tin học hoá quy trình đăng kí học theo học chế tín chỉ

Đào tạo theo học chế tín chỉ bao gồm những công việc rất phức tạp : từviệc nhập dữ liệu, việc sắp xếp lịch học, líp học đến việc quản lý điểm, quảnlý sinh viên, quản lý học phí…Nếu như n

MỤC LỤC

I Giới thiệu 2

1 Sự cần thiết của việc đưa phương pháp đào tạo theo học chế tín chỉ vào các trường đại học và vấn đề tin học hoá .2

2 Quan điểm và điều kiện áp dụng học chế tín chỉ 3

3 Đối tượng áp dụng và phương pháp nghiên cứu 4

NỘI DUNG NGHIÊN CỨU 5

CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ ĐÀO TẠO THEO HỌC CHẾ TÍN CHỈ 5

I Chương trình đào tạo 5

II Kế hoạch giảng dạy và học tập 9

III Quản lý học viên 13

IV Quản lý học phí 15

CHƯƠNG II: TIN HỌC HOÁ QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ HỌC THEO HỌC CHẾ TÍN CHỈ 16

I Khảo sát thực tế 16

II Tin học hoá trong quy trình đăng ký học theo học chế tín chỉ qua mạng18 18

CHƯƠNG III : THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH 20

I Thiết kế cơ sở dữ liệu 20

II Xây dựng giao diện nhập liệu và giao diện đăng ký học 23

KẾT LUẬN 26

TÀI LIỆU THAM KHẢO 27

Đào tạo theo học chế tín chỉ bao gồm những công việc rất phức tạp : từviệc nhập dữ liệu, việc sắp xếp lịch học, líp học đến việc quản lý điểm, quản

lý sinh viên, quản lý học phí…Nếu như những công việc này vẫn thực hiệnmột cách thủ công thì nhân viên và cán bộ phụ trách rất khó có thể thực hiệntốt công việc của mình, dễ gây ra nhầm lẫn Hơn nữa khối lượng công việc rấtlín và mất nhiều thời gian xử lý, dẫn tới chi phí cao Nh vậy hiệu quả côngviệc thấp, khó đáp ứng được yêu cầu và không phù hợp với xu thế phát triểncủa xã hội

Công nghệ thông tin đang là ngành phát triển mạnh và đây là một giảipháp hỗ trợ tốt cho những khó khăn nêu trên Tin học giúp cho quá trình quản

lý có sự chính xác, thông tin cập nhập nhanh chóng và giảm được lượng côngviệc một cách đáng kể, phù hợp với xu thế phát triển của thời đại

Với mong muốn được tham gia đóng góp ý kiến vào quá trình tin học

hoá công tác đào tạo theo học chế tín chỉ, em đã lùa chọn đề tài “Tin học hoá quy trình đăng kí học theo học chế tín chỉ” Vì đây là một vấn đề mới đối

với các trường đại học Hơn nữa kiến thức và tầm hiểu biết về quy trình quản

lý, các quy định của nhà trường đối với từng nghành học còn hạn hẹp Do vậy

đề án không thể tránh khỏi những thiếu sót Em mong sự đóng góp và chỉ bảotận tình của thầy giáo hướng dẫn.

2 Quan điểm và điều kiện áp dụng học chế tín chỉ

a Quan điểm đào tạo

Phương thức đào tạo theo học chế tín chỉ ở các trường đại học được đềsuất trên cơ sở quan điểm:

- Giáo dục phải nhanh chóng thích nghi và đáp ứng được những yêu cầu thựctiễn

- Tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên phát huy tính năng động trong học tập,nghiên cứu và phù hợp với khả năng, điều kiện riêng của mình

- Phát huy được những mặt mạnh của đội ngò giáo viên có trình độ cao củatrường

- Tận dụng cơ sở vật chất của nhà trường

b Cơ sở pháp lý

Cơ sở pháp lý của việc đào tạo theo học chế tín chỉ là Quyết định số31/2001/QĐ-BGD&ĐT ngày 30 tháng 7 năm 2001 của Bộ Giáo dục và Đàotạo về việc thí điểm tổ chức đào tạo, kiểm tra, thi và công nhận tốt nghiệp đạihọc, cao đẳng hệ chính qui theo học chế tín chỉ

c Điều kiện và khả năng áp dụng của các trường đại học

- Đã thiết kế hoàn chỉnh chương trình đào tạo theo học chế tín chỉ Mỗi ngànhđào tạo có nhiều học phần tự chọn để sinh viên có thể lùa chọn theo địnhhướng phát triển nghề nghiệp

