Nâng cao công tác quản trị mua hàng nội địa công ty TNHH TM-DV in ấn bao bì Tín Thành

Nâng cao công tác quản trị mua hàng nội địa công ty TNHH TM-DV in ấn bao bì Tín Thành

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

MSSV : 09B4010009 Lớp : 09HQT1

TP.Hồ Chí Minh, 2011

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

MSSV : 09B4010009 Lớp : 09HQT1

TP.Hồ Chí Minh, 2011

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi Những kết quả và các số liệu trong khóa luận được thực hiện tại Công ty TNHH TM-DV In Ấn Bao Bì TÍN THÀNH, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này

TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2011

Tác giả

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên xin gởi lời cảm và lời chúc sức khỏe đến toàn thể thầy cô giáo trường ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TPHCM, đặc biệt là các thầy cô của Khoa Quản Trị Kinh Doanh

Những người đã hết lòng, tận tâm giảng dạy và truyền đạt kiến thức trong suốt những năm theo học tại trường Các thầy cô những người đã trang bị những kiến thức và kinh nghiệm quý báu để làm hành trang cho em bước vào cuộc sống mai sau

Vì điều kiện hạn chế về thời gian, tài liệu cũng như kinh nghiệm thực tế mà nội dung đề tài lại rộng, dù cho có rất nhiều cố gắng, đề tài không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các quý thầy cô

Để hoàn thành đề tài này em đã nhận được sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của Cô Giáo Thạc sỹ LÊ THỊ NGỌC HẰNG và cùng các Cán Bộ Nhân Viên ở Công ty TNHH TM-DV In Ấn Bao Bì TÍN THÀNH trong suốt quá trình viết khóa luận tốt nghiệp này Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu đó !

Một lần nữa cho em xin gửi lời cảm ơn đến toàn các thể thầy cô và chúc cho các thầy cô thật nhiều sức khỏe để tiếp tục dạy dỗ thế hệ mai sau nên người

MUÏC LUÏC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC i

DANH SÁCH CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT iv

DANH SÁCH CÁC BẢNG .v

DANH SÁCH CÁC SƠ ĐỒ vi

LỜI MỞ ĐẦU .1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 3

1.1 Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất .3

1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động và quản trị mua hàng .3

