Hệ thống kiểm soát nội bộ về hàng tồn kho tại Công ty cổ phần dược Thiên Thành

TR NG I H C M THÀNH PH H CHÍ MINH

KHOA K TOÁN - TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG

*****

NGUY N TH OANH MSSV: 40604078

L i m đ u

CH NG 1: T NG QUAN V KI M SOÁT N I B VÀ KI M SOÁT N I B

V HÀNG T N KHO 1

1.1 NH NG V N CHUNG V H TH NG KI M SOÁT N I B 1

1.1.1 S l c v s hình thành và ti n hóa c a ki m soát n i b 1

1.1.2 nh ngh a và các khái ni m c b n trong đ nh ngh a 2

1.1.3 Các m c tiêu c a ki m soát n i b 3

1.1.4 L i ích c a h th ng ki m soát n i b h u hi u 4

1.1.5 Các b ph n h p thành h th ng ki m soát n i b 5

1.1.5.1 Môi tr ng ki m soát 5

1.1.5.1.1 Tính chính tr c và giá tr đ o đ c: 5

1.1.5.1.2 m b o v n ng l c, ph m ch t đ i ng nhân viên 5

1.1.5.1.3 H i đ ng qu n tr và y ban Ki m toán 6

1.1.5.1.4 Tri t lý qu n lý và phong cách đi u hành c a nhà qu n lý 6

1.1.5.1.5 C c u t ch c 6

1.1.5.1.6 Cách th c phân đ nh quy n h n và trách nhi m 7

1.1.5.1.7 Chính sách nhân s 7

1.1.5.2 ánh giá r i ro 7

1.1.5.2.1 Xác đ nh m c tiêu c a đ n v 8

1.1.5.2.2 Nh n d ng r i ro 8

1.1.5.2.3 Phân tích và đánh giá r i ro 9

1.1.5.2.4 Các bi n pháp đ i phó v i r i ro 10

1.1.5.3 Ho t đ ng ki m soát 11

1.1.5.3.1 Phân chia trách nhi m đ y đ 11

1.1.5.3.2 Ki m soát quá trình x lý thông tin và các nghi p v 12

1.1.5.3.3 Ki m soát v t ch t 12

1.1.5.3.4 Ki m tra vi c đ c l p th c hi n 12

1.1.5.5 Giám sát 14

1.1.6 Nh ng h n ch ti m tàng c a h th ng ki m soát n i b 14

1.2 KI M SOÁT N I B HÀNG T N KHO 15

1.2.1 N i dung và đ c đi m c a kho n m c hàng t n kho 15

1.2.1.1 N i dung 15

1.2.1.2 c đi m 16

1.2.2 R i ro ti m tàng c a kho n m c hàng t n kho 17

1.2.3 M c đích ki m soát n i b hàng t n kho 18

1.2.4 Các th t c ki m soát n i b hàng t n kho 19

1.2.4.1 Ki m soát quá trình mua hàng nh p kho 19

1.2.4.2 Ki m soát quá trình bào qu n và ki m kê hàng hóa 24

1.2.4.2.1 i v i quá trình b o qu n 24

1.2.4.2.2 Ki m kê hàng t n kho 24

1.2.4.3 Ki m soát quá trình xu t kho hàng hóa 25

CH NG 2: GI I THI U KHÁI QUÁT V CÔNG TY C PH N D C THIÊN THÀNH 27

2.1 T ng quan v công ty C ph n d c Thiên Thành 27

2.2 Lch s hình thành và phát tri n 27

2.2.1 Lch s hình thành công ty 27

2.2.2 Lch s hình thành chi nhánh 28

2.3 Ch c n ng, nhi m v và m c tiêu ho t đ ng c a công ty 28

2.3.1Ch c n ng 28

2.3.2 Nhi m v 28

2.3.3 M c tiêu ho t đ ng 29

2.5 Nh ng thu n l i và khó kh n c a công ty 29

2.6 Ph ng h ng phát tri n c a công ty 30

2.7 C c u t ch c qu n lý s n xu t kinh doanh 30

2.8 T ch c k toán t i công ty 34

2.8.1 S đ t ch c b máy k toán 34

2.8.3 Ph ng pháp k toán áp d ng t i công ty 35

2.8.4 H th ng ch ng t và s sách 37

2.8.5 Gi i thi u s l c v ph n m m k toán c a công ty 40

CH NG 3: TH C TR NG H TH NG KI M SOÁT N I B HÀNG T N KHO T I CÔNG TY C PH N D C THIÊN THÀNH 42

3.1 Khái quát v môi tr ng ki m soát n i b t i công ty 42

3.2 H th ng ki m soát n i b v hàng t n kho t i công ty 45

3.2.1 c đi m hàng t n kho c a công ty 45

3.2.2 H th ng chính sách k toán tài chính v hàng t n kho 49

3.2.3 Ki m soát quá trình v n đ ng c a hàng t n kho 50

3.2.3.1 Quá trình mua hàng nh p kho 50

3.2.3.2 Quá trình b o qu n, ki m kê hàng hóa 53

3.2.3.2.1 Quá trình b o qu n 53

3.2.3.2.2 Quá trình ki m kê hàng hóa 54

3.2.3.3 Các th t c ki m soát ch y u đ i v i chu trình mua hàng, b o qu n và ki m kê t i công ty c ph n d c Thiên Thành 54

3.2.3.3.2 Nh ng th t c ki m soát c th 56

3.2.3.3 Quá trình xu t hàng hóa ra kh i kho 59

3.2.3.4 Ki m soát quá trình ti p nh n đ n đ t hàng và xét duy t bán ch u60 CH NG 4: NH N XÉT VÀ KI N NGH V KI M SOÁT N I B V HÀNG T N KHO T I CÔNG TY C PH N D C THIÊN THÀNH 62

4.1 NH N XÉT CHUNG V MÔI TR NG KI M SOÁT TRONG H TH NG KI M SOÁT N I B C A CÔNG TY 62

4.1.1 u đi m 62

4.1.2 H n ch 64

4.2.1 u đi m 64 4.2.2 H n ch có th phát sinh r i ro v hàng t n kho 66 4.3 M t s ki n ngh nh m hoàn thi n quá trình ki m soát hàng t n kho 68

K t lu n

Ph L c

Tài li u tham kh o

Hi n t i tr các doanh nghi p liên doanh v i n c ngoài và các doanh nghi p đã có

và đang xây d ng h th ng ch ng ch ISO, TQM Theo đánh giá c a nhi u chuyên gia, ph n l n các doanh nghi p ch a hi u rõ s c n thi t, l i ích c ng nh cách xây

d ng, t ch c và v n hành bài b n m t h th ng ki m soát n i b Công tác ki m tra, ki m soát th ng ch ng chéo, phi n di n, t p trung vào các ch s kinh t - tài chính và k t qu cu i cùng v i thói quen tìm l i, đ trách nhi m ch ít chú tr ng

ki m tra, ki m soát toàn b ho t đ ng c a t ch c, l y ng n ch n, phòng ng a là chính ây là m t trong các đi m y u mà các doanh nghi p c n kh c ph c đ nâng cao s c c nh tranh khi h i nh p vào n n kinh t toàn c u.Vì th vai trò c a ki m soát n i b là h t s c quan tr ng trong ho t đ ng kinh t c a các doanh nghi p và t

ch c Ki m soát n i b giúp các nhà qu n tr qu n lý h u hi u và hi u qu h n các ngu n l c kinh t c a công ty mình nh : con ng i, tài s n, v n ….,góp ph n h n

ch t i đa nh ng r i ro phát sinh trong quá trình s n xu t kinh doanh, đ ng th i giúp doanh nghi p xây d ng đ c m t n n t ng qu n lý v ng ch c ph c v cho quá trình m r ng, và phát tri n đi lên c a doanh nghi p

Bên c nh đó, hàng t n kho gi vai trò r t quan tr ng đ i v i các doanh nghi p s n

xu t – th ng m i Nó là trung gian trong vi c chuy n hóa các ngu n l c thành k t

qu kinh doanh và nh h ng đ n nhi u ho t đ ng kinh doanh c a doanh nghi p

Do đó m i sai sót liên quan đ n hàng t n kho có th nh h ng tr c ti p đ n b ng cân đ i k toán và báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh

V i mong mu n đ c ti p c n th c t công tác ki m soát đ i v i chu trình bán hàng – thu ti n c a m t doanh nghi p c th , đ ng th i ng d ng nh ng ki n th c đã h c trong nhà tr ng, so sánh v i th c ti n n m b t, m r ng hi u bi t , em đã quy t

