phân tích hệ thống thông tin trong công ty cổ phần trang trí nội thất âu lạc

Và đồ án này được tiến hành với mục đích giúp cho công ty thấy đượctầm quan trọng của tin học hóa trong việc lưu trữ thông tin cũng như giám sát hỗtrợ cho các công việc và hoạt động của

LỜI NÓI ĐẦU

Hiện nay trong xu hướng mở cửa thị trường để hội nhập với thế giới, nềnkinh tế của Việt Nam đang đi lên cùng với đó là sự ra đời rất nhiều các công ty,doanh nghiệp để cạnh tranh phát triển Và trong tương lai số doanh nghiệp sẽ ngàycàng tăng lên rất nhiều Các doanh nghiệp khi mới thành lập hoặc muốn mở rộngphạm vi hoạt động đều luôn quan tâm đến việc phải tạo ra một cơ sở vật chất, môitrường làm việc thật phù hợp với đặc trưng của công ty Như vậy trang trí nội thất

là một ngành có thể đáp ứng được một cách rất tốt các nhu cầu này Nó khôngnhững tạo ra môi trường làm việc hiệu quả mà còn góp phần tạo nên tên tuổi, tiềmlực của các công ty trong việc cạnh tranh với các thương hiệu khác Ngoài ra thìvới chất lượng cuộc sống ngày càng được cãi thiện thì nhu cầu của con người cũngngày càng được nâng cao Trong đó việc trang trí cho ngôi nhà của mình được rấtnhiều người quan tâm Điều này đang tạo ra một lượng nhu cầu rất lớn

Chính vì việc nắm bắt được lượng lớn nhu cầu này mà đã có rất nhiều công

ty trang trí nội thất được thành lập Đây là một hướng đi rất có tiềm năng cho nên

sự ra đời của công ty “Cổ phần trang trí nội thất Âu Lạc” cũng nằm trong xuhướng đó Và đồ án này được tiến hành với mục đích giúp cho công ty thấy đượctầm quan trọng của tin học hóa trong việc lưu trữ thông tin cũng như giám sát hỗtrợ cho các công việc và hoạt động của công ty được nhanh chóng, chính xác hơn,hiệu quả hơn trong việc quản lý nhằm đem lại doanh thu tốt nhất cho công ty

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

MỤC LỤC 2

I KHẢO SÁT MÔ TẢ THỰC TẾ TRONG CÔNG TY 3

1 Các thông tin về công ty 3

2 Mô tả phân tích các hoạt động của công ty 3

3 Mô tả sơ đồ phòng ban trong công ty 5

4 Mô tả các nghiệp vụ 6

5 Các ràng buộc của bài toán thực tế 7

6 Hình ảnh một số form đang có trong công ty 8

II CÁC YÊU CẦU CỦA CÔNG TY 12

1.Yêu cầu của công ty 12

2 Triển vọng phát triển của dự án 12

III PHÂN TÍCH 13

1 Phát hiện thực thể 13

2 Mô hình thực thể ERD 20

3 Chuyển mô hình ERD sang mô hình quan hệ 21

4 Bảng mô tả chi tiết cho các quan hệ và thuộc tính 22

5 Bảng mô tả tổng kết các quan hệ và thuộc tính 39

IV THIẾT KẾ GIAO DIỆN 42

1 Các menu chính của giao diện 42

2 Các Form và mô tả chi tiết các Form 46

V THIẾT KẾ THUẬT GIẢI CÁC Ô XỬ LÝ 74

VI ĐÁNH GIÁ 81

1 Ưu điểm 81

2 Khuyết điểm 81

I. KHẢO SÁT THỰC TẾ TRONG CÔNG TY:

1 Các thông tin về công ty:

nhân viên và 1 xưởng sản xuất với khoảng 30 nhân viên tham gia khâu sản xuất.Tổng cộng có khoảng gần 60 nhân viên đang hoạt động làm việc tại công ty

2 Mô tả phân tích các hoạt động của công ty:

được và phá sản tuy nhiên công ty vẫn đứng vững nhờ sự năng nổ, chịu khó củađội ngũ kinh doanh cùng với lãnh đạo đã thường xuyên đem về các hợp đồng chocông ty Một điểm nổi bậc cần phải nói đến đó là chất lượng sản phẩm làm ra ởcông ty rất đảm bảo về mặt kĩ thuật, kết cấu cũng như mẫu mã, màu sắc nên kháchhàng ở đây đã có xu hướng quay trở lại với công ty mỗi khi có nhu cầu cần đến, có

lẽ đây là yếu tố đem đến sự thành công cho công ty

Bà Rịa– Vũng Tàu

- Các khách hàng của công ty hiện nay rất đa dạng vì công ty đang hoạt độngbên mảng nội thất văn phòng, nhà ở, khách sạn,… Cho nên các khách hàng chínhcủa công ty thường là các công ty khác khi mở văn phòng thì có nhu cầu về thiết

kế và trang bị cơ sở vật chất cho phù hợp với các hoạt động của công ty mình,cũng như các cá nhân khi muốn thiết kế và trang bị về các sản phẩm nội thất trongngôi nhà của mình theo phong cách riêng của họ, … Chính vì vậy cho nên hoạtđộng kinh doanh chính của công ty là thiết kế, sản xuất, cung cấp các sản phẩmtheo yêu cầu của khách hàng thông qua các hợp đồng

như các công ty khác đang làm mà chủ yếu tập trung phát triển mạnh về việc tìmkiếm các hợp đồng ở các công trình mới xây dựng hoặc các văn phòng mới thànhlập đang có nhu cầu, hoặc các khách hàng đang muốn thay đổi thiết kế mới lại vănphòng của mình, ngoài ra thì còn có các nhà ở, nhà biệt thự, …

sẽ đi tìm kiếm, gặp gỡ, tiếp xúc với các khách hàng để tìm hiểu về nhu cầu của họ

và giới thiệu về chuyên môn của công ty mình sau đó sẽ tư vấn cho khách hàng ,sau khi được sự đồng ý của khách hàng bộ phận thiết kế sẽ tiến hành đo mặt bằng

để lên thiết kế bản vẽ mặt bằng và bản vẽ chi tiết các sản phẩm theo yêu cầu đểgửi lại cho khách hàng xem Căn cứ trên các chất liệu và số lượng cũng như cácloại sản phẩm dựa theo yêu cầu đặt hàng của khách hàng bộ phận báo giá (trongphòng kế toán) sẽ làm bảng báo giá chi tiết cho các sản phẩm được sự đồng ý củaban giám đốc và gửi cho khách hàng, khi khách hàng chấp nhận làm thì sẽ tiếnhành chuẩn bị làm hợp đồng để ký Khi đã nhận hợp đồng xưởng sản xuất sẽ nhậnđược bảng vẽ thiết kế mặt bằng và chi tiết các loại sản phẩm cũng như số lượngcủa chúng và tiến hành sản xuất Các sản phẩm khi hoàn thành sẽ được giao đếnnơi để lắp ráp cho khách hàng Cuối cùng ký nghiệm thu, bàn giao công trình vớicác sản phẩm và thanh toán, 2 bên sẽ ký vào hồ sơ thanh lý hợp đồng

3 Mô tả sơ đồ phòng ban:

4 Mô tả các nghiệp vụ:

nhiệm vụ tiếp xúc, tư vấn với khách hàng để có thế thuyết phục được họ chấpnhận chọn công ty làm đối tác của họ

mặt bằng và thiết kế bản vẽ mặt bằng cùng với các bản vẽ chi tiết cho các sảnphẩm theo yêu cầu

làm bên khâu báo giá làm nhiệm vụ báo giá các sản phẩm, các hạng mục có trongbản thiết kế và yêu cầu của khách Còn lại sẽ làm nhiệm vụ soạn thảo hợp đồng,lập phiếu thu chi hằng ngày, kiểm soát và theo dõi các hợp đồng đã và đang thựchiện, báo cáo thuế,…

