Luận văn kinh tế Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH viên thành

* Các loại sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ - Sổ kế toán tổng hợp: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: dùng để đăng ký các ch

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG



N T

B H , tháng 11 ăm 2013

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG



GVHD T L T T H SVTH N T

B H , tháng 11 ăm 2013

LỜI CÁM ƠN

Trong suốt quá trình học tập tại trường Đại Học Lạc Hồng, được là sinh viên, được học tập tại các giảng đường rộng lớn của trường là khoảng thời gian không quá dài nhưng cũng đủ để cho một sinh viên như em tiếp nhận được những kiến thức hữu ích không những trong lĩnh vực chuyên ngành mà còn các vấn đề xã hội khác, về triết lí đạo đức con người Nhìn lại những gì đã trải qua, những gì em đã đạt được trong suốt thời gian theo học tại trường em không có gì hơn ngoài lời cảm

ơn sâu sắc đến tất cả các quý Thầy Cô giáo trong trường đã giúp đỡ và dạy bảo em tận tình

Trước hết em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến quý Thầy Cô giáo trong trường Đại Học Lạc Hồng nói chung và các Thầy Cô trong khoa Kế Toán – Kiểm Toán nói riêng, đã tận tình giúp đỡ em, chỉ dạy, truyền đạt cho em những kiến thức quý báu trong suốt những năm tháng theo học dưới mái trường Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn Cô Lý Thị Thu Hiền đã giúp đỡ em trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành tốt đề tài này

Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể các anh chị trongcông ty TNHH Viên Thành, đặc biệt là chị Dương Kim Tuyến đã tận tình chỉ bảo và giúp

đỡ em hoàn thành tốt đề tài này

Xin chân thành cảm ơn!

Biên Hòa, tháng 11 năm 2013 Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Anh Uyên

MỤC LỤC

LỜI CÁM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC VIẾT TẮT v

DANH MỤC SƠ ĐỒ vi

DANH MỤC BIỂU ĐỒ vii

DANH MỤC BẢNG BIỂU viii

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Kết cấu của đề tài 2

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI DOANH NGHIỆP 4

1.1 Tổng quan về tổ chức công tác kế toán 4

1.1.1 Khái niệm đơn vị kế toán 4

1.1.2 Khái niệm tổ chức công tác kế toán 4

1.1.3 Nội dung tổ chức công tác kế toán 5

1.1.4 Ý nghĩa, yêu cầu của việc tổ chức công tác kế toán 6

1.2 Các hình thức tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp 7

1.2.1 Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp 7

1.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán 9

1.3 Tổ chức thực hiện chế độ, chứng từ kế toán 10

1.3.1 Chứng từ kế toán 10

1.3.2 Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng từ kế toán 12

1.3.3 Tổ chức ghi nhận thông tin phản ánh trên chứng từ kế toán 12

1.3.4 Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán 14

1.3.5 Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán 15

1.3.6 Phát hành biểu mẫu, in, lưu trữ và tiêu huỷ chứng từ kế toán 16

1.3.7 Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán 17

1.3.8 Lựa chọn hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán áp dụng 18

1.4 Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp 28

1.4.1 Hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp 28

1.4.2 Ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp 29

1.4.3 Yêu cầu, nguyên tắc và nội dung tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp 30

1.4.4 Các yếu tố tác động đến tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp 34

1.4.5 Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp 34

Tóm tắt chương 1 37

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY TNHH VIÊN THÀNH 38

2.1 Tình hình tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh tại công ty TNHH Viên Thành 38

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 38

2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh 39

2.1.3 Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý 40

2.1.4 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận 41

2.1.5 Một số chỉ tiêu phân tích kết quả kinh doanh 46

2.1.6 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng hoạt động 48

2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH Viên Thành 50

2.2.1 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Viên Thành 50

2.2.2 Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng

công nghệ thông tin tại công ty TNHH Viên Thành 62

Tóm tắt chương 2 80

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY TNHH VIÊN THÀNH 81

3.1 Quan điểm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH Viên Thành 81

3.2 Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Viên Thành 82

3.2.1 Giải pháp hoàn thiện tổ chức vận dụng chứng từ kế toán 82

3.2.2 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán 83

3.3 Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán và lựa chọn phần mềm kế toán áp dụng tại công ty TNHH Viên Thành 84

3.3.1 Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị người dùng và bảo mật hệ thống thông tin 84

3.3.2 Giải pháp cải thiện hệ thống thông tin kế toán 85

3.3.3 Giải pháp nâng cấp phần mềm kế toán 86

Tóm tắt chương 3 88

KẾT LUẬN 89

TÀI LIỆU THAM KHẢO 91

PHỤ LỤC 92

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY TNHH VIÊN THÀNH

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY TNHH VIÊN THÀNH

Nhược điểm: Công tác kế toán không gắn liền với sản xuất kinh doanh ở cơ sở, không nâng cao hiệu lực quản lý ở cấp cơ sở

* Tổ chức công tác kế toán phân tán

Hình thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, có các đơn vị trực thuộc mà mỗi đơn vị trực thuộc đều được hạch toán tương đối hoàn chỉnh, địa bàn phân tán

