331 Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ dịch vụ khách hàng cá nhân tại ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam chi nhánh TP.HCM

331 Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ dịch vụ khách hàng cá nhân tại ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam chi nhánh TP.HCM

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

I/ Sự cần thiết của đề tài 1

II/ Mục đích nghiên cứu của đề tài 1

III/ Các đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1

IV/ Phương pháp nghiên cứu 1

V/ Những đóng góp của đề tài 2

VI/ Kết cấu của đề tài 2

CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC TỔ CHỨC TÍN DỤNG 3

I/ Giới thiệu về tổ chức tín dụng 3

1/ Định nghĩa 3

2/ Vai trò của tổ chức tín dụng 3

3/ Hoạt động của tổ chức tín dụng 4

II/ Kiểm soát nội bộ ngân hàng thương mại 5

1/ Khái niệm về kiểm soát nội bộ 5

2/ Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ 6

3/ Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ đối với các tổ chức tín dụng 7

4/ Kiểm soát nội bộ ngân hàng thương mại 8

5/ Phân loại kiểm soát nội bộ tại các tổ chức tín dụng 10

6/ Cơ cấu của kiểm soát nội bộ các tổ chức tín dụng 13

7/ Những tiêu chuẩn của kiểm soát nội bộ đối với hoạt động dịch vụ tại các tổ chức tín dụng 14

III/ Kiểm toán nội bộ tổ chức tín dụng 15

1/ Khái niệm kiểm toán nội bộ 15

2/ Bản chất của kiểm toán nội bộ 15

3/Chức năng của kiểm toán nội bộ 16

IV/ Kiểm tra nội bộ tổ chức tín dụng 18

1/ Khái niệm 18

2/ Nội dung cần phải chú ý trong thực hiện nghiệp vụ kiểm tra nội bộ ngân hàng thương mại 18

3/ Mối quan hệ giữa kiểm tra với kiểm toán 19

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN TẠI NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM CHI NHÁNH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 21

I/ Giới thiệu về Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam .21

1/ Đôi nét về BIDV 21

2/ Hoạt động vủa BIDV 21

2.1/ Chuyển đổi cơ cấu dịch vụ 21

2.2/ Xu hướng phát triển của ngân hàng bán lẻ 23

3/ Mô hình tổ chức của BIDV HCM 25

II/ Mô hình kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam chi nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh 26

1/ Các phương pháp 26

2/ Sơ đồ kiểm soát nội bộ tại BIDV HCMC 27

3/ Các quy trình, quy định chính được áp dụng tại BIDV HCMC 29

III/ Mô hình kiểm soát nội bộ đối với dịch vụ khách hàng cá nhân tại BIDV HCMC 31

1/ Các phương pháp 31

2/ Sơ đồ kiểm soát nội bộ 31

3/ Các chính sách kiểm tra kiểm soát nội bộ 31

IV/Đánh giá chung về Kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam chi nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh và hoạt động dịch vụ khách hàng cá nhân 32

1/ Những ưu điểm 32

a/ Đối với BIDV HCMC 32

b/ Đối với hoạt động dịch vụ khách hàng cá nhân tại BIDV HCMC 34

b.1/ Chức năng nhiệm vụ của phòng dịch vụ khách hàng cá nhân 35

b.2/ Giới thiệu quy trình giao dịch một cửa 37

2/ Những vấn đề cần khắc phục 43

a/ Đối với BIDV HCMC 43

b/ Đối với hoạt động dịch vụ khách hàng cá nhân 45

*Những vấn đề chủ yếu cần khắc phục 49

CHƯƠNG III GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN TẠI NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM CHI NHÁNH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 52

1/Quan điểm và nguyên tắc hoàn thiện 52

2/ Những giải pháp vĩ mô 56

2.1/ Chuẩn hóa các biện pháp an toàn trong hoạt động ngân hàng 56

2.2/ Tăng cường giám sát hoạt động ngân hàng .57

3/ Những giải pháp vi mô 59

3.1/ Đối với BIDV HCMC 59

3.2/ Đối với dịch vụ khách hàng cá nhân 62

KẾT LUẬN 71 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC VIẾT TẮT

ATM : Automatic teller machine : Máy rút tiền tự động

BDS : Branch of Delivery System : Nhánh hệ thống bán lẻ

BIDV BANK FOR INVESTMENT AND DEVELOPMENT OF VIETNAM

NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM

BIDV HCMC : BANK FOR INVESTMENT AND DEVELOPMENT OF VIETNAM -

HỒ CHÍ MINH CITY BRANCH

NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM CHI NHÁNH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

DA HĐH : Dự án hiện đại hoá

DV4 : Phòng dịch vụ 4

GDV (teller) : giao dịch viên

HĐQT : Hội Đồng Quản Trị

KSV : kiểm soát viên

NH ĐT&PT VN : NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1 Mô hình kiểm soát nội bộ tại BIDV HCM 28

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ hình tháp Quản lý chất lượng trong hệ thống BIDV HCMC 30

Sơ đồ 2.3 Mô hình kiểm soát nội bộ tại phòng dịch vụ khách hàng cá nhân BIDV HCMC 31

Sơ đồ 2.4 Mô hình giao nhận tiền mặt nội bộ 38

Sơ đồ 2.5 Sơ đồ quy trình giao dịch một cửa 41

Sơ đồ 3.1 Quy trình thanh toán Traveller cheques 64

Sơ đồ 3.2 Quy trình thu nợ - đối với cho vay và cầm cố chứng từ có giá/ sổ tiết kiệm 68

LỜI MỞ ĐẦU I/ Sự cần thiết của đề tài

Trong những năm gần đây, hoạt động của hệ thống Ngân hàng Việt Nam đã có những chuyển biến tích cực, thực thi có hiệu quả chính sách tiền tệ quốc gia, đảm bảo ổn định giá trị đồng tiền, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế- xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa Hoạt động kiểm soát nội bộ ngân hàng mới được đề cập và áp dụng vào thực tiễn trong một vài năm gần đây, nhưng quá trình áp dụng trong lĩnh vực này còn lúng túng, thiếu kinh nghiệm cả về mặt lý luận cũng như thực tiễn Giải quyết tốt vấn đề lý luận và thực tiễn của kiểm soát nội bộ Ngân hàng thương mại sẽ góp phần quan trọng đảm bảo

an toàn hoạt động ngân hàng và hệ thống các tổ chức tín dụng

II/ Mục đích nghiên cứu của đề tài

Đề tài nghiên cứu nhằm hỗ trợ việc hoàn thiện tổ chức, bộ máy, chính sách, các

nghiệp vụ kiểm soát hoạt động dịch vụ khách hàng cá nhân của hệ thống Ngân hàng

Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam nói chung và của chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng Trên cơ sở nghiên cứu, đề tài sẽ đề xuất các giải pháp tăng cường với mục đích

nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát Trong đó trọng tâm nghiên cứu các giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ đối với hoạt động dịch vụ khách hàng cá nhân tại Ngân

hàng Đầu tư và Phát triển chi nhánh TP Hồ Chí Minh

III/ Các đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đề tài chủ yếu giới hạn nghiên cứu giải pháp hoàn thiện tổ chức, công tác kiểm soát

nội bộ đối với hoạt động dịch vụ khách hàng cá nhân tại các chi nhánh Ngân hàng

trong hệ thống BIDV và tại ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển chi nhánh TP HCM, do vậy

đề tài phân tích lý luận, thực tiễn các vấn đề liên quan đến hoạt động kiểm soát nội bộ của Ban Kiểm soát Trung Ương BIDV, của Ban kiểm tra nội bộ BIDV HCMC, của kiểm toán độc lập mà không nghiên cứu hoàn chỉnh các tổ chức này

IV/ Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu có hệ thống lý luận và thực tiễn liên quan đến kiểm soát nội bộ các tổ chức tín dụng bao gồm nghiên cứu có hệ thống lý luận :

+nghiên cứu thực tiễn thực hiện quy trình, quy chế kiểm tra hoạt động dịch vụ khách hàng cá nhân tại BIDV HCMC

+phân tích những tài liệu thực tiễn trong quá trình kiểm tra nội bộ toàn hệ thống BIDV

+dựa vào những tài liệu, bằng chứng thực tế thu thập được, dựa vào những quy định chung của Nhà nước từ đó đưa ra những giải pháp thiết thực nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ đối với hoạt động dịch vụ khách hàng cá nhân tại BIDV HCMC

V/ Những đóng góp của đề tài

-Đề tài xây dựng cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ đối với hoạt động dịch vụ tại các

tổ chức tín dụng và ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển chi nhánh TP HCM phục vụ cho công tác nghiên cứu, hoạch định chính sách, cơ chế nghiệp vụ, phổ biến kiến thức trong ngành Ngân hàng nói riêng và các ngành kinh tế nói chung

-Đề tài luận giải có cơ sở khoa học về các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu qua hoạt động kiểm soát nội bộ hoạt động dịch vụ tại BIDV HCMC nói riêng và hệ thống BIDV nói chung

-Tạo cơ sở để hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ hoạt động dịch vụ các tổ chức tín dụng và Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển chi nhánh TP HCM -Kiến nghị các giải pháp cụ thể, khả thi nhằm góp phần đưa hoạt động kiểm soát, nội

bộ hoạt động dịch vụ tại BIDV HCM đạt kết quả tốt nhất, hỗ trợ tích cực hoạt động BIDV HCM trong toàn hệ thống

VI/ Kết cấu của Đề tài

Tên đề tài: “Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ dịch vụ khách hàng cá nhân

tại Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam Chi nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh”

Lời mở đầu

Đề tài có 3 chương

+Chương I: Cơ sở lý luận của công tác kiểm soát nội bộ tại các tổ chức tín dụng

+Chương II: Thực trạng kiểm soát nội bộ dịch vụ khách hàng cá nhân tại Ngân hàng

Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam chi nhánh TP HCM

+Chương III : Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ dịch vụ khách hàng cá nhân tại

Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam chi nhánh TP HCM

Kết luận

2/ Vai trò của Tổ chức tín dụng

2.1 Ngân hàng thương mại là tổ chức trung gian tín dụng

Quan hệ tín dụng trực tiếp giữa chủ thể có tiền chưa sử dụng và chủ thể có nhu cầu tiền tệ cần bổ sung gặp phải nhiều hạn chế, vì người có nhu cầu khó tìm gặp người có khả năng cung cấp Hoạt động của ngân hàng thương mại đã khắc phục được hạn chế trên, đứng ra tập trung tiền tệ chưa sử dụng của tất cả các chủ thể có nhu cầu cần bổ sung tạm thời

Như vậy ngân hàng vừa là “người” đi vay vừa là “người” cho vay, hay nói cách khác nghiệp vụ kinh doanh ngân hàng đi vay để cho vay

Trong nền sản xuất hàng hóa phát triển chức năng tín dụng của ngân hàng đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc thúc đẩy tăng trưởng kinh tế

2.2 Ngân hàng thương mại là thủ quỹ của các doanh nghiệp

Với sự ra đời và phát triển của ngân hàng thương mại, đại bộ phận các khoản chi trả

về hàng hóa và dịch vụ của các doanh nghiệp, thậm chí một bộ phận các khoản chi trả của cá nhân được chuyển giao cho ngân hàng thực hiện Điều này có ý nghĩa rất lớn trong việc thúc đẩy quá trình lưu thông hàng hóa, tiết kiệm chi phí lưu thông, đồng thời tạo cơ sở cho ngân hàng thực hiện các nghiệp vụ cho vay

Qua thực hiện các nghiệp vụ thanh toán, ngân hàng đã trở thành “người” thủ quỹ của các doanh nghiệp Các nhà doanh nghiệp ngày nay không còn phải cầm tiền để trao đổi cho người bán, cũng như không cần phải đếm tiền khi nhận các khoản chi trả Mọi công việc này được thực hiện bằng các mở tài khỏan tiền gửi ở ngân hàng và trên cơ sở đó ra lệnh cho ngân hàng thực hiện các khoản chi trả, đồng thời ủy nhiệm cho ngân hàng thu nhận các khoản tiền

2.3 Ngân hàng thương mại “tạo ra” tiền

Sự ra đời của ngân hàng đã tạo ra một bước phát triển về chất trong kinh doanh tiền

tệ Nếu như trước đây các tổ chức kinh doanh tiền tệ nhận tiền gửi (tiền vàng, bạc) và rồi cho vay ra cũng chính các đồng tiền đó, thì kể từ khi các ngân hàng tạo ra nghiệp vụ cho vay không nhất thiết phải là tiền vàng hoặc bạc mà họ đã nhận được từ người gửi thì chức năng tạo tiền của ngân hàng được hình thành và phát triển

Trong quá trình kinh doanh tiền tệ, các chủ ngân hàng đã phát hiện giấy chứng nhận tiền gửi- tín phiếu được khách hàng sử dụng để chi trả các khoản nợ và vì thế tiền giấy chuyển đổi ra vàng được các ngân hàng đưa ra lưu thông qua các nghiệp vụ tín dụng thay thế cho tiền vàng hoặc bạc Sáng kiến này đã được xã hội chấp nhận và đây chính là phát minh có giá trị nhất trong lịch sử hoạt động của tiền tệ

3/ Hoạt động của tổ chức tín dụng

3.1.Huy động vốn

Ngân hàng được nhận tiền gửi của tổ chức, cá nhân và các tổ chức tín dụng khác dưới các hình thức tiền gửi không kỳ hạn, tiền gửi có kỳ hạn và các loại tiền gửi khác Tổ chức tín dụng phi ngân hàng được nhận tiền gửi có kỳ hạn từ một năm trở lên của tổ chức, cá nhân theo quy định của Ngân hàng nhà nườc Khi được Thống đốc ngân hàng Nhà nước chấp thuận, tổ chức tín dụng được phát hành chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu và giấy tờ có giá trị khác để huy động vốn của tổ chức, cá nhân trong nước và ngoài nước

Tổ chức tín dụng được vay vốn của nhau và của tổ chức tín dụng nước ngoài Tổ chức tín dụng là ngân hàng được vay vốn ngắn hạn của Ngân hàng Nhà nước dưới hình thức tái cấp vốn

3.2.Hoạt động tín dụng

Tổ chức tín dụng được cấp tín dụng cho tổ chức cá nhân dưới hình thức cho vay, chiết khấu thương phiếu và giấy tờ có giá khác, bảo lãnh cho thuê tài chính và các hình thức khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước

Tổ chức tín dụng cho các tổ chức, cá nhân vay ngắn hạn nhằm đáp ứng nhu cầu cho vốn sản xuất kinh doanh, dịch vụ, đời sống Tổ chức tín dụng cho các tổ chức, cá nhân vay trung dài hạn nhằm thực hiện các dự án đầu tư phát triển sản xuất kinh doanh, dịch

vụ đời sống Tổ chức tín dụng được phép cấp tín dụng dưới hình thức chiết khấu và tái chiết khấu, cầm cố thương phiếu và các giấy tờ có giá khác Tổ chức tín dụng được bảo

lãnh bằng uy tín và khả năng tài chính của mình đối với tổ chức, cá nhân được thực hiện qua công ty cho thuê tài chính

3.4.Dịch vụ ngân quỹ

Tổ chức tín dụng được thực hiện dịch vụ thu và phát tiền mặt cho khách hàng và thực hiện và dịch vụ ngân quỹ khác

-Các hoạt động khác: tổ chức tín dụng được dùng vốn điều lệ và quỹ dự trữ để góp

vốn mua cổ phần doanh nghiệp và của các tổ chức tín dụng khác theo quy định của pháp luật Tổ chức tín dụng được tham gia vào thị trường tiền tệ do ngân hàng Nhà nước tổ chức bao gồm thị trường đấu giá Tín phiếu kho bạc, thị trường nội tệ và ngoại tệ liên ngân hàng, thị trường giấy tờ có giá ngắn hạn khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước Tổ chức tín dụng được kinh doanh ngoại hối và vàng trên thị trường trong nước và thị trường Quốc tế khi được ngân hàng nhà nước cho phép Tổ chức tín dụng được quyền

ủy thác, nhận ủy thác, làm đại lý trong lĩnh vực liên quan đến hoạt động ngân hàng kể cả quản lý tài sản, vốn đầu tư của các tổ chức, cá nhân theo hợp đồng Tổ chức tín dụng được lập công ty độc lập để kinh doanh bảo hiểm theo quy định của pháp luật Tổ chức tín dụng được cung ứng dịch vụ bảo hiểm theo quy định của pháp luật Tổ chức tín dụng được cung ứng dịch vụ bảo quản hiện vật quý, giấy tờ có giá, cho thuê tủ két, cầm đồ và các dịch vụ khác theo quy định của pháp luật

II/ KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI

1/ Khái niệm về Kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ là toàn bộ các biện pháp kiểm tra, kế toán hoặc các biện pháp khác

do Ban Giám Đốc chịu trách nhiệm xây dựng, áp dụng và giám sát nhằm mục đích bảo

vệ tài sản của doanh nghiệp, tính tin cậy của các ghi chép kế toán và của các báo cáo tài chính năm được lập trên cơ sở các ghi chép đó, việc tuân thủ các quy chế và thủ tục hiện hành và việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp

Liên đoàn kế toán quốc tế đưa ra khái niệm

Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo Hệ thống kiểm soát nội bộ trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả tôn trọng các quy chế quản lý, giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận, ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy

Từ những khái niệm này có thể rút ra các yêu cầu của kiểm soát bao gồm:

+Hoàn thành các mục tiêu và mục đích đề ra

+Sử dụng các nguồn lực một cách kinh tế và hiệu quả

+Kiểm soát đủ các rủi ro có thể xảy ra và bảo vệ tài sản

+Tính đáng tin cậy và thống nhất của thông tin quản lý và tài chính

+Tuân thủ pháp luật và các quy định cũng như chính sách, kế hoạch, các thủ tục và quy chế nội bộ

2/ Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ

2.1/ Môi trường kiểm soát : Tạo ra sắc thái chung của một tổ chức; chi phối đến

ý thức kiểm soát của mọi người trong tổ chức; là nền tảng cho tất cả bộ phận khác của kiểm soát nội bộ Các nhân tố :

-Tính chính trực và giá trị đạo đức

-Đảm bảo về năng lực

-Hội đồng quản trị và Uỷ ban kiểm toán

-Triết lý quản lý và phong cách điều hành

-Cơ cấu tổ chức

-Phân định quyền hạn và trách nhiệm

-Chính sách về nhân sự

2.2/ Đánh giá rủi ro : Đơn vị phải nhận biết và đối phó được với các rủi ro bằng cách thiết lập mục tiêu của tổ chức và hình thành một cơ chế để nhận dạng, phân

tích và đánh giá rủi ro liên quan Các nhân tố

-Xác định mục tiêu của đơn vị

-Nhận dạng rủi ro

-Phân tích và đánh giá rủi ro

2.3/ Hoạt động kiểm soát : Các chính sách và các thủ tục để giúp đảm bảo là

những chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện và có các hành động cần thiết đối với các rủi ro nhằm thực hiện các mục tiêu của đơn vị Các nhân tố :

-Phân chia trách nhiệm đầy đủ

-Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

-Kiểm soát vật chất

-Kiểm tra độc lập việc thực hiện

-Phân tích soát xét lại việc thực hiện

2.4/ Thông tin và truyền thông : Hệ thống này được thiết lập để mọi thành viên trong đơn vị có khả năng nắm bắt và trao đổi thông tin cần thiết cho việc điều hành,

quản trị và kiểm soát các hoạt động Các nhân tố :

-Hệ thống thông tin, bao gồm cả hệ thống thông tin kế toán phải đảm bảo chất lượng thông tin

-Truyền thông bảo đảm các kênh thông tin bên trong và bên ngoài đều hoạt động hữu hiệu

2.5/ Giám sát : Toàn bộ quy trình hoạt động phải được giám sát và điều chỉnh khi

cần thiết Hệ thống phải có khả năng phản ứng năng động, thay đổi theo yêu cầu của môi trường bên trong và bên ngoải

-Giám sát thường xuyên

-Giám sát định kỳ

3/ Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ đối với các tổ chức tín dụng

Ngân hàng Nhà nước thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về tiền tệ và hoạt động Ngân hàng, là Ngân hàng phát hành tiền, Ngân hàng của các tổ chức tín dụng và Ngân hàng làm dịch vụ tiền tệ cho Chính phủ Hoạt động của Ngân hàng Nhà nước nhằm ổn

định giá trị đồng tiền, góp phần bảo đảm an toàn hoạt động Ngân hàng và hệ thống các tổ chức tín dụng, thúc đẩy phát triển kinh tế xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa

Tổ chức tín dụng thực hiện chức năng kinh doanh tiền tệ làm dịch vụ Ngân hàng với nội dung nhận tiền gửi và sử dụng tiền gửi để cấp tín dụng cung ứng các dịch vụ thanh toán

Để thực hiện hiệu quả các chức năng của các tổ chức tín dụng cần thiết phải có một

hệ thống kiểm soát tốt để hỗ trợ cho các đơn vị triển khai và thực hiện các chức năng này

Đồng thời hoạt động của các tổ chức tín dụng chứa đựng nhiều rủi ro có thể xảy ra nếu không có một hệ thống kiểm soát tốt để ngăn chặn hoặc hạn chế đến mức thấp nhất rủi ro Các rủi ro của các tổ chức tín dụng rất đa dạng và phức tạp, có những rủi ro từ phía khách hàng, có những rủi ro do chính bản thân các tổ chức tín dụng gây nên

Các rủi ro chủ yếu của các tổ chức tín dụng trong nền kinh tế thị trường bao gồm : rủi ro mất tiền, mất tài sản, rủi ro tín dụng, rủi ro lãi suất, rủi ro tỷ giá, rủi ro do trộm cắp, lừa đảo, tham nhũng, rủi ro trong thanh toán, rủi ro do mất uy tín, rủi ro trong công nghệ gây nên…

Với bản chất là độc lập, khách quan, trung thực, kiểm toán sẽ hỗ trợ cho hệ thống kiểm soát nội bộ như kiểm tra, đánh giá, xác nhận độc lập về các thông tin, đồng thời kiểm toán đánh giá hệ thống kiểm soát của hệ thống các ngân hàng thương mại

Như vậy, tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ là công việc quan trọng đối với hoạt động của tổ chức tín dụng Tại Việt Nam, làm sao để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả là vấn đề cấp bách cho các ngân hàng thương mại

4/ Kiểm soát nội bộ Ngân hàng Thương Mại

Từ những khái niệm chung về kiểm soát nội bộ và các yêu cầu của kiểm soát nội bộ như đã phân tích, có thể đưa ra một vài khái niệm về kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng như sau:

-Kiểm soát nội bộ tổ chức tín dụng là một hệ thống tổ chức bộ máy cùng với toàn bộ các cơ chế chính sách, giải pháp, biện pháp được hoạch định bởi Tổng Giám Đốc hay Giám Đốc của tổ chức tín dụng được vận hành một cách đồng bộ, đúng pháp luật nhằm mục đích:

*Bảo đảm một cách an toàn tài sản, vốn kinh doanh

*Kiểm soát giám sát tính chính xác, độ tin cậy của các số liệu hạch toán kinh doanh, phát hiện và ngăn chặn kịp thời các sai lầm, thiếu sót có thể xảy ra trong các nghiệp vụ

*Thúc đẩy kinh doanh, đảm bảo mang lại hiệu quả kinh tế bền vững nhất

*Đảm bảo tuân thủ đường lối, chính sách về quản lý kinh tế Nhà nước, cơ chế thể lệ nghiệp vụ của tổ chức tín dụng

Khái niệm khác

Uỷ ban tiêu chuẩn kế toán Australia định nghĩa : “Kiểm soát là khả năng của một thực thể trong việc chi phối quá trình ra quyết định, trực tiếp hoặc gián tiếp, trong mối quan hệ với các chính sách tài chính và vận hành của một thực thể khác, qua đó tạo khả năng cho chủ thể đó vận hành theo các mục tiêu của chủ thể kiểm soát”

Khái niệm kiểm soát, đo đó sẽ bao gồm 3 nội dung chủ yếu sau:

Thứ nhất là khả năng kiểm soát liên quan đến năng lực của hội sở (được ví như công

ty mẹ) về quyền lực tài chính để có thể chi phối trực tiếp hoặc gián tiếp quá trình ra quyết định của chi nhánh, công ty trực thuộc, công ty tham gia góp vốn (công ty con)

Thứ hai là lĩnh vực kiểm soát liên quan đến việc Hội sở sẽ kiểm soát các chi nhánh, các công ty trực thuộc hoặc công ty tham gia góp vốn ở những khâu nào, từ quyết định đầu tư, chiến lược phát triển, nhân sự cho đến các giao dịch hàng ngày như huy động vốn, cho vay, kinh doanh ngoại tệ v.v

Kiểm soát nội bộ lại được hiểu theo nghĩa khác và gói gọn trong nội bộ của một thực thể nào đó Nó liên quan đến những công việc mang tính tác nghiệp cụ thể mà một bộ phận nào đó của ngân hàng được giao thực hiện Cơ chế kiểm soát nội bộ là toàn bộ các chính sách, các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm quản lý và điều hành các hoạt động của ngân hàng Mục đích của kiểm soát nội bộ nhằm:

- Sử dụng các nguồn lực và quản lý hoạt động kinh doanh của ngân hàng một cách hiệu quả

- Đảm bảo chắc chắn các quyết định và chế độ quản lý đã được ngân hàng và các cơ quan quản lý có thẩm quyền ban hành được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức độ hiệu quả cũng như tính hợp lý của các chế độ đó

- Phát hiện kịp thời những vướng mắc trong kinh doanh để hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó

- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng

- Đảm bảo việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức các giao dịch phát sinh của ngân hàng

- Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan

- Đảm bảo tài sản và thông tin không bị lạm dụng hoặc sử dụng sai mục đích

Tóm lại, Kiểm soát nội bộ tổ chức tín dụng là một hệ thống tổ chức bộ máy cùng với

toàn bộ các cơ chế, chính sách, giải pháp, biện pháp được hoạch định bởi Tổng Giám đốc hay Giám Đốc của tổ chức tín dụng được vận hành một cách đồng bộ, đúng pháp luật nhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra

5/ Phân loại kiểm soát nội bộ tại các tổ chức tín dụng

5.1 Các dạng kiểm soát

a/ Dạng kiểm soát hành chính liên quan đến hiệu quả hoạt động:

Bao gồm cơ cấu tổ chức, cơ chế, chính sách, biện pháp, thủ tục nghiệp vụ có liên quan đến các hoạt động của cá tổ chức tín dụng, nó bao gồm các hoạt động kiểm soát như : đánh giá các chiến lược,phân tích tài chính, báo cáo kết quả hoạt động, báo cáo kết quả thực hiện kiểm tra, kiểm soát

b/ Dạng kiểm soát hạch toán, kế toán có liên quan đến bảo vệ tài sản: bao gồm cơ cấu

tổ chức và biện pháp, thủ tục có liên quan chủ yếu và trực tiếp đến việc bảo vệ và an toàn tài sản, độ tin cậy của số liệu kế toán tài chính Những hoạt động kiểm soát như phân quyền phán quyết, phương háp hạch toán, năng lực kế toán, công tác kiểm tra hiện vật tài sản, giám sát chất lượng các báo cáo quyết toán

c/ Dạng kiểm soát ngăn ngừa: là những hoạt động nhằm ngăn chặn hoặc hạn chế đối với những vụ việc sai phạm có thể xảy ra

d/ Dạng kiểm soát phát hiện : là những hoạt động kiểm tra, kiểm soát dựa trên cơ sở những vụ việc đã xảy ra hoặc dựa trên những nghi vấn qua các nguồn thông tin nhận được Từ việc kiểm tra, kiểm soát mà tìm ra những nguyên nhân dẫn đến các sai lầm, thiếu sót, phát hiện những hành vi lạm dụng, gian lận của các nhân viên tác nghiệp Kiểm soát phát hiện gồm những hoạt động kiểm tra thông qua các tài liệu nguyên bản, báo cáo hoạt động, những bản phân tích chi tiết, các bút toán trong sổ sách kế toán, các sai lầm trong sử dụng máy vi tính…

5.2.Phân loại theo tiêu thức

-Phân loại kiểm soát nội bộ theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh

-Phân loại kiểm soát nội bộ theo mức kiểm soát

-Phân loại kiểm soát theo định kỳ kiểm soát

-Phân loại kiểm soát theo phương thức kiểm soát

a/ Phân loại kiểm soát nội bộ theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh

-Kiểm soát tín dụng

-Kiểm soát kế toán tài chính

-Kiểm soát dự trữ ngoại hối và kinh doanh ngoại hối

-Kiểm soát các dịch vụ ngân hàng

b/ Phân loại kiểm soát nội bộ theo mức kiểm soát:

-Kiểm soát toàn diện: là kiểm soát tất cả những nghiệp vụ của tổ chức, kiểm soát tất cả các đơn vị vủa tổ chức

-Kiểm soát một hoặc một số mặt nghiệp vụ, kiểm soát một hoặc một số đơn vị của tổ chức

c/ Phân loại kiểm soát nội bộ theo định kỳ:

-Kiểm soát theo định kỳ:

Kiểm soát được thực hiện theo chương trình kế hoạch đã định sẵn cho từng thời

kỳ, hàng tháng, quý hoặc hàng năm

-Kiểm soát nội bộ thất thường:

Kiểm soát được thực hiện một cách đột xuất ở một nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay ở một tổ chức Thông thường loại kiểm soát này được xác định mang tính đơn lẻ,

cục bộ ở một hoặc vài đơn vị của tổ chức Tuy nhiên, trong những trường hợp cần thiết

có thể biện pháp kiểm soát được tiến hành trong một nghiệp vụ ở tất cả các đơn vị của tổ chức

d/ Phân loại kiểm soát nội bộ theo phương thức kiểm soát:

Theo phương thức này hoạt động kiểm soát nội bộ được chia thành hai loại:

*Hoạt động giám sát từ xa: giám sát từ xa là phương thức người giám sát ở tại văn phòng của mình dựa vào các số liệu thông tin, báo cáo chính xác được thu nhập từ các đơn vị liên quan Người giám sát sử dụng kỹ thuật phân tích, tính toán các chỉ số nhằm giám sát sự chấp hành các quy định, những chỉ số phản ánh thực trạng hoạt động nghiệp

vụ để chỉ ra hướng cần thiết cho kiểm tra tại chỗ Phương thức này được thực hiện trên mạng máy vi tính, do vậy, muốn thực hiện tốt giám sát từ xa thì các đơn vị liên quan phải thực hiện nối mạng vi tính để đảm bảo là đầu vào của thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời

Mục tiêu của phương pháp giám sát từ xa là phát hiện sớm những khó khăn mà tổ chức mắc phải Kiểm soát thường xuyên các hoạt động của đơn vị, đồng thời là phương pháp bổ sung nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ Hoạt động này chủ yếu tập trung tại trụ sở chính của tổ chức

*Phương thức kiểm soát tại chỗ: là phương thức kiểm soát trực tiếp tại chỗ gắn liền với quy trình nghiệp vụ nhằm đảm bảo an toàn đối với toàn bộ quá trình hoạt động hay một năm nghiệp vụ, một sự việc…của đơn vị

e/ Phân loại kiểm soát nội bộ theo cấp độ kiểm soát

Kiểm soát cấp độ I bao gồm tất cả những công việc giám sát, kiểm soát trực tiếp ở các công việc, các quy trình nghiệp vụ, các quyết định diễn ra hàng ngày nhằm ngăn ngừa các sai sót, các vi phạm có thể xảy ra ngay trong các công việc mỗi ngày Các thủ tục kiểm soát cấp I diễn ra ở tất cả các quy trình thực hiện, các chức năng nhiệm vụ của các đơn vị như quy trình thực hiện thị trường mở, quy trình kinh doanh ngoại hối và dự trữ ngoại hối, quy trình cấp phép, quy trình thanh toán, kế toán… Trong kiểm soát cấp độ

I thì tất cả những người tham gia vào quá trình công việc đều phải thực hiện kiểm soát

Kiểm soát cấp độ II bao gồm những công việc kểm soát nhằm đảm bảo các công việc của kiểm soát cấp độ I đã thực hiện đúng, đầy đủ Ở bước này,các cán bộ quản lý như (Trưởng phòng, Giám đốc, Tổng giám đốc, Vụ trưởng, Cục trưởng, Thống đốc…)

chỉ cần áp dụng một số bước kiểm soát chủ yếu đủ để khẳng định rằng các thủ tục kiểm soát và giám sát hoạt động hàng ngày đã được thực hiện đầy đủ

Kiểm soát cấp độ III, bước này thường do một số nhân viên độc lập (không tham gia vào trực tiếp bất cứ một công việc hoạt động nghiệp vụ nào của tổ chức tín dụng) thường là các kiểm toán viên nội bộ thực hiện Các thủ tục kiểm soát ở cấp độ III giúp lãnh đạo các cấp, các tổ chức tín dụng kiểm tra một cách độc lập mọi lĩnh vực hoạt động của các tổ chức tín dụng Kiểm toán nhà nước, có thể là kiểm toán độc lập tham gia vào giai đoạn kiểm soát này như khi họ kiểm tra đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của các

tổ chức tín dụng nhằm mục đích kiểm toán theo Luật định Thông thường, các báo cáo của giai đoạn kiểm soát cấp độ III được trình lên cấp cao nhất của các tổ chức tín dụng (Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc)

Tóm lại

Hoạt động kiểm soát hết sức quan trọng, hết sức cần thiết cho hệ thống các tổ chức tín dụng Nếu có một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt thì tạo điều kiện cho các tổ chức tín dụng hoạt động an toàn và hiệu quả

Hệ thống kiểm soát nội bộ phải được hiểu theo nghĩa rộng, tính bao quát như khái niệm đã được trình bày thì mới thấy hết được sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ

6/ Cơ cấu của hoạt động kiểm soát nội bộ các tổ chức tín dụng

Từ những khái niệm trên đây có thể phân chia kiểm soát nội bộ các tổ chức tín dụng thành hai nhóm cấu thành:

-Môi trường của kiểm soát nội bộ bao gồm tổ chức, các cơ chế, chính sách, các thể lệ, nghiệp vụ, các giải pháp, biện pháp thực hiện…

-Hệ thống tổ chức và hoạt động kiểm soát nội bộ trong các tổ chức tín dụng

6.1/ Môi trường kiểm soát

Đó là toàn bộ mô hình tổ chức, các chủ trương, cơ chế, chính sách, biện pháp và các quy định về các quy trình nghiệp vụ của các tổ chức tín dụng Thực hiện nghiêm túc các quy định về pháp luật, về quy trình nghiệp vụ được xem như là một nhóm hệ thống kiểm soát nội bộ quan trọng nhất nhằm đảm bảo cho việc thực hiện các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Những mô hình tổ chức và cơ chế, chính sách của các tổ chức tín dụng bao gồm: -Luật các tổ chức tín dụng

-Mô hình tổ chức của các tổ chức tín dụng

-Quy chế tổ chức và hoạt động của các đơn vị thuộc tổ chức bộ máy của các tổ chức tín dụng

-Các quy chế về công chức, cán bộ, nhân viên…

-Các cơ chế, chính sách, các quy định nghiệp vụ về ngân hàng, kế toán, tài chính, các hoạt động dịch vụ có liên quan…

6.2/ Hệ thống tổ chức và hoạt động kiểm soát nội bộ trong các tổ chức tín dụng

Hệ thống tổ chức và hoạt động kiểm soát nội bộ thường được gắn liền với các quy

trình nghiệp vụ, nó không tách rời khỏi các quy trình nghiệp vụ Bất kỳ một quy trình một quy trình nghiệp vụ nào gắn liền với nó là một quy trình kiểm soát nội bộ Các

tổ chức tín dụng có bao nhiêu hoạt động thì gắn liền với nó là hệ thống kiểm soát nội bộ tương ứng

7/ Những tiêu chuẩn của kiểm soát nội bộ đối với hoạt động dịch vụ tại các tổ chức tín dụng

Những nguyên tắc cơ bản của một chế độ kiểm soát nội bộ các tổ chức tín dụng bao

gồm:

-Phân công công việc:

Trong định mức giao dịch được phép thì không cá nhân nào trong đơn vị có khả năng hay được quyền hoàn thành một giao dịch Mỗi giao dịch được hoàn thành ít nhất từ hai người cùng tham gia trở lên, mỗi người có trách nhiệm và quyền hạn khác nhau trong cơ cấu tổ chức

-Kiểm soát kép:

Nguyên tắc này có mối liên quan chặt chẽ với nguyên tắc phân công công việc Nguyên tắc này có mối liên quan chặt chẽ với nguyên tắc phân công công việc Nguyên tắc này đảm bảo một giao dịch có hai người cùng tham gia, một người làm nhiệm vụ kiểm tra công việc của người kia

-Bảo vệ kết hợp:

Nguyên tắc này chính là sự thực hiện công việc trước sự chứng kiến của một hay nhiều người khác

-Luân chuyển công tác

Nguyên tắc này đảm bảo có thể thay đổi công việc hàng ngày của cán bộ nghiệp vụ một cách bất ngờ hoặc theo định kỳ Công việc thay đổi hàng ngày của các cán bộ phải được tiến hành đột xuất, giữ bí mật tuyệt đối Để thực hiện được nguyên tắc này, cán bộ phải được đào tạo từ trước, có khả năng thực hiện được từ hai chức năng công việc khác nhau

III/ KIỂM TOÁN NỘI BỘ TỔ CHỨC TÍN DỤNG

1/ Khái niệm Kiểm toán nội bộ

Bên cạnh hoạt động kiểm toán độc lập, các hoạt động kiểm toán nội bộ cũng đóng một vai trò quan trọng trong nền kinh tế thị trường Hiệp Hội Kiểm toán nội bộ đã định nghĩa về kiểm toán nội bộ như sau:

“Kiểm toán nội bộ là hoạt động đảm bảo và tư vấn mang tính độc lập, khách quan được thiết lập nhằm tăng cường thêm giá trị và cải thiện cho các hoạt động được thiết lập nhằm tăng thêm giá trị và cải thiện cho các hoạt động của tổ chức Kiểm toán nội bộ giúp cho tổ chức hoàn thiện mục tiêu thông qua việc đưa ra một cách tiếp cận có hệ thống và

kỷ cương nhằm đánh giá và cải thiện tính hữu hiệu trong quản trị rủi ro kiểm soát và giám sát”

2/Bản chất của kiểm toán nội bộ

Để có thể đảm bảo hợp lý là sẽ đạt được các mục tiêu đã được đề ra, trước hết đơn vị phải thiết lập các chính sách và thủ tục kiểm soát, thứ đến phải tổ chức thực hiện các

chính sách, thủ tục kiểm soát đã được thiết lập, cuối cùng cần tiến hành kiểm tra và đánh giá chúng

Ở đơn vị có quy mô nhỏ, các hoạt động thường đơn giản hoặc ít phức tạp và rủi ro trong quản lý cũng ít xảy ra Khi đó, nhà quản lý của các đơn vị sẽ thực hiện việc kiểm tra và đánh giá về những chính sách, các thủ tục kiểm soát trong đơn vị

Thế nhưng, khi quy mô của đơn vị lớn đến một mức nào đó, quyền hạn và trách nhiệm sẽ phải được phân chia cho nhiều cấp và nhiều bộ phận Điều này dẫn đến mối quan hệ giữa những bộ phận, chức năng và các nhân viên sẽ trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu nhận thông tin phản hồi cũng trở nên khó khăn hơn, bên cạnh đó, tài sản sẽ bị phân tán ở nhiều nơi do được sử dụng cho các hoạt động và mục tiêu khác nhau… và rủi ro gây ra ảnh hưởng nghiêm trọng đến các hoạt động và mục tiêu của đơn

vị cũng sẽ tăng lên Lúc này, các nhà quản lý khó có thể trực tiếp tiến hành việc kiểm tra

và đánh giá sự tuân thủ các chính sách và thủ tục kiểm soát Vì thế, cần phải có một bộ phận chuyên môn để giúp họ thực hiện tốt điều này, đó chính là bộ phận kiểm toán nội

bộ

Từ những phân tích trên đây, ta nhận thấy bản chất của kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập trong đơn vị có chức năng kiểm tra, đánh giá và đề xuất những cải tiến đối với những hoạt động của đơn vị nhằm phục vụ cho những mục tiêu của nhà quản lý Mục tiệu: về cơ bản, mục tiêu của một đơn vị bao gồm

-Sự trung thực và đáng tin cậy của những thông tin tài chính và thông tin hoạt động -Sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động

-Bảo vệ tài sản

-Tuân thủ các luật lệ, quy định và hợp đồng

3/ Chức năng của kiểm toán nội bộ

Trước đây, chức năng của kiểm toán nội bộ được giới hạn trong việc kiểm tra và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức Trong những năm gần đây, Hiệp Hội Kiểm Toán Nội Bộ đã mở rộng chức năng của kiểm toán nội bộ là đánh giá và cải thiện mọi hoạt động của đơn vị Phạm vi của hai chức năng này luôn gắn liền với những nội dung công việc mà họ phải thực hiện , cụ thể như sau;

-Nhận định, phân tích, đánh giá những rủi ro có thể làm cho các thông tin tài chính và thông tin hoạt động trở nên không đáng tin cậy; đề xuất những biện pháp để cải thiện cách thức ghi nhận, đo lường, phân loại và báo cáo về những thông tin này

-Nhận định, phân tích và đánh giá những rủi ro có thể làm cho các thông tin tài chính

và thông tin hoạt động trở nên không hữu hiệu hoặc thiếu hiệu quả; đề xuất những biện pháp để sử dụng tiết kiệm hơn và có hiệu quả nguồn lực của đơn vị

-Nhận định, phân tích và đánh giá những rủi ro có thể làm cho tài sản của đơn vị bị tham ô, biển thủ…; đề xuất những biện pháp để cải thiện sự hữu hiệu trong phương thức bảo vệ tài sản

-Nhận định, phân tích và đánh giá những rủi ro có thể làm cho luật lệ và các quy định không được tuân thủ; đề xuất những biện pháp cải thiện nhằm xây dựng hệ thống quản lý hữu hiệu hơn

Bên cạnh việc mở rộng chức năng, các hoạt động của kiểm toán nội bộ cũng được mở rộng phạm vi, bao gồm cả hoạt động bảo đảm và hoạt động tư vấn Trong hoạt động bảo đảm và hoạt động tư vấn Trong hoạt động bảo đảm, kiểm toán nội bộ đã nâng cao mục tiêu đánh giá độc lập của mình, trong chừng mực nhất định, có thể tương tự như dịch vụ bảo đảm của kiểm toán độc lập Bên cạnh đó, tư vấn đã được tách riêng và xem là một hoạt động của kiểm toán nội bộ

* Kiểm toán nội bộ tổ chức tín dụng

Kiểm toán tổ chức tín dụng là quá trình một hay một số cá nhân độc lập,có thẩm quyền, có kỹ năng nghiệp vụ thu thập và đánh giá các bằng chứng về các thông tin có thể định lượng được của một đơn vị thuộc tổ chức tín dụng hay toàn bộ họat động của tổ chức tín dụng nhằm mục đích xác nhận và báo cáo mức độ phù hợp giữa thông tin có thể định lượng đó với các chuẩn mực đã được xây dựng

Các cá nhân độc lập này là kiểm toán viên phải là người có đủ khả năng để hiểu các chuẩn mực đã được xây dựng và phải có đủ những thẩm quyển khi thực hiện kiểm toán

để có thể thu thập được đầy đủ những bằng chứng phục vụ cho quá trình kiểm toán Kiểm toán viên phải là người độc lập về quan hệ kinh tế và quan hệ gia đình với người đứng đầu đơn vị được kiểm toán Kiểm toán viên phải là người trung thực, vô tư, khách quan trong công việc kiểm toán

Như vậy, qua nghiên cứu về Kiểm soát nội bộ và Kiểm toán nội bộ có thể kết luận rằng kiểm toán nội bộ là một bộ phận, là phương pháp của kiểm soát nội bộ Vì vậy, khái niệm kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng là quá trình kiểm toán được các kiểm toán viên nội bộ thực hiện Kiểm toán nội bộ tổ chức tín dụng là một bộ phận quan trọng, một phương pháp của kiểm soát nội bộ tổ chức tín dụng

IV/ KIỂM TRA NỘI BỘ TỔ CHỨC TÍN DỤNG

“Bất cứ hoạt động quản lý nào, muốn đảm bảo thực hiện đầy đủ những mục tiêu đề

ra, thể hiện các chương trình, kế hoạch, quyết định quản lý và các biện pháp thực hiện thì nhất thiết phải tiến hành kiểm tra Quản lý đồng thời là kiểm tra Hoạt động quản lý

mà không tiến hành kiểm tra việc thực hiện thì coi như không quản lý

Những biểu hiện coi nhẹ kiểm tra, tách kiểm tra ra khỏi hoạt động quản lý đề xa lạ với khoa học quản lý”

2/ Nội dung cần phải chú ý trong thực hiện nghiệp vụ kiểm tra nội bộ ngân hàng thương mại

a/ Kiểm tra phải trở thành công việc thường xuyên hàng ngày của cấp trên đối với cấp dưới, nó chẳng những là nhiệm vụ của Ban điều hành mà phải là nhiệm vụ của Đại hội đồng, của Hội đồng quản trị, của Ban Kiểm Soát và của những nhân viên thừa hành trước công việc được giao Việc kiểm tra không những được thực hiện kiểm tra giữa cấp trên với cấp dưới, tự kiểm tra công việc của mình mà còn thực hiện giữa kiểm tra chéo giữa các phần việc khác nhau trong tổng thể chung Chỉ có như vậy ngân hàng thương mại mới được đảm bảo tuân thủ quy trình tác nghiệp một các nghiêm ngặt; từng cán bộ, nhân viên mới đề cao ý thức trách nhiệm, tính kỷ luật, tính nguyên tắc cao Đó là cơ sở

vô cùng quan trọng đảm bảo an toàn trong hoạt động ngân hàng

b/ Kiểm tra phải là một bộ phận, một mắt xích quan trọng một quy trình tác nghiệp, trong hoạt động của một phòng ban chức năng Bản thân quy trình tác nhiệp là quy trình

kiểm tra, là những bước tuần tự trong nghiệp vụ, không thể bỏ qua một bước nào hoặc làm sai thứ tự các bước

Bản thân các quy định về hạch toán kép, sổ phụ, sổ cái, cân đối số phát sinh, cân đối tài khoản…chính là một hệ thống kiểm tra chéo trong hạch toán kế toán để phát hiện sự nhầm lẫn trong chi chép số liệu

c/ Kiểm tra phải được tiến hành trước, trong và sau một quy trình tác nghiệp

3/ Mối quan hệ giữa kiểm tra với kiểm toán

a/ Điểm khác nhau căn bản

Kiểm toán căn bản khác kiểm tra ở chỗ:

-Chỉ thực hiện kiểm toán sau khi các hoạt động kinh tế đã thực hiện

-Kiểm toán không nằm trong quy trình tác nghiệp, nó là một hoạt động tách ra khỏi quy trình, đứng bên ngoài để “nhìn vào” một cách khách quan quy trình này đang vận hành như thế nào

-Có bộ phận chuyên môn với tính độc lập tương đối cùng kỹ thuật viên giỏi nghề ngân hàng mới có thể làm tốt công tác kiểm toán nội bộ

b/ Điểm giống nhau căn bản

Mặc dù có những điểm khác nhau giữa kiểm tra với kiểm toán nhưng cả hai hình thức này có những điểm giống nhau căn bản là:

-Kiểm tra, kiểm toán đều có thể tiến hành theo hình thức gián tiếp trên cơ sở các tài liệu, báo cáo, hoặc bằng hình thức trực tiếp với đối tượng cần kiểm tra, kiểm toán

-Kiểm tra, kiểm toán tiến hành kết hợp giữa thường xuyên, định kỳ hoặc đột xuất: có thể do một người thực hiện hoặc thành lập đoàn kiểm tra, kiểm toán

-Mục đích của kiểm tra, kiểm toán là giám sát hoạt động ngân hàng tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc, chống lại các hành vi lừa đảo, hạn chế rủi ro, duy trì hoạt động ngân hàng trong an toàn, hiệu quả theo đúng đường lối đề ra

Làm tốt công tác kiểm tra nội bộ, chính là tạo môi trường tốt hơn cho kiểm toán nội bộ Hoạt động kiểm tra của những người lãnh đạo để tạo ra hoặc bổ xung hoàn thiện các chuẩn mực Chỉ trên cơ sở các chuẩn mực hoàn chỉnh, công tác kiểm toán mới có thể tiến hành thuận lợi và phát huy tác dụng

Ngược lại, chính kiểm tốn nội bộ sẽ gĩp phần chỉ ra các sai sĩt, sơ hở trong quan lý, trong vận hành, giúp cho Ban lãnh đạo ngân hàng kiểm tra lại để chỉnh lý đảm bảo hoạt động an tồn hiệu quả hơn

Tóm lại, theo những lý luận trên, ta có thể đưa ra kết luận rằng :

Kiểm tốn nội bộ tổ chức tín dụng là một bộ phận quan trọng, một phương pháp của kiểm sốt nội bộ tổ chức tín dụng

Trong khi đĩ, làm tốt cơng tác kiểm tra nội bộ, chính là tạo mơi trường tốt hơn cho kiểm tốn nội bộ

Vậy một trong những giải pháp tăng cường kiểm sốt nội bộ các ngân hàng thương là phải xây dựng cho được một hệ thống kiểm tốn nội bộ hoạt động hiệu quả, muốn hệ thống hoạt động hữu hiệu phải tạo mơi trường tốt cho cơng tác này Giải pháp được đề cập đến trong bài viết dưới đây là làm tốt cơng tác kiểm tra nội bộ trong các ngân hàng thương mại

CHƯƠNG II

THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN TẠI NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM CHI NHÁNH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

I/ GIỚI THIỆU VỀ NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM

1/ Đôi nét về BIDV

Tên đầy đủ: Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam

Tên giao dịch quốc tế : Bank for Investment and Development of Vietnam

Tên gọi tắt: BIDV

Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam được thành lập theo quyết định 177/TTg ngày 26/04/1957 của Thủ tướng Chính phủ Trong quá trình hoạt động và trưởng thành, Ngân hàng được mang các tên gọi khác nhau phù hợp với từng thời kỳ xây dựng và phát triển của đất nước:

9 Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam từ ngày 26/4/1957

9 Ngân hàng Đầu tư và xây dựng Việt Nam từ ngày 24/6/1981

9 Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam từ ngày 14/11/1990

Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam là một trong bốn ngân hàng thương mại nhà nước lớn nhất ở Việt Nam được hình thành sớm nhất và lâu đời nhất, là doanh nghiệp nhà nước hạng đặc biệt, được tổ chức hoạt động theo mô hình Tổng công ty nhà nước Hệ thống tổ chức được hình thành và hoàn thiện dần theo mô hình của một tập đoàn trong tương lai Hiện nay, mô hình tổ chức của BIDV gồm 05 khối lớn: Khối ngân hàng thương mại quốc doanh (bao gồm 3 sở giao dịch và các chi nhánh trên toàn quốc); Khối Công ty; Khối các đơn vị sự nghiệp; Khối liên doanh; Khối đầu tư Tổng số cán

bộ công nhân viên của toàn hệ thống đạt trên 9.300 người vừa có kinh nghiệm, vừa am hiểu công nghệ ngân hàng hiện đại

2 / Hoạt động dịch vụ của BIDV

2.1/ Chuyển đổi cơ cấu dịch vụ

Trong thời kỳ đổi mới, BIDV đã tăng thêm nhiều tiện ích, sản phẩm dịch vụ ngân hàng, xoá thế “độc canh tín dụng” Đáp ứng nhu cầu của khách hàng, các dịch vụ thanh toán quốc tế, thanh toán trong nước, chuyển tiền, chi trả kiều hối, thanh toán thẻ séc, chuyển đổi mua bán ngoại tệ tăng trưởng cả về qui mô, chất lượng dịch vụ Các tiện ích dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt được đẩy mạnh nghiên cứu, áp dụng Nhiều dịch

vụ phi ngân hàng như bảo hiểm phi nhân thọ, cho thuê tài chính, chứng khoán được phát triển, có hệ thống Cơ cấu tài sản nợ - tài sản có được chuyển dịch theo hướng tích cực

Cơ cấu nguồn thu dịch vụ chưa được cải thiện theo hướng tích cực, chủ yếu vẫn thu từ các sản phẩm dịch vụ truyền thống Các hoạt động dịch vụ của Ngân hàng chiếm thị phần nhỏ trên thị trường như thanh toán quốc tế, sản phẩm thẻ, đặc biệt là các sản phẩm mới lần đầu được triển khai qua kênh Chi nhánh (bán bảo hiểm qua ngân hàng, thanh toán lương, chuyển tiền Western Union …), việc triển khai các sản phẩm có chất lượng vượt trội: thanh toán trong nước, BIDV-smart@ccount, do chưa quan tâm giới thiệu đến khách hàng nên kết quả cũng còn nhiều hạn chế Hoạt động kinh doanh thẻ tăng trưởng chậm cả về doanh thu và số lượng thẻ phát hành; công nghệ thông tin là yếu

tố then chốt để phát triển các sản phẩm dịch vụ, tuy nhiên, các dự án đầu tư triển khai còn chậm nên chưa đáp ứng đầy đủ, hiệu quả cho việc phát triển các sản phẩm, dịch vụ ngân hàng ngay cả các sản phẩm dịch vụ mà khách hàng có nhu cầu cao;

Ban Giám Đốc đã tập trung chỉ đạo triển khai và tăng cường khai thác các dịch vụ hiện có (kinh doanh ngoại tệ, thanh toán quốc tế, thanh toán trong nước, mở rộng quan

hệ thanh toán song phương, thanh toán hoá đơn, dịch vụ bảo hiểm qua ngân hàng,…) Tiếp tục nghiên cứu sản phẩm mới trên toàn hệ thống (bao thanh toán, dịch vụ gửi nhận tin nhắn tự động (BSMS) và dịch vụ thanh toán lương tự động,…); thông qua kế hoạch đầu tư công nghệ thông tin 2006-2007 gắn với phát triển sản phẩm dịch vụ;

Tích cực chuẩn bị các điều kiện về nhân sự, về cơ sở vật chất để thực hiện tốt việc cung cấp dịch vụ cho Hội nghi APEC vào tháng 11/2006; qua đó quảng cáo, khuyếch trương hình ảnh, thương hiệu của BIDV

2.2/ Xu hướng phát triển dịch vụ ngân hàng bán lẻ

Ngân hàng là ngành cung ứng dịch vụ đặc biệt đối với dân cư và nền kinh tế; trong điều kiện nền kinh tế mở, tự do hoá thương mại và tự do hoá tài chính, nhu cầu về các dịch vụ ngân hàng sẽ ngày càng phát triển, nhất là các dịch vụ ngân hàng bán lẻ (Retail banking)

Xét trên giác độ kinh tế - xã hội, dịch vụ ngân hàng bán lẻ đẩy nhanh quá trình luân chuyển tiền tệ, tận dụng tiềm năng to lớn về vốn để phát triển kinh tế; đồng thời giúp cải thiện đời sống dân cư, hạn chế thanh toán bằng tiền mặt trong nền kinh tế, góp phần giảm chi phí xã hội qua việc tiết kiệm chi phí và thời gian cho cả ngân hàng và khách hàng

Xét trên giác độ tài chính và quản trị ngân hàng, ngân hàng bán lẻ mang lại nguồn thu

ổn định, chắc chắn, hạn chế rủi ro tạo bởi các nhân tố bên ngoài vì đây là lĩnh vực ít chịu ảnh hưởng của chu kỳ kinh tế; bên cạnh đó, ngân hàng bán lẻ giữ vai trò quan trọng trong việc mở rộng thị trường, mở rộng khách hàng nâng cao năng lực cạnh tranh; tạo nguồn vốn trung, dài hạn chủ đạo cho ngân hàng; góp phần đa dạng hóa hoạt động ngân hàng, tận dụng và khai thác mọi tiềm năng của ngân hàng

Đối với khách hàng, các dịch vụ ngân hàng bán lẻ đem đến sự thuận tiện, an toàn, tiết kiệm cho khách hàng trong quá trình thanh toán và sử dụng nguồn thu nhập của mình Tạp chí Stephen Timewell nhận định “Xu hướng ngày nay thể hiện rõ rằng ngân hàng nào nắm được cơ hội mở rộng việc cung cấp dịch vụ ngân hàng bán lẻ cho một lượng dân cư khổng lồ đang “đói” các dịch vụ tài chính tại các nước có nền kinh tế mới nổi, sẽ trở thành những gã khổng lồ toàn cầu trong tương lai”

Hoạt động ngân hàng bán lẻ ngày càng đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của các ngân hàng thương mại trên thế giới: các ngân hàng bán lẻ toàn cầu được kỳ vọng

sẽ đóng vai trò chủ đạo trong danh sách 20 ngân hàng toàn cầu hàng đầu vào năm 2015 theo xếp hạng của Tạp chí The Banker

Các ngân hàng thương mại Việt Nam đã và đang phát triển dịch vụ ngân hàng bán lẻ

là một xu thế tất yếu, phù hợp với xu hướng chung của các ngân hàng trong khu vực và trên thế giới Đây là hoạt động ngân hàng phục vụ đối tượng khách hàng cá nhân và các

hộ kinh doanh nhỏ, đảm bảo cho các ngân hàng quản lý rủi ro hữu hiệu, cung ứng dịch

vụ một cách tốt nhất cho khách hàng, định hướng kinh doanh, thị trường sản phẩm mục tiêu rõ ràng giúp ngân hàng đạt được hiệu quả kinh doanh tối ưu

Việt Nam được đánh giá là thị trường mà các dịch vụ ngân hàng bán lẻ (dịch vụ tài khoản, séc, thẻ, thanh toán, quản lý tài sản, tín dụng tiêu dùng,…) còn rất nhiều tiềm năng phát triển Yếu tố quyết định đảm bảo cho sự tăng trưởng không ngừng của thị trường dịch vụ ngân hàng bán lẻ tại các nước có nền kinh tế mới nổi như Việt Nam là sự tăng trưởng liên tục của nền kinh tế, cùng với đó là sự cải thiện của môi trường luật pháp, trình độ dân trí và cơ cấu dân số trẻ Từ năm 2000 trở lại đây, nền kinh tế liên tục

tăng trưởng khá nhanh (thấp nhất là 6,79% năm 2000, 7,69% năm 2004, 7,8% năm 2006

và dự kiến 7,6% năm 2007), kinh tế vĩ mô được duy trì ổn định (chỉ số CPI tăng bình quân 3,34%/năm, thâm hụt ngân sách nhà nước được kiểm soát dưới 5% GDP), đời sống vật chất, tinh thần của nhân dân không ngừng được cải thiện Nhờ đó, môi trường hoạt động ngân hàng ngày càng thuận lợi và hấp dẫn; nhu cầu về số lượng và chất lượng dịch

vụ ngân hàng Việt Nam ngày càng tăng

Thị trường dịch vụ ngân hàng bán lẻ sẽ là mặt trận một chiến tuyến mới, không còn là sân chơi độc quyền của các NHTMVN Các ngân hàng nước ngoài, các tổ chức tài chính

phi ngân hàng, thậm chí cả các tổ chức phi tài chính cũng sẽ hành động một cách ráo riết

để chiếm lĩnh thị phần trong lĩnh vực này Khi không có sự phân biệt giữa các tổ chức tín dụng trong nước và các tổ chức tín dụng nước ngoài trong các lĩnh vực hoạt động ngân hàng, các chi nhánh ngân hàng nước ngoài được phép mở rộng mạng lưới đi sâu vào thị trường nội địa, mở rộng đối tượng khách hàng là dân cư, trở thành các ngân hàng bán lẻ với công nghệ hiện đại, năng lực tài chính dồi dào, sản phẩm và dịch vụ ngân hàng phong phú, đa dạng, các NHTMVN có thể thua ngay trên sân nhà Vì vậy, việc đánh giá thực trạng, đề xuất các giải pháp phát triển dịch vụ ngân hàng bán lẻ là vấn đề cấp thiết đối với các NHTMVN

Đứng trước xu thế chung của thời đại, BIDV HCMC cũng khai thác những tiềm năng

từ khách hàng cá nhân, không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng hóa sản phẩm cung cấp cho phân khúc thị trường này

Cùng với sự phát triển tất yếu như vậy, vai trò của kiểm tra nội bộ cần được tăng cường để đảm bảo cho mục tiêu phục vụ khách hàng cá nhân tốt hơn nữa Phát triển dịch

vụ ngân hàng bán lẻ, một xu hướng phát triển tất yếu của các Ngân hàng thương mại

3/Mô hình tổ chức của BIDV HCMC

Ban Giám Đốc gồm : Giám đốc và 3 Phó Giám Đốc

Ban Giám Đốc được phân chia trách nhiệm quản lý, giám sát các 4 “khối” trong BIDV HCM

Bốn “khối” và các phòng ban trực thuộc các khối đó là:

a/ Khối Tín dụng

a.1.Phòng Tín dụng 1: chuyên cho vay các doanh nghiệp trong lĩnh vực xây lắp a.2 Phòng Tín dụng 2: chuyên cho vay các doanh nghiệp lớn

a.3 Phòng Tín dụng 3 : chuyên cho vay doanh nghiệp vừa và nhỏ

a.4 Phòng tín dụng 4 : chuyên cho vay cá nhân

a.5 Phòng quản lý tín dụng : chuyên định giá, công chứng tài sản thế chấp

a.6 Phòng thẩm định : thẩm định các dự án đầu tư cho vay trung và dài hạn

b/ Khối dịch vụ (phi tín dụng)

b.1 Dịch vụ 1 : cung cấp dịch vụ cho khách hàng doanh nghiệp

b.2 Dịch vụ 2 : cung cấp dịch vụ thanh toán quốc tế cho các doanh nghiệp

b.3 Dịch vụ 3 : cung cấp dịch vụ về ngân quỹ cho các đối tượng là nội bộ và khách hàng

b.4 Dịch vụ 4 : cung cấp dịch vụ cho khách hàng cá nhân

c/ Khối quản lý nội bộ

c.1.Phòng Kiểm tra nội bộ : thực hiện công tác kiểm tra các hoạt động của các phòng ban nghiệp vụ và các phòng ban khác

c.2 Phòng kế toán tài chính

c.3 Phòng điện toán

c.4 Phòng pháp chế

c.5 Phòng tổ chức – hành chính

d/ Khối các đơn vị trực thuộc

Gồm 5 phòng giao dịch : Bùi Thị Xuân, Khánh Hội, Cộng Hòa, Tân Định, Phú Nhuận

Theo mô hình tổ chức trên, tại Hội sở chính BIDV HCMC, phòng trực tiếp cung

ứng các dịch vụ ngân hàng bán lẻ đến khách hàng là phòng dịch vụ khách hàng cá nhân (phòng dịch vụ 4)

II/ MÔ HÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM CHI NHÁNH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

b/ Phương pháp đột xuất

Việc kiểm tra được tiến hành đột xuất mà không được thông báo trước

c/ Phương pháp trực tiếp

Chủ yếu kiểm tra về tác nghiệp của cán bộ công nhân viên

d/ Phương pháp gián tiếp

Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp trên bề mặt chứng từ, các văn bản hướng đẫn, phân công công việc hoặc quy trình cụ thể

2/Sơ đồ kiểm soát nội bộ tại BIDV HCMC

Mô hình hình thành bộ máy Kiểm tra kiểm soát nội bộ tại BIDV HCMC được hình

thành theo hàng dọc, thể hiện ở sơ đồ 2.1 Diễn giải sơ đồ như sau :

Để tăng cường kiểm soát nội bộ tại chi nhánh, Ban giám đốc chi nhánh đã chú trọng đến công tác kiểm toán nội bộ Qua đó, xây dựng phòng “kiểm tra nội bộ” - nằm trong khối quản lý nội bộ - với nhân viên có đủ năng lực và trình độ để kiểm tra công việc của các phòng ban nghiệp vụ Nhân viên làm việc tại phòng kiểm tra nội bộ của chi nhánh phải có ít nhất hai năm công tác trong các phòng ban nghiệp vụ tại BIDV HCMC, có trình độ đại học hoặc sau đại học, có trình độ Anh văn và vi tính đảm bảo cho công tác Các phòng ban nghiệp vụ trực thuộc các khối Tín dụng, dịch vụ, quản lý nội bộ và các đơn vị trực thuộc chịu sự kiểm tra kiểm soát trực tiếp của phòng Kiểm tra nội bộ của chi nhánh

Phòng kiểm tra nội bộ của chi nhánh được Ban giám đốc chi nhánh phân công (ủy quyền nếu cần) kiểm tra, giám sát hoạt động nghiệp vụ của các phòng ban Báo cáo trực tiếp cho Ban giám đốc về tình trạng thực hiện: những việc đã làm được, những yếu kém cần khắc phục, đề ra những giải pháp cụ thể để khắc phục Công tác kiểm tra này dựa trên các quy trình nghiệp vụ, cơ chế chính sách đã được chi nhánh đề ra, dựa trên văn bản pháp luật liên quan đến các tổ chức tín dụng

Bên cạnh đó, trong toàn hệ thống BIDV, kiểm soát nội bộ chuyên nghiệp hóa hơn với Ban kiểm soát Ngân hàng Đầu tư và Phát triển, thành lập Ban Kiểm tra nội bộ tiến hành kiểm tra trên toàn hệ thống theo chiều dọc, để tăng cường và chấn chỉnh lại công tác này

Theo định kỳ, Ban kiểm tra nội bộ của Hội sở chính BIDV (Trung ương) sẽ phối hợp với Ban giám đốc và phòng kiểm tra nội bộ từng chi nhánh tiến hành kiểm tra giám sát công tác của các phòng ban nghiệp vụ, bao gồm phòng kiểm tra nội bộ của chi nhánh Ban kiểm tra nội bộ của Trung ương báo cáo trực tiếp lên Tổng giám đốc BIDV Dựa vào đó để đánh giá công tác của từng chi nhánh

MÔ HÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI BIDV HCM

Ban Giám Đốc

P Kiểm Tra Nội Bộ

Ban Kiểm Tra

Tổng Giám Đốc Báo Cáo Tr

Nghiệp Vụ

3/ Các quy trình, quy định chính được áp dụng tại BIDV HCMC

Căn cứ xây dựng quy trình

-Dựa trên đặc thù và tính chất của mỗi nghiệp vụ phát sinh

-Dựa vào “Hệ thống các biện pháp thận trọng trong hoạt động ngân hàng tại Việt

Nam”(có thể tham khảo chi tiết ở phần Phục lục)

- Sổ tay quản lý chất lượng

*Hệ thống các biện pháp thận trọng trong hoạt động ngân hàng tại Việt Nam

Đối với Luật pháp Việt Nam đã đồng nghĩa các biện pháp thận trọng trong hoạt động

ngân hàng với các tiêu chuẩn về đảm bảo an tồn hay gọi là biện pháp an tồn trong

hoạt động kinh doanh của ngân hàng như:

-Các tỷ lệ đảm bảo trong hoạt động kinh doanh ngân hàng

-Các hạn chế, điều kiện tiến hành hoạt động ngân hàng

-Các quy định về cơ cấu tổ chức của tổ chức tín dụng, tiêu chuẩn về năng lực, trình

độ với các chức danh lãnh đạo chủ chốt của TCTD…

Một cách khái quát nhất về hệ thống các biện pháp thận trọng trong hoạt động Ngân hàng hiện hành ở Việt Nam bao gồm:

9 Cơ sở Pháp lý để điều chỉnh các hoạt động Ngân hàng

Luật các TCTD (1997) điều chỉnh tổ chức và nghiệp vụ mà TCTD và TCTD phi Ngân hàng buộc phải tuân thủ khi ra đời và tiến hành các giao dịch với thị trường tài chính

9 Hệ thống các quan hệ giữa chính sách tiền tệ với chính sách tài khố

Các tỷ lệ bảo đảm an tồn hoạt động ngân hàng và các hạn chế, điều kiện tiến hành hoạt động dịch vụ ngân hàng

9Các hạn chế, điều kiện tiến hành hoạt động ngân hàng

9 Các yêu cầu về cơ cấu tổ chức và năng lực quản trị, điều hành của các

Về tổ chức của cơ cấu TCTD, về Quản trị điều hành và kiểm sốt

* Sổ tay quản lý chất lượng

Sổ tay quản lý chất lượng là tài liệu nêu rõ chủ trương, chính sách, nguyên tắc chung và nội dung về quản lý chất lượng mà toàn thể lãnh đạo, nhân viên của toàn hệ thống NH ĐT và PTVN cam kết thực hiện thông qua quản lý nội bộ và dịch vụ ngân hàng phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn

Các nội dung của hệ thống quản lý được thể hiện tại các quy trình, hướng dẫn cụ

thể trong quá trình tạo sản phẩm và quá trình hỗ trợ, quá trình quản lý chung

Hệ thống quản lý chất lượng của BIDV VN được xây dựng theo tiêu chuẩn quốc

tế ISO 9001:2000

Mục đích xây dựng hệ thống quản lý chất lượng BIDV VN là luôn xác định việc nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ và ngân hàng cung ứng cho ngân hàng những sản phẩm đủ tiêu chuẩn chất lượng là nền tảng cho sự phát triển bền vững

Phạm vi áp dụng đối với sản phẩm, dịch vụ ngân hàng chính và địa điểm áp dụng trên toàn hệ thống BIDV bao gồm Hội sở chính và các chi nhánh

Sản phẩm và dịch vụ ngân hàng chính -Tín dụng (ngắn, trung và dài hạn) thẩm dịnh dự án đầu tư -Bảo lãnh (các hình thức bảo lãnh đang áp dụng tại Việt Nam) -Thanh toán (thanh toán trong nước và thanh toán quốc tế) Cấu trúc về hệ thống văn bản liên quan tới hệ thống quản lý chất lượng được mô

tả theo sơ đồ hình tháp sơ đồ 2.2

SƠ ĐỒ HÌNH THÁP QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TRONG HỆ THỐNG BIDV

Là tài liệu của BIDV xác định Các chủ trương, chính sách, nguyên tắc chung

và nội dung về hệ thống quản lý chất lượng

Quy định về trình tự tiến hành các nội dung công việc trong hệ thống quản lý chất lượng

Luật, Nghị định, Thông tư do Quốc hội, Chính phủ, Ngân Hàng nhà Nước ban hành ảnh hưởng tới hoạt động của BIDV

Sổ tay Quản Lý

III/ MÔ HÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG

CÁ NHÂN TẠI BIDV HCMC

1/ Các phương pháp

Phương pháp trực tiếp, gián tiếp, định kỳ, đột xuất do Phòng Kiểm Tra Nội Bộ chi nhánh phối hợp với phòng Kế toán thực hiện, như trình bày ở chương II mục 1

Đối với Kiểm tra định kỳ còn có Kiểm tra của Ban Kiểm tra kiểm soát nội bộ của Hội

Sở Chính (Trung Ương) tại Hà Nội

2/ Sơ đồ kiểm soát nội bộ (sơ đồ 2.3)

MÔ HÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI PHÒNG DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN – BIDV HCM

Giao dịch

Kiểm soát trực tiếp

Phối hợp Phòng kiểm

Kiểm soát trực tiếp Kiểm soát gián tiếp

3/ Các chính sách kiểm tra kiểm soát nội bộ

Căn cứ để tiến hành kiểm tra là các quy trình, quy định cụ thể, chức năng nhiệm vụ của phòng dịch vụ khách hàng cá nhân, mô tả công việc và phân công uỷ quyền

Kiểm tra việc tuân thủ trong công tác huy động vốn, cầm cố giấy tờ có giá, giải ngân, định mức tồn quỹ, định mức giao dịch, chaáp hành phân công uỷ quyền của Giám Đốc chi nhánh

Trọng tâm kiểm tra

Khi tiến hành kiểm tra công việc của phòng Dịch vụ khách hàng, Phòng Kiểm Tra nội bộ chi nhánh thường tiến hành kiểm tra ở những quy trình và quy định của những nghiệp vụ sau :

-Quy trình giao dịch một cửa

- Quy định về an toàn kho quỹ

- Quy định về kiểm tra nghiệp vụ huy động vốn

- Quy định về chiết khấu, cho vay cầm cố chứng từ có giá

- Mô tả công việc và phân công uỷ quyền (xem chi tiết ở phần phụ lục)

Lý do kiểm tra những điểm nêu trên

‐ Phòng dịch vụ 4 là phòng ban duy nhất thực hiện giao dịch một cửa

‐ Phòng dịch vụ 4 được nâng cấp từ quỹ tiết kiệm trung tâm

‐ Chính vì là phòng ban duy nhất thực hiện giao dịch một cửa nên công việc của phòng liên quan đến tiền mặt, ngoài ra còn quỹ phụ quản lý ấn chỉ quan trọng, cầm cố chứng

từ có giá, thẻ tiết kiệm nên vấn đề an toàn kho quỹ rất quan trọng

‐ Ngoài thực hiện huy động vốn, phòng dịch vụ 4 còn thực hiện tất cả các dịch vụ có liên quan đến dịch vụ khách hàng cá nhân, trong đó dịch vụ thanh toán chiếm phần lớn : thanh toán bằng Việt Nam Đồng và ngoại tệ

‐ Đối với những sổ tiết kiệm hoặc chứng chỉ tiền gửi sắp đến hạn, nhưng khách hàng

có nhu cầu rút tiền thì nghiệp vụ cho vay cầm cố hoặc chiết khấu có lợi cho khách hàng

IV/ ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ

VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM CHI NHÁNH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH VÀ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN

1/ Những ưu điểm

a/ Đối với BIDV HCMC

Về mặt chất lượng, BIDV HCMC đã được cấp chứng nhận ISO 9001:2000 vào năm

2005 Căn cứ vào sổ tay quản lý chất lượng, hệ thống kiểm soát nội bộ được cải tiến đảm

bảo phù hợp với ISO BIDV đã xây dựng được các quy trình, quy định cụ thể đối với từng loại nghiệp vụ phát sinh Bên cạnh việc xây dựng quy trình quy định khơng những phù hợp với thực tế tác nghiệp mà cịn phù hợp với quy định của Ngân hàng Nhà nước, của pháp luật…

Nhờ vậy, BIDV HCM cũng cĩ những chủ trương tuyển dụng cán bộ, bố trí những cán bộ cĩ đầy đủ năng lực vào đúng vị trí – thể hiện ở quy trình tuyển dụng và quy trình đánh giá cán bộ Cĩ như thế, các thủ tục kiểm sốt trong các quy trình quy định mới cĩ thể được thực hiện một cách tốt nhất Bởi yếu tố con người là quan trọng

Nhận định được yếu tố trên, Bộ máy Kiểm Sốt Nội Bộ được hồn thiện, những kết quả cụ thể như sau:

-Đề ra các biện pháp thực hiện kiểm tốn cĩ trọng tâm nâng cao chất lượng cơng tác quản trị điều hành, kiểm tra, kiểm tốn nội bộ, đồng thời gĩp phần nâng cao chất lượng dịch vụ, hạn chế rủi ro trong hoạt động ngân hàng

-Định kỳ, trên cơ sở các báo cáo tài chính, cân đối kế tốn và các báo cáo được cung cấp, Ban Kiểm sốt Trung ương hoặc phòng Kiểm Tra Nội bộ tiến hành phân tích, đánh giá kết qủa hoạt động theo từng mặt nghiệp vụ và tổng hợp báo cáo kết quả giám sát hoạt động của tịan hệ thống thơng qua các chỉ tiêu chủ yếu về đảm bảo an tồn trong hoạt động ngân hàng và các chỉ tiêu về tài sản nợ, cĩ và cơng tác tài chính

kế tốn trình chủ tịch và các thành viên HĐQT hoặc Ban Giám Đốc

- Nhận thức được vai trị và sự cần thiết của kiểm tốn nội trong hoạt động ngân hàng, ban kiểm soát đã nỗ lực phối hợp với ban kiểm tra nội bộ chỉnh sửa, hịan thiện

sổ tay kiểm tốn nội bộ để phù hợp với thơng lệ và đảm bảo tuân thủ quy định của luật pháp Việt Nam

-Tích cực phối hợp với các phịng ban, phịng Hội Sở Chính trong cơng tác xây dựng chính sách, quy trình về quy chế kiểm tốn nội bộ BIDV

-Tiếp tục ổn định bộ máy tổ chức và nhân sự, đồn kết thống nhất để thực hiện nhiệm

vụ chuyên mơn, nâng cao chất lượng kiểm tốn, giám sát, phân tích đánh giá và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng hoạt động kinh doanh và hạn chế rủi ro của hệ thống

* Giám sát hoạt động của hệ thống kiểm tra nội bộ

Để thực hiện công cụ giám sát hoạt động toàn hệ thống, đảm bảo mọi hoạt động của toàn hệ thống đều phải được kiểm tra, giám sát, Ban Kiểm tra nội bộ đã chỉ đạo

hệ thống Kiểm tra nội bộ xây dựng và triển khai chương trình công tác năm 2006 ngay từ những tháng đầu năm và đã thực hiện tốt chương trình công tác

-Hệ thống kiểm tra nội bộ đã tổ chức trực tiếp kiểm tra các đơn vị thành viên, tập trung vào các nghiệp vụ: tín dụng - bảo lãnh, công tác an toàn kho quỹ, giao dịch một cửa; kinh doanh ngoại tệ và thanh toán quốc, công nghệ thông tin và ATM

-Việc giải quyết khiếu nại tố cáo được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật, hầu hết các đơn thư khiếu nại, tố cáo đã xác minh giải quyết và có kết luận Trong đó đáng lưu ý một số các nội dung liên quan đến việc cho vay, phát mại tài sản, miễn giảm lãi; công tác quản lý tài chính, quy hoạch bổ nhiệm và đạo đức tư cách của cán

bộ cần được Giám Đốc các chi nhánh quan tâm nhằm hạn chế đến mức tối đa

-Định kỳ, Ban kiểm tra nội đã tổng hợp báo cáo các sai sót, hạn chế tại các đơn vị do kiểm tra nội bộ, thanh tra ngân hàng nhà nước, phát hiện đồng thời nghiêm túc yêu cầu các đơn vị khắc phục, chỉnh sửa các sai sót, vi phạm được phát hiện qua kiểm tra, thanh tra

b/ Đối với hoạt động dịch vụ khách hàng cá nhân tại BIDV HCMC

Từ năm 2004, theo chủ trương hiện đại hoá ngân hàng của ngân hàng Nhà nước, dưới sự tài trợ của World Bank, các Ngân hàng thương mại Nhà Nước phải tiến hành

“hiện đại hoá” Trong đó, có BIDV HCM và phòng dịch vụ 4

Phòng dịch vụ 4 ngoài chức năng huy động vốn ban đầu được bổ sung thêm chức năng thực hiện toàn bộ các dịch vụ khách hàng cá nhân, khi khách hàng cá nhân đến giao dịch tại một quầy thì mọi nhu cầu của khách hàng thuộc chức năng của phòng dịch vụ sẽ được giải quyết Đó là một trong những mục tiêu cụ thể nhất của hiện đại hoá ngân hàng,

mà công cụ thực hiện nó chính là giao dịch một cửa Hầu hết các nghiệp vụ và giao dịch của giao dịch viên hạch toán trực tiếp vào chương trình “hiện đại hoá ngân hàng” thông qua kiểm soát Chương trình “hiện đại hoá ngân hàng” này được viết để phục vụ cho công tác giao dịch một cửa của Phòng dịch vụ khách hàng cá nhân với màn hình giao diện được đặt tên là BDS

Qua một vài văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu công việc của phòng

và quy trình, quy định cụ thể dưới đây như là dẫn chứng để có thể đánh giá được môi

trường và hoạt động kiểm soát nội bộ của phòng

b.1/ Chức năng nhiệm vụ của phòng dịch vụ khách hàng cá nhân

b.1.1 Chức năng nhiệm vụ chung

Trực tiếp thực hiện nhiệm vụ giao dịch với khách hàng (từ khâu tiếp xúc, tiếp nhận yêu cầu sử dụng dịch vụ ngân hàng của khách hàng, hướng dẫn thủ tục giao dịch,

mở tài khoản, gửi tiền rút tiền, thanh toán, chuyển tiền …); tiếp thị giới thiệu sản phẩm dịch vụ ngân hàng; tiếp nhận các ý kiến phản hồi của khách hàng về dịch vụ, tiếp thu, đề xuất hướng dẫn cải tiến để không ngừng đáp ứng sự hài lòng của khách hàng

Trực tiếp thực hiện, xử lý, tác nghiệp và hạch toán kế toán các giao dịch với khách hàng (về mở tài khoản tiền gửi và xử lý giao dịch tài khoản theo yêu cầu của khách hàng, các giao dịch nhận tiền gửi, rút tiền, chuyển tiền, thanh toán, ngân quỹ, thẻ tín dụng, thẻ thanh toán, thu đổi, mua bán ngoại tệ …), tham gia tiếp và hoàn quỹ ATM

và các dịch vụ khác Chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác, đúng đắn của các giao dịch, đảm bảo an toàn tiền vốn, tài sản của ngân hàng và khách hàng; thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ, đúng thẩm quyền và thực hiện đầy đủ các biện pháp kiểm soát nội bộ trước khi hoàn tất một giao dịch với khách hàng

Đề xuất, tham mưu với Giám đốc chi nhánh về chính sách phát triển sản phẩm dịch vụ ngân hàng mới, cải tiến quy trình giao dịch, phục vụ khách hàng

Thực hiện chiết khấu chứng từ có giá do phòng hoặc do Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam phát hành Thực hiện việc giải ngân vốn vay cho khách hàng trên cơ

sở hồ sơ giải ngân được duyệt

Thực hiện việc quản lý thông tin (lưu trữ, bảo mật và cung cấp) thuộc nhiệm vụ của phòng và các loại báo cáo nghiệp vụ theo quy định, scan và duyệt chữ ký khách hàng

cá nhân theo quy trình mẫu dấu chữ ký

Thực hiện đúng chức trách phối hợp với các phòng khác theo quy trình nghiệp vụ

b.1.2/ Chức năng nhiệm vụ cụ thể