hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty tnhh công nghệ và thương mại sông mã

Các phương pháp phân loại NVL Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu bao gồm rất nhiều loại với các nội dung kinh tế, công cụ và tính năng lý – hóa học khác nhau và thường xuyên có sự

BỘ CÔNG THƯƠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH

CƠ SỞ THANH HÓA – KHOA KINH TẾ

GV HƯỚNG DẪN: TH.S LÊ THỊ HỒNG SƠN

LỜI CẢM ƠN

Trong những năm ngồi trên ghế nhà trường, là những thời gian khó quên trong quãng đời sinh viên của chúng em Thầy cô đã tận tình giảng dậy trang bị hành trang để chúng em có đủ tự tin bước vào đời Với những kiến thức nhận được trong thời gian học tập tại trường Đại Học Công Nghiệp TP Hồ Chí Minh với những hiểu biết thực tiễn có được qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại Sông Mã đã giúp chúng em có cái nhìn toàn diện và thực tế hơn Để có đuợc kết quả này chúng em chân thành cảm ơn thầy cô trường Đại Học Công Nghiệp TP.Hồ Chí Minh đã hết lòng truyền đạt kiến thức và kinh nghiệm qúy báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập tại trường

Chúng em xin ghi nhận tất cả những giá trị cao quý ấy xin gửi lòng biết ơn sâu sắc đến toàn thể quý thầy cô trường Đại Học Công Nghiệp TP.Hồ Chí Minh và hơn thế nữa em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Giáo viên Lê Thị Hồng Sơn, người đã tận tình giảng dạy truyền đạt những kiến thức và kinh nghiệm để em hoàn thành bài chuyên đề này

Em xin chân thành cảm ơn đến lãnh đạo cùng các cô, chú, chị đang công tác tại Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại Sông Mã

Cuối cùng em xin chúc quý thầy cô tại trường Đại Học Công Nghiệp Thành Phố Hồ Chí Minh và các cô, chú, anh chị trong Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại Sông Mã lời chúc sức khỏe và lời cảm ơn chân thành nhất

Thanh Hóa, ngày …tháng …năm 2014

Sinh viên

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

Thanh Hóa, Ngày … Tháng … năm 2013

GIẢNG VIÊN

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN

Thanh Hóa, Ngày … Tháng … năm 2014

GIẢNG VIÊN

4 CBCNV Cán bộ công nhân viên

5 SXKD Sản xuất kinh doanh

6 GTGT Giá trị gia tăng

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 2

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 3

3

3

3

3

3

3

3

3

3

3

3

3

3

3

3

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN 4

4

4

4

4

4

4

4

4

4

4

4

4

4

4

4

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 5

MỤC LỤC 6

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: 3

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 3

1.1 CƠ SỞ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 3

1.1.1 Khái niệm nguyên vật liệu (NVL) 3

1.1.2 Đặc điểm và vai trò của NVL trong quá trình sản xuất 3

1.1.2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu 3

1.1.2.2 Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh 4

1.1.3 Các phương pháp phân loại NVL 5

1.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU 6

1.2.1 Đánh giá vật liệu theo giá thực tế 7

1.2.1.1 Giá vật liệu thực tế nhập kho 7

1.2.1.2 Giá thực tế xuất kho 8

1.2.2 Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán 12

1.3 NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN NVL 12

1.3.1 Yêu cầu quản lý NVL 12

1.3.2 Nhiệm vụ của kế toán NVL 14

1.4 TÍNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU 14

1.5 ĐẶC ĐIỂM LUÂN CHUYỂN NGUYÊN VẬT LIỆU 15

1.5.1 Thu mua nguyên vật liệu 15

1.5.2 Hệ thống kho chứa nguyên vật liệu 16

1.5.3 Sử dụng nguyên vật liệu 17

1.6 KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU 17

1.6.1 Chứng từ sử dụng 17

1.6.2 Sổ kế toán chi tiết vật liệu 18

1.6.3 Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu 19

1.6.3.1 Phương pháp thẻ song song 19

1.6.3.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 21

1.6.3.3 Phương pháp sổ số dư 22

1.7 KẾ TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU 25

1.7.1 Kế toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên 25

1.7.2 Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ 33

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI SÔNG MÃ 35

2.1.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 35

2.1.1 Lịch sử hình thành 35

2.1.2 Vốn điều lệ 35

2.1.3 Quyết định thành lập 35

2.1.4 Ngành nghề kinh doanh 35

2.1.5 Đặc điểm tổ chức sản xuất tại Công ty 35

2.1.6.Mô hình tổ chức của Công ty 37

2.1.6.1.Mô hình bộ máy quản lý: 37

2.1.6.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty: 38

2.1.6.3 Tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Công nghệ và Thương Mại Sông Mã: 41

2.1.4.3.1 Chế độ kế toán áp dụng: 41

2.1.6.3.2 Hình thức kế toán tại Công ty đang áp dụng: 42

2.1.6.3.4 Hệ thống sổ sách kế toán áp dụng tại công ty: 42

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NLVL-CCDC TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI SÔNG MÃ 45

2.2.1 Đặc điểm NLVL, CCDC tại Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại Sông Mã 46

2.2.1.1 Các loại nguyên liệu vật liệu của Công ty 46

2.2.1.2 Nguồn cung cấp NVL-CCDC của Công Ty 47

2.2.2 Phương pháp tính giá NLVL, CCDC tại Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại Sông Mã .47

2.2.2.1 Phương pháp tính giá NVl, CCDC nhập kho, xuất kho tại công ty 47

2.2.2.2 Kế toán NVL-CCDC tại Công Ty 48

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ Ý KIẾN NHẦM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG CỤ DỤNG CỤ, NGUYÊN VÂT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI SÔNG MÃ 72

3.1 NHẬN XÉT CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY 72

3.1.1Ưu điểm 72

3.1.2 Nhược điểm 72

3.2 MỘT SỐ Y KIẾN NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL, CCDC TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI SÔNG MÃ 73