đ nh ch n đ tài “H th ng ki m soát n i b v hàng t n kho t i công ty c ph n

d c Thiên Thành”

Khi công ty phát tri n lên thì l i ích c a m t h th ng ki m soát n i b c ng tr nên

to l n h n vì ng i ch công ty s g p nhi u khó kh n h n trong vi c giám sát và

ki m soát các r i ro này n u ch d a vào kinh nghi m giám sát tr c ti p c a b n thân M t h th ng ki m soát n i b v ng m nh s góp ph n t o nên s tin t ng cao c a c đông Xét v đi m này, m t h th ng ki m soát n i b v ng m nh là m t nhân t c a m t h th ng qu n tr doanh nghi p v ng m nh, và đi u này r t quan

tr ng đ i v i công ty có nhà đ u t bên ngoài

tài tìm hi u ki m soát n i b trong doanh nghi p, c th là ki m soát n i b đ i

v i hàng t n kho nh m nâng cao hi u qu kinh doanh c a công ty th ng m i

Do h n ch v th i gian nên gi i h n nghiên c u đ tài:

a đi m: Công ty c ph n d c Thiên Thành

Ph m vi nghiên c u: T p trung nghiên c u h th ng ki m soát n i b hàng t n kho

c a công ty t khâu mua hàng - nh p - l u tr và bán hàng

Ph ng pháp nghiên c u: Quan sát th c t , thu th p d li u, ph ng v n nhân viên trong công ty cùng v i s k t h p ki n th c đã h c và tham kh o các tài li u

N i dung c a đ tài: g m có 4 ch ng

Ch ng 1: T ng quan v ki m soát n i b và ki m soát n i b v hàng t n kho

Ch ng 2: Gi i thi u khái quát v công ty c ph n d c Thiên Thành

Ch ng 3: Th c tr ng h th ng ki m soát n i b hàng t n kho t i công ty c ph n

d c Thiên Thành

Ch ng 4: Nh n xét và ki n ngh v ki m soát n i b hàng t n kho t i công ty c

ph n d c Thiên Thành

Khái ni m ki m soát n i b ra đ i t đ u th k 20 trong thu t ng c a các

ki m toán viên đ c l p, mô t các ho t đ ng t ki m soát t i doanh nghi p Ki m toán viên s tìm hi u và đánh giá h th ng này nh m ph c v cho vi c đi u ch nh các th t c ki m toán1

S phát tri n m nh m c a các hình th c gian l n làm thi t

h i l n t i các công ty đã d n đ n s quan tâm c a xã h i đ n ho t đ ng ki m soát

n i b

N m 1992, y ban các t ch c ho t đ ng b o tr (th ng đ c g i là COSO) c a H i đ ng qu c gia ch ng gian l n báo cáo tài chính Hoa K (th ng

g i là y ban Treadway) đã công b Báo cáo 1992, đ a ra m t khuôn m u v ki m soát n i b , đã đ t n n t ng cho các lý thuy t v ki m soát n i b hi n nay

Báo cáo này cung c p m t h th ng lý lu n đ y đ và khá hoàn ch nh v h

th ng ki m soát n i b cho t i th i đi m hi n nay và đ c ch p nh n r ng rãi nhi u qu c gia trên th gi i

Báo cáo COSO n m 1992 g m có 4 ph n:

ây là ph n c b n nh t c a Báo cáo COSO, trong đó có đ nh ngh a v ki m soát n i b , mô t các b ph n c u thành c a ki m soát n i b , đ a ra các tiêu chí c th đ đánh giá h th ng ki m soát n i b

 Ph n 3: Báo cáo cho bên ngoài

ây là tài li u b sung, cung c p h ng d n cho cho các t ch c cách th c báo cáo cho các đ i t ng bên ngoài v h th ng ki m soát n i b cho m c tiêu báo cáo thông tin tài chính

 Ph n 4: Các công c đánh giá ki m soát n i b

Ph n này đ a ra các công c h ng d n, g i ý r t thi t th c cho vi c đánh giá h th ng ki m soát n i b

1.1.2 nh ngh a và các khái ni m c b n trong đ nh ngh a

“Ki m soát n i b là m t quá trình do ng i qu n lý, h i đ ng qu n tr và

các nhân viên c a đ n v chi ph i, nó đ c thi t l p đ cung c p m t s b o đ m

Ki m soát n i b là m t quá trình: Ki m soát n i b bao g m m t chu i

ho t đ ng ki m soát hi n di n m i b ph n trong đ n v và đ c k t h p v i nhau thành m t th th ng nh t Quá trình ki m soát là ph ng ti n đ giúp cho đ n v đ t

đ c các m c tiêu c a mình

Ki m soát n i b đ c thi t k và v n hành b i con ng i: C n hi u r ng

ki m soát n i b không ch đ n thu n là nh ng chính sách, th t c, bi u m u…mà

2 Giáo trình Ki m toán c a tr ng i H c Kinh T Tp.HCM

ph i bao g m c nh ng con ng i trong t ch c nh H i đ ng Qu n tr , Ban Giám

đ c và các nhân viên Chính con ng i s đ nh ra m c tiêu, thi t l p c ch ki m soát m i n i và v n hành chúng

Ki m soát n i b cung c p m t s đ m b o h p lý, ch không ph i đ m b o

tuy t đ i là các m c tiêu s đ t đ c Vì khi v n hành h th ng ki m soát, nh ng

y u kém có th x y ra do các sai l m c a con ng i…nên d n đ n không đ t đ c các m c tiêu Ki m soát n i b có th ng n ch n và phát hi n nh ng sai ph m

nh ng không th đ m b o là chúng không bao gi x y ra H n n a, m t nguyên t c

c b n trong vi c đ a ra quy t đ nh qu n lý là chi phí cho quá trình ki m soát không

th v t quá l i ích đ c mong đ i t quá trình ki m soát không th v t quá l i ích đ c mong đ i t quá trình ki m soát đó Do đó, tuy ng i qu n lý có th nh n

th c đ y đ v các r i ro, th nh ng n u chi phí cho quá trình ki m soát quá cao thì

h v n không áp d ng các th t c ki m soát các r i ro

Ki m soát n i b th ng đ c chia thành các lo i sau:3

Ki m soát k toán là chính sách và quá trình th c hi n nh m đ t đ c hai m c tiêu

đ u tiên là b o v tài s n và b o đ m thông tin k toán trung th c và đáng tin c y

Ki m soát qu n lý là đ thúc đ y hi u qu ho t đ ng kinh doanh và khuy n khích

s tham gia c a công nhân viên đ i v i các chính sách qu n lý

1.1.3 Các m c tiêu c a ki m soát n i b

i v i báo cáo tài chính, ki m soát n i b ph i đ m b o v tính trung th c

và đáng tin c y, b i vì chính ng i qu n lý đ n v ph i có trách nhi m l p báo cáo tài chính phù h p v i chu n m c và ch đ k toán hi n hành

i v i tính tuân th , ki m soát n i b tr c h t ph i b o đ m h p lý vi c

ch p hành lu t pháp và các quy đ nh i u này xu t phát t trách nhi m c a ng i

qu n lý đ i v i nh ng hành vi không tuân th trong đ n v Bên c nh đó, ki m soát

n i b còn ph i h ng m i thành viên trong đ n v vào vi c tuân th các chính sách, quy đ nh n i b c a đ n v , qua đó b o đ m đ c nh ng m c tiêu c a đ n v

3

Giáo trình H th ng thông tin k toán c a tr ng i H c Kinh T Tp.HCM

đó có th là m c tiêu chung cho toàn đ n v hay các m c tiêu c th cho t ng ho t

v ng m nh s giúp đem l i các l i ích sau cho công ty:

 m b o tính đáng tin c y c a các s li u k toán và báo cáo tài chính c a công ty;

 Gi m b t r i ro do gian l n ho c tr m c p đ i v i công ty do bên th ba ho c nhân viên c a công ty gây ra;

 Gi m b t r i ro do sai sót c a nhân viên mà có th gây t n h i cho công ty;

 Gi m b t r i ro do không tuân th chính sách và quy trình kinh doanh c a công ty;

 m b o công ty ho t đ ng hi u qu , s d ng t t các ngu n l c và đ t đ c các m c tiêu đ t ra

