Kế toán nghiệp vụ công nợ tại Công ty Cổ phần Bảo hiểm Toàn Cầu

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM TOÀN CẦU 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 1.1.1 Quá trình hình thành Tên: Công ty Cổ phần Bảo hiểm Toàn cầu Chữ viết tắt: GIC Điện Thoại: (84.8) 39330114; (08.8) 39330115 và Fax: (84.8) 39330116 Tổng Giám Đốc: Phan Hoàng Chung Thủy Công ty Cổ phần bảo hiểm Toàn Cầu được thành lập theo giấy phép thành lập và hoạt động số 37GPKDBH ngày 19 tháng 06 năm 2006 và giấy phép điều chỉnh số 37GPĐC1KDBH ngày 27102006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính cấp. Công ty được phép hoạt động trong thời hạn chín mươi chín (99) năm. Công Ty Cổ Phần Bảo Hiểm Toàn Cầu có trụ sở chính tại : Lầu 2, Tòa nhà ITAXA House, 126 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 6, Quận 3, Thành Phố Hồ Chí Minh. Vốn điều lệ của Công ty Cổ phần bảo hiểm Toàn Cầu là: 400.000.000.000 ( Bốn trăm tỷ đồng) đồng Việt Nam. 1.1.2 Quá trình phát triển Kể từ ngày thành lập và đi vào hoạt động cho đến nay, doanh số hoạt động của công ty ngày càng tăng, thị phần được duy trì và mở rộng. Tuy nhiên trong các năm trở lại đây trên thị trường có nhiều biến động, nền kinh tế toàn cầu khủng hoảng, nhưng Công ty vẫn có doanh thu khả quan nhờ sự điều hành tốt của ban lãnh đạo thêm vào đó là sự cố gắng nỗ lực của tất cả cán bộ công nhân viên trong công ty đã giúp đưa hoạt động kinh doanh của công ty đi vào ổn định và phát triển mạnh. • Lĩnh vực hoạt động kinh doanh: + Kinh doanh các nghiệp vụ bảo hiểm phi nhân thọ và các dịch vụ liên quan theo quy định của pháp luật + Kinh doanh tái bảo hiểm theo quy định của pháp luật + Quản lý quỹ và đầu tư vốn theo quy định của pháp luật + Các hoạt động khác theo quy định của pháp luật • Phạm vi hoạt động: Công ty hoạt động trên phạm vi cả nước. Khi có yêu cầu và được phép của các cơ quan chức năng, Công ty có thể hoạt động tại nước ngoài. 1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh và sơ đồ tổ chức Công ty 1.2.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh Hình thức hoạt động: Công ty Cổ phần bảo hiểm Lĩnh vực hoạt động kinh doanh: Bảo hiểm phi nhân thọ Các nghiệp vụ được phép kinh doanh: + Kinh doanh bảo hiểm gốc: Bảo hiểm sức khỏe và bảo hiểm tai nạn con người; Bảo hiểm tài sản và bảo hiểm thiệt hại; Bảo hiểm hàng hóa vận chuyển đường bộ, đường biển, đường song, đường sắt và đường không; Bảo hiểm xe cơ giới; Bảo hiểm cháy, nổ; Bảo hiểm than tàu và trách nhiệm dân sự của chủ tàu; Bảo hiểm trách nhiệm chung; Bảo hiểm tín dụng và rủi ro tài chính; Bảo hiểm thiệt hại kinh doanh; Bảo hiểm nông nghiệp. + Kinh doanh tái bảo hiểm: Nhận và nhượng tái bảo hiểm đối với tất cả các nghiệp vụ bảo hiểm phi nhân thọ. + Các hoạt động đầu tư và các hoạt động khác theo quy định của pháp luật. • Chức năng: + Tham mưu cho Ban Điều hành, Ban Đào tạo định hướng chiến lược về tuyển dụng, đào tạo, tổ chức và quản lý Đại lý. + Tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo Đại lý trong toàn Công ty. + Tổ chức quản lý các nguồn lực liên quan đến hoạt động đào tạo Đại lý và hoạt động Đại lý. • Nhiệm vụ: + Trình Ban Điều hành kế hoạch tuyển dụng, đào tạo Đại lý hàng năm và từng chương trình cụ thể của các nghiệp vụ bảo hiểm trong toàn Công ty + Đánh giá nhu cầu đào tạo Đại lý trong toàn Công ty, là đầu mối tiếp nhận các thông tin về công tác Đại lý từ các đơn vị trực thuộc + Phối hợp với các cơ quan quản lý Nhà nước cùng với các Ban, bộ phận liên quan để quản lý hoạt động Đại lý và tổ chức các khóa đào tạo dành cho Đại lý của toàn Công ty + Hướng dẫn các thủ tục liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, tổ chức và quản lý Đại lý trong toàn Công ty + Tham mưu Ban Điều hành có chính sách khuyến khích đối với các Đại lý có nhiều đóng góp và hoạt động hiệu quả + Dự thảo các quy chế, quy định, quy trình và các văn bản khác liên quan đến công tác Đại lý + Hỗ trợ công tác đào tạo nguồn nhân lực nói chung tro

