hoàn thiện quy trình kiểm toán chu kỳ tiền lương và nhân sự trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty tnhh kiểm toán và tư vấn tài chính quốc tế thực hiện

Theonghĩa rộng, tiền lương của doanh nghiệp bao gồm: lương nhân viên hành chính,lương trả cho người lao động sản xuất theo sản lượng, công việc đã hoàn thànhhay thời gian lao động thực t

BỘ TÀI CHÍNH HỌC VIỆN TÀI CHÍNH KHOA KẾ TOÁN

-*** -HOÀNG MAI HOA Lớp: CQ 46/22.06

Đề tài:

Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu kỳ tiền lương và nhân

sự trong kiểm toán Báo cáo tài chính

do Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn tài chính Quốc tế

thực hiện

LUẬN VĂN CUỐI KHÓA

Chuyên ngành: KIỂM TOÁN

Người hướng dẫn khoa học:

PGS.TS Thịnh Văn Vinh

Hà Nội 2012

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Hơn một thập kỉ qua, thực hiện đường lối đổi mới mở cửa và hội nhập củaĐảng và Nhà nước nền kinh tế nước ta đã thu được những thành tựu được cả thếgiới công nhận Một trong những hoạt động ấy chính là hoạt động tài chính ở cácdoanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế ngày càng trở nên minh bạch và lànhmạnh, tuân theo pháp luật và chuẩn mực quốc tế Góp phần không nhỏ vào thànhtựu ấy là hoạt động của các công ty kiểm toán Thời hội nhập người ta coi kiểmtoán như là công cụ để thực hiện công tác kiểm tra, giám sát hoạt động tài chính,

kế toán, thuế của các doanh nghiệp Trên cơ sở đó góp phần đánh giá mức độ trungthực hợp lí của các BCTC của các đơn vị kinh tế Điều đó là nguyên nhân cho việc

ra đời của kiểm toán độc lập là tất yếu khách quan Qua quá trình tồn tại và pháttriển, kiểm toán độc lập đã chứng minh sự tồn tại thiết yếu của mình trong nền kinh

tế, giúp kinh tế phát triển ngày càng nhanh, mạnh và vững chắc

Báo cáo tài chính là bản mô tả tình hình chung của đơn vị, cũng như kết quảhoạt động kinh doanh của công ty trong cả năm tài chính Kiểm toán Báo cáo tàichính là sự tổng hợp kết quả kiểm toán của nhiều chu kỳ khác nhau, trên cơ sở đóđưa ra các kết luận về sự trung thực và hợp lý của BCTC trên các khía cạnh trọngyếu Việc kiểm toán báo cáo tài chính của công ty không những đưa ra được lờinhận xét về tính trung thực hợp lý của thông tin được trình bày trên đó mà còn thựchiện chức năng tư vấn giúp doanh nghiệp hoàn chỉnh bộ máy kế toán và tìm rađược những yếu điểm trong quá trình sản xuất và quản lí của mình từ đó tư vấn cho

Một trong những vấn đề được chú ý trong kiểm toán BCTC đó là kiểm toánchi phí Trong đó chi phí nhân công chiếm tỷ trọng tương đối lớn ở đa số các doanhnghiệp và có ảnh hưởng lớn tới tính chính xác của chi phí, giá thành cũng như lợinhuận của doanh nghiệp Tiền lương liên quan đến các chỉ tiêu trên báo cáo tàichính như: chỉ tiêu nợ phải trả, hàng tồn kho… trên bảng cân đối kế toán; chỉ tiêulưu chuyển tiền thuần từ hoạt động kinh doanh trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ, cụthể là chỉ tiêu tiền đã trả cho công nhân viên hoặc chỉ tiêu tăng giảm các khoản phảitrả; các chỉ tiêu chi phí và lợi nhuận trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Bêncạnh đó, tiền lương và các khoản trích theo lương là một khoản liên quan tới thunhập của người lao động cũng như một khoản liên quan trực tiếp tới quyền lợi củangười lao động, nó quyết định mức độ nhiệt tình cống hiến trong công việc Do vậy,việc kiểm toán chu kỳ tiền lương và nhân sự mang một ý nghĩa rất quan trọng, giúpphát hiện sai sót ở các chỉ tiêu nói trên và giúp doanh nghiệp quản lí tốt nguồn nhânlực này.

Nhận thức được tầm quan trọng của kiểm toán chu kỳ tiền lương và nhân sự,trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn tài chính quốc tếIFC, bên cạnh tìm hiểu chung về hoạt động kiểm toán của công ty em đã đi sâu tìmhiểu công tác kiểm toán chu kỳ tiền lương và nhân sự trong kiểm toán Báo cáo tàichính do công ty IFC thực hiện Trên cơ sở đó, em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện quytrình kiểm toán chu kỳ tiền lương và nhân sự trong kiểm toán báo cáo tài chính doCông ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn tài chính Quốc tế thực hiện” làm đề tài luậnvăn cuối khóa của mình

2 Mục đích nghiên cứu

Làm rõ thêm về mặt lý luận đối với kiểm toán chu kỳ tiền lương và nhân sự

Vận dụng lý thuyết kiểm toán đặc biệt là lý thuyết kiểm toán chu kỳ tiền lương

và nhân sự trong kiểm toán BCTC để xem xét thực tiễn công tác kiểm toán chu kỳtiền lương và nhân sự trong kiểm toán BCTC do Công ty TNHH Kiểm toán và Tưvấn tài chính Quốc tế thực hiện

Kiến nghị hoàn thiện quy trình kiểm toán chu kỳ tiền lương và nhân sự choCông ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn tài chính Quốc tế

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đề tài nghiên cứu về lý luận và thực tiễn quy trình kiểm toán chu kỳ tiền lương

và nhân sự trong kiểm toán BCTC do Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn tàichính Quốc tế thực hiện

Phạm vi nghiên cứu của đề tài là quy trình kiểm toán chu kỳ tiền lương và nhân

sự trong kiểm toán BCTC do chủ thể là kiểm toán độc lập – Công ty TNHH Kiểmtoán và Tư vấn tài chính Quốc tế thực hiện tại một đơn vị khách hàng điển hình

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn được vận dụng kết hợp nhều phương pháp nghiên cứu khác nhaunhư:

 Phương pháp duy vật biện chứng

5 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu của đề tài gồm ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm toán báo cáo tài chính và quy trình

kiểm toán chu kỳ tiền lương và nhân sự trong kiểm toán Báo cáo tài chính tại các Công ty kiểm toán độc lập.

Chương 2: Thực trạng quy trình kiểm toán chu kỳ tiền lương và nhân sự trong kiểm toán BCTC do Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn tài chính Quốc tế thực hiện.

Chương 3: Đánh giá và những giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán chu kỳ tiền lương và nhân sự trong kiểm toán BCTC do Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn tài chính Quốc tế thực hiện.

Do hạn chế về kiến thức, kinh nghiệm cũng như thời gian nghiên cứu nên bàiluận văn của em không tránh khỏi những thiếu sót nhất định Em rất mong nhậnđược những ý kiến đóng góp của Quý thầy cô, các anh chị trong Công ty TNHHKiểm toán và Tư vấn tài chính Quốc tế để em hoàn thiện khóa luận tốt hơn đồngthời củng cố thêm kiến thức hướng tới những mục tiêu lớn hơn trong tương lai

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội ngày 28 tháng 3 năm 2011

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU KỲ TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN SỰ TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÁC CÔNG TY KIỂM TOÁN

ĐỘC LẬP

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHU KỲ TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN SỰ

1.1.1 Đặc điểm về tiền lương

 Khái niệm và bản chất của tiền lương

Lao động của con người cùng với đối tượng lao động và tư liệu lao động hợpthành ba yếu tố của quá trình sản xuất Ở đó, con người thông qua hoạt động chântay và trí óc đã sử dụng các tư liệu lao động tác động, biến đổi các đối tượng laođộng thành các vật phẩm có ích phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của con người.Trong mọi chế độ xã hội, ngay cả khi chuyển sang nền kinh tế công nghiệp việcsáng tạo ra của cải vật chất đều không tách rời lao động Do đó, lao động là điềukiện đầu tiên cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của xã hội loài người, là yếu tốquan trọng nhất, quyết định nhất trong quá trình sản xuất Để cho quá trình tái sảnxuất xã hội nói chung và quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp nóiriêng được diễn ra thường xuyên, liên tục thì vấn đề thiết yếu là phải tái sản xuấtsức lao động, nghĩa là sức lao động mà con người bỏ ra phải được bồi hoàn dướidạng thù lao lao động Cái mà người ta gọi là “giá trị lao động” thực tế là “giá trịsức lao động” Trong nền kinh tế hàng hóa, thù lao lao động được biểu hiện bằngthước đo giá trị và được gọi là tiền lương

Về bản chất, tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động Theonghĩa rộng, tiền lương của doanh nghiệp bao gồm: lương nhân viên hành chính,lương trả cho người lao động sản xuất theo sản lượng, công việc đã hoàn thànhhay thời gian lao động thực tế, các khoản tiền thưởng, hoa hồng, các khoản phúclợi và các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế(BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) mà doanhnghiệp phải trả cho người lao động theo quy định của pháp luật hiện hành vềlương và các khoản trích theo lương và theo hợp đồng lao động hoặc sự thỏathuận của đôi bên.

 Các hình thức tiền lương trong doanh nghiệp

Thông thường ở các doanh nghiệp áp dụng các hình thức trả lương sau:

 Hình thức tiền lương theo thời gian: Là hình thức tiền lương theo thời gian

làm việc, cấp bậc kỹ thuật và thang lương của người lao động Theo hình thức này

thì tiền lương thời gian, tiền lương phải trả cho người lao động được tính bằng: Thời gian làm việc thực tế * mức lương thời gian Hình thức này thường áp dụng

cho lao động làm công tác văn phòng như hành chính, quản trị, tổ chức lao động,thống kê, kế toán, tài vụ…

Tuy đã tính đến thời gian làm việc thực tế song hình thức tiền lương thời gianvẫn còn những hạn chế nhất định, đó là chưa gắn được tiền lương với chất lượng

và kết quả lao động Vì vậy, khi áp dụng hình thức này các doanh nghiệp cần cócác biện pháp khen thưởng, xử phạt nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm củangười lao động đối với công việc

 Hình thức tiền lương theo sản phẩm: Là hình thức tiền lương tính theo số

lượng, chất lượng sản phẩm, công việc đã hoàn thành đảm bảo yêu cầu chất lượng

và đơn giá tiền lương tính cho một đơn vị sản phẩm, công việc đó Theo hình thức

này thì tiền lương phải trả cho người lao động được tính bằng: (số lượng hoặc khối lượng công việc, sản phẩm hoàn thành đủ tiêu chuẩn chất lượng) * đơn giá tiền lương sản phẩm.

Tiền lương sản phẩm có thể áp dụng đối với các đối tượng lao động khácnhau như:

- Tiền lương sản phẩm trực tiếp: Là hình thức tiền lương trả cho người lao động được tính theo số lượng sản lượng hoàn thành đúng quy cách, phẩm chất vàđơn giá lương sản phẩm Đây là hình thức được các doanh nghiệp sử dụng phổbiến để tính lương phải trả cho người lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm

- Tiền lương sản phẩm gián tiếp: Được áp dụng để trả lương cho người laođộng gián tiếp phục vụ sản xuất sản phẩm như: công nhân vận chuyển nguyên vậtliệu, thành phẩm, bảo dưỡng máy móc thiết bị, tổ trưởng phân xưởng sản xuất…

Để khuyến khích người lao động nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm,doanh nghiệp có thể áp dụng các đơn giá sản phẩm khác nhau:

- Tiền lương sản phẩm giản đơn: Là tiền lương tính theo đơn giá tiền lương

cố định

- Tiền lương sản phẩm có thưởng: Là tiền lương sản phẩm giản đơn kết hợpvới tiền thưởng trong sản xuất (thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng tăng năng suất laođộng, thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm…)

- Tiền lương sản phẩm lũy tiến: Là tiền lương sản phẩm tính theo đơn giá

- Tiền lương sản phẩm khoán: Là hình thức tiền lương trả cho những côngviệc lao động đơn giản, công việc có tính chất đột xuất như: khoán bốc vác,khoán vận chuyển nguyên vật liệu, thành phẩm Hình thức này có thể khoán việc,khoán khối lượng, khoán sản phẩm cuối cùng.

Ưu điểm của hình thức tiền lương sản phẩm: Đảm bảo nguyên tắc phân phốitheo số lượng, chất lượng lao động, khuyến khích người lao động quan tâm đếnkết quả và chất lượng sản phẩm

 Các hình thức đãi ngộ khác:

Ngoài chế độ tiền lương, các doanh nghiệp còn tiến hành xây dựng chế độtiền thưởng cho cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động sản xuất kinhdoanh như: thưởng thi đua, thưởng sản xuất kinh doanh, thưởng sáng kiến, Vàcác khoản phụ cấp, khoản phúc lợi nhằm khuyến khích người lao động như: phụcấp ăn ca, cho công nhân viên đi nghỉ mát…

 Quỹ tiền lương

Là toàn bộ tiền lương tính theo người lao động của doanh nghiệp do doanhnghiệp quản lý và chi trả

Quỹ tiền lương của doanh nghiệp được chia thành: tiền lương chính và tiềnlương phụ

Trong đó:

+ Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho người lao động được tính theo khốilượng công việc hoàn thành hoặc tính theo thời gian mà họ làm nhiệm vụ chínhtại doanh nghiệp bao gồm: tiền lương theo sản phẩm, tiền lương theo thời gian và

+ Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian họ thựchiện các nhiệm vụ khác do doanh nghiệp điều động như: hội họp, tập quân sự,nghỉ phép năm theo chế độ…

Việc phân chia tiền lương chính và phụ có ý nghĩa quan trọng trong công táchạch toán kế toán tiền lương và phân tích các khoản mục chi phí tiền lương tronggiá thành sản phẩm Trong công tác kế toán, tiền lương chính của công nhân sảnxuất được hạch toán trực tiếp vào đối tượng tính giá thành và có quan hệ chặt chẽvới năng suất lao động Còn tiền lương phụ của công nhân sản xuất không cóquan hệ trực tiếp với khối lượng sản phẩm sản xuất ra và năng suất lao động nênđược hạch toán và phân bổ gián tiếp vào các đối tượng tính giá thành, theo tiêuthức phân bổ thích hợp

1.1.2 Các khoản trích theo lương

Không những được hưởng tiền lương, tiền thưởng người lao động trong cácdoanh nghiệp còn được hưởng các khoản phụ cấp, trợ cấp BHXH, BHYT, KPCĐ,BHTN Các khoản này cũng góp phần trợ giúp người lao động và tăng thêm thunhập cho họ trong các trường hợp khó khăn về sức khỏe (tạm thời hoặc vĩnh viễnmất sức lao động), hay gặp khó khăn về kinh tế (khi họ thất nghiệp), hay pháttriển được các phong trào đoàn nhằm nâng cao đời sống tinh thần, từ đó khuyếnkhích được người lao động hơn

 Quỹ bảo hiểm xã hội

Được sử dụng để nhằm đảm bảo thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập củangười lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao

Quỹ này được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số quỹlương cơ bản và các khoản phụ cấp chức vụ, khu vực…của người lao động thực tếphát sinh trong tháng Theo quy định hiện hành, tỷ lệ trích bảo hiểm xã hội là22% Trong đó: 16% là do đơn vị sử dụng lao động trả, phần này được hạch toánvào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp, 6% còn lại do người lao động góp,phần này được trừ vào thu nhập hàng tháng của người lao động.

Được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám chữa bệnh, tiền thuốc, việnphí cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ… Quỹ này được hìnhthành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương cơ bản và cáckhoản phụ cấp của người lao động thực tế phát sinh trong kỳ Tỷ lệ trích BHXHhiện nay là 4,5% Trong đó: 3% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và 1,5% tínhtrừ vào thu nhập của người lao động

Hình thành do việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương thực tếphải trả cho người lao động phát sinh trong tháng Tỷ lệ trích hiện hành 2% tínhvào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Quỹ này một phần nộp lên cơ quanquản lý công đoàn cấp trên, một phần để lại doanh nghiệp chi tiêu cho hoạt độngcông đoàn tại doanh nghiệp

Được hình thành để trợ cấp một phần thu nhập cho người lao động (nhữngngười đủ điều kiện theo Điều 81, Luật BHXH) khi họ thất nghiệp Theo đó mứctrợ cấp thất nghiệp hàng tháng bằng 60% mức bình quân tiền lương, tiền công

Quỹ này được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số quỹlương cơ bản và các khoản trợ cấp chức vụ, khu vực…của người lao động thực tếphát sinh trong tháng Theo quy định hiện hành, tỷ lệ trích BHTN là 2% Trongđó: 1% là do đơn vị sử dụng lao động trả, phần này được hạch toán vào chi phíkinh doanh của doanh nghiệp, 1% còn lại là do người lao động đóng góp, phầnnày được trừ vào thu nhập hằng tháng của người lao động.

Các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN cùng với tiền lương phải trảcông nhân viên hợp thành chi phí nhân công trong tổng chi phí sản xuất kinhdoanh

1.1.3 Kế toán nghiệp vụ liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo

lương

Để tiện theo dõi chi phí tiền lương, tình hình thanh toán tiền lương và cáckhoản trích theo lương kế toán sử dụng tài khoản 334 và tài khoản 338, phù hợpvới Quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

Trong đó:

TK 334 – Phải trả người lao động

TK 338 – Phải trả phải nộp khác: Có 9 tài khoản cấp 2 trong đó đối với cáckhoản trích theo lương kế toán sử dụng 4 TK:

- TK 3382 – Kinh phí công đoàn (KPCĐ)

- TK 3383 – Bảo hiểm xã hội (BHXH)

- TK 3384 – Bảo hiểm y tế (BHYT)

Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 335 –Chi phí phải trả, TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp, TK 6271 – Chi phí nhânviên phân xưởng, TK 6411 – Chi phí nhân viên bán hàng, TK 6421 – Chi phínhân viên quản lý doanh nghiệp,…

Trình tự kế toán nghiệp vụ liên quan đến tiền lương, các khoản trích theolương:

(1) Hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công, hay phiếu báo sản phẩm hoặccông việc hoàn thành, kế toán tiến hành tính lương thông qua việc lập bảng thanhtoán lương, sau đó tiến hành phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí, thông quabảng phân bổ tiền lương kế toán định khoản:

Nợ TK 622, 6271, 6411, 6421, 241,…

Có TK 334

(2) Đồng thời hàng tháng căn cứ vào tỷ lệ trích lập các khoản trích theo lươngtheo quy định của ban lãnh đạo công ty, phù hợp với quy định của Nhà nước vàquỹ tiền lương cơ bản, kế toán trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN:

Nợ TK 622, 6271, 6411, 6421…- Phần tính vào chi phí sản xuất kinh doanh

Nợ TK 334 – Phần khấu trừ vào lương của người lao động

Có TK 3382, 3383, 3384, 3389

(3) Căn cứ vào quyết định khen thưởng của Ban giám đốc cho các cá nhân, tậpthể có thành tích trong quá trình tham gia vào sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp kế toán định khoản:

Nợ TK 3531 – Thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng

(4) Căn cứ quyết định phạt bồi thường (do làm mất mát, phương hại tới tài sảncủa công ty…), hay thu hồi lại tiền tạm ứng của công nhân viên trong năm, kếtoán định khoản:

Nợ TK 334

Có TK 138, 141

(5) Dựa trên tổng thu nhập của các cá nhân (trên bảng tính lương) và thông tin

về các khoản giảm trừ (giảm trừ gia cảnh) trên hồ sơ nhân sự tại phòng nhân sự,

kế toán tính và lập tờ khai thuế thu nhập cá nhân:

Nợ Tk 3335, 3382, 3383, 3384, 3389

Có TK 111, 112

Sơ đồ 1.1: Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

1.2 KIỂM TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN SỰ

1.2.1 Ý nghĩa của kiểm toán chu kỳ tiền lương và nhân sự trong kiểm toán BCTC

Tiền lương có ý nghĩa đặc biệt quan trọng Nó là khoản chi phí sản xuấtchiếm tỷ trọng tương đối lớn và có ảnh hưởng lớn tới tính chính xác của chi phí,giá thành cũng như lợi nhuận doanh nghiệp Chu kỳ tiền lương và nhân sự có mốiquan hệ mật thiết với các chu kỳ khác như: chu kỳ Hàng tồn kho – chi phí – giáthành; bán hàng – thu tiền Do đó chu kỳ này có liên quan đến nhiều chỉ tiêu vàthông tin trên BCTC hiện hành của doanh nghiệp

Tiền lương của đơn vị có thể bị lãng phí do công tác quản lý không hiệu quảhay do biển thủ thông qua các hình thức gian lận Vì vậy, tiền lương của doanhnghiệp luôn được đánh giá là khoản mục chứa đựng các rủi ro tiềm tàng

Mặt khác, tiền lương và các khoản trích theo lương là một khoản liên quanđến thu nhập của người lao động, cũng như là một khoản liên quan trực tiếp đếnquyền lợi người lao động Do đó nó không chỉ mang ý nghĩa về mặt kinh tế đơnthuần mà còn mang ý nghĩa về mặt xã hội

Vì vậy, kiểm toán chu kỳ tiền lương và nhân sự có ý nghĩa rất quan trọng Nó

sẽ giúp kiểm toán viên phát hiện ra những sai sót trọng yếu nếu có đối với một sốchỉ tiêu trên BCTC Đồng thời cũng phát hiện ra những lãng phí hay sai phạmtrong quản lý và sử dụng lao động, quỹ tiền lương đã gây ảnh hưởng đến lợi íchcủa doanh nghiệp và lợi ích của người lao động; phát hiện việc không tuân thủđúng quy định của pháp luật hiện hành về quản lý tiền lương, lao động; cũng nhưtính toán không đúng các khoản Thuế phải nộp Nhà nước và các khoản phải nộpliên quan đến lương Nhằm cung cấp thông tin đáng tin cậy cho các đối tượng sửdụng thông tin liên quan (như: cơ quan Bảo hiểm, cơ quan Thuế, người laođộng…)

1.2.2 Mục tiêu quy trình kiểm toán chu kỳ tiền lương và nhân sự

Phù hợp với mục tiêu chung của kiểm toán BCTC là đưa ra lời xác nhận vềmức độ tin cậy của BCTC được kiểm toán; mục tiêu cụ thể của kiểm toán chu kỳtiền lương và nhân sự là thu thập đầy đủ các bằng chứng thích hợp từ đó đưa ralời xác nhận về mức độ tin cậy của thông tin có liên quan (tiền lương và cáckhoản trích theo lương) Đồng thời làm cơ sở tham chiếu để kết luận các chỉ tiêu

có liên quan khác khi kiểm toán các chu kỳ có liên quan

Trên cơ sở đó có thể xác định mục tiêu kiểm toán cụ thể đối với chu kỳ tiềnlương và nhân sự như sau:

 Đánh giá mức độ hiệu lực của hệ thống KSNB đối với các hoạt động liên quan đến tiền lương, bao gồm:

- Đánh giá việc xây dựng hệ thống KSNB trên khía cạnh đầy đủ, phù hợp

+ Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: các nhân viên sau khi được tuyển dụngphải được phân công rõ ràng, đúng năng lực.

+ Nguyên tắc phê chuẩn, ủy quyền: các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương phátsinh phải được phê chuẩn bởi cấp có thẩm quyền

+ Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: bộ phận tính lương phải độc lập với bộ phận chấmcông và bộ phận thanh toán lương

 Xác nhận độ tin cậy của thông tin có liên quan đến tiền lương:

- Các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tiền lương và các khoản tríchtheo lương:

Biểu 1.1: Mục tiêu kiểm toán các nghiệp vụ tiền lương và các khoản trích theo lương

sinh

được ghi chép đầy đủ

Tính đúng đắn Ghi sổ đã thanh toán lương chính là thời điểm thực chi.Tính toán và đánh giá Các khoản tiền lương và các khoản trích theo lương đã

ghi sổ được tính toán, đánh giá đúng đắn, chính xác theođơn giá, cấp bậc và mức khoán đã được phê chuẩn tronghợp đồng lao động

Phân loại và hạch toán Tiền lương và các khoản trích theo lương phải được

phân bổ đúng đắn cho các đối tượng chịu chi phí và

- Các thông tin liên quan đến số dư tiền lương và các khoản trích theo lương:

Biểu 1.2: Mục tiêu kiểm toán số dư tiền lương và các khoản trích theo lương

Sự hiện hữu Các khoản nợ còn phải thanh toán cho người lao động,

cho cơ quan Bảo hiểm, cơ quan Thuế trên sổ kế toán làthực sự tồn tại

toán cho người lao động, các khoản phải trả phải nộpkhác phải có nghĩa vụ thanh toán với bên liên quan (cơquan Bảo hiểm, cơ quan Thuế…)

Cộng dồn và công bố Các khoản tiền lương và các khoản trích theo lương

phải được cộng dồn và trình bày một cách đúng đắntheo quy định của pháp luật, của doanh nghiệp đã đề ra

1.2.3 Căn cứ kiểm toán chu kỳ tiền lương và nhân sự

- Các tài liệu về KSNB:

+ Các quy định, quy chế và thủ tục về KSNB đối với tiền lương như: quy chếtuyển dụng và phân công lao động; quy định về quản lý và sử dụng lao động; quychế tiền lương, tiền thưởng, quy định về tính lương, ghi chép lương, phát lươngcho người lao động; quy định về quản lý và lưu trữ hồ sơ của công nhân viên…+ Các tài liệu về phê chuẩn định mức lao động, tiền lương, kế hoạch chi phínhân công

- Các chứng từ, tài liệu có liên quan:

+ Bảng cân đối kế toán

+ Sổ kế toán tổng hợp và chi tiết (hoặc sơ đồ tài khoản) của các tài khoản cóliên quan như TK 334, TK 338 (3382, 3383, 3384, 3389), TK 622, TK 6271, TK

6411, TK 6421, TK 333, TK 111, TK 112, TK 138…

+ Bảng thanh toán lương, bảng thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT,BHTN,bảng kê thanh toán tiền thưởng và các khoản khác cho công nhân viên, bảng phân

bổ tiền lương và các khoản trích theo lương

- Các tài liệu tại các bộ phận liên quan như: hợp đồng lao động, thỏa ước laođộng tập thể (nếu có); hồ sơ cán bộ, viên chức; bảng chấm công, phiếu xác nhậnsản phẩm hoặc công việc hoàn thành, phiếu hưởng BHXH, phiếu báo làm đêm,làm thêm giờ, hợp đồng giao khoán, hợp đồng lao động thuê ngoài (nếu có), biênbản điều tra tai nạn lao động…

KSNB đối với chu kỳ tiền lương và nhân sự đóng một vai trò quan trọng vì

nó không chỉ nhằm mục đích ngăn chặn và phát hiện ra những sai phạm về nghiệp

vụ mà còn góp phần đảm bảo việc tuân thủ pháp luật và hiệu quả kinh tế cho cáchoạt động về tiền lương cũng như các khoản trích theo lương nên các doanhnghiệp rất chú trọng KSNB chu kỳ này Chu kỳ tiền lương và nhân sự có các chứcnăng: tiếp nhận và quản lý nhân sự; theo dõi và ghi nhận thời gian lao động, khốilượng công việc, sản phẩm và lao vụ hoàn thành; tính lương và lập bảng lương;thanh toán lương và các khoản khác cho công nhân viên; giải quyết chế độ lương,khoản trích theo lương và chấm dứt hợp đồng lao động Do đó mà doanh nghiệpthường gắn liền KSNB với các chức năng trên để cho công việc KSNB đạt hiệuquả cao

Bước 1: Tiếp nhận và quản lý nhân sự

Là bước công việc đầu tiên có vai trò quyết định đến các nghiệp vụ lao động

và tiền lương Quá trình này thường do bộ phận quản lý lao động hay nhân sự vàban lãnh đạo cấp cao trong đơn vị thực hiện

Yêu cầu KSNB đối với các bước công việc này là phải xây dựng và vận hànhcác quy chế và thủ tục kiểm soát các hoạt động liên quan đến khâu tuyển dụng,phê duyệt và ký kết hợp đồng lao động Cụ thể là:

+ Việc tuyển dụng lao động sẽ phải căn cứ vào kế hoạch và nhu cầu tuyển dụnglao động của công ty và có thể được thực hiện dưới các hình thức trực tiếp hoặcgián tiếp theo quy định của doanh nghiệp

+ Có các quyết định về tiếp nhận và ký kết hợp đồng lao động, phân công côngviệc cụ thể cho người được tiếp nhận tránh hiện tượng một người kiêm nhiềuchức vụ có liên quan tới nhau (như làm kế toán kiêm luôn thủ kho), phê chuẩnmức lương, phụ cấp (kể cả trường hợp có thay đổi) và lập hồ sơ cán bộ, nhânviên Các quyết định trên phải được lưu ở bộ phận quản lý lao động hoặc nhân sự.Đồng thời gửi bản sao cho người lao động và bộ phận sử dụng lao động

Bước 2: Theo dõi và ghi nhận thời gian lao động, khối lượng công việc, sản phẩm, lao vụ hoàn thành

KSNB đối với bước công việc này là:

+ Người quản lý các bộ phận phải chịu trách nhiệm về việc lập bảng chấm cônghay phiếu báo sản phẩm hoàn thành Người trực tiếp theo dõi lao động phải có tư

+ Thường xuyên đối chiếu giữa bảng chấm công với kết quả máy ghi giờ (nếucó), đối chiếu phiếu báo sản phẩm hoàn thành với phiếu nhập kho.

+ Đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa bộ phận theo dõi kết quả lao động, bộphận chấm công với bộ phận tính lương và bộ phận thanh toán

+ Trường hợp làm thêm giờ, làm đêm phải lập phiếu báo làm thêm giờ, làm đêmđầy đủ và có xác nhận của các bên liên quan

Bước 3: Tính lương, lập bảng lương và ghi chép sổ sách

KSNB đối với các bước công việc này là :

+ Doanh nghiệp phải xây dựng định mức, đơn giá lương sản phẩm, lương thờigian một cách đầy đủ, rõ ràng Nếu có thay đổi phải thông báo cho bộ phận tínhlương

+ Phải có sự kiểm tra tính chính xác của bảng chấm công, phiếu báo làm thêmgiờ, thêm ngày, phiếu báo sản phẩm hoàn thành của người độc lập với bộ phậntheo dõi kết quả lao động

+ Phải xây dựng và thực hiện các thủ tục KSNB để kiểm tra đối chiếu kết quả tínhlương và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ về lương của người độc lập

+ Đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa các bộ phận tính lương, ghi sổ vàphát lương

Bước 4: Thanh toán lương và các khoản khác cho công nhân viên

+ Có quy định về hình thức thanh toán và ngày thanh toán rõ ràng

+ Các phiếu chi và séc chi phải được đánh số theo thứ tự cho mỗi chu kỳ thanhtoán và đảm bảo ghi chép đầy đủ, chính xác trong sổ kế toán Đối với những

+ Sử dụng dịch vụ ngân hàng trả lương cho công nhân viên có thể giảm bớt khảnăng sai phạm do có thêm sự kiểm soát của ngân hàng.

Bước 5: Giải quyết chế độ về lương, các khoản trích theo lương và chấm dứt hợp đồng lao động.

Căn cứ vào quy định, chế độ và yêu cầu của người lao động, doanh nghiệp,

kế toán, phòng nhân sự, ban lãnh đạo thực hiện việc giải quyết các chế độ vềlương, thưởng và các khoản trích theo lương Làm thủ tục chấm dứt hợp đồng laođộng (trong trường hợp đủ điều kiện) Khi khen thưởng phải có quyết định, biênbản đầy đủ

1.2.5 Một số sai phạm thường gặp trong quá trình kiểm toán chu kỳ tiền lương và nhân sự

Chu kỳ tiền lương và nhân sự là chu kỳ có khả năng chứa đựng nhiều saiphạm, nó tồn tại cả những gian lận và sai sót Có thể chia những sai phạm thườnggặp thành các nhóm:

- Sai phạm về xác định mức lương như: Chưa có kế hoạch về tiền lương màchỉ có kế hoạch trả lương cho nhân viên, chưa xây dựng quy chế trả lương có sựphê duyệt của người có thẩm quyền, cách tính lương, trả lương không nhất quán,xác định quỹ lương chưa có cơ sở, xác định sai mức lương của các đối tượng khácnhau, chưa ký đầy đủ hợp đồng lao động theo quy định

- Sai phạm về tính lương: Xuất hiện những bất thường và ngoại lệ về tiềnlương của ban lãnh đạo doanh nghiệp; thanh toán lương khống: nhân viên khống,

hồ sơ khống, nhân viên đã thôi việc tại đơn vị vẫn được trả lương Khai tăng giờlàm thêm so với thực tế; chưa tiến hành khấu trừ vào lương đối với khoản tiền bồithường thiệt hại, tổn thất, vi phạm của công nhân viên; tính sai thuế thu nhập cánhân, các khoản lương đã tạm ứng trong kỳ => tính sai lương; tính sai các khoảntrích theo lương

