quản lý thời gian tại một số doanh nghiệp việt nam

Mục đích nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu chung: Thông qua tìm hiểu các nhân tố ảnh hưởng đếnquản lý thời gian của lao động gián tiếp trong doanh nghiệp; đưa ra đề xuất chongười quản lý

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

“Thời gian” là một trong những thứ quan trọng nhất mà con người có Khithời gian đã trôi đi thì không bao giờ quay trở lại Có thể nói thời gian là điềukiện quan trọng để mỗi người tồn tại Đối với từng người, thời gian là sự sống, làtiền, là tri thức Những công trình, phát minh vĩ đại ra đời cũng cần thời gian Giátrị của thời gian thậm chí còn quý hơn vàng Chúng ta có thể kiếm tiền nhưngkhông thể mua được thời gian

Tuy nhiên, tất cả mọi người, ai cũng chỉ có một lượng thời gian hạn định:

24 giờ mỗi ngày, 168 giờ 1 tuần và 8.736 giờ một năm Dù là người giàu có haynắm giữ quyền lực trong tay thì quỹ thời gian của họ cũng không thể tăng lên.Cách duy nhất để làm “tăng” thời gian một cách tương đối là quản lý và sử dụngcẩn thận lượng thời gian mà mình có Hạn chế thời gian lãng phí đồng nghĩa vớibạn có thể dành nhiều thời gian hơn vào những mục tiêu quan trọng của bản thân

và nâng cao hiệu quả công việc Quản lý thời gian là chìa khóa để thành công,cho phép bạn kiểm soát cuộc sống thay vì thụ động, bị cuốn trôi Bạn thực hiệnnhiều hơn, bạn đưa ra quyết định tốt hơn, bạn làm việc hiệu quả hơn, và tất nhiên,bạn thành công hơn Chúng ta không thể tạo ra thời gian nhiều hơn, nhưng chúng

ta hoàn toàn có thể sử dụng nó tốt hơn

Ai cũng hiểu thời gian là có hạn, nhưng không phải ai cũng tận dụng tốtquỹ thời gian của mình cũng như biết quản lý thời gian một cách khoa học Nhucầu được nghỉ ngơi, giải trí của con người là chính đáng Tuy nhiên, nhiều ngườikhông có đủ thời gian cho những nhu cầu đó Nhiều người luôn phải rượt đuổi,không hiểu tại sao mình đã rất cố gắng mà không nhận được kết quả như mongmuốn? Tại sao sự cố gắng không mang thành công đến với họ? Cái gì đã “chiếm

mất” thời gian của chúng ta? Nguyên nhân chính là họ chưa biết cách quản lý thờigian cho hiệu quả, và đôi khi là họ không biết mình đã lãng phí thời gian như thếnào Vậy phải làm thế nào để quản lý tốt nguồn tài nguyên quý giá này?

Với mỗi doanh nghiệp, quản lý thời gian cũng hết sức quan trọng Karl

Marx (1818-1883) đã từng nói: “Thời gian không bao giờ trở lại, để thời gian

trôi đi một cách trống rỗng chính là tự sát từ từ Suy cho cùng toàn bộ nền kinh tế

là ở chỗ tiết kiệm thời gian” Thời gian được xem là một tài sản hữu hình để nâng

cao hiệu quả công việc, là nhân tố không nhỏ quyết định đến thành công hay thấtbại của một doanh nghiệp Con người Việt Nam luôn được đánh giá cao về tínhthích ứng, nhạy bén, nhanh nhẹn Nhưng, tại sao lao động Việt Nam lại có hiệuquả thực hiện công việc quá thấp so với lao động các nước khác như Nhật, Mỹ?Thậm chí, người lao động Việt Nam còn bị đánh giá là lười biếng, vô kỉ luật.Những điều này phải chăng là do người lao động đã không biết quản lý tốt thờigian làm việc của mình? Họ chưa nhận thức được vai trò của thời gian hay chưabiết cách quản lý thời gian cho tốt? Trên thực tế, người lao động trong doanhnghiệp Việt Nam chưa thực sự quan tâm đến việc quản lý thời gian của mình ởnơi làm việc Hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam có quy mô vừa và nhỏ Côngtác quản lý nói chung và đặc biệt là quản lý thời gian rất lỏng lẻo Nhất là cácdoanh nghiệp nhà nước, các nhân viên có rất nhiều thời gian rảnh rỗi trong 8 tiếnghoạt động ở cơ quan Không khó để nhìn thấy, bắt gặp cảnh tượng những ngườinhân viên, thậm chí cùng các quản lý của mình tán phét, nghỉ ngơi ngay trong giờlàm việc Tình trạng sử dụng điện thoại, facebook hay làm những việc cá nhân làhết sức phổ biến Ngay cả những cơ quan, doanh nghiệp đã sử dụng các côngnghệ phục vụ việc kiểm soát thời gian của nhân viên như: dấu vân tay, haycamera, nhưng chưa thực sự hiệu quả Nhiều nhân viên thậm chí còn bỏ nơi làmviệc ra ngoài cùng bạn bè hay đi mua sắm với các đồng nghiệp Theo kết quả

khảo sát của công ty nghiên cứu thị trường trực tuyến W&S vào tháng 7-2012, cóđến 25.3% nhân viên thường đến cơ quan không đúng giờ và chưa thực hiệnnghiêm túc nội quy giờ giấc công sở Có tới 66,6 % người lao động không có thóiquen lập kế hoạch làm việc trong dài hạn Rõ ràng đây là sự lãng phí lớn màchính người lao động không nhận thức được Nếu những điều này xảy ra, song họvẫn hoàn thành tốt các công việc của mình thì vấn đề chưa có gì đáng nói Tuynhiên, cũng rất nhiều người lao động kêu ca phàn nàn về khối lượng công việc mà

họ phải làm Họ luôn cảm thấy bị thiếu hụt về thời gian Công việc dồn dập,nhiều lúc phải mang về nhà để giải quyết Nhất là vào thời điểm cuối kì (cuốitháng, cuối quý hoặc cuối năm), các nhân viên phải chạy đua để hoàn thành côngviệc.Từ đó làm giảm hiệu quả công việc mà họ thực hiện Theo báo cáo Năngsuất của APO năm 2010, xét về năng suất lao động thì Việt Nam chỉ đạt mức2.072 USD/người lao động, thấp nhất trong số 10 nước châu Á được so sánh gồmThái Lan, Ấn Độ, Malaysia, Philippines, Singapore, Trung Quốc, Hàn Quốc,Nhật Bản, Indonesia và Việt Nam Tổng cục Thống kê cho biết, năng suất laođộng Việt Nam đang thấp hơn nhiều so với các nước trong khu vực và châu Á

Cụ thể là, năng suất lao động của lao động Việt Nam hiện thấp hơn Indonesia 10lần, Malaysia 20 lần, Thái Lan 30 lần, Nhật Bản tới 135 lần Những nhà đầu tưcủa các nước khác nhìn vào đó, đã có rất nhiều ý kiến phản ánh sự thiếu chuyênnghiệp của người lao động Việt Nam Điều này làm mất đi hình ảnh và giá trị củacon người Việt nói chung và người lao động trong các doanh nghiệp nói riêng.Nền kinh tế Việt Nam vẫn trong thời kì khôi phục sau suy thoái Các doanhnghiệp đòi hỏi phải nỗ lực trỗi dậy Khi mà cạnh tranh các nguồn lực khác đãbước vào giai đoạn bão hòa thì quản lý thời gian chính là một trong những chìakhóa cho sự phát triển mạnh mẽ hơn của các doanh nghiệp Chính vì vậy, nhóm

tác giả chọn đề tài “Quản lý thời gian tại một số doanh nghiệp Việt Nam” làm

đề tài nghiên cứu khoa học Đề tài sẽ đề cập đến công tác quản lý thời gian củacác lao động gián tiếp trong một số doanh nghiệp Việt Nam.