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM TOÀN CẦU 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

1.1.1 Quá trình hình thành

Tên: Công ty Cổ phần Bảo hiểm Toàn cầu

Chữ viết tắt: GIC

Điện Thoại: (84.8) 39330114; (08.8) 39330115 và Fax: (84.8) 39330116

Tổng Giám Đốc: Phan Hoàng Chung Thủy

Công ty Cổ phần bảo hiểm Toàn Cầu được thành lập theo giấy phép thành lập và hoạt động số 37/GP/KDBH ngày 19 tháng 06 năm 2006 và giấy phép điều chỉnh số 37/GPĐC1/KDBH ngày 27/10/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính cấp Công ty được phép hoạt động trong thời hạn chín mươi chín (99) năm

Công Ty Cổ Phần Bảo Hiểm Toàn Cầu có trụ sở chính tại : Lầu 2, Tòa nhà ITAXA House, 126 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 6, Quận 3, Thành Phố Hồ Chí Minh

Vốn điều lệ của Công ty Cổ phần bảo hiểm Toàn Cầu là: 400.000.000.000 ( Bốn trăm tỷ đồng) đồng Việt Nam

1.1.2 Quá trình phát triển

Kể từ ngày thành lập và đi vào hoạt động cho đến nay, doanh số hoạt động của công ty ngày càng tăng, thị phần được duy trì và mở rộng Tuy nhiên trong các năm trở lại đây trên thị trường có nhiều biến động, nền kinh tế toàn cầu khủng hoảng, nhưng Công ty vẫn có doanh thu khả quan nhờ sự điều hành tốt của ban lãnh đạo thêm vào đó là sự cố gắng

nỗ lực của tất cả cán bộ công nhân viên trong công ty đã giúp đưa hoạt động kinh doanh của công ty đi vào ổn định và phát triển mạnh

• Lĩnh vực hoạt động kinh doanh:

+ Kinh doanh các nghiệp vụ bảo hiểm phi nhân thọ và các dịch vụ liên quan theo quy định của pháp luật

+ Kinh doanh tái bảo hiểm theo quy định của pháp luật

+ Quản lý quỹ và đầu tư vốn theo quy định của pháp luật

+ Các hoạt động khác theo quy định của pháp luật

• Phạm vi hoạt động: Công ty hoạt động trên phạm vi cả nước Khi có yêu cầu và

được phép của các cơ quan chức năng, Công ty có thể hoạt động tại nước ngoài

1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh và sơ đồ tổ chức Công ty

1.2.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh

- Hình thức hoạt động: Công ty Cổ phần bảo hiểm

- Lĩnh vực hoạt động kinh doanh: Bảo hiểm phi nhân thọ

- Các nghiệp vụ được phép kinh doanh:

+ Kinh doanh bảo hiểm gốc: Bảo hiểm sức khỏe và bảo hiểm tai nạn con người; Bảo hiểm tài sản và bảo hiểm thiệt hại; Bảo hiểm hàng hóa vận chuyển đường bộ, đường biển, đường song, đường sắt và đường không; Bảo hiểm xe cơ giới; Bảo hiểm cháy, nổ; Bảo hiểm than tàu và trách nhiệm dân sự của chủ tàu; Bảo hiểm trách nhiệm chung; Bảo hiểm tín dụng và rủi ro tài chính; Bảo hiểm thiệt hại kinh doanh; Bảo hiểm nông nghiệp

+ Kinh doanh tái bảo hiểm: Nhận và nhượng tái bảo hiểm đối với tất cả các nghiệp vụ bảo hiểm phi nhân thọ

+ Các hoạt động đầu tư và các hoạt động khác theo quy định của pháp luật

• Chức năng:

+ Tham mưu cho Ban Điều hành, Ban Đào tạo định hướng chiến lược về tuyển dụng, đào tạo, tổ chức và quản lý Đại lý

+ Tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo Đại lý trong toàn Công ty

+ Tổ chức quản lý các nguồn lực liên quan đến hoạt động đào tạo Đại lý và hoạt động Đại lý

