CẢI TIẾN QUI TRÌNH CUNG CẤP VÀ THU HỒI VẬT LIỆU SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY JABILL VIỆT NAM Công ty Jabil Việt Nam là công ty con thuộc tập đoàn Jabil Circuit, chuyên về sản xuất thiết bị điện tử cho các công ty OEM (Original Equipment Manufacturer, dùng gọi nhà sản xuất thiết bị nguyên thủy) trong ngành công nghiệp bao gồm cả y tế, khoa học đời sống, công nghệ sạch, thiết bị, quốc phòng, hàng không vũ trụ, ô tô, máy tính, lưu trữ, sản phẩm tiêu dùng, mạng và viễn thông.
Trang 1KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH LỚP: CAO HỌC NGÀY 2–KHÓA 22
-0O0 -
CẢI TIẾN QUI TRÌNH CUNG CẤP
VÀ THU HỒI VẬT LIỆU SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY JABILL VIỆT NAM
MÔN HỌC: THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN (OD) GVHD : TS TRƯƠNG THỊ LAN ANH
HỌC VIÊN : TRẦN THỊ DIỆU
Tp Hồ Chí Minh, tháng 4 năm 2014
Trang 2Mục lục
Mục lục 1
Chương 1 PHẦN MỞ ĐẦU 3
1.1 Giới thiệu về công ty JABIL 3
1.2 Lý do và mục tiêu lựa chọn đề tài 3
1.2.1 Lý do chọn đề tài: 3
1.2.2 Mục tiêu: 3
1.2.3 Phạm vi thực hiện dự án: 4
1.3 Đối tượng nghiên cứu: 4
Chương 2 CƠ SỞ NỀN TẢNG VÀ MÔ TẢ TÌNH HUỐNG 5
2.1 Cơ sở nền tảng: 5
2.1.1 Cách tiếp cận chẩn đoán của Dự án là cách tiếp cận giải quyết vấn đề: 5
2.1.2 Phương pháp thu thập thông tin của dự án sẽ là sự phối hợp của 3 phương pháp: 5
2.1.3 Áp dụng mô hình Lean 6 Sigma trong việc thu thập thông tin và chẩn đoán vấn đề: 5
2.2 Mô tả tình huống 6
2.2.1 Tình trạng hiện tại của Jabil Việt nam: 6
2.2.2 Quy trình cung cấp và thu hồi nguyên vật liệu tại Jabil Việt nam: 6
Chương 3 THU THẬP THÔNG TIN, PHÂN TÍCH VÀ GIẢI THÍCH KẾT QUẢ 14
3.1 Bước xác định (DEFINE): 14
3.2 Đo lường và phân tích: (MEASURE & ANALYZE) 15
3.2.1 Thông tin thứ cấp: 15
Trang 33.2.2 Thông tin sơ cấp: 16
Chương 4 GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 20
Chương 5 DỰ BÁO KHÁNG CỰ CỦA SỰ THAY ĐỔI 22
5.1 Dự báo các kháng cự sự thay đổi 22
5.2 Cách làm giảm các kháng cự: 22
PHỤ LỤC i
Trang 4Chương 1 PHẦN MỞ ĐẦU 1.1 Giới thiệu về công ty JABIL
Công ty Jabil Việt Nam là công ty con thuộc tập đoàn Jabil Circuit, chuyên về sản xuất thiết bị điện tử cho các công ty OEM (Original Equipment Manufacturer, dùng gọi nhà sản xuất thiết bị nguyên thủy) trong ngành công nghiệp bao gồm cả y tế, khoa học đời sống, công nghệ sạch, thiết bị, quốc phòng, hàng không vũ trụ, ô tô, máy tính, lưu trữ, sản phẩm tiêu dùng, mạng và viễn thông
1.2 Lý do và mục tiêu lựa chọn đề tài
1.2.1 Lý do chọn đề tài:
Tại công ty Jabil Việt Nam, vật liệu sản xuất chiếm đến 70% tổng chi phí Do đó việc kiểm soát chặt chẽ qui trình cung ứng vật liệu, đặc biệt là qui trình cung ứng và thu hồi vật liệu sản xuất giữa kho và chuyền sản xuất, chiếm vai trò rất quan trọng trong mục tiêu giảm thiểu chi phí.Tuy nhiên, hiện nay hoạt động này vẫn chưa được kiểm soát chặt chẽ, làm giảm hiệu quả của hoạt động sản xuất và kiểm soát tồn kho, gây tốn kém về mặt chi phí cho công ty và ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng Trước thực trạng không như mong muốn này của qui trình cung ứng vật liệu, nhóm quyết định chọn đề tài
“cải tiến qui trình cung cấp và thu hồi vật liệu sản xuất tại công ty Jabil Việt Nam” để làm
dự án can thiệp OD tại công ty Jabil Việt Nam
Trang 51.2.3 Phạm vi thực hiện dự án:
Dự án được thực hiện ở qui mô tổ chức là công ty Jabill Việt Nam.Các phòng ban liên quan đến Dự án bao gồm:
- Phòng kế hoạch (Planning)
- Phòng phân tích tồn kho (IA)
- Phòng chuẩn bị vật liệu (Kitting)
- Phòng sản xuất (Production)
- Kho
1.2.4 Đối tượng nghiên cứu:
Qui trình cung cấp và thu hồi vật liệu sản xuất tại công ty Jabil Việt Nam
Trang 6Chương 2
CƠ SỞ NỀN TẢNG VÀ MÔ TẢ TÌNH HUỐNG
2.1 Cơ sở nền tảng
2.1.1 Cách tiếp cận chẩn đoán của Dự án là cách tiếp cận giải quyết vấn đề:
Qui trình cung cấp và thu hồi vật liệu sản xuất tại công ty Jabil Việt Nam hiện đang được đánh giá là hoạt động không hiệu quả và cần cải tiến dự án sẽ bắt đầu từ thực trạng không mong muốn này để chẩn đoán vấn đề đang làm cho qui trình này hoạt động kém hiệu quả
2.1.2 Phương pháp thu thập thông tin của dự án sẽ là sự phối hợp của 3 phương pháp:
- Dùng công cụ SIPOC để mô tả về qui trình cung ứng và thu hồi vật liệu
Bước 2: Đo lường (measure):
- Dùng công cụ Sơ đồ xương cá để xác định các nguyên nhân tiềm năng có thể gây ra vấn đề bất ổn trong qui trình
- Từ các nguyên nhân tiềm năng đã phân tích được trong mô hình xương cá
tiến hành thu thập thông tin liên quan đến các nguyên nhân này thông qua 3 phương pháp: quan sát, bản câu hỏi, tài liệu thứ cấp
Bước 3: Phân tích (analysis)
Trang 7- Biểu diễn số liệu thu thập được dưới dạng bảng biểu, đồ thị để thực hiện việc tính toán và phân tích đưa ra kết luận về nguyên nhân gây ra vấn đề bất ổn
- Từ nguyên nhân đã được xác định sử dụng công cụ 5 why (5 Why's Root
Cause Analysis Technique) để tìm ra gốc rễ của vấn đề này
2.2 Mô tả tình huống
2.2.1 Tình trạng hiện tại của Jabil Việt nam:
- Dừng chuyền sản xuất rất thường xuyên Dừng chuyền do nhiều nguyên nhân gầy
ra, theo các số liệu thống kê thì dừng chuyền do yếu tố nguyên vật liệu chiếm 1,55% tổng thời gian chạy
- Thời gian linh kiện tồn tại trên line trên 7 ngày chiếm khoảng 6,32%
- Tốn rất nhiều thời gian và công sức cho việc kiểm tra và điều chỉnh tồn kho trên hệ thống cho phù hợp với thực tế
2.2.2 Quy trình cung cấp và thu hồi nguyên vật liệu tại Jabil Việt nam
2.2.2.1 Giới thiệu về linh kiện :
1 Linh kiện được đựng trong 1 cuộn thế này ( gọi là cuộn reel )
- một cuộn reel có thể có 2000, 5000, 10.000 con linh kiện trong đó, tùy kích thước đóng gói của nhà cung cấp
- Mỗi cuộn reel chứa 1 loại linh kiện duy nhất, trên tem thể hiện : tên linh kiện, số lượng, mã vạch…
Trang 92.2.2.2 Mô tả qui trình :
- Bước 1 : Mỗi ngày , Planner sẽ lên kế hoạch chạy cho ngày mai bao gồm : Mã hàng , số
lượng, giờ chạy và những thông tin cần thiết khác Sau đó update những nội dung này lên
công cụ web toàn cầu PPT ( Production Planning Tool) trong vòng 24 giờ trước giờ chạy