1.1.2 Các phương pháp và quy tắc mua hàng .3

1.1.2.1 Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp 3

1.1.2.2 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả .6

1.2 Vai trò và nội dung của quản trị mua hàng .7

1.2.1 Mục tiêu và vai trò của hoạt động mua hàng .7

1.2.1.1 Khái niệm về quản trị mua hàng 7

1.2.1.2 Mục tiêu của quản trị mua hàng 7

1.2.2 Nội dung của quản trị mua hàng 9

1.2.2.1 Xác định nhu cầu mua hàng 9

1.2.2.2 Tìm và lựa chọn nhà cung cấp 11

1.2.2.3 Thương lượng và đặt hàng 13

1.2.2.4 Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng 14

1.2.2.5 Đánh giá kết quả thu mua 14

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị mua hàng 15

1.3.1 Các nhân tố bên trong ảnh hưởng 15

1.3.2 Các nhân tố bên ngoài ảnh hưởng 16

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG 18

2 1 Vài nét sơ lược về Công ty Tín Thành 18

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty 18

2.1.2 Chức năng, quyền hạn về lĩnh vực hoạt động của Công ty 19

2.1.2.1 Chức năng ngành nghề kinh doanh 19

2.1.2.2 Quyền hạn của Công ty 19

2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty 19

2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty 24

2.2 Phân tích và đánh giá tình hình mua hàng tại Công ty 26

2.2.1 Tình hình mua hàng vật tư trong 03 năm (2008, 2009, 2010) 26

2.2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng 28

2.2.2.1 Các nhân tố bên trong Công ty 28

2.2.2.2 Các nhân tố bên ngoài Công ty 29

2.3 Thực trạng công tác quản trị mua hàng tại Công ty Tín Thành 31

2.3.1 Quy trình mua hàng nội địa của Công ty Tín Thành 31

2.3.2 Xác định nhu cầu mua hàng nguyên vật liệu tại Công ty 36

2.3.3 Tìm và lựa chọn nhà cung cấp khi mua hàng tại Công ty 37

2.3.4 Thương lượng và đặt hàng tại Công ty 38

2.3.5 Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng mua tại Công ty 40

2.4 Nhận xét chung đối với công tác quản trị mua hàng tại Công ty 40

2.4.1 Ưu điểm 40

2.4.2 Khuyết điểm 41

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 44

3.1 Mục tiêu và phương hướng phát triển Công ty Tín Thành 44

3.1.1 Mục tiêu phát triển của Công ty 44

3.1.2 Phương hướng phát triển của Công ty 44

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác 46

3.2.1 Hoàn thiện quy trình mua hàng 46

3.2.1.1 Công tác xác nhận nhu cầu 46

3.2.1.2 Cũng cố hoàn thiện hệ thống nhà cung cấp 47

3.2.1.3 Nâng cao chất lượng công tác thương lượng 48

3.2.1.4 Công tác kiểm tra và theo dõi giao nhận hàng 49

3.2.2 Tổ chức nhân sự thực hiện quá trình mua hàng 49

3.3 Các kiến nghị 51

3.2.1 Cơ sở vật chất kỹ thuật 51

3.3.2 Cơ quan nhà nước 51

KẾT LUẬN 52

TÀI LIỆU THAM KHẢO 53

DANH SÁCH CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

1 TNHH TM - DV Trách nhiệm hữu hạn thương mại - Dịch vụ

3 ĐĐKHSX - KTCL Phòng điều độ kế hoạch sản xuất - Kiểm tra chất lượng

DANH SÁCH CÁC BẢNG SỬ DỤNG

Bảng 2.1 Tổng số nhân sự của Công ty Tín Thành Trang 20 Bảng 2.2 Tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Tín Thành 24 Bảng 2.3 Tóm tắt doanh số mua hàng nguyên vật liệu của Công ty Tín Thành 26 Bảng 2.4 Danh sách một số nhà cung cấp được chọn mua của Công ty Tín Thành

trong thời gian qua 30 Bảng 2.5 Nhân sự Bộ phận cung ứng mua hàng của Công ty Tín Thành 31

DANH SÁCH CÁC SƠ ĐỒ SỬ DỤNG

Sơ đồ 1.1 Quy trình mua hàng trong doanh nghiệp Trang 9

Sơ đồ 2.1 Tổ chức quản lý của Công ty Tín Thành 21

Sơ đồ 2.2 Quy trình mua hàng vật tư nội địa của Công ty Tín Thành 33

Hoạt động mua hàng và quản trị mua nguyên vật liệu có tầm quan trọng đặc biệt đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nên việc mua hàng nguyên vật liệu vật tư đầu vào cho doanh nghiệp cũng góp phần làm cho chi phí sản xuất của doanh nghiệp có được giảm xuống mức thấp nhất hay không thì phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động mua hàng Hơn nữa, quản trị mua hàng tốt cũng tạo điều kiện góp phần làm giảm chi phí sản xuất và tăng lợi nhuận của doanh nghiệp

Chính vì vậy em đã chọn đề tài “Nâng cao công tác quản trị mua hàng nội

địa tại Công ty TNHH TM – DV In Ấn Bao Bì TÍN THÀNH” làm Khóa Luận Tốt Nghiệp

* Lý do chọn đề tài (tính cấp thiết của đề tài):

Đây là một dịp tốt để em có thể hiểu rõ hơn về hoạt động quản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh không chỉ dực trên lý thuyết mà còn thông qua thực tế để thực hành Để nhằm làm nâng cao tác quản trị mua hàng nội địa trong công ty được cải thiện tốt hơn và góp phần giảm thiểu được chi phí đầu vào cho doanh nghiệp Đồng thời việc nâng cao tác quản trị mua hàng nội địa trong công ty cũng góp phần làm tăng lợi nhuận trong doanh nghiệp và giúp doanh nghiệp tồn tại phát triển bền vững hơn trên thị trường

* Mục tiêu nghiên cứu:

Nhìn nhận tổng quan về hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH TM-DV

In Ấn Bao Bì Tín Thành

Phân tích thực trạng hoạt động, đưa ra các vấn đế còn tồn tại và nguyên nhân

Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao công tác quản trị mua hàng

* Đối tượng nghiên cứu:

Bộ phận vật tư – mua hàng và các Bộ phận phòng ban liên quan đến việc mua hàng

* Phương pháp nghiên cứu:

Nhìn nhận tổng quát, tổng hợp, đánh giá và so sánh

* Phạm vi nghiên cứu:

Nghiên cứu giới hạn trong phạm vi quản trị mua hàng nội địa và số liệu nghiên cứu được lấy từ năm 2008 đến 2010

* Kết cấu đề tài bao gồm những nội dung sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng của công tác quản trị mua hàng tại Công ty TNHH TM-DV

để bài đề tài này hoàn thiện hơn

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN

1.1 Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động và quản trị mua hàng trong sản

xuất kinh doanh

Nguyên vật liệu vật tư là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp sàn xuất thường xuyên phải sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình, nên việc mua hàng theo nhu cầu sản xuất trong doanh nghiệp là một trong những hoạt động cốt lõi nhằm tạo ra yếu tố đầu vào trong doanh nghiệp một cách đầy đủ, kịp thời, đồng

bộ, đúng quy cách, chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu sản xuất và kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp

Mua hàng nguyên vật liệu là các hoạt động nghiệp vụ mà các doanh nghiệp sau khi xem xét, tìm hiểu về các nhà cung cấp để cùng đàm phán, thỏa thuận các điều kiện mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển, , để cho lượng hàng hoá mua vào của doanh nghiệp đúng đủ về số lượng, chất lượng, kịp thời theo tiến độ sản xuất kinh doanh tương ứng với chi phí mua thấp nhất

Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp là phải tổ chức, quản lý, kiểm soát tốt các hoạt động mua hàng thường xuyên, chặt chẽ để cho hàng hóa nguyên vật liệu mua vào kịp thời đúng đủ phù hợp với chính sách mua hàng của doanh nghiệp, như: Giá cả hợp lý, chất lượng đảm bảo,

1.1.2 Các phương pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp sản

xuất kinh doanh

1.1.2.1 Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất kinh

doanh

a Căn cứ vào quy mô mua hàng

Mua hàng theo nhu cầu tình hình sản xuất: Là hình thức mua hàng trong

doanh nghiệp dịch vụ sản xuất thì trước khi xác định nhu cầu mua hàng cần phải đảm bảo thông tin chính xác trong báo cáo hàng tồn kho (độ chính xác 99%) thì mới

có thể hoạch định chính xác lượng vật liệu cần cung ứng

Lượng hàng thích hợp một lần mua = Lượng hàng theo nhu cầu + Tồn kho tối thiểu – (Tồn đầu kỳ + Tồn cuối kỳ)

Phương pháp này có ưu điểm sau:

Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản Nhu cầu mua hàng được xác định xuất phát từ kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp hay của các bộ phận phòng ban trong doanh nghiệp, lượng tồn kho được giảm thiểu ở mức thấp nhất Vì vậy, sẽ tránh được tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm đựơc chi phí bảo quản, lưu giữ hàng hoá và các chi phí khác

Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh nghiệp tránh đựơc những rủi ro do biến động về giá, tình hình cung cầu vật tư, , thì sẽ giảm thiểu những thiệt hại khách quan gây ra

Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhược điểm sau: Vì mua hàng

theo nhu cầu nên hoạt động mua hàng sẽ chịu áp lực rất lớn từ sản xuất, thời gian cung ứng, chủng loại hàng, , và chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp không

đựơc hưởng các ưu đãi, chiết khấu khi mua hàng

Mua hàng theo lô lớn: Mua hàng theo lô lớn là lượng hàng mua một lần

nhiều hơn nhu cầu cần thực tế của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định Bởi vậy, biết rằng tổng chi phí cho việc nhập hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lưu trữ hàng hoá bằng với chi phí mua hàng

Nếu gọi các thông số:

Q : Sản lượng hàng/01đơn hàng

Q* : Sản lượng hàng tối ưu/01đơn hàng

D : Nhu cầu hàng năm

S : Chi phí đặt hàng

H : Chi phí tồn trữ/01 đơn vị/01 năm

d : Nhu cầu ngày

L : Thời gian vận chuyển đơn hàng (Lead time)

TC : Chi phí tồn kho

Giả thiết Q không đổi và số lượng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta có:

TC = H x Q*/2 + D x S/Q* Công thức này cho ta thấy lượng hàng nhập tối ưu với tổng chi phí thu mua, bảo quản là thấp nhất

Từ đó có thể thấy mua theo lô có những ưu điểm sau:

Chi phí mua hàng có thể giảm được và doanh nghiệp có thể nhận được những ưu đãi của các nhà cung cấp

Chủ động chọn được các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng Song nó cũng không tránh được những nhược điểm phát sinh nhất định đó là:

Phải sử dụng một lượng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn tài chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp

Chi phí bảo quản, bảo hiểm, rủi ro khác liên quan đến hàng hoá lớn

b Căn cứ vào hình thức mua

Tập trung thu mua: Những doanh nghiệp có quy mô lớn thường có những

bộ phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng

Mua theo ủy thác: Doanh nghiệp ủy thác cho một tổ chức kinh tế khác thực

thiện hoạt động mua nguyên vật liệu

Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ: Các doanh nghiệp cùng liên kết với nhau

cùng thu mua chung một loại nguyên vật liệu vật tư, sau đó phân phối lại theo nhu cầu mà các bên đã thỏa thuận

c Căn cứ vào thời hạn tín dụng

Mua thanh toán ngay: Theo phương thức này thì khi bên bán giao hàng đã

nghiệm thu đạt thì doanh nghiệp phải làm thủ tục thanh toán cho bên bán

Mua hàng thanh toán có thời hạn: Sau khi bên bán giao hàng đã nghiệm thu

đạt thì hạn thanh toán sẽ được tính kể từ ngày nhận hàng đạt tương ứng với thời gian thỏa thuận thanh toán của hai bên

H DS

Mua hàng trả thanh toán trước: Sau khi ký hợp đồng mua bán hàng hoá với

nhà cung cấp thì doanh nghiệp phải trả cọc một khoản tiền, có thể là một phần giá trị lô hàng hay toàn bộ giá trị của lô hàng, đến thời hạn giao hàng bên bán sẽ tiến hành giao hàng cho bên mua

d Căn cứ theo nguồn hàng

Mua hàng sản xuất trong nước: Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động

mua của doanh nghiệp được tiến hành trong phạm vi một quốc gia Nguồn hàng đó được sản xuất trong nước