KẾT LUẬN 77

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường với những quy luật đặc trung của doanh nghiệp như cung và cầu, cạnh tranh đang ngày càng thể hiện rõ nét trong mọi hoạt động của đời sống kinh tế Sự cạnh tranh quyết liệt tất yếu sẽ dẫn đến hiệu quả là có những doanh nghiệp kinh doanh làm ăn phát đạt, thị trường luôn luôn mở rộng Bên cạnh đó cũng có nhưng doanh nghiệp phải thu hẹp sản xuất thậm chí phải tuyên bố giải thể, phá sản Do đó, để tồn tại và phát triển sản xuất doanh nghiệp phải tự mình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh trong tình hình cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp nào tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh “lời ăn, lỗ chịu” Doanh nghiệp nào tổ chức tốt thì sẽ thu được nhiều lợi nhuận hơn Muốn vậy, doanh nghiệp phải áp dụng tổng hợp các biện pháp, trong đó quan trọng hàng đầu không thể thiếu được là quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và tổ chức công tác kế toán “Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ” nói riêng

Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì chi phí về “Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ” chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành Chỉ cần một sự biến động nhỏ về chi phí “Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ” cũng làm ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm, ảnh hưởng tới lợi nhuận của doanh nghiệp Do vậy, một trong nhưng yếu tố nhằm đạt lợi nhuận cao là: Ổn định nguồn nguyên liệu, tính toán đúng đắn, vừa đủ lượng nguyên liệu cần dung, tránh lãng phí nguyên vật liệu, không ngừng giảm đơn giá Nguyên liệu, vật liệu (giá mua, cước phí vận chuyển bốc rỡ….) giảm các chi phí để bảo quản sẻ giải phóng được một số vốn lưu động đáng kể Đó cũng là yêu cầu và mục tiêu phấn đấu của mọi doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường

có sự cạnh tranh gay gắt Kế toán vật liệu có vai trò quan trọng trong việc thực hiện các mục tiêu nói trên Tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu sẽ giúp cho người quản lý lập dự toán Nguyên vật liệu đảm bảo được việc cung cấp đầy đủ, đúng chất lượng và dung lúc cho sản xuất, giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng, đúng kế hoạch, tránh làm ứ đọng vốn và phát sinh các chi phí không cần thiết, tăng

nâng cao và hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán công tác quản lý và hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất và một vấn đề hết sức cần thiết, khách quan.

Vì thời gian thực tập và khẳ năng có hạn nên bài chuyên đề thự tập chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót Qua đây em rất mong anh chị, cô chú kế toán của công ty góp ý kiến để chuyên đề này được hoàn thiện tốt hơn

Em xin trân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiêt tình của Giáo viên Lê Thị Hồng Sơn cùng các thấy cô giáo trong khoa kế toán đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành bài chuyên đề này

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

CHƯƠNG 1:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU

TRONG CÁC DOANH NGHIỆP.

1.1 CƠ SỞ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

1.1.1 Khái niệm nguyên vật liệu (NVL)

Trong các doanh nghiệp sản xuất NVL là những đối tượng lao động, thể hiện dưới dạng vật hóa là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm

Trong quá trình tham gia vào sản xuất kinh doanh, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, NVL bị tiêu hao toàn bộ và không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu mà giá trị của NVL được chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm mới làm ra

Đối tượng lao động được coi là NVL khi có sự tác động của bàn tay con người vào đối tượng lao động và làm thay đổi tính chất hóa lý hoặc tình trạng bên ngoài (gọi là nguyên vật liệu)

1.1.2 Đặc điểm và vai trò của NVL trong quá trình sản xuất

1.1.2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu

Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, NVL mang những đặc điểm rất riêng so với những yếu tố đầu vào khác như:

• NVL thường tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh và tiêu hao toàn

bộ hay chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị vào sản phẩm

• NVL là một loại hàng tồn kho được doanh nghiệp dự trữ với mục đích phục

vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp Mỗi một loại NVL nhất định lại gắn liền với một thời hạn bảo quản nhất định

Do vậy doanh nghiệp phải dựa vào đặc điểm này của NVL để có kế hoạch trong việc thu mua, dự trữ và bảo quản NVL cũng như việc xuất NVL vào sản xuất

• NVL là một bộ phận quan trọng trong tài sản lưu động của

1.1.2.2 Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh

Tại các doanh nghiệp sản xuất, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất là vô cùng quan trọng Trong quá trình tạo ra sản phẩm thì nguyên vật liệu đóng vai trò là nguyên nhân chủ yếu không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào Vì quá trình sản xuất là quá trình kết hợp giữa sức lao động với tư liệu lao động để tạo ra các sản phẩm phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng và thị hiếu của khách hàng Giai đoạn này một mặt doanh nghiệp bỏ ra các chi phí về nguyên vật liệu và các yếu tố có liên quan để tiến hành sản xuất, mặt khác doanh nghiệp lại thu được một lượng kết quả sản xuất bao gồm thành phẩm và sản phẩm dở dang

Nguyên vật liệu đóng vai trò chủ yếu trong quá trình tạo ra sản phẩm, không

có nguyên vật liệu đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải ngừng sản xuất Mà trong các doanh nghiệp sản xuất, gián đoạn trong sản xuất là điều tối kị Và hơn nữa, chất lượng nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản phẩm đầu ra Vì thế nên công tác thu mua, bảo quản và giám sát chất lượng nguyên vật liệu đầu vào luôn được chú trọng tại doanh nghiệp đảm bảo làm sao đủ vật liệu đúng tiêu chuẩn chất lượng để đưa vào sản xuất Từ đó ta nhận thấy, nguyên vật liệu tại câc doanh nghiệp còn là một trong các nhân tố góp phần giúp cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp diễn ra bình thường

