hệ thống thông tin của ứng dụng quản lý điểm

Qua quá trình học tập, với mong muốn được áp dụng kiến thức học được trong trường để giảm được phần nào trong công việc của hệ thống quản lý điểm của các trường THCS.. Hồ sơ học sinh bao

Đất nước ta đang bước sang một giai đoạn mới đó là giai đoạn tăng tốc nền kinh tế, đưa nền kinh tế đất nước đuổi kịp các nước trong khu vực và

trên thế giới Một nhân tố vô cùng quan trọng trong quá trình đổi mới đất

nước là ứng dụng các thành tựu khoa học vào quản lý ngày nay, nền khoa học thế giới đang trải qua những biến đổi sâu sắc Cuộc cánh mạng tự độnghoá và tin học hoá đang làm thay đổi mọi hoạt động của con người

Hệ thống thông tin ngày càng phát triển với qui mô rộng lớn và chất

lượng ngày càng cao Tin học phát triển thì những ứng dụng của nó được

mở rộng ở mức độ cao hơn, tối ưu hơn, hiện đại hơn Nó giúp cho con

người học tập, làm việc, vui chơi giải trí khoa học, trí tuệ và hiệu quả cao

hơn Công nghệ thông tin được sử dụng rầt nhiều vào các ngành khoa học

kỹ thuật Một trong những ứng dụng của nó là việc áp dụng vào công tác quản lý các hoạt động đời sống kinh tế x• hội Thông tin được biểu diễn,

lưu dữ dưới dạng thuật toán và chương trình trên một hệ cơ sở dữ liệu đ•

giúp quản lý một khối lượng đáng kể các công việc liên quan đến công tác quản lý

Do nhu cầu phát triển đất nước, GD & ĐT của nước ta hiện nay không

đơn thuần là phúc lợi x• hội mà đẫ trở thành động lực thúc đẩy nền kinh tế phát triển, được Đảng và Nhà nước coi là: ”quốc sách hàng đầu ” để đảm

bảo chất lượng giáo dục ngay trong mỗi nhà trường phải tổ chức một cơ

cấu làm việc nghiêm túc, hiệu quả, ổn định Và công tác quản lý điểm cũngkhông nằm ngoài yêu cầu đó, việc quản lý điểm đảm bảo chính xác, an toàn

sẽ giúp phần đảm bảo quyền lợi của học sinh, bảo đảm công bằng trong họctập.việc tin học hoá công tác quản lý điểm góp phần đáng kể thực hiện mụctiêu đó

Qua quá trình học tập, với mong muốn được áp dụng kiến thức học được

trong trường để giảm được phần nào trong công việc của hệ thống quản lý điểm của các trường THCS Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Hà Nam đ•

giúp em chọn đề tài “ Quản lý điểm ” của trường THCS Lương Khánh

Thiện để làm báo cáo tốt nghiệp

Trong báo cáo thực tập này em xin trình bày về hệ thống thông tin của

ứng dụng quản lý điểm Dự án này dựng trên mô hình quản lý điểm tại

trường THCS Nó có ? nghĩa thực tế rất lớn đáp ứng yêu cầu cấp thiết của việc cập nhật, lưu trữ và tổng kết điểm của giáo vụ nhà trường mà từ trước tới nay phải thực hiện thủ công bằng tay tốn rất nhiều thời gian, công sức

và không đáp ứng kịp thời yêu cầu nghiệp vụ Báo cáo này có nhiệm vụ tạo

ra một phần ứng dụng trong công tác quản lý điểm sẽ được tiến hành theo qui mô nhanh chóng đảm bảo chinh xác

Do điều kiện và thời gian có hạn và khả năng còn hạn chế nên bài viết của

tách rời thưc tế Muốn xây dựng hệ thống thông tin quản lý tốt, có hiệu quả thì việc trước hết người thiết kế hệ thống phải hiểu rõ và nắm bắt được

nguyên lý hoạt động cụ thể của hệ thống hiện hành

I khảo sát và đánh giá hiện trạng, hoạt động của hệ thống quản lý điểm tại trường THCS