Mua hàng nước ngoài có đại lý phân phối trong nước: Đây là hình thức mua

mà mọi hoạt động mua của doanh nghiệp được tiến hành trong phạm vi một quốc gia Nguồn hàng đó được sản xuất từ nước ngoài và được phân phối thông qua đại

lý tại quốc gia đó

Cùng với cách thức phân loại như trên còn có nhiều cách phân loại khác: phân theo mua hợp đồng, mua trực tiếp hay gián tiếp, mua theo hợp đồng hay mua theo đơn hàng, hay mua lẻ… Mỗi phương pháp trên đều có những ưu và nhược điểm riêng nên các doanh nghiệp tuỳ vào thực trạng của mình trong từng thời điểm, từng giai đoạn nhất định để quyết định nên theo phương thức nào là thuận tiện và tốt nhất

1.1.2.2 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả

Trên thị trường độc quyền, chỉ có một người bán nguyên vật liệu, nhưng có rất nhiều người mua loại nguyên vật liệu ấy Do vậy, người bán tự quyết định giá cả

và lượng hàng hóa bán, người mua không có quyền lựa chọn Ngược lại, trên thị trường cạnh tranh, có nhiều người cùng mua, bán một loại nguyên vật liệu, những người bán cạnh tranh với nhau và những người mua cạnh tranh với những người bán, không ai có đủ khối lượng cần thiết để chi phối thị trường Để bào đảm đạt những yêu cầu đã đặt ra cho quá trình mua và bào đảm hiệu quả kinh doanh, các doanh nghiệp công nghiệp phải tìm và lựa chọn người bán (nhà cung cấp) thích ứng cho doanh nghiệp

Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp: Doanh nghiệp nên lựa chọn cho

mình một số lượng nhà cung cấp nhất định Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp phân tán được rủi ro từ phía nhà cung cấp Nếu như doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung cấp duy nhất hoặc một số ít thì rủi ro xảy ra doanh nghiệp rất cao và rất khó khắc phục do nguyên nhân khách quan của nhà cung cấp: Thiếu nguyên vật liệu, công nhân đình công,…Tuy nhiên, khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lưu ý là trong số các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài, bền vững và hỗ trợ lẫn nhau Ngược lại, doanh nghiệp cũng cần phải giúp đỡ nhà cung cấp khi họ gặp khó khăn

Quy tắc luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp: Người mua sẽ chủ

động thương lượng với người bán hàng với những điều kiện có lợi nhất khi mua hàng

1.2 Vai trò và nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

1.2.1 Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản

xuất kinh doanh 1.2.1.1 Khái niệm về quản trị mua hàng

Theo cách tiếp cận quá trình: Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp

Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các bước công việc như xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra việc giao nhận, đánh giá kết quả mua hàng nhằm đạt được các mục tiêu đã xác định

1.2.1.2 Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất

kinh doanh

Do mua hàng là khâu cơ bản của hoạt động kinh doanh, và là điều kiện để hoạt động của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để công tác quản trị mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản là đảm bảo chất lượng hàng mua và mua hàng với chi phí thấp nhất

Trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, hoạt động mua là động thứ nhất, có quan hệ hỗ trợ với các hoạt động khác:

Kết quả hoạt động mua đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp

Nội dung hoạt động mua phụ thuộc vào nhiệu vụ mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp

Khả năng thực hiện hoạt động mua phụ thuộc vào khả năng đảm bảo tài chính của doanh nghiệp

Hoạt động mua có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

Mục tiêu quan trọng trong quá trình mua hàng là mua đúng đủ kịp thời về số lượng, chủng loại, chất lượng, thời gian và chi phí mua thấp nhất

Đảm bảo hàng mua phải đủ về số lượng, tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay gián đoạn quá trình kinh doanh sản xuất làm ảnh hưởng đến lưu thông hàng hoá Nếu lượng mua quá nhiều so với nhu cầu sử dụng thì sẽ gây ứ đọng vốn và còn làm cho chi phí sản xuất của doanh nghiệp tăng lên, do phải

bỏ thêm chi phí phục vụ cho việc bảo quản các nguyên vật liệu, cho kho bãi của doanh nghiệp Tất cả những điều này dẫn đến làm giảm hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

Đảm bảo hàng mua phải đúng chủng loại mong muốn và đảm bảo sự đồng

bộ tất cả các loại nguyên vật liệu vật tư cần mua Đúng chủng loại các yếu tố cấn mua là yêu cầu có tính bắt buộc

Đảm bảo chất lượng hàng mua vào phải phù hợp với quá trình kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp

Đảm bảo hàng mua phải kịp thời, kịp lúc theo tiến độ sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp

Đảm bảo mua hàng với chi phí mua thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận lợi góp phần làm giảm giá thành sàn phẩm, để doanh nghiệp có thể cạnh tranh chiếm vị trí trên thị trường

