Các quy trình quản lý và khởi động dự án hệ thống thông tin

Tài liệu này dành cho sinh viên, giáo viên khối ngành công nghệ thông tin tham khảo và có những bài học bổ ích hơn, bổ trợ cho việc tìm kiếm tài liệu, giáo án, giáo trình, bài giảng các môn học khối ngành công nghệ thông tin

BÀI GIẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN HỆ THỐNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

1

Tham khảo bài giảng “Quản lý dự án” chương trình đào tạo Thạc sỹ về

“Thương mại điện tử và CNTT-TT cho quản lý” tại the Polytechnic

University of Turin, 2010-2011

1 Các quy trình quản lý dự án

 Khái niệm quản lý dự án

kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào hoạt động của một dự án cụ thể nhằm đáp ứng các yêu cầu của dự án (xem Chương 1)

 Một định nghĩa khác: Một tiếp cận có tính tổ chức và phương

pháp luận coi dự án như một mục tiêu đặc biệt của tổ chức nhằm đáp ứng toàn bộ dự kiến về thời gian, giá thành và chất lượng

 nhu cầu cạnh tranh về phạm vi, thời gian, chi phí, rủi ro và chất lượng;

3

Các vùng kiến thức quản lý dự án

 Ba nhóm vùng kiến thức liên quan

 Tổ chức: Quản lý tài nguyên con người, quản lý truyền thông, quản lý tích hợp

 Dự án: Quản lý phạm vi, quản lý thời gian, quản lý chi phí, quản lý rủi ro, quản lý chất lượng, quản lý nhà cung cấp

4

Các thành phần quản lý dự án

 Bốn thành phần quản lý dự án

 Phương pháp luận: Lập kế hoạch dự án, đo lường dự án, phân tích tiến độ, ước tính độ hoàn thiện

 Tổ chức: Đội dự án, bộ phận dự án

 Kỹ thuật: (i) WBS: Work breakdown structure; OBS: Organizational Breakdown Structure ; (ii) PERT: Project Evaluation and Review Technique, (iii) CPM: Critical path method; (iv) Gantt (chart): sơ

đồ găng; (v) Earned Value.

 Công cụ: MS Project (Carl Chatfield, Timothy Johnson D (2010) Microsoft® Project 2010 Step by Step, Microsoft)/ Others

5

Sử dụng phương pháp luận

đòn bẩy của kinh nghiệm:

 Lặp lại những công việc tốt

 Nâng cao sự tiến bộ trong quá trình quản lý

chung, sử dụng lại có thể áp dụng được cho mọi dự án mới

quản lý dự án, làm tăng đáng kể hiệu năng dự án

 Rút gọn thời gian thực hiện dự án do có phạm vị hiệu quả hơn

 Giảm thiểu rủi ro dự án tổng thể

 Tăng hiệu quả trong các quá trình tạo quyết định

 Tăng thêm sự hài lòng của khách hàng (theo nghĩa đẩy mạnh kinh doanh…)

6

Phương pháp luận: các đặc trưng chính

 Đặc trưng cốt lõi một PPL hiệu quả dựa trên các quá

trình tích hợp, gồm có:

tiến bộ và lập báo cáo

và thủ tục chặt chẽ

chính cho quản lý dự án

7

Vòng đời dự án

 Một dự án, cũng như một sản phẩm, được đặc trưng

bằng vòng đời của mình

 Được chia thành một số pha để dễ quản lý và điều khiển

định trước

 Vòng đời xác định:

 Bản chất của công việc/hoạt động được đưa vào trong mỗi pha (chẳng hạn, hoạt động chính yếu “xác định yêu cầu” trong pha thiết kế hoặc pha thực thi…)

 Bản chất của các tài nguyên tham gia vào mỗi pha (chẳng hạn, đưa người phát triển phần mềm vào pha thiết kế…)

 Đặc trưng điển hình của vòng đời dự án:

 Chi phí và tài nguyên thuê mướn là thấp trong pha khởi động; chúng tăng đáng kể trong pha trung tâm và giảm nhanh vào thời gian cuối

 Khả năng chi phối kết quả ưự án giảm dần khi các pha tiếp diễn và hệ quả là giá thành làm lại tăng lên

 Xác suất thành công của dự án tăng lên khi các pha tiến triển

8

Pha trong vòng đời dự án

 Mỗi pha của dự án

hoàn thành các sản phẩm liên quan (tính phân phát)

 Các đối tượng hiển và thấy được là kết quả lôgic của một/một vài bó công việc (chẳng hạn, một tài liệu phân tích, một môđun phần mềm được hoàn thành, một cấu trúc tổ chức, một học liệu …)

sản phẩm cuối cùng như là mục tiêu của dự án

cổng giai đoạn) bởi cả tính phân phát và hiệu quả dự án theo thời gian:

 Để xác định dự án nên tiếp tục ở pha tiếp theo của nó (Quyết định Go/Not Go)

 Để phát hiện và làm chính xác chi phí xử lý lỗi một cách hiệu quả

9

Định danh các pha của dự án

 Một xác định tổng quát, chuẩn gồm có các pha:

project status”)

10

Nhà đầu tư

 Khái niệm: nhà đầu tư dự án là các cá nhân và tổ chức

được cuốn hút tích cực vào dự án

 Quan tâm của họ có tác động tích cực hoặc tiêu cực tới thực hiện dự án hay hoàn thiện dự án

 Họ có thể đưa ảnh hưởng, trực tiếp hoặc gián tiếp, lên dự án và kết quả của nó

 Với mọi kiểu dự án, các nhà đầu tư quan trọng gồm:

 Người quản lý dự án: chịu trách nhiệm quản lý dự án

 Khách hàng: sử dụng sản phẩm là kết quả của dự án

 Cơ quan thực hiện dự án: cung cấp tài nguyên để hiện thực hóa dự án

 Các thành viên trong đội dự án: nhóm thực hiện các công việc của dự án

 Nhà tài trợ: cung cấp tài nguyên tài chính cho dự án và hỗ trợ kết quả của nó

 Một số nhà đầu tư khác:

11

Quản lý kỳ vọng của nhà đầu tư

 Để hoàn thành các mục tiêu của dự án, kỳ vọng của mỗi nhà đầu tư phải được quản lý thích đáng bằng cách:

 Xác định yêu cầu của mỗi nhà đàu tư liên quan tới dự án

đầu tư

 Quản lý kỳ vọng nhà đầu tư là khó khăn do họ có các mục tiêu khác biệt mà có thể trở thành xung đột Một số khác biệt nổi trội có thể:

 Giữa các thành phần ngược nhau trong dự án (khách hàng – nhà cung cấp)

 Giữa các bộ phận nội bộ trong một thành phần (chức năng khác nhau hoặc bộ phận khách hàng)

 Giữa các thành phần tham gia dự án và những người bên ngoài khác (khách hàng – người sử dụng/người tiêu dùng khác)

 Theo quy tắc chung, nguyên lý cơ bản để giải quyết sự khác biệt kỳ vọng giữa các nhà đầu tư dự án là tạo ra ưu

Các yếu tố thành công của dự án

 Năng lực, có được từ thành phần đội dự án tối ưu theo nghĩa

 Lập kế hoạch, phát triển và tiến hóa nó

 Thi hành công việc đội dự án

 Kích thích sự phát triển tinh thần hợp lực từ các năng lực khác nhau

 Phương pháp luận, dựa trên kinh nghiệm và được sử dụng để

lịch

 Truyền thông, được cung cấp theo mọi mức thực hiện và hoạt động

để hoàn thành các bài toán khía cạnh của chúng Các thông tin nên được cung cấp đảm bảo:

 Tính triệt để

13

Các yếu tố thành công của dự án

 Các năng lực chính, có tính bản chất để đạt được thành

công của dự án:

 Đảm bảo tính trình tự, đồng bộ và tích hợp của mọi công việc trong thi hành

 Cung cấp thông tin định kỳ và cập nhật về tiến độ dự án và ước lượng tính hoàn thiện

nhiệm của mỗi thành viên của đội dự án để

 Quản lý các xung đột tiềm năng một cách hiệu quả

 Thực thi sự chuyển giao trách nhiệm

14

Đặc trưng điển hình của người QL dự án

 Người quản lý dự án cần có các kỹ năng liên ngành,

gồm có

15

Nói thêm về quá trình quản lý dự án

 Các quá trình quản lý dự án mô tả, tổ chức và hoàn thành các công việc của dự án

 Được nhóm phù hợp với các pha của dự án

 Pha xác định dự án: Define

 Pha lập kế hoạch và khởi động dự án: Structure & Plan

 Pha thực thi dự án (Implementation)

 Thực hiện

 Điều khiển dự án

 Lập báo cáo hiện trạng dự án

 Pha đóng dự án (Clossure)

 Các quá trình quản lý dự án là liên kết chặ chẽ nhau

 Trong nội bộ mỗi pha để hoàn thành quá trình

 Trong các pha khác nhau thông qua cung cấp đầu ra cho các pha tiếp theo và nhận đầu vào từ các pha trước đó

16

Pha xác định dự án (define)

 Có các đánh giá ban đầu về cơ hội/sáng kiến để quyết định về khả năng và

thuận lợi để bắt đầu dự án

 Các hoạt động chính của pha này

 Hiểu và phân tích ngữ cảnh trong đó cơ hôi/sáng kiến được phát triển

 Xác định chiến lược dự án tổng thể nguyên thủy

 Định danh các yêu cầu hiệu suất mức cao (phạm vi, phân bố, chất lượng…)

 Tính toán một ước lượng nhắt cắt thô về các nỗ lực cần có (thời gian và chi phí, nhu cầu tài nguyên và ảnh hướng của dự án đối với các bộ phận tham gia)

 Đinh danh các giả định chính dựa trên ước lượng nỗ lực

 Tính toán thô các lợi ích bản chất theo đầu tư

 Đánh giá các trường hợp thay thế (dự án thay thế, sự bổ sung…

 Điểm qua các rủi ro dự án chính và cung cấp ước lượng ban đầu ảnh hưởng bản chất

 Ước tính các nỗ lực cần thiết để hoàn thành kế hoạch dự án chi tiết (hoặc chuẩn bị một nỗ lực cho một đấu thầu công cộng) Nội dung này là băt buộc để đánh giá đầu tư cuối cùng

 Quyết định “Go/No Go” (tiếp tục với dự án/nỗ lực hoặc bỏ đầu thầu)

17

Pha xác định dự án (define)

 Lược đồ của pha này và liên phụ thuộc liên quan

18

Pha lập kế hoạch và khởi động (Structure & Plan)

 Chủ yếu là phát triển ở mức chi tiết cao nhất cùng các hoạt động đã thực hiện ở pha trước Nó hướng tới một kế hoạch cẩn thận chi tiết cần thiết để khởi động dự án

 Các hoạt động chính của pha này

 Thực hiện đánh giá kinh tế cuối cùng (hoàn vốn đầu tư) và đưa ra quyết định :Go/No Go:

 Chuẩn bị đề xuất dự án (đối với các dự án dựa trên đấu thầu công và tư nhân)

 Tổ chức hội thảo khởi động để khai trương chính thức các hoạt động của dự án

19

Pha lập kế hoạch và khởi động (Structure & Plan)

20

 Lược đồ của pha này và liên phụ thuộc liên quan

Pha thực thi: Thực hiện

 Phối hợp tài nguyên con người và các vật liệu khác để đạt tới các mục tiêu

đã được lên kế hoạch

 Các hoạt động chính của pha này

 Xác định các thay đổi tới phạm vị dự án đã thống nhất

 Phân tích ảnh hưởng của chúng lên kế hoạch dự án, và nhu cầu tài nguyên và ngân sách liên quan (đưa vào tài khoản bất cứ liên quan tới dự án)

 Duy trì kế hoạch, ngân sách và các tài nguyên (nếu sự thay đổi được phê duyệt)

 Giám sát và gán các vấn đề mở

 Phát triển và cung cấp nguồn động viên cho đội dự án

 Giải quyết các xung đột

 Phối hợp các hợp đồng phụ

 Quản lý truyền thông nội bộ

 Quản lý quan hệ khách hàng

21

Pha thực thi: Thực hiện

22

 Lược đồ của pha này và liên phụ thuộc liên quan

Pha thực thi: Kiểm tra dự án

phân tích mọi biến đổi với kế hoạch dự án và định danh các hành động chỉnh lý thích hợp

 Theo dõi và giám sát tiến độ dự án (hoạt động và chi phí)

 Đưa phù hợp các tài nguyên cần thiết và kế hoạch dự án để đạt được các mục tiêu của dự án về thời gian, chi phí và chất lượng

 Định danh và giải quyết các vấn đề mở

 Định danh và quản lý các rủi ro dự án

 Theo dõi tình trạng và hiệu quả bản chất của các dự án liên quan

 Phối hợp các định vị tài nguyên

 Đánh giá và phê duyệt mọi phân bố

23

Pha thực thi: Kiểm tra dự án

24

 Lược đồ của pha này và liên phụ thuộc liên quan

Pha thực thi: Báo cáo hiện trạng dự án

 Kết xuất báo cáo tiến độ dự án chính thức để cho phép truyền thông nội bộ (trong công ty) và bên ngoài (khách hàng) và phê duyệt hiện trạng dự án

 Các hoạt động chính của pha này

25

Pha thực thi: Báo cáo hiện trạng dự án

26

 Lược đồ của pha này và liên phụ thuộc liên quan

Pha đóng dự án: Closure

 Thu nhận của khách hàng cuối cùng đối với mọi phân bố của dự án

và đánh giá hiệu năng hệ thống Giải phóng đội dự án và cấu trúc dự án

 Các hoạt động chính của pha này

 Thực hiện đánh giá dự án kết luận với khách hàng và sự thu nhận kết quả cuối cùng mọi phân bố dự án

 Đo lường hiệu năng dự án khi so sánh với thời gian và chi phí theo kế hoạch

 Cấu trúc và lưu giữ thông tin và tài liệu dự án

 Chuẩn bị báo cáo kết thúc dự án

 Theo dõi và ghi nhận các kinh nghiệm liên quan (lịch sử trường hợp, bài học…)

27

Pha đóng dự án: Closure

28

 Lược đồ của pha này và liên phụ thuộc liên quan

2 Đề xuất dự án

quyết định theo thủ tục chọn nhà cung cấp đặc thù Thủ tục này ít/nhiều công phu và có thể diễn ra trong một thời gian dài

ngày càng thêm chi tiết, mô tả cách dự án được thực hiện

 RFI (Request for Information/Interest: Đòi hỏi thông tin/quan tâm): một chút ít thông tin khởi động, phạm vị chưa được xác định, cần có

đề xuất giải pháp và quan điểm ngân sách

 RFP (Request for Proposal: Đòi hỏi giải pháp): phạm vị được xác định, giải pháp cơ bản được nhận diện, đề xuất thi hành được yêu cầu, tổ chức dự án và ước tính kinh tế được xác định sẵn sàng

 RFQ (Request for Quotation: Đòi hỏi dự toán): Phạm vị được xác định chặt chẽ, giải pháp chi tiết được nhận diện, yêu cầu được sẵn sàng đầy đủ, đánh giá kinh tế của dự án/hoạt động (với một cấu trúc

đã cho) được đòi hỏi

29

Chuẩn bị đề xuất dự án

được thành lập một cách đặc biệt theo nhu cầu này và tụ hội các năng lực sau

 Quản lý các khía cạnh thương mại và quan hệ khách hàng (Account Manager: người quản lý tài khoản)

(BId Manager: người quản lý đấu thầu)

 Chuyên gia kỹ thuật miền/sản phẩm liên quan tới phạm vi (Subject Matter Expert: Chuyên gia miền ứng dụng)

rủi ro)

càng lâu càng tốt suốt cuộc đấu thấu, để bảo đảm (cam kết):

 Mối quan hệ với khách hàng trong phạm vi tiếp cận thương mại mạch lạc

 Giữ tầm nhìn khái quát dự án đề xuất được lôgic và nhất quán

 Hiệu suất phân tích và mô tả chi tiết các giải pháp đề xuất

 Đánh giá nhất quán trong phân tích rủi ro dự án

30

Trách nhiệm trong dự án

các khía cạnh kỹ thuật của đề xuất, có thể luân phiên, đóng vai trò đặc biệt trong đấu thầu (Proposal Manager) hoặc trách nhiệm dự án sau này (Project Manager); các giải pháp khác nhau dưới có thể được áp dụng:

xuất nếu chúng phân bố trong một công ty rộng lớn, chi phối nhiều thời gian, cho một vai trò không đặc biệt

án sau này dẫn tới hệ quả là thiếu động lực và gia tăng rủi ro

được vấn đề chuyển giao nhưng không là giải pháp hiệu quả nhất

xuất giữ trách nhiệm cho tới khi đề xuất được khách hàng chấp nhận Một số tình huống ưa thích

 là một giải pháp hiệu quả khi quản lý đề xuất biết các tài nguyên của công ty

và tương tác với quản lý tài khoản

xuất, có thể điều hướng nó và chấp nhận nội dung kỹ thuật của nó mà sẽ được thi hành trong suốt dự án.

31

Pha xác định và quyết định (Go/not go)

lớn mà cần phải đánh giá cẩn thận trước khi tham dự,

án: các nội dung của chúng phản ánh – dù ở mức khái quát hơn – những gì của pha lập kế hoạch tiếp theo (“Khởi động và lập kế hoạch”)

Go/No Go”) đựa trên kết quả các phân tích như vậy và mọi khía cạnh thi hành dự án

32

Tổ chức dự án

 Từ chuẩn bị đề xuất, tổ chức dự án cho phép

 Loại bỏ hoặc giảm thiểu sự chưa rõ ràng

 Nâng cao tính hiệu quả của các hành động thi hành

 Đạt được hiểu biết tốt hơn về các mục tiêu của dự án

 Cung cấp một điểm khởi đầu để theo dõi và điều khiển công việc đã thi hành

 Trả lời các câu hỏi

 Vì sao dự án là cần thiết ? Mục tiêu của dự án là gì ?

 Cái gì nên được thi hành ?

 Cái gì đã sẵn có ?/ Điểm bắt đầu từ cái gì ?

 Phân bố (chuyển giao) được làm ra theo cách thức nào ?

 Ai sẽ tạo ra phân bố ? Bao nhiêu thời gian cho dự án ?

 Kết quả của việc tổ chức và lập kế hoạch dự án hội tụ vào phân bố chính của pha này: Bản tuyên bố dự án khởi thủy

33

Hậu quả của một tổ chức dự án không đầy đủ

 Thiếu một tổ chức và lập kế hoạch đầy đủ sẽ ngăn cản đạt tới mục tiêu dự án theo các mẫu điển hình

 Khởi động dự án (project kick-off)

 Hăng hái khởi động (Initial enthussiasm)

 Vỡ mộng (disenchantment)

 Hốn độn (chaos)

 Nghiên cứu điều sai trái (Research of guilty)

 Sự trừng phạt vô tội (Punisshment of innocents)

 Sự thỏa mãn của người ngoài cuộc (Rewarding of non participants)

 Xác định nhu cầu …

34

3 Lập kế hoạch dự án: nguyên lý

thực hiện chúng cho phép lập kế hoạch chi tiết cho hầu hết công việc thực hiện

và tài nguyên thực hiện cùng một hành động và quản lý các thay đổi ưu thế phía sau

nhiều thông tin cầm đến để đảm bảo sự thi hành hiệu quả

35

Ranh giới của dự án

 Nhóm quy trình khởi tạo gồm hai quy trình: Phát triển tuyên bố dự án và Xác định nhà đầu tư khi bắt đầu một dự án mới /một pha mới của một dự án.

 Tuyên bố dự án

 Bao gồm: (i) Xác định phạm vi ban đầu; (ii) Cam kết nguồn lực ban đầu về tài chính; (iii) Xác định các nhà đầu tư: những người (bên trong/bên ngoài)có tương tác và ảnh hưởng đến kết quả chung của dự án; (iv)Người quản lý dự án; (v) Ký xác nhận của các bên liên quan

36