báo cáo thực tập tại bưu điện hải phòng

1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của Bưu điện Hải Phòng trước ngày 01/01/2008: Theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Bưu điện Thành phố Hải Phòng được phê duyệttại quyết định số 300/ QĐ-TCCB/HĐQ

LỜI NÓI ĐẦU

Hải Phòng là thành phố loại 1 cấp quốc gia với nhiều điều kiện thuận lợi, Hải Phòngđang không ngừng phát triển trong xu thế toàn cầu hoá, hội nhập kinh tế quốc tế Với vị thếsẵn có Hải Phòng đang phát huy tốt khả năng của mình, trong những năm qua TP HảiPhòng luôn tạo điều kiện thuận lợi, thông thoáng về cơ chế, để thu hút vốn đầu tư vào HảiPhòng Và kết quả Hải Phòng nhận được nhiều dự án lớn, là trung tâm Công nghiệp lớn ởViệt Nam, Hải Phòng luôn đảm bảo đầu mối giao thông thuỷ bộ quan trọng của quốc gia,đầu mối thương mại đường biển quan trọng trong khu vực Đông Nam Á Đồng thời, HảiPhòng còn có nhiều danh lam thắng cảnh - một điểm du lịch nổi tiếng hấp dẫn du kháchtrong và ngoài nước Trong quá trình phát triển đó, TP Hải Phòng không thể không nói đến

sự đóng góp của Bưu điện TP Hải Phòng, sự phát triển của Bưu điện TP Hải Phòng tạo tiền

đề làm cơ sở hỗ trợ cho sự phát triển của các ngành kinh tế khác

Hiện nay, trong xã hội kinh tế cạnh tranh ngày càng khốc liệt, Tập đoàn Bưu chính

Viễn thông Việt Nam nói chung và Bưu điện TP Hải Phòng nói riêng, không chỉ phải đươngđầu với các đối thủ cạnh tranh hiện tại, các đối thủ cạnh tranh trong nước mà còn đối mặtvới các doanh nghiệp nước ngoài tham gia vào thị trường Bưu chính Viễn thông và Côngnghệ thông tin Vì vậy có thể nói khách hàng là một trong những tiền đề tồn tại của Doanhnghiệp và công tác Chăm sóc khách hàng cần được chú trọng Trong những năm học tập vànghiên cứu tại Học viện, được các Thầy, Cô giáo khoa Quản trị kinh doanh trang bị chonhững kiến thức lý luận về Quản trị kinh doanh Để tạo điều kiện cho tôi nắm vững và ápdụng những lý luận đó vào trong thực tế, vì vậy, tôi được thực tập tại Bưu điện Hải Phòng,tuy nhiên, do khả năng tiếp cận thực tế còn có hạn, cùng với những điều kiện khách quankhác, nhìn tổng quan về hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác chăm sóc khách hàng tạiđơn vị Tôi xin được tổng kết những kiến thức lĩnh hội được trong quá trình thực tập tại đơn

vị thành “Báo cáo thực tập”

PHẦN I: THỰC TẬP CHUNG CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ BƯU ĐIỆN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Xuất phát từ những cơ sở giao thông liên lạc cách mạng đầu tiên được thành lập năm

1925, cùng với sự lớn mạnh của phong trào đấu tranh của nhân dân Hải Phòng, mạng lướigiao thông liên lạc từ Hải Phòng đi quốc tế; Hải Phòng với các địa phương trong cả nước đãkhông ngừng phát triển và đóng góp xứng đáng vào thắng lợi của cách mạng tháng 8/ 1945,của cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp, giải phóng hoàn toàn thành phố ngày13/5/1955 Người giao thông viên - người chiến sỹ cách mạng là hình ảnh trung tâm phảnánh mọi hoạt động của Ngành trong giai đoạn này

Trong cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp xâm lược, Hải Phòng là vùng bị địch tạmchiếm sâu, là đầu cầu có ý nghĩa vô cùng quan trọng để đẩy mạnh chiến tranh xâm lược của

kẻ thù ở chiến trường chính Bắc bộ Các chiến sỹ giao thông liên lạc cách mạng là mục tiêulùng bắt, tù đầy, bắt giết của kẻ thù Nhưng với tất cả tinh thần mưu trí, dũng cảm, mạchmáu giao thông liên lạc phục vụ kháng chiến vẫn được duy trì và phát triển ngay trong vùngđịch chiếm Máu xương của các chiến sỹ giao thông liên lạc đã góp phần giải phóng thànhphố (13/5/1955), giải phóng miền Bắc, và cũng chính đội ngũ này đã tiến vào tiếp quản cơ

sở vật chất, đặt cơ sở cho bước phát triển mới của Bưu điện Hải Phòng

Vượt qua bao khó khăn,gian khổ trong chiến tranh ,CBCNVC Bưu điện thời kỳ chống

Mỹ đã phát huy cao độ và viết tiếp truyền thống của các thế hệ đi trước bằng những chữvàng: “Trung thành, Dũng cảm, Tận tuỵ, Nghĩa tình’’ Để vượt lên nắm bắt thời cơ ,vượtqua thách thức,Bưu điện Hải phòng đã nêu cao tinh thần chủ động, sáng tạo, ngày càng xácđịnh rõ hơn chiến lược phát triển kinh tế xã hội chung của thành phố và đất nước.Truyềnthống đó được viết thêm hai chữ “Sáng tạo”

Sau ngày hoà bình lập lại, Bưu điện Thành phố Hải Phòng lại tập trung củng cố, nângcao chất lượng thông tin Bước vào thời kỳ đổi mới, Ngành Bưu điện Việt nam nói chung,Bưu điện Hải Phòng nói riêng đổi mới hoàn toàn về kỹ thuật, từ mạng thông tin analogchuyển sang mạng thông tin số, rồi áp dụng thêm các công nghệ tiên tiến trên toàn thế giới.Đây là cuộc cách mạng kỹ thuật lớn, mà muốn đứng vững và phát triển trong thời kỳ hộinhập kinh tế quốc tế, Bưu điện Hải Phòng phải tiếp tục không ngừng phát huy truyền thốnglịch sử kết hợp với sự nỗ lực không ngừng học hỏi, nâng cao năng lực chuyên môn và đạođức, tố chất của đội ngũ CBCNVC Bưu điện Thành phố Hải Phòng

Việc quyết định chia tách Bưu điện Thành phố Hải Phòng thành Viễn thông Hải Phòng

và Bưu điện Thành phố Hải Phòng ngày nay, theo quyết định số 551/ QĐ - TCCB/ HĐQT

của Chủ tịch Hội đồng quản trị Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt nam ngày 06/12/2007,

có hiệu lực từ 01/01/2008, đã mở ra 1 chặng đường mới với rất nhiều thách thức cũng như

cơ hội dành cho Bưu điện Hải Phòng Đứng tồn tại 1 cách độc lập khi không còn sự hậuthuận của các dịch vụ Viễn thông sẽ đòi hỏi CBCNVC Bưu điện Hải Phòng phải năng động,sáng tạo, tự chủ hơn nữa trong con đường tồn tại và phát triển của mình Nhưng đây cũng là

cơ hội để Bưu điện Hải Phòng trưởng thành và phát triển lớn mạnh hơn nữa

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Bưu điện Thành phố Hải Phòng

Thực hiện đổi mới mô hình tổ chức kinh doanh của Tập đoàn BCVT Việt nam, Bưuđiện Thành phố Hải Phòng thực hiện tách Bưu chính - Viễn thông từ 01/01/2008, do vậychức năng nhiệm vụ của Bưu điện Thành phố Hải Phòng cũng thay đổi kể từ mốc này

1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của Bưu điện Hải Phòng trước ngày 01/01/2008:

Theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Bưu điện Thành phố Hải Phòng được phê duyệttại quyết định số 300/ QĐ-TCCB/HĐQT ngày 16/10/1996 của Hội đồng quản trị Tổng công

ty BCVT Việt nam (nay là Tập đoàn BCVT Việt nam), Bưu điện Hải Phòng là đơn vị thànhviên hạch toán phụ thuộc Tổng công ty BCVT Việt nam (nay là Tập đoàn BCVT Việt nam).Bưu điện Thành phố Hải Phòng thực hiện 2 chức năng đồng thời, đó là vừa kinh doanh vừaphục vụ Bên cạnh mục tiêu lợi nhuận hết sức quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của

1 doanh nghiệp, Bưu điện Hải Phòng còn là công cụ đắc lực cho sự chỉ đạo của Đảng, nhànước và chính quyền các cấp, nên nhiệm vụ đặt ra phải đảm bảo phục vụ tốt nhu cầu thôngtin của các cơ quan Đảng, chính quyền ở địa phương và cấp trên, đồng thời mở rộng mạnglưới, phát triển dân trí đến các nơi vùng sâu, vùng xa, hải đảo

Bưu điện Hải Phòng thực hiện kinh doanh và phục vụ trên các lĩnh vực sau:

1) Lĩnh vực Bưu chính: Do các đơn vị: Bưu điện trung tâm, Trung tâm khai thác vận

chuyển, Bưu điện hệ 1và Bưu điện các quận, huyện, thị đảm nhiệm Nội dung kinh doanh

và phục vụ bao gồm:

- Kinh doanh các dịch vụ Bưu chính - PHBC trên địa bàn thành phố

- Quản lý, khai thác, lắp đặt, bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị, phương tiện bưu chínhtrên địa bàn

- Kinh doanh vật tư, thiết bị bưu chính, viễn thông liên quan đến dịch vụ do đơn vị cungcấp

- Tổ chức phục vụ thông tin đột xuất theo yêu cầu của các cấp uỷ đảng, chính quyền địaphương và cấp trên

- Khai thác, vận chuyển bưu phẩm, bưu kiện, báo chí đến các Bưu điện quận, huyện, thịtrên địa bàn thành phố.

