Chính vì thế trong hơn 10 năm hoạt động, công ty đã tạo dựng cho mình một vị thế khá vững vàng trong ngành vận tải và giao nhận và đã được nhiều khách hàng lớn trong và ngoài nước tin cậ
Trang 1MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU
Với hơn 3000 km bờ biển cùng rất nhiều cảng lớn nhỏ rải khắp chiều dài đất nước,
ngành giao nhận vận tải biển Việt Nam thực sự đã có những bước tiến rất đáng kể,
chứng minh được tính ưu việt của nó so với các phương thức giao nhận vận tải
khác Khối lượng và giá trị giao nhận qua các cảng biển luôn chiếm tỷ trọng lớn
trong tổng giá trị giao nhận hàng hóa quốc tế của Việt Nam Điều này có ý nghĩa rất
lớn, nó không chỉ nối liền sản xuất với tiêu thụ, giúp đưa hàng hoá Việt Nam đến
với bạn bè quốc tế mà còn góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của hàng hoá
nước ta trên thị trường thế giới
Ngành ngoại thương nước ta ngày càng phát triển và đòi hỏi một nguồn nhân lực có
chất lượng, trình độ Rất nhiều trường đại học của Việt Nam đã mở và đào tạo
ngành này Trường Đại Học Hải Phòng từ năm học 2008 – 2009 cũng đã mở thêm
ngành Kinh Tế Ngoại Thương, thu hút rất đông sinh viên theo học ngành Chúng
em – những sinh viên lớp Kinh Tế Ngoại Thương K9, thuộc khoa Kinh Tế và Quản
Trị Kinh Doanh, trường Đại Học Hải Phòng là khóa học đầu tiên theo học ngành
này Là khóa học đầu tiên, chúng em đã được các thầy cô giáo trong khoa cũng như
ban giám hiệu nhà trường quan tâm giúp đỡ rất nhiều Sau 3 năm học, chúng em đã
tích lũy được khá nhiều kiến thức bổ ích Và cuối năm học thứ 3 này, chúng em
được khoa và nhà trường tạo điều kiện cho đi thực tập nghiệp vụ để học hỏi thêm
Đặng Thị Ngọc Oanh – KTNT K9 1
Trang 2kiến thức thực tế Và em đã chọn thực tập tại công ty TNHH vận tải thương mại Hà
Anh
Công ty TNHH vận tải thương mại Hà Anh là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh
vực giao nhận ở Việt Nam đã trải qua 10 năm hoạt động đã từng bước hoàn thiện và
củng cố hoạt động kinh doanh của mình Trong thời gian thực tập và tìm hiểu tại
phòng giao nhận - công ty vận tải thương mại Hà Anh em đã chọn đề tài: “Tìm hiểu
nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển
tại Công ty TNHH vận tải thương mại Hà Anh”.
Bài báo cáo gồm 3 chương:
Chương 1: Giới thiệu chung về công ty TNHH vận tải thương mại Hà Anh.
Chương 2: Quy trình giao nhận 1 lô hàng.
Chương 3: Nhận xét và đưa ra một số kiến nghị.
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH VẬN TẢI THƯƠNG MẠI HÀ ANH 1.1 Quá trình hình thành, phát triển của công ty TNHH vận tải thương mại
Hà Anh.