- Sai phạm về chi trả lương: Chi quá quỹ tiền lương được hưởng; sử dụngquỹ tiền lương chưa đúng mục đích; thanh toán các khoản phụ cấp và các khoảnkhác ngoài lương chính không có chính sách cụ thể và không có quyết định củaGiám đốc; quyết toán lương chưa kịp thời, thanh toán trả lương cho cán bộ côngnhân viên chậm; xuất hiện những bất thường và ngoại lệ về tiền lương của Banlãnh đạo doanh nghiệp

- Sai phạm về ghi nhận và báo cáo về quy trình nhân sự tiền lương: Bảngchấm công và bảng thanh toán lương không đầy đủ chữ kí cần thiết như chữ kícủa người nhận, của kế toán trưởng, có hiện tượng kí nhận hộ; hạch toán tạm ứnglương vào TK 141 mà không hạch toán giảm khoản phải trả công nhân viên chứctheo quy định; sai sót trong việc chuyển sổ các nghiệp vụ tiền lương phải trả, chilương và phân bổ chi phí tiền lương

Do đó để giảm rủi ro trong kiểm toán chu kỳ tiền lương và nhân sự thì KTVthực hiện kiểm toán chu kỳ này cần đặc biệt chú ý tới những sai phạm này trongquá trình kiểm toán

1.3 QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU KỲ TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN SỰ

Các phương pháp kiểm toán được áp dụng kết hợp chặt chẽ trong quy trìnhkiểm toán, giúp KTV hạn chế được các rủi ro kiểm toán, tăng tính hiệu quả và tiếtkiệm chi phí cho cuộc kiểm toán.Việc xây dựng được quy trình kiểm toán chu kỳnày một cách khoa học và hợp lý là vấn đề rất quan trọng mà KTV cần quan tâm Quy trình kiểm toán bao gồm 3 giai đoạn : Lập kế hoạch kiểm toán, Thựchiện kiểm toán và Kết thúc kiểm toán.

1.3.1 Lập kế hoạch kiểm toán

Lập kế hoạch kiểm toán được coi là bước đầu tiên và căn bản của quá trìnhkiểm toán mọi chu kỳ, nó quyết định tới chất lượng kiểm toán, thời gian và chiphí thực hiện

Bước 1: Thu thập thêm thông tin về tiền lương và lao động, thông tin về tính tuân thủ pháp luật của khách hàng

 Thu thập thông tin về tiền lương và lao động

KTV cần thu thập được những thông tin cơ sở, ban đầu về chu kỳ tiền lương

và nhân sự như quy chế tuyển dụng, cách tính lương, chế độ tiền lương, thưởng,phương thức thanh toán tiền lương của đơn vị khách hàng Đồng thời thu thậpthêm các thông tin như: sự thay đổi về chính sách tiền lương - nhân sự, sự biếnđộng về nhân sự của công ty, có sự thay đổi về kế toán của công ty hay không,đặc biệt là kế toán tiền lương, sự biến động về quy mô sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp vì điều này ảnh hưởng tới quy mô công nhân viên trong đơn vị…

 Thu thập thông tin về tính tuân thủ pháp luật của khách hàng

Đó chính là việc thu thập thông tin về việc thực hiện nghĩa vụ pháp lý củakhách hàng Thường thông tin này được thu thập bằng cách phỏng vấn Ban giámđốc công ty khách hàng về: giấy phép thành lập và điều lệ công ty, các BCTC,báo cáo kiểm toán, thanh tra năm hiện hành hay trong vài năm trước, biên bản cáccuộc họp cổ đông, Hội đồng quản trị và Ban giám đốc, các hợp đồng và cam kếtquan trọng.

Sau khi đã đạt được các thông tin theo các nội dung trên, cần thực hiện sơ bộnhằm phân tích đánh giá sự ảnh hưởng của các thông tin đến chu kỳ tiền lương vànhân sự, các công ty có loại hình kinh doanh khác nhau thì có các quy chế về tiềnlương khác nhau; từ đó xác định những vấn đề chủ chốt của khoản mục tiền lương

ở công ty này, chỉ ra những sai phạm có thể có; đưa ra những thủ tục cần thiếtnhằm đạt hiệu quả cao, tiết kiệm thời gian và chi phí kiểm toán

Bước 2: Nghiên cứu hệ thống KSNB đối với chu kỳ tiền lương và nhân sự của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát đối với chu kỳ này:

Dựa trên những thông tin thu được, KTV xác định được mức độ tin cậy vào

hệ thống KSNB đối với chu kỳ tiền lương và nhân sự, cụ thể về sự thiết kế cácyếu tố kiểm soát như: quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp trong đơn vị; quy chếtuyển dụng lao động, quy chế trả lương cho nhân viên, hệ thống kế toán trong đơn

vị và các thủ tục kiểm soát của đơn vị đối với tiền lương KTV xem xét trên 2mặt: thiết kế và vận hành, từ đó để có được kết luận phục vụ cho việc xác địnhmức rủi ro kiểm soát, để thiết kế các thủ tục kiểm toán cơ bản đối với nghiệp vụtiền lương cho phù hợp

Kiểm toán viên khảo sát Hệ thống KSNB trên hai phương diện chủ yếu sau:

- KSNB đối với chu kỳ tiền lương và nhân sự được đơn vị thực hiện (vậnhành) như thế nào? Có thường xuyên, liên tục không?

Qua việc hiểu biết hệ thống KSNB, KTV đánh giá được rủi ro kiểm soát Cụthể, Hệ thống KSNB càng hữu hiệu thì rủi ro kiểm soát càng nhỏ và ngược lại, Hệthống KSNB càng yếu kém thì rủi ro kiểm soát càng lớn Việc đánh giá rủi rokiểm soát diễn ra theo các bước sau:

- Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát

- Thiết kế và thực hiện thử nghiệm kiểm soát

- Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế lại thử nghiệm cơ bản

Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán chu kỳ tiền lương và nhân sự thìKTV đã tiến hành xác định mức trọng yếu ban đầu, trước hết là ước lượng banđầu về tính trọng yếu, sau đó phân bổ ước lượng ban đầu về tính trọng yếu chokhoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương:

- Ước lượng ban đầu về tính trọng yếu: Đây là việc làm của KTV nhằm xácđịnh mức độ sai phạm tối đa nhưng vẫn chấp nhận được Tức mức độ sai phạm ấyBCTC vẫn được coi là trung thực hợp lý hay những sai phạm này vẫn chưa làmthay đổi quan điểm và quyết định của người sử dụng thông tin Trong thực tế, khilập kế hoạch kiểm toán, KTV thường dự kiến và ấn định mức trọng yếu ban đầuthấp hơn mức chỉ đạo của công ty kiểm toán nhằm hạ thấp rủi ro kiểm toán vàtăng khả năng loại trừ những sai phạm có thể mắc phải của KTV.

- Phân bổ ước lượng ban đầu về tính trọng yếu cho các khoản mục: Việcphân bổ này giúp cho KTV có thể xác định được số lượng bằng chứng cần thuthập ở mức chi phí thấp nhất mà vẫn đảm bảo tổng hợp các sai sót trên BCTCkhông vượt quá mức ước lượng ban đầu

Đối với chu kỳ tiền lương và nhân sự, mức trọng yếu được xây dựng dựatrên cơ sở:

- Kinh nghiệm và khả năng xét đoán nghề nghiệp của KTV về sai sót củatiền lương và các khoản trích theo lương

- Chi phí kiểm toán cho chu kỳ tiền lương và nhân sự

Thông thường đối với chu kỳ tiền lương và nhân sự, KTV thường xác địnhmức trọng yếu với quy mô tương đối lớn, tổng thể Được chọn để xác định mứctrọng yếu cho các khoản tiền lương và các khoản trích theo lương thường là lợinhuận trước thuế, doanh thu, vốn chủ sở hữu, tổng tài sản

 Đánh giá rủi ro

Rủi ro kiểm toán là rủi ro do KTV và công ty kiểm toán đưa ra ý kiến nhậnxét không thích hợp khi BCTC đã được kiểm toán còn có những sai sót trọng yếu.Việc đánh giá rủi ro kiểm toán (AR) thông qua việc đánh giá rủi ro tiềm tàng (IR),rủi ro kiểm soát (CR) và rủi ro phát hiện (DR) căn cứ vào mối quan hệ được phảnánh trong mô hình:

AR = IR x CR x DR Dựa trên những thông tin thu thập ban đầu, KTV xác định rủi ro tiềm tàng,rủi ro kiểm soát cho chu kỳ tiền lương và nhân sự, từ đó xác định phạm vi và quy

mô của việc kiểm toán chu trình này Nếu KTV cho rằng, rủi ro tiềm tàng và rủi

ro kiểm soát của chu kỳ tiền lương và nhân sự là cao thì sẽ tiến hành nhiều thủ tụckiểm soát chi tiết nhằm giảm rủi ro kiểm toán; và ngược lại, nếu KTV cho rằngrủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát thấp thì sẽ thu hẹp phạm vi kiểm toán, giảmbớt các thủ tục kiểm tra chi tiết nhưng vẫn đảm bảo sai sót có thể chấp nhận đượcvẫn nằm trong mức trọng yếu đã được xác định từ trước, khi đó chất lượng kiểmtoán chu kỳ này vẫn được đảm bảo và tiết kiệm được thời gian chi phí cho việckiểm toán

Trong một cuộc kiểm toán, trọng yếu và rủi ro luôn có mối quan hệ chặt chẽvới nhau Đó là mối quan hệ tỷ lệ nghịch nghĩa là nếu mức trọng yếu có thể chấpnhận được càng tăng lên thì rủi ro kiểm toán càng giảm đi và ngược lại Điều này

có ý nghĩa rất quan trọng đối với KTV khi lập kế hoạch kiểm toán nhằm xác địnhnội dung, phạm vi và thời gian của các thủ tục kiểm toán cần áp dụng

Bước 5: Lập chương trình kiểm toán

Chương trình kiểm toán của chu kỳ tiền lương và nhân sự bao gồm các thủtục nhằm thu thập các bằng chứng giúp KTV đưa ra ý kiến nhận xét về mức độtrung thực hợp lý của các thông tin về tiền lương và các khoản trích theo lương.Các thử nghiệm được áp dụng trong chương trình kiểm toán tiền lương bao gồm:kiểm toán tuân thủ (thử nghiệm kiểm soát) và kiểm toán cơ bản (thử nghiệm cơbản).

Thứ nhất: thiết kế các thử nghiệm kiểm soát: trong quá trình xây dựng

chương trình kiểm toán, KTV cần xem xét việc thực hiện các thử nghiệm kiểmsoát để thu thập bằng chứng về khả năng ngăn chặn các sai phạm của hệ thốngKSNB liên quan tới chu kỳ tiền lương và nhân sự

Thứ hai: thiết kế các thử nghiệm cơ bản: các thử nghiệm này được thiết kế để

thu thập các bằng chứng về sự hoàn chỉnh, chính xác và hiệu lực của các dữ liệu

do hệ thống kế toán xử lý Thử nghiệm cơ bản được thiết kế cho chu kỳ tiền lương

và nhân sự thông qua các thủ tục phân tích, thủ tục kiểm tra chi tiết các nghiệp vụtiền lương cùng các nghiệp vụ trích theo lương và thủ tục kiểm tra chi tiết số dưcác tài khoản liên quan

Thủ tục phân tích: là việc phân tích các số liệu, thông tin, tỷ suất để tìm ra xu

hướng biến động của các chỉ tiêu, từ đó KTV tìm ra những biến động bất thường,xác định trọng tâm trọng điểm của kiểm toán chu kỳ

Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ tiền lương và các khoản trích theo lương: mục

tiêu là để xác nhận các nghiệp vụ này có thực sự phát sinh và hoàn thành không;

có được tính toán đánh giá đúng giá trị nghiệp vụ ghi sổ không; việc ghi sổ cácnghiệp vụ có đầy đủ, đúng loại, đúng kỳ và cộng dồn, chuyển sổ đúng hay không

Kiểm tra chi tiết số dư các tài khoản: là cách thức kết hợp các phương pháp

cân đối, phân tích, đối chiếu trực tiếp với kiểm kê và điều tra thực tế để xác định

độ tin cậy của số dư cuối kỳ (hoặc tổng số phát sinh) các tài khoản 334, 338, cáctài khoản liên quan tới chi phí nhân công như: tài khoản 622, 627, 641, 642…

1.3.2 Thực hiện kiểm toán

Trong giai đoạn này, KTV tiến hành các thử nghiệm theo các bước đã đượcxây dựng trong chương trình kiểm toán đã được thiết kế, KTV thường sử dụng cácthủ tục như sau:

1.3.2.1 Khảo sát về KSNB

Phương pháp kiểm toán mà KTV áp dụng để thu thập thông tin trong thủ tụcnày là phương pháp kiểm toán tuân thủ Việc áp dụng phương pháp tuân thủ ởmức độ nào là tùy thuộc vào mức độ tin tưởng của KTV về hiệu lực KSNB củadoanh nghiệp đối với chu kỳ tiền lương và nhân sự Việc khảo sát KSNB đượcxem xét trên 2 khía cạnh:

- Thiết kế: đánh giá tính đầy đủ, thích hợp của việc thiết kế các quy chế

và thủ tục kiểm soát nội bộ, tìm hiểu về sự vận hành, tính hiệu lực của các quychế và thủ tục kiểm soát đã được thiết lập đối với chu kỳ tiền lương và nhân sự.KTV thường đọc các tài liệu quy định về kiểm soát nội bộ áp dụng cho chu kỳnhư quy chế tuyển dụng lao động, quy chế tiền lương tiền thưởng, quy định vềviệc tính và thanh toán các khoản trích theo lương… Bên cạnh đó, KTV còn cóthể thực hiện kỹ thuật phỏng vấn những người có liên quan về việc thiết kế cácquy chế và thủ tục kiểm soát Bằng chứng thu được giúp KTV kết luận về sự tồntại, tính thích hợp và đầy đủ của các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ đã đượcđặt ra đối với chu kỳ này

- Vận hành: KTV thường sử dụng các kỹ thuật phỏng vấn, quan sát,

kiểm tra tài liệu

+ Kỹ thuật phỏng vấn được áp dụng bằng cách sử dụng bảng câu hỏi để thu thậpbằng chứng có liên quan đến việc phân chia trách nhiệm giữa chức năng quản lýnhân sự, theo dõi kết quả lao động, tính và trả lương của đơn vị có đảm bảothường xuyên hay không… Phương pháp phỏng vấn cho phép KTV có thể thuthập được bằng chứng về sự vận hành của bất kỳ quy chế và thủ tục kiểm soát nội

bộ nào mà KTV cho là quan trọng và đã được doanh nghiệp đặt ra

+ Kỹ thuật quan sát có thể được KTV sử dụng như quan sát việc chấm công, việcnghiệm thu sản phẩm hoàn thành, quan sát việc phát lương để thu thập bằngchứng về việc thực hiện các quy chế và thủ tục kiểm soát Kiểm tra hồ sơ nhânviên, bảng chấm công, thẻ tính giờ để thu thập bằng chứng xác đáng về tínhthường xuyên liên tục của việc thực hiện các quy chế… KTV kiểm tra kiểm soátnội bộ đối với việc tính và phân bổ lương bằng cách kiểm tra căn cứ và phép tính,kiểm tra chữ ký của người phê chuẩn, kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộtrên bảng tính lương, bảng phân bổ lương Kiểm tra tính đúng đắn và nhất quántrong việc áp dụng chính sách phân bổ chi phí tiền lương của doanh nghiệp Kiểmtra việc ghi chép nghiệp vụ tiền lương bằng cách đối chiếu việc ghi sổ với thực tế,

… Đặc biệt, KTV chú ý đến khâu KSNB đối với lương của ban lãnh đạo và nhânviên quản lý về tính đúng đắn và hợp lý

KTV cần chú ý việc tuân thủ 3 nguyên tắc: ủy quyền phê chuẩn, phân côngphân nhiệm, bất kiêm nhiệm

Từ đó, KTV đưa ra kết luận về tính thích hợp, hiệu lực, hiệu quả của kiểm soátnội bộ đối với chu kỳ tiền lương và nhân sự, quyết định về mức độ rủi ro kiểmsoát, phục vụ cho việc thiết kế các thủ tục kiểm toán cơ bản đối với tiền lương chophù hợp

1.3.2.2 Thực hiện các thử nghiệm cơ bản

Như đã trình bày, chu kỳ tiền lương và nhân sự là một chu kỳ có liên quan tớirất nhiều đối tượng khác nhau như: người sử dụng lao động (doanh nghiệp); ngườilao động; các cơ quan nhà nước như: cơ quan thuế, cơ quan quản lí BHYT,

tồn tại ít gian lận sai sót ở khâu này Khi thực hiện các thử nghiệm cơ bản, KTVthường áp dụng các thủ tục:

a Thủ tục phân tích

KTV áp dụng thủ tục phân tích để kiểm tra tính hợp lý của các khoản chi phí

về lương và các khoản phải trả cho nhân viên, phát hiện những vấn đề nghi vấn cầntập trung kiểm tra chi tiết hoặc quyết định thu hẹp phạm vi kiểm tra chi tiết nếucho rằng khả năng có ít sai lệch

Khi kiểm toán chu kỳ tiền lương và nhân sự, KTV thường áp dụng các kỹ

thuật phân tích sau:

- Phân tích xu hướng : so sánh số lũy kế trên tài khoản chi phí nhân công

của niên độ này với niên độ trước, quỹ lương thực hiện với quỹ lương kế hoạch(KTV lấy lũy kế phát sinh trên TK334, 338, 622…để so sánh); so sánh số lũy kếtrên các tài khoản phản ánh các khoản trích theo lương (lấy số lũy kế phát sinh trêncác TK 3383( BHXH), 3384 (BHYT), 3382 (KPCĐ), 3389 (BHTN); tỷ lệ về thuếTNCN trong tổng tiền lương kỳ này với kỳ trước

Việc so sánh này giúp KTV xác định những biến động bất thường, từ đó xácđịnh được trọng tâm kiểm toán, để giúp giảm thời gian và chi phí kiểm toán trongkhi vẫn đảm bảo được chất lượng kiểm toán; tránh việc kiểm tra tràn lan.

- Phân tích tỷ suất : So sánh tỷ lệ chi phí nhân công (trực tiếp, phân

xưởng, bán hàng, QLDN) trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh (giá thành sảnphẩm, chi phí sản xuất chung, CPBH và CP QLDN) kỳ này so với kỳ trước (các

kỳ trước) Nếu có sự biến động bất thường thì có khả năng sai phạm lớn đối vớichu kỳ này

Khi so sánh, KTV cần loại trừ các yếu tố ảnh hưởng mang tính đương nhiên(biến động hợp lý) như tăng lương, tăng số lượng công nhân viên, thăng chức, sathải… KTV phải loại trừ những biến động hợp lý mới đánh giá được những yếu

tố bất hợp lý Khi đã đánh giá được những yếu tố bất hợp lý mà rất nghiêm trọngthì KTV cho rằng đây là trọng tâm để đi sâu kiểm toán

Biểu 1.3: Bảng thủ tục phân tích tổng quát chu kỳ tiền lương và nhân sự

So sánh tài khoản số dư chi

phí tiền lương với các niên

độ trước

Sai phạm của các tài khoản

về chi phí tiền lương

So sánh tỷ lệ chi phí tiền

lương trong giá thành sản

xuất hoặc doanh thu kỳ này

với lỳ trước

Sai phạm về chi phí nhâncông trực tiếp