giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ trong mô hình giao dịch một cửa tại chi nhánh ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn thủ đô

Vấn đề đặt ra với các ngân hàng là làm thế nào để hoàn thiện hoạtđộng KSNB trong mô hình giao dịch một cửa để ngăn ngừa và hạn chế nhữngrủi ro có thể gặp phải trong hoạt động kinh doanh

Hoàng thị phơng thùy

GIảI PHáP HOàN THIệN KIểM SOáT NộI Bộ TRONG MÔ HìNH GIAO DịCH MộT CửA TạI CHI NHáNH ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn thủ đô

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu, kết quả nêu trong Luận văn là trung thực và có nguồn gốc rõ ràng.

Hà Nôi, ngày … tháng … năm 2013

Tác giả luận văn

Hoàng Thị Phương Thùy

MỤC LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ

TÓM TẮT LUẬN VĂN i

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục đích nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Kết cấu của luận văn 3

CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG MÔ HÌNH GIAO DỊCH MỘT CỬA CỦA CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 4

1.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ 4

1.1.1 Khái niệm về kiểm tra kiểm soát nội bộ 4

1.1.2 Nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ 6

1.1.3 Các nguyên tắc trong thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ 6

1.1.4.Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 11

1.1.5 Những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ 19

1.2 Ứng dụng mô hình giao dịch một cửa trong Ngân hàng thương mại 21

1.2.1 Các khái niệm cơ bản trong giao dịch một cửa 22

1.2.2 Mô hình giao dịch “một cửa” 23

1.2.3 Rủi ro trong giao dịch một cửa của Ngân hàng thương mại 31

1.3.1 Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ trong mô hình giao dịch một cửa 371.3.2 Kiểm soát nội bộ trong mô hình giao dịch một cửa và khả năng rủi rokiểm soát 391.3.3 Những nhân tố tác động đến sự hoàn thiện kiểm soát nội bộ trong môhình giao dịch một cửa: 45

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG GIAO DỊCH MỘT CỬA TẠI CHI NHÁNH NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP

VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN THỦ ĐÔ 50 2.1 Khái quát chung về Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thủ Đô 50

2.1.1 Sơ lược quá trình hình thành và phát triển của Chi nhánh Ngân hàngNông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thủ Đô 502.1.2 Cơ cấu tổ chức hoạt động của Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp vàPhát triển Nông thôn Thủ Đô 522.1.3.Nghiệp vụ kinh doanh chủ yếu của Chi nhánh Ngân hàng Nôngnghiệp và Phát triển Nông thôn Thủ Đô 542.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của Chi nhánh Ngân hàng Nôngnghiệp và Phát triển Nông thôn Thủ Đô 55

2.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ trong mô hình giao dịch một cửa tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thủ Đô 63

2.2.1 Văn bản pháp lý 642.2.2 Cơ cấu tổ chức trong mô hình giao dịch một cửa tại Chi nhánh Ngânhàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thủ Đô 652.2.3 Thực hiện kiểm soát nội bộ trong các quy trình giao dịch tại Chinhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thủ Đô 68

thônThủ Đô 81

2.3.1 Kết quả đạt được 81

2.3.2 Các hạn chế và nguyên nhân 83

CHƯƠNG III GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG MÔ HÌNH GIAO DỊCH MỘT CỬA TẠI CHI NHÁNH NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN THỦ ĐÔ 91

3.1 Định hướng và mục tiêu hoạt động của Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thủ Đô trong thời gian tới 91

3.1.1 Định hướng và mục tiêu hoạt động kinh doanh của Chi nhánh Thủ Đô trong thời gian tới 91

3.1.2 Mục tiêu phát triển kiểm soát nội bộ của Chi nhánh Thủ Đô trong thời gian tới 92

3.2 Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ trong mô hình giao dịch một cửa tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thủ Đô 93

3.2.1 Tạo lập môi trường kiểm soát mạnh 93

3.2.2 Thiết lập một cơ chế kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ, hoàn chỉnh gắn liền với quy trình giao dịch một cửa 96

3.2.3 Về chính sách nhân sự 98

3.2.4 Hiện đại hóa công nghệ ngân hàng 101

3.2.5 Hoàn thiện hệ thống thông tin và truyền thông đáng tin cậy 102

3.2.6 Nâng cao năng lực đánh giá và quản lý rủi ro trong giao dịch một cửa qua kiểm soát nội bộ 102

mực kế toán 104

3.2.8 Nâng cao vai trò và hiệu quả hoạt động của bộ phận kiểm tra, kiếm soát, kiểm toán nội bộ 105

3.3 Kiến nghị 106

3.3.1 Kiến nghị với Chính phủ 106

3.3.2 Kiến nghị với Ngân hàng nhà nước 107

KẾT LUẬN 113 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Viết tắt Nguyên văn

NHNo&PTNT VN Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thông

Việt Nam

Bảng biểu:

Bảng 2.1: Kết quả kinh doanh Ngoại hối và TTQT của CN Thủ Đô 61

Sơ đồ: Sơ đồ 1.1: Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ 12

Sơ đồ 1.2: Quy trình giao dịch trong mô hình giao dịch “một cửa” 25

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức của Chi nhánh Thủ Đô 52

Sơ đồ 2.2: Mô hình xử lý nghiệp vụ: Front End – Back End 66

Sơ dồ 2.3: Quy trình giao dịch hàng ngày 70

Sơ đồ 2.4: Sơ đồ giao dịch đầu ngày 70

Sơ đồ 2.5: Sơ đồ luân chuyển chứng từ trong hạn mức giao dịch của GDV .73 Sơ đồ 2.6: Sơ đồ luân chuyển chứng từ ngoài hạn mức giao dịch của GDV 76

Sơ đồ 2.7: Sơ đồ khóa sổ cuối ngày 78

Biểu đồ: Biểu đồ 2.1: Tình hình Huy động vốn và Sử dụng vốn của Chi nhánh NHNo&PTNT Thủ Đô 56

Biểu đồ 2.2: Tổng nguồn vốn phân theo thành phần kinh tế 57

Biểu đồ 2.3: Tổng nguồn vốn phân theo kỳ hạn 59

Đồ thị: Đồ thị 2.1: Dư nợ tín dụng theo thời gian tại CN NHNo&PTNT Thủ Đô 60

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài.

Hệ thống ngân hàng đóng vai trò là huyết mạch của nền kinh tế đất nước,nhưng kinh doanh ngân hàng là một lĩnh vực kinh doanh chứa đựng rất nhiềurủi ro Không những thế, hoạt động ngân hàng còn mang tính chất hệ thống;

sự phá sản của một ngân hàng có thể gây ra sự đổ vỡ dây chuyền trong toàn

bộ hệ thống và ảnh hưởng đến toàn bộ nền kinh tế Trong xu thế hội nhậpkinh tế quốc tế và toàn cầu hóa như hiện nay, các NHTM phải không ngừngđổi mới, hoàn thiện và phát triển hơn nữa về mọi mặt trong tất cả các hoạtđộng kinh doanh của mình

Xuất phát từ mục tiêu phục vụ khách hang tốt nhất, cùng với xu thế pháttriển của công nghệ thông tin nói chung và trong ngân hàng nói riêng việcchuyển đổi của các ngân hàng từ mô hình giao dịch nhiều cửa sang mô hìnhgiao dịch một cửa là một tất yếu

Khi áp dụng mô hình giao dịch một cửa, song song với những lợi íchđem lại như: đẩy nhanh tốc độ giao dịch, giảm bớt những thủ tục dườm dàgây phiên hà cho khách hàng, nâng cao năng suất lao động của nhân viênngân hàng… thì ngân hàng cũng phải đối mặt với nhiều thách thức về mặt tàichính, kỹ thuật và rủi ro trong hoạt động

Ngày 13/10/2005 Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ra Quyết định số1498/2005/QĐ-NHNN về việc ban hành Quy chế giao dịch một cửa áp dụngđối với các TCTD, trong quá trình triển khai thì an toàn là yêu cầu cao nhấtđối với các NHTM Một hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh và hiệu quả chính làhoạt động giúp ngân hàng đáp ứng được yêu cầu đó

Cho đến nay, mặc dù các ngân hàng triển khai mô hình giao dịch mộtcửa đã cố gắng thực hiện những quy định về an toàn nhưng vẫn chưa đáp ứng

được một cách đầy đủ và toàn diện, vì thế nguy cơ rủi ro vẫn rất cao Hoạtđộng KSNB tại các ngân hàng trong điều kiện ứng dụng mô hình giao dịchmột cửa vẫn chưa thực sự hiệu quả, vẫn còn bộc lộ nhiều hạn chế từ cơ chế,chính sách đến các thủ tục kiểm soát Chính vì vậy cần phải tiếp tục nghiêncứu tìm ra các giải pháp để khắc phục những hạn chế nhằm hoàn thiện hoạtđộng này Vấn đề đặt ra với các ngân hàng là làm thế nào để hoàn thiện hoạtđộng KSNB trong mô hình giao dịch một cửa để ngăn ngừa và hạn chế nhữngrủi ro có thể gặp phải trong hoạt động kinh doanh của mình.

