hoàn thiện công tác dự thầu cung cấp hàng hóa tại công ty cổ phần viễn thông tin học bưu điện

Do đặc thù là ngành kinh tế kĩ thuật có tính khai thác sử dụng các sản phẩm công nghệ cao, do vậy hoạt động đấu thầu cung cấp các thiết bị,máy móc, vật tư chuyên dụng cho ngành viễn thôn

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU

MỞ ĐẦU

Thực tập là giai đoạn quan trọng và cần thiết với mỗi sinh viên.Đây là giai đoạn sinh viên nhìn lại về kiến thức đã học trên giảng đường, so sánh với công việc thực tế để bổ sung và hoàn thiện và học hỏi những kiến thức thực tế khác với lý thuyết thế nào Đến thực tập ở cơ sở thực tế, sinh viên hiểu được

hệ thống quy trình làm việc, quen với tác phong làm việc mới khác hoàn toàn với môi trường sư phạm từ trước tới nay Kì thực tập như một bước đệm ,một bước chuyển giao quan trọng đi từ lý thuyết tới thực tế

Trong bối cảnh kinh tế hội nhập và thời đại công nghệ thông tin phát triển nhanh chóng, do vậy việc cung cấp các dịch vụ viễn thông, sản xuất máy tính, internet, … đây là ngành nghề kinh doanh phát triển nhất hiện nay Do đặc thù là ngành kinh tế kĩ thuật có tính khai thác sử dụng các sản phẩm công nghệ cao, do vậy hoạt động đấu thầu cung cấp các thiết bị,máy móc, vật tư chuyên dụng cho ngành viễn thông, công nghệ thông tin, bưu điện là hoạt động quan trọng để tạo doanh thu lớn cho công ty Công ty cổ phần Viễn thông tin học Bưu điện tham gia vào hoạt động đấu thầu với tư cách nhà thầu cung cấp hàng hóa

Trong thời gian thực tập tạo công ty CT-IN, em tìm hiểu và nghiên cứu

về hoạt động đấu thầu cung cấp hàng hóa của công ty Với nỗ lực không ngừng, bên cạnh nhưng kết quả mà CT-IN đạt được trong suốt nhiều năm qua thì vẫn còn tồn tại nhất định Bằng những kiến thức bản thân thu nhận trong quá trình học tập và nhận thức được tầm quan trọng của công tác này trong

thực tế hoạt động kinh doanh của Công ty, em đã lựa chọn đề tài: “ Hoàn thiện công tác dự thầu cung cấp hàng hóa tại Công ty cổ phần Viễn Thông Tin học Bưu điện ( CT-IN )” làm đề tài chuyên đề tốt nghiệp của

mình

Trong khuôn khổ bài viết này, em muốn trình bày và phân tích nôi dung quy trình dự thầu, thực trạng cùng kết quả hạn chế của công tác dự thầu và một số giải pháp nâng cao khả năng thắng thầu của công ty Kết cấu bài gồm

2 chương:

Chương 1: Thực trạng công tác tham gia dự thầu cung cấp hàng hóa tại Công ty cổ phần Viễn Thông Tin học Bưu điện ( CT- IN) giai đoạn 2008 – 2011.

Chương 2: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác dự thầu của công ty trong thời gian tới.

Bài viết vẫn còn thiết sót song với cố gắng của mình, em hy vọng bào viết sẽ góp phần nhỏ trong việc tìm hiểu sau hơn về thực trạng và nguyên nhân, đề xuất giải pháp nâng cao khả năng thắng thầu của công ty CT-IN trong thời gian tới Để hoàn thành bào viết này em chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của TS Đinh Đào Ánh Thủy và cán bộ, nhân viên Phòng Kinh doanh đã giúp đỡ, tạo mọi điều kiện cho em tham gia tìm hiểu và nghiên cứu công tác dự thầu của Công ty

CHƯƠNG 1 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM GIA DỰ THẦU CUNG CẤP HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG TIN HỌC BƯU ĐIỆN (CT- IN) GIAI ĐOẠN 2008 – 2011

1.1 Tổng quan về Công ty cổ phần Viễn thông Tin học Bưu điện

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Viễn thông

Tin học Bưu điện

Công ty cổ phần Viễn thông Tin học Bưu điện, viết tắt là CT-IN, là đơn

vị thành viên của tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam, hoạt động trong lĩnh vực viễn thông tin học, được thành lập theo quyết định số 537/QĐ-TCBĐ của Tổng cục bưu điện vào ngày 20 tháng 11 năm 2001 Tiền thân là

Xí nghiệp Khoa học Sản xuất thiết bị thông tin I, thuộc Tổng cục bưu điện,được thành lập 1972, Cổ phần hóa năm 2001)

Tên công ty: Công ty Cổ phần Viễn thông – Tin học Bưu điệnTên giao dịch Quốc tế: Joint Stock Company for Telecoms and InformaticsTên viết tắt: CT-IN

Ngày thành lập: 20/11/2001 (tiền thân là Xí nghiệp Khoa học Sản xuất thiết bị thông tin I, thuộc Tổng cục Bưu điện, được thành lập năm 1972,

Cổ phần hóa năm 2001)

Trụ sở chính: 158/2 Hồng Mai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Số điện thoại: 04- 8 634597

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0100683374

Do Sở kế hoạch Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 12/12/2001, cấp lại ngày 29/12/2010

Vốn điều lệ: 157.000.000.000 đ

Tổng số nhân lực: 535 người

Chi nhánh miền nam: 354/2 Lý Thường Kiệt, Phường 14, Quận 10, Thành

phố Hồ Chí Minh (điện thoại: 08-8647751 fax: 08-8638195).

Chi nhánh miền Trung: Số 02 đường Thanh Hải- Quận Hải Châu- TP Đà Nẵng (điện thoại: 0511 3833 222 Fax: (0511)3656964)

1.1.2 Chức năng nhiệm vụ của Công ty cổ phần Viễn thông Tin học Bưu

điện ( CT – IN )

- Cung cấp thiết bị Viễn thông, Công nghệ thông tin:

+ Kinh doanh, xuất nhập khẩu thiết bị Viễn thông, công nghệ thông tin bao gồm thiết bị truyền dẫn quang, truyền dẫn viba, thiết bị truy nhập đa dịch

vụ, đa phương tiện, thiết bị đầu cuối, máy trạm, máy chủ, các thiết bị mạng (định tuyến, chuyển mạch, tường lửa…), Data Center, Contact Center… và các thiết bị phục vụ mạng thông tin di động, Wimax, NGN…

+ Kinh doanh, xuất nhập khẩu các phần mềm bao gồm các hệ điều hành, phần mềm ứng dụng, BCCS (Billing Customer Care System)…

+ Kinh doanh, xuất nhập khẩu các vật tư khác phục vụ mạng viễn thông

và công nghệ thông tin như cáp các loại, anten, nguồn…

- Sản xuất thiết bị phục vụ mạng Viễn thông, công nghệ thông tin, phần mềm ứng dụng:

+ Sản xuất các thiết bị phụ trợ mạng viễn thông như thiết bị cảnh báo trạm không người, bộ gá antenna, tủ rack, cầu cáp…

+ Sản xuất phần mềm ứng dụng trong các lĩnh vực quản lý khai thác và dịch vụ giá trị gia tăng trên mạng viễn thông, internet

+ Gia công, xuất khẩu phần mềm ứng dụng

- Cho thuê cơ sở hạ tầng, thiết bị viễn thông, công nghệ thông tin:

+ Cho thuê nhà trạm cho các mạng di động

+ Cho thuê hoạt động các thiết bị viễn thông, công nghệ thông tin: như truyền dẫn quang, viba, truy nhập đa dịch vụ, router, Data Center…

+ Cho thuê cơ sở hạ tầng hệ thống phủ sóng (In-Building Coverage)

trong các tòa nhà cao tầng, nhà ga, hầm… phục vụ mạng di động, Wimax.

- Cung cấp dịch vụ trong lĩnh vực Viễn thông, công nghệ thông tin:

+ Lắp đặt từng phần, hạng mục hoặc các dự án chìa kháo trao tay các hệ thống viễn thông, công nghệ thông tin: lắp đặt thiết bị viba, truyền dẫn quang, tổng đài, truy nhập, thiết bị mạng di động (BTS, MSC, BSC), các thiết bị mạng như Router, switch…

+ Bảo trì bảo dưỡng thiết bị viễn thông: Viba, truyền dẫn quang, tổng đài, truy nhập đa dịch vụ, DSLAM, BRAS, Server…

+ Dịch vụ đo kiểm chất lượng mạng viễn thông, công nghệ thông tin.+ Xuất khẩu lao động theo dự án

+ Sửa chữa các thiết bị viễn thông, tin học, nguồn…

- Thực hiện tư vấn trong lĩnh vực viễn thông, tin học:

+ Lập dự án, thiết kế, tư vấn mạng viễn thông, công nghệ thông tin

+Tích hợp hệ thống theo yêu cầu

- Quản trị dịch vụ (Managed services):

+ Cung cấp dịch vụ trọn gói hoặc từng phần trong lĩnh vực viễn thông tin học theo yêu cầu của khách hàng (gồm cả đầu tư thiết bị, thiết kế, đường truyền, bảo trì bảo dưỡng…) với cam kết phục vụ 24x7

+ Cung cấp các hệ thống, dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin cho các khu công nghiệp, các tòa nhà cao tầng (tòa nhà thông minh), hầm… với chất lượng tốt nhất, hiện đại, tạo sự thuận lợi cho khách hàng

+ Quản trị mạng viễn thông, công nghệ thông tin cho các doanh nghiệp

1.1.3 Cơ cấu tổ chức :

Bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty tổ chức theo hình thức hỗn hợp, đó là sự kết hợp của hai kiểu cấu trúc tổ chức theo trực tuyến và theo chức năng

Hệ thống chỉ huy trực tuyến từ Ban lãnh đạo công ty đến các trung tâm

của công ty ( điều khiển,công nghệ thông tin và công nghệ viễn thông ) Hệ thống các trung tâm này có nhiệm vụ tham mưu cho cán bộ trực tuyến.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty cổ phầnViễn thông Tin học Bưu điện

Bảng 1.1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Nguồn: CT-IN.COM.VN

- Ban lãnh đạo công ty :

Hội đồng quản trị:

1 Ông Nguyễn TRí Dũng Chủ tịch HĐQT

2 Ông Tô Hoài Văn Phó chủ tịch HĐQT

4 Ông Hoàng Anh lộc Ủy viên

5 Ông Nguyễn Thế Thịnh Ủy viên

Ban Kiểm Soát:

1 Ông Nguyễn Ngọc Sơn Trưởng ban

2 Ông Phạm Văn Hạnh Ủy viên

3 Ông Vũ Đức Khuê Ủy viên

Ban Giám đốc điều hành:

o Ông Nguyễn Trí Dũng Tổng Giám đốc

o Ông Tô Hoài Văn Phó Tổng giám đốc

o Ông Nguyễn Thế Thịnh Phó Tổng Giám đốc

1.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh,lực lượng lao động của CT-IN :

- Kết quả hoạt động kinh doanh

CT-IN có một tiềm lực tài chính vững chắc Là công ty nhiều năm liên tục đạt

doanh thu và lợi nhuận tăng trưởng cao.

6 Lợi nhuận sau thuế 19.519.943.553 76.908.176.103 72.014.606.652 64.579.894.627

Nguồn : Phòng Kinh doanhTổng tài sản của Công ty năm 2009 là 1.029.254.643.663 so năm 2008 là 767.595.497.787 tăng 29.04 % Tuy nhiên năm 2010 so năm 2009 tổng tài

sản có giảm 21,79 % Năm 2011 so với năm 2010 tổng tài sản tăng 19,92 %

Lợi nhuận sau thuế tăng qua các năm cũng có thể thấy rằng Công ty có hoạt

động kinh doanh rất tốt mang lại nhiều lợi ích giúp Công ty có tiềm lực tài

2008 tăng 154,2 % Tuy nhiên năm 2010 do ảnh hưởng sự suy thoái toàn cầu phần doanh thu của Công ty có giảm so với năm 2009 Nhưng đến năm 2011 doanh thu của Công ty tăng vọt so với năm 2010 tăng 66,08 %.

- Lực lượng lao động :

Tổng số cán bộ nhân viên của công ty 535 người( Trụ sở chính: 334 người,Chi nhánh Đà Nẵng: 36 người,Chi nhánh miền Nam: 165 người) ,trong đó:

Với Tổng số lao động và cán bộ chuyên môn của CT-IN cũng cho thấy được

sự vững mạnh của Công ty trong vẫn đề đào tạo và tuyển dụng Đậy là lực lượng nòng cốt của Công ty mang lại nhiều lợi ích thiết thực đưa Công ty đi lên và phát triển

1.1.5 Các đối tác :

Một số đối tác lớn của Công ty, và từ những đối tác lớn này đã mang lại rất nhiều lợi ích cho công ty giúp Công ty nâng cao tầm vóc và uy tín trên thị trường Sau đây các đối tác :

MOTORO LA

SIEMENS

NOKIA Các khách hàng :

CPT

BƯU ĐIỆN TW

1.1.6 Các dự án tiêu biểu :

- Bảo trì bảo dưỡng mạng truyền dẫn cho các Viễn thông tỉnh, thành phố thuộc

VNPT: Hiện nay thị phần mảng bảo dưỡng hãng năm của CT-IN chiếm 40% toàn

bộ mạng VNPT.

- Dịch vụ lắp đặt thiết bị mạng di động: BTS, MSC, BSC : chiếm phần lớn thị phần, là công ty số 1 tại Việt Nam về triển khai lắp đặt, hòa mạng cơ sở hạ tầng, thiết bị cho mạng di động.

- Hệ thống phủ sóng trong các tòa nhà cao tầng, nhà ga, đường hầm…: hiện nay CT-IN đã xây dựng được các hệ thống tăng cường vùng phủ sóng tại nhiều tòa nhà trên cả nước, chiếm 50% trên tổng số các tòa nhà đã được trang bị hệ thống này Hiện nay đnag cho các nhà khai thác Vinaphone, Mobifone, Viettel thuê cơ sở

hạ tầng này.

- Tham gia cùng hãng AMDOCS xây dựng hệ thống Billing cho VTN.

- Cung cấp hệ thống truyền số liệu cho các cơ quan Đảng, nhà nước (do Cục Bưu điện Trung ương đầu tư) Dự án triển khai trên 64 tỉnh thành phố.

- Cung cấp hệ thống mạng MAN (Metro Area Netwwork), hệ thống BRAS cho Viễn thông Hà Nội và Viễn thông Thành phố Hồ Chí Minh.

- Cung cấp hệ thống truyền dẫn viba cho mạng thông tin di động Vinaphone

kỹ sư đạt chứng chỉ cao nhất của Cisco là CCIE.

Hiện nay nhiều cán bộ kỹ thuật CT-IN đã đạt được các chứng chỉ CCNA, CCNP… và đặc biệt có 2 kỹ sư đạt chứng chỉ CCIE của Cisco.

Ngoài ra, để triển khai các dự án với các hãng nước ngoài, các cán bộ kỹ thuật CT-IN đã cử các cán bộ kỹ thuật theo học các khóa đào tạo của chính các hãng như Huawei, NEC, Motorola…

SV: Nguyễn Cảnh Thịnh 10 Lớp: Kinh tế đầu tư 51E

Chất lượng dịch vụ, sản phẩm luôn là tiêu chí hàng đầu của CT-IN trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.

Công ty CT-IN đã đạt chứng chỉ quản lý chất lượng ISO 9001:2000.

CT-IN, sự lựa chọn đúng đắn của khách hàng.

1.2 Đặc điểm các gói thầu cung cấp hàng hóa mà Công ty đã tham gia

Các gói thầu cung cấp hàng hóa là thiết bị truyền dẫn , máy tính, phần mềm… không có yêu cầu kỹ thuật phức tạp, không nhiều phương án kỹ thuật để thực hiện gói thầu nên nhà thầu có khả năng cạnh tranh nhau về giá cả

Phương thức tổ chức đấu thầu là phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ Hồ

sơ dự thầu của nhà thầu bao gồm hai phần: đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính

Đề xuất kỹ thuật là bản mô tả phương pháp thực hiện gói thầu của nhà thầu như công nghệ được ấp dụng, phương án bố trí lao động, tiến độ, phương án vận chuyển, bảo hành bảo dưỡng, đào tạo chuyển giao công nghệ, an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, đảm bảo vệ sinh môi trường… Đề xuất tài chính bao gồm những thông tin về đồng tiền thanh toán, phương thức thanh toán, giá cả cụ thể…

1.3 Quy trình tham gia đấu thầu

1.3.1 Sơ đồ quy trình tham gia dự thầu

Công tác dự thầu là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty Nó bao gồm những công việc liên quan đến quá trình tìm kiếm thông tin và cuối cùng là tham gia vào đấu thầu để ký kết hợp đồng cung cấp hàng hóa

Ta nhận thấy, công tác dự thầu là bước khởi đầu cho toàn bộ quá trình kinh doanh tiếp theo, nó lien quan đến việc tiêu thụ sản phẩm của công ty

Do đó mà nhà thầu tham gia dự thầu phải đảm bảo các điều kiện sau:

+ Có giấy đăng ký kinh doanh Đối với đấu thầu mua sắm thiết bị phức tạp được quy định trong hồ sơ mời thầu, ngoài giấy đăng ký kinh doanh phải

có giấy phép bán hàng thuộc bản quyền của nhà sản xuất

+ Có đủ năng lực tài chính đáp ứng yêu cầu gói thầu

+ Chỉ được tham gia một đơn vị thầu trong gói thầu, dù đơn phương hay liên doanh dự thầu

Nhìn vào sơ đồ này chúng ta có thể biết được quy trình tham gia dự thầu của công ty và sự phối hợp giữa các bộ phận trong công ty

Bảng 1.3.1 Sơ đồ quy trình tham gia dự thầu

việc

Phòng Kinh doanh

1.3.2.1 Thu thập thông tin

Mua hồ sơ thầu

Chuẩn bị hồ sơ thầu

Phê duyệt

Thu thập thông tin

-Nộp hồ sơ và tham

dự mở thầu

Trúng thầu

Trượt thầu

Đàm phán HĐ

+

Mua hồ sơ thầu

Chuẩn bị hồ sơ thầu

Phê duyệt

Thu thập thông tin

-Nộp hồ sơ và tham

dự mở thầu

Trúng thầu

Trượt thầu

Đàm phán HĐ

Kết thúc

Lãnh đạo Công ty

Phòng Kinh doanh

1.3.2.5

1.3.2.5

Nguồn: Phòng Kinh Doanh

1.3.2 Sự phối hợp giữa các bộ phận trong thực hiện công tác tham gia

dự thầu

1.3.2.1 Thu thập thông tin

Đây là bước đầu tiên trong quuy trình dự thầu của công ty,nội dung này

là tìm kiếm và phân tích thông tin về các cuộc đấu thầu Phòng kinh doanh sau khi nắm bắt các thông tin sau :

- Tìm hiều người phụ trách dự án, phụ trách gới thầu tiện cho việc liên hệ

- Tìm hiểu thông tin về dự án,gói thầu xem dự án chia thành bao nhiêu gói thầu, gói thầu nào sẽ có phân cung cấp hàng hóa viễn thông tin hoc bưu điên để công ty có thể tham dự gói thầu đó

- Tìm hiểu nguồn tài chính chi trả cho gói thầu từ đâu,là tư vốn ngân sách, vốn vay tín dụng nước ngoài, vốn hỗ trợ hay vốn tự có của chủ đầu tư vì nguồn tài chính của chủ đầu tư ảnh hưởng tới việc thanh toán trong khi cung cấp hàng hóa sau này Nếu nguồn vốn ngân sách thì việc cấp vốn thường chậm và nhỏ giọt Hơn nữa tìm hiểu nguồn tài chính chi trả cho gói thầu là để xem chủ đầu tư có ràng buộc với bên cho vay không (với vốn vay tín dụng nước ngoài,phía cho vay thường đưa ra các điều kiện rang buộc mà hầu như chỉ có các công ty họ mới có thể trúng thầu được, phía công ty ta không nên tham gia dự thầu)

- Tìm hiểu sơ bộ thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu cho từng gói thầu

để kịp thời chủ động chuẩn bị tốt cho việc dự thầu

- Tìm hiểu hình thức hợp đồng,nếu là hợp đồng có điều chỉnh giá, bộ phận lập giá dự thầu phải thận trọng trong giá dự thầu, vì có thể nó sẽ ảnh hưởng đến việc (chi phí) cung cấp hàng hóa sau này.

-Tìm hiểu thời gian thực hiện hợp đồng để chủ động lên kế hoạch bố trí lao động và thiết bị để cung cấp thích hợp nếu trúng thầu

-Tìm kiếm đối thủ cạnh tranh,về năng lực tài chính,kỹ thuật,công nghệ của họ,nghiên cứu những điểm mạnh,điểm yếu của họ sau khi tham gia gói thầu này,nếu điểm mạnh của họ lại là điểm còn hạn chế của bên ta có thể đề xuất hai bên cùng liên danh đấu thầu,khả năng trúng thầu liên danh sẽ cao hơn

và cả hai bên cùng có lợi

- Tìm kiếm thông tin về nhà cung cấp,nhà cung cấp các yếu tố đầu vào

để chuẩn bị tốt cho việc dự thầu Có thể ký thỏa thuận hợp tách hay biên bản ghi nhớ với các nhà cung cấp độc quyền sử dụng sản phẩm của họ khi tham gia dự thầu Sau khi có có đầy đủ thông tin Phòng kinh doanh trình ban Lãnh đạo Công ty xem xét

Tìm kiếm thông tin về công trình đấu thầu.Đây chức năng của Phòng Kinh doanh của Công ty cổ phần Viễn thông Tin học Bưu điện.Cán bộ phòng Kinh doanh có trách nhiệm tiến hành thu thập thông tin về dự án, về đơn vị mời thầu, đặc điểm gói thầu ( đối tượng, địa điểm, thời gian… ) qua các phương tiện thông tin đại chúng như truyền hình, báo chí, Viễn thông tỉnh thành phố, các Công ty thuộc Tập đoàn BCVTVN , và các công ty ngoài ngành khác

Với những gói thầu cạnh tranh rộng rãi bên nhà thầu sẽ thông báo mời thầu trên các phương tiện đại chúng,sách báo chuyên ngành trên 3 kỳ liên tục trước khi phát hành hồ sơ thầu từ 5-10 ngày.Do đó Phòng kinh doanh nắm bắt được thông tin này càng sớm càng tốt để kịp chuẩn bị cho một bộ hồ sơ dự thầu hoàn chỉnh Sau khi tìm kiếm cơ hội dự thầu,Phòng Kinh doanh sẽ chuyển thông tin cho Lãnh đạo xem xét

1.3.2.2 Xem xét,mua hồ sơ mời thầu

SV: Nguyễn Cảnh Thịnh 14 Lớp: Kinh tế đầu tư 51E

Đây là bước quan trọng tiếp theo công ty cần thực hiện sau khi được phép tham gia dự thầu Nó quyết định sự thành công hay thất bại của nhà thầu khi tham gia dự thầu Sau khi xem xét Lãnh đạo công ty ra quyết định:

- Nếu Công ty không đáp ứng được các yêu cầu của hồ sơ mời thầu,trả lời Chủ đầu tư về việc không tham gia thầu và lưu hồ sơ

- Sau khi có đầy đủ thông tin của dự án , phòng Kinh doanh,các đơn vị liên quan nghiên cứu tính khả thi của dự án cũng như phối hợp cung cấp thông tin nhà thầu theo yêu cầu của Chủ đầu tư Nếu công ty đáp ứng được các yêu cầu của dự án, bắt đầu tiến hành mua hồ sơ mời thầu, chuẩn bị tham gia đấu thầu

Mua hồ sơ mời thầu gồm các công việc : Ngay khi có quyết định tham gia dự thầu của Lãnh đạo cấp cao, người được giao vào sổ , lịnh công tác, báo cáo trưởng bộ phận Trước thời điểm này một ngày gọi điện mua hồ sơ thầu

do Lãnh đạo công ty ký, có đóng dấu của công ty, bản tự kê khai, trong đó nêu rõ tên, tuổi vị trí công tác, địa chỉ và điện thoại liên hệ, cam kết việc mình đúng là người của doanh nghiệp có giấy giới thiệu đến mua hồ sơ mời thầu,

và phải ký vào bản tự khai đó Để được mua hồ sơ phải có các nội dung này,nếu thiếu không được mua hồ sơ mời thầu

1.3.2.3 Chuẩn bị hồ sơ thầu:

Chất lượng hồ sơ dự thầu là một trong những tiêu chí cơ bản quyết địnhviệc nhà thầu trúng thầu hay không vì bên mời thầu chỉ biết thông tin của công ty về mọi mặt qua hồ sơ dự thầu.Tổ chức lập hồ sơ dự thầu là công việc hết sức phức tạp,chỉ cần sai sót hay đánh giá không chính xác, không thể hiện

ưu điểm của phương án giải pháp thì sẽ có thể bị trượt thầu, hơn nữa yêu cầu thực hiện trong khoảng thời gian thường tất hạn chế.Vì vậy, Lãnh đạo phòng Kinh doanh với phòng Tài chính và đơn vị liên quan nghiên cứu chi tiết năng lực và giải pháp kĩ thuật, tài chính, giải trình Lãnh đạo Công ty

Khi người mua hồ sơ thầu về, người được giao phải đọc nhanh qua hồ

sơ để biết mức độ cấp thiết phải nộp hồ sơ như thế nào và hoàn thiện đủ các

nội dung công việc như sau: lập trình thực hiện hồ sơ: thời gia nộp thầu, thời gian mở thầu,tóm tắt các yêu cầu của bảng dự liệu đấu thầu ( yêu cầu năng lực kinh nghiêm, quan hệ sản xuất, chủng loại hàng hóa, các điều kiện đặc biệt khác…), các tiêu chí đánh giá Nếu gói thầu Công ty đáp ứng được Lãnh đạo phòng Kinh doanh của nhân viên phụ trách , giao việc thông qua email đến các nhân viên tham gia Nếu gói thầu quá lớn,vượt quá trách nhiệm phòng Kinh doanh , Lãnh đạo Công ty ra quyết định thành lập tổ đấu thầu.

Chuẩn bị các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ và năng lực nhà thầu:

hồ sơ mời thầu, cam kết tiến hành bảo hành, bảo trì thời gian được quy định

cụ thể trong hồ sơ dự thầu

 Giá dự thầu :

Trong đấu thầu, chỉ tiêu giá bỏ thầu có vai trò quan trọng nhất trong việc doanh nghiệp trúng thầu hay không, và ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Lập giá dự thầu là một trong công việc hết sức phức tạp,và cần nhiều đến trí tuệ của người có kinh nghiệm, phải lập được giá dự thầu sao cho càng sát với giá chủ đầu tư đưa ra càng tốt nhưng không được nhỏ hơn giá đó, đồng thời giá dự thầu vẫn phải đảm bảo cạnh tranh được với giá đối thủ cùng tham gia dự thầu đưa ra

Việc lập giá dự thầu được dự trên đ ịnh mức và quy định của Nhà nước,định mức giá trong nội bộ ngành cũng như mức giá thực tế thị trường có thể chấp nhận được

Lập bảng giá chào thầu với các nội dung như : thời gian giao hàng, địa

SV: Nguyễn Cảnh Thịnh 16 Lớp: Kinh tế đầu tư 51E

điểm giao hàng, điều kiện bảo hành, hình thức thanh toán, bảng phụ lục các thiết bị chào thầu với giá chào thầu được lập sau khi công ty đã nghiên cứu kỹ càng và có sự lựa chọn các nhà cung cấp thích hợp, phù hợp chủ đầu tư.

Để lập giá dự thầu: người được giao dự toán các chi phí như: dự toán chi phí vật liệu, dự toán chi phí nhân công, dự toán chi phí bảo hành bảo trì sau lắp đặt, dự toán chi phí chung, lãi dự kiến, thuế doanh thu và VAT, sau đó tổng hợp các chi phí này lại Với những dự án ở xa, công ty phải nghiên cứu tính toán cả cước phí và thời gian vận chuyển sao cho hợp lý tức vẫn đưa ra được giá cạnh tranh đối với gói thầu Ngoài ra, tùy từng gói thầu mà người được giao có tính thêm hệ số trượt giá và yếu tố rủi ro trong giá

- Hàng hóa chào thầu: Đáp ứng tối thiểu yêu cầu của chủ đầu tư (nêu trong hồ sơ mời thầu), Phòng Kinh doanh sẽ chuẩn bị các tài liệu chứng minh tính hợp lệ và sự phù hợp của hàng hóa đối với hồ sơ mời thầu

Người được giao sẽ liên hệ với các nhà cung cấp và yêu cầu được cung cấp đầy đủ những chứng nhận và tài liệu, giấy tờ về hàng hóa mà mình sẽ mua, có thể bằng văn bản, bản vẽ, số liệu như:

+ Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa của nhà sản xuất,

+ Giấy chứng nhận về chất lượng của thiết bị công nghệ thông tin,

+ Giấy ủy quyền cung cấp của nhà sản xuất,

+ Bản mô tả về đặc tính kỹ thuật và cấu hình của thiết bị, năm sản xuất, thời hạn bảo hành của thiết bị, thuyết minh tính năng sử dụng của thiết bị và của từng bộ phận,

+ Một danh mục cho toàn bộ các thiết bị công nghệ thông tin bao gồm các nguồn sẵn có và giá cả hiện hành của từng chi tiết, phụ tùng cần thiết cho lắp đặt

- Cam kết thương mại kèm theo bảng giá:

+ Cam kết thiết bị mới 100%,

+ Cam kết thời gian giao hàng,

+ Cam kết vận hành thử và hướng dẫn sử dụng cho bên B,

+ Cam kết thời gian bảo hành theo tiêu chuẩn của hãng sản xuât

- Hình thức thanh toán, điều kiện thanh toán…

- Bảo lãnh dự thầu : giá trị và hiệu lực theo đúng yêu cầu của chủ đầu tư (nêu trong hồ sơ mời thầu), công việc này do phòng kế toán đảm nhiệm liên

hệ với Ngân hàng Ngoại thương để được ngân hàng bảo lãnh dự thầu và bảo lãnh thực hiện hợp đồng, khi lập bảo lãnh dự thầu người được giao phải tuân thủ các quy định, các biểu mẫu có trong hồ sơ mời thầu và phải tính đúng, tính đủ thời gian hiệu lực để đảm bảo không có sai sót dẫn đến ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu

- Yêu cầu khác nêu trong hồ sơ mời thầu (nếu có)

 Kinh nghiệm, năng lực sản xuất, kinh doanh:

- Giấy phép kinh doanh: giấy phép kinh doanh giúp cho bên chủ đầu tư kiểm chứng lại sự tồn tại của công ty là thật, do cán bộ lưu trữ hồ sơ trong công ty cung cấp Người này sẽ lấy các thông tin về danh sách các cổ đông sáng lập ra công ty và người đại diện theo pháp luật của công ty, về lĩnh vực hoạt động phù hợp với gói thầu và số năm phù hợp với yêu cầu của hồ sơ mời thầu

- Giới thiệu về công ty: do cán bộ lưu trữ hồ sơ trong phòng dự án đảm nhiệm, người này có trách nhiệm chọn lọc những thông tin cần thiết nhất, xác đáng nhất theo yêu cầu của gói thầu để cho vào hồ sơ dự thầu Trong bản giới thiệu này công ty giới thiệu lại một lần nữa về công ty như: tên công ty bằng tiếng việt, tên công ty bằng tiếng anh, địa chỉ liên hệ của công ty, số điện thoại giao dịch, website của công ty, mã số thuế của công ty cùng với số tài khoản được mở tại Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội

+ Giới thiệu một cách tổng quan về lịch sử phát triển của công ty

SV: Nguyễn Cảnh Thịnh 18 Lớp: Kinh tế đầu tư 51E

+ Giới thiệu sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty để phần nào khẳng định được năng lực quản lý của công ty.

+ Giới thiệu về lĩnh vực hoạt động chính của công ty

+ Giới thiệu các sản phẩm mà công ty cung cấp, đặc biệt là các sản phẩm phần mềm đi theo công trình mà công ty đang chuẩn bị tham dự thầu, qua đó nêu bật được kinh nghiệm sản xuất kinh doanh của công ty

+ Giới thiệu các đối tác chiến lược của công ty, các khách hàng chính của công ty, mục tiêu – định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới Qua đó thể hiện chất lượng hàng hóa của công ty

- Danh sách các hợp đồng đã thực hiện của công ty: là danh sách và giá trị các công trình mà công ty đã trúng thầu trong thời gian 02, 03 năm tùy theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu (Có thể kèm theo các bản hợp đồng sao y bản chính có tính chất tương tự): do cán bộ lưu trữ hồ sơ trong phòng dự án đảm nhiệm Thông qua danh sách này để phản ánh tình hình hoạt động tham gia đấu thầu của công ty và năng lực kinh nghiệm của công ty Cũng thông qua danh sách này để khẳng định thành công của công ty trên lĩnh vực cung cấp hàng hóa thiết bị viễn thông, công nghệ thông tin

- Cam kết hỗ trợ từ nhà sản xuất của thiết bị chào hàng: cán bộ phòng kinh doanh sẽ liên hệ với nhà cung ứng thiết bị để yêu cầu giấy cam kết này

- Danh sách nhân viên hiện có, nhân viên tham gia dự án này (chú ý số lượng nhân viên đạt tối thiểu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu): người được giao kết hợp với bộ phận nhân sự để lên danh sách nhân viên tham gia dự án theo chỉ thị của trưởng phòng Kinh doanh

 Thuyết minh biện pháp quản lý kỹ thuật:

Trên cơ sở nội dung, các yêu cầu kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu, các thông tin từ việc khảo sát mặt bằng, năng lực thiết bị, năng lực con người hiện có, cán bộ phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật sẽ phối hợp với nhau để phân

tích rõ ràng đặc điểm kinh tế kỹ thuật của địa điểm được giao nhận hàng , bến bãi , kho chứa hàng từ đó lập ra các nội dung sau:

- Mô tả địa điểm giao nhận hàng, đặc điểm và các thông số kinh tế kỹ

thuật của thiết bị cung cấp

- Biện pháp quản lý kỹ thuật:

+ Những công việc chung bao gồm:

o Công tác tổ chức tiếp nhận, bảo quản thiết bị hàng hóa do bên vật tư cung cấp, lắp ráp trước một số thiết bị

o Công tác vệ sinh môi trường: đưa ra các biện pháp tránh gây bụi, gây ồn ảnh hưởng đến môi trường

o Công tác phòng chống cháy nổ: thực hiện nghiêm chỉnh nội quy phòng chống cháy nổ được Nhà nước ban hành

o Công tác an toàn lao động: hướng dẫn biện pháp thi công an toàn lao động để đảm bảo tối đa an toàn lao động cho mọi người xung quanh khi khi giao nhận hàng, bốc dỡ hàng hóa Thực hiện đầy đủ quy trình về trang bị bảo hộ lao động cho cán bộ phụ trách và nhân viên bốc dỡ hàng

1.3.2.4 Phê duyệt

Sau khi tập hợp đầy đủ thông tin hồ sơ và kiểm tra, Phòng Kinh doanh trình hồ sơ dự thầu và phương án chào giá lên Lãnh đạo Công ty phê duyệt.Bước tiếp theo là nộp hồ sơ dự thầu đúng thời hạn, địa điểm đã quy định trong hồ sơ mời thầu Người được giao cần lưu ý các điểm sau khi nộp hồ sơ

dự thầu:

- Đóng gói và kiểm tra hồ sơ lần cuối trước khi niêm phong

- Tính toán thời gian nộp hồ sơ dự thầu đảm bảo an toàn về thời gian

- Khi nộp hồ sơ phải chú ý lấy thông tin của các đối thủ cạnh tranh đã nộp trước đó (nếu có)

Đến ngày giờ mở thầu như thông báo,phòng kinh doanh của cán bộ phụ trách chính việc làm hồ sơ dự thầu để tham gia mở thầu.Cán bộ này cần đến đúng giờ, kiểm tra sư niêm phong chứng kiến bên mời thầu bóc hồ sơ, thuyết

SV: Nguyễn Cảnh Thịnh 20 Lớp: Kinh tế đầu tư 51E

trình tính năng sử dụng, tính hiệu quả khi sử dụng máy móc, thiết bị công ty cung cấp Chú ý lắng nghe thuyết minh của các nhà thầu cùng tham dự để học hỏi trau dồi thêm kinh nghiệm lập hồ sơ.

•Nếu dự án trúng thầu , Lãnh đạo công ty , Lãnh đạo Phòng kinh doanh/Tổ thầu của người tham gia thương thảo hợp đồng với chủ đầu tư

•Nếu dự án không trúng thầu,phòng Kinh doanh/Tổ thầu lưu hồ sơ

Việc đàm phán và ký kết này phải phù hợp với lợi ích của cả hai bên, không trái quy định nhà nước, gây thiệt hại cho đơn vị khác, cho quốc gia Nếu vi phạm sẽ bị xủa lý theo quy định của hợp đồng và của nhà nước Tuy nhiên, với chức năng của phòng kinh doanh của Công ty sẽ cố gắng để đạt được kết quả tốt nhất về phía mình, nhưng vẫn đảm bảo lợi ích cho bên mời thầu, tạo dựng uy tín với khách hàng

1.4 Ví dụ minh họa về công tác dự thầu:

Để hiểu rõ hơn về qui trình dự thầu tại Công ty CT-IN, có thể xem xét

cụ thể qua ví dụ về gói thầu “ Cung cấp và lắp đặt hệ thống thiết bị Công nghệ thông tin ” được công ty thực hiện năm 2010.

Bước 1: Thu thập thông tin

- Thông tin về gói thầu

Gói thầu được bên mời thầu tổ chức đầu thầu rộng rãi và công bố thông tin trên phương tiện thông tin là Internet Gói thầu nằm trong kế hoạch mua sắm máy móc thiết bị công nghệ thông tin của tập đoàn VNPT ( thuộc sự quản lý của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông )

Nguồn vốn thực hiện : Vốn đầu tư phát triển của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông

Hình thức đấu thầu : Đấu thầu rộng rãi theo phương thức 1 túi hồ sơ

- Thông tin bên mời thầu

Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt nam là một đối tác lâu năm của Công ty CT-IN Một tập đoàn lớn mạnh về tiềm lực tài chính do đó có đủ khả năng để chi trả cho gói thầu

- Thông tin về nhà cung cấp máy móc, thiết bị

Qua tìm hiều các hang sản xuất trên thị trường, nhận thấy Microsoft là hang sản xuất có uy tín , đã cung cấp cho nhiều khách hàng trên thế giới và cũng là bạn hàng cung cấp máy móc thiết bị Công nghệ thông tin cho Công ty CT-IN trong nhiều gói thầu đã thực hiện Các máy móc thiết bị mà Microsoft sản xuất luôn hoạt động tốt và có sự thích nghi tốt với chương trình công nghệ

ở Việt Nam

Vì lẽ đó, Công ty CT-IN đã lựa chọn Microsoft là đối tác cung cấp máy móc thiết bị cho gói thầu này Công ty đã liên lạc trực tiếp bằng điện thoại và cũng gửi mail cho Microsoft để tìm hiểu thông tin một cách chi tiết, cụ thể về các đặc tính của loại thiết bị do hang sản xuất

- Thông tin về tình hình cạnh tranh chung trên thị trường

Đây là gói thầu cung cấp thiết bị Công nghệ thông tin , thiết bị đặc chủng của ngành Công nghệ thông tin và viễn thông do đó khả năng cạnh tranh của CT-IN trên thị trường là rất cao Một phần, Công ty là nhà thầu đã thực hiện nhiều gói thầu cho chủ đầu tư là Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Mặt khác Công ty CT-IN cũng có lợi thế là nhà cung cấp cá thiết bị Công nghệ thông tin và viễn thông nhiều năm trên thị trường.Vì thế, khả năng thắng thầu của công ty là rất cao

Sau khi các nhân viên Phòng Kinh doanh tiến hành nghiên cứu thông tin

về cuộc đấu thầu, về gói thầu, về chủ đầu tư, về tình hình cạnh tranh trên thị trường của gói thầu này, Công ty xét thấy có đủ khả năng thực hiện

Bước 2: Xem xét, mua hồ sơ mời thầu.

Sau khi nghiên cứu thông tin đầy đủ liên quan gói thầu thì thầy Công ty

SV: Nguyễn Cảnh Thịnh 22 Lớp: Kinh tế đầu tư 51E