xưởng và đảm bảo các sản phẩm được hoàn thành theo đúng thời gian quy địnhcũng như giám sát chất lượng và số lượng các sản phẩm Có 1 nhân viên kế toán

sẽ làm việc tại xưởng để quản lý các vấn đề như chấm công, tiền lương, thưởnghằng tháng cho các nhân viên sản xuất Các nhân viên sản xuất sẽ được chia thànhnhững tổ nhỏ, mỗi tổ gồm khoảng 5 người với những công việc chuyên môn chứcnăng khác nhau trong quy trình sản xuất Ngoài ra thì trong xưởng có một khochứa toàn bộ vật tư thiết bị, có 1 người thủ kho sẽ lập phiếu nhập và phiếu xuấthằng ngày để quản lý vật tư thiết bị tồn tại trong kho, cũng như cung cấp mọinguyên liệu, vật tư, cho quá trình sản xuất của xưởng

đến toàn bộ hoạt động của công ty (vd: xem tình hình thu - chi hằng tháng và hằngnăm, theo dõi các hợp đồng đã và đang thực hiện,…), cũng như phân công, quyếtđịnh vai trò, nhiệm vụ, chức năng của các nhân viên

5 Các ràng buộc của bài toán thực tế:

các thông tin chính sau: Số hợp đồng, tên đối tác(khách hàng), giá trị hợp đồng,thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc

bảng vẽ chi tiết từng mặt hàng cụ thể Trong bảng vẽ gồm có các thông tin sau: mã

số bản vẽ, tên bảng vẽ, khách hàng (tên đối tác), tên nhân viên thiết kế, thời gianhoàn thành bảng vẽ

báo giá gồm có các thông tin sau: Mã số; tên khách hàng; tên, đơn giá và số lượngcủa các hạng mục cần phải thực hiện; tổng số tiền(đây cũng chính là giá trị củahợp đồng); thời gian làm bảng báo giá

3 phòng: Phòng Kinh Doanh, Phòng Thiết Kế, Phòng Kế Toán, , và 1 xưởng sảnxuất với khoảng 30 nhân viên làm việc

sản xuất được chia làm 2 loại chuyên môn là bên mộc và bên PU (mỗi tổ từ 5 đến

10 người kể cả tổ trưởng)

ngày tháng năm sinh, số CMND, quê quán, chức vụ, mức lương

viên lập phiếu, tên người ký duyệt, người nhận, tổng số tiền phải chi, mục đích chi

và thời gian lập phiếu Để quản lý vấn đề chi tiêu hằng ngày trong công ty

mặt hàng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền, người lập Hóa đơn được nhà cung cấp vật

tư thiết bị cung cấp khi mua vật tư

kho dùng để theo dõi, kiểm soát số lượng các loại vật tư thiết bị trong kho để đápứng cho việc sản xuất

6 Một số hình ảnh form đang có trong công ty:

II. CÁC YÊU CẦU CỦA CÔNG TY:

1 Yêu cầu của công ty:

hoạt động kinh doanh ( thông qua các hợp đồng) của công ty

về khách hàng, về nhà cung cấp, về hợp đồng, về bảng báo giá có trong các hợpđồng,

năm của công ty

tìm kiếm, thêm bớt chỉnh sửa các số liệu trong phạm vi trách nhiệm và công việccủa riêng mỗi người.(vd: nhân viên thiết kế chỉ nhập vào phần riêng của mình là :

Đã hoàn thành những bản vẽ nào? Của công trình nào? Vào ngày mấy? Chứ kođược quyền chỉnh sửa các số liệu trong hoá đơn, hợp đồng,… của nhân viên kếtoán.)

toàn bộ hoạt động của công ty (vd: xem báo cáo tình hình thu - chi, theo dõi cáchợp đồng đã thực hiện,…)

quản lý hệ thống thông tin để trợ giúp và lưu trữ cho các công việc hằng ngày của

họ nên sau khi được tư vấn phía công ty chỉ đưa ra 1 số yêu cầu như trên Ngoài rathì trong lúc thực hiện có thể xuất hiện thêm 1 số yêu cầu khác sẽ được bổ sungsau

2 Triển vọng của dự án:

Trong quá trình hoạt động thì cho đến nay công ty vẫn chưa có phần mềmnào về việc quản lí hệ thống thông tin cả Vì vậy hầu hết mọi hoạt động kinhdoanh, giám sát và lưu trữ của công ty đều bằng thủ công với các phần mềm hỗ trợ

sẵn của Microsoft như Word, Excel,… Điều này đã tạo ra sự chồng chéo và do cóquá nhiều dữ liệu dẫn đến rất khó khăn khi tìm kiếm các thông tin: về khách hàng,thời gian thực hiện hợp đồng, hay là thống kê doanh thu, và đôi khi thông tin dữliệu lại còn bị thất lạc và xáo trộn qua lại rất dễ gây nhầm lẫn cho nên công tyđang rất cần 1 công cụ để có thể quản lý được hết các hoạt động kinh doanh củamình, việc lưu trữ được đảm bảo chính xác hơn thuận lợi cho việc tìm kiếm, tracứu, thêm bớt, chỉnh sửa, thống kê,… đối với các thông tin dữ liệu của công ty dễdàng hơn Đặc biệt là vấn đề cân đối thu - chi được kiểm soát nhanh chóng và dễdàng hơn Vì thế nhu cầu của công ty được đặt ra đang rất thiết thực Đặc biệt làkhi công ty đang muốn mở rộng thêm quy mô hoạt động của mình.

2/ Thực thể 2: HOP_DONG

Thực thể hợp đồng dùng để quản lý thông tin của hợp đồng đã ký với kháchhàng

Các thuộc tính:

hàng theo hạng mục của hợp đồng

5/ Thực thể 5: BAN_VE

Thực thể bản vẽ quản lý bản vẽ của nhân viên thiết kế thiết kế được trongquá trình làm việc, đồng thời quản lý bản vẽ của từng hợp đồng

Các thuộc tính:

6/ Thực thể 6: BAN_BAO_GIA

Thực thể này là bản báo giá cho khách hàng về giá các sản phẩm mà kháchhàng cần

Các thuộc tính:

8/ Thực thể 8: PHIEU_CHI

Thực thể phiếu chi quản lý chi tiêu của công ty

Các tuộc tính:

nước

quy định của công ty

phải còn lại tối thiểu trong kho phân xưởng mà công ty đưa ra

13/ Thực thể 13: PHIEU_NHAP

Thực thể phiếu nhập dùng để quản lý vật tư thiết bị được nhập vào phânxưởng như thế nào

Các thuộc tính:

Các thuộc tính:

16/ Thực thể 16: CHI_TIET_HD

Các thuộc tính:

2 Mô hình ERD:

3. Chuyển mô hình ERD thành mô hình quan hệ:

SoDTNV, DiaChiNV, QueQuan, LuongNV )

MaSoNVN )

MaSoHSTLDH, MaSoBV, MaSoKH )

MaSoNV )

SoLuongHM, GiaHM, ThanhTienHM, MaSoBBG )

SLDuTruToiThieu, MaSoPX )

- HOA_DON ( MaSoHD, ThoiGianHD, TongTienHD, MaSoNCC,

ABCD: Khóa ngoại

4. Mô tả chi tiết cho các quan hệ và thuộc tính :

3.1 Quan hệ phòng ban:

PHONG_BAN ( MaSoPB, TenPB )

Tên quan hệ: PHONG_BAN

DL

Ràngbuộc

3.2 Quan hệ nhân viên:

NHAN_VIEN ( MaSoNV, TenNV, GioiTinh, NgaySinh, SoCMND,

SoDTNV, DiaChiNV, QueQuan, LuongNV )

Tên quan hệ: NHAN_VIEN

DL

Sốbyte

DL

Ràngbuộc

3.3 Quan hệ nhân viên hành chính:

DL

Ràngbuộc

1 MaSoNV Mã số nhân viên C 10 10 ký tự B PK

3.4 Quan hệ nhân viên phân xưởng:

NV_PX (MaSoNV, BacTho, To, MaSoPX )

DL

Ràngbuộc

3.5 Quan hệ phiếu chi:

PHIEU_CHI ( MaSoPC, ThoiGianC, TongTienC, LiDoC, MaSoNVL,

MaSoNVN )

Tên quan hệ: PHIEU_CHI

DL

Sốbyte

DL

Ràngbuộc

3.6 Quan hệ khách hàng:

KHACH_HANG ( MaSoKH, TenKH, DiaChiKH, SoDTKH, EmailKH )

Tên quan hệ: KHACH_HANG

DL

Sốbyte

DL

Ràng buộc

3.7 Quan hệ hợp đồng:

HOP_DONG ( MaSoHD, GiaTriHD, ThoiGianBDHD, ThoiGianKTHD, MaSoHSTLDH, MaSoBV, MaSoKH )

Tên quan hệ: HOP_DONG

DL

Sốbyte

DL

Ràngbuộc

3.8 Quan hệ hồ sơ thanh lý hợp đồng:

HO_SO_TLHD ( MaSoHSTLDH, ThoiGianTL, MaSoHD )

Tên quan hệ: HO_SO_TLHD

DL

Sốbyte

DL

Ràngbuộc

thanh lý hợpđồng

3.9 Quan hệ bản vẽ:

BAN_VE ( MaSoBV, TenBV, ThoiGianHT, MaSoHD, MaSoNV )

Tên quan hệ: BAN_VE

DL

Sốbyte

DL

Ràngbuộc

3.10 Quan hệ bản báo giá:

BAN_BAO_GIA ( MaSoBBG, GiaTriBG, ThoiGianBG, MaSoCTBG,

MaSoNV )

Tên quan hệ: BAN_BAO_GIA

DL

Sốbyte

DL

Ràngbuộc

giá

- Khối lượng :

3.11 Quan hệ chi tiết bản báo giá:

CHI_TIET_BBG ( MaSoCTBG, TenSanP, SoLuongSP, GiaSanP,

MaSoBBG )

Tên quan hệ: CHI_TIET_BBG

DL

Sốbyte

DL

Ràngbuộc

• Kích thước tối thiểu: 1000*230 = 230000 (Byte) = 230 (kB)

3.12 Quan hệ phân xưởng:

PHAN_XUONG ( MaSoPX, TenPX, DiaChiPX )

Tên quan hệ: PHAN_XUONG

DL

Sốbyte

DL

Ràngbuộc

3.13 Quan hệ vật tư thiết bị:

VATTU_THIETBI (MaSoVTTB, TenVTTB, SoLuongThuc,

SLDuTruToiThieu, MaSoPX )

Tên quan hệ: VATTU_THIETBI

STT Thuộc tính Diễn giải Kiểu

3.14 Quan hệ phiếu bảo trì:

PHIEU_BT ( MaSoPBT, ThoiGianBT, ChiPhiBT, MaSoHD )

Tên quan hệ: PHIEU_BT

DL

Sốbyte

DL

Ràngbuộc

• Kích thước tối thiểu: 1000*40 = 40000 (Byte) = 40 (kB)

3.15 Quan hệ phiếu nhập:

PHIEU_NHAP (MaSoPN, GiaTriN, ThoiGianN, MaSoCTPN, MaSoNV )

Tên quan hệ: PHIEU_NHAP

DL

Sốbyte

DL

Ràngbuộc

3.16 Quan hệ chi tiết phiếu nhập:

CHI_TIET_PN ( MaSoPhieuN, MaSoVTTB, TenVT_TBN, SoLuongN,

DGN, LiDoN )

Tên quan hệ: CHI_TIET_PN

DL

Sốbyte

DL

Ràngbuộc

nhập

3.17 Quan hệ phiếu xuất:

PHIEU_XUAT (MaSoPX, GiaTriX, ThoiGianX, MaSoCTPX, MaSoNV )

Tên quan hệ: PHIEU_XUAT

DL

Số

LoạiDL

Ràngbuộc

3.18 Quan hệ chi tiết phiếu xuất:

CHI_TIET_PX ( MaSoCTPX, MaSoVTTB, TenVT_TBX, SoLuongX,

GiaX, LiDoX )

Tên quan hệ: CHI_TIET_PX

DL

Sốbyte

DL

Ràngbuộc

xuất

3.19 Quan hệ hóa đơn:

HOA_DON ( MaSoHD, ThoiGianHD, TongTienHD, MaSoNCC,

MaSoCTHD, MaSoPhieuN )

Tên quan hệ: HOA_DON

DL

Sốbyte

DL

Ràngbuộc

3.20 Quan hệ chi tiết hóa đơn:

CHI_TIET_HD ( MaSoCTHD, TenVTTBHD, SoLuongVTTBHD,

GiaVTTBHD, MaSoHD )

Tên quan hệ: CHI_TIET_HD

DL

Sốbyte

DL

Ràngbuộc

• Kích thước tối đa: 2000*80 = 160000 (Byte) = 160 (kB)

3.21 Quan hệ nhà cung cấp:

N_CUNG_CAP ( MaSoNCC, TenNCC, DiaChiNCC, SoDTNCC,

EmailNCC )

Tên quan hệ: N_CUNG_CAP

DL

Sốbyte

DL

Ràngbuộc

1 BacTho Bậc thợ NV_PX

38 MaSoPhieuX Mã số phiếu xuất PHIEU_XUAT

75 ThoiGianTL Thời gian thanh lý HO_SO_TLHD

IV. THIẾT KẾ GIAO DIỆN

5.1 Các menu chính của giao diện:

Menu ‘Nhân viên’ gồm thành phần ‘Thông tin’ và ‘Tìm kiếm’ nhân viên.

3/ Menu khách hàng:

Menu ‘Khách hàng’ gồm thành phần ‘Thông tin’ về khách hàng và ‘Tìm kiếm’ 1tài khoản cho khách hàng

4/ Menu nhà cung cấp:

Menu ‘Nhà cung cấp’ gồm thành phần ‘Tìm kiếm’ và ‘Thông tin’

5/ Menu ‘Giấy tờ’:

Menu ‘Giấy tờ’ gồm thành phần là ‘Hợp đồng’, ‘Hóa đơn’, ‘Phiếu chi’,

‘Phiếu nhập’, ‘Phiếu xuất’, ‘Bản vẽ’, ‘Phiếu bảo hành’, ‘Báo giá’, Hồ sơ thanh lýhợp đồng’

6/ Menu ‘Giúp đỡ’:

Menu ‘Giúp đỡ’ gồm 2 thành phần là ‘Hướng dẫn’ để hướng dẫn ngườidùng cách sử dụng chương trình, ‘Tìm kiếm’ để người dùng tìm những thông tincủa nhân viên , khách hàng ,v.v

Ràng buộc

quan

Giá trị DefaultTên đăng

đăng nhập

Combobox

vào hệ thống

2/ Form Phòng ban:

Giá trị DefaultTên

3/ Form Phân xưởng:

Giá trịDefault

4/ Form Nhân viên:

- Nhân viên sản xuất:

liên quan

Giá trị Default

dạng số

Nhập từ keyboardĐiện

thoại

keyboardQuê

quán

keyboard

keyboardNgày

sinh

DataGrid

View

Nhập dạng số

dạng số

Nhập từ keyboard

Sua( )

thông tin nhân viên

Giá trị DefaultTên nhân

dạng số

Nhập từ keyboardĐiện

sinh

Combob

ox

Nhập dạng số

Lương Textbox Nhập

dạng số

Nhập từ keyboard

Sua( )

thông tin nhân viên

liên quan

Giá trị Default

tin nhân viên