Sau thời gian làm việc tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Pháttriển Nông thôn Thủ Đô em càng nhận thức được tầm quan trọng cũng như sựcần thiết của hoạt động KSNB trong mô hình giao dịch một cửa, chính vì vậy

em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài: “Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ

trong mô hình giao dịch một cửa tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp

và Phát triển Nông thôn Thủ Đô”

2 Mục đích nghiên cứu.

Hệ thống hóa và làm sâu sắc thêm những lý luận về KSNB trong môhình giao dịch một cửa tại các NHTM nói chung; đi sâu phân tích, đánh giáthực trạng hoạt động KSNB trong mô hình giao dịch một cửa tại Chi nhánhNHNo&PTNT Thủ Đô

Trên cơ sở kết hợp giữa lý luận và thực tiễn, luận văn đề xuất một số giảipháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện KSNB trong mô hình giao dịch một cửatại Chi nhánh NHNo&PTNT Thủ Đô

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là các vấn đề có liên quan đến KSNBtrong mô hình giao dịch một cửa tại các NHTM

Luận văn đi sâu vào nghiên cứu, phân tích thực tiễn hoạt động KSNB tạiquầy giao dịch một cửa tại Chi nhánh NHNo&PTNT Thủ Đô kể từ khi đưavào áp dụng đến nay.

4 Phương pháp nghiên cứu.

Luận văn sử dụng kết hợp các phương pháp như: phương pháp phân tíchtổng hợp, phương pháp thống kê, phương pháp so sánh đối chiếu Kết hợp lýluận với thực tiễn để chứng minh cho những luận giải của mình

5 Kết cấu của luận văn.

Ngoài lời mở đầu và kết luận luận văn được kết cấu làm 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ trong

mô hình giao dịch một cửa của các Ngân hàng thương mại

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ trong giao dịch một cửa tại Chinhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thủ Đô

Chương 3: Giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộtrong mô hình giao dịch một cửa tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp vàPhát triển Nông thôn Thủ Đô

CHƯƠNG I

LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG MÔ HÌNH GIAO DỊCH MỘT CỬA

CỦA CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI1.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái niệm về kiểm tra kiểm soát nội bộ

Hoạt động của hệ thống KSNB (ICS – Internal Control System) trongtừng doanh nghiệp được coi là “cánh tay phải” của bộ máy quản trị Bởi lẽ hệthống KSNB thông qua quá trình kiểm tra, giám sát liên tục trong quá trìnhthực hiện từng mục tiêu cụ thể và cả sau khi quá trình thực hiện đã kết thúc sẽthống kê được các “con số biết nói” Chúng giúp doanh nghiệp thấy được cácsai phạm, điều chỉnh được mục tiêu ngay trong quá trình thực hiện, điều chỉnhđược mục tiêu trong tương lai và dự báo những kết quả có thể đạt được Nếunhư không có hệ thống KSNB thì doanh nghiệp khó có thể thực hiện đượcđiều này Vậy, hệ thống KSNB được hiểu như thế nào?

Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hiện hành đưa ra định nghĩa về hệthống KSNB như sau: “Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểmsoát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn

vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa vàphát hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản

lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị” (VSA 400)

Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated PublicAccountant - AICPA) định nghĩa KSNB như sau : “Kiểm soát nội bộ bao gồm

kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa

nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phùhợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động vàkhuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”.

Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế thì “Hệ thống KSNB của một đơn vị

là toàn bộ những chính sách và thủ tục kiểm soát do Ban giám đốc của đơn vịthiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả của các hoạt độngtrong khả năng có thể” (ISA 400)

Theo định nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring Organisations ofTreadway Commission): “KSNB là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hộiđồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, đượcthiết kế để cung cấp mọi sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu

mà Hội đồng quản trị mong muốn là:

 Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động;

 Tính chất đáng tin cậy của báo cáo tài chính;

 Sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành”.1

Như vậy, KSNB là một quá trình gồm chuỗi các hoạt động kiểm soáthiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị như kiểm soát tài chính, kế toán, tổchức nhân sự, thông tin, báo cáo…và được kết hợp với nhau thành một thểthống nhất, nó sẽ giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình

KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người, không chỉ đơn thuần lànhững chính sách, thủ tục, biểu mẫu mà phải bao gồm cả những con người trong

tổ chức như Hội đồng quản trị, Ban giám đốc và các thành viên khác Chính conngười đặt ra các mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát nội bộ và vận hành chúng

1 Định nghĩa được đưa ra bởi Committee of Sponsorning organization (viết tắt là COSO) vào năm 1992 COSO là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính (National Commission on Financial Reporting Ủy ban này bao gồm đại diện của Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA), Hiệp hội quản trị viên tài chính (FEI), Hiệp hội kế toán Hoa Kỳ (AAA), Hiệp hội kế toán viên quản trị (IMA) Báo cáo của COSO được công bố với tiêu đề: Kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ hợp nhất (Internal control – Integrated framework).

1.1.2 Nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống KSNB được xây dựng và hoạt động với nhiệm vụ chủ yếu là:

 Sử dụng các nguồn lực và quản lý hoạt động kinh doanh một cách cóhiệu quả

 Phát hiện kịp thời những vướng mắc trong kinh doanh để hoạch định vàthực hiện các biện pháp đối phó

 Đảm bảo chắc chắn các quyết định và chế độ quản lý do các cơ quanquản lý có thẩm quyền ban hành được thực hiện đúng thể thức và giám sátmức độ hiệu quả cũng như tính hợp lý của các chế độ và quyết định đó

 Phát hiện và ngăn chặn kịp thời các sai phạm và gian lận trong hoạtđộng kinh doanh

 Đảm bảo việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức

về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh

 Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo cácyêu cầu pháp định có liên quan

 Đảm bảo tài sản và thông tin không bị lạm dụng, sử dụng sai mục đích

1.1.3 Các nguyên tắc trong thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống KSNB rất rộng, bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ýnghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị Vì vậy, việc thiết

kế hệ thống KSNB phải đảm bảo các nguyên tắc:

Nguyên tắc toàn diện: Toàn bộ các hoạt động trong đơn vị đều được

kiểm soát bởi hệ thống KSNB, cho dù đó không phải là lĩnh vực hoạt độngchính của đơn vị

Nguyên tắc 4 mắt: Mọi hoạt động phải được qua kiểm soát bởi ít nhất là

hai người hay còn gọi là nguyên tắc kiểm tra chéo

Nguyên tắc cân nhắc lợi ích - chi phí: Một thủ tục kiểm soát chỉ được

thiết kế và vận hành nếu chi phí của nó nhỏ hơn lợi ích mà nó mang lại Dovậy, mỗi hệ thống KSNB phải định lượng được những vùng có rủi ro cao hơn

để tăng cường kiểm soát tại đó

Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Trong một tổ chức có nhiều người

cùng làm thì các công việc trong tổ chức phải được phân công cho tất cả mọingười trong tổ chức, không để một số người làm quá nhiều việc trong khi đómột số người khác lại không có việc làm Theo nguyên tắc này thì không đểmột cá nhân hay bộ phận nào được thực hiện mọi mặt của một nghiệp vụ từkhâu đầu đến khâu cuối Do đó, các sai sót dễ phát hiện hơn và các gian lậnkhó xảy ra hơn

