phân tích và xây dựng giải pháp erp cho hoạt động sản xuất - kinh doanh của công ty cổ phần thế giới số trần anh

phân tích và xây dựng giải pháp erp cho hoạt động sản xuất - kinh doanh của công ty cổ phần thế giới số trần anh

BỘ CÔNG THƯƠNGTRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘIKHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

- -BÀI TẬP LỚN

PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP ĐIỆN TỬ (ERP)

ĐỀ TÀI:

Phân tích và xây dựng giải pháp ERP

cho hoạt động sản xuất - kinh doanh

của Công Ty Cổ Phần Thế Giới Số Trần Anh

Giảng viên hướng dẫn: ThS PHAN VĂN VIÊNLớp: ĐH Hệ Thống Thông Tin K4 – NHÓM 1ST

1 Trần Thọ Hoàng

2 Nguyễn Văn Tùng

Hà Nội, Tháng 12 năm 2012

LỜI NÓI ĐẦU

MỤC LỤC

PHẦN 1:

PHÂN TÍCH CÁC GIẢI PHÁP CHUYÊN ĐỀ ĐƯỢC CHỈ ĐỊNH

Các giải pháp chuyên đề được chỉ định cho nhóm bao gồm:

 Giải pháp đặt hàng

 Giải pháp kế toán tổng hợp

 Giải pháp tích hợp hệ thống

 Lập kế hoạch Top-Down

1.1.Giải pháp đặt hàng

Đây là một trong những module quan trọng trong hệ thống giải pháp ERP

Để đáp ứng được nhu cầu quản lý đặt hàng của doanh nghiệp giải pháp đề ra giảiquyết các chức năng chính sau đây:

• Quản trị đặt hàng: bao gồm quản trị yêu cầu mua, tính toán các đơn hàng kếhoạch, quản lý hợp đồng đơn đặt hàng : các thông tin đặt hàng, nghiệp vụ muasắm, kế hoạch mua, lịch sử của giao dịch mua hàng và quản lý giao nhận hàng

• Quản lý nhà cung cấp với danh mục nhà cung cấp bao gồm các thông tin nhàcung cấp và địa điểm nhà cung cấp, công nợ phải trả cho nhà cung cấp

Sơ đồ quản trị đặt hàng

Module quản trị đặt hàng trong giải pháp ERP có mối quan hệ ràng buộc với cácmodule khác như quản trị kho, quản trị sản xuất, quản trị nhân sự, quản trị tài sản

cố định và quản trị tài chính kế toán Các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhautheo quy trình đặt hàng: Nhu cầu mua hàng  Lập kế hoạch đặt hàng  Lập đơnhàng  Nhận hàng  Phân phối hàng  Ghi nhận công nợ  Chi trả công nợ Quy trình đặt hàng:

Trong quy trình đặt hàng ta cần lưu ý các vấn đề sau:

• Lập kế hoạch mua hàng, dựa trên nhu cầu sản xuất nhằm giữ mức tồn kho ở mức thấp nhất

• Các đơn mua hàng: Bảng giá áp dụng: giá, chiết khấu, và khung giá cho phép Kiểm soát hàng đang đặt Điều khiển kho chờ nhận hàng Hiệu chỉnh đơn hàng Tạo đơn mua hàng từ những hợp đồng bán hàng, hoàn trả tiền chonhà cung cấp

• Nhập kho: Tự động tạo phiếu nhập kho từ các đơn hàng đang đặt (kiểm soát quota) Thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp

• Hóa đơn mua hàng: Bảng giá áp dụng: giá, chiết khấu và kiểm tra khung giá

Tự động tạo hoá đơn từ hợp đồng bán hàng hoặc phiếu nhập kho Lập hoá đơn hàng gia công tại chỗ

• Mối quan hệ giữa đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và hoá đơn

• Hóa đơn chi phí

• In chứng từ hàng loạt

• Lập các báo cáo tổng hợp và chi tiết

1.2.Giải pháp kế toán tổng hợp

Giải pháp Kế toán tổng hợp giúp người dùng tổng hợp các dữ liệu từ các modulechi tiết để lên các báo cáo tổng hợp Phân hệ này giúp lãnh đạo có cái nhìn tổngthể về các họat động của doanh nghiệp thông qua các chỉ số tài chính, ngân sách.Trên cơ sở đó đưa ra các quyết định chính xác, kịp thời Đây là phân hệ cốt lõi của

hệ thống quản lý ERP

GL 1.4.7

Bảng cân đối

số phát sinh

Lập chứng từ điều chỉnh, phân bổ kết chuyển, trích lập các quỹ

GL 1.4.6

Đóng kỳ kế toán

GL 1.4.8

Chuyển các bút toán vào

hệ thống

GL 1.4.5

Kiểm tra chứng

từ và các định khoản

Sai

b Các nghiệp vụ khác như tiền mặt, ngân hàng ,tài khoản ngoài bảng.

c Quản lý hệ thống tài khoản theo dạng ma trận / đa chiều

Việc ghi sổ trong hệ thống tài khoản mới đòi hỏi bất cứ các hoạt động kinh tếphát sinh phải ghi chép thông qua các nhóm số của hệ thống tài khoản Cơ chế tậphợp như sau:

- Nhóm thứ nhất: Nhóm công ty, mỗi đơn vị có tổ chức kế toán phải có một mã

- Nhóm thứ sáu: Nhóm nội bộ

Cách phân nhóm này đảm bảo sẽ hạch toán được chi tiết các nghiệp vụ theo

chuẩn mực kế toán của Việt Nam và phân lớp quản lý tới mức chi tiết nhất phù hợp

với yêu cầu quản lý chi tiết theo nhiều đối tượng của doanh nghiệp may Việt Nam

hiện nay

Quy trình nghiệp vụ: Cập nhật hệ thống tài khoản

Kiểm tra trong hệ thống

GL 1.1.2

Tạo và cập nhật tài khoản

GL 1.1.1

X

Danh mục tài khoản đã cập nhật

Phê duyệt

GL 1.1.3

Không đồng ý Yêu cầu

mở tài khoản

Chưa có (chưa đúng)

X

Kiểm tra việc cập nhật

GL 1.1.5 Sai

Đúng

d Quản lý ngân sách

Theo dõi và lập kế hoạch ngân sách cho

Từng tài khoảnTừng khách hàng hay nhà cung ứng Từng mã hàng , vật tư nguyên vật liệu Từng dự án

Và các tiêu thức theo yêu cầu

Định nghĩa Ngân sách

Định nghĩa Tổ chức Ngân sách

Định nghĩa Công thức

Ngân sách

Định nghĩa MassBudget

Nhập và thay đổi số

l ợng hoặc bút toán ngân sách

Tính ngân sách

Báo cáo Ngân sách

Đóng Ngân sách

- Xõy dựng một ngõn sỏch thể hiện doanh thu và chi chi

dự toỏn trong một vài kỳ toỏn

- Xõy dựng tổ chức ngõn sỏch thể hiện cỏc văn phũng,cỏc ban và cỏc trung tõm chi phớ để nhập và bảo vệ sốliệu ngõn sỏch

- Tính toán số lượng ngân sách để cập nhật số dư ngânsách từ các công thức ngân sách và công thức ngânsách gộp

- Thực hiện các yêu cầu trực tiếp để xem xét các thôngtin về ngân sách Dùng các yêu cầu này để hiển thị số

dư ngân sách, cũng như số dư thực tế và dự chi Hệthống sẽ đối chiếu giữa ngân sách tổng thể và chi tiết

và kiểm tra phân chênh lệch

- Hệ thống xây dựng các báo cáo khác nhau chứa đựngcác thông tin về ngân sách để đảm bảo mọi cấp quản

lý của doanh nghiệp có thể có được các thông tin theomức về ngân sách

- Xây dựng và chạy chức năng tổng hợp để tổng hợp số

dư ngân sách giữa các bộ sổ khác nhau

- Đóng ngân sách để ngăn chặn sự thay đổi bất thườnghoặc không hợp lệ Có thể đóng một phần hoặc toàn

Quy trình nghiệp vụ: Lập ngân sách chi tiêu

Phê duyệt ngân sách

GL 1.3.2

Ngân sách đã được phê duyệt

Đối chiếu theo dõi số thực hiện và số ngân sách

Quyết toán và lập báo cáo ngân sách

Chấp nhận

Vượt NS

e Theo dõi và quản lý đa tiền tệ Đánh giá chênh lệch tỷ giá

- Một công ty dệt may Việt Nam hiện nay có mối quan hệ với nhiều đối táctrên nhiều nước do đó khi thanh quyết toán các đơn hang thường sử dụng nhiềuloại tiền tệ khác nhau Do đó giải pháp đưa ra sẽ quản lý và theo dõi đa tiền tệ.Nhưng do thị trường tiền tệ luôn biến động nên giải pháp cần phải đánh giá đượcchênh lệch tỷ giá giữa thời điểm phát sinh, thanh toán và báo cáo tài chính

- Quản lý đa tiền tệ là một giải pháp phức tạp vì quan hệ nhiều chiều giữacác đồng tiền luôn biến đổi Hiện nay các công ty dệt may Việt Nam chủ yếu xétmối quan hệ giữa đồng Việt Nam và các đồng ngoại tệ khác trên

- Khi có các đánh giá chênh lệch tỷ giá giải pháp sẽ tự động đưa ra các búttoán điều chỉnh và thiết lập các báo cáo ảnh hưởng của chênh lệch tỷ giá đến tất cảcác mặt của công ty

Quy trình nghiệp vụ: Xử lý các nghiệp vụ ngoại tệ

Kiểm tra sự tồn tại của loại ngoại tệ và tỷ giá

GL 1.2.2

Chưa có

Có rồi

Nhập chứng từ

Khoá sổ

Số dư tài khoản bằng ngoại tệ

Tạo các bút toán đánh giá lại chênh lệch

tỷ giá GL 1.2.4

Cập nhật ngoại

tệ và tỷ giá cuối kỳ

Các bút toán chênh lệch tỷ giá

f Đáp ứng phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp

Một giải pháp quản lý chi tiết ngân sách sẽ đảm bảo được dữ liệu cần thiếtkhi phân tích tình hình tài chính daonh nghiệp và làm cơ sở để đối chiếu phân tíchvới các phát sinh thực tế Với giải pháp kế toán tổng hợp cần tổng hợp được toàn

bộ các bút toán chi tiết của từng nghiệp vụ phát sinh các module khác sau đó cânđối và tổng hợp trên sổ kế toán tổng hợp Từ các dữ liệu chi tiết và tổng hợp đó tạocác báo cáo phân tích tài chính của doanh nghiệp, các báo cáo tài chính phục vụ cơquan thuế, bộ tài chính, chủ đầu tư, cổ đông…

g Lập cân đối kế toán, cân đối số phát sinh

Đối với bất kỳ hệ kế toán tổng hợp nào thì cân đối số liệu kế toán, cân đối sốliệu phát sinh là yêu cầu tiên quyết đầu tiên Tuy nhiên ở đây do tài khoản phâncấp theo nhiều mức khác nhau dẫn đến giải pháp cũng đưa ra cân đối theo các mứccủa tài khoản để đảm bảo có thể nhìn thấy được số liệu tài chính doanh nghiệp theotừng cấp Các số liệu cân đối kế toán, cân đối phát sinh là cơ sở để lập báo cáo tàichính, báo cáo thuế, lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính cho Bộ Tàichính, cơ quan thuế Ngoài ra nó cũng là số liệu để phân tích tình hình tài chínhdoanh nghiệp

h Khả năng phân tích trực tuyến số liệu tài chính nhiều năm

Các dữ liệu tài chính được lưu trên cơ sở dữ liệu thiết kế lưu nhiều năm nênđảm bảo dữ liệu sau nhiều năm có thể sử dụng làm đầu vào cho các dịch vụ phântích dữ liệu trực tuyến Mặt khác cơ sở dữ liệu thiết kế là cơ sở dữ liệu quan hệ lưutập trung trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ mạnh là SQL Server 2000 hoặcOracle Trên các hệ quản trị này các dịch vụ tích hợp phân tích trực tuyến khámạnh như OLAP tiến hành trên kho dữ liệu Data Warehouse Dựa trên dữ liệu tàichính lưu tập trung nhiều năm có thể ứng dụng các kỹ thuật khai phá dữ liệu để

phân tích quy luật thị trường mục tiêu, khách hàng mục tiêu, phân tích rủi ro về thị

phần, khách hàng, chất lượng, phân tích về đối thủ cạnh tranh, dự đoán xu thế phát

triển các mặt hàng hoá, xu thê nhu cầu nguyên phụ liệu, xu hướng thời trang… Các

tool OLAP chú trọng vào việc cung cấp phân tích dữ liệu đa chiều trực tuyến chất

lượng cao với câu lệnh SQL theo các tính giản lược và sự tách nhỏ theo nhiều

chiều Đây là vấn đề mở tuỳ thuộc nhu cầu từng thời điểm của doanh nghiệp sẽ có

các lợi ích thu được khi phân tích dữ liệu hiện có khi sử dụng giải pháp ERP tổng

thể nơi dữ liệu đã được chuẩn hoá với thông tin đa dạng và đầy đủ nhất về nội tại

và tác động bên ngoài của doanh nghiệp

i Thiết lập hệ thống báo cáo

Quy trình nghiệp vụ: Lập báo cáo tài chính

Nhận yêu cầu

và phân công nhiệm vụ

GL 1.5.1

Tập hợp số liệu từ các bộ phận liên quan

Số liệu tài

chính và thống

kê

1.3.Giải pháp tích hợp hệ thống

Một hệ thống mạng gồm nhiều thành phần, nhiều thiết bị của nhiều hãngkhác nhau, nhiều ứng dụng, dịch vụ, … được chọn lọc, kiểm tra bằng thực tế vàkinh nghiệm Tích hợp hệ thống giúp giải quyết những vấn đề cụ thể của DN như:

DN quản trị nguồn lực tốt hơn, Hệ thống bảo mật giúp cho hoạt động của DN được

an toàn hơn, Thu hồi vốn đầu tư nhanh, Tối ưu hóa chi phí sở hữu

Tiếp theo, nhanh chóng ứng dụng công nghệ, triển khai những hệ thống, ứng

dụng hiện đại phục vụ cho quá trình quản lý, sản xuất, KD, tăng sức cạnh tranhtrên thị trường

Hiện nay, người ta thường nói đến vấn đề xây dựng hệ thống công nghệ, xâydựng các qui trình để không những phục vụ cho các hoạt động sản xuất, KD,nghiệp vụ hiện tại mà còn có khả năng tạo ra những hoạt động, dịch vụ mới cho

DN gọi là kiến trúc hướng dịch vụ (Service Oriented Architecture - SOA)

a CƠ SỞ HẠ TẦNG DATA CENTER

DataCenter là Cơ sở hạ tầng vật lý thiết yếu bao gồm hệ thống tủ Rack, thiết bịnguồn (Power & UPS), thiết bị làm mát (Cooling) và các giải pháp an ninh chomột trung tâm lưu trữ những hệ thống máy tính quan trọng và các thiết bị liên quan

- Hệ thống sàn nâng, vách ngăn chống cháy

YÊU CẦU CỦA DATA CENTER

Dựa vào các tiêu chuẩn quốc tế TIA-942 về xây dựng Trung Tâm dữliệu, phải đạt được các yêu cầu sau:

 Ngoài việc cung cấp nguồn điện lưới cho trung tâm dữ liệu, để đảm bảo cho

hệ thống hoạt động liên tục không xảy ra sự cố về nguồn điện, do đó phảicung cấp thêm nguồn điện dự phòng cho trung tâm dữ liệu như: UPS và máyphát điện dự phòng

 Hệ thống điều hòa nhiệt độ phải sử dụng loại máy lạnh chính xác vì môitrường của trung tâm dữ liệu đòi hỏi rất cao sự ổn định của nhiệt độ nhằmđáp ứng độ mát nhất định cho thiết bị hoạt động bên trong TT Dữ liệu

 Trung tâm dữ liệu phải được cung cấp hệ thống chữa cháy dùng khí sạch chomáy chủ, mạng và phòng điều khiển trung tâm Tường và cửa có khả năngchịu nhiệt cao trong thời gian dài

 Hệ thống sàn nâng (tùy chọn), sàn được thiết kế phẳng để thiết bị bên trên không bị nghiêng và chịu được tải trọng cho thiết bị tin học đặt bên trên Sàncũng được tận dụng để che đi phần dây cáp nguồn, cáp mạng đi bên dưới tạođược mỹ quan cho trung tâm dữ liệu

 Hệ thống an ninh (Access control và hệ thống Camera) cho trung tâm dữ liệu sẽ dùng đầu đọc thẻ hoặc sinh trắc học để tăng cường an ninh Hệ thống Camera quan sát có thể dùng IP camera hoặc Analog camera để quan sát mọi hoạt động bên trong Data Center

 Trung tâm dữ liệu sẽ được cung cấp hệ thống chiếu sáng theo đúng tiêu chuẩn một Data Center, cung cấp ánh sáng đầy đủ trong trường hợp khẩn cấp Nâng cao hiệu quả công việc cho người vận hành

 Giám sát môi trường theo dõi thường xuyên hoạt động của Trung tâm dữliệu có thể ngăn chặn được các sự cố từ nhỏ nhất để tránh ảnh hưởng toàn bộ

hệ thống Trung tâm dữ liệu

 Và đồng thời Data Center phải thỏa mãn: tính mở rộng & phát triển; tiếtkiệm năng lượng (DataCenter Green); thích nghi nhiều thiết bị của các hãngsản xuất; hệ thống luôn được kiểm tra trước khi triển khai để đảm bảo giảmthiểu thời gian hệ thống ngừng hoạt động, luôn được theo dõi, cảnh báo kỹtrước khi sự cố xảy ra

 Giải pháp mạng đa dịch vụ

Hệ thống mạng tích hợp đa dịch vụ là một hệ thống mạng đồng nhất của các dịch

vụ data, voice, video trên nền IP (sử dụng 1 hệ thống cáp duy nhất) Việc tích hợpgiúp cho hệ thống gọn nhẹ, đơn giản, dễ sử dụng, tiết kiệm chi phí quản trị, dễnâng cấp, mở rộng và quan trọng hơn là ứng dụng được những công nghệ tiên tiếnnhất hiện nay nhằm tăng hiệu suất công việc

 Giải pháp mạng không dây

Hệ thống mạng không dây và các thiết bị Notebook, PDA, mobil phone giúp chokhách hàng bảo đảm duy trì thông tin linh hoạt mọi lúc, mọi nơi giúp tăng cườnghiệu suất làm việc

 Sao lưu cơ sở dữ liệu (Backup Database)

 Cơ sở dữ liệu dự phòng (Standby Database)

 Oracle Data Guard

 Oracle Real Application Cluster (RAC)

Giải pháp chuyển đổi dữ liệu: Chuyển đổi hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL)

từ cơ sở dữ liệu cũ như Foxpro, Access, SQL Server, Oracle 7… sang CSDL mớinhư Oracle 10/11, SQL Server 2012 với đầy đủ các công cụ bảo vệ an toàn, tựđộng phân tích, tối ưu hóa dữ liệu

d MÁY CHỦ VÀ LƯU TRỮ

Máy chủ (Tiếng anh là Server) là một máy tính được nối mạng, có IP tĩnh, có

năng lực xử lý cao và trên máy đó người ta cài đặt các phần mềm để phục vụ chocác máy tính khác (máy trạm) truy cập để yêu cầu cung cấp các dịch vụ và tàinguyên

 DAS (Direct Attached Storage): lưu trữ dữ liệu qua các thiết bị gắn trực tiếp

 NAS (Network Attached Storage): lưu trữ dữ liệu vào thiết bị lưu trữ thôngqua mạng IP

 SAN (Storage Area Network): lưu trữ dữ liệu qua mạng lưu trữ chuyên dụngriêng

 Giải pháp lưu trữ truyền thống – DAS

DAS (Direct attached storage) là cơ chế lưu trữ với thiết bị gắn trực tiếp vào máychủ Đây được coi là công nghệ lưu trữ truyền thống được nhiều doanh nghiệp sửdụng Với cơ chế DAS, mỗi máy chủ sẽ có một hệ thống lưu trữ và phần mềmquản lý lưu trữ riêng biệt

NAS (Network Attached Storage) là phương pháp lưu trữ dữ liệu sử dụng các thiết

bị lưu trữ đặc biệt gắn trực tiếp vào mạng LAN như một thiết bị mạng bình thường(tương tự máy tính, switch hay router) Các thiết bị NAS cũng được gán các địa chỉ

IP cố định và được người dùng truy nhập thông qua sự điều khiển của máy chủ.Trong một số trường hợp, NAS có thể được truy cập trực tiếp không cần có sựquản lý của máy chủ

SAN (Storage Area Network) là một mạng riêng tốc độ cao dùng cho việc truyền

dữ liệu giữa các máy chủ tham gia vào hệ thống lưu trữ cũng như giữa các thiết bịlưu trữ với nhau SAN cho phép thực hiện quản lý tập trung và cung cấp khả năngchia sẻ dữ liệu và tài nguyên lưu trữ Hầu hết mạng SAN hiện nay dựa trên côngnghệ kênh cáp quang, cung cấp cho người sử dụng khả năng mở rộng, hiệu năng vàtính sẵn sàng cao

e AN TOÀN BẢO MẬT

Cùng với sự phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh, nhu cầu trang bị một hệthống mạng hiện đại đã trở thành một nhu cầu không thể thiếu trong các Tập đoàn,doanh nghiệp kinh tế cũng như các nhà cung cấp dịch vụ Song song với sự pháttriển của hạ tầng công nghệ thông tin, vấn đề bảo mật an toàn thông tin hiện là yếu

tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến sự toàn vẹn của hệ thống mạng và dữ liệuthông tin

 Bảo mật hạ tầng mạng: chú trọng vào việc bảo mật cơ sở hạ tầng Công nghệthông tin, chống tấn công truy cập trái phép, dò tìm điểm yếu và lỗ hổngmạng