công tác văn thư và quản trị văn phòng tại trường đại học nông lâm đại học huế

Về bản thân, tôi muốn mình làm tốt và thành thạo tất cả các công việc chuyên mônnghiệp vụ, đồng thời qua đó rèn luyện cho mình được tác phong, kỹ năng làm việc vàphẩm chất đạo đức của mộ

LỜI NÓI ĐẦU

Trong công cuộc xây dựng và phát triển của đất nước hiện nay Học tập là mộtnhiệm vụ hàng đầu và hoc tập để tích lũy tri thức nhưng học tập tích lũy tri thức phải cótrọng tâm có định hướng.Tri thức nghề nghiệp là quan trọng nhất và nó cũng là vốn tri thức

vô hạn Muốn đi sâu vào nghề nghiệp, muốn đóng góp nhiều cho xã hội trước hết phải cóvốn tri thức phong phú trên lĩnh vực mình công tác, và vốn tri thức này chỉ có ích khichuyển thành năng lực nghề nghiệp, chuyển thành hoạt động thực tiễn, phục vụ xã hội; gắntri thức với lao động, học đi đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn là tri thức hữuích Chính vì lẽ đó mà Đảng và Nhà nước ta đã đưa ra phương châm đào tạo rằng:"Lýthuyết gắn với thực tiễn" Nhận thức được điều này mỗi sinh viên Trường Đại học Khoahọc xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc Gia Hà Nội nói chung và đối với mỗi sinh viênNgành Lưu trữ học và Quản Trị Văn Phòng nói riêng cần có sự quan tâm đúng mức tầmquan trọng của lý luận và thực tiễn

Về bản thân, tôi muốn mình làm tốt và thành thạo tất cả các công việc chuyên mônnghiệp vụ, đồng thời qua đó rèn luyện cho mình được tác phong, kỹ năng làm việc vàphẩm chất đạo đức của một người cán bộ làm việc trong cơ quan hành chính Nhà nước.Đây cũng là dịp để sinh viên học hỏi và phát huy hết những khả năng của mình mà có lẽtrong quá trình học tập tại trường chưa nhận thấy được điều đó

Để củng cố thêm kinh nghiệm thực tế cho sinh viên, được sự đồng ý của TrườngĐại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc Gia Hà Nội và Trường Đại họcNông Lâm Huế Huế, tôi đã được tham gia thực tập tại Nhà trường Trong quá trình thựctập, tôi đã được tìm hiểu về hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của Cơ quan, cũng như trựctiếp thực hiện một số công việc được giao từ đó rút ra được rất nhiều điều bổ ích cho bảnthân mình Dưới đây là bản Báo cáo quá trình thực tập, tìm hiểu thực tế tại Văn phòngTrường Đại học Nông Lâm Huế

Trong quá trình thực hiện chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Rất mongnhận được những ý kiến đóng góp chân thành của các cán bộ hướng dẫn cũng như của Nhàtrường, quý cơ quan nơi tôi thực tập, để giúp tôi có một bài Báo cáo được hoàn chỉnh hơn

Cuối cùng, tôi xin gửi lời chúc, lời cảm ơn sâu sắc nhất tới tới Lãnh đạo cơ quan,các cán bộ trong cơ quan cùng thầy, cô giáo đã giúp tôi hoàn thành xong Báo cáo thực tậptốt nghiệp ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

Tôi xin chân thành cảm ơn./

Phần I

CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

I Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nông Lâm Huế và Phòng Tổ chức - Hành chính

Trường Đại học Nông Lâm, Đại học Huế (tiền thân là Trường Đại học Nông nghiệp

II Hà Bắc) thành lập ngày 14 tháng 8 năm 1967 tại huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang (HàBắc cũ) theo Quyết định số 124/CP của chính phủ

Ngày 5/8/1983 Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng (nay là Thủ tướng Chính phủ) raquyết định số 213/CP sáp nhập với trường Cao đẳng Nông nghiệp Huế thành Trường Đạihọc Nông nghiệp II Huế

Ngày 4/4/1994, Thủ Tướng Chính phủ ra Nghị định 30/CP thành lập Đại học Huế,trường Đại học Nông nghiệp II Huế được đổi tên thành Trường Đại học Nông Lâm Huế và

là một trường thành viên của Đại học Huế

1.1 Vị trí, chức năng của Trường

Trường Đại học Nông Lâm, Đại học Huế có sứ mạng đào tạo cán bộ kỹ thuật ở bậcĐại học và bậc Sau đại học; nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ, hỗ trợ phát triểnnguồn lực về Nông Lâm Ngư nghiệp và phát triển nông thôn cho các tỉnh miền Trung và

cả nước

1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn hoạt động của Nhà trường

1.2.1 Công tác chính trị tư tưởng

Tổ chức tốt đợt học tập chính trị đầu các năm học, phổ biến, quán triệt các Nghịquyết của Đảng, pháp luật của Nhà nước, quy chế của Bộ giáo dục & đào tạo, các nội quy,quy định của Đại học Huế và của Nhà trường, cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết chocán bộ, viên chức và lao động Tổ chức tốt các ngày lễ tết và các phong trào Thể dục-Thểthao, Văn hóa văn nghệ

Hầu hết cán bộ, viên chức và lao động đã chấp hành nghiêm túc các Nghị quyết củaĐảng, các chủ trương, chính sách và pháp luật của Nhà nước Nhà trường đã tạo đượckhông khí chính trị lành mạnh, ổn định, giữ vững được sự đoàn kết nhất trí và xây dựngđược mối quan hệ tốt trong cộng đồng

1.2.2 Công tác đào tạo và công tác sinh viên

Tuyển sinh hàng năm, hệ đại học chính quy đã tuyển mới tăng 10% so với nămtrước, nâng tổng số sinh viên chính quy hiện nay lên trên 4686 sinh viên Hệ đại học khôngchính quy (VHVL) hàng năm tuyển mới giảm chỉ tiêu, chỉ được 70 - 75% chỉ tiêu theo kếhoạch, đưa số lượng sinh viên không chính quy của trường đến nay là 1800 sinh viên Hệsau đại học tuyển hàng năm tăng lên 10 - 20% riêng năm học 2009 - 2011 đã tuyển mớiđược 113 học viên cao học cho 8 ngành đào tạo Hiện tại Trường đang đào tạo 13 nghiêncứu sinh và 232 học viên cao học

Tổ chức hàng năm bình quân 95 buổi dự giờ, 56 buổi giảng thử cho giảng viên mớihợp đồng, 65 buổi sinh hoạt học thuật ở cấp khoa và bộ môn Hầu hết các giảng viên tập sự

đã được các đơn vị tổ chức giảng thử ít nhất là từ 2 lần Nhờ đó, các giảng viên mới đãhoàn thành tốt nhiệm vụ tập sự giảng dạy và thông qua thời gian tập sự đúng thời hạn

Toàn trường tích cực chuẩn bị chuyển đổi phương thức đào tạo, từ đào tạo theo

niên chế sang đào tạo tín chỉ Tổ chức tốt hội thảo: “CBVC và lao động Trường Đại học Nông lâm với công tác đào tạo trong thời kỳ hội nhập”

Đáp ứng việc đào tạo theo tín chỉ, nhà trường đã nhanh chóng hoàn chỉnh khung

chương trình mới của các ngành đào tạo theo tín chỉ Đã chuyển đổi giờ lên lớp cho tất cảcác khoa trên giảng đường (từ 45 phút/tiết thành 50 phút/tiết) Tích cực biên soạn giáotrình, bài giảng và đã nghiệm thu 26 giáo trình, 40 bài giảng mới đưa vào giảng dạy cho từnăm học 2005 đến nay

Hiện tại nhà trường đã nỗ lực để tin hóa đào tạo, đã hoàn thiện hệ thống máy chiếutrên giảng đường để phục vụ giảng dạy, trong tương lai gần sẽ điện tử hóa các giáo trình,

bài giảng.