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Bất kiêm nhiệm hay còn gọi là sự tách biệt

thích hợp về trách nhiệm Đặc biệt trong những trường hợp sau, nguyên tắcbất kiêm nhiệm phải được tôn trọng: Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sảnvới kế toán, bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế vớiviệc thực hiện các nghiệp vụ ấy, bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với tráchnhiệm ghi sổ…

Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của

việc quyết định và giải quyết một công việc trong một phạm vi nhất định Quátrình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệthống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tậptrung của đơn vị Nguyên tắc phê chuẩn, ủy quyền yêu cầu tất cả các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh đều phải được cấp có thẩm quyền phê chuẩn

Nguyên tắc đảm bảo chứng từ, sổ sách đầy đủ: Chứng từ sổ sách vừa có

tác dụng chuyển giao thông tin trong nội bộ và chuyển giao thông tin ra ngoài.Ngân hàng thực hiện nguyên tắc này sẽ đảm bảo kiểm soát được tài sản – nguồnvốn, kiểm soát được luồng đi của các thông tin tác nghiệp, thông tin tài chính

Nguyên tắc bảo vệ tài sản vật chất và sổ sách: Nguyên tắc này yêu cầu

phân tách chức năng rõ ràng là những người giữ tài sản vật chất thì khôngkiêm nhiệm thực hiện công tác kế toán giữ sổ sách Người giữ tài sản vật chất,người giữ sổ sách phải thường xuyên có sự đối chiếu, kê những tài sản mấtmát, dư thừa, thiếu hụt để tìm nguyên nhân điều chỉnh

Uỷ ban Giám sát ngân hàng Basel 2 đã đề ra 13 nguyên tắc thiết kế vàđánh giá hệ thống KSNB ngân hàng ³3 Về cơ bản, các nguyên tắc này tương

tự như các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB theo báo cáo của COSO Cụ thểcác nguyên tắc như sau:

Giám sát điều hành và văn hoá kiểm soát

 Nguyên tắc 1:

Hội đồng quản trị có trách nhiệm phê duyệt và kiểm tra định kỳ toàn bộchiến lược kinh doanh và những chính sách quan trọng của ngân hàng; hiểu rõnhững rủi ro trọng yếu của ngân hàng, xây dựng những mức độ có thể chấpnhận đối với các rủi ro này và đảm bảo rằng Ban điều hành đã thực hiện cácbước cần thiết để xác định, đo lường, giám sát và kiểm tra những rủi ro này.Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm sau cùng về việc thiết lập và duy trì một

hệ thống KSNB đầy đủ và hiệu quả

 Nguyên tắc 2:

Ban hành và chịu trách nhiệm thi hành những chiến lược và chính sách

đã được phê duyệt bởi Hội đồng quản trị; nâng cao việc xác định, đo lường,giám sát và kiểm tra những rủi ro mắc phải của ngân hàng; duy trì một cơ cấu

2 Ủy ban Basel về hoạt động giám sát ngân hàng (Basel Committee on Banking Supervision) là một ủy ban gồm nhiều quan chức thanh tra ngân hàng do các Thống đốc Ngân hàng trung ương của 10 quốc gia thành lập vào năm 1975 Ủy ban này gồm các đại diện cao cấp của các cơ quan thanh tra ngân hàng và Ngân hàng trung ương của Bỉ, Canada, Pháp, Đức, Ý, Nhật, Luxemboug, Hà lan, Thụy Điển, Thụy Sĩ, Anh, Hoa kỳ Ủy ban thường tổ chức họp tại Ngân hàng thanh toán quốc tế ở Basel – là nơi đặt trụ sở của Ban chấp hành.

3 Phần III, IV Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ - Tài liệu Framework for Internal Control Systems

in Banking Organisations – Basel Committee 1998.

tổ chức trong đó có sự phân công rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và cácmối quan hệ giữa các bộ phận; đảm bảo rằng đã thực hiện nhiệm vụ đượcgiao phó một cách có hiệu quả; thiết lập những chính sách kiểm soát nội bộthích hợp; kiểm tra sự đầy đủ và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.

 Nguyên tắc 3:

Hội đồng quản trị và Ban điều hành có trách nhiệm nâng cao đạo đức

và thiết lập văn hóa trong đó nhấn mạnh và làm cho tất cả nhân viên thấy rõtầm quan trọng của kiểm soát nội bộ Tất cả nhân viên ngân hàng cần phảihiểu vai trò của mình trong quá trình kiểm soát nội bộ và thực sự tham giavào quá trình đó

Nhận biết và đánh giá rủi ro

 Nguyên tắc 4:

Một hệ thống KSNB hiệu quả đòi hỏi rằng những rủi ro trọng yếu ảnhhưởng có hại đến việc hoàn thành mục tiêu của ngân hàng phải được nhậnbiết và đánh giá liên tục Sự đánh giá này phải bao trùm tất cả các rủi rotrong hoạt động ngân hàng đó là: rủi ro tín dụng, rủi ro lãi suất, rủi ro thanhkhoản, rủi ro thị trường,

Hoạt động kiểm soát và sự phân công, phân nhiệm

 Nguyên tắc 5:

Hoạt động kiểm soát phải là một công việc quan trọng trong các hoạtđộng hàng ngày của ngân hàng Một hệ thống KSNB hiệu quả đòi hỏi phảithiết lập một cơ cấu kiểm soát thích hợp, trong đó sự kiểm soát được xácđịnh ở mỗi mức hoạt động, kiểm tra hoạt động đối với các bộ phận, cácphòng ban khác nhau; kiểm kê, kiểm tra sự tuân thủ những quy định banhành và theo dõi sự không tuân thủ một hệ thống đã được phê duyệt và ủyquyền; một hệ thống kiểm tra và đối chiếu

 Nguyên tắc 6:

Một hệ thống KSNB hiệu quả đòi hỏi có sự phân công nhiệm vụ hợp

lý và các nhân viên đó không được phân công mâu thuẫn với trách nhiệm.Những xung đột về quyền lợi phải được nhận biết, giảm thiểu tối đa và tùythuộc vào sự kiểm soát độc lập, thận trọng

Thông tin và truyền thông

 Nguyên tắc 7:

Một hệ thống KSNB hiệu quả đòi hỏi có dữ liệu đầy đủ và tổng thể về

sự tuân thủ, về tình hình hoạt động và tình hình tài chính cũng như là nhữngthông tin thị trường bên ngoài về những sự kiện và điều kiện mà nó ảnhhưởng đến việc đưa ra quyết định Thông tin phải đáng tin cậy, kịp thời, cóthể sử dụng được và được trình bày theo biểu mẫu

 Nguyên tắc 8:

Một hệ thống KSNB hiệu quả đòi hỏi một hệ thống thông tin đáng tincậy, có thể đáp ứng cho hầu hết các hoạt động chủ yếu của ngân hàng Hệthống này phải được lưu trữ và sử dụng dữ liệu bằng máy tính, an toàn, đượctheo dõi độc lập và được kiểm tra đột xuất, đầy đủ

 Nguyên tắc 9:

Một hệ thống KSNB hiệu quả đòi hỏi kênh trao đổi thông tin hiệu quả

để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đã hiểu đầy đủ và tuân thủ triệt để cácchính sách và các thủ tục có liên quan đến trách nhiệm và nhiệm vụ của họ

và đảm bảo rằng các thông tin cần thiết khác cũng đã được phổ biến đến cácnhân viên có liên quan

Giám sát và sửa chữa những sai sót

 Nguyên tắc 10: Hiệu quả toàn diện của hệ thống KSNB là việc theodõi, kiểm tra phải liên tục Việc theo dõi những rủi ro trọng yếu phải là công

việc hàng ngày của ngân hàng, cũng như việc đánh giá định kỳ của bộ phậnkinh doanh và kiểm toán nội bộ.

 Nguyên tắc 11: Phải có kiểm toán nội bộ toàn diện, hiệu quả của hệthống KSNB được thực hiện bởi những người có đủ khả năng, được đào tạothích hợp và có thể làm việc độc lập Chức nắng kiểm toán nội bộ cũng làviệc theo dõi hệ thống KSNB, phải được báo cáo trực tiếp cho Hội đồng quảntrị hoặc Ban kiểm soát và Ban điều hành

 Nguyên tắc 12: Những sai sót của hệ thống kiểm soát nội bộ được pháthiện bởi bộ phận kinh doanh, kiểm tra kiểm soát nội bộ hoặc các nhân viênkhác, thì phải được báo cáo kịp thời cho cấp quản lý thích hợp và ghi nhậnngay lập tức

Đánh giá hệ thống KSNB thông qua cơ quan thanh tra ngân hàng

 Nguyên tắc 13:

Cán bộ thanh tra đòi hỏi rằng tất cả các ngân hàng cần có hệ thốngKSNB hiệu quả, phù hợp với bản chất, sự phức tạp, rủi ro vốn có của hoạtđộng nội và ngoại bảng tổng kết và thích nghi được với sự thay đổi môitrường, điều kiện của ngân hàng Các thanh tra sẽ xác định hệ thống KSNBcủa ngân hàng có hiệu quả và đầy đủ cho danh mục rủi ro riêng biệt của ngânhàng đó hay không, khi đó họ sẽ đưa ra hành động thích hợp

1.1.4.Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Mỗi đơn vị đều tổ chức cho mình một hệ thống KSNB riêng phù hợp vớiđặc điểm kinh doanh của mình Ở những đơn vị khác thì sẽ có sự khác nhau

về quy mô và đặc điểm hoạt động của hệ thống KSNB Tuy nhiên, hệ thốngKSNB thông thường được cấu tạo bởi ba bộ phận, đó là môi trường kiểmsoát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát

Sơ đồ 1.1: Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống KSNB Môi trường kiểm soát

Các thủ tục kiểm soát

Hệ thống kế toán

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát (MTKS) bao gồm toàn bộ những nhân tố có tínhchất môi trường tác động đến quá trình thiết kế, sự vận hành và tính hiệu quả củacác chính sách, thủ tục kiểm soát của đơn vị Trong đó các nhân tố này chủ yếuliên quan đến thái độ, nhận thức và hành động của các nhà quản lý đơn vị

Một số nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát:

a Đặc thù quản lý: trình độ, ý thức, nhận thức, đạo đức, triết lý, phong

cách điều hành của Ban giám đốc, Hội đồng quản trị

Quan điểm quản lý của ban lãnh đạo: nó chỉ quan điểm khác nhau của

người quản lý đối với tình trạng của báo cáo tài chính cũng như đối với rủi rotrong kinh doanh Sự khác biệt về quan điểm quản lý có thể ảnh hưởng lớnđến MTKS và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị Có nhữngnhà lãnh đạo quá mạo hiểm chạy theo thành tích trước mắt mà không có hoạtđộng kiểm soát, đặt ra các tiêu chí đo lường không rõ ràng, mập mờ và xử lýcông việc không hợp lý hoặc phiến diện thì các mục tiêu kiểm soát khó đạt

được; có nhà lãnh đạo ủng hộ tuân thủ kỷ luật, thận trọng khi ra quyết định,phân tích kỹ lưỡng những vấn đề có liên quan khi đưa ra các chế độ, chínhsách Các quan điểm như vậy của nhà quản lý có ảnh hưởng rất lớn đến cácchính sách và thủ tục kiểm soát của đơn vị cũng như độ tin cậy của báo cáotài chính.

Sự phân bổ quyền lực trong một đơn vị cũng là vấn đề quan trọng của

đặc thù quản lý Nếu quyền lực tập trung vào một số ít người (độc đoán, độcquyền) thì các thủ tục kiểm soát nếu có cũng chỉ là hình thức và thường bị vôhiệu hóa Ngược lại, nếu quyền lực quá phân tán dẫn đến sự không minhbạch, chồng chéo dễ xảy ra các trường hợp sử dụng không hết quyền hạnđược giao hoặc lạm dụng các quyền hạn thì sẽ làm giảm tính hiệu quả của cáchoạt động kiểm soát

b Cơ cấu tổ chức của đơn vị

Phản ánh việc phân chia quyền lực, trách nhiệm và nghĩa vụ của mọingười trong tổ chức ấy cũng như mối quan hệ hợp tác, phối hợp, kiểm soát vàchia sẻ thông tin lẫn nhau giữa những người khác nhau trong cùng một tổchức Một cơ cấu tổ chức hợp lý không những giúp cho sự chỉ đạo điều hànhcủa nhà quản lý được thực hiện thông suốt mà còn giúp cho việc kiểm soátlẫn nhau được duy trì thường xuyên và chặt chẽ hơn

Cơ cấu tổ chức của đơn vị cần phù hợp với năng lực, sở trường của các

cá nhân trong đơn vị Phù hợp với quy mô, loại hình doanh nghiệp

Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả thì doanhnghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc sau:

- Rõ ràng về chức năng nhiệm vụ và thiết lập sự điều hành, kiểm soát trêntoàn bộ hoạt động của đơn vị, không bỏ sót bất cứ bộ phận nào không chịu sựkiểm soát, nhưng cũng không được để các bộ phận chịu sự kiểm soát chồng chéo

- Thực hiện sự phân chia giữa các chức năng: phê chuẩn, thực hiệnnghiệp vụ kinh tế, ghi sổ kế toán và bảo quản tài sản.

- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các nhiệm vụ, các chức năng

c Chính sách nhân sự

Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự

và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đềbạt, khen thưởng và kỷ luật của các nhân viên

Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của MTKSnhư đảm bảo về năng lực, tính trung thực và các giá trị đạo đức… Do đó,thiếu yếu tố này thì các thủ tục kiểm soát dù có chặt chẽ đến đâu cũng khóthực hiện được trong thực tế Cho nên chính sách nhân sự có hợp lý haykhông sẽ góp phần tạo cho đơn vị một môi trường kiểm soát thuận lợi haykhông thuận lợi

d Kế hoạch và dự toán

Lập kế hoạch giúp cho đơn vị xác định mục đích cần đạt tới, lườngtrước các rủi ro có thể gặp phải, đề ra đường lối thực hiện để đạt được mụcđích đó và là căn cứ để so sánh xem thực tế đạt được bao nhiêu so kế hoạch

Hệ thống kế hoạch thống nhất trong các đơn vị gồm các kế hoạch sảnxuất – kỹ thuật – tài chính Trong đó kế hoạch tài chính với các dự toán ngânsách tổng thể và dự toán chi tiết cho các bộ phận các khoản mục nếu được xâydựng chắc chắn, có nền nếp và ổn định sẽ là điều kiện quan trọng cho việcKSNB tốt, là mục tiêu cho hành động và là căn cứ cho việc đánh giá kết quả

e Kiểm toán nội bộ (KTNB)

Bộ phận kiểm toán là một nhân tố cơ bản trong MTKS, cung cấp một

sự giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị, trong

đó có cả hệ thống KSNB Bộ phận KTNB hoạt động có hiệu quả sẽ giúp cho

đơn vị có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động nóichung, chất lượng công tác kiểm soát nói riêng Tuy nhiên bộ phận KTNB chỉ

có thể phát huy tác dụng tốt nếu nó được tổ chức và đảm bảo sự độc lập sovới tất cả các bộ phận khác trong đơn vị, được giao quyền hạn đầy đủ theochức năng và thực hiện báo cáo trực tiếp cho cấp có quyền hạn cao nhất trongđơn vị

f Các nhân tố bên ngoài

Các yếu tố bên ngoài đơn vị, nằm ngoài sự kiểm soát của các nhà quản

lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, cung cách quản lý và các quy chế,các thủ tục kiểm soát cụ thể Thuộc các nhân tố này là: ảnh hưởng của các cơquan chức năng của nhà nước, các chủ nợ và các trách nhiệm pháp lý

Tóm lại, MTKS có ảnh hưởng rất quan trọng đến quá trình thực hiện vàkết quả của các thủ tục kiểm soát MTKS là nền tảng, là điều kiện cho các thủtục kiểm soát phát huy tác dụng