- Kinh doanh các ngành nghề khác khi được Tập đoàn cho phép

2) Lĩnh vực Viễn thông: Do các đơn vị, Trung tâm Viễn Thông 1, Trung tâm Viễn

Thông 2 Trung tâm Viễn Thông 3 Trung tâm Tin Học Nội dung kinh doanh, phục vụ baogồm:

- Chủ quản kinh doanh dịch vụ điện thoại và các dịch vụ viễn thông khác trên mạngPSTN do đơn vị cung cấp trên phạm vi toàn thành phố

- Quản lý, vận hành, lắp đặt, bảo dưỡng, sửa chữa và khai thác các mạng viễn thông củaBưu điện Thành phố ; Quản lý, bảo dưỡng các cột cao ATENENA chuyên ngành của Bưuđiện Thành phố

- Tổ chức phục vụ thông tin đột xuất theo yêu cầu của các cấp uỷ đảng, chính quyền địaphương và cấp trên

- Kinh doanh vật tư, thiết bị viễn thông liên quan đến dịch vụ do Công ty cung cấp

- Kinh doanh các dịch vụ: Điện báo, Telex, nhắn tin, điện thoại di động, truyền số liệu,

vô tuyến nội vùng và các dịch vụ viễn thông khác

- Kinh doanh các ngành nghề khác khi được Tập đoàn cho phép

3) Các lĩnh vực khác: Do các đơn vị: Công ty cổ phần dịch vụ xây lắp Bưu điện, Trung

tâm tin học, Nhà nghỉ Cát bà đảm nhiệm Nội dung kinh doanh phục vụ bao gồm:

- Lập dự án đầu tư

- Tư vấn đấu thầu và hợp đồng kinh tế

- Khảo sát xây dựng các công trình viễn thông

- Thiết kế các công trình chuyên ngành Bưu chính Viễn thông, các công trình kiến trúcvừa và nhỏ

- Cung cấp các dịch vụ tin học trên địa bàn thành phố

- Kinh doanh nhà nghỉ tại Nhà nghỉ Cát bà

1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của Bưu điện Hải Phòng từ 01/01/2008 đến nay:

Bưu điện Thành phố Hải Phòng ngày nay được thành lập theo quyết định số 551/ QĐ TCCB/ HĐQT của Chủ tịch Hội đồng quản trị Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt namngày 06/12/2007, có hiệu lực từ 01/01/2008, theo đó Bưu điện Hải Phòng là đơn vị hạchtoán phục thuộc Tổng công ty Bưu chính Việt nam, trên cơ sở tổ chức lại các đơn vị kinh

-doanh dịch vụ Bưu chính, phát hành báo chí của Bưu điện Thành phố Hải Phòng sau khithực hiện chia tách bưu chính viễn thông trên địa bàn tỉnh, thành phố.

Tên gọi: Bưu điện Thành phố Hải Phòng

Trụ sở chính: Số 5 Nguyễn Tri Phương - Hồng Bàng - Hải Phòng

Điện thoại: 0313.823010

Fax: 031.3823004 Website: haiphongpost.com.vn

Bưu điện Hải Phòng có con dấu riêng theo tên gọi, được đăng ký kinh doanh, được mởtài khoản tại ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam Chức năng nhiệm vụ của Bưu điện HảiPhòng bao gồm:

+ Thiết lập, quản lý, khai thác và phát triển mạng bưu chính công cộng trên địa bànthành phố đồng thời mở rộng mạng lưới phát triển dân trí đến các nơi vùng sâu, vùng xa, hảiđảo

+ Cung cấp các dịch vụ bưu chính công ích theo quy hoạch, kế hoạch phát triển bưuchính của Tổng Công ty và những nhiệm vụ công ích khác do Tổng Công ty giao hoặc cơquan Nhà nước có thẩm quyền yêu cầu;

+ Khi thực hiện các yêu cầu thông tin đột xuất trong trường hợp thiên tai, địch hoạ, anninh quốc gia xảy ra trên địa bàn tỉnh, Bưu điện tiếp nhận yêu cầu của cơ quan Đảng vàchính quyền địa phương và triển khai thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ được giao

+ Kinh doanh các dịch vụ bưu chính dùng riêng theo quy định của Tổng Công ty và cơquan Nhà nước có thẩm quyền cũng như các dịch vụ bưu chính, chuyển phát, phát hành báochí, tài chính, ngân hàng trong và ngoài nước trên địa bàn thành phố;

+ Hợp tác với các doanh nghiệp viễn thông cung cấp, kinh doanh các dịch vụ viễnthông, công nghệ thông tin trên địa bàn thành phố;

+ Tư vấn, nghiên cứu, đào tạo và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong lĩnh vựcbưu chính, chuyển phát;

+ Tổ chức kinh doanh các ngành nghề khác theo quy định của pháp luật và được TổngCông ty cho phép

1.3 Cơ cấu tổ chức của Bưu điện Hải Phòng

Xét trong giai đoạn 5 năm (2006 - 2010), mô hình tổ chức của Bưu điện Thành phố HảiPhòng đã lấy mốc ngày 01/01/2008 để chia ra làm 2 giai đoạn khác nhau, từ 01/01/2006 đếntrước ngày 01/01/ 2008 Bưu điện Thành phố Hải Phòng có cơ cấu bao gồm cả bộ máy quản

lý, cung cấp các dịch vụ Viễn thông, và từ 01/1/2008 đến nay, Bưu điện Hải Phòng đã được

Giám Đốc

Phó Giám Đốc

P Bưu chính PHBC P Viễn thông - Tin học P Đầu tư - XDCB P Kế toán TKTC P TCCB - LĐTL P Hành chính - QT P Kiểm toán

Phó Giám Đốc

Bưu Điện Trung Tâm Trung Tâm Khai thác - Vận chuyển Công ty Điện thoại Công ty Viễn thông Bưu Điện 02 quận: Đồ Sơn, Kiến An; 07 huyện: Thuỷ Nguyên, An Dương, An Lão, Tiên Lãng, Vĩnh Bảo, Kiến Thuỵ, Bạch Long Vĩ Bưu Điện hệ I Trung tâm Tin học C.ty CP DV Xây lắp BĐ

Bộ máy quản lý và giúp việc

Đơn vị trực thuộc

Phó Giám Đốc

Kế toán trưởng

tách ra thành Bưu điện Hải Phòng (mới) và Viễn thông Hải Phòng theo mô hình tổ chức

kinh doanh mới của Tập đoàn BCVT Việt nam

1.3.1 Cơ cấu tổ chức của Bưu điện Hải Phòng từ năm 2006 đến 01/01/2008:

Cơ cấu tổ chức của Bưu điện Hải Phòng được chia thành 2 bộ phận: Bộ máy quản lý

bao gồm: Giám đốc, 3 Phó giám đốc, Kế toán trưởng, các phòng ban chức năng; Các đơn vị

kinh tế trực thuộc, hạch toán phụ thuộc bao gồm: Các công ty, trung tâm và các Bưu điện

quận, huyện, thị trên địa bàn thành phố Có thể thấy rõ cơ cấu tổ chức của Bưu điện Hải

Phòng qua sơ đồ dưới đây (Hình 1.1)

Hình 1.1: Sơ đồ mô hình tổ chức của BĐ Hải Phòng từ 2006 đến trước 01/01/2008

Phòng KTTK-TC

Tổ Chuyên Viên

Bưu Điện Trung tâm 2,Kiến An; 07 huyện: Thuỷ Nguyên, An Dương, An Lão, Tiên Lãng, Vĩnh Bảo, Cát Hải Bạch Long Vĩ Bưu điện

1.3.2 Cơ cấu tổ chức của Bưu điện Hải Phòng từ 01/01/2008 đến nay:

Theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Bưu điện Hải Phòng được phê duyệt tại quyết định số551/QĐ-TCCB/HĐQT ngày 06/12/2007 của Hội đồng quản trị Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt

Nam, Bưu điện Hải Phũng là đơn vị thành viên của Tổng công ty Bưu chính Việt Nam

Căn cứ QĐ số 29/QĐ_TCLĐ ngày 7/12/2007 của Tổng công ty Bưu chính Việt Nam về việcban hành Điều lệ tổ chức và hoạt động của Bưu điện Hải Phòng

Bưu điện thành phố chịu sự điều hành nghiệp vụ của tổng công ty Bưu chính Việt Nam Bưuđiện huyện, bưu điện thị xã (thành phố thuộc tỉnh) chịu sự điều hành trực tiếp của Bưu điện thành

phố Bưu điện huyện, thị xã (thành phố thuộc tỉnh) trực tiếp điều hành mạng lưới và chỉ đạo nghiệp

vụ bưu chính thuộc phạm vị quản lý theo quy định của Bưu điện thành phố và Tổng công ty Bưu

chính Việt Nam Có thể thấy rõ cơ cấu tổ chức của Bưu điện Hải Phòng qua sơ đồ dưới đây

Hình 1.2: Sơ đồ mô hình tổ chức của BĐ Hải Phòng từ 01/01/2008 đến nay

1.3.2.1 Bộ máy quản lý bao gồm:

Giám đốc Bưu điện Hải Phòng, Phó giám đốc, Kế toán trưởng, đồng thời có bộ máygiúp việc cho giám đốc

a Giám đốc:

+ Chức năng:

Giám đốc Bưu điện thành phố do Tổng giám đốc Tổng Công ty Bưu chính Việt nam bổnhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật sau khi có ý kiến chấp thuận bằng văn bản củaHội đồng quản trị Tập đoàn; là người có quyền quản lý và điều hành cao nhất, đại diện theopháp luật của đơn vị, chịu trách nhiệm trước Tổng công ty và trước pháp luật về quản lý vàđiều hành hoạt động của đơn vị trong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ được quy định tạiĐiều lệ hoạt động và các văn bản quy định khác của Tổng công ty

+ Nhiệm vụ:

- Quản lý, ban hành các quy định phân cấp, sử dụng có hiệu quả vốn, đất đai, tài nguyên

và các nguồn lực khác theo uỷ quyền của Tổng công ty, điều chỉnh nguồn lực cho các đơn

vị trực thuộc;

- Tổ chức, điều hành kế hoạch sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ công ích trongtoàn đơn vị; Xây dựng trình Tổng công ty quyết định và tổ chức thực hiện quy hoạch, kếhoạch dài hạn hàng năm, đổi mới công nghệ và trang thiết bị, dự án đầu tư phát triển mới,đầu tư chiều sâu, dự án hợp tác đầu tư của đơn vị Quyết định chương trình hoạt độngSXKD cũng như đào tạo

- Làm chủ đầu tư, quyết định đầu tư, duyệt quyết toán sử dụng nguồn vốn đầu tư, cáccông trình theo uỷ quyền, phân cấp của Tổng công ty Ký kết hợp đồng kinh tế với các đốitác theo phân cấp hoặc uỷ quyền của Tổng công ty Quyết định các biện pháp tuyên truyền,quảng cáo, tiếp thị, khuyến khích mở rộng kinh doanh trong phạm vi thẩm quyền của mình

- Đề nghị Tổng giám đốc Tổng công ty quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng,

kỷ luật Phó giám đốc, Kế toán trưởng của Bưu điện thành phố Quyết định bổ nhiệm, miễnnhiệm, điều chuyển trưởng, phó và kế toán trưởng các đơn vị trực thuộc, trưởng, phó cácphòng, ban quản lý và các chức danh tương đương; Thực hiện việc khen thưởng, kỷ luật đốivới cán bộ công nhân viên theo pháp luật của Nhà nước và quy định phân cấp của Tổngcông ty

- Trình tổng công ty quyết định cử người tham gia các tổ chức bưu chính quốc tế, đicông tác, học tập ở nước ngoài

- Lập phương án đề nghị Tổng công ty xem xét, quyết định thành lập, tổ chức lại, giảithể các đơn vị sản xuất và quản lý trực thuộc cú con dấu riêng Quyết định việc thành lập, tổchức lại, giải thể các đơn vị quản lý và sản xuất theo hướng dẫn của Tổng công ty Xây dựng,

sửa đổi và đề nghị Tổng công ty phê duyệt Điều lệ tổ chức và hoạt động của Bưu điện thànhphố.

- Sử dụng lao động ở Bưu điện thành phố, chịu trách nhiệm trước Tổng công ty vàtrước pháp luật về việc ký kết, thực hiện chấm dứt hợp đồng lao động đối với người laođộng ở Bưu điện thành phố theo kế hoạch lao động được Tổng công ty phê duyệt Chọn, kýkết, sử dụng và chấm dứt hợp đồng với lao động thuê khoán; Quyết định mức trả thù laocho lao động thuê khoán trên cơ sở đảm bảo hiệu quả kinh doanh của đơn vị và quy địnhcủa Tổng công ty

- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy lao động của Bưu điện thành phố, tổ chức xâydựng, ký và thực hiện thoả ước lao động tập thể theo quy định của pháp luật về lao động.Quyết định các biện pháp tổ chức lao động khoa học trong sản xuất kinh doanh để đạt hiệuquả kinh tế cao cho đơn vị

- Quyết định việc lựa chọn các hình thức trả lương, thưởng Quyết định bậc lương chongười lao động trên cơ sở hướng dẫn của Tổng Công ty, trừ việc xếp bậc lương có mứclương tương đương chuyên viên chính từ bậc 4/6 trở lên và cán bộ thuộc diện Tổng Công tyquản lý

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, phục vụ theo quy định của Tổng Công ty vàcác yêu cầu bất thường khác Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ và trích lập các quỹ đơn vị theoquy định của Nhà nước, Tổng Công ty và địa phương

- Tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong đơn vị; chịu sự kiểm tra, kiểm soát của Tổng Công

ty và các cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền đối với việc quản lý và điều hành củamình Được quyết định áp dụng các biện pháp vượt thẩm quyền của mình trong các trườnghợp khẩn cấp (thiên tai, địch hoạ, hoả hoạn, sự cố) và chịu trách nhiệm về quyết định đó,đồng thời báo cáo Tổng Công ty

b Phó Giám đốc và Kế toán trưởng:

+ Chức năng, nhiệm vụ:

- Phó Giám đốc, Kế toán trưởng của Bưu điện thành phố do Tổng Giám đốc Tổng Công

ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Giám đốc Bưu điện thànhphố

- Phó Giám đốc là người giúp GĐ quản lý, điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạtđộng của đơn vị theo phân công và uỷ quyền của Giám đốc; chịu trách nhiệm trước Giámđốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công hoặc uỷ quyền

- Kế toán trưởng là người giúp Giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toáncủa đơn vị; giúp Giám đốc giám sát tài chính tại đơn vị theo pháp luật về tài chính, kế toán;chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công hoặc uỷ quyền.

- Mức lương của Phó Giám đốc, Kế toán trưởng do Tổng Giám đốc Tổng Công ty quyếttheo đề nghị của Giám đốc Bưu điện thành phố

c Bộ máy giúp việc với các phòng ban chức năng gồm có:

- Phòng Kinh doanh Viễn thông tin học; Phòng kinh doanh Bưu chính, Phòng Kế hoạch

- Đầu tư; Phòng Kế toán Thống kê - Tài chính, Phòng Hành chính - Tổ chức; Tổ Tổng hợp;

Tổ Đoàn Thể

- Bộ máy giúp việc của Bưu điện thành phố gồm các bộ phận (phòng, tổ) chuyên mônnghiệp vụ và các chuyên viên giúp Giám đốc trong việc quản lý và điều hành công việc,chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nội dung và công việc được giao

- Nhiệm vụ, mối quan hệ cụ thể giữa các bộ phận CMNV được quy định tại quy chếquản lý nội bộ của Bưu điện thành phố do Giám đốc quyết định Trong quá trình hoạt động,Giám đốc có quyền quyết định thay đổi cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các bộphận CMNV phù hợp với nhu cầu hoạt động của Bưu điện thành phố và theo quy định củaTổng Cty

1.3.2.2 Các đơn vị kinh tế trực thuộc, hạch toán phụ thuộc gồm có :

08 Bưu điện quận, huyện (An Dương, An Lão, Tiên Lãng, Vĩnh Bảo, Cát Hải, BạchLong Vỹ, Kiến An, Thuỷ Nguyên), Bưu điện trung tâm, Trung tâm khai thác vậnchuyển,Bưu điện trung tâm 2

*Chức năng:

Bưu điện quận, huyện, thị xã là đơn vị cơ sở hạch toán phụ thuộc Bưu điện Hải Phòng,

là một bộ phận cấu thành của hệ thống tổ chức và hoạt động của Bưu điện Hải Phòng, hoạtđộng kinh doanh và hoạt động công ích cùng các đơn vị cơ sở khác trong một dây chuyềncông nghệ Bưu chính liên hoàn, có mối quan hệ mật thiết với nhau về tổ chức mạng lưới, lợiích kinh tế, phát triển dịch vụ Bưu chính- PHBC, dịch vụ tài chính Bưu chính, các dịch vụViễn thông - công nghệ thông tin để thực hiện những mục tiêu, kế hoạch do Bưu điện thànhphố giao

* Nhiệm vụ:

1 Tổ chức, xây dựng, vận hành và khai thác mạng lưới Bưu chính, PHBC, TKBĐ, dịch

vụ Viễn thông - CNTT để kinh doanh và phục vụ theo quy hoạch, kế hoạch và phươnghướng phát triển do Giám đốc Bưu điện thành phố trực tiếp giao, đảm bảo thông tin liên lạc

phục vụ sự chỉ đạo của cơ quan Đảng, Chính quyền các cấp, phục vụ yêu cầu thông tintrong đời sống kinh tế, xã hội của các ngành và Nhân dân trên địa bàn nhằm hoàn thành kếhoạch được giao.

2 Quản lý nghiệp vụ, tổ chức kinh doanh và phục vụ cỏc dịch vụ Bưu chính, dịch vụ

Tài chính Bưu chính

3 Quản lý nghiệp vụ, tổ chức kinh doanh các dịch vụ Viễn thông công cộng tại các

điểm giao dịch, các điểm Bưu điện văn hoá xã, các Đại lý Bưu điện và thực hiện dịch vụ hỗtrợ kinh doanh Viễn thông trên địa bàn quận, huyện, thị xã thông qua hợp đồng như: Chấpnhận hợp đồng hoà mạng di dộng, phát triển thuê bao cố định, phát triển Internet(MegaVNN, FTTH), VipTV, phát triển các dịch mới, thu cước Viễn thông, bán các loại thẻdịch vụ Viễn thông

4 Kinh doanh thiết bị vật tư Bưu chính Viễn thông liên quan đến dịch vụ do đơn vị

cung cấp

5 Kinh doanh các ngành nghề khác khi được Tổng công ty và Bưu điện thành phố cho

phép

6 Có trách nhiệm mở đầy đủ các loại sổ sách kế toán theo dõi chính xác, đầy đủ toàn

bộ tài sản, vật tư, tiền vốn mà đơn vị được quản lý, theo dõi mọi hoạt động kinh tế, thựchiện chế độ hạch toán, báo cáo chế độ kế toán thống kê tài chính theo quy định của Bưuđiện thành phố và các quy chế quản lý tài chính theo quy định của pháp luật

CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH

TẠI BƯU ĐIỆN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG 2.1 Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh

Thị trường BCVT hiện nay trên thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt, đặc biệt làkhi các dịch vụ cung cấp không còn có sự khác biệt nhiều giữa các doanh nghiệp cung cấpdịch vụ, thì các hoạt động Marketing ngày càng đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tếthị trường có mức độ cạnh tranh cao Trong hoàn cảnh hiện nay (tính riêng 2 năm 2009 và2010), chúng ta thấy rằng các nhà cung cấp dịch vụ liên tục đưa ra nhiều chiến dịch quảngcáo, khuyến mại rầm rộ

Trong xu hướng đó, Bưu điện Thành phố Hải Phòng cũng đang chú trọng đến các hoạtđộng Marketing, tuy nhiên do đặc thù, quy mô của bộ máy tổ chức nhân sự hiện nay, việcxây dựng và triển khai 1 chiến lược marketing còn chưa được hoàn thiện, cụ thể là chưa có

1 bộ phận làm marketing chuyên nghiệp, thống nhất, các hoạt động marketing mới chỉ mangtính ngắn hạn, nhỏ lẻ và mới chỉ ở phạm vi theo sát với dịch vụ cung cấp Hơn nữa các hoạtđộng này lại phụ thuộc rất lớn vào các chính sách của Tập đoàn BCVT Việt nam, và củaTổng công ty Bưu chính Việt nam giao xuống Do vậy chưa phát huy được hết thế mạnhcủa Bưu điện Hải Phòng Ta có thể thấy rõ các yếu tố ảnh hưởng, tiềm lực và tình hình hoạtđộng SXKD của Bưu điện Hải Phòng thông qua các đặc điểm sau:

2.1.1 Sơ lược về môi trường kinh doanh

Thành phố Hải Phòng là thành phố đô thị loại 1 trực thuộc trung ương, trong nhữngnăm qua, cùng với các chiến lược thu hút đầu tư, phát triển thành phố của Chính phủ vàLãnh đạo Thành phố đã tạo điều kiện rất thuận lợi cho các doanh nghiệp phát triển, đặc biệt

là các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài Hải Phòng có nhiều khu công nghiệp lớnnhư : Khu công nghiệp NOMURA, khu công nghiệp Đình Vũ, Khu công nghiệp Minhđức Cùng với những thuận lợi là 1 cổng cảng lớn của cả nước, có sân bay Cát bi, có quốc

lộ 5, quốc lộ 10 đi qua đã làm cho sự thông thương cả về đường không, đường bộ và đườngthuỷ đều rất thuận lợi đã thúc đẩy kinh tế Hải Phòng phát triển mạnh mẽ

2.1.2 Các ngành nghề được phép kinh doanh

1 Thiết bị, quản lý, khai thác và phát triển mạng Bưu chính công cộng, cung cấp các dịch

vụ Bưu chính công ích theo chiến lược, quy hoạch, kế hoạch do Tổng Công ty giao;

2 Cung cấp các dịch vụ Bưu chính công ích khác theo yêu cầu của cơ quan Nhà nước cóthẩm quyền hoặc Tổng Cụng ty giao;

3 Kinh doanh các dịch vụ Bưu chính dành riêng theo quy định của cơ quan Nhà nước cóthẩm quyền và Tổng Công ty;

4 Kinh doanh các dịch vụ Bưu chính, phát hành báo chí, chuyển phát trong và ngoài nước;

5 Tham gia các hoạt động cung cấp các dịch vụ Bưu chính Quốc tế và các dịch vụ kháctrong khuôn khổ các điều ước Quốc tế trong lĩnh vực Bưu chính mà Việt Nam ký kết, gianhập khi được Nhà nước và Tổng Công ty cho phép;

6 Hợp tác với các doanh nghiệp Viễn thông để cung cấp, kinh doanh dịch vụ Viễn thông vàCông nghệ thông tin;

7 Tư vấn, nghiên cứu, đào tạo, dạy nghề và ứng dụng các tiến bộ khoa học, công nghệ

trong lĩnh vực Bưu chính;

8 Kinh doanh các dịch vụ môi trường mạng theo quy định của pháp luật;

9 Kinh doanh các dịch vụ Bảo hiểm, Tài chính, Ngân hàng theo quy định của Pháp luật;

10 Kinh doanh vận tải hành khách, vận tải hàng hoá theo quy định của Pháp luật;

11 Kinh doanh các dịch vụ Logistics;

12 Mua, bán, sửa chữa xe và vật tư, thiết bị xe, máy;

13 Mua, bán, đại lý mua, đại lý bán các loại hàng hoá và dịch vụ của các tổ chức, cá nhântrong và ngoài nước theo quy định của Pháp luật;

14 Xuất khẩu, nhập khẩu vật tư, thiết bị Bưu chính Viễn thông; Công nghệ thông tin, thiết

bị văn phòng và các loại hàng hoá, dịch vụ khác;

15 Cho thuê máy móc thiết bị, phương tiện vận tải theo quy định của Pháp luật;

16 In, sao bản ghi các loại; xuất bản, kinh doanh xuất bản phẩm;

17 Kinh doanh bất động sản, cho thuê văn phũng;

18 Kinh doanh nhà hàng, khách sạn, dịch vụ du lịch, quảng cáo;

19 Tư vấn, nghiên cứu thị trường; xây dựng, lưu trữ và khai thác cơ sở dữ liệu theo quyđịnh của pháp luật;

20 Thiết kế, xây dựng công trình, hạng mục công trình trong lĩnh vực Bưu chính, Viễnthông;

21.Kinh doanh các ngành, nghề khác theo quy định của Pháp luật và Tập đoàn BCVT; TổngCông ty Bưu chính Việt nam

(Trích quyết định số 551/ QĐ - TCCB/ HĐQT của Chủ tịch Hội đồng quản trị Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt nam ngày 06/12/2007)

2.1.3 Cơ sở vật chất và kỹ thuật

Trước khi bước vào chia tách (31/12/2007), nguyên giá Tài sản cố định của Bưu điệnThành Phố Hải Phòng là 376,550 tỷ đồng Bưu chính – Phát hành báo chí chiếm 54,595 tỷ,với 14,700 tỷ là Tài sản cố định đặc thù; Viễn thông là 321,955 tỷ, với 273.622 tỷ là Tàisản cố định đặc thù; thuộc Tài sản cố định khác là 45,291 tỷ

2.1.4 Mạng lưới cung cấp dịch vụ

Địa bàn thành phố Hải Phòng hiện nay được chia theo địa giới hành chính bao gồm: 6quận: Hồng Bàng, Lê Chân, Ngô Quyền, Hải An, Dương Kinh, Kiến An, Đồ Sơn; 8 huyện:Thuỷ Nguyên, An Dương, An Lão, Tiên Lãng, Vĩnh Bảo, Kiến Thuỵ, Cát Hải, Bạch Long

Vĩ

Mạng vận chuyển của Bưu điện Hải Phòng được chia làm 2 loại là đường thư cấp 2 nốigiữa Trung tâm khai thác vận chuyển tới các Bưu điện quận, huyện, thị; đường thư cấp 3 làđường thư giữa Bưu cục cấp 2 tới các Bưu cục cấp 3 của các Bưu điện quận, huyện, thị, và

từ Bưu điện Trung tâm tới các Bưu cục trong 3 quận nội thành: Lê Chân, Hồng Bàng, NgôQuyền Ta có bảng số liệu về đường thư như sau:

200 9

201 0

201 1

Số lượng điểm giao dịch của Bưu điện Hải Phòng được thể hiện qua bảng sau:

(Nguồn : Phòng kinh doanh Bưu chính- Bưu điện Hải Phòng) 2.1.5 Các dịch vụ hiện đang cung cấp

1 Dịch vụ Tài chính Bưu chính:

- Dịch vụ chuyển tiền nhanh, thư chuyển tiền, điện hoa

- Dịch vụ Tiết kiệm Bưu điện

- Dịch vụ đại lý bảo hiểm nhân thọ (Prevoid) và phi nhân thọ (PTI)

2 Dịch vụ Phát hành báo chí các loại

3 Dịch vụ Bưu chính chuyển phát

- Đại lý chuyển phát nhanh EMS

- Dịch vụ chuyển phát nhanh VExpress

- Dịch vụ Bưu phẩm, Bưu kiện

4 Các dịch vụ Bưu chính công ích

5 Đại lý các dịch vụ viễn thông :

- Thu cước viễn thông, viễn thông tại giao dịch

- Dịch vụ bán Sim, thẻ viễn thông

- Các dịch vụ hoà mạng, chuyển đổi thuê bao

6 Các dịch vụ thu hộ

7 Dịch vụ kinh doanh nhà hàng, khách sạn

8 Dịch vụ về CNTT : - Lập website, lập trình phần mềm ứng dụng

- Bảo trì bảo dưỡng hệ thống.

- Bảo mật, an ninh mạng, cứu hộ máy tính

- Liên kết đào tạo trực tuyến

2.2 Kết quả hoạt động SXKD của Bưu điện Hải Phòng

Kết quả thực hiện kế hoạch các dịch vụ Bưu điện HP trong 03 năm 2009/2010/2011

TÍNH

NĂM 2009

NĂM 2010

NĂM 2011

2 PHBC công ích Tờ, cuốn 5.696.702 4.386.980 4.386.980

3 PHBC kinh doanh Tờ, cuốn x 5.525.497 7.587.461

5 Chuyển tiền (Số tiền

chuyển)

Triệu đồng 317.495 318.970 735.890

6 Số tiền huy động TKBĐ Triệu đồng 610.022 278.947 990.358

7 Số tiền thu cước của

(Nguồn : Phòng Kế hoạch đầu tư - Bưu điện Thành phố Hải Phòng )

Nhìn chung, doanh thu kinh doanh các loại dịch vụ của Bưu điện đều tăng qua cácnăm Năm 2009, doanh thu BCVT chỉ là 82.062triệu đồng thì đến năm 2011 đạt 94.021triệuđồng Hoạt động tài chính và thu nhập khác của Bưu điện cũng tăng lên đáng kể, cụ thể hoạtđộng tài chính của Bưu điện năm 2009 là 295 triệu đồng thì đến năm 2011đạt được 670triệu đồng Với thu nhập khác của Bưu điện cũng tương tự từ 1 triệu đồng của năm 2009 đãtăng lên 100 triệu đồng ở năm 2011 Như vậy để thấy được kết quả hoạt động sản xuất kinhdoanh của Bưu điện Hải Phòng có xu hướng đi lên và sẽ còn tiếp tục tăng lên trong các nămtiếp theo

CHƯƠNG III : ĐÁNH GIÁ MỘT SỐ CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ KINH DOANH

TẠI BƯU ĐIỆN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG 3.1 Công tác tổ chức sản xuất

Công tác tổ chức sản xuất tại Bưu điện Thành phố Hải Phòng dựa trên cơ sở địa danhhành chính và phân mảng quản lý dịch vụ Giám đốc Bưu điện Thành phố trao quyền choGiám đốc các đơn vị trực thuộc chủ động bố trí dây truyền sản xuất trong đơn vị mình quảnlý

Tổ chức mạng bưu chính đáp ứng nhu cầu thị trường

Phân công lao động hợp lý từng dây chuyền sản xuất

3.2 Công tác kế hoạch

Hàng năm, trong các kỳ xây dựng kế hoạch, Bưu điện Thành phố Hải Phòng căn cứ vànhu cầu thị trường trên địa bàn, khả năng nguồn lực tại đơn vị của mình và các mục tiêuđịnh hướng cụ thể của Tổng công ty Bưu chính Việt nam, đồng thời kết hợp với việc phântích đánh giá những nhân tố mới có thể phát sinh trong kỳ kế hoạch cũng như năm kế hoạch

để xây dựng các hạng mục kế hoạch đã quy định

Hệ thống kế hoạch:

- Kế hoạch phát triển mạng lưới Bưu chính - Viễn thông đảm bảo chất lượng dịch vụbưu chính đáp ứng nhu cầu của địa phương trước mắt và lâu dài Đảm bảo tính kinh tế tiếtkiệm chi phí hợp lý

- Kế hoạch đầu tư và xây dựng cơ bản Chỉ tiêu này đảm bảo trực tiếp yêu cầu của sảnxuất kinh doanh để huy động và sử dụng vốn có hiệu quả, đảm bảo chất lương

- Kế hoạch sản lượng và doanh thu: xác định sản lượng kế hoạch, xác định doanh thucước bưu chính - viễn thông

- Kế hoạch tuyển dụng lao động và tiền lương Thể hiện sản lượng chất lượng lao độngcần thiết cho tất cả các yêu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị Định mức laođộng , cân đối giữa người cần tăng thêm thay thế số người nghỉ hưu, chuyển công tác

- Kế hoạch đào tạo

- Kế hoạch bảo hộ lao động

- Kế hoạch chi phí

3.3 Công tác quản trị nhân sự

Chức năng này do phòng Tổ chức hành chính trực tiếp tham mưu, giúp việc cho Giámđốc

3.3.1 Xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực

Kế hoạch nguồn nhân lực được thực hiện sau cùng so với các kế hoạch khác của Bưuđiện Thành phố trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh của Tổng công ty giao, hệ thốngđịnh mức lao động đang áp dụng tại đơn vị, thực tế sử dụng lao động tại các đơn vị trựcthuộc trong năm trước

Kế hoạch sản xuất kinh doanh, phát triển mạng lưới bưu chính viễn thông (mạng đường thư, mạng bưu cục…) của Tổng công ty giao cũng như kế hoạch, chiến lược kinh doanh của đơn vị: Là cơ sở quan trọng, giúp cho đơn vị có định hướng cụ thể cho việc định

biên lao động cả về mặt số lượng và chất lượng Số lao động từng loại được tính dựa trêntiêu chuẩn định biên, định mức lao động của nhà nước, của ngành và của đơn vị Trong kếhoạch lao động bao gồm các chỉ tiêu :

- Tổng số lao động cần thiết theo định mức (Lao động công nghệ, lao động quản lý,lao động bổ trợ)

- Tổng số LĐ kế hoạch (Trực tiếp sản xuất, Quản lý Bưu điện, Quản lý sản xuất khỏcứng với các trình độ Đại học, Trung học, Công nhân)

- Tổng số lao động ngoài dây chuyền sản xuất

- Lao động thuê ngoài

Hệ thống định mức lao động đang áp dụng tại đơn vị: cùng với các chỉ tiêu của những

kế hoạch khác như kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch phát triển mạng lưới sẽ là căn

cứ để các đơn vị và Bưu điện Thành phố tính toán xem cần bao nhiêu lao động với trình độ,phẩm chất, kỹ năng như thế nào để có thể hoàn thành khối lượng công việc được giao trongnăm kế hoạch

Thực tế sử dụng lao động tại các đơn vị trực thuộc trong năm trước: Giúp đơn vị xác

định mức độ đáp ứng của số lượng lao động hiện có đối với kế hoạch sản xuất kinh doanh:mỗi loại lao động thừa hay thiếu bao nhiêu? Cần phải có thêm những phẩm chất, kỹ năngnào? Đơn vị sẽ bắt đầu từ việc thu thập và phân tích các số liệu đến 31/12 năm trước về quy

mô lao động (lao động thực tế và lao động định biên), cơ cấu lao động theo trình độ, giớitính, độ tuổi, chức năng, theo hình thức hợp đồng lao động… số lượng tuyển dụng trong

năm, số lượng thuyên chuyển, sa thải, nghỉ hưu…

* Quy mô lao động của Bưu điện Hải Phòng qua 1 số năm như bảng sau:

Năm

LĐ

% tăng trưởng

LĐ

% tăng trưởng

LĐ

% tăng trưởng

LĐ

% tăng trưởng

LĐ

% tăng trưởng

Tổng

LĐ 1360 4,61 1356 0,15 1303 -2.9 433 0,23 437 0.15

(Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính Bưu điện Hải Phòng )

* Cơ cấu lao động theo trình độ chuyên môn:

Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011

(Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính Bưu điện Hải Phòng )

Qua phân tích cơ cấu lao động của Bưu điện theo trình độ và độ tuổi lao động trong 3năm gần đây có thể nhận thấy rằng

- Trình độ của CBCNV Bưu điện được nâng cấp lên đáng kể, nhất là trong năm 2009

So với năm 2007 thì trình độ Đại học và trên Đại học, cao đẳng tăng 3,72%, trình độ Trunghọc giảm 0,79%, trình độ công nhân giảm 2,93%

3.3.2 Công tác tuyển dụng nguồn nhân lực

Công tác tuyển dụng nhân lực tại Bưu điện Hải Phòng được thực hiện như sau:

- Căn cứ tuyển dụng lao động: Kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh, bảo đảm

các yêu cầu về tăng năng suất lao động và qui hoạch phát triển nguồn nhân lực củaBưu điện thành phố kết hợp với Kế hoạch tuyển dụng lao động hàng năm đó đượcTổng Công ty Bưu chính Việt Nam phê duyệt

- Tính toán số lượng lao động cần tuyển dụng: Việc tính toán số lượng lao động cần

tuyển được BĐ Thành Phố căn cứ vào kết quả dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trongnội dung kế hoạch hoá nhân lực

3.3.3 Công tác tổ chức lao động

Tháng 1 năm 2008, theo mô hình tổ chức mới Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinhdoanh của ngành Bưu điện, Bưu điện thành phố Hải Phòng đó xây dựng, ban hành lại, tổchức thực hiện Nội quy lao động theo Quyết định số 770/QĐ-BDHP, ngày 10/7/2008.Trong đó nêu từ những nội dung thuộc về công tác tổ chức lao động ở Bưu điện Hải Phòngnhư sau:

3.3.3.1 Phân công lao động

Do đặc điểm chung của sản xuất kinh doanh BC là lượng tải đi - đến - qua không đồngđều, sản phẩm Bưu điện nói chung và bưu chính nói riêng không có thứ phẩm, mạng thôngtin trải rộng; trong công tác phân công lao động, Bưu điện Hải Phòng đó thực hiện phâncông lao động cá biệt bằng các hình thức sau:

Phân công lao động toàn năng: Ở những nơi có lượng tải nhỏ như các Bưu điện khu

vực, huyện, thị trấn và đối với những lao động làm nhiệm vụ thay thế, nghỉ bù, nghỉ phép người lao động sẽ kiêm nhiệm chức năng của một công việc và một số chức năng công việckhác gọi là phân công lao động toàn năng

Phân công lao động chuyên nghề: Áp dụng ở các bưu cục có khối lượng tương đối

lớn nhưng chưa đủ mức để phân công chuyên sâu Trong hình thức này có các chức danhsau: Công nhân khai thác Bưu chính (khai thác Bưu chính - Phát hành báo chí, bảo dưỡng

và xử lý các hư hỏng thông thường của các thiết bị Bưu chính - Phát hành báo chí trừ cácloại máy tự động) và Công nhân khai thác điện thoại, điện báo (bằng mọi phương thức bảoquản, xử lý các hư hỏng thông thường của các thiết bị điện báo)

Phân công lao động chuyên sâu: Áp dụng ở những nơi có khối lượng sản phẩm thông

tin lớn và liên tục Do khối lượng công việc không đồng đều nên phân công lao động cũngbao hàm khái niệm điều độ lao động trong ca (giờ việc nhiều người nhiều; ít việc ít người),điều độ lao động trong tuần (điều độ giữa ngày thường với ngày chủ nhật), điều độ lao độngtrong tháng (thay nghỉ phép, lễ, chủ nhật) và điều độ lao động trong năm

3.3.3.2 Tổ chức nơi làm việc

Bưu điện Hải Phòng đã thực hiện sửa chữa, tân trang lại các điểm giao dịch khangtrang, sạch sẽ, lịch sự Lắp đặt hệ thống điều hoà, kính chống ồn, máy hút bụi ở những điểmgiao dịch tập trung nhiều phương tiện đi lại Trang bị hệ thống máy tính kết nối với các đơn

vị trực thuộc Bưu điện Thành Phố, trang bị đầy đủ công cụ dụng cụ và các loại máy mócthiết bị phục vụ cho sản xuất Trang bị đồng phục cho cán bộ công nhân viên, đặc biệt là cácgiao dịch viên tiếp xúc thường xuyên với khách hàng

3.3.3.3 Định mức lao động

Được Hội đồng định mức lao động xây dựng, ban hành Các định mức lao động đượcxây dựng và áp dụng thử ở một hoặc một số đơn vị, sau đó xem xét và điều chỉnh cho phùhợp trước khi áp dụng rộng rãi trong doanh nghiệp và đăng ký với Sở LĐ-TB và XH thànhphố Hải Phòng, báo cáo với Tổng công ty

3.3.4 Tình hình thực hiện công tác đào tạo

Trong những năm gần đây, khi Bưu điện Thành phố được đầu tư hệ thống máy móc,trang thiết bị, nhà xưởng hiện đại, cử số lượt người được đào tạo và đào tạo lại, đào tạongắn hạn và dài hạn Bưu điện Thành phố tăng lên đáng kể qua các năm Chi phí dành chođào tạo của Bưu điện Hải Phòng trong 1 số năm như sau:

3.4 Công tác quản trị tài chính

3.4.1 Cơ chế phân cấp quản lý tài chính của Tổng công ty Bưu chính Việt nam cho Bưu điện Thành phố Hải Phòng

3.4.1.1 Quản lý sử dụng vốn và tài sản

- Bưu điện Thành phố Hải Phòng là đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc của Tổngcông ty Bưu chính Việt nam Hàng năm được Tổng công ty giao kế hoạch doanh thu, chiphí, lợi nhuận, được giao vốn phù hợp với khả năng kinh doanh Bưu điện Thành phố HảiPhòng chịu trách nhiệm trước Tổng công ty về hiệu quả sử dụng, bảo toàn và phát triển vốnđược giao

- Bưu điện Hải Phòng chịu sự kiểm tra, giám sát về mặt tài chính của Tổng công ty Bưuchính Việt nam, của cơ quan tài chính địa phương và các hoạt động tài chính, quản lý vốn

và tài sản Nhà nước

- Bưu điện Hải Phòng có các đơn vị cơ sở trực thuộc, hạch toán phụ thuộc Bưu điệnThành phố Các đơn vị này được giao kế hoạch doanh thu, chi phí phù hợp với điều kiện, vịtrí kinh doanh của từng đơn vị