 T o s tin t ng đ i v i các c đông, nhà đ u t c a công ty

Thông th ng, khi công ty ngày càng phát tri n thì l i ích c a m t h th ng

ki m soát n i b c ng tr nên to l n h n vì ng i ch công ty s g p nhi u khó

kh n h n trong vi c giám sát và ki m soát các r i ro này n u ch d a vào kinh nghi m giám sát tr c ti p c a b n thân

M t h th ng ki m soát n i b v ng m nh s góp ph n t o nên s tin t ng cao c a c đông Xét v đi m này, m t h th ng ki m soát n i b v ng m nh là m t nhân t c a m t h th ng qu n tr doanh nghi p v ng m nh, và đi u này r t quan

tr ng đ i v i công ty có nhà đ u t bên ngoài

1.1.5 Các b ph n h p thành h th ng ki m soát n i b

1.1.5.1 Môi tr ng ki m soát

Môi tr ng ki m soát ph n ánh s c thái chung c a m t đ n v , nó chi ph i ý

th c ki m soát c a m i thành viên trong đ n v và là n n t ng đ i v i các b ph n khác c a ki m soát n i b Các nhân t thu c v môi tr ng ki m soát là:

1.1.5.1.1 Tính chính tr c và giá tr đ o đ c:

S h u hi u c a h th ng ki m soát n i b tr c tiên ph thu c vào tính chính tr c và vi c tôn tr ng các giá tr đ o đ c c a nh ng ng i liên quan đ n quá trình ki m soát đáp ng yêu c u này, các nhà qu n lý cao c p ph i xây d ng chu n m c v đ o đ c trong đ n v và cách c x đúng đ n đ có th ng n c n không cho các thành viên có hành vi thi u đ o đ c ho c ph m pháp Mu n v y,

nh ng nhà qu n lý ph i làm g ng cho c p d i v vi c tuân th các chu n m c và

c n ph i ph bi n nh ng quy đ nh đ n m i thành viên b ng các th th c thích h p

M t cách khác đ nâng cao tính chính tr c và s tôn tr ng các giá tr đ o

đ c, đ n v ph i lo i tr ho c gi m thi u nh ng s c ép hay đi u ki n có th d n đ n nhân viên có nh ng hành vi thi u trung th c

1.1.5.1.2 m b o v n ng l c, ph m ch t đ i ng nhân viên

th c hi n t t các nhi m v đ c giao, các nhân viên c a đ n v c n có

ki n th c, các k n ng và các kinh nghi m c n thi t Do đó, nhà qu n lý ch nên tuy n d ng các nhân viên có ki n th c và kinh nghi m phù h p v i nhi m v s

đ c giao, và ph i có giám sát và hu n luy n h đ y đ và th ng xuyên Bên c nh các y u t v k n ng, kinh nghi m, ki n th c c a nhân viên, đ m t t ch c có th

đ t đ c m c tiêu, c ng c n xem tr ng ph m ch t c a nhân viên, nh t là ph m ch t

đ o đ c

1.1.5.1.3 H i đ ng qu n tr và y ban Ki m toán

Môi tr ng ki m soát ch u nh h ng đáng k b i H i đ ng qu n tr và y ban

ki m toán Tính h u hi u c a nhân t này ph thu c vào s đ c l p v i Ban đi u hành, kinh nghi m và v trí c a các thành viên trong H i đ ng qu n tr , m c đ tham gia, m c đ giám sát và các hành đ ng c a H i đ ng qu n tr đ i v i công ty

1.1.5.1.4 Tri t lý qu n lý và phong cách đi u hành c a nhà qu n lý

Tri t lý qu n lý th hi n qua quan đi m và nh n th c c a ng i qu n lý, phong cách đi u hành l i th hi n qua cá tính, t cách và thái đ c a h khi đi u hành đ n v M t s nhà qu n lý r t quan tâm đ n vi c l p báo cáo tài chính và r t chú tr ng đ n vi c hoàn thành ho c v t m c k ho ch H c ng hài lòng v i

nh ng ho t đ ng kinh doanh có m c r i ro cao, nh ng có th thu đ c nhi u l i nhu n M t s nhà qu n lý khác l i r t b o th và quá th n tr ng v i r i ro…S khác bi t v tri t lý qu n lý và phong cách đi u hành có th nh h ng đ n môi

tr ng ki m soát và tác đ ng đ n vi c th c hi n các m c tiêu c a đ n v

Tri t lý qu n lý và phong cách đi u hành c ng đ c ph n ánh trong cách

th c nhà qu n lý s d ng các kênh thông tin và quan h v i c p d i Có nhi u nhà

qu n lý trong quá trình đi u hành thích ti p xúc và trao đ i tr c ti p v i nhân viên

Ng c l i, có nh ng nhà qu n lý ch thích đi u hành công vi c theo m t tr t t đã

đ nh đ c các v trí then ch t v i quy n h n, trách nhi m và các th th c báo cáo cho phù h p Ngoài ra, c c u c n phù h p v i quy mô và đ c thù ho t đ ng c a

đ n v

1.1.5.1.6 Cách th c phân đ nh quy n h n và trách nhi m

Phân đ nh quy n h n và trách nhi m đ c xem là ph n m r ng c a c c u

t ch c Nó c th hóa v quy n h n và trách nhi m c a t ng thành viên trong các

ho t đ ng c a đ n v , giúp cho m i thành viên ph i hi u r ng h có nhi m v c th

gì và t ng ho t đ ng c a h s nh h ng nh th nào đ n ng i khác trong vi c hoàn thành m c tiêu Do đó, khi mô t công vi c, đ n v ph i th ch hóa b ng v n

b n v nh ng nhi m v và quy n h n c th c a t ng thành viên và quan h gi a h

v i nhau

1.1.5.1.7 Chính sách nhân s

Là các chính sách và th t c c a nhà qu n lý v vi c tuy n d ng, hu n luy n,

b nhi m, đánh giá, sa th i, đ b t, khen th ng và k lu t Chính sách nhân s có

nh h ng đáng k đ n s h u hi u c a môi tr ng ki m soát thông qua vi c tác

đ ng đ n các nhân t khác trong môi tr ng ki m soát nh đ m b o v n ng l c, tính chính tr c và các giá tr đ o đ c

Môi tr ng ki m soát nh h ng đ n m i ho t đ ng c a m t doanh nghi p, trong đó có công tác k toán và đ trung th c c a báo cáo tài chính

Bên c nh đó khi phân tích, đánh giá môi tr ng ki m soát đ n v c ng c n quan tâm đ n m c đ nh h ng c a các nhân t bên ngoài t ch c nh các thay

đ i môi tr ng kinh doanh, các thay đ i c a h th ng lu t pháp hay các thay đ i c a

ch đ k toán

1.1.5.2 ánh giá r i ro

i v i m i ho t đ ng c a m t đ n v đ u có th phát sinh nh ng r i ro và khó có th ki m soát t t c Các r i ro làm cho m c tiêu c a đ n v có th không đ t

đ c Các r i ro x y ra do r t nhi u nguyên nhân đ n t c bên ngoài l n bên trong

đ n v , r i ro có th do l i ch quan hay khách quan Vì v y, các nhà qu n lý ph i đánh giá và phân tích nh ng nhân t nh h ng t o nên r i ro làm cho nh ng m c tiêu k cà m c tiêu chung và m c tiêu c th cho t ng ho t đ ng c a đ n v có th không đ t đ c và ph i c g ng ki m soát đ t i thi u hóa nh ng t n th t do các r i

ro này gây nên

đ ng tiêu c c c a nó đ n m c tiêu c a đ n v Xác đ nh m c tiêu bao g m vi c đ a

ra s m nh, ho ch đ nh các m c tiêu chi n l c c ng nh nh ng ch tiêu ph i đ t

đ c trong ng n h n, trung và dài h n Vi c xác đ nh m c tiêu có th đ c th c

hi n qua vi c ban hành các v n b n ho c đ n gi n h n, qua nh n th c và phát bi u hàng ngày c a ng i qu n lý