Mục đích cuối cùng của các doanh nghiêp sản xuất kinh doanh đó chính là lợi nhuận Tuy nhiên để đảm bảo bù đắp được chi phí và có lãi đòi hỏi doanh nghiệp phải áp dụng mọi biện pháp để tăng lượng kết quả thu được, giảm lượng chi phí chi

ra mà trong đó chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ lệ cao nhất Vì thế giảm được chi phí nguyên vật liệu đồng nghĩa với việc đem lại lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp Để đạt được điều này không phải đơn giản mà điều kiện tiên quyết của doanh nghiệp là phải hạch toán nguyên vật liệu một cách rõ ràng hợp lý phù hợp với từng thời điểm cụ thể mà doanh nghiệp đang sản xuất Nếu công tác kế toán nguyên vật liệu đáp ứng được các yêu cầu cần thiết trong quá trình sản xuất sẽ giúp cho các

nhà quản lý doanh nghiệp đưa ra được các chiến lược kinh doanh hiệu hơn

1.1.3 Các phương pháp phân loại NVL

Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu bao gồm rất nhiều loại với các nội dung kinh tế, công cụ và tính năng lý – hóa học khác nhau và thường xuyên có sự biến động tăng giảm trong quá trình sản xuất kinh doanh Để thuận lợi cho quá trình quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán với chi tiết từng loại đảm bảo hiệu quả sử dụng trong sản xuất thì doanh nghiệp cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu

Phân loại vật liệu là quá trình sắp xếp vật liệu theo từng loại, từng nhóm trên một căn cứ nhất định nhưng tùy thuộc vào từng loại hình cụ thể của từng doanh nghiệp theo từng loại hình sản xuất, theo nội dung kinh tế và công cụ của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh Căn cứ vào nội dung kinh tế và công cụ của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh để phân chia vật liệu thành các loại sau

* Nguyên liệu, vật liệu chính (Bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài)

Là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm Danh từ Nguyên liệu ở đây dùng để chỉ đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp Ví dụ: Sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo cơ khí, doanh nghiệp xây dựng cơ bản; bông trong các doanh nghiệp dệt, vải trong các doanh nghiệp may…

Là đối tượng lao động chủ yếu của công ty và là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể, vật chất chủ yếu của sản phẩm như: vải, chỉ, khuy, bông, vải lót mex, chun, khóa… NVL chính dùng vào sản xuất sản phẩm hình thành nên chi phí NVL trực tiếp trong mỗi loại NVL chính đó lại chia thành nhiều thứ khác nhau, ví dụ như:

+ Vải gồm: vải bò, vải thô, vải thô, vải kaki, skavi (màu đen, màu trắng, màu xanh,…), vải cotton ( 100%, 60%, ), satank, vải chéo, vải bay,…

+ Chỉ cũng gồm nhiều loại: chỉ 50C2 ( màu đen, màu xanh, màu trắng…), chỉ 60C3, chỉ 30C3, chỉ mạ non,…

+ Khuy cũng có nhiều loại: khuy đồng, khuy nhựa 14 ly, khuy 12 ly đen, khuy 15 ly mạ non,…

* Vật liệu phụ

Cũng là đối tượng lao động, chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất được

dùng với vật liệu chính làm tăng chất lượng sản phẩm như hình dáng màu sắc hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất Vật liệu phụ bao gồm : phấn may, giấy gói hàng, phấn bột, nẹp sắt,…

* Nhiên lệu

Là những vật liệu được sử dụng cho công nghệ sản xuất sản phẩm, kinh doanh như phương tiện vận tải, máy mọc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất nhiên liệu bao gồm như: dầu máy khâu, xăng, dầu diezen,…

* Phụ tùng thay thế

Là các chi tiết phụ tùng, sử dụng để thay thế sửa chữa các lọa máy móc thiết

bị sản xuất, phương tiện vận tải như: kim may, vít bắt chân vịt máy khâu, trụ tự động máy, ắc quy, răng cưa mặt nguyệt, thoi, suốt,…

* Vật liệu khác

Là các loại vật liệu còn được xét vào các loại kể trên như: vải thừa, bông vụn,

… được tận dụng để trang trí thêm cho sản phẩm

Vì vậy căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng NVL thì toàn bộ NVL của doanh nghiệp được chia thành NVL dùng trực tiếp vào sản xuất kinh doanh và NVL dùng vào các nhu cầu khác

1.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ NGHIỆP

VỤ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

Đánh giá NVL là xác định giá trị của chúng theo một nguyên tắc nhất định Theo quy định hiện hành, kế toán nhập xuất tồn kho NVL phải phản ánh theo giá thực tế, khi xuất kho cũng phải xác định theo giá thực tế xuất kho theo đúng phương pháp quy định

Tuy nhiên trong không ít doanh nghiệp để đơn giản và giảm bớt khối lượng

ghi chép, tính toán hàng ngày có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập xuât nguyên vật liệu.

Như vậy, để đánh giá vật liệu các doanh nghiệp thường dùng tiền để biều hiện giá trị của chúng Trong công tác hạch toán ở đơn vị sản xuất thì vật liệu được đánh giá theo hai phương pháp chính:

- Đánh giá vật liệu theo giá thực tế

- Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán

1.2.1 Đánh giá vật liệu theo giá thực tế

1.2.1.1 Giá vật liệu thực tế nhập kho

Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu được nhập từ nhiều nguồn nhập mà giá thực tế của chúng trong từng lần nhập được xác định cụ thể như nhau:

* Đối với vật liệu mua ngoài

Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị mua ghi trên hóa đơn cộng với các chi phí thu mua thực tế ( bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm…) cộng thuế nhập khẩu (nếu có ) trừ các khoản giảm giá chiết khấu (nếu có) Giá mua ghi trên hóa đơn nếu tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì bằng giá chưa thuế, nếu tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá bao gồm cả thuế GTGT

* Đối với vật liệu doanh nghiệp tự gia công chế biến

Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thực tế của vật liệu xuất đem gia công chế biến cộng các chi phí gia công, chế biến và chi phí vận chuyển bốc dở (nếu có)

* Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến

Trị giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất thuê ngoài gia công chế biến cộng với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi thuê chế biến về doanh nghiệp cộng số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến

* Trường hợp doanh nghiệp nhận vốn góp vốn liên doanh của các đơn vị khác bằng vật liệu

Giá thực tế là giá do hội đồng liên doanh thống nhất định giá cộng (+) với chi

phí khác (nếu có).