1 Hiện trạng hoạt động của hệ thống

Trường THCS Lương Khánh Thiện có qui mô đào tạo tương đối lớn vì vậycông tác quản lý điểm được làm tốt sẽ góp phần đưa hoạt động của nhà

trường đi vào ổn định

Công việc đầu tiên của công tác quản lý điểm là tiếp nhận hồ sơ trúng

tuyển của học sinh trong kỳ thi tuyển sinh năm học mới của nhà trường Hồ

sơ học sinh bao gồm các thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh, giới tính, quêquán, địa chỉ…) dựa vào số lượng và chất lượng thí sinh trúng tuyển nhà

trường sẽ tiến hành chia thành các lớp, các thông tin học sinh sẽ được ghi vào sổ gọi tên và ghi điểm của từng lớp, thông tin này được lưu trong suốt quá trình học tập của học sinh tại trường và có thể nhiều năm sau khi tốt

nghiệp

Trong quá trình học tập của học sinh tại trường luôn cần cập nhật điểm

kiểm tra cũng như điểm học kỳ của học sinh theo từng môn học trong từng học kỳ và lưu lại kết quả học tập của học sinh đó trong suốt khoá học Cụ thể là:

- Dựa vào kế hoạch giảng dậy và học tập nhận được từ sự chỉ đạo của sở

GD & ĐT tỉnh Hà Nam, ban giám hiệu sẽ quán triệt tổ chức tại trường

Trong quá trình giảng dậy giáo viên phải thường xuyên kiểm tra học sinh Thời gian cũng như số lượng bài kiểm tra phải tương ứng với số tiết của

môn học theo qui định của bộ giáo dục Sau khi chấm xong bài kiểm tra

giáo viên bộ môn có nhiệm vụ ghi điểm vào sổ điểm cá nhân của mình

cũng như vào sổ điểm chính của lớp Việc ghi điểm phải diễm ra thường

điểm trung bình kiểm tra và điểm học kỳ, sau đó ghi vào sổ điểm chính

Trên cơ sở tổng hợp của giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm sẽ tính

điểm trung bình các môn học kỳ, từ đó xếp loại học kỳ và xếp loại học lực cho mỗi học sinh trong học kỳ

- Cuối năm giáo viên chủ nhiệm sẽ tính điểm trung bình các môn cả năm cho học sinh của mình Dựa trên tổng hợp này của giáo viên chủ nhiệm

phải xếp loại học lực cả năm và thống kê được học sinh khá giỏi, TB, yếu, kém của lớp đồng thời phải đưa ra danh sách học sinh phải thi lại hay lưu

ban cùng lý do Những thông tin này phải báo cáo lên ban giám hiệu để có

kế hoạch điều chỉnh công tác giảng dậy của giáo viên cũng như học tập củahọc sinh

- Việc kiểm tra, chấm điểm, tính điểm và xếp loại học lực cho học sinh

phải tuân theo thông tư 29TT ngày 6-10-1990 của bộ GD & ĐT

- Đối với việc quản lý điểm thì yêu cầu đặt lên hàng đầu là tính chính xác,trung thực, an toàn và nhanh chóng Từ việc vào điểm, lưu trữ thông tin

liên quan, tới thống kê đưa ra bảng điểm đều phải chính xác nhằm tránh sailạc, mất mát, ảnh hưởng tới quyền lợi học sinh Quá trình khảo sát, công

tác quản lý điểm tại trường THCS bộc lộ một số ưu nhược điểm như sau:

* Ưu điểm:

thường xuyên theo kế hoạch đảm bảo được tính nghiêm túc bảo vệ được

quyền lợi của học sinh, cũng như những thắc mắc của học sinh về điểm

* Nhược điểm:

- Hạn chế lớn nhất rất dể nhận thấy là tất cả các thao tác, công đoạn đều thực hiện thủ công bằng tay tốn rất nhiều thời gian và công sức, dễ xảy ra sai lạc, thiếu chính xác, ảnh hưởng tới quyền lợi của học sinh

- Hệ thống chưa thực sự bộc lộ tính khoa học thẩm mỹ (ví dụ: muốn sửa thông tin thì việc đầu tiên là xoá bằng cách gạch bỏ đi và ghi thông tin mớivào đó) Ngoài ra vẫn còn tồn tại yếu tố chủ quan do có nhiều người tham gia