Một MTKS tốt sẽ có khả năng phát huy hiệu quả, hạn chế những thiếusót của các thủ tục kiểm soát Ngược lại, một MTKS yếu kém sẽ kìm hãm cácthủ tục kiểm soát và làm cho nó chỉ còn là hình thức mà thôi

Tuy nhiên, MTKS mạnh chưa hẳn hệ thống KSNB đã đảm bảo mà cònphụ thuộc vào các bộ phận khác là hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát

1.1.4.2 Hệ thống kế toán

Hoạt động KSNB chỉ có thể thực hiện nếu các thông tin trung thực vàđáng tin cậy Hệ thống thông tin trong một đơn vị bao gồm nhiều phân hệ,trong đó hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận đặc biệt quan trọng

Hệ thống kế toán (HTKT) là hệ thống dùng để ghi nhận, tính toán, phânloại, kết chuyển vào sổ cái, tổng hợp và lập báo cáo các nghiệp vụ phát sinh.HTKT ở một đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ ban đầu, hệ thống tài khoản

kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống báo cáo kế toán (gồm báo cáo tài chính

và báo cáo kế toán quản trị)

Như vậy, thông qua việc ghi chép, tính toán, phân loại các nghiệp vụ,vào sổ sách tổng hợp và lập các báo cáo tài chính HTKT không những cungcấp những thông tin cần thiết cho quá trình quản lý, mà còn đóng vai trò quantrọng trong việc kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị, nên nó là một bộphận quan trọng của KSNB Các yêu cầu của HTKT:

- Tính trung thực nghĩa là một tài sản hay một khoản nợ đã ghi

chép và phản ánh trên báo cáo tài chính thì thực tế phải tồn tại (có thực) vàothời điểm lập báo cáo

- Sự phê chuẩn nghĩa là mỗi nghiệp vụ kinh tế muốn được xảy ra

phải được phê chuẩn đúng đắn của người có trách nhiệm và có thẩm quyền phùhợp

- Tính đầy đủ nghĩa là toàn bộ tài sản, các khoản nợ, nghiệp vụ

hay giao dịch đã xảy ra có liên quan đến báo cáo tài chính phải được ghi chép,thể hiện trên báo cáo tài chính

- Sự đánh giá nghĩa là Một tài sản hay một khoản nợ được ghi

chép theo giá trị thích hợp trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành(hoặc được thừa nhận)

- Sự phân loại nghĩa là các khoản mục trên báo cáo kế toán phải

được phân loại một cách đúng đắn theo yêu cầu của các chuẩn mực và chế độ

kế toán hiện hành Sự phân loại phải đảm bảo đúng kỳ kế toán, đúng với bảnchất của các tài sản, nguồn vốn

- Tính kịp thời nghĩa là mỗi nghiệp vụ hay sự kiện kinh tế phát

sinh phải được ghi nhận vào kỳ kế toán mà nó phát sinh chứ không căn cứvào sự phát sinh của dòng tiền

- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác nghĩa là các khoản mục được

phân loại, diễn đạt và công bố phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiệnhành (hoặc được chấp nhận)

Thông qua chính sách kế toán và hình thức kế toán giúp xem xét, đánhgiá được HTKT đó

Chính sách kế toán: là các nguyên lý, nguyên tắc, các cơ sở, các qui ước,các luật lệ và các thủ tục được ban giám đốc công nhận để ghi chép cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh, soạn thảo và trình bày các báo cáo tài chính mộtcách trung thực về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của doanhnghiệp Các chính sách được lựa chọn phải tuân thủ đúng theo các chuẩn mực

và kiểm soát bù đắp

* Kiểm soát tổng quát: là việc kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ

thống, nhiều công việc khác nhau Với loại kiểm soát này, các bước kiểm soát

và thủ tục kiểm soát có thể không giống nhau, thậm chí khác nhau giữa các

đơn vị và các loại nghiệp vụ Nhưng đều được xây dựng theo các nguyên tắc

cơ bản nói ở trên

* Kiểm soát trực tiếp: là các chế định, các quy trình kỹ thuật nghiệp vụ

được thiết kế và cài đặt trong từng nghiệp vụ, đảm bảo các hoạt động cần thiết

để quản lý, kiểm soát được từng nghiệp vụ Mỗi thủ tục kiểm soát đó đượcthiết kế để quản lý, kiểm soát được từng nghiệp vụ khác nhau và được xâydựng trên cơ sở đánh giá các yếu tố dẫn liệu cấu thành nên các dữ liệu đểphản ánh trên báo cáo tài chính, cũng như phản ánh trên kết quả thực hiệnnghiệp vụ

Kiểm soát trực tiếp gồm 3 loại hình cơ bản:

- Kiểm soát bảo vệ tài sản, thông tin: là các biện pháp, quy chế kiểm soátnhằm bảo đảm an toàn về tài sản và các thông tin trong đơn vị Các trọngđiểm nhằm vào mục đích này bao gồm: phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản

và thông tin Thiết lập các quy chế, biện pháp để ngăn ngừa sự tiếp cận đếntài sản, thông tin của những người không có trách nhiệm Thiết lập các quychế về kiểm kê hiện vật, lấy xác nhận của bên thứ 3…

- Kiểm soát xử lý: là loại kiểm soát được đặt ra để trong quá trình xử lý,ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế đảm bảo rằng nghiệp vụ đó xảy ra và việc ghichúng vào sổ kế toán là đúng đắn

- Kiểm soát quản lý (kiểm soát độc lập với việc thực hiện): là việc kiểmsoát các hoạt động riêng lẻ do những nhân viên độc lập với người thực hiện

đó tiến hành Nhu cầu đối với kiểm soát độc lập phát sinh do cơ cấu KSNB cókhuynh hướng thay đổi theo thời gian; nhân viên có khả năng quên hoặc vô ýkhông tuân theo các thủ tục, hoặc trở nên cẩu thả trừ phi có ai đó thực hiệnviệc quan sát và đánh giá công việc của họ; ngoài ra nhưng sai phạm có thể

vô tình hay hữu ý đều có thể xảy ra, bất luận chất lượng của quá trình kiểm

soát là như thế nào Kiểm soát quản lý là biện pháp hữu hiệu để giảm thiểunhững gian lận và sai sót đó.

* Kiểm soát phòng ngừa: là loại kiểm soát trước khi cho phép các

nghiệp vụ được tiến hành nhằm phát hiện và ngăn ngừa những điều kiện dẫnđến sai phạm, rủi ro

* Kiểm soát thực hiện: là các thủ tục kiểm soát diễn ra cùng với quá

trình sử dụng các nghiệp vụ để phát hiện ra những sai phạm hoặc rủi ro đểngăn chặn

* Kiểm soát bù đắp và kiểm soát bổ sung: được thiết kế để bù đắp hoặc

bổ sung cho những thủ tục, chốt kiểm soát còn thiếu hoặc yếu

1.1.5 Những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ

KSNB có thể ngăn chặn và phát hiện các sai phạm nhưng không thểđảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra Bởi vì dù có được quan tâm thiết kế

lý tưởng bao nhiêu chăng nữa nhưng bản thân nó vẫn chứa đựng những hạnchế cố hữu trong đó

Thứ nhất, yêu cầu của nhà quản lý là những chi phí cho kiểm tra phải

hiệu quả, nghĩa là phải ít hơn tổn thất do những sai phạm gây ra Vì thế có thể

số lượng nhân viên kế toán, nhân viên kiểm soát bị hạn chế, trang thiết bịcung cấp cho hoạt động kiểm soát không đầy đủ,…Điều này dẫn đến hoạtđộng của đơn vị không thể được kiểm soát một cách toàn diện hoặc hoạt độngKSNB không hiệu quả

Thứ hai, hầu hết các biện pháp kiểm tra đều tập trung vào các sai phạm

dự kiến, vì thế thường bỏ qua các sai phạm đột xuất hay bất thường

Thứ ba, sai phạm của nhân viên xảy ra do thiếu thận trọng, sai lầm

trong xét đoán, hoặc hiểu sai hướng dẫn của cấp trên

Thứ tư, việc kiểm tra có thể bị vô hiệu hóa do thông đồng với bên ngoài

hoặc giữa các nhân viên trong doanh nghiệp

Thứ năm, các thủ tục kiểm soát có thể không còn phù hợp do điều kiện

thực tế đã thay đổi

Vì những hạn chế trên nên khi thiết kế hệ thống KSNB ta cần chú ý tôntrọng nguyên tắc toàn diện và nguyên tắc “4 mắt”; thực hiện lượng định rủi ro

và lựa chọn các thủ tục kiểm soát phù hợp

Ủy ban Giám sát ngân hàng Basel đã tổng hợp các nguyên nhân cơ bảndẫn đến tổn thất trong hoạt động ngân hàng: Sự phát triển và trình độ của hệthống KSNB gắn liền với yêu cầu giám sát và quản lý các rủi ro phát sinhtrong quá trình phát triển các NHTM Có thể nói những tổn thất, đổ vỡ mà cácNHTM đã phải hứng chịu bắt nguồn chính từ những thất bại của hệ thốngKSNB trong việc đảm bảo sự an toàn và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.Những vấn đề được xác định đã khẳng định tầm quan trọng của các thànhviên Ban điều hành, các kiểm toán viên nội bộ và kiểm toán viên độc lập.Những sai lầm điển hình trong kiểm soát mà gây ra những khó khăn cho ngânhàng thường được phân loại thành năm loại:

 Thiếu hiệu quả trong giám sát điều hành, phân định trách nhiệm không

rõ ràng hay thiếu một môi trường kiểm soát lành mạnh Các trường hợp tổnthất lớn đều phản ánh việc điều hành thiếu tập trung, buông lỏng trong kiểmsoát, thiếu sự chỉ đạo và giám sát, thiếu sự phân định trách nhiệm và vai tròquản lý rõ ràng

 Sự nhận biết và đánh giá không đầy đủ về những rủi ro của những hoạtđộng kinh doanh hiện tại của ngân hàng, dù là nội hay ngoại bảng Rất nhiềungân hàng đã gánh chịu những tổn thất nặng nề do sự sao nhãng trong côngtác nhận diện và đánh giá rủi ro của các sản phẩm và các hoạt động mới

Trong nhiều trường hợp, hệ thống kiểm soát hiệu quả với sản phẩm truyềnthống hoặc sản phẩm đơn giản nhưng lại không hiệu quả với các sản phẩm có

độ phức tạp hay tinh vi hơn

 Sự thiếu hụt hay thất bại của những hoạt động kiểm soát trọng yếu Ví

dụ như việc phân định trách nhiệm, thẩm quyền xét duyệt, thẩm tra và giám sáttình hình kinh doanh Đặc biệt, việc thiếu sự phân định trách nhiệm thường lànguyên nhân chính gây ra những tổn thất nghiêm trọng cho ngân hàng

 Sự không đầy đủ và kịp thời trong truyền tải thông tin giữa các cấpquản lý trong ngân hàng đặc biệt là những vấn đề theo chiều thông tin từ dướilên Muốn đạt được hiệu quả, các chính sách quy trình phải được truyền đạttới các tổ chức và cá nhân có liên quan Một số tổn thất đã xảy ra do cá nhân

có lien quan đã không nhận thức một cách đầy đủ hay không hiểu được cácchính sách của ngân hàng

 Hoạt động kiểm toán hay các hoạt động giám sát thiếu đầy đủ haykhông hiệu quả Trong rất nhiều trường hợp kiểm toán đã không đủ nghiêmkhắc trong việc nhận định và báo cáo các yếu kém trong khâu giám sát củangân hàng Trong nhiều trường hợp khác, kể cả các kiểm toán viên đã báo cáonhững vấn đề như vậy nhưng nó đã không được điều chỉnh bởi cấp quản lý

1.2 Ứng dụng mô hình giao dịch một cửa trong Ngân hàng thương mại

Tùy theo chức năng nhiệm vụ, mô hình hoạt động và trình độ côngnghệ kế toán, các chi nhánh ngân hàng có mô hình bố trí bộ máy kế toán khácnhau Thông thường có hai mô hình:

 Mô hình bố trí theo mảng nghiệp vụ, khách hàng giao dịch “nhiều cửa”

 Mô hình giao dịch “một cửa”

Tuy nhiên với xu hướng phát triển hệ thống ngân hàng bán lẻ như hiệnnay thì việc ứng dụng mô hình giao dịch một cửa trong các NHTM VN làđiều tất yếu Từ năm 2000 đến nay các NHTM VN đã bắt đầu nghiên cứu vàtriển khai ứng dụng mô hình này Ngân hàng Nhà nước cũng đã có Quyết

định số 1498/2005/QĐ-NHNN “Ban hành Quy chế giao dịch một cửa áp dụng đối với các tổ chức tín dụng”

1.2.1 Các khái niệm cơ bản trong giao dịch một cửa

Tại điều 2 Quyết định số 1498/2005/QĐ-NHNN ngày13/10/2005 củaThống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam có giải thích một số khái niệm về

mô hình giao dịch một cửa như sau:

Giao dịch một cửa: là phương thức tổ chức cung ứng dịch vụ của tổ

chức tín dụng cho khách hàng, trong đó khách hàng chỉ cần giao dịch với mộtgiao dịch viên của tổ chức tín dụng và nhận kết quả từ giao dịch viên đó

Giao dịch viên (GDV): là cán bộ, nhân viên của tổ chức tín dụng trực

tiếp giao dịch với khách hàng, chịu trách nhiệm tiếp nhận để giải quyết cácnhu cầu của khách hàng theo thẩm quyền trong việc lập, kiểm soát và phêduyệt chứng từ giao dịch

Kiểm soát viên (KSV): là cán bộ, nhân viên của tổ chức tín dụng được

phân cấp thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát và phê duyệt các giao dịch trongphạm vi trách nhiệm được phân công

Hạn mức giao dịch: là giá trị tối đa của một giao dịch mà giao dịch

viên được phép thực hiện không cần có sự phê duyệt của kiểm soát viên Mỗiloại giao dịch có các hạn mức khác nhau

Hạn mức tồn quỹ: là số dư tiền mặt tối đa mà giao dịch viên được phép

giữ tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày giao dịch

Bộ phận quỹ: là bộ phận ngân quỹ của tổ chức tín dụng có trách nhiệm

tổ chức thu, chi tiền mặt, giấy tờ có giá; giao, nhận các tài sản khác đối vớicác giao dịch viên và với khách hàng (đối với các giao dịch tiền mặt vượt hạnmức của giao dịch viên)

Quầy giao dịch: là nơi giao dịch viên thực hiện việc giao dịch với

khách hàng

1.2.2 Mô hình giao dịch “một cửa”

1.2.2.1.Nguyên tắc chung trong giao dịch một cửa

Theo điều 3, Quyết định số 1498/2005/QĐ-NHNN, các TCTD thực hiệngiao dịch một cửa dựa trên các nguyên tắc sau:

 Tổ chức tín dụng thực hiện cải cách thủ tục hành chính trong hoạt độngngân hàng nhưng phải đảm bảo an toàn tài sản và tuân thủ các nguyên tắc vềkiểm tra, kiểm soát áp dụng đối với hoạt động ngân hàng

 Tổ chức tín dụng phải tổ chức và phân công lao động hợp lý, khoa họcnhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và tuân thủ các quy định pháp luậttrong hoạt động ngân hàng

 Tổ chức tín dụng phải xây dựng Quy trình nghiệp vụ cụ thể trong giaodịch một cửa trên cơ sở các quy định hiện hành trong hoạt động ngân hàng,hoạt động ngân quỹ, chế độ kế toán và đáp ứng được yêu cầu lập các loại báocáo theo quy định

 Tổ chức tín dụng phải xây dựng nội quy và tổ chức giám sát chặt chẽnội quy làm việc của các quầy giao dịch trong giao dịch một cửa; đồng thời,

tổ chức tín dụng phải thông báo công khai nội quy và các mẫu ấn chỉ sử dụngtrong giao dịch với khách hàng

 Tổ chức tín dụng ứng dụng khoa học và kỹ thuật công nghệ trong giaodịch một cửa phải tuân thủ các quy định của pháp luật có liên quan đến quy trìnhnghiệp vụ của loại giao dịch mà mình thực hiện Hệ thống trang thiết bị, phầnmềm ứng dụng phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định để đảm bảotính an toàn, bảo mật, chính xác, xử lý tự động một cách đồng bộ và khách quanđối với toàn bộ các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến giao dịch thực hiện.

 Kiểm tra - kiểm soát trong giao dịch một cửa:

- Tổ chức tín dụng phải thực hiện kiểm soát chặt chẽ các nghiệp vụ

có liên quan trong giao dịch một cửa Hàng ngày, bộ phận kế toán phải thựchiện khâu kiểm tra sau (kiểm tra đối chiếu các chứng từ giao dịch với bảng kêchứng từ giao dịch trong ngày) nhằm đảm bảo sự khớp đúng của các giaodịch trong ngày Trường hợp phát hiện sai sót phải xác định nguyên nhân vàkhắc phục kịp thời

- Đối với các giao dịch thu tiền mặt, chương trình giao dịch phải inđược giấy giao nhận tiền để khách hàng kiểm tra lại và ký xác nhận Trườnghợp chương trình giao dịch không in được giấy giao nhận tiền, kiểm soát viênphải kiểm soát và ký trên chứng từ thu tiền trước khi giao lại cho khách hàng

1.2.2.2 Quy trình giao dịch một cửa trong Ngân hàng thương mại

Mô hình “giao dịch một cửa” là mô hình cho phép khách hàng khi đếngiao dịch với ngân hàng chỉ giao dịch với một cán bộ ngân hàng vẫn có thểgiải quyết toàn bộ các nhu cầu của mình về tiền gửi, thanh toán, mua bánngoại tệ, tiền vay,… cán bộ ngân hàng tiếp khách trong mô hình “giao dịchmột cửa” gọi là GDV vừa làm nhiệm vụ kế toán viên, vừa làm thủ quỹ thựchiện thu, chi tiền và có hạn mức thu – chi tiền, hạn mức xử lý nghiệp vụ (đốivới nghiệp vụ cho vay; mua bán ngoại tệ…) phù hợp với trình độ, kinhnghiệm làm việc của mình

Sơ đồ 1.2: Quy trình giao dịch trong mô hình giao dịch “một cửa”

Dịch vụ khách hàng

Giao dịch

viên 2

Giao dịch

viên

1

Giao dịch viên 4

Giao dịch viên 3

Quỹ chính Khách hàng

Kiểm soát

(1) (7)

(1) GDV ứng quỹ đầu ngày

(2) Khách hàng yêu cầu giao dịch:

(3) GDV thực hiện chi (thu) tiền mặt cho khách hàng

(4) GDV chuyển chuyển chứng từ cho bộ phận kiểm soát khi vượt quyềngiao dịch

(5) Kiểm soát chuyển chứng từ sau khi kiểm soát cho GDV

(6) GDV trả tiền (thu) cho khách hàng

(7) GDV nộp quỹ cuối ngày

1.2.2.3 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

Để có thể thực hiện một cách trơn tru mô hình “giao dịch một cửa”,việc quy định một cách minh bạch chức năng của từng bộ phận, cá nhân trong

hệ thống là yêu cầu cần thiết Điều đó giúp cho các công việc tiến hành nhanh

chóng, không bị chồng chéo, đồng thời cũng xác định được một cách rõ ràngnhiệm vụ của từng bộ phận trong hệ thống.

a Bộ phận trước quầy:

* Bộ phận dịch vụ và tư vấn khách hàng:

Đối với hầu hết các ngân hàng thì quy mô khách hàng thường là rất lớnnên khó có thể đáp ứng khách hàng một cách tuyệt đối tại quầy giao dịch Dovậy, cần thiết phải có một bộ phận hướng dẫn các thủ tục và cách thức giaodịch cho khách hàng trước khi khách hàng giao dịch trực tiếp với GDV Cán

bộ làm việc tại bộ phận khách hàng phải có kinh nghiệm làm việc lâu năm tạingân hàng, thông thạo mọi nghiệp vụ của ngân hàng, có khả năng giao tiếp vàứng xử tốt Nhiệm vụ chủ yếu của bộ phận này:

 Tiếp nhận và mở hồ sơ khách hàng mới

 Quản lý tất cả các hồ sơ thông tin cho khách hàng, các mẫu chữ ký,mẫu dấu, ảnh của khách hàng Cập nhật và lưu trữ thông tin khách hàng vàthường xuyên thu thập thông tin biến động liên quan đến khách hàng (thôngtin tài chính như số dư tài khoản, các khoản chuyển tiền đến, chuyển tiền đi,thông tin doanh nghiệp…)

 Tiếp nhận và trả lời các thông tin về khách hàng và tài khoản kháchhàng: số dư tài khoản, hoạt động trên tài khoản, trả sao kê tài khoản, giấy báo

nợ, báo có cho khách hàng; tư vấn về dịch vụ ngân hàng, giải đáp thắc mắc,hướng dẫn quy trình thủ tục ngân hàng

 Đối chiếu và quản lý các báo cáo về hồ sơ thông tin khách hàng do bộphận mình quản lý

* Bộ phận giao dịch:

Cán bộ ngân hàng tiếp khách trong mô hình giao dịch một cửa gọi là

“teller” (GDV) GDV tiếp nhận và giải quyết toàn bộ yêu cầu giao dịch của

khách hàng Họ thực hiện đa năng hóa chức năng giao dịch trong hạn mức xử

lý nghiệp vụ, phù hợp với trình độ, kinh nghiệm làm việc của mình

GDV thực hiện các chức năng chính của mình gồm:

 Đăng ký sổ tài khoản khách hàng

 Tiếp nhận và xử lý toàn bộ các yêu cầu giao dịch của khách hàng vềchuyển khoản và tiền mặt

 Chi trả chuyển tiền đến tại quầy

 Thực hiện tiếp, nộp và điều chuyển quỹ

 Kiểm tra và ký xác nhận trên nhật ký chứng từ cuối ngày và nhật ký quỹ

* Bộ phận quỹ chính:

 Thực hiện thu – chi tiền mặt đối với khách hàng dựa trên các bút toán doGDV thiết lập trong trường hợp vượt hạn mức đã được kiểm soát viên phê duyệt

 Kiểm tra đối chiếu số dư trên sổ sách và trên thực tế

 Thực hiện các giao dịch tiếp quỹ và giao dịch nộp tiền về từ các quầygiao dịch

 Các báo cáo quỹ cuối ngày

b Bộ phận sau quầy:

* Bộ phận thanh toán:

 Xử lý hạch toán phần còn lại của các giao dịch chuyển tiền đi trongnước, do các bộ phận khác chuyển đến (chủ yếu là bộ phận giao dịch viên),đồng thời xử lý, hạch toán các tài khoản chuyển tiền đến trong nước

 Tạo thư nhờ thu, thanh toán báo có nhờ thu Tạo thông tin và quản lýcác giao dịch tự động như: giao dịch tự động trả lương, chuyển tiền tự động,đầu tư tự động…Kiểm tra và ký xác nhận trên nhật ký chứng từ cuối ngày,

nhật ký điện đi – đến, nhật ký giao dịch tự động… In nhật ký chứng từ cácgiao dịch nội bộ.

 Quản lý các báo cáo thuộc phần việc của mình

* Bộ phận kiểm soát:

 Bộ phận kiểm soát với GDV:

- Kiểm soát và phê duyệt các giao dịch vượt quá quyền của GDV, doGDV chuyển đến

- Kiểm tra đối chiếu giao dịch giữa GDV và quỹ chính

- Kiểm tra, ký xác nhận nhật ký chứng từ, nhật ký quỹ do giao dịchviên chuyển đến

 Bộ phận kiểm soát với thanh toán:

- Kiểm soát và duyệt các giao dịch do bộ phận chuyển tiền thực hiệnchuyển tiền đến Kiểm tra ký duyệt điện và các bút toán thuộc chức năngchuyển tiền thực hiện trên hệ thống

- Kiểm tra, ký duyệt nhật ký giao dịch tự động; kiểm tra, ký nhận trênnhật ký chứng từ cuối ngày, nhật ký giao dịch tự động

 Bộ phận quản lý tài khoản và giao dịch nội bộ:

- Quản lý và giám sát toàn tài khoản nội bộ của ngân hàng

- Quản lý các tài khoản tiền gửi không kỳ hạn, tiền gửi có kỳ hạn củachi nhánh trung ương và các tổ chức tín dụng khác, tài khoản chi tiêu nội bộ,tài khoản liên quan đến tình hình tài chính của ngân hàng

- Thực hiện in, xử lý các chứng từ giao dịch nội bộ, chấm và lưu tất cảcác chứng từ, nhật ký chứng từ, nhật ký quỹ của các GDV, thanh toán viên vàthủ quỹ phát sinh chuyển giao

- Tiếp nhận và phân loại chứng từ, nhật ký chứng từ…do cácGDV và thanh toán viên thực hiện.