* Phế liệu thu hồi nhập kho

Trị giá thực tế nhập kho chính là giá ước tính thực tế có thể bán được

* Đối với vật liệu được tặng thưởng

Thì giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng chi phí liên quan đến việc tiếp nhận

1.2.1.2 Giá thực tế xuất kho

Vật liệu được thu mua nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do vậy giá thực tế của từng lần, được nhập kho không hoàn toàn giống nhau Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế hay theo phương pháp trực tiếp trên GTGT và các Doanh nghiệp không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì giá thực tế của vật liệu thực tế nhập kho lại càng có sự khác nhau trong từng lần nhập Vì thế mỗi khi xuất kho, kế toán phải tính toán xác định được giá thực tế xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán Để tính giá thực tế của NVL xuất kho có thể áp dụng một trong những phương pháp sau:

* Tính theo giá phương pháp đơn vị bình quân

Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính trên

cơ sở số lượng vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế, vật liệu tồn đầu kỳ

Giá thực tế vật liệu

xuất trong kỳ =

Số lượng vật liệu xuất dùng trong kỳ x Đơn vị bình quân

Trong đó giá đơn vị bình quân được tính theo 1 trong 3 dạng sau:

- Tính theo giá thực tế bình quân gia quyền

Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào số lượng xuất kho trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân để tính

Giá thực tế vật liệu

xuất trong kỳ =

Số lượng vật liệu xuất trong kỳ x Đơn vị bình quân

Số lượngVL tồn kho đầu kỳ + Số lượng VL nhập kho trong kỳ

Phương pháp này dùng để tính toán giá vốn vật liệu xuất kho cho từng loại vật liệu Điều kiện áp dụng:

+ Đơn vị chỉ dùng một loại giá thực tế để ghi sổ

+ Theo dõi được số lượng và giá trị của từng thứ vật liệu nhập, xuất kho

- Bình quân cuối kỳ trước

* Tính theo giá nhập trước xuất trước (FIFO)

Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và giả thiết tài sản nào nhập trước thì xuất trước, hàng nào nhập sau thì xuất sau Sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho để tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho đối với lần nhập trước, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế lần nhập tiếp theo Như vậy, giá thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc các lần mua vào sau cùng

Điều kiện áp dụng:

+ Chỉ dùng phương pháp này để theo dõi chi tiết về số lượng và đơn giá của từng lần nhập - xuất kho

+ Khi giá vật liệu trên thị trường có biến động dùng giá thực tế để ghi vào sổ.

* Tính theo giá thực tế nhập sau xuất trước (LIFO)

Theo phương pháp này những vật liệu nhập kho sau thì xuất trước và khi tính toán mua thực tế của vật liệu xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế của lần nhập sau cùng đối với số lượng xuất kho thuộc lần nhập sau cùng, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế của các lần nhập trước đó Như vậy, giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu thuộc các lần nhập đầu kỳ.Điều kiện áp dụng: giống như phương pháp nhập trước - xuất trước

* Tính theo giá thực tế đích danh

Phương pháp này thường được áp dụng đối với các vật liệu có giá trị cao, các loại vật liệu đặc chủng Giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho (mua) thực tế của từng hàng, từng lần nhập từng lô hàng và số lượng xuất kho theo từng lần nhập Hay nói cách khác, vật liệu nhập kho theo giá nào thì khi xuất kho ghi theo giá đấy

Điều kiện áp dụng:

- Theo dõi chi tiết về số lượng và đơn giá của từng lần nhập - xuất theo từng hoá đơn mua riêng biệt

- Đơn vị chỉ dùng một loại giá thực tế ghi sổ

- Trong quá trình bảo quản ở kho thì phân biệt theo từng lô hàng nhập - xuất

* Phương pháp tính theo giá mua lần cuối

Điều kiện áp dụng trong các doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng, mẫu mã khác nhau, giá trị thấp thường xuyên xuất kho Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác lại không cao

Đơn giá mua lần cuối kỳ

1.2.2 Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán.

Do NVL có nhiều loại, thường tăng giảm trong quá trình sản xuất, mà yêu

cầu của công tác kế toán NVL phải phản ánh kịp thời tình hình biến động và số liệu có của NVL nên trong công tác hạch toán NVL có thể sử dụng giá hạch toán

để hạch toán tình hình nhập xuất NVL hàng ngày

Khi áp dụng phương pháp này toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế toán hay một loại giá ổn định trong kỳ) Hàng ngày kế toán sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá trị vật liệu nhập xuất Cuối kỳ phải tính toán để xác định giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ theo các đối tượng theo giá mua thực tế bằng cách xác định hệ số giá giữa giá mua thực tế và giá mua hạch toán của vật liệu luân chuyển trong kỳ

- Trước hết phải xác định hệ số giữa thực tế và giá hạch toán của vật liệu

Hệ số giá = Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + Tổng giá thực tế VL nhập trong kỳ

Giá VL tồn đầu kỳ hạch toán + Tổng giá hạch toán VL nhập trong kỳ

- Sau đó tính giá thực tế của hàng xuất kho trong kỳ, căn cứ vào giá hạch toán xuất kho và hệ số giá

Giá thực tế VL xuất

kho trong kỳ =

Giá hạch toán VL xuất kho trong kỳ x Hệ số giá

Phương pháp này sử dụng trong điều kiện:

- Doanh nghiệp dùng hai loại giá thực tế và giá hạch toán

- Doanh nghiệp không theo dõi được về số lượng vật liệu

- Tính theo loại nhóm vật liệu

1.3 NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN NVL

1.3.1 Yêu cầu quản lý NVL

Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất kinh doanh thuộc tài sản lu động, thường

xuyên biến động Để hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường, các doanh nghiệp sản xuất phải thường xuyên mua NVL và xuất dùng cho sản xuất Mỗi loại sản phẩm sản xuất được sử dụng từ nhiều thứ, nhiều loại vật liệu khác nhau, được nhập về từ nhiều nguồn và giá cả của vật liệu thường xuyên biến động trên thị trờng Bởi vậy để tăng cờng công tác quản lý, vật liệu phải được theo dõi chặt chẽ tất cả các khâu từ khâu thu mua bảo quản, sử dụng tới khâu dự trữ Trong quá trình này nếu quản lý không tốt sẽ ảnh hưởng đến chất lượng, giá trị sản phẩm sản xuất ra Do đó yêu cầu quản lý công tác NVL được thể hiện ở một số điểm sau:

Trong khâu thu mua: Đòi hỏi phải quản lý về khối lượng, chất lượng, quy

cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp

Trong khâu bảo quản: Để tránh mất mát, hư hỏng, hao hụt, đảm bảo an toàn

vật liệu, thì việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ quản lý đối với từng loại vật liệu cũng ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình sản xuất và kết quả sản xuất kinh doanh

Trong khâu sử dụng: Đòi hỏi phải thực hiện sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cở

sở các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp Vì vậy, trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh

Trong khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối

thiểu cho từng loại vật liệu để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngưng trệ, gián đoạn do việc cung ứng không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều

Tóm lại vật liệu là yếu tố đầu tiên trong quá trình tạo ra sản phẩm Muốn sản phẩm đạt tiêu chuẩn, chất lượng cao và đạt được uy tín trên thị trờng nhất thiết phải tổ chức việc quản lý vật liệu Đây là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý tài sản ở doanh nghiệp

1.3.2 Nhiệm vụ của kế toán NVL

Khi tiến hành công tác kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất và xây dựng

cơ bản kế toán cần thiết phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Thực hiện việc đánh giá phân loại vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp

- Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán tổng hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

- Tham gia vào việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh

1.4 TÍNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU

Tính giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của NVL theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất.Tại Công ty TNHH SoTo Thanh Hóa các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu được diễn ra thường xuyên, với mỗi lần nhập giá cả nguyên vật liệu lại có sự khác nhau Do đó việc xác định đúng đắn giá trị nguyên vật liệu nhập hay xuất dùng là rất cần thiết Hiện nay, thực tế công ty đang sử dụng giá thực tế để đánh giá nguyên vật liệu trong quá trình hoạt động

Đối với nguyên vật liệu công ty nhận may gia công ( nguyên vật liệu do bên thuê gia công cung cấp) thì công ty chỉ theo dõi về mặt số lượng mà không theo dõi về giá trị của những loại vật liệu đó

Đối với nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất của công ty toàn bộ được mua ngoài từ các nhà cung cấp trong nước hoặc nhập khẩu, được công ty theo dõi cả về

số lượng và giá trị trong quá trình nhập và xuất dùng cho sản xuất sản phẩm

Đối với phế liệu thu hồi, giá thực tế của phế liệu thu hồi thường do giám đốc

công ty quyết định.

1.5 ĐẶC ĐIỂM LUÂN CHUYỂN NGUYÊN VẬT LIỆU

1.5.1 Thu mua nguyên vật liệu

Xuất phát từ đặc điểm sản xuất của công ty là sản xuất theo đơn đặt hàng, theo hợp đồng, do vậy tùy yêu cầu của từng đơn hàng doanh nghiệp sẽ tiến hành thu mua nguyên vật liệu phù hợp phục vụ cho sản xuất Ngoài một số đơn hàng có yêu cầu đặc biệt phải nhập vật liệu từ nước ngoài phục vụ cho sản xuất, còn lại hầu hết các vật liệu của công ty đều được mua ngoài từ các nhà cung cấp trong nước Còn đối với các hợp đồng mà công ty nhận may gia công cho các doanh nghiệp khác thì nguyên vật liệu sẽ do bên thuê máy gia công cung cấp

Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì nguồn nhập nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất sản phẩm, hàng hóa của mình là rất quan trọng, vì thế công ty TNHH SoTo Thanh Hóa luôn tìm kiếm các nhà cung cấp sao cho mua được vật liệu với giá thành phải chăng mà vẫn đảm bảo được chất lượng và nguồn cung kịp thời cho sản xuất Bên cạnh đó, công ty cũng cố gắng tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp thông qua việc tạo dựng lòng tin đối với các đối tác trong kinh doanh

Các phương thức thu mua nguyên vật liệu hiện nay của công ty bao gồm:+ Nhập khẩu vật liệu từ nước ngoài: Đối với các đơn hàng có những yêu cầu đặc biệt về nguyên liệu hay nguyên liệu cần sản xuất sản phẩm của đơn hàng trên thị trường trong nước không cung cấp, hoặc chất lượng không đảm bảo thì đòi hỏi doanh nghiệp phải nhập vật liệu từ nước ngoài Phương thức thu mua này thường tốn nhiều thời gian trong quá trình thu mua do thời gian vận chuyển kéo dài Một

số nhà cung cấp nước ngoài của công ty: Công ty Wadoo- Đài Loan, công ty Fabric- Mỹ,…

+ Nhập vật liệu từ các nhà cung cấp trong nước: Chủ yếu các loại vật liệu của công ty đều được mua vào từ các nhà cung cấp trong nước Với phương thức thu mua này có nhiều thuận lợi hơn so với nhập khẩu giá thành thường thấp hơn, việc

vận chuyển vật liệu cũng dễ dàng hơn và không phải thông qua các thủ tục hải quan Việc này giúp công ty rút ngắn thời gian trong khâu thu mua Một số nhà cung cấp chính trong nước của công ty là: công ty dệt Nam Định, công ty Việt Tiến, Công ty TNHH dệt may Tấn Thành, Công ty cổ phần Phong Phú,…

Nhìn chung, công tác thu mua nguyên vật liệu của công ty khá thuận lợi do việc sản xuất theo đơn đặt hàng và hệ thống định mức xây dựng hợp lý Mặt khác, các loại nguyên vật liệu công ty cần mua đều có sẵn trên thị trường không trong tình trạng khan hiếm hay giá cả không ổn định

1.5.2 Hệ thống kho chứa nguyên vật liệu

Để nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng cho quá trình sản xuất không những cần thu mua các nguyên liệu đảm bảo chất lượng mà còn cần có sự bảo quản hợp

lý tránh hư hỏng, mất mát trong quá trình sử dụng tại công ty

Hiện nay, hệ thống kho của công ty TNHH SoTo Thanh Hóa bao gồm hai kho chính trong đó có một kho dùng để bảo quản nguyên vật liệu còn kho còn lại dùng

