỳp ta nhận biết được một xớ nghiệp hoạt động tốt hay khụng hoạt động tốt, thành cụng hay khụng thành cụng chớnh là lực lượng nhõn sự của nú – những con người cụ thể với long nhiệt tỡnh và úc sỏng kiến Mọi thứ cũn lại như: Mỏy múc thiết bị, của cải vật chất, cụng nghệ kỹ thuật đều cú thể mua được, học hỏi được, sao chộp được, nhưng con người thỡ khụng thể Vỡ vậy

cú thể khẳng định rằng quản trị nhõn sự cú vai trũ thiết yếu đối với sự tồn tại và phỏt triển của doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp quản trị nhõn sự thuộc chức năng chớnh của nhà quản trị, giỳp nhà quản trị đạt được mục đớch thụng qua nỗ lực của người khỏc Cỏc nhà quản trị cú vai trũ đề ra cỏc chớnh sỏch, đường lối, chủ trương cú tớnh chất định hướng cho sự phỏt triển của doanh nghiệp do đú nhà quản trị phải là người biết nhỡn xa trụng rộng, cú trỡnh độ chuyờn mụn cao Người thực hiện cỏc đường lối chớnh sỏch mà nhà quản trị đề ra là cỏc nhõn viờn thừa hành, kết quả cụng việc hoàn thành tốt hay khụng phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của nhõn viờn, vỡ vầy cho nờn cú thể núi rằng: “mọi quản trị suy cho cựng cũng là quản trị con người” Quản trị nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều đi đến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho ngời lao động hởng thành quả do họ làm ra

Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần phải

có bộ phận nhân sự Quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng của chức năng quản trị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức Quản trị nhân sự hiện diện ở khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản trị nào cũng có nhân viên dới quyền vì thế đều phải có quản trị nhân sự Cung cách quản trị nhân sự tạo ra bầu không khí văn hoá cho một doanh nghiệp

Đây cũng là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp Quản trị nhân sự có vai trò to lớn đối với hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp, nó là hoạt động bề sâu chìm bên trong doanh nghiệp nhng lại quyết định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

3.Những nội dung cơ bản của quản trị nhân sự :

Quản trị nhân sự là một hoạt động của quản trị doanh nghiệp, là quá trình tổ chức nguồn lao động cho doanh nghiệp, là phân bố sử dụng nguồn lao động một cách khoa học và có hiệu quả trên cơ sở phân tích công việc, bố trí lao động hợp lý, trên cơ sở xác định nhu cầu lao

động để tiến hành tuyển dụng nhân sự, đào tạo và phát triển nhân sự, đánh giá nhân sự thông qua việc thực hiện

Nội dung của quản trị nhân sự có thể khái quát theo sơ đồ sau

Phân tích công việc: xác định nội dung đặc

điểm của từng công việc, đánh giá tầm quan trọng của nó, và đa ra các yêu cầu cầnthiết đối với ngời thực hiện

Tuyển dụng nhân sự: chiêu mộ và chọn ra những ngời có khả năng thực hiện công việc

Đào tạo và phát triển nhân sự: giúp ngời lao

động xác định đợc mục tiêu hớng đi của mình, tạo môi trờng thuận lợi để ngời lao

động làm việc tốt

Đánh giá và đãi ngộ nhân sự: nhằm kích thích ngời lao động nâng cao hiệu quả kinh doanh,

4 Đặc điểm, nhiệm vụ và mục tiêu của quản trị nguồn nhân lực:

4.1 Đặc điểm:

Có thể nói quản trị nhân sự là một công việc hết sức khó khăn và phức tạp, bởi vì nó động chạm đến những con người cụ thể với những hoàn cảnh và nguyện vọng, sở thích, cảm xúc và vănhóa riêng biệt Quản trị nhân sự được hiểu là những tác động hợp quy luật của chủ thể quản lý nhân sự đến các khách thể quản lý nhân sự nhằm đạt được các mục tiêu quản lý nhân sự đã đề ra