R i ro t bên ngoài doanh nghi p (hay còn g i là r i ro kinh doanh): là nh ng r i

ro nh h ng t môi tr ng v mô và môi tr ng vi mô nh nh ng r i ro do s thay

đ i ngu n cung c p, nhu c u c a khách hàng, k thu t, c nh tranh, môi tr ng kinh

t , chính tr , các quy đ nh, chính sách c a nhà n c

R i ro bên trong doanh nghi p bao g m r i ro ho t đ ng và r i ro tuân th

- R i ro ho t đ ng: Là r i ro phát sinh t doanh nghi p nh vi ph m các ch tr ng

đ ng l i, chính sách, quy ch , n i qui c a doanh nghi p, c ng nh cam k t c a doanh nghi p v i bên ngoài, r i ro v tài s n và ngu n l c khác trong quá trình hình thành và s d ng, ch ng h n nh m t mát, lãng phí, h h ng, l m d ng, phá

ho i,…, r i ro v v n hoá doanh nghi p

- R i ro tuân th : Vi ph m pháp lu t nhà n c và nh ng quy đ nh riêng c a đ n v

 R i ro m c đ b ph n có th phát sinh t các công vi c nh : bán hàng, s n

xu t, ti p th , phát tri n k thu t…Nh ng r i ro này có th d n đ n m c tiêu c a toàn doanh nghi p không th c hi n đ c

nh n d ng r i ro, ng i qu n lý có th s d ng nhi u ph ng pháp khác nhau, t

vi c s d ng các ph ng ti n d báo, phân tích các d li u quá kh , cho đ n vi c rà soát th ng xuyên các ho t đ ng Trong các doanh nghi p nh , công vi c này có

Vì r i ro r t khó đ nh l ng nên đây là m t công vi c khá ph c t p và có nhi u ph ng pháp khác nhau Tuy nhiên, m t quy trình phân tích và đánh giá r i

ro th ng bao g m nh ng b c sau đây: c l ng t m c c a r i ro qua nh

h ng có th có c a nó đ n m c tiêu c a đ n v , xem xét kh n ng x y ra r i ro và

nh ng bi n pháp có th s d ng đ đ i phó v i r i ro

Trong l nh v c k toán, có th k đ n nh ng r i ro đe d a đ n s trung th c

và h p lý c a báo cáo tài chính nh ghi nh n các tài s n không có th c ho c là không thu c quy n s h u c a đ n v ; đánh giá tài s n và các kho n n ph i tr không phù h p v i các chu n m c, ch đ k toán: khai báo không đ y đ thu nh p

và chi phí; trình bày nh ng thông tin tài chính không phù h p v i yêu c u c a chu n m c và ch đ k toán…

1.1.5.2.4 Các bi n pháp đ i phó v i r i ro

S thay đ i các y u t c a môi tr ng nh chính tr , kinh t , lu t pháp, c nh tranh trên th tr ng, thông tin đã tác đ ng m nh m đ n môi tr ng kinh doanh c a các doanh nghi p M i quy t đ nh c a doanh nghi p đ u liên quan đ n các r i ro đã nói n i dung trên vì v y nhi m v c a các nhà qu n lý trong doanh nghi p ph i luôn luôn ch đ ng ki m soát nh h ng c a nh ng s thay đ i đó, ng n ch n và

gi m b t nh ng r i ro nh h ng đ n vi c th c hi n m c tiêu c a doanh nghi p Chính vì v y các nhà qu n lý c n l u ý đ n nh ng v n đ sau:

 Môi tr ng kinh t : t c đ phát tri n kinh t , kh ng ho ng, suy thoái kinh t ,

l m phát, lãi su t thay đ i, giá c hàng hóa bi n đ ng có nh h ng r t l n

đ n doanh nghi p

 T ch c b máy: khi mà doanh nghi p ph i t ch c l i b máy ho t đ ng

Vi c s p x p phân chia công vi c có th không phù h p

 Chính sách nhân s nh tuy n d ng, đãi ng , sa th i nhân viên không phù

h p, nhà qu n lý ch a quan tâm đ n vi c đào t o, giám sát nhân viên

 S phát tri n nhanh c a công ngh : không theo k p trình đ công nghi p m i

s d n đ n l c h u và s b đào th i Khi công ngh thay đ i thì doanh nghi p

c n quan tâm đ n vi c thay đ i h th ng ki m soát n i b cho phù h p

 H th ng thông tin: khi h th ng thông tin đ c c i ti n ho c thay đ i thì

nh ng th t c ki m soát tr c đây có th b vô hi u

 Ho t đ ng kinh doanh n c ngoài: khi m r ng ho t đ ng kinh doanh

n c ngoài, doanh nghi p luôn có nh ng r i ro nh lu t pháp, v n hoá, phong t c, t p quán, đi u ki n kinh t , môi tr ng kinh doanh…

1.1.5.3 Ho t đ ng ki m soát

Ho t đ ng ki m soát là nh ng chính sách và th t c đ đ m b o cho các ch

th c a nhà qu n lý đ c th c hi n Các chính sách và th t c này giúp th c thi

nh ng hành đ ng v i m c đích chính là giúp ki m soát r i ro mà đ n v đang hay

có th g p ph i Có nhi u lo i ho t đ ng ki m soát khác nhau có th đ c th c hi n,

và d i đây là nh ng ho t đ ng ki m soát c b n trong doanh nghi p:

1.1.5.3.1 Phân chia trách nhi m đ y đ

Phân chia trách nhi m là vi c phân công, phân nhi m cho các thành viên trong t ch c

M c đích c a vi c phân chia trách nhi m nh m đ các nhân viên ki m soát

l n nhau; n u có các sai sót x y ra s đ c phát hi n nhanh chóng ; đ ng th i gi m

c h i cho b t k thành viên nào trong quá trình th c hi n nhi m v có th gây ra

và gi u di m nh ng sai ph m c a mình

ki m soát n i b hi u qu trách nhi m c a m t cá nhân c n ph i đ c xác

đ nh và phân chia đ y đ , rõ ràng Khi phân chia trách nhi m, các ch c n ng sau

c n ph i đ c tách bi t:

 Ch c n ng phê chu n nghi p v v i ch c n ng b o qu n tài s n

 Ch c n ng th c hi n nghi p v v i ch c n ng k toán

 Ch c n ng b o qu n tài s n v i ch c n ng k toán

1.1.5.3.2 Ki m soát quá trình x lý thông tin và các nghi p v

Ngày nay trong môi tr ng x lý d li u b ng ph ng pháp đi n t , vi c

ki m soát quá trình x lý thông tin đ c chia thành ki m soát chung và ki m soát

ng d ng

Ki m soát chung: Các chính sách, bi n pháp th c hi n nh m ng n ch n và phát

hi n sai sót và gian l n trong toàn b h th ng thông tin k toán là ki m soát chung

Ki m soát chung nh h ng đ n t t c các chu trình k toán và t t c h th ng ng

d ng trong m i chu trình k toán Ki m soát chung bao g m các ho t đ ng ki m soát nh ng ti n trình sau đây: thi t l p và phát tri n các ch ng trình và h th ng,

ki m soát truy c p h th ng, ki m soát l u tr d li u

Là vi c ki m tra đ c ti n hành b i các cá nhân (ho c b ph n) đ c l p v i

cá nhân (ho c b ph n) đang th c hi n nghi p v Vi c làm này t o hi u ng có l i cho môi tr ng ki m soát, đó là công vi c nhân viên làm luôn có ng i ki m tra, theo dõi, đánh giá H n n a, ngay c khi ch t l ng ki m soát t t v n có kh n ng

x y ra nh ng hành vi tham ô hay c tình vi ph m, vì th ho t đ ng này là r t c n thi t

Vi c ki m soát này ch th c s h u hi u khi nh ng thành viên th c hi n

ki m tra đ c l p v i đ i t ng đ c ki m tra S h u hi u này s m t đi n u ng i

th c hi n ki m tra l i là nhân viên c p d i c a ng i đã th c hi n nghi p v

1.1.5.3.5 Phân tích rà soát (hay soát xét l i vi c th c hi n)

Ho t đ ng này chính là xem xét l i nh ng vi c đã th c hi n b ng cách so sánh s th c t v i s k ho ch, d toán, k tr c và các d li u khác có liên quan

nh nh ng thông tin không có tính ch t tài chính; đ ng th i còn xem xét trong m i liên h v i t ng th đ đánh giá quá trình th c hi n Soát xét l i là quá trình th c

hi n giúp nhà qu n lý bi t đ c m t cách h u hi u và hi u qu hay không Nh

th ng xuyên nghiên c u v nh ng v n đ b t th ng x y ra trong quá trình th c

hi n, nhà qu n lý có th thay đ i k p th i chi n l c ho c k ho ch, ho c có nh ng

đi u ch nh thích h p

1.1.5.4 Thông tin và truy n thông

Thông tin và truy n thông là đi u ki n không th thi u cho vi c thi t l p, duy trì và nâng cao n ng l c ki m soát trong đ n v thông qua vi c hình thành các báo cáo đ cung c p thông tin v ho t đ ng, tài chính và s tuân th , bao g m c cho

n i b và bên ngoài

Thông tin c n thi t cho m i c p c a m t t ch c vì giúp cho vi c đ t đ c các m c tiêu ki m soát khác nhau Thông tin đ c cung c p thông qua h th ng thông tin H th ng thông tin c a m t đ n v có th đ c x lý trên máy vi tính, qua

h th ng th công ho c k t h p c hai mi n là b o đ m các yêu c u ch t l ng c a thông tin là thích h p, k p th i, c p nh t, chính xác và truy c p thu n ti n

