xây dựng hệ thống thông tin lập đơn đặt hàng tại công ty đầu tư và thương mại thế hệ tương lai

 Nội dung bài toán lập đơn đặt hàngChương III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin lập đơn đặt hàng tại công ty Đầu tư và Thương mại Thế hệ tương lai Chương này trình bày những kết

LỜI CẢM ƠN

Sau một thời gian dài học tập, nghiên cứu tại mái trường Đại học Kinh

tế quốc dân, em đã được các thầy giáo, cô giáo trang bị cho những kiến thứclàm hành trang bước vào cuộc sống mới sau khi tốt nghiệp Để có được nhưngày hôm nay, ngoài việc nỗ lực, cố gắng của bản thân, em còn được các thầygiáo, cô giáo của trường dạy dỗ, dìu dắt, hướng dẫn tận tình Em sẽ luôn ghinhớ công ơn của các thầy cô

Sau 15 tuần thực tập tại công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Sao Việt,một công ty chuyên về phần mềm, dưới sự hướng dẫn và chỉ bảo nhiệt tìnhcủa thầy giáo Hàn Viết Thuận, trưởng khoa tin học kinh tế cùng các anh chịtrong công ty Sao Việt, đặc biệt là anh Trần Văn Tại, em đã hoàn thànhchuyên đề thực tập tốt nghiệp này

Bên cạnh những kết quả đạt được, chuyên đề của em còn rất nhiềuthiếu sót Sự góp ý, phê bình của thầy cô sẽ là những ý kiến quý báu giúp emhoàn thiện hơn những kiến thức đã có, tích luỹ kinh nghiệm cho nghề nghiệpsau này

Em xin trân trọng cảm ơn thầy giáo PGS.TS Hàn Viết Thuận, trưởngkhoa tin học kinh tế, người đã trực tiếp hướng dẫn tận tình giúp em hoànthành chuyên đề thực tập này Em xin trân trọng cảm ơn toàn thể thầy cô giáokhoa Tin học Kinh tế đã dạy dỗ, trang bị cho em những kiến thức cần thiếtcho nghề nghiệp sau này Em xin trân trọng cảm ơn anh Trần Văn Tại, giámđốc công ty Sao Việt cùng các anh chị trong công ty đã tạo điều kiện thuận lợicho em trong suốt thời gian thực tập, cung cấp cho em các tài liệu để bổ sungkiến thức

Hà Nội, tháng 05 năm 2005Sinh viên: Phạm Như Quỳnh

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI MỞ ĐẦU

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY KHẢO SÁT ĐỀ TÀI VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI THẾ HỆ TƯƠNG LAI

1 Các thông tin pháp nhân của công ty

2 Chức năng của công ty

3 Sơ đồ tổ chức của công ty FG

4 Tình trạng áp dụng tin học trong công ty FG

II GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1 Tên đề tài

2 Lý do lựa chọn đề tài

3 Mục tiêu của đề tài

CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

I THÔNG TIN – HỆ THỐNG THÔNG TIN

1 Thông tin

2 Hệ thống thông tin

3 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức

4 Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin

II PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin

Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B

2 Các công đoạn phát triển một hệ thống thông tin

III PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1 Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống

2 Các phương pháp thu thập thông tin

3 Các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý

IV THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

1 Giai đoạn phân tích hệ thống

2 Phân tích chi tiết hệ thống thông tin

3 Giai đoạn thiết kế chi tiết hệ thống

V NỘI DUNG BÀI TOÁN LẬP ĐƠN ĐẶT HÀNG

1 Quy trình hoạt động của hệ thống bán hàng theo đơn đặt hàng

2 Giải pháp phần mềm

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HTTT LẬP ĐƠN ĐẶT HÀNG TẠI CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI THẾ HỆ TƯƠNG LAI

I KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG

II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

1 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của hệ thống

2 Mô hình chức năng nghiệp vụ của hệ thống

3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống

III THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH

1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

2 Thiết kế giải thuật

3 Thiết kế giao diện xử lý

4 Kết quả thử nghiệm chương trình

5 Một số màn hình giao diện chính

KẾT LUẬN

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHẦN PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực của đời sống xã hội trở thành vấn đề cấp thiết Trong lĩnh vực quản lý, các nhà quản

lý luôn coi công nghệ thông tin là công cụ để nâng cao hiệu quả của hoạt

Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B

động sản xuất kinh doanh của tổ chức mình Đứng trước những thách thức,những cạnh tranh gay gắt, các nhà quản lý phải biết khai thác một cách triệt

để những ưu thế của việc ứng dụng tin học trong quản lý, nếu không sẽ khóvượt qua thách thức và không thể tồn tại trong môi trường cạnh tranh khốcliệt này