*PPT : Bộ phyận có liên quan đều có thể truy cập được tất cả các plan của Jabil trên toàn
cầu
- Bước 2 : IA sẽ dựa trên PPT rồi tạo Puliist trên phần mềm SAP Pullist dựa vào số
lượng plan cần chạy, BOM nó sẽ tự động truy xuất tên toàn bộ linh kiện, tổng cộng số
lượng mỗi linh kiện cần thiết cần cho plan đó Hệ thống sẽ xuất linh kiện từ kho ( ký hiệu
0100) chuyển lên line ( ký hiệu 0104), linh kiện sẽ được chuyển từ vị trí 0100 qua 0104
trên SAP
* IA : Inventory Analyst ( Phân tích tồn kho)
*BOM : thể hiện tên linh kiện, số lượng mỗi linh kiện cần chạy cho 1 board
*SAP : Phần mềm quản lý doanh nghiệp thuộc ERP
Trang 10Bước 3 :Kitting ( bộ phận chuẩn bị vật liệu )
Dựa vào pullist của IA và tiến hành xuất hàng.Sau khi xuất hàng xong sẽ in ra tờ giấy xuất hàng Công nhân sẽ kiểm tra chính xác tên từng con linh kiện ứng với số lượng mà
nó được xuất ra trên hệ thống ứng với số lượng thực tế , rồi bỏ tất cả vào 1 chiếc xe ( Trolley) Mỗi một trolley đều được dán tên model, số lượng, mã số pullist, giờ chạy, ngày chạy
Trang 11Bước 4 :Sản xuất kiểm tra, ký tên xác nhận đã nhận đầy đủ linh kiện và số lượng rồi kéo
hàng lên chuyền chạy
Trang 124.1 Trước khi chạy, SX phải lắp linh kiện vào “máng” FSS ( Feeder Setup Sheet)
4.2 Sau đó, lại lắp máng FSS vào máy NXT ( máy gắp linh kiện để cắm vào board)
Trang 134.3 Sau khi chạy xong, SX sẽ tháo hết reel trong FSS ra để trả về kho
Bước 5:Kho sẽ đếm lại số lượng của từng cuộn reel coi còn bao nhiêu, in lại tem với số
lượng vừa đếm
Máy đếm reel
Trang 14Bước 6 :Sau khi đếm reel xong, kho sẽ nhận chúng lại vào Bin : KẾT THÚC
*Bin : dung để chứa linh kiện.Kho có rất nhiều Bin, mỗi Bin được ký hiệu 1 tên riêng được kết nối với SAP để dễ dàng cất giữ và truy xuất linh kiện
Trang 15Chương 3 THU THẬP THÔNG TIN, PHÂN TÍCH VÀ GIẢI THÍCH
KẾT QUẢ 3.1 Xác định vấn đề
Vật liệu được đưa từ kho lên chuyền không được kiểm soát chặt chẽ Cụ thế như sau:
1.Linh kiện giao cho sản xuất, họ để lung tung, thường xuyên bị thất lạc Mất thời gian tìm kiếm, có nhiều trường hợp không tìm không thấy Hàng thực tế bị thất thoát, trong khi hệ thống vẫn đủ Dẫn đến khi IA xuất danh sáh linh kện để chạy, hệ thống thì xuất đủ, nhưng hàng thực tế không có Sau khi xuất hàng xong hoặc đưa lên chuyền sản xuất mới phát hiện ra Lúc đó buộc sản xuất phải dừng chuyền vì không có linh kiện để chạy ( vì thiếu 1 con linh kiện cũng không thể chạy hoàn tất 1 model) Dừng chuyền là một vấn đề rất nghiêm trọng đối với một công ty chuyên sản xuất Khi dừng chuyền sẽ bị lãng phí chi phí máy móc, nhân công, nguyên vât liệu…
2.Nhà máy có tới 10 chuyền sản xuất Hàng ngày có đếm hàng chục xe mã hàng chứa linh kiện chạy dư của sản xuất trả về Khu vực đếm hàng chờ trả về kho thường xuyên bị ùn tắt Linh kiện không kịp đếm trả về kho Khi IA làm danh sách xuất hàng cho plan ngày hôm sau sẽ bị thiếu linh kiện ( thiếu một vài con linh kiện do trong kho đã hết tồn kho, chỉ còn số lượng ít chờ đếm trả về, nhưng lại đủ chạy cho vài plan kế tiếp nữa.)
3 Số lượng in trên tem của linh kiện thường xuyên không khớp nhau Làm hệ thống
bị sai lệch so với thực tế Điều này vô cùng nguy hiểm VD : Tem in số lượng 1000, nhưng bên trong cuộn reel chỉ có 8000 Nhưng plan buộc chạy 1000 thì sẽ bị thiếu Điều này cũng gây dừng chuyền, nếu linh kiện này hết tồn kho thì càng nguy hiểm Sản lượng chạy không đủ, sai lệch cam kết với khách hàng
Trang 163.2 Đo lường và phân tích
1.1.5 Thông tin thứ cấp
1.1.5.1 Báo cáo thời gian dừng chuyền
Có rất nhiều nguyên nhân gây ra dừng chuyền Thiếu vật liệu là một trong những nguyên nhân đó.Qua báo cáo thời gian dừng chuyền hàng ngày cho thấy, thời gian dừng chuyền
vì thiếu vật liệu chiếm 1,55% tổng thời gian chạy Đây là một con số khá lớn, trung bình một ngày dừng chuyền vì thiếu vật liệu là 23 phút
- Nguyên nhân gây nên tình trạng thiếu vật liệu là do plan không được xuất đầy đủ Một xe mã hàng có thể thiếu 1 vài linh kiện hoặc số lượng trên tem bị sai với thực
tế Vì vậy cần phải có thời gian tìm kiếm linh kiện thiếu bị thất lạc Hoặc sẽ xuất lẻ
từ kho nếu như con linh kiện đó đã được trả về.Khi đó dừng chuyền xảy ra
1.1.5.2 Báo cáo điều chỉnh hệ thống :
Qua báo cáo điều chỉnh hệ thống cho thấy, IA thường xuyền điều chỉnh số lượng của nhiều linh kiện trên hệ thống Nguyên nhân là do số lượng giữa tem và thực tế khác nhau Làm sai lệch hệ thống Cũng có nhiều trường hợp linh kiện bị mất thực tế, mà số hệ thống vẫn còn, nên phải điều chỉnh giảm số lượng trên toàn hệ thống Đồng nghĩa với việc công
ty bị mất tiền Số tiền = đơn giá x số lượng Hàng tuần, số tiền bị mất đi do điều chỉnh trung bình 700USD Điều chỉnh hệ thống nhiều, càng cho thấy hiệu quả kiểm soát vật liệu chưa tốt
Trang 171.1.5.3 Báo cáo thời gian tồn tại của linh kiện trên hệ thống
Thời gian tồn tại của linh kiện trên chuyền được tính từ lúc linh kiện được xuất ra chuyền đến thời điểm hiện tại Qua báo cáo ta thấy thời gian linh kiện tồn tại trên 7 ngày chiếm 6,32% tổng số linh kiện được đưa lên chuyền Điều này có nghĩa là sản xuất sau khi chạy xong một mã hàng không trả linh kiện về trong vòng 24 giờ mà vẫn để một số linh kiện lại trên chuyền Họ không trả về vì không tìm thấy, rất nhiều trường hợp hàng thực tế bị thất lạc nhưng vẫn còn treo trên hệ thống Điều này làm buyer không mua thêm hàng vì thấy hệ thống còn tồn kho, planner thì vẫn lên kế hoạch chạy tiếp Nhưng thực tế thì có thể đã mất Kết quả sẽ mua hàng về không kịp, plan chậm trễ, phá vỡ cam kết với khách hàng
1.1.6 Thông tin sơ cấp
Thông qua thảo luận nhóm về những nguyên nhân gây nên các vấn đề đang xảy ra Nhóm thực hiện OD đã cùng nhau đưa ra những nguyên nhân theo qui tắc Pareto Trong vô vàn những nguyên nhân, nhóm đã đưa ra những nguyên nhân điển hình nhất gây nên vấn đề Sau khi tập hợp xong thông tin, biểu đồ xương cá được hình thành như sau :
Trang 18Hình 3.1 : Sơ đồ xương cá
Diễn giải sơ đồ xương cá :
Vấn đề chính : Kiểm soát vật liệu chưa hiệu quả Trong đó có 3 nguyên nhân chính gây nên vấn đề :
Nguyên nhân 1 : Sản xuất không trả hàng về kho trong vòng 24 giờ Nguyên nhân
con :
- Việc lắp và tháo vật liệu vào máng FSS mất thời gian, 3 trung bình 2 giờ/ model Công nhân vừa đứng điều khiển máy XNT vừa thực hiện tháo lắp Họ than phiền không có thời gian và không đủ người làm
- Giám sát công nhân chưa chặc chẽ, người giám sát không quan tâm tới việc phải trả vật liệu về, họ chỉ quan tâm miễn sao có đủ vật liệu lúc đưa lên chuyền, có hàng