2 Mục đích nghiên cứu

- Mục đích nghiên cứu chung: Thông qua tìm hiểu các nhân tố ảnh hưởng đếnquản lý thời gian của lao động gián tiếp trong doanh nghiệp; đưa ra đề xuất chongười quản lý doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý thời gian người laođộng

- Mục tiêu nghiên cứu cụ thể:

 Hệ thống hóa lý thuyết về quản lý thời gian, vai trò của quản lý thời gian

 Tổng quan các công trình đã nghiên cứu về quản lý thời gian

 Phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới quản lý thời gian tại một số doanhnghiệp Việt Nam

 Đưa ra được các đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả quản lý thời gian tại một

số doanh nghiệp Việt Nam

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng: Quản lý thời gian và các nhân tố ảnh hưởng đến quản lý thời giancủa lao động gián tiếp tại một số doanh nghiệp Việt Nam

- Phạm vi nghiên cứu:

 Không gian: một số doanh nghiệp Việt Nam như:

 Tập đoàn viễn thông quân đội Viettel

 Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt NamAgribank

 Siêu thị Fivimart

 Công ty cổ phần Vật Giá

 Một số doanh nghiệp khác

 Thời gian: Từ tháng 1 năm 2014 đến tháng 4 năm 2014

4 Phương pháp nghiên cứu

a Phương pháp thu thập dữ liệu: dựa trên dữ liệu sơ cấp và dữ liệu thứ cấp:

1 Dữ liệu sơ cấp: được thu thập dựa trên việc phát phiếu phỏng vấn và phiếuđiều tra

2 Dữ liệu thứ cấp: thu thập từ sách báo, tạp chí, các công trình nghiên cứu đãthực hiện,…

b Phương pháp nghiên cứu: nghiên cứu được thực hiện thông qua 02 giai đoạn:

 Nghiên cứu sơ bộ

Sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính Nghiên cứu định tính được

thực hiện bằng cách phỏng vấn sâu một số nhân viên ở doanh nghiệp đểđưa ra mẫu câu hỏi phỏng vấn nhân viên tại một số doanh nghiệp nhằmđánh giá sơ bộ các nhân tố gây lãng phí thời gian Nghiên cứu định tínhthực hiện phỏng vấn một nhóm người lao động, nhân viên theo cách chọnmẫu thuận tiện nhằm phát hiện ra các nhân tố mới và củng cố thêm cácnhân tố đã đưa ra nguyên nhân gây lãng phí thời gian nhằm xây dựng bảnghỏi chính thức để thu thập dữ liệu

Nghiên cứu định lượng thực hiện khảo sát một số nhân viên nhằm pháthiện những sai sót trong bảng câu hỏi và kiểm tra thang đo

 Nghiên cứu chính thức

Sử dụng phương pháp định lượng với kĩ thuật điều tra thông qua phiếukhảo sát

c Phương pháp xử lí số liệu

 Sử dụng phần mềm SPSS 16.0 để phân tích dữ liệu và kiểm định thang đo

 Phương pháp tổng hợp, phân tích, so sánh, đánh giá, phương pháp chuyên

5 Kết cấu đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục tàiliệu tham khảo, phụ lục thì nội dung của đề tài được kết cấu gồm 04 chương:

 Chương 1: Tổng quan các công trình nghiên cứu về quản lý thời gian

 Chương 2: Thực trạng quản lý thời gian tại một số doanh nghiệpViệt Nam

 Chương 3: Phương pháp và kết quả nghiên cứu quản lý thời gian tạimột số doanh nghiệp Việt nam

 Chương 4: Một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả quản lý thời giantại một số doanh nghiệp Việt Nam

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU VỀ

QUẢN LÝ THỜI GIAN 1.1 Tổng quan về thời gian và quản lý thời gian

1.1.1 Khái niệm thời gian

“Thời gian” là một khái niệm đã xuất hiện từ rất lâu trong lịch sử phát triểnloài người Tuy nhiên, cho đến nay vẫn chưa có bất kì định nghĩa nào về thời gianđược xem là hoàn chỉnh và thể hiện được một cách toàn diện nhiều góc độ tiếpcận khác nhau Có người cho rằng thời gian là hữu hình, cụ thể và cân đong đượcqua các đại lượng thời gian như: năm, tháng, tuần, ngày, giờ, phút, giây Tuynhiên, nếu quan niệm như vậy thì không hẳn chính xác Nó chỉ phù hợp khi dùng

để đo đạc, quy đổi một lượng thời gian cụ thể nào đó Quan niệm thời gian này đãkhông nêu lên được vai trò cũng như giá trị của thời gian Ngạn ngữ có câu: “thờigian là vàng” Ngay từ xưa, cha ông chúng ta đã nhận thức được tầm quan trọngcủa thời gian Thời gian được ví như một thứ đồ quý, có giá trị cao Tổng hợpgiữa sự hữu hình và ý nghĩa của thời gian, Becker và Mustric (2008) đã đưa ra

quan niệm thời gian của mình: “thời gian được chia làm hai loại là định lượng và

định tính Thời gian định lượng đại diện cho thời gian về mặt số lượng; đó là thời gian có thể được đo và tính bằng giây, phút, ngày, tuần, tháng, năm Trong khi

đó, thời gian định tính được liên kết với ý nghĩa của hoạt động đã tiêu hao khoảng thời gian đó” Phát triển sâu hơn về giá trị tồn tại của thời gian Theo

Kerzner (2009) “thời gian là một nguồn lực mà khi sử dụng không đúng cách

hoặc mất đi thì nó sẽ mất đi mãi mãi” Quan niệm này không chỉ phản ánh vai trò

quan trọng, mà còn thể hiện được tính chảy đi một chiều và không thể lấy lạiđược của thời gian Chính điều này khiến cho mỗi chúng ta càng phải quan tâmhơn tới vấn đề quản lý thời gian Trên thực tế, chính vì con người không nhận

thức được sự mất dần đi về thời gian của mình, nên nhiều lúc cảm thấy hối tiếc,thậm chí là đánh mất rất nhiều thứ Và đương nhiên, thời gian không dừng lạicàng không thể quay lại để chờ đợi con người Ngay cả khi ta nói rằng “chúng tacòn thời gian để sửa sai, để làm lại” thì chúng ta cũng đang tiêu hao một lượngthời gian khác Đứng trên phương diện của một nhà kinh doanh, David Fontana

lại cho rằng “thời gian như là một nguồn vốn có hạn” Nguồn vốn đối với các tổ

chức, doanh nghiệp và một nhân tố yếu định đến sự tồn tại và phát triển của mình.Cũng như vậy, với mỗi con người, thời gian là cần thiết cho sự tồn tại và duy trì

sự sống của họ Nếu thời gian một người có là 0 thì có nghĩa họ chưa từng tồn tại.Cuộc sống của con người sẽ được hạn định trong một khoảng thời gian mà conngười vốn gọi là “tuổi thọ” Như vậy, với mỗi người, thời gian là hữu hạn, là cóđiểm kết thúc Điều cần thiết là chúng ta sẽ sử dụng thời gian của mình như thếnào cho hiệu quả