1.1.1 Lịch sử hình thành.
Công ty vận tải thương mại Hà Anh (Haanh trading Transportation Company, tên
giao dịch quốc tế HA ANH TRACO), tiền thân là công ty cổ phần thương mại liên
vận quốc tế Hoàng Anh, là một công ty tư nhân với 100% vốn trong nước Công ty
được thành lập từ năm 2000 có tên ban đầu là công ty cổ phần thương mại liên vận
quốc tế Hoàng Anh
- Tên giao dịch tiếng Việt : công ty vận tải thương mại Hà Anh
- Tên giao dịch quốc tế: HA ANH TRACO
Trang 3- Mã số thuế: 0200391907
- Người đại diện hợp pháp của công ty: GĐ LÊ VĂN TIẾN
1.1.2 Quá trình phát triển.
Công ty vận tải thương mại Hà Anh là một công ty tư nhân, có tư cách pháp nhân,
có con dấu riêng, hạch toán độc lập Trong suốt quá trình hoạt động, công ty luôn
lấy phương châm “nhanh chóng – chính xác – an toàn – hiệu quả”, coi lợi ích của
khách hàng là mục tiêu, vận chuyển hàng hóa nhanh chóng, chính xác, an toàn,
đúng quy trình, giúp khách hàng tập trung tốt hơn trong việc kinh doanh
Chính vì thế trong hơn 10 năm hoạt động, công ty đã tạo dựng cho mình một vị thế
khá vững vàng trong ngành vận tải và giao nhận và đã được nhiều khách hàng lớn
trong và ngoài nước tin cậy và chọn lựa, công ty không những mở rộng mạng lưới
kinh doanh mà còn đẩy mạnh các loại hình kinh doanh như đại lý vận tải quốc tế,
vận tải nội địa, xuất nhập khẩu ủy thác, giao nhận và kiểm đếm hàng hóa, mua bán
và cho thuê container…
Lúc mới thành lập công ty có tên là công ty cổ phần thương mại liên vận quốc tế
Hoàng Anh, đến năm 2006 công ty đổi tên thành công ty TNHH vận tải thương mại
Hà Anh
1.2 Chức năng và các hoạt động chính của công ty.
1.2.1 Chức năng của công ty.
Nhiều năm kinh nghiệm trong hoạt động vận tải và giao nhận với phương thức Door
– to – Door, công ty thực hiện một số công việc liên quan đến quá trình vận tải và
giao nhận hàng hóa như: giao nhận quốc tế; vận tải hàng hóa bằng đường biển,
đường bộ; vận tải container nội địa; vận tải đa phương thức
Ngoài các chức năng chính trên, công ty còn đảm nhận thêm những dịch vụ khác
như: khai thuê hải quan; vận tải hàng quá cảnh; xếp dỡ hàng hóa; dịch vụ kho vận;
bảo quản hàng hóa, vật tư, thiết bị; cho thuê bến bãi, kho chứa hàng; đại lý cung
ứng tàu biển; dịch vụ xuất nhập khẩu; dịch vụ thương mại; sửa chữa phương tiện
vận tải; gia công cơ khí, tư vấn về xuất nhập khẩu và bảo hiểm hàng hóa,…
1.2.2 Các hoạt động chính của công ty.
1.2.2.1.Dịch vụ vận tải.
- Vận tải hàng hóa nội địa
- Vận tải container, hàng rời thiết bị máy móc, hàng siêu trường, siêu trọng
Đặng Thị Ngọc Oanh – KTNT K9 3
Trang 4- Vận tải hàng hóa bằng đường biển, đường bộ.
1.2.2.2 Dịch vụ giao nhận.
- Giao nhận và kiểm đếm hàng hóa
- Đại lý giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bàng đường biển, đường bộ
- Dịch vụ gom hàng và đóng gói hàng hóa
- Dịch vụ thủ tục hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng chuyển khẩu,…
- Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu
1.2.2.3 Lĩnh vực kinh doanh.
- Cho thuê kho, bãi gửi xe, máy móc thiết bị
- Mua bán và cho thuê container
1.2.3 Nhiệm vụ chính của công ty.
- Xây dựng kế hoạch và thực hiện các dịch vụ kinh doanh của công ty theo quy chế
hiện hành nhằm thực hiện mục đích và chức năng đã nêu
- Đảm bảo việc bảo toàn và bổ sung vốn trên cơ sở tự tạo nguồn vốn, bảo đảm trang
trải về tài chính, sử dụng hợp lý, theo đúng chế độ, sử dụng có hiệu quả các nguồn
vốn, làm tròn nghĩa vụ nộp Ngân sách Nhà nước
- Mua sắm, xây dựng, bổ sung và thường xuyên cải tiến, hoàn thiện, nâng cấp các
phương tiện vật chất kỹ thuật của công ty
- Thông qua các liên doanh, liên kết trong và ngoài nước để thực hiện việc giao
nhận, chuyên chở hàng hóa bằng các phương thức tiên tiến, hợp lý an toàn trên các
luồng, tuyến vận tải, cải tiến việc chuyên chở, chuyển tải, lưu kho, lưu bãi, giao
nhận hàng hóa và bảo đảm bảo quản hàng hóa an toàn trong phạm vi trách nhiệm
của Công ty
- Thay mặt khách hàng thực hiện các công việc như: chuẩn bị kho bãi, chuẩn bị
phương tiện vận tải, nhận thông báo hàng đến và lệnh giao hàng, lấy bộ chứng từ
cho hàng hóa, làm thủ tục hải quan cho hàng hóa, nhận hàng và thanh toán các chi
phí có liên quan đến lô hàng
1.3 Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự của công ty.