để chứa thành phẩm đã sản xuất được Bên cạnh hai kho chính đó tại mỗi phân xưởng đều có kho riêng lấy vật liệu từ kho chính sau đó đem về và để phân bổ dần cho các tổ sản xuất

Nguyên vật liệu khi mua về được ban kiểm nghiệm kiểm tra chất lượng sau

đó được đưa vào nhập kho để quản lý Kho là điểm xuất phát và cũng là điểm cuối cùng trong quá trình sản xuất, do đó việc bảo quản nguyên vật liệu của công ty được tuân theo quy định trong quy chế quản lý kho chung Với diện tích kho nguyên vật liệu tại công ty là 500m2 được trang bị đầy đủ các thiết bị phòng cháy chữa cháy, đảm bảo độ thông thoáng Nguyên vật liệu được sắp xếp khoa học theo ngăn, theo thứ tự đảm bảo cách nền và tường tương ứng là 25- 30cm để chống ẩm thấp đảm bảo độ thông thoáng tránh tình trạng ẩm gây nên mốc và gỉ sét lẫn không

bị ố vải

Trong quy trình luân chuyển vật liệu tại công ty, hầu hết các vật liệu đều được lưu chuyển qua kho sau đó mới tới các phân xưởng sản xuất, chỉ có một phần ít

trong số đó là được đưa thẳng vào sử dụng, sản xuất mà không qua kho Chính vì vậy công quản lý, bảo quản vật liệu tại kho là rất quan trọng Các cán bộ, nhân viên trong công ty đảm nhận trách nhiệm này luôn luôn cần chú ý theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn về số lượng trên thực tế Đảm bảo phát hiện kịp thời và giảm thiểu tình trạng hư hỏng, mất mát nguyên vật liệu trong công ty.

1.5.3 Sử dụng nguyên vật liệu

Trong quá trình hoạt động các phòng ban, phân xưởng sản xuất phát sinh các nhu cầu về nguyên vật liệu Các cá nhân có trách nhiệm tại mỗi bộ phận dựa trên tình hình thực tế tại bộ phận mình xác định nguyên vật liệu cần dùng về chủng loại,

số lượng…Từ đó lập giấy đề nghị xuất vật tư gửi lên phòng kế toán Sau khi được duyệt các bộ phận sẽ tiến hành nhận vật liệu từ kho nguyên vật liệu của công ty

Việc sử dụng nguyên vật liệu tại các phân xưởng, các bộ phận luôn phải chú ý đến mục tiêu tiết kiệm, hiệu quả Quá trình sử dụng nguyên vật liệu cũng được ghi chép đầy đủ tránh mất mát khi sử dụng Trong các phân xưởng sản xuất việc sử dụng nguyên vật liệu dựa trên các định mức tiêu hao nguyên vật liệu mà phòng kỹ thuật đề ra Mỗi cá nhân, thành viên trong công ty khi sử dụng nguyên vật liệu đều phải dùng đúng mục đích sao cho tiết kiệm và đạt hiệu quả trên sự giám sát của quản lý từng bộ phận

1.6 KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU

1.6.1 Chứng từ sử dụng

Để đáp ứng nhu cầu quản lý doanh nghiệp, kế toán chi tiết vật liệu phải được thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm vật liệu và được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng một cơ sở chứng từ

Theo chế độ chứng từ kế toán quy định vận hành theo QĐ1141/TC/CĐKT ngày 1 tháng 1 năm 1995 của Bộ trởng Bộ tài chính và QĐ 885 ngày 16 tháng 7 năm 1998 của Bộ tài chính, các chứng từ kế toán vật liệu Công ty sử dụng bao gồm:

- Phiếu nhập kho (mẫu số 01- VT)

- Phiếu xuất kho (mẫu số 02 – VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03 – VT)

- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu số 04 – VT)

- Biên bản kiểm nghiệm (mẫu số 05 – VT)

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu số 07 – VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư (mẫu số 08 – VT)

- Chứng từ, hoá đơn thuế GTGT (mẫu 01 – GTGT – 3LL)

Bên cạnh đó, tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng Doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau mà kế toán sử dụng các chứng từ khác nhau

Đối với các chứng từ kế toán thống nhất, bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy

đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung phương pháp lập và phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian do kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc ghi chép kế toán tổng hợp và các bộ phận liên quan Đồng thời người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về nghiệp vụ kinh tế phát sinh

1.6.2 Sổ kế toán chi tiết vật liệu

Để hạch toán chi tiết vật liệu, tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán áp dụng trong Doanh nghiệp mà sử dụng các sổ thẻ chi tiết sau:

- Sổ (thẻ) kho (theo mẫu số 06 – VT)

- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ

- Sổ đối chiếu luân chuyển

- Sổ số dư

Sổ (thẻ) kho được sử dụng để theo dõi số lượng nhập xuất tồn kho của từng loại vật liệu theo từng kho Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu đó là: tên, nhãn hiệu quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu, sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp nào

Ở phòng kế toán tuỳ theo từng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu mà sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư để hạch toán nhập xuất tồn kho về mặt số lượng và giá trị.

Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên các doanh nghiệp còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư phục vụ cho hạch toán của đơn vị mình

1.6.3 Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu.

Việc ghi chép phản ánh của thủ kho và kế toán cũng như kiểm tra đối chiếu số liệu giữa hạch toán nghiệp vụ kho và ở phòng kế toán được tiến hành theo một trong các phương pháp sau:

- Phương pháp ghi thẻ song song

- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

* Trình tự ghi chép:

- Ở kho: khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ thủ kho phải kiểm tra tình hợp lý hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép sổ thực nhập, thực xuất vào chứng từ và vào thẻ kho Cuối ngày thủ kho tình ra số tồn kho ghi luôn vào thẻ kho Định kỳ thủ kho gửi về phòng kế toán hoặc kế toán xuống tận kho nhận chứng từ (các chứng từ nhập xuất vật tư đã được phân loại)

Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho với số vật liệu thực tế tồn kho, thường xuyên đối chiếu số dư vật liệu với định mức dự trữ vật liệu và cung cấp tình hình này cho bộ phận quản lý vật liệu được biết để có quyết định xử lý.

- Ở phòng kế toán: phòng kế toán mở sổ (thẻ) chi tiết vật liệu có kết cấu giống như thẻ kho nhưng thêm các cột để theo dõi cả chỉ tiêu giá trị Khi nhận được chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên, kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền trên các chứng từ nhập xuất kho vật liệu sau đó ghi vào

sổ (thẻ) hoặc sổ chi tiết vật liệu liên quan

Cuối tháng kế toán vật liệu cộng sổ (thẻ) chi tiết để tính ra tổng số nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liệu đối chiếu với sổ (thẻ) kho của thủ kho Ngoài ra để có

số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp thì cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết

từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo từng nhóm, từng loại vật tư

Có thể khái quát nội dung trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song bằng sơ đồ sau:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối ngày

Đối chiếu kiểm tra

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ số (thẻ) song song

* Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng:

Thẻ kho

Sổ (thẻ) kế toán chi tiết

Bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn kho

- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu.

- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế khả năng kiểm tra kịp thời của kế toán

- Phạm vị áp dụng: áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, khối lượng nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên và trình độ chuyên môn của cán bộ còn hạn chế

1.6.3.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và với số liệu của sổ kế toán tổng hợp

Nội dung và trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được khái quát theo sơ đồ sau:Thẻ kho

Ghi hàng ngày.

Ghi cuối ngày.

Đối chiếu kiểm tra

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ sổ đối chiếu luân chuyển

* Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng:

- Ưu điểm: khối lượng phạm vi ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng

- Nhược điểm: việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật và phòng kế toán cũng chỉ tiến hành kiểm tra đối chiếu vào cuối tháng do

đó hạn chế tác dụng của kiểm tra

- Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có không nhiều nghiệp vụ nhập xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán vật liệu do đó không có điều kiện ghi chép theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày

- Ở phòng kế toán: kế toán mở sổ số dư theo từng kho Sổ dùng cho cả năm

để ghi chép tình hình nhập xuất Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập

bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất, rồi từ các bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo từng nhóm từng loại vật tư theo chỉ tiêu giá trị.

Cuối tháng, khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên kế toán căn cứ vào số tồn cuối tháng, áp giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền trên sổ số dư

Việc kiểm tra đối chiếu được căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn (cột số tiền) và đối chiếu vối sổ kế toán tổng hợp.Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư được khái quát bằng sơ đồ:

Ghi hàng ngày.

Ghi cuối ngày.

Đối chiếu kiểm tra.

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ sổ số dư

* Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng:

- Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng

- Nhược điểm: do kế toán chỉ ghi theo mặt giá trị nên muốn biết được số hiện

có và tình hình tăng giảm về mặt hiện vật thì nhiều khi phải xem sổ của thủ kho

Thẻ kho Chứng từ nhập

phòng kế toán gặp khó khăn.

- Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp xản xuất có khối lượng các nghiệp vụ ghi chép nhập xuất nhiều, thường xuyên, có nhiều chủng loại vật tư và áp dụng với doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thông danh điểm vật tư; trình độ chuyên môn của kế toán đã vững vàng

1.7 KẾ TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU

Vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp, nó được nhập xuất kho thường xuyên liên tục Tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm vật liệu của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có các phương pháp kiểm kê khác nhau Có doanh nghiệp kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập xuất, nhưng cũng có doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ Tương ứng với hai phư-ơng pháp kiểm kê trên, trong kế toán tổng hợp về vật liệu nói riêng, hàng tồn kho nói chung có hai phương pháp là:

- Phương pháp kê khai thường xuyên

- Phương pháp kiểm kê định kỳ

1.7.1 Kế toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vì những tiện ích của nó, tuy nhiên những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức Dù vậy ph-ương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập xuất tồn kho của từng loại vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung

Phương pháp này áp dụng trong các doanh nghiệp có quy mô lớn chủ yếu là doanh nghiệp Nhà nước sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau với số lượng lớn,

giá trị cao.

Để hạch toán NVL kế toán sử dụng các tài khoản sau để hạch toán:

- Tài khoản 152 – Nguyên vật liệu

Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm NVL theo giá thực tế có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ, kho tuỳ theo phương diện quản lý và hạch toán của từng đơn vị

Bên Nợ : Phản ánh giá thực tế làm tăng NVL trong kỳ như: mua ngoài, tự gia

công chế biến, nhận góp vốn…

Bên Có : Phản ánh giá thực tế làm giảm NVL trong kỳ như: xuất dùng, xuất

bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt, triết khấu được hưởng…

Số dư Nợ (đầu kỳ hoặc cuối kỳ): Phản ánh giá trị NVL tồn kho (đầu kỳ hoặc

Tài khoản 151: Hàng mua đi đường

Tài khoản này dùng để theo dõi các loại NVL, CCDC, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của Doanh nghiệp nh-ưng cuối tháng chưa về nhập kho (kể cả số gửi ở kho người khác)

Bên Nợ : Phản ánh hàng đang đi đường tăng.

Bên Có: Phản ánh trị giá hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển

giao cho các bộ phận sử dụng hoặc bàn giao cho khách hàng

Số dư Nợ: Phản ánh trị giá hàng đi đường (đầy kỳ hoặc cuối kỳ).

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên

quan khác như: TK 133, 331, 111, 112….

Căn cứ vào giấy nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết thì khi hàng về đến nơi có thể lập ban kiểm nhận vật liệu cả về số lượng, chất lượng, quy cách Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế để ghi vào “Biển bản kiểm kê vật tư” sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập “Phiếu nhập kho” vật t trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ kho Thủ kho sẽ ghi số thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ Trường hợp phát hiện thừa thiếu, sai quy cách, thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao lập biên bản

Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán vật liệu ở doanh nghiệp thường bao gồm:

- Hoá đơn bán hàng (nếu tính theo phương pháp trực tiếp)

- Hoá đơn GTGT (nếu tính theo phương pháp khấu trừ)

- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật tư theo hạn mức, phiếu xuất kho … tuỳ theo từng nội dung chủ yếu của từng doanh nghiệp

* Khi mua nguyên liệu, vật liệu về nhập kho đơn vị, căn cứ hoá đơn, phiếu

nhập kho và các chứng từ có liên quan phản ánh giá trị nguyên liệu, vật liệu nhập kho:

- Đối với nguyên liệu, vật liệu mua vào dùng để sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:

Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (Giá mua chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

Có TK 111, 112, 141, 331, (Tổng giá thanh toán)

- Đối với nguyên liệu, vật liệu mua vào dùng để sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc dùng để sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc phục vụ cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án, ghi:

Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (Tổng giá thanh toán)

Có các TK 111, 112, 141, 311, 331, (tổng giá thanh toán)

* Trường hợp mua nguyên liệu, vật liệu được hưởng chiết khấu thương mại thì phải ghi giảm giá gốc nguyên liệu, vật liệu đã mua đối với khoản chiết khấu thương mại thực tế được hưởng, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 331,

Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)

* Trường hợp nguyên liệu, vật liệu mua về nhập kho nhưng đơn vị phát hiện không đúng quy cách, phẩm chất theo hợp đồng ký kết phải trả lại người bán hoặc được giảm giá, kế toán phản ánh giá trị hàng mua xuất kho trả lại hoặc được giảm giá, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 331,

Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (Giá mua chưa có thuế GTGT)

Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)

* Trường hợp doanh nghiệp đã nhận được hoá đơn mua hàng nhưng nguyên liệu, vật liệu chưa về nhập kho đơn vị thì kế toán lưu hoá đơn vào một tập hồ sơ riêng “Hàng mua đang đi đường”.

- Nếu trong tháng hàng về thì căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho để ghi vào Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”

- Nếu đến cuối tháng nguyên liệu, vật liệu vẫn chưa về thì căn cứ vào hoá đơn (Trường hợp nguyên liệu, vật liệu dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ), kế toán ghi:

Nợ TK 151 - Hàng mua đang đi đường

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

Có TK 331 - Phải trả cho người bán; hoặc

Có các TK 111, 112, 141,

Sang tháng sau, khi nguyên liệu, vật liệu về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn và

phiếu nhập kho, ghi:

Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 151 - Hàng mua đang đi đường

* Khi trả tiền kho người bán, nếu được hưởng chiết khấu thanh toán, thì khoản chiết khấu thanh toán thực tế được hưởng được ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính, ghi:

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán

Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Chiết khấu thanh toán)

* Đối với nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu:

- Nếu nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu về dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán phản ánh vào giá gốc nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu theo giá có thể nhập khẩu

Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (Giá có thuế nhập khẩu)

Có TK 331 - Phải trả cho người bán

Có TK 3333 - Thuế xuất, nhập khẩu (Chi tiết thuế nhập khẩu)

Đồng thời phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp được khấu trừ, ghi:

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33312- Thuế GTGT hàng nhập khẩu)

- Đối với nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu về để dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế GTGT hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án (kế toán phản ánh giá gốc nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu theo giá có thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu), ghi:

Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (Giá có thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu)

Có TK 331 - Phải trả cho người bán

Có TK 3333 - Thuế xuất, nhập khẩu (Chi tiết thuế nhập khẩu)

Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33312)

- Nếu nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu phải chịu thuế tiêu thụ đặc biệt thì số thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp được phản ánh vào giá gốc nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu, ghi:

Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (Giá có thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu)

Có TK 331 - Phải trả cho người bán

Có TK 3332 - Thuế tiêu thụ đặc biệt

* Các chi phí về thu mua, bốc xếp, vận chuyển nguyên liệu, vật liệu từ nơi mua về kho doanh nghiệp, trường hợp nguyên liệu, vật liệu mua về dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:

Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu

Nợ TK 133 - thuế GTGT được khấu trừ (1331)

Có các TK 111, 112, 141, 331,

* Đối với nguyên liệu, vật liệu nhập kho do thuê ngoài gia công, chế biến:

- Khi xuất nguyên liệu, vật liệu đưa đi gia công, chế biến, ghi:

Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dỡ dang

Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu

- Khi phát sinh chi phí thuê ngoài gia công, chế biến, ghi:

Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dỡ dang

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)

Có các TK 111, 112, 131, 141,

- Khi nhập lại kho số nguyên liệu, vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến xong

Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dỡ dang

* Đối với nguyên liệu, vật liệu nhập kho do tự chế:

Khi xuất kho nguyên liệu, vật liệu để tự chế, ghi:

Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dỡ dang

Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu

- Khi nhập kho nguyên liệu, vật liệu đã tự chế, ghi:

Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dỡ dang

* Đối với nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê đã xác định được nguyên nhân thì căn cứ nguyên nhân thừa để ghi sổ, nếu chưa xác định được nguyên nhân thì căn cứ vào giá trị nguyên liệu, vật liệu thừa, ghi:

Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381 - Tài sản thừa chờ giải quyết)

- Khi có quyết định xử lý nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện trong kiểm kê, căn cứ vào quyết định xử lý, ghi:

Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381)

Có các TK liên quan

- Nếu xác định ngay khi kiểm kê số nguyên liệu, vật liệu thừa là của các đơn

vị khác khi nhập kho chưa ghi tăng TK 152 thì không ghi vào bên Có Tài khoản

338 (3381) mà ghi vào bên Nợ Tài khoản 002 “Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công” Khi trả lại nguyên liệu, vật liệu cho đơn vị khác ghi vào bên Có Tài khoản 002 (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán)

* Khi xuất kho nguyên liệu, vật liệu sử dụng vào sản xuất, kinh doanh, ghi:

Nợ TK 621 - Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp

Nợ các TK 623, 627, 641, 642,

Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu

* Xuất nguyên liệu, vật liệu sử dụng cho hoạt động xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa lớn TSCĐ, ghi:

Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dỡ dang