1.1.2 Khái niệm quản lý thời gian

Quản lý thời gian là một vấn đề quan trọng đối với mỗi con người Ngàynay, vẫn chưa nhiều người có thể nhận thức được ý nghĩa của hoạt động quản lýthời gian Tuy nhiên, đề tài “quản lý thời gian” đã được không ít người quan tâm,nghiên cứu và tìm hiểu Giống như chủ đề “thời gian”, hiện nay cũng đã có rấtnhiều quan niệm khác nhau liên quan đến định nghĩa và vai trò của “quản lý thời

gian” Theo Harris (2008), quản lý thời gian là “quá trình khéo léo áp dụng thời

gian để hoàn thành và làm hoàn hảo một hoạt động cụ thể trong khoảng thời gian bị hạn chế” Theo Hansen (2011): “quản lý thời gian không phải là hoạt động để tạo ra nhiều thời gian hơn mà là việc sử dụng tốt nhất thời gian mà chúng ta có” Như vậy, cả Harris và Hansen đều cho rằng, quản lý thời gian có

nghĩa là trong một lượng thời gian hạn định đó, chúng ta phải làm thế nào để sử

dụng và phân bổ thời gian vào các hoạt động một cách tối ưu nhất Kristan (2010)

lại cho rằng “quản lý thời gian là một việc cần phải bỏ ra nhiều công sức, phải

thực hiện một cách cẩn thận, có ý thức và có mục đích; không được chùn bước khi gặp khó khăn mà phải đối mặt với nó” Tiếp cận ở góc độ này, Kristan đã

nhấn mạnh vào nỗ lực, sự cố gắng để có thể quản lý thời gian một cách hiệu quảnhất Hoạt động quản lý thời gian không đơn giản chút nào Nhận thức được ýnghĩa của công tác quản lý thời gian, vạch ra được một kế hoạch sử dụng thờigian tối ưu đã khó; làm theo đúng với kế hoạch, quản lý các hoạt động trong tầmkiểm soát và giới hạn thời gian đã vạch ra càng khó khăn hơn Tác giả Forsyth

(2010) lại cho rằng: “quản lý thời gian không chỉ quan tâm đến việc đóng gói các

hoạt động với các khoản thời gian có sẵn, mặc dù điều này là một phần của quản

lý thời gian, mà còn phải đảm bảo rằng mục tiêu được đáp ứng’’ Do đó, quản lý

thời gian không chỉ là đưa ra một khoảng thời gian bất kỳ cho một công việc màcòn phải dựa vào tính chất công việc để “giao” cho nó một khoảng thời gian hợp

lý Bên cạnh đó, trong khoảng thời gian đã định, kèm theo các yêu cầu công việc,phải nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ, đạt được mục tiêu đúng thời gian, chứ khôngphải làm đại khái, hết thời gian thì có thể bỏ dở Nhận định của Forsyth phảichăng cũng giúp chúng ta nhận thức rằng không nên cứng nhắc, gắn kết mộtkhoảng thời gian với một công việc, mà có thể linh hoạt, đưa ra một khoảng thờigian cho một nhóm công việc để việc phân bổ thời gian linh động hơn, giải quyết

được những vấn đề phát sinh thêm Nói tóm lại, có thể hiểu "Quản lý thời gian là

hành động hoặc quá trình lập kế hoạch và thực hiện kiểm soát có ý thức số lượng thời gian dành cho các hoạt động cụ thể, đặc biệt là nâng cao kết quả, hiệu quả hay năng suất”.

Trong công tác quản lý thời gian, nhiều nhà nghiên cứu đồng ý với nhận

định: tự quản lý là quan trọng nhất Felton và Sims (2009) khẳng định “trọng tâm

của quản lý thời gian là ưu tiên và bắt nguồn từ tự quản lý Tự quản lý là cường quốc của quản lý thời gian” Tán thành và mở rộng nhận định này, Zeller (2008)

nhấn mạnh hơn việc cần có một hệ thống quản lý thời gian hiệu quả, toàn diện

“quản lý thời gian hiệu quả đòi hỏi nhiều hơn ý định tốt và tự nhận thức, nó còn

đòi hỏi một hệ thống tốt bao gồm các quy trình cụ thể cần phải được đưa ra để tham gia vào quá trình quản lý thời gian một cách hiệu quả” Các quy trình cụ

thể liên quan đến việc quản lý thời gian được quy định bởi Downs (2008) như:thiết lập các ưu tiên, phân tích, chọn lọc, lập kế hoạch và thực hiện Như vậy, dùxét trong một tổ chức bất kỳ hay chỉ các đơn vị kinh doanh, thì hoạt động quản lýthời gian không chỉ cần sự giám sát, quản lý của các nhà quản trị; cái căn bảnnhất chính là sự tự nhận thức và quản lý của mỗi cá nhân Mặt khác, con ngườicũng cần nhận thức được rằng: “quản lý thời gian không phải là mục tiêu mà làphương tiện để đạt được mục tiêu” Vì thế, chúng ta cần cân nhắc giữa việc cứngnhắc tuân thủ theo các nguyên tắc quản lý thời gian đã định và việc linh hoạt để

có thể đạt được mục tiêu có hiệu quả nhất

1.1.3 Vai trò của quản lý thời gian

Dường như bất cứ ai trong tất cả chúng ta đều ít nhất một lần mong muốn

có thêm một vài giờ trong một ngày để có thể hoàn tất các công việc, hoặc thưgiãn, hoặc tham gia vào các hoạt động mà mình mong muốn Nhưng như đã nói ởtrên, thời gian cho mỗi người là có giới hạn, mỗi ngày cũng được hạn định trong

24 giờ đồng hồ Vì vậy, quản lý thời gian có vai trò quan trọng và ý nghĩa to lớnđối với cuộc sống con người Khi nói về vai trò của quản lý thời gian, nhiều tácgiả đã đưa ra các nghiên cứu và nhiều kết luân khác nhau Theo Mancini (2007):

“khi chúng ta quản lý thời gian của chúng ta một cách hiệu quả và hiệu suất,

chúng ta sẽ giảm bớt căng thẳng và thất vọng, chúng ta trở nên tự tin hơn và cảm thấy tốt hơn” Rivera (2007) nhận định: “với hoạch định và một số kỷ luật tự giác, nhiều vấn đề cấp bách biến mất hoàn toàn, hoặc khi họ xây dựng một tổng quan, lập kế hoạch và kỷ luật sẽ làm cho họ ít khẩn cấp và dễ dàng hơn trong việc xử lý các công việc” Bổ sung thêm một lợi ích mà hoạt động quản lý thời

gian mang lại, Seaward (2011) cho rằng: “Quản lý thời gian có rất nhiều lợi ích,

thay vì rượt đuổi mọi thứ trong trạng thái điên cuồng, bạn cảm thấy chủ động hơn trong thực hiện công việc và có thời gian để thưởng thức thú vui của cuộc sống” Nhiều tác giả khác cũng phản ánh lợi ích của quản lý thời gian như:

- Giúp chúng ta đạt được mức năng suất cao hơn (Green & Skinner,2005), Alexander &Dobson, 2008)): tức là trong cùng một khoảng thờigian, chúng ta có thể làm được nhiều công việc hơn, hoàn thành nhiềumục tiêu hơn Trong một doanh nghiệp, thời gian được coi là một trongnhững nguồn lực quý giá Công tác quản lý thời gian sẽ giúp doanhnghiệp phát huy được sức mạnh, có thể trở thành lợi thế so sánh trongthời đại hiện nay Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp hoạt động theonguyên tắc Just-in-time (JIT) Tăng năng suất mỗi cá nhân trong một tổchức, sẽ góp phần thúc đẩy sức sản xuất của cả tổ chức đó

- Có nhiều năng lượng hơn để hoàn thành nhiệm vụ (Limoncelli (2006),Becker & Mustric (2008), Christie (2009)): đối với bản thân mỗi conngười, quản lý thời gian vừa tránh những áp lực về thời gian, tránh được

sự dàn trải thời gian vào các công việc không cần thiết; từ đó, con người

sử dụng năng lượng của mình một cách tập trung hơn vào những vấn đềquan trọng, cần thiết

- Giảm bớt các căng thẳng (Bhugra and Howes (2007), Brott (2008),

Christie (2009)): Đã có ý kiến cho rằng: thời gian quản lý con ngườichứ không phải con người quản lý thời gian Thực tế cho thấy rằng, vớimột lượng thời gian có hạn và với những công việc, nhiệm vụ cần giảiquyết, con người bị chi phối, phải tìm cách phân chia thời gian cho cáccông việc và phải chạy theo những thứ đã vạch ra Quả thực, con ngườikhông thể tạo ra thêm nhiều thời gian hơn cho mình, nhưng chính việcquản lý thời gian, tức là biết phân bổ và sử dụng hợp lý, con người sẽgiảm bớt những lo âu, căng thẳng, thậm chí là khủng hoảng thời gian.