1.2.2 Tổ chức bộ máy của công ty

1.2.2.1 Sơ đồ tổ chức

Sơ đồ 1: Tổ Chức Bộ Máy Quản Lý Của Công Ty

Đại Hội Đồng Cổ Đông

Ban Kiểm SoátHội Đồng Quản Trị

Tổng Giám Đốc Phan Hoàng Chung Thủy

Phó TGĐ Cung Trọng Toàn

Phó TGĐ Dương Ngọc Lân

Phó TGĐ Gerard Lee

Ban pháp

chế

Văn phòng đại diện phía bắc

Ban công nghệ thông tin

Ban hành chính

Ban đào tạo

Ban hàng hải

Ban xe cơ giới,con người

Ban tài sản kỹ thuật

Ban tài chính kế toán

Ban kiểm tra nội bộ

Ban tái bảo hiểm

Chi nhánh:

HCM, Cần Thơ,Gia Lai…

Chi nhánh: Nghệ An,

Đà Nẵng,Hải Phòng…

1.2.2.2 Chức năng và nhiệm vụ

Hội Đồng Quản Trị: là cơ quan quản lý vốn và có quyết định quan trọng của công ty,

có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc về đại hội cổ đông

Tổng Giám Đốc: thiết lập và quản lý mọi hoạt động của công ty, thực hiện các cuộc

xem xét lãnh đạo Xác định trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận phòng ban, chịu trách nhiệm trước pháp luật về các hoạt động của công ty

Phó Tổng Giám Đốc: hoạch định, tổ chức, thực hiện kiểm tra các công việc thuộc

trách nhiệm quản lý Chịu trách nhiệm lập kế hoạch thu chi và phân bổ chi phí cho các lĩnh vực hoạt động thuộc thẩm quyền Chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả và hậu quả công việc của mình với Tổng Giám Đốc

Giám đốc chi nhánh, sở giao dịch, hội sở: tổ chức thực hiện, kiểm tra các công việc

mình quản lý, chịu trách nhiệm phân công nhiệm vụ cho các cấp dưới thực hiện Chịu trách nhiệm trước Phó Tổng Giám Đốc và Tổng Giám Đốc công ty về kết quả công việc của mình

1.2.3 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển

1.2.3.1 Những thuận lợi và khó khăn trong hoạt động của công ty:

• Thuận lợi:

Trong những năm gần đây, nền kinh tế của Việt Nam rất năng động, đang trên đà tiến tới hội nhập sâu với nền kinh tế thế giới, đây là điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng và phát triên của các doanh nghiệp và cũng là điều kiện để phát triển các công ty bảo hiểmCông ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên có tay nghề cao, nhiệt tình và luôn học hỏi trong công việc

Công ty có chính sách hỗ trợ, quan tâm hơn về lao động của công ty và tạo tinh thần đoàn kết trong doanh nghiệp

Hiện tại công ty đang liên kết với công ty bảo hiểm của Đức, việc tham gia thị trường nước ngoài của những công ty bảo hiểm Toàn cầu, đặc biệt là các công ty bảo hiểm nước ngoài sẽ đa dạng hóa và thúc đẩy sự phát triển của thị trường Hơn nữa mở cửa thị trường tạo điều kiện tăng cường trao đổi kiến thức và kỹ năng chuyên ngành, góp phần thúc đẩy năng lực cạnh tranh của các công ty bảo hiểm trong nước Tạo cơ hội cho các doanh nghiệp bảo hiểm Nhà nước chuyển đổi cơ cấu và tăng khả năng cạnh tranh

• Khó khăn:

Công ty gặp phải sự cạnh tranh gay gắt của các công ty cùng ngành

Công ty sẽ phải luôn cố gắng đáp ứng mọi yêu cầu của nhiều khách hàng khác nhau.Các công ty trong nước sẽ bị chia sẻ thị phần và cạnh tranh ngày càng khốc liệt hơn.Cạnh tranh về nhân lực giữa các công ty bảo hiểm sẽ diễn ra sôi động, khi các công ty bảo hiểm nước ngoài mới tham gia thị trường tìm mọi cách lôi kéo các nhân lực có kiến thức và kinh nghiệm của các doanh nghiệp bảo hiểm trong nước

1.2.3.2 Phương hướng phát triển

• Đối với người quản lý doanh nghiệp:

- Đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh và việc thực hiện các hoạt động tài chính của doanh nghiệp, từ đó tạo cơ sở đưa ra quyết định thích hợp về quản lý tài chính nói riêng

và quản lý doanh nghiệp nói chung

- Xác định các tiềm năng phát triển của doanh nghiệp

- Xác định các điểm mạnh cần phát huy

- Xác định các điểm yếu cần khắc phục, cải thiện

• Đối với nhà đầu tư:

Nhà đầu tư quan tâm đến việc tính toán giá trị DN như việc nắm được thông tin về tình hình thu nhập của chủ sở hữu, lợi tức của cổ phần, giá trị tăng thêm vốn đầu tư và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của DN trong suốt thời gian hoạt động Dựa vào BCTC mà DN đã lập báo phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp mình ( thường báo cáo được lập theo từng quý hay một năm một lần vào ngày 31/12 mỗi năm) nhà đầu

tư có thể nhận biết được khả năng sinh lời của DN, rủi ro cũng như tiềm năng mà DN đã

và đang gặp phải, nhà đầu tư sẽ có quyết định nên đầu tư vào DN hay không

• Đối với người cho vay:

Họ là những người DN vay nợ ( hay là những chủ nợ) phải biết được khả năng hoàn trả tiền vay của đối tượng mà mình cho vay, chủ nợ thẩm định khả năng trả nợ của DN vay nợ thông qua tình tài chính của DN

• Đối với cán bộ nhân viên trong DN:

Thông qua tình hình tài chính của đơn vị minh làm giúp họ ổn định về việc làm, chế

độ lương, thường phúc lợi ở đơn vị để họ dồn sức vào công việc mang lại hiệu quả sản xuất kinh doanh cho DN

• Đối với cơ quan Nhà Nước:

Cơ quan Thuế, Tài chính, Chủ Quản… thông qua tài chính của DN sẽ có mức thuế phù hợp, cơ quan Chủ Quản sẽ quản lý DN có hiệu quả hơn

1.3 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán

Kế toán trưởng

Kế toán văn thư

cố định

Th

ủ quỹ

Kế toán đầu tư

Kế toán tiền mặt thanh toán

Kế toán ngân hàng

Kế toán thuế

1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận

Kế toán trưởng: có nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo công tác hạch toán kế toán toàn công

ty, tham mưu cho giám đốc kí kết các hợp đồng kinh tế xây dựng các kế hoạch tài chính

Kế toán công nợ: quản lý, theo dõi và đề xuất các biện pháp thu hồi công nợ của công

ty đối với khách hàng và lập kế hoạch trả nợ cho nhà cung cấp

Kế toán tài sản cố định: theo dõi tình hình biến động tài sản cố định, tình hình tăng

giảm nguồn vốn kinh doanh, tập hợp chi phí phát sinh

Thủ quỹ: theo dõi và đảm bảo quỹ tiền mặt tại công ty, phụ trách khâu thu tiền theo

chứng từ hợp lê, theo dõi và phản ánh việc cấp phát, nhận tiền vào sổ

Kế toán đầu tư: theo dõi thị trường, thu thập số liệu tổng hợp và phân tích số liệu.

Kế toán tiền mặt và các khoản thanh toán: phụ trách theo dõi tiềìn mặt và kiểm tra

các báo cáo từ đơn vị trực thuộc gởi lên, theo dõi việc thanh toán lương công nhân viên

Kế toán ngân hàng: giao dịch với ngân hàng, theo dõi tình hinh biến động của tiền

gởi và tiền vay của công ty ở ngân hàng cả Việt Nam đồng và ngoại tệ

Kế toán thuế: Tập hợp các khoản thuế phát sinh hàng ngày tại công ty

Kế toán văn thư: Gửi thư thông báo và văn bản cho các phòng ban, chi nhánh của

công ty trên toàn quốc

 Có sự phối hợp chặt chẽ giữa các nhân viên, các phòng ban khác nhau trong công

ty, cụ thể là các bộ phận thường xuyên đối chiếu số liệu với nhau, đảm bảo số liệu được đầy đủ, chính xác, nếu có sai sót thì kịp thời chỉnh sửa, bổ sung

- Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn thông thường

- Phiếu chi, phiếu thu, ủy nhiệm chi

- Phiếu thanh toán tạm ứng

- Bảng tính lương và các khoản trích theo lương…

Quá trình luân chuyển chứng từ:

- Lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ kế toán

- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình lên giám đốc Công ty phê duyệt

- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán

- Lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán

1.3.3.2 Hệ thống tài khoản

- Công ty sử dụng hệ thống chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Quyết định số 150/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Tài Chính và áp dụng thống nhất trong toàn công ty ngày 19/06/2006

- Hệ thống chi tiết đính kèm phần “phụ lục”

1.3.3.3 Nguyên tắc kế toán áp dụng :

- Niên độ kế toán áp dụng từ ngày 01/01 đến ngày 31/12

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong việc ghi chép kế toán : Đồng Việt Nam

- Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác : các ngoại tệ quy ra USD theo tỷ giá thống kê của Ngân hàng, USD quy ra ĐVN theo tỷ giá hạch toán

- Phương pháp kế toán TSCĐ :

+ Nguyên tắc đánh giá TSCĐ : nguyên giá

+ Phương pháp khấu hao cơ bản : khấu hao theo quy định tại QĐ206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài Chính

- Phương pháp tính toán các khoản dự phòng, tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng: theo thông tư 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002

1.3.4 Hình thức sổ kế toán áp dụng

số phát sinh trên Nhật biên để cho ra Sổ cái tổng hợp Từ các sổ các tổng hợp, cuối quý máy sẽ chạy ra BCĐKT Cuối niên độ kế toán, từ BCĐTK và các sổ chi tiết, máy sẽ giúp cho kế toán tổng hợp lập các báo biểu kế toán theo quy định của Nhà nước và theo yêu cầu quản lý của công ty

Chứng từ

Sổ quỹ, thẻ

kho

Chứng từ ghi sổMáy vi tính Nhật biên

Sổ cáiBảng cân đối TKBáo cáo tài chính

Sổ đăng kí Các bảng kê

Sổ, thẻ chi tiết

- Sử dụng các bảng kê, các chứng từ ghi sổ trong hình thức này có tác dụng liệt kê các chứng từ đã lập nhằm kiểm tra, đối chiếu số liệu, tránh mất mát, thất lạc chứng từ, đảm bảo công tác kế toán của công ty ngày càng hiệu quả.

1.3.4.2 Hệ thống sổ sách kế toán

Sổ sách kế toán theo hình thức sổ sách kế toán Nhật biên được chia làm 2 phần: Sổ kế toán tổng hợp và Sổ kế toán chi tiết Ngoài ra, công ty phải mở rộng sổ quỹ để ghi chép toàn bộ nghiệp vụ thu, chi hàng ngày làm cơ sở theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ để đối chiếu với sổ TK tiền mặt

- Sổ kế toán tổng hợp : gồm sổ nhật biên tài khoản, sổ cái và sổ đăng ký chứng từ ghi

sổ, các sổ này mở theo tài khoản cấp 3 và theo tháng, cột số tiền đều được chi tiết thành gốc đồng VN, gốc USD và đồng VN quy đổi Sổ nhật biên tài khoản có dạng như các nhật kí chung nhưng nó vừa theo dõi bên nợ vừa theo dõi bên có của TK, theo dõi cả gốc ngoại USD, gốc ĐVN và USD quy đổi Sổ kế toán tổng hợp của công ty và các ĐVNB đều phải mở đầy đủ và mở sổ cái, sổ nhật kí chứng từ theo tài khoản cấp 3

- Sổ chi tiết: công ty mở sổ chi tiết tương đối đầy đủ gồm :

1.3.5 Hệ thống báo cáo tài chính

- Báo cáo tài chính: tuân thủ theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC ban hành ngày

20/3/2006 của Bộ Tài Chính bao gồm:

+ Bảng cân đối kế toán

+ Bảng kế quả hoạt động kinh doanh

+ Bảng lưu chuyển tiền tệ

+ Bảng thuyết minh báo cáo tài chính

- Báo cáo thuế:

+ Thuế giá trị gia tăng

+ Thuế thu nhập cá nhân

+ Thuế thu nhập doanh nghiệp

+ Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp

CHƯƠNG 2 CÔNG TÁC HẠCH TOÁN CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM

TOÀN CẦU

I Cơ sở lý luận chung về kế toán công nợ

1 Kế toán phải thu

• Những yêu cầu về quản lý phải thu

Khách hàng thanh toán các khoản nợ phải thu bằng hàng (trường hợp đổi hàng) hoặc

bù trừ giữa nợ phải thu với nợ phải trả hoặc phải xử lý các khoản nợ khó đòi cần có đủ các chứng từ hợp pháp, hợp lệ liên quan như: biên bản đối chiếu công nợ, biên bản giải quyết công nợ kèm theo các bằng chứng xác đáng về số nợ thất thu

Phải xác minh tại chỗ hoặc yêu cầu xác nhận bằng văn bản đối với các khoản nợ tồn đọng lâu ngày chưa và khó có khả năng thu hồi được làm căn cứ lập dự phòng phải thu khó đòi về các khoản nợ phải thu này

• Nhiệm vụ phải thu

Phải tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác rõ ràng các nghiệp vụ phải thu khách hàng theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán

Mở sổ chi tiết theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải thu, thường xuyên đôn đốc kiểm tra thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn Cuối tháng kế toán cần kiểm tra, đối chiếu các khoản phải thu và lập biên bản đối chiếu công nợ

Các khoản nợ phải thu được phản ánh theo giá trị thuần trên báo cáo tài chính năm (giá trị ghi sổ kế toán của các khoản phải thu trừ (-) giá trị khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi được xác định vào cuối năm tài chính)

Tại thời điểm phát sinh, thanh toán khoản nợ phải thu bằng ngoại tệ phải được ghi sổ

kế toán bằng ĐVN

Chênh lệch tỷ giá hối đoái tại thời điểm phát sinh nợ phải thu và thanh toán nợ phải thu phát sinh trong kỳ và chênh lệch đánh giá lại các khoản nợ phải thu bằng ngoại tệ tại thời điểm cuối năm tài chính theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước VN công bố

1.1 Kế toán phải thu khách hàng

- Số tiền khách hàng thanh toán

- Số tiền ứng trước, trả trước của khách hàng

- Doanh thu của số hàng đã bán bị trả lại

- Số tiền giảm giá trong doanh thu của số hàng

Thuế VAT trương ứng với giảm giá hàng bán, DT hàng

bán bị trả lại

Doanh thu chưa thực hiện

( lãi trả chậm)

1.1.4 Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu

Sơ đồ 4: Sơ đồ kế toán phải thu

Doanh thu bán chịu sản phẩm

Hàng hoá, dịch vụ phải thu

Giảm nợ phải thu do CKTM hàng bị trả lại, giảm giá

511

3331

515,711

Thuế GTGT nộp

Doanh thu hoạt động TC

TN khác phát sinh phải thu

Xử lý khoản nợ không thu hồi(đồng thời ghi đơn nợ TK 004)

152,153,156 (611)333(33311)

3387

1.2.3 Tài khoản sử dụng

TK 133 – Thuế GTGT khấu trừ

Tài khoản 133 - Thuế GTGT được khấu trừ, có 2 tài khoản cấp 2:

- Tài khoản 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ

- Tài khoản 1332 - Thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định

1.2.4 Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu

Khi mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất, doanh kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, mua bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán phản ánh giá trị vật tư, hàng hóa nhập kho, chi phí thu mua, vận chuyển, bốc xếp, thuê kho bãi, từ nơi mua về đến nơi doanh nghiệp theo giá thực tế bao gồm giá mua chưa có thuế GTGT đầu vào và phản ánh thuế GTGT được khấu trừ, ghi:

Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu

- Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ;

- Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ;

- Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa mua vào nhưng đã trả lại, được giảm giá;

- Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại

Sdck :Số thuế GTGT đầu vào còn

được khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào

được hoàn lại nhưng NSNN chưa

hoàn trả

Nợ TK 611 - Mua hàng

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331, 1332)

Có các TK 111, 112, 331, (Tổng giá thanh toán)

Cuối tháng, kế toán xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ vào số thuế GTGT đầu ra khi xác định số thuế GTGT phải nộp trong kỳ, ghi:

Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311)

Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Đối với doanh nghiệp thuộc đối lượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế mà thường xuyên có số thuế GTGT đầu vào lớn hơn số thuế GTGT đầu ra được cơ quan có thẩm quyền cho phép hoàn lại thuế GTGT theo quy định của luật thuế Khi nhận được tiền NSNN thanh toán về số tiền thuế GTGT đầu vào được hoàn lại, ghi:

Nợ các TK 111, 112,

Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331, 1332)

Khi mua vật tư, hàng hoá, công cụ, dịch vụ dùng ngay vào sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ, sửa chữa TSCĐ, đầu tư XDCB thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán phản ánh giá trị vật tư, hàng hoá, dịch vụ tính vào chi phí theo giá mua chưa có thuế GTGT, và phản ánh thuế GTGT đầu vào, ghi:

Nợ các TK 621, 623, 627, 641, 642, 241, 142, 242, (Giá mua chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

Có TK 111, 112, 331, (Tổng giá thanh toán)

1.3 Phải thu nội bộ

1.3.1 Khái niệm

Phải thu nội bộ là các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với cấp trên hoặc các đơn vị trực thuộc, phụ thuộc trong một công ty về các khoản đã vay mượn, chi hộ, trả hộ thu hộ, các khoản mà các đơn vị cấp dưới có nghĩa vụ nộp lên cấp trên hoặc cấp trên phải cấp cho cấp dưới

1.3.2 Chứng từ hạch toán

- Hóa đơn GTGT, hóa đơn thông thường, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho nội bộ, phiếu thu,

phiếu chi, biên bản bù trừ công nợ nội bộ, sổ chi tiết theo dõi các khoản nợ nội bộ

1.3.3 Tài khoản sử dụng

TK 136 - Phải thu nội bộ

Tài khoản 136 - Phải thu nội bộ, có 2 tài khoản cấp 2:

- Tài khoản 1361 - Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc

- Tài khoản 1368 - Phải thu nội bộ khác

Sdđk :

- Số vốn kinh doanh đã giao cho đơn vị

cấp dưới, các khoản đã chi hộ, trả hộ đơn

vị cấp trên, cấp dưới;

- Số tiền đơn vị cấp trên phải thu về, các

khoản đơn vị cấp dưới phải nộp;

- Số tiền đơn vị cấp dưới phải thu về, các

khoản cấp trên phải giao xuống;

- Số tiền phải thu về bán sản phẩm, hàng

hoá, dịch vụ cho đơn vị cấp trên, cấp

dưới, giữa các đơn vị nội bộ

- Thu hồi vốn, quỹ ở đơn vị thành viên;

- Quyết toán với đơn vị thành viên về kinh phí sự nghiệp đã cấp, đã sử dụng;

- Số tiền đã thu về các khoản phải thu trong nội bộ;

- Bù trừ phải thu với phải trả trong nội bộ của cùng một đối tượng

Sdck :Số nợ còn phải thu ở các đơn

vị nội bộ

1.3.4 Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu

• Hạch toán ở đơn vị cấp trên

Sơ đồ 5: Phải thu vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc

Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (1361)

Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh(2) Trường hợp đơn vị trực thuộc phải hoàn lại vốn kinh doanh cho đơn vị cấp trên, khi nhận được tiền do đơn vị trực thuộc nộp lên, ghi:

Nợ các TK 111, 112,

Có TK 136 - Phải thu nội bộ (1361)

(3) Khi đơn vị cấp trên (Tổng công ty, công ty) giao vốn kinh doanh cho đơn vị trực thuộc, ghi:

Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (1361- Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc)

214

(4) Căn cứ vào báo cáo của đơn vị trực thuộc về số vốn kinh doanh đơn vị trực thuộc đã nộp Ngân sách Nhà nước theo sự uỷ quyền của cấp trên, ghi:

Nợ TK 411- Nguồn vốn kinh doanh

Có TK 136 - Phải thu nội bộ (1361)

(5) Trường hợp đơn vị cấp trên giao vốn kinh doanh cho đơn vị trực thuộc bằng tài sản cố định, ghi:

Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (Giá trị còn lại của TSCĐ) (1361)

Nợ TK 214 - Hao mòn tài sản cố định (Giá trị hao mòn của TSCĐ)

Có TK 211 - TSCĐ hữu hình (Nguyên giá)

• Hạch toán ở đơn vị cấp dưới

(1) Khi chi hộ, trả hộ cho đơn vị cấp trên và các đơn vị nội bộ khác, ghi:

Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (1368)

Có các TK 111, 112, .(2) Khi nhận được tiền hoặc vật tư, tài sản của cấp trên hoặc đơn vị nội bộ khác thanh toán về các khoản phải thu, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 152, 153,

Có TK 136 - Phải thu nội bộ (1368)

(3) Căn cứ vào thông báo hoặc chứng từ xác nhận của đơn vị cấp trên về số được chia các quỹ doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (1368)

Có các TK 414, 415, 431, .(4) Số lỗ về hoạt động sản xuất, kinh doanh đã được cấp trên chấp nhận cấp bù, ghi:

Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (1368)

Có TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối

(5) Bù trừ các khoản phải thu nội bộ với các khoản phải trả nội bộ của cùng một đối tượng, ghi:

Nợ TK 336 - Phải trả nội bộ

Có TK 136 - Phải thu nội bộ (1368)(6) Phải thu đơn vị cấp trên và các đơn vị nội bộ khác về doanh thu bán hàng nội

bộ, ghi:

Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (1368)

Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ

TK 138 – Phải thu khác

1.4.4 Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu

Sơ đồ 6: Phải thu khác

SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP

Sdđk :

- Giá trị tài sản thiếu chờ giải quyết

- Phải thu của cá nhân, tập thể

(trong và ngoài đơn vị) đối với tài

sản thiếu đã xác định rõ nguyên

nhân

- Các khoản nợ và tiền lãi phải thu.