Quản trị nhân sự là lĩnh vực theo dõi, hướng dẫn điều chỉnh, kiểm tra sự trao đổi chất (năng lượng, thần kinh, bắp thịt, ) giữa con người và các yếu tố vật chất của tự nhiên (công cụ, đối tượng lao động, năng lượng, ) trong quá trình tạo của cải vật chất, tinh thần để thỏa mãn nhu cầu của con người nhằm duy trì, bảo vệ, sử dụng và phát triển tiềm năng vô hạn của con người Khôngmột hoạt động nào của tổ chức mang lại hiệu quả nếu thiếu quản lý nhân sự Hay nói cách khác, mục tiêu của bất kỳ tổ chức nào cũng là nhằm sử dụng một cách có hiệu quả nhân sự của tổ chức

để đạt mục tiêu đặt ra

4.2 Nhiệm vụ:

− Đưa ra quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp và hiệu quả

− Quản lý lương và vị trí công việc trong công ty

− Kế hoạch đào tạo và phát triển cho nhân viên

− Lưu lại và quản lý thông tin của các nhân viên, mối quan hệ giữa các nhân viên trong công việc, thông tin về nhân sự trong công ty

− Cùng với người quản lý đưa ra quyết định thăng tiến hay cắt giảm nhân viên

− Có kế hoạch tìm kiếm và tuyển dụng nhân viên mới

4.3 Mục tiêu của quản trị nhân sự

− Mục tiêu của quản trị nhân sự là nhằm cung cấp cho doanh nghiệp một lực lượng laođộng

có hiệu qủa (effective) Ðể đạt được mục tiêu này, các nhà quản trị phải biết cách tuyển dụng, phát triển, đánh giá, và duy trì nhân viên của mình.Ðể có được nguồn nhân sự đáp ứng cho chiến lược phát triển, quản trị nhân sự phảinhằm vào thực hiện bốn mục tiêu cơ bản sau đây:

− Mục tiêu xã hội: Doanh nghiệp phải đáp ứng nhu cầu và thách đố của xã hội, doanh nghiệphoạt độngvì lợi ích của xã hội chứ không phải chỉ của riêng mình

− Mục tiờu thuộc về tổ chức: Quản trị nhõn sự là tỡm cỏch thớch hợp để cỏc bộ phận cũng như toàn bộ doanh nghiệpcú được những người làm việc cú hiệu quả Quản trị nhõn sự tự nú khụng phải là cứucỏnh; nú chỉ là một phương tiện giỳp doanh nghiệp đạt được cỏc mục tiờu.

− Mục tiờu chức năng và nhiệm vụ: Mỗi bộ phận phũng ban đều cú chức năng nhiệm vụ riờng,

vỡ thế mỗi bộ phận phũng ban phải đúng gúp phục vụ cho mục tiờu chung của doanh nghiệp

− Mục tiờu cỏ nhõn: Nhà quản trị phải giỳp nhõn viờn mỡnh đạt được cỏc mục tiờu cỏ nhõn của họ Nhà quản trị phải nhận thức rằng nếu lóng quờn mục tiờu cỏ nhõn của nhõn viờn, năng suất laođộng sẽ giảm, và nhõn viờn cú thể sẽ rời bỏ doanh nghiệp

5 Sự cần thiết của việc hoàn thiện quản trị nhân sự

“Mọi quản trị suy cho cùng cũng là quản trị con ngời” Thật vậy, quản trị nhân sự có mặt trong bất kỳ một tổ chức hay một doanh nghiệp nào nó có mặt ở tất cả các phòng ban, đơn vị Hiệu quả của công tác quản trị nhân sự là vô cùng lớn đối với một doanh nghiệp Quản trị nhân

sự bao gồm toàn bộ các biện pháp áp dụng cho nhân viên của một doanh nghiệp để giải quyết tất cả các trờng hợp xảy liên quan đến công việc đó Nếu không có quản trị nhân sự mọi việc

sẽ trở nên vô tổ chức, vô kỷ luật Đây là một công tác hết sức khó khăn vì nó động tới những con ngời cụ thể có những sở thích năng lực riêng biệt Việc hoàn thiện công tác quản trị nhân sự trong doanh nghiệp nhằm tạo ra đợc một đội ngũ ngời lao động nhiệt tình hăng hái, gắn bó với doanh nghiệp

Muốn hoàn thiện công tác quản trị nhân sự trong doanh nghiệp vai trò của nhà quản trị là rất quan trọng Ngoài kiến thức và sự hiểu biết chuyên môn nhà quản trị phải là ngời có t cách