- Có đủ các hướng dẫn về tổ chức đào tạo, chương trình đào tạo toàn khoá củatừng ngành đào tạo, chương trình chi tiết các học phần, số học phần sẽ bố trígiảng dạy trong từng học kỳ và lịch trình giảng dạy để cung cấp cho sinhviên

- Có đủ số lượng giáo viên có trình độ chuyên môn để giảng dạy về lý thuyếtthực hành thực tập theo yêu cầu chuyên môn

- Có đội ngò giáo viên tham gia làm chủ nhiệm líp, để giúp đỡ sinh viên trongquá trình học tập.

- Có đủ sách tham khảo tài liệu học tập

3 Đối tượng áp dụng và phương pháp nghiên cứu

a Đối tượng áp dông

Đề án này nghiên cứu để áp dụng cho đối tượng đào tạo hệ văn bằng hai

và tại chức Đối với các đối tượng khác không được nghiên cứu và trình bàytrong để án này

b Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu, em đã sử dụng tổng hợp các phương pháp:phân tích tiếp cận hệ thống, sử dụng một số phương pháp khảo sát điều trathực tế và học hỏi những kinh nghiệm của một số trường đi trước

NỘI DUNG NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ ĐÀO TẠO THEO

HỌC CHẾ TÍN CHỈ

I CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO

1 Cấu trúc chương trình đào tạo

Cấu trúc chương trình đào tạo thể hiện số lượng tín chỉ và các loại kiếnthức mà sinh viên phải tích luỹ để nhận văn bằng tốt nghiệp theo hướng đàotạo nhất định

Theo qui định hiện hành, số đơn vị học trình cần tích luỹ là 189 đơn vị họctrình (đây là mức chuẩn, hệ văn bằng hai có thể giảm một tỉ lệ nhất định).Theo quyết định số 31/2001/QĐ-BGD&ĐT thì các trường đại học có thờigian đào tạo 4 năm thì số tín chỉ tối thiểu cần tích luỹ là 140 đơn vị học trình

Vì vậy, khi triển khai đề án cần có ý kiến chính thức của Ban Giám Hiệu về

số tín chỉ tối thiểu cần tích luỹ Hơn nữa cũng theo quyết định trên, thời gian

1 tiết theo học chế tín chỉ là 50 phót

2 Các loại môn học

2.1 Các loại môn học bắt buộc và lùa chọn

Theo học chế tín chỉ, các môn học được chia làm 3 loại

5.Tư tưởng HCM 3

6 Ngoại ngữ (phần đại cương) 10

7.Toán cao cấp 7

8 Lý thuyết xác suất và thống kê toán 4

9 Pháp luật đại cương 3

10.Tin học đại cương 4

11 Kinh tế vi mô 1 4

12 Kinh tế vĩ mô 4

13 Ngoại ngữ kinh tế và kinh doanh 8

14.Toàn bộ phần kiÕn thức chuyên ngành 45

15.Thực tập tốt nghiệp 5

16.Thi cuối khoá (2 môn cơ sở và chuyên môn) 10

b) Môn học lùa chọn bắt buộc:

Môn học lùa chọn bắt buộc là môn học mà sinh viên lùa chọn trong số các môn học do nhà trường qui định theo từng ngành hoặc chuyên ngành theo học Sinh viên phải tích luỹ tối thiểu đủ số tín chỉ quy định theo ngành đào tạo Ví dô ta lấy tại trường đại học Kinh tế Quốc dân thì theo khung chương trình đào tạo hiện nay, học viên sẽ được lùa chọn các môn học theo 5 định hướng sau:

**Học viên định hướng theo ngành kinh tế sẽ được chọn các môn:

Lịch sử các học thuyết kinh tế 4 Nguyên lý thống kê kinh tế 4

**Học viên có theo ngành QTKD sẽ được lùa chọn các môn học sau:

Marketing căn bản 4 tín chỉNguyên lý kế toán 4

Kinh tế lượng 4

Quản trị chiến lược 4Quản trị nhân lực 4Quản trị tài chính 4

**Nếu định hướng theo ngành Tài chính-Ngân hàng sẽ được lùa chọn:

Nguyên lý thống kê kinh tế 4 tín chỉ

**Nếu học viên có định hướng theo ngành Hệ thống thông tin kinh tế sẽđược lùa chọn các môn học sau:

Kiến trúc máy tính và hệ điều hành 5

Hệ thống thông tin quản lý 4

Các môn học nêu trên là phần học bắt buộc tối thiểu cần phải tích luỹ

Phần chuyên ngành của các ngành sẽ được hoàn chỉnh sau

2.2 Các môn học theo trình tự

a Môn học tiên quyết

Môn học tiên quyết còn được gọi là môn học trước.