Trong xu thế tất yếu đó, việc ứng dụng tin học trong hoạt động muahàng và bán hàng tại các công ty thương mại, có chức năng làm trung gianphân phối hàng hoá là rất cần thiết, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của hệthống phân phối, giảm khối lượng công việc cho các nhân viên xử lý thôngtin, đáp ứng được những mong muốn và đòi hỏi khắt khe của khách hàng mộtcách nhanh chóng hiệu quả Với những lý do trên, trong đợt thực tập tốtnghiệp, được sự giới thiệu của anh Trần Văn Tại, giám đốc công ty TNHHĐầu tư và Phát triển Sao Việt, em đã khảo sát thực tế tại công ty Đầu tư vàThương mại Thế hệ tương lai Tại đây em đã khảo sát, nghiên cứu hoạt động

mua và bán hàng hoá của công ty và đã quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin lập đơn đặt hàng tại công ty Đầu tư và Thương mại Thế hệ tương lai” để làm đề tài cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình.

Cấu trúc chuyên đề tốt nghiệp gồm 3 chương:

Chương I: Giới thiệu tổng quan về công ty khảo sát đề tài và đề tài nghiên cứu

Chương này trình bày tổng quan về công ty Đầu tư và Thương mại Thế

hệ tương lai cũng như sự cần thiết của đề tài nghiên cứu, mục tiêu và cácphương pháp được sử dụng để nghiên cứu đề tài

Chương II: Cơ sở lý luận về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin

Chương này trình bày các vấn đề về phương pháp luận cơ bản làm cơ

sở trong việc nghiên cứu đề tài Các vấn đề được trình bày trong chương IIgồm:

 Thông tin – hệ thống thông tin

 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý

 Phân tích hệ thống thông tin quản lý

 Thiết kế hệ thống thông tin quản lý

 Nội dung bài toán lập đơn đặt hàng

Chương III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin lập đơn đặt hàng tại công ty Đầu tư và Thương mại Thế hệ tương lai

Chương này trình bày những kết quả quan trọng nhất của việc nghiêncứu đề tài:

số màn hình giao diện tiêu biểu

Cuối chuyên đề tốt nghiệp này có phần kết luận Phần này tóm tắt cáckết quả thu được và đưa ra một số phương hướng hoàn thiện đề tài

Ngoài ra, chuyên đề còn có phần danh mục tài liệu tham khảo liệt kêcác tài liệu đã sử dụng và phần phụ lục trình bày mã nguồn của chương trìnhmáy tính

Tuy em đã rất cố gắng trong việc hoàn thiện đề tài nhưng đây là côngtrình đầu tiên sau thời gian học tập tại trường đại học Kinh tế quốc dân nênkhông tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong được những ý kiến đóng gópcủa các thầy giáo, cô giáo cũng như những người quan tâm để đề tài này hoànthiện hơn

Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY KHẢO SÁT ĐỀTÀI VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI THẾ HỆ TƯƠNG LAI

1 Các thông tin pháp nhân của công ty

Tên công ty: Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Thế hệ tương lai.Tên tiếng anh: Future Generation Company

Địa chỉ: 175 Nguyễn Thái Học, Hà Nội

Điện thoại: 7 343 655

Website: sieuthifg.com.vn

2 Chức năng của công ty

Công ty FG (tên gọi tắt của công ty Đầu tư và Thương mại Thế hệtương lai) có chức năng chính bán hàng hoá Công ty vừa bán hàng theo đơnđặt hàng vừa chủ động cung cấp sách, báo , tạp chí các loại, đặc biệt là sáchđiện tử,tạp chí “Cẩm nang mua sắm” và các loại mỹ phẩm, dầu gội…

Ngoài ra công ty còn phát hành tạp chí “Cẩm nang mua sắm” vừa cómục đích tư vấn về tiêu dùng cho người tiêu dùng, giới thiệu các sản phẩmmới trên thị trường, vừa có mục đích giới thiệu với khách hàng những sảnphẩm công ty có thể cung cấp Khách hàng có thể lựa chọn những sản phẩmmuốn mua trên tạp chí và đặt hàng trực tiếp với công ty

Mục tiêu của công ty là giúp khách hàng thoả mãn tối đa hành vi tiêudùng của họ Thông qua tạp chí “Cẩm nang mua sắm”, công ty cung cấp chongười tiêu dùng rất nhiều mẫu mã, kiểu dáng và phẩm cấp của các mặt hàngtiêu dùng phổ biến, tăng khả năng lựa chọn cho họ, giúp họ thoả mãn tối đakhi chọn mua một sản phẩm Cùng với việc tư vấn tiêu dùng, công ty thựchiện chức năng bán hàng hóa khi khách hàng có nhu cầu và đảm bảo hàng hoá

đến tay khách hàng một cách nhanh nhất với giá cả, chất lượng và thời gianhợp lý.

3 Sơ đồ tổ chức của công ty FG

Công ty FG có hai hoạt động chính là phát hành tạp chí “Cẩm nangmua sắm” và bán hàng hoá Tạp chí “Cẩm nang mua sắm” không chỉ đóng vaitrò cung cấp thông tin thuần tuý của một tờ báo mà nó còn là một hình thứctiếp thị bán hàng của công ty, thúc đẩy hoạt động bán hàng phát triển Tuynhiên, cơ cấu tổ chức và hoạt động của hai lĩnh vực này trong công ty lại kháđộc lập với nhau Vì vậy dưới đây em chỉ trình bày cơ cấu tổ chức và quytrình hoạt động của hệ thống bán hàng trong công ty

Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B

Phó giám đốc Giám đốc

Phòng mua hàng và cung ứng

Phòng hành

chính

Phòng kinh doanh

Phòng kế toán

Bộ phận mua hàng giao hàng Bộ phận

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY FG

Bộ phận kho

STT Phũng ban, chức

1 Giỏm đốc * Điều hành chung, quy định cỏc chức năng,

nhiệm vụ của từng phũng ban, chức danh trong cụng ty, quy định cỏc chế độ về thưởng phạt, tiền lương, chế độ nghỉ phộp…

* Thiết lập, xõy dựng và tổ chức thực hiện cỏc chiến lược về kinh doanh và nhõn sự

2 Phú giỏm đốc * Thực hiện giỏm sỏt việc thi hành cỏc chớnh sỏch

chung trong cụng ty về nhõn sự, tài chớnh, thị trường

* Trợ lý giỏm đốc về việc thiết lập và xõy dựng cỏc quy định, chế độ, chớnh sỏch chung

* Trực tiếp tổ chức thực hiện, điều hành cỏc chiến lược kinh doanh do giỏm đốc đề ra

* Điều hành chung, kiểm tra, giỏm sỏt và chịu trỏch nhiệm về hoạt động mua và bỏn hàng hoỏ của cụng ty

6 Phũng kế toỏn * Phụ trách các công việc về hạch toán kinh doanh,

các báo cáo nộp các cơ quan chức năng và các báo cáo quản trị

4 Tình trạng áp dụng tin học trong công ty FG

Trong công ty chỉ có phòng kế toán đợc trang bị mỗi nhân viên mộtmáy tính và bộ phận này sử dụng phần mềm kế toán Sao Việt Acounting Hai

phòng ban đảm nhận chính hoạt động bán hàng của công ty là Phòng kinhdoanh và Phòng mua hàng và cung ứng cha trang bị đợc cho mỗi nhân viênmột máy tính Công việc quản lý hàng hóa, quản lý nguồn hàng và quản lý

đơn đặt hàng đều đợc thực hiện bằng Excel, cha có phần mềm chuyên dụng.Hiện này công ty đang đặt mua phần mềm quản lý bán hàng của công ty SaoViệt để hệ thống bán hàng hoạt động hiệu quả hơn và giảm bớt khối lợng côngviệc cho các nhân viên, đặc biệt là các nhân viên trực tiếp tham gia vào hoạt

động bán hàng Hiện tại FG có 01 cán bộ chuyên trách về công nghệ thôngtin và các cán bộ, nhân viên có trình độ tin học cao

II GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIấN CỨU

1 Tờn đề tài

Xõy dựng hệ thống thụng tin lập đơn đặt hàng tại cụng ty Đầu tư và Thương mại Thế hệ tương lai.

2 Lý do lựa chọn đề tài

Lưu thụng hàng hoỏ cú vai trũ rất quan trọng trong sự phỏt triển kinh tế

xó hội Nú là cầu nối giữa sản xuất và tiờu dựng Hệ thống lưu thụng, phõnphối hàng hoỏ phỏt triển sẽ thỳc đẩy sản xuất và tiờu dựng, từ đú thỳc đẩy sựphỏt triển kinh tế – xó hội Cựng với sự phỏt triển của sản xuất hàng hoỏ, cỏccụng ty thương mại ra đời ngày càng nhiều và cú vai trũ ngày càng lớn Đồngthời khú khăn, thỏch thức đặt ra đối với cỏc cụng ty này cũng tăng lờn bởi thịtrường sản phẩm rộng lớn; phong phỳ, đa dạng về chủng loại, chất lượng,mẫu mó…, số lượng cỏc nhà cung cấp ngày càng nhiều Như vậy, cụng việcmua và bỏn hàng hoỏ đũi hỏi cỏc cụng ty phải quản lý được khối lượng lớnthụng tin về sản phẩm, nguồn cung cấp sản phẩm và yờu cầu của khỏch hàng

Vỡ thế việc ứng dụng mỏy tớnh vào quản lý và xử lý thụng tin trong cỏc cụng

ty thương mại là hết sức cần thiết, giỳp giảm nhẹ khối lượng cụng việc chocỏc nhõn viờn xử lý thụng tin và nõng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống

Qua quỏ trỡnh thực tập và tỡm hiểu thực tế, em nhận thấy đề tài xõydựng hệ thống lập đơn đặt hàng là hết sức cần thiết Để cú được phương ỏnđặt hàng tốt nhất đũi hỏi hệ thống lập đơn đặt hàng phải quản lý tốt về nguồn

Sinh viờn: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B

cung cấp sản phẩm và yêu cầu của khách hàng, trên cơ sở tổng hợp yêu cầucủa khách hàng sẽ tiến hành lựa chọn nhà cung cấp thích hợp, tiến hành đặtmua sản phẩm để đáp ứng tối đa yêu cầu khách hàng về giá cả, chất lượng vàthời gian giao hàng Vì vậy, với những kiến thức đã được học và nghiên cứu

tiếp thu em quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin lập đơn đặt hàng tại công ty Đầu tư và Thương mại Thế hệ tương lai” Chương trình

này được thực hiện với sự hướng dẫn của thầy giáo – PGS.TS Hàn ViếtThuận và sự giúp đỡ của các cán bộ công ty Sao Việt, nơi em thực tập tốtnghiệp

3 Mục tiêu của đề tài

Mục tiêu của chương trình là đưa ra được phương án đặt hàng đảm bảotôn trọng tối đa các thoả thuận đã thực hiện với khách hàng, đặc biệt là thờigian giao hàng và giúp công ty lựa chọn được nguồn cung cấp sản phẩm thíchhợp nhất

Cụ thể, chương trình phải thực hiện được các công việc chính sau:

 Quản lý được nguồn cung cấp sản phẩm để có thể lựa chọn đượcnhà cung cấp tốt nhất

 Lên được số lượng hàng cần mua để đáp ứng yêu cầu các đơn hàng

 Đưa ra báo cáo về tình trạng của các đơn đặt hàng gồm có: đơnhàng chờ đặt hàng, đơn hàng chưa giao hàng, đơn hàng chưa giao

đủ về số lượng, đơn hàng đã giao đủ về số lượng và đơn hàng cóvấn đề

 Quản lý hàng tồn kho về số lượng, giá trị và mục đích sử dụng

CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ

HỆ THỐNG THÔNG TIN

I THÔNG TIN – HỆ THỐNG THÔNG TIN

1 Thông tin

1.1 Khái niệm

Thông tin: được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay

tin nhận được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào

đó, là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng

Thông tin tồn tại dưới hình thức:

- Bằng ngôn ngữ

- Hình ảnh

- Mã hiệu hay xung điện

Thông tin là một yếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn vàphát ra quyết định để điều khiển một hệ thống thông tin nào đó Hệ thống này

có thể là trong tự nhiên, xã hội hay tư duy Quá trình thu thập thông tin truyền tin - nhận tin - xử lý tin - lựa chọn quyết định - rồi lại tiếp tục nhậntin là một chu trình vận động liên tục khép kín trong một hệ thống nhấtđịnh

-1.2 Các tính chất của thông tin

- Tính tương đối của thông tin

- Tính định hướng của thông tin

- Tính thời điểm của thông tin

- Tính cục bộ của thông tin

Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B

1.3 Thông tin trong quản lý

Khái niệm: Quản lý được hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông

tin thành hành động, một việc tương đương với quá trình ra quyết định

Trong một mô hình quản lý được phân thành hai cấp: chủ thể quản lý

và đối tượng quản lý, mối quan hệ giữa chúng và dòng thông tin lưu chuyểnđược mô tả trong mô hình sau:

- Thông tin vào: thông tin từ môi trường

- Thông tin ra: thông tin ra môi trường

- Thông tin quản lý: thông tin quyết định

- Thông tin phản hồi: thông tin tác nghiệp

Thông tin từ môi trường

Hệ thống quản lý

Đối tượng quản lý

Thông tin ra môi trường

Thông tin quyết định Thông tin tác nghiệp

Mô hình thông tin trong quản lý

2 Hệ thống thông tin

2.1 Định nghĩa

Tuỳ thuộc vào từng quan điểm khác nhau mà có các định nghĩa hệthống thông tin khác nhau Trên thực tế tồn tại một số định nghĩa về hệ thốngthông tin như sau:

Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần

cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý vàphân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc gọi là môi trường [1]

Hệ thống thông tin được xác định như tập hợp các thành phần được tổ

chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin trợ giúp việc

ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức [8]

Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng các nguyên liệu tin học (máy

tính và các thiết bị trợ giúp), các chương trình phần mềm (các chương trìnhtin học và các thủ tục) và con người (người sử dụng và các nhà tin học) đểthực hiện các hoạt động thu thập, cập nhật, lưu trữ, xử lý, biến đổi dữ liệuthành các sản phẩm thông tin [9]

Nói tóm lại, mỗi định nghĩa có một cách diễn đạt khác nhau nhưng đều

có ý chung đó là: Hệ thống thông tin là một hệ thống nhằm mục đích thu

thập, lưu trữ, xử lý và truyền thông tin

Hệ thống thông tin bao gồm: đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin

được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc đựơc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage).

Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B

Như hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộphận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu, bộ phận đưa dữ liệu ra.

2.2 Thông tin và xử lý thông tin trong tổ chức

Nhiệm vụ của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là xử lý các thôngtin kinh doanh, tức là thông tin dùng cho mục đích kinh doanh trong doanhnghiệp

Xử lý thông tin là tập hợp những thao tác áp dụng lên các thông tinnhằm chuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng được: làm cho chúng trởthành hiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạt được, hoặc có dạng đồ hoạ,

Hệ thống thông tin bao gồm 2 thành phần cơ bản:

- Các dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu trữ và duy trì nhằm phản

ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp

- Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin.

Theo quan điểm hệ thống thì hệ thống quản lý trong một tổ chức kinhdoanh bao gồm các hệ sau:

- Hệ quyết định

Xử lý và lưư trữ

Phân phát Thu thập

Kho dữ liệu

Đích Nguồn

Mô hình hệ thống thông tin

- Hệ thông tin

- Hệ tác nghiệp

3 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức

3.1 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing

System)

Hệ thống xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổchức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vayhoặc với nhân viên của tổ chức

- Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Infomation

Hệ quyết định

Hệ thông tin

MÔI TRƯỜNG

Thông tin ra Thông tin vào

Hệ tác nghiệp

Các phân hệ của hệ thống kinh doanh trong tổ chức

hoạch chiến lược Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởicác hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức.

- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)

Hệ thống này được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạtđộng ra quyết định Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là mộtquy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánhgiá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án Về nguyên tắc, một

hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người raquyết định xác định rõ tình hình để một quyết định cần phải ra

- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)

Đây là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệnhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức củamột chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Cùng với các cơ sở dữ liệu và các bộluật suy diễn mà dựa vào đó người ta có thể đưa ra các quyết định về một vấn

đề cụ thể

- Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA

(Infomation System for Competitive Advantage)

Hệ thống này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược Nó được thiết

kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức như các kháchhàng, nhà cung cấp, giúp cho tổ chức đạt được kết quả trong cuộc cạnh tranhkhốc liệt của thị trường

3.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp

Các thông tin trong một tổ chức được chia theo cấp quản lý và trongmỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ Cóthể xem bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sảnxuất để hiểu cách phân chia này

chiÕn lîc

Tµi chÝnh chiÕn lîc

Nh©n lùc chiÕn lîc

Kinh doanh

vµ s¶n xuÊt chiÕn lîc

HÖ thèng th«ng tin v¨n phßng

Marketing

chiÕn thuËt

Tµi chÝnh chiÕn thuËt

Nh©n lùc chiÕn thËt

Kinh doanh

vµ s¶n xuÊt chiÕn thuËt Marketing

t¸c nghiÖp

Tµi chÝnh t¸c nghiÖp

Nh©n lùc t¸c nghiÖp

Kinh doanh

vµ s¶n xuÊt t¸c nghiÖp

3.3 Ba mô hình của hệ thống thông tin

- Mô hình logic

Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thựchiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý vànhững thông tin mà hệ thống sản sinh ra Nó không quan tâm tới phương tiệnđược sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý Môhình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch

vụ mô tả thuộc mô hình lôgíc này

Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B

Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định

Ba mô hình của một hệ thống thông tin

- Mô hình vật lý ngoài

Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệthống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thứccủa đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch

vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tụcthủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại mànhình hoặc bàn phím được sử dụng Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời giancủa hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệukhác nhau xảy ra

- Mô hình vật lý trong

Liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên khôngphải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật Chẳng hạn

đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện

hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lýcủa dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thểhiện

4 Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin

4.1 Phương pháp tổng hợp

Phương pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phậnnhưng phải đảm bảo lô gic toán học trong hệ thống để sau này có thể xâydựng được các mảng cơ bản trên từng nhiệm vụ đó

Ưu điểm: Phương pháp này cho phép đưa dần hệ thống vào làm việc

theo từng giai đoạn và nhanh chóng thu được kết quả

Nhược điểm: Các thông tin dễ bị trùng lặp dẫn đến các thao tác không

cần thiết

4.2 Phương pháp phân tích

Phương pháp này có nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng bảo đảm hệthống hoàn chỉnh sau đó xây dựng các chương trình làm việc và thiết lập cácmảng làm việc cho chương trình đó

Ưu điểm: Phương pháp này cho phép tránh được việc thiết lập các

II PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin làcung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Pháttriển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại,thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tích một hệthống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được

Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B

chẩn đoán và tình hình thực tế Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận củamột hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng môhình lô gíc và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Việc thực hiện hệ thốngthông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới vàchuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học Cài đặt một hệ thống là tích hợp

nó vào hoạt động của tổ chức

Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gìbắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển một hệ thống thông tin? Nhưchúng ta đã biết, sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, những vấn đề vềquản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩymột yêu cầu phát triển hệ thống Nhưng cũng còn một số nguyên nhân khácnữa như yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và sự thay đối sách lượcchính trị

2 Các công đoạn phát triển một hệ thống thông tin

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phílớn Nó bao gồm các công đoạn sau:

1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

1.2 Làm rõ yêu cầu

1.3 Đánh giá khả thi thực thi

1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2 : Phân tích chi tiết

Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:

2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại

2.4 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giả pháp

2.5 Đánh giá lại tính khả thi

2.6 Thay đổi đề xuất của dự án

2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn 3 : Thiết kế lô gíc

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgíc của một hệthống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạtđược những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình lôgíc sẽphải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y Thiết kế lô gíc bao gồmnhững công đoạn sau:

3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.2 Thiết kế xử lý

3.3 Thiết kế các nguồn dữ liệu vào

3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức lô gíc

3.5 Hợp thức hoá mô hình lô gíc

Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp:4.1 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp

4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp

4.4 Chuẩn bị và trình bày các báo cáo của giai đoạn đề xuất cácphương án của giải pháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B

Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:

5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra)

5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công

5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tinhọc hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những người chịutrách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướngdẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả hệ thống Các hoạt độngchính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống như sau:

6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

6.2 Thiết kế vật lý trong

6.3 Lập trình

6.4 Thử nghiệm hệ thống

6.5 Chuẩn bị tài liệu

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Giai đoạn này bao gồm các công đoạn:

7.1 Lập kế hoạch cài đặt

7.2 Chuyển đổi

7.3 Khai thác và bảo trì

7.4 Đánh giá

III PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1 Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống

Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống là đưa ra được chuẩn đoán

về hệ thống đang tồn tại - nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũngnhư các nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt đượccủa hệ thống mới và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho phép đạt đượcmục tiêu trên

Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B

Mô tả về HT hiện tại và HT mới

Hồ sơ dự án

1.0 Xác định

các yêu cầu hệ thống

2.0Cấu trúc hoá các yêu cầu

3.0Tìm và lựa chọn các giải pháp

Các yêu cầu hệ thống

2 Các phương pháp thu thập thông tin

2.1 Phỏng vấn

Phỏng vấn là phương pháp đối thoại trực tiếp hoặc gián tiếp giữa ngườiphỏng vấn và người được phỏng vấn Nó cho phép thu được những xử lý theocách khác với mô tả trong tài liệu

2.2 Nghiên cứu tài liệu

Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức.Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức

2.3 Sử dụng phiếu điều tra

Phiếu điều tra được dùng trong các trường hợp khi cần phải lấy thôngtin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng Có thểđiều tra trực tiếp từ các đối tượng thông qua các phiếu điều tra hoặc có thểđiều tra theo mẫu sau đó suy rộng ra tổng thể cần điều tra

2.4 Quan sát

Đây là phương pháp mà người thu thập thông tin quan sát trực tiếp đểthu được những thông tin theo yêu cầu

3 Các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý

3.1 Nghiên cứu và đặt vấn đề xây dựng hệ thống (chiếm 10% khối lượng

công việc)

Việc khảo sát hệ thống chia ra làm 2 giai đoạn :

- Khảo sát sơ bộ nhằm xác định tính khả thi của đề án Cụ thể là: Phảixác định được những gì cần phải làm, nhóm người sử dụng hệ thống trongtương lai

- Khảo sát chi tiết nhằm xác định chính xác những gì sẽ được thực hiện

và khẳng định những lợi ích kèm theo

3.2 Phân tích hệ thống (chiếm 25% khối lượng công việc)

Tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại bằng cách sử dụng cáccông cụ như:

- Sơ đồ chức năng nghiệp vụ ( Busines Function Diagram: BFD )

Sơ đồ chức năng nghiệp vụ xác định các chức năng nghiệp vụ cần phảiđược tiến hành để xây dựng hệ thống Mục đích của BFD nhằm:

* Xác định phạm vi hệ thống cần phân tích

* Giúp tăng cường cách tiếp cận lô gíc tới việc phân tích hệ thống

* Chỉ ra miền khảo cứu của hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức

- Sơ đồ luồng dữ liệu ( Data Flow Diagram: DFD )

Sơ đồ này giúp ta xem xét một cách chi tiết về các thông tin cần choviệc thực hiện các chức năng đã được nêu trên

- Mô hình quan hệ

Mô hình quan hệ là danh sách tất cả các thuộc tính thích hợp cho từngthực thể của mỗi mô hình dữ liệu

- Mô hình thực thể quan hệ

Mô hình thực thể quan hệ là mô hình xác định các đơn vị thông tin cơ

sở có ích cho hệ thống (các thực thể), và xác định rõ mối quan hệ bên tronghoặc tham trỏ chéo nhau giữa chúng

3.3 Thiết kế xây dựng hệ thống mới (chiếm 50% khối lượng công việc)

- Xác định rõ vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới.

Thiết kế chi tiết:

- Thiết kế các khâu xử lý thủ công trước khi đưa vào xử lý bằng máytính

- Xác định và phân phối thông tin đầu ra

- Thiết kế phương thức thu thập, xử lý thông tin cho máy tính

3.4 Cài đặt hệ thống mới (chiếm 15% khối lượng công việc)

- Thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu, các giao diện dành cho người sửdụng

- Vận hành, chạy thử và bảo trì hệ thống

- Hướng dẫn, đào tạo người sử dụng trong hệ thống mới

IV THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

1 Giai đoạn phân tích hệ thống

Trong giai đoạn nay chúng ta sẽ sử dụng các công cụ đã được trình bàytóm tắt ở mục 3.2 của phần III, chương II Trong giai đoạn phân tích hệ thống

ta sẽ xem xét chi tiết từng công cụ được sử dụng

1.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD)

Mục đích của BFD: Tăng cường cách tiếp cận lô gíc tới việc phân tích

hệ thống và chỉ ra miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chứcgiúp xác định phạm vi hệ thống cần phân tích

Một BFD đầy đủ gồm:

- Tên chức năng

- Mô tả có tính chất tường thuật

- Đầu vào của chức năng

- Đầu ra của chức năng

- Các sự kiện gây ra sự thay đổi.

Sơ đồ BFD chỉ cho ta biết cần phải làm gì chứ không chỉ ra là phải làmthế nào, ở đây chúng ta không cần phân biệt chức năng hành chính với chứcnăng quản lý Tất cả các chức năng đó đều quan trọng và cần được xử lýgiống nhau như một phần của cùng một cấu trúc

1.2 Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD)

Mục đích của DFD là trợ giúp cho 4 hoạt động chính của nhà phân tích

- Liên lạc: DFD mang tính đơn giản, dễ hiểu đối với người phân tích

và người dùng

- Tài liệu: đặc tả yêu cầu hình thức và yêu cầu thiết kế hệ thống lànhân tố đơn giản việc tạo và chấp nhận tài liệu

- Phân tích DFD: để xác định yêu cầu của người sử dụng

- Thiết kế: phục vụ cho việc lập kế hoạch và minh họa các phương áncho nhà phân tích và người dùng xem xét khi thiết kế hệ thống mới

Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B

Tên tiến trình xử lý

Ký hiệu tiến trình xử lý

Tiếp nhận đơn hàng

biến đổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại, bổ sung tạothông tin mới

Ví dụ:

Tên của tiến trình trong DFD phải trùng với tên của chức năng trongBFD tương ứng vì giữa hai mô hình này có mối quan hệ mật thiết với nhau,chúng kiểm tra và bổ sung lẫn nhau

- Dòng dữ liệu: là nơi chuyển thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến

trình Nó được chỉ ra trên sơ đồ bằng một đường kẻ có mũi tên ở ít nhất mộtđầu Mũi tên chỉ ra hướng của dòng thông tin

- Kho dữ liệu: Kho dữ liệu được ký hiệu: Bên trong là tên khoKho dữ liệu trong sơ đồ DFD là nơi lưu trữ thông tin trong 1 khoảngthời gian nào đó Từ một kho dữ liệu có thể có những dòng dữ liệu đi ra, tanói rằng đó là dòng dữ liệu thâm nhập; hoặc đi vào, đó là dòng dữ liệu cậpnhật kho dữ liệu

Ví dụ:

Ký hiệu tác nhân của HTTT

Tên người/ bộ phận phát/ nhận tin

1.3 Mô hình dữ liệu

Phân tích dữ liệu là một phương pháp xác định các đơn vị thông tin cơ

sở có ích cho hệ thống (các thực thể), và xác định rõ mối quan hệ bên tronghoặc tham trỏ chéo nhau giữa chúng Điều này có ý nghĩa là mọi phần dữ liệu

sẽ chỉ được lưu trữ một lần trong toàn bộ hệ thống của tổ chức và có thể truycập từ bất kỳ chương trình nào bởi nhiều người sử dụng khác nhau

Mục đích của việc xây dựng mô hình dữ liệu :

- Kiểm tra chặt chẽ các yêu cầu của người dùng

- Cung cấp cái nhìn lô gic về thông tin cần cho hệ thống

Các thành phần của mô hình dữ liệu bao gồm :

- Thực thể: được hiểu là tập hợp các đối tượng cùng loại dưới góc độ

quan tâm của nhà quản lý

Có hai loại thực thể:

+ Thực thể tài nguyên: chỉ mô tả mà không giao dịch

VD: DmHang ( Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia )

+ Bảng giao dịch (Nhóm thực thể giao dịch): Thể hiện các giao dịch

Ví dụ: HoaDonBanHang (SoHD, MaKH, DienGiai, NgayHD,NguoiBan)

- Kiểu thực thể: là một nhóm tự nhiên một số thực thể lại, mô tả một

loại thông tin chứ không phải bản thân thông tin

- Thuộc tính: là đặc trưng của thực thể Thuộc tính liên quan đến các

kiểu thực thể, còn giá trị thuộc tính riêng biệt thì thuộc về riêng từng thực thể

Có 3 loại thuộc tính như:

+ Thuộc tính định danh (thuộc tính khoá): là một hay nhiều thuộc tínhcho phép xác định duy nhất một thực thể

Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B

+ Thuộc tính mô tả: hầu hết các thuộc tính trong một kiểu thực thể đều

là thuộc tính mô tả Mỗi thuộc tính chỉ xuất hiện trong một bảng

Ví dụ:

Với thực thể DmHang ( Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia ) thì:

* Thuộc tính Mahang là khoá

* Thuộc tính Tenhang, Dvtinh, Dongia là thuộc tính mô tả

+ Thuộc tính kết nối: là thuộc tính được dùng để chỉ ra mối quan hệgiữa một thực thể này với một thực thể khác

- Các kiểu liên kết:

 1@1 Liên kết Một – Một

Loại liên kết này phổ biến trong thực tế, một lần xuất của thực thể Aliên kết với một hay nhiều lần xuất của thực thể B, nhưng mỗi lần xuất của Bchỉ liên kết với một lần xuất của A

Ví dụ như quan hệ giữa khách hàng và hóa đơn bán hàng, một kháchhàng có thể có nhiều hóa đơn bán hàng, còn một hóa đơn bán hàng chỉ thuộc

về một khách hàng nào đó

 N@M Liên kết Nhiều – Nhiều

Mỗi lần xuất của A tương ứng với một hay nhiều lần xuất của B vàngược lại, nhiều mỗi lần xuất của B tương ứng với một hay nhiều lần xuất củaB

Các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu :

* Xác định các thuộc tính : Dựa trên 3 nguồn :

- - Tri thức của bản thân về công việc đang nghiên cứu

- - Những người sử dụng hệ thống hiện tại.

- - Xem xét các tài liệu sử dụng thường xuyên trong lĩnh vực nghiêncứu

* Xác định kiểu thực thể: Để có được kiểu thực thể người phân tíchphải chuẩn hoá nhằm mục đích :

- Tối thiểu việc lặp lại

- Tránh dư thừa thông tin

* Xác định các quan hệ: Thiết lập mối liên hệ tự nhiên giữa các thựcthể và liên kết này phải ở dạng quan hệ một - nhiều

Quá trình chuẩn hoá mô hình dữ liệu.

- Khái niệm chuẩn hoá: Chuẩn hoá là việc chuyển đổi tập hợp dữ

liệu được lưu trữ sang cấu trúc dữ liệu nhỏ hơn, đơn giản và ổn định hơn Cấutrúc dữ liệu được chuẩn hoá cũng thuận lợi hơn trong việc bảo quản

- Các qui tắc chuẩn hoá:

Chuẩn hoá mức 1 (1.NF):

Chuẩn hoá mức 1 quy định rằng, trong mỗi danh sách