Theo hình thức này toàn doanh nghiệp vừa có một phòng kế toán trung tâm làm đơn vị kế toán cơ sở (ở đơn vị chính: công ty, tổng công ty ), vừa tổ chức phòng kế toán ở đơn vị trực thuộc Các đơn vị trực thuộc trong trường hợp này đã được phân cấp quản lý kế toán tài chính nội bộ ở mức độ cao như được giao vốn, hạch toán kết quả kinh doanh

Ưu điểm của hình thức này: Công tác kế toán gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh giúp cho công tác quản lý cơ sở được chặt chẽ hơn

Nhược điểm: Cung cấp thông tin kế toán toàn doanh nghiệp không được kịp thời, khó nắm chắc tình hình cơ sở vì vậy chỉ đạo sản xuất toàn doanh nghiệp không được kịp thời

* Tổ chức công tác kế toán nửa tập trung, nửa phân tán

Hình thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn địa bàn hoạt động rộng, có các đơn vị trực thuộc mà phân cấp quản lý kế toán tài chính là khác nhau

Theo hình thức này toàn doanh nghiệp vẫn tổ chức phòng kế toán trung tâm làm đơn vị kế toán cơ sở chính nhưng ở các đơn vị trực thuộc thì tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh mà có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức hoặc phân định một

số phần hành giữa đơn vị trung tâm và đơn vị trực thuộc Đây là hình thức kết hợp hai hình thức trên, nếu ở các đơn vị trực thuộc đã được phân cấp quản lý kế toán tài chính ở mức độ cao thì tổ chức công tác kế toán riêng, còn lại đơn vị chưa được phân cấp quản lý kế toán tài chính thì không tổ chức kế toán riêng mà nội dung hoạt động kế toán tài chính ở đơn vị này do phòng kế toán trung tâm đảm nhận

- Các số liệu được tính toán theo đúng phương pháp và đúng kết quả

- Trường hợp đơn vị có sử dụng hệ thống định mức, đơn giá của Nhà nước thì các chỉ tiêu trên chứng từ phải phù hợp với tiêu chuẩn định mức đơn giá trong từng thời kỳ

- Ngoài ra, với các chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế pháp lý giữa các pháp nhân thì phải có chữ ký của người kiểm soát (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị), đóng dấu đơn vị Đối với các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ thì còn phải có thêm một số yếu tố thuế suất và số thuế phải nộp Còn có chứng từ có thể có thêm một số yếu tố bổ xung nhằm phản ánh các chỉ tiêu mang tính đặc thù của ngành

Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán như trên, chứng từ kế toán

có thể thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ

* Ý nghĩa của việc tổ chức chứng từ

- Về mặt quản lý: ghi chép kịp thời các chứng từ kế toán giúp cho việc cung cấp thông tin kinh tế trở nên nhanh chóng để lãnh đạo doanh nghiệp ra các quyết định hợp lý, kịp thời Tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán vừa cung cấp thông tin nhanh chóng cho quản lý, đồng thời rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ tạo điều kiện tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Về kế toán: chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, chỉ có các chứng từ hợp lệ mới có giá trị ghi sổ, tổ chức tốt công tác chứng từ tạo điều kiện thuận lợi cho việc

mã hoá thông tin và áp dụng tin học trong công tác kế toán

- Về pháp lý: chứng từ là cơ sở xác minh trách nhiệm pháp lý của những cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ để kiểm tra kế toán, căn

cứ để trọng tài kinh tế giải quyết tranh chấp trong hoạt động kinh doanh, tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán sẽ nâng cao tính chất pháp lý và hiệu quả của công tác kiểm tra thông tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán

- Yếu tố bổ sung: là các yếu tố thông tin thêm làm rõ những đặc điểm cá biệt của chứng từ (quy mô kế hoạch hay định mức, phương thức thanh toán, thời gian bảo hành…)

Lập chứng từ phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Lập đúng mẫu quy định (bắt buộc hoặc hướng dẫn)

- Ghi đủ các yếu tố của chứng từ

-Không tẩy xóa chứng từ, nếu lập sai thì phải hủy và lập lại

- Đảm bảo chế độ nhân liên theo yêu cầu luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận trong đơn vị và các phần hành kế toán

- Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo một nội dung quy định cho chứng từ kế toán

* Ký chứng từ kế toán

Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng bút mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ

kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký ở các lần trước

đó

Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách

kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám Đốc, Giám Đốc hoặc người ủy nhiệm), của kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng

1.3.8.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung

* Đặc điểm hình thức kế toán Nhật ký chung

- Hình thức này tách rời trình tự ghi sổ theo thời gian với ghi sổ theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh trong kỳ để ghi vào 2 sổ kế toán tổng hợp riêng biệt: Sổ nhật ký chung và sổ cái

- Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào 2 loại sổ kế toán riêng: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

- Cuối kỳ phải lập bảng cân đối kế toán để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán tổng hợp trong kỳ vì các tài khoản cấp I được mở trên các tờ riêng trong sổ cái

* Các loại sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung

- Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký chung, nhật ký đặc biệt và sổ cái

+ Sổ nhật ký chung: là sổ phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian Ngoài ra còn phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản để phục vụ việc ghi sổ cái Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc chứng từ gốc cùng loại kế toán định khoản ghi vào nhật ký chung

+ Sổ nhật ký đặc biệt: dùng để tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, theo định kỳ ngắn ghi vào sổ nhật ký chung hoặc ghi vào sổ cái Định kỳ lấy số liệu ở nhật ký đặc biệt để định khoản ghi vào sổ cái (không cần ghi qua nhật ký chung)