1.3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty.
Trang 5
Nguồn: Văn phòng
Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy hành chính của công ty
1.3.2 Chức năng của các phòng ban.
Như trình bày ở trên, công ty Hà Anh là một công ty tư nhân, hoạt động độc lập
Công ty chịu mọi trách nhiệm về kết quả kinh doanh của mình, mọi thành viên
trong công ty đều phải hoạt động hết sức mình, coi công ty như là chính mình Tổng
số cán bộ công nhân viên của công ty là 200 người
Sơ đồ tổ chức của công ty cho thấy cơ cấu tổ chức của công ty là một bộ máy hết
sức chặt chẽ Đứng đầu công ty là giám đốc, sau đó là phó giám đốc và dưới phó
giám đốc là các phòng ban
1.3.2.1 Giám đốc
Giám đốc là ông Lê Văn Tiến
Theo mô hình trên thì các vấn đề phát sinh trong các bộ phận chức năng sẽ do cán
bộ phụ trách chức năng quản lý Đối với những vấn đề chung của công ty sẽ có sự
bàn bạc giữa giám đốc và phó giám đốc Giám đốc sẽ là người đưa ra phương
hướng giải quyết cuối cùng và hoàn toàn chịu trách nhiệm về quyết định của mình
- Giám đốc là người đưa ra phương hướng giải quyết cuối cùng và hoàn toàn chịu
trách nhiệm về quyết định của mình, là người chỉ đạo và chịu trách nhiệm cao nhất
về hoạt động kinh doanh và kết quả sản xuất của Công ty
- Tổ chức và tuyển chọn nhân viên thực hiện nhiệm vụ sản suất kinh doanh của
công ty nhằm đáp ứng thoả mãn các yêu cầu của khách hàng và sự phát triển của
Công ty
Đặng Thị Ngọc Oanh – KTNT K9 5
Trang 6- Sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn theo phương án sản xuất kinh doanh đã được
phê duyệt, quản lý nguồn vốn của công ty
- Phụ trách, chỉ đạo hoạt động của các phòng ban, bộ phận của công ty
1.3.2.2 Phó giám đốc.
Phó giám đốc là bà Nguyễn Thúy Hà
Là người thay mặt giám đốc điều hành công việc theo chỉ đạo trực tiếp của giám
đốc, có trách nhiệm đôn đốc thực thi các hoạt động kinh doanh, hỗ trợ giám đốc
trong quản lý và hoạch định
Có thể được giám đốc ủy quyền giải quyết công việc khi giám đốc vắng mặt
1.3.2.3 Phòng kinh doanh.
Phòng này có nhiệm vụ như sau:
- Tìm kiếm khách hàng, giải quyết vướng mắc của khách hàng
- Phòng có chức năng tham mưu cho Giám đốc công ty trong công tác đối ngoại, ký
kết các hợp đồng đại lý tàu, đại lý vận tải hàng hoá bằng đường biển, đường bộ,
khai thác nguồn hàng xuất nhập khẩu, đề xuất giá cước phù hợp đảm bảo ưu thế
cạnh tranh và hiệu quả trong sản xuất kinh doanh
- Mở rộng quan hệ đối ngoại tìm kiếm chủ tàu, chủ hàng và các đại lý mới nhằm
phát triển hợp tác, giành quyền đại lý tàu, đại lý vận tải và dịch vụ
- Tìm kiếm khách hàng cho công ty
1.3.2.4 Phòng giao nhận.
Trưởng phòng là ông Phạm Xuân Trường
Phòng này bao gồm 2 bộ phận là bộ phận giao nhận và bộ phận chứng từ
Bộ phận giao nhận do ông Trần Trung Kiên làm quản lý Bộ phận này trực tiếp
tham gia hoạt động giao nhận, chịu trách nhiệm hoàn thành mọi thủ tục từ khâu mở
tờ khai đến khâu giao hàng cho khách hàng của công ty Với đội ngũ nhân viên trẻ
năng động, có trình độ nghiệp vụ có thể nói bộ phận giao nhận giữ vai trò trọng yếu
trong việc tạo uy tín với khách hàng
Bộ phận chứng từ do ông Lê Quốc Tuấn phụ trách Bộ phận này có nhiệm vụ theo
dõi, quản lý, lưu trữ chứng từ và các công văn Soạn thảo bộ hồ sơ hải quan, các
công văn cần thiết giúp cho bộ phận giao nhận hoàn thành tốt công việc được giao
Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc tiếp xúc với khách hàng để
thông báo những thông tin cần thiết cho lô hàng
Đặng Thị Ngọc Oanh – KTNT K9 6
Trang 71.3.2.5 Phòng kế toán.
