Vấn đề tổ chức quá trình hạch toán vật liệu trong doanh nghiệp

vấn đề tổ chức quá trình hạch toán vật liệu trong doanh nghiệp

Lời mở đầu

Sản xuất kinh doanh là hoạt động đòi hỏi phải có sự tính toán và tổ chứcmột cách phù hợp các yếu tố đầu vào để có được đầu ra hợp lý nhằm thu lợinhuận tối ưu nhất, điều này đặc biệt quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất,xây dựng Cơ chế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải thường xuyên quantâm tới các yếu tố đầu vào

Vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào cơ bản của quá trình sản xuất,kinh doanh Giá trị của vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh đượcchuyển toàn bộ vào giá trị sản phẩm, và một phần dưới dạng sản phẩm dở dang,

do vậy nó là một bộ phận cấu thành sản phẩm, dịch vụ Tổ chức hợp lí quá trìnhhạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp là rất cần thiết và quan trọng khôngchỉ trong lĩnh vực kinh tế mà cả trong lĩnh vực quản lí kinh tế

Việc xem xét số vấn đề tổ chức quá trình hạch toán vật liệu trong các doanhnghiệp không chỉ giúp em hoàn thành môn học chuyên ngành hiện tại, mà trongtương lai, khi ra trường có thể được làm việc trong các doanh nghiệp có liênquan đến vật liệu như doanh nghiệp sản xuất , xây dựng thì những kiến thức vềvấn đề này sẽ giúp em không nhỏ trong công việc Mặt khác, xét về mục tiêutrước mắt thì đây là bước đi ban đầu, là tiền đề cho việc định hướng nơi thực tập

và viết chuyên đề thực tập sắp tới

Đề án gồm có 3 phần:

Phần I: Đặc điểm, phân loại, yêu cầu quản lí và sự cần thiết phải tổ

chức hợp lý quá trình hạch toán vật liệu

Phần II: Tổ chức quá trình hạch toán vật liệu

Phần III: Một số suy nghĩ về hạch toán vật liệu hiện nay trong các

doanh nghiệp Đây là bài viết đầu tiên có lượng kiến thức chuyên ngành nhiều và yêu cầucao, do đó không thể tránh khỏi những thiếu sót Rất mong được thầy giáo có ýkiến nhận xét để em rút kinh nghiệm và thực hiện tốt hơn khi viết chuyên đềthực tập sau này

Phần I

cơ sở lý luận của việc tổ chức hạch toán

kế toán nguyên liệu - vật liệu

1 Sự cần thiết của tổ chức hạch toán nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu cũng giống như tài sản cố định là những yếu tố cơ bản củaquá trình sản xuất Nhưng nếu như tài sản cố định tham gia vào nhiều chu kỳ sảnxuất, trị giá sẽ chuyển dần vào giá trị sản phẩm và giữ nguyên hình thái cho đếnkhi hết sử dụng thì nguyên liệu - vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất,giá trị chuyển hoàn toàn vào giá trị sản phẩm và hình thái vật chất sẽ bị biến đổihoàn toàn Do đó, cách tổ chức hạch toán, kế toán nguyên , vật liệu cũng sẽ kháccách hạch toán của tài sản cố định Tuy có sự khác nhau về giá trị, cách thức sửdụng nhưng cả nguyên - vật liệu và tài sản cố định đều là những tài sản củadoanh nghiệp, là những yếu tố tiên quyết cho quá trình sản xuất và cấu thànhnên giá trị của sản phẩm

Giá trị của nguyên, vật liệu chiếm phần lớn trong giá trị của sản phẩm Do

đó, để đạt được lợi nhuận như mong muốn thì doanh nghiệp cần quan tâm tớinhiều chiến lược Sử dụng nguyên liệu, vật liệu có hiệu quả sẽ một trong nhiềuchiến lược đó Muốn sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả thì phải tổ chức tốtcông tác quản lý và hạch toán phải đảm bảo tốt mọi khâu từ mua sắm, dự trữ ,vận chuyển và bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu Mua sắm , dự trữ kịp thời sẽgiúp cho quá trình sản xuất được liên tục; vận chuyển và bảo quản tốt sẽ giảmbớt chi phí hư hỏng, mất phẩm chất Sử dụng nguyên liệu - vật liệu hợp lý sẽ tạo

ra được nhiều sản phẩm hơn, giá thành sẽ hạ hơn Tất cả những điều đó là kếtquả của việc tổ chức quản lý và hạch toán kế toán nguyên liệu - vật liệu

2 Đặc điểm, phân loại vật liệu.