+ Sổ cái: sổ cái được mở ghi tiếp số liệu kế toán từ sổ nhật ký Đây là sổ kế toán tổng hợp có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời nhưng phải đánh số trang và đăng ký theo quy định dùng để hệ thống hoá các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh theo từng kế toán mở cho mỗi đối tượng kế toán

- Sổ kế toán chi tiết: cũng được mở cho các đối tượng kế toán phản ánh trong tài khoản cấp I cần phải theo dõi chi tiết

* Trình tự ghi sổ

Sơ đồ 1.1: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán Nhật Ký Chung

* Ưu, nhược điểm

Ưu điểm: đây là hình thức đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị hạch toán (đặc biệt khi sử dụng máy vi tính), thuận tiện cho việc phân công tác

Nhược điểm: khi ghi nhật ký chung dễ phát sinh trùng lắp, do vậy cuối tháng phải loại bỏ số liệu trùng lắp mới ghi sổ kế toán

Hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ có khối lượng nghiệp

vụ kinh tế tài chính phát sinh không nhiều, bộ máy kế toán ít người

1.3.8.2 Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

* Đặc điểm hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

Chứng từ kế toán

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

- Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi sổ theo trình tự thời gian kết hợp với ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh vào một sổ kế toán tổng hợp duy nhất – sổ nhật ký sổ cái

- Tách biệt ghi chép tổng hợp với ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào 2 loại sổ

kế toán riêng là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết Các loại sổ chủ yếu trong hình thức này là Nhật ký sổ cái, sổ quỹ, các loại sổ, thẻ chi tiết

- Cuối tháng, cuối quý không cần lập bảng cân đối tài khoản, để kiểm tra tính chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ có thể kiểm tra ngay ở dòng cộng cuối tháng, cuối quý

* Các loại sổ theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái

- Sổ kế toán tổng hợp: Một sổ KT tổng hợp duy nhất là Nhật ký – Sổ cái, sổ này được mở cho từng niên độ KT (tháng, quý, năm) và khoá sổ hàng tháng

- Sổ kế toán chi tiết: được mở chi tiết cho tất cả các tài khoản cấp I cần theo dõi chi tiết Số lượng tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Kết cấu sổ rất đa dạng, tên gọi của sổ phù hợp với đối tượng kế toán ghi trong sổ (sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết ngân hàng, chi tiết tiền vay…)

* Trình tự ghi sổ

Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán Nhật Ký Sổ Cái

* Ưu, nhược điểm

Ưu điểm: đơn giản rõ ràng, dễ làm, dễ vận dụng, đảm bảo được yêu cầu của việc đối chiếu, lấy số liệu

Nhược điểm: sử dụng một sổ KT tổng hợp duy nhất, kết cấu mẫu sổ kế toán cồng kềnh nên không thuận tiện chi việc ghi sổ và phân công kế toán viên

Phù hợp với đơn vị có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế, nội dung hoạt động kinh

tế đơn giản, sử dụng ít tài khoản, số người làm kế toán ít (đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp nhỏ thuộc sở hữu tập thể)

Bảng tồng hợp chi tiết

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

NHẬT KÝ - SỔ CÁI

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

1.3.8.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

* Đặc điểm hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

- Cũng giống như hình thức nhật ký chung nhưng nó được phát triển cao hơn hình thức này tách rời trình tự ghi sổ theo thời gian với trình tự ghi sổ phân loại thành 2 bước công việc độc lập vào 2 sổ kế toán riêng biệt: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái

- Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết Cơ sở để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ được lập trên cơ sở các chứng từ gốc, còn cơ sở để ghi sổ kế toán chi tiết là các chứng từ gốc đính kèm theo chứng từ ghi sổ đã lập

- Cuối tháng phải lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán tổng hợp

* Các loại sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

- Sổ kế toán tổng hợp: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái:

+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: dùng để đăng ký các chứng từ ghi sổ đã lập

và hệ thống hoá thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh theo trình

tự thời gian nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ đã lập và phản ánh được toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh khi ghi sổ kế toán, tránh thất lạc, sai sót

+ Sổ cái: được mở riêng cho từng tài khoản sử dụng Cơ sở duy nhất để ghi sổ cái là các chứng từ ghi sổ đã lập và hoàn thành các yếu tố cấu thành trên kết cấu sổ Sổ cái có thể ghi định kỳ chứng từ ghi sổ hoặc có thể ghi 1 lần vào cuối tháng

- Sổ kế toán chi tiết: được mở theo yêu cầu quản lý các đối tượng kế toán phản ánh các tài khoản cấp I cần phải theo dõi chi tiết

* Trình tự ghi sổ

Sơ đồ 1.3 - Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

* Ưu, nhược điểm

Ưu điểm: dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, công việc kế toán được phân công đều trong tháng, dễ phân công chia nhỏ

Nhược điểm: ghi chép trùng lắp, làm tăng khối lượng ghi chép, việc ghi chép đối chiếu thường dồn vào cuối tháng, làm cho báo cáo thường bị chậm ảnh hưởng đến năng xuất và hiệu quả của công tác kế toán

Hình thức này phù hợp với mọi loại hình sản xuất kinh doanh và hành chính sự nghiệp

toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Sổ cái

Bảng cân đối số phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

- Đây là hình thức kế toán phát triển cao nhất so với 3 hình thức trên Nó kế thừa ưu điểm của các hình thức trước đó và đảm bảo chuyển môn hoá cao của sổ kế toán

