Mô hình quản trị hàng tồn kho và thực tế công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu

Lời mở đầu 1 Phần I: cơ sở lý luận về hàng tồn kho trong doanh nghiệp 2 1.1.Khái niệm, vai trò hàng tồn kho 2 1.1.1.Khái niệm hàng tồn kho 2 1.1.2.Vai trò của hàng tồn kho 3 1.2.Quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp 4 1.2.1.Khái niệm quản trị hàng tồn kho 4 1.2.2.Các nhân tố ảnh hưởng đến tồn kho dự trữ 4 1.2.3.Chi phí tồn kho 5 1.2.4.Mô hình đặt hàng hiệu quả (Economic odering quantity – EOQ) 5 Phần II: Thực trạng công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu 7 2.1.Tình hình chung về công ty 7 2.1.1.Giới thiệu sơ lược về công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu 7 2.1.2.Đánh giá khái quát hoạt động quản lý của công ty Hải Âu trong thời gian qua 8 2.2.Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho và yếu tố tác động đến quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu 10 2.2.1.Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho của công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu 10 2.2.2.Yếu tố tác động đến quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu 10 2.3.Phân tích tình hình thực hiện quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu 11 2.3.1.Kết quả công tác quản lý hàng tồn kho tại công ty Hải Âu trong những năm gần đây 11 2.3.2.Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại công ty Hải Âu theo mô hình EOQ 13 2.3.3.Nhận xét 16 Phần III: Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả của công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu 18 3.1.Áp dụng các mô hình quản lý hàng tồn kho một cách phù hợp 18 3.1.1.Áp dụng mô hình EOQ để quản lý 18 3.1.2.Kết hợp quản lý hàng tồn kho theo mô hình EOQ với mô hình chiết khấu giảm giá 19 3.1.3.Hoàn thiện bộ máy tổ chức và hệ thống sổ sách quản lý hàng tồn kho 19 3.1.4.Một số giải pháp khác 20 Kết luận 22 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 23

Lời mở đầu

Trong nền kinh tế thị trường, để có thể tồn tại và phát triển mỗi đơn vị sảnxuất kinh doanh phải đảm bảo tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh củamình và có lợi nhuận Muốn thực hiện được điều đó các doanh nghiệp sản xuấtphải quan tâm đến tất cả các khâu nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của xã hội nhưchất lượng sản phẩm cao, giá thành hạ, góp phần thúc đẩy vòng quay của vốn, đảmbảo sự phát triển của doanh nghiệp trong đó có hoạt động quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho là một công việc khá phức tạp, đòi hỏi nhà quản lýdoanh nghiệp phải biết vận dụng sáng tạo các phương pháp quản lý vào thực tiễnhoạt động của doanh nghiệp mình Đồng thời, hàng tồn kho lại bao gồm rất nhiềuthành phần với đặc điểm khác nhau, mỗi thành phần lại có độ tương thích khácnhau với các phương thức quản lý đó Vì thế, chúng ta không thể coi nhẹ hoạt độngnày trong doanh nghiệp

Với tầm quan trọng đó của quản lý hàng tồn kho nhóm em đã chọn đề tài

“Mô hình quản trị hàng tồn kho và thực tế công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu ” cho bài thảo luận của nhóm

mình Hy vọng bài viết này sẽ góp ích phần nào vào việc hoàn thiện công tác quản

lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu và là tài liệutham khảo cho các đối tượng quan tâm

Phần I: cơ sở lý luận về hàng tồn kho trong doanh nghiệp

1.1.Khái niệm, vai trò hàng tồn kho

1.1.1.Khái niệm hàng tồn kho

Hàng tồn kho là một phần của tài sản lưu động, là tất cả những nguồn lực dựtrữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai Hàng tồn kho không chỉ cótồn kho thành phẩm mà còn có tồn kho sản phẩm dở dang, tồn kho nguyên vật liệu/linh kiện và tồn kho công cụ dụng cụ dung trong sản xuất…

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02, hàng tồn kho là những tài sản:-Được giữ để bán trong kì sản xuất, kinh doanh bình thường

-Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang

-Nguyên liêu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất,kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ

Hàng tồn kho bao gồm:

-Hàng hóa mua về để bán: hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi đường, hànggửi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến

-Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán

-Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thànhchưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm

-Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và

đã mua đang đi trên đường

-Chi phí sản xuất, kinh doanh dịch vụ dở dang

-Nguyên liệu, vật liệu để sản xuất, gia công hàng xuất khẩu và thành phẩm,hàng hóa được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp

1.1.2.Vai trò của hàng tồn kho

Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tàisản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị của doanh nghiệp đó Thông thường giá trịhàng tồn kho chiếm 40%-50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho có vai trò như một tấm nệm antoàn giữa các giai đoạn khác nhau: dự trữ- sản xuất- tiêu thụ sản phẩm Hàng tồnkho là bộ phận không thể thiếu trong quá trình sản xuất, nó là điều kiện có tínhchất tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh

Tồn kho là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ Người bán hàng nào cũngmuốn nâng cao mức tồn kho để đáp ứng nhanh chóng mức nhu cầu của kháchhàng; nhân viên phụ trách sản xuất và tác nghiệp cũng thích có một khối lượnghàng tồn kho lớn vì nhờ đó mà họ lập kế hoạch sản xuất dễ dàng hơn Tuy nhiên,đối với bộ phận tài vụ thì bao giờ cũng muốn hàng tồn kho được giữ ở mức thấpnhất, bởi vì tiền nằm ở hàng tồn kho sẽ không chi tiêu vào mục khác được Do đó,kiểm tra tồn kho là việc làm không thể thiếu được, qua đó doanh nghiệp có thể giữlượng tồn kho ở mức vừa đủ Có nghĩa là không quá nhiều mà cũng đừng quá ít

Khi mức tồn kho quá nhiều sẽ dẫn đến chi phí tăng cao; đối với một số hàng

hóa nếu dự trữ quá lâu sẽ bị hư hỏng, hao hụt, giảm chất lượng… điều này sẽ gây

khó khăn trong việc cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường ngược lại nếu lượngtồn kho không đủ sẽ làm giảm doanh số bán hàng (đối với hàng tồn kho thànhphẩm), ngoài ra có thể dẫn đến tình trạng khách hàng sẽ chuyển sang mua hàng củađối thủ cạnh tranh khi có nhu cầu của họ không được đáp ứng

Từ những lí do trên ta thấy được sự cần thiết của việc nghiên cứu về hàngtồn kho trong một doanh nghiệp sản xuất

1.2.Quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp

1.2.1.Khái niệm quản trị hàng tồn kho

Quản trị hàng tồn kho là một công tác quản trị nhằm:

-Đảm bảo cho hàng hóa có đủ số lượng và cơ cấu, không làm cho quá trình bán ra bị gián đoạn, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh và tránh bị ứ đọng hàng hóa

-Đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng, góp phần làm giảm hư hỏng, mất mát hàng hóa gây tổn thất về tài sản cho doanh nghiệp

-Đảm bảo cho lượng vốn doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất ở mức

độ tối ưu nhằm tăng hiệu quả vốn hàng hóa và góp phần làm giảm chi phí bảo quảnhàng hóa

Như vậy, quản trị hàng tồn kho là một trong những nội dung quan trọng của quản trị tài chính doanh nghiệp

1.2.2.Các nhân tố ảnh hưởng đến tồn kho dự trữ

Mức tồn kho dự trữ của doanh nghiệp nhiều hay ít thường phục thuộc vào một số yếu tố cơ bản sau:

-Quy mô sản xuất và nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp Nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu, hàng hóa của doanh nghiệp thường bao gồm: dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm, dự trữ thời vụ

-Khả năng sẵn sàng cung ứng của thị trường

-Thời gian vận chuyển hàng từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp

-Xu hướng biến động giá cả hàng hóa, nguyên vật liệu

-Độ dài thời gian chu kỳ sản xuất sản phẩm

-Trình độ tổ chức sản xuất và khả năng tiêu thụ sản phầm của doanh nghiệp

-Khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm…

1.2.3.Chi phí tồn kho

-Chi phí đặt hàng: bao gồm các chi phí liên quan đến việc chuẩn bị và phát hành đơn đặt hàng như chi phí giao dịch, quản lý, kiểm tra và thanh toán Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng thường tương đối ổn định không phụ thuộc vào số lượng hàng được mua