2 Giải pháp khắc phục

Cần xây dựng một hệ thống thông tin tin học hoá công tác quản lý điểm

để khối lượng lớn các công việc làm bằng tay với sự tham gia của rất nhiều người được làm bằng máy Thay cho công việc ghi và tính điểm của tất cả các giáo viên, lúc này chỉ cần một người làm công tác giáo vụ với phần

mềm quản lý điểm có thể đảm nhận hết mọi công việc tra cứu, tìm kiếm,

tổng hợp và in ấn đều do máy thực hiện

Rõ ràng hệ thống tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức đảm bảo

tính chính xác, khách quan… đáp ứng kịp thời yêu cầu nghiệp vụ

3 Mục tiêu của hệ thống mới

Hệ thống mới phải được thiết kế xây dựng đảm bảo được mục tiêu:

chính xác, an toàn, nhanh chóng và thuận tiện Cụ thể là:

* Về mặt hệ thống:

- Hệ thống phải được thiết kế mềm dẻo, thuận tiện cho cải tiến, chuyển

đổi nâng cấp và mở rộng chương trình sau này

- Giao diện của hệ thống phải giúp cho người sử dụng tiến hành các thao tác dễ dàng và nhanh chóng, đồng thời có thể kiểm soát mọi hoạt động của chương trình.

* Về dữ liệu:

- Xử lý một cách chặt chẽ, thông minh, đưa ra được các thông tin đáp ứng kịp thời yêu cầu nghiệp vụ

* Về truy cập thông tin:

- Tìm kiếm và sử dụng thông tin nhanh chóng an toàn

II mô hình tiến trình nghiệp vụ của hệ thống quản lý điểm

Đầu vào của hệ thống: hệ thống quản lý điểm được diễn ra với việc cungcấp đầy đủ các thông tin đầu vào như sau:

- Thông tin cá nhân học sinh (hồ sơ)

- Điểm kiểm tra học hàng ngày, điểm học kỳ, hạnh kiểm của học sinh

- Quy chế của bộ GD & ĐT về kiểm tra, tính điểm, xếp loại học lực

* Thông tin đầu ra:

- Bảng điểm học sinh

- Danh sách học sinh đ• xếp loại học lực

- Danh sách học sinh được khen thưởng

- Các báo cáo liên quan đến kết quả học tập của học sinh

Chương ii: phân tích hệ thống

I phân tích chức năng

1 Biểu đồ phân cấp chức năng:

chức năng con khác nhau theo kiểu từ trên xuống Căn cứ vào các chức

năng ta sẽ biết được các công việc của hệ thống Trong đề tài quản l?ý điểm

là chức năng lớn nhất ở mức một nhưng ở mức hai thì các chức năng sẽ

phân r• thành các chức năng nhỏ hơn, cụ thể hơn

2 Giải thích các chức năng :

2.1 Chức năng : Quản lý hồ sơ

Chức năng này có tác dụng lưu trữ các thông tin của hoc sinh trong suốtthời gian học tại trường

- Tạo lớp mới: Khi bắt đầu mỗi khoá học mới, thì việc đầu tiên là lập

danh sách các lớp học

- Nhập hồ sơ: Sau khi tạo các lớp sẽ tiến hành nhập hồ sơ của học sinh

thuộc lớp đó Mỗi học sinh sẽ được gán m• riêng nhằm tăng tốc độ truy

nhập khi tìm kiếm

- Sửa hồ sơ: Chức năng này cho phép bổ sung những thông tin còn thiếu hoặc sửa những thông tin chưa chính xác bởi sai sót trong quá trình nhập.

- Xoá hồ sơ: Hệ thông còn cho phép xoá bỏ hồ sơ của những học sinh

thôi học cũng như bị đuổi học ra khỏi danh sách của các lớp

2.2 Các chức năng cập nhật

Trong chức năng cập nhật có các chức năng sau:

- Cập nhật môn học: chức năng này có nhiệm vụ lưu trữ thông tin về môn học cũng như nhập thông tin của các môn học mới được đưa vào giảng dậy tại trường Ngoài ra còn cho phép sửa thông tin của các môn học đ• có sẵn phù hợp với mục tiêu đào tạo của nhà trường dưới sự chỉ đạo của GD &