Truy n thông là m t ph n c a h th ng thông tin nh ng đ c nêu ra đ nh n

m nh vai trò c a vi c truy n đ t thông tin Nhà qu n lý c n quan tâm đ n truy n thông trong và ngoài doanh nghi p

1.1.5.5 Giám sát

Giám sát là quá trình mà ng i qu n lý đánh giá ch t l ng c a h th ng

ki m soát Giám sát đóng vai trò r t quan tr ng trong vi c xác đ nh ki m soát n i b

có v n hành nh thi t k hay không và có c n ph i s a đ i chúng cho phù h p v i

t ng giai đo n phát tri n c a doanh nghi p có k t qu t t, nhà qu n lý c n th c

hi n nh ng ho t đ ng giám sát th ng xuyên ho c đ nh k

1.1.6 Nh ng h n ch ti m tàng c a h th ng ki m soát n i b

b t k đ n v nào, dù đã đ u t r t nhi u trong thi t k và v n hành h

th ng, th nh ng v n không th có m t h th ng ki m soát n i b hoàn toàn h u

hi u B i l ngay c khi có th xây d ng đ c m t h th ng hoàn h o v c u trúc, tính h u hi u th c s c a nó v n ph thu c vào nhân t ch y u là con ng i, t c là

v n ph thu c vào n ng l c làm vi c và tính đáng tin c y c a l c l ng nhân

s …Nói cách khác, h th ng ki m soát n i b ch có th giúp h n ch t i đa nh ng sai ph m mà thôi, vì nó có các h n ch ti m tàng xu t phát t nh ng nguyên nhân sau đây:

 Nh ng h n ch xu t phát t b n thân con ng i nh s vô ý, b t c n, đãng trí, đánh giá hay c l ng sai, hi u sai ch d n c a c p trên hay báo cáo c a

ph m trong các nghi p v này th ng hay b b qua

 Yêu c u th ng xuyên và trên h t c a ng i qu n lý là chi phí b ra cho ho t

đ ng ki m soát ph i nh h n giá tr thi t h i c tính do sai sót hay gian l n gây ra

 Luôn có kh n ng là các cá nhân có trách nhi m ki m soát đã l m d ng quy n h n c a mình nh m ph c v m u đ riêng

 i u ki n ho t đ ng c a đ n v thay đ i nên d n đ n t i nh ng th t c ki m soát không còn phù h p…

 Ki m soát n i b khó ng n c n đ c gian l n và sai sót c a ng i qu n lý

c p cao Các th t c ki m soát là do ng i qu n lý đ t ra, nó ch ki m tra

vi c gian l n và sai sót c a nhân viên Khi ng i qu n lý c p cao c tình gian

l n, h có th tìm cách b qua các th t c c n thi t

Chính nh ng h n ch nói trên c a ki m sóat n i b là nguyên nhân khi n cho

ki m sóat n i b không th b o đ m tuy t đ i, mà ch b o đ m h p lý trong vi c đ t

đ c các m c tiêu c a mình

1.2 KI M SOÁT N I B HÀNG T N KHO

1.2.1 N i dung và đ c đi m c a kho n m c hàng t n kho

1.2.1.1 N i dung

Hàng t n kho đ c trình bày trên B ng cân đ i k toán t i ph n A “Tài s n

ng n h n” và đ c trình bày g m 2 ch tiêu: giá tr hàng t n kho và t ng s d phòng gi m giá hàng t n kho đã l p N i dung chi ti t các lo i hàng t n kho đ c công b trong B ng thuy t minh báo cáo tài chính, bao g m:

 Hàng mua đang đi trên đ ng: là nh ng v t t , hàng hóa mua ngoài đã thu c

quy n s h u c a đ n v nh ng đ n th i đi m khóa s v n ch a v hay đã v

nh ng ch a hoàn t t th t c nh p kho

 Nguyên li u, v t li u t n kho: là nh ng đ i t ng lao đ ng mua ngoài hay t

ch bi n dùng cho m c đích s n xu t, ch bi n

 Công c , d ng c trong kho: là nh ng t li u lao đ ng không h i đ các tiêu

chu n v giá tr và th i gian s d ng quy đ nh đ i v i tài s n c đ nh

 Chi phí s n xu t, kinh doanh d dang: là nh ng chi phí phát sinh liên quan

đ n kh i l ng s n ph m, d ch v ch a hoàn thành t i th i đi m khóa s

 Thành ph m t n kho: là nh ng s n ph m đã hoàn t t quá trình s n xu t, ch

bi n, gia công và đ c nh p kho đ ch bán

 Hàng hóa t n kho: là nh ng v t t , hàng hóa đ c đ n v mua đ bán l i

 Hàng g i đi bán: là nh ng v t t , hàng hóa đ c gi t i m t kho khác v i

kho c a đ n v nh ng v n thu c quy n s h u c a đ n v Hàng g i đi bán

có th bao g m hàng g i bán đ i lý, hàng ký g i, tr giá d ch v đã hoàn thành nh ng ch a đ c ch p thu n thanh toán…

Ch tiêu d phòng gi m giá hàng t n kho đ c trình bày b ng s âm th hi n

ph n thi t h i c tính do hàng t n kho b gi m giá và đ c tính vào chi phí s n

xu t kinh doanh trong k

Theo chu n m c k toán Vi t Nam (VAS) 02 “Hàng t n kho” yêu c u hàng

t n kho ph i đ c trình bày theo giá th p h n gi a giá g c và giá tr thu n có th

th c hi n đ c Tuy nhiên, đ i v i nguyên v t li u, công c , d ng c t n kho đ s

d ng cho m c đích s n xu t s n ph m, đ n v v n ph i trình bày theo giá g c n u giá tr thu n có th th c hi n đ c c a các kho n này th p h n giá g c nh ng giá bán c a s n ph m do chúng góp ph n c u t o nên v n b ng hay cao h n giá thành

s n xu t s n ph m

1.2.1.2 c đi m

i v i các doanh nghi p thu ng m i và doanh nghi p s n xu t, hàng t n kho đóng vai trò trung gian trong quá trình chuy n hóa các ngu n l c c a đ n v thành k t qu kinh doanh Do vai trò trung gian gi a các chu trình kinh doanh nên hàng t n kho có liên quan đ n h u h t các chu trình này Trong đó, hàng t n kho

đ c bi t có liên h m t thi t đ n các chu trình bán hàng – thu ti n, chu trình mua hàng – tr ti n

Hàng t n kho th ng có giá tr l n và chi m t tr ng đáng k trong tài s n

ng n h n c a đ n v Do đó, các sai sót v hàng t n kho th ng có nh h ng tr ng

y u đ n m c đ trung th c và h p lý c a báo cáo tài chính

 i v i nh ng đ n v có quy mô l n hay s n xu t, kinh doanh cùng lúc nhi u m t hàng, kh i l ng hàng t n kho luân chuy n th ng r t l n, ch ng

lo i hàng t n kho phong phú và đ c t ch c t n tr nhi u đ a đi m khác

nhau Vi c ph i x lý m t kh i l ng d li u v a quá l n v a ph c t p có

th t o ra s c ép khi n cho nhân viên d b sai sót Các sai sót v hàng t n kho có th nh h ng đ n c B ng cân đ i k toán và Báo cáo k t qu ho t

đ ng kinh doanh

 Hàng t n kho là m t kho n m c nh y c m v i gian l n (bi n th , tr m

c p…) và ch u nhi u r i ro nh m t giá, h h ng, l i th i, hao h t, m t giá…Ngoài ra, do các đ c đi m riêng, m t s hàng t n kho nh thu c đ c,

th y h i s n đang nuôi tr ng…là các đ i t ng r t d sai sót khi ti n hành

 Ng i không có th m quy n có th v n đ ngh mua hàng đ c

 Nhân viên mua hàng gian l n trong vi c đ t hàng ch ng h n đ t hàng

mà nhân viên này s d ng cho m c đích riêng và có th trình hoá đ n

đ đ c thanh toán liên quan đ n kho n mua hàng h c u đó

 Nhân viên mua hàng có th ch n nhà cung c p mà không bán hàng hoá/dch v phù h p nh t ho c m c giá th p nh t có th vì nhân viên này nh n ti n hoa h ng không đ c phép t nhà cung c p

 Nhân viên nh n hàng có th nh n sai hàng - ch ng h n nh hàng hoá sai v s l ng, ch t l ng hay quy cách

 Nhà cung c p có th phát hành và g i hoá đ n ghi sai s l ng, giá tr

ho c phát hành hoá đ n đúp

 Khi thanh toán b ng séc, u nhi m chi ho c b ng phi u chi ti n m t

có th có thanh toán nh m nhà cung c p, ho c v i ch ký đ c y quy n không đúng, ho c đ xu t thanh toán các kho n gi m o ho c cho ng i gi m o ho c hoá đ n b thanh toán hai l n li n

 Hàng t n kho có th b m t c p và vi c m t c p có th đ c che d u

M t kh n ng khác là công nhân có th hu b ho c d u kín nh ng

s n ph m có l i đ tránh b ph t v nh ng s n ph m đó

1.2.3 M c đích ki m soát n i b hàng t n kho

ki m soát t t quá trình v n đ ng c a hàng t n kho, đ n v ph i thi t l p

m t h th ng ki m soát n i b t ng đ i ph c t p Nh ng chú tr ng ki m soát hai

m t:

- Ki m soát v t ch t: xây d ng m t h th ng ki m soát v t ch t h u hi u s giúp

ng n ng a m t mát, h h ng và giúp cho vi c b o v tài s n m t cách hi u qu Trong đó, quan tr ng nh t là vi c s d ng các khu v c, kho hàng riêng bi t, h n ch

ra vào kho, c ng nh vi c phân chia trách nhi m c th trong qu n lý hàng t n kho

- Ki m soát quá trình ghi chép: các ch ng t đ c đánh s tr c, liên t c, đ c xét

duy t tr c khi cho phép hàng t n kho v n đ ng s có tác d ng b o v tài s n M t khác, vi c phân chia trách nhi m c a các b ph n qu n lý t o c s cho vi c đi u tra khi phát sinh chênh l ch gi a th c t và s sách, quá trình ghi chép t n kho c n ph i tách bi t v i nh ng ng i b o v , qu n lý tài s n S sách t ng h p và chi ti t hàng

t n kho ph i theo dõi đ c c v giá tr , s l ng, ch t l ng c a t n kho cu i k

M c đích ki m soát n i b đ i v i hàng t n kho bao g m:

- Xác đ nh m c t n kho h p lý đ v a đáp ng t t nhu c u s n xu t (đ i v i nguyên

li u, v t li u, công c , d ng c ), v a h n ch t i đa s lãng phí do d tr quá m c

- Nâng cao t c đ l u chuy n hàng t n kho nh m gi m thi u kh n ng hàng t n kho

b h h ng hay l i th i do t n kho quá lâu đ ng th i ti t ki m đ c l ng v n đ u

t vào hàng t n kho

- m b o ch t l ng hàng t n kho trong su t quá trình t n tr

- m b o r ng đ n v luôn ti p c n đ c nh ng ngu n hàng t t v i giá c h p lý

nh t

- m b o hàng t n kho đ c s d ng hi u qu và đúng m c đích M c tiêu này

c ng bao g m m c tiêu b o v v t ch t đ i v i hàng t n kho, t c là đ m b o hàng

t n kho không b th t thoát, b s d ng cho m c đích cá nhân hay m t c p, đ ng

th i h n ch t i đa các hao mòn h u hình và vô hình đ i v i hàng t n kho

- Ki m soát ch t ch quá trình t p h p và phân b các chi phí liên quan đ n hàng

t n kho, c ng nh quá trình v n đ ng c a hàng t n kho c v m t s l ng l n v

m t giá tr

1.2.4 Các th t c ki m soát n i b hàng t n kho

Các th t c ki m soát liên quan đ n hàng t n kho có th r t khác nhau gi a các đ n v tùy thu c vào l nh v c kinh doanh và lo i hình ho t đ ng c a đ n v Có hai lo i hình doanh nghi p ph bi n là th ng m i và s n xu t c hai lo i hình này nhà qu n lý c n chú tr ng vào khâu mua hàng và b o qu n

1.2.4.1 Ki m soát quá trình mua hàng nh p kho

 Yêu c u mua hàng

Khi có yêu c u mua hàng, b ph n có liên quan (Phòng Kinh doanh, Kho

ho c các c a hàng) s c n c trên nhu c u đ l p Phi u đ ngh mua hàng ây là

ch ng t kh i đ u c a chu trình nghi p v mua hàng do đó có th cung c p b ng

ch ng v i m c đ tin c y v a ph i v s phát sinh c a nghi p v mua hàng hay s

hi n h u c a hàng t n kho Phi u đ ngh mua hàng có th đ c l p b ng tay ho c

b ng máy tuy nhiên ph i đ m b o có các n i dung chính nh ngày đ ngh , s hi u

ch ng t , s l ng, quy cách hàng mua, ng i đ ngh mua hàng và ng i xét duy t… phi u này ph i đ c phê duy t thích h p M t s đ n v có th áp d ng chính sách phê duy t chung cho các đ ngh mua hàng nh m ph c v quá trình kinh doanh hàng ngày

Thí d khi l ng hàng t n kho gi m xu ng đ n m c d tr t i thi u, Phi u

đ ngh mua hàng s đ c th kho l p và không c n ph i đ c phê duy t c th

i v i các yêu c u mua hàng đ c bi t, đ ngh mua hàng ph i đ c s phê duy t

đ c bi t tùy theo t ng c p đ Do đ ngh mua hàng có th xu t phát t nhi u b

ph n khác nhau nên không nh t thi t ph i đánh s th t liên t c tr c khi s d ng

đ i v i Phi u đ ngh mua hàng

 t hàng

Phi u đ ngh mua hàng sau đó đ c chuy n cho b ph n ph trách mua hàng ki m soát n i b t t, b ph n này ph i đ c t ch c đ c l p v i các phòng ban khác và chu trách nhi m th c hi n m i nghi p v mua hàng hóa, d ch v t bên ngoài i v i các doanh nghi p có quy mô nh , vi c t ch c b ph n mua hàng đ c l p có th khi n cho chi phí th c hi n th t c này v t quá l i ích Tuy nhiên khâu mua hàng c ng nên giao cho m t cá nhân đ c l p và đ c giám sát ch t

ch

Sau khi nh n đ c Phi u đ ngh mua hàng đã đ c phê duy t, b ph n mua hàng ti n hành các th t c l a ch n nhà cung c p Quá trình l a ch n nhà cung c p

ph i đ c giám sát ch t ch đ tránh tình tr ng thông đ ng gi a nhân viên đ t hàng

v i nhà cung c p có th d n đ n thi t h i cho đ n v Tr ng h p đ n v có quan h

t t và đ t hàng th ng xuyên v i m t nhà cung c p nào đó, giá c và các đi u ki n bán hàng c a nhà cung c p đó ph i đ c xem xét đ nh k và so sánh v i các nhà cung c p khác ho c v i m t b ng chung c a th tr ng

Trong b t kì tình hu ng nào, ki m soát n i b h u hi u th ng yêu c u quá trình l a ch n nhà cung c p ph i cung c p đ c b ng ch ng rõ ràng đã th a mãn

đ ng th i ba đi u ki n sau đây:

- Không có b t kì m i quan h v l i ích hay ràng bu c nào gi a b phân mua hàng v i nhà cung c p đ c ch n

- Giá chào bán cho nhà cung c p đ c ch n đ a ra là giá h p lý nh t so v i

m i ngu n cung c p khác

- Vi c l a ch n nhà cung c p ph i đ c phê duy t b i ng i có th m quy n

i v i các nghi p v mua hàng có giá tr l n, c n có s phê duy t c a các nhà qu n lý c p cao Khi c n thi t, đ n v nên ti n hành các th t c đ u th u c nh tranh và công khai

