một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác đánh giá thực hiện công việc đối với nhân viên khối văn phòng thuộc tổng công ty chè việt nam

Em xin chọn đề tài: “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác đánh giá thực hiện công việc đối với nhân viên Khối Văn phòng thuộc Tổng Công ty Chè Việt Nam” để làm đề án môn học của mìn

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC (ĐGTHCV) 3

1.1 Khái niệm, mục đích và tầm quan trọng của ĐGTHCV 3

1.1.1 Khái niệm của ĐGTHCV 3

1.1.2 Mục đích của ĐGTHCV 3

1.1.3 Tầm quan trọng của ĐGTHCV 3

1.2 Các yêu cầu đối với một hệ thống ĐGTHCV 4

1.2.1 Tính phù hợp 4

1.2.2 Tính nhạy cảm 4

1.2.3 Tính tin cậy 4

1.2.4 Tính được chấp nhận 4

1.2.5 Tính thực tiễn 4

1.3 Các yếu tố ảnh hưởng tới công tác ĐGTHCV 5

1.3.1 Về phía tổ chức 5

1.3.2 Về phía người lao động 6

1.4 Các phương pháp ĐGTHCV 6

1.4.1 Phương pháp thang đo đánh giá đồ họa 6

1.4.2 Phương pháp danh mục kiểm tra 6

1.4.3 Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng 7

1.4.4 Phương pháp đánh giá bằng thang đo dựa trên hành vi 7

1.4.5 Phương pháp so sánh 7

1.4.6 Phương pháp bản tường thuật 7

1.4.7 Phương pháp “Quản lý bằng mục tiêu” 7

1.5 Quy trình ĐGTHCV 8

1.5.1 Lựa chọn và thiết kế phương pháp đánh giá 8

1.5.2 Lựa chọn người đánh giá 8

1.5.3 Xác định chu kỳ đánh giá 8

1.5.4 Đào tạo người đánh giá 8

1.5.5 Phỏng vấn đánh giá 9

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ĐGTHCV ĐỐI VỚI NHÂN VIÊN KHỐI VĂN PHÒNG THUỘC TỔNG CÔNG TY CHÈ VIỆT NAM (VINATEA) 10

2.1 Khái quát chung về Khối Văn phòng Vinatea 10

2.1.1 Giới thiệu Tổng công ty chè Việt Nam 10

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển Tổng công ty chè Việt Nam.10 2.1.3 Tôn chỉ trong mọi hoạt động 11

2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ 11

2.1.5 Ngành nghề kinh doanh 12

2.1.6 Mô hình tổ chức của Tổng Công ty Chè Việt Nam 13

2.1.7 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Khối Văn phòng 13

2.1.8 Cơ cấu lao động của Khối Văn phòng 14

2.2 Thực trạng Đánh giá thực hiện công việc ở Khối Văn phòng Vinatea 15

CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐGTHCV ĐỐI VỚI NHÂN VIÊN KHỐI 18

VĂN PHÒNG THUỘC TỔNG CÔNG TY CHÈ VIỆT NAM 18

3.1 Giải pháp đối với lãnh đạo công ty 18

3.2 Giải pháp đối với người lao động 18

3.3 Giải pháp cho công tác đánh giá thực hiện công việc 19

3.3.1 Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc 19

3.3.2 Xác định chu kỳ đánh giá 19

3.3.3 Lựa chọn và đào tạo người đánh giá 20

3.3.4 Hoàn thiện công tác thông tin phản hồi 21

KẾT LUẬN 23

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 24

LỜI MỞ ĐẦU Trong sự phát triển của kinh tế xã hội, con người ngày càng khẳng định

là vị trí trung tâm, là yếu tố quyết định cho sự tồn tại và phát triển của mộtquốc gia hay một tổ chức chứ không phải là các yếu tố như tài nguyên thiênnhiên, công nghệ Chính vì lẽ đó, vấn đề chất lượng nguồn nhân lực chiếm

vị trí quan trọng hàng đầu đối với một tổ chức, một doanh nghiệp Trong giaiđoạn hiện nay, người lãnh đạo luôn chú trọng đầu tiên tới vấn đề làm thế nào

để tạo ra và duy trì được một nguồn nhân lực có thể đáp ứng tốt các yêu cầucông việc Họ nhận thức được rằng: Khi tổ chức có được đội ngũ nhân viêntốt cùng với sự bố trí, sắp xếp lao động hợp lý thì tất cả mọi công việc đều cóthể vận hành trôi chảy Vì thế, hoạt động quản lý nguồn nhân lực ngày càngđóng vai trò quan trọng trong một tổ chức Công tác này thành công haykhông phần lớn là do người lãnh đạo biết đánh giá đúng hiệu quả làm việc củanhân viên Đánh giá thực hiện công việc là căn cứ cho các hoạt động khác củaquản lý nguồn nhân lực như: tuyển dụng, đào tạo và phát triển, thù lao laođộng… Đồng thời là cơ sở để người lao động tự hoàn thiện mình, đáp ứngngày càng cao những tiêu chuẩn, yêu cầu của công việc đề ra

Qua quá trình tìm hiểu thực tế và nhận thấy tầm quan trọng cũng như

sự cần thiết của công tác đánh giá thực hiện công việc tại Tổng Công ty ChèViệt Nam Với mục đích vận dụng lý thuyết, xem xét thực trạng và đưa ramột số kiến nghị, giải pháp trên quan điểm cá nhân nhằm hoàn thiện công tác

đánh giá thực hiện công việc Em xin chọn đề tài: “Một số giải pháp nhằm

hoàn thiện công tác đánh giá thực hiện công việc đối với nhân viên Khối Văn phòng thuộc Tổng Công ty Chè Việt Nam” để làm đề án môn học của

mình

Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, phụ lục, tài liệu tham khảo, nộidung của đề tài gồm 03 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về đánh giá thực hiện công việc

Chương 2: Thực trạng đánh giá thực hiện công việc đối với nhân viên

Khối Văn phòng thuộc Tổng Công ty Chè Việt Nam

Chương 3: Một số giải pháp đánh giá thực hiện công việc đối với nhân

viên Khối Văn phòng thuộc Tổng Công ty Chè Việt Nam

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

(ĐGTHCV)

1.1 Khái niệm, mục đích và tầm quan trọng của ĐGTHCV

1.1.1 Khái niệm của ĐGTHCV

ĐGTHCV là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiệncông việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đãđược xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động (Theo giáotrình “Quản trị nhân lực” xuất bản 2007 của ThS Nguyễn Văn Điềm vàPGS.TS Nguyễn Ngọc Quản)

1.1.2 Mục đích của ĐGTHCV

hiện công việc của họ so với các tiêu chuẩn mẫu và so với các nhân viên khác

việc

đánh giá, ghi nhận và hỗ trợ

lương, khen thưởng, thuyên chuyển nhân viên, cải tiến cơ cấu tổ chức

hội và hoạch định nghề nghiệp

1.1.3 Tầm quan trọng của ĐGTHCV

Trong tổ chức, ĐGTHCV có ý nghĩa quan trọng vì nó phục vụ đượcnhiều mục tiêu quản lý và tác động trực tiếp tới cả người lao động và tổ chứcnói chung

Các mục tiêu mà ĐGTHCV phục vụ có thể được quy về hai mục tiêu

cơ bản là:

đúng đắn như: đào tạo và phát triển, thù lao, thăng tiến, kỷ luật…

1.2 Các yêu cầu đối với một hệ thống ĐGTHCV

Để ĐGTHCV một cách có hiệu quả, người quản lý cần phải thiết lập một

hệ thống đánh giá đáp ứng các yêu cầu sau:

1.2.1 Tính phù hợp

Hệ thống ĐGTHCV phải phù hợp với mục tiêu quản lý, phục vụ đượcmục tiêu quản lý Đồng thời phải có sự liên quan rõ ràng giữa các yếu tố chủyếu của công việc đã được xác định thông qua phân tích công việc với các chỉtiêu đánh giá được thiết kế trong phiếu đánh giá

1.2.2 Tính nhạy cảm

Đòi hỏi hệ thống đánh giá phải có những công cụ đo lường có khảnăng phân biệt được những người hoàn thành tốt công việc và những ngườikhông hoàn thành tốt công việc

1.3 Các yếu tố ảnh hưởng tới công tác ĐGTHCV

1.3.1 Về phía tổ chức

a) Hoạt động phân tích công việc

Xuất phát từ quá trình phân tích công việc, ta xây dựng được bản mô tảcông việc, bản yêu cầu công việc và các tiêu chuẩn thực hiện công việc Từ

đó, người lao động sẽ biết mình cần phải thực hiện nhiệm vụ tốt đến mức nào,đồng thời giúp người quản lý có căn cứ để đo lường mức độ hoàn thành côngviệc thực tế của người lao động

Hoạt động phân tích công việc nếu được tiến hành cẩn thận, ngườiquản lý sẽ xây dựng được những tiêu chuẩn phù hợp và việc đánh giá sẽ có ýnghĩa trong việc tạo động lực cho người lao động hoàn thành tốt công việccủa mình Ngược lại, nếu phân tích công việc không được chú trọng, sẽ dẫntới những tiêu chuẩn đưa ra không phù hợp với thực tế, và khi đó, hoạt độngđánh giá không còn có ý nghĩa

b) Văn hóa doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp có một văn hóa khác nhau Mỗi văn hóa khác nhau

đó sẽ phù hợp với những phương pháp đánh giá khác nhau và đem lại nhữnghiệu quả khác nhau

c) Người lãnh đạo

Tầm quản lý của người lãnh đạo là một phần để đảm bảo tính chính xác

và hiệu quả của việc đánh giá thực hiện công việc Nếu người lãnh đạo thấy rõđược tầm quan trọng cũng như cách để xây dựng và áp dụng một hệ thốngđánh giá thì hoạt động đánh giá của tổ chức đó sẽ được thực hiện một cáchnghiêm túc, công bằng và hiệu quả Ngược lại, nếu người lãnh đạo không ýthức được ý nghĩa của việc đánh giá thực hiện công việc thì hoạt động đánh giá

sẽ chỉ mang tính hình thức, không phát huy được nhiều lợi ích như nó vốn có Bên cạnh đó, quan điểm, tình cảm của người lãnh đạo đối với cá nhânngười lao động có tác động lớn đến sự công bằng và chính xác trong đánh giá

1.3.2 Về phía người lao động

Yếu tố ảnh hưởng từ phía người lao động gồm có: sự hiểu biết củangười lao động về hệ thống đánh giá; sự ủng hộ đối với công tác đánh giá; ýthức thực hiện vai trò của họ trong quá trình đánh giá

Người lao động nếu hiểu, nắm bắt được mục đích, quy trình, cách thứcđánh giá, việc đánh giá sẽ trở nên thuận tiện và đạt hiệu quả cao Bên cạnh đó,nếu được sự ủng hộ của người lao động thì hệ thống đánh giá sẽ tạo điều kiệnthuận lợi cho người đánh giá cũng như tổ chức đạt được mục đích của đánhgiá thực hiện công việc

1.4 Các phương pháp ĐGTHCV

Có nhiều phương pháp để ĐGTHCV của nhân viên mà các tổ chức cần

sử dụng chúng một cách kết hợp và có chọn lựa Theo giáo trình QTNL, ThS.Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (2007) đã nêu ra 7phương pháp đánh giá phổ biến như sau:

1.4.1 Phương pháp thang đo đánh giá đồ họa

Đây là phương pháp mà người đánh giá cho ý kiến chủ quan của mình

về thực hiện công việc của người lao động theo một thang điểm từ thấp đếncao Việc đánh giá của người đánh giá sẽ thông qua mẫu phiếu đánh giá cócác tiêu thức liên quan trực tiếp và gián tiếp đến công việc Thang đo đánh giá

có thể được thiết kế dưới dạng thang đo liên tục hoặc thang đo rời rạc

1.4.2 Phương pháp danh mục kiểm tra

Để thực hiện phương pháp này cần phải xây dựng được một danh mụccác câu mô tả về các hành vi và các thái độ có thể xảy ra trong khi thực hiệncông việc của người lao động

Người đánh giá sẽ tiến hành đánh giá đối tượng thông qua một mẫuphiếu đánh giá đã được thiết kế sẵn Mỗi tiêu thức có một trọng số để làm rõmức độ quan trọng tương đối giữa các tiêu thức với nhau Điểm số cuối cùng

là tổng điểm các tiêu thức được lựa chọn

1.4.3 Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng

Đây là phương pháp thông qua quá trình quan sát, người đánh giá ghichép lại bằng cách mô tả những hành vi xuất sắc hoặc yếu kém của người laođộng trong quá trình thực hiện công việc

1.4.4 Phương pháp đánh giá bằng thang đo dựa trên hành vi

Đây là phương pháp tổng hợp các yếu tố của phương pháp thang đo đồhọa và phương pháp các sự kiện quan trọng Các thang đo đánh giá dựa trênhành vi cũng tương tự như các thang đo đồ họa nhưng nó được mô tả chínhxác hơn bởi các hành vi cụ thể

1.4.5 Phương pháp so sánh

Đây là phương pháp dựa trên sự so sánh thực hiện công việc của ngườilao động với các đồng nghiệp cùng làm trong một bộ phận hoặc thực hiện cáccông việc tương tự nhau Sự so sánh này thường được dựa trên một tiêu thứctổng thể chung về tình hình thực hiện công việc Có thể so sánh cặp, xếphạng, phân phối bắt buộc hoặc cho điểm

1.4.6 Phương pháp bản tường thuật

Đây là phương pháp mà người đánh giá sẽ viết một văn bản tườngthuật về tình hình thực hiện công việc, các điểm mạnh, điểm yếu, các tiềmnăng của người lao động và gợi ý biện pháp hoàn thiện sự thực hiện công việccủa từng người

1.4.7 Phương pháp “Quản lý bằng mục tiêu”.

Đây là phương pháp mà người lãnh đạo cùng nhân viên xây dựng cácmục tiêu thực hiện công việc cho thời kỳ tương lai Các mục tiêu sẽ đượcdùng để đánh giá chính nhân viên đó Phương pháp này tập trung vào kết quảđạt được nhiều hơn là xem xét quá trình nhân viên đó hoàn thành công việcnhư thế nào

1.5 Quy trình ĐGTHCV

1.5.1 Lựa chọn và thiết kế phương pháp đánh giá

Việc lựa chọn phương pháp đánh giá trước hết tùy thuộc vào mục đíchcủa đánh giá Đồng thời, tùy thuộc vào mục tiêu của quản lý mà lựa chọnphương pháp và thiết kế nội dung của phương pháp cho phù hợp

1.5.2 Lựa chọn người đánh giá

Thông thường, người lãnh đạo trực tiếp là người đánh giá chủ yếu, cầnthiết và có hiệu quả nhất Tuy nhiên, một số cán bộ, nhân viên, cá nhân kháccũng thường được lựa chọn làm người đánh giá với nhiều phương án kết hợpkhác nhau như đồng nghiệp, người dưới quyền của người đánh giá, bản thânngười lao động hoặc cũng có thể là những khách hàng, bạn hàng của người laođộng Trong sự kết hợp cho ý kiến đánh giá, ý kiến của người lãnh đạo trực tiếpthường là chủ đạo và có tính quyết định, các ý kiến khác là để tham khảo

1.5.3 Xác định chu kỳ đánh giá

Chu kỳ đánh giá thường được các tổ chức quy định là 6 tháng hoặc 1năm hoặc tùy thuộc vào từng đợt hoàn thành công việc Lý thuyết và thực tiễnquản lý cho thấy không nên quy định thời gian dài hơn 1 năm cũng như khôngnên quá ngắn

1.5.4 Đào tạo người đánh giá

Đây là khâu rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả của đánh giá Ngườiđánh giá cần được đào tạo để hiểu biết về hệ thống đánh giá và mục đích củađánh giá; hiểu rõ cách đánh giá và nhất quán trong đánh giá Có thể sử dụnghai hình thức để đào tạo người đánh giá:

1.5.5 Phỏng vấn đánh giá

Đây là khâu cuối cùng trong hoạt động ĐGTHCV Nó là cuộc nóichuyện chính thức giữa người lãnh đạo trực tiếp và nhân viên nhằm xem xétlại toàn bộ tình hình thực hiện công việc của nhân viên, cung cấp thông tinphản hồi, đánh giá các tiềm năng của họ trong tương lai và các biện pháphoàn thiện sự thực hiện công việc của họ

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG ĐGTHCV ĐỐI VỚI NHÂN VIÊN KHỐI VĂN PHÒNG THUỘC TỔNG CÔNG TY CHÈ VIỆT NAM (VINATEA)

2.1 Khái quát chung về Khối Văn phòng Vinatea

2.1.1 Giới thiệu Tổng công ty chè Việt Nam

- Tên gọi đầy đủ bằng Tiếng Việt: CÔNG TY TNHH MỘT THÀNHVIÊN – TỔNG CÔNG TY CHÈ VIỆT NAM

- Tên viết tắt: TỔNG CÔNG TY CHÈ VIỆT NAM

- Tên gọi bằng Tiếng Anh: THE VIETNAM NATIONALTEACORPORATION

- Tên giao dịch: VINATEA

- Trụ sở chính: Số 92 Võ Thị Sáu, Thanh Nhàn, Hai Bà Trưng, Hà Nội

- Điện thoại: (04) 36226990/ (04) 36227038 ; Fax: (04) 36226991

- Website: vinatea.com.vn

- Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên – Tổng công ty chè ViệtNam có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và có tài khoản mở tại các ngânhàng, thực hiện chế độ hạch toán Tổng hợp Hoạt động theo Điều lệ của Tổngcông ty được Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ban hành và theo phápluật của nhà nước

- Chủ sở hữu: Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

- Đại diện trước pháp luật: Tổng giám đốc

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển Tổng công ty chè Việt Nam

Tổng công ty chè Việt Nam (Vinatea) được thành lập trên cơ sở tổchức lại Liên hiệp các xí nghiệp công – nông nghiệp chè Việt Nam theoQuyết định số 90 TTG ngày 07/3/1994 và Thông báo số 5820-CP/ĐMDNngày 13/10/1995 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

Trong quá trình hình thành và phát triển, Vinatea luôn là doanh nghiệpsản xuất và kinh doanh lớn nhất của ngành chè Việt Vinatea lớn gấp nhiềulần doanh nghiệp đứng thứ 2 ngay sau nó trên tất cả các lĩnh vực như vốn –tài sản, công nghệ - kỹ thuật, nguồn nhân lực chuyên môn cao và lành nghề,sản lượng và chất lượng chè sản xuất và xuất khẩu, kim ngạch xuất khẩu chè.Vinatea có một cơ cấu tổ chức vững mạnh, các đơn vị thành viên trực thuộcTổng công ty nằm trải dài suốt dọc lãnh thổ Việt Nam, với các vùng nguyênliệu chè trù phú có chất lượng cao ở Việt Nam.

Trên thực tế Vinatea đã trải qua quá trình phát triển lâu dài với cáchình thức tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý khác nhau từ thấp đến cao, từ đơngiản đến phức tạp, từ các nhà máy chế biến đến cả nông trường, từ sản xuấtđến xuất- nhập khẩu, từ kinh doanh đơn ngành đến đa ngành

Tổng công ty chè Việt Nam đã chuyển đổi hoạt động theo mô hìnhcông ty mẹ - công ty con theo quyết định số 2374/QĐ-BNN-ĐMDN ngày13/09/2005 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn,

Vinatea có Hội đồng quản trị và bộ máy điều hành, 7 đơn vị trực thuộc, 3công ty con và 12 công ty liên kết

2.1.3 Tôn chỉ trong mọi hoạt động

TÍN NHIỆM – CHẤT LƯỢNG – LÂU DÀI – BỀN VỮNG

Sau gần 50 năm hoạt động, ngày nay Vinatea đang trên đà phát triểnmạnh mẽ hướng tới một tập đoàn kinh tế đa năng

2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ

a) Chức năng:

- Quản lý điều hành sản xuất kinh doanh

- Trực tiếp kinh doanh

b) Nhiệm vụ:

- Trực tiếp quản lý việc sử dụng toàn bộ quỹ đất, tài sản trên đất để pháttriển sản xuất chè và kinh doanh tại các đơn vị thuộc Tổng công ty chè Việt Nam