để chạy là được, việc trả vật liệu về kho để sau từ từ cũng được vì nghĩ còn tồn trong kho nhiều
- Côn nhân lẫn giám sát sản xuất đều thiếu ý thức trong việc giữ gìn nguyên vật liệu, chưa hiểu được tầm quan trọng của chúng
Trang 19Nguyên nhân 2 : Linh kiện thường xuyên bị ùn tắc ở khu vực chờ đếm trả về kho
Nguyên nhân con :
- Vì có 10 chuyền sản xuất, một ngày trung bình chạy 5 models thì có rất nhiều xe hàng chạy dư trả về Trong khi đó chỉ có 6 máy đếm linh kiện Để hoàn tất đếm xong một xe hàng mất 3 giờ.Công suất đếm của máy rất chậm Nên có hàng chục
xe hàng mỗi ngày sẽ không thể nào đếm kịp, gây nên ùn tắc Không thể đếm hết trong 24 giờ mà phải lấn qua những ngày khác
Nguyên nhân 3 : Sai sót khi đếm hàng, điều này vô cùng nguy hiểm Dẫn đến sai lệch
số lượng giữa hệ thống và thực tế Nguyên nhân con :
- Sau khi đếm xong, công nhân phải nhập số lượng in trên tem bằng tay Phần mền
in tem không tự động, bắt buộc phải nhập tay số lượng Vì công nhân thường xuyên đi làm ca đêm nên rất dễ buồn ngủ, không được tỉnh táo, nhập sai số lượng
Tiếp theo là : Thu thập thông tin bằng BẢNG CÂU HỎI khảo sát nhầm củng cố tính KHÁCH QUAN của sơ đồ xương cá
-
- Đối tượng khảo sát: nhân viên và quản lý của 5 phòng ban có liên quan Bao gồm:
phòng kế hoạch (Planning), phòng phân tích tồn kho IA, phòng chuẩn bị vật liệu Kitting, phòng sản xuất (Production), kho
- Hình thức chọn mẫu: chọn mẫu phân tầng: Planner – 10 người, IA – 15 người,
Kitting – 5 người, giám sát sản xuất – 15 người, giám đốc chuyền – 5 người, giám sát kho – 5người
- Kết quả khảo sát:Sau khi phát phiếu khảo sát, nhóm đã tiến hành chạy dữ liệu
trên phần mầm SPSS Kết quả như sau:
Trang 20Bảng tổng hợp kết quả khảo sát (Nội dung bảng câu hỏi: xem phần phụ lục)
Nhận xét: kết quả khảo sát và thông tin trong sơ đồ xương cá tương đối khớp nhau
như đã phân tích trên
Trang 21Chương 4 GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ
Thông qua những gì đã phân tích, người thực hiện OD xin đưa ra một số giải pháp như sau để giải quyết vấn đề, chủ yếu tập trung vào cải tiến qui trình.Như đã phân tích Vấn đề lớn chính là : KIỂM SOÁT VẬT LIỆU CHƯA CHẶT CHẼ Trong đó có 3
nguyên nhân chính gây nên vấn đề Do đó, giải pháp đưa ra sẽ tập trung triệt tiêu 3
nguyên nhân này
4.1 Giải quyết nguyên nhân thứ 1
“Sản xuất không trả hàng về kho ngay khi hoàn tất một mã hàng trong vòng 24 giờ”
4.1.1 Giải pháp : Làm cho sản xuất trả hàng về
4.1.2 Mô tả thực hiện :
- Thiết lập một trạm tháo lắp tách biệt với khu vực sản xuất, gọi là trạm FSS Tại đây sẽ bố trí công nhân chỉ chuyên làm nhiệm vụ tháo và lắp linh kiện vào máy FSS, trước khi đưa lên chuyền chạy máy NXT Như vậy công nhân ở chuyền chỉ lo điều khiển máy NXT thôi, không còn mất thời gian cho việc tháo lắp nữa Sau khi chạy xong một mã hàng Linh kiện sẽ được công nhân ở trạm FSS tháo ra lập tức trả về kho
- Hiệu quả : tận dụng tính hiệu quả của chuyên môn hóa, tiết kiệm được thời gian Công việc phân bố rõ rang, không đùn đẩy trách nhiêm Linh kiện được trả về kho nhanh chóng Giảm tình trạng thất lạc linh kiện trên chuyền vì đề nhiều ngày không trả về Planner và buyer lên kế hoạch chạy và mua hàng chính xác Giảm được tình trạng dừng chuyền
4.2 Giải quyết nguyên nhân thứ 2 :
“Linh kiện thường xuyên bị ùn tắc ở khu vực chờ đếm trả về kho”
4.2.2 Giải pháp : không sử dụng máy đếm nữa mà sẽ scan số lượng dựa trên mã vạch