- Hình thức này tập hợp và hệ thống hoá các nghệp vụ kinh tế tài chính theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối nợ, kết hợp ghi theo trình tự thời gian (nhật ký) với việc hệ thống hoá các nội dung kinh tế (theo tài khoản)

- Các nhật ký chứng từ được mở theo bên Có của các tài khoản cấp I để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh bên Có của tài khoản cấp I theo trình

tự thời gian đồng thời ghi theo quan hệ đối ứng với bên Nợ của các tài khoản liên quan ngay trên cùng một trang sổ

- Thực chất các nhật ký chứng từ là bảng tổng hợp nhật ký các chứng từ gốc cùng loại để ghi các nghiệp vụ cùng loại theo bên có của các tài khoản cấp I Số tổng cộng của các nhật ký chứng từ chính là định khoản kế toán để ghi vào sổ cái,

do đó nó vừa mang tính chất như chứng từ ghi sổ

- Hình thức có thể kết hợp một phần hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một loại sổ kế toán trong cùng 1 quá trình ghi sổ (kết hợp theo trình tự thời gian và theo đối tượng kế toán)

- Theo hình thức này cuối tháng kế toán không cần lập bảng cân đối tài khoản

vì có thể kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán tổng hợp ngay trên dòng tổng cộng cuối tháng của các nhật ký chứng từ

* Các loại sổ theo hình thức Nhật ký – Chứng từ

* Trình tự ghi sổ

* Ưu, nhược điểm

Ưu điểm: Tránh được việc ghi sổ trùng lắp, giảm khối lượng công việc ghi chép hàng ngày, kết hợp ghi theo trình tự thời gian với ghi theo nội dung kinh tế (TK), kết hợp giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, dùng mẫu sổ bàn cờ nên giảm nhẹ công tác đối chiếu, nâng cao năng suất lao động của người làm công tác

kế toán, tiện lợi cho việc chuyên môn hoá cán bộ kế toán

Nhược điểm: Mẫu sổ phức tạp, không phù hợp với đơn vị có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế, đòi hỏi trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán

Sổ, thẻ

kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ

Sổ cái

BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng kê

1.3.8.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính

* Đặc điểm hình thức kế toán máy

- Công tác kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức trên

- Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định

* Các loại sổ theo hình thức kế toán máy

Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào thì phải có các loại sổ theo hình thức kế toán đó

* Trình tự ghi sổ

* Ưu, nhược điểm

Ưu điểm: Làm việc một cách khoa học, truy cập số liệu nhanh chóng và dễ dàng, tránh được nhầm lẫn

PHẦN MỀM KẾ TOÁN

- Sổ chi tiết

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

Ghi chú

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

toán sẽ bị thay đổi, năng suất lao động tăng lên, thông tin do kế toán cung cấp sẽ đảm bảo các yêu cầu của công tác quản lý Căn cứ chức năng nhiệm vụ của kế toán, vào chế độ kế toán hiện hành, vào đặc điểm xử lý thông tin trên máy tính, vào các yêu cầu xử lý thông tin kế toán của các phần mềm kế toán, khi tổ chức lại công tác

kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin cần phải đạt các yêu cầu sau: Thứ nhất, việc tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ các quy định của chế độ kế toán hiện hành, nhưng phải căn cứ vào tính chất, yêu cầu, đặc thù tổ chức xử lý thông tin bằng máy vi tính, khả năng của các phần mềm kế toán, từ đó đề xuất các phương án thay đổi trong các công việc tổ chức kế toán

Thứ hai, tổ chức bộ máy kế toán phải khoa học, gọn nhẹ, hiệu quả, một số công việc của kế toán đã do máy tính đảm nhận, nên một số cán bộ kế toán có thể kiêm nhiệm một số phần hành

Thứ ba, trong tổ chức kế toán máy, công tác kiểm tra số liệu phải được chú trọng, thực hiện thường xuyên, nghiêm túc ở mọi khâu Vì số liệu trên các sổ kế toán đều được xử lý trực tiếp từ cùng một cơ sở dữ liệu, nếu có sai sót trong cơ sở dữ liệu chung, sẽ kéo theo sai sót của hàng loạt các thông tin kết quả trên các sổ và báo cáo Thứ tư, số liệu kế toán cung cấp phải đảm bảo tính chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ Các sổ kế toán và các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị do máy tính in ra phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ Thông tin trên các sổ và các báo cáo được tổ chức theo hướng gọn nhẹ nhưng phải chứa đựng đầy đủ các thông tin cần thiết cho các quyết định quản lý

Thứ năm, việc quản lý, bảo quản các số liệu kế toán ngoài việc tuân thủ theo các quy định về lưu trữ tài liệu kế toán theo chế độ kế toán hiện hành, còn phải đảm bảo tính an toàn, tính bảo mật trong quá trình sử dụng và phải thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm toán khi cần thiết

* Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong điệu kiện ứng dụng công nghệ thông tin

Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, ngoài việc quán triệt các quan điểm nêu trên, khi thực hiện cần phải đảm bảo các nguyên tắc cơ bản sau:

Nguyên tắc 1: tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính phải đảm bảo tính khoa

học và hợp lý, trên cơ sở chấp hành luật Kế toán, phù hợp yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước, phù hợp chuẩn mực kế toán và các chính sách chế độ tài chính kế toán của Nhà nước

Khi tổ chức kế toán trên máy vi tính yêu cầu phải có sự kết hợp, kiểm tra đối chiếu, kết xuất, sử dụng thông tin giữa các bộ phận trong phòng kế toán với nhau, nếu không tổ chức khoa học và hợp lý thì không thể phát huy hết vị trí, vai trò của từng nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán của đơn vị đồng nghĩa với việc giảm

đi chức năng kiểm tra, giám sát và cung cấp thông tin kế toán Mặt khác, tổ chức công tác kế toán trên máy từ việc lập, luân chuyển chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, sổ kế toán, cho đến khâu lập báo cáo, lưu trữ tài liệu kế toán phải tuân thủ theo Luật Kế toán, các Chuẩn mực, các nguyên tắc, chính sách, chế độ và quy chế về kinh tế - tài chính - kế toán

Nguyên tắc 2: tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính ở doanh nghiệp phải

đảm bảo phù hợp với đặc điểm, điều kiện, hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp Khi tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính, căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy mô hoạt động, quy trình sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý và phân cấp quản lý kinh doanh của doanh nghiệp mà kế toán trưởng phải quan tâm đến các vấn đề sau:

- Về trang bị phần cứng: cần có bao nhiêu máy, bao nhiêu thiết bị ngoại vi, nối mạng cục bộ phòng kế toán hay nội bộ toàn công ty

- Về trang bị phần mềm: Thông thường, mỗi nhà cung cấp phần mềm có thế mạnh riêng trong công tác sản xuất phần mềm như: phần mềm chuyên sử dụng cho các doanh nghiệp sản xuất, phần mềm chuyên dùng cho các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ, phần mềm đạt chuẩn ERP và giá cả của các phần mềm cũng tùy thuộc vào chất lượng và khả năng đáng ứng dịch vụ, chính vì vậy mà doanh nghiệp

cần nghiên cứu, cân nhắc nên sử dụng phần mềm nào cho phù hợp với đặc điểm hoạt động của mình

Nguyên tắc 3: tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính phải đảm bảo thu nhận,

kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính của doanh nghiệp phải đáp ứng được yêu cầu quản lý của doanh nghiệp và Nhà nước

Sản phẩm cuối cùng của quá trình kế toán là cung cấp được những thông tin cần thiết cho những người sử dụng thông tin (báo cáo tài chính, báo cáo quản trị) Những thông tin đó xuất phát từ yêu cầu quản lý của đối tượng cần thông tin kế toán Do vậy khi tiến hành tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính, kế toán trưởng cần phải yêu cầu đơn vị cung cấp phần mềm không những thiết kế và tự động lập báo cáo tài chính mà còn thiết kế được một hệ thống sổ chi tiết, các báo cáo quản trị đáp ứng được thông tin chi tiết vào bất kỳ thời gian nào trong kỳ kế toán

Nguyên tắc 4: tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính phải phù hợp với biên

chế và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có Thường xuyên tổ chức bồi dưỡng cập nhật nghiệp vụ chuyên môn và nâng cao trình độ chuyên môn, trình độ tin học cho cán bộ nhân viên kế toán

Để ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán đòi hỏi nhất thiết nhân viên phòng kế toán công ty phải có trình độ tin học nhất định Khi tổ chức công tác

kế toán trên máy vi tính phải căn cứ vào trình độ, số lượng (biên chế) của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có và trình độ nghiệp vụ chuyên môn hiện tại để bố trí, sắp xếp nhân viên cho phù hợp với trình độ từng người

Nguyên tắc 5: tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính ở doanh nghiệp cần quán

triệt nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả

Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại cần phải đặc biệt chú ý đến hiệu quả kinh tế Bởi lẽ không chỉ đầu tư trang bị thiết bị máy móc mà cả chi phí đầu tư phần mềm, chi phí bảo hành, nâng cấp là một bài toán kinh tế đối với khả năng tài chính của doanh nghiệp

* Nội dung tổ chức công tác kế toán trong điệu kiện ứng dụng công nghệ thông tin

quản lý hay không còn phụ thuộc vào yếu tố chủ quan là công cụ, phương tiện và sự vận hành của con người trong quá trình quản lý

Do yêu cầu kiểm soát và sử dụng thông tin kế toán của đối tượng sử dụng thông tin mà hệ thống thông tin kế toán phân chia thành hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị Hệ thống kế toán tài chính và kế toán quản trị cung cấp thông tin cho các đối tượng khác nhau nhưng điều liên quan đến vấn đề tài chính của doanh nghiệp như tình hình quản lý sử dụng tài sản, nguồn vốn các mặt hoạt động của doanh nghiệp Vì vậy phần giao nhau giữa chúng sẽ cung cấp các thông tin cho các đối tượng là các cơ quản lý chức năng của Nhà nước, các đối tượng là nhà đầu tư, ngân hàng, công ty tài chính và quan trọng hơn cả là các nhà quản trị doanh nghiệp Quy trình ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin về các sự kiện, các nghiệp vụ kinh tế tài chính thuộc phân hệ kế toán tài chính hay kế toán quản trị đều phải thực hiện qua các bước: Từ lập chứng từ, ghi nhận hoạt động; ghi sổ nhật ký; ghi sổ tài khoản… cho đến việc kiểm tra và lập báo cáo

Xét về mặt tổ chức phạm vi, hệ thống kế toán xử lý nghiệp vụ được tổ chức thành các phân hệ nhỏ để xử lý các kiểu nghiệp vụ cùng loại, liên hoàn với nhau gọi

là phân hệ kế toán theo chu trình (Ví dụ như chu trình kế toán hoạt động bán hàng

và doanh thu…) Việc tổ chức hệ thống kế toán theo kiểu chu trình không chỉ giải quyết vấn đề xử lý nghiệp vụ mà quan trọng hơn là dễ dàng tổ chức và đánh giá hoạt động kiểm soát nội bộ

Chúng ta không thể tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp hệ thống thông tin kế toán tài chính, hệ thống thông tin kế toán quản trị thành các phân hệ trên nền tảng

kế toán thủ công mà không có sự trợ giúp của phần mềm kế toán Mặt khác, xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp Việt Nam trong thời gian qua thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán là một tất yếu khách quan Vấn đề đặt ra là ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán như thế nào cho hợp lý, khoa học và hiệu quả đối với công tác quản trị doanh nghiệp, vừa đáp ứng được yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước

* Nguyên tắc hoàn thiện

Việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp trong việc ứng dụng công nghệ thông tin phải tôn trọng những nguyên tắc nhất định:

Một là, khi hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, doanh nghiệp cần tuân thủ Luật

Kế toán, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán, đồng thời phải phù hợp với cơ chế, chính sách và yêu cầu quản lý trong điều kiện nền kinh tế thị trường ở nước ta

Hai là, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán với ứng dụng công nghệ thông tin không những tuân thủ Luật Kế toán, các nguyên tắc, Chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán mà còn phải tạo cơ sở cho việc kiểm tra, kiểm soát, tổng hợp số liệu thông tin

kế toán trong hệ thống ngành như Bộ Công thương, các Bộ, ngành chủ quản…

Ba là, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất, quy mô và phạm vi hoạt động của đơn vị

Bốn là, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin phải phù hợp với trình độ cán bộ quản lý và đặc biệt là cán bộ kế toán thống kê; phù hợp với tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế

Năm là, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin phải trang bị vật chất đồng bộ, tự động hóa cao nhưng an toàn, bảo mật và đảm bảo tính hiệu quả và khả thi

- Là người quyết định các chủ trương, chính sách, mục tiêu chiến lược hoạt động của công ty

- Phê duyệt tất cả các qui định áp dụng trong nội bộ công ty

- Là người giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động về kinh doanh, đầu tư của công ty

- Giám đốc trực tiếp kí các hợp đồng và quyết định toàn bộ giá cả mua bán hàng hóa vật tư thiết bị tại công ty

- Giám đốc có quyền quyết định các chỉ tiêu về tài chính

- Trực tiếp giám sát toàn bộ hệ thống hoạt động trong công ty

- Lường trước nguy cơ và đưa ra chiến lược hoạt động tài chính nhằm tối đa hoá lợi nhuận cho công ty trên nguồn lực có sẵn và nguồn lực huy động bên ngoài nhờ vào sự hỗ trợ từ phòng kế toán

* Phòng Nhân sự - Tổ chức hành chính

- Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược của công ty

- Tổ chức và phát triển công tác đối nội, đối ngoại

- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích nhân viên, thực hiện các chế độ cho nhân viên

- Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định, chỉ thị của Giám Đốc

- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong công ty, xây dựng các cơ cấu tổ chức của công ty, của các bộ phận và tổ chức thực hiện

- Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của công ty, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng cháy nổ trong công ty

- Hỗ trợ bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự, là cầu nối giữa Giám Đốc

và nhân viên trong công ty

- Quản lý và thực hiện các nhiệm vụ về mặt hành chính: tiếp khách, lễ tân, xây dựng và quản lý các chế độ quyền lợi của người lao động, công tác tổ chức và huấn luyện cho các nhân viên mới, nhân viên cũ chuyển phần hành công việc…

- Thực hiện công tác chấm công, theo dõi khen thưởng, kỷ luật của nhân viên

- Kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư tiền vốn của công ty; phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hiện tượng gây lãng phí, vi phạm chế độ, qui định của công ty

* Phòng Tài chính - Kế toán

- Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng qui định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, các nguyên tắc kế toán…

- Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của công ty

-Thiết lập, mở rộng và khai thác các mối quan hệ với các Định chế tài chính, Quỹ đầu tư trong nước

- Thu xếp nguồn vốn ngắn, trung và dài hạn cho các đơn hàng theo dự án khi xác nhận được đơn hàng theo dự án của nhân viên kinh doanh mang về cho công ty

- Xây dựng và theo dõi kế hoạch dòng tiền cho các đơn hàng, đặc biệt là những đơn hàng lớn

- Tham mưu cho Giám Đốc về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kì trong hoạt động kinh doanh của công ty

- Hợp tác, trao đổi thông tin, công việc với các phòng ban khác trong công ty trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao sao cho đạt hiệu quả cao nhất

- Tính lương cho nhân viên

- Cùng với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lí năng động, hữu hiệu

- Nghiên cứu luật doanh nghiệp, các nghị định và thông tư có liên quan đến ngành nghề hoạt động của công ty

- Nắm vững luật thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng, luật khuyến khích đầu tư trong nước và các văn bản liên quan đến việc quản lí tài chính do nhà nước ban hành nhằm áp dụng đối với công ty

- Tối ưu hoá dòng tiền bằng việc kiểm soát nguồn công nợ, nguồn thu, chi

- Nghiên cứu các biện pháp giảm giá bán và giảm chi phí hoạt động trong công ty

- Thẩm định các bản quyết toán lãi lỗ hàng tháng, hàng quý và hàng năm của công ty

- Kiểm tra bảng cân đối kế toán do phòng kế toán lập ra

- Giám sát phê duyệt việc mua bán hàng hóa trong trong quá trình kinh doanh

- Ghi chép số liệu, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn tại công ty

- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư tiền vốn của công ty; phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hiện tượng gây lãng phí, vi phạm chế độ, qui định của công

cơ quan có liên quan theo chế độ báo cáo tài chính, chế độ kế toán hiện hành

- Thực hiện các chức năng khác khi được Giám đốc giao hoặc các bộ phận khác cần sự hỗ trợ Các nhiệm vụ được bổ sung hoặc điều chỉnh từng giai đoạn tuỳ theo nhu cầu công việc

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho Giám Đốc công ty

* Phòng kinh doanh

- Lập kế hoạch Marketing

- In, quản lý các thiết kế phục vụ cho việc quảng bá thương hiệu

- Tổ chức buổi triển lãm, hội thảo, sự kiện giới thiệu về sản phẩm của công ty

- Quản lý website công ty

- Nhận các đơn đặt hàng, lên hợp đồng kinh tế nội và ngoại trình Giám Đốc kí

- Cân đối lượng hàng tồn kho (nhờ sự hỗ trợ từ kế toán vật tư), lập kế hoạch nhập - xuất từng đơn hàng, bộ phận liên quan thực hiện

- Theo dõi kế hoạch xuất nhập khẩu hàng của công ty phục vụ kịp thời cho nhu cầu bán hàng cũng như đáp ứng lượng tiêu thụ của khách hàng, đối tác

- Thực hiện tất cả các hoạt động kinh doanh của công ty

- Thường xuyên phối hợp với các Trưởng bộ phận khác bàn bạc, phối hợp thực hiện tốt công việc được giao

- Liên hệ với phòng kế toán để lập phiếu xuất kho cho hàng hóa xuất khẩu và hoàn tất bộ chứng từ thanh toán tiền để phòng Kế toán kịp thời giải quyết

- Tìm kiếm và tiếp cận các khách hàng mục tiêu theo kế hoạch đã đề ra

- Thu thập và phân tích các dữ liệu, thông tin về cung cầu và biến động giá cả của thị trường bất động sản; các kế hoạch, hoạt động, tài liệu về Sales – Marketing của đối thủ cạnh tranh

- Thường xuyên liên hệ, tìm hiểu nhu cầu khách hàng, thu hút các khách hàng mới và thiết lập quan hệ với các khách hàng để có được lợi nhuận cao nhất

- Phấn đấu đạt doanh số tùy theo từng thời điểm và từng dự án đưa ra

- Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của cấp trên

* Phòng Phát triển phần mềm

- Lập trình phát triển ứng dụng theo yêu cầu sử dụng phần mềm hỗ trợ cho bộ phận kế toán

- Nghiên cứu và phát triển công nghệ chạy trên nền Web

- Phân tích thiết kế, viết tài liệu mô tả

Biểu đồ 2.1: Biểu đồ kết quả kinh doanh công ty TNHH Viên Thành

(Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Viên Thành)

Từ bảng số liệu kết quả hoạt động kinh doanh và biểu đồ của quý I và quý II, ta thấy: doanh thu của quý II năm 2013 cao hơn quý I năm 2013 Cụ thể quý II tăng so với quý I là: 3.327 triệu đồng tương ứng với khoảng 17,85% Trong đó:

- Chi phí bán hàng tăng 1.504 triệu đồng tương ứng với 12,42%

- Chi phí quản lí doanh nghiệp tăng 504 triệu đồng tương ứng với 13,52%

- Lợi nhuận tăng 1.319 triệu đồng, tương ứng với 47,19%

Từ bảng số liệu kết quả hoạt động kinh doanh và biểu đồ của quý II và quý III, ta thấy: doanh thu của quý III năm 2013 thấp hơn quý II năm 2013 Cụ thể quý III giảm so với quý II là: 1.812 triệu đồng tương ứng với khoảng 8,25% Trong đó:

- Chi phí bán hàng giảm 857 triệu đồng tương ứng với 6,29%

- Chi phí quản lí doanh nghiệp tăng 351 triệu đồng tương ứng với 8,06%

- Lợi nhuận giảm 1.296 triệu đồng, tương ứng với 31,5%

Nhận xét:

Trước tình hình lạm phát ngày càng gia tăng như hiện nay cùng với cuộc khủng hoảng kinh tế – tài chính khu vực Đông Nam Á và một số nước đã ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh Mặt khác do cuộc khủng hoảng kinh tế kéo dài làm cho người tiêu dùng tỏ ra thận trọng hơn trong việc chi tiêu hàng ngày, trong việc cắt giảm chi phí và nhu cầu tiêu dùng hạn chế mua sắm, du lịch Khủng hoảng kinh tế còn làm cho tình trạng thất nghiệp tăng cao do vậy đã làm giảm sức cầu đáng kể, các sản phẩm của công ty trở nên khó tiêu thụ Hậu quả là một số khách hàng quen thuộc bị phá sản dẫn đến việc công ty mất đơn hàng và hiệu quả sản xuất kinh doanh thấp Đó là một trong những khó khăn trước mắt mà công ty đang gặp phải lớn nhất hiện nay

* Phương hướng hoạt động

Để có thể đứng vững và mở rộng thị trường, công ty luôn tìm nhà cung cấp mới nâng cao chất lượng sản phẩm với giá cả cạnh tranh

Dự trữ tồn kho đủ để đảm bảo giao hàng đúng số lượng và thời gian cho khách hàng (không được dự trữ tồn kho cao vì như thế sẽ tốn chi phí thuê kho và nhiều chi phí liên quan khác), bằng cách triển khai phầm mềm quản lý hàng tồn kho Từ đó sẽ biết được lượng hàng cần phải đặt về thích hợp để cung ứng cho khách hàng (quý I năm 2014 bắt đầu áp dụng)

Nghiên cứu sản phẩm mới để mở rộng, đáp ứng được yêu cầu của thị trường và phù hợp cho những ứng dụng mới của khách hàng Thực hiện chiến lược quảng bá sản phẩm mới đến khách hàng một cách có hệ thống bằng cách mở hội nghị giới thiệu sản phẩm cho quý I năm 2014

Thay đổi chiến lược kinh doanh qua việc đưa ra những phần thưởng động viên, khích lệ tinh thần cho nhân viên kinh doanh để đạt được chỉ tiêu đề ra trong quý I năm 2014 nhằm nâng cao doanh thu

- Cập nhật các văn bản, quy định về công tác kế toán – tài chính cho ban Giám đốc, đặc biệt là cho các bộ phận kế toán

Kế toán tổng hợp

- Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về các loại vốn, các loại quỹ của đơn vị;

- Kiểm tra sự chính xác, trung thực của các báo cáo của đơn vị trước khi kế toán trưởng, Giám đốc vị ký duyệt;

- Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các chế độ quản lý kinh tế – tài chính trong công ty;

- Tổ chức bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế toán-thống kê, thông tin kinh tế;

- Cung cấp tài liệu cho các bộ phận có liên quan trong lẫn bên ngoài đơn vị;

- Đối chiếu số liệu phát sinh khi khóa sổ hàng tháng với các kế toán viên của phòng để kiểm tra tính chính xác

- Điều chỉnh, bổ sung các bút toán, hạch toán kế toán; kết chuyển xử lý các nguồn chi phí

- Kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ kế toán trước

- Lập báo cáo tài chính và các biểu mẫu báo cáo theo chế độ quy định

- Lập biên bản kê khai thuế hàng tháng, kiểm tra và lập bộ hồ sơ khai thuế, hoàn thuế của công ty, lập báo cáo nhanh

- Lưu trữ bảo quản hồ sơ kê khai thuế, quyết toán thuế

- Kiểm tra tổng hợp các số liệu thông qua kế toán vật tư, thủ kho, thủ quỹ

Kế toán xuất nhập khẩu

- Nhận yêu cầu đặt hàng từ các bộ phận (đã được Giám đốc ký duyệt), từ đó đặt hàng nhà cung cấp

- Làm hồ sơ kê khai hải quan, chứng từ xuất nhập khẩu, kiểm kê hàng hóa cùng với Hải quan

- Kiểm tra chứng từ xuất nhập khẩu, hạch toán kết quả kinh doanh, làm chứng

từ xin phép thông quan

- Làm thủ tục thanh toán cho hàng hóa xuất nhập khẩu

- Lo các thủ tục và làm bộ chứng từ khi xuất khẩu hàng để giao hàng cho khách hàng và cho ngân hàng nhờ thu hộ tiền

- Nộp thuế xuất nhập khẩu và giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước

- Hạch toán và xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ, hạch toán vào sổ sách kế toán và phần mềm

- Chịu trách nhiệm và thực hiện khai hàng cho khách hàng khi khách hàng có yêu cầu

Kế toán công nợ, kế toán tiền

- Theo dõi công nợ của khách hàng và thông báo những khoản nợ quá hạn đến hạn thanh toán bằng biên bản đối chiếu công nợ với số hóa đơn và số tiền chi tiết cho mỗi hóa đơn, ngày xuất hóa đơn

- Giám sát, hạch toán chi tiết các khoản tiền gửi, khoản thanh toán tiền hàng

và tiền vay Định kỳ đối chiếu giữa sổ chi tiết tài khoản tiền gửi với sổ cái và sổ phụ ngân hàng

- Cập nhật thông tin khách hàng (thông tin xuất hóa đơn, địa chỉ giao hàng, người liên hệ giao hàng …) vào phần mềm AX của công ty

- Duyệt đơn đặt hàng của khách hàng

- Sắp xếp bảo quản các hợp đồng, hóa đơn theo thứ tự từng số Cuối tháng chuyển các hóa đơn cho kế toán tổng hợp để làm báo cáo thuế hàng tháng

- Thực hiện các báo cáo cho kế toán tổng hợp và kế toán trưởng về các kế hoạch thực thu hàng tháng và dự báo doanh thu các tháng kế tiếp