Môn học N là môn học tiên quyết với môn học X nếu học viên đã học vàthi đạt môn học N mới được đăng ký môn học X Hay nói cách khác, học viênmuốn học môn học X thì phải học và thi đạt môn học N

b Môn học song hành

Môn học A song hành với môn học B là các môn học mà học viên có thểđăng ký học cả môn học A trong cùng thời gian hoặc học ở những thời giankhác nhau

*Ngành đào tạo có môn học đó

Ngành đào tạo phải học môn học đó

Hiện nay trường có 5 nghành đào tạo Mỗi ngành qui định mã các môn học

Số thứ tự môn học do khoa hoặc bộ môn qui định

II KẾ HOẠCH GIẢNG DẠY VÀ HỌC TẬP

1 Xây dùng kế hoạch học tập

Kế hoạch học tập là xương sống của quá trình đào tạo theo học chế tín chỉ

Kế học học tập được xây dựng phải đảm bảo tính linh hoạt cho người học,tính chủ động cho các bộ môn giảng dạy và điều kiện cơ sở vật chất của nhàtrường

Kế hoạch học tập được xây dựng trên cơ sở lấy các môn bắt buộc làm cốtlõi, các môn tự chọn được bố trí linh hoạt sao cho người học có thể chủ độngđăng ký học Đối với hệ văn bằng 2 nên bố trí học và thi theo nhiều loại khác

nhau để người học chủ động đăng ký phù hợp với điều kiện riêng của mình.

Dự kiến bố trí kế hoạch học tập theo các loại sau:

Loại 1: học cả tuần, mỗi tuần từ 2-3 môn, thi tập trung theo từng đợt Loại

này phù hợp với những người không quá bận và có thể giành nhiều thời gianhọc để kết thúc sớm quá trình học

Loại 2: học từng đợt ngắn, mỗi đợt học 1 môn trong vòng 2-3 tuần theo kiểu

học cuốn chiếu, học song môn nào thì thi môn đó Loại này thích hợp vớinhững người thường đi công tác

Loại 3: học ổn định vào các thứ trong tuần, mỗi tối học 1 môn, kết thúc môn

nào thi môn đấy Loại này thích hợp với những người vừa học bằng 2 vừatham gia học hoặc làm các công việc khác Những người học theo loại này sẽphải kéo dài thời gian học hơn

Các môn học sẽ được bố trí ở các thời điểm khác nhau để người học cóthể chủ động điều chỉnh kế hoạch học tập của mình

Kế hoạch học tập được lập theo từng năm học, từng khoá học để ngườihọc đăng ký và bộ môn chủ động bố trí giáo viên giảng

Kế hoạch học tập được đăng tải trên trang web của trường

** Quy trình giao kế hoạch như sau:

Bước 1: căn cứ vào kế hoạch đào tạo, hàng năm và từng học kỳ (khoảng

tháng 3, tháng 4, tháng 5), phòng Quản lý đào tạo đại học và sau đại học gửi

dự kiến kế hoạch giảng dạy cho các bộ môn

Bước 2: căn cứ vào kế hoạch do phòng Quản lý đào tạo đại học và sau đại

học, các bộ môn cân đối lực lượng giáo viên và đăng ký sè líp với phòngQuản lý đào tạo đại học và sau đại học Trong đăng ký cần nêu rõ số lượngcác líp theo từng hình thức học như: líp học, thời gian học (bộ môn có thể nêu

rõ tên giáo viên giảng từng líp hoặc không cần nêu tên)

Bước 3: căn cứ vào khả năng giảng dạy của các bộ môn, phòng Quản lý đào

tạo đại học và sau đại học thông báo cho sinh viên để đăng ký học theo từngmôn học và từng hình thức học (Nếu bộ môn cần thông báo cụ thể tên giáo

viên giảng thì nhà trường cũng có thể cho phép sinh viên đăng ký cô thể từnglíp Nếu không cần thì sinh viên chỉ đăng ký môn học, hình thức học màkhông xin cụ thể vào líp nào).