Khi đã xác đ nh đ c nhà cung c p b ph n mua hàng s l p n đ t hàng

n đ t hàng ph i đ c đánh s tr c và bao g m các n i dung quan tr ng nh ngày đ t hàng, s l ng và quy cách đ t mua, giá c , tên và đ a ch nhà cung c p,

ng i l p đ n hàng và ng i xét duy t…

B n chính c a n đ t hàng sau đó đ c chuy n cho nhà cung c p đ đ t hàng chính th c Các b n l u c a đ n đ t hàng s đ c l u t i b ph n mua hàng và chuy n cho các b ph n liên quan nh b ph n hàng, k toán n ph i tr … đ n đ t hàng có th đ c qu n lý b ng ba h th ng:

n đ t hàng là ch ng t th hai trong chu trình nghi p v mua hàng và khi

k t h p v i các ch ng t khác có th cung c p b ng ch ng v s phát sinh c a

nghi p v mua hàng hay s hi n h u c a hàng t n kho Ngoài ra, ki m tra vi c đánh

s th t liên t c c a n đ t hàng và đ i chi u các n đ t hàng đã nh n đ c hàng v i s sách ghi nh n nghi p v mua hàng có th cung c p b ng ch ng v s

đ y đ c a nghi p v mua hàng hay hàng t n kho

 Th c hi n các th t c pháp lý c n thi t

Trong quá trình mua hàng, b ph n mua hàng ph i th c hi n các th t c pháp

lý c n thi t đ b o v quy n l i c a đ n v n u có phát sinh tranh ch p sau này Theo lu t th ng m i, vi c mua bán hàng hóa đ c th c hi n trên c s h p đ ng

và h p đ ng mua bán hàng hóa có th th c hiên b ng l i nói, b ng v n b n ho c

b ng hành vi c th i v i các lo i h p đ ng mua bán hàng hóa mà pháp lu t quy

đ nh ph i đ c l p thành v n b n thì ph i tuân theo các quy đ nh đó; ngoài ra, đi n báo, telex, fax, th đi n t và các hình th c thông tin đi n t khác c ng đ c coi là hình th c v n b n Tùy theo yêu c u và m c đích qu n lý, đ n v có th s d ng các hình th c sau:

Khi g i đ n t hàng cho nhà cung c p đã chào hàng trong th i gian hi u

l c c a b n chào hàng, đ n v nên yêu c u nhà cung c p g i l i v n b n ch p thu n

đ có b ng ch ng v s giao k t gi a hai bên

N u có ký k t h p đ ng mua bán hàng hóa v i nhà cung c p, c n chú ý đ m

b o các yêu c u pháp lý c a h p đ ng

 Nh n hàng

Khi hàng đ c v n chuy n đ n đ a đi m giao hàng đã đ c th a thu n tr c,

b ph n nh n hàng s c n c vào n đ t hàng và H p đ ng mua bán (n u có) đ

ki m tra th c t quy cách, s l ng và ch t l ng c a hàng nh n Ngoài ra, b phân

nh n hàng còn ph i ti n hành ki m tra các n i dung ghi trên Hóa đ n c a nhà cung

c p, đ c bi t là các chi ti t nh tên đ n v mua hàng, mã s thu , s l ng, đ n giá

và giá tr hàng ghi trên Hóa đ n ph i kh p v i n đ t hàng ho c H p đ ng mua bán…

Sau khi ki m tra, b ph n nh n hàng có nhi m v nh n hàng và l p Phi u

nh p kho ho c Báo cáo nh n hàng Ch ng t này cung c p b ng ch ng v vi c hàng

đã đ c nh n đ theo đúng quy cách, ph m ch t đã đ t Trên c ph ng di n qu n

lý và công tác ki m toán, Phi u nh p kho là m t ch ng t r t quan tr ng Cùng v i

đ n đ t hàng, nó cung c p b ng ch ng v s phát sinh c a nghi p v mua hàng, s

hi n h u và đ y đ c a hàng t n kho Phi u nh p kho c n đ c đánh s tr c đ d

ki m soát và n i dung c n ph n ánh đ y đ các thông tin c n thi t nh ngày nh n hàng, các s tham chi u (S n đ t hàng, Hóa đ n c a nhà cung c p, H p đ ng mua bán), s l ng th c nh n c a t ng quy cách hàng hóa, ch t l ng hàng nh n,

ng i nh n hàng…

 Tr l i hàng

Trong khi ki m nh n, n u phát hi n hàng không đúng quy cách, ch t l ng không đ m b o ho c s l ng không đúng v i n đ t hàng, H p đ ng mua bán và Hóa đ n, b ph n nh n hàng có quy n t ch i nh n và xúc ti n các th t c tr l i hàng i di n c a nhà cung c p (th ng là nhân viên giao hàng) và đ i di n c a bên nh n hàng s ti n hành l p Biên b n tr l i hàng, trong đó nêu rõ lý do hàng b

tr l i và cùng kí tên xác nh n vào biên b n Biên b n này s đ c b ph n nh n hàng l u m t b n đ ch ng minh hàng đ t mua v n ch a nh n đ c Sau đó, hai

tr ng h p có th x y ra là:

Nhà cung c p ch p nh n giao lô hàng khác theo đúng H p đ ng mua bán và

đ c đ n v ch p thu n Lúc này, các th t c nh n hàng s đ c ti n hành l i theo các b c đã nêu trên; ho c

Hai bên s ti n hành thanh lý H p đ ng mua bán do không đ t đ c s th a thu n v vi c giao hàng l i Trong tr ng h p này, Biên b n thanh lý h p đ ng s

đ c l p đ làm ch ng t cho vi c h y b cam k t mua hàng n đ t hàng và H p

đ ng mua bán s đ c chuy n sang h th ng n đ t hàng b h y và l u cùng v i Biên b n thanh lý h p đ ng và chu trình nghi p v mua hàng s k t thúc

 T ch c h th ng ch ng t và thanh toán

C n c vào các ch ng t liên quan, k toán hàng t n kho s ghi nh n nghi p

v mua hàng vào s k toán chi ti t hàng t n kho B ch ng t g c đ y đ c a t ng nghi p v mua hàng bao g m Phi u đ ngh mua hàng, n đ t hàng, H p đ ng mua bán (n u có), Hóa đ n c a nhà cung c p và Phi u nh p kho B ch ng t này

s đ c l u vào h s mua hàng theo s th t c a Phi u nh p kho

Bên c nh đó, các ch ng t nh n đ t hàng, H p đ ng mua bán, Báo cáo

nh n hàng, Hóa đ n c a nhà cung c p (b n chính) s đ c chuy n cho k toán công

n đ ghi nh n N ph i tr B ch ng t này đ c l u vào h s các hóa đ n ch a thanh toán theo th t th i gian thanh toán

1.2.4.2 Ki m soát quá trình b o qu n và ki m kê hàng hóa

ki m soát ch t ch phù h p v i nh ng quy đ nh c a Lu t pháp Các quy đ nh này

ph i đ c ph bi n r ng rãi đ n nh ng nhân viên có liên quan

1.2.4.2.2 Ki m kê hàng t n kho

Ki m soát n i b đ i v i hàng t n kho c ng yêu c u vi c ti n hành các cu c

ki m kê đ nh kì và/ ho c ki m kê đ t xu t Ki m kê là m t công c ki m soát vô cùng quan tr ng và không th thay th vì giúp xác đ nh s l ng hàng t n kho th c

t , đ ng th i cho bi t v tình tr ng c a hàng t n kho đ có bi n pháp x lý thích

h p Ngoài ra, vi c ti n hành các cu c ki m kê đ t xu t đóng vai trò m t công c giám sát th ng xuyên c a các nhà qu n lý đ i v i hàng t n kho Thông th ng,

cu c ki m kê s bao g m đ i di n c a b ph n k toán hàng t n kho, nhân viên kho

và m t ng i giám sát đ c l p v i hai b ph n v a nêu

Theo Lu t k toán, vào cu i kì k toán n m, đ n v ph i ki m kê tài s n

tr c khi l p báo cáo tài chính i v i các đ n v áp d ng h th ng kê khai th ng xuyên, k t qu ki m kê s đ c đ i chi u v i s l ng hàng t n kho ghi trên s chi

ti t đ phát hi n và x lý k p th i các khác bi t Sau khi đã đ i chi u v i k t qu

ki m kê, s li u trên s sách k toán hàng t n kho s đ c dùng đ l p báo cáo tài chính

i v i đ n v áp d ng h th ng ki m kê đ nh k , s d hàng t n kho trên

báo cáo tài chính hoàn toàn ph thu c vào k t qu ki m kê M t khác, k t qu ki m

kê c ng đ c s d ng đ tính toán giá v n hàng bán trong k Do đó, đ i v i các

đ n v này, vi c ki m kê hàng n m h t s c quan tr ng, vì b t kì m t sai sót nào

c ng d n đ n sai l ch trên báo cáo tài chính

i v i h th ng kê khai th ng xuyên, vi c ki m kê không đòi h i ph i ti n

hành m t l n vào ngày k t thúc niên đ cho t t c các m t hàng, b i vì thông tin c n thi t đ l p báo cáo tài chính luôn có s n t i m i th i đi m Nói cách khác, m c đích chính c a vi c th c hiên ki m kê trong h th ng kê khai th ng xuyên là đ đánh giá tính h u hi u c a h th ng và duy trì ki m soát v t ch t đ i v i hàng t n kho, h n là đ xác đ nh chính xác s l ng th c t c a hàng t n kho Do đó, đ n v nên t ch c ki m kê đ t xu t ho c luân phiên gi a các m t hàng hay gi a các kho hàng Ngoài ra, c n đ m b o r ng m i m t hàng hay kho hàng ph i đ c ki m kê

t i thi u m t l n trong n m

1.2.4.3 Ki m soát quá trình xu t kho hàng hóa

Th kho có trách nhi m giao hàng cho khách hàng đ m b o giao đ s

l ng, đúng ch t l ng, ph m ch t c a hàng hoá, giao đúng th i h n c a h p đ ng

Khi giao hàng cho khách hàng c n ký xác nh n vào phi u g i hàng và g i kèm theo phi u xu t hàng v i s hàng hoá g i đi đ đ m b o r ng không có s thông đ ng, gian l n nh m bi n th hàng hoá, giao hàng kém ch t l ng cho khách hàng

Khi phi u g i hàng đ c chuy n đ n kho hàng, th kho ki m tra l i phi u

g i hàng xem đã có ch ký xét duy t c a giám đ c ch a Sau đó ti n hành xu t kho theo s l ng, ch ng lo i hàng hoá trong phi u g i hàng Th kho cùng khách hàng

ki m tra l i hàng hoá đã đ c xu t v s l ng, ch ng lo i m t l n n a r i cùng ký xác nh n vào phi u g i hàng Th kho s g i kèm m t liên c a phi u g i hàng v i

s hàng giao cho khách hàng ng th i th kho s l u l i m t liên c a phi u g i hàng t i kho làm b ng ch ng xu t hàng và làm c s đ t ng h p l ng hàng hoá đã

đ c xu t

CH NG 2: GI I THI U KHÁI QUÁT V CÔNG TY C

PH N D C THIÊN THÀNH

2.1 T ng quan v công ty C ph n d c Thiên Thành

 Tên doanh nghi p: Công ty C ph n d c Thiên Thành

 Tên ti ng anh: Thienthanh Pharmacentical Joint Stock Company

 a ch tr s chính: 41/5A Lê V n Linh, Ph ng 13, Qu n 4, Tp.HCM

 Chi nhánh (kho): 27 đ ng s 16, C xá L Gia, P15, Q11, Tp.HCM

 Tên doanh nghi p: Công ty TNHH Thiên Thành

 Tr s chính: A12,T p th công ty Hà Th y,T 10, Hoàng C u, ng

Công ty TNHH Thiên Thành đ c thành l p n m 1999, ho t đ ng trong l nh

v c s n xu t, kinh doanh, phân ph i d c ph m, th c ph m ch c n ng Tr i qua 10

n m hình thành và phát tri n, công ty có m ng l i phân ph i r ng kh p các t nh thành trên c n c Ngay t khi hình thành, công ty TNHH Thiên Thành không

ng ng v n lên hoàn thi n v m t t ch c, ch t l ng d ch v và s n ph m V i đ i

ng nhân viên n ng đ ng, nhi t tình, có trình đ và chuyên môn cao, đ c đào t o

bài b n, công ty cam k t mang l i cho khách hàng nh ng s n ph m, hàng hóa và

dch v t t nh t

2.2.2 L ch s hình thành chi nhánh

 Chi nhánh mi n Nam: Công ty c ph n d c Thiên Thành

 Công ty C Ph n D c Thiên Thành thành l p vào tháng 4/2007

 c c p gi y phép kinh doanh s 410 301 2966

 V n đi u l : 5.000.000.000 đ ng (Vi t b ng ch : N m t đ ng)

 M nh giá c ph n: 100.000đ ng

 S c ph n và giá tr c ph n đã góp 50.000 c ph n tr giá 5.000.000.000đ ng

 Ngành ngh kinh doanh: ho t đ ng trong l nh v c kinh doanh, phân

2.3.2 Nhi m v

Phát tri n m ng l i phân ph i, đ a th ng hi u Thiên Thành đ n v i m i

ng i tiêu dùng trên kh p đ t n c Vi t Nam, nh m m c đích ch m sóc s c kh e

c ng đ ng ng th i, th c hi n đ y đ các th t c đ ng ký kinh doanh và ho t

đ ng kinh t theo đúng lu t pháp quy đ nh, t ch c mua bán các lo i d c ph m đã

đ ng ký Th c hi n đ y đ các quy đ nh v qu n lý và tài chính tín d ng và qu n lý,

t ch c cán b lao đ ng, ti n l ng, b o hi m xã h i

n ng cung c p s n ph m d ch v

2.5 Nh ng thu n l i và khó kh n c a công ty

 Thu n l i

Ngành d c đ c đánh giá s có s t ng tr ng m nh trong t ng lai do có

ti m n ng l n v th tr ng h n 80 tri u dân, cùng v i t c đ t ng tr ng GDP chi tiêu bình quân đ u ng i t ng lên hàng n m d n đ n nhu c u chi tiêu cho y t và

 Khó kh n

Trong b i c nh hi n nay thì m c đ c nh tranh c a l nh v c phân ph i d c

ph m đ c đánh giá là ngày càng gay g t

Vì là công ty m i thành l p nên lòng tin c a th tr ng ch a nhi u nên doanh

s bán ra ch a cao

Bên c nh đó s n ph m c a công ty là nh ng m t hàng m i nên ng i tiêu dùng ch a quen s d ng và c n có th i gian đ khách hàng tin dùng

Doanh s tiêu th d c ph m cao nh t ph i nói đ n các b nh vi n l n nh ng công ty ch a phân ph i thu c sang b nh vi n m i ch phân ph i nhà thu c nên doanh s bán ch a cao

H th ng phân ph i v n d a vào h th ng c a t ng công ty Thiên Thành, công

ty ch a ch đ ng trong vi c tìm ki m khách hàng m i c a mình

2 6 Ph ng h ng phát tri n c a công ty

Ph ng h ng c a công ty trong th i gian s p t i là h ng đ n phân ph i thu c cho các b nh vi n

Công ty s đ y m nh phân ph i các s n ph m uy tín và phát tri n phân ph i

nh ng s n ph m m i có ch t l ng cao đ cung ng cho th tr ng n i đ a

M r ng quy mô công ty và h ng đ n vi c phân ph i đa d ng hóa các s n

MI N NAM

MI N

B C

T NG CTY THIÊN THÀNH

CÔNG TY TNHH

THIÊN THÀNH

CÔNG TY CP D C THIÊN THÀNH

GIÁM C KINH DOANH

CH T CH

H QT

GIÁM C TÀI CHÍNH

Tr ng b

ph n marketing

K toán

K toán viên

2.7.2 Ch c n ng nhi m v các phòng ban

 Giám đ c phòng ban

 Ho ch đ nh chi n l c phát tri n công ty

 Ki m tra, giám sát vi c th c hi n k ho ch đ ra

 Xem xét, s a đ i k ho ch

 Tuy n d ng, ch m d t h p đ ng lao đ ng v i c p d i

 Giám đ c tài chính

 Ch u trách nhi m v tình hình tài chính c a công ty

 Ki m tra s sách k toán và tình hình tài chính c a công ty

 Ki m tra, giám sát vi c th c hi n ghi chép, thu th p s li u c a k toán viên

 Phòng kinh doanh

G m 4 giám sát, 2 nhân viên nh p và xu t đ n hàng và 25 trình d c viên

 Gi i thi u s n ph m công ty đ n cá b nh vi n, công ty, khách hàng

 Th c hi n các công tác nh p hàng hóa theo h p đ ng, nh n đ n đ t hàng c a khách hàng, so n th o các h p đ ng mua bán

 K t h p v i phòng marketing t ch c h i th o, h i ngh khách hàng, tri n lãm, tr ng bày s n ph m…

 Theo dõi s bi n đ ng c a th tr ng trong t ng đ a bàn c th , thu th p thông tin, chi n l c kinh doanh c a các công ty khác, sau đó đ xu t