Đối tượng lao động là một điều kiện không thể thiéu để tiến hành sản xuất Vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, khác với

tư liệu lao động, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, dướitác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vậtchất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm

Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, giá trị của vật liệu chuyểndịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ,

nó là một bộ phận cấu thành giá trị sản phẩm dịch vụ

Bởi vậy, vật liệu là một trong những tài sản lưu động của doanh nghiệp ,giá trị vật liệu thuộc vốn lưu động dự trữ của doanh nghiệp Tỉ trọng của vật liệutrong giá trị sản phẩm, dịch vụ tuỳ thuộc vào loại hình doanh nghiệp Đối với

các doanh nghiệp sản xuất, xây dựng giá trị của vật liệu thường chiếm tỉ trọnglớn và chủ yếu trong giá trị sản phẩm

Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ có vaitrò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh, nên để thuận tiệncho việc quản lý và hạch toán , cần thiết phải phân loại vật liệu Căn cứ vào vaitrò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất , vật liệu được chia thành các loại sau:Nguyên liệu, vật liệu chính: là những nguyên , vật liệu sau quá trình giacông, chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (bông trongnhà máy dệt, thép trong nhà máy cơ khí chế tạo ) Khái niệm nguyên liệu dùng

để chỉ đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp

Vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất ,được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năngchất lượng của sản phẩm hoạc được sử dụng để làm cho công cụ lao động hoạtđộng bình thường ( dầu nhờn, thuốc chống rỉ ) , hoặc dùng để phục vụ cho nhucầu kỹ thuật, quản lý và bảo quản (thuốc nhuộm, thuốc tẩy, hồ , keo, hương liệu,giẻ lau )

Nhiên liệu: là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá, than bùn,củi ( nhiên liệu rắn), xăng, dầu ( nhiên liệu lỏng) Đây thực chất là một loại vậtliệu phụ nhưng nó được tách ra thành một loại riêng vì tỉ trọng sản xuất và tiêudùng nhiên liệu lớn, mặt khác nó có yêu cầu và kỹ thuật quản lí hoàn toàn khácvới các loại vật liệu phụ thông thường

Phụ tùng thay thế: là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảodưỡng và thay thế cho máy móc thiết bị, phương tiện vận tải Trong các doanhnghiệp để bảo quản, bảo dưỡng sửa chữa khôi phục năng lực hoạt động của tàisản cố định đòi hỏi các doanh nghiệp phải mua sắm, dự trữ các loại phụ tùngthay thế

Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là các loại vật liệu và thiết bị(cần lắp,không cần lắp, vật kết cấu, công cụ khí cụ ) phục vụ cho hoạt động xây dựng

cơ bản tái tạo tài sản cố định

Phế liệu thu hồi: Là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinhdoanh để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài

Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trênnhư bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng

Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánhtổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu

3 Yêu cấu quản lý vật liệu:

Từ đặc điểm và cách phân loại vật liệu cho thấy vật liệu là một trong nhữngtài sản lưu động của doanh nghiệp , nó bao gồm nhiều loại với vai trò và công

dụng hết sức khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Do vậy, tất yếuphải có yêu cầu về quản lý vật liệu.

Về mặt hiện vật, để tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu thì điều kiện quantrọng đầu tiên là các doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản vật liệu,kho phải được trang bị các phương tiện bảo quản và cân, đo , đong đếm cầnthiết, phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp, thôngthạo các loại vật liệu Việc bố trí sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêucầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi, kiểm tra.Tuy nhiên, quản lí vật liệu về mặt hiện vật chưa phản ánh được lượng vật liệuthực tế tiêu hao vào quá trình sản xuất kinh doanh, chưa đáp ứng được yêu cầuhạch toán vật liệu Vì vậy phải quản lí và hạch toán vật liệu cả về mặt giá trị

Về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất , vật liệu chuyển dịch một lần toàn

bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Việc quản lý vềmặt giá trị vật liệu phải đạt được các yêu cầu sau:

