công tác văn thư - lưu trữ tại phòng giáo dục và đào tạo huyện phú lộc

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO... Tôi xin gửi lời cảm ơn sự quan tâm, tạo điều kiện của các chu

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI: CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ

TẠI PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU

BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT

PHẦN I: TÓM TẮT NỘI DUNG THỰC TẬP, QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ

NƠI THỰC TẬP 1

1 Tiến trình thực tập 1

2 Mục đích và yêu cầu của đợt thực tập 1

3 Nội dung thực tập 1

4 Kế hoạch thực tập 1

Kế hoạch thực tập gồm 4 tuần 1

PHẦN II: KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ 3

A KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO - HUYỆN PHÚ LỘC 3

I ĐẶC ĐIỂM, TÌNH HÌNH 3

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HUYỆN PHÚ LỘC 3

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng GD&ĐT huyện Phú Lộc 3

1.1 Vị trí, chức năng 3

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 4

2 Tổ chức, biên chế và chế độ làm việc 6

III CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA BỘ PHẬN VĂN PHÒNG 8

B CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRŨ TẠI PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HUYỆN PHÚ LỘC 9

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 9

I CÔNG TÁC VĂN THƯ 9

1 Khái niệm 9

2 Các hoạt động của công tác Văn thư 9

3 Ý nghĩa công tác Văn thư 9

II CÔNG TÁC LƯU TRỮ 10

1 Khái niệm 10

2 Các hoạt động của công tác Lưu trữ 10

3 Ý nghĩa của công tác lưu trữ 10

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VÀ THU HOẠCH CỦA BẢN THÂN VỀ NHẬN THỨC LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ - LƯU TRỮ .12 I THỰC TRẠNG 12

1 CÔNG TÁC VĂN THƯ 12

1 Quản lý chỉ đạo công tác Văn thư 12

2 Soạn thảo và ban hành văn bản 12

3 Quản lý công văn “đi” và “đến” 13

3.1 Quản lý công văn “đi” 13

3.2 Quản lý công văn “đến” 14

4 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 16

4.1 Công tác lập hồ sơ 16

4.2 Nộp lưu hồ sơ 17

2 CÔNG TÁC LƯU TRỮ 17

1 Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan 17

2 Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ cơ quan 17

3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu 17

4 Giao nộp tài liệu vào các Trung tâm và các kho lưu trữ cố định 17

5 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu 18

6 Tình hình bảo quản tài liệu 18

7 Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ 18

II THU HOẠCH CỦA BẢN THÂN VỀ NHẬN THỨC LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ - LƯU TRỮ 19

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ NHỮNG ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CÁO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ 21

C KẾT LUẬN 23

LỜI NÓI ĐẦU

Học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn Qủa thật đúng như vậy,thực tập là khoản thời gian mà bản thân tôi được tiếp xúc với thực tế là một cơhội giúp tôi tìm hiểu các hoạt động thực tế của hoạt động hành chính trong các

cơ quan hành chính nhà nước từ đó đưa ra những lý luận thực tiễn của mình về

đề tài mình nghiên cứu

Thực tập không những giúp cho bản thân tôi bổ sung thêm những kiếnthức, những kinh nghiệm trong các khâu nghiệp vụ và còn giúp cho tôi nhậnthức rõ ràng về công tác Văn thư - Lưu trữ có tầm quan trọng như thế nào trong

sự phát triển của Đất nước Thực tập đã giúp cho tôi nhận ra những điểm yếucủa mình Từ đây tôi có thể khắc phục được những lỗ hỏng về kiến thức chuyênmôn cũng như kinh nghiêm thực hành

Văn thư - Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tácthường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước Trong các cơ quan đơn vị, công tác Văn thư - Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các Văn bản - Tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấpthông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi

cơ quan

Đó chính là lý do tôi chọn Công tác Văn Thư - Lưu trữ làm đề tài cho

báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình

Được sự quan tâm của đơn vị và giới thiệu của nhà trường cũng như sựgiúp đỡ của Lãnh đạo và chuyên viên Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện PhúLộc, tôi đã được thực tập tại đơn vị, kể từ ngày 27/8/2014 đến hết ngày27/9/2014 Trong khoảng thời gian này, bản thân tôi đã tranh thủ mọi điều kiệnthuận lợi nhất để vừa hoàn thành nhiệm vụ mà lãnh đạo đã phân công đồng thờithu thập những thông tin minh chứng để hoàn thành báo cáo tốt nghiệp, cũngnhư rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ văn phòng trên cơ sở áp dụng những lý thuyết

đã được học và những kinh ngiệm từ thực tiễn

Báo cáo thực tập của tôi được xây dựng trên cơ sở những quy định,những kiến thức lý luận chung cũng như hoạt động tìm hiểu thực tiễn Quabài báo cáo của mình, tôi cũng mạnh dạn đánh giá và đề xuất một số ý kiếnnhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý văn bản của Phòng Giáo dục vàĐào tạo huyện Phú Lộc

Qua đây, tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn tới quý thầy cô giáo trường Học việnhành chính Quốc gia đã động viên, giúp đỡ, truyền đạt cho tôi những kiến thức

là những bài giảng trên lớp và những ví dụ sát với thực tế để tôi tích luỹ kiếnthức làm hành trang trong cuộc sống

Tôi xin gửi lời cảm ơn sự quan tâm, tạo điều kiện của các chuyên viên, lãnhđạo Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Lộc, tỉnh Thừa Thiên Huế đã tạomọi điều kiện thuận lợi nhất, giúp đỡ tôi tìm hiểu kỹ hơn về công tác Văn thư -Lưu trữ và phát hiện ra những thiếu xót của bản thân

Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn tất cả mọi người, đặc biệt là Côgiáo - TS -Trần Thị Diệu Oanh đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ tôi hoàn thànhbáo cáo này

Vì thời gian và khả năng có hạn nên bài báo cáo của tôi không thể tránhkhỏi những thiếu sót, kính mong quý thầy cô giáo quan tâm, chỉ bảo và đónggóp ý kiến để bài báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn

Huế, ngày 27 tháng 8 năm 2014

Sinh viên thực tập

Nguyễn Thị Hạnh

BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT

TT Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ

1 UBND Uỷ ban nhân dân

2 TT-BNV Thông tư - Bộ Nội vụ

3 NĐ-CP Nghị định - Chính phủ

4 VTLTNN Văn thư lưu trữ Nhà nước

5 CT -UBND Chỉ thị - Uỷ ban nhân dân

6 THCS Trung học cơ sở

7 GD&ĐT Giáo dục và Đào tạo

8 TCCB Tổ chức cán bộ

9 TK-KH-TH Thống kê- Kế hoạch - Tổng hợp

10 CB-GV-NV Cán bộ - Giáo viên- Nhân viên

11 GVHD giáo viên hướng dẫn

12 UBTVQH Uỷ ban thường vụ Quốc Hội

PHẦN I: TÓM TẮT NỘI DUNG THỰC TẬP, QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ NƠI THỰC TẬP

- Thực hiện kế hoạch số 684/KH-HVHC ngày 04 tháng 8 năm 2014 của HọcViện hành chính về việc nội dung, kế hoạch thực tập và môn thi tốt nghiệp củaHọc viện hành chính lớp Đại học tại chức KH10-TC 81

- Theo kế hoạch thực tập của Phòng đào tạo Học Viện hành chính Quốc giakhóa học 2010-2014, lớp KH10-TC 81

1 Tiến trình thực tập

1.1 Địa điểm thực tập

Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Lộc, tỉnh Thừa Thiên Huế

1.2 Thời gian thực tập: 27/8/2014 đến 27/9/2014.

2 Mục đích và yêu cầu của đợt thực tập

Vận dụng những kiến thức đã học ở trường để áp dụng vào thực tế nhằmrèn luyện kỷ năng, nghiệp vụ quản lý hành chính Nhà nước Đồng thời đi sâuvào thực tế để đánh giá thực trạng, giải pháp và những đề xuất kiến nghị đối vớinhững vấn đề đã được học và những vấn đề trong thực tiễn

Bên cạnh đó còn bổ sung, học hỏi thêm những kiến thức mới trong quátrình làm báo cáo thực tập tốt nghiệp

3 Nội dung thực tập

Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quy trình công vụ trong cơquan quản lý hành chính Nhà nước nơi thực tập

Tìm hiểu kỷ công tác Văn thư - Lưu trữ tại Phòng giáo dục và Đào tạo

huyện Phú Lộc, qua đó đánh giá thực trạng công tác này và đưa ra những giảipháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn công Văn thư - Lưu trữ tại đơn vị

4 Kế hoạch thực tập

Kế hoạch thực tập gồm 4 tuần

Tuần 1: (Từ 28/8/2014 đến 06/9/2014) Trình giấy giới thiệu và báo cáo với Lãnh

đạo Phòng về kế hoạch thực tập; Tim hiểu chung về cơ cấu tổ chức và hoạt động củaPhòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Lộc; Viết đề cương báo cáo thực tập

Tuần 2: ( Từ 06/9/2014- 12/9/2014) Tìm hiểu đặc điểm tình hình chung

của huyện Phú Lộc, vị trí địa lý ; Nắm vững chức năng, nhiệm vụ quyền hạn

và một số vị trí công tác của cán bộ công chức trong cơ quan Phòng Giáo dục vàĐào tạo Tiếp cận công việc của công chức làm công tác Văn thư - Lưu trữ.Nghiên cứu các văn bản, nội quy, quy chế, chế độ chính sách, nghiên cứu cácvăn bản đã ban hành của đơn vị; Nghiên cứu các văn bản đi, đến, thể thức vănbản, cách quản lý văn bản, và lưu hồ sơ sổ sách; Tìm hiểu cách thức tiếp nhậnbảo quản và lưu hồ sơ của bộ phận văn thư lưu trữ; Thu thập tài liệu, thông tinminh chứng cần thiết để viết báo cáo

Tuần 3: ( Từ ngày 12/9/2014- 19/9/2014) Thực hiện công việc chuyên môn;

đồng thời tiến hành làm báo cáo thực tập, đánh giá hoạt động hành chính

Tuần 4: (Từ ngày 19/9/2014 - 27/9/2014) Tiếp tục công việc được giao;

Hoàn thành báo cáo thực tập; Xin ý kiến đánh giá quá trình thực tập; Tổng kếtrút kinh nghiệm

PHẦN II: KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ

A KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ

QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG GIÁO DỤC VÀ

ĐÀO TẠO - HUYỆN PHÚ LỘC

I ĐẶC ĐIỂM, TÌNH HÌNH

Huyện Phú Lộc có diện tích 720,9 km2, dân số trung bình là 134.628người, mật độ dân số 187 người/km2, (theo niên giám thống kê năm 2012).Toàn huyện có 18 đơn vị hành chính, trong đó có 16 xã và 2 thị trấn.28-28

Phú Lộc là một huyện đầm phá, ven biển, nằm ở cực Nam của tỉnh ThừaThiên Huế; phía Bắc giáp Hương Thủy và Phú Vang; phía Nam giáp thành phố

Đà Nẵng; phía Đông giáp biển Đông; phía Tây giáp huyện Nam Đông Thị trấnPhú Lộc là trung tâm huyện lỵ, cách thành phố Huế 45 km về phía Nam

Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Lộc nằm ở trung tâm huyện Phú Lộc,quản lý 67 đơn vị công lập trực thuộc (Mầm non: 22, Tiểu học :27, Trung học cosở: 15, Phổ thông đa cấp: 3) Có trên 60.000 học sinh Mầm non, Tiểu học và Trunghọc cơ sở với hơn 2.400 cán bộ giáo viên nhân viên toàn ngành

Toàn huyện hiện có 11 trường Tiểu học, 02 trường Mầm non, 01 trườngTrung học cơ sở được UBND Tỉnh Thừa Thiên Huế, Bộ Giáo dục và Đào tạocông nhận trường đạt chuẩn Quốc gia trong đó có trường Tiểu học Số 1 Lộc Trìđược công nhận đạt chuẩn mức độ 2

Có 100% đơn vị xã, thị trấn đạt chuẩn quốc gia về xóa mù chữ, phổ cậpgiáo dục Tiểu học, phổ cập Giáo dục Tiểu học đúng độ tuổi, phổ cập giáo dụcTrung học cơ sở

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HUYỆN PHÚ LỘC

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng GD&ĐT huyện Phú Lộc

1.1 Vị trí, chức năng

1.1.1 Phòng Giáo dục và Đào tạo là cơ quan chuyên môn thuộc UBNDhuyện, có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lýnhà nước về giáo dục và đào tạo, bao gồm: mục tiêu, chương trình, nội dung giáodục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêuchuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấpvăn bằng, chứng chỉ; bảo đảm chất lượng giáo dục và đào tạo.

1.1.2 Phòng Giáo dục và Đào tạo có tư cách pháp nhân, có con dấu và tàikhoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việc làm, biên chế công chức,

cơ cấu ngạch công chức và nhiệm vụ công tác của UBND huyện; đồng thời chịu sựhướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Giáo dục và Đào tạo

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

1.2.1 Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan trình UBND huyện

a) Dự thảo các văn bản hướng dẫn thực hiện cơ chế chính sách, pháp luật,các quy định của UBND cấp tỉnh về hoạt động giáo dục trên địa bàn;

b) Dự thảo quyết định, chỉ thị, quy hoạch, kế hoạch 05 năm, hàng năm vàchương trình, nội dung cải cách hành chính nhà nước về lĩnh vực giáo dục trênđịa bàn;

c) Dự thảo quy hoạch mạng lưới các trường trung học cơ sở, trường phổ thông

có nhiều cấp học, trong đó không có cấp học trung học phổ thông; trường phổthông dân tộc bán trú; trường tiểu học; trường mầm non, nhà trẻ, nhóm trẻ, trường,lớp mẫu giáo, không bao gồm nhóm trẻ, lớp mẫu giáo độc lập tư thục (gọi chung là

cơ sở giáo dục mầm non) và trung tâm học tập cộng đồng trên địa bàn theo hướngdẫn của Sở Giáo dục và Đào tạo và UBND huyện

1.2.2 Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan trình Chủ tịch UBNDhuyện: Dự thảo các quyết định thành lập (đối với các cơ sở giáo dục công lập), chophép thành lập (đối với các cơ sở giáo dục ngoài công lập), sáp nhập, chia, tách,giải thể các cơ sở giáo dục (bao gồm cả các cơ sở giáo dục có sự đầu tư của các tổchức, cá nhân nước ngoài): trường trung học cơ sở; trường phổ thông có nhiều cấphọc, trong đó không có cấp học trung học phổ thông; trường phổ thông dân tộc bántrú; trường tiểu học; cơ sở giáo dục mầm non; trung tâm học tập cộng đồng; các cơ

sở giáo dục có tên gọi khác (nếu có) thuộc thẩm quyền quản lý của UBND huyện.1.2.3 Hướng dẫn, tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật,chương trình, kế hoạch phát triển giáo dục ở địa phương, các cơ chế, chính sách

về xã hội hóa giáo dục sau khi được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt; huyđộng, quản lý, sử dụng các nguồn lực để phát triển giáo dục trên địa bàn; tuyêntruyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và thông tin về giáo dục

1.2.4 Quyết định cho phép hoạt động giáo dục, đình chỉ hoạt động giáodục các cơ sở giáo dục quy định tại khoản 2 Điều 5 Thông tư liên tịch số47/2011/TTLT-BGD ĐT-BNV ngày 19/10/2011 của Bộ GD&ĐT và Bộ Nội vụtheo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo

1.2.5 Hướng dẫn, tổ chức thực hiện mục tiêu, chương trình, nội dung, kếhoạch, chuyên môn, nghiệp vụ, các hoạt động giáo dục, phổ cập giáo dục; côngtác tuyển sinh, thi cử, xét duyệt, cấp văn bằng, chứng chỉ đối với các cơ sở giáodục thuộc thẩm quyền quản lý của UBND huyện

1.2.6 Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡngcông chức, viên chức các cơ sở giáo dục thuộc thẩm quyền quản lý của UBNDhuyện sau khi được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt

1.2.7 Tổ chức ứng dụng các kinh nghiệm, thành tựu khoa học công nghệ tiêntiến, tổng kết kinh nghiệm, sáng kiến của địa phương trong lĩnh vực giáo dục

1.2.8 Tổ chức thực hiện công tác xây dựng và nhân điển hình tiên tiến,công tác thi đua, khen thưởng về giáo dục trên địa bàn huyện

1.2.9 Phối hợp với Phòng Nội vụ hướng dẫn các cơ sở giáo dục xác định vịtrí việc làm, số người làm việc; tổng hợp vị trí việc làm, số người làm việc của các

cơ sở giáo dục; quyết định vị trí việc làm, số người làm việc cho các cơ sở giáo dụcsau khi đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt; tổ chức thực hiện và kiểm traviệc tuyển dụng, sử dụng, hợp đồng, điều động, luân chuyển, biệt phái và thực hiệnchính sách đối với công chức, viên chức của các cơ sở giáo dục thuộc thẩm quyềnquản lý của UBND huyện và công chức của Phòng Giáo dục và Đào tạo

1.2.10 Quyết định bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, luân chuyển, cách

chức, giáng chức người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu các cơ sở giáodục công lập; công nhận, không công nhận hội đồng quản trị, chủ tịch hội đồngquản trị, hiệu trưởng, phó hiệu trưởng các cơ sở giáo dục ngoài công lập thuộcthẩm quyền quản lý của UBND huyện theo quy định của pháp luật và ủy quyềncủa UBND huyện.

1.2.11 Hướng dẫn các cơ sở giáo dục xây dựng, lập dự toán ngân sách giáodục hàng năm; tổng hợp ngân sách giáo dục hàng năm để cơ quan tài chính cùngcấp trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt; quyết định giao dự toán chi ngânsách giáo dục cho các cơ sở giáo dục khi được cơ quan có thẩm quyền phêduyệt; phối hợp với Phòng Tài chính - Kế hoạch xác định, cân đối ngân sách nhànước chi cho giáo dục hàng năm của địa phương, trình cơ quan có thẩm quyềnphê duyệt; hướng dẫn, kiểm tra việc sử dụng ngân sách nhà nước và các nguồnthu hợp pháp khác cho giáo dục đối với các cơ sở giáo dục thuộc thẩm quyềnquản lý của UBND huyện

1.2.12 Phối hợp với Phòng Nội vụ, Phòng Tài chính - Kế hoạch giúp UBND cấphuyện kiểm tra, thanh tra thực hiện việc tự chủ, tự chịu trách nhiệm của các cơ sở giáodục công lập thuộc thẩm quyền quản lý của UBND huyện

1.2.13 Thực hiện cải cách hành chính, công tác thực hành, tiết kiệm, phòngchống tham nhũng, lãng phí; công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tốcáo, kiến nghị có liên quan đến giáo dục và xử lý vi phạm theo quy định của phápluật

1.2.14 Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo định kỳ và hàngnăm, báo cáo đột xuất về tổ chức và hoạt động giáo dục theo hướng dẫn của SởGiáo dục và Đào tạo và UBND huyện

1.2.15 Quản lý tài chính, tài sản, cơ sở vật chất được giao theo quy địnhcủa pháp luật và của UBND huyện; thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịchUBND cấp huyện giao

2 Tổ chức, biên chế và chế độ làm việc

2.1 Lãnh đạo Phòng

Phòng Giáo dục và Đào tạo có Trưởng phòng và không quá 03 Phó

2.3 Các cơ sở giáo dục

Phòng Giáo dục và Đào tạo chịu trách nhiệm giúp UBND huyện quản

lý nhà nước đối với các cơ sở giáo dục (bao gồm cả các cơ sở giáo dục có

sự tham gia đầu tư của các tổ chức và cá nhân nước ngoài): trường trunghọc cơ sở; trường phổ thông có nhiều cấp học, trong đó không có cấp họctrung học phổ thông; trường phổ thông dân tộc bán trú; trường tiểu học;

cơ sở giáo dục mầm non

2.4 Chế độ làm việc

a) Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện làm việc theo chế độ thủ trưởng và theoQuy chế làm việc của Ủy ban nhân dân huyện; bảo đảm nguyên tắc tập trung dânchủ; thực hiện chế độ thông tin, báo cáo của các cơ quan chuyên môn theo quy định.b) Trưởng phòng căn cứ các quy định của pháp luật và phân công của Ủyban nhân dân huyện xây dựng Quy chế làm việc, chế độ thông tin báo cáo của

cơ quan và chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện Quy chế đó

c) Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy bannhân dân huyện về việc thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của

cơ quan mình và các công việc được Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhândân huyện phân công hoặc ủy quyền; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí vàchịu trách nhiệm khi để xảy ra tình trạng tham nhũng, lãng phí; gây thiệt hạitrong tổ chức, đơn vị thuộc quyền quản lý của mình

d) Trưởng phòng có trách nhiệm báo cáo với Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy bannhân dân huyện và Sở GD&ĐT về tổ chức, hoạt động của cơ quan mình, báo cáocông tác trước Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện khi được yêu cầu; phốihợp với người đứng đầu cơ quan chuyên môn, các tổ chức chính trị - xã hội cấp huyện

giải quyết những vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.

* Sơ đồ tổ chức bộ máy Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Lộc

(Phụ lục 01) III CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA BỘ PHẬN VĂN PHÒNG:

Trong tất cả các cơ quan, Văn phòng là bộ phận giúp việc quan trọng, lànơi giao dịch, tiếp khách làm cầu nối giữa lãnh đạo cơ quan với các mối quan hệbên ngoài Do đó văn phòng cần được bố trí ở nơi thích hợp để có thể thực hiệntốt chức năng mhiệm vụ được giao

- Quản lý hồ sơ biên bản các cuộc họp cơ quan;

- Thường xuyên cung cấp và xử lý thông tin kịp thời, chính xác phục vụcho công tác lãnh chỉ đạo, giúp lãnh đạo cơ quan thực hiện các chế độ thông tinbáo các lên cấp trên

- Kiểm tra và ghi nhận thời gian gửi báo cáo về các trường và từ các trườnggửi lên trình lãnh đạo để lãnh đạo xem xét xử lý chuyển cho các bộ phận liênquan giải quyết theo thẩm quyền và trách nhiệm được giao

- Chịu trách nhiệm giữ khuôn dấu của cơ quan

2.2 Công tác hành chính tổ chức

- Tổ chức, công tác quản lí Văn thư ( công văn , giấy tờ ,tài liệu ) và lưu

hồ sơ của cơ quan theo qui định của nhà nước

2.3 Công tác quản trị tài vụ

- Bảo đảm các điều kiện vật chất, văn phòng phẩm làm việc cho lãnh đạo

và cán bộ của cơ quan

- Các hoạt động dịch vụ hậu cần: Tiếp khách

B CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRŨ TẠI PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HUYỆN PHÚ LỘC

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN

I CÔNG TÁC VĂN THƯ

1 Khái niệm

Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định Văn bản và tổ chức quản lý,

sử dụng các loại Văn bản trong hệ thống cơ quan Nhà nước, kết quả của côngtác Văn thư là sự khởi đầu công tác Lưu trữ, công tác Văn thư chính là tiền đềcủa công tác Lưu trữ Công tác Văn thư được thể hiện tốt có tác dụng đối vớitoàn xã hội

2 Các hoạt động của công tác Văn thư

Thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011của Bộ Nội Vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hànhchính và Quy định tại Nghị định 110/2004/CP về công tác văn thư Công tác vănthư tại Nghị định này bao gồm các công việc quản lý chỉ đạo công tác văn thư;soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý công văn đi, đến, quản lý văn bản tàiliệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức, quản lý và

sử dụng con dấu trong công tác văn thư Cụ thể là Nghị định số 58/2001/NĐ-CPngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính Phủ về Quản lý và sử dụng con dấu

3 Ý nghĩa công tác Văn thư

Làm tốt công tác văn thư có tác dụng tốt đối với toàn bộ hoạt động của một

cơ quan, một tổ chức và đối với toàn xã hội

Là sợi dây liên hệ giữa Đảng - Nhà nước với quần chúng nhân dân và giữacác cơ quan tổ chức với nhau Góp phần tích cực trong công việc nâng cao chấtlượng và hiệu quả công tác, bảo đảm hiệu lực pháp lý của văn bản hạn chế giấy

tờ vộ dụng và bệnh quan liêu giấy tờ Giữ gìn an toàn tài liệu và bảo vệ bí mậtquốc gia và giữ gìn hồ sơ tài liệu lưu trữ có tác dụng trực tiếp đến hiệu lực hiệuquả của công tác quản lý lãnh đạo

II CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1 Khái niệm

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất

cả các lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu,bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý,nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân

2 Các hoạt động của công tác Lưu trữ

Quy định tại Điều 1 pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL -UBTVQH

10 ngày 4/4/2001 của UBTVQH khóa X Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu cógiá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao , văn hóa, giáo dục -khoa học và công nghệ Tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản chính, bản gốc củatài liệu ghi trên giấy, ảnh, băng, hình

Các hoạt động của công tác Lưu trữ gồm;

1 Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan:

2 Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ cơ quan

3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu

4 Giao nộp tài liệu vào các Trung tâm và các kho lưu trữ cố định

5 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu

6 Tình hình bảo quản tài liệu

7 Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ

3 Ý nghĩa của công tác lưu trữ

Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ảnh một cách trung thực quátrình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kiện lịch sử của cácquốc gia trong suốt tiến trình lịch sử

Nó phục vụ đắc lực cho việc thực hiện chủ trương, chính sách, kế hoạch pháttriển kinh tế, văn hóa, xã hội, phục vụ công tác nghiên cứu và giải quyết công việchằng ngày của mỗi cán bộ công chức nói riêng và toàn cơ quan nói chung

Tài liệu lưu trữ phản ảnh sự thật khách quan hoạt động sáng tạo của xã hộihiện đại, nó mang tính khoa học cao tài liệu lưu trữ ghi lại và phản ảnh mọi hoạt