- Giá trị tài sản thiếu được kết chuyển vào các tài khoản liên quan theo quyết định xử lý

- Số tiền đã thu được của khoản nợ thuộc phải thu khác

Sdck :

Các khoản nợ còn phải thu thuộc

nghiệp vụ nhóm phải thu khác

KD)

Tiền lãi phải thu,số cổ tức,lợi nhuận được chia

1.5 Kế toán dự phòng các khoản phải thu khó đòi

1.5.1 Khái niệm:

Là dự kiến khoản tổn thất có thể xảy ra từ những khoản phải thu đã quá hạn, hoặc chưa đến hạn,….do khách hàng không có khả năng thanh toán được vào cuối niên độ kế toán

1.5.2 Chứng từ hạch toán

- Chứng từ hóa đơn kèm theo

1.5.3 Tài khoản sử dụng

1.5.4 Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu

Sơ đồ 7: Dự phòng khoản phải thu khó đòi

SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP

SdđK :

- Số dự phòng phải thu khó đòi được lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp

TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi

- Hoàn nhập dự phòng phải thu

(1) Cuối niên độ kế toán, tính toán và lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi, kế toán ghi nhận:

Nợ TK 642(6426) :

Có TK 139 : chi phí dự phòng

(2) Trong niên độ kế toán tiếp theo, nếu khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu

nợ được, căn cứ những văn bản có chứng cứ pháp lý, DN lập thủ tục xoá nợ, khi được phép xoá nợ, ghi:

(2a) Kết chuyển nợ xoá sổ:

(3) Đối với những khoản phải thu khó đòi đã xử lý xoá sổ, nếu sau này thu được nợ, kế toán ghi:

(3a) Phần nợ thu được xem như khoản thu nhập khác:

(4b) Kế toán tiến hành lập dự phòng số chênh lệch mức lập dự phòng năm nay lớn hơn mức lập dự phòng còn lại đã lập cuối niên độ trước:

• Những yêu cầu về quản lý phải trả

Nợ phải trả cho người bán , người cung cấp vật tư, hàng hoá, dịch vụ hoặc cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả Số tiền đã ứng trước cho ngườii cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng phải trả đã nhận trước

Các khoản chiết khấu thanh toán giảm giá hàng bán của người bán người cung cấp ngoài hoá đơn muahàng, phải ghi sổ kế toán tương ứng với từng khoản phải trả có liên quan để ghi giảm số nợ phải trả phát sinh ban đầu

• Nhiệm vụ phải trả

Kế toán phải tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác rõ ràng các nghiệp

vụ phải trả người bán theo từng đối tượng Mở sổ chi tiết theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ

phải trả và từng lần thanh toán

• Nguyên tắc hạch toán

Khoản phải trả người bán được phản ánh bên phải BCĐKT, thường có số dư bên có,

số phát sinh tăng được ghi vào bên có và số phát sinh giảm được ghi vào bên nợ

Khi các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trả chậm phát sinh thì kế toán phản ánh bên có TK 331 và đối ứng bên nợ của TK liên quan Khi thanh toán tiền cho người bán, kế toán phản ánh vào bên nợ của TK 331 và đối ứng bên có của các TK liên quan

Các khoản phải trả cho người bán trong trường hợp đã nhận vật tư, hàng hoá, dịch vụ nhưng chưa đến cuối tháng vẫn chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ trị giá

các khoản phải trả và hàng nhập chưa có hóa đơn này và phải điều chỉnh giá thực tế khi nhận được hoá đơn thông báo giá chính thức của người bán.

Nợ phải trả bằng vàng bạc đá quý được kế toán chi tiết cho từng chủ nợ theo chỉ tiêu

số lượng và giá trị theo giá quy định

Các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ phải được kế toán chi tiết cho từng chủ nợ theo nguyên tệ và bằng ĐVN theo tỷ giá quy định

Cuối niên độ kế toán, số dư nợ phải trả bằng ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá thực tế bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước VN công bố

TK phải trả cho người bán có thể có SD bên Nợ là số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy SD chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở TK này

để ghi 2 chi tiêu bên Tài sản và bên Nguồn vốn

2.1 Kế toán phải trả người bán

2.1.1 Khái niệm

- Các khoản phải trả người bán là giá trị các loại vật tư, thiết bị, công cụ dụng cụ, hàng hoá, dịch vụ … phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh mà đơn vị đã nhận của người bán nhưng chưa thanh toán tiền

2.1.2 Chứng từ hạch toán

Hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, biên bản đối chiếu công nợ, biên bản thanh lý hợp đồng

2.1.3 Tài khoản sử dụng

TK 331- Phải trả người bán

- TK này có thể có SD bên nợ, phản ánh trả tiền trước cho người bán

- Số tiền đã trả cho người bán cung cấp lao

vụ, dịch vụ người nhận thầu XDCB

- Số tiền ứng trước cho người bán, người

cung cấp, người nhận thầu nhưng chưa

nhận được hàng hoá lao vụ

- Số tiền được giảm giá của số hàng hoặc

lao vụ đã giao theo hợp đồng

- Số kết chuyển về phần giá trị vật tư, hàng

hoá thiếu hụt, kém phẩm chất trả lại người