đạo đức tốt, công minh Muốn công tác quản trị nhân sự đạt kết quả tốt nhà quản trị phải biết mình, biết ta, có thái độ công bằng nghiêm minh không để mất lòng ai

Để tạo động lực cho ngời lao động phải tiến hành những yếu tố cơ bản tác động lên động cơlàm việc của họ: phải hợp lý hoá chỗ làm để tạo ra năng suất lao động chung cho doanh nghiệp; phải đề cao tinh thần trách nhiệm và ý thức tự quản cho mỗi cá nhân, mỗi nhóm công tác; mỗi ngời phải gắn bó với kết quả cuối cùng với công việc mà mình đã đảm nhận; phải có sự phân công lao động rõ ràng, để mọi ngời biết mình làm việc dới quyền ai và ai là ngời kiểm tra kết quả công việc của mình

Hoàn thiện công tác quản trị nhân sự là sắp đặt những ngời có trách nhiệm, có trình độ chuyên môn để làm các công việc cụ thể trong chính sách nhân sự Là việc hình thành các quy chế làm việc, cải thiện điều kiện lao động đồng thời thu hút đợc các nhân sự từ nơi khác

đến, đẩy mạnh việc đào tạo nâng cao tay nghề ngời lao động, phải làm cho mọi ngời luôn ờng trực ý nghĩ: “nếu không cố gắng sẽ bị đào thải”

th-Vì vậy có thể khẳng định đợc rằng việc hoàn thiện công tác quản trị nhân sự trong doanh nghiệp là thực sự cần thiết cho sự phát triển của các doanh nghiệp

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ TÌNH HÌNH QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

TẠI CHI NHÁNH VẬN TẢI HÀNG HOÁ ĐƯỜNG SẮT SÀI GÒN

1.Khái quát về chi nhánh Vận Tải Hàng Hóa Đường Sắt Sài Gòn

1.1.Giới thiệu về Chi Nhánh vận tải hàng hóa đường sắt Sài Gòn:

Trụ sở: Tại ga Sóng Thần

Địa chỉ: xã An Bình - huyện Dĩ An - tỉnh Bình Dương

Điện thoại: 08.3729.5310 - Yahoo Messenger: khanhxndv@yahoo.com

Fax: 08.3729.5273 - Email: khanhbum@gmail.com

1.2.Quá trình hình thành của chi nhánh:

Chi nhánh vận tải hàng hóa đường sắt sài gòn được thành lập theo quyết định TCCB-LĐ ngày 21/10/2003 của Hội Đồng Quản Trị Công Ty Đường Sắt Việt Nam ( nay là đường sắt Việt Nam) Và kể từ ngày 01/04/2011 chi nhánh đã được tổ chức lại theo quyết định 1373/QĐ-ĐS ngày 05/11/2010 của Hội Đồng Thành Viên Đường Sắt Việt Nam, trên cơ sở sáp nhập bộ phận hóa vận của các ga Sóng Thần, Hố Nai và Nha Trang vào chi nhánh VTHHĐS Sài Gòn

719/QĐ-Chi nhánh là một chi nhánh vừa mới được tổ chức lại, cơ cấu tổ chức, cán bộ thành lập phù hợpvới mô hình hoạt động sản xuất kinh doanh

1.3.Nhiệm vụ của chi nhánh:

− Xây dựng và phát triển mối quan hệ hợp tác kinh tế, thương mại giữa Công ty với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài ngành đường sắt ở các tỉnh, thành phố, khu vực phía Nam

− Trực tiếp theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các hợp đồng kinh tế, hợp đồng liên doanh, liên kết do Công Ty Vận Tải Hàng Hóa Đường Sắt hoặc các đơn vị trực thuộc công ty ký kết với các tổ chức,

cá nhân trong và ngoài ngành đường sắt

− Quản lý, sử dụng vốn, tài sản, lao động, đất đai được giao theo quy định của pháp luật và của tổng công ty để thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ của Chi nhánh

− Thực hiện nhiệm vụ khai thác kinh doanh vận tải hàng hóa bằng đường sắt và vận tải bằng xe cơ giới, bốc xếp hàng hóa…

− Trực tiếp theo dõi thực hiện hoặc phối hợp với các đơn vị thành viên của công ty có liên quan đến thủ tục giao nhận hàng đến, đi tại các ga đường sắt hoặc các kho của các chủ hàng

− Thực hiện các công tác tiếp thị và thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể khác do tổng giám đốc công tytrực tiếp giao.

1.4.Cơ cấu tổ chức:

− Bộ máy tổ chức của chi nhánh do tổng giám đốc công ty vận tải hàng hóa đường sắt quyết định

− Biên chế của chi nhánh gồm có giám đốc chi nhánh, 03 phó giám đốc chi nhánh, một số chuyên viên, nhân viên, lao động do công ty quyết định theo quy định của tổng công ty

− Giám đốc chi nhánh do tổng giám đốc tổng công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm có thời hạn 05 năm Phógiám đốc chi nhánh do tổng giám đốc công ty Vận Tải Hàng Hóa Đường sắt bổ nhiệm, miễn nhiệm có thời hạn 05 năm

− Phó giám đốc chi nhánh giúp việc giám đốc chi nhánh thực hiện một số nhiệm vụ do giám đốc chi nhánh phân công và chịu trách nhiệm trước Giám Đốc chi nhánh về việc đó

− Chi nhánh có trách nhiệm phối hợp với các tổ chức trong và ngoài công ty Vận Tải Hàng Hóa Đường Sắt để thực hiện nhiệm vụ được giao

1.6.Môi trường kinh doanh:

Công ty Vận tải hàng hóa Đường sắt có các ngành nghề kinh doanh theo ngành nghề kinh doanh của Tổng công ty ĐSVN; trong các ngành, nghề lĩnh vực chủ yếu sau:

- Kinh doanh vận tải đường sắt, vận tải đa phương thức trong nước và Liên vận quốc tế

- Đại lý và dịch vụ vận tải; Sửa chữa phương tiện vận tải đường sắt;

- Chế tạo, sửa chữa các thiết bị, phụ tùng chuyên ngành đường sắt và các sản phẩm cơ khí;

- Sản xuất và kinh doanh hàng tiêu dùng, thực phẩm;

- Kinh doanh khách sạn, du lịch; Đầu tư kinh doanh bất động sản

- Sản xuất, mua bán dụng cụ thể dục, thể thao; Sản xuất, mua bán các sản phẩm từ cao su;

- Mua bán vải, hàng may sẵn, giầy dép; Sản xuất, mua bán các sản phẩm nhựa;

- Kinh doanh dịch vụ ăn uống; Hoạt động thể thao giải trí;

- Cho thuờ nhà xưởng, kho, bói đỗ xe, ki ốt, sõn tennis, sõn cầu lụng;

2.Tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh của Tổng cụng ty trong 3 năm 2009 đến năm 2011:

Bảng 1: Tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh của Tổng cụng ty từ 2009-2011

Tổng doanh thu 6,345,278,715 10,410,848,028 21,077,359,256

Tổng chi phớ 6,012,872,894 10,225,427,663 20,703,646,510

Lợi nhuận trước thuế

204,030,080 385,420,365 873,712,746

Dựa vào bảng trên ta thấy đợc kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhỏnhtrong năm 2010 tương đối tốt so với năm 2009 và tổng doanh thu tăng 4,065,569,313 Tuy nhiờnvẫn khụng tốt bằng năm 2011 Hoạt động kinh doanh của chi nhỏnh trong năm 2011 là rất tốt so vớinăm trớc (năm 2010) Vì tổng doanh thu của năm này tăng lờn vượt bậc một lợng 10,666,511,228 L-ợng tăng của doanh thu trên là phự hợp so với mức tăng của cỏn bộ nhõn viờn ( tăng 49 người) Vìdoanh thu tăng làm cho lợi nhuận của công ty tăng theo từ năm 2010 là 385,420,365 lờn488,292,381 vào năm 2011 Việc tăng của doanh thu cũng nh lợi nhuận điều có ảnh hởng rất lớn

đến sự phát triển của công ty Điều này chứng tỏ hiệu quả sử dụng lao động của công ty hiện nay

là rất tốt Nguyên nhõn chính của tăng doanh thu và lợi nhuận là do năm 2009 và năm 2010 chinhỏnh chỉ cú 5 cỏn bộ cụng nhõn viờn cũn đến năm 2011 thỡ tăng lờn vượt bậc là 49 cỏn bộ cụngnhõn viờn vỡ Chi nhỏnh thực hiện sỏp nhập, mở rộng quy mụ sản xuất dẫn đến việc sử dụng mộtlượng lớn lao động vỡ thế năm 2011 chi nhỏnh cú lợi nhuận tăng gấp ba so với cỏc năm trước Songsong với việc doanh thu tăng thỡ tổng chi phớ bỏ ra rất lớn tuy nhiờn Chi nhỏnh đó khắc phục lượngchi phớ đú qua từng năm

Từ các điều nêu trên ta thấy rằng tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh rấttốt, tăng từng năm và tăng mạnh vào năm 2011 Chứng tỏ chi nhánh đang hoạt động tốt đồng thời

sử dụng hợp lý lực lượng lao động

3.Thực trạng sử dụng nguồn nhân lực tại chi nhánh vận tải hàng hóa đường sắt sài gòn:3.1. Tình hình quản lý nhân sự tại chi nhánh vận tải hàng hóa đường sắt sài gòn:

3.1.1.Sơ đồ tổ chức và nhiệm vụ ban quản lý của Chi Nhánh

Hình 1: Sơ đồ tổ chức của Chi Nhánh

GIÁM ĐỐC

PGĐ TÀI CHÍNH

PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

PHÒNG TỔ HÀNH CHÍNH

TRẠM VTHH HỐ

NAI

TRẠM KINH DOANH DỊCH

VỤ VẬN TẢI

Mỗi phũng cú chức năng, nhiệm vụ riờng phự hợp với nhiệm vụ của tổ chức kinh doanh của chinhỏnh, cụ thể như sau:

Giỏm đốc là người chịu trỏch nhiệm trước Tổng giỏm đốc cụng ty về cỏc cụng việc được giao và chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật Chi nhỏnh cú 1 giỏm đốc Giỏm đốc cú những nhiệm vụ và trỏch nhiệm sau:

− Được chủ động sắp xếp, phõn cụng cụng tỏc và điều hành cỏc hoạt động của nhõn viờn trong chi nhỏnh

− Được đề xuất với tổng giỏm đốc về tổ chức bộ mỏy và số lượng nhõn viờn làm việc trong chi nhỏnh

− Được quyền quyết định về chi trả lương, thưởng và thu nhập của nhõn viờn

− Được ban hành cỏc nội quy để quản lý và duy trỡ hoạt động cú nề nếp, đỳng quy định của chi nhỏnh

− Được đề xuất với Tổng giỏm đốc khen thưởng những cỏn bộ nhõn viờn cú thành tớch cụng tỏc hoặc

kỷ luật những nhõn viờn cú hành vi vi phạm, gõy thiệt hại đến tài sản

− Trực tiếp thực hiện chế độ bỏo cỏo cụng tỏc với tổng giỏm đốc, cỏc phũng ban và cỏc đơn vị thành viờn

− Cú trỏch nhiệm quản lý và điều hành mọi hoạt động của chi nhỏnh đỳng sự phõn cấp quản lý của Tổng giỏm đốc

Phó giám đốc: là ngời giúp việc cho giám đốc và thay quyền giám đốc lúc giám đốc vắng mặt

Có trách nhiệm giúp giám đốc chỉ đạo và giải quyết các công việc của chi nhỏnh, có quyền

điều hành các hoạt động kinh doanh thuộc trách nhiệm của mình hoặc những hoạt động đợc giám đốc uỷ quyền, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của mình trớc giám đốc chi nhỏnh Phó giám đốc có nhiệm vụ đề xuất định hớng phơng thức kinh doanh, khai thác tìm nguồn hàng gắn với địa chỉ tiêu thụ hàng hoá Chi nhỏnh cú 3 phú giỏm đốc:

− PGĐ nghiệp vụ phụ trỏch phũng kinh doanh

− PGĐ tổ chức phụ trỏch phũng tổ chức hành chớnh

− PGĐ tài chớnh phụ trỏch phũng tài chớnh kế toỏn

Phũng kinh doanh, phũng tổ chức hành chớnh và phũng tài chớnh kế toỏn cựng quản lý và điều chớnhcỏc trạm vận tải hàng húa Súng Thần, Hố Nai, Nha Trang và trạm kinh doanh dịch vụ vận tải

Các phòng ban làm chức năng tham mưu cho giám đốc trong các công tác quản lý Bao gồm 3 phòng ban: phòng tổ chức hành chính, phòng kinh doanh, phòng tài chính kế toán, các trạm vận tảihàng hóa và trạm kinh doanh dịch vụ vận tải.