Để thực hiện quản lý vật liệu về mặt giá trị phải xác định được giá trị củavật liệu Trong công tác hạch toán vật liệu được tính giá theo hai cách: theo giáthực tế và theo giá hạch toán (vấn đề này sẽ được xem xét ở phần II) Xác địnhhợp lý giá trị vật liệu tồn, nhập, xuất theo các phương pháp đánh giá là điều kiệnquan trọng chủ yếu để quản lí vật liệu về mặt giá trị

Tổ chức hạch toán vật liệu hợp lí Để đảm bảo thuận tiện cho công tác quản

lí và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ vật liệu, trên cơ sở phânloại vật liệu doanh nghiệp phải xây dựng "sổ danh điểm vật liệu, xác định thốngnhất tên gọi của từng thứ vật liệu, ký mã hiệu, số hiệu của mỗi thứ vật liệu, đơn

vị tính và giá hạch toán của vật liệu Đối với từng thứ vật liệu phải xây dựngđịnh mức dự trũ, xác định rõ giới hạn dự trũ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòngngừa các trường hợp thiếu vật tư phục vụ sản xuất hoặc dự trữ vật tư quá nhiềugây ứ đọng vốn Cùng với việc xây dựng định mức dự trũ, việc xây dựng địnhmức tiêu hao vật liệu là điều quan trọng để tổ chức quản lý vật liệu, khôngnhững phải có đầy đủ cho từng chi tiết, từng bộ sản phẩm mà còn không ngừngđược cải tiến và hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến

Với những đặc điểm và yêu cầu quản lý như trên, vật liệu đóng vai trò hếtsức quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh Yêu cầu về tổ chức hạchtoán vật liệu đặt ra đòi hỏi tính hợp lý và hiệu quả

4 Sự cần thiết phải tổ chức hợp lý quá trình hạch toán vật liệu

4.1 Nhiệm vụ của hạch toán vật liệu

Để thực hiện yêu cầu quản lý vật liệu, việc tổ chức tốt quá trình hạch toánvật liệu thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ, kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần thiếtcho sản xuất , dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa các hiện

tượng như hư hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quátrình sản xuất kinh doanh Tổ chức tốt quá trình hạch toán nhằm:

Tính toán và phản ánh hợp lý, trung thực và kịp thời số lượng, chất lượng

và giá thực tế của vật liệu nhập kho Đây là cơ sở để bộ phận quản lý xác địnhđược số vật liệu nhập kho cả về mặt hiện vật lẫn giá trị, từ đó tiến hành đánh giávật liệu xuất kho một cách hợp lý

Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng và giá trị vật liệu xuất

kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu Giá trị vật liệuxuất kho là căn cứ để phân bổ giá trị vật liệu sử dụng để tính giá thành sản phẩmdịch vụ Trong quá trình bảo quản và sử dụng vật liệu thì tuỳ mỗi loại vật liệu cónhững mức hao hụt do những nguyên nhân khách quan như hao hụt trong quátrình vận chuyển, do thời tiết Do vậy xây dựng định mức tiêu hao cho từngloại vật liệu là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý vật liệu, phải thườngxuyên kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu đã xây dựng

Phân bổ hợp lý giá vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản

xuất kinh doanh Giá trị của vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh

là một bộ phận cấu thành giá trị sản phẩm, dịch vụ, do vậy cần phải xác định rõgiá trị vật liệu đã sử dụng được phân bổ vào giá trị sản phẩm dở dang là baonhiêu, cho sản phẩm hoàn thành là bao nhiêu để xác định được giá trị vật liệuthực tế đã hoàn thành một quá trình luân chuyển

Tính toán và phản ánh chính xác sản lượng và giá trị vật liệu tồn kho, phát

hiện kịp thời vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp cóbiện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra Đâychính là mục tiêu nhằm cung cấp thông tin cho quản lý để có những kế hoạchquản lý vật liệu, hoàn thành sửa chữa hệ thống kho bãi, lựa chọn đối tác để muavật liệu

Từ những nhiệm vụ trên và những thông tin của nó phục vụ cho quản lý vậtliệu, có thể nói rằng việc tổ chức tốt công tác hạch toán vật liệu là điều quantrọng không thể thiếu được để quản lý vật liệu

4.2 Quá trình hạch toán vật liệu và vai trò của nó trong việc kiểm soát tài sản chi phí, giá thành sản phẩm , dịch vụ cũng như đáp ứng có hiệu quả các yêu cầu quản lý

Vật liệu là tài sản lưu động, đồng thời là một yếu tố chi phí của doanhnghiệp Do vậy, việc tổ chức hạch toán vật liệu một cách khoa học, hợp lý có ýnghĩa rất quan trọng trong việc kiểm soát tài sản chi phí, giá thành sản phẩm, vàđáp ứng có hiệu quả các yêu cầu quản lý

4.2.1 Đối với việc kiểm soát tài sản chi phí.

Bảo quản vốn kinh doanh, nhất là vốn lưu động, cả về mặt hiện vật lẫn giátrị là mối quan tâm của các doanh nghiệp Vật liệu với tư cách là tài sản lưuđộng, thường chiếm tỉ trọng lớn và chủ yếu trong quá trình sản xuất kinh doanh,nên nó là đối tượng tất yếu của việc kiểm soát tài sản chi phí của doanh nghiệp Quá trình vật liệu tham gia vào sản xuất kinh doanhcho tới khi rút khỏi qúa trìnhsản xuất kinh doanh chuẩn bị cho quá trình kinh doanh tiếp theo, có thể biểudiễn qua sơ đồ sau:

Đây là sơ đồ đơn giản phản ánh trị giá vật liệu sử dụng cho sản xuất kinhdoanh và tiêu hao toàn bộ vào sản phẩm , dịch vụ Qua đó cho thấy để kiểm soát

sự xuất hiện và tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh của vật liệu về mặtgiá trị phải có một quá trình hạch toán vật liệu hợp lý Việc đánh giá đúng giá trịthực của vật liệu tồn, nhập, xuất là điều kiện quan trọng để xác định giá trị đíchthực của vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó có cơ sở xácđịnh lợi nhuận đã đạt được

Mặt khác, vật liệu thường có nhiều chủng loại khác nhau, mỗi loại có côngdụng khác nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ngừng sản xuất Trongkhi đó, việc nhập xuất vật liệu thường xuyên diễn ra Do đó chỉ có hạch toán vậtliệu một cách hợp lý mới đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từngloại vật liệu Đó là cơ sở cho việc theo dõi, kiểm soát vật liệu

4.2.2 Đối với giá thành sản phẩm dịch vụ:

Giá thành là chi phí sản xuất tính cho khối lượng hoặc đơn vị sản phẩm(công việc, lao vụ) do doanh nghiệp đã sản xuất hoàn thành Căn cứ cơ sở đểtính giá thành của sản phẩm, công việc, lao vụ đã hoàn thành là các chi phí sảnxuất trong kỳ Cùng với chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung, chi phínguyên vật liệu trực tiếp là căn cứ quan trọng để đánh giá thành sản phẩm

Để tính toán và tập hợp chính xác chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toáncần phải xác định được trị giá nguyên vật liệu sản xuất đưa vào sử dụng, đồngthời phải chú ý kiểm tra xác định số nguyên vật liệu đã lĩnh nhưng cuối kỳ chưa

sử dụng hết và giá trị của phế liệu thu hồi nếu có, để loại ra khỏi chi phí nguyênliệu, vật liệu trực tiếp trong kỳ:

S d ng ngayử dụng ngay ụng ngay

Xu t theo ất theo yêu c uầu S n ph mản phẩm d ch vịch vụ ẩm ụng ngay s n ph m Tiêu thụng ngayản phẩm ẩm

Nh p khoập kho

V t li uập kho ệu

mua về

Tái s n xu t ản phẩm ất theo

-Trị giáphếliệu thuhồiTrong sử dụng, nguyên vật liệu các loại, với tư cách là những đối tượng laođộng, sẽ được tiêu hao hoàn toàn để cấu tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm,tăng thêm chất lượng, màu sắc giá trị sử dụng, giá trị thương mại của sản phẩmhoặc phục vụ gián tiếp cho quá trình sáng tạo khối lượng sản phẩm mới đó Bởivậy giá trị của vật liệu đã tiêu dùng được chu chuyển một lần hoàn toàn vào giáphí của sản phẩm mới Để cho sản xuất liên tục với mục tiêu sản lượng hàng hoá, kinh doanh, dịch vụ được hoàn thành doanh nghiệp phải đảm bảo tốt vấn đềcung ứng đối tượng lao động cho nó, mà trong đó vật liệu là một đối tượng cơbản, vì quá trình sản xuất kinh doanhlà quá trình tiêu hao một khối lượng vậtliệu và các đối tượng lao động khác để tạo ra một khối lượng vật liệu và các đốitượng lao động khác để tạo ra một khối lượng vật chất hữu ích khác cho tiêudùng xã hội