- Chấm, đối chiếu toàn bộ tài khoản nội bộ, chuyển kết quả (bao gồmcác sổ tài khoản, báo nợ, báo có,…) cho bộ phận quản lý thông tin kháchhàng để trả khách hàng

- Thực hiện chế độ báo cáo kế toán, thống kê

1.2.2.4 Nguyên tắc tổ chức giao dịch một cửa

* Nguyên tắc thống nhất, tập trung

Giao dịch một cửa là mô hình quản lý phân tán Tuy nhiên, tính phântán chỉ thực hiện trên phương diện chức năng, nhiêm vụ Đối với quản trị,phải đảm bảo nguyên tắc tập trung, thống nhất trong giao dịch một cửa, thểhiện trên các mặt sau: Quản lý thống nhất từ Hội sở chính đến từng chi nhánh:các quy trình, quy chế phải đảm bảo có mối liên kết về hệ thống, tránh khảnăng phân đoạn Quy trình phải chi tiết, cụ thể, rõ ràng, tránh tình trạng mỗichi nhánh áp dụng một kiểu, không có văn bản thống nhất Đồng thời, toàn bộcác nghiệp vụ phát sinh trong ngày phải được cập nhật, đảm bảo phản ánhđúng và chính xác thực trạng hoạt động của ngân hàng trong ngày giao dịch

trong giao dịch một cửa, quy trình quản lý, cấp phát, bảo quản, sử dụng mãtruy cập, mật khẩu, khóa phê duyệt của hệ thống giao dịch.

* Nguyên tắc kiểm tra, đối chiếu

Nguyên tắc này đảm bảo mọi giao dịch phát sinh đều được khớp đúng

từ khâu nhận chứng từ, lập chứng từ, kiểm tra đối chiếu trong phạm vi hạnmức được giao của giao dịch viên và kiểm soát Đặc biệt đối với giao dịchliên quan đến tiền mặt của giao dịch viên tại bất kỳ thời điểm nào sẽ ngănchặn được các hành vi thụt quỹ, gian lận

1.2.2.5 Các ưu điểm của mô hình giao dịch một cửa

Đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng là yêu cầu quan trọng của ngânhàng để đạt được mục tiêu phát triển của mình Khách hàng tìm đến với sảnphẩm dịch vụ Ngân hàng không chỉ quan tâm đến việc các nhu cầu cơ bản củamình được đáp ứng như thế nào mà còn quan tâm đến sự tiện ích, nhữngthuận lợi khi sử dụng chúng Trong điều kiện cạnh tranh mạnh mẽ hiện nay,việc ứng dụng mô hình giao dịch một cửa của các ngân hàng thay cho môhình giao dịch nhiều cửa trước đây là điều cần thiết vì nó có một số ưu điểm

so với mô hình giao dịch nhiều cửa:

 Khi thực hiện giao dịch một cửa, ngân hàng sẽ cập nhật giữ liệu đượctức thời Sau khi chứng từ được KSV duyệt thì số dư các tài khoản được cậpnhật liên tục vì chương trình giao dịch một cửa xây dựng trên cơ sở công nghệhiện đại có khả năng kết nối với các chương trình điện tử, thanh toán liênngân hàng

 Giao dịch một cửa có tốc độ xử lý nhanh, đáp ứng khả năng thanh toánlớn, có thể xử lý nhiều món trong một ngày

 Mô hình giao dịch một cửa đảm bảo an toàn và tính bảo mật hơn so với

mô hình giao dịch nhiều cửa Nhân viên ngân hàng được phân theo nhóm và

mỗi người được cấp một tên sử dụng và mật khẩu sử dụng riêng và chỉ đăngnhập với những quyền hạn nhất định tùy theo phần công việc được phâncông.

 Thực hiện giao dịch một cửa sẽ tăng cường khả năng kiểm tra, giám sát

từ xa Chương trình kế toán này chỉ cần một máy tính nối mạng, nhân viênkiểm soát có thể ngồi tại phòng làm việc kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạtđộng của chi nhánh, phòng giao dịch

1.2.3 Rủi ro trong giao dịch một cửa của Ngân hàng thương mại

1.2.3.1 Các rủi ro tiềm tàng của mô hình giao dịch một cửa

Giao dịch một cửa là kết quả của những nỗ lực ứng dụng và hiện đạihoá công nghệ ngân hàng nhằm nâng cao chất lượng, đơn giản hoá thủ tụchành chính và đa dạng hoá các dịch vụ ngân hàng Với những ưu điểm trên,ngân hàng ứng dụng mô hình giao dịch một cửa là tất yếu để có thể đáp ứngđược mục tiêu phát triển ngân hàng bán lẻ của mình Đồng thời, việc này sẽcàng quan trọng với các ngân hàng Việt Nam bởi nó góp phần nâng cao chấtlượng dịch vụ, nâng cao năng lực cạnh tranh của tổ chức tín dụng trong giaiđoạn chiếm lĩnh và phân chia thị trường đang diễn ra mạnh mẽ hiện nay Tuynhiên, ngân hàng không thể không quan tâm khi phải đối mặt với các rủi rotiềm tàng của mô hình

 Trong mô hình giao dịch một cửa, với các giao dịch trong hạn mức vàthẩm quyền của GDV thì giao dịch viên vừa làm nhiệm vụ kế toán vừa làmthủ quỹ, thực hiện thu – chi tiền trong một nghiệp vụ Mô hình này đã viphạm nguyên tắc phân công, phân nhiệm (một cá nhân hay bộ phận khôngđược thực hiện một nghiệp vụ từ khâu đầu tới khâu cuối cùng) Do đó, các saisót rất khó phát hiện và các gian lận dễ xảy ra hơn vì không có sự phân chiacông việc và trách nhiệm cho nhiều người nên khó cho việc kiểm tra, thúc đẩy

lẫn nhau trong công việc Hoạt động kiểm soát nội bộ khó phát huy hiệu quả

và dẫn đến rủi ro xảy ra đối với ngân hàng

 Mô hình giao dịch một cửa đòi hỏi cán bộ giao dịch phải thực sự hiểubiết, thành thạo tất cả các nghiệp vụ, các loại giao dịch của ngân hàng và phầnmềm tin học ứng dụng trong mô hình giao dịch một cửa Tuy nhiên, không dễ

gì người nào cũng đáp ứng được yêu cầu đó và sai lầm có thể xảy ra là điều

Vấn đề quan trọng là hạn mức đó bao nhiêu thì phù hợp với trình độ,kinh nghiệm của cán bộ nhân viên? Hạn mức bao nhiêu để không vượt quákhả năng xử lý của giao dịch viên dẫn đến những sai sót? Hạn mức bao nhiêu

để không hạn chế khả năng giải quyết của nhân viên? Để có thể phát huyđược hết năng lực, trình độ của nhân viên? Hạn mức đối với từng nhân viênthế nào để ngân hàng luôn kiểm soát được?

Vì thế việc xác định được hạn mức phù hợp với từng người là khôngđơn giản và có thể dẫn đến rủi ro cho ngân hàng nếu xác định hạn mức giaocho nhân viên không phù hợp

 Khi ứng dụng mô hình giao dịch một cửa, ngân hàng phải đảm bảo cácphương tiện thiết bị kỹ thuật, phần mềm ứng dụng phải đáp ứng các tiêu