DỰ ÁN TÍCH HỢP HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN Y TẾ

Tiểu luận Quản Lý Dự Án Hệ Thống Thông Tin Trang 1 Danh mục từ viết tắt • HMIS: Heath Management Information System • CDC: Centers for Diseases Control and Prevention • PAC: Provinci

Trang 1

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

Tiểu luận: Quản Lý Dự Án Hệ Thống Thông Tin

DỰ ÁN TÍCH HỢP HỆ THỐNG

QUẢN LÝ THÔNG TIN Y TẾ

Lớp 2011

Nguyễn Đức Phương – 11320977 Nguyễn Tiến Dũng - 91132008 Phạm Lê Hoàng Thông - 11320981

TP Hồ Chí Minh, 04/2012

Trang 2

Tiểu luận Quản Lý Dự Án Hệ Thống Thông Tin

MỤC LỤC

1 Tổng quan dự án 2

1.1 Giới thiệu dự án 2

1.2 Vấn đề hiện tại 2

1.3 Mục tiêu dự án, các giai đoạn thực hiện dự án 2

1.4 Thời gian và nhân sự dự kiến 3

2 Lập kế hoạch 3

2.1 Tiến trình dự án 3

2.2 Sơ đồ Gantt 12

3 Quản trị rủi ro 16

3.1 Các loại rủi ro 16

3.1.1 Chính trị (P) 16

3.1.2 Kinh tế (E) 16

3.1.3 Xã hội (S) 16

3.1.4 Công nghệ (T) 16

3.2 Đánh giá rủi ro 17

3.2.1 Thang đo định tính cho mức độ nghiêm trọng 17

3.2.2 Thang đo định tính cho khả năng xảy ra 17

3.2.3 Xác định các rủi ro cần phân tích 17

3.3 Phân tích rủi ro 19

4 Quản lý nguồn lực 21

4.1 Tổ chức dự án 21

4.2 Danh sách tham gia dự án 21

4.3 Vai trò và trách nhiệm của các thành viên 22

5 Quản lý chi phí 25

5.1 Chi phí tài trợ 25

5.2 Chi phí nhân lực 25

Trang 3

Trang 1

Danh mục từ viết tắt

• HMIS: Heath Management Information System

• CDC: Centers for Diseases Control and Prevention

• PAC: Provincial AIDS Committee

• HCF: Heath Care Facilities

• HCMC: Hồ Chí Minh City

• I-TECH: International Training and Education Center for Health

• M&E: Monitoring & Evaluation

• OPC: Outpatient Clinic

• PMTCT: Prevention of Mother to Child Transmission

• MPI: Master Patient Index

• VCT: Voluntary Counselling and Testing

• SOP: Standard Operation Procedure

Trang 4

 Số bệnh nhân và phòng khám ngoại trú ngày càng tăng

 Nhu cầu chuẩn hóa quy trình chăm sóc và điều trị

1.3 Mục tiêu dự án, các giai đoạn thực hiện dự án

 Mục tiêu của dự án là phát triển và thực thi hệ thống thông tin quản lý y tế nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ phục vụ việc điều trị HIV/AIDS tại TP HCM

 Dự án được thực hiện qua 2 giai đoạn

o Thực hiện tất cả các chức năng của module MPI ở tất cả các VCTs

o Trang bị các cơ sở hạ tầng CNTT tại PAC, 3 OPC, 2 PMTCTs

o Triển khai cơ sở hạ tầng tại PAC, 3 OPC, 2 PMTCTs

• Phần 2

Trang 5

Trang 3

o Thực hiện tất cả các chức năng còn lại của module OPC

o Thực hiện tất cả các chức năng của module PLTMC tại 2 PMTCTs

o Tổ chức hội thảo, cung cấp các khóa đào tạo

2 • Thực hiện hệ thống OPC và PLTMC tại 8 cơ sở chăm sóc sức khỏe và MPI tại tất cả các trang web VCT còn lại

• Kiểm tra dữ liệu trao đổi giữa các module của HMIS

• Cung cấp các khóa tập huấn, đào tạo cho tất cả các cơ sở chăm sóc sức khỏe

1.4 Thời gian và nhân sự dự kiến

Thời gian: 954 ngày làm việc

Nhân lực: 15 người

2 Lập kế hoạch

2.1 Tiến trình dự án

Giai đoạn 1:

I Project Initiation : Khởi tạo dự án

1 Build stakeholders' consensus : Xây dựng sự đồng thuận của các bên liên quan/cổ đông

2 Finalize budget plan : Hoàn thiện kế hoạch ngân sách

II Recruitment: Tuyển dụng

3 Recruit a project coordinator (consultant) : tuyển dụng một điều phối viên dự án (tư vấn)

4 Hand over the project : Bàn giao dự án

III System Architectures, Implementation Plan & Consensus Workshop

: Kiến trúc hệ thống, Kế hoạch thực hiện và Hội thảo

5 Finalize implementation plan : Hoàn thiện kế hoạch thực hiện

a Project plan drafted : Phác thảo kế hoạch dự án

b Submit project for funding : Trình dự án để cấp kinh phí

c Budget approval for phase 1: Phê duyệt ngân sách cho giai đoạn 1

d Project plan developed: Phát triển kế hoạch dự án

Trang 6

Trang 4

6 Assess IT infrastructure, Applications at PAC & HCF : Đánh giá cơ sở

hạ tầng CNTT, ứng dụng tại PAC & HCF

a Assess Plan & Guidelines : Đánh giá Kế hoạch & Hướng dẫn

i Plan, Guidelines and questionnaire survey completed : Hoàn thành kế hoạch, Hướng dẫn và bảng câu hỏi khảo sát

b IT infrastructure assessment completed : Hoàn thành đánh giá Cơ sở

8 Design system architecture : Thiết kế kiến trúc hệ thống

a System architecture drafted : Phác thảo kiến trúc hệ thống đã phác thảo

b System architecture overview completed: Hoàn thành tổng quan kiến trúc hệ thống

c System architecture revised: xem xét, sửa đổi kiến trúc hệ thống

d System architecture finalized: hoàn thiện kiến trúc hệ thống

9 Design HW technical requirements: thiết kế yêu cầu kỹ thuật phần cứng

a HW technical requirements drafted: Phác thảo yêu cầu kỹ thuật phần cứng

b HW technical requirements revised: Sửa đổi yêu cầu kỹ thuật phần cứng

Trang 7

11 Organize workshops: tổ chức hội thảo

IV Procurement: Đấu thầu/Cung ứng

a Procurement plan produced: Tạo kế hoạch đấu thầu

b Bid templates sent: Gửi mẫu dự thầu

c Bid documents finalized: Hoàn thành hồ sơ dự thầu

d Vendors selected: lựa chọn các nhà cung ứng

e Contractors signed: Ký kết hợp đồng với các nhà thầu

V Hardware Setup: Cài đặt phần cứng

12 Procure IT infrastructure: Đấu thầu/mua sắm cơ sở hạ tầng IT

13 Deploy IT infrastructure: Triển khai xây dựng cơ sở hạ tầng IT

VI Software Implementation:

14 Build application software: Xây dựng phần mềm ứng dụng

15 Develop SOPs, training documents: Xây dựng quy trình chuẩn, tài liệu đào tạo

16 Provide trainings 1: Cung cấp các khóa đào tạo 1

17 Provide trainings 2: Cung cấp các khóa đào tạo 2

18 Deploy application software 1: Triển khai phần mềm ứng dụng 1

19 Deploy application software 2: Triển khai phần mềm ứng dụng 2

20 Test & validate application software 1: Test và phê chuẩn phần mềm ứng dụng 1

Trang 8

Trang 6

21 Test & validate application software 2: Test và phê chuẩn phần mềm ứng dụng 2

22 Go-live: vận hành hệ thống thực tế

Trang 9

Trang 7

thành Vị trí HMIS Integration - Phase 1

3 Recruite a project co-ordinator (consultant) 01/07/2011 31/01/2012 152 100 I-TECH

4 Hand over the project 13/01/2012 29/02/2012 33 50 DungNT

System Architectures, Implementation Plan & Consensus

6 Assess IT infrastructure, Applications at PAC & HCF 01/09/2011 16/11/2011 54 56 PAC

No SW app accessment - MPI, OPC, PMTCT

Assess Plan & Guidelines 01/09/2011 30/09/2011 21 100 PAC

Plan, Guidelines and questionair survey completed 01/09/2011 30/09/2011 21 100 PAC

IT infrastructure assessment completed 03/10/2011 16/11/2011 32 100 QuangBLP

7 Analyze business processes, forms, reports at HCF 01/09/2011 01/02/2012 109 100 ThongPLH Workflows, forms, reports - MPI module completed 01/09/2011 31/01/2012 108 100 QuangBLP Workflows, forms, reports - OPC module completed 01/09/2011 31/01/2012 108 100 ThongDQ Workflows, forms, reports - PMTCT module completed 01/09/2011 31/01/2012 108 100 PhuongPK MPI, OPC & PMTCT modules Analyzed 31/01/2012 01/02/2012 1 100 ThongPLH

Trang 10

9 Design HW technical requirements 01/11/2011 14/02/2012 75 48 PhuongTV

HW technical requirements drafted 01/11/2011 31/01/2012 65 100 ThongPLH

HW technical requirements revised 01/02/2012 07/02/2012 4 0 PhuongTV

HW technical requirements finalised 07/02/2012 14/02/2012 5 0 Jan

10 Design SW requirements 01/11/2011 29/02/2012 86 86 PhuongTV

SW requirements drafted 01/11/2011 29/02/2012 86 100 ThongPLH

SW requirements revised 01/02/2012 15/02/2012 10 0 PhuongTV

SW requirements finalized 10/02/2012 15/02/2012 3 0 Jan

11 Organize workshops 02/01/2012 31/01/2012 21 100 DungNT

Procurement plan produced 01/11/2011 31/01/2012 65 100 QuangBLP

Bid documents finalized 15/02/2012 29/02/2012 10 0 PhuongTV

12 Procure IT infrastructure 01/03/2012 29/05/2012 63 0 HW Vendor

13 Deploy IT infrastructure 02/04/2012 31/05/2012 43 0 HW Vendor Software Implementation 01/07/2011 30/03/2013 456 0

14 Build application software 01/03/2012 30/11/2012 196 0 SW Vendor

15 Develop SOPs, training documents 02/04/2012 30/11/2012 174 0 SW Vendor

Trang 11

Trang 9

16 Provide trainings 1 01/06/2012 30/06/2012 21 0 SW Vendor

17 Provide trainings 2 01/11/2012 29/12/2012 42 0 SW Vendor

18 Deploy application software 1 01/06/2012 30/06/2012 21 0 SW Vendor

19 Deploy application software 2 01/11/2012 29/12/2012 42 0 SW Vendor

20 Test & validate application software 1 01/06/2012 31/08/2012 65 0 PAC

21 Test & validate application software 2 01/11/2012 31/01/2013 65 0 PAC

Trang 12

Build stakeholders' consensus 03/06/2013 02/07/2013 21 0 CDC

System Architectures, Implementation Plan & Consensus

0 Finalize implementation plan 01/07/2013 28/02/2014 174 0 PhuongTV

Submit project for funding 13/01/2014 15/01/2014 2 0 ThongPLH Budget approval for phase 2 16/01/2014 15/02/2014 22

0 Project charter completed 13/01/2014 30/01/2014 13 0 PhuongTV

Design system architecture 03/10/2013 15/02/2014 97 0

7

5

PhuongTV System architecture drafted 03/10/2013 15/01/2014 74 0 DungNT System architecture overview completed 14/10/2013 30/10/2013 12 0 PhuongTV System architecture revised 14/10/2013 30/10/2013 12 0 PhuongTV System architecture finalized 03/02/2014 15/02/2014 10 0 Jan

Design HW technical requirements 01/11/2013 14/02/2014 75 0 PhuongTV

HW technical requirements drafted 01/11/2013 31/01/2014 65 0 ThongPLH

HW technical requirements revised 03/02/2014 07/02/2014 4 0 PhuongTV

HW technical requirements finalised 07/02/2014 14/02/2014 5 0 Jan

Trang 13

Deploy application software 1 02/06/2014 01/07/2014 21 0 SW Vendor Deploy application software 2 03/11/2014 31/12/2014 42 0 SW Vendor Test data exchange between modules of HMIS 1 02/06/2014 30/08/2014 65 0 PAC

Test data exchange between modules of HMIS 2 03/11/2014 31/01/2015 65 0 PAC

Develop SOPs, training documents 02/04/2014 02/12/2014 174 0 SW Vendor

Trang 15

Trang 13

Trang 16

Trang 14

Trang 17

Trang 15

- Giai đoạn 2

Trang 18

Trang 16

3 Quản trị rủi ro

Trong quản trị rủi ro, PEST (Politics: Chính trị – Economics: Kinh tế – Society:

Xã hội – Technology: Công nghệ) là công cụ phân tích giúp Người Quản lý dự án nhận ra những hiểm họa trong môi trường hoạt động của mình Thông qua PEST, nhóm dự án đã nhận ra 8 rủi ro cụ thể như sau:

3.1 Các loại rủi ro

3.1.1 Chính trị (P)

- Thủ tục hành chánh của nước ta còn nhiều rườm rà, chồng chéo, không những

là một cản trở trong đầu tư mà còn gây ra nhiều khó khăn cho các doanh

nghiệp → rủi ro về thủ tục hành chính liên quan

- Hệ thống pháp luật của nước ta đang từng ngày cải cách để hoàn thiện hơn Do

đó, một số các văn bản pháp luật nhà nước ban hành ít nhiều còn mang tính ổn định trong một thời gian ngắn, sau đó bổ sung và sửa đổi, đây cũng là một khó

khăn → rủi ro từ sự thay đổi và bổ sung các văn bản pháp luật về thuế và chính sách của nhà nước

- Lạm phát cũng làm chi phí đầu vào tăng, đặc biệt là chi phí triển khai Cơ sở hạ

tầng phần cứng → rủi ro về tăng chi phí

3.1.3 Xã hội (S)

- Người dùng vốn quen với cách thức quản lý cũ → Rủi ro vì thói quen sử dụng

- Nhân sự dự án có thể sẽ thay đổi do quá trình dự án kéo dài và thu nhập từ dự

án xã hội không cao → Rủi ro về nhân lực

3.1.4 Công nghệ (T)

Trang 19

Trang 17

- Dự án kéo dài qua gần 4 năm → Rủi ro vì công nghệ lạc hậu

- Vì là dự án có sự tham gia của nhiều đơn vị, dẫn đến cách thức quản lý trong

dự án đôi khi còn chồng chéo → Rủi ro về tổ chức quản lý chưa bám sát

3.2.2 Thang đo định tính cho khả năng xảy ra

Dựa trên 2 thang đo định tính về mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra, nhóm

dự án đã lập ma trận để xác định những rủi ro cần hành động ngay và những rủi ro yêu cầu hành động để tập trung phân tích ảnh hưởng của nó và kịp thời đưa ra giải pháp phòng ngừa

Trang 20

Trang 18

Trang 21

Trang 19

3.3 Phân tích rủi ro

PHÂN TÍCH ẢNH HƯỞNG FMEA

SEV : mức độ nghiêm trọng Giá trị từ 0 - 10

DET : Không khả năng kiểm soát hay theo dõi Giá trị từ 0 - 10

Yêu

cầu Sai hỏng Ảnh hưởng SEV Nguyên nhân OCC DET RPN Giải pháp đề nghị Trách nhiệm

Rủi ro về

thủ tục hành chính

Thời gian

dự án, sự thành công của dự án

TP xin các chủ trương thực hiện

Ban chỉ đạo Trưởng dự án

Ủy ban kiểm tra

Hồ sơ chưa đủ 5 4 140

Nghiên cứu chính sách, lập hồ sơ từ ban đầu, kiểm tra định kỳ

Rủi ro về

tăng chi phí

Sự thành công của dự

án

Ban chỉ đạo Trưởng dự án Quản lý IT

Trang 22

Thời gian

8 Nhà tài trợ gặp

khó khăn 4 8 256

Dự trù các nguồn kinh phí dự phòng từ các nhà tài trợ khác

Làm tốt công tác vận động, triển khai thử nghiệm Xác định thời gian áp dụng rõ ràng

Trưởng dự án Quản lý IT Đầu mối các hệ thống thành viên Người dùng thiếu

kỹ năng 6 4 120

Đào tạo định kỳ và chuyên sâu

Đầu mối các hệ thống thành viên

Rủi ro về

nhân lực

Thời gian

6

Thu nhập thấp 5 6 180

Điều chỉnh theo trượt giá về thu nhập, có động viên khen thưởng kịp thời

Trưởng dự án Đầu mối các hệ thống thành viên

Cơ hội phát triển không cao 5 6 180

Hỗ trợ đào tạo nhân viên, các cơ hội học tập

Trưởng dự án Đầu mối các hệ thống thành viên

Trang 23

- Trưởng dự án: Nguyễn Tiến Dũng

- Quản lý IT: Phạm Lê Hoàng Thông

- Điều phối viên dự án: Tạ Việt Phương

- Đầu mối các hệ thống thành viên:

o OPC: Dr Van Hung

o PMTCT: Dr Pham Hai Ly

o MPI: Mr Nguyễn Đức Phương

4.2 Danh sách tham gia dự án

3 Đinh Quốc Thông PAC M&E Specialist –

OPC Cell phone: 0988 662 086 Email: thongdq@hmis.org.vn

4 Nguyễn Đức

Phương

MPI Cell phone: 0999 888 999 Email:

Trang 24

Trang 22

8 Pham Hai Ly PAC PMTCT head

15 Tạ Việt Phương I-TECH Điều phối viên dự

án Cell phone: 0966 666 666 Email:

phuongtv@hmis.org.vn

4.3 Vai trò và trách nhiệm của các thành viên

1 Bảo trợ dự án (Project

- Nguyễn Tiến Dũng

• Phê chuẩn các giai đoạn khác nhau của dự án

• Cung cấp nguồn tài chính cho dự án

• Giải quyết các nhu cầu phát sinh

2 Điều phối viên dự án

(Project coordinator)

- Tạ Việt Phương

• Đảm bảo dự án được tuân thủ theo nhu cầu của HMIS

• Cung cấp báo cáo trạng thái của dự án và đảm bảo việc thực hiện được hoàn tất ở từng giai đoạn

• Đảm bảo sự ảnh hưởng và phạm vi hoạt động của dự

án là phù hợp với nguyên tắc chăm sóc sức khỏe và yêu cầu IT

•Giai đoạn phân tích:

cung cấp kiến thức cốt lõi (key knowledge) trong các quy trình nghiệp vụ

• Giai đoạn thiết kế:

Xác nhận tính hợp lệ từng phần thiết kế hệ thống phù hợp với các quy trình nghiệp vụ

Cung cấp giảm thiểu rủi ro trong trường hợp có thiếu hụt giữa các quy trình nghiệp vụ và thiết kế

• Giai đoạn thực thi:

Đối sánh thiết kế hệ thống với yêu cầu quy trình nghiệp vụ dựa trên các kết quả kiểm tra

• Giai đoạn kết thúc:

Đảm bảo người dùng sẽ sử dụng hệ thống như đã thiết

kế

Định dạng
Số trang	28
Dung lượng	1,4 MB