ĐT Xoá các môn học không còn trong chương trình đào tạo

- Cập nhật điểm: Nhập thông tin về điểm cho từng học sinh theo môn và

theo từng học kỳ của từng lớp đồng thời sửa điểm cho từng học sinh khi

điểm nhập vào lần trước chưa chính xác

- Nhập hạnh kiểm: Theo dõi nề mếp học tập cũng như đạo đức của học sinhsau đó xếp loại hạnh kiểm là một việc rất quan trọng Cuối mỗi học kỳ giáoviên chủ nhiệm có trách nhiệm xếp loại hạnh kiểm cho học sinh lớp mình

và gửi danh sách cho giáo vụ Chức năng nhập hạnh kiểm sẽ nhập hạnh

kiểm của từng học sinh vào máy giúp cho việc quản lý học sinh được tốt

- Tìm kiếm điểm : chức năng này cho phép tìm kiếm học sinh theo

môn học, theo học kỳ, điểm tổng kết mỗi năm học

phục vụ cho việc xem hoặc sửa các thông tin này khi cần thiết.

- Tìm thông tin môn học : Thực hiện việc tím kiếm thông tin về môn học giúp cho giáo viên và học sinh có kế hoạch giảng dậy và học tập phù

hợp

2.4 Chức năng thống kê

Thống kê chủ yếu phục vụ cho việc tính toán, lập và in bảng điểm tổng kết cho mỗi học sinh, bảng điểm tổng kết theo mỗi học kỳ và mỗi năm học.Thống kê xếp loại học sinh trong truờng Đồng thời phải đưa ra được danh sách học sinh giỏi tiên tiến xuât sắc, trung bình, yếu kém Ngoài ra cuối

mỗi học kỳ cũng như cuối mỗi năm học phải đưa ra được bảng hạnh kiểm của từng lớp

Nhận xét của GVCN………… Giáo viên chủ

nhiệm

………

……… kí tên II phân tích dữ liệu 1 Khái quát về biểu đồ luồng dữ liệu Biểu đồ luồng dữ liệu là một công cụ mô tả mối quan hệ thông tin giữa các chức năng Nó biểu diễn các chức năng của hệ thống trong mối quan hệ trước sau và trong việc trao đổi thông tin cho nhau, cung cấp một bức tranh tổng thể về hệ thống Biểu đồ luồng dữ liệu mang ý nghĩa xác định nhu cầu thông tin ở mỗi chức năng, cho một thiết kế sơ bộ về quy trình thực hiện các chức năng Nó là công cụ giao tiếp giữa người thiết kế và người sử dụng Biểu đồ luồng dữ liệu luôn có hai mức diễn tả là mức vật lý và mức logic 2 Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống quản lý điểm gồm các kí hiệu sau: Tác nhân ngoài