Thư viện trường đã tin hóa được một phần, đang tiếp tục đổi mới phương thức hoạtđộng Đã tổ chức, sử dụng có hiệu quả các tài liệu hiện có, đang thường xuyên bổ sung tàiliệu mới, giáo trình mới phục vụ kịp thời cho nhu cầu học tập và nghiên cứu của giảng viên

và sinh viên

Các phòng, ban chức năng đều có nhiều cố gắng đảm bảo phục vụ ngày một tốt hơncác nhu cầu đào tạo của trường Quản lý và sử dụng có hiệu quả máy móc thiết bị phục vụcho đào tạo

Các trại thực hành thí nghiệm Hương Bằng, Thủy An và Trung tâm nghiên cứu câytrồng Tứ Hạ đã tổ chức lại thành lập Viện nghiên cứu phát triển và đã đi vào hoạt động tốt

Tổ chức tốt kỳ thi tốt nghiệp Đại học hệ chính quy với số lượng 3.808 sinh viên,trong đó bình quân các năm 39,62% sinh viên đạt loại khá, giỏi Thi tốt nghiệp Đại học hệkhông chính quy (VHVL) được 2.405 sinh viên, trong đó bình quân các năm 25,17% sinhviên đạt khá, giỏi

Đa số giảng viên đã thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế giảng dạy Tổng số giờ giảngcủa giảng viên toàn trường đã hoàn thành bình quân hàng năm trên 95.000 giờ chuẩn, (đã thanhtoán vượt giờ với tổng số tiền gần 11tỷ đồng)

Công tác quản lý sinh viên đã và đang đi vào nền nếp theo phương thức quản lý đểphục vụ tốt việc đào tạo theo hệ thống tín chỉ Nhà trường đã tăng cường công tác giáoviên chủ nhiệm lớp, đang từng bước hoàn thiện hệ thống cố vấn học tập, ban hành quy chếsinh viên, mã hóa giảng đường, mã hóa sinh viên phục vụ việc đăng ký học theo tín chỉ

Các chế độ và chính sách của sinh viên được đáp ứng kịp thời và đầy đủ Nhàtrường vẫn duy trì sự liên lạc giữa địa phương với gia đình, thông báo kịp thời kết quả rènluyện và học tập của sinh viên Điều này đã có tác dụng trong giáo dục đối với sinh viên

1.2.3 Công tác nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế

Nghiên cứu khoa học là một trong hai nhiệm vụ chính của nhà trường Năm họcnào công tác NCKH ở Trường vẫn giữ được nền nếp tốt, hầu hết các giảng viên và nghiêncứu viên đều tham gia nghiên cứu khoa học

Nguồn kinh phí NCKH hàng năm Trường được cấp và liên kết với các cơ quanngoài trường trên 30 tỷ đồng Nhà trường đã trích quỹ tự có cho các đề tài NCKH củagiảng viên, sinh viên từ năm 2005 đến nay là 319 triệu đồng Toàn trường hàng năm đãtriển khai 04 đề tài cấp Nhà nước, 24 đề tài cấp Bộ, 04 đề tài cơ bản, 85 đề tài cấp trường,

11 đề tài liên kết, 14 đề tài Hợp tác quốc tế, 98 đề tài NCKH của sinh viên Nhìn chung các

đề tài NCKH đã nghiệm thu đều đạt kết quả khá và tốt, số còn lại từ nay đến hết tháng 12năm 2010 sẽ được tổ chức nghiệm thu đúng kế hoạch

Đặc biệt, Khoa Thuỷ sản tuy mới thành lập nhưng đã mạnh dạn triển khai và đã

thành công chế phẩm: “Bokashi trầu” Sản phẩm đã được ứng dụng vào sản xuất và đang

có khả năng thương mại hóa cao

Hợp tác quốc tế là một thế mạnh của trường, nhiều tập thể và giảng viên rất năng

nổ trong công tác này Trung tâm phát triển nông thôn miền Trung đã phát huy tốt khảnăng tìm kiếm nguồn hợp tác quốc tế và đã mang lại hiệu quả rất tốt, góp phàn nâng cao vịthế của trường ở khu vực miền Trung và trên phạm vi cả nước Khoa Chăn nuôi thú y,Khoa Nông học, Khoa Thủy sản là những đơn vị có thế mạnh về hợp tác quốc tế và đãmang lại nhiều kết quả đáng trân trọng

1.2.4 Công tác bồi dưỡng và phát triển đội ngũ

Nhà trường luôn coi trọng công tác bồi dưỡng và phát triển đội ngũ cán bộ giảngdạy và cán bộ quản lý, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, viên chức đi học, nâng cao trình

độ chuyên môn và năng lực nghiệp vụ

Hiện nay, tổng số cán bộ viên chức và lao động của trường là 428 người, trong đó

số giảng viên là 287 người (chiếm 60,48%) Số cán bộ có trình độ trên đại học của trườnggồm 187 người (chiếm 66,42% tổng số giảng viên), trong đó Tiến sĩ 61 người (tăng so vớinăm trước 04 người), Thạc sĩ 127 người và 76 giảng viên chính Hiện tại đang có 20 cán

bộ đang làm NCS, 10 người học Thạc sĩ ở nước ngoài.

Về cơ cấu tổ chức, trường có 8 khoa với 40 tổ bộ môn, đang đảm nhận trên 200môn học; có 7 phòng chức năng, 01 thư viện, có 02 trại thực hành thí nghiệm và 04 trungtâm, 01 Viện nghiên cứu phát triển phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứukhoa học Hiện tại nhà tường đang đào tạo 18 chuyên ngành bậc đại học, 8 chuyên ngànhbậc thạc sĩ và 02 chuyên ngành bậc tiến sĩ

1.2.5 Chăm lo đời sống và thực hiện các chế độ chính sách

Công tác chăm lo đời sống, bảo đảm việc làm, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp,chính đáng của người lao động là nhiệm vụ đồng thời là mục tiêu quan trọng để đảm bảo

ổn định về chính trị và đảm bảo sự phát triển vững bền của Nhà trường

Trong các năm qua Nhà trường luôn chú trọng đến các biện pháp từng bước cảithiện đời sống vật chất tinh thần cho CBVC, đã bố trí công việc và đảm bảo mọi quyền lợicho người lao động, đồng thời còn tìm thêm nhiều việc làm, nâng cao thu nhập cho CBVCnhư tham gia các chương trình dự án, hợp đồng đào tạo hệ không chính quy

Nhà trường đã ban hành văn bản và điều chỉnh sửa đổi “ Quy chế Chi tiêu nội bộ, Quy chế điều hành, Quản lý nội bộ Quy chế thi đua - KT ; Hoàn thiện các tiêu chí về tuyển dụng giữ nguồn lao động ”, nhằm đáp ứng được nguyện vọng của đại đa số CBVC.

Trong những năm qua, từ nguồn quỹ phúc lợi trường đã chi hỗ trợ cho cán bộ côngchức đón các ngày lễ tết với tổng số tiền bình quân 2.200.000 đ/ người/ năm Cũng từnguồn quỹ này trường đã sử dụng chi tiêu cho nhiều hoạt động TDTT, VHVN tạo khí thếvui tươi, phấn khởi trong cán bộ viên chức và lao động toàn trường Năm nào Nhà trườngcũng trích gần 100 triệu đồng để hỗ trợ cho CBVC đi tắm biển (trong đó đã tổ chức đượccho hàng trăm lượt người đi tham quan trong và ngoài nước) Việc sử dụng quỹ tự có vàquỹ phúc lợi đã được tiến hành công khai, dân chủ và đúng các nguyên tắc kế toán tàichính

Nhà trường đã thực hiện tốt các chế độ chính sách về nâng lương, trợ cấp, độc hại,chế độ bảo hiểm xã hội, chế độ nghĩ dưỡng sức nhà trường cũng đã thực hiện tốt việcthăm hỏi CBVC và lao động lúc ốm đau, hoạn nạn, thực hiện tốt các quy định về hiếu hỉ

Bên cạnh sự quan tâm của Nhà trường là sự cố gắng nổ lực rất cao của mỗi đơn vị,của từng CBVC - lao động và từng gia đình trong việc chăm lo cải thiện đời sống Tínhđến nay, hầu hết các gia đình đều có đủ các phương tiện thiết yếu như: máy vi tính, tivi, xemáy Trên 70% gia đình đã xây được nhà lầu và nhà kiến cố, một số CBVC đã mua được

xe ôtô

Ban Thanh tra nhân dân trường đã hoạt động đúng chức trách và hết sức tích cực từnăm học 2005 đến nay không có sự vi phạm nào về chế độ chính sách, không có đơn thưkhiếu kiện, nên Ban thanh tra TTNH trường không phải thanh tra, xử lý