- Bưu điện thành phố có trách nhiệm thực hiện công tác kế toán tài sản, tiền vốn trongđơn vị Thực hiện chế độ kế toán thống kê hiện hành: Mở sổ kế toán phản ánh chính xácnguồn vốn, công nợ, vốn bằng tiền, các khoản thanh toán với tập đoàn và các đơn vị trựcthuộc

a Quản lý vốn, tài sản

- Bưu điện thành phố được Tổng Giám đốc giao quản lý tài sản, vốn phù hợp với qui

mô và nhiệm vụ kinh doanh, chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về hiệu quả sử dụng tàisản, số vốn được giao, chủ động bổ xung nguồn vốn kinh doanh từ lợi nhuận sau thuế củađơn vị

- Được sử dụng vốn và các quỹ để phục vụ kịp thời nhu cầu kinh doanh theo nguyên tắcbảo toàn và phát triển vốn, sử dụng vốn, quỹ để đầu tư xây dựng, chấp hành đầy đủ các quiđịnh hiện hành của Nhà nước và của Tổng công ty

- Thực hiện đúng chế độ khấu hao tài sản theo quy định của Nhà nước, của Tổngcông ty Toàn bộ khấu hao tài sản cố định nộp về Tổng công ty Trường hợp phải trả nợ vốn

đã vay đầu tư thì được giữ lại khấu khao để trả nợ đến hạn

- Được thực hiện việc đánh giá lại tài sản trong trường hợp có hướng dẫn và quyếtđịnh của Tổng công ty

b Nh ượng bán và thanh lý tài sản

- Những tài sản kém mất phẩm chất, lạc hậu kỹ thuật không còn nhu cầu sử dụng, tài

sản hư hỏng không thể phục hồi được, tài sản sử dụng không có hiệu quả và không thểnhượng bán nguyên trạng, đơn vị trực tiếp quản lý sử dụng tài sản chủ động lập phương ánthanh lý, nhượng bán trình Tổng công ty quyết định Khi thanh lý phải lập Hội đồng đánhgiá thực trạng về mặt kỹ thuật, thẩm định giá trị tài sản Khi nhượng bán phải tổ chức đấugiá, thông báo công khai

- Tài sản cố định có nguyên giá dưới 100 triệu đồng đã khấu hao hết hoặc giá trị cònlại dưới 5 triệu đồng Trong thời gian 10 ngày sau khi thanh lý tài sản phải báo cáo Tổnggiám đốc bằng văn bản

c Quản lý công nợ

Bưu điện thành phố có trách nhiệm mở sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu phảitrả ; Phân tích tình hình công nợ phải thu, xác định nợ đến hạn, quá hạn, các khoản nợ khóđòi Định kỳ đối chiếu công nợ với Tổng công ty và các đơn vị cơ sở trực thuộc Hàng nămlập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng công nợ khó đòi Giám đốc Bưu điện thànhphố được Tổng giám đốc uỷ quyền xử lý các khoản nợ khó đòi dưới 10 triệu đồng với mộtkhách nợ Tổng số nợ trong một lần xử lý không vượt quá 50 triệu đồng Các khoản nợ khóđòi trên 10 triệu đồng với một khách nợ, tổng số nợ trong một lần xử lý trên 50 triệu đồnglập báo cáo Tổng công ty xử lý

3.4.1.2 Quản lý doanh thu và chi phí kinh doanh

a Quản lý doanh thu

- Doanh thu kinh doanh và doanh thu hoạt động khác phát sinh tại Bưu điện thành phố

và các cơ sở trực thuộc

- Doanh thu kinh doanh:

+ Doanh thu cước dịch vụ BC-VT sau khi đã trừ các khoản giảm cước, hoàn cước phânchia cước với các đơn vị có liên quan

+ Thu về phát hành báo chí đã phát hành sau khi đã trừ các khoản thiệt hại về báo chí,báo thiếu hụt

+ Thu về lắp đặt, dịch chuyển máy thuê bao, đổi số thuê bao…

+ Thu về dịch vụ tiết kiệm Bưu điện

+ Doanh thu hoạt động tài chính

+ Thu khác gồm: Thu về bán sản phảm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ phần mềm tin học,cung cấp các dịch vụ khác

- Doanh thu các hoạt động khác: Là các khoản thu từ các hoạt động xảy ra không thườngxuyên bao gồm: Thu từ bán vật tư, hàng hoá, tài sản dôi thừa, công cụ phân bổ hết giá trị, bị

hư hỏng, hoặc không cần sử dụng, các khoản phải trả nhưng không trả được, thu chuyểnnhượng, thanh lý tài sản, nợ khó đòi nay thu hồi được… Toàn bộ doanh thu trong kỳ phảiđược phản ánh đầy đủ, rõ ràng trên các sổ sách kế toán, báo cáo đúng chế độ quy định củaTổng công ty và của Bưu điện thành phố

b.Quản lý chi phí và giá thành gồm:

Quản lý chi phí:

Chi phí hoạt động kinh doanh và chi phí hoạt động khác

Quản lý chi phí hoạt động kinh doanh:

+ Chi phí khấu hao TSCĐ: Mọi TSCĐ của Bưu điện thành phố được huy động vào sảnxuất kinh doanh và trích đủ khấu hao theo đúng quy định của Nhà nước để thu hồi vốn Saukhi đã khấu hao hết TSCĐ vẫn còn sử dụng được thì không phải trích khấu hao nữa, nhưngvẫn phải quản lý và sử dụng theo chế độ hiện hành Công trình xây dựng cơ bản hoàn thành

đã đưa vào sử dụng nhưng chưa quyết toán giá trị công trình thì tạm ghi tăng TSCĐ theo giátạm tính hoặc giá dự toán được duyệt để trích khấu hao Khi quyết toán giá trị công trìnhđiều chỉnh lại giá trị của TSCĐ đó

+ Chi mua bảo hiểm tài sản, phí kiểm toán, các khoản trích nộp theo quy định của Nhànước: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, chi về nghiên cứu khoa học, đổimới công nghệ, sáng kiến cải tiến nâng cao hiệu quả kinh doanh

+ Chi phí hoạt động tài chính: Là các khoản chi phí đầu tư tài chính ra ngoài Bưu điệnthành phố nhằm mục đích sử dụng hợp lý cá nguồn vốn, tăng thêm thu nhập và nâng caohiệu quả kinh doanh của Bưu điện thành phốh

- Quản lý chi phí hoạt động khác: Là các khoản chi phí không xảy ra thường xuyên như:Chi phí nhượng bán, thanh lý tài sản cố định, chi phí cho việc thu hồi các khoản nợ phải thu khóđòi đã xoá sổ kế toán, chi phí tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế, các khoản chi bất thườngkhác

- Giá thành các dịch vụ khác không hạch toán riêng ( bán hàng hoá…)

Giá thành kinh doanh các dịch vụ khác hạch toán riêng: được hạch toán cho từng dịch

- Lợi nhuận hoạt động kinh doanh BC-VT: Là số chênh lệch giữa phần doanh thu cướcdịch vụ BC-VT được hưởng trừ (-) đi chi phí các dịch vụ BC-VT.

- Lợi nhuận hoạt động khác: Là khoản chênh lệch giữa thu nhập từ các hoạt động kháctrừ (-) đi chi phí của hoạt động khác

+ Trích tối thiiểu 50% vào quỹ đầu tư phát triển để mở rộng qui mô sản xuất của Bưuđiện thành phố, mua sắm trang thiết bị phục vụ sản xuất và quản lý

+ Trích 5% vào quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm, khi số dư quỹ bằng 6 tháng lươngcủa Bưu điện thành phố thực hiện thì tạm dừng Quỹ này dùng để trợ cấp cho người laođộng mất việc làm do thay đổi công nghệ, thu hẹp quy mô sản xuất, cổ phần hoá, liên doanhliên kết…

3.2.2 Cơ chế phân cấp quản lý tài chính của BĐTP cho các đơn vị cơ sở

- Bưu điện quận, huyện, thị là đơn vị cơ sở trực thuộc, hạch toán phụ thuộc Bưu điệnthành phố, được giao kế hoạch doanh thu, chi phí phù hợp với điều kiện, vị trí kinh doanhcủa từng đơn vị

- Chịu sự kiểm tra, giám sát về mặt tài chính của Bưu điện thành phố, cơ quan tài chínhđịa phương về các hoạt động tài chính, quản lý vốn và tài sản nhà nước

- Bưu điện thành phố uỷ quyền cho đơn vị cơ sở được sử dụng, bảo quản tài sản cố địnhhiện có của đơn vị được quyền đề xuất điều động TSCĐ trong nội bộ đơn vị để nâng cao hiệuquả sử dụng Trường hợp tài sản cố định hiện có của đơn vị, nếu thấy sử dụng không hiệuquả, hoặc không cần dùng thì lập văn bản báo cáo Bưu điện thành phố Tuyệt đối không được

tự ý xử lý khi chưa có ý kiến của Bưu điện thành phố Các thiết bị chuyên dùng do Bưu điệnthành phố cung ứng, các đơn vị được hạch toán vào giá thành theo giá xuất của Bưu điệnthành phố cộng với chi phí bốc xếp vận chuyển (nếu có) Tuyệt đối không được nâng giá trịlàm tăng chi phí giá thành

- Doanh thu bao gồm: Doanh thu kinh doanh và doanh thu từ hoạt động khác phát sinhtại cơ sở Bưu điện thành phố căn cứ vào tình hình thị trường, khả năng mạng lưới, năng lực

sản xuất kinh doanh của từng đơn vị cơ sở để giao kế hoạch cả năm vào đầu năm kế hoạch

và điều chỉnh vào tháng 7 hàng năm Các đơn vị cơ sở đăng ký kế hoạch theo từng quý vàchủ động tìm biện pháp thực hiện

- Quản lý chi phí bao gồm : Chi phí nguyên, nhiên, vật liệu; Tiền lương, tiền công, cáckhoản có tính chất lương; Các chi phí dịch vụ mua ngoài; Các khoản chi phí khác

- Tại đơn vị cơ sở trực thuộc Bưu điện thành phố phải chịu trách nhiệm quản lý, sửdụng vốn và tài sản trong sản xuất kinh doanh, phát triển vốn được Giám đốc Bưu điệnthành phố giao; Thực hiện quản lý và sử dụng quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi được Bưuđiện thành phố cấp Xây dựng kế hoạch chi phí trình Bưu điện thành phố duyệt và chịu tráchnhiệm về chế độ báo cáo kế toán thống kê tài chính, số liệu quyết toán theo quy định củaBưu điện thành phố

3.5 Công tác quản trị bán hàng và Marketing

Chức năng quản trị công tác bán hàng và Marketing chủ yếu được giao cho Phòng kinhdoanh Bưu chính và Phòng kinh doanh VTTH quản lý về 2 mảng dịch vụ khác nhau :

- Phòng kinh doanh Bưu chính có nhiệm vụ đề xuất và theo dõi các chính sách định giá,bán hàng, khuyến mại, chăm sóc khách hàng, quảng cáo đối với tất cả các dịch vụ Bưuchính, bao gồm cả Bưu chính chuyển phát, tài chính bưu chính và phát hành báo chí

- Phòng kinh doanh Viễn thông tin học có nhiệm vụ đề xuất và theo dõi các chính sáchđịnh giá, bán hàng, khuyến mại, chăm sóc khách hàng, quảng cáo đối với tất cả các dịch vụđại lý viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ Bảo hiểm nhân thọ và phi nhân thọ.Các đơn vị kinh tế trực thuộc tổ chức 1 bộ phận Tiếp thị - Bán hàng dưới hình thứckiêm nhiệm để thực hiện các đợt chăm sóc khách hàng lớn, gặp gỡ, tiếp xúc các khách hànglớn để giới thiệu dịch vụ

Hệ thống bán hàng chủ yếu vẫn dựa trên nền tảng bán hàng tại các điểm giao dịch, việcbán hàng tại địa chỉ khách hàng là rất ít, mang tính nhỏ lẻ của các đơn vị kinh tế trực thuộc(Các Bưu điện quận, huyện, thị và Bưu điện Trung tâm) mà chưa có sự thống nhất trên toànđịa bàn thành phố

Chức năng này thực sự đang là yếu điểm không những của Bưu điện Thành phố HảiPhòng mà là tình trạng chung của các Bưu điện tỉnh, thành khác Mặc dù đã được các cấplãnh đạo quan tâm, CBCNVC thay đổi tư duy, nhận thức về Marketing nhưng Bưu điện HảiPhòng vẫn chưa thành lập được đội ngũ Tiếp thị - Bán hàng và chăm sóc khách hàngchuyên biệt Các chính sách đề ra chủ yếu vẫn thụ động dựa trên triển khai các chính sáchcủa Tổng công ty, một số chính sách chủ động đề ra nhưng chưa mang tính chuyên nghiệpcao

Ngoài ra đã có những ưu điểm là nghiên cứu thị trường,có kế hoạch chăm sóc kháchhàng,quảng cáo, khuyến mại…

Với chính sách này đã phần nào thu hút được khách hàng sử dụng ngày càng đông cácdịch vụ truyền thống cũng như các dịch vụ cộng thêm.Nhưng bên cạnh đó cũng còn nhiềubất cập trong công tác này

kế hoạch với nhau tạo môi trường làm việc thuận lợi

PHẦN II: THỰC TẬP CHUYÊN SÂU

CHƯƠNG I: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG MARKETING TẠI BƯU ĐIỆN

THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG 1.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản trị Marketing

Cùng với sự phát triển của đất nước, Bưu điện thành phố Hải Phòng đang từng ngày

“thay da đổi thịt” chuyển đổi từ cơ chế độc quyền sang môi trường kinh doanh đầy biến độngcủa kinh tế thị trường Việc phải tích cực chủ động sáng tạo trong kinh doanh là điều kiện thiếtyếu mà mỗi một doanh nghiệp phải có để tồn tại và phát triển Ngày nay dịch vụ đang trở thànhmột lĩnh vực kinh tế lớn nhất của một xã hội hiện đại khi xã hội cùng phát triển Trình độchuyên môn hóa và phân công lao động xã hội càng cao thì lĩnh vực dịch vụ càng mở rộng, đápứng nhu cầu đa dạng của xã hội Cùng với đó, khi chất lượng của các sản phẩm dịch vụ ngàycàng được hoàn thiện thì sự khác biệt giữa chúng không còn là yếu tố quá lớn Mỗi một doanhnghiệp giờ đây muốn bán được hàng không chỉ dựa vào giá trị đơn thuần của dịch vụ mà còncần đến sự hỗ trợ không thể thiếu của hoạt động marketing Đây là lý do vì sao ngày càng nhiềudoanh nghiệp (DN) chú trọng và phát triển tổ chức bộ phận marketing tại đơn vị mình đến vậy

Tuy nhiên, tuỳ vào đặc thù và điều kiện cụ thể mà mỗi DN luôn chọn cho mình một quy

mô tổ chức bộ phận marketing khác nhau đơn cử như ở Bưu điện Hải Phòng hiện nay, trong cơcấu tổ chức và nhân sự của DN chưa có một bộ phận marketing riêng biệt, các hoạt động vềmarketing hiện nay được đưa về 2 phòng là kinh doanh bưu chính và kinh doanh viễn thông tinhọc, đồng thời việc xây dựng chiến lược marketing cũng chưa có cá nhân bộ phận đứng ra quản

lý trực tiếp, độc lập Vì thế mọi kế hoạch marketing còn phụ thuộc vào các quyết định, kế hoạchmarketing chung của Tổng công ty hoặc theo chỉ đạo của lãnh đạo Bưu điện thành phố, điều nàylàm cho hiệu quả các hoạt động marketing chưa cao

1.2 Thực trạng công tác nghiên cứu thị trường

- Công tác nghiên cứu thị trường là chức năng bao gồm các hoạt động thu thập thôngtin về thị trường, phân tích thị hiếu, nhu cầu của khách hàng, đánh giá đối thủ cạnh tranhhiện tại, phân tích các kênh phân phối, phân đoạn thị trường, nghiên cứu tiềm năng và dựđoán triển vọng của thị trường, thử nghiệm thị trường, dịch vụ hậu mãi, chính sách khenthưởng, khuyến mại, động viên bán hàng

Hiện tại Bưu điện Hải Phòng thực hiện công tác nghiên cứu thị trường chưa đượcchuyên sâu, còn mang tính thời điểm, tổ chức vào một dịp nhất định như ngày lễ, Tết doPhòng kinh doanh bưu chính và Phòng kinh doanh viễn thông tin học tổ chức và thực hiện

và hầu như việc nghiên cứu đó mới chỉ tổ chức trên giấy tờ, được thực hiện thủ công, nêntính kịp thời của thông tin chưa cao Quy mô tổ chức thực hiện chủ yếu tại các thời điểmgiao dịch (các bưu cục), nơi có số lượng khách hàng quá lớn, đa dạng song chưa đủ mà điềunày làm cho thông tin thu thập được cũng sẽ không chính xác, đầy đủ Hơn nữa, người trực