Bước 4: căn cứ vào số lượng đăng ký của học viên, phòng Quản lý đào tạo

đại học và sau đại học thông báo chính thức các líp cho bộ môn, sinh viên vàcác bộ phận liên quan Đây là kế hoạch chính thức, các bộ môn phải thựchiện theo đúng kế hoạch này (nhà trường cần quy định số lượng sinh viên củamột líp nên từ 40 đến 60 học viên Đối với các môn chuyên ngành có thể quyđịnh số người học tối thiểu từ 30 sinh viên trở lên)

Theo quy trình tổ chức và đăng kí học này có thể phát sinh một số tìnhhuống sau:

*Tình huống 1: khả năng giảng dạy lớn hơn sè sinh viên đăng ký Trongtrường hợp này có thể có một số bộ môn hoặc một số giáo viên s ẽ có Ýt líp

*Tình huống 2: số học viên đăng ký lớn hơn khả năng giảng dạy của bộ môn.trong trường hợp này sinh viên sẽ phải chê đến dịp khác mới được học hoặcphải chuyển sang đăng ký môn học mới

2 Đăng ký học

**Căn cứ vào chương trình đào tạo, định hướng ngành và chuyên ngành đàotạo học viên đăng ký học thì điều kiện để được đăng ký học:

- Quy định chung: học viên phải đóng học phí

- Đối với một số môn học yêu cầu phải có các môn học trước (môn học tiênquyết) thì sinh viên thi và đạt các môn học trước mới được đăng ký

VD: môn lý thuyết xác suất thống kê có môn toán cao cấp là môn tiên quyếtthì sinh viên muốn đăng ký học môn lý thuyết xác suất thống kê phải thi đạtmôn toán cao cấp Đây là vấn đề phức tạp đối với cố vấn học tập khi nhậnđơn xin đăng ký học

Sinh viên đăng ký học trước thời điểm môn học bắt đầu Ýt nhất là haituần Sinh viên đăng ký môn nào sẽ tính học phí môn học đó Sau khi đãđăng ký học nhưng nếu không đi học hoặc thi không đạt sẽ không được hoàn

học phí Đăng ký học lại và thi lại đều phải đóng học phí như đăng ký lần đầu,

vì vậy không tổ chức học lại, thi lại Sinh viên chỉ được đăng ký học và thitheo các líp trong kế hoạch

**Phương thức đăng ký:

Sinh viên có thể đăng ký theo mét trong các cách sau:

Cách 1: đăng ký trực tiếp bằng văn bản tại phòng Quản lý đào tạo đại học và

sau đại học Người nhận giấy đăng ký học sẽ ghi tên sinh viên, tên môn học.Mỗi giấy chỉ có giá trị cho một môn ở một thời điểm Giáo viên giảng sẽ thulại giấy đó để ghi và trả điểm cho phòng Quản lý đào tạo đại học và sau đạihọc để ghi vào sổ điểm của sinh viên và thông báo kết quả cho sinh viên

Cách 2: đăng ký qua thư điệm tử email, sinh viên có thể đăng ký qua thư

điện tử nhưng phải trả thêm lệ phí ngoài học phí quy định Căn cứ vào thưđiện tử, cố vấn học tập lập giấy vào líp cho sinh viên Buổi học đầu tiên củamôn học sinh viên sẽ được nhận giấy vào líp để nép cho giáo viên (cách nàygiúp cho sinh viên đang công tác ở xa có điều kiện đăng ký kịp thời các mônhọc )

3 Tổ chức líp học và thi học kì

Như trên đã trình bày, líp theo học chế tín chỉ không được tổ chức theo líp

cố định mà tổ chức theo từng môn học Đây là vấn đề phức tạp của việc ápdụng học chế tín chỉ Lớp học theo môn học được hình thành và tồn tại trongthời gian học môn học đó Sau khi thi song líp học không tồn tại nữa Vì vậyđây là vấn đề cần nghiên cứu kĩ để khi áp dụng nhà trường có thể quản lý đầy

đủ việc giảng dạy và học tập của sinh viên Khi tổ chức líp như thế này, cầnphát huy cao độ vai trò của giáo viên trong quá trình giảng dạy

Về việc thi học kì, theo quyết định 3/2001/QĐ-BGD& ĐT, việc thi học kìđược tổ chức ở cuối mỗi học kì ( Điều 2 mục 2.6 QĐ 31) nhưng đối với hệvăn bằng hai cã thể áp dụng theo mét trong hai hình thức sau:

*Hình thức 1: tổ chức thi học kì theo từng đợt thống nhất Theo hìnhthức này, dù môn học kết thúc ở thời điểm nào trong học kì nhưng đều thi

trong cùng mét đợt, để nhà trường có thể theo dõi, quản lý đồng đều tất cả cáclíp Nhưng theo hình thức này có nhược điểm là, học song nhưng thời giansau mới thi nên có thể sinh viên quên nhiều, kì thi quá tập trung nên nhiềungười không chủ động thời gian đi thi được.