Để tổ chức tốt các yêu cầu trên thì tổ chức quá trình hạch toán vật liệu mộtcách khoa học, phù hợp là căn cứ, cơ sở hạch toán tính giá thành sản phẩm, dịchvụ

4.2.3 Đối với việc đáp ứng có hiệu quả các yêu cầu quản lý:

Quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là yêu cầu quan trọng vì doanhnghiệp phải cần có số lượng thông tin về:

Mức tồn kho thực tế về nguyên vật liệu, chênh lệch của mỗi loại vật liệutồn kho so với định mức dự trữ an toàn của kinh doanh và định mức tối thiểu, tốiđa

Mức nguyên vật liệu nhập vào trong kỳ cho mục đích sản xuất kinh doanh.Tình hình tiêu dùng vật liệu các loại cho sản xuất và sử dụng hiệu quả sốvật liệu đó

Mặt khác, nhiệm vụ của hạch toán vật liệu như đã phân tích ở phần I3.1 chothấy các thông tin này đều được lấy từ kết quả của quá trình hạch toán vật liệu

Do đó, tổ chức hợp lý quá trình hạch toán vật liệu sẽ có được những số liệuchính xác đáp ứng được yêu cầu quản lý của doanh nghiệp về vật liệu

Từ tất cả những điều đã phân tích trong phần I này, có thể nói rằng: Vậtliệu là một trong những tài sản lưu động, đồng thời là một yếu tố chi phí củadoanh nghiệp Do vậy, việc tổ chức hạch toán vật liệu một cách khoa học, hợp lý

có ý nghĩa rất quan trọng trong việc kiểm soát tài sản chi phí , giá thành sảnphẩm, dịch vụ cũng như đáp ứng có hiệu quả các nhu cầu quản lý

Với tầm quan trọng và sự cần thiết phải tổ chức quá trình hạch toán vật liệuhợp lý thì vấn đề đặt ra là tổ chức quá trình này như thế nào để phù hợp với quy

mô, tính chất kinh doanh của mỗi loại hình doanh nghiệp

Phần II

Tổ chức quá trình hạch toán vật liệu

Để có thể đáp ứng các yêu cầu về kiểm soát vật liệu, tính giá thành sảnphẩm , quản lí có hiệu quả thì doanh nghiệp cần thực hiện các nhiệm vụ sau:

Tổ chức phân loại vật liệu theo tiêu thức quản lý của doanh nghiệp , sắpxếp và tạo thành danh mục vật liệu doanh nghiệp quản lý, đảm bảo tính thốngnhất giữa các bộ phận: kế toán, vật tư, kế hoạch

Tổ chức hạch toán ban đầu vật liệu, xác định chứng từ về vật liệu sử dụng ởdoanh nghiệp Quy định và phân công bộ phận lập chứng từ, vật tư, tổ chức luânchuyển chứng từ đến các bộ phận có liên quan

Tổ chức lựa chọn cách đánh giá (cách sử dụng giá) để kế toán vật liệu phùhợp với điều kiện của doanh nghiệp và thuận tiện cho công việc ghi sổ kế toán,tính toán và quản lý vật tư

Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp (kế toán tài chính), sổ kế toán chi tiết

về vật liệu

Lựa chọn phương pháp kế toánvật liệu theo phương pháp kê khai thườngxuyên hay kiểm kê định kỳ, từ đó quy định phương pháp hạch toán và ghi sổ kếtoán cho phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp

Lựa chọn phương pháp tính giá vật liệu xuất dùng cho đơn giản, tiện lợi,phù hợp với cụ thể

Xác định những báo cáo quản trị về vật liệu cần lập, thiết lập các báo cáovật liệu cần thiết Tổ chức lập báo cáo về vật liệu và phân tích báo cáo vật tư.Kiểm tra việc bảo quản và sử dụng các loại vật liệu ở các bộ phận và đốitượng liên quan Kiểm tra, giám sát chế độ kiểm kê vật tư, đánh giá tài sản Với các nhiệm vụ này, doanh nghiệp phải tiến hành tổ chức quá trình hạchtoán vật liệu

Trong tổ chức hạch toán vật liệu cần phải lập kế hoạch luôn chuyển chứng

từ, trong đó ghi rõ chứng từ do ai lập, vào thời gian nào Có hai nguồn chủ yếucung cấp vật liệu cho doanh nghiệp , đó là vật liệu mua ngoài và vật liệu tự sảnxuất

Quy trình luân chuyển chứng từ mua vật liệu phản ánh qua sơ đồ sau:

Đơn đặt hàng

Trong đó:

1 Bộ phận sản xuất hoặc thủ kho đề nghị mua hàng

2 Bộ phận mua hàng duyệt, quyết mua hàng và lập đơn đặt hàng: hai bảngiao cho người bán, nếu được chấp thuận thì giao lại cho bộ phận mua hàng đểtheo dõi việc mua hàng Bản sao giao cho bộ phận nhận hàng và một bản saonữa giao cho bộ phận kế toán

3 Bộ phận nhận hàng có trách nhiệm kiểm tra hàng nhận và làm các thủtục nhập kho, chuyển hoá đơn mua hàng đã được chấp nhận thanh toán cho bộphận kế toán để thanh toán

4 Thủ kho tiến hành nhập kho và ghi thẻ kho, chuyển phiếu nhập kho cho

B ph n mua h ng ộ phận mua hàng ập kho àng

K toán thanh ế toán thanh toán v i ng ới người ười bán i bán

K toán v t t ế toán thanh ập kho ư

K toán chi ti tế toán thanh ế toán thanh

(3) (4)

(2)

(6)

(2): Bộ phận nghiệm thu lập biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho và thẻghi kho.

(3): Chuyển phiếu nhập kho để ghi sổ chi tiết

(4): Chuyển cho bộ phận kế toán tính lương cho công nhân sản xuất vậtliệu

2 Tính giá vật liệu

Thực tế, giá vật liệu ở doanh nghiệp biến động thường xuyên và trongnhiều trường hợp, giá mua thực tế không được cung cấp kịp thời Để giải quyếtvấn đề này tuỳ theo điều kiện cụ thể của doanh nghiệp , người ta có thể sử dụngmột trong hai phương pháp đánh giá vật liệu đó là: đánh giá theo giá hạch toánhay theo giá thực tế

2.1 Sử dụng giá hạch toán để hạch toán vật liệu

Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp tự quy định, có tính chất ổn định, chỉdùng để ghi sổ kế hoạch vật liệu hàng ngày Giá hạch toán không có ý nghĩatrong việc thanh toán hay tính giá các đối tượng tính giá Doanh nghiệp có thểlấy giá kế hoạch hoặc bất kỳ giá nào đó và nó quy định cụ thể cho từng thứ vậtliệu Giá hạch toán phải quy định thống nhất ít nhất trong một kỳ hạch toán.Khi áp dụng phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đượctính theo giá hạch toán (theo từng loại hoặc nhóm)

x

Đơn giáhạchtoán Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sanggiá thực tế để tính giá trị giá thực tế của vật liệu xuất dùng trong kỳ (theo từngloại hoặc nhóm vật liệu)

Trong đó:

Hi: Hệ số điều chỉnh giá của vật tư i ( Hệ số giá )

Trị giá thực tế vật liệu tồn + Trị giá thực tế vật liệu

Hi =

Trị giá hạch toán vật liệu + Trị giá hạch toán vật liệu

2.2 Sử dụng giá thực tế để hạch toán vật liệu

Khi sử dụng phương pháp này, hàng ngày kế toán dùng giá mua thực tế đểphản ánh tình hình biến động vật liệu Do giá thực tế của mỗi loại vật liệu

thường không nhất quán giữa các lần nhập kho, vì vậy trong trường hợp này,doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong số các phương pháp tính giá vật liệuthực tế xuất dùng như sau:

Phương pháp tính theo giá đích danh

Phương pháp này dựa trên cơ sở vật liệu được xác định giá trị theo đơnchiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừtrường hợp điều chỉnh khách quan) Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tếcủa vật liệu đó Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điềukiện bảo quản riêng từng lô vật liệu nhập kho

Phương pháp tính theo đơn giá bình quân

Trị giá thực tế vật liệu + Trị giá thực tế vật liệu

tồn đầu kỳ nhập trong kỳĐơn giá =

bình quân Số lượng vật liệu tồn + Số lượng vật liệu nhập

Trị giá thực tế vật liệu Số lượng vật liệu Đơn giá

xuất dùng trong kỳ xuất dùng trong kỳ bình quân

Tuỳ theo thời điểm tính đơn giá bình quân, có thể xác định:

- Đơn giá bình quân trước mỗi lần xuất (còn gọi là tính giá vật liệu xuấttheo giá thực tế bình quaan liên hoàn)

- Đơn giá bình quân tính cuối kỳ (bình quân gia quyền)

Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO).

Theo phương pháp này thì số liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết sốnhập trước mới đến số nhập sau theo đúng thứ tự chúng được nhập vào phươngpháp này thích hợp với những vật liệu quy định thời hạn bảo quản

Như vậy, vật liệu tồn kho đầu kỳ sẽ được xuất trước tiên và số tồn kho cuối

kỳ bao gồm những vật tư nhập vào sau cùng

Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO)

Ngược lại với phương pháp FIFO, phương pháp này giả thiết rằng số vậtliệu nhập sau thì xuất trước , xuất hết số nhập sau thì mới đến số nhập trước đó,ngược với thứ tự chúng được nhập vào

Theo phương pháp này, vật tư xuất ra trong kỳ là số được nhập vào mớinhất và số tồn kho cuối kỳ bao gồm những vật liêụ nhập trước nhất

Lưu ý rằng cả hai phương pháp FIFO và LIFO đều mang tính quy ướcnghĩa là thực tế có thể xuất kho không theo thứ tự như giả thiết

Phương pháp tính theo đơn giá nhập lần cuối

Đây là phương pháp thường được áp dụng với những doanh nghiệp cónhiều chủng loại vật liệu với những quy cách mẫu mã khác nhau, trị giá thấp và

x

=

được xuất dùng thường xuyên, các doanh nghiệp này không có điều kiện đểkiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho nên thường vận dụng hạch toán vật liệu theophương pháp kiểm kê định kỳ.

Theo phương pháp này, đến cuối kỳ hạch toán tiến hành kiểm kê số lượngvật liệu tồn kho, sau đó tính trị thực tế của chúng theo đơn giá nhập lần cuốicùng trong kỳ đó:

Trị giá thực tế của vật Số lượng vật liệu Đơn giá vật liệu

liệu tồn kho cuối kỳ tồn kho cuối kỳ nhập lần cuối

+

Giá thực tế

VL mua vàotrong kỳ

-Giá thực tếvật liệu tồncuối kỳ

Đó là những phương pháp tính giá thực tế vật liệu xuất dùng Việc vậndụng phương pháp tính trị giá thực tế của vật liệu xuất dùng tuỳ thuộc điều kiện

cụ thể của từng doanh nghiệp Tuy nhiên, áp dụng phương pháp nào cũng phảibảo đảm nguyên tắc công khai và nhất quán

3 Tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu

Vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh là một bộ phận cấuthành giá trị sản phẩm, dịch vụ, thường có nhiều chủng loại khác nhau và tỷtrọng của nó thường lớn hơn trong giá trị sản phẩm dịch vụ Do vậy, nếu thiếumột loại nào đó có thể gây ngừng sản xuất Điều đó yêu cầu hạch toán vật liệuphải đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng loại vật liệu

Thực tế công tác kế toán hiện nay ở nước ta đang áp dụng ba phương pháphạch toán chi tiết vật liệu là : phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đốichiếu luân chuyển, và phương pháp số dư

Phương pháp thẻ song song

Theo phương pháp này, để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu, ở khophải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và ở phòng kế toán phải mở thẻ kếtoán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lượng và giá trị

Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu số 06 VT, quy định thống nhất cho từngdanh điểm vật liệu và phát ho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻkho Hàng ngày, căn cứ vào các chưngý từ nhập kho xuất kho thẻ kho ghi sốlượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và sau mỗi nghiệp vụ xuất,nhập hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho Thẻ kho phải thườngxuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số vật liệu thực tế còn lại ở kho

để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn luôn khớp nhau Hàng ngày hoặc định kỳ3,5 ngày một lần, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từnhập xuất kho về phòng kế toán

x

=