Thông qua các cuộc kiểm tra, kiểm toán của Bộ giáo dục & Đào tạo, Bộ tài chính

và sự kiểm tra của các cấp, Trường ĐHNL Huế luôn luôn được đánh giá là đơn vị thựchiện tốt, đúng quy định về quản lý tài chính và bảo hộ an toàn lao động

1.2.6 Công tác xây dựng cơ sở vật chất, thiết bị

Tuy khó khăn về kinh phí do ngân sách cấp nhưng nhà trường đã thực hành tiếtkiệm, chống lãng phí, cân đối thu chi hợp lý

Trong những năm qua Nhà trường đã cơ bản hoàn thành các hạng mục về xây dựng

cơ sở vật chất theo dự kiến của năm học trước Trang Web của trường đã hoạt động vàphục vụ tốt đối với CBVC và sinh viên Trường đã làm thêm 02 nhà xe cán bộ đã đưa vào

sử dụng Đã xây dựng và đưa vào sử dụng nhà để hoá chất khoa Cơ bản, giảng đường E, D,nhà thí nghiệm trung tâm, ba nhà làm việc cho các khoa Thủy sản, Lâm nghiệp, Tàinguyên đất & môi trường nông nghiệp

Nhà trường đã tăng cường mua sắm các chiết bị phục vụ đào tạo (trang bị mới mànchiếu cho tất cả các giảng đường A,B,C,E,D; lắp đặt máy chiếu projector cho một số giảngđường B7, B8, B9, B10, B11) Hệ thống các phòng thí nghiệm, các phòng đa chức năngcủa các khoa và phòng làm việc của các bộ môn ngày càng được tăng cường cơ sở vật chất

hiện đại.

1.2.7 Công tác thi đua, phong trào và công tác xã hội, từ thiện

Năm học 2009 - 2010 là năm có nhiều phong trào thi đua sôi nổi Phong trào “Dân chủ, kỷ cương, tình thương, trách nhiệm”, phong trào “Giỏi việc trường, đảm việc nhà” phong trào “Xây dựng gia đình nhà giáo văn hóa”, phong trào “Vì sự tiến bộ của phụ nữ” tiếp tục được triển khai thực hiện và được đông đảo CBVC và lao động hưởng ứng.

Tổ chức thực hiện tốt cuộc vận động “Nói không với tiêu cực trong thi cử và bệnh thành tích trong giáo dục”, “Nói không với đào tạo không đạt chuẩn, không đáp ứng yêu cầu xã hội” do Bộ giáo dục & đào tạo tổ chức.

1.3 Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nông Lâm Huế (Có phụ lục I kèm theo)

Trường có 8 khoa (Khoa Nông học, chăn nuôi - Thú y, Lâm nghiệp, cơ khí - côngnghệ, Tài nguyên đất và Môi trường Nông nghiệp, Thủy sản, Khuyến Nông và Phát triểnnông thôn và khoa cơ bản), 8 phòng (Phòng Kế hoạch- Tài chính, Tổ chức - Hành chính,Khoa học Công nghệ - Hợp tác quốc tế, Đào tạo Đại học, Đào tạo sau đại học, Kiểm định -Đảm bảo chất lượng, Công tác sinh viên, Thông tin - Thư Viện, Kế hoạch - Tài chính) 05trung tâm và Viện nghiên cứu (Trung tâm phát triển Nông thôn miền Trung, Tung tâmnghiên cứu phát triển công nghệ Nông Lâm nghiệp, Trung tâm nghiên cứu biến đổi khíhậu, Trung tâm nghiên cứu xử lý chất thải Nông nghiệp và Viện nghiên cứu phát triển)

Tổng số cán bộ viên chức và lao động của trường là 450 người trong đó 287 cán bộgiảng dạy với 66% là phó giáo sư, tiến sĩ và thạc sĩ Hiện đang đào tạo 21 ngành, chuyênngành ở bậc đại học, 8 ngành cao học, 2 ngành tiến sỹ

Trong suốt chặng đường trên 45 năm qua, tập thể cán bộ công chức và lao động củaTrường đã nỗ lực phấn đấu, xây dựng nhà trường không ngừng lớn mạnh về nghiên cứukhoa học nông nghiệp và chuyển giao công nghệ, nâng cao chất lượng đào tạo cán bộ khoahọc của nhà trường, phát triển hợp tác quốc tế nâng cao vị thế của nhà trường, góp phầnvào sự nghiệp đào tạo nguồn nhân lực cho đất nước, công cuộc xoá đói giảm nghèo và sựnghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

Trải qua gần 45 năm xây dựng và trưởng thành Đại học Nông lâm Huế đã đào tạohơn 17.000 kỹ sư; 500 thạc sĩ kỹ thuật các ngành Nông – Lâm – Ngư nghiệp và Cơ khí –Công nghệ; hàng trăm tiến sĩ Các cán bộ của Trường đào tạo ra đã đáp ứng có hiệu quả sựnghiệp phát triển của đất nước đặc biệt góp phần từng bước thực hiện thắng lợi nghị quyết

“Tam nông”, đóng góp đáng kể vào sự thành công sự nghiệp công nghiệp hóa và hiện đạihóa đất nước, đặc biệt là các tỉnh miền Trung – Tây Nguyên

Trong những năm sắp tới để đáp ứng yêu cầu về phát triển của đất nước trong xuthế hội nhập, đảm bảo vấn đề an ninh lương thực và và an toàn thực phẩm, vấn đề côngnghiệp hoá và hiện đại hoá nông thôn đòi hỏi công tác đào tạo đội ngũ phải có những bướcnhảy vọt về chất Phải tạo được những chuyển đổi hợp lý về ngành nghề, về chất lượng độingũ về cơ sở vật chất đáp ứng kịp thời sự thay đổi nhanh chóng của nền kinh tế thị trường

về lao động có trình độ cao Trường Đại học Nông Lâm - Đại học Huế phải khẳng định vaitrò hàng đầu ở miền Trung về đào tạo nguồn nhân lực phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá -hiện đại hoá nông nghiệp - nông thôn; góp phần xây dựng Đại học Huế ngày càng lớnmạnh

S ơ đồ cơ cấu tổ chức của trường Đại học Nông Lâm đồ cơ cấu tổ chức của trường Đại học Nông Lâm ơ đồ cơ cấu tổ chức của trường Đại học Nông Lâm ấu tổ chức của trường Đại học Nông Lâm ổ chức của trường Đại học Nông Lâm c c u t ch c c a tr ức của trường Đại học Nông Lâm ủa trường Đại học Nông Lâm ường Đại học Nông Lâm ng Đại học Nông Lâm ọc Nông Lâm i h c Nông Lâm

ĐẢNG ỦY

HỘI ĐỒNG

KHOA HỌC - ĐÀO

BAN THANH TRA

NHÂN DÂN

BAN GIÁMHIỆU

ĐOÀNTNCS HCM

PHÒNG

TỔ CHỨC HÀNH

CHÍNH

HỘISINH VIÊN

PHÒNG

ĐÀO TẠO ĐẠI

HỌC

HỘICỰU CHIẾN BINH

PHÒNG

QLKH ĐỐI NGOẠI

KHOACHĂN NUÔI THÚ

Y

PHÒNG

ĐÀO TẠO SĐH

KHOALÂM NGHIỆP

TRUNG TÂM

NC KH &

CGCNNLN

KHOA KH.NÔNG & PTNT

TRUNG TÂM

NCMÔI TRƯỜNG&CT

VIỆN NC PHÁT TRIỂN

TRUNG TÂM NC

BIẾN ĐỔI KHÍ HẬU MT

1.4 Chức năng nhiệm vụ của các phòng chuyên môn của Nhà trường

1.4.1 Phòng Tổ chức – Hành chính: Phòng Tổ chức - hành chính tham mưu giúp Hiệu trưởng thực hiện các nhiệm vụ như:

- Đảm bảo thực hiện tốt chế độ thông tin báo cáo, tổng hợp định kỳ và đột xuất,soạn thảo văn bản chung của Nhà trường Xây dựng kế hoạch hàng năm, chương trìnhcông tác quý, tháng, tuần của Nhà trường Theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch, chươngtrình công tác của Nhà trường

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và các chính sách,chế độ đãi ngộ, thi đua khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng đối với cán bộ, côngchức, viên chức thuộc Nhà trường theo quy định

- Đề nghị xét kỷ niệm chương của ngành; tổ chức thực hiện công tác cải cách hànhchính; quy chế dân chủ, quy chế làm việc, phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệmtrong nội bộ cơ quan

- Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; tiếp nhận và quản lý công văn đi,đến; quản lý các loại dấu của Trường Đại học Nông Lâm

- Thực hiện công tác Lễ tân, đối nội, đối ngoại đảm bảo lịch sự, văn minh và manglại hiệu quả cao

- Quản lý tài chính, tài sản của Nhà trường theo quy định của Pháp luật

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng trưởng phân công

1.4.2 Phòng Đào tạo Đại học: Tham mưu cho Hiệu trưởng và chịu trách nhiệm tổ chức,

chỉ đạo triển khai thực hiện, kiểm tra và giám sát toàn bộ công tác giảng dạy và học tập các

hệ đào tạo đại học và cao đẳng của trường Đề xuất hướng giải quyết các vấn đề phát sinhtrong quá trình đào tạo; Phối hợp với các Khoa, các đơn vị chức năng trong lĩnh vực quản

lý sinh viên và trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả đào tạo

- Cụ thể hóa và triển khai thực hiện các văn bản, quy định của Bộ Giáo dục và Đàotạo về công tác đào tạo

- Nghiên cứu xây dựng mục tiêu, định hướng phát triển, cơ cấu ngành nghề, môhình đào tạo và quy trình đào tạo đại học và cao đẳng, kể cả các hình thức liên kết đào tạo

- Xây dựng kế hoạch đào tạo dài hạn và kế hoạch đào tạo hàng năm (bao gồm dựkiến số lượng và marketing về đào tạo) để Hiệu trưởng trình cấp trên phê duyệt

- Dự thảo các văn bản quy chế, quy định liên quan tới công tác đào tạo đại học đểtrình Hiệu trưởng phê duyệt và ban hành

- Chuẩn bị các dữ liệu liên quan đến công tác đào tạo đại học và cao đẳng cho Hiệutrưởng làm việc với cơ quan cấp trên, các cơ quan bên ngoài và các đơn vị trong trường

- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ về công tác đào tạo lên cấp trên hàng tháng vàkhi có yêu cầu

- Phối hợp với các Khoa xây dựng chương trình đào tạo toàn khóa của tất cả cácngành, chuyên ngành đào tạo trong Trường;

1.4.3 Phòng Công tác Sinh viên

Tham mưu cho Hiệu trưởng và Đảng ủy về công tác chính trị tư tưởng và công tácsinh viên trong nhà trường Tổ chức các hoạt động nhằm phục vụ sinh viên và tuyêntruyền, quảng bá hình ảnh của nhà trường

- Chủ trì xây dựng chương trình kế hoạch về công tác chính trị tư tưởng của sinhviên; Thường xuyên theo dõi, nắm bắt tình hình tư tưởng của sinh viên trong trường, phảnánh kịp thời, đầy đủ khách quan cho Ðảng uỷ, BGH, Ban công tác chính trị sinh viên Đại

học Huế; đồng thời đề xuất những chủ trương, biện pháp giải quyết thích hợp những vấn

đề liên quan đến tư tưởng của sinh viên

- Chủ trì tổ chức học tập tuần sinh hoạt công dân đầu khoá, cuối khoá và đầu nămhọc; các đợt sinh hoạt chính trị, học tập nội quy, quy chế, các buổi nói chuyện thời sự trongnước và quốc tế cho sinh viên, nhằm nâng cao giác ngộ về chính trị, ngăn chặn ảnh hưởngxấu và tệ nạn xã hội

- Phối hợp với các Khoa, Đoàn thanh niên, Hội sinh viên, xây dựng môi trườnggiáo dục lành mạnh; tổ chức thực hiện các hoạt động phong trào cho sinh viên, các buổihội diễn, triển lãm, các hoạt động văn hoá văn nghệ và thể thao của sinh viên

- Chủ trì tổ chức các buổi đối thoại của sinh viên với lãnh đạo các cấp củaTrường; Thông qua đó để kịp thời giải quyết hoặc nắm được tâm tư, nguyện vọng của sinhviên

- Chủ trì và phối hợp với Đoàn TNCSHCM và Hội sinh viên để tổ chức các sinhhoạt ngoại khóa và các đội tình nguyện của Trường

- Phối hợp với Văn phòng Đảng uỷ Trường tổ chức các lớp học tập Nghị quyếtcủa Đảng, tìm hiểu về Ðảng, bồi dưỡng đối tượng kết nạp Ðảng cho sinh viên

- Tiến hành mọi thủ tục cần thiết cho việc tiếp nhận sinh viên trúng tuyển vàoTrường sau các kỳ thi tuyển sinh hệ chính quy hàng năm; Xử lý những trường hợp SVkhông đủ các điều kiện và các thủ tục, hồ sơ vào trường; Phối hợp với Phòng Đào tạo ĐH

để xếp ngành, xếp lớp và chỉ định ban cán sự lớp (nếu cần)

- In và gửi phiếu báo điểm, giấy gọi nhập học cho thí sinh, chứng nhận kết quả thitheo yêu cầu

- Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ của sinh viên theo phân cấp Cập nhật và quản lý

dữ liệu, lưu trữ hồ sơ, lý lịch sinh viên, đáp ứng yêu cầu tra cứu, xác minh của các cấp, cáckhoa và các đơn vị liên quan

- Chịu trách nhiệm cấp Sổ tay sinh viên; Thẻ sinh viên, Bảng tên sinh viên và điềuđộng sinh viên khi có yêu cầu

- Chịu trách nhiệm xác nhận, chứng thực các loại giấy giới thiệu và các giấy tờ liênquan đến sinh viên (trừ kết quả học tập)

- Chịu trách nhiệm tập hợp và đề nghị Nhà trường xét khen thưởng, kỷ luật sinhviên theo quy chế của Bộ GD&ĐT và các quy định của Trường; Soạn thảo các quyết địnhkhen thưởng, kỷ luật và các quyết định, quy định có liên quan đến sinh viên để Hiệutrưởng ký ban hành

1.4.4 Phòng Đào tạo sau Đại hoc:Tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc hoạch định chiến lược phát triển đào tạo sau đại học (thạc sĩ, tiến sĩ và sau tiến sĩ) của nhà trường

Quản lý, tổ chức thực hiện, kiểm tra và giám sát toàn bộ công tác giảng dạy và họctập của các loại hình đào tạo sau đại học của trường

- Cụ thể hoá và triển khai thực hiện các quy định của Bộ Giáo dục - Đào tạo và Đạihọc Huế về công tác đào tạo sau đại học

- Định kỳ xây dựng kế hoạch đào tạo SĐH của trường và quản lý các chương trìnhđào tạo SĐH trong toàn trường

- Quản lý kết quả học tập, đánh giá chất lượng đào tạo để đề xuất những thay đổinhằm nâng cao chất lượng đào tạo

- Phối hợp với các khoa chuyên môn phát triển mới chương trình đào tạo SĐH Đềxuất với các đơn vị xây dựng các chương trình liên kết đào tạo với các Đại học trong vàngoài nước Chịu trách nhiệm khâu nối và làm các thủ tục cần thiết khác

- Điều phối hoạt động giảng dạy và quản lý chất lượng giảng dạy tại các Trường cóliên kết đào tạo SĐH

- Tổ chức phát bằng, cấp chứng chỉ và chứng nhận kết quả học tập của học viên vàNCS

- Tổ chức quản lý việc biên soạn, in ấn giáo trình, tài liệu giảng dạy nhằm phục vụcông tác giảng dạy và học tập bậc đào tạo SĐH

- Báo cáo định kỳ với cơ quan chủ quản về Đào tạo sau đại học và những vấn đềliên quan.

1.4.5 Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng giáo dục:Tham mưu cho Hiệu trưởng xây

dựng kế hoạch, quy trình hoạt động và tổ chức triển khai công tác khảo thí và đảm bảo chấtlượng giáo dục, đào tạo toàn diện trong Nhà trường; Thực hiện các nghiệp vụ về đảm bảochất lượng đào tạo trong Nhà trường theo qui định chung của Bộ Giáo dục & Đào tạo, vàcủa Trường

- Tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc xây dựng các mục tiêu, chính sách, quytrình, quy định và các kế hoạch cụ thể của hoạt động khảo thí và đảm bảo chất lượng giáodục trong Trường;

- Xây dựng và triển khai kế hoạch hợp tác trong lĩnh vực đảm bảo chất lượng vớicác tổ chức có liên quan trong và ngoài nước;

- Xây dựng và trình Hiệu trưởng ký ban hành các văn bản hướng dẫn về công táckhảo thí và đảm bảo chất lượng giáo dục trên cơ sở các quy chế của Bộ GD&ĐT Hướngdẫn và theo dõi thực hiện các văn bản này tại các đơn vị trong Trường

- Lập kế hoạch trình Hiệu trưởng quyết định và tổ chức thực hiện các hoạt độngđảm bảo chất lượng giáo dục

- Tổ chức hoặc phối hợp với các cơ quan, các đơn vị trong và ngoài trường thựchiện việc đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ về khảo thí, đánh giá vàđảm bảo chất lượng giáo dục cho giáo viên và cán bộ có liên quan đến công tác kiểm định

- Chủ trì việc thực hiện ba công khai về chất lượng giáo dục của nhà trường

- Tiếp nhận và xử lý các loại đơn từ, hồ sơ, công văn liên quan đến công tác khảothí và đảm bảo chất lượng đào tạo

1.4.6 Phòng Kế hoạch – Tài chính: Tham mưu cho Hiệu trưởng, và chịu trách nhiệm tổ

chức, quản lý công tác nghiên cứu khoa học-chuyển giao công nghệ, hợp tác quốc tế và

công tác sở hữu trí tuệ của Trường

- Tổng hợp các kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của Trường Lập các báocáo tổng kết công tác hàng tháng, hàng quý, năm về tài chính theo yêu cầu của Hiệu trưởng

- Khai thác, sử dụng có hiệu quả nguồn lực tài chính của trường

1.4.7 Phòng Khoa học công nghệ và Hợp tác quốc tế:Tham mưu cho Hiệu trưởng và

chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác nghiên cứu khoa học-chuyển giao công nghệ,hợp tác quốc tế và công tác sở hữu trí tuệ của Trường

- Chủ động mở rộng hợp tác nghiên cứu với các cơ quan, tổ chức trong nước

- Xây dựng các chương trình, kế hoạch ngắn hạn, dài hạn về nghiên cứu khoa học,chuyển giao công nghệ

- Tổ chức xây dựng, tham gia đấu thầu, tuyển chọn các đề tài, dự án khoa học côngnghệ trong nước

- Hướng dẫn các đơn vị lập kế hoạch, thực hiện nghiên cứu khoa học và chuyểngiao công nghệ

- Phối hợp với phòng Kế hoạch tài chính lập phương án phân bổ, quản lý kinh phínghiên cứu khoa học công nghệ

- Giám sát tiến độ thực hiện, tổ chức nghiệm thu, đánh giá kết quả các đề tài, dự ánnghiên cứu khoa học trong nước.

- Lưu trữ hồ sơ các đề tài dự án khoa học công nghệ

II Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị văn phòng

2.1 Về tạo dựng hình ảnh cơ quan

Trụ sở Trường Đại học Nông Lâm nằm trong khuôn viên khá rộng được xây dựng

từ năm 1983 với diện tích 12008m2

Nhìn chung, cán bộ, giáo viên và lao động có lập trường tư tưởng chính trị vữngvàng, luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh chủ trương, đường lối của Đảng, pháp luậtcủa Nhà nước Chủ động xây dựng chương trình công tác, đề xuất phương án giải quyếtcác công việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ thuộc lĩnh vực mình phụ trách theo đúngthẩm quyền, trình tự, nguyên tắc và thủ tục hành chính Nhà nước

Thực hiện nghiêm chỉnh Pháp luật về công chức, viên chức Hoàn thành nhiệm vụtheo sự phân công của Lãnh đạo nhà trường, chịu trách nhiệm trước pháp luật, lãnh đạoNhà trường về việc thi hành nhiệm vụ của mình

Cán bộ, giáo viên và lao động chủ động thu thập thông tin, các văn bản chỉ đạo củacấp trên, theo dõi thống kê các số liệu, lưu trữ các tài liệu, tư liệu có liên quan đến côngviệc được phân công để tham mưu, đề xuất giải quyết công việc một cách chính xác, có cơ

sở, đúng pháp luật và phù hợp với thực tiễn tình hình

Giữ gìn đoàn kết, thống nhất và phối hợp giúp đỡ nhau trong công tác, tăng cường

kỷ cương, kỷ luật trong cơ quan Chấp hành nghiêm chỉnh sự phân công, quản lý, điềuhành của lãnh đạo Trong khi thi hành công vụ, công chức, viên chức phải phục tùng sự chỉđạo, hướng dẫn của cấp trên

Xây dựng nếp sống lành mạnh, trung thực, cần kiệm, liêm chính, chí công vô tư.Nêu cao ý thức phê và tự phê bình trên tinh thần cởi mở, chân thành, đoàn kết, xây dựng và

vì lợi ích chung

Ý thức làm việc phần lớn tương đối tốt, có trách nhiệm; cán bộ công chức, viênchức đi làm bảo đảm đúng giờ giấc, nghỉ phép theo đúng quy định; có ý thức chấp hànhnghiêm túc nội quy, quy chế làm việc, đấu tranh chống các biểu hiện tiêu cực trong toàn cơquan

2.2 Về trình độ, phương pháp quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan

Bản thân tôi, qua thời gian công tác tìm hiểu thực tế tại đơn vị nhìn một cách tổngthể, Trường Đại học Nông Lâm Huế có cơ cấu tổ chức hợp lý, phù hợp với chức năngnhiệm vụ được thể hiện cụ thể theo sơ đồ đã nêu trên

Nhà trường làm việc theo chế độ thủ trưởng, cấp dưới phải tuân thủ sự chỉ đạo,điều hành của cấp trên; đồng thời phát huy dân chủ, nêu cao tinh thần trách nhiệm, chủđộng phối hợp, đoàn kết, kỷ cương và thống nhất trong thực thi công vụ Hiệu trưởng cókhả năng nhạy bén trong sử dụng nguồn nhân lực hợp lý, có tầm nhìn chiến lược cho tươnglai; căn cứ vào trình độ chuyên môn, lãnh đạo Nhà trường đã có sự phân công hợp lý cán

bộ, công chức, viên chức làm việc tại các phòng chuyên môn đảm bảo đúng trình độ vànăng lực

Cán bộ, công chức, viên chức tuân thủ trình tự, thủ tục và thời gian giải quyết côngviệc theo đúng quy định của pháp luật, chương trình, kế hoạch công tác đã đề ra hàng tuần,tháng, quý, năm

Công tác kiểm tra, đánh giá hoạt động tại Nhà trường được lãnh đạo quan tâm vàgiám sát thường xuyên Hiệu trưởng chỉ đạo và giao nhiệm vụ cho các Phó hiệu trưởng,Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính, Trưởng phòng các đơn vị trực thuộc theo dõi, đônđốc thực hiện kế hoạch, chương trình công tác hàng tháng, quý, năm cũng như đột xuất tạiđơn vị

2.3 Về phong cách giao tiếp, ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức

Mối quan hệ làm việc giữa cán bộ, công chức, viên chức trong nhà trường: Là quan

hệ cộng tác, phối hợp, hướng vào mục tiêu chung Các công chức, viên chức có thể làm

việc trực tiếp với nhau, trao đổi ý kiến, lấy số liệu, đề nghị phối hợp (trừ những vấn đề thuộc bí mật Nhà nước không được phổ biến, trao đổi rộng rãi với nhiều người).

Mối quan hệ của Nhà trường với cơ quan, công dân và tổ chức: Đối với những côngviệc mà công dân và cơ quan tổ chức khác đến liên hệ làm việc; Công chức, viên chức tạiNhà trường trong giao tiếp luôn giữ thái độ lễ phép, vui vẻ, có thái độ văn minh, lịch sự,phục vụ tận tình, có trách nhiệm, xử lý giải quyết kịp thời, đúng quy định của pháp luật,tuyệt đối không có hiện tượng quan liêu, sách nhiễu, gây phiền hà, hách dịch, cửa quyền

Về trang phục: Công chức, viên chức khi đến cơ quan làm việc ăn mặc gọn gàng,lịch sự, thực hiện văn hóa nơi công sở Vào các ngày lễ, hội nghị đều mặc đồng phục: Nữmặc áo dài, nam mặc vest có thắt caravat

2.4 Về cảnh quan và môi trường làm việc

Trường Đại học Nông Lâm Huế đã xây dựng trong khuôn viên với diện tích 12008

m2 Xung quanh trụ sở của Nhà trường với nhiều cây xanh, vườn hoa thoáng mát Đơn vị đãđầu tư trong việc lắp đặt hệ thống điện, nước, hệ thống báo cháy tự động nhằm đảm bảo antoàn cho công tác phòng cháy chữa cháy cũng như bảo quản an toàn giấy tờ, tài liệu cũng nhưtài sản của nhà trường

Về tổ chức, bài trí phòng làm việc: Các phòng được bố trí theo kiểu khép kín, độclập Phòng Tổ chức - Hành chính được bố trí tại tầng 01 rất thuận tiện trong giao dịch, tiếpxúc với cơ quan, đơn vị cũng như người dân đến liên hệ công tác

Trang thiết bị tương đối đầy đủ đáp ứng được nhu cầu công việc của các phòngcũng như công việc giảng dạy của các khoa trực thuộc

Phương tiện làm việc trong các phòng được bài trí khoa học, hợp lý và đảm bảodiện tích làm việc thoải mái

2.5 Công tác đón và tiếp khách

Thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, hàng năm Trường Đại học Nông Lâm Huế

đã tiếp nhận hàng ngàn sinh viên nhập học và nhiều đoàn khách trong tỉnh, ngoài tỉnh và kháchquốc tế đến liên hệ công tác Do đó công tác đón và tiếp khách được lãnh đạo Nhà trường rấtquan tâm và chỉ đạo thực hiện

Mặc dù cơ sở vật chất còn hạn chế nhưng Nhà trường đã có sự bố trí hợp lý tạothuận lợi cho khách đến tham quan, học tập và liên hệ công tác

Phòng khách là điểm tiếp xúc đầu tiên giữa khách và cơ quan, là nơi sẽ tạo ra ấntượng đầu tiên thường rất sâu đậm cho khách Khu vực tiếp khách được bố trí những vậtdụng cần thiết cho công tác tiếp khách Có thể kể ra các trang thiết bị chủ yếu sau:

- Bàn ghế tiếp khách, để khách ngồi đợi

- Sổ đăng ký khách đến liên hệ công tác

- Điện thoại

- Nội quy cơ quan

- Lịch làm việc

- Hoa, chậu cây cảnh, tranh

Khu vực tiếp khách được bố trí ở nơi ra vào chính của cơ quan để khách ra vào dễthấy, dễ tìm

Bên cạnh đó, Nhà trường đã bố trí logo và slogan của cơ quan được đặt phía trên phầnlịch công tác đã tạo được cảm giác sang trọng và chuyên nghiệp

Công tác vệ sinh cơ quan được dọn dẹp sạch sẽ hàng ngày, không có nước và thức

ăn rơi vãi Hồ sơ và các vật dụng văn phòng cần được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng

Có rất nhiều khách đến liên hệ công tác với cơ quan Nhưng trong bài viết này, tôiphân ra làm 3 loại khách:

Khách liên hệ với cơ quan hằng ngày: liên hệ công tác, nghiên cứu tài liệu…

Khách trong cơ quan: liên hệ công tác giữa các phòng ban, gặp lãnh đạo…

Khách quan trọng: liên hệ kí kết hợp đồng, thanh tra, kiểm tra…

Tất cả khách đến cơ quan đều được chào đón với thái độ tôn trọng và lịch sự Saulời chào hỏi ban đầu người lễ tân phải tỏ thái độ quan tâm đến công việc khách cần và chủ

động hỏi để nắm bắt nhu cầu khách.

Khi có những lời phàn nàn của khách, cán bộ Nhà trường luôn giữ thái độ bình tĩnh

và lịch sự, chăm chú nghe lời phàn nàn, bày tỏ thái độ thông cảm với khách, xin lỗi khách,không bào chữa và tránh tranh luận, cảm ơn khách đã bày tỏ ý kiến, góp ý của mình, giảithích những việc có thể, báo cáo lại với thủ trưởng hoặc các đơn vị có liên quan để xử lýkịp thời

2.6 Đánh giá chung và kiến nghị

Qua tìm hiểu và khảo sát, em thấy rằng công tác Hành chính văn phòng tại TrườngĐại học Nông Lâm Huế được tổ chức rất nghiêm ngặt Có chế độ giao ban rõ ràng, chặtchẽ Chế độ làm việc theo quy chế, các lãnh đạo Nhà trường được quy định rõ ràng vềchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình Việc thực hiện tốt công tác văn phòng đãgiúp cho hoạt động của Nhà trường tiến hành một cách suôn sẻ, không chồng chéo nhiệm

vụ, công việc giữa các phòng với nhau Chế độ giao ban chặt chẽ, đi từ thấp đến cao (từgiao ban tuần, tháng, quý, năm ) đã thắt chặt quy trình công việc thực hiện kế hoạch đã đề

ra, giúp quá trình tiến hành kế hoạch luôn đi đúng hướng, sớm phát hiện ra sai sót trongquá trình công việc và có quyết định, định hướng giải quyết kịp thời, không gây ảnh hưởngxấu đến công việc

2.6.1 Ưu điểm

- Lãnh đạo Nhà trường đã từng bước quan tâm đến việc xây dựng văn hóa công sởtại đơn vị Vì vậy, cán bộ, viên chức và Lao động luôn có ý thức làm việc, nhận thức rõchức trách của bản thân và luôn có tinh thần đoàn kết, thống nhất cao trong toàn cơ quan;thực hiện công việc có chất lượng, hiệu quả và hoàn thành tốt nhiệm vụ được cấp trên giaophó

- Lãnh đạo Nhà trường biết khai thác, sử dụng tài năng của cán bộ nên phươngpháp quản lý, điều hành, bố trí cán bộ linh hoạt tại các phòng chuyên môn tạo cho Cán bộ,viên chức và Lao động chuyên một việc nhưng biết nhiều việc

- Cán bộ, viên chức và lao động có nhận thức cao trong công việc, yêu nghề và cóđạo đức nghề nghiệp tốt, phong cách giao tiếp cũng như tác phong giao tiếp, ứng xử thânthiện, lịch sự và tôn trọng lẫn nhau; không có thái độ hách dịch, gây khó khăn, phiền hàcho người dân khi đến liên hệ công tác

- Được sự quan tâm của Bộ Giáo dục và Đào tạo, của lãnh đạo Đại học Huế nênmôi trường làm việc của Nhà trường tương đối rộng rãi, thoáng mát; phương tiện, trangthiết bị tại các phòng làm việc tương đối đầy đủ, đảm bảo thực hiện công việc có hiệu quả

vô tâm, đi làm muộn, về sớm; đùn đẩy trách nhiệm trong công việc được giao

- Một số cán bộ, viên chức và Lao động nữ đôi lúc đi làm còn mặc quần jean, áothun khi đến công sở; một số cán bộ, viên chức và Lao động nam đến cơ quan còn hútthuốc tại trụ sở làm việc

2.6.3 Kiến nghị

- Nhà trường cần sớm xây dựng và ban hành Quy chế văn hóa công sở của đơn vịnhằm cụ thể hóa các nội dung cơ bản về văn hóa công sở mang tính đặc thù riêng

- Cán bộ, công chức, viên chức cần nâng cao hơn nữa nhận thức về văn hóa công sở

để từ đó hoàn thiện được bản thân đồng thời xây dựng được lề lối làm việc chuẩn mực

- Lãnh đạo Nhà trường cần tăng cường kiểm tra, kiểm soát cán bộ, công chức, viên

chức như: đi làm, đi họp có đúng giờ không?, ăn mặc áo quần lịch sự và đúng theo quyđịnh không?, sử dụng trang thiết bị như thế nào?

- Cần có chế tài thích hợp đối với cán bộ, công chức, viên chức thường xuyên viphạm những nội dung trong quy chế, đồng thời khen thưởng và khích lệ động viên những

cá nhân thực hiện tốt nội quy, quy chế

- Hàng năm, Đơn vị cần tổ chức các buổi tọa đàm để trao đổi những vấn đề cụ thể

về văn hóa công sở

- Tăng cường cho cán bộ, công chức, viên chức tham gia học các lớp ngắn hạn về

kỹ năng giao tiếp công vụ

III Tổ chức và biên chế của văn thư chuyên trách

Trường Đại học Nông Lâm Huế là một đơn vị hoạt động về công tác giáo dục vàđào tạo trực thuộc Đại học Huế, với tổng số cán bộ văn thư 01 biên chế Ngoài ra cácphòng, khoa chuyên môn đều có phân công một cán bộ quản lý công tác văn thư, hồ sơ tàiliệu của phòng, khoa Sự bố trí này là phù hợp với quy mô và tính chất hoạt động của Nhàtrường, đảm bảo tính chặt chẽ trong công tác văn thư và quản lý văn bản của cơ quan

Công tác văn thư được đặt dưới sự quản lý của Phòng Tổ chức - Hành chính với mụcđích nâng cao hiệu quả của công tác văn thư trong quá trình giải quyết công việc, đáp ứng nhucầu thực tế của Nhà trường, công tác văn thư được quan tâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đốc củalãnh đạo; cán bộ, công chức của Nhà trường đã làm tốt công tác này

Trong quá trình hoạt động Nhà trường thường xuyên quan tâm chỉ đạo ban hànhcác văn bản quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ của cơ quan như: Quy chế công tác văn thư,lưu trữ, Công văn hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ tài liệu vàolưu trữ cơ quan, kế hoạch thu nhận tài liệu vào lưu trữ hện hành… Cuối mỗi năm hoạtđộng, Nhà trường thường tổ chức Hội nghị tổng kết về công tác Văn thư – Lưu trữ của cơquan nhằm đánh giá và đề ra phương hướng nhiệm vụ năm tới tạo điều kiện cho công tácvăn thư ngày một đi vào hoạt động có nề nếp và hiệu quả , phục vụ đắc lực cho hoạt độngcủa cơ quan

- Nhìn chung việc quản lí, chỉ đạo công tác văn thư của Nhà trường đã được tổ chứcthực hiện tốt Tuy nhiên để công tác văn thư cơ quan được vận hành tốt hơn thì cần có sựkiểm tra, đôn đốc và chỉ đạo về nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, củng như cán bộ công chứctrong cơ quan nhiều hơn

Do tính chất là đơn vị giáo dục và đào tạo nên nhà trường rất quan tâm đến việc đàotạo bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ văn thư của cơ quan, cử cán bộ vănthư tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ở Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh

Văn thư của Nhà trường bố trí ở gần cửa ra vào, được trang bị đầy đủ các thiết bịcần thiết để tiến hành chuyên môn, với một bàn làm việc, trên bàn có một máy điện thoại,máy fax, máy Scan… đây là phương tiện thu thập, xử lý thông tin một cách nhanh nhất, làcầu nối thông tin giữa cán bộ văn thư với lãnh đạo cơ quan

Sơ đồ bố trí phòng làm việc của Phòng Hành chính

Về trang thiết bị làm việc của Phòng Hành chính gồm: 03 máy vi tính, 02 tủ đựng

hồ sơ, 01 máy in, 01 máy photocopy, 01 máy lạnh; các máy vi tính đều được kết nối mạnglan và mạng internet; các trang thiết bị làm việc được bố trí một cách khoa học thuận tiệncho quá trình làm việc của các cán bộ trong phòng

IV Quản lý văn bản

4.1 Mô hình tổ chức công tác văn thư

Công tác văn thư có vị trí hết sức quan trọng hoạt động của cơ quan, tổ chức nóichung và cơ quan hành chính Nhà nước nói riêng Đặc biệt, Việt Nam là một nước đangtrong quá trình phát triển hội nhập với thế giới thì công tác văn thư lại càng cần thiết vàquan trọng Công tác văn thư cung cấp thông tin chủ yếu cho hoạt động của cơ quan Vìvậy, mỗi cơ quan, tổ chức muốn tồn tại và phát triển được thì không thể thiếu công tác vănthư

Công tác văn thư nếu làm tốt sẽ góp phần tích cực trong quá trình hội nhập nóichung, nâng cao hiệu lực, hiểu quả, hoạt động quản lý của hệ thống hành chính Nhà nước nóiriêng Bởi lẽ làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo thông tin trong suốt, chính xác, kịp thờicho hoạt động quản lý của cơ quan Nếu các khâu của công tác văn thư được triển khai tốtnhư: Tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác, soạn thảo vănbản đảm bảo chất lượng, đăng ký văn bản đi, đến được rõ ràng và đầy đủ, lập hồ sơ hiệnhành được hợp lý, các quy định về văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh sẽ nâng cao hiệuquả, chất lượng hoạt động của cơ quan nới riêng và hoạt động quản lý Nhà nước nói chung

Công tác văn thư của Trường Đại học Nông Lâm Huế: Tất cả công văn đến và côngvăn đi của các đơn vị gửi đến đều phải đăng ký thống nhất ở bộ phận văn thư Cán bộ văn thưchỉ trình lãnh đạo những công văn đã đăng ký và chịu trách nhiệm với những công văn đi vàđến đã đăng ký tại bộ phận văn thư

- Đối với công văn đến: Cán bộ văn thư có nhiệm vụ bóc bì (trừ bì có đóng dấuMật (A), Tối mật (B), Tuyệt mật (C) và bì gửi đích danh hoặc ghi rõ: “Chỉ người có têntrên bì mới được bóc” phải chuyển cả bì), làm thủ tục đăng ký tất cả công văn đến (kể cảcông văn không được bóc bì), sau đó chuyển cho Hiệu trưởng Đối với đơn, thư khiếu tốnặc danh… người có trách nhiệm bóc bì phải giữ lại bì và đính kèm vào thư

- Đối với công văn đi: Cán bộ văn thư có nhiệm vụ kiểm tra thể thức văn bản, đăng

ký vào sổ công văn đi, đóng dấu và lưu một bản chính cùng các phụ lục kèm thư (nếu có),gửi công văn theo địa chỉ đăng ký Ngoài một bản lưu tại cán bộ văn thư, cán bộ soạn thảophải lưu một bản chính ở hồ sơ công việc Công văn đi phải được chuyển kịp thời trongngày Những văn bản có đóng dấu “ Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc” phải được chuyểnngay sau khi đăng ký và phải bảo đảm thời hạn đến người nhận, nơi nhận ghi trên phong

bì Số đăng ký công văn đến và số đăng ký công văn đi được đánh liên tục theo thứ tự từ số

01 cho công văn đầu tiên của ngày làm việc đầu năm và kết thúc bằng số của công văncuối cùng của ngày làm việc cuối năm

- Nhận xét ưu, nhược điểm:

+ Ưu điểm: Hệ thống quản lý về công tác văn thư rất chặt chẽ Lãnh đạo Nhà

trường trang bị cơ sở vật chất cho bộ phận văn thư khá đầy đủ: Máy tính, Máy photocopy,máy in, máy Fax, máy điện thoại, máy Scan…; đã nhận thức được tầm quan trọng về côngtác văn thư, việc quản lý văn bản đi, đến đã đi vào nề nếp

+ Nhược điểm: Cơ sở vật chất đầy đủ nhưng còn hạn chế về nhân lực, nên rất khó

khăn trong việc phân công từng mảng công việc cho cán bộ; việc đào tạo cán bộ khôngđúng chuyên ngành nên trong việc soạn thảo văn bản còn gặp không ít khó khăn, việc sửdụng con dấu chưa đúng quy định; về thể thức văn bản đi chưa thống nhất, chưa tuân thủtheo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 9/01/2011 của Bộ Nội vụ, trong văn bản gửi cấptrên sử dụng một số từ không đúng với văn phòng hành chính, sử dụng số công văn khôngtheo thứ tự ngày, tháng, nhất là các văn bản xác minh hóa đơn, chứng từ thường là trùnghoặc không số…

4.2 Soạn thảo và ban hành văn bản

Việc soạn thảo và ban hành văn bản tại Trường Đại học Nông Lâm Huế được thựchiện theo đúng các quy trình thủ tục ban hành một văn bản do Nhà nước quy định Văn bảnđược ban hành đảm bảo đúng quy định, có đầy đủ thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, giúpgiải quyết công việc một cách nhanh chóng, đảm bảo đúng quy định của Nhà nước Cụ thể

quy trình soạn thảo văn bản của Văn phòng như sau:

4.2.1 Văn bản của Nhà trường ban hành

Sơ đồ: Văn bản do Nhà trường ban hành

- Bước 1: Theo chức năng nhiệm vụ, chương trình công tác của Nhà trường cácchuyên viên tiến hành thu thập các thông tin và soạn thảo các văn bản được phân công

- Bước 2: Trình lãnh đạo phòng kiểm tra nội dung và thể thức văn bản, ký duyệt nộidung văn bản

- Bước 3: Trình Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính kiểm tra thể thức và nội dungvăn bản và ký duyệt thể thức văn bản

- Bước 5: Trình Hiệu trưởng nhà trường phê duyệt

- Bước 6: Chuyên viên chuyển xuống bộ phận văn thư để lấy số và đăng ký vào sổvăn bản đi; nhân bản văn bản theo đúng số lượng

- Bước 7: Văn thư đóng dấu vào văn bản, Chuyên viên soạn thảo văn bản đó cónhiệm vụ phối hợp với cán bộ văn thư để làm các thủ tục phát hành văn bản một cáchnhanh chóng và kịp thời

- Bước 8: Văn thư đóng dấu bản gốc và lưu trữ theo đúng quy định

4.3 Quản lý văn bản đến

Việc quản lý văn bản đi, đến tại Nhà trường được thực hiện theo quy định tại Côngvăn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, vănbản đến

Trường Đại học Nông Lâm Huế thường tiếp nhận các văn bản đến của các cơ quanNhà nước như: Bộ Giáo dục và Đào tạo; Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn; Đại họcHuế; UBND tỉnh Thừa Thiên Huế; Sở Nội vụ; UBND thành phố Huế; Phòng Nội vụ thànhphố Huế; thị xã và các huyện…

Nhà trường hiện đang thực hiện đăng ký văn bản bằng việc thực hiện cách truyềnthống là đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến bằng việc ghi bằng tay Văn bản đến sau khi

có ý kiến chỉ đạo, phân phối của lãnh đạo thì cán bộ văn thư sẽ chuyển giao văn bản chochuyên viên triển khai thực hiện và tiến hành lập hồ sơ công việc Ngoài ra, vào đầu tháng3/2012Đại học Huế đã trang bị cho tất cả các trường Đại học thuộc Đại học Huế phần mềm

“Quản lý văn bản và điều hành” và hiện nay Nhà trường đang tiến hành song song giữaviệc quản lý văn bản đến theo phương pháp thủ công với ứng dụng phần mềm và dần tiếntới áp dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản đi đến và lập hồ sơ trên môitrường mạng

Quy trình giải quyết văn bản đến:

- Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến

+ Văn thư là đầu mối tiếp nhận văn bản, đơn thư gửi đến cơ quan

+ Đối với văn bản gửi đích danh tên cá nhân thì văn thư sẽ chuyển thẳng cá nhânđó

+ Đối với phiếu khai thác tài liệu lưu trữ thì văn thư sẽ chuyển thẳng đến bộ phậnkhai thác, ghi vào sổ bàn giao công văn

+ Bộ phận Văn thư ngay sau khi nhận được văn bản đến, kiểm tra địa chỉ gửi vănbản và nơi nhận, bóc bì; đóng dấu “Công văn đến” vào góc phía trái ngay dưới phần số kýhiệu hoặc trích yếu của trang đầu văn bản đến; ghi số đến, ngày đến vào khung dấu “côngvăn đến”

+ Đối với những bì thư đến có ký hiệu “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”, không bóc

bì, chỉ đăng ký vào sổ theo số công văn ghi ngoài phong bì và chuyển đến người có trách

Chuyên viên

soạn thảo VB

Lãnh đạo phòng

Phòng Tổ chức - HC chính

Hiệu trưởng

Văn thư

nhiệm xử lý Văn bản có độ “mật” sau khi được xử lý xong, được quản lý theo đúng quyđịnh.

+ Đối với các văn bản “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc”, văn thư bóc bì vàchuyển ngay đến lãnh đạo cơ quan

+ Đối với những văn bản đến thông thường, hàng ngày bộ phận văn thư trình Lãnhđạo Sở xử lý 02 lần/ngày

- Bước 2: Ý kiến đề xuất của Phòng Tổ chức - Hành chính: Các văn bản do văn thưchuyển đến, lãnh đạo Phòng Tổ chức - Hành chính xem xét những văn bản thuộc phạm vi,thẩm quyền được phân cấp và đề xuất cho lãnh đạo theo lĩnh vực quản lý ngay trong ngày

- Bước 3: Văn bản sau khi có ý kiến đề xuất của lãnh đạo văn phòng sẽ chuyển lạicho văn thư để cập nhật vào sổ đăng ký văn bản đến, lấy số đến, ngày tháng văn bản đến

và chuyển đến cho lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo

- Bước 4: Văn thư trình văn bản đến cho lãnh đạo Nhà trường xem xét, cho ý kiếngiải quyết

- Bước 5: Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các bộ phận chuyên môn

- Bước 6: Theo dõi xử lý và đô đốc việc giải quyết văn bản đến: Sau khi tiếp nhậnvăn bản đến từ phòng Tổ chức - Hành chính, Lãnh đạo các đơn vị giải quyết theo ý kiếnchỉ đạo của Lãnh đạo Nhà trường tại phiếu giải quyết văn bản đến; Cán bộ công chức đượcphân công giải quyết văn bản đến đọc kỹ nội dung phải trả lời, căn cứ ý kiến chỉ đạo củalãnh đạo và văn bản liên quan để soạn thảo văn bản giải quyết đúng nội dung và thời gianquy định

Căn cứ nội dung văn bản đến, lãnh đạo cơ quan xem xét ghi ý kiến chỉ đạo, căn cứchức năng nhiệm vụ của từng ban chuyên môn để thực hiện

4.4 Việc quản lí và sử dụng con dấu

Các loại con dấu mà Trường Đại học Nông Lâm sử dụng: Dấu trường, dấu chức

vụ, dấu họ tên, dấu đến, dấu chứng thực và các loại con dấu khác

- Quản lí con dấu: Tại Trường Đại học Nông Lâm việc quản lí và sử dụng con dấurất cẩn thận, có hộp đựng riêng để quản lý và có khóa cẩn thận Tất cả các con dấu của Nhàtrường điều tập trung tại văn thư của Nhà trường quản lý chặt chẽ, do cán bộ văn thư trựctiếp đóng dấu và bảo quản con dấu Nhà trường theo quy định của Nhà nước

- Sử dụng con dấu: Nhà trường sử dụng các loại con dấu sau dấu văn phòng, dấu

họ tên, dấu chức vụ, dấu đến và các loại con dấu khác

- Nguyên tắc đóng dấu: Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúngmực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký vềphía bên trái Với các phụ lục kèm theo văn bản dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên mộtphần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệuchuyên ngành và phụ lục kèm theo được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặcphụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy

- Đóng dấu mức độ khẩn, mật

- Nhận xét ưu điểm, nhược điểm:

+ Về ưu điểm: Con dấu được cán bộ văn thư bảo quản trong hộp cẩn thận, tránhthất lạc

+ Về nhược điểm: Cán bộ văn thư chưa thực hệt hết một số quy trình của Nhànước đưa ra về cách đóng dấu…

V Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ

Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ, công chức sắp xếp côngvăn, giấy tờ có hệ thống và khoa học, giúp mỗi cơ quan quản lý toàn bộ công việc, tài liệucủa cơ quan và giúp cho việc tra tìm tài liệu được thuận lợi, nhanh chóng, chính xác; giúpcho lãnh đạo quản lý được toàn bộ nội dung công việc trong cơ quan, phân loại giấy tờtrong cơ quan đơn vị một cách khoa học, quản lý hồ sơ của cơ quan được chặt chẽ, chọn rađược những hồ sơ có giá trị để nộp vào lưu trữ cơ quan, tránh bỏ sót, thất lạc những hồ sơ

có giá trị và giữ những giấy tờ hết giá trị, không cần thiết