Dành cho những ai còn đang ngại với MS Excel 2007.

Hình ảnh đang thể hiển môôt trang tính trống trong môôt sổ làm viêôc mới... Đó là nơi thuâôn tiêôn cho bạn đổi tên các tab trang tính để dễ nhâôn diêôn thông tin trên mô

Trang 1

Đào tạo Microsoft ® Office

Tạo sổ làm viêêc đầu tiên của bạn

Trang 2

• Tổng quan: Bắt đầu từ đâu?

• Bài 1: Làm quen với sổ làm viêôc

• Bài 2: Nhâôp dữ liêôu

• Bài 3: Sửa dữ liêôu và xem lại trang tính

Mỗi bài học bao gồm môôt danh sách các nhiêôm vụ được đề xuất và môôt tâôp các câu hỏi kiểm tra.

Trang 3

Tổng quan: Bắt đầu từ đâu?

Bạn được yêu cầu nhâôp dữ liêôu trong Excel 2007, nhưng bạn chưa bao giờ làm viêôc với Excel Bạn bắt đầu từ đâu?

Hoăôc có lẽ bạn đã làm viêôc với Excel nhưng vẫn tự hỏi làm thế nào để thực hiêôn môôt số chức năng cơ bản như nhâôp và soạn thảo văn bản và số, hoăôc thêm và xóa bỏ côôt và hàng

Tại đây bạn sẽ học những kĩ năng mà bạn cần để làm viêôc trong Excel, nhanh và với môôt chút phấn khích

Trang 4

• Tạo môôt sổ làm viêôc mới.

• Chèn và xoá bỏ côôt và hàng.

Trang 5

Bài 1

Làm quen với sổ làm viêôc

Trang 6

Khi bạn chạy Excel, bạn nhìn trực diêôn với môôt lưới rất lớn, rỗng được tạo từ các côôt, hàng và ô.

Nếu bạn là “lính mới” đối với Excel, bạn có thể tự hỏi phải làm gì tiếp theo

Do vâôy, khoá học này sẽ bắt đầu bằng viêôc giúp bạn thấy thoải mái quen thuôôc với môôt vài

khái niêôm cơ bản của Excel để hướng dẫn bạn khi nhâôp dữ liêôu trong Excel

Trang 7

Dải trải dài ở đỉnh của cửa sổ Excel

2007 được gọi là Ruy-băng

Ruy-băng được làm nên từ các tab khác nhau, mỗi tab liên quan tới những loại cụ thể của công

viêôc mà mọi người làm trong Excel

Bạn bấm vào tab ở đỉnh của Ruy-băng để thấy những lêônh khác nhau trên mỗi tab

Chèn Xoá bỏ

Trang 8

Tab Trang đầu, đầu tiên bên trái, chứa

các lêônh thường được dùng nhất hàng ngày

Ruy-băng trải dài trên đỉnh của cửa sổ Excel

Các lêônh trên Ruy-băng được tổ chức theo các nhóm nhỏ có liên quan Thí dụ, các lêônh để làm

viêôc với nôôi dung của ô được nhóm với nhau trong nhóm Soạn thảo và các lêônh để làm viêôc với

bản thân các ô nằm ở trong nhóm Ô

Hình ảnh này minh họa các lêônh của

tab Trang đầu trên Ruy-băng.

Chèn Xoá bỏ

Trang 9

Sổ làm viêôc và trang tính

Sổ làm viêôc đầu tiên bạn sẽ mở được gọi là Book1 Tiêu đề này xuất hiêôn trong thanh ở đỉnh của

cửa sổ cho tới khi bạn lưu sổ làm viêôc với tiêu đề của riêng bạn

Hình ảnh đang thể hiển môôt trang tính trống trong môôt sổ làm viêôc mới

Book1 – Microsoft Excel

Sheet1 Sheet2 Sheet3

Khi bạn khởi đôông Excel, bạn sẽ mở

môôt têôp được gọi là sổ làm viêêc

Mỗi sổ làm viêôc mới có ba trang tính mà bạn nhâôp dữ liêôu vào

Sau đây là cách làm.

Trang 10

Khi bạn khởi đôông Excel, bạn sẽ mở

môôt têôp được gọi là sổ làm viêêc

Mỗi sổ làm viêôc mới có ba trang tính

mà bạn nhâôp dữ liêôu vào

Các tab Trang tính xuất hiêôn ở đáy của cửa sổ Đó là nơi thuâôn tiêôn cho bạn đổi tên các tab trang

tính để dễ nhâôn diêôn thông tin trên mỗi trang tính hơn

Hình ảnh đang thể hiển môôt trang tính trống trong môôt sổ làm viêôc mới

Trang 11

Sổ làm viêôc và trang tính

Bạn cũng có thể băn khoăn tự hỏi làm thế nào để tạo sổ làm viêôc mới.

1. Bấm vào Nút Microsoft Office trong phần góc trên bên trái của cửa sổ.

2. Bấm Mới.

3. Trong cửa sổ Sổ làm viêêc Mới, bấm Sổ làm viêêc Trống

Trang 12

Trang tính được chia thành côôt, hàng và ô

Đó là lưới bạn nhìn thấy khi bạn mở môôt sổ làm viêôc.

Các côôt đi từ đỉnh đến đáy của trang tính, theo chiều dọc Mỗi côôt có môôt đầu đề chữ cái ở đỉnh

Các hàng đi ngang trang tính, theo chiều ngang Mỗi hàng cũng có môôt đầu đề Đầu đề hàng là

số, từ 1 cho đến 1.048.576

Trang 13

Côôt, hàng và ô

Trang tính được chia thành côôt, hàng và ô

Đó là lưới bạn nhìn thấy khi bạn mở môôt sổ làm viêôc.

Các đầu đề theo bảng chữ cái trên côôt và đầu đề số trên hàng nói cho bạn biết bạn ở đâu trong

trang tính khi bạn bấm vào môôt ô

Các đề mục kết hợp lại để tạo ra địa chỉ của ô Thí dụ, ô giao nhau của côôt A và hàng 3 được gọi

là ô A3 Điều này cũng được gọi là tham chiếu ô.

Trang 14

Ô là nơi bạn bắt đầu với công viêôc và

nhâôp dữ liêôu vào môôt trang tính

Hình ảnh bên trái thể hiêôn những gì bạn thấy khi bạn mở môôt sổ làm viêôc

Ô đầu tiên trong góc trên bên trái của trang tính được gọi là ô hiêên hoạt Nó được viền khung

đen, chỉ ra rằng mọi dữ liêôu bạn nhâôp sẽ ở đấy

Trang 15

Ô là nơi dữ liêôu được đưa vào

Bạn có thể nhâôp dữ liêôu bất cứ khi nào bạn muốn bằng cách bấm vào bất kì môôt ô nào trong trang tính để chọn ô.

Khi bạn chọn ô bất kì, nó trở thành ô hiêôn hoạt Như được mô tả trước đây, nó trở nên được viền

khung đen

Đầu đề cho côôt và hàng trong đó ô được định vị cũng được tô sáng

Trang 16

Thí dụ, nếu bạn chọn môôt ô trong côôt C trên hàng 5, như cho thấy trên hình ảnh bên phải:

Côôt C được tô sáng

Hàng 5 được tô sáng

Trang 17

Ô là nơi dữ liêôu được đưa vào

Thí dụ, nếu bạn chọn môôt ô trong côôt C trên hàng 5, như cho thấy trên hình ảnh bên phải:

Ô hiêôn hoạt, C5 trong trường hợp này, được viền Và tên của nó, cũng được gọi là tham chiếu ô

—được hiêôn trong Hôôp Tên trong góc trái bên trên của trang tính

Trang 18

Ô được viền, đề mục hàng và côôt được tô sáng, và sự xuất hiêôn của tham chiếu ô trong Hôôp Tên khiến bạn dễ dàng nhâôn thấy C5 là ô hiêôn hoạt.

Những chỉ báo này không thực sự quan trọng khi bạn ở ngay đỉnh của trang tính trong những ô

đầu tiên

Nhưng khi bạn làm viêôc với các ô ở tâôn phía dưới hoăôc thâôt xa đầu trang tính, chúng sẽ thực sự

có ích cho bạn

Trang 19

Gợi ý thực hành

Trang 20

Bạn cần môêt sổ làm viêêc mới Bạn tạo sổ như thế nào? (Chọn môêt đáp án.)

Trang 21

Kiểm tra 1, câu hỏi 1: Trả lời

Bấm vào Nút Microsoft Office, rồi bấm Mới Trong cửa sổ Sổ làm viêêc Mới, bấm Sổ làm viêêc trống

Trang 22

Hôêp Tên cho thấy nôêi dung của ô hiêên đang chọn (hiêên hoạt) (Chọn môêt đáp án.)

Trang 23

Sai

Hôôp Tên cho bạn biết tham chiếu ô của ô hiêôn đang chọn (hiêôn hoạt) Bạn cũng có thể dùng Hôôp Tên để chọn môôt ô, bằng cách gõ tham chiếu ô đó trong hôôp tên.

Trang 24

Trong môêt trang tính mới, bạn phải bắt đầu gõ trong ô A1 (Chọn môêt đáp án.)

Trang 25

Sai

Bạn tự do dịch chuyển và gõ ở bất cứ đâu bạn muốn Bấm vào môôt ô bất kì và bắt đầu gõ Nhưng đừng bắt người đọc cuôôn trang để nhìn thấy dữ liêôu mà chúng cũng có thể bắt đầu ngay trong ô A1 hoăôc A2.

Trang 26

Nhâôp dữ liêôu

Trang 27

Nhâôp dữ liêôu

Bạn có thể dùng Excel để nhâôp mọi loại dữ liêôu, chuyên môn hoăôc cá nhân

Bạn có thể nhâôp hai loại dữ liêôu cơ bản vào các ô của trang tính: số và văn bản.

Bạn có thể dùng Excel để lâôp ngân sách, làm viêôc với thuế, sổ điểm hoăôc sổ điểm danh sinh

viên, liêôt kê sản phẩm đã bán Thâôm chí bạn có thể ghi bài tâôp hàng ngày, theo dõi viêôc giảm

cân hoăôc chi phí sửa chữa nhà cửa của bạn Những khả năng là vô hạn

Bây giờ chúng ta hãy đi sâu vào nhâôp dữ liêôu

Sổ điểm Sinh viên

Báo cáo Bán hàng

Chi phí kì nghi

Trang 28

Khi bạn nhâôp dữ liêôu, môôt ý tưởng tốt là bắt đầu nhâôp tiêu đề ở đỉnh ở mỗi côôt.

Bằng cách này, bất cứ ai dùng chung bảng tính của bạn có thể hiểu dữ liê ôu có nghĩa gì (và bản

thân bạn có thể hiểu về sau)

Bạn cũng sẽ thường xuyên muốn nhâôp tiêu đề hàng

Trang 29

Hãy ân cần với bạn đọc: bắt đầu với tiêu đề côôt

Trang tính trong hình ảnh cho thấy xu hướng thực tế và kì vọng trong nhiều năm

Nó dùng tiêu đề côôt và hàng:

Tiêu đề côôt là các năm, nằm ngang trên đỉnh của trang tính

Tiêu đề hàng nằm dọc theo cạnh trái, là tên các công ty

Trang 30

Giả sử bạn đang tạo môôt danh sách tên những người bán hàng

Danh sách cũng chứa ngày tháng bán hàng và số lượng bán trong ngày

Do vâôy, bạn sẽ cần những tiêu đề côôt như thế này: Tên, Ngày tháng và Số lượng

Trang 31

Bắt đầu gõ

1. Gõ Tên trên ô A1 và nhấn TAB Rồi gõ Ngày tháng trong ô B1, nhấn TAB, và gõ Số lượng

Trang 32

2. Sau khi gõ các tiêu đề côôt, bấm vào ô A2 để bắt đầu gõ tên những người bán hàng Trước

tiên gõ tên , rồi nhấn ENTER để di chuyển lựa chọn xuống phía dưới côôt môôt ô để đến ô A3

Sau đó gõ tên tiếp theo, v.v…

Hình ảnh trên minh hoạ qui trình gõ thông tin và di chuyển từ ô này đến ô kia:

Trang 33

Nhâôp ngày tháng và thời gian

Excel căn chỉnh văn bản theo cạnh trái của ô, nhưng nó căn chỉnh ngày tháng theo cạnh phải của ô

Để nhâôp ngày tháng trong côôt B, côôt Ngày tháng, bạn phải dùng môôt dấu sổ hoăôc môôt gạch nối

để tách các phần: 16/07/2009 hoăôc 16-Tháng Bảy-2009 Excel sẽ nhâôn biết ngay là ngày tháng

Trang 34

Excel căn chỉnh số theo cạnh phải của

Trang 35

• Để nhâôp phân số, để môôt dấu cách giữa phần nguyên và phần phân số Thí dụ, 1 1/8

• Để nhâôp chỉ môôt phân số, nhâôp môôt số 0 trước, thí dụ, 0 1/4 Nếu bạn nhâôp 1/4 mà không có số 0, Excel sẽ diễn giải môôt số như ngày 4, Tháng

Trang 36

1 Nhâôp dữ liêôu dùng TAB và ENTER.

Trang 37

Kiểm tra 2, câu hỏi 1

Nhấn ENTER di chuyển lựa chọn môêt ô sang phải (Chọn môêt đáp án.)

Trang 38

Sai

Nhấn ENTER di chuyển lựa chọn xuống dưới Nhấn TAB di chuyển lựa chọn sang phải

Trang 39

Kiểm tra 2, câu hỏi 2

Trường hợp nào sau đây Excel sẽ nhâên biết như là ngày tháng? (Chọn môêt đáp án.)

Trang 40

Bạn dùng dấu xổ hoăôc gạch nối để tách các phần của ngày tháng.

Trang 41

Bài 3

Sửa dữ liêôu và xem lại trang tính

Trang 42

Mọi người đều mắc lỗi Ngay cả khi dữ liêôu bạn đã nhâôp đúng, có thể cần câôp nhâôt sau này.

Đôi khi, toàn bôô trang tính cần thay đổi

Giả sử bạn cần thêm môôt côôt dữ liêôu khác, chính giữa trang tính của bạn Hoăôc giả sử bạn

liêôt kê nhân viên mỗi người môôt dòng, theo thứ tự bảng chữ cái—bạn sẽ làm gì khi bạn thuê

môôt người nào đó mới?

Bạn sẽ học cách sửa dữ liêôu, thêm và xoá bỏ côôt và hàng của trang tính trong bài này, rất dễ

Trang 43

Sửa dữ liêôu

Giả sử bạn có ý nhâôp 5400 vào ô A2, nhưng bạn đã nhâôp 4500 do lỗi

Môôt khi bạn mắc lỗi, có hai cách để sửa nó

Bấm đúp vào ô để sửa dữ liêôu trong đó

Hoăôc, sau khi bấm vào ô, hãy sửa dữ liêôu trong Thanh Công thức

Sau khi bạn chọn ô theo môôt trong hai phương pháp trên, trang tính hiển thị Soạn trong thanh

trạng thái ở góc dưới bên trái

Trang 44

Sự khác biêôt giữa hai phương pháp là gì?

Đây là cách bạn có thể thực hiêôn thay đổi ở môôt trong hai chỗ:

• Xoá bỏ những chữ cái hoăôc số bằng cách nhấn BACKSPACE hoăôc bằng cách chọn chúng rồi

nhấn DELETE

• Sửa chữ hoăôc số bằng cách chọn chúng rồi gõ cái gì đó khác

Tùy thuôôc sự thuâôn tiêôn của bạn Bạn có thể thấy dễ dàng làm viêôc hơn với Thanh Công thức hoăôc bản thân ô

Trang 45

Sửa dữ liêôu

Đây là cách bạn có thể thực hiêôn thay đổi ở môôt trong hai chỗ:

• Chèn những chữ cái mới hoăôc số vào trong dữ liêôu của ô bằng cách định vị con chạy và gõ

Tùy thuôôc sự thuâôn tiêôn của bạn Bạn có thể thấy dễ dàng làm viêôc hơn với Thanh Công thức hoăôc bản thân ô.

Trang 46

Bất kể bạn làm gì, khi bạn đã đến cuối, nhớ nhấn ENTER hoăôc TAB sao cho những thay đổi của

bạn ở lại trong ô

Tùy thuôôc sự thuâôn tiêôn của bạn Bạn có thể thấy dễ dàng làm viêôc hơn với Thanh Công thức hoăôc bản thân ô.

Trang 47

Loại bỏ định dạng dữ liêôu

Thâôt ngạc nhiên! Môôt người nào đó dùng trang tính của bạn, đã điền môôt vài dữ liêôu, và đã làm số trong ô B6 đâôm và đỏ để nêu rõ 2008 là dung lượng thấp nhất.

Nhưng dung lượng này đã thay đổi

Bạn muốn cứu chữa tình huống này

Trang 48

Số liêôu gốc đã được định dạng đâôm và đỏ.

Do vâôy bạn xoá số đó

Bạn nhâôp môôt số mới Nhưng nó vẫn đâôm và đỏ! Tại sao vâôy?

Như hình ảnh cho thấy:

Xoá Tất cả

Trang 49

Loại bỏ định dạng dữ liêôu

Đó chính là do bản thân ô được định dạng, chứ không phải dữ liêôu trong ô.

Do vâôy khi bạn xóa bỏ dữ liêôu có định dạng đăôc biêôt, bạn cũng cần xóa bỏ định dạng từ ô đó

Cho tới khi bạn xóa định dạng, mọi dữ liêôu bạn nhâôp vào ô đó sẽ vẫn có định dạng đăôc biêôt

Trang 50

Đây là cách loại bỏ định dạng

1. Bấm vào ô, rồi trên tab Trang đầu, trong nhóm Soạn thảo, bấm mũi tên trên nút Xoá

2. Bấm Xoá Định dạng, điều này sẽ loại bỏ định dạng khỏi ô Hoăôc bạn có thể bấm Xoá Tất

cả để loại bỏ cả dữ liêôu và định dạng cùng môôt lúc.

Trang 51

Chèn môôt côôt hoăôc hàng

Sau khi nhâôp dữ liêôu, bạn có thể nhâôn thấy bạn cần thêm côôt hoăôc hàng để giữ các thông tin bổ sung

Bạn có cần làm lại từ đầu không? Dĩ nhiên không

Để chèn môôt côôt đơn lẻ:

1. Bấm vào ô bất kì trong côôt ngay bên phải nơi bạn muốn côôt mới xuất hiêôn

2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Ô, bấm mũi tên trên nút Chèn Trên menu thả xuống, bấm

Chèn Côêt Trang tính Môôt côôt trống mới được chèn vào.

Chèn

Chèn Ô…

Chèn Hàng Trang tính

Chèn Côêt Trang tính

Chèn Trang tính

Trang 52

Sau khi nhâôp dữ liêôu, bạn có thể nhâôn thấy bạn cần thêm côôt hoăôc hàng để giữ các thông tin bổ sung

Bạn có cần làm lại từ đầu không? Dĩ nhiên không

Để chèn môôt hàng đơn lẻ:

1. Bấm vào ô bất kì trong hàng ngay bên dưới nơi bạn muốn hàng mới xuất hiê ôn

2. Trong nhóm Ô, bấm mũi tên trên nút Chèn Trên menu thả xuống, bấm Chèn Hàng Trang

tính Môôt hàng trống mới được chèn vào.

Chèn

Chèn Ô…

Chèn Hàng Trang tính

Chèn Côêt Trang tính

Chèn Trang tính

Trang 53

Gợi ý thực hành

Trang 54

Bạn làm gì trước tiên để xóa bỏ định dạng trong môêt ô? (Chọn môêt đáp án.)

Trang 55

Bấm Xóa trong nhóm Soạn thảo trên tab Trang đầu

Sau đó bấm Xóa Định dạng

Định dạng
Số trang	59
Dung lượng	1,33 MB