xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại chi nhánh công ty tnhh dịch vụ và đầu tư vinh hạnh

Xuất phát từ thực trạng, yêu cầu công việc của đơn vị, với mong muốn giỳpcỏc bạn hiểu được tầm quan trọng của việc phân tích thiết kế một hệ thống thông tin tụ động hóa trong lĩnh vực qu

MỤC LỤC

LỜI GIỚI THIỆU 1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CHUNG VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ ĐẦU TƯ VINH HẠNH 2

1 Giới thiệu chung về Chi Nhánh Công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Vinh Hạnh 2

1.1 Giới thiệu chung 2

1.1.1 Tên công ty 2

1.1.2 Giám đốc Chi Nhánh Công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Vinh Hạnh 2 1.1.3 Địa chỉ 2

1.1.4 Cơ sở pháp lý của Chi Nhánh Công ty 2

1.1.5 Loại hình doanh nghiệp 2

1.1.6 Chức năng, nhiệm vụ của Chi Nhánh Công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Vinh Hạnh 2

1.1.7 Lịch sử phát triển của Chi Nhánh Công ty qua các thời kỳ 3

1.2 TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ ĐẦU TƯ VINH HẠNH 4

1.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 4

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ từng phòng ban 4

1.3 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong Chi Nhánh Công ty 9

2 Đề tài lựa chọn 9

2.1 Tính cấp thiết của đề tài 9

2.2 Mục tiêu lựa chọn đề tài 11

2.3 Phạm vi của đề tài 11

2.4 Phương pháp nghiên cứu đề tài 11

CHƯƠNG II: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 12 1 LÝ THUYẾT CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 12

1.1 Khái niệm hệ thống thông tin 12

1.2 Hệ thống thông tin trong một tổ chức 12

1.2.1 Phân loại hệ thống thông tin theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra 12

1.2.2 Ba mô hình của hệ thống thông tin 13

1.3 Phương pháp phát triển HTTT Quản lý 14

1.3.1 Lý do phát triển hệ thống thông tin quản lý 14

1.3.2 Các bước phát triển hệ thống thông tin quản lý 15

1.3.3 Các công cụ dùng để mô hình hóa hệ thống thông tin 19

2 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 25

2.1 Khái niệm HTTT quản lý nhân sự 25

2.2 Phân loại hệ thống thông tin quản lý nhân sự 26

2.2.1 Các hệ thống thông tin ở mức tác nghiệp 26

2.2.2 Các hệ thống ở mức sách lược 28

2.2.3 Các hệ thống ở mức tác nghiệp 29

2.3 Chức năng, nhiệm vụ của hệ thống quản lý nhân sự 30

3.Giới thiệu về công cụ lập trình 31

3.1 Cơ sở dữ liệu 31

3.2 Giới thiệu về ngôn ngữ Visual Basic 6.0 32

3.2.1 Các đối tượng truy cập dữ liệu 33

3.2.2 Sử dụng các đối tượng truy cập dữ liệu trong chương trình 34

3.2.4 Các điều khiển giao diện người sử dụng 38

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ ĐẦU TƯ VINH HẠNH40 1 XÁC ĐỊNH YÊU CẦU CỦA HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ 40

1.1 Yêu cầu về mặt hệ thống 40

1.2 Yêu cầu về mặt nghiệp vụ 41

1.2.1 Quản lý nhân sự trong Chi nhánh Công ty 42

1.2.2 Chuyển và đi công tác 42

1.2.3 Đề bạt 43

1.2.4 Đánh giá nhân viên 43

1.2.5 Phòng quản trị nhân lực 43

1.2.6 Đối với nhân viên 43

1.2.7 Đối với các phòng ban khác 43

2 PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ ĐẦU TƯ VINH HẠNH 44

2.1 Sơ đồ chức năng (BFD) của hệ thống thông tin quản lý nhân sự 44

2.3 Sơ đồ ngữ cảnh: 46

2.4 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD – Phân rã mức 0) 47

2.5 Sơ đồ DFD mức 1 của chức năng quản lý hồ sơ 48

2.6 Sơ đồ DFD cho chức năng tìm kiếm 49

2.7 Sơ đồ DFD cho chức năng báo cáo 49

3 Thông tin đầu ra và đầu vào của hệ thống thông tin quản lý nhân sự 50

3.1 Thông tin đầu vào của hệ thống 50

3.2 Thông tin đầu ra của hệ thống 50

4 THIẾT KẾ CSDL TỪ CÁC THÔNG TIN ĐẦU RA 52

4.1.1 Bảng NHANVIEN 52

4.1.2 Bảng CHUCVU 52

4.1.3 Bảng CHUYENMON 53

4.1.4 Bảng HOPDONG 53

4.1.5 Bảng NGOAINGU 53

4.1.7 Bảng TINHTHANH 53

4.1.8 Bảng TRINHDO 53

4.1.9 Bảng CHUYENCT 53

4.2 Mô hình quan hệ giữa các thực thể 54

5 Một số giao diện chính và đoạn mã trong chương trình 55

5.1 From đăng nhập hệ thống 55

5.2 Giao diện Chính 57

5.3 Giao diện PhongBan 59

5.4 Giao diện Nhân viên 63

5.5 Giao diện TrinhDo 66

5.6 Giao diện TimKiem 67

5.7 Báo cáo danh sách nhân viên 68

6 Triển khai hệ thống 68

6.1 Yêu cầu phần cứng 68

6.2 Đào tạo nguồn nhân lực cho hệ thống 69

6.3 Đánh giá tính khả thi của hệ thống 70

6.3.1 Khả thi về mặt kỹ thuật 70

6.3.2 Khả thi về mặt tổ chức 71

KẾT LUẬN 72

LỜI GIỚI THIỆU

Ngày nay, trong đời sống xã hội nói chung, các cơ quan quản lý nhà nướccũng như các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói riêng, con người là nhân tố cực

kỳ quan trọng : bằng sự lao động và sáng tạo của mình con người sẽ thúc đẩy mọi

sự phát triển của xã hội Vì vậy, đối với bất kỳ lĩnh vực nào thì con người cũng làtrung tâm của mọi sự điều khiển

Trong những năm gần đây, việc chuyển đổi theo nền kinh tế thị trường theođịnh hướng xã hội chủ nghĩa có sự điều tiết của nhà nước đã tạo nên bước phát triểnmạnh mẽ về mọi mặt của đất nước Nền kinh tế - xã hội ngày càng phát triển và tiến

bộ, đặc biệt là lĩnh vực công nghệ thông tin, đòi hỏi các cấp lãnh đạo phải cóphương pháp quản lý con người một cách có khoa học và hiệu quả tốt nhất Bất kỳdoanh nghiệp nào cũng không thể thiếu lực lượng lao động và ở đây vấn đề quản trịnhân sự sẽ là nòng cốt quyết định sự thành bại của doanh nghiệp Chính vì vậy, việc

tổ chức và quản tri nhân lực cần được các cấp lãnh đạo quan tâm và có phươngpháp tối ưu mới đạt được hiệu quả cao trong công việc

Xuất phát từ thực trạng, yêu cầu công việc của đơn vị, với mong muốn giỳpcỏc bạn hiểu được tầm quan trọng của việc phân tích thiết kế một hệ thống thông tin

tụ động hóa trong lĩnh vực quản lý kết hợp với những hạn chế của công ty nên em

đã chọn đề tài “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Chi nhánh Công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Vinh Hạnh “ Cùng với sự thay đổi của mỗi tổ

chức hệ thống thông tin quản lý nhân sự sẽ tạo cho doanh nghiệp khai thác được tối

đa và tiết kiệm được nguồn lực hiện có để đem lại hiệu quả tốt nhất cho công ty

Em xin chân thành cảm ơn quý Chi Nhánh Công ty Dịch Vụ và Đầu tư VinhHạnh đã tạo điều kiện cho em có thực tập tại Chi Nhánh Công ty để em có thể hoànthành đề tài này

Báo cáo gồm 3 chương:

Chương I: Tổng quan chung về Chi nhánh Công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Vinh Hạnh.

Chương 2: Cơ sở phương pháp luận thực hiện đề tài.

Chương 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Chi nhánh Công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Vinh Hạnh.

Hà Nội, ngày 27 tháng 05 năm 2012

Sinh viên Hoàng Thị Linh

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CHUNG VỀ CHI NHÁNH CễNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ ĐẦU TƯ VINH HẠNH

1 Giới thiệu chung về Chi Nhánh Công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Vinh Hạnh

1.1 Giới thiệu chung

1.1.1 Tên công ty

Chi Nhánh Công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Vinh Hạnh

1.1.2 Giám đốc Chi Nhánh Công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Vinh Hạnh

1.1.4 Cơ sở pháp lý của Chi Nhánh Công ty

Chi Nhánh Công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Vinh Hạnh được thành lậptheo quyết định số 48/2006/QĐ – BT ngày 14/09/2006 của bộ trưởng BTC

Đăng kí kinh doanh số: 045797 ngày 17/03/1995

Chi Nhánh Công ty có bộ máy tổ chức riêng, có tài khoản riêng, con dấuriờng, cú bộ máy kế toán riêng, hạch toán theo phương thức độc lập

1.1.5 Loại hình doanh nghiệp

Với số vốn điều lệ 4.900.000.000 đồng do 3 thành viên góp vốn chính thức:

- Bà Trần Thị Lan Hương với tổng số vốn góp là 75%

- Ông Trần Quang Vinh với số vốn góp 22.5%

- Bà Trần Thị Thúy Phượng với số vốn góp 2.5%

- Nhiệm vụ : Chi Nhánh Công ty Dịch vụ và Đầu tư Vinh Hạnh có tư cáchpháp nhân hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng Chi Nhánh Công ty có nghĩa

vụ và trách nhiệm trước bộ phận chủ quản cũng như cỏc bờn liên quan về toàn bộhoạt động của mình Với tư cách pháp nhân của mình Chi Nhánh Công ty có thểđứng ra vay vốn, ký kết hợp dồng với khách hàng Hoàn thành các đơn hàng vớikhách hàng đúng thời hạn

1.1.7 Lịch sử phát triển của Chi Nhánh Công ty qua các thời kỳ

Được thành lập từ năm 1995 trên mảnh đất quê lụa truyền thống với diện tích4.229m2 với vị trí trung tâm quận Hà Đông công ty có nhiều thuận lợi để tiến hànhsản xuất , đã đang và sẽ là niềm tự hào của ngành công nghiệp nhẹ Hà Đông nóiriêng và của Việt Nam nói chung Với nhiệm vụ chính là sản xuất gia công đồ chơibằng nhựa cho trẻ em và học đường Toàn bộ sản phẩm xuất sang các nước Đông

Âu, Tây Âu, Nhật Bản, Hồng Kụng… Mặt hàng con giống bằng nhựa được bọcchocolate, thực sự đáp ứng nhu cầu sưu tầm của trẻ em trên khắp thế giới đặc biệt ởcác nước Phương Tây, nó có mặt ở hầu hết các cửa hàng miễn thuế ở sân bay Quốctế

Năm 1997 sau 2 năm thành lập công ty còn gặp nhiều khó khăn cơ sở vậtchất kỹ thuật còn yếu kém song nhờ sự lỗ lực không ngừng của cán bộ công nhânviên trong công ty mà chỉ đến năm 2000 công ty đã khẳng định vị trí của mỡnh trờnthị trường quốc tế Năng suất lao động của công ty đạt 60 triệu sản phẩm một nămtạo nguồn thu đáng kể cho ngân sách nhà nước

Năm 2005 là năm đánh dấu sự phát triển mạnh mẽ của công ty, trải qua 10năm xây dựng và phát triển công ty ngày càng lớn mạnh các đơn đặt hàng ngàycàng nhiều tạo công ăn việc làm cho hơn 1.000 lao động trong và ngoài tỉnh đặc biệtcông nhân còn được chăm lo từ bữa ăn giữa ca đến nơi ở, những công nhân ở xađược cung cấp nhà tập thể cách công ty 200m

Kể từ khi thành lập công ty luôn phát triển mở rộng quy mô sản xuất mặc dùkhủng hoảng ở khu vực Châu Áá và sức mua giảm đáng kể ở khu vực Châu Âusong công ty vẫn phát triển và phát triển hơn nữa đó cũng là nhờ chất lượng sảnphẩm và uy tín của doanh nghiệp

1.2 TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH

1.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Để đảm bảo quá trình hoạt động, Chi Nhánh Công ty tổ chức bộ máy quản lýsản xuất kinh doanh theo mô hình trực tuyến đứng đầu là Giám đốc công ty là ngườichịu trực tiếp điều hành các hoạt động phòng ban

Là người chịu trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn cũng như đời sốngcủa cán bộ công nhân viên trong Chi Nhánh Công ty

Vẽ

Phân xưởng hàn, dập,phun

Phân Xưởng Lắp Ráp

Phòng

Tổ chức hành chính

Phòng Tài chính

kế toán

Phòng

KH và đầu tư

Phòng kỹ Thuật Kiểm tra chất lượng

Giúp việc cho giám đốc là hai phó giám đốc điều hành theo sự phân công

và ủy quyền của Giám đốc

b Phó giám đốc

- Phó giám đốc điều hành sản xuất:

Là người giúp đỡ giám đốc chỉ đạo các công tác kiểm tra, giám sát, theodõi về hoạt động sản xuất kinh doanh của Chi Nhánh Công ty, lập kế hoạch sản xuấttrong tương lai

- Phó giám đốc nội chính : Thực hiện công việc theo sự phân công của Ban Giámđốc

Chịu trách nhiệm trước giám đốc về tình hình tài chính, các kế hoạch đầu

tư, đơn đặt hàng, và giám sát nhân sự trong Chi Nhánh Công ty

Phó giám đốc là trưởng ban an toàn lao động trong Chi Nhánh Công ty,trực tiếp soạn thảo các tài liệu về an toàn lao động trong thi công và tổ chức huấnluyện bước 1 về an toàn lao động cho người lao động tại hiện trường, kiểm tra đánhgiá kết quả sau khi huấn luyện

Phân công theo dõi kiểm tra quá trình thực hiện các hợp đồng kinh tế, báocáo kịp thời cho Giám đốc nắm bắt kịp thời chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh

Kết hợp với phòng Kế toán tổ chức kiểm kê định kì 6 tháng, 1 năm đối vớicác tài sản thiết bị của Chi Nhánh Công ty Đề xuất phương án xử lý với các vật tư,sản phẩm kém phẩm chất, chất lượng Xây dựng cơ chế tiền lương tiền thưởng

Quản lý lưu trữ hồ sơ tài sản của văn phòng Chi Nhánh Công ty Phục vụhành chính văn phòng Chi Nhánh Công ty

Soạn thảo các nội quy, quy chế, các văn bản của Chi Nhánh Công ty, đánhmáy in ấn tài liệu Quản lý con dấu văn bản theo nghị định của Chính phủ và thông

tư hướng dẫn về việc sử dụng con dấu Quản lý công văn giấy tờ sổ sách hànhchính, vào sổ đánh số các văn bản phát hành, chuyển giữ các văn bản đến nơi nhậnthực hiện công tác lưu trũ tài liệu của Chi Nhánh Công ty

Theo dõi và thực hiện các chế độ, chính sách của Nhà nước để đảm bảoquyền lợi và nghĩa vụ của người lao động

Giải quyết các thủ tục về tuyển dụng, hợp đồng lao động, bổ nhiệm, chuyểnnhượng, miễn nhiệm, thôi việc trong Chi Nhánh Công ty Giải quyết các chính sáchBHXH, BHYT, nghỉ việc, tai nạn, hưu trí, mất sức

Giám sát chế độ thực hiện bảo hộ lao động, khám sức khỏe định kỳ cho cán

bộ công nhân viên

Kết hợp với phòng Kĩ thuật thi nâng bậc cho công nhân viên

Làm thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, nângbậc cho cán bộ công nhân viên Thực hiện quan hệ với các cơ quan quản lý Nhànước theo chức năng

Thừa ủy quyền của Giám đốc Chi Nhánh Công ty kí lệnh điều xe phục vụcho công tác của Chi Nhánh Công ty, ký lệnh sản xuất đối với nhân viên trongphòng và chịu trách nhiệm trước sự ủy quyền đó

1.2.2.3 Phòng Tài chính Kế toán

Có nhiệm vụ khai thác và tiếp cận các đơn hàng và hợp đồng kinh tế, theodõi và đôn đốc kế hoạch thực hiện từ đó thiết lập và búc tỏch bản vẽ, triển khaixuống từng phân xưởng

Tham mưu cho Giám đốc về công tác tài chính kế toán đảm bảo phản ánh kịpthời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động kinh doanh sản xuấtcủa Chi Nhánh Công ty

Hướng dẫn, chỉ đạo, giám sát công tác quản lý, sử dụng vốn đầu tư

Mở sổ theo dõi và tổ chức hạch toán kinh tế về hoạt động sản xuất kinhdoanh của Chi Nhánh Công ty theo đúng luật kế toán

Mở sổ theo dõi hạch toán chi tiết tài sản cố định, vật tư, tiền vốn của ChiNhánh Công ty và quyết toán công trình

Làm thủ tục ứng vốn, thanh quyết toán vốn Quản lý toàn bộ hồ sơ liên quanđến hoạt động sản xuất kinh doanh của Chi Nhánh Công ty và lưu trữ chứng từ, hồ

sơ theo quy định

Quản lý thu, chi, thanh quyết toán Quản lý quỹ, kiểm kê quỹ theo định kỳ.Theo dõi công nợ, phản ánh đề xuất kế hoạch thu chi và các khoản thanhtoán khác

Lập báo cáo tài chính định kỳ để báo cáo lãnh đạo Chi Nhánh Công ty, cơquan có chức năng

Kê khai nộp thuế và các khoản nộp khác của Chi Nhánh Công ty với ngânsách nhà nước

Chủ trì tổ chức kiểm kê quý, 6 tháng, 1 năm Tổng hợp các báo cáo và đềxuất xử lý tài sản hư hỏng, vật tư mất phẩm chất và làm các thủ tục thanh lý tài sản

Tổ chức, hướng dẫn, tham gia giám sát việc ứng vốn, sử dụng vốn đối vớicác đội sản xuất, kê khai thuế, hóa đơn GTGT Chịu trách nhiệm trước Giám đốc vàcác cơ quan Tài chính cấp trên về việc thanh quyết toán tài chính

Trưởng phòng thừa ủy quyền của Giám đốc ký điều động nhân lực làm thêmgiờ và chịu trách nhiệm trước sự ủy quyền đó

1.2.2.4 Phòng Kế hoạch và Đầu tư

Xây dựng kế hoạch, định hướng, lập kế hoạch báo cáo thực hiện kế hoạchsản xuất kinh doanh hàng tháng, quý, năm trên cơ sở tập hợp các báo cáo của cácPhân xưởng sản xuất phân xưởng thông qua Giám đốc Chi Nhánh Công ty

Giao kế hoạch, kiểm tra thực hiện kế hoạch sản xuất ở các Phân xưởng sảnxuất

Quản lý, xây dựng các hợp đồng kinh tế xây dựng, mua bán vật tư, hợp đồnglao động

1.2.2.5.Phòng kỹ thuật, kiểm tra chất lượng

Là bộ phận quan trọng của Công ty, tham mưu cho Giám đốc trong công tácđiều hành sản xuất, quản lý và giám sát kỹ thuật

Kiểm tra giám sát chất lượng đầu vào từ khâu nhập liệu, máy móc thiết bị,đồng thời kiểm tra quy cách chất lượng đầu ra của sản phẩm Kiểm tra quy cách củahàng hóa nhập xuất.

Tính toán các định mức tiêu hao về nguyên liệu đầu vào cũng như đầu ra.Lập biện pháp về chất lượng sản phẩm, biện pháp an toàn lao động

Kiểm tra, giám sát an toàn lao động trên hiện trường và công tác huấn luyện

an toàn ở các đội sản xuất, lập biên bản về vi phạm quy trình, biện pháp thi công, antoàn lao động để trình Ban Giám Đốc xử lý

Kiểm tra giám sát về chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn chất lượng makhách hàng đề ra

Có mặt kịp thời để xử lý các trường hợp lỗi sản phẩm

Báo cáo lên Ban Giám Đốc những yếu tố phát sinh trong quá trình kiểm trachất lượng sản phẩm

1.2.2.6 Phân xưởng máy

Đây là phân xưởng có vai trò quan trọng trong khâu sản xuất

Đứng đầu là phụ trách ca có nhiệm vụ tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuấtcủa Chi Nhánh Công ty giao đảm bảo chất lượng và số lượng sản phẩm làm ra Sửdụng có hiệu quả các trang thiết bị được giao

1.2.2.7 Các phân xưởng vẽ, hàn, dập, phun

Sản phẩm được trang trí theo mẫu có sẵn các tổ trưởng phân công công nhâncủa mình làm sao cho đáp ứng đúng số lượng, chất lượng mà ban Giám đốc giao

Cuối mỗi ngày tổ trưởng ghi lại phần trăm hoàn thành vào sổ theo dõi chocông nhân, cuối tháng tổng kết lại và trình lên Ban Giám đốc, cũng căn cứ vào đóchuyển lên phòng kế toán để tính lương cho người lao động

Các tổ trưởng phân xưởng chịu trách nhiệm về công nhân của tổ mình, đồngthời cũng phải chịu trách nhiệm trước các sản phẩm không đúng quy cách chấtlượng

Các bộ phận trong Chi Nhánh Công ty vừa phải hoàn thành công việc đượcgiao đồng thời cũng có mốt quan hệ chặt chẽ với nhau, giúp đỡ lẫn nhau để đảm bảocho tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp được tiến hành đồng bộ, nhịp nhàng

1.3 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong Chi Nhánh Công ty

Ngày nay ngành công nghệ phần mềm đang phát triển nhanh và ngày càngđược mở rộng, khoa học công nghệ thực sự đã và đang mang đến những hiệu quả tolớn cho nền kinh tế xã hội cho các doanh nghiệp tổ chức kinh doanh trong nền kinh

tế thị trường, đặc biệt là nâng cao hiệu quả trong quản lý

Trong bất kỳ tổ chức doanh nghiệp kinh doanh nào thì vấn đề quản lý nhân

sự luôn luôn là bài toán quản lý đầu tiên, vì vậy việc ra đời những bài toán quản lýnói chung và bài toán quản lý nhân sự nói riêng là một điều tất yếu khách quan

Có thể nói rằng với xu hướng tin học hóa hiện nay rộng khắp trong xã hội thìviệc quản lý thủ công không còn phù hợp Ta có thể nhận thấy những yếu kém trongviệc quản lý theo phương pháp thủ công như: Thông tin về đối tượng nghèo nàn, lạchậu rời rạc và không được cập nhật thường xuyên; Với khối lượng thông tin lớn,chồng chất, việc lưu trữ bảo quản gặp rất nhiều khó khăn, thông tin lưu trũ trongđơn vị không nhất quán, dễ bị trùng lặp giữa các bộ phận… Đặc biệt là mất rấtnhiều thời gian và công sức để thống kê, để phân tích đưa ra các thông tin để phục

vụ cho quyết định cũng như nắm bắt thông tin Do đó quá trình tin học hóa tronghầu hết các hoạt động của Chi Nhánh Công ty là một vấn đề thiết yếu, việc áp dụngcác thành tựu của công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý ngày càng trở lênphổ biến và rộng rãi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục được những nhược điểmcủa hệ thống thông tin quản lý cũ, các bài toán quản lý được đưa vào máy tính vàđược tin học hóa ngày càng tối ưu, giúp cho quá trình xử lý, tính toán, thu thậpthông tin được giảm bớt rất nhiều về thời gian cũng như chi phí, mang lại hiệu quảlớn cho doanh nghiệp

2 Đề tài lựa chọn

2.1 Tính cấp thiết của đề tài

Chi Nhánh Công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Vinh Hạnh với thế mạnh vàkinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh thì vấn đề quản lý nhân sự của Chi NhánhCông ty cũng được chú trọng và nâng cao Với hệ thống tổ chức Công ty rộng khắpviệc quản lý con người sẽ giúp ban quản lý dễ dàng hơn trong việc sắp xếp, pháttriển nhân sự phù hợp Chi Nhánh Công ty còn có nhiều thiếu xót trong việc kiểmsoát cũng như nắm bắt nhân viên Vì vậy, việc xây dựng trương chình quản lý nhân

sự để nâng cao việc quản lý con người, tổ chức, nhân viên của Chi Nhánh Công ty

là cần thiết Đây là việc không những Chi Nhánh Công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tưVinh Hạnh cần làm mà tất cả các công ty đều phải làm trong một tương lai gần

Hiện nay theo khảo sát Chi Nhánh Công ty vẫn chưa có phần mềm quản lýnhân sự chuyên dụng, việc quản lý vẫn ở dạng tin học hóa cục bộ được thể hiện nhưChi Nhánh Công ty có một khối lượng nhân viên lớn thì việc quản lý thủ côngkhông thể đáp ứng được, do đó gặp rất nhiều khó khăn Nó đòi hỏi phải có nhiềunhân lực, nhiều thời gian và công sức Mỗi nhân viên trong Chi Nhánh Công ty cómột hồ sơ riờng nờn việc lưu trữ, tìm kiếm, bổ sung, sửa đổi để đáp ứng yêu cầukhông phải là dễ dàng Thông tin về các nhân viên trong cỏc phũng ban chưa thốngnhất, trùng lặp, chưa hình thành rõ ràng một hệ thống quản lý nhân sự

Cỏc phòng ban trong Chi nhánh Công ty đều được trang bị máy tính nhưngcấu hình máy thấp dung lượng RAM chỉ có 216MB, dung lượng ổ cứng là 40GB rấtkhó khăn trong việc lưu trữ dữ liệu, chưa có tính tương thích cao với các phần mềmhiện tại Chi nhánh Công ty đang sử dụng Thông tin trờn cỏc báo cáo chưa dầy đủtheo yêu cầu của nhà quản lý

Ngoài ra, Chi Nhánh Công ty chưa có sự áp dụng hệ thống máy tính vớinhững phần mềm rất hữu dụng trong quản lý mà hiện nay công ty vẫn đang quản lý,lưu trữ hồ sơ cán bộ trên sổ sách giấy tờ, và sự truyền tải thông tin dùng nhiều bằngcon đường qua lại giữa các phòng ban với sự trợ giúp của máy điện thoại nên gặpnhiều bất cập trong công tác quản lý và đánh giá về kỹ năng hay sở thích, trình độcủa nhân viên để có đánh giá sát thực, sắp xếp công việc hợp lý cho mỗi nhân viên

Theo hướng phát triển của Chi Nhánh Công ty về lâu dài chúng ta nên xâydựng một “Hệ thống thông tin quản lý nhân sự” Hệ thống này sẽ cho thấy tính hiệuquả của nó trong việc quản lý và định hướng trong sự phát triển của Chi Nhánh

Công ty Vì vậy em lựa chọn đề tài quản: “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Chi Nhánh Công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Vinh Hạnh”.

Công cụ cần thiết để thực hiện đề tài: Hệ quản trị CSDL Microsoft Access

2003 và ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 là 2 công cụ chính để làm phần mềm.Trong đó để đáp ứng nhu cầu lưu trữ, xử lý và phân tích dữ liệu cho hệ thống xử lý

dữ liệu doanh nghiệp

2.2 Mục tiêu lựa chọn đề tài

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là hoàn toàn khách quan và cần thiết nóđem lại mục đích lâu dài cho Chi Nhánh Công ty, để đạt được điều đó hệ thống cầnđạt được các mục đích sau:

- Quản lý hồ sơ nhân viên: Cập nhật hồ sơ nhân viên, sửa hồ sơ nhân viên, xóa

hồ sơ nhân, tìm kiếm các thông tin về nhân viên khi được yêu cầu

- Quản lý các danh mục: Danh mục phòng ban, danh mục chức vụ, danh mụcchuyên môn

- Báo cáo: Tổng hợp dữ liệu, báo cáo định kỳ theo tháng, quý, năm, yêu cầucủa ban lãnh đạo

2.3 Phạm vi của đề tài

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự được sử dụng cho các đối tượng như:

- Phòng hành chính thì sử dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự để có thểbiờt được số lượng nhân viên hiện có trong chi nhánh Công ty, số lượng nhân viênnghỉ việc, về hưu, điều chuyển công tác

- Phòng kế toán: Sử dụng hệ thống với mục đích chấm công, tính lương,hoàn thành nghĩa vụ của từng công nhân viên của chi nhánh Công ty với nhà nước

- Ban lãnh đạo: Sử dụng hệ thống với mục đích kiểm tra, giám sát công việccủa mình

- Các bộ phận khác có thể sử dụng hệ thống với mục đích quản lý riêng củamình

2.4 Phương pháp nghiên cứu đề tài

CHƯƠNG II: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI

1 LÝ THUYẾT CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

1.1 Khái niệm hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phầnmềm, dữ liệu, thực hiện hoạt động thu thập lưu trữ, xử lý và phân phối thông tintrong một tập hợp ràng buộc được gọi là môi trường

Trong hệ thống thông tin người ta lưu trữ và quản lý dữ liệu trong những kho

dữ liệu, đó là nơi cất giữ có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm nhanh chóng các dữliệu cần thiết Nếu kho dữ liệu này được cài đặt trờn cỏc phương tiện nhớ của máytính điện tử và được bảo quản

1.2 Hệ thống thông tin trong một tổ chức

1.2.1 Phân loại hệ thống thông tin theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

- HTTT xử lý giao dịch (TPS – Transaction Processing System): Thu thập,

xử lý giao dịch đến từ bên trong và bên ngoài hệ thống Hệ thống xử lý các dữ liệuđến từ giao dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, với nhà cung cấp, nhữngngười cho vay hoặc với nhân viên của nó

- Hệ thống thông tin quản lý MIS – Management Information System: Trợgiúp các hoạt động quản lý trong tổ chức doanh nghiệp Là những hệ thống quản lýcác hoạt động của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp,điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở

dữ liệu được tạo ra bởi hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn ngoài tổ chức

- Hệ trợ giúp quyết định DSS – Decision System: Trợ giúp ra các hoạt độngquyết định Được thiết kế dựa vào mục đích rõ ràng là trợ giúp ra quyết định Quátrình ra quyết định thường được mô tả như một quy trình Nó được tạo thành từ bagiai đoạn chính: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết

và lựa chọn một phương án Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định thìphải cung cấp thông tin cho người ra quyết định, xác định rõ tình hình mà một quyếtđịnh cần phải ra

- Hệ chuyên gia ES – Expert System: Biểu diễn tri thức của các chuyên giabằng công cụ tin học Là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ trí tuệ nhân tạo

trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyêngia về một lĩnh vực nào đó.

- Hệ thống thông tin tăng cường cạnh tranh ISCA – Information System forCompetitive Advantage: Được xây dựng cho đối tượng bên ngoài tổ chức, tạo điềukiện thuận lợi trong giao dịch, dành ưu thế cạnh tranh Được sử dụng như một trợgiúp chiến lược Khi nghiên cứu hệ thống thông tin mà không tính đến lý do dẫnđến sự cài đặt nó hoặc không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển, tanghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản

lý, hệ trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia

1.2.2 Ba mô hình của hệ thống thông tin

Mô hình vật lý ngoài(Góc nhìn sử dụng)

Mô hình vật lý trong(Góc nhìn kĩ thuật)

Cái gì? Để làm gì?

Cái gì ở đâu?

Khi nào?

Như thế nào?

Chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang

dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức đầu vào và đầu ra, phương tiện đểthao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác tronghoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện

xử lý dữ liệu, loại màn hình và loại bàn phím được sử dụng Mô hình này cũng chú

ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử

lý dữ liệu khác nhau xảy ra Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? Ở đâu? Một khách hàngnhìn hệ thống thông tin ở quầy giao dịch rút tiền ngân hàng theo mô hình này

- Mô hình vật lý trong:

Liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải làcái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật Chẳng hạn, thông tin liênquan tới một loạt trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kholưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấutrúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện Mô hình giải đáp câu hỏi: Như thếnào? Giám đốc khai thác tin học mô tả hệ thống tự động hóa ở quầy giao dịch theo

mô hình vật lý trong này

1.3 Phương pháp phát triển HTTT Quản lý

Phát triển hệ thống thông tin là một quá trình lặp Tùy theo kết quả của mỗigiai đoạn có thể và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cáchkhắc phục những sai sót Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình; đó

là việc lập kế hoạch cho mỗi giai đoạn tới kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành,đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án

1.3.1 Lý do phát triển hệ thống thông tin quản lý

Có nhiều lý do dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin, nhưng gộp lại ta

đưa ra bốn nguyên nhân sau:

- Những thay đổi về vấn đề quản lý

- Những yêu cầu mới của nhà quản lý

- Sự thay đổi công nghệ

- Thay đổi sách lược chính trị

Những yêu cầu mới của nhà quản lý có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự

án phát triển một hệ thống thông tin quản lý mới, ví dụ việc chính phủ ban hành một

luật mới, hay hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng là một nguyên nhândẫn đến sự phát triển của hệ thống thông tin quản lý.

Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phảixét lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình Chẳng hạn khi xuấthiện những hệ quản trị cơ sở dữ liệu mới buộc một tổ chức doanh nghiệp phải ràsoát lại các hệ thống thông tin của họ để quyết định những gì họ phải cài đặt khimuốn sử dụng công nghệ mới này

Những thách thức về chính trị cũng là một nguyên nhân dẫn đến sự phát triểnmột hệ thống thông tin Đôi khi, hệ thống thông tin được phát triển chỉ vì ngườiquản lý biết rằng sự phát triển của hệ thống sẽ đem lại quyền lực và nhiều lợi íchkhác cho họ

1.3.2 Các bước phát triển hệ thống thông tin quản lý.

Phương pháp phát triển hệ thống thông tin gồm có 7 giai đoạn Mỗi giai đoạnbao gồm một dãy các công đoạn và cuối mỗi giai đoạn là phải kèm theo việc raquyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống Quyết định nàyđược trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo mà phân tích viên hoặc nhóm phân tíchviên trình bày cho các nhà sử dụng Phát triển hệ thống thông tin là một quá trìnhlặp Tùy theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay vềgiai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót Một số nhiệm vụ được thựchiện trong suốt quá trình, đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát nhữngnhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án, lập tài liệu về hệ thống và về dự án

Mô hình phát triển của hệ thống thông tin

Dưới đây là mô tả sơ lược các giai đoạn phát triển của một hệ thống thông tin

Giai đoạn 1 : Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồnggiám đốc những dữ liệu đích thực hiện để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi vàhiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này được thực hiện tương đốinhanh và không đòi hỏi chi phí lớn Nó bao gồm các công đoạn sau:

1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

1.2 Làm rõ yêu cầu

1.3 Đánh giá khả năng thực thi

1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Cài đặt và bảo trì

Thực hiện kĩ thuật

Thiết kế vật lý ngoài

Xây dựng phương án

Thiết kế logicPhân tích chi tiết

Đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2 : Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu.Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thốngđang nghiên cứu, xác định rõ nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác định nhữngđòi hỏi và những ràng buộc áp đặt với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thốngthông tin mới cần đạt được Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyếtđịnh tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển hệ thống mới

Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạnsau:

2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại

2.4 Đưa ra chẩn đoán và xác định yếu tố giải pháp

2.5 Đánh giá lại tính khả thi

2.6 Thay đổi đề xuất của dự án

2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo chi tiết

Giai đoạn 3 : Thiết kế logic

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thốngthông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được nhữngmục tiêu đã thiết lập được ở giai đoạn trước Mô hình logic của hệ thống mới sẽ baohàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra ( Nội dung của Outputs), nội dungcủa các tệp cơ sở dữ liệu ( Các tệp, quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hóa

sẽ phải thực hiện ( Các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào ( Các Inputs) Môhình logic sẽ được người sử dụng xem xét và đánh giá

Thiết kế logic bao gồm các công đoạn sau:

3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.2 Thiết kế xử lý

3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào

3.4 Hợp thức hóa mô hình logic

Giai đoạn 4 : Đề xuất các phương án giải quyết.

Mô hình logic của hệ thống thông tin mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm.Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viênphải nghiên cứu về các phương tiện để thực hiện hệ thống này Đó là việc xây dựngcác phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình logic Mỗi một phương án là mộtphác họa của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chitiết Tất nhiên là người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên mô hìnhvật lý ngoài được xây dựng chi tiết nhưng chi phí tạo ra chúng rất lớn

Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thỏa mãn tốt hơn cácmục tiêu đã đặt ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá chi phí và các lợiích ( hữu hình và vô hình) của mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể

Một báo cáo sẽ được trình bày lên những người sử dụng và một buổi trìnhbày sẽ được thực hiện Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đápứng tốt nhất yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức

Dưới đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải quyết: 4.1 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp

4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp

4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất phương án giảiquyết

Giai đoạn 5 : Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựachọn Thiết kế vật lý ngoài bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trước hết là một tàiliệu bao chứa tất cả đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kĩ thuật,

và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả giaodiện với những phần tin học hóa

Những công đoạn chính của giai đoạn thiết kế vật lý ngoài :

5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ ra

5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa

5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công.

5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6 : Triển khai kĩ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kĩ thuật là phần tin học hóacủa hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những người chịu trách nhiệm vềgiai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao táccũng như các tài liệu mô tả về hệ thống

Các hoạt động chính của việc thực hiện triển khai kĩ thuật hệ thống là nhưsau:

6.1 Lập kế hoạch thực hiện kĩ thuật

6.2 Thiết kế vật lý trong

6.3 Lập trình

6.4 Thử nghiệm hệ thống

6.5 Chuẩn bị tài liệu

Giai đoạn 7 : Cài đặt và khai thác hệ thống

Cài đặt hệ thống là phần công việc trong đó việc chuẩn bị từ hệ thống cũsang hệ thống mới được thực hiện Để việc chuyển đổi này được thực hiện vớinhững va chạm thấp nhất cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận

Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:

7.1 Lập kế hoạch cài đặt

7.2 Chuyển đổi

7.3 Khai thác và bảo trì

7.4 Đánh giá

1.3.3 Các công cụ dùng để mô hình hóa hệ thống thông tin

Trong giai đoạn này phân tích viên phải tiến hành mô hình hóa hệ thốngthông tin để thấy được những chức năng, ưu điểm của hệ thống thông tin mới so với

hệ thống thông tin cũ Các công cụ dùng để mô hình hóa hệ thống thông tin :

1.3.3.1 Sơ đồ luồng thông tin IFD

Sơ đồ luồng thông tin dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động.Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lýbằng sơ đồ

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau:

- Xử lý:

- Kho lưu trữ dữ liệu:

1.3.3.2 Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD:

Sơ đồ chức năng kinh doanh mô tả mối quan hệ phân cấp chức năng, cácthực thể từ cao xuống thấp Trong đó, một thực thể có thể có nhiều thực thể con vàthực thể dưới là con của thực thể đứng trên

Mục đích của phân tích chức năng là xác định một cách chính xác và cụ thểcác chức năng chính của hệ thống thông tin Trong giai đoạn phân tích chức năng,người ta phải xác định một cách rõ ràng những gì hệ thống phải thực hiện mà chưaquan tâm tới phương pháp thực hiện các chức năng ấy Sơ đồ chức năng kinh doanh

Thủ công Giao tác người - máy Tin học hóa hoàn toàn

Tài liệu

của một hệ thống thông tin chỉ ra chúng ta biết hệ thống cần phải làm gì chứ khôngphải chỉ ra là làm như thế nào.

Các nguyên tắc phân rã chức năng:

- Mỗi chức năng phân rã phải là một bộ phận thực sự tham gia thực hiện chứcnăng đã phân rã đó

- Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm bảo thựchiện được chức năng ở mức dưới đã phân rã nó

Quy tắc này được sử dụng để phân rã một sơ đồ chức năng nhận được cònđang ở mức gộp Quá trình phân rã còn tiếp tục cho đến khi ta nhận được một biểu

đồ với các chức năng ở mức cuối mà ta hoàn toàn nắm được nội dung thực hiện củanó

Bố trí sắp xếp các chức năng:

- Không nên phân rã sơ đồ quá 6 mức

- Ở mỗi mức, các chức năng cùng mức sắp xếp trên cùng một hang, cùng mộtdạng

- Biểu đồ cần bố trí cân đối, rõ ràng, để dễ kiểm tra theo dõi

Đặt tên:

Mỗi chức năng có một tên duy nhất, các chức năng khác nhau phải có tênkhác nhau Tên chức năng phải là một mệnh đề động từ gồm một động từ và một bổngữ động từ thể hiện hoạt động, bổ ngữ thường lien quan đến các thực thể dữ liệutrong miền nghiên cứu Tên chức năng cần phải phản ánh được nội dung công việcthực tế mà tổ chức thực hiện và người sử dụng quen dựng nú

Mô tả chức năng lá ( Mức thấp nhất)

Đối với các chức năng lá trong biểu đồ cần miêu tả trình tự và cách thức tiếnhành nó bằng lời và có thể sử dụng biểu đồ hay một hình thức nào khác Mô tảthường bao gồm các nội dung sau:

- Tên chức năng

- Các sự kiện kích hoạt ( Khi nào? Cái gì? Điều kiện gì?)

- Quy trình thực hiện

- Yêu cầu giao diện cần thể hiện.

Hình chữ nhật có tên ở bên trong để mô tả một chức năng

Đường thẳng gấp khúc hình cây dùng để nối chức năng ở mức trên và mứcdưới được trực tiếp phân rã từ chức năng đó

Các ký pháp sử dụng trong BFD

1.3.3.3.Sơ đồ luồng dữ liệu DFD

Sơ đồ luồng dữ liệu để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồngthông tin nhưng trên góc độ trìu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm: Các luồng dữ liệu,các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích mà không hề quan tâm tới nơi, thờiđiểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần

hệ thống thông tin làm gì và để làm gì

Mô hình DFD cung cấp cho người sử dụng một cái nhìn tổng quát về hệthống thông tin và cơ chế lưu chuyển thông tin trong hệ thống ấy Nó xác địnhthông tin chuyển vận từ một quá trình hoặc từ chức năng này sang hệ thống sangmột quá trình hoặc một chức năng khác Điều quan trọng nhất là nó chỉ ra là phải cósẵn những thông tin nào trước khi thực hiện một chức năng hay một quá trình

Các ký pháp sử dụng trong sơ đồ DFD

Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể,tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu

Tên chức năng

Kho dữ liệu là các dữ liệu được lưu trữ trong đó tại một vị trí nào đó Mộtkho dữ liệu có thể chứa dữ liệu về khách hành, đơn hàng, hóa đơn bán hàng, nhânviên,…Tên kho dữ liệu phải là một danh từ.

Tiến trình là một hoặc một số công việc hoặc hành động có tác động lên dữliệu làm cho chúng di chuyển thay đổi được lưu trữ hay phân phối Tên tiến trìnhphải là một mệnh đề động từ gồm động từ và bổ ngữ

Tác nhân của một phạm vi hệ thống được nghiên cứu có thể là một người,một nhóm người, một bộ phận, một tổ chức hay một hệ thống khác nằm ngoài phạm

vi này và có tác động tới nó về mặt thông tin ( nhận hay gửi dữ liệu) Có thể nhậnbiết tác nhân là nơi xuất phát ( nguồn) hay nơi đến ( đích) của dữ liệu từ phạm vi hệthống đang xột Tờn tác nhân phải là danh từ

 Các mức của DFD:

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của

hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần nhìnmột lần là có thể nhận ra nội dung của hệ thống Để cho sơ đồ ngữ cảnh rõ ràng, dễnhỡn thỡ có thể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua các xử lý cập nhật

Sơ đồ ngữ cảnh biểu diễn hệ thống ở mức cao nhất Trong sơ đồ này chỉ gồm

ba loại thành phần:

- Một tiến trình duy nhất mô tả toàn bộ hệ thống

- Các luồng dữ liệu giữa các tác nhân và hệ thống mô tả sự tương tác giữa hệthống với môi trường

- Các tác nhân ( môi trường của hệ thống)

Để mô tả hệ thống một cách chi tiết hơn người ta dùng kĩ thuật phân rã(Explosion) sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh người ta phân rã thành sơ đồ mức 0,mức 1,…

- Dữ liệu không thể trực tiếp di chuyển từ một kho tới một tác nhân và ngượclại.

Tác nhân

- Dữ liệu không thể truyền trực tiếp từ tác nhân này tới tác nhân kia

Luồng dữ liệu

- Một luồng dữ liệu nó không thể quay lại nơi mà nó đi khỏi

- Một luồng dữ liệu đi vào một kho có nghĩa là một kho được cập nhật, mộtluồng dữ liệu đi ra từ một kho có nghĩa là dữ liệu kho đú đó được đọc

Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai sơ đồ thường dùng nhất

để phân tích hệ thống thông tin Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai gúc nhỡnđộng và tĩnh của hệ thống

Những công cụ này được phần lớn các phân tích viên sử dụng với mức độkhác nhau, bất luận quy mô dự án là lớn hay nhỏ cũng như kích cỡ của tổ chức là tohay nhỏ Ngày nay một số công cụ được tin học hóa, vì vậy cú thờm nhiều phầnmềm cho phép xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống Tuy nhiên cáccông cụ chỉ giỳp cỏc nhà phân tích tạo nhanh hơn các sơ đồ và các mối liên quangiữa các sơ đồ và các yếu tố trong từ điển nó không thay đổi được công việc củaphân tích viên và việc phát hiện lỗi trên sơ đồ vẫn thuộc các nhà phân tích hệ thống

2 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ

2.1 Khái niệm HTTT quản lý nhân sự

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là một hệ thống thông tin dùng để thuthập, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đến nguồn nhân lựctrong tổ chức để hỗ trợ cho việc ra quyết định Hệ thống thông tin quản lý nhân sự

có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, các thông tin do hệ thống manglại có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định liên quan đến nhân sự tại cơ quan

Trong hệ thống thông tin nhân sự các yếu tố đầu vào (Inputs) của hệ thốngđược lấy từ nguồn (Sources) được xử lý với các dữ liệu lưu trước trong hệ thống.Các kết quả này được gọi là đầu ra (Outputs) và được chuyển đến đích (Destination)hay cập nhật vào các kho dữ liệu (Storage) của hệ thống

Nếu ta ứng dụng tin học vào công tác quản lý nhân sự thì dữ liệu của hệthống thông tin quản lý nhân sự tại cơ quan sẽ được lưu trữ và bảo quản trờn cỏcphương tiện nhớ của máy tính điện tử, các chương trình quản lý nhân sự cho phép talưu, sắp xếp, tìm kiếm thông tin về nhân sự một cách nhanh, thuận lợi.

2.2 Phân loại hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Theo từng cấp độ ta có thể phân loại hệ thống thông tin quản lý nhân sựthành ba mức: mức tác nghiệp, mức sách lược và chiến lược

2.2.1 Các hệ thống thông tin ở mức tác nghiệp

Các thông tin ở mức tác nghiệp cung cấp thông tin hỗ trợ cho việc ra quyếtđịnh có tính chất thủ tục, lặp lại Có rất nhiều hệ thống thông tin nhân sự ở mức tácnghiệp

- Hệ thống thông tin quản lý lương:

Trong hệ thống thông tin quản lý tài chính, phân hệ quản lý tiền lương thựhiện thu nhập, báo cáo về nhân lực trong doanh nghiệp

Các tệp về lương chứa một số lượng lớn các thông tin về người lao độngnhư: hệ số lương, hệ số phụ cấp, ngày tiền lương Với hệ quản trị cơ sở dữ lieungười ta có thể thực hiện lưu trữ dữ liệu với sự giảm thiểu tối đa sự trùng lặp vì thếkhông có sự trùng lặp giữa hệ thống quản lý lương và hệ thống quản lý nhân sự,

Dữ liệu

Dữ liệu

nhưng vẫn đảm bảo tương thích về mặt dữ liệu giữa hai hệ thống này, đảm bảo cungcấp các báo cáo tầm sách lược từ dữ liệu của hệ thống này.

- Hệ thống thông tin quản lý việc làm:

Định kỳ hệ thống thông tin quản lý việc làm sẽ cung cấp các danh mục các vịtrí việc làm theo ngành nghề, theo từng bộ phận, theo nội dung công việc hoặc yêucầu công việc cùng danh mục vị trí việc làm còn thiếu nhân lực Những danh mụcliệt kê vị trí việc làm còn thiếu rất có ý nghĩa cho bộ phận quản trị nhân sự trongcông ty trong việc ra quyết định tuyển người Hệ thống thông tin quản lý vị trí làmviệc cũng cung cấp rất nhiều thông tin hữu ích giúp cho các nhà quản trị viên hệthống phát hiện ra các vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực để từ đó ra quyết địnhsách lược phù hợp

- Hệ thống thông tin quản lý người lao động:

Phòng tổ chức hành chính phải duy trì thông tin về tất cả nhân sự của doanhnghiệp để phục vụ nhiều mục tiêu báo cáo khác nhau Một phần của hệ thống nàythông tin cho người quản lý người lao động là tệp nhân sự Tệp này chứa dữ liệu vềbản thân người lao động và các thông tin liên quan đến tổ chức như: họ tên, giớitính, quan hệ gia đình, tình trạng hôn nhân, sức khỏe, trình độ học vấn, kinhnghiệm, nghề nghiệp, … Một phần khác của hệ thống thông tin quản lý người laođộng là danh mục kĩ năng chứa các thông tin về kinh nghiệm làm việc, sở thích, cáckhả năng khác của người lao động Danh mục này có thể giúp cho các nhà quản trịnhân lực xác định được năng lực của người lao động và sắp xếp đúng người đúngviệc đạt hiệu quả cao nhất, đồng thời danh mục này cũng sử dụng để đề bạt, đào tạohay thuyên chuyển công tác, nhằm kích thích người lao động hăng say làm việc

- Hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc và con người:Đành giá tình hình thực hiện công việc là quá trình so sánh tình hình thựchiện công việc với yêu cầu đề ra Đối với công nhân sản xuất làm theo mức laođộng có thể căn cứ vào phần trăm thực hiện mức lao động, chất lượng sản phẩm,…

Những đánh giá do hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc

và con người cung cấp gọi là đánh giá biều hiện Dữ liệu phục vụ cho các đánh giábiểu hiện được thu thập bằng mẫu đánh giá người lao động phát tới cấp trên trựctiếp của người lao động hoặc phát tới người cùng làm việc, tới bản thân người laođộng

Thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc có thể dẫn tới hàng loạt cácquyết định tác nghiệp như sẽ giữ nguyên vị trí làm việc, thuyên chuyển hay buộcthôi việc người lao động.

Thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc cũng được sử dụng để xácđịnh các nguồn đáng tin cậy, tránh tuyển dụng nhân lực từ các nguồn không đảmbảo chất lượng Cũng như các thông tin này đặt ra cho tổ chức nhu cầu phát triểnmột chương trình đào tạo bổ sung dành cho người lao động

- Hệ thống thông tin báo cáo lên cấp trên:

Dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý lương, quản lý người lao động và hệthống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc có thể sử dụng để lên báo cáotheo yêu cầu lãnh đạo doanh nghiệp, của luật quy định

- Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc:

Sau khi xác định các công việc và yêu cầu với những công việc đó Sauk hituyển chọn nhân viên công việc tiếp theo là sàng lọc, đánh giá, lựa chọn, sắp xếpnhững người lao động vào các vị trớ cũn trống Để chắc chắn phù hợp với luật địnhcủa nhà nước, các thủ tục phải được lập hồ sơ và tiến hành một cách có cấu trúc Sốliệu thu được qua phỏng vấn, sát hạch phải được thu thập và lưu trữ lại theo đúngyêu cầu của luật định, phục vụ mục đích sau này

2.2.2 Các hệ thống ở mức sách lược

- Hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc:

Phân tích và thiết kế công việc bao gồm mô tả các công việc cần thiết củamột doanh nghiệp một tổ chức, những năng lực, phẩm chất nhân viên thực hiệncông việc đó Mỗi công việc phải đặc tả được mục đích trách nhiệm và nghĩa vụ củamỗi công việc cùng với các điều kiện và chuẩn mực để thực hiện nghĩa vụ và tráchnhiệm này Một đặc tả công việc mô tả các kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm và cácphẩm chất khác cần thiết với người lao động để có thể sắp xếp vào vị trí như đã môtả

Đầu vào của hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc là các dữ liệuthu được qua phỏng vấn những người phụ trách, những người lao động và các bảnhướng dẫn Thông tin thu từ môi trường của tổ chức cũng là đầu vào với hệ thốngthông tin kiểu này

Đầu ra của hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc là các mô tả vàcác đặc điểm công việc Các thông tin tạo cơ sở cho các nhà quản lý ra quyết địnhsách lược.

Thông tin thu được từ hệ thống phân tích và thiết kế công việc có thể sửdụng để tăng tính mềm dẻo của việc triển khai nguồn nhân lực trong cơ quan doanhnghiệp Thông tin phân tích và thiết kế công việc có thể kết nối với hệ thống thôngtin quản lý vị trí việc làm, vỡ nú hỗ trợ rất nhiều quyết định sách lược liên quan đếnviệc phân bổ nguồn nhân lực trong tổ chức

- Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân lực:

Chức năng tuyển chọn nhân lực nhằm đảm bảo cung cấp cho doanh nghiệpnhững nhân lực có đào tạo, có khả năng đảm đương vị trí nhân lực còn trống, xácđịnh được từ hệ thống thông tin quản lý vị trí việc làm và mô tả bởi hệ thống thôngtin phân tích và thiết kế công việc Chức năng tuyển chọn nhân lực cần tuân theođúng quy định về hợp đồng lao động

Một hệ thống thông tin tuyển chon nguồn nhân lực là rất cần thiết cho việc

kế hoạch hóa việc tuyển chọn nguồn nhân lực Hệ thống thông tin này sẽ thực hiệnthu thập và xử lý nhiều kiểu thông tin khác nhau để lên kế hoạch Đó có thể là danhsách các vị trí việc làm còn trống, danh sách về hưu

- Hệ thống thông tin quản lý lương thưởng, trợ cấp, bảo hiểm xã hội:

Hệ thống thông tin hỗ trợ nhiều quyết định quản trị nhân lực sách lược khácnhau, đặc biệt là thông tin về lương thưởng và trợ cấp liên quan đến nguồn thông tinbên ngoài và các hệ thống thông tin khỏc Cỏc kế hoạch lương thưởng có vai tròquan trọng trong việc tăng năng suất lao động của doanh nghiệp

- Hệ thống thông tin đào tạo và phát triển nguồn lực:

Một hoạt động khác của phòng quản trị nhân lực là kế hoạch hóa và quản trịhúa cỏc chương trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực nhằm nâng cao chấtlượng nguồn lực trong cơ quan

2.2.3 Các hệ thống ở mức tác nghiệp

Kế hoạch hóa nguồn nhân lực và đàm phán lao động là hai hoạt động chủyếu của quản trị nhân lực ở mức chiến lược Kế hoạch hóa nguồn nhân lực là quá

trình mà thông qua nó các doanh đảm bảo được đầy đủ về số lượng và chất lượngngười lao động phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.

Kế hoạch hóa nguồn nhân lực sẽ xác định các nguồn lực cần để thực hiện cácmục tiêu của doanh nghiệp được vạch ra trong kế hoạch chiến lược, điều đó đồngnghĩa với việc dự báo các nguồn cung và cầu của nguồn nhân lực được yêu cầu

Việc xác định số lượng và chất lượng cần cho các kế hoạch chiến lược gọi làquá trình dự báo về nguồn nhân lực, còn việc xác định các nguồn nhân lực có trongdoanh nghiệp và ngoài doanh nghiệp gọi là dự báo cung nguồn nhân lực Những dựbáo này có thể được tiến hành ở mức vi mô hoặc vĩ mô

2.3 Chức năng, nhiệm vụ của hệ thống quản lý nhân sự

Trong mỗi cơ quan tổ chức doanh nghiệp cú cỏc hệ thống thông tin quản lýcho từng lĩnh vực chức năng, nghiệp vụ, nhằm cung cấp thông tin hỗ trợ cho việc raquyết định trong các lĩnh vực như:

- Hệ thống thông tin tài chính

- Hệ thống thông tin nhân lực

- Hệ thống thông tin thị trường

- Hệ thống thông tin sản xuất

Các hệ thống thông tin này không độc lập với nhau mà thường xuyên traođổi, chia sẻ với nhau, các thông tin đầu ra của hệ thống này có thể là đầu vào của hệthống khác

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự cung cấp nhiều thông tin đầu vào cho các

hệ thống khác Chẳng hạn, các báo cáo về nhân lực cho hệ thống thông tin sản xuất,báo cáo về lương cho hệ thống thông tin tài chính Như vậy, hệ thống thông tin quảntrị nhân sự không tồn tại độc lập mà cựng cỏc hệ thống thông tin chuyên chức năngkhác tạo nên hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh của cơ quan doanh nghiệp Các

hệ thống thông tin này thường xuyên cung cấp các thông tin khác nhau, hỗ trợ choviệc ra quyết định của lãnh đạo, đảm bảo cho các cơ quan doanh nghiệp có hoạtđộng hiệu quả, đạt được mục tiêu đề ra

Như vậy, hệ thống thông tin quản lý nhân sự có vai trò cung cấp thông tin vềquản lý nhân lực trong cơ quan doanh nghiệp cho các đối tượng khác nhau Tại ChiNhánh Công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Vinh Hạnh các thông tin về nhân sự

thường xuyên được ban lãnh đạo Chi nhánh Công ty sử dụng để ra quyết địnhthuyên chuyển, điều động cán bộ thực hiện các dự án khác nhau, khi triển khai một

dự án mới, tùy theo yêu cầu, tính chất, mức độ phức tạp của dự án, ban lãnh đạo Chinhánh Công ty sẽ sử dụng nguồn nhân lực của cơ quan để triển khai dự án sao chohiệu quả nhất

3.Giới thiệu về công cụ lập trình

 Cho phép lấy về (hay truy vấn) các tập hợp dữ liệu con từ bảng

 Cho phép nối các bảng với nhau cho mục đích truy cập các mẫu tin liên quanvới nhau chứa trong các bảng khác nhau

Bộ máy (Engine) cơ sở dữ liệu

Chức năng cơ bản của một CSDL được cung cấp bởi một bộ máy CSDL, là

hệ thống chương trình quản lý cách thức chứa và trả về dữ liệu

Bảng và trường

Các CSDL được cấu tạo từ các bảng dùng thể hiện các phân nhóm dữ liệu.Bảng chứa các mẫu tin là các mẫu dữ liệu riêng rẽ bên trong phân nhóm dữ liệu.Mẫu tin chứa các trường, mỗi trường thể hiện một bộ phận dữ liệu trong một mẫutin

RecordSet

Khi tạo bảng cần nắm được cách thao tác với các bảng Thao tác với cácbảng liên quan đến việc nhập và lấy về dữ liệu từ các bảng khác cũng như việc

kiểm tra và sữa đổi cấu trúc bảng Thao tác dữ liệu trong một bảng ta dùngRecordset.

RecordSet là một cấu trúc dữ liệu thể hiện một tập hợp con các mẫu tin lấy

về từ CSDL

Mối quan hệ

Khúa chính : một trường được chỉ ra là khúa chớnh của bảng phục vụ cho

việc xác định duy nhất mẫu tin

Khóa ngoại : là khóa trong bảng liên quan chứa bản sao của khúa chớnh của

bản chính

Mối quan hệ : là một cách định nghĩa chính thức hai bảng liên hệ với nhau

như thế nào Khi định nghĩa một mối quan hệ, tức đã thông báo với bộ máy CSDLrằng hai trường trong hai bảng liên quan được nối với nhau

Hai trường liên quan với nhau trong một mối quan hệ là khúa chớnh và khóangoại

Ngoài việc ghộp cỏc mẫu tin liên quan trong những bảng riêng biệt, mối quan

hệ còn tận dụng thế mạnh của tính toàn vẹn tham chiếu, một thuộc tính của bộ máyCSDL duy trì các dữ liệu trong một CSDL nhiều bảng luôn luôn nhất quán Khi tínhtoàn vẹn tham chiếu tồn tại trong một CSDL, bộ máy CSDL sẽ ngăn cản khi xóamột mẫu tin khi cú cỏc mẫu tin khác tham chiếu đến nó trong CSDL

3.2 Giới thiệu về ngôn ngữ Visual Basic 6.0

Visual Basic có rất nhiều tính năng mới Các điều khiển mới cho phép viết cácchương trình ứng dụng kết hợp giao diện, cách xử lý và tính năng của MicrosoftOffice 97 và trình duyệt Web Internet Explorer, không nhất thiết phải có một bảnsao của điều khiển trên biểu mẫu

Visual Basic cho phép :

 Lập trình để thêm điều khiển vào đề án tự động và có thể tạo ra các điềukhiển Activex hiệu chỉnh

 Viết các chương trình ứng dụng phía máy chủ (Server side) dùng HTMLđộng nhúng kết nối với các thư viện liên kết động của Internet InformationServer.

 Một vài cải tiến cho phép làm việc với các ứng dụng truy cập dữ liệu ở tầm

cỡ vĩ mô liên quan đến hàng trăm, hàng nghìn người sử dụng qua mạng hayqua Internet

Visual Basic cung cấp các đối tượng dữ liệu Activex cho phép kết nối với cáctập tin cơ sở dữ liệu Ngoài các điều khiển Activex Visual Basic cũn cú một bộcông cụ và kỹ thuật mới giúp truy cập dữ liệu dễ dàng hơn Trình thiết kế môitrường dữ liệu cho phép xem xét và thao tác dữ liệu trong CSDL khác nhau Bởi vìbản thân môi trường dữ liệu là những đối tượng, có thể sử dụng chúng như mộtđiều khiển dữ liệu Thậm chí có thể gắn nó với các điều khiển khác

Visual Basic cung cấp một vài điều khiển dữ liệu mới cho phép tận dụng các thếmạnh của điều khiển dữ liệu ADO Điều khiển DataGrid cho phép xem dữ liệu dướidạng bảng gồm cỏc dũng và cột DataList và DataCombo tương tự như DBList vàDBCombo, có thể dựng chỳng để lấy một danh sách dữ liệu từ điều khiển ADOtrong cấu hình hộp danh sách (ListBox) hoặc hộp kết hợp (ComboBox)

Visual Basic mở rộng khả năng báo cáo với trình báo cáo dữ liệu cho phép tạo,xem trước, và in các báo cáo trong Visual Basic tương tự như Access và có thể lấycác điều khiển báo cáo từ hộp công cụ báo cáo dữ liệu mới và đưa vào biểu mẫu báocáo dữ liệu

3.2.1 Các đối tượng truy cập dữ liệu

Dynamic Data Exchange (DDE) : Trao đổi dữ liệu động

Cho phép cỏc cỏc ứng dụng chia sẽ thông tin với nhau trong lúc thi hành Cớchế giao tiếp là một ứng dụng sẽ gửi dữ liệu vào một vùng được quy định sẵnbởi một ứng dụng khác Tuy nhiên, người lập trình phải thiết lập mọi thứ chogiao tiếp trao đổi dữ liệu nờn cỏch thực hiện theo DDE rất phức tạp

OLE tuân thủ triết lý của Windows (Click chuột, kéo và thả) OLE có thể kéo dữliệu từ ứng dụng này và thả vào ứng dụng khác.

OLE có hai kỹ thuật :

 Khởi động tại chổ (In-place activation) : Một dữ liệu được tạo ra bởi ứngdụng 1 và được thả vào ứng dụng 2 Nhấn Double click chuột lên dữ liệu ởứng dụng 2 nó sẽ hoạt động giống như ở ứng dụng 1

 Tự động hóa (Automation) : áp dụng khả năng tái sử dụng đối tượng và tậndụng triệt để các thế mạnh của các đối tượng

Activex

Activex là thế hệ sau của OLE Nên Activex chứa đựng tất cả tính năng củaOLE và được bổ sung thêm nhiều chức năng khác như cho phép việc sử dụng cácđoạn chương trình có sẵn mà không cần quan tâm chỳng cú nguồn gốc từ đâu hayhoạt động như thế nào

3.2.2 Sử dụng các đối tượng truy cập dữ liệu trong chương trình

Điều khiển DAO (Data Access Objects)

Cho phép thi hành cỏc cõu truy vấn, cập nhật giá trị trong các bảng cơ sở dữ liệu

và tạo cấu trúc cơ sở dữ liệu bao gồm các bảng, cỏc cõu truy vấn chứa sẵn và mốiquan hệ giữa các bảng

Ưu điểm : Giao diện lập trình của DAO vô cùng mạnh mẽ và dễ sử dụng Với

các cơ sở dữ liệu Jet của Microsoft, DAO cho phép truy cập các tính năng không cósẵn trong SQL hay ADO (Đối tượng dữ liệu Activex – Activex Data Object) DAO

có thể sử dụng để truy cập các cơ sở dữ liệu trờn mỏy cá nhân hay Client/Server

Khuyết điểm : Mô hình đối tượng DAO khá phức tạp

Thông qua các tập hợp sở hữu đối tượng Database có thể thao tác trên dữ liệu vàcấu trúc của một cơ sở dữ liệu, tạo các đối tượng cơ sở dữ liệu mới, kiểm tra cấutrúc và dữ liệu chứa trong một cơ sở dữ liệu

Trong lập trình DAO, có một tập hợp cốt lõi gồm các kỹ thuật thông dụng được

sử dụng gần như cho mọi chương trình, bao gồm :

 Thi hành câu truy vấn SELECT để lấy về các dữ liệu từ cơ sở dữ liệu

 Duyệt qua từng mẫu tin trong một RecordSet

 Thi hành câu truy vấn hành động (bao gồm cỏc cõu truy vấn Update, Delete,Append)

 Sữa đổi cấu trúc cơ sở dữ liệu

 Xử lý lỗi phát sinh bởi truy cập cơ sở dữ liệu

Điều khiển ADODC (Microsoft ADO Data Control 6.0 (OLEDB) )

Visual Basic cung cấp các đối tượng dữ liệu ActiveX (ActiveX Data Object ADO) ADO tổng hợp và thay thế việc truy cập dữ liệu của DAO (Đối tượng truycập dữ liệu – Data Access Object) và RDO (Đối tượng dữ liệu từ xa – Remote DataObject) ADO là công nghệ truy cập cơ sở dữ liệu hướng đối tượng tương tự nhưDAO và RDO,ứ giao diện dựa trên đối tượng cho công nghệ dữ liệu OLEDB Ngoài

-ra, ADO dễ sử dụng và có tầm hoạt động rộng hơn dùng để kết nối với các tập tin

cơ sở dữ liệu và có thể truy cập dữ liệu từ xa

ADO được xem là kỹ thuật để truy cập cơ sở dữ liệu từ Web Server Bởi vìADO được cung cấp dưới dạng thư viện Activex Server (tương tự DAO và RDO),nên rất thuận lợi dùng trong ứng dụng Visual Basic Trong thực tế, bằng nhiều cỏch

đó chứng minh rằng sử dụng ADO để làm việc với cơ sở dữ liệu Client/Server thì

dễ hơn các kỹ thuật khác

Phần lớn các nhà lập trình Visual Basic không tương tác trực tiếp với OLEDB.Thay vào đó, họ lập trình với ADO, mô hình đối tượng cung cấp giao diện vớiOLEDB

Khi dùng ADO thì chỉ cần lập trình với phần giao diện người sử dụng ở phíaClient Bởi vì việc truy cập dữ liệu trên cả trình duyệt Wed và ứng dụng Visual