- Mối quan hệ với những người khác trở nên tốt đẹp hơn (Bhugra andHowes (2007)): khi chúng ta có nhiều thời gian hơn, chúng ta có thể sửdụng vào việc gặp gỡ, giao lưu và mở rộng các mối quan hệ Bên cạnh

đó, khi chúng ta giảm được sức ép về thời gian thì bản thân con ngườicũng thoải mái hơn, thư giãn hơn Chính trạng thái này giúp con ngườithúc đẩy nhiều cảm xúc tốt đẹp, kiềm chế được những bực nhọc, khóchịu trong các mối quan hệ Trong một doanh nghiệp, có rất nhiều mốiquan hệ khác nhau: quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới, quan hệ vớikhách hàng, quan hệ với đồng nghiệp, việc giữ được một trạng tháithoải mái khi tiếp xúc với người khác, cũng như việc xây dựng được cácmối quan hệ tốt đẹp sẽ góp phần rất lớn để tạo bầu không khí làm việcthân thiện cho mọi người

- Cảm thấy tốt hơn về bản thân (Brott (2008)): khi con người được nghỉngơi, thư thái; đồng thời họ cũng hoàn thành tốt các công việc đúng thờihạn, không bị hối thúc, khi đó, họ có quyền tự hào về bản thân mình Có

lẽ, đây là giá trị cao nhất mà hoạt động quản lý thời gian mang lại chomỗi con người Nếu không quản lý tốt nguồn tài nguyên này, con người

dễ bị đè bẹp và không thể thoát ra khỏi guồng quay của nó

1.1.4 Phương pháp quản lý thời gian

Nhận thức được vai trò quan trọng của công tác quản lý thời gian, hoạtđộng quản lý nguồn tài nguyên này đã sớm được quan tâm Theo Covery, ông đãchia các phương pháp quản lý thời gian thành các nhóm khác nhau, sự ra đời vàphát triển của nhóm sau lấy cơ sở từ đặc điểm và hạn chế của các nhóm trước đó.Theo đó, quản lý thời gian gồm 3 thế hệ:

- Thế hệ thứ nhất: sử dụng danh mục các công việc cần làm Theo cách này,con người liệt kê ra những thứ cần làm lên một mẫu giấy, khi hoàn thànhcông việc nào thì gạch bỏ công việc ấy ra khỏi danh sách

- Thế hệ thứ hai: quản lý bằng lịch công tác Từ nhược điểm của thế hệ thứnhất là con người chỉ tập trung vào những việc cần làm mà không có mốiliên hệ tới thời gian Điều này có thể khiến cho các công việc không thểhoàn thành trong ngày, hoặc các công việc chưa cần được thực hiện trước

và không kịp thời gian cho các công việc thật sự cần làm Lịch công táccũng như danh mục các công việc cần làm, tuy nhiên, nó gắn một khoảngthời gian cho một công việc cụ thể, sắp xếp các công việc đó theo một thứ

tự nhất định Rõ ràng, thế hệ thứ hai này có tính ưu việt hơn Nó giúp conngười lập ra được một kế hoạch cụ thể, có giới hạn thực hiện rõ ràng Việcsắp xếp các công việc cũng sẽ hạn chế con người sa đà vào làm một việc

mà quên đi việc thực hiện những nhiệm vụ còn lại Nhưng phương phápnày cũng còn một số hạn chế, đặc biệt là việc con người sắp xếp tất cả cáccông việc lên lịch có thể ảnh hưởng tới tính khả thi của việc thực hiện

- Thế hệ thứ ba: giống với thế hệ thứ 2, tuy nhiên, các công việc trong lịchcông tác phải thông qua một sự lựa chọn, ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng

Và lịch công việc được xây dựng trên cơ sở mục đích dài hạn Mặc dù có

nhiều ưu điểm hơn hai thế hệ trước, cả 3 thế hệ vẫn chi hỗ trợ việc quản lýcông việc và thời gian, nhưng lại chưa đề cập đến mối quan hệ và kết quảcuối cùng của các công việc

Hiện nay, bên cạnh các phương pháp quản lý thời gian, cũng có nhiều môhình, nguyên tắc có thể áp dụng trong việc nâng cao hiệu quả của hoạt động quản

lý này:

(1): Ma trận Esenhower trong việc xác định thứ tự công việc ưu tiên:

Hình 1.1: Ma trận Esenhower

Nguồn: Theo blog.joemanna.com

Đây là ma trận được chia thành 4 ô, dựa trên 2 tiêu chí là mức độ khẩn cấp(Urgency) và mức độ quan trọng (Importance) Trên thực tế, mô hình này đãđược áp dụng khá phổ biến.Tuy nhiên, việc phân chia các công việc vào các ô chophù hợp, khoa học thì không ít người còn cảm thấy khó khăn Do đó, cần dựa trênthực tiễn từng công việc, yêu cầu nhiệm vụ cụ thể thì mới có thể sắp xếp phù hợpnhất Trong ma trận có 4 ô tương ứng với 4 nhóm công việc: QUAN TRỌNG vàKHẨN CẤP, QUAN TRỌNG nhưng KHÔNG KHẨN CẤP, ÍT QUAN TRỌNGnhưng KHẨN CẤP, ÍT QUAN TRỌNG và KHÔNG KHẨN CẤP Đối với mỗi

nhóm công việc, ta phải có những cách thực hiện khác nhau:

- Nhóm: KHẨN CẤP và QUAN TRỌNG: là những công việc đòi hỏi chúng

ta phải để tâm giải quyết và có áp lực về thời gian, do đó, cần đích thân giảiquyết ngay các công việc này

- Nhóm: KHẨN CẤP nhưng KHÔNG QUAN TRỌNG: với những công

việc ở nhóm này đòi hỏi phải hoàn thành nhanh nhưng mức độ quan trọngcủa các công việc là thấp, vì vậy, trong trường hợp có quá nhiều công việcthì có thể nhờ hoặc phân công người khác làm giúp

- Nhóm: ÍT KHẨN CẤP nhưng QUAN TRỌNG: bao gồm những việc có tác

động lớn với công việc, cuộc sống con người nhưng việc hoàn thành chúngkhông bị hối thúc về thời gian Những công việc này đòi hỏi mỗi ngườiphải tự giải quyết, không được lơ là Khi gặp những việc như thế này đòihỏi mọi người cần chú ý giải quyết Nếu không nó sẽ trở thành các côngviệc vừa khẩn cấp vừa quan trọng dẫn đến việc thực hiện công việc kémhiệu quả Trên thực tế, khi con người có nhiều công việc, họ thường chútâm giải quyết những công việc thuộc nhóm KHẨN CẤP và QUANTRỌNG Tuy nhiên, đó là một việc làm thiếu khoa học, nó khiến conngười trở thành nô lệ của ông chủ thời gian, luôn luôn bị chi phối, chạytheo Do đó, phải bỏ qua và chấp nhận hậu quả những công việc khẩn cấp,quan trọng; tập trung vào những công việc ít khẩn cấp nhưng quan trọng

- Nhóm: ÍT KHẨN CẤP và KHÔNG QUAN TRỌNG: đối với những công

việc này, chúng ta có thể nhượng lại cho người khác hoặc không cần quantâm đến chúng

(2) Nguyên tắc Paretto (nguyên tắc 80/20): trong quản trị nhân lực, nguyên tắc

80/20 được phát biểu như sau: trong suốt thời gian làm việc của mình, 20% thời

gian đó, người lao động hoàn thành được 80% công việc Như vậy, rõ ràng sự tậptrung của con người là có hạn Tùy theo thói quen, đặc trưng công việc và nănglực mỗi người mà có khả năng tập trung khác nhau Tại các tổ chức Việt Nam nóichung và trong các doanh nghiệp nói riêng Chúng ta thường hạn định thời gianlàm việc 8 giờ trong một ngày Tuy nhiên, thời gian thực tế mà người lao động sửdụng để thực hiện các công việc có liên quan đến nhiệm vụ, công việc của mìnhthì ít hơn rất nhiều Ngược lại, nhiều công ty ở châu Âu, người lãnh đạo sẽ chophép các nhân viên của mình tự do sử dụng cafe, nghỉ ngơi, giải trí, chỉ cần họhoàn thành các công việc đúng tiến độ, hiệu quả Từ nguyên tắc Paretto, rõ ràng,trong hoạt động quản lý thời gian, không nhất thiết phải quản lý một cách cưỡngbức, ép buộc mà để cho mỗi người tự quản lý thời gian của họ theo một chừngmực, điều chỉnh của công ty thì có thể mang lại hiệu quả tốt hơn.

1.1.5 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản lý thời gian

Rõ ràng, công tác quản lý thời gian cũng như các phương pháp quản lý thờigian đã được nghiên cứu và áp dụng rộng rãi Tuy nhiên, có nhiều người khônghiểu vì sao mình luôn rơi vào tình trạng thiếu hụt thời gian.Có cả những ngườicảm thấy mình luôn nỗ lực, cố gắng để hoàn thành công việc nhưng không đápứng được yêu cầu thời gian Để có thể tìm ra được các đề xuất cụ thể, trước hết, taphải tìm ra được những nhân tố nào tác động đến hoạt động quản lý thời gian.Rấtnhiều nghiên cứu đi trước đã trình bày, phân tích các nhân tố, hoạt động có ảnhhưởng đến công tác quản lý thời gian với những cách tiếp cận khác nhau Cónhững nghiên cứu chỉ ra được những hoạt động thường gây lãng phí thời gian:không biết nói “không”, điện thoại quá lâu, tiếp khách quá nhiều, văn phòng bừabộn, trì hoãn công việc, giao tiếp kém, Nghiên cứu khác thì định lượng một sốhoạt động giải trí cụ thể làm tiêu tốn thời gian trong giờ làm việc: 73% số người

nghiên cứu thừa nhận họ dùng nhiều thời gian cho các hoạt động không liên quanđến công việc, trong đó: 48% sử dụng internet vào việc riêng, 33% dành thời giantán gẫu với động nghiệp, 30%dành thời gian cho các việc làm thêm khác, 19%dành cho thời gian nói chuyện qua điện thoại, 15% nghỉ giải lao hoặc ăn trưa quálâu Nhiều nghiên cứu khác được thực hiện đã chỉ ra được các nhân tố ảnh hưởngđến hoạt động quản lý thời gian của đối tượng là sinh viên, với các nhân tố đượcnêu ra như: không có mục tiêu và thứ tự ưu tiên, không lập kế hoạch công việc,các cuộc gặp gỡ không cần thiết, sử dụng điện thoại, internet, Tuy nhiên, hầuhết các nghiên cứu trên đều thể hiện các nhân tố tác động ở mức độ các hoạt động

cụ thể Nếu xét đến việc phản ánh các nhân tố một cách tổng quát đến hoạt độngquản lý thời gian nói chung, phải kể đến là mô hình các nhân tố ảnh hưởng Sửdụng thời gian của Robonson (1977) Mặc dù đã tồn tại hơn 30 năm nhưng môhình vẫn còn nguyên giá trị của nó:

Hình 1.2: Mô hình các nhân tố ảnh hưởng Sử dụng thời gian của Robonson

Nguồn: Theo http://research-methodology.net/

Mô hình nêu lên sự tác động của một số nhân tố như: môi trường, conngười, trách nhiệm hoặc các nguồn lực đến tất cả các hoạt động quản lý thời giansuốt 24 giờ mỗi ngày Tức là nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt độngquản lý thời gian trong suốt một ngày của con người Trong mỗi nhóm nhân tố,tác giả đã liệt kê ra được một số nhân tố nhỏ hơn Đây cũng chính là hướng đi và

là một trong những cơ sở để nhóm tác giả phân tích các nhân tố tác động Qua đó,đưa ra các nhân tố tác động đến hiệu quả quản lý thời gian theo cách tiếp cận nàynhư: đưa ra các nhân tố chính, mỗi nhóm nhân tố sẽ chỉ ra các nhân tố cụ thể hơn

Nhìn nhận ở một góc độ khác, David Fontana lại nhấn mạnh hơn sự tácđộng của ý thức cũng như cách suy nghĩ của con người Theo David Fontana

“Ngoài nguyên nhân không đủ động lực để thúc đẩy sự quyết tâm, nguyên nhân

chủ yếu làm nhiều người thất bại là không thể thiết lập được trạng thái tâm lý đúng đắn” Ông khẳng định: có nhiều công việc mà chúng ta tưởng chừng như

quá xa vời so với khả năng của mình, nhưng thực tế, “chỉ cần thông qua việc cố

gắng khai thác những đặc tính sẵn có, theo sau đó là một cách học hỏi đúng đắn”

thì chúng ta có thể làm được Bên cạnh đó, ông còn phân tích mối quan hệ giữahiệu quả quản lý thời gian với việc có được một mục tiêu cụ thể.Để đánh giá hiệuquả quản lý thời gian, ta phải dựa vào số lượng và mức độ hoàn thành công việc(trong điều kiện đảm bảo sức khỏe, nghỉ ngơi) với mục tiêu đề ra Chính vì vậy,không thể mơ hồ, chung chung “tôi đã làm được nhiều công việc hơn” hay tôithấy mình có nhiều thời gian nhàn rỗi Chỉ khi có một mục tiêu rõ ràng để đốichiếu thì ta mới đánh giá được hoạt động quản lý thời gian Hơn thế nữa, dựa trênmục tiêu, ta cũng có cách phân bổ và sử dụng thời gian phù hợp, khoa học hơn.Ông còn làm nổi bật được vai trò của nhân tố học hỏi trong việc quản lý thời gian.Thông qua giáo dục và sự học hỏi từ những trải nghiệm giúp ta có nhiều kinh

nghiệm hơn, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý thời gian Từ những phân tích củamình, David Fontana đã xây dựng công thức:

Quản lý thời gian tốt = Động cơ đúng + tâm trạng đúng + kỹ năng chính xác

Đặc biệt, trong số các nghiên cứu về quản lý thời gian, nhóm tác giả quantâm đến bài nghiên cứu: “Các nhân tố ảnh hưởng đến hành vi quản lý thời giancủa các nhà quản trị doanh nghiệp nhỏ” của tác giả Peter McNamara Thực tế,như chúng ta đã biết, hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam là các doanh nghiệpvừa và nhỏ.Vì vậy, bài nghiên cứu của Peter McNamara có mối quan hệ rất gầnvới bài nghiên cứu mà nhóm sẽ thực hiện Đây là nghiên cứu không chỉ nhằmkhám phá những yếu tố ảnh hưởng hành vi quản lý thời gian của các doanhnghiệp nhỏ, nó cũng cố gắng để nghiên cứu các điều kiện cho phép quản lý thờigian để được thực hành Ông Peter McNamara đã đưa ra mô hình như sau:

- Nhân tố con người: Peter McNamara đã tổng hợp từ nhiều nghiên cứu khác

để chỉ ra một số nhân tố thuộc về con người có tác động đến hoạt độngquản lý thời gian như: tính đúng giờ, làm nhiều việc một lúc, việc lập kếhoạch, tính kiên nhẫn Theo đó, những nhà quản trị cấp cao hơn trong cơcấu tổ chức thì cũng cần kiểm soát hoạt động quản lý thời gian tốt hơn Bêncạnh đó, khi sử dụng công cụ hồ sơ tâm lý, tác giả chỉ ra tồn tại một mốiquan hệ giữa điểm “J” và tính có kế hoạch, trật tự của cuộc sống con người.Theo quy luật lợi ích giảm dần, con người thích thú với việc nhận đượcphần thưởng nhỏ sớm hơn là việc chờ đợi để nhận được phần thưởng lớnhơn sau đó Vì vậy, con người có xu hướng làm nhiều việc cùng một lúc(Souitaris và Maestro (2010)) Ngoài ra, kinh nghiệm và tuổi tác của conngười cũng ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý thời gian Pansiri và Temtime(2010) đã cho thấy rằng nhà quản lý có kinh nghiệm xem vấn đề hoàn toàn

khác với các nhà quản lý có ít kinh nghiệm.

- Sự cân bằng cuộc sống - công việc: tháng 4 năm 2009, Thượng viện Úc đã

chính thức thông qua “tiêu chuẩn tối thiểu của sự cân bằng cuộc sống vàcông việc” Đối với các nhà quản trị của các doanh nghiệp nhỏ, sự cânbằng này có thể còn giá trị hơn giấc mơ biến thành hiện thực Theo báo cáocủa Spinks (2004), các nhà quản trị, đặc biệt là các nhà quản trị của cácdoanh nghiệp nhỏ thường do dự trong việc thực hiện sự cân bằng cuộcsống - công việc Nếu sự cân bằng này bị phá vỡ, không đạt được mức cânbằng thì có thể sẽ gây ra nhiều hệ quả xấu như: làm xấu hơn các mối quan

hệ, căng thẳng, kiệt sức và mệt mỏi (Brown, Bradley và các đồng nghiệp(2010)) Tác giả cũng chỉ ra rằng: việc đạt được mức cân bằng cuộc sống –công việc sẽ làm tăng năng suất lao động, làm việc thêm giờ sẽ làm giảmnăng suất lao động

- Sự tác động của tổ chức: một số yếu tố của tổ chức tác động đến hiệu quả

quản lý thời gian như: quy mô tổ chức, chu kì sống, lĩnh vực và sự dồi dào

về tài chính Pansiri and Temtime (2010) đã chỉ ra một mối quan hệ trựctiếp giữa quy mô tổ chức và khả năng thực hiện hiệu quả của nhà quản trị.Tác động lớn nhất chính là các quyết định và hành vi quản trị Những giaiđoạn khác nhau trong chu kỳ sống của doanh nghiệp cũng có ý nghĩa quantrọng đối với quản lý thời gian Giai đoạn đầu, các nhà quản trị quan tâmđến vấn đề tiêu thụ sản phẩm, tiếp theo là sự cần thiết phải có rủi ro, sự cầnthiết phải có tầm nhìn và hệ thống quản trị các hoạt động để theo kịp với sựphát triển Sau đó, cần thiết phải lập kế hoạch và phối hợp thực hiện mộtcách có hệ thống Khi công ty trưởng thành, nó được đặc trưng bởi hệthống thể chế, chính sách và thủ tục Do đó các nhà quản lý phải đặt mìnhvào các thời gian khác nhau để có những hoạt động khác nhau nhằm tăng

trưởng tốt nhất Phát triển thêm, mô hình chu kì sống của Davidson (2009)cho thấy người quản lý kinh doanh thường gặp khủng hoảng ở các điểmchuyển tiếp của tăng trưởng Do đó, ở giai đoạn đầu, người quản lý thường

sử dụng rất nhiều thời gian cá nhân cho công việc Tiếp theo đó, nhữngngười quản lý thường ủy thác công việc do sự căng thẳng và quá tải Sự tácđộng của hoạt động quản lý thời gian ở giai đoạn này sẽ rất lớn Giai đoạncuối cùng sẽ xuất hiện trạng thái chuyển tiếp quan liêu, các nhà quản trị sẽnghỉ ngơi, trừ khi có yêu cầu mới ở mức cao hơn

- Môi trường bên ngoài: đây là một yếu tố lớn có thể ảnh hưởng tới hành vi

quản lý thời gian của nhà quản trị Yếu tố bên ngoài ảnh hưởng lên cả nhàquản trị và doanh nghiệp của họ Nó bao gồm sự cạnh tranh của ngành, nhucầu khách hàng và khả năng đặt giá của các nhà cung ứng (Nankervis,Compton and Baird (2008))

- Công nghệ thông tin: sự bao phủ rộng rãi của công nghệ cho thấy rằng mức

độ áp dụng máy tính và một loạt các thiết bị thông tin liên lạc khác tại cácdoanh nghiệp là rất lớn Những thiết bị này giúp hoàn thành công việc mộtcách tốt hơn Việc sử dụng internet là một phần của các doanh nghiệp kinhdoanh Nghiên cứu này chỉ ra rằng (mặc dù thực tế ngược lại): việc sử dụnginternet sẽ cải thiện cuộc sống làm việc của nhà quản trị và đặc biệt liênquan đến quản lý thời gian của họ Email và lịch phần mềm của Microsoftcũng được thiết kế như một công cụ quản lý thời gian Sự phụ thuộc ngàycàng lớn khi điện thoại di động và các thông tin liên lạc khác thúc giục ýthức của nhân viên và tăng cường độ lao động

Với mỗi góc độ tiếp cận khác nhau, các nhân tố được đưa ra cũng khácnhau.Nghiên cứu của David Fontana chỉ tập trung vào yếu tố cá nhân trong quản

lý thời gian Tuy nhiên, trong một doanh nghiệp _một môi trường mang tính chấtcộng đồng, tập thể thì hiệu quả quản lý thời gian của doanh nghiệp không chỉ phụthuộc vào mỗi người Do đó, đề tài sẽ sử dụng nghiên cứu này để phân tích cácnhân tố cụ thể thuộc về nhân tố con người trong bài nghiên cứu của nhóm Vớikết quả nghiên cứu của Robonson, nhóm tác giả nhận thấy đây là cách tiếp cậnhay và mang tính chất khái quái Vì vậy, hướng tiếp cận đề tài của nhóm cũnggiống với nghiên cứu của Robonson: Đi từ các nhân tố lớn, trong mỗi nhân tố chỉ

rõ được các nhân tố nhỏ hơn tác động đến hiệu quả quản lý thời gian Nhóm tácgiả đặc biệt quan tâm tới nghiên cứu của Peter McNamara Phạm vi của đề tài màPeter McNamara nghiên cứu là trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ rất phù hợpvới đặc điểm của doanh nghiệp Việt Nam (Hầu hết là các doanh nghiệp vừa vànhỏ) Các nhân tố mà Peter McNamara đưa ra sẽ chính là các nhân tố cơ sở mànhóm tác giả đưa ra trong bài nghiên cứu của mình.Tuy nhiên, đối với mỗi nhómđối tượng khác nhau thì hoạt động quản lý thời gian sẽ phụ thuộc vào các nhân tốkhác nhau.Mức độ tác động của mỗi nhân tố lên mỗi đối tượng cũng khác nhau.Chính vì vậy, khi nghiên cứu hoạt động quản lý thời gian trong các doanh nghiệp,bên cạnh việc vận dụng những kiến thức, cơ sở lý thuyết chủ yếu từ nghiên cứucủa Peter McNamara, nhóm tác giả kết hợp với nghiên cứu, điều tra, phỏng vấn

để biết được các vấn đề tồn đọng, các nhân tố khác ảnh hưởng lên hoạt động quảntrị thời gian của nhóm đối tượng mà nhóm tác giả nghiên cứu

1.2 Đề xuất hướng nghiên cứu

Qua phần tổng quan trên, ta đã có một cái nhìn khá nhiều chiều, nhiều góccạnh về hoạt động quản lý thời gian Những công trình đi trước đã góp phần tíchcực trong việc giúp con người hiểu được thời gian, giá trị của thời gian và hoạtđộng quản lý thời gian Nhiều công trình cũng cho ta thấy được sự phát triển của

con người trong công tác quản lý thời gian với các phương thức khác nhau Nócũng chỉ ra một số nhân tố tác động đến hiệu quả quản lý thời gian Tuy nhiên,xét ở góc độ nhân tố ảnh hưởng, các nghiên cứu trước, hoặc chỉ tập trung vào cáchoạt động cụ thể gây lãng phí thời gian, hoặc nêu ra được nhóm nhân tố tác độngphần lớn chỉ dừng lại ở mức định tính Mặt khác, hầu hết các nghiên cứu về quản

lý thời gian trước đây đều nghiên cứu với đối tượng là sinh viên, hoặc các nghiêncứu ở các doanh nghiệp nước ngoài Ở Việt Nam hiện nay, hoạt động quản lý thờigian chưa được chú trọng, chưa có nghiên cứu nào mang tính chất tổng quát vềquản lý thời gian của đối tượng là người lao động trong các doanh nghiệp Đặcbiệt là một nghiên cứu mang tính chất định lượng Vì vậy, nhóm tác giả chọn đề

tài: “Quản lý thời gian tại một số doanh nghiệp Việt Nam” Đề tài này sẽ phân

tích những nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý thời gian một cách có hệthống, tổng quát hơn và đặc biệt với đối tượng là người lao động gián tiếp trongmột số doanh nghiệp Chính việc rút gọn phạm vi nghiên cứu, tập trung vào mộtnhóm đối tượng hẹp hơn, nhóm tác giả sẽ xây dựng được các đề xuất cụ thể, sâusát hơn với thực tiễn và tình hình tại một số doanh nghiệp Việt Nam

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ THỜI GIAN TẠI

MỘT SỐ DOANH NGHIỆP VIỆT NAM 2.1 Thực trạng quản lý thời gian tại một số doanh nghiệp Việt Nam

Quản lý thời gian trong các doanh nghiệp Việt Nam là một vấn đề cần đượcquan tâm Như đã nói ở trên, con người Việt Nam có khả năng thích ứng cao vànhanh nhẹn.Tuy nhiên, hiệu quả làm việc của các doanh nghiệp Việt Nam rấtthấp Người lao động thường làm việc trong khoảng thời gian 8 tiếng đồng hồ,nhưng so với các nước khác như Mỹ, Nhật thì số lượng công việc hoặc năng suấtlao động mà người lao động Việt Nam hoàn thành là ít hơn rất nhiều lần Trongkhi đó, nhiều công ty ở Mỹ thực hiện kiểm soát nhân viên của mình mà khôngcần quá gò bó Họ chỉ quan tâm đến khối lượng công việc mà người lao động đãlàm được Tại Việt Nam, việc các nhân viên “chỉnh đốn đội hình” khi nghe tiếngbước chân hoặc giọng sếp là rất phổ biến.Trong công tác quản lý thời gian, điềuquan trọng nhất là tự quản lý Nhưng khi được hỏi về làm việc riêng trong thờigian làm việc, có hơn 80% cho biết thường thỉnh thoảng làm việc riêng nếu việc

đó quan trọng Đặc biệt, trong số những người thường làm việc riêng trong giờlàm việc, nữ giới chiếm một tỷ lệ nhiều hơn so với nam giới thuộc nhóm nhânviên - cán bộ - công chức

Hình 2.1: Tỷ lệ làm việc riêng trong công sở

Nguồn: Theo www.vinaresearch.net

Theo một cuộc khảo sát của website salary đã có được những con số thống

kê đáng kinh ngạc: khi thực hiện khảo sát 2500 nhân viên văn phòng trong mọingành nghề từ tháng 7 đến tháng 8 năm 2008, kết quả ghi nhận cũng tương tự:73% số người tham gia trả lời câu hỏi đã thừa nhận rằng họ đã tốn nhiều thời giancho những hoạt động không liên quan đến công việc của mình tại công ty Đây làmột sự lãng phí giá trị vô hình rất lớn về con người trong các tổ chức Ngoại trừcông nhân sản xuất, hầu hết các nhân viên văn phòng đều được trả lương theo giờlàm việc Một ngày có mặt ở công ty 8 tiếng đồng hồ thì sẽ nhận được lương Do

đó, trong quá trình làm việc, người lao động muốn sử dụng quãng thời gian đónhư thế nào rất khó để quản lý và đánh giá Theo nghiên cứu: 48% sử dụnginternet vào việc riêng, 33% dành thời gian tán gẫu với đồng nghiệp, 30% dànhthời gian cho các việc làm thêm khác, 19% dành thời gian cho nói chuyện quađiện thoại, 15% nghĩ giải lao hoặc ăn trưa quá lâu

Ngoài ra, không ít người lao động đi muộn về sớm Vào tháng 7-2012,công ty nghiên cứu thị trườngtrực tuyến W&S đã thực hiện một cuộc khảo sátnhanh trên 500 người nhằm tìm hiểu về những suy nghĩ và thái độ của nhóm nhânviên - cán bộ - công chức về công việc hiện tại của mình Theo kết quả cuộc khảosát này thì: có đến 25.3% thường đến cơ quan không đúng giờ và chưa thực hiệnnghiêm túc nội quy giờ giấc công sở Tuy nhiên, đa số các nhân viên - cán bộ -công chức khác (74.7%) luôn đúng giờ hay đến sớm khoảng 5 - 15 phút mỗi ngàytrước khi bắt đầu công việc của mình

Hình 2.2: Thời gian đến công sở

Nguồn: Theo www.vinaresearch.net

2.2 Một số nguyên nhân gây lãng phí thời gian tại các doanh nghiệp Việt Nam

Thứ nhất, không có kế hoạch làm việc trong tương lai

Hiệu quả quản lý thời gian có thể được đánh giá thông qua hiệu quả làmviệc.Như vậy, một trong những cách thức để hoàn thành đúng, đủ các nhiệm vụ làxây dựng kế hoạch làm việc Theo kết quả nghiên cứu trên, phần lớn những ngườithuộc nhóm nhân viên - cán bộ - công chức có thói quen lập kế hoạch thườngxuyên cho ngắn hạn, tiêu biểu là cho ngày và thỉnh thoảng cho tháng Tuy nhiên,

đa số lại không có thói quen lập kế hoạch trong dài hạn, cho từng quý hay từngnăm

Hình 2.3: Tỷ lệ người có thói quen lập kế hoạch

Nguồn: Theo www.vinaresearch.net

Mỗi người có những mong muốn, những dự định và mục tiêu cho riêngmình nên cách sử dụng thời gian của mỗi người là khác nhau Tuy nhiên, nhiềungười không xác định được những công việc vụ thể mà mình phải làm trongtương lai Nhiều nhân viên việc vẫn duy trì cung cách làm thụ động, việc tới đâu ,tính tới đó mà không có những kế hoạch làm việc cụ thể cho bản thân dẫn đến đôikhi còn bỏ quên những công việc quan trọng hay thậm chí không biết tiếp theomình phải làm gì Hậu quả của việc không lập kế hoạch là dành quá thời gian làmnhững công việc không cần thiết, không còn thời gian thực hiện những công việckhác, làm ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả làm việc của bản thân và tập thể Bêncạnh đó, việc lập kế hoạch không phải là cứng nhắc mà phải có sự linh hoạt trongtừng hoàn cảnh và công việc cụ thể, có thể thay đổi kế hoạch ban đầu khi cầnthiết Tuy nhiên, cũng không lên lấy lý do để tự biện hộ cho sự lười biếng, ỷ lại

