Đề cương ôn tập môn TỔ CHỨC HỌC ĐẠI CƯƠNG thuộc trường Đại học Khoa học Đại học Thái Nguyên, dùng cho sinh viên ôn tập, ôn thi giữa kỳ và cuối kỳ. Những câu hỏi sát thực nhất trùng với câu hỏi, bài giảng của giảng viên. .... Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. 1. Mục tiêu và chiến lược hoạt động của tổ chức Cơ cấu của 1 tổ chức tùy thuộc vào chiến lược, mục tiêu nhiệm vụ mà tổ chức đó phải hoàn thành. Chiến lược xác định nhiệm vụ của tổ chức và căn cứ vào các nhiệm vụ đó mà xây dựng bộ máy. Chiến lược quyết định loại công nghệ và con người phù hợp với việc hoàn thành các nhiệm vụ; cơ cấu tổ chức phải được thiết kế thao loại công nghệ được sử dụng cũng như theo đặc điểm on người trong tổ chức đó. Chiến lược xác định hoàn cảnh môi trường trong đó tổ chức sẽ hoạt động và hoàn cảnh môi trường này sẽ ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức.
Trang 1Câu 1: Thế nào là một tổ chức Hãy bàn luận về nhận định sau: “Tổ chức không có mục đích, chỉ có con người mới có mục đích”.
Động từ: tổ chức chỉ 1 tập hợp hoạt động nào đó được chuẩn bị, thiết kế và thực hiện trong 1 giớihạn thời gian nhằm đạt được mục tiêu nhất định
Danh từ: tổ chức chỉ sự hiện diện của 1 cơ quan nhất định có chức năng, nhiệm vụ và hoạt động
cụ thể, với cơ cấu bộ máy bao gồm những con người và cơ sở vật chất hỗ trợ như nhà xưởng, vănphòng, máy móc, …
Tóm lại: tổ chức được hiểu là 1 thực thể xã hội do cá nhân hoặc các nhóm kết hợp lại nhằm thựchiện mục tiêu chung Tổ chức đó có chức năng, nhiệm vụ và hoạt động cụ thể, được tạo dựng 1cách có kế hoạch với cơ cấu bộ máy gồm con người và cơ sỏ vật chất hỗ trợ, có tối thiểu 1 trungtâm ra quyết định, kiểm tra và điều hành việc hợp tác lẫn nhau của các cá nhân trong tổ chức.Nhận định tổ chức không có mục đích, chỉ có con người mới có mục đích là đúng Vì khi conngười có mục đích thì mới lập ra tổ chức Tổ chức chỉ là công cụ để giúp con người đạt đượcmục đích của mình Khi mục đích con người không còn thì tổ chức cũng sẽ không tồn tại
Câu 2 Những dấu hiệu nào để nhận biết một tổ chức? Lấy ví dụ về một tổ chức cụ thể và chỉ ra các dấu hiệu để nhận biết tổ chức đó.
Dấu hiệu nhận biết tổ chức:
- Có mục tiêu
- Kết hợp nỗ lực của các thành viên (sự cam kết, các quy tắc, quy chế)
- Hệ thống thứ bậc quyền lực (ai có quyền chỉ huy, ra lệnh)
- Phân công lao động (cơ chế phối hợp)
VD: Bệnh viện
- Mục tiêu: khám bệnh và chữa bệnh và chăm sóc sức khỏe cho người bệnh 1 cách tổ nhất
- Kết hợp các nỗ lực của thành viên: bệnh viện thiết lập chính sách, nội quy, quy chế chobệnh viện Các y, bác sĩ khi tham gia vào tổ chức này đều phải tuân theo
- Hệ thống thứ bậc quyền lực: giám đốc bệnh viện là người có quyền lực cao nhất, chỉ đạo
và điều hành tất cả các hoạt động của bệnh viện
- Phân công lao động: để đạt được mục tiêu của bệnh viện mỗi khoa của bệnh viện sẽ cóchức năng, nhiệm vụ riêng Bệnh viện thiết lập mục tiêu và chính sách sau đó cụ thể hóamục tiêu thành những mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể cho từng khoa Vd khoa sản có nhiệm
vụ là chăm sóc, khám cho sản phụ, khám chữa bệnh phụ khoa Khoa nhi có nhiệm vụchăm sóc, khám chữa bệnh cho trẻ nhỏ, …
Câu 3: Hãy phân tích các đặc điểm của tổ chức.