-Chi phí bảo quản (lưu kho): chi phí này xuất hiện khi doanh nghiệp phải lưugiữ hàng để bán, bao gồm chi phí đóng gói hàng, chi phí bốc xếp hàng vào kho, chiphí thuê kho, bảo hiểm, khấu hao kho và thiết bị kho, chi phí hao hụt, hư hỏng hàng hóa, lãi vay… Các yếu tố chi phí này phụ thuộc vào khối lượng hàng hóa mua vào

-Các chi phí khác: chi phí giảm doanh thu do hết hàng, chi phí mất uy tín vớikhách hàng, chi phí gián đoạn sản xuất…

1.2.4.Mô hình đặt hàng hiệu quả (Economic odering quantity – EOQ)

Mô hình EOQ là mô hình quản trị tồn kho mang tính định lượng, có thể sử dụng nó để tìm mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp Mô hình này được đề xuất

và ứng dụng từ năm 1915, cho đến nay vẫn được nhiều doanh nghiệp sử dụng Kỹ thuật kiểm soát dự trữ theo mô hình này rất dễ áp dụng, nhưng khi sử dụng nó, người phải dựa vào những giả thiết sau:

-Lượng hàng mua trong mỗi lần đặt hàng là như nhau

-Nhu cầu, chi phí đặt hàng và chi phí bảo quản là xác định Thời gian mua hàng – thời gian từ khi đặt một đơn vị hàng tới khi nhận được hàng cũng xác định

-Chi phí mua của mỗi đơn vị không bị ảnh hưởng bởi số lượng hàng được đặt

-Không xảy ra hiện tượng hết hàng

 Mô hình đặt hàng hiệu quả:

∑Chi phí tồn kho = ∑Chi phí đặt hàng + ∑ Chi phí bảo quản

∑Chi phí đặt hàng = EOQ D * P

∑Chi phí bảo quản = EOQ2 * C

Trong đó: EOQ là số lượng đặt hàng hiệu quả

D là tổng nhu cầu một loại sản phẩm trên thời gian nhất định

P là chi phí cho mỗi lần đặt hàng

C chi phí bảo quản trên mỗi đơn vị hàng tồn kho

-Dự báo về biến động nhu cầu với phân phối xác suất tương ứng

-Xác định mức dự trữ an toàn (mức đệm) tối đa cần xem xét

-Phân tích tác động của các trạng thái của mức dự trữ an toàn tới tổng cp tồnkho

-Lựa chọn mức dự trữ an toàn tối ưu (mức đệm hứa hẹn tổng chi phí tồn kho

là tối thiểu)

Phần II: Thực trạng công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty

TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu

2.1.Tình hình chung về công ty

2.1.1.Giới thiệu sơ lược về công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu

Công ty TNHH Thương mại - Tài chính Hải Âu tiền thân là công ty TNHHHải Âu thành lập năm 1991 hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xe tải hạng nặng

và xe công trình Trải qua 20 năm hoạt động với những kinh nghiệm sẵn có, Công

ty đã và đang là một bạn hàng và là nhà cung cấp uy tín, hiệu quả hàng đầu đối vớicác khách hàng trong và ngoài nước Trong những ngày đầu thành lập với muônvàn khó khăn của một doanh nghiệp trẻ trước một lĩnh vực kinh doanh đầy rủi ro

và mạo hiểm, bằng nỗ lực và nội lực của bản thân, Hải Âu đã dần chiếm được lòngtin của các đối tượng khách hàng và trở thành đối tác của nhiều Tập Đoàn lớn như:Hyundai, SamSung, Kamaz, Daewoo, Sakai, Hitachi, DongFeng và là nhà cungcấp quen thuộc của các Tập Đoàn, tổng công ty lớn như: Sông Đà, Cienco, Licogi,Hòa Phát, Hoàng Anh Gia Lai, Trường Thịnh…

Trong 10 năm đầu tồn tại và phát triển có những giai đoạn sáp nhập, chia tách

và có những khó khăn tưởng chứng không vượt qua được nhưng Công ty vẫn duy trì

và bảo vệ được một thương hiệu Hải Âu mạnh

Năm 2001 là một năm đánh dấu một bước ngoặt quan trọng đối với Hải Âu.Nhận thấy nhu cầu và tình hình thị trường xuất hiện những cơ hội mới, Ban lãnh đạoCông ty quyết định thay đổi và đầu tư mạnh mẽ cả về chất và lượng Việc đầu tiênthay đổi tên công ty thành công ty TNHH Thương mại - Tài chính Hải Âu như ngàynay

Kế thừa các năng lực và giá trị cốt lõi, công ty TNHH Hải Âu ngày càngphát triển lớn mạnh và bằng chứng trong 10 năm kế hoạch lần thứ 2 của mìnhCông ty đó đạt được những thành tích đáng ghi nhận như sau:

 Kiện toàn bộ máy hoạt động với đầy đủ các phòng ban như: Phòng kinhdoanh, phòng kế toán, phòng hành chính, phòng kĩ thuật, …

 Là Tổng đại lý phân phối của Tập Đoàn Dongfeng LiuZhou

 Là một trong 3 đại lý chính thức và chiếm 75% sản lượng bán ra của Tập Đoàn Liugong LiuZhou

 Là Tổng đại lý của Tập Đoàn CIMC Thẩm Quyến

 Là nhà phân phối của Tập đoàn động cơ Yuchai

Với quan điểm không ngừng nỗ lực, không ngừng phát triển Hải Âu đã vàđang đầu tư từng bước cơ bản và nâng cấp các điểm bán hàng thành các trung tâmphân phối chuyên nghiệp như: Hà Nội, Hưng Yên, Bắc Ninh, Hải Phòng, QuảngNinh, Vĩnh Phúc, Lào Cai, Lạng Sơn, Nghệ An và Đà Nẵng và tiến tới Thành phố

Hồ Chí Minh, nâng tổng diện tích showroom và kho hàng lên trên 20ha

Đây là những thành quả Công ty Hải Âu đạt được trong suốt 20 năm qua.Hiện tại tập thể cán bộ công nhân viên toàn công ty vẫn luôn nỗ lực hết mình phấnđấu là đơn vị mạnh về cả chất và lượng để xứng đáng với sự tin tưởng của cáckhách hàng cũng như các đối tác trong và ngoài nước

2.1.2.Đánh giá khái quát hoạt động quản lý của công ty Hải Âu trong thời gian qua

Khi mới đi vào hoạt động sản xuất – kinh doanh, Hải Âu còn gặp nhiềukhó khăn nên những năm đầu chưa thu được nhiều kết quả đáng kể Tuy nhiên,thị trường máy hạng nặng Việt Nam là một thị trường tiềm năng Vì thế, hoạtđộng của công ty ngày càng phát triển

 Cơ cấu nguồn vốn:

số vốn của mình Điều này cũng có thể cho thấy chính sách huy động vốn củacông ty chủ yếu là tìm kiếm nguồn lực nội bộ để giảm những rủi ro do sử dụngquá nhiều nợ có thể xảy ra trong thời kì đầu mới đi vào hoạt động.

 Kết quả hoạt động sản xuất – kinh doanh

2010VND

2011VND

2012VNDLợi nhuận giữ lại 131.634.075.00

2.2.Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho và yếu tố tác động đến quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu

2.2.1.Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho của công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu

-Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồnkho

-Hàng tồn kho được phản ánh theo giá gốc trừ dự phòng giảm giá và dựphòng cho hàng lỗi thời Dự phòng giảm giá và dự phòng cho hàng lỗi thời đượclập dựa vào đánh giá của Ban giám đốc về giá bán ước tính của hàng tồn kho trừ đicác khoản chi phí liên quan ước tính để hoàn thành sản phẩm và cả chi phí bánhàng ước tính

-Giá gốc được tính theo phương pháp nhập trước-xuất trước (FIFO) và baogồm tất cả các chi phí liên quan phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm vàtrạng thái hiện tại

-Đối với thành phẩm và sản phẩm dở dang, giá gốc bao gồm chi phí nguyênvật liệu, chi phí nhân công trực tiếp và các chi phí sản xuất chung đã được phân bổ

2.2.2.Yếu tố tác động đến quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu

-Nhu cầu thị trường: khoảng cách địa lý Việt Nam kéo dài từ Bắc xuống Nam, vì thế nhu cầu vận chuyển hàng hóa đường bộ sẽ rất lớn, những công trình xây dựng phát triển nhiều và việc sử dụng xe tải hạng nặng, xe công trình từ đó được đẩy mạnh

-Khả năng cung ứng của nhà cung cấp: hiện nay, những công ty chuyên về sản xuất, lắp ráp trong nước chú trọng đến phân khúc thị trường xe cỡ nhỏ và cỡ trung nhiều hơn Bởi vậy, công ty Hải Âu có nhiều lợi thế khi chú trọng đến phân khúc thị trường xe tải hạng năng, xe công trình chất lượng cao do nhà cung ứng sản phẩm này khá ít Nếu thị trường có nhiều nhà cung cấp, các nhà cung cấp có

khả năng cung ứng đều đặn , kịp thời theo nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp thì không cần tồn kho nhiều và ngược lại.

-Quy mô kinh doanh, khả năng về vốn, điều kiện dự trữ của doanh nghiệp,quy mô kinh doanh của doanh nghiệp lớn hay nhỏ, mạng lưới kinh doanh rộng hay hẹp, khả năng bán ra thị trường nhiều hay ít, khả năng về vốn mạnh hay hạn chế, điều kiện về diện tích kho cũng như trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tốt hay không tốt… tất cả đều ảnh hưởng đến công tác quản lý hàng tồn kho

-Do những khó khăn về mặt nhân sự thời gian gần đây mà số nhân viênđảm đương các nhiệm vụ liên qua tới hàng tồn kho là khá ít, phần lớn các côngviệc đều đổ dồn vào Phòng Kinh doanh Sổ sách về hàng tồn kho chủ yếu đượctổng hợp tại Phòng Tài chính kế toán, nhưng do khối lượng công việc tại bộ phậnnày là rất nhiều trong khi kế toán hàng tồn kho chỉ là một mảng nhỏ trong rất nhiềunghiệp vụ mà phòng này phải xử lý mỗi ngày nên việc ghi chép, theo dõi sát saotình hình hàng tồn kho còn bị hạn chế Các mẫu bảng ghi chép, tổng hợp còn chưathực sự khoa học và sát với tình hình thực tế là do nhân sự phụ trách mảng này cònkhá thiếu kinh nghiệm về quản trị hàng tồn kho

2.3.Phân tích tình hình thực hiện quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH

Thương mại – Tài chính Hải Âu

2.3.1.Kết quả công tác quản lý hàng tồn kho tại công ty Hải Âu trong những năm gần đây

Hàng tồn kho là một thành phần khá quan trọng trong cơ cấu tổng tài sảncủa công ty Hải Âu là doanh nghiệp thương mại với hoạt động chủ yếu là mua báncác loại xe tải lớn, máy móc phục vụ ngành xây dựng, nhập và cung cấp các loạiphụ tùng thay thế nên cơ cấu hàng tồn kho chỉ bao gồm các chỉ tiêu được trình bày

ở bảng dưới đây Sau đây là bảng tóm tắt tình hình hàng tồn kho tại doanh nghiệpqua ba năm tài chính kế tiếp nhau

Bảng 2.3.1: Bảng tóm tắt tình hình hàng tồn kho tại Công ty Hải Âu qua ba

năm 2010, 2011 và 2012

(VND)

2011 (VND)

2012 (VND)

Tổng tài sản

301.740.000.000 387.838.000.000

491.532.000.00

0Hàng tồn kho

Dự phòng giảm giá hàng

tồn kho (10.505.492.000) (12.464.537.000) (13.348.755.00)

Nguồn: Bảng cân đối kế toán năm 2010, 2011, 2012 công ty TNHH Thương mại

– Tài chính Hải Âu

Nhìn một cách tổng thể, hàng tồn kho của Hải Âu có xu hướng chiếm tỉ trọng trên tổng tài sản nhỏ dần qua các năm Đây là một xu thế tất yếu kể từ khi Hải Âu đầu tư thêm vốn vào Công ty sản xuất phụ tùng Hải Phòng để chủ động hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình