Mô tả tiến trình đàm phán buôn bán quốc tế thông qua thư thương mại

HỎI HÀNG Inquiry Thư hỏi hàng có thể là thư mở đầu cho một tiến trình buôn bán trực tiếp thông qua thư thương mại, thư hỏi hàng được thiết lập khi một công ty ở một quốc gia nào đó muốn

PHẦN GIỚI THIỆU

1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Trong nền kinh tế hội nhập như hiện nay, đòi hỏi tất cả các quốc gia trên thế giới phải biết xu hướng và hòa nhập theo cái thống nhất chung của toàn cầu, trước tình hình đó mọi công việc cần được thực hiện một cách gọn nhẹ và nhanh chóng nhằm thúc đẩy sự phát triển ngày càng siêu tốc như hiện nay Đối với lĩnh vực khoa học thì sự nhanh nhẹn dường như là không cần thiết, mà sự chuẩn xác, chính xác là vô cùng cần thiết Khác với lĩnh vực khoa học, trong kinh tế khó khăn để có thể thành công hơn, khó khăn ở đây không phải là bỏ ra nhiều công sức, làm việc

cơ cực mà đòi hỏi người kinh doanh không chỉ nhanh nhẹn mà còn phải nắm lấy cái nhanh nhẹn mình có để chiếm lấy thời cơ, cơ hội để đưa mình lên đỉnh thành công, mà điều này không phải nhà kinh doanh nào cũng có thể làm được nếu không nắm bắt lấy những công nghệ và phương thức ngày càng tiên tiến trên thương trường như hiện nay

Trong kinh doanh gặp rất nhiều khó khăn như tìm kiếm khách hàng, tìm kiếm nhà cung ứng, đàm phán ký kết hợp đồng để đi đến mua bán thiết lập mối quan hệ lâu dài Đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu, tìm kiếm khách hàng trong nước đã gây không ít khó khăn nói chi đến phải tìm kiếm khách hàng ở một nơi xa xôi mà mình không hề biêt Đó là chưa nói đến chi phí phải bỏ

ra cho những chuyến đi để tìm kiếm khách hàng, chào hàng, rồi ký kết hợp đồng Tuy nhiên, nói thế các nhà kinh doanh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu cũng không nên chán nản, vì hiện nay thời kỳ hội nhập mọi việc buôn bán sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng, giúp các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu giảm bớt khối lượng công việc cũng như chi phí phải bỏ ra Đó là hình thức buôn bán quốc tế thông qua thư thương mại mọi tiến trình chỉ thực hiện qua thư, từ tìm kiếm khách hàng, tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phám ký kết hợp đồng vì vậy cần hiểu rõ và

“Mô tả tiến trình đàm phán buôn bán quốc tế thông qua thư thương mại” để

khi thực hiện tiến trình buôn bán qua thư thương mại không mắc phải những lỗi cơ bản mà quy định đã được đặt ra

2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

2.1 Mục tiêu chung

Mô tả tiến trình thực hiện buôn bán qua thư thương mại

2.2 Mục tiêu cụ thể

 Tìm hiểu sơ lược về thư thương mại

 Thư thương mại ở Việt Nam

 Tiến trình thực hiện buôn bán qua thư thương mại

3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

3.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

Thu thương mại được tham khảo từ các sách anh văn chuyên ngành ngoại thương và qua Internet, báo, tạp chí

3.2 Phương pháp phân tích dữ liệu

Qua tham khảo các thư thương mại, mô tả lại tiến trình thực hiện buôn bán qua thư thương mại nhằm làm rõ vấn đề cần nghiên cứu

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I

SƠ LƯỢC VỀ THƯ THƯƠNG MẠI 1.1 ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA THƯ THƯƠNG MẠI

Khái niệm chung: Thư Thương mại là một hình thức đàm phán trong kinh

doanh mà đã có từ lâu đời Qua nội dung thư, các bên thể hiện nguyện vọng và mong muốn cũng như lợi ích mà các bên sẽ đạt được Phương thức đàm phán này

đã tạo được một nề nếp tốt trong quan hệ bán hàng hay xuất nhập khẩu giữa các đối tác, vì vậy nó thường là bước khởi đầu trong đàm phán nhằm duy trì mối quan

hệ lâu dài

Có nhiều loại thư TM khác nhau phụ thuộc vào mục đích của người viết trong kinh doanh Ví dụ: Thư chào hàng, thư hỏi hàng, thư đặt hàng, thư hoàn giá, thư chấp nhận, thư xác nhận

Ưu điểm:

 Không những đàm phán được với nhiều đối tác, mà còn giảm được nhiều khoản chi phí khác phát sinh khi đàm phán

 Các quyết định đưa ra sẽ được cân nhắc kỹ lưỡng vì đã có sự chuẩn bị trước

 Không bị lệ thuộc vào nhà trung gian

 Lợi nhuận không bị chia sẽ do các khoản phí

 Tạo được mối liên hệ trực tiếp với đối tác, xây dựng quan hệ kinh doanh lâu dài

Nhược điểm:

 Việc trao đổi bằng thư từ đòi hỏi thời gian dài, do đó dễ mất cơ hội kinh doanh

 Khó kiểm soát được ý đồ của đối tác hoặc các điều kiện khách quan phát sinh thêm không được thể hiện đầy đủ trong thư

 Việc soạn thảo thư TM đòi hỏi khả năng viết lách chuyên nghiệp nên tốn nhiều thời gian

 Có thể tạo ra một sự cung cầu ảo và làm cho giá thay đổi.

Nội dung chính trong thư thương mại: 1 bức thư Thương mại cần phải ngắn

gọn, lịch sự, nội dung thư cần phải tập trung vào vấn đề chính, lối hành văn đơn giản, dễ hiểu, ngôn từ đơn nghĩa để tránh gây sự hiểu lầm cho đối tác Thông thường bao gồm các phần:

1 Địa chỉ người gởi: họ tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…

2 Địa chỉ người nhận: họ tên đầy đủ (chức vụ), tên công ty và địa chỉ,…

3 Địa điểm và thời gian viết thư

4 Lời chào mở đầu

5 Đặt vấn đề

6 Nội dung thư: tùy vào mục đích và tính chất công việc (nêu trực tiếp và đầy đủ thông tin)

7 Lời chào kết thúc

8 Ký tên và nêu đích danh người gởi

1.2 THƯ THƯƠNG MẠI Ở VIỆT NAM

Thư Thương Mại đã được sử dụng từ lâu đời ở các nước như: Anh,

Mỹ ,Nhật, Hà Lan,… đây là một hình thức đàm phán kinh doanh khá phổ biến, nhưng ở Việt Nam chưa được sử dụng nhiều Do sự phát triển của khoa học kỹ thuật, các mối quan hệ cá nhân bị “điện tử hóa”, tính “thực tế” trong kinh doanh nếu bỏ thời gian để đàm phán qua thư sẽ mất cơ hội kinh doanh nên ít doanh nghiệp ở Việt Nam sử dụng thư thương mại Thư thương mại chỉ áp dụng khi có

sự tin cậy, uy tín giữa các đối tác, mà một số quy định, luật pháp trong kinh doanh

ở Việt Nam chưa chặt chẽ; do đó các công ty thường sử dụng Hợp Đồng Thương Mại nhằm bảo đảm các quyền lợi và có giá trị pháp lý cao

CHƯƠNG II TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN PHƯƠNG THỨC BUÔN BÁN QUA THƯ THƯƠNG MẠI

Trong phần là một tiến trình giao dịch theo hình thức buôn bán trực tiếp thông qua thư thương mại giữa hai công ty: Công ty cổ phần thương mại P.L và công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần

2.1 HỎI HÀNG (Inquiry)

Thư hỏi hàng có thể là thư mở đầu cho một tiến trình buôn bán trực tiếp thông qua thư thương mại, thư hỏi hàng được thiết lập khi một công ty ở một quốc gia nào đó muốn mở mối quan hệ kinh doanh với một ty ở quốc gia khác, nhưng

để tiết kiệm chi phí họ có thể tìm những thông tin liên quan đến công ty đối tác trên các phương tiện tiên tiến hiện nay, sau đó công ty sẽ thiết lập nên thư hỏi hàng và các điều khoản gởi cho công ty đối tác Sau đây là thư chào hàng cụ thể:

P.L Trading Corporation

90862 Wetland East Blvd, Houston, Texas 7041, USA.

Tel: 001 28189555 Fax: 0110 281 0022

Email : pvle@PL.com

Your ref:

Our ref: ENR 205

25 July, 2010 The sales Manager

Doan Tran Trading and service Co., ltd

222 Dien Bien Phu St., Binh Thanh dist,

Ho Chi Minh city, Vietnam

Tel: 84-08- 3 9805760 Fax: 84-08- 22162590

Email: doantran@vnn.vn

Dear Sir or Madame,

We have known your company’s name from the trade magazine “The business world” We would like to have a long- standing relationship with your

company.We would be grateful if you could send us some samples of the Cream flavour for food We would also appreciate your letting us have full information regarding FOB Ho Chi Minh city Port prices, terms of payment and earliest delivery date.If the prices offered are competitive and the quality is of the standard we required, we will place large orders with you in future

We look forward very much to receiving samples and quotation from you soon.

Yours faithfully.

Ms Jescica

Sales Manager.

Trên đây là thư do công ty cổ phần thương mại P.L gởi cho công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần, vào ngày 25/07/2010 nhằm muốn biết thêm thông tin về sản phẩm cung cấp của công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần Đầu thư công ty cổ phần thương mại P.L nói đến sự quan tâm của mình danh cho công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần và công ty đã biết công ty đối tác thông qua tạp chí thương mại “Thế giới kinh doanh” Công ty cổ phần thương mại P.L muốn biết được một số mẫu về sản phẩm hương vị kem, giá sản phẩm, địa điểm thanh toán, nơi giao hàng và thời gian nhận được hàng nếu hợp tác kinh doanh

Cuối thư công ty cổ phần thương mại P.L mong răng sẽ sớm được hồi âm của công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần và nhận được mẫu hàng cũng như bảng báo giá sớm nhất để có thể thiết lập mối quan hệ kinh doanh với công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần, nếu những điều kiện phù hợp với công ty như: giá cạnh tranh, chất lượng và tiêu chuẩn đạt yêu cầu

Thư hỏi hàng này không có ràng buộc gì đối với công ty cổ phần thương mại P.L , vì thế công ty cổ phần thương mại P.L có thể gởi thư hỏi hàng trên cho nhiều công ty khác nhau cùng một lúc, nhưng cũng cần phải xem xét nếu gởi nhiều công

ty khác nhau cùng một lúc sẽ tạo nên một nguồn cầu ảo tăng lên và lúc này kéo theo giá sẽ tăng lên và tạo nhiều bất lợi cho công ty Mặt khác do không có ràng

buộc nên công ty cổ phần thương mại P.L có thể không mua hàng khi nhận được sản phẩm mẫu kèm phiếu báo giá của công ty thương mại dịch vụ Đoàn Trần Ngược lại nếu công ty muốn kinh doanh và thiết lập mối quan hệ với công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần thì khi nhận được sản phẩm mẫu và phiếu báo giá công ty sẽ tiến hành các tiến trình tiếp theo như hoàn giá hoặc chấp nhận

2.2 CHÀO HÀNG – PHÁT GIÁ (Offer)

Thư chào hàng cũng có thể là bước khởi đầu cho một tiến trình mua bán trực tiếp qua thư thương mại, thư chào hang được thiết lập khi một công ty muốn cung cấp sản phẩm hay dịch vụ của mình ra khỏi quốc gia sở tại và lúc này công ty sẽ soạn thảo thư và gởi cho các đối tác mà mình muốn thiết lập mối quan hệ với họ

Có hai loại thư chào hàng:

 Chào hàng tự do (Free offer)

 Chào hàng cố định (Frim ofer hay binding offer)

Thư chào hàng cũng có thể không còn hiệu lực, sẽ bị hủy bỏ khi bên công ty nhận được chào hàng đưa ra lời mặc cả tức gởi lại thư hoàn giá, hoặc khi bên nhận được chào hàng thông báo là từ chối thư chào hàng của bên chào, khi chính phủ cấm thì thư chào hàng coi như tự mất hiệu lực Ngoài ra khi một trong hai bên chào hàng hoặc được chào hàng mất khả năng như: Chết hoặc tử vong

Trong các trường hợp khác, bên đưa ra chào hàng có thể hủy chào hàng hoặc thu hồi thư chào hàng Khi muốn hủy thư chào hàng thì thư hủy thư chào hàng phải đến trước hoặc cùng lúc với thư chào hàng, còn trường hợp muốn thu hồi thư chào hàng cố định thì thư thu hồi thư chào hàng cố định phải đến trước khi bên nhận được thư chào hàng cố định đưa ra quyết định và đưa ra lời chấp nhận

2.2.1 Chào hàng tự do (Free offer)

Thư chào hàng tự do được thiết lập khi công ty muốn tìm đối tác kinh doanh, muốn cung cấp sản phẩm dịch vụ cho một công ty khác không thuộc nước sở tại Đối với thư chào hàng tự do này công ty có thể gởi cho nhiều đối tác cùng một lúc

và không có ràng buộc gì cho công ty chào hàng Sau đây là thư chào hàng của công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần:

The sales Manager

Doan Tran Trading and service Co., ltd

222 Dien Bien Phu St., Binh Thanh dist,

Ho Chi Minh city, Vietnam

Tel: 84-08- 3 9805760 Fax: 84-08- 22162590

Email: doantran@vnn.vn

Your ref: ENR 205

Our ref: P.L 07/10

31 July, 2010 P.L Trading Corporation

90862 Wetland East Blvd, Houston, Texas 7041, USA.

Tel: 001 28189555 Fax: 0110 281 0022

Email : pvle@PL.com

Dear Sir

Thank you for your letter of 25, July 2010 We have pleasure informing you that we can supply you any quantity from 5 tons up to 10 tons monthly.

According to your enquiry and your requirements, we are pleased to send our offer with terms and conditions as follows:

Commodity: Cream flavor 1105

1.Unit price: USD 80,000 / ton, FOB HCMC Port (Incoterms 2000).

2.Packing : In new can plastic and carton net weight 5kgs/can.

3.Payment: By irrevocable L/C at sight.

4.Shipment date : Within 10 days after order confirmation and we have received L/C.

5.Inspection: By SGS

We have sent you 02 samples by DHL on 31 July 2010.

We look forward to receiving your order soon If you require further information, please contact with us.

Yours faithfully.

Ms Chau

Sales Manager.

Trên đây là thư chào hàng của công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần gởi cho công ty cổ phần thương mại P.L, được gởi vào 30/07/2010

Đầu thư công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần đã cám ơn công ty cổ phần thương mại P.L đã quan tâm đến công ty mình và nói mình có thể cung cấp sản phẩm hương vị kem mà công ty cổ phần thương mại P.L đã hỏi Phần này có trong bức thư này là do công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần đã nhận được thư hỏi hàng từ công ty cổ phần thương mại P.L trước đó, nên cần có phần này thể hiện sự lịch sự và ân cần với khách hàng Thông thương thư chào hàng là

do công ty muốn bán hay cung cấp sản phẩm dịch vụ gởi đi trước

Phần tiếp theo công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần đi vào vấn đề chính đó là đưa ra những đều khoản khi cung cấp sản phẩm, các điều khoản gồm có: Tên sản phẩm là hương vị kem 1105 Giá 80.000 USD/tấn, xuất khẩu theo giá FOB và áp dụng Incoterms2000, cảng xuất là cảng Thành Phố Hồ Chí Minh Hình thức đóng gói là bao nhựa hoặc thùng carton với trọng lượng 5Kg/đơn vị Thanh toán tiền hàng áp dụng hình thức L/C

Cuối thư công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần nói lên mong muốn nhanh chóng nhận được đơn đặt hàng từ công ty cổ phần thương mại P.L, và có thể cung cấp thêm thông tin về sản phẩm nếu công ty cổ phần thương mại P.L cần

2.2.2 Chào hàng cố định (Frim ofer hay binding offer)

Cũng giống như chào hàng tự do, chào hàng cố định cũng là một công ty muốn cung cấp dịch vị hay sản phẩm cho một công ty khác nhưng không phải ở nước sở tại Nhưng chào hàng cố định là kèm theo sự ràng buộc đối với người chào hàng, ràng buộc đó là cam kết cung cấp hàng hóa với số lượng nhất định cho bên nhận được chào hàng Chào hàng cố định có quy định thời gian hiệu lực, khi còn trong thời gian hiệu lực nếu bên nhận được thư chào hàng cố định chấp nhận thì xem như hợp đồng đã được ký và buộc bên chào hàng cố định phải cung cấp đúng hàng cũng như số lượng, chất lượng sản phẩm cho bên chấp nhận thu chào

hàng cố định Ngược lại bên nhận được thư chào hàng cố định chấp nhận khi đã hêt thời hạn hiệu lực thì bên chào hàng cố định có quyền cung cấp hoặc không cung cấp sản phẩm hay dịch vụ cho bên chấp nhận thư chào hàng cố định những chấp nhận khi đã hết thời gian hiệu lực

Do sự ràng buộc về sản phẩm hay dịch vụ cung cấp, số lượng cũng như khối lượng cung cấp nên thư chào hàng cố định chỉ được gởi cho một đối tác duy nhất, khi hết thời hạn hiệu lực mà đối tác không trả lời chấp nhận thì mới có quyền chào hàng cho đối tác khác

Trong tiến trình giao dịch giữa công ty cổ phần thương mại P.L và công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần là do công ty cổ phần thương mại P.L gởi thư hởi hàng công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần trước đó và công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần đã gởi thư chào hàng tự do cho công ty cổ phần thương mại dịch vụ P.L nên thư chào hàng cố định trong trường hợp này sẽ không được xảy ra

2.3 HOÀN GIÁ (Counter offer)

Thư hoàn giá được thiết lập khi nhận được thư chào hàng, với các điều khoản trong thư chào hàng bên nhận được thư chào hàng không đồng ý và muốn đàm phán để thỏa thuận lại một số điều khoản theo mong muốn của mình, dưới đây là một thư hoàn giá:

“P.L Trading Corporation

90862 Wetland East Blvd, Houston, Texas 7041, USA.

Tel: 001 28189555 Fax: 0110 281 0022

Email : pvle@PL.com

Your ref: P.L 07/10 Our ref: ENR 205

04 Aug, 2010 The sales Manager

Doan Tran Trading and service Co., ltd

222 Dien Bien Phu St., Binh Thanh dist,