Giám sát các khoản thu chi, hoạch toán kinh doanh thông qua sổ sách chứng từ
Theo dõi và tổ chức cho hoạt động kinh doanh liên tục và hiệu quả Chi tạm ứng
cho nhân viên giao nhận hoàn thành tốt công tác
1.3.2.6 Phòng vận tải và khai thác kho bãi.
Phòng vận tải và khai thác kho bãi có chức năng khai thác đội xe của công ty, tìm
kiếm các khách hàng có nhu cầu về vận tải, các dịch vụ vận tải
Tham mưu cho Giám đốc trong tổ chức quản lý và khai thác kho bãi đảm bảo hiệu
quả, tăng khả năng cạnh tranh của Công ty
Tổ chức giao nhận hàng hoá, container theo thông lệ quốc tế, các quy trình trong hệ
thống quản lý chất lượng
- Xây dựng phương án quy hoạch, sắp xếp container tại bãi, hàng hoá tại kho một
cách khoa học, đảm bảo cấp vỏ, giao nhận hàng hoá nhanh chóng, chính xác
Tổ chức thực hiện công tác xếp dỡ hàng hoá từ phương tiện, container vào kho, và
ngược lại, đảm bảo quy trình về an toàn lao động
Ngoài ra công ty còn có các bộ phận công nhân:
- Đội ngũ lái xe đầu kéo container
- Đội công nhân đóng gói, bốc xếp hàng hóa tại các kho
- Bộ phận dịch vụ trông coi xe ô tô hàng hóa gửi bãi
- Đội bảo vệ chuyên nghiệp do các công ty bảo vệ cung cấp
1.3.3 Tình hình nhân sự của công ty.
Kể từ khi thành lập, số lượng nhân viên của công ty không ngừng tăng lên Hiện
nay công ty có hơn 200 nhân viên rất năng động, nhiệt tình có trình độ khá Thích
ứng nhanh với môi trường làm việc, có tinh thần trách nhiệm cao, đáp ứng được các
yêu cầu của khách hàng Trong đó, 25% nhân viên có trình độ đại học, 50% trình độ
cao đẳng, 25% công nhân có trình độ trung học chuyên nghiệp và nghề
1.4 Cơ sở vật chất của công ty.
- Bãi chứa container gần 20.000m2 tại Hạ Đoạn 2, Phường Đông Hải, quận Hải An
- Kho CFS hiện đại: 3000 m2
- Kho chứa hàng khô: 6000 m2
- Bãi để container số 2 tập kết phương tiện: 45.000 m2 tại khu Hạ Đoạn 4, Đông Hải
2, Hải An, Hải Phòng, khu công nghiệp Đình Vũ
Đặng Thị Ngọc Oanh – KTNT K9 7
Trang 8- Văn phòng nhà xưởng: 6000 m2.
- Đội xe vận chuyển container 50 chiếc, đa số là các xe siêu trường siêu trọng do
Mỹ và Hàn Quốc sản xuất
- Xưởng sửa chữa phương tiện gia công cơ khí, sửa chữa, bảo trì phương tiện đảm
bảo các phương tiện luôn sẵn sàng lên đường, an toàn nhanh chóng
1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 3 năm gần đây (2008 – 2010).
Trang 9Hình 1.2: Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 2008 - 2010
Qua bảng số liệu và biểu đồ trên nhận thấy doanh thu hoạt động của công ty tăng
dần trong 3 năm gần đây
Năm 2008, doanh thu của công ty là 40.840.108.302 VNĐ Năm 2009, doanh thu
đạt 40.911.095.610 VNĐ, doanh thu tăng 0,1738% tương ứng tăng 70.987.310
VNĐ Năm 2010, doanh thu của công ty đạt 41.361.182.250 VNĐ, doanh thu tăng
1.002% so với năm 2009, mức tăng tương ứng là 450.086.640 VNĐ So sánh mức
tăng doanh thu trong 2 năm 2009 và 2010 nhận thấy mức tăng doanh thu năm 2010
tăng hơn so với năm 2009
Nguyên nhân có sự gia tăng trong mức tăng doanh thu trước hết phải kể đến đó là
năm 2008, do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu, mọi hoạt động
kinh tế xã hội xủa người dân đều giảm, tiêu dùng giảm mạnh, các công ty cũng hạn
chế sản xuất do đó ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của công ty Tuy nhiên, đến
năm 2009 nền kinh tế dần phục hồi, người dân đã tiêu dùng nhiều hơn, tuy nhiên
vẫn còn hạn chế, các công ty đã sản xuất nhiều hơn, hoạt động xuất nhập khẩu cũng
dần gia tăng Do đó, ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động của công ty Do vậy
doanh thu của công ty năm 2009 có tăng hơn so với năm 2008 Và đến năm 2010,
nền kinh tế thế giới nhìn chung đã ổn định, các hoạt động kinh tế gia tăng, tiêu dùng
Đặng Thị Ngọc Oanh – KTNT K9 9
Trang 10cũng tăng cao Các công ty đẩy mạnh sản xuất, gia tăng xuất nhập khẩu hàng hóa.
Điều đó đã tác động trực tiếp đến các hoạt động của công ty
Về chi phí, chi phí của công ty năm 2009 so với năm 2008 giảm 0.05% tương ứng
giảm 20.357.394 VNĐ Chi phí năm 2010 tăng so với năm 2009 là 1.01% tăng
tương ứng 396.089.140VNĐ Sở dĩ có sự gia tăng đó là do năm 2010, công ty đã
đầu tư một khoản chi phí để mở rộng phạm vi hoạt động, trang bị thêm một số máy
móc phục vụ công tác văn phòng
Còn về lợi nhuận, năm 2008, doanh nghiệp đạt lợi nhuận sau thuế là 1.019.455.350
VNĐ Đến năm 2009, khi nền kinh tế dần hồi phục, doanh nghiệp hoạt động ổn
định hơn và đã đạt lợi nhuận sau khi thực hiện các nghĩa vụ với nhà nước là
1.087.963.875 VNĐ, tăng 68.508.525 VNĐ Năm 2010, lợi nhuận của doanh
nghiệp tiếp tực tăng, đã đạt được lợi nhuận sau thuế là 1.128.462.000 VNĐ, tăng
40.498.125 VNĐ so với năm 2009 Và cũng trong năm này, số lượng hợp đồng giao
nhận vận tải tăng, lượng hàng nhập và xuất cũng gia tăng Điều này đã chứng minh
tầm nhìn, hoạch định của ban lãnh đạo công ty là rất đúng đắn
Đứng trước những khó khăn, công ty vẫn đảm bảo được hoạt động của mình và
khôi phục nhanh chóng sau khó khăn Công ty cũng đã biết tận dụng lợi thế để kinh
doanh kho bãi, mở rộng hoạt động gom hàng, vận tải đa phương thức Nhờ đó có
thể tin tưởng rằng công ty sẽ còn tiến xa hơn nữa trong lĩnh vực này tại Việt Nam