để làm hỏng kế hoạch

Thứ hai, cơ sở vật chất không đảm bảo

Một trong những hiện tượng phổ biến trong các doanh nghiệp Việt Namchính là điều kiện làm việc của người lao động không đảm bảo Họ thường xuyênphải di chuyển giữa các phòng ban để photo tài liệu hoặc tìm kiếm các tập hồ sơ.Nhiều doanh nghiệp chưa ý thức được tầm quan trọng của việc đầu tư cơ sở vậtchất cho nhân viên dẫn đến máy móc thường xuyên bị hỏng hóc do đã quá lỗithời Người lao động phải mất hàng giờ liền vì chờ đợi máy móc Công nghệ phục

vụ cho công việc cũng hết sức thiếu thốn.Về trình độ sử dụng công nghệ, chỉ cókhoảng 8% số doanh nghiệp đạt trình độ công nghệ tiên tiến mà phần lớn là cácdoanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) Doanh nghiệp trong nước đang sửdụng công nghệ cũ, lạc hậu và khả năng cạnh tranh về công nghệ của các doanhnghiệp phía Bắc là rất thấp Kết quả khảo sát của Bộ Khoa học và Công nghệ mới

đây cho thấy, trình độ khoa học công nghệ và năng lực đổi mới trong các doanhnghiệp nhỏ và vừa của Việt Nam còn thấp Số lượng các doanh nghiệp sử dụngcác công nghệ hiện đại còn rất ít Khoảng 80 – 90% máy móc và công nghệ sửdụng trong các doanh nghiệp của Việt Nam là nhập khẩu và 76% từ thập niên1980–1990, 75% máy móc và trang thiết bị đã hết khấu hao Chính việc sử dụngcông nghệ lạc hậu đó khiến người lao động gặp khó khăn trong sử dụng, mất thờigian chờ đợi, sửa chữa Bên cạnh đó, môi trường làm việc bị ô nhiễm tiếng ồn,đặc biệt là trong các đô thị, nơi tập trung của các doanh nghiệp cũng gây ra nhữngảnh hưởng xấu đến sức khỏe và hiệu quả làm việc của nhân viên.

Thứ ba, chế độ đãi ngộ của phần lớn doanh nghiệp chưa đáp ứng yêu cầu

Chế độ đãi ngộ là phần rất quan trọng để thúc đẩy nhân viên làm việc hếtmình Nếu chế độ đãi ngộ của người lao động không tốt sẽ gây ra sự bất mãn chonhân viên làm ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc Tuy nhiên chế độ đãingộ của người lao động vẫn còn nhiều bất cập

Chính sách tiền lương của đại đa số doanh nghiệp chưa đáp ứng được yêucầu thực tiễn Lương tối thiểu của Việt Nam thấp hơn các nước trong khu vựckhoảng 40% Trong khi đó nhiều doanh nghiệp không trả lương theo năng suất,hiệu quả, chất lượng công việc mà lấy lương tối thiểu là gốc tham chiếu để trảlương cho lao động phổ thông Vì vậy lương thường không đủ đảm bảo nhu cầusinh hoạt cho người lao động Nhưng doanh nghiệp có lương cao thường là nhữngdoanh nghiệp có vị thế độc quyền như điện lực, viễn thông, xăng dầu trong khinhiều ngành khác lại có thu nhập rất thấp như nuôi trồng thủy sản, dệt may nhưvậy trong chính sách đãi ngộ tồn tại sự bất bình đẳng trong thu nhập của ngườilao động Bên cạnh đó, một số lãnh đạo doanh nghiệp vẫn chưa nắm vững đượcmối quan hệ nhân quả giữa chính sách đãi ngộ nhân sự và hiệu quả kinh doanh

Đa số cho rằng, để có chế độ đãi ngộ nhân sự tốt phải chờ đến khi có kết quả kinhdoanh tốt Trong khi trên thực tế thì ngược lại, chỉ có đãi ngộ tốt thì kết quả kinhdoanh mới tốt.

Thứ tư, nhân viên dành nhiều thời gian vào điện thoại và internet

Công nghệ phát triển mạnh mẽ trong những năm gần đây và điện thoại đãtrở thành thiết bị điện tử không thể thiếu với mỗi người Nhưng bên cạnh việctrao đổi thông tin một cách nhanh chóng và thuận tiện thì việc sử dụng điện thoạitrong văn phòng cũng mang lại những mặt trái không thể bỏ qua Việc “nấu cháo”điện thoại là điều thường thấy trong các văn phòng hiện nay Có thể là một phút,mười phút hay thậm chí là mấy giờ đồng hồ để nói về những chuyện vô bổ, còncông việc thì gián đoạn trễ nải Nhiều nhân viên thậm chí còn lợi dụng điện thoại

ở của nơi làm việc để “tám” chuyện hàng giờ liền Điều đó không chỉ gây ảnhhưởng xấu tới hiệu quả làm việc của bản thân người lao động mà còn mang lạinhững chi phí không tên cho doanh nghiệp Khi thời đại công nghệ thông tin pháttriển, thì điện thoại không chỉ là công cụ để trao đổi thông tin mà nó còn tích hợpnhững chức năng khác như chơi điện tử, lướt web và điều này càng khiến chođiện thoại trở nên hấp dẫn hơn với nhân viên

Bên cạnh điện thoại, Facebook cũng đang trở thành cơn nghiện trong hầuhết các doanh nghiệp Việc thường xuyên kiểm tra Facebook trong giờ làm việcgiờ không còn là chuyện hiếm của nhân viên công sở Cho đến thời điểm nàytrang mạng xã hội Facebook ngoài chức năng như chia sẻ thông tin, kết bạn còn

có một chức năng độc đáo khác đó là cho phép những người tham gia có thể chơicác game trực tuyến tổ chức theo hình thức mạng xã hội Mặc dù, nhiều công ty

đã có quy định cấm sử dụng mạng xã hội và chơi game nơi công sở nhưng xem ratình trạng này vẫn diễn ra khá phổ biến Thói quen này khiến bạn mất thời gian,

giảm hiệu quả làm việc và đánh mất niềm tin của cấp trên, thậm chí sẽ làm bạn bịmất việc.

Như vậy, rõ ràng người lao động trong các doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưathực sự quản lý tốt thời gian của mình Họ chưa nhận thức được ý nghĩa của quản

lý thời gian Tuy nhiên, không chỉ từ phía người lao động, đứng trên góc độ quản

lý Chính cách thức quản lý lỏng lẻo, dễ cho qua của các doanh nghiệp Việt Nam

đã tạo điều kiện cho người lao động buông lỏng công việc, dành thời gian chonhững việc khác như vậy Trước hết, chính những nhà quản lý là những ngườikhông thực hiện tốt công tác quản lý thời gian Cũng như người lao động, họ đếncông ty muộn, dùng điện thoại, internet, của công ty vào việc riêng; hoặc gọiđiện thoại, tán gẫu với những người cùng cơ quan, người thân Các nhà quản lýcũng chưa tạo được một môi trường làm việc tốt.Ngoại từ các công ty có vốn đầu

tư nước ngoài (100% hoặc liên doanh) thì hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam làcác công ty quy mô vừa và nhỏ Điều kiện làm việc không đảm bảo Không ítcông ty đặt gần khu đông dân, gần các tuyến giao thông ồn ào, lộn xộn Ngay cảkhi các nhân viên của mình làm sai, sử dụng quỹ thời gian được trả lương vào cáccông việc cá nhân thì chính các nhà quản lý cũng không nghiêm túc trong côngtác kỉ luật, xử lý Bên cạnh đó, số lượng công việc mà các nhà quản lý giao chongười lao động quá ít so với thời gian họ làm việc ở công ty Mức độ căng thẳngcủa người lao động Việt Nam trong các công việc là không cao Điều này sẽkhông tạo ra được động lực, sự thúc giục trong việc hoàn thành công việc chongười lao động Thiếu thốn cơ sở vật chất, lỏng lẻo trong khâu quản lý và thái độ

“cả nể”, hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam hoặc không có, hoặc chỉ sử dụngmột số thiết bị kiểm tra việc sử dụng thời gian của nhân viên ở dạng đơn giản, íthiệu quả