Giới thiệu chung về quản lý dự án công nghệ thông tin

Tài liệu này dành cho sinh viên, giáo viên khối ngành công nghệ thông tin tham khảo và có những bài học bổ ích hơn, bổ trợ cho việc tìm kiếm tài liệu, giáo án, giáo trình, bài giảng các môn học khối ngành công nghệ thông tin

BÀI GIẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN HỆ THỐNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

Nội dung

1 Sự cần thiết phải quản lý dự án

2 Khái niệm dự án, quản lý dự án và các

khái niệm khác

3 Quản lý dự án trong tổ chức

4 Kế hoạch chiến lược

1 Sự cần thiết của quản lý dự án

 Tuy nhiên, nhiều công bố tỷ lệ thành công dự án CNTT thấp, như:

 Nghiên cứu của Standish Group năm 2005 chỉ ra: chỉ 16,2% dự án CNTT thành công đáp ứng theo 3 tiêu chí về phạm vi, kinh phí và thời gian; 31%

dự án CNTT với kinh phí 81 tỷ US$ bị hủy bỏ trước khi hoàn thành.

 Joyce Fortune, Geoff Peters (2005) Information systems: achieving success by avoiding failure, John Wiley & Sons Inc chỉ ra nhiều ví dụ về các dự án CNTT thất bại Điển hình, một dự án vào năm 1996 tại Anh bị hủy bỏ mà cơ quan kiểm toán ước tính dự án có kinh phỉ 1 tỷ bảng Anh; một dự án khác (HTTT hỗ trợ thẩm phán Anh và xứ Walse tăng kinh phí gấp đôi (tới gần 400 triệu bảng Anh) mà phạm vi lại bị thu hẹp.

 Paul Dorsey (2005) Top 10 Reasons Why Systems Projects Fail, http://www.dulcian.com/Articles/Dorsey_Top10ReasonsSystemsProjectsFail.pdf; Guru Prakash Prabhakar (2008) What is Project Success: A Literature Review,

International Journal of Business and Management September, 2008…

Sự cần thiết của quản lý dự án

 Để phát triển, mọi công ty (tổ chức) đều cần đầu tư các dự án cho sản phẩm mới, dịch vụ mới… Nước Mỹ: có 300.000 dự án CNTT mới (2000), 500.000 dự án CNTT mới (2001)…

 Đảm bảo chất lượng dự án còn khó khăn hơn khi môi trường làm việc biến đổi: tiến bộ nhanh của công nghệ, mở rộng phạm vị hoạt động, môi trường đa văn hóa

 Một số tiêu chí:

 Kiểm soát tốt hơn các tài nguyên về tài chính, vật chất và con người

 Nâng cao quan hệ khách hàng

 Thời gian phát triển ngắn hơn

 Giá thành nhỏ hơn

 Chất lượng tăng lên và độ tin cậy cao hơn

 Tỷ suất lợi nhuận cao hơn

 Hiệu quả tốt hơn

 Phối hợp nội bộ tốt hơn

 Nâng cao tinh thần của người lao động (giảm bớt căng thẳng)

Sự cần thiết của quản lý dự án

 Quản lý dự án nhằm đáp ứng các tiêu chí nâng cao chất lượng dự án

 Quan tâm QLDA: Các tổ chức đã quan tâm thêm quan tâm và thêm nhiều

tổ chức mới

 Trung bình lương chuyên viên chính QLDA khoảng 90.000 US$/năm vào năm 2003 Lương trưởng bộ phận quản lý dự án (PMOD) cao hơn lương của lãnh đạo bộ phận thông tin (CIO) với gần 119.000 US$/năm so với gần 104.000 US$/năm

 Các tổ chức nghiên cứu về quản lý dự án, điển hình nhất là Project Management Institute - PMI (http://www.pmi.org/)

 Nhiều tạp chí khoa học liên quan; nhiều công trình nghiên cứu được công

bố (xem bảng dưới: thống kê số lượng tài liệu chứa cụm từ “project management”)

 Nhiều chuẩn công nghiệp QLDA

 Nhiều bộ công cụ QLDA được phát triển như của MS…

Vị trí 2013 2012 2011 2010 2009 2008 2007

Tiêu đề 36 1240 1870 1900 1700 1650 1660

2 Một số khái niệm và nội dung cơ bản

 Dự án (Project)

 Quản lý dự án (Project Management)

 Hệ thống thông tin (Information System): HTTT

 Quản lý dự án HTTT (Information System Project Management)

 Các khái niệm liên quan khác

 Dự án là một nỗ lực nhất thời được tiến hành nhằm một mục tiêu đơn nhất tạo ra một sản phẩm/một dịch vụ/một kết quả mới

 Nỗ lực: huy động tài nguyên con người, kinh phí và các tài nguyên khác

 Lý do của dự án: Công việc thường xuyên theo quy trình sẵn có của tổ chức không tạo ra sản phẩm/dịch vụ.kết quả mới Khi dự án hoàn thành thì kết quả dự án trở thành công việc thường xuyên

Như vậy, nói cách khác “Dự án là một tập hợp các công việc, được một

cá nhân hoặc một tập thể những người với trình độ chuyên môn khác nhau thực hiện nhằm đạt được một kết quả dự kiến , trong một thời gian

“Dự án”: đặc trưng nổi bật

 Kích thước: dự án mọi kích thước nhỏ, vừa, to với thời gian ngắn/dài

 Tính nhất thời, liên quan tới sự không chắc chắn

 Thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc xác định

 Chấm dứt dự án: Hoàn thành (đạt mục tiêu)/không đạt kết quả hoặc kết quả không đúng yêu cầu/dự án không còn cần thiết

 Do một tổ chức riêng (đặc thù) thực hiện

 Đội quản lý dự án được xây dựng một cách đặc biệt và hết nhiệm vụ khi

dự án kết thúc

 Đội quản lý dự án là những người lành nghề không đồng nhất, thường

có chéo về chức năng trong công ty

 Được chuẩn bị công phu hướng tới cải cách

 Mỗi dự án được mô tả tốt khi xác định thời điểm bắt đầu, thời kiếm kết thúc, và quan trọng nhất là con đường từ thời điểm bắt đầu tới thời điểm kết thúc

 Dự án tiếp diễn theo các bước tăng trưởng không ngừng

Dự án: đặc trưng nổi bật và ví dụ

 Tính duy nhất

 Dù có các hoạt động tương tự

 Được cam kết thực hiện một mục tiêu rõ ràng trong một thời gian quy định

 Trình diễn các phần tử lặp không thay đổi tính duy nhất tiêu chuẩn của công việc

dự án

 Dự án có người quản lý dự án đáp ứng yêu cầu thực thi dự án

 Đơn nhất khi dự án hoàn hiện nội bộ trong một công ty (tổ chức),

 Quản lý kép: Dự án đáp ứng yêu cầu người dùng

 Tạo một sản phẩm, một dịch vụ mới

 Phát triển một hệ thống thông tin mới

 Nâng cấp phần cứng, phần mềm, hạ tầng CNTT xảy ra ở rất nhiều tổ chức Lưu ý, “dự án CNTT” chỉ đề chỉ các dự án liên quan tới phần cứng, phần mềm và mạng

 Nhiều tổ chức phát triển phần mềm mới hoặc tăng cường hệ thống đã

có để thực thi nhiều chức năng kinh doanh mới

 …

Quản lý dự án

 Một số khái niệm

 Quản lý dự án là khái niệm để chỉ hoạt động áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào hoạt động của một dự án cụ thể nhằm đáp ứng các đòi hỏi của dự án.

Người quản lý dự án (project manager) là người chịu trách nhiệm

tổ chức thi hành việc quản lý dự án Người QLDA làm việc với nhà tài trợ, đội dự án, những người tham gia khác để hoàn thành dự án

quản lý một cách phối hợp để thu được lợi ích và sự giám sát không có được nếu như quản lý chúng riêng rẽ.

Người quản lý chương trình (program manager) giám sát chương trình và hoạt động như chủ của các người QLDA

 Danh mục (profile): một tập các chương trình liên quan nhằm thay đổi mục tiêu kinh doanh theo mục đích chiến lược của doanh nghiệp (tổ chức)

 Lập kế hoạch chiến lược (statigeries planning): là quá trình phân tích ngữ cảnh hiện thời và các dự án có thể thực hiện để tạo quyết định hướng tới các mục đích (goals) của tổ chức

Dự án – Chương trình – Kế hoạch chiến lược

 Một số lưu ý

 Kế hoạch chiến lược xuyên suốt

 Các chương trình kế tiếp/chồng lấp thực thi kế hoạch chiến lược

 Các dự án kế tiếp/chồng lấp trong một chương trình

 Hoạt động tác nghiệp thường xuyên

Chương trình

 Chương trình là một nhóm dự án liên quan nhau hướng tới một mục tiêu đơn nhất.

 Một cam kết toàn diện được phân chia thành các dự án khác nhau, mỗi

từ chúng đóng góp vào mục tiêu chung

 Như trang trước, các dự án trong một chương trình được quản lý ngang hàng cộng tác đạt lợi ích cao hơn so với mỗi dự án riêng.

 Thành công của chương trình phụ thuộc vào thành công của mọi dự án thành phần

 Chương trình thường bao gồm các hoạt động phát triển liên tục

 Bao gồm toàn bộ vòng đời sản phẩm (phát triển và duy trì tiến hóa phần mềm; thiết kế, sản xuất ô tô…)

 Liên quan tới việc thực thi một số dự án lặp (một chiến dịch tìm kiếm dầu mỏ với một vài dự án khoan giếng dầu …)

Quản lý dự án: tác dụng và ba chiều

 Giảm đáng kể thời gian: 163% so với 222%

 Đạt yêu cầu đặc trưng và tính năng 67% so với 61%

 Dự án thành công ở Mỹ 78000 so với 28000

 Tỷ lệ dự án IT thành công 28% so với 16%

 Mục đích phạm vi: Những việc gì cần hoàn thành

 Mục đích thời gian: Bao lâu để hoàn thành

 Mục đích về chi phí: Tốn bao nhiêu kinh phí

Người quản lý dự án phải giải quyết cân đối ba chiều ràng buộc tương tranh nhau này

Quản lý dự án: chi tiết nội dung

 Quản lý dự án là khái niệm để chỉ hoạt động áp dụng kiến thức,

kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào hoạt động của một dự án cụ thể nhằm đáp ứng các đòi hỏi của dự án.

 phần cứng (bảng, biểu mẫu và các công cụ khác)

 Kỹ thuật: Áp dụng trong từng quy trình dự án

 Thực hiện theo các quy trình

 5 giai đoạn (nhóm quy trình), 9 vùng kiến thức với 42 quy trình

 Vòng đời của quản lý dự án

Quy trình QLDA

 Quy trình là một bộ các hoạt động tương tác lẫn nhau nhằm thu được một sản phẩm, một kết quả hoặc một dịch vụ đã được xác định trước.

 Quy trình QLDA là một quy trình trong QLDA

 Ba thành phần đặc trưng: đầu vào, các công cụ và kỹ thuật được

áp dụng, và kết quả đầu ra.

 Nhóm quy trình khởi tạo dự án

 Nhóm quy trình lập kế hoạch

 Nhóm quy trình thực hiện dự án

 Nhóm quy trình theo dõi kiểm tra dự án

 Nhóm quy trình kết thúc dự án

Mối quan hệ quản lý các mức dự án

Mối quan hệ quản lý các mức dự án

Mối quan hệ các mức quản lý dự án

(i) Chiến lược và ưu tiên; (ii) Tạo thăng tiến (iii) Quản trị; (iv) Sắp xếp các thay đổi yêu cầu; (v) Tác động do sự thay đổi từ danh mục, chương trình, dự án khác

Khái niệm hệ thống thông tin

 Một tập các yếu tố hoặc thành phần liên quan nhau

 thực hiện thu thập (input), thao tác (xử lý), lưu trữ và kết xuất (output)

dữ liệu và thông tin, và cung cấp một phản ứng hiệu chỉnh (cơ chế phản

hồi: feedback mechanism) đạt được một mục tiêu (objective)

 Cơ chế phản hồi là thành phần giúp các tổ chức đạt được các mục đích (goals), chẳng hạn như tăng lợi nhuận hoặc cải thiện quan hệ khách hàng

 Yếu tố/Thành phần: phần cứng, phần mềm, CSDL, viễn internet, con người, các thủ tục procedures (chiến lược: strategics, chính sách: polities, phương pháp: methods, quy tắc: rules)

thông-mạng- Mục tiêu (objective) <> mục đích (goals): xem trang sau

Hệ thống thông tin kinh doanh

Mức trên: Hệ thống quản lý tri thức và hệ thống thông tin kinh doanh

chuyên ngành

Mức giữa: Hệ thống thông tin quản lý và hệ thống hỗ trợ quyết định

Mức dưới: Thương mại điện tử và thương mại không dây (M-commerce:

 Sơ bộ về Hệ thống quy trình quản lý dự án

 Hệ thống 5 nhóm quy trình theo giai đoạn

 Chín vùng kiến thức

 42 quy trình quản lý dự án

 Sơ đồ chung một quy trình quản lý dự án

Tri thức là động lực chủ yếu cho tăng trưởng kinh tế

 Tài nguyên quy trình

+ Quy trình dẫn dắt một tuyến hoạt động xử lý trong tổ chức + Quy trình do con người xây dựng ra và thực hiện Khai phá dữ liệu quá trình (process mining) http://www.processmining.org/

+ Thực hiện quy trình và ngoại lệ

 Môi trường tổ chức

+ Văn hóa tổ chức

+ … Đầu tư ra nước ngoài của doanh nghiệp Nhật: 3 lợi thế trở thành hạn chế

[NKK10] Numagami, Karube, and Kato (2010) Organizational Deadweight: Learning from Japan (jointly worked), Academy of Management Perspectives 24(4):25-37.

Tri thức – động lực chủ yếu tăng trưởng

Tăng GDP Việt Nam [VDR2012]

“Nói thẳng ra lý do là các bạn đang dựa trên mô hình tăng trưởng sai 3-4 năm qua, các bạn bơm tín dụng ồ ạt” Victoria Kwakwa, giám đốc Ngân hàng Thế giới (WB) tại VN

http://www.tienphong.vn/Kinh-Te/614008/Viet-Nam-se-on-neu-lam-dung-cam-ket-tpol.html

Hệ thống quy trình QLDA

 Khởi tạo (Initiation) : 2 quy trình

 Lập kế hoạch (Planning) : 20 quy trình

 Thực hiện (Execution) : 8 quy trình

 Giám sát và điều khiển (Monitoring & Control) : 10 quy trình

 Kết thúc (Đóng) : 2 quy trình

 Quản lý tích hợp (Integration Management) : 6 quy trình

 Quản lý phạm vi (Scope Management) : 5 quy trình

 Quản lý thời gian (Time Management) : 6 quy trình

 Quản lý giá thành (Cost Management) : 3 quy trình

 Quản lý chất lượng (Quality Management) : 3 quy trình

 QL tài nguyên con người (Human Resource Man.): 4 quy trình

 Quản lý truyền thông (Communication Man.) : 5 quy trình

 Quản lý rủi ro (Risk Management) : 6 quy trình

 Quản lý mua sắm (Procurement Management) : 4 quy trình

9 vùng kiến thức QLDA

Năm nhóm quy trình QLDA

Ánh xạ 5 nhóm quy trình  9 vùng kiến thức

Sơ đồ một quy trình QLDA

output

Các công cụ

và kỹ thuậtInput

 Input: tài nguyên tổ chức, output từ các quy trình liên quan đã thực hiện

 Các công cụ và kỹ thuật: ý kiến chuyên gia, công cụ phần mềm, công cụ phần cứng, bảng biểu mẫu, các kỹ thuật tương ứng

 Output: tài nguyên tổ chức, kết quả mới từ thực hiện quy trình