1 Tổ chức bao gồm các hoạt động có tính hướng đích
Vì mục tiêu mà tổ chức được hình thành và tồn tại, do vậy mọi hoạt động của tổ chức đềuhướng tới việc thực hiện mục tiêu của tổ chức
VD: các bệnh viện đều hướng tới mục tiêu là khám, chữa bệnh cho mọi người
2 Tổ chức bao gồm các hoạt động được định hình của con người
Các hoạt động này là những sự kiện lặp đi lặp lại trong đời sống tổ chức, được gắn kếtchặt chẽ với nhau và cùng hướng tới mục tiêu chung
VD: ở doanh nghiệp, các hoạt động được định hình là họp, sản xuất, kiểm tra, điều tra thịtrường, …
3 Tổ chức là 1 sản phẩm của xã hội
Trang 2Các tổ chức không phải xuất hiện 1 cách ngẫu nhiên, tự phát, không có kế hoạch mà làcác sản phẩm xã hội do con người tạo ra nhằm thực hiện mục tiêu nhất định.
Chừng nào cá nhân còn muốn tiếp tục tham gia vào các hoạt động của tổ chức thì tổ chứcvẫn tiếp tục tồn tại
Câu 4: Có những tiêu chí nào để phân loại tổ chức Vì sao phải phân loại tổ chức?
Tiêu chí phân loại tổ chức
1 Theo mục tiêu
- Tổ chức vì lợi nhuận: doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, …
- Tổ chức không vì lợi nhuận: hội chữ thập đỏ, thanh niên tình nguyện, …
2 Theo lĩnh vực hoạt động
- Tổ chức kinh tế: ngân hàng, doanh nghiệp…
- Tổ chức chính trị-tư tưởng: đảng phái, đoàn thể xã hội…
- Tổ chức văn hóa giáo dục: hội nhạc sĩ, hội khuyến học…
- Tổ chức hành chính sự nghiệp: trường học, sở giáo dục, UBND
3 Theo phạm vi và môi trường hoạt động
- Tổ chức quốc tế: ASEAN, WTO, …
- Tổ chức quốc gia: hội nhà văn VN, hội nhạc sĩ VN, hội phụ nữ VN…
4 Theo phương thức quản lý
- Tổ chức mang tính chất tập trung quyền lực cao: quân đội, tòa án, quốc hội…
- Tổ chức mang tính chất tham dự công dân rộng rãi: hội phụ nữ, hội nông dân, đoàn thanhniên,…
5 Theo quan hệ với bộ máy nhà nước
- Tổ chức chính thức được thành lập như 1 bộ phận hoặc chịu sự điều hành của bộ máychính quyền nhà nước: UBNN các cấp, các bộ, sở, ban, ngành…
- Tổ chức phi chính thức được thành lập thao sang kiến tự giác của các cá nhân và nhómtrong xã hội: câu lạc bộ, hiệp hội nghề nghiệp…
Phải phân loại tổ chức vì mỗi tổ chức được hình thành và vận hành 1 cách khác nhau Phânloại tổ chức để xây dựng cơ chế quản lý cho phù hợp với từng loại hình tổ chức không có 1
lý thuyết chung cho tất cả các loại hình tổ chức, mỗi loại hình cần có cách thức quản lý riêngphù hợp với đặc điểm, cấu trúc của từng loại hình tổ chức đó
Câu 5: Cơ cấu tổ chức là gì? Phân tích các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức.
Trang 3Cơ cấu tổ chức là 1 hệ thống chính thức về các mối quan hệ vừa độc lập, vừa phụ thuộc trong
tổ chức, thể hiện những nhiệm vụ rõ rang do ai làm, làm cái gì và liên kết với các nhiệm vụkhác trong tổ chức như thế nào nhằm tạo ra sự nhịp nhàng để đáp ứng mục tiêu của tổ chức.Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức
Ngoài ra cần chú ý đến những yêu cầu khác như lấy chất lượng làm trọng, tam quyền phân lập,chuyên môn hóa khoa học, hợp lý, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn
Kết hợp quyền lợi, quyền hạn, trách nhiệm theo công việc, nhiệm vụ chứ không phải theo nhucầu mỗi cá nhân
Áp dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật trong quản lý, không chồng chéo
Câu 6: Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức.
1 Mục tiêu và chiến lược hoạt động của tổ chức
Cơ cấu của 1 tổ chức tùy thuộc vào chiến lược, mục tiêu nhiệm vụ mà tổ chức đó phảihoàn thành
- Chiến lược xác định nhiệm vụ của tổ chức và căn cứ vào các nhiệm vụ đó mà xây dựng
bộ máy
- Chiến lược quyết định loại công nghệ và con người phù hợp với việc hoàn thành cácnhiệm vụ; cơ cấu tổ chức phải được thiết kế thao loại công nghệ được sử dụng cũng nhưtheo đặc điểm on người trong tổ chức đó
- Chiến lược xác định hoàn cảnh môi trường trong đó tổ chức sẽ hoạt động và hoàn cảnhmôi trường này sẽ ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức
2 Bối cảnh kinh doanh hay bối cảnh xã hội
Hoàn cảnh môi trường bên ngoài của 1 tổ chức luôn luôn thay đổi và biến động khôngngừng, tình hình kinh tế xã hội trên toàn thế giới hiện đại với sự thay đổi nhanh chóng vềkhoa học kĩ thuật Để thích nghi với các hoàn cảnh khác nhau của môi trường, cơ cấu tổchức của các công ty, xí nghiệp sẽ phải thay đổi cho phù hợp với môi trường đó
3 Công nghệ sản xuất hoặc kỹ thuật kinh doanh của xí nghiệp
Trang 4Nhiều công trình nghiên cứu đã chứng minh rằng công nghệ sản xuất của 1 doanh nghiệp
là 1 yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức
Những xí nghiệp có công nghệ, quy trình sản xuất phức tạp thường có cơ cấu tổ chứcnhiều cấp bậc Mức độ giám sát và phối hợp công việc được thực hiện với cường độ cao
Khi công nghệ trong xí nghiệp càng tinh vi và hiện đại thì số lượng chức thư kí vănphòng lại càng tăng để giải quyết các công việc giấy tờ, thủ tục
4 Năng lực và trình độ của con người trong tổ chứcCon người cũng là 1 yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế cơ cấu tổ chức
Trước hết là nhà quản trị cấp cao Sở thích, thói quen, quan niệm riêng thường để lại dấu
Cơ cấu trực tuyến Cơ cấu chức năng Cơ cấu linh hoạt
hữu cơ Cơ cấu ma trận Cơ cấu trựctuyến chức
năng
Cơ cấu trựctuyến tham mưu
Từng chức năngquản lý được táchriêng do 1 cơ quanhay 1 bộ phậnđảm nhiệm nhânviên phải là người
am hiểu chuyênmôn, thành thạonghiệp vụ
Kết hợp cơ cấutrục tuyến chứcnăng và cơ cấuchương trìnhmục tiêu
Ra đời năm1930
Kết hợp 2 loại
cơ cấu trựctuyến và chứcnăng
Người lãnh đạođược sự giúp đỡcủa các phòngban chức năng
nguyên tắcquản lý trựctuyến, bên cạnh
đó có bộ phậntham mưu.Người lãnh đạo
ra quyết định
Bộ phận thammưu chuẩn bịcác dự án, cácquyết định, đảmbảo luận cứ vàchất lượng củaquyết định
Giúp tổ chứcthích nghi vớimôi trường thayđổi
Phối hợp theochiều ngang dọc
Nhiệm vụ theo sự
Tính năng động
và mục tiêu cao
Hình thành vàgiải thể các cơcấu nhanh, dễdàng chuyển cácnhân viên từ
nguyên tắc 1thủ trưởng
Thu hút đượcnhân viên có tài
về nhiều lĩnhvực
nguyên tắc 1thủ trưởng.đồng thời vẫn
sử dụng đượccác chuyên gia.Trách nhiệm rõ
Trang 5độ, trách nhiệm
rõ rang các vấn đề sẽ đượcgiải quyết tốt hơn
Người lãnh đạokhông cần cóchuyên môn giỏi
Quyết định chínhxác hơn
chấp thuận nhiệm vụ này
sang nhiệm vụkhác
Sử dụng nhânviên có hiệu quả,
có thể sử dụngnhân viên cótrình độ chuyênmôn nhiều mặtvào tổ chức
Phối hợp hoạtđộng các bộphận
Thực hiện đượcnhiều dự áncùng 1 lúc
Lãnh đạo có thểchia sẻ côngviệc với các bộphận chức năng
rang
Bảo đmả sựuthống nhấttrong toàn tổchức, tính tậptrung cao, chínhxác
sự chỉ đạo khácnhau gây khó khăncho việc thi hành
Chồng chéo quyềnlực, trách nhiệm
Tạo cách nhìn hẹpcho nhà quản lý
Chính thức hóakhông cao
Giao tiếp khôngchính thức
Phân quyền quyếtđịnh
Dễ xảy ra tranhchấp
Mơ hồ và căngthẳng về vai trò
Cồng kềnh, phứctạp, tốn kém
Không bền
Bộ máy cồngkềnh
Quyết địnhchồng chéogiữa các bộ
năng
Người lãnh đạophải luồn điềuhòa, phối hợpcác hoạt độngcủa các bộphận
Bộ phận thammmưu phân tánkhông phát huyđược sức mạnhtổn hợp
Mối quan hệgiữa lãnh đạocác tuyến vàngười thammưu có thể trởnên căng thẳng
Áp dụng rộng rãi
ở các việnnghiên cứu,công ty đa quốcgia, ngân hàng…
Áp dụng chonhiều doanhnghiệp trong vàngoài nước
Câu 8: Phân tích quy luật mục tiêu rõ ràng và tính hiệu quả của tổ chức.
Mục tiêu của tổ chức là đích phải đạt tới của tổ chức, nó định hướng, chi phối sự vận động củatoàn bộ tổ chức
1 Mục tiêu rõ ràng
- Thiết lập mục tiêu của tổ chức nhằm xác định những thành quả cần đạt được của tổ chức
trong hoạt động, mục tiêu là điều kiện cơ bản để có thể thiết kế và vận hành tổ chức
Trang 6Mục tiêu còn là cơ sở để đánh giá tổ chức, để tạo sự cạnh tranh giữa các bộ phận hợpthành tổ chức trong hoạt động của mình.
- Mỗi tổ chức đều theo đuổi nhũng mục tiêu nhất định Có những mục tiêu được hình thànhcùng với quá trình xuất hiện của tổ chức, có những mục tiêu được xây dựng sau khi có tổchức xác định mục tiêu của tổ chức là 1 công việc hết sức khó khăn đòi hỏi người lãnhđạo phải tổng kết dược thực tiễn và dự báo được xu thế phát triển chính xác
- Xác định mục tiêu là sự táo bạo đòi hỏi bản lĩnh cao của người quản lý, mỗi tổ chức trongnhững thời điểm xác định không nên có quá nhiều mục tiêu, quy mô tổ chức càng nhỏcàng cần xác định mục tiêu 1 cách rõ ràng
- Mục tiêu của tổ cức không phải là bất biến, trong qua trình thực hiện mục tiêu cần thiếtphải xem xét và có những điều chỉnh thích hợp với những biến động của môi trường haycủa bản than tổ chức
2 Tính hiệu quả của tổ chức
Hiệu quả là thực hiện công việc 1 cách đúng đắn và liên quan đến mối quan hệ giữa đầuvào và đầu ra
- Để xác định tính hiệu quả của tổ chức phải xác định được 3 yếu tố: đầu vào, đầu ra vàyếu tố quản lý Trong tổ chức khi nào các cá nhân, nhóm lợi ích cảm thấy các mục tiêuriêng của họ được thỏa mãn nhờ đạt được các mục tiêu của tổ chức thì lúc đó mới đạtđược hiệu quả khi hoat động
- Để đo tính hiệu quả của tổ chức phải xác định được các tiêu chí về tính hiệu quả Tiêu chí
về tính hiệu quả thay đổi theo thời gian và thường phân nhóm có tiêu chí hiệu quả khácnhau
Mục tiêu rõ ràng và tính hiệu quả của tổ chức là 1 quy luật khách quan khống chế cấu trúc vàphương thức hoạt động của tổ chức người dung đầu của tổ chức có vai trò rất quan trọng khivận dụng quy luật này vào thiết kế tổ chức mục tiêu không phải bất biến nên trong quả trìnhquản lý cần phải điều chỉnh mục tiêu cho thích nghi với biến động của môi trường nhằm thúcđẩy tổ chức phát triển
Câu 9: Phân tích quy luật hệ thống của tổ chức.
Hệ thống là 1 tập hợp bao gồm 3 yếu tố:
- Các phần tử
- Các mối quan hệ giữa các phần tử: các mối quan hệ có nhiều dạng khác nhau như quan
hệ cơ học, quan hệ thông tin, quan hệ khác: kinh tế, pháp luật…
- Các mối quan hệ liên kết các phần tử với nhau tạo thành 1 thể thống nhất, xác định 1 cơchế vận hành để có được 1 chức năng hay mục tiêu của hệ thống mà không 1 phần tửriêng lẻ nào có được
Quy luật hệ thống.
Cốt lõi của quy luật hệ thống khi xem xét 1 tổ chức là phát hiện và phân tích các mối quan hệ,tính chất của các mối quan hệ đógiữa các yếu tố hay chức năng của đối tượng tổ chức
- Quy luật hệ thống chi phối các mối quan hệ cơ bản của hệ thống tổ chức
+ Quan hệ vào – ra: là quan hệ cơ bản nhất xác định hoạt động của hệ thống tổ chức Đầuvào là tác động của môi trường lên hệ thống còn đầu ra là tác động trở lại của hệ thốnglên môi trường
Trang 7Nghiên cứu trạng thái của hệ thống nhằm điều khiển quan hệ này của hệ thống, làm cho
hệ thống luôn thích nghi với moi trường
Trên thực tế, quan hệ vào ra là căn cứ chủ yếu để xem xét khả năng hoạt động và hiệuquả của tổ chức
+ Quan hệ đẳng cấp: tính thứ bậc xác định mối quan hệ đẳng cấp trong tổ chức, thiết kế
tổ chức theo quy luật hệ thống là thiết kế cấu trúc bậc thang quyền lực của tổ chức.Quan hệ đẳng cấp là điều kiện cần thiết để bộ máy hoạt động có hiệu lực nhưng cũng lànơi tiềm ẩn những xung đột quyền lực, đồng thời cũng là động cơ thúc đẩy con người nỗlực thăng tiến
Đấu tranh giành quyền lực trong cấu trúc đẳng cấp của hệ thống là không thể tránh khỏi
Để giữ hệ thống ở trạng thái ổn định thì cấp trung gian được thành lập, tuy nhiên đây làđiều cấp trên và cấp dưới đều không muốn, vì quyền lực của cả 2 phía đều bị giảm.+ Quan hệ mạng lưới: hình thành do cấu trúc của hệ thống quyết định Quan hệ giữa các
tổ chức đồng cấp gọi là quan hệ mạng lưới
Trong quan hệ mạng lưới thì xung đột chức năng luôn là xung đột tiềm ẩn trong hệ thống
Do vậy phải chú trọng kiểm soát ranh giới để đề phòng và giải quyết xung đột
Xử lý tốt chức năng và nhiệm vụ của các tổ chức đồng cấp trong mạng lưới mới đảm bảođược tính cấu trúc của hệ thống, bên cạnh đó cần quy định mối quan hệ giữa các bộ phậntùy theo yêu cầu cấu trúc hệ thống có thể quy định lỏng lẻo hay chặt chẽ
Quan hệ mạng lưới cực kì quan trọng trong thiết kế hệ thống lớn
+ Tính điều khiển được của hệ thống
Là sự tác động liên tục lên hệ thống để hướng hành vi của hệ thống theo 1 quỹ đạo đãđịnh hoặc duy trì trạng thái của nó trong trạng thái mong muốn nhằm đạt đến mục tiêu đãxác định trong điều kiện môi trường luôn biến động
Quá trình điều khiển hệ thống là các qua trình thu thập, xử lý và truyền các thông tiun từ
bộ phận này đến bộ phận khác của hệ thống bao gồm các thông tin điều khiển và thôngtin báo cáo về kết quả hoạt động của các bộ phận dưới ảnh hưởng cuả tác động đó
Câu 10 Phân tích quy luật tự điều chỉnh của tổ chức.
Môi trường là những yếu tố thường xuyên tác động, ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạtđộng và kết quả hoạt động của tổ chức Tồn tại trong môi trường luôn biến động đó đòi hỏi tổchức phải điều chỉnh để cân bằng với môi trường
Sự điều chỉnh đó có thể do cấp trên của tổ chức đề ra do họ phát hiện sự biến động của môitrường, tuy nhiên rất ít, mà chủ yếu là do sống trong môi trường và theo lẽ tự nhiên nên tổ chứcphải tự điều chỉnh để giữ cân bằng với môi trường để tồn tại
Điều kiện cho tổ chức tự điều chỉnh
- Người đứng đầu tổ chức phải có năng lực và thiện chí đổi mới
- Trình độ cán bộ trong bộ trong bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan phải cao, đủnăng lực đề xuất và thực hiện sự chỉ đạo đổi mới của người đứng đầu và những ngườinày cũng cần phải có thiện chí đổi mới
Trang 8- Trình độ tổ chức của hệ thống điều khiển cũng chính là trình độ tổ chức hệ thống thôngtin từ khâu thu thập, xử lý thông tin đến chế biến thông tin thành các quyết định của tổchức và theo dõi việc thực hiện các quyết định Đặc biệt là các thông tin phải có sự phảnhồi lại để điều chỉnh quyết định.
- Tổ chức vững mạnh càng thuận lợi cho tự điều chỉnh
Những trở ngại cho tự điều chỉnh
- Tự điều chỉnh có thể va vào cấu trúc cũ, cơ chế cũ và tư duy cũ
- Đòi hỏi người lãnh đạo, quản lý có tầm nhìn xa, dự báo được những biến động của môitrường và tác động của nó đến tổ chức mình lãnh đạo
- Trong tổ chức có nhiều người nhận thức được yêu cầu tự điều chỉnh và có thể có tác độngđến tự điều chỉnh của tổ chức nhưng lại không có quyền thực thi
Vai trò của nhà nước đối với sự tự điều chỉnh của nhà nước
- Tạo khung pháp lí thuận lợi cho tự điều chỉnh, khuyến lhichs đổi mới
- Có chế độ chính sách cho phép tổ chức tự điều chỉnh
Câu 11: Quy luật đồng nhất và đặc thù có chi phối như thế nào đến một tổ chức? Lấy ví dụ
để minh họa.
- Tổ chức là 1 hệ thống, do các phần tử hợp thành và có mối liên hệ xác định Nó là hệthống của các tổ chức hợp thành và lại là tổ chức của hệ thống lớn hơn Để có thể tập hợptrong hệ thống, các phần tử hợp thành phải có cấu trúc đồng nhất
Sự đồng nhất là điều kiện hình thành tổ chức, những phần tử không có cấu trúc đồng nhấtkhông thể hợp thành hệ thống
- Tính đồng nhất tạo khả năng giữ cho tổ chức ổn định Để đưa tổ chức vào trạng thái pháttriển cần tạo ra dột phá, cấu trúc đạc thù sẽ góp phần tạo ra sự đột phá đó
- Tính đặc thù của tổ chức xác lập bản sắc của tổ chức, tạo sự khác biệt với các tổ chứckhác trong hệ thống và kể cả ngoài hệ thống
- Mỗi tổ chức có bản sắc sẽ tạo ra đa dạng tổ chức của hệ thống sự đa dạng ấy vừa làmcho hệ thống ổn định vừa tạo ra được những bước phát triển mới
Tính đồng nhất và đặc thù là 1 cặp phậm trù đối lập nhau nhưng thường cộng sinh với nhautrong hệ thống
VD:
Câu 12: Trình bày các loại lợi ích trong tổ chức Nhà quản lý tổ chức phải suy nghĩ gì
về vấn đề này.
Lợi ích là điều có ích, có lợi cho 1 người nào đó khi quan hệ với đối tượng ấy
Lợi ích trong tổ chức là những điều có ích, có lợi mà các thành viên trong tổ chức có đượckhi tham gia tổ chức
Lợi ích trong tổ chức gồm 2 loại: lợi ích cá nhân và lợi ích nhóm 2 loại lợi ích này suy chocùng đêù vì lợi ích của từng thành viên trong tổ chức, việc hình thành lợi ích nhóm cũngnhằm đảm bảo lợi ích cá nhân
- Lợi ích cá nhân:
+ Những lợi ích liên quan với nhiệm vụ
+ Những lợi ích gắn với sự nghiệp
Trang 9+ Những lợi ích gắn với đời tư
Nhà quản lý cần phải hiểu và có những cách cư xử khác nhau trước những lợi ích này của
cá nhân để kịp hỗ trợ cho họ khi cần thiết, cũng như để phòng những phản ứng của họ khi lợích bị xâm phạm Mặt khác,hiểu được lợi ích khác nhau của cá nhân là công cụ để nhà quản
lý hiểu được hành vi của họ cũng như dự báo những cách cư xử của họ trong tổ chức, pháthiện những động cơ của họ để kịp thời khuyến khích hoặc ngăn ngừa đảm bảo cho tổ chứcphát triển lành mạnh
- Lợi ích nhóm: được tạo nên bởi những cá nhân có thể hoặc không phải là các thành viêncủa cùng một đơn vị tổ chức, nhưng họ được liên kết lại bởi lợi ích của họ trong 1 vấn đềchung
Câu 13: Xung đột là gì Nguyên nhân nào dẫn đến xung đột trong tổ chức Có mấy loại xung đột trong tổ chức.
Xung đột là sự tương tác giữa các cá nhân với các cá nhân, cac nhân với các nhóm mà ở đómỗi bên cố gắng làm thất bại, phá hoại hay gây thiệt hại cho bên kia vì các mục đích và cácgiá trị loại trừ lẫn nhau
- Xung đột mang tính cá nhân:
Xung đột cá nhân với cá nhân
Xung đột cá nhân với tổ chức
- Xung đột nhóm:
Xung đột của các nhóm chính thức trong tổ chức
Xung đột giữa các nhóm phi chính thức với các nhóm chính thức
Xung đột của các nhóm phi chính thức với nhau
Xung đột giữa liên minh các nhóm phi chính thức với tổ chức
Biện pháp giải quyết xung đột cá nhân.
1 Xung đột cá nhân với cá nhân
Trang 10Xung đột cá nhân với cá nhân có thể xảy ra giữa các cá nhân trong cùng 1 đơn vị tổchức thường là do đố kị nghề nghiệp, tính cách không hợp…
Hay xung đột giữa cá nhân đơn vị này với cá nhân đơn vị khác
Xung đột cá nhân với cá nhân tường không nghiêm trọng nhưng rất đa dạng và xảy rathường xuyên Các nhà quản lý cần dự báo những nguy cơ tiềm ẩn của xung đột cánhân để chủ động giải quyết và đề phòng
Khi xung đột sảy ra, có thể áp dụng 1 số biện pháp sau:
Gặp gỡ những nhân viên có mâu thuẫn với nhau để xác định xem tình hình cóthể được giải quyết hay không
Báo động với sếp của bạn về tình hình Từ đó nhân viên sẽ ý thức được rằng
họ có thể chịu thức kỷ luật ngay lập tức hoặc trong tương lai
Liên kết với bộ phận nhân sự nếu cần thiết như một bên giảng hòa trung lập.Những nhân viên cá biệt sẽ bị lưu ý hoặc chuyển sang phòng ban khác
Khuyến khích một môi trường làm việc khoan dung, lịch sự và tôn trọng lẫnnhau
Duy trì những cuộc đối thoại mở, tự do chia sẻ và cập nhật thông tin về tổchức và dập tắt những tin đồn không hay
Xem xét lại các chính sách về việc sử dụng thư điện tử hoặc các trang mạng
xã hội tại công ty Một số nhân viên bất mãn có thể đưa ra những bình luậnxấu về công ty ngay tại văn phòng hoặc ở ngoài công ty
2 Xung đột cá nhân với tổ chức
Khi lợi ích cá nhân bị va chạm do những quyết định của tổ chức thì sẽ xảy ra xungđột giữa cá nhân với tổ chức
Xung đột cá nhân với tổ chức hết sức đa dạng và ở nhiều mức độ khác nhau Mức độthấp, cá nhân tỏ ra chán nản ảnh hưởng đến nhiệm vụ họ đảm nhiệm mức độ caohơn, họ phản ứng trong các cuộc họp
Để giải quyết xung đột này, người quản lý cần xem xét nghioeem túc những quyếtđịnh của tổ chức Xem những quyết định của tổ chức đã xâm phạm lợi ích của cánhân đến mức độ nào, có thể điều chỉnh không Nếu không điều chỉnh cần có giảipháp hạn chế xung đột trong phạm vi cá nhân để giải quyết và xử lý sớm khi còn ởmức độ thấp.nếu xung đột ở mức cao hơn thì tùy hình thức và mức độ mà chọn cách
Trang 11- Xung đột của các nhóm chính thức trong tổ chức.
- Xung đột giữa các nhóm phi chính thức với các nhóm chính thức
- Xung đột của các nhóm phi chính thức với nhau
- Xung đột giữa liên minh các nhóm phi chính thức với tổ chức
- Xung đột quyền lực
Biện pháp giải quyết xung đột
1 Xung đột giữa các nhóm phi chính thức với các nhóm chính thức
Xảy ra trong nội bộ nhóm chính thức dẫn đến hình thành những nhóm phi chính thức
để bảo vệ quyền lợi các cá nhân trong tổ chức trước những quyết định bất lợi của tổchức hoặc của nhóm chính thức đối với họ
Xung đột này thường trở nên nghiêm trọng cho tổ chức, tùy tình hình cụ thể của xungđột mà nhà quản lý có thể quyết định xóa bỏ hản nhóm phi chính thức giải pháp nàychỉ sử dụng khi thật cần thiết, còn nói chung nên nhân nhượng để đảm bảo sự ổn địnhcủa tổ chức
Ngoài ra có thể sử dụng 1 số biện pháp khác như hợp tác, tránh né xung đột, trì hoãnxung đột, có khi phải nhường nhịn để giải quyết ổn thỏa quyền lợi của nhom phichính thức
2 Xung đột giữa liên minh các nhóm phi chính thức với tổ chức
Biện pháp đề phòng:
- Kiểm soát các tổ phi chính thức
- Hướng các tổ chức phi chính thức hoạt động có lợi cho tổ chức
- Khuyến khích sự đoàn kết trong tổ chức
Biện pháp giải quyết:
- Mức thấp: Dùng giải pháp hợp tác, nhân nhượng hay nhường nhịn
- Mức cao: giải pháp cạnh tranh, nhưng trong quá trình xử lý có thể sử dụng cácgiải pháp nhẹ nhàng hoen như nhường nhịn hay hợp tác
- Giải pháp: phân quyền rõ ràng
Câu 16: Trình bày các phương pháp xử lý xung đột trong tổ chức.
1 Phương pháp cạnh tranh
Trang 12Đây là phương pháp giải quyết xung đột bằng cách sử dụng cnhr hưởng của mình.ảnh hưởng này có từ vị trí, cấp bậc, chuyên môn hoặc khả năng thuyết phục.
Áp dụng khi:
- Vấn đề được giải quyết nhanh chóng
- Người quyết định biết chắc mình đúng
- Vấn đề xung đột không phải lâu dài và định kì
- Trong nhóm đã tồn tại mâu thuẫn từ trước
- Cần tạo dựng mối quan hệ lâu dài giữa các bên
3 Phương pháp lẩn tránh
Là cách giải quyết phó mặc cho đối phương định đoạt hoặc người thú 3 định đoạt
Áp dụng khi:
- Vấn đề không quan trọng
- Vấn đề không liên quan đến quyền lợi của mình
- Hậu quả giải quyết vấn đề lớn hơn lợi ích đem lại
- Người thứ 3 có thể giải quyết vấn đề tốt hơn
4 Phương pháp nhượng bộ
Là pp xử lý xung đột bằng cách sẵn sàng hi sinh lợi ích của mình mà không đòihỏi hành động tương tự từ bên kia
Áp dụng khi:
- Giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp là ưu tiên hàng đầu
- Cảm thấy vấn đề là quan trọng với người khác hơn mình
Trang 135 Phương pháp thỏa hiệp.
Mỗi bên chịu nhường 1 bước để đi đến giải pháp mà trong đó tất cả các bên đềucảm thấy thoải mái nhất
Có 2 loại quyền lực trong tổ chức
Là quyền lực có được khi giữ 1 chức vị trong
tổ chức
Là quyền lực do các nhà lãnh đạo giành đượcniềm tin và sự tín nhiệm của những người mà
họ đang tác động
Vốn có ở cơ quan Bất kì ai ngồi vào địa vị đó
đều có được quyền lực ấy
Kết quả của quan hệ giữa lãnh đạo và cấp dưới
Bắt nguồn từ cấp trên và lan truyền xuống các
Quyền lực pháp lý là quyền lực có được do tổ
chức trao cho dưới hình thức này hay hình thức
khác
Quyền lực khuyến khích là khả năng tạo ra
động lực hành động ở đội ngũ thông qua việc
thực thi các biện pháp khuyến khích như khen,
thưởng, thăng cấp…
Quyền lực liên kết là quyền lực được tạo ra từ
Bao gồm:
Quyền lực chuyên môn là quyền lực đạt được
do có học vấn, kinh nghiệm và kỹ năng chuyênmôn của nhà quản lý
Quyền lực thông tin là quyền lực có được dokhả năng cung cấp, chia sẻ thông tin hoặc khảnăng chi phối việc cung cấp, chia sẻ thông tin.Quyền lực tư vấn thực chất là sức thuyết phụccủa một người do khả năng cung cấp các lời