1.6 Khách hàng chủ yếu của công ty.
- Các công ty thương mại, dịch vụ sản xuất, xây dựng trong cả nước
- Nhà máy sản xuất thức ăn chăn nuôi Proconco
- Công ty dinh dưỡng ANT (Đài Loan)
- Nhà máy sản xuất thức ăn chăn nuôi Hoa Kỳ (AFC)
- Tập đoàn Cargill (Mỹ)
- Công ty cổ phần nông sản Bắc Ninh (DABACO)
- Công ty thức ăn chăn nuôi Thái Dương
- Công ty Mywoon (Hàn Quốc)
- Công ty liên doanh Việt Pháp Guyomarch
1.7.Một số thành tích mà công ty đã đạt được trong quá trình hoạt động:
Đặng Thị Ngọc Oanh – KTNT K9 10
Trang 11Sau 10 năm xây dựng và trưởng thành, công ty đã trải qua nhiều khó khăn và đạt
được một số thành tích sau:
- Năm 2004: Bằng khen của UBND thành phố Hải Phòng tặng công ty có thành tích
xuất sắc trong hoạt động sản xuất kinh doanh
- Năm 2005: Bằng khen của phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam tặng công
ty có thành tích xuất sắc trong sản xuất kinh doanh năm 2005
- Năm 2006: Bằng khen của phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam tặng
doanh nghiệp có thành tích xuất sắc trong sản xuất kinh doanh năm 2006
- Năm 2007: Đạt cúp vàng Doanh nhân văn hóa do Trung tâm văn hóa doanh nhân
trao tặng
Cho dù cạnh tranh ngày càng gay gắt, nhưng nhờ những cố gắng cùng những cải tổ
kịp thời của công ty cùng những điều kiện thuận lợi trong cơ chế chính sách của nhà
nước, công ty đã gặt hái được nhiều thành tựu, triển vọng phát triển ngày càng khả
quan
CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN
LÔ HÀNG NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
CỦA CÔNG TY TNHH VẬN TẢI THƯƠNG MẠI HÀ ANH
2.1 Tổ chức giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển.
Khi nhận được yêu cầu giao nhận một lô hàng nhập khẩu, người giao nhận phải tiến
hành các bước sau:
2.1.1 Trước khi tàu cập cảng:
Người giao nhận phải được người nhận hàng hoặc đại lý của mình cung cấp các
thông tin cần thiết về lô hàng Cụ thể là những thông tin sau:
- Thông tin về tàu: tên tàu, quốc tịch, thời gian dự kiến tàu đến cảng dỡ hàng
- Bản lược khai hàng (Cargo Manifest) để biết tình hình hàng hóa
Đặng Thị Ngọc Oanh – KTNT K9 11
Trang 12Chủ hàng phải giao cho người giao nhận vận đơn gốc và các chứng từ khác của
hàng hóa như: giấy phép nhập khẩu, giấy chứng nhận phẩm chất, bao bì, ký mã
hiệu,
Người giao nhận phải lên kế hoạch nhận hàng đồng thời nếu được ủy thác sẽ phối
hợp với chủ hàng giao hàng cho các chủ hàng nội địa
2.1.2 Khi tàu cập cảng:
Khi nhận được Giấy Báo hàng đến do hãng tàu gửi đến, người giao nhận sẽ lập
Giấy Báo hàng gửi cho chủ hàng để chủ hàng chủ động chuẩn bị các phương tiện
lấy hàng (nếu công ty giao nhận không đảm nhiệm việc chở hàng đến tận nơi người
nhập khẩu)
Đồng thời, nhân viên giao nhận phải thực hiện các công việc như:
- Xin kiểm dịch cho hàng hóa (nếu cần)
- Nếu là hàng nguy hiểm hay hàng đặc biệt, người giao nhận phải phối hợp với các
bên có liên quan như cảng, hải quan, phòng cháy chữa cháy…để lên kế hoạch
phòng ngừa
- Chuẩn bị hồ sơ hải quan và đi làm thủ tục hải quan hàng nhập khẩu
- Được sự ủy thác của chủ hàng người giao nhận sẽ mang vận đơn gốc đến hãng tàu
hoặc đại lý của hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng
2.1.3 Tổ chức nhận hàng và giao cho chủ hàng
Thông thường người giao nhận sẽ tiến hành nhận hàng từ cảng
Sau khi dỡ hàng, nếu hàng bị hư hỏng thì lập biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng
(COR-Cargo Outturn Report), nếu nghi ngờ có tổn thất hàng hóa lập thư dự kháng
(LR-Letter of Reservation) để chứng minh rằng người nhận hàng (cảng) đã có thông báo
có tổn thất không rõ rệt cho người chuyên chở và gửi cho tàu hoặc đại lý tàu trong
vòng 3 ngày kể từ ngày dỡ xong hàng
Người giao nhận sau khi lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu (có 2 lệnh: 1 lệnh để làm
thủ tục hải quan, 1 lệnh để lấy hàng) phải đóng phí lưu kho, lưu bãi (nếu có), phí
xếp dỡ, phí vệ sinh, rồi mang lệnh giao hàng này kẹp với bộ hồ sơ hải quan để
tiến hành làm thủ tục hải quan Sau khi làm thủ tục hải quan xong thì cầm tờ khai và
Đặng Thị Ngọc Oanh – KTNT K9 12
Trang 13lệnh giao hàng còn lại đến kho hoặc Cảng để nhận hàng Nếu là hàng nguyên
container có thể mượn về kho riêng để dỡ hàng nhưng phải nộp tiền cược cont, hoặc
có thể dỡ hàng ngay tại cảng
Người giao nhận sẽ giúp chủ hàng mời giám định, khiếu nại đòi bồi thường nếu có
tổn thất xảy ra đối với hàng hóa Và cuối cùng người giao nhận cũng sẽ kết toán các
chi phí giao nhận với chủ hàng
2.2 Quy trình giao nhận nhập khẩu lô hàng nguyên liệu sản xuất thức ăn chăn
nuôi.
Hình 2.1: QUY TRÌNH GIAO NHẬN NHẬP KHẨU LÔ HÀNG
NLSX THỨC ĂN CHĂN NUÔI
2.2.1 Nhận hồ sơ.
Sau khi công ty Hà Anh kí hợp đồng ủy thác giao nhận với khách hàng là công ty
TNHH Asia Nutrition Technologies (viết tắt là cty TNHH ANT (HN)) có địa chỉ tại
Tân Trường – Cẩm Giàng – Hải Dương
Công ty TNHH Adisseo Asia Pacific Pte (công ty xuất khẩu) sau khi giao hàng lên
tàu, sẽ gửi cho ngân hàng thanh toán của công ty này bản gốc của các chứng từ cần
thiết và giao cho công ty TNHH ANT(HN) bản copy các chứng từ Ngân hàng
thanh toán này sẽ nhận và kiểm tra bộ chứng từ xuất hàng của công ty TNHH
Adisseo Asia Pacific Pte
Sau khi kiểm tra bộ chứng từ xong, Ngân hàng thanh toán của công ty TNHH
Adisseo Asia Pacific Pte sẽ bàn giao những chứng từ này cho Ngân hàng Tokyo –
Đặng Thị Ngọc Oanh – KTNT K9 13
Nhận hồ sơ
Kiểm tra bộ chứng từ
Lấy lệnh tại hãng tàu
Lấy lệnh tại hãng tàu
Kiểm hóa
Làm thủ tục hải quan
Giao hàng cho
khách
Thanh lý cổng
Nộp thuế và các khoản phí
Trang 14Mitsubishi UFJ, LTd ( ngân hàng thanh toán có trụ sở tại Hà Nội) là ngân hàng
thanh toán của công ty TNHH ANT để cty TNHH ANT chuyển công ty vận tải
thương mại Hà Anh Bộ chứng từ bao gồm: hợp đồng thương mại, hóa đơn thương
mại, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy chứng nhận phân tích
thành phần sản phẩm (C/A), thông báo hàng đến do hãng tàu Hanjin shipping gửi,
giấy giới thiệu Ngoài ra lô hàng được vận chuyển theo điều kiện CIF Hải Phòng
nên còn có cả chứng từ bảo hiểm, bảo hiểm do phía nhà xuất khẩu mua, nhưng khi
thực hiện lô hàng này, phía ngân hàng không giao cho cty TNHH ANT chứng từ
bảo hiểm
Ngoài ra, tùy từng lô hàng hay mặt hàng cụ thể mà còn có thêm một số chứng từ
khác như: giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng, chất lượng hàng hóa… Tùy vào
từng lô hàng cụ thể mà các chứng từ yêu cầu sẽ khác nhau
2.2.2 Kiểm tra hồ sơ.
Sau khi nhận được bộ chứng từ (đã được kiểm tra tính hợp lệ và phù hợp với hợp
đồng 2 bên đã kí) từ cty TNHH ANT Trên cơ sở chứng từ nhận được, nhân viên
giao nhận của công ty Hà Anh sẽ phải tiến hành kiểm tra thật kĩ bộ chứng từ cả về
nội dung lẫn hình thức
+ Kiểm tra hợp đồng: kiểm tra thật kĩ các điều khoản, điều kiện của hợp đồng như
tên hàng, số lượng, bao bì, thời gian, địa điểm giao hàng,…
+ Kiểm tra hóa đơn, phiếu đóng gói,… xem có phù hợp với hợp đồng hay không
Tất cả các chứng từ phải có nội dung đồng nhất với nhau
Nếu phát hiện ra có sai sót gì, nhân viên sẽ thông báo ngay cho công ty công ty
TNHH ANT để công ty TNHH ANT thông báo cho công ty TNHH Adisseo Asia
Pacific Pte chỉnh sửa các chứng từ cho phù hợp
Tuy nhiên, trong trường hợp các chứng từ được nhận từ phía ngân hàng thanh toán
thì các chứng từ này cũng đã được phía ngân hàng kiểm tra rất kĩ lưỡng và nếu phát
hiện ra có sai sót gì thì ngân hàng sẽ thông báo ngay cho phía nhà xuất khẩu để họ
sửa chữa trước khi giao cho đại lý ủy thác giao nhận Do vậy mà chứng từ khi được
giao cho công ty giao nhận thì rất hiếm khi có sự sai sót
Khi kiểm tra các chứng từ mà không phát hiện ra lỗi sai gì, nhân viên công ty Hà
Anh sẽ tiến hành lên tờ khai hàng hóa nhập khẩu Sau đó chuyển bộ chứng từ đầy
đủ ngược lại cho công ty TNHH ANT để công ty TNHH ANT kiểm tra, kí tên và
Đặng Thị Ngọc Oanh – KTNT K9 14
Trang 15đóng dấu (Quy trình này cũng có thể thực hiện bằng cách: Công ty TNHH ANT
email bản scan/hoặc fax tất cả các chứng từ liên quan đến lô hàng cho Công ty Hà
Anh Sau khi nhân viên của công ty Hà Anh kiểm tra chứng từ xong sẽ lên tờ khai –
dưới dạng file mềm gửi cho Công ty ANT để công ty ANT in, ký tên đóng dấu, gửi
kèm các chứng từ liên quan của bộ hồ sơ cho Hà Anh nhằm tiết kiệm thời gian
& sự luân chuyển chứng từ)
Và nhân viên giao nhận của công ty Hà Anh sử dụng toàn bộ chứng từ đã được kí
trên trong suốt quá trình làm hàng
Việc kiểm tra chứng từ là rất cần thiết, giúp người giao nhận hình dung rõ hơn về lô
hàng mình đang làm, tránh được những sai sót không đáng có và bảo vệ quyền lợi
của khách hàng khi có những tình huống không hay xảy ra
Công ty Hà Anh sẽ tiến hành tạm ứng cho nhân viên giao nhận Nhân viên giao
nhận viết giấy tạm ứng với công ty để tạm ứng một số tiền phù hợp cho việc làm
hàng
2.2.3 Lấy lệnh giao hàng.
Sau khi có thông báo hàng đến từ hãng tàu, nhân viên giao nhận sẽ đi lấy lệnh giao
hàng và phải lên hãng tàu để lấy Để nhận được lệnh cần phải có những giấy tờ sau:
- Giấy giới thiệu (có tên nhân viên đi nhận lệnh)
- Giấy báo hàng đến của đại lý hãng tàu Hanjin Shipping (Notice of arrival)
- Vận đơn gốc (Original Bill of Lading) hoặc vận đơn fax/photo trong trườnghợp lô
hàng đã có điện giao hàng (Telex Release / Surrendered Bill of Lading)
- Chứng minh thư nhân dân của nhân viên đi nhận lệnh
Nhân viên giao nhận sẽ mang thông báo hàng đến, giấy giới thiệu và vận đơn gốc
đến hãng tàu liên hệ với nhân viên hãng tàu và đóng các khoản phí liên quan( phí
D/O, THC, CFS, Handing, Pcs…)
Lô hàng này đi qua hãng tàu Hanjin shipping có địa chỉ chi nhánh Hải Phòng tại
phòng 306, tầng 3 tòa nhà DG, số 15 Trần Phú, Hải Phòng Hãng tàu sau khi nhận
giấy giới thiệu và thông báo hàng đến sẽ kiểm tra xem đầu hãng tàu bên kia có ra
thông báo giao hàng hay chưa, kiểm tra các nội dung trên thông báo hàng đến Sau
khi kiểm tra xong nhân viên hãng tàu sẽ dựa vào tên, địa chỉ và mã số thuế của công
ty TNHH ANT để ra hóa đơn và người giao nhận sẽ mang hóa đơn qua bộ phận thu
Đặng Thị Ngọc Oanh – KTNT K9 15