*Hình thức 2: thi theo hình thức cuốn chiếu (học song môn nào thì thimôn đó) Thi theo hình thức này giúp sinh viên chủ động trong việc đăng kíhọc và thi Tuy nhiên thi theo hình thức này có phức tạp về khâu lập kế hoạch

và việc quản lý của bộ môn, nhà trường

III QUẢN LÝ HỌC VIÊN

Việc đào tạo theo tín chỉ sẽ thay đổi cơ bản về tổ chức và các quản lý họcviên và líp học Học viên là đối tượng quản lý, được quản lý bởi cố vấn họctập theo dõi trực tiếp từ khi nhập học cho đến khi tốt nghiệp ra trường Saukhi ra trường, những thông tin cơ bản của học viên được cập nhật vào cơ sở

dữ liệu chung của trường để lưu trữ và quản lý dưới dạng quản lý cựu sinhviên(có thể lưu trên đĩa CD)

1.Mã học viên

Nhà trường sẽ quản lý trực tiếp tới từng học viên (trực tiếp là cố vấn họctập) Mỗi học viên được quy định một mã số riêng biệt Mã số học viên đượcquy định như sau:

2 chữ cái đầu tiên chỉ hệ đào tạo

2 chữ số tiếp theo chỉ khoá đào tạo

5 chữ số tiếp theo chỉ số thứ tự của học viên

Theo quy định trên một học viên hệ bằng hai có thể có mã như sau:

BH1712345

Mã số này dùng để theo dõi học viên ở tất cả các công việc liên quan tớitrường như: đăng ký học, ghi vào bảng điểm, làm thẻ thư viện, theo dõi họcphí và được ghi vào bảng điểm cuối khoá, bằng tốt nghiệp của sinh viên Nhàtrường sẽ mở cho mỗi học viên một tài khoản (account) riêng trên mạng củatrường

2 Theo dõi và quản lý học viên

Nhà trường tổ chức thành các líp với khoảng 60 học viên, lớp này khôngphải là líp chuyên ngành Líp học do cố vấn học tập phụ trách từ khi vào họccho đến khi tốt nghiệp Đối với các líp tín chỉ sẽ không bố trí giáo viên chủnhiệm mà bố trí cố vấn học tập Nhà trường cần quy định cụ thể nhiệm vụ,quyền hạn của cố vấn học tập đối với các líp đào tạo theo học chế tín chỉ Nhà trường sẽ theo dõi quá trình học tập và những vấn đề có liên quannhư:

- Tình hình học tập của học viên

- Học phí đã đóng và còn phải đóng

- Chế độ, nghĩa vô và quyền lợi liên quan

Để tăng tính linh hoạt, nên kết hợp các phương pháp để liên lạc với học viênnhư:

- Thông báo trực tiếp tại các líp học

- Thông báo qua thư thông thường

- Thông báo qua thư điện tử

- Thông báo trên trang Web của trường

- Thông báo tại bản tin của trường

3 Xét điều kiện cho học viên đi thực tập nghề nghiệp và thi tôt nghiệp

Sinh viên đã tích luỹ đủ số tín chỉ quy định theo hướng ngành và chuyênngành nhất định sẽ phải làm đơn đi xin thực tập nghề nghiệp (thực tập tốtnghiệp ) Sinh viên phải đóng học phí đi thực tập nghề nghiệp theo quy địnhcủa nhà trường Mức học phí cần quy định tất cả các khâu công việc có liênquan chứ không nên chỉ căn cứ vào số tín chỉ tích luỹ Việc hướng dẫn thựctập tốt nghiệp và thi tôt nghiệp nh hiện nay đang áp dụng

4 Điều kiện công nhận tốt nghiệp

Học viên đã tích luỹ đủ số tín chỉ quy định, thi tốt nghiệp đạt yêu cầu trởlên được cấp bằng tốt nghiệp theo ngành đào tạo (căn cứ vào số tín chỉ vàmôn học đã tích luỹ) Việc cấp bằng theo quy chế hiện hành