Vì vậy, khi xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng trong các mục tiêu của doanh nghiệp và tuỳ từng điều kiện sắp thứ tự ưu tiên giữa các mục tiêu mua hàng đảm bảo cho hoạt động mua hàng đóng góp việc hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp

1.2.2 Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất kinh

doanh

Để đảm bảo vật tư được cung ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất kinh doanh

và tiết kiệm chi phí thì triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, cần thực hiện tốt công tác quản trị mua hàng Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kỳ

Xác định

nhu cầu

Tìm và lựa chọn nhà cung cấp

Đàm phán

và đặt hàng

Theo dõi và thực hiện giao hàng

Đánh giá kết quả mua hàng

Sơ đồ 1.1 Quy trình mua hàng trong doanh nghiệp

1.2.2.1 Xác định nhu cầu mua hàng

Lượng mua hàng của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nhằm phục vụ yêu cầu sản xuất và dự trữ để đảm bảo quá trình sản xuất tiến hành bình thường Do vậy, trước khi mua hàng nhà quản trị phải xác định được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong mỗi thời kỳ thì nhà quản trị phải làm rõ 05 nội dung cơ bản: Chủng loại nguyên vật liệu vật tư cần mua

Lượng nguyên vật liệu cần dùng và lượng nguyên vật liệu cần mua

Tiêu chuẩn chất lượng nguyên vật liệu,

Thời điểm cần nguyên vật liệu

Dự tính chi phí và khả năng bào đảm tài chính để thực hiện mua nguyên vật liệu

Để xác định cụ thể từng loại hàng mua thì lựa chọn nhà cung cấp, phương thức mua nhằm đảm bảo đủ số lượng, đúng chủng loại hàng mua, thời gian mua đáp ứng kịp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Cần phân biệt rõ lượng nguyên vật liệu cần dùng và lượng nguyên vật liệu

cần mua Lượng hàng hóa nguyên vật liệu cần dùng bao gồm lượng cần dùng để hoàn thành nhiệm vụ sản xuất khối lượng sản phảm theo yêu cấu thị trường và lượng cần dự trữ cuối kỳ

Lượng hàng hóa nguyên vật liệu vật tư cần mua được xác định theo công thức sau:

Vd1 : Lượng dự trữ hàng hóa vật tư đầu kỳ

Vd2 : Lượng dự trữ hàng hóa vật tư cuối kỳ

Tiêu chuẩn chất lượng hàng mua thì xác định theo nhu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Yêu cầu về chất lượng:

Doanh nghiệp phải đưa ra mục tiêu chất lượng đối với hàng mua

Chất lượng tối ưu hàng hoá đáp ứng tốt nhất phù hợp với nhu cầu sản xuất và tiết kiệm chi phí

Thời gian mua phải đáp ứng đúng kịp thời theo hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Chi phí mua hàng phải phù hợp với chính sách mua hàng và khả năng tài chính của doanh nghiệp

Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có được lượng hàng tối ưu mà doanh nghiệp sẽ mua, từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

An toàn cho sản xuất, nghĩa là bảo đảm sản xuất tiến hành liên tục, không

bị gián đoạn do những trục trặc xảy ra từ phía nhà cung cấp

Tìm nhà cung cấp: Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp có thể tìm kiếm các nhà cung cấp thông qua các hình thức: Chương trình quảng cáo, giới thiệu chào hàng qua hội chợ, triển lãm, qua hội nghị khách hàng, Internet,…

Trên thị trường độc quyền, chỉ có một người bán nguyên vật liệu, nhưng có rất nhiều người mua loại nguyên vật liệu ấy Do vậy, người bán tự quyết định giá

cả, lượng hàng hóa bán, người mua không có quyền lựa chọn Ngược lại, trên thị trường cạnh tranh có rất nhiều người bán mà bán cùng một loại nguyên vật liệu, nên

việc lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng một cách sáng tạo nguyên tắc “Không

nên chỉ có một nhà cung cấp” Có 04 loại chính sách lựa chọn nhà cung cấp:

Mua hay tự chế tạo

Loại chính sách này chỉ giới hạn cho một số loại vật tư nhất định như bán thành phẩm, dụng cụ, bộ phận chi tiết sản phẩm Tiêu chuẩn cơ bản chi phối sự lựa chọn trong loại chính sách này là khả năng đảm bảo hiệu quả kinh tế Nếu việc tự chế tạo có khả năng bảo đảm được chất lượng, kỳ hạn và chi phí thấp hơn tìm mua trên thị trường, thì sự lựa chọn sẽ giành cho việc tực chế tạo và ngược lại

Có 03 sự lựa chọn trong chính sách này là: Tìm mua trên thị trường; Tự chế tạo bằng thiết bị và lao động của doanh nghiệp; Giao cho doanh nghiệp khác gia công

Vậy để bảo đảm tính hiệu quả và tính bền vũng của quan hệ gia công, cần chú ý giải quyết nhiều vấn đề kinh tế – tổ chức và kỹ thuật, như xác định giá gia công hợp lý, xây dựng hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu chính xác, hướng dẫn theo dõi kỷ thuật sản xuất,

Mua của một hay của nhiều người

Doanh nghiệp phải có sự cân nhắc giữa việc rải mua của một số nhà cung cấp hay chỉ tập trung mua của một nhà cung cấp Sự lựa chọn mua này đều có lợi và bất lợi, tùy tính chất của loại nguyên liệu, lượng nguyên liệu cần mua thì doanh nghiệp cần có sự lựa chọn thích hợp

Dưới đây là tóm tắt những điểm có lợi và bất lợi của từng sự lựa chọn:

Lợi

- Thuận lợi về sự tập trung của luồng

tiền tệ đi ra từ doanh nghiệp

- Có khả năng giảm cước phí vận tải

nhờ nhà cung cấp gần, tận dụng

phương tiện vận tải

- Thuận lợi về quan hệ nếu thường

xuyên chỉ mua của 01 nhà cung cấp

nhất định

- Dễ theo dõi tiến thực hiện,

- Sử dụng ưu đãi về giá ứng với

- Mở rộng các quan hệ kinh

tế – xã hội

Bất lợi - Khó bảo đảm an toàn- Có thể xảy ra tình trạng phụ thuộc

- Khó theo dõi tiến độ

- Phức tạp về thanh toán

- Có thề làm tăng chi phí

Tuy nhiên, với lượng mua nhỏ thì doanh nghiệp chỉ nên tập trung mua của một nhà cung cấp

Mua trực tiếp hoặc mua qua trung gian

Việc mua hàng trực tiếp các loại nguyên liệu từ chính nơi nó sản xuất ra thì doanh nghiệp có lợi thế khi mua hàng: giá ưu đãi hơn, giảm thiểu chi phí mua,

Việc mua hàng qua trung gian, như các đại lý phân phối, các hãng kinh doanh vật tư , tuy có làm tăng chi phí mua hàng, nhưng lại cần thiết khi doanh nghiệp mua hàng với số lượng ít, nguyên vật liệu vật tư nhập khẩu, hoặc vị trí nhà cung cấp quá xa nơi sản xuất của doanh nghiệp,

Mua bán tương hỗ

Loại chính sách này được áp dụng một số doanh nghiệp cùng tương hỗ qua lại với nhau trong mua bán hàng hoá vật tư

Các tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp:

Vị thế và uy tín của nhà cung cấp trên thương trường so với các nhà cung cấp khác

Khả năng tài chính của các nhà cung cấp ở giai đoạn ổn định và phát triển với tình hình tài chính lành mạnh

Uy tín của nhà cung cấp về chất lượng sản phẩm, uy tín trong việc giao nhận hàng hóa, như: Đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng sản phẩm

Chính sách giá cả, chiết khấu, thanh toán và các dịch vụ sau bán hàng

Vị trí địa lý của nhà cung cấp thì cũng ảnh hưởng đến khả năng giao hàng Doanh nghiệp phải nghiên cứu toàn diện và phân tích đánh giá các nhà cung cấp trước khi đưa ra quyết định chọn lựa nhà cung cấp trong việc cung ứng hàng hoá cho doanh nghiệp Sau đó, doanh nghiệp tiến hành cho điểm từng tiêu thức có gắn với hệ số quan trọng, từ đó xác định được tổng số điểm của mỗi nhà cung cấp Dựa vào tổng số điểm để lựa chọn nhà cung cấp cho doanh nghiệp

Sau khi hai bên đã thoả thuận và thống nhất các điều kiện mua bán thì doanh nghiệp tiến hành ký kết hợp đồng hay đơn đặt hàng bằng văn bản với các nhà cung

cấp Đây là cơ sở để các bên cùng thực hiện và khi xảy ra tranh chấp thì hợp đồng hay đơn đặt hàng này là bằng chứng để đưa ra pháp lý Hợp đồng hay đơn hàng phải được lập thành tối thiểu nhất là hai bản Hình thức chứng từ đặt hàng gồm:

Hợp đồng mua bán Nội dung của hợp đồng gồm:

Tên, địa chỉ của các bên mua / bán hoặc người đại diện cho các bên Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất của hàng hoá

Đơn giá và chính sách chiết khấu (nếu có)

Phương pháp và điều kiện giao nhận vận chuyển hàng

Phương thức và điều kiện thanh toán (hạn thanh toán, hình thức và phương thức thanh toán, các điều kiện ưu đãi trong thanh toán (nếu có) Đơn đặt hàng, nội dung gồm: Các thông tin bên mua, thông tin hàng hóa, các thông tin liên quan khác, …

Hoá đơn bán hàng thì nội dung tương tự đơn đặt hàng

1.2.2.4 Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng

Việc giao nhận hàng được thực hiện trên cơ sở hợp đồng hay đơn đặt hàng Tuy nhiên, Doanh nghiệp cần đôn đốc, hối thúc các nhà cung cấp nhanh chóng giao hàng để tránh tình trạng hàng đến chậm làm ảnh hưởng gián đoạn tới hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Cần giám sát, theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng của nhà cung cấp thực hiện đúng các điều kiện ghi trong hợp đồng hay đơn đặt hàng, như: Hàng hoá nhập kho phải nghiệm thu đạt yêu cầu về số lượng, chất lượng hàng và nhận đủ các chứng từ giao hàng thì tiến hành các thủ tục ký chứng từ nhập kho Nếu phát hiện hàng giao không phù hợp như hàng bị hỏng, bao bì bị bể thì từ chối nhận hàng, đồng thời lập biên bản và báo ngay cho nhà cung cấp trả hoặc giao đổi lại hàng

1.2.2.5 Đánh giá kết quả mua hàng

Kết thúc quá trình mua nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần phải tiến hành đánh giá kết quả hoạt động mua Nội dung đánh giá là so sánh giữa thực tế mua với các yêu cầu đặt ra cho quá trình mua, nếu kết quả không thỏa mãn được các yêu cầu

thì cần rà xét tìm nguyên nhân khắc phục để đảm bảo quá trình mua tiếp theo đạt hiệu quả

Việc đánh giá kết quả mua hàng cũng phải làm rõ trách nhiệm về ưu và nhược điểm từng bộ phận có liên quan đến quá trình mua hàng

Trên đây là tất cả quá trình mua hàng của doanh nghiệp, hoạt động quản trị mua hàng luôn gắn liền với từng bước của quá trình Bất kể xảy ra một sai sót nào của nhà quản trị cũng đều ảnh hưởng đến kết quả mua hàng và từ đó ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị mua hàng

1.3.1 Các nhân tố bên trong ảnh hưởng tới công tác quản trị mua hàng

Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hoá:

Chiến lược kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Do đó chiến lược kinh doanh có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình mua hàng, vì vậy quản trị mua hàng cũng phải phụ thuộc vào chiến lược, tuỳ theo chiến lược trong từng giai đoạn mà các nhà quản trị mua hàng đưa ra kế hoạch mua hàng hợp lý

Kế hoạch chi tiết:

Công tác hoạch định mua hàng mà nhà quản trị phải đưa ra được một kế hoạch mua hàng chi tiết, phải lựa chọn được mặt hàng cung ứng Kế hoạch mua hàng chi tiết hợp lý phải đảm bảo cung cấp hàng mua đúng đủ kịp phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh

Kết quả kinh doanh:

Kết quả kinh doanh có ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị mua hàng vì để xây dựng nên một kế hoạch mua hàng hợp lý phải dựa trên kết quả kinh doanh

Các nguồn lực của doanh nghiệp, gồm:

Vốn: Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh

nghiệp đặc biệt là trong mua hàng.Đây là nhân tố quan trọng ảnh hởng đến công tác mua hàng của doanh nghiệp

Cơ sở vật chất kỹ thuật: Là tạo điều kiện tốt trong mua hàng bởi nếu doanh

nghiệp có cơ sở vật chất hiện đại thì doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nắm bắt được thông tin, có nhiều cơ hội chớp lấy thời cơ để mua được hàng nhanh hơn và tốt hơn

Nhân viên mua hàng: Mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của con

người Một nhân viên thu mua giỏi phải đảm bảo các tiêu chuẩn sau: Kiến thức hiểu biết về hàng hoá, hiểu biết pháp luật, có kinh nghiệm trong thu mua, giao tiếp tốt,…

Năng lực của nhà quản trị mua hàng:

Nhà quản trị có vai trò quyết định đến quá trình mua hàng Nhà quản trị là người chỉ đạo cho nhân viên mua hàng, nên họ phải nắm rõ được về năng lực nhân viên, như khả năng làm việc đảm nhận việc mua hàng,…

Vị thế của doanh nghiệp trên thương trường:

Nếu doanh nghiệp có vị thế, uy tín trên thương trường thì việc đặt mua hàng

sẽ dễ dàng hơn

Ngoài ra còn có các nhân tố khác như tình hình sản xuất kinh doanh, trình độ tiến bộ khoa học kỹ thuật,…, đều có ảnh hởng đến công tác mua hàng

1.3.2 Các nhân tố bên ngoài ảnh hưởng tới công tác quản trị mua hàng

Nhà cung cấp: Đây là yếu tố khách quan ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả mua

hàng của doanh nghiệp, vì nếu lựa chọn không đúng nhà cung cấp thì sẽ không đảm bảo khả năng mua hàng của doanh nghiệp

Đối thủ cạnh tranh:

Đối thủ cạnh tranh có ảnh hưởng lớn đến mua hàng trong doanh nghiệp ở cả mua và bán Đối thủ cạnh tranh trong mua hàng thể hiện ở chỗ doanh nghiệp luôn phải đối phó với hàng loạt các đối thủ cạnh tranh, sự cạnh tranh trên thị trường là sự cạnh tranh về giá Nếu nhà cung cấp nào đưa ra giá cả hay các điều khoản ưu đãi thì

họ sẽ dễ dàng thu hút được các doanh nghiệp quan tâm đến hàng của mình

Các cơ quan nhà nước:

Các cơ quan nhà nước ở trung ương và địa phương đều có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và hoạt động mua hàng của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp đều có các cơ quan nhà nước, cơ quan địa phương kiểm tra và giám sát các hoạt động có liên quan tới hoạt động kinh doanh của mình Thông qua hệ thống cơ quan nhà nước, nhà quản trị sẽ tìm được nguồn cung ứng tốt đảm bảo được mục tiêu mua hàng của mình, như : Thông qua các cơ chế, chính sách thuế, …

Đó là một số các nhân tố ảnh hưởng tới nghiệp vụ mua hàng của doanh nghiệp, có những nhân tố chủ quan và khách quan thì doanh nghiệp có thể điều chỉnh chính sách mua hàng phù hợp

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG

TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV IN ẤN BAO BÌ TÍN THÀNH 2.1 Vài nét sơ lược về Công ty TNHH TM-DV IN ẤN BAO BÌ TÍN THÀNH

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Tín Thành

Ngày 01/11/2006, Công ty được thành lập và được Sở Kế Hoạch Đầu Tư cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 4102044467 ngày 01/11/2006 với:

• Tên giao dịch : Công ty TNHH TM-DV IN ẤN BAO BÌ TÍN THÀNH

• Tên viết tắt : TTP.Co., Ltd

Kinh doanh xuất nhập khẩu nguyên vật liệu, thiết bị máy móc các ngành in: mực in, hóa chất ngành in (trừ hóa chất độc hại mạnh), giấy, in và bao bì, văn hóa phẩm, văn phòng phẩm,

Đến năm 2010, tổng số nhân viên công ty là 30 người, trong đó nhân viên quản lý là 03 người

Đặc điểm :

Doanh nghiệp vừa và nhỏ

Hình thức sở hữu của công ty là sở hữu tư nhân

2.1.2 Chức năng, quyền hạn về lĩnh vực hoạt động của Công ty Tín

Thành

2.1.2.1 Chức năng ngành nghề kinh doanh

Ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực họat động: Thiết kế tạo mẫu, dịch vụ quảng cáo, sản xuất pano, hộp đèn, kệ trưng bày, vật phẩm quảng cáo, hàng may mặc Sản xuất và in ấn: Bao thư, Profile, Catalogue, các loại lịch,…

Duy trì và không ngừng phát triển cung cấp các sản phẩm: In ấn và thiết kế, tạo mẫu, dịch vụ quảng cáo,…., để chiếm lĩnh thị trường trong và ngòai nước, nâng cao thu nhập cho Cán Bộ Công Nhân Viên (CBCNV) công ty trong điều kiện thị trường cạnh tranh gay gắt

2.1.2.2 Quyền hạn của công ty

Kinh doanh đúng các dịch vụ đã được cấp phép trong “Giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh “

Công ty thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước, với địa phương bằng việc nộp đủ và đúng thời hạn các loại thuế theo quyết định của cơ quan thuế Công

ty được huy động và sử dụng vốn trong kinh doanh

Tạo công ăn việc làm ổn định cho người lao động, tổ chức tốt đời sống vật chất và tinh thần, không ngừng nâng cao trình độ, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao mức sống cho nhân viên trong công ty

Tiếp cận, khai thác nhiều thị trường mới ổn định Xây dựng và tổ chức thực hiện tốt các kế họach kinh doanh in ấn và thiết kế, tạo mẫu bao bì, dịch vụ quảng cáo Công ty đảm bảo an ninh chính trị xã hội và bảo vệ môi trường

Được quyền tuyển nhân viên hay cho thôi việc đối với nhân viên không có năng lực, có phẩm chất đạo đức xấu, chủ động trả lương cho CBCNV trong khả năng cho phép của công ty

2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty Tín Thành

Giám đốc: 01 người

Khối gián tiếp – CB CNV và quản lý: 07 Người

Khối lao động trực tiếp: 22 Người

Trong đó trình độ lao động tại công ty:

• Đại học: 5 Người

• Trung cấp, cao đẳng, công nhân bậc 3/7: 25 người

Chức vụ nhân sự Số người Khối lao động

Bảng 2.1 Tổng số nhân sự của Công ty Tín Thành

Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng, các bộ phận có mối quan hệ với nhau, có trách nhiệm và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo cung cấp sản phẩm đúng tiến độ kế họach công ty đề ra

Tình hình nhân sự của công ty tương đối ổn định, hầu hết CBCNV trẻ tuổi,

có trình độ và được đào tạo chuyên môn tay nghề, đây là lợi thế cho cho sự tồn tại

và phát triển lâu dài của công ty

Sau đây là Sơ đồ tổ chức quản lý hoạt động của Công ty TNHH TM - DV In

Ấn Bao Bì TÍN THÀNH: