công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại công ty tnhh hỗ trợ phát triển kỹ thuật và chuyển giao công nghệ

Sản phẩm của các doanh nghiệp côngnghiệp sản xuất ra chủ yếu là thành phẩm, ngoài ra có thể có bán thành phẩm.Thứ tư, sản phẩm dở dang là những sản phẩm đến cuối kỳ kinh doanh vẫnchưa ho

LỜI NÓI ĐẦU

Bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào, để đảm bảo cho quátrình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường và liên tục thì điều đòi hỏi mộtlượng hàng tồn kho nhất định Bởi tồn kho được xem như là “miếng đệm antoàn” giữa cung ứng và sản xuất

Thường thì giá trị hàng tồn kho chiếm khoảng 40% tổng giá trị tài sản củadoanh nghiệp Do đó nhà quản trị phải kiểm soát lượng tồn kho thật cẩn thậnthông qua việc xem xét lượng tồn kho có hợp lý với doanh thu, liệu doanh sốbán hàng có sụt giảm nếu không có đủ lượng tồn kho hợp lý, cũng như các biệnpháp cần thiết để nâng hoặc giảm lượng hàng tồn kho Nếu tồn kho với số lượngquá nhỏ hay quá lớn đều không đạt hiệu quả tối ưu Tồn kho cao sẽ làm tăng chiphí đầu tư, nhưng nó lại biểu hiện sự sẵn sàng cho sản xuất hoặc đáp ứng nhucầu khách hàng Tồn kho thấp sẽ làm giảm chi phí đầu tư nhưng sẽ tốn kémtrong việc đặt hàng, thiết đặt sản xuất, bỏ lỡ cơ hội thu lợi nhuận

Vậy quản trị hàng tồn kho như thế nào? Làm thế nào để xác định mức tồnkho tối ưu với chi phí tồn kho thấp nhất?

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên em chọn đề tài “CÔNGTÁC QUẢN TRỊ TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH HỖTRỢ PHÁT TRIỂN KỸ THUẬT VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ” Qua đềtài này, em sẽ có cơ hội áp dụng các lý thuyết đã học vào điều kiện kinh doanhthực tế, để rút ra những kiến thức cần thiết trong quản trị tồn kho đem vận dụngvào thực tiễn một cách tốt nhất

Nội dung của Khóa luận tốt nghiệp bao gồm ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị hàng tồn kho.

Chương 2: Thực trạng quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Hỗ trợ phát triển kỹ thuật và chuyển giao công nghệ.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Hỗ trợ phát triển kỹ thuật và chuyển giao công nghệ.

Do còn hạn chế về mặt lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn nên Khóaluận tốt nghiệp không tránh khỏi những sai sót, em rất mong được sự góp ý, chỉbảo của các thầy cô giáo để em có điều kiện bổ sung nâng cao kiến thức củamình, phục vụ tốt hơn cho công tác thực tế sau này.

Em xin chân thành cảm ơn Thầy Vũ Quang Thọ, các thầy cô giáo trongKhoa Quản trị kinh doanh và các cô, chú, anh, chị của phòng Kế toán Công tyTNHH Hỗ trợ phát triển kỹ thuật và chuyển giao công nghệ đã tận tình chỉ bảo,tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp!

CHƯƠNG 1:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG

1.1.1 Khái niệm hàng tồn kho

Hàng tồn kho là những tài sản:

- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất và kinh doanh bình thường

- Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ được dùng để tham gia vào quátrình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ

Theo khái niệm như trên thì hàng tồn kho trong doanh nghiệp gồm:

- Hàng hoá mua để bán: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi đường, hànggửi bán, hàng gửi đi gia công chế biến

- Thành phẩm: Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán

- Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành hoặc sản phẩm hoàn thànhnhưng chưa làm thủ tục nhập kho

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho, đã mua đang đi trênđường hoặc gửi đi gia công chế biến

- Chi phí dịch vụ dở dang

1.1.2 Đặc điểm hàng tồn kho

Từ khái niệm về hàng tồn kho, ta có thể thấy đặc điểm của hàng tồn khochính là đặc điểm của nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, sản phẩm

dở dang, hàng hóa Với mỗi loại chúng có đặc điểm riêng sau đây:

Thứ nhất, nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiệndưới dạng vật hóa Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhấtđịnh và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng

bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình tháivật chất của sản phẩm

Thứ hai, công cụ lao động là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩnquy định để xếp vào tài sản cố định.

Công cụ dụng cụ thường tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh,trong quá trình sử dụng, chúng giữ nguyên hình thái hiện vật ban đầu.Về mặt giátrị, công cụ dụng cụ cũng bị hao mòn dần trong quá trình sử dụng

Thứ ba, thành phẩm là sản phẩm đã được chế tạo xong ở giai đoạn chế biếncuối cùng của quy trình công nghệ ttrong doanh nghiệp, được kiểm nghiệm đủtiêu chuẩn kỹ thuật quy định và nhập kho Sản phẩm của các doanh nghiệp côngnghiệp sản xuất ra chủ yếu là thành phẩm, ngoài ra có thể có bán thành phẩm.Thứ tư, sản phẩm dở dang là những sản phẩm đến cuối kỳ kinh doanh vẫnchưa hoàn thành nhập kho, chúng vẫn cồn tồn tại các phân xưởng sản xuất.Thứ năm, hàng hóa (tại các doanh nghiệp thương mại) được phân theo từngngành hàng, gồm có: hàng vật tư thiết bị; hàng công nghệ phẩm, tiêu dùng; hànglương thực, thực phẩm, chế biến

1.1.3 Chức năng của hàng tồn kho

Bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào, để đảm bảo cho quátrình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường và liên tục thì đều đòi hỏi mộtlượng hàng tồn kho nhất định Bởi tồn kho được xem như là “miếng đệm antoàn” giữa cung ứng và sản xuất Do vậy, hàng tồn kho có những chức năng cơbản sau:

Chức năng liên kết: Nhờ duy trì dự trữ, quá trình sản xuất, tiêu thụ sẽ được

tiến hành liên tục, tránh được sự thiếu hụt, đứt quãng Chức năng này được thểhiện rõ nhất khi nguồn cung nguyên vật liệu khan hiếm hoặc khi nhu cầu trên thịtrường tăng đột biến

Chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát: Duy trì một lượng hàng

dự trữ sẽ giúp cho doanh nghiệp bình ổn được giá cả, tránh được sự tăng giá sảnphẩm khi lạm phát gia tăng

Chức năng khấu trừ theo số lượng: Đó là khi mua với số lượng lớn, hoặc

số lượng mua nằm trong giới hạn của người bán thì doanh nghiệp có thể đượchưởng chiết khấu giá theo chương trình khuyến mại của người bán

1.1.4 Các loại dự trữ và các chi phí liên quan đến tồn kho

- Mức tiêu dùng bình quân ngày đêm thực tế lớn hơn so với kế hoạch

- Lượng vật tư nhập thực tế ít hơn so với dự kiến

- Chu kỳ cung ứng vật tư dài hơn so với thực tế

Dự trữ theo mùa: là loại dự trữ được tiến hành với các loại vật tư chỉ xuấthiện ở một số thời điểm trong năm Trường hợp này các doanh nghiệp có xuhướng phải dự trữ vật tư đến thời vụ kế tiếp

1.1.4.2 Các chi phí liên quan đến tồn kho

Chi phí lưu kho: là những chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện tồn

Chi phí về nhân lực cho hoạt động quản lý dự trữ

Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng dự trữ: thuế đánh vào hàng dự trữ, chiphí vay vốn, chi phí bảo hiểm hàng dự trữ

Chi phí sụt giá hàng trong quá trình dự trữ trong kho: phải phân biệt hainguyên nhân sụt giá:

- Sụt giá do lỗi thời liên quan đến những mặt hàng theo mốt hoặc côngnghệ tiến triển nhanh Chi phí này không được tính vào chi phí tồn kho

- Sụt giá do hư hỏng, chẳng hạn do những tai nạn khi chuyên chở, bay hơi,trộm cắp, hoặc bị phá bởi những loại gặm nhấm

Chí phí đặt hàng: đó là những chi phí cho mỗi lần DN bắt đầu quá trình

mua để tái dự trữ Loại chi phí này bao gồm những chi phí có liên quan đến đơnhàng như: chi phí các mẫu đơn sử dụng và chi phí xử lý các đơn đặt hàng, thưtín, điện thoại, đi lại, tiền lương và bảo hiểm xã hội của nhân viên mua, của nhânviên kế toán, chi phí bố trí thiết bị, chi phí cho công tác kiểm tra về số và chấtlượng hàng hóa

Chi phí mua hàng: Loại chi phí này phụ thuộc vào nhu cầu hàng năm của

DN và giá mua Khi mua nguyên vật liệu với kích thước lô hàng lớn sẽ làm tăngchi phí tồn trữ nhưng chi phí mua hàng thấp hơn do chiết khấu theo số lượng vàcước phí vận chuyển cũng giảm

Chi phí thiếu hụt: là những khoản bị thiệt hại do không đủ hàng trong kho,

mỗi khi chúng ta thiếu hàng tồn kho nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc thànhphẩm cho khách hàng, có thể chịu một khoản chi phí như là sự giảm sút vềdoanh số bán hàng, và gây mất lòng tin đối với khách hàng

Loại chi phí này gồm:

- Doanh thu bị mất do thiếu hàng doanh nghiệp không thể thỏa mãn đượcnhu cầu về vật tư, hàng hóa

- Thiệt hại do gián đoạn sản xuất vì thiếu nguyên vật liệu

1.2 QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Khái niệm quản trị hàng tồn kho

Chính sách tồn kho rất quan trọng khiến cho các nhà quản lý sản xuất, quản

lý marketing và quản lý tài chính phải làm việc cùng nhau để đạt được sự thốngnhất

Tại sao chúng ta giữ hàng tồn kho? Tồn kho là cần thiết nhưng vấn đề quantrọng là khối lượng hàng tồn kho được giữ là bao nhiêu cho phù hợp với điềukiện hoạt động sản xuất - kinh doanh của đơn vị?

Bản chất của tồn kho: Hai vấn đề quan trọng trong mọi hoạch định tồn kholà:

- Cần đặt hàng là bao nhiêu cho từng loại nguyên vật liệu?

- Khi nào thì tiến hành đặt hàng lại?

Những nguyên vật liệu, hàng hóa mua về đã được kiểm tra trước khi đưavào các kho dự trữ Đến lượt cần phải quản lý chúng, việc quản trị dự trữ baoquát trên ba phương diện: Quản trị hiện vật của dự trữ, quản trị kế toán và quảntrị kinh tế của dự trữ

Quản trị hàng tồn kho là quá trình quản trị đảm bảo mức tồn kho tối ưu vềnguồn lực đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất, thỏa mãn yêu cầu của khách hàng

và giảm tối đa chi phí tồn kho cho doang nghiệp

1.2.2 Mục đích của quản trị hàng tồn kho

Nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành thườngxuyên, liên tục

Không dẫn đến tình trạng ứ đọng vật tư giúp doanh nghiệp tăng vòngquay vốn lưu động, từ đó tăng mức sinh lời trên đồng vốn đầu tư

Nhằm đảm bảo chi phí liên quan đến dự trữ là thấp nhất

Nhằm giữ gìn được giá trị sử dụng của vật tư trong quá trình dự trữ

Nhằm điều hòa năng lực sản xuất giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.Nhằm theo dõi một cách nhanh chóng, kịp thời số lượng, giá trị hàng hóa,vật tư dự trữ trong kho

1.2.3 Chức năng của quản trị hàng tồn kho

Theo khái niệm về quản trị hàng tồn kho thì chức năng của quản trị hàngtồn kho được thể hiện qua ba phương diện hay ba hoạt động trong quản trị hàngtồn kho, đó là: Quản trị hiện vật của dự trữ, quản trị kế toán và quản trị kinh tếcủa dự trữ

Quản trị hiện vật của dự trữ: Quản trị về mặt hiện vật của dự trữ là việc tối

ưu hóa sự lưu kho của sản phẩm: nhà quản trị cần quyết định diện tích kho và sốlượng hàng tồn kho cần thiết là bao nhiêu? Kho tàng có những phương tiện nào?Trong số đó có những phương tiện vận chuyển nào? Cần phải mua chúng nhưthế nào?

Quản trị kế toán dự trữ: việc quản trị kế toán hàng dự trữ đòi hỏi nhà quản

trị phải làm tốt hai việc là nắm số lượng dự trữ và nắm giá trị dự trữ

Quản trị kinh tế của dự trữ: Mục đích của hoạt động này là nhằm xác định

các chi phí liên quan tới hoạt động dự trữ và tìm mọi biện pháp giảm thiểu chiphí này xuống

1.2.4 Nội dung của quản trị hàng tồn kho

1.2.4.1 Quản trị về mặt hiện vật

Hàng hóa, vật tư sau khi mua về cần được nhập kho để quản lý Quá trìnhquản trị về mặt hiện vật của hàng hóa vật tư liên quan đến quá trình nhập kho vàbảo quản vật tư trong kho Nội dung quá trình này bao gồm:

- Bố trí hệ thống kho tàng đảm bảo thuận lợi cho việc bảo quản và giữ gìnchất lượng hàng hóa, vật tư trong kho Để làm tốt việc này thì cần phải có

hệ thống các công cụ, dụng cụ để đảm bảo quản lý hàng hóa, vật tư vàphải có trang thiết bị liên quan đến kho tàng

- Bố trí hệ thống kho tàng thuận lợi cho việc vận chuyển vật tư trong kho

Vị trí kho phải được bố trí sao cho đường đi lối lại thuận tiện cho phươngtiện vận chuyển và bốc xếp

- Phải bố trí kho tàng đảm bảo bảo vệ được vật tư trong kho Kho tàng phảiđược trang bị hệ thống chống cháy nổ, chống chộm, chống được thời tiếtxấu và sự sụt giảm chất lượng của hàng hóa, vật tư

- Phải sơ đồ hóa hệ thống kho sao cho thuận lợi cho việc xuất, nhập và bảoquản hàng hóa, vật tư

- Bố trí nhân viên làm công tác kho có đủ phẩm chất, trình độ, sức khỏe,biết tuân thủ nghiêm ngặt kỷ luật tác nghiệp kho

- Phải có hệ thống sổ sách, thẻ kho đầy đủ và hợp lý để phản ánh đầy đủ vàkịp thời tình hình xuất-nhập-tồn trong kho.

1.2.4.2 Quản trị về mặt giá trị

Mục đích của quản trị về mặt giá trị của hàng dự trữ là nhằm xác định mộtcách nhanh chóng và kịp thời số lượng và giá trị hàng hóa, vật tư hiện đang dựtrữ trong kho

1.2.4.2.1 Nắm số lượng dự trữ

Doanh nghiệp sử dụng các phiếu kho để ghi chép sự vận động của hànghóa (nhập và xuất) và tính toán số lượng tồn kho (dự trữ cuối cùng = dự trữ banđầu + nhập - xuất)

Kiểm kê: Phiếu kho cho phép nắm được hàng tồn trong kho về mặt giấy

tờ Việc kiểm kê này là cơ sở để đánh giá dự trữ được biểu thị ở bảng cân đối,cho phép nhà quản trị biết được bất kỳ thời đểm nào về tình hình dự trữ của họ.Chứng từ kế toán sử dụng: theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC, cácchứng từ kế toán về hàng hóa, vật tư bao gồm:

- Phiếu nhập kho (Mẫu 01 – VT)

- Phiếu xuất kho (Mẫu 02 – VT)

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 03 – VT)

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 04 – VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 05 – VT)

- Bảng kê mua hàng (Mẫu 06 – VT)

- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ (Mẫu 07 – VT).Ngoài ra, các doanh nghiệp còn sử dụng các chứng từ theo quy định củapháp luật như:

- Hóa đơn GTGT (Mẫu 01 GTKT-2LN)

- Hóa đơn bán hàng (Mẫu 02 GTKT-2LN)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 PXK-LL)

1.2.4.2.2 Nắm giá trị dự trữ

Giá nhập kho

Trị giá vốn thực tế của hàng hóa, vật tư nhập kho được xác định theo từngnguồn nhập, cụ thể như sau:

Nhập kho do mua ngoài: trị giá vốn thực tế của hàng hóa, vật tư nhập kho

bao gồm giá mua ghi trên hóa đơn, cộng các loại thuế không được hoàn lại, cộngchi phí thu mua (vận chuyển, bốc xếp, bảo quản…), trừ đi các khoản chiết khấuthương mại, giảm giá hàng mua (nếu có)

Đối với những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừthì thuế GTGT không được tính vào giá thực tế của hàng hóa, vật tư

Đối với những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếpthì thuế GTGT được tính vào giá thực tế của hàng hóa, vật tư

Nhập kho do tự khai thác, tự gia công chế biến: trị giá vốn thực tế của hàng

hóa nhập kho là giá thành thực tế của hàng hóa, vật tư tự khai thác, tự gia côngchế biến

Nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến: trị giá vốn thực tế của hàng

hóa, vật tư nhập kho bao gồm giá xuất cộng chi phí thuê ngoài gia công chếbiến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ

Nhập kho do nhận góp vốn liên doanh, liên kết: trị giá vốn thực tế của hàng

hóa, vật tư là giá trị được các bên tham gia góp vốn thừa nhận

Nhập kho do được cấp: trị giá vốn thực tế của hàng hóa, vật tư nhập kho là

giá trị trên biên bản bàn giao và các chi phí phát sinh khi tiếp nhận hàng hóa, vật

tư về tới kho

Nhập kho do được biếu tặng, viện trợ: trị giá vốn thực tế của hàng hóa, vật

tư nhập kho là giá trị ước tính theo giá thị trường và các chi phí khác phát sinh

Giá xuất kho

Hàng hóa, vật tư được thu mua nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau do vậygiá thực tế của từng lần nhập không hoàn toàn giống nhau Vì thế khi xuất kho

kế toán phải tính toán, xác định được giá thực tế xuất kho cho các nhu cầu, đối

tượng sử dụng khác nhau, theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng

ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán Để tính trị giáthực tế của hàng hóa, vật tư xuất kho, doanh nghiệp có thể áp dụng một trongcác phương pháp sau:

 Phương pháp tính theo giá đích danh:

Phương pháp tính theo giá đích danh được áp dụng dựa trên giá trị thực tếcủa từng thứ hàng hoá mua vào, từng thứ sản phẩm sản xuất ra nên chỉ áp dụngcho các doanh nghiệp có ít mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được

 Phương pháp bình quân gia quyền:

Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị của từng loại hàng tồn khođược tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trịtừng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ Giá trị trung bình cóthể được tính theo từng kỳ hoặc sau từng lô hàng nhập về, phụ thuộc vào điềukiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp

Giá thực tế = Số lượng hàng hóa vật

tư xuất kho X Đơn giá bình quân

Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ:

Trị giá vốn thực tế tồn

Trị giá vốn thực tế nhập

trong kỳĐơn giá bình

quân cả kỳ dự trữ =

Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ

Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập:

Trị giá vốn thực tế củatồn trước lần xuất +

Trị giá vốn thực tế sau

lần nhậpĐơn giá bình quân

Phương pháp nhập trước, xuất trước áp dụng dựa trên giả định là giá trịhàng tồn kho được mua hoặc được sản xuất trước thì được xuất trước, và giá trịhàng tồn kho còn lại cuối kỳ là giá trị hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gầnthời điểm cuối kỳ Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tínhtheo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị củahàng tồn kho cuối kỳ được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳhoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.

 Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO):

Phương pháp nhập sau, xuất trước áp dụng dựa trên giả định là giá trị hàngtồn kho được mua hoặc được sản xuất sau thì được xuất trước và giá trị hàng tồnkho còn lại cuối kỳ là giá trị hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó.Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàngnhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị hàng tồn kho được tính theo giá của hàngnhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho

Mỗi phương pháp tính giá trị hàng tồn kho đều có những ưu điểm, nhượcđiểm nhất định Mức độ chính xác và độ tin cậy của mỗi phương pháp tuỳ thuộcvào yêu cầu quản lý, trình độ, năng lực nghiệp vụ và trình độ trang bị công cụtính toán, phương tiện xử lý thông tin của doanh nghiệp Đồng thời cũng tuỳthuộc vào yêu cầu bảo quản, tính phức tạp về chủng loại, quy cách và sự biếnđộng của vật tư, hàng hoá ở doanh nghiệp

Kế toán chi tiết

Kế toán chi tiết hàng dự trữ là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho vàphòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theodõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động từng loại, nhóm hàng hóa, vật tư

về số lượng và giá trị Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các

sổ kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp kế toán chi tiết phù hợp để quản lý

số lượng, giá trị hàng hóa, vật tư trong kho

Kế toán chi tiết hàng hóa, vật tư tồn kho phải đảm bảo phản ánh kịp thời,chính xác; thực hiện việc kiểm tra thường xuyên tình hình biến động về số

lượng, chất lượng, giá trị của từng loại, từng nơi bảo quản và từng người chịutrách nhiệm.

Các phương pháp kế toán chi tiết hàng hóa, vật tư tồn kho:

 Phương pháp ghi thẻ song song

Ưu điểm: là công việc ghi chép đơn giản, dễ đối chiếu, có thể phát hiện cáctrường hợp sai sót có thể xảy ra

Nhược điểm: khối lượng ghi chép nhiều và trùng lặp giữa phòng kế toán vàthủ kho

Phương pháp này được áp dụng thích hợp đối với những doanh nghiệp ítchủng loại hàng hóa, vật tư, khối lượng các nghiệp vụ nhập - xuất ít, khôngthường xuyên Đặc biệt trong điều kiện kế toán đã làm kế toán máy thì phươngpháp này vẫn sử dụng cho doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng hóa, vật tư

 Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển

Ưu điểm: giảm bớt được khối lượng ghi chép của kế toán

Phương pháp này được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có khôngnhiều nghiệp vụ nhập, xuất hoặc doanh nghiệp không bố trí nhân viên kế toánchi tiết hàng hóa, vật tư do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hìnhnhập, xuất hàng ngày.

 Phương pháp ghi sổ số dư

Phương pháp này áp dụng ở doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng hóa,vật tư, việc nhập, xuất diễn ra thường xuyên Doanh nghiệp đã xây dựng đượcgiá hạch toán và hệ thống danh điểm hợp lý, trình độ chuyên môn nghiệp vụ củacán bộ kế toán vững vàng

 Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX)

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánhthường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hoátrên sổ kế toán

Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, các tàikhoản kế toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến

động tăng, giảm của vật tư, hàng hoá Vì vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kếtoán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.

Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng hoá tồn kho, sosánh, đối chiếu với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán Về nguyên tắc số tồnkho thực tế phải luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán Nếu có chênh lệchphải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời

Phương pháp kê khai thường xuyên thường áp dụng cho các đơn vị sảnxuất (công nghiệp, xây lắp .) và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặthàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao

 Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK)

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kếtquả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ vật tư, hàng hoá trên sổ

kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hoá, vật tư đã xuất trong kỳ theocông thức:

Trị giá hàng xuất

kho trong kỳ =

Trị giá hàng tồnkho đầu kỳ +

Tổng trị giáhàng nhập khotrong kỳ

- Trị giá hàngtồn kho cuối kỳ

Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của vật tư, hàng hoá(Nhập kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàngtồn kho Giá trị của vật tư, hàng hoá mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi,phản ánh trên một tài khoản kế toán riêng (Tài khoản 611 “Mua hàng”)

Công tác kiểm kê hàng hoá, vật tư, được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán đểxác định giá trị vật tư, hàng hoá tồn kho thực tế, trị giá vật tư, hàng hoá xuất khotrong kỳ (Tiêu dùng cho sản xuất hoặc xuất bán) làm căn cứ ghi sổ kế toán củaTài khoản 611 “Mua hàng”

Như vậy, khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toánhàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối

kỳ kế toán (để phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ)

Phương pháp kiểm kê định kỳ thường áp dụng ở các đơn vị có nhiều chủngloại hàng hoá, vật tư với quy cách, mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp, hàng hoá,vật tư xuất dùng hoặc xuất bán thường xuyên (cửa hàng bán lẻ ).

Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho có ưu điểm là đơn giản, giảmnhẹ khối lượng công việc hạch toán Nhưng độ chính xác về giá trị vật tư, hànghoá xuất dùng, xuất bán bị ảnh hưởng của chất lượng công tác quản lý tại kho,quầy, bến bãi

 Tài khoản sử dụng

Tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đường;

Bên Nợ:

- Giá trị hàng hóa, vật tư đang đi đường (KKTX)

- Trị giá hàng mua trên đường cuối kỳ (KKĐK)

Bên Có:

- Giá trị hàng hóa, vật tư đang đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giaocho các đối tượng sử dụng hay khách hàng (KKTX)

- Kết chuyển giá trị hàng mua trên đường (KKĐK)

Số dư bên Nợ: Giá trị hàng đi đường chưa về nhập kho.

Tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật liệu;

- Trị giá nguyên vật liệu được giảm giá hoặc trả lại người bán

- Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê

Số dư bên Nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho.

Tài khoản 153 - Công cụ, dụng cụ;

Bên Nợ:

- Giá thực tế của CCDC tăng trong kỳ (KKTX)

- Giá thực tế của CCDC tồn cuối kỳ (KKĐK)

Bên Có:

- Giá thực tế của CCDC giảm trong kỳ (KKTX)

- Giá thực tế của CCDC tồn đầu kỳ (KKĐK)

Số dư bên Nợ: Giá thực tế của CCDC tồn kho.

Tài khoản 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang;

Bên Nợ:

- Các chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, chi phí phân công trực tiếp, chiphí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ liên quanđến sản xuất sản phẩm và chi phí thực hiện dịch vụ (KKTX)

- Các chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chiphí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ liên quanđến giá thành sản phẩm xây lắp công trình hoặc giá thành xây lắp theo giá khoánnội bộ (KKTX)

- Kết chuyển chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang cuối kỳ (KKĐK)

- Chi phí thực tế của khối lượng dịch vụ đã hoàn thành cung cấp cho kháchhàng;

- Trị giá phế liệu thu hồi, giá trị sản phẩm hỏng không sửa chữa được;

- Trị giá nguyên liệu, vật liệu, hàng hoá gia công xong nhập lại kho;

- Phản ánh chi phí nguyên vật liệu, chi phí công nhân vượt trên mức bìnhthường và chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ không được tính vàogiá trị hàng tồn kho mà phải tính vào giá vốn hàng bán của kỳ kế toán Đối vớiđơn vị sản xuất theo đơn đặt hàng, hoặc đơn vị có chu kỳ sản xuất sản phẩm dài

mà hàng kỳ kế toán đã kết chuyển chi phí sản xuất chung cố định vào TK 154đến khi sản phẩm hoàn thành mới xác định được chi phí sản xuất chung cố địnhkhông được tính vào trị giá hàng tồn kho mà phải hạch toán vào giá vốn hàngbán (Có TK 154, Nợ TK 632)

- Kết chuyển chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang đầu kỳ (KKĐK)

Số dư bên Nợ: Chi phí sản xuất, kinh doanh còn dở dang cuối kỳ.

Tài khoản 155 - Thành phẩm;

Bên Nợ:

- Trị giá thực tế của thành phẩm nhập kho (KKTX)

- Kết chuyển trị giá thực tế của thành phẩm tồn kho cuối kỳ (KKĐK)

Bên Có:

- Trị giá thực tế thành phẩm xuất kho (KKTX)

- Trị giá của thành phẩm thiếu hụt (KKTX)

- Kết chuyển giá trị thực tế của thành phẩm tồn kho đầu kỳ (KKĐK)

Số dư bên Nợ: Trị gia thực tế thành phẩm tồn kho.

Tài khoản 156 - Hàng hoá;

Bên Nợ:

- Trị giá mua, nhập kho của hàng hóa nhập kho trong kỳ (KKTX)

- Trị giá hàng thuê gia công, chế biến nhập kho (KKTX)

- Chi phí thu mua hàng hóa (KKTX)

- Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được ghi nhận (KKĐK)

Bên Có:

- Trị giá vốn xuất kho của hàng hóa gồm: xuất bán, xuất giao đại lý xuấtthuê chế biến, xuất góp vốn đầu tư, xuất sử dụng (KKTX)

- Trị giá vốn hàng hóa xuất trả lại người bán (KKTX)

- Trị giá vốn hàng hóa thiếu hụt coi như xuất (KKTX)

- Trị giá vốn hàng hóa tồn kho đầu kỳ đã kết chuyển (KKĐK)

Số dư bên Nợ: Trị giá vốn của hàng tồn cuối kỳ.

Tài khoản 157 - Hàng gửi đi bán;

- Giá trị hàng gửi bán bị từ chối, trả lại

Số dư bên Nợ: Giá trị hàng gửi bán chưa được chấp nhận.

Tài khoản 158 - Hàng hoá kho bảo thuế

Số dư bên Nợ:Trị giá nguyên liệu, vật tư, thành phẩm, hàng hoá còn lại

cuối kỳ tại Kho bảo thuế

Tài khoản 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Bên Nợ:

- Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập ghi giảm giá vốnhàng bán trong kỳ

Chức năng dự trữ phải thực hiện hai mục tiêu có vẻ trái ngược nhau:

- Mục tiêu an toàn: có dự trữ để tránh mọi gián đoạn

- Mục tiêu tài chính: giảm đến mức thấp nhất có thể được về mức dự trữ đểgiảm những chi phí kho tàng

Để giải quyết điều đó, quản trị dự trữ cần trả lời hai câu hỏi:

- Đặt hàng khi nào?

- Số lượng mỗi lần đặt hàng là bao nhiêu?

1.2.4.3.1 Kỹ thuật phân tích ABC để phân loại hàng tồn kho

Kỹ thuật phân tích ABC được đề xuất dựa vào nguyên tắc Pareto (Pareto làmột nhà kinh tế Italia vào thế kỷ XIX) Kỹ thuật này thường được sử dụng trongquản trị hàng tồn kho nhằm xác định mức độ quan trọng của các loại hàng tồnkho khác nhau

Các bước phân tích ABC:

Bước 1: thống kê danh mục loại hàng tồn kho

Bước 2: tính giá trị của từng loại hàng tồn kho và giá trị tổng hợp

Bước 3: sắp xếp hàng tồn kho theo giá trị giảm dần

Bước 4: tính tỷ lệ % về giá trị từng loại hàng tồn kho

Bước 5: phân loại

Nhóm A bao gồm những hàng hóa tồn kho có giá trị hàng năm cao nhất,chúng có giá trị từ 70 – 80% so với tổng số giá trị hàng tồn kho, nhưng về mặt

số lượng, chủng loại chúng chỉ chiếm 15% tổng số chủng loại hàng tồn kho.Nhóm B bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm ở mức trungbình, chúng có giá trị 15 – 25% so với tổng giá trị hàng dự trữ, nhưng về sốlượng, chủng loại chúng chiếm khoảng 30% tổng số chủng loại hàng tồn kho

Nhóm C bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ, chiếm khoảng5% tổng giá trị các loại hàng tồn kho, tuy nhiên số lượng, chủng loại chiếmkhoảng 55% so với tổng số loại hàng tồn kho

Kỹ thuật phân tích ABC trong công tác quản trị hàng tồn kho có những tácdụng sau:

- Giúp cho nhà quản trị có phương pháp, cách quản lý đối với hàng tồn khomột cách chặt chẽ Nhóm A là những mặt hàng chiếm tỷ trọng về mặt số lượngthấp nhưng nhưng tỷ trọng về mặt giá trị lại lớn nên đối với các mặt hàng thuộcnhóm này cần phải có sự ưu tiên đầu tư thích đáng trong công tác quản trị Do

đó cần có sự ưu tiên trong bố trí, kiểm tra, kiểm soát về hiện vật Việc thiết lậpcác báo cáo chính xác về nhóm A phải được thực hiện thường xuyên nhằm đảmbảo khả năng an toàn trong sản xuất

- Giúp cho doanh nghiệp làm tốt công tác dự báo bởi nhu cầu về từng nhómhàng là khác nhau, trong đó nhóm A cần được dự báo cẩn thận hơn các nhómkhác

- Nâng cao được trình độ quản lý của người làm công tác kho tàng do họphải thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm tra, kiểm soát từng nhóm hàng.Tóm lại, kỹ thuật phân tích ABC sẽ cho chúng ta những kết quả tốt hơntrong dự báo, kiểm soát, đảm bảo tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ưu hóalượng dự trữ

1.2.4.3.2 Dự trữ đúng thời điểm (JIT)

 Khái niệm dự trữ đúng thời điểm

Hàng dự trữ trong hệ thống sản xuất và cung ứng nhằm mục đích đềphòng những bất trắc có thể xảy ra trong quá trình sản xuất và phân phối Đểđảm bảo hiệu quả tối ưu của sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp trên thếgiới, đặc biệt là các doanh nghiệp của Nhật Bản đã áp dụng mô hình cung ứngđúng thời điểm “Just in time”

Lượng dự trữ đúng thời điềm là lượng dự trữ tối thiểu cần thiết giữ cho hệthống sản xuất hoạt động bình thường Với phương thức tổ chức cung ứng và dự

trữ đúng thời điểm, người ta xác định khá chuẩn xác số lượng của từng loại dựtrữ trong từng thời điểm để đảm bảo hàng được đưa đến nơi có nhu cầu đúnglúc, kịp thời sao cho hoạt động của bất kỳ nơi nào cũng được liên tục.

Để đạt được lượng dự trữ đúng thời điểm, các nhà quản trị sản xuất phảitìm cách giảm những biến đổi do các nhân tố bên trong và bên ngoài của quátrình sản xuất gây ra

 Những nguyên nhân gây ra sự chậm trễ hoặc không đúng lúc của quá trình cung ứng

Có nhiều nguyên nhân gây ra sự chậm trễ hoặc cung ứng không đúng lúchàng hóa, vật tư Những nguyên nhân ấy thường là:

- Các nguyên nhân thuộc về lao động, thiết bị, nguồn vật tư cung ứng:không đảm bảo các yêu cầu, do đó có những sản phẩm sản xuất ra không đạttiêu chuẩn hoặc số lượng sản xuất ra không đủ cho lô hàng phải giao

- Thiết kế công nghệ, sản phẩm không chính xác

- Các bộ phận sản xuất tiến hành chế tạo trước khi có bản vẽ kỹ thuật haythiết kế chi tiết

- Không nắm được yêu cầu của khách hàng

- Thiết lập mối quan hệ giữa các khâu không chặt chẽ

- Hệ thống cung ứng chưa đảm bảo các yêu cầu của dự trữ (gây mất mát,

hư hỏng…)

Tất cả những ngyên nhân trên gây ra những biến đổi làm ảnh hưởng đếnlượng dự trữ trong các giai đoạn của quá trình sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp

1.2.4.3.3 Các mô hình tồn kho

Chức năng của tồn kho là phải thực hiện được hai mục tiêu là tránh đượcmọi gián đoạn và giảm đến mức thấp nhất chi phí tồn kho Để thưc hiện đượchai mục tiêu này, các nhà quản trị của công ty phải dựa vào đặc điểm của công

ty, đặc điểm của từng mặt hàng để áp dụng mô hình tồn kho cho hợp lý, từ đó

tính toán sản lượng tồn kho tối ưu và ra quyết định mua hàng vào thời điểmthích hợp.

 Mô hình lượng đặt hàng kimh tế cơ bản (EOQ)

Giả thiết của mô hình:

- Nhu cầu phải biết trước và không đổi

- Phải biết trước khoảng thời gian từ khi đặt hàng cho tới khi nhận đượchàng và thời gian đó không đổi

- Lượng hàng trong mỗi đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng

và được thực hiện ở một thời điểm đã định

- Chỉ tính đến hai loại phí là chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng

- Sự thiếu hụt dự trữ hoàn toàn không xảy ra nếu đơn hàng được thực hiệnđúng

- Không có khấu trừ theo số lượng

Sản lượng đơn hàng tối ưu:

L: thời gian vận chuyển 1 đơn hàng

Ví dụ 1: Công ty X có nhu cầu về một loại nguyên vật liệu là 1000 tấn/năm,

phí đặt 1 đơn hàng là 1trđ, phí tồn trữ 1 tấn hàng trong năm là 50000đ, trongnăm công ty làm việc 300 ngày Hãy xác định sản lượng đơn hàng tối ưu, số lầnđặt hàng trong năm, khoảng cách thời gian giữa 2 đơn hàng và tính tổng phí tồnkho?

- Khoảng cách thời gian giữa 2 đơn hàng:

Số ngày làm việc trong năm 300

2 ×50000+

1000

200 × 1000000=10000000

Ví dụ 2: Một công ty điện tử có nhu cầu về một loại dây dẫn là

8000đv/năm, thời gian làm việc của công ty trong năm là 200 ngày, thơi gianvận chuyển 1 đơn hàng là 3 ngày Hãy xác định điểm đặt hàng lại

 Mô hình lượng đặt hàng theo sản xuất (POQ)

Giả thiết của mô hình:

- Nhu cầu biết trước và không đổi

- Lượng hàng được thực hiện trong nhiều chuyến hàng sau khi đơn hàngkết thúc

- Hàng vừa sản xuất vừa tiêu thụ

- Lượng hàng sản xuất tăng nhưng giá thành không đổi

- Chỉ có 2 phí biến đổi là phí tồn trữ và phí đặt hàng

- Không có khấu trừ theo số lượng

- Dự trữ thiếu hụt không xảy ra

Sản lượng đơn hàng tối ưu:

Ví dụ: Một công ty sản xuất phụ tùng với tốc độ sản xuất 300 sp/ngày Loại

phụ tùng để sản xuất sản phẩm này có nhu cầu là 12500 sp/năm Trong nămcông ty làm việc 250 ngày, phí tồn trữ 1đv sản phẩm trong năm là 20000đ, phíđặt 1 đơn hàng là 1200000đ Hãy xác định sản lượng đơn hàng tối ưu?

Bài làm:

Áp dụng công thức:

 Mô hình dự trữ thiếu (BOQ)

Giả thiết của mô hình:

- Có tình trạng dự trữ thiếu hụt

- Lượng hàng để lại nơi cung ứng được chấp nhận

- Doanh thu không bị giảm do dự trữ thiếu hụt

Sản lượng đơn hàng tối ưu: Q*

Q* = √2 DS H ×

H +B B

Q*: sản lượng đơn hàng tối ưu

CB: phí tồn trữ tại nơi cung ứng

Ví dụ: Một công ty thương mại có nhu cầu hàng năm về sản phẩm A là

20000 sp Phí tồn trữ 1sp là 20000 đ/năm, phí đặt một đơn hàng là 1200000đ,phí của một đơn hàng gửi lại nơi cung ứng trong năm là 80000đ Hãy xác địnhsản lượng đơn hàng tối ưu, sản lượng đơn hàng gửi lại nơi cung ứng

Bài làm:

- Sản lượng đơn hàng tối ưu:

Q* = √2 DS H ×

H +B B

Q¿

=√2 ×20000 ×120000020000 +

20000+80000

80000 =1732

 Mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM)

Mục tiêu: tìm sản lượng đơn hàng tối ưu sao cho có tổng phí hàngtồn kho là thấp nhất

TC = Q∗2¿× H + D

Q∗¿× S+ D× P¿¿

Xác định sản lượng đơn hàng tối ưu:

- Bước 1: xác định Q* theo từng mức giá

Q* = √2 DS H

H = I P

Ví dụ: 1 công ty bán đồ chơi đang được hưởng chế độ khấu trừ theo số

lượng như sau:

Vậy nên chọn mức sản lượng 1000

1.2.5 Chỉ tiêu đánh giá trình độ quản trị hàng tồn kho

Hệ số vòng quay hàng tồn kho thể hiện khả năng quản trị hàng tồn kho.Vòng quay hàng tồn kho là số lần mà hàng hóa tồn kho bình quân luân chuyểntrong kỳ Hệ số vòng quay hàng tồn kho được xác định bằng giá vốn hàng bánchia cho bình quân hàng tồn kho

Trong đó:

Hàng tồn kho năm trước + hàng tồn kho năm nayBình quân

số này nhỏ thì tốc độ quay vòng hàng tồn kho thấp Cần lưu ý, hàng tồn khomang đậm tính chất ngành nghề kinh doanh nên không phải cứ mức tồn khothấp là tốt, mức tồn kho cao là xấu

Hệ số vòng quay hàng tồn kho càng cao càng cho thấy doanh nghiệp bánhàng nhanh và hàng tồn kho không bị ứ đọng nhiều Có nghĩa là doanh nghiệp

sẽ ít rủi ro hơn nếu khoản mục hàng tồn kho trong báo cáo tài chính có giá trịgiảm qua các năm

Tuy nhiên, hệ số này quá cao cũng không tốt, vì như vậy có nghĩa là lượnghàng dự trữ trong kho không nhiều, nếu nhu cầu thị trường tăng đột ngột thì rất

có khả năng doanh nghiệp bị mất khách hàng và bị đối thủ cạnh tranh giành thịphần Hơn nữa, dự trữ nguyên liệu vật liệu đầu vào cho các khâu sản xuất không

đủ có thể khiến dây chuyền sản xuất bị ngưng trệ Vì vậy, hệ số vòng quay hàngtồn kho cần phải đủ lớn để đảm bảo mức độ sản xuất và đáp ứng được nhu cầu

CHƯƠNG 2:

CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH HỖ TRỢ PHÁT TRIỂN KỸ THUẬT VÀ

CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ

2.1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY

Tên công ty : Công ty TNHH hỗ trợ PTKT và chuyển giao công nghệ

Tên giao dịch : TECHNIQUE DEVELOPMENT SUPPORT ANDTECHONOLGY TRANSFER COMPANNY LIMITED

Tên viết tắt : SUTRACO.,LTD

Giám đốc công ty : PHÙNG VĂN QUYỀN

Địa chỉ trụ sở chính : Số 112 phố Hào Nam, Phường Ô Chợ Dừa, QuậnĐống Đa, Thành phố Hà Nội

- Đại lý mua bán kí gửi hàng hóa;

- Sản xuất và kinh doanh phân bón, thuốc bảo vệ thực vật;

- Kinh doanh, buôn bán các loại vật tư nông nghiệp, thức ăn chăn nuôi;

- Mua, bán các hóa chất nông, công nghiệp, thí nghiệm, kiểm nghiệm

Vốn điều lệ của công ty : 5.000.000.000 đồng (Năm tỉ đồng)

- Họ và tên: Phùng Văn Quyền

- Chức danh: Giám đốc

Công ty TNHH hỗ trợ PTKT và chuyển giao công nghệ tiền thân là công ty

tư nhân được thành lập theo giấy phép đầu tư số: 129/GP ngày 17/06/2003 sauđược chuyển đổi thành công ty TNHH theo giấy phép bổ sung số 1929/GPDC1ngày 29/11/2005, được Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy

chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102010832.

2.2 MỘT SỐ YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY

2.2.1 Các yếu tố bên ngoài

2.2.1.1 Nhu cầu về sản phẩm trên thị trường.

Công ty TNHH hỗ trợ PTKT và chuyển giao công nghệ là công ty chuyênsản xuất và kinh doanh các loại hóa chất, phân bón, vật tư chủ yếu phục vụ sảnxuất nông nghiệp, do vây nhu cầu về các loại sản phẩm của công ty thường cótính chất mùa vụ Khi vào mùa vụ sản xuất thì nhu cầu thường cao hơn so vớibình thường Việc tìm hiểu nhu cầu sản phẩm trên thị trường kết hợp định mứctiêu hao nguyên vật liệu là căn cứ để tính toán số lượng nguyên vật liệu cầndùng cho sản xuất và lưu kho

2.2.1.2 Nhà cung ứng

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung ứng vật tư mà doanhnghiệp có thể lựa chọn Tuy nhiên để lựa chọn được nhà cung ứng đảm bảođược uy tín thì Công ty đã có lựa chọn bởi vì việc nhà cung ứng có đáp ứng kịpthời hay không số lượng, chất lượng, đặc điểm vật liệu mà Công ty cần có ảnhhưởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất cũng như kế hoạch tồn kho củadoanh nghiệp

2.2.2 Các yếu tố bên trong

2.2.2.1 Bộ máy quản trị

Giám Đốc

Ban điều hành phân xưởng

Phân xưởng sản xuất 1Phân xưởng sản xuất 2Phân xưởng sản xuất 3

Phó Giám đốc

Phòng kế toán Phòng kỹ thuật

Sơ đồ 2.1: Bộ máy quản lý của công ty

Giám đốc: là người có trách nhiệm điều hành hoạt động hàng ngày của

công ty và có các quyền và nhiệm vụ sau:

- Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của côngty

- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty

- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức năng quản lý tại công ty

- Quyết định lương và phụ cấp cho người lao động trong công ty

Phó Giám đốc: Là người có trách nhiệm kiểm tra mọi hoạt động kinh

doanh, điều hành của công ty Phó giám đốc công ty có các nhiệm vụ sau :

Ghi chú:

Quan hệ trực tuyếnQuan hệ tham mưu

- Kiểm soát các hoạt động kinh doanh của công ty Kiểm tra sổ sách kếtoán, tài sản, các báo cáo, bảng quyết toán năm tài chính của công ty và kiếnnghị sai phạm nếu có.

- Kiểm tra và báo cáo giám đốc về sự kiện tài chính bất thường, những ưukhuyết điểm trong quản lý tài chính và các ý kiến độc lập của mình

- Thông báo định kỳ tình hình kết quả kiểm soát cho giám đốc

Phòng tổ chức hành chính: Quản lý lao động, tiền lương, xây dựng các

định mức tiền lương, theo dõi ngày làm việc, điều hành lao động giữa các tổ sảnxuất Ngoài ra còn tham mưu cho giám đốc về tuyển chọn nhân sự, giúp giámđốc ra quyết định về nhân sự và phân công lao động hợp lý

Phòng kỹ thuật : Xây dựng các định mức vật tư, theo dõi và sửa chữa máy

móc thiết bị dây truyền công nghệ, ứng dụng các tiến bộ khoa học kĩ thuật, cácphương án gia công, sản xuất sản phẩm.Phòng kỹ thuật do giám đốc trực tiếp chỉđạo và điều hành

Phòng kế hoạch vật tư: Xây dựng các kế hoạch thu mua hàng hóa, vật tư,

kế hoạch đầu tư máy móc thiết bị, kế hoạch về sản xuất và tiêu thụ, cung ứng vật

tư và NVL cho quá trình sản xuất Đây chính là bộ phận chịu trách nhiệm quảntrị về mặt kinh tế đối với tồn kho nguyên vật liệu

Phòng kế toán tài chính: Có nhiệm vụ tổ chức toàn bộ công tác hạch toán

tại công ty Tham mưu cho giám đốc trong việc quản lý chặt chẽ, và bảo vệ tàisản của công ty nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản của công ty, phản ánhcác chi phí đã bỏ ra trong sản xuất kinh doanh Trong Phòng kế toán thì bộ phận

Kế toán vật tư kiêm thủ quỹ có trách nhiệm theo dõi về mặt hiện vật và giá trịcủa hàng tồn kho

Phòng ban điều hành xưởng: Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất, kiểm tra

chất lượng sản phẩm, nghiệm thu sản phẩm sau khi gia công, sản xuất hoànthành, kiểm tra sản phẩm trước khi giao cho khách hàng

Các xưởng sản xuất: Có nhiệm vụ trực tiếp sản xuất theo đúng kế hoạch

đã đề ra, thao tác kỹ thuật theo đúng nguyên lý hoạt động của máy móc thiết bị,

Công ty

Ban điều hành xưởng

Phân xưởng sản xuất 1 Phân xưởng sản xuất 2 Phân xưởng sản xuất 3

sử dụng NVL theo định mức, đề xuất sang kiến phục vụ sản xuất Ngoài ra, các

tổ trưởng có nhiệm vụ báo cáo đầy đủ, kịp thời tình hình của tổ lên cấp trên

Bộ máy tổ chức của công ty được tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt có tính chuyên

môn hóa cao, phân quyền rõ ràng bảo đảm tính tự chủ trong hoạt động kinh

doanh Việc lập hẳn một phòng chuyên về kế hoạch vật tư giúp cho Công ty có

thể chủ động trong việc đảm bảo vật tư cho sản xuất và vật tư cho tồn kho, còn

việc phân chia rõ chức năng trong Phòng kế toán giúp cho viêc nắm giữ số

lượng và giá trị tồn kho thuận lợi hơn Do vậy, để quản trị nguyên vật liệu tồn

kho một cách có hiệu quả thì Phòng kế hoạch vật tư và Phòng kế toán cần hỗ trợ

nhau, thông tin cho nhau kịp thời thật kịp thời, chính xác

2.2.2.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất tại công ty

Sơ đồ 2.2: sơ đồ tổ chức quản lý sản xuất tại công ty

Quá trình sản xuất sản phẩm của công ty được thực hiện thông qua sự tiếp

quản của 2 Phó giám đốc :

+ Phó giám đốc kỹ thuật

+ Phó giám đốc kinh doanh

Tổ kế hoạch sản xuất đưa ra kế hoạch sản xuất dưới sự quản lý của banđiều hành xưởng.

Tổ kiểm tra kiểm tra chất lượng và quy cách sản phẩm trước khi xuất bántrên thị trường

2.2.2.3 Cơ cấu sản phẩm của công ty

Công ty TNHH hỗ trợ phát triển kỹ thuật và chuyển giao công nghệ làcông ty chuyên sản xuất và kinh doanh phân bón, thuốc bảo vệ thực vật Vớingành nghề sản xuất kinh doanh chính như vậy thì số lượng, chủng loại các loạinguyên vật liệu tồn kho được thể hiện dưới bảng sau:

Bảng 2.1: Các loại nguyên vật liệu tồn kho

(Nguồn: Kết quả kiểm kê kho Hoài Đức ngày 31/3/2011)

2.2.2.4 Tiềm lực tài chính

Với tổng số vốn điều lệ là 5 tỷ đồng công ty có đủ khả năng thanh toán vàđáp ứng các đơn hàng Ngoài ra công ty còn huy động vốn từ các tổ chức tàichính, tín dụng khi cần thiết Hiện nay công ty đang không ngừng nỗ lực giatăng nguồn vốn kinh doanh để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh và

mở rộng quy mô sản xuất Nếu như tiềm lực tài chính khá vững chắc thì công ty

có thể duy trì mức tồn kho lớn, thời gian lưu kho dài Tuy nhiên điều này làkhông tốt vì nó làm giảm hiệu quả sử dụng vốn trong doanh nghiệp Vì vậy một

khối lượng tồn kho vừa đủ, đúng thời điểm, thời gian lưu kho ngắn có thể làmCông ty quay vòng vốn nhanh hơn, hiệu quả sử dụng vốn tăng.

2.2.2.5 Trình độ đội ngũ nhân lực

Con người là yếu tố quyết định sự thành bại của một tổ chức, doanhnghiệp Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều đặt vấn đề chất lượng nguồnnhân lực lên hàng đầu, bởi một đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độchuyên môn cao, làm việc chuyên nghiệp là nền tảng tạo nên chỗ đứng chodoanh nghiệp Tại Công ty TNHH Hỗ trợ phát triển kỹ thuật và chuyển giaocông nghệ, các nhà quản trị của Công ty là những người có trình độ chuyên môncao, có nhiều kinh nghiệm trong quản lý Công ty luôn chú trọng việc đào tạo,bồi dưỡng nguồn nhân lực trong mọi khâu của hoạt động sản xuất kinh doanh,đặc biệt là đối với các cấp quản trị Trong công tác quản trị tồn kho nguyên vậtliệu thì người ra quyết định mua, người làm công tác quản trị kế toán và thủ kho

là những người trực tiếp liên quan Do vậy, để hoàn thành tốt nhiệm vụ củamình thì họ cần phải có trình độ chuyên môn nhất định, đồng thời các cấp lãnhđạo cần thường xuyên đôn đốc, kiểm tra, giám sát họ để hoạt động quản trị tồnkho được hiệu quả

2.3 THỰC TIỄN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO NVL TẠI CÔNG TY TNHH HỖ TRỢ PHÁT TRIỂN KỸ THUẬT VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆP

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp, đặc biệt đốivới một doanh nghiệp sản xuất như Công ty TNHH Hỗ trợ phát triển kỹ thuật vàchuyển giao công nghệ thì nguyên vật liệu là một phần tài sản, là yếu tố khôngthể thiếu của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Là một phần củatài sản nên sự biến động của nguyên vật liệu sẽ ảnh hưởng đến tổng tài sản củadoanh nghiệp Hơn nữa chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớntrong tổng chi phí sản phẩm của doanh nghiệp Vì vậy, quản lí tốt nguyên vậtliệu sẽ giúp doanh nghiệp quản lí được tài sản, tiết kiệm được chi phí, hạ giáthành sản phẩm từ đó tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Quản lí chặt chẽ nguyên

vật liệu ngay từ khâu thu mua tới khâu bảo quản, sử dụng và dự trữ là một trongnhững nội dung quan trọng trong công tác quản lí tài sản của doanh nghiệp, giúpdoanh nghiệp chủ động trong quá trình sản xuất kinh doanh nhằm đạt kết quảkinh tế cao với chi phí thấp nhất.

Do đặc tính của công ty chuyên sản xuất hóa chất nên vật liệu của công ty

đa dạng về chủng loại với tính năng lý hóa học cũng hết sức khác nhau và cầnphải được bảo quản chặt chẽ tránh gây độc hại cho môi trường và con người.Sản xuất mỗi sản phẩm của công ty cần nhiều loại NVL vì thế cần quản lýchúng một cách khoa học NVL của công ty được hình thành từ nhiều nguồnkhác nhau như mua ngoài, tự gia công chế biến… Thực tế đó đặt ra cho công tyyêu cầu cấp thiết trong công tác quản lý, hạch toán các quá trình thu mua, vậnchuyển, bảo quản, sử dụng và dự trữ NVL

NLV của công ty được phân loại theo hình thái sử dụng ,bao gồm: thùng,hộp, tem-nhãn, chai, hóa chất, gói

2.3.1 Quản trị về mặt hiện vật

Nguyên vật liệu sau khi được mua về sẽ được kế toán và thủ kho kiểm tra

về số lượng, chất lượng và tiến hành nhập kho Do vật liệu là những loại hóachất có tính chất lí hóa khác nhau nên việc quản lý chúng đòi hỏi phải khoa học

để tránh việc biến đổi đặc tính lí hóa

Vật liệu nhập kho sẽ được mã hóa và đưa vào lưu kho Hệ thống kho được

bố trí bên ngoài doanh nghiệp nhưng rất thuận tiện trong việc vận chuyển đếnnơi sản xuất, kho được trang bị hệ thống PCCC, đảm bảo bảo quản được nguyênvật liệu trong thời gian dài, chống được trộm cắp, mất mát

Kho được sơ đồ hóa để dễ dàng quản lý các chủng loại nguyên vật liệukhác nhau, đồng thời có thể tối đa hóa diện tích sử dụng của kho Những loạiNVL có đặc tính lí hóa gần giống nhau sẽ được đặt ở một vị trí nhất định đểtránh trường hợp các hóa chất rò rỉ và tác dụng với nhau

Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hơp)

2.3.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH hỗ trợ PTKT

và chuyển giao công nghệ.

Sơ đồ 2.3: Bộ máy kế toán tại công ty

Ghi chú

: Quan hệ chỉ huy

: Quan hệ chức năng

Trưởng phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp : là người đứng đầu bộ máy

kế toán, chịu trách nhiệm chỉ đạo chung toàn bộ hoạt động bộ máy kế toán củanhà máy

Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương : Có nhiệm vụ phân phốitổng quỹ lương cho công nhân viên trong nhà máy đồng thời lập Bảng thanhtoán tiền lương, tính lương và BHXH, BHYT, BHTN và kinh phí công đoàn chocán bộ công nhân viên

Kế toán giá thành và TSCĐ : về giá thành kế toán có nhiệm vụ tập hợp toàn

bộ chi phí sản xuất trên bảng kê số 4 và tham gia đề xuất các phương án về giá