Hệ thống thông tin quản lý bao gồm một chức năng chính duy nhất là quản lý bán hàng với các tác nhân ngoài là nhà cung cấp, khách hàng, ngân hàng và ban giám đốc.Khi khách hàng gửi yêu cầu mua hàng thông qua đơn đặt hàng ,nhân viên sẽ kiểm tra hàng hóa trong kho và tiến hành lập phiếu xuất hàng cho khách nếu hàng hóa trong kho đáp ứng đủ đơn đặt hàng.Khách hàng có thể thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt cho nhân viên hoặc bằng hình thức chuyển khoản qua các chi nhánh ngân hàng.Thông tin từ ngân hàng là thông tin chuyển khoản thanh toán tiền hàng của khách hàng cho doanh nghiệp Khi có nhu cầu đặt hàng từ nhà cung cấp, bộ phận kinh doanh làm đơn đặt hàng và gửi lên ban giám đốc kí duyệt.Nếu được đồng ý,đơn đặt hàng sẽ được gửi lên cho nhà cung cấp.Đến ngày giao hàng, bộ phận kinh doanh nhận được các hóa đơn ,chứng từ giao hàng từ nhà cung cấp.Sau khi so sánh hàng về thực với các hóa đơn chứng từ cũng như phiếu xuất hàng, doanh nghiệp sẽ tiến hành thanh toán chuyển khoản cho nhà cung cấp.Thông tin từ ngân hàng là thông tin chuyển khoản thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. Định kì hàng tháng hoặc khi được yêu cầu, bộ phận kinh doanh phải thống kê và lập báo cáo doanh thu, nhậpxuất,hàng tồn kho và tình hình công nợ của khách hàng cũng như nhà cung cấp và gửi lên cho ban giám đốc .
Trang 1
KHẢO SÁT DỰ ÁN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN XÂY DỰNG
1.Giới thiệu tổng quát
1.1.Giới thiệu doanh nghiệp
Công ty TNHH Phúc Tiến là đại lý phân phối thiết bị điện ,nước dân dụng của các hãng sản xuất uy tín như : INAX Việt Nam, dây và cáp điện Trần Phú,Lioa, thiết bị điện Sino,Panasonic ,Rạng Đông,…Khách hàng thường xuyên là các đại lý bán lẻ,phân phối tại các khu vực tỉnh Hưng Yên,Hải Dương,Bắc Ninh, Hà Nội…
Địa chỉ liên hệ : KM 17,quốc lộ 5,thị trấn Như Quỳnh, huyện Văn Lâm,tỉnh Hưng Yên SĐT: 03213.986 798 / 04 66594087
Fax: 3.985 553
Sơ đồ hoạt động kinh doanh
Vai trò chức năng của các bộ phận:
- Ban giám đốc : điều hành hoạt động công ty
- Bộ phận kinh doanh :tìm hiểu thị trường, bán hàng, giới thiệu sản phẩm
- Bộ phận kho :lưu trữ, bảo quản hàng hóa trong kho và xếp hàng lên các phương tiện vận tải,báo cáo tình hình hàng hóa trong kho
1.2.Các quy trình quản lý
a.Quy trình quản lý xuất hàng
Ban giám đốc
Bộ phận kinh
Bộ phận kế toán
Trang 2Khi khách hàng gọi điện hoặc gửi yêu cầu đặt hàng thì bộ phận kinh doanh nhận đơn đặt hàng của khách hàng và kiểm tra số lượng hàng hóa tồn kho.Nếu hàng hóa tồn kho không đáp ứng đủ đơn đặt hàng thì thông báo lại cho khách hàng.Nếu hàng tồn trong kho đáp ứng đủ nhu cầu của đơn đặt hàng và khách hàng chấp nhận giá bán hàng hóa tại thời điểm đặt hàng thì tiến hành lập phiếu xuất hàng cho khách hàng với thông tin :tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, số fax, mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn vị tính,đơn giá, thành tiền,tổng giá trị phiếu xuất, ngày, tháng, năm giao nhận hàng, tên nhân viên lập phiếu xuất hàng Hàng hóa sẽ được chuyển đến khách hàng và bộ phận kinh doanh tiến hành thu tiền bán hàng
Khi mua hàng ,khách hàng có thể trả tiền trước hay hẹn trả sau khi nhận hàng với số ngày nhất định và thanh toán tiền hàng bằng hình thức tiền mặt hoặc chuyển khoản thông qua chi nhánh các ngân hàng
Bộ phận kinh doanh tiến hành cập nhật công nợ đối với từng khách hàng để thông báo nợ cho khách hàng, đồng thời nhắc nhở khách hàng thanh toán nợ đối với những khoản nợ quá hạn đã quy định
b Quy trình quản lý nhập hàng
Hàng ngày ,bộ phận kinh doanh kiểm tra số lượng hàng tồn tối thiểu và tối đa trong kho ,nhu cầu mua hàng của khách hàng để lập đơn đặt hàng với nhà cung cấp.Mỗi lần đặt hàng với nhà cung cấp, trong đơn đặt hàng có đầy đủ thông tin gồm:mã đơn đặt hàng, tên nhà cung cấp, danh sách các mặt hàng, số lượng hàng Sau đó sẽ gửi lên giám đốc để giám đốc kí duyệt.Nếu đơn đặt hàng được kí duyệt thì bộ phận đặt hàng sẽ gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp.Bộ phận kinh doanh tiến hành lập phiếu nhập hàng bao gồm : mã phiếu nhập hàng,tên nhà cung cấp,danh sách các mặt hàng, số lượng hàng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền, tổng giá trị đơn hàng nhập…
Mỗi lần nhập hàng về, bộ phận kinh doanh phải đối chiếu phiếu nhập hàng với các hóa đơn,chứng từ bán hàng từ nhà cung cấp kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa và tiến hành cập nhật danh mục hàng hóa : ghi thêm mã hàng, tên hàng ,số lượng hàng,nhà sản xuất ,giá…(đối với mặt hàng mới), cập nhật lại số lượng hàng hóa đối với mặt hàng đã có sẵn trong kho.Đồng thời tính lại đơn giá bán (nếu như giá hàng hóa thay đổi tại thời điểm nhập ).Sau đó hàng hóa sẽ được đưa về các kho hàng khác nhau
Trang 3Bộ phận kinh doanh sẽ chuyển phiếu nhập cho bộ phận kế toán.Bộ phận kế toán sẽ căn cứ vào đơn đặt hàng tính toán số tiền phải trả cho nhà cung cấp: ( trả toàn bộ hay trả một phần;trả tiền trước khi đặt hàng hay sau đặt hàng tùy thuộc theo yêu cầu của nhà cung cấp).Doanh nghiệp tiến hành thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp thông qua hình thức chuyển khoản qua chi nhánh các ngân hàng
c Thống kê và báo cáo số lượng N/X ,tồn kho và doanh thu ,tình hình công nợ khách hàng và nhà cung cấp
Định kì hàng tháng , bộ phận kinh doanh phải tiến hành thống kê lại hàng hóa và báo cáo nhập xuất tồn kho, doanh thu theo tháng cho ban giám đốc
Tại bất kì thời điểm nào ,nếu được yêu cầu của người có thẩm quyền thì phải báo cáo tình hình của hàng hóa và tình hình công nợ khách hàng, cũng như tình hình công nợ đối với nhà cung cấp
2 Yêu cầu về hệ thống thông tin cần xây dựng
2.1 Yêu cầu phần cứng
- Máy tính
+ CPU( chip) 3.06 MHz
+ 512 MB DDRAM
+ Màn hình màu độ phân giải 800 x 600 hoặc tốt hơn 1024x768 pixel
+ Chuột,bàn phím
+ Thiết bị lưu dự phòng
+ Máy in lasze
- Xây dựng mối liên kết giữa máy chủ và các máy tính còn lại, thông mạng LAN ( Local Area Network) vì đây là một hệ thống mạng dùng để kết nối các máy tính trong một phạm vi nhỏ Là một hệ thống mạng dùng để kết nối các máy tính trong một phạm
vi nhỏ Các máy tính trong mạng LAN có thể chia sẻ tài nguyên với nhau, mà điển hình
là chia sẻ tập tin, máy in, Một mạng LAN tối thiểu cần có máy chủ (server), các thiết bị ghép nối (Repeater, Hub, Switch, Bridge), máy tính con (client), card mạng (Network Interface Card – NIC) và dây cáp (cable) để kết nối các máy tính lại với nhau.
- Mạng Internet : Tất cả các máy tính trong hệ thống đều phải được kết nối mạng Internet mạng Internet, đây là điều bắt buộc vì Internet là kết nối mạng toàn cầu, rất cần thiết để cập nhật các thông tin mới, đồng thời Internet còn có nhiều ứng dụng tối quan trọng và tất
Trang 4yếu cho việc kinh doanh – nhiệm vụ chính của một đại lý bán hàng ví dụ như E-mail, các công cụ Chat để liên hệ với khách hàng cũng như các công cụ tìm kiếm (Search engine)
2.2.Yêu cầu con người
+ Phải đủ trình độ và học vấn để điều khiển hệ thống máy tính
+ Phải đảm bảo có được các tố chất cần thiết của một nhân viên kinh doanh vì đây là đại
lý bán hàng, cụ thể là:
+ Nhiệt tình, trung thực, tự tin;
+ Tác phong chuyên nghiệp, năng động lạc quan, kiên trì;
+ Dễ tạo thiện cảm, có trí nhớ tốt, có óc khôi hài;
+ Biết lắng nghe
2.3 Yêu cầu phần mềm
+ Hệ điều hành Windows XP trở lên
+ Các phần mềm nghiệp vụ :kế toán (Misa), kho…
+ Phần mềm bảo mật :Kapersky
2.4 Yêu cầu chức năng của hệ thống
Chức năng chính
- Quản lý nhập hàng
- Quản lý xuất hàng
- Thống kê và báo cáo doanh thu, số lượng nhập/xuất,tồn kho,tình hình công nợ khách hàng và nhà cung cấp
Dữ liệu vào
- Thông tin khách hàng
- Thông tin hàng hóa
- Thông tin nhà cung cấp
- Thông tin kho hàng
Dữ liệu ra
- Đưa ra danh sách chi tiết về khách hàng
- Danh mục chi tiết về các mặt hàng
- In ra danh sách các đơn đặt đặt hàng
- In ra danh sách các phiếu xuất/ nhập hàng
- Thống kê ,báo cáo tổng số lượng hàng nhập,tổng số lượng hàng xuất và số lượng hàng tồn kho và doanh thu theo tháng hoặc theo yêu cầu của nhà quản lý
Trang 5- Cho phép xuất dữ liệu ra máy in hoặc màn hình từng hạn mục yêu cầu và in ấn các hóa đơn chứng từ
- Xử lý, lưu trữ đơn đặt hàng, phiếu nhập,xuất hàng, tính toán giá trị hàng hóa…
- Lưu trữ và bảo mật dữ liệu quản lý hóa đơn chứng từ liên quan đến việc xuất/nhập hàng, hàng hóa, kho hàng, khách hàng
- Hệ thống có khả năng hoạt động
- Độ bảo mật cao
- Hệ thống giao diện dễ sử dụng
- Hóa đơn có thể được tính 1 cách chính xác
- Dễ dàng quản lý thông tin khách hàng
3 Các đối tượng ( dữ liệu ) yêu cầu quản lý:
- Nhà cung cấp : Tên nhà cung cấp, tên giao dịch, địa chỉ, số điện thoại, số fax, số tài khoản ngân hàng, công nợ
- Khách hàng : Tên khách hàng, tên giao dịch, địa chỉ, số điện thoại, số tài khoản ngân hàng, công nợ
- Hàng hóa : mã mặt hàng, tên mặt hàng, nơi sản xuất (hãng sản xuất, nước sản xuất), đơn vị tính, đơn giá,số lượng tồn kho, nơi kho lưu trữ
- Kho : mã kho, tên kho, địa chỉ kho
- Đơn đặt hàng (cho nhà cung cấp) : mã đơn đặt hàng, tên nhà cung cấp, danh mục hàng,số lượng hàng
- Đơn đặt hàng (từ khách hàng) : mã đơn đặt hàng, tên khách hàng, danh mục hàng, số lượng hàng
- Phiếu xuất hàng : tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, số fax, mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn vị tính,đơn giá, thành tiền,tổng giá trị phiếu xuất, ngày, tháng, năm giao nhận hàng, tên nhân viên lập phiếu xuất hàng
- Phiếu nhập hàng :mã phiếu nhập hàng,tên nhà cung cấp,danh sách các mặt hàng, số lượng hàng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền, tổng giá trị đơn hàng nhập…
- Ngân hàng : tên ngân hàng ,địa chỉ, số điện thoại,
Trang 6II.Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng
2.1.Các chức năng chính của hệ thống
1.Quản lý nhập hàng
1.1.Lập đơn đặt hàng
1.2.Lập phiếu nhập hàng
1.3.Khớp với đơn hàng về
1.4.Cập nhật danh mục mặt hàng
1.5.Thanh toán
2.Quản lý xuất hàng
2.1.Giải quyết đơn đặt hàng
2.2.Lập phiếu xuất hàng
2.3.Cập nhật lại danh mục hàng
2.4.Thanh toán
3.Thống kê và báo cáo
3.1.Lập báo cáo doanh thu
3.2.Thống kê và lập báo cáo nhập/xuất tồn kho
3.2.Báo cáo tình hình công nợ khách hàng và nhà cung cấp
2.2.Xây dựng các biểu đồ
1.Biểu đồ phân cấp chức năng
Trang 7Mô tả chi tiết:
a.Quản lý nhập hàng
- Lâp đơn đặt hàng : Bộ phận kinh doanh tiến hành lập đơn đặt hàng để gửi tới nhà cung cấp đặt mua hàng
- Lập phiếu nhập hàng: Khi đã được ban giám đốc phê duyệt và nhà cung cấp thỏa thuận cung ứng hàng hóa thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu nhập hàng và nhận hàng về công ty
- Khớp với đơn hàng về: Tiến hành so sánh các hóa đơn chứng từ từ nhà cung cấp với lượng hàng nhập về xem đã đủ số lượng, chất lượng ,đúng mặt hàng như yêu cầu hay chưa
- Cập nhật danh mục hàng : Mỗi khi nhập hàng về thì tiến hành bổ sung danh mục mặt hàng : mã hàng, tên mặt hàng, số lượng, giá,nhà cung cấp…(nếu như là mặt hàng mới), cập nhật lại số lượng đối với mặt hàng có sẵn trong kho cũng như giá bán (nếu giá thay đổi tại thời điểm nhập hàng)
Trang 8- Thanh toán : Sau khi khớp với đơn hàng về mà không có gì sai sót, bộ phận kế
toán sẽ dựa vào phiếu nhập hàng thanh toán tiền cho nhà cung cấp
b.Chức năng quản lý xuất hàng:
- Giải quyết đơn đặt hàng : Sau khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng thì bộ
phận kinh doanh sẽ tiến hành giải quyết đơn đặt hàng bằng việc kiểm tra thông tin hàng
hóa tồn kho.Nếu hàng tồn kho đủ thì chấp nhận bán hàng, nếu ngược lại thì thông báo lại
cho khách hàng
- Lập phiếu xuất hàng: Dựa vào các đơn đặt hàng đã được giải quyết tiến hành lập
phiếu xuất hàng
- Cập nhật lại danh mục hàng : Mỗi lần xuất hàng phải tiến hành cập nhật lại danh
mục mặt hàng
- Thanh toán : Sau khi giao hàng xong cho khách thì tiến hành thu tiền bán hàng
c.Chức năng thống kê và báo cáo
- Lập báo cáo doanh thu : hàng tháng bộ phận kinh doanh phải tiến hành lập báo cáo
doanh thu và gửi lên ban giám đốc
- Thống kê báo cáo nhập /xuất,hàng tồn kho : thống kê lượng hàng hóa nhập /xuất,số
lượng hàng tồn kho hàng tháng hoặc theo yêu cầu quản lý và báo cáo lại cho ban giám
đốc
- Báo cáo tình hình công nợ khách hàng và nhà cung cấp : thống kê và báo cáo tình
hình công nợ khách hàng và nhà cung cấp khi có yêu cầu
2.Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) mức ngữ cảnh
Đơn đặt hàng NCC đã duyệt
Báo cáo doanh thu,N/X tồn kho,công nợ
KH ,NCC
Hóa đơn,chứng từ
Phiếu xuất hàng
Đơn đặt hàng
Quản lý Bán hàng Ban Giám đốc
Nhà cung cấp
Khách hàng
Đơn đặt hàng
dự kiến
Trang 9Mô tả
Hệ thống thông tin quản lý bao gồm một chức năng chính duy nhất là quản lý bán hàng với các tác nhân ngoài là nhà cung cấp, khách hàng, ngân hàng và ban giám đốc
-Khi khách hàng gửi yêu cầu mua hàng thông qua đơn đặt hàng ,nhân viên sẽ kiểm tra hàng hóa trong kho và tiến hành lập phiếu xuất hàng cho khách nếu hàng hóa trong kho đáp ứng đủ đơn đặt hàng.Khách hàng có thể thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt cho nhân viên hoặc bằng hình thức chuyển khoản qua các chi nhánh ngân hàng.Thông tin từ ngân hàng là thông tin chuyển khoản thanh toán tiền hàng của khách hàng cho doanh nghiệp -Khi có nhu cầu đặt hàng từ nhà cung cấp, bộ phận kinh doanh làm đơn đặt hàng và gửi lên ban giám đốc kí duyệt.Nếu được đồng ý,đơn đặt hàng sẽ được gửi lên cho nhà cung cấp.Đến ngày giao hàng, bộ phận kinh doanh nhận được các hóa đơn ,chứng từ giao hàng
từ nhà cung cấp.Sau khi so sánh hàng về thực với các hóa đơn chứng từ cũng như phiếu xuất hàng, doanh nghiệp sẽ tiến hành thanh toán chuyển khoản cho nhà cung cấp.Thông tin từ ngân hàng là thông tin chuyển khoản thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp
- Định kì hàng tháng hoặc khi được yêu cầu, bộ phận kinh doanh phải thống kê và lập báo cáo doanh thu, nhập/xuất,hàng tồn kho và tình hình công nợ của khách hàng cũng như nhà cung cấp và gửi lên cho ban giám đốc
Đơn đặt hàng
Thanh toán
Thanh toán
Trang 113.Biểu đồ luồng dữ liệu ( BLD) mức đỉnh
Ghi chú
- Các chức năng chính : nhập hàng, xuất hàng và báo cáo
Trang 12- Trong chức năng nhập hàng :
+ Tác nhân ngoài :nhà cung cấp,ban giám đốc và ngân hàng
+ Kho dữ liệu :nhà cung cấp,đơn đặt hàng (cho nhà cung cấp),hàng hóa,phiếu nhập hàng
- Trong chức năng xuất hàng
+ Tác nhân ngoài : khách hàng, ngân hàng
+ Kho dữ liệu :phiếu xuất hàng, nhân viên ,hàng hóa,khách hàng,kho
- Trong chức năng báo cáo:
+ Tác nhân ngoài : ban giám đốc
+ Kho dữ liệu : khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa ,phiếu xuất hàng,phiếu nhập hàng
Trang 134.Biểu đồ BLD mức dưới đỉnh chức năng quản lý nhập hàng
- Các chức năng : lập đơn hàng,lập phiếu nhập hàng, khớp với đơn hàng về, cập nhật danh mục hàng, thanh toán
- Tác nhân ngoài :ban giám đốc, BP kế toán,nhà cung cấp,ngân hàng
- Kho dữ liệu : nhà cung cấp ,đơn đặt hàng (cho nhà cung cấp), hàng hóa,phiếu nhập hàng,kho, ngân hàng
Trang 145.BLD mức dưới đỉnh của chức năng quản lý xuất hàng
Ghi chú
- Các chức năng : giải quyết đơn đặt hàng, lập phiếu xuất hàng, cập nhật lại danh
mục hàng, thanh toán
- Tác nhân ngoài :khách hàng, ngân hàng
- Kho dữ liệu : đơn đặt hàng,hàng hóa, kho, khách hàng, ngân hàng, nhân viên
Trang 156.BLD mức dưới đỉnh của chức năng thống kê và báo cáo
Ghi chú :Các chức năng thống kê và lập báo cáo nhập xuất , hàng tồn kho, lập báo cáo
doanh thu, lập báo cáo công nợ và nhà cung cấp
- Tác nhân ngoài: Ban giám đốc ,bộ phận kế toán
- Kho dữ liệu: Khách hàng, hàng hóa, nhà cung cấp, nhân viên, phiếu xuất hàng,
phiếu nhập hàng
Trang 167.Mô hình thực thể - liên kết
:
Mô tả
- Một khách hàng có thể mua nhiều mặt hàng khác nhau.Một mặt hàng có thể được
nhiều khách hàng khác nhau mua
- Một nhà cung cấp có thể đáp ứng nhiều đơn đặt hàng Một đơn đặt hàng chỉ có thể
gửi cho một nhà cung cấp
Khách hàng
Tên khách hàng
Tên giao dịch
Địa chỉ
SĐT
Số fax
Số tài khoản…
Ngân hàng
Hàng hóa
Mã hàng Tên hàng
Số lượng Nơi sản xuất Đơn giá Kho lưu trữ
Kho
Mã kho Tên kho Địa chỉ SĐT
Phiếu N/X hàng
Mã phiếu N/X Tên hàng
Số lượng N/X Đơn vị tính Đơn giá N/X Thành tiền Ngày N/X…
Nhà cung cấp Tên NCC Địa chỉ SĐT
Số fax
Số tài khoản Ngân hàng…
Đơn đặt hàng
Mã đơn Tên NCC/ KH Danh mục hàng
Số lượng
Nhân viên Tên NV Chức vụ
Ngân hàng
Tên ngân hàng
Địa chỉ
Số điện thoại
Trang 17- Một đơn hàng có thể có nhiều mã hàng hóa.Một mã hàng hóa có thể xuất hiện trong nhiều đơn hàng
- Một khách hàng có thể có nhiều phiếu xuất hàng Một phiếu xuất hàng chỉ có thể của một khách hàng
- Một khách hàng có thể sử dụng nhiều ngân hàng để thực hiện việc thanh toán chuyển khoản.Một ngân hàng có thể thực hiện việc thanh toán chuyển khoản cho nhiều khách hàng khác nhau
- Một nhà cung cấp chỉ thực hiện giao dịch với doanh nghiệp thông qua một ngân hàng.Một ngân hàng có thể được nhiều nhà cung cấp sử dụng để giao dịch với doanh nghiệp
- Một nhân viên có thể lập nhiều đơn đặt hàng cho nhà cung cấp.Mỗi đơn đặt hàng
do một nhân viên lập
- Một kho có thể chứa nhiều loại hàng hóa.Một loại hàng hóa được chứa tại nhiều kho khác nhau
- Một kho có một nhân viên làm thủ kho.Một nhân viên chỉ làm thủ kho cho một kho
- Một hàng hóa có thể xuất hiện trong nhiều phiếu nhập/xuất hàng.Một phiếu nhập/xuất hàng bao gồm nhiều loại hàng hóa
- Một nhà cung cấp có thể cung cấp nhiều mặt hàng hóa.Một chủng loại hàng hóa
có thể được cung cấp bởi nhiều nhà cung cấp khác nhau
- Một phiếu nhập /xuất hàng do một nhân viên lập.Một nhân viên có thể lập nhiều phiếu nhập/xuất hàng khác nhau
- Một nhà cung cấp có thể có nhiều phiếu nhập hàng.Mỗi phiếu nhập hàng chỉ của một nhà cung cấp
TÀI LIỆU THAM KHÁO:
- Slide bài giảng hệ thống thông tin quản lý – ĐH Thương Mại.
- http://www.sinhvienit.net
- http://www.matbao.vn