Chức năng

Kho dữ liệu

Luồng dữ liệu

2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

lực

2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

2.3.1 Chức năng quản lý hồ sơ

4 Các bảng dữ liệu

• Bảng hạnh kiểm

Tên trường Mô tả Kiểu dữ liệu Độ rộng

Mahk M• hạnh kiểm Text 4

Mahs M• học sinh Text 10

Hoc ky Học kỳ Text 2

Hanh kiem Hạnh kiểm Text 15

Bảng này dùng để lưu trữ thông tin về hạnh kiểm của học sinh được rút ra

trên cơ sở các đánh giá về hành vi đạo đức, tác phong nề nếp học tập

• Bảng học sinh

Tên trường Mô tả Kiểu dữ liệu Độ rộng

Mahs M• học sinh Text 10

Ngay sinh Ngày sinh Date/time

Gioi tinh Giới tính Yes/No

Que quan Quê quán Text 30

Đia chi Địa chỉ Text 30

Khen thuong Khen thưởng Yes/No

Ly do Lý do Text 30

Ky luat Kỷ luật Yes/No

Malop M• lớp Text 10

Ho dem Họ đệm Text 30

Ten lop Tên lớp Text 5

Bảng này lưu trữ thông tin của mỗi học sinh M• học sinh như ngày sinh,

giới tính, quê quán địa chỉ…

M• học sinh là khoá chính, phục vụ cho việc tìm kiếm và liên kết với các bảng

• Bảng khoá học

Tên trường Mô tả Kiểu dữ liệu Độ rộng

Makh M• khoá họcText 10

TenkhTên khoá học Text 15

TG bat dau Thời gian bắt đầu Date/time

TG ket thuc Thời gian kết thúc Date/time

Bảng này dùng để lưu trữ thông tin của mỗi khoá học bao gồm m• khoá

học tên khoá học cũng như khoảng thời gian khoá học hoạt động tại trường

• Bảng lớp

Tên trường Mô tả Kiểu dữ liệu Độ rộng

Malop M• lớp Text 10

Tenlop Tên lớp Text 15

GVCN Giáo viên chủ nhiệm Text 25

Makh M• khoá họcText 10

Bảng này dùng để lưu trữ thông tin mỗi lớp ở mỗi khoá học bao gồm: m•

lớp, tên lớp giáo viên chủ nhiệm của lớp đó, m• khoá học

• Bảng điểm học kỳ I

Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng

Form chính được thiết kế bằng một nh•n để ghi lời hướng dẫn Và 3 nút

command với chức năng của mỗi nút như sau:

Nút vao chuong trinh có tác dụng truy cập đến các thông tin về chương

trình chính Nút này được viết thông qua sự kiện on click bằng lập trình

như sau:

Private Sub Command3_Click()

DoCmd.OpenForm "THONG TIN"

End Sub

Nút DONG CHUONG TRINH có tác dụng đóng form đang xem Nút này được viết thông qua sự kiện on click bằng lập trình như sau:

Private Sub Command4_Click()

a = MsgBox("Ban co muon dong chuong trinh khong ?", vbYesNo,

Nút THOAT CHUONG TRINH có tác dụng thoát khỏi chương trình

Access trở về môi trường Windows

Nút này được viết viết thông qua sự kiện on click bằng lập trình như sau:

Private Sub Command2_Click()

a = MsgBox("Ban co muon thoat chuong trinh khong ?", vbYesNo,

2 Màn hinh: QUAN LY THONG TIN

Form này thiết kế từ bởi nh•n để ghi lời hướng dẫn , và 4 nút command

dùng để tìm kiếm thông tin, thêm bớt, xem kết quả điểm thi hay đóng form.Nút TIM KIEM có tác dụng truy cập đến thông tin cần tìm kiếm

Nút này được viết thông qua sự kiện on click bằng lập trình như sau:

Private Sub Command0_Click()

DoCmd.OpenForm "TIM KIEM THONG TIN"

End Sub

Nút THEM BOT dùng để nhập thêm hoặc loại bỏ học sinh nếu cần

Nút này được viết viết thông qua sự kiện on click bằng lập trình như sau

Private Sub Command2_Click()

DoCmd.OpenForm "THEM BOT"

End Sub

Nút KET QUA DIEM THI dùng để xem điểm thi của các học kỳ

Nút này được viết viết thông qua sự kiện on click bằng lập trình như sau

Private Sub Command10_Click()

DoCmd.OpenForm "KET QUA THI"

End Sub

3 Màn hình:TIM KIEM THONG TIN

Form này được thiết kế bởi 6 nút command với mỗi nút ta có thể truy tìm

đến những thông tin khác

thông tin cần thiết của học sinh Nút này được viết viết thông qua sự kiện

on click bằng lập trình như sau :

Private Sub Command19_Click()

DoCmd.OpenQuery "THONG TIN HOC SINH"

End Sub

Nút XEP LOAI HOC LUC từ nút này ta có thể vào để xem học lực của

từng học sinh ở mỗi kỳ cũng như học lực cả năm Nút này được viết thông

qua sự kiện on click bằng lập trình như sau :

Private Sub Command31_Click()

DoCmd.OpenForm "XEP LOAI HOC LUC"

End Sub

Nút NHAP DIEM từ nút nay ta vao để nhập điểm cho từng học sinh của

từng kỳ học Nút này được viết viết thông qua sự kiện on click bằng lập

trình như sau :

Private Sub Command21_Click()

DoCmd.OpenForm "NHAP DIEM "

End Sub

Nút TIM HOC SINH THEO KHOI từ nút này ta có thể đi tìm học sinh củatừng lớp cũng như tìm lớp theo từng khối

Nút này được viết viết thông qua sự kiện on click bằng lập trình như sau :

private Sub Command32_Click()

DoCmd.OpenForm "TIM THEO KHOI"

End sub

Nút DONG FORM nút này dùng để đóng form Nút này được viết viết

thông qua sự kiện on click bằng lập trình như sau :

Private Sub Command10_Click()