Hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa tại Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Đồng Nai

I . TÌNH HÌNH TOÅ CHÖÙC QUAÛN LYÙ SAÛN XUAÁT KINH DOANH TAÏI COÂNG TY COÅ PHAÀN THÖÔNG MAÏI DÒCH VUÏ ÑOÀNG NAI 1. Lòch söû hình thaønh vaø phaùt trieån Coâng ty Coå phaàn Thöông Maïi Dòch Vuï Ñoàng Nai tieàn thaân laø moät ñôn vò Nhaø nöôùc coù teân laø: coâng ty Thöông Maïi Toång Hôïp Dòch Vuï Ñoàng Nai. Coâng ty Thöông Maïi Toång Hôïp Dòch Vuï Ñoàng Nai ñöôïc thaønh laäp ngaøy 15101994. Ngaøy 23011999 coâng ty Thöông Maïi Toång Hôïp Dòch Vuï Ñoàng Nai ñöôïc chuyeån theå thaønh Coâng ty Coå phaàn Thöông Maïi Dòch Vuï Ñoàng Nai theo quyeát ñònh soá 209QÑTCUBT. Coâng ty Coå phaàn Thöông Maïi Dòch Vuï Ñoàng Nai ( Coâng ty Coå phaàn TMDV Ñoàng Nai ) teân giao dòch ñoái ngoaïi : DONGNAI TRADE SERVICE JOINT STOCK COMPANY, goïi taét laø DOVICO. Truï sôû cuûa Coâng ty ñaët taïi : 103, ñöôøng 304, phöôøng Thanh Bình, TP Bieân Hoøa, tænh Ñoàng Nai. Ñieän thoaïi: 061.3 941391 Fax: 061. 941391 2. Chöùc naêng vaø nhieäm vuï cuûa coâng ty a. Chöùc naêng Coâng ty chuyeân mua baùn xaêng daàu, haøng coâng ngheä thöïc phaåm, vaät lieäu xaây döïng. b. Nhieäm vuï Quaûn lyù vaø söû duïng voán do caùc coå ñoâng ñoùng goùp ñeå thöïc hieän caùc muïc tieâu nhieäm vuï kinh doanh cuûa coâng ty theo ñuùng quy ñònh cuûa phaùp luaät. Xaây döïng chieán löôïc phaùt trieån keá hoaïch saûn xuaát kinh doanh phuø hôïp vôùi chöùc naêng nhieäm vuï cuûa coâng ty vaø nhu caàu thò tröôøng. Thöïc hieän caùc nghóa vuï ñoái vôùi ngöôøi lao ñoäng theo quy ñònh cuûa boä luaät lao ñoäng. 3. Quy moâ cuûa coâng ty a. Quy moâ voán Theo soá lieäu cuûa Baûng caân ñoái keá toaùn tính ñeán ngaøy 31122007 thì toång soá voán cuûa coâng ty laø : 9.626.393.826 ñoàng, trong ñoù:  Voán chuû sôû höõu laø : 6.265.970.707 ñoàng Chieám 65,09% toång nguoàn voán  Nôï phaûi traû laø : 3.360.423.119 ñoàng Chieám 34,91% toång nguoàn voán  Taøi saûn cuûa coâng ty nhö sau:  Taøi saûn ngaén haïn : 3.822.679.268 ñoàng Chieám 39,71% toång taøi saûn  Taøi saûn daøi haïn : 5.803.714.558 ñoàng Chieám 60,29% toång taøi saûn b. Quy moâ lao ñoäng Hieän nay coâng ty coù 37 caùn boä coâng nhaân vieân. Trong ñoù: Trình ñoä ñaïi hoïc : 5 ngöôøi Trình ñoä trung caáp : 5 ngöôøi Trình ñoä phoå thoâng : 27 ngöôøi 4. Toå chöùc boä maùy quaûn lyù taïi coâng ty a. Sô ñoà toå chöùc boä maùy quaûn lyù taïi coâng ty Coâng ty Coå Phaàn TMDV Ñoàng Nai tieàn thaân laø moät ñôn vò Nhaø nöôùc neân cô caáu toå chöùc vaø moâ hình quaûn trò döïa treân nguyeân taéc chung cuûa Nhaø nöôùc. Baûn quy cheá laøm vieäc söûa ñoåi theo quy ñònh cuûa Luaät doanh nghieäp vaø Nghò quyeát cuûa Ñaïi hoäi ñoàng coå ñoâng thöôøng nieân ngaøy 31032000. Moâ taû heä thoáng tröïc tuyeán cuûa cô caáu toå chöùc coâng ty nhö sau:

CHƯƠNG I

TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI

DỊCH VỤ ĐỒNG NAI

I TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ ĐỒNG NAI

1 Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty Cổ phần Thương Mại Dịch Vụ Đồng Nai tiền thân là một đơn

vị Nhà nước có tên là: công ty Thương Mại Tổng Hợp Dịch Vụ Đồng Nai.Công ty Thương Mại Tổng Hợp Dịch Vụ Đồng Nai được thành lập ngày 15/10/1994

Ngày 23/01/1999 công ty Thương Mại Tổng Hợp Dịch Vụ Đồng Nai được chuyển thể thành Công ty Cổ phần Thương Mại Dịch Vụ Đồng Nai theo quyết định số 209/QĐTC-UBT

Công ty Cổ phần Thương Mại Dịch Vụ Đồng Nai ( Công ty Cổ phần TM-DV Đồng Nai ) tên giao dịch đối ngoại : DONGNAI TRADE SERVICE JOINT STOCK COMPANY, gọi tắt là DOVICO

Trụ sở của Công ty đặt tại : 103, đường 30/4, phường Thanh Bình, TP Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai

2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

Xây dựng chiến lược phát triển kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp với chức năng nhiệm vụ của công ty và nhu cầu thị trường

Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của bộ luật lao động

3 Quy mô của công ty

a Quy mô vốn

Theo số liệu của Bảng cân đối kế toán tính đến ngày 31/12/2007 thì tổng số vốn của công ty là : 9.626.393.826 đồng, trong đó:

+ Vốn chủ sở hữu là : 6.265.970.707 đồng

Chiếm 65,09% tổng nguồn vốn

+ Nợ phải trả là : 3.360.423.119 đồng

Chiếm 34,91% tổng nguồn vốn

− Tài sản của công ty như sau:

+ Tài sản ngắn hạn : 3.822.679.268 đồng

Chiếm 39,71% tổng tài sản

+ Tài sản dài hạn : 5.803.714.558 đồng

Chiếm 60,29% tổng tài sản

b Quy mô lao động

Hiện nay công ty có 37 cán bộ công nhân viên Trong đó:

Trình độ đại học : 5 người

Trình độ trung cấp : 5 người

Trình độ phổ thông : 27 người

4 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty

a Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty

Công ty Cổ Phần TM-DV Đồng Nai tiền thân là một đơn vị Nhà nước nên cơ cấu tổ chức và mô hình quản trị dựa trên nguyên tắc chung của Nhà nước Bản quy chế làm việc sửa đổi theo quy định của Luật doanh nghiệp và Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông thường niên ngày 31/03/2000

Mô tả hệ thống trực tuyến của cơ cấu tổ chức công ty như sau:

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

CHXD CẦU HANG

CHXD BẾN CÁT

CHO THUÊ NHÀ CỬA

Giám đốc là người có quyền quyết định tất cả các vấn đề có liên quan đến doanh nghiệp như : tuyển dụng lao động, sắp xếp bố trí cán bộ, bồi dưỡng nâng cao tay nghề, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên.

Giám đốc chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về quản lý sử dụng vốn, tài sản, lao động của doanh nghiệp và chịu trách nhiệm báo cáo hàng quý, hàng năm về tình trạng của công ty, kết quả hoạt động kinh doanh và giải trình các vấn đề có liên quan đến doanh nghiệp

Giám đốc chịu trách nhiệm trước Hội Đồng Quản Trị và pháp luật về những sai phạm gây ra tổn thất cho công ty thuộc phạm vi quản lý của mình

 Phó giám đốc

Phó giám đốc là người trợ giúp cho giám đốc trong công tác điều hành hoạt động kinh doanh, thực hiện các nhiệm vụ cụ thể mà giám đốc phân công

Phó giám đốc có quyền triển khai thực hiện, được ký thay và điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp khi giám đốc ủy quyền bằng văn bản

Phó giám đốc chịu trách nhiệm trước giám đốc, Hội Đồng Quản Trị và pháp luật về những sai phạm gây ra tổn thất cho công ty thuộc phạm vi phân công của mình

 Phòng kế toán

Phòng kế toán là phòng chuyên môn tham mưu cho giám đốc về công tác kế toán phù hợp với yêu cầu phát triển của doanh nghiệp và đúng theo nguyên tắc tài chính

Xây dựng và triển khai thực hiện các kế hoạch của tài chính, tổ chức hạch toán về hoạt động kinh doanh, hướng dẫn và kiểm tra liên tục về nghiệp vụ kế toán, thống kê đối với các đơn vị trực thuộc, đảm bảo tính đồng bộ và thống nhất theo đúng nguyên tắc tài chính

 Phòng tổ chức hành chánh

Có thể nói đây là phòng đối nội của công ty thông qua việc đề xuất sắp xếp, bố trí lao động, thực hiện thủ tục về tuyển dụng lao động, thôi việc, khen thưởng, kỷ luật cùng các chế độ chính sách xã hội khác

Thực hiện các công tác về quản trị hành chính, quản lý hành chính, cơ sở vật chất, theo dõi sử dụng và bảo trì tài sản của doanh nghiệp, giám sát công trình đầu tư, xây dựng cơ bản trong doanh nghiệp

Xây dựng nội quy cơ quan và hướng dẫn thực hiện

 Quan hệ giữa các phòng ban, đơn vị trực thuộc

Là quan hệ song phương đồng cấp khác chức năng, nhiệm vụ do đó các đơn vị phải thực sự đoàn kết tạo điều kiện giúp đỡ lẫn nhau về chuyên môn nghiệp vụ để hoạt động đồng bộ, nhịp nhàng cùng hoàn thành tốt nhiệm vụ chung của doanh nghiệp Quá trình phối hợp có gì khó khăn trở ngại thì phụ trách các đơn vị phải gặp nhau trao đổi trên tinh thần xây dựng, để có giải pháp tốt nhất, nghiêm cấm mọi hành vi gây chia rẽ nội bộ

và phương hại đến kết quả hoạt động kinh doanh chung của các đơn vị hay của doanh nghiệp.

Khi có các vấn đề cần giải quyết vượt quá quyền hạn và trách nhiệm của các đơn vị thì sự liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị nào nhiều hơn thì đơn vị đó chủ động phối hợp với đơn vị có liên quan và nghiên cứu đề xuất biện pháp giải quyết lên giám đốc ( hoặc phó giám đốc được ủy quyền ), không đùn đẩy công việc hay trách nhiệm cho đơn vị khác

5 Một số chỉ tiêu kết quả kinh doanh

Tình hình các năm gần đây đã cho thấy công ty Cổ Phần TM-DV Đồng Nai luôn ở trong thế vận động phát triển và tăng trưởng Quy mô tổ chức lực lượng, lao động và thu nhập của cán bộ công nhân viên ngày càng được nâng cao Doanh thu bán hàng, lợi nhuận và các khoản nộp ngân sách Nhà nước cũng không ngừng tăng theo

Sau đây là bảng tổng hợp chỉ tiêu kinh tế từ năm 2006– 2007 sẽ cho thấy sự tăng trưởng này

Bảng tổng hợp chỉ tiêu hiệu quả kinh tế qua 2 năm

5.181,3371.499,736198,66352.061

5.521,4861.756,942162,23558.015

2.Doanh thu thuần 1000đ 40.294.566 56.438.763

Qua bảng tổng hợp chỉ tiêu hiệu quả kinh tế trên cho thấy doanh thu của công ty năm 2007 so với năm 2006 tăng 16.144.187 000 đồng tương ứng tăng 40,06%

Lợi nhuận năm 2007 so với năm 2006 tăng 133.782.000 đồng tương ứng tăng 17,2%

Các khoản nộp ngân sách Nhà nước năm 2007 so với năm 2006 tăng 236.139.000 đồng

Kết luận: Công ty hoạt động ngày càng có hiệu quả, luôn hoàn thành và vượt chỉ tiêu nộp ngân sách Nhà nước đề ra

6 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển

a Thuận lợi

Công ty ra đời thông qua quyết định chuyển thể loại hình kinh doanh của Ủy Ban Nhân Dân Tỉnh Do đó, luôn luôn được sự quan tâm của UBND tỉnh, Ban đổi mới doanh nghiệp tỉnh và sự giúp đỡ của Chi cục tài chính doanh nghiệp, Sở Thương Mại-Du Lịch cùng với các ngành trong tỉnh

Hội đồng quản trị của công ty đa số là các thành viên có kinh nghiệm lãnh đạo trong công tác quản lý kinh doanh, có chuyên môn nghiệp vụ cao, rất tận tình với công tác, chỉ đạo thường xuyên các hoạt động kinh doanh và giải quyết những tồn đọng còn vướng mắc giữa công ty cũ và công ty mới

Về đội ngũ cán bộ công nhân viên nhiệt tình, năng động

Công ty có cơ sở vật chất ( cơ sở hạ tầng, trang thiết bị kinh doanh ) ở những địa bàn trọng điểm thuận lợi trong công việc kinh doanh.

Công ty đã hoạt động kinh doanh trong nhiều năm cho nên thương hiệu, uy tín của công ty được nhiều người biết đến

b Khó khăn

Đây là công ty cổ phần thời điểm đầu tiên của tỉnh nên chưa có kinh nghiệm, phải vừa học, vừa làm, vừa sửa chữa, vừa sáng tạo trong công tác Sao cho đi đúng hướng đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, đạt hiệu quả trong phạm vi kinh doanh

Về vốn đây là vấn đề nan giải, công nợ cũ còn tồn đọng chưa giải quyết xong, phải thế chấp, thủ tục vay phiền hà, tình trạng công nợ quá hạn kéo dài………

Còn hàng hóa tồn kho không bán được

Giá mặt hàng xăng dầu luôn biến động Do đó, làm ảnh hưởng đến cổ tức của các cổ đông

Chưa có cán bộ marketing

c Phương hướng phát triển

Không ngừng thu hút vốn đầu tư và sử dụng vốn có hiệu quả trong việc phát triển và kinh doanh về thương mại dịch vụ và các lĩnh vực khácĐạt lợi nhuận ngày càng cao

Chiến lược phát triển lâu dài của công ty là mở rộng mạng lưới bán lẻ xăng dầu, chi phối thị trường tiêu thụ ở khu vực Đồng Nai và các tỉnh lân cận nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh, giải quyết việc làm,

nâng cao cổ tức cho cổ đông, đóng góp cho ngân sách nhà nước và từng bước nâng cao uy thế cho công ty trên thị trường.

II TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ ĐỒNG NAI

1 Hệ thống tài khoản sử dụng

Doanh nghiệp là đơn vị có tư cách pháp nhân nên hạch toán độc lập, hiện đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng tài chính áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Đồng thời căn cứ vào chế độ kế toán doanh nghiệp, doanh nghiệp đã xây dựng thêm các tài khoản cấp 2 và tài khoản chi tiết phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý và trình độ kế toán của doanh nghiệp Tại doanh nghiệp kỳ kế toán chính thức bắt đầu từ 01/01/N và kết thúc 31/12/N

2 Hình thức tổ chức hệ thống sổ sách kế toán

Công ty Cổ Phần Thương Mại Dịch Vụ Đồng Nai áp dụng hình thức sổ sách kế toán là: Chứng từ ghi sổ Vì hình thức này tương đối dễõ áp dụng, phù hợp với mọi loại hình công ty và phù hợp với tính chất quy mô kế toán tại công ty

Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán:

: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ: Quan hệ đối chiếu, kiểm traGiải thích sơ đồ:

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ Căn cứ vào Chứng từ ghi

SỔ ĐĂNG KÝ

CHỨNG TỪ GHI SỔ

sổ để ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái Các Chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng ghi vào Sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan

Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ cái Căn cứ vào Sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh

Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính

3 Các phương pháp kế toán

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : kê khai thường xuyên

Trị giá hàng xuất kho theo phương pháp : nhập trước xuất trước

Giá trị vốn hàng

mua nhập kho = Trị giá mua hàng ghi trên hóa đơn + Chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu (nếu có)

Chi phí thu

mua phân bổ

cho hàng hóa

đã tiêu thụ

trong kỳ

Chi phí thu mua liên quan đến hàng tồn kho đầu kỳ

Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ

Trị giá mua của hàng hiện còn cuối kỳ và hàng hóa đã xuất bán xác định tiêu

thụ trong kỳ

Trị giá của hàng hóa đã xác định tiêu thụ trong kỳ

=

+

x

4 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

a Hình thức tổ chức bộ máy kế toán

Công ty áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung Đặc điểm của mô hình này là toàn bộ công việc xử lý thông tin trong toàn doanh nghiệp được thực hiện tập trung ở phòng kế toán, còn ở các bộ phận và đơn vị trực thuộc chỉ thực hiện việc thu thập, phân loại và chuyển chứng từ cùng các báo cáo nghiệp vụ về phòng kế toán xử lý và tổng hợp thông tin

b Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

c Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận

 Kế toán trưởng

Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và giám đốc về công tác kế toán tài chính Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán toàn công ty, phân công kế toán viên theo dõi từng phần hành kế toán, tổ chức hạch toán kế toán, hạch toán thống kê, kiểm tra các báo cáo kế toán, báo cáo thống kê, phân tích hoạt động kinh tế

KẾ TOÁN TRƯỞNG

KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN

 Kế toán thanh toán

Theo dõi công nợ phải thu phải trả, lương, BHXH, quan hệ ngân hàng, cuối tháng đối chiếu số liệu với các phần hành có liên quan ở văn phòng công ty và các cửa hàng lập các bản kê chi tiết và bản kê tổng hợp chuyển cho kế toán tổng hợp tiếp tục hạch toán

 Kế toán tổng hợp

Tổng hợp số liệu từ các bản kê tổng hợp do kế toán phần hành tổng hợp từ kế toán chi tiết ở văn phòng công ty, các đơn vị trực lập các chứng từ liên quan, vào sổ cái, lập các báo cáo kế toán theo qui định Hạch toán tăng giảm TSCĐ và các nghiệp vụ có liên quan

 Thủ quỹ

Theo dõi thu chi tiền mặt tại quỹ tại công ty, lập bản kê chi tiết, bản kê tổng hợp về tiền, tạm ứng…… chuyển cho kế toán tổng hợp để lập các chứng từ ghi sổ, sổ cái

 Kế toán kho hàng

Theo dõi tình hình xuất nhập hàng hóa tại các đơn vị phụ thuộc, văn phòng công ty, ghi hóa đơn bán hàng tại văn phòng công ty, lập báo cáo xuất nhập tồn hàng hóa, lên bản kê tổng hợp về xuất nhập hàng hóa cho kế toán tổng hợp

CHƯƠNG II

KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ ĐỒNG

NAI

I NHIỆM VỤ KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA

1 Khái niệm và đặc điểm lưu chuyển hàng hóa

Lưu chuyển hàng hóa là quá trình đưa hàng hóa từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng thông qua mua và bán do thương nghiệp đảm nhận Nếu việc trao đổi hàng hóa diễn ra trong nước thì gọi là nội thương, nếu mua bán với nước ngoài thì gọi là ngoại thương.

Quá trình lưu chuyển hàng hóa được thực hiện theo hai phương thức bán buôn và bán lẻ.

Đặc trưng của lưu chuyển hàng hóa bán buôn là hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông hoặc chuyển vào lĩnh vực sản xuất để chế biến rồi trở lại với lĩnh vực lưu thông.

Đặc trưng của lưu chuyển hàng hóa bán lẻ là hàng hóa thoát khỏi lĩnh vực lưu thông để đi vào lĩnh vực tiêu dùng.

2 Nguyên tắc hạch toán

Để làm tốt công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa, cần tôn trọng các nguyên tắc sau:

Hạch toán hàng hóa mua vào theo giá gốc và xuất tiêu thụ phải thực hiện theo phương pháp xuất kho đã chọn.

Chi phí mua hàng được hạch toán riêng trên tài khoản 1562- phí mua hàng hóa, cuối kỳ phân bổ hoặc kết chuyển cho khối lượng hàng tồn cuối kỳ và hàng bán ra trong kỳ.

Khi bán hàng phải tuân thủ nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí.

3 Nhiệm vụ kế toán lưu chuyển hàng hóa

Do hàng hóa là đối tượng đặc trưng trong ngành thương mại nên việc lưu chuyển hàng hóa có ý nghĩa quan trọng đối với toàn bộ quá trình hạch toán của doanh nghiệp Từ đó lưu chuyển hàng hóa có nhiệm vụ chủ yếu sau:

Ghi chép số lượng, chất lượng và chi phí mua hàng, giá mua, phí khác, thuế không được hoàn trả theo chứng từ đã lập, trên hệ thống sổ thích hợp.

Phân bổ hợp lý chi phí mua hàng ngoài giá mua cho số hàng đã bán và tồn cuối kỳ, từ đó xác định giá vốn hàng hóa đã bán và tồn cuối kỳ.Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán, ghi nhận doanh thu bán hàng và các chỉ tiêu liên quan khác của khối lượng hàng bán

Kế toán quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ kho hàng hóa, phát hiện, xử lý kịp thời hàng hóa ứ đọng

Lựa chọn phương pháp và xác định đúng giá vốn hàng xuất bán để đảm bảo báo cáo tình hình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hóa

Theo dõi và thanh toán kịp thời công nợ với nhà cung cấp và khách hàng có liên quan của từng thương vụ giao dịch

II KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TM-DV ĐỒNG NAI

1 Kế toán mua hàng trong nước

Công ty Cổ Phần Thương Mại Dịch Vụ Đồng Nai từ khi cổ phần hóa chỉ tập trung vào kinh doanh xăng dầu Chính vì thế công tác mua hàng đóng vai trò rất quan trọng Phòng kinh doanh của công ty đảm nhiệm vai trò này gồm các việc ký kết hợp đồng mua hàng, tổ chức nhận hàng và giao hàng cho các cửa hàng.

a Quy trình mua hàng và phương thức thanh toán

Khi cần mua hàng, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu đề nghị mua hàng trình lên giám đốc, sau khi giám đốc ký xét duyệt thì nhân viên phòng kinh doanh sẽ gọi điện thoại đặt hàng với nhà cung cấp

Nhà cung cấp sẽ căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký hoặc đơn đặt hàng sẽ chuyển hàng đến giao cho công ty theo địa điểm quy định trước trong hợp đồng: tại kho 260B hoặc kho tại các cửa hàng xăng dầu trực thuộc Mọi chi phí vận chuyển hàng từ kho nhà cung cấp đến kho công ty sẽ do nhà cung cấp chịu

Khi giao hàng, nhà cung cấp phải xuất trình cho thủ kho “Hóa đơn GTGT” hoặc “Hóa đơn bán hàng kiêm bảng kê mua hàng” Trong đó ghi rõ số lượng, số mã, đơn vị tính, đơn giá của từng mặt hàng, chiết khấu được hưởng và tổng số tiền công ty phải thanh toán Sau khi nhận hàng và ký nhận vào hóa đơn của bên nhà cung cấp, hàng đã thuộc quyền sở hữu của công ty

- Hình thức thanh toán

Hiện nay, công ty thường thanh toán tiền hàng theo phương thức trả chậm

bằng chuyển khoản với thời hạn thanh toán là 30 ngày.

b Phương pháp tính giá nhập kho

Do giá cả mặt hàng xăng dầu trên thị trường luôn biến động mà công việc

nhập xuất xảy ra thường xuyên và thường không đồng nhất về số lượng và giá

cả.

Chính vì vậy, để đảm bảo chức năng kiểm tra, phản ánh và giám sát của kế toán, đáp ứng được yêu cầu quản lý và theo dõi tình hình biến động của mặt

hàng xăng dầu trong công ty cả về số lượng và giá trị, kế toán căn cứ vào giá

gốc để đánh giá hàng hóa.

c Chứng từ, sổ sách

Chứng từ và sổ kế toán công ty sử dụng cho nghiệp vụ mua hàng như sau:

 Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng do Bộ Tài Chính ban hành

 Phiếu nhập kho: phòng kinh doanh lập thành 2 liên

- Liên 1 : lưu tại phòng kinh doanh

- Liên 2 : chuyển cho thủ kho ghi thẻ kho

 Đơn đặt hàng

 Giấy báo nợ hay phiếu lệnh chi

 Thẻ kho : Thẻ kho được lập ở cả 3 bộ phận:

+Nhân viên bán hàng phòng kinh doanh, nhân viên quày

Giá trị vốn hàng

mua nhập kho

Trị giá mua hàng ghi trên hóa đơn Chi phí thu mua Thuế nhập khẩu (nếu có)

+Thủ kho

+Kế toán kho

 Các sổ kế toán liên quan:

+Báo cáo kho

+Sổ chi tiết mua hàng, sổ theo dõi chi tiết công nợ

- Trình tự luân chuyển chứng từ

Khi hàng về nhập kho: thủ kho sẽ tiến hành kiểm nhận hàng hóa trước khi nhập kho Sau khi nhập xong, thủ kho và nhân viên nhận hàng sẽ ký vào hóa đơn Hóa đơn này được chuyển cho bộ phận kế toán để lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được lập thành hai liên : 1 liên phòng kế toán lưu, 1 liên giao cho thủ kho Thủ kho sẽ kiểm tra ký tên và ghi số thực nhập vào thẻ kho, sau đó chuyển liên này cho phòng kế toán.

Tại phòng kế toán, hàng ngày nhân viên kế toán sẽ căn cứ vào phiếu nhập kho đối chiếu với các chứng từ : hóa đơn bên bán, hợp đồng mua hàng ghi thẻ kho, sổ kho và các sổ kế toán liên quan

Cuối tháng kế toán kho đối chiếu số liệu tồn kho trên các sổ chi tiết với số liệu tồn kho trên thẻ kho và số liệu kiểm kê thực tế Sau khi đối chiếu và đảm bảo số liệu đã khớp đúng, tiến hành lập Bảng tổng hợp chi tiết nhập - xuất - tồn kho hàng hóa để chuyển cho kế toán tổng hợp lên Chứng từ ghi sổ và ghi vào Sổ cái.

PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG

Căn cứ vào phiếu đặt hàng của các CHXD trực thuộc công ty

Kính đề nghị Giám đốc cho đặt mua hàng với số lượng cụ thể như sau:

STT TÊN HÀNG ĐVT SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN

Ngày 01 tháng 02 năm 2007

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

*******

Ngày 01 tháng 02 năm 2007

PHIẾU ĐẶT HÀNG

Số : 01/ 2007 Kính gửi: CÔNG TY CỔ PHẦN XNK VẬT TƯ KỸ THUẬT REXCO

- Căn cứ hợp đồng ĐẠI LÝ XĂNG DẦU Số 01 HĐĐL/2007 ngày 31/12/2006 giữa hai bên

CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ ĐỒNG NAI ( DOVICO ) đăng ký đặt hàng với mặt hàng và số lượng cụ thể như sau:

Đơn vị tính: Xăng, dầu Diesel, dầu lửa: lít To thường lít 15oC

Dầu lửa (KO)

Dầu FO Tổng cộng

Thời gian nhận phiếu từ ngày……./…… /2007 đến ngày……./………/2007

Công ty ủy quyền ch người nhận là : Nguyễn văn sung

Số CMND (GGT) 271208920 cấp ngày 20/01/1992

GIÁM ĐỐC

HÓA ĐƠN (GTGT)

Liên 2 : Giao cho khách hàng

Ngày 05 tháng 02 năm 2007

UC/2006N

No: 052631

Đơn vị bán hàng: Công Ty Cổ Phần XNK Vật Tư Kỹ Thuật Rexco

Địa chỉ: Tp.HCM

Họ tên người mua hàng.

Đơn vị: Công ty Cổ Phần TM-DV Đồng Nai

Địa chỉ: 103, đường 30/4, phường Thanh Bình, TP Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai.

Mã số thuế:

Hình thức thanh toán: chuyển khoản

STT Tên hàng hóa, dịch

vụ tínhĐV Số lượng Đơn giá Thành tiền

Tổng cộng tiền thanh toán : 513.561.600

Số tiền viết bằng chữ : Năm trăm mười ba triệu, năm trăm sáu mươi mốt ngàn sáu trăm đồng

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

Công ty CP TM-DV Đồng Nai

Địa chỉ : 103, đường 30/4, phường Thanh Bình, TP Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai.

Mã số thuế:

PHIẾU NHẬP KHO

Số : PN1/02 Ngày 05 tháng 02 năm 2007

Nhận của Công Ty Cổ Phần XNK Vật Tư Kỹ Thuật Rexco

Theo hóa đơn số : 52631

Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Đơn vị: Công ty CP TM-DV Đồng Nai

Tên kho : Kho 260B

THẺ KHO

Ngày lập thẻ: 05/02/2007

Tờ số:

Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Xăng A92

Đơn vị tính: lít Mã số:

Chứng từ Diễn giải Số lượng

Số hiệu Ngày

tháng Nhập Xuất Tồn

PN1/02 05/02 Nhập kho

hàng mua của Công ty CP XNK Vật Tư Kỹ Thuật

48.000

Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký tên, đóng dấu)

Sổ Chi Tiết Nhập Hàng Từ ngày 10/02/07 đến 28/02/07

Ngày Diễn giải Đvt LượngSố Đơn giá(đồng) Thành tiền Nhà cung cấp 05/02 Xăng A92 Lít 48.000 9272 445.056.000 Cty XNK Rexco 10/02 Dầu DO 0.05%S Lít 32.000 9090 290.880.000 Cty XNK Rexco 15/02 Xăng A95 Lít 20.000 9545 190.900.000 Cty XNK Rexco 20/02 Dầu lửa Lít 16.000 8909 142.544.000 Cty XNK Rexco 27/02 Xăng A92 Lít 64.000 9272 593.408.000 Cty XNK Rexco

SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ NGƯỜI BÁN Tên người bán: Cty CP XNK Vật Tư Kỹ Thuật Rexco

Chứng từ Diễn giải TK đối

ứng Chiết khấu Số phát sinh Số dư

NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VN

LỆNH CHI Số / No: _ Liên2/Copy2 PAYMENT ORDER

Ngày / Date 01/03/2007

Tên đơn vị trả tiền / Payer : Công ty CP TM-DV Đồng Nai

Tài khoản nợ / Debit A/C :

106110014484820

Tại ngân hàng / With Bank : Công thương Đồng Nai

Số tiền bằng chữ / Amount in words: Năm trăm mười ba triệu, năm

trăm sáu mươi mốt ngàn sáu trăm đồng.

Tên đơn vị nhận tiền / Payee : Công ty CP XNK Vật Tư Kỹ Thuật Rexco

Tài khoản có / Credit A/C :

0521001448350

Tại ngân hàng / With Bank : Vietcombank Tp HCM

Nội dung / Remarks Trả tiền mua hàng

Ngày hạch toán / Accounting date 01/03/2007 Đơn vị trả tiền/ Payer Giao dịch viên Kiểm soát viên Kế toán Chủ tài khoản

Số tiền bằng số /Amount

in figures 513.561.600