3.1.2 Nhiệm vụ của các phòng ban:

− Tham mưu, đề xuất phương án bố trí nhà làm việc, khai thác hiệu quả hợp lý văn phòng,nơi làm của cơ quan, vệ sinh môi trường trong chi nhánh

− Quản lý các loại con dấu của chi nhánh theo quy định của chính phủ; tổ chức công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo hợp lý, nhanh chóng, bí mật và chính xác Cấp giấy đi công tác, giấy đi tàu các loai, giấy giới thiệu đúng đối tượng; in ấn, sao chụp tài liệu nhanh chóng, đầy đủ, chính xác, tiếp nhận và giao các quyền quyết định, công văn, thông báo,

hồ sơ, tài liệu… đến các phòng, trạm và các bộ phận sản xuất kinh doanh trực thuộc chi nhánh kịp thời, đúng đối tượng, không sai lệch Lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn bản đi đến

TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH

PHÓ PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH

NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH VĂN THƯ

NHÂN VIÊN LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG

đảm bảo tính logic, chính xác, bí mật, nhanh chóng, dễ tìm kiếm theo quy định của ĐSVN.

− Quản lý và điều hành tổ chức xe theo nhiệm vụ và yêu cầu của lãnh đạo chi nhánh, phục vụ cho công tác cứu chữa tai nạn, bão lụt, kiểm tra và chỉ đạo sản xuất

− Tổ chức khánh tiết và phục vụ các hội nghị của chi nhánh; hướng dẫn khách quan đên

cơ quan hội họp, làm việc; giúp Giám Đốc tiếp khách đối ngoại; phục vụ các phòng làm việc của Lãnh đạo chi nhánh, phòng khách, hội trưởng cơ quan chi nhánh

− Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên thuộc lĩnh vực hành chính, văn thư, lưu trữ của chi nhánh

− Tập hợp số liệu, thông tin về công tác chuyên môn, nghiệp vụ báo cáo Công ty theo quyđịnh

− Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc chi nhánh giao

 Phòng tài chính kế toán:

− Xây dựng kế hoạch tài chính của chi nhánh có tính chiến lược; tổ chức thực hiện phương

án, kế hoạch tài chính đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, bảo toàn và phát triển vốn được giao phục vụ sản xuất kinh doanh

− Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán công nợ, kiểm tra việc quản lý sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn chặn các hành vi vi phạm luật tài chính, kế toán

− Phổ biến, hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra các trạm và bộ phận kinh doanh trực thuộc chi nhánh việc huy động và sử dụng có hiệu quả các loại vật tư và vốn, thực hiện các chế độ tài chính kế toán đã ban hành; xác lập hồ sơ, tài liệu, chứng từ kế toán, thu nhập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo chế độ kế toán quy định

− Thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước, cấp trên và tổ chức triển khai thực hiện chế

độ, chính sách đối với người lao động; thanh toán đúng hạn các khoản vay, công nợ; thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm soát về bảo vệ tài sản, vật tư, tiền vốn

− Theo dõi thu, chi, theo dõi công nợ hằng ngày, có biện pháp xử lý những công nợ không thực hiện đúng theo trong hợp đồng kinh tế đã ký kết đề xuất các biện pháp giải quyết nợ khó đòi; các trường hợp thiếu hụt, mất mát, hư hỏng tài sản

− Lập và báo cáo tài chính đúng theo luật kế toán và kiểm tra sự chính xác của các báo cáo docác phòng khác lập có liên quan đến công tác TCKT

− Định kỳ tổ chức kiểm kê đánh giá lại tài sản, kho quỹ Trích KHTSCĐ theo đúng quy định Tham gia thanh lý, nhượng bộ bán TSCĐ

− Thực hiện công tác lưu trữ, bảo quan hồ sơ tài liệu, chứng từ kế toán, số liệu kế toán đảm bảo bí mật, an toàn theo quy định của pháp luật, quy định của Ngành và quy chế làm việc của Chi nhánh.

 Phòng kinh doanh:

− Kế hoạch sản xuất kinh doanh, đầu tư:

+ Chủ động điều tra kinh tế, phối hợp với các phòng, trạm để xây dựng kế hoạch sản xuất vậntải, sản xuất ngoài vận tải, kế hoạch chi phí vận doanh…

+ Đề xuất giao nhiệm vụ kế hoạch cho các trạm thực hiện và có các biện pháp chỉ đạo, kiểm tra

+ Giúp giám đốc điều hành công tác sản xuất hàng ngày

+ Lập , quản lý và thực hiện các dự án đầu tư, sữa chữa các công trình kiến trúc, trang thiết bị.+ Trực tiếp theo dõi, giám sát và nghiệm thu các công trình, các hợp đồng sữa chữa, bảo trì vàbảo dưỡng

+ Soạn thảo và báo cáo sơ, tổng kết và xây dựng phương hướng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh

+ Thẩm đình các đề nghị, dữ trù mua sắm, sữa chữa…

+ Xây dựng quy hoạch và chiến lược phát triển chi nhánh trong tương lai

− Kỹ thuật nghiệp vụ:

+ Xây dựng các quy trình tác nghiệp hàng hóa; quy trình giải quyết sự cố

+ Giúp giám đốc ban hành các quy định trong công tác xếp đỡ, vận chuyển các mặt hàng mới, hướng dẫn chỉ đạo việc xếp đỡ các hàng hóa quá tải, dài và nặng

+ Xây dựng các biện pháp đảm bảo an toàn, chống tai nạn, trở ngại, sự cố phù hợp với từng giai đoạn và trang thiết bị hiện hữu của đơn vị và các ga

+ Giúp giám đốc vạch lịch kiểm tra định kỳ và bất thường các trang bị kỹ thuật, kiểm tra việc chấp hành quy trình, quy tắc, công tác nội nghiệp

+ Phối hợp với phòng tổ chức hành chính tổ chức giáo dục nghiệp vụ, hướng dẫn các trạmthực hiện các văn bản quy định mới, biên soạn đề thi, đáp án và tổ chức ôn tập, sát hạch

+ Trực tiếp giám sát, kiểm tra và chịu trách nhiệm chính trước giám đốc về công tác an toàn hàng hóa và lao động

+ Chủ động đề xuất các hội thảo chuyên đề về khoa học kỹ thuật trong SXKD

+ Giám sát, theo dõi và tham gia nghiệm thu kỹ thuật các công trình, dự án

− Kinh doanh tiếp thị: xây dựng chiến lược kinh doanh, marketing Nghiên cứu thị trường vậntải, điều tra kinh tế để dự báo và đề xuất các biện pháp phát triển và giữ chặt khách hàng Xây dựng và quảng bá thương hiệu của công ty, chi nhánh Thu thập, xử lý thông tin phản ánh của khách hàng về mặt chất lượng, phục vụ, giá cả…

 Các trạm vận tải hàng hóa:

− Tham mưu phương án lập kế hoạch xin cấp xe, thực hiện việc xếp đỡ hàng hóa

− Quan hệ, phối hợp tốt với các bộ phận trong khu vực

− Tham mưu đề xuất các biện pháp, phương pháp sản xuất

− Thường xuyên nắm bắt thông tin kịp thời trên thị trường vận tải

− Triển khai thực hiện các chủ trương, chính sách của nghành

− Nắm bắt tình hình và khả năng vận chuyển của khách hàng ở từng thời điểm

− Thực hiện xếp nhanh, dỡ nhanh để rút ngắn thời gian đỗ đọng tại ga

− Thực hiện đầy đủ các chế độ thống kê, báo cáo các chỉ tiêu KTKT cho ban Giám đốc và cấptrên

− Thực hiện tốt công tác tiếp thị với phương châm : mỗi cán bộ công nhân viên phải là một tiếp thị viên giỏi

− Tổng hợp các báo cáo đề xuất, các hình thức khen thưởng

 Trạm kinh doanh dịch vụ vận tải:

− Khai thác, tiếp thị các nguồn hàng có nhu cầu vận chuyển bằng đường sắt

− Chủ động xây dựng phương án sản xuất kinh doanh

− Lãnh đạo, tổ chức quản lý và phân công các thành viên trong trạm thực hiện

− Đề xuất các biện pháp để giới thiệu, quảng bá hình ảnh và thương hiệu của công ty và chi nhánh

− Có nhiệm vụ thống kê, phân tích và báo cáo kết quả qua các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh

− Theo dõi và xử lý công nợ theo đúng nội dung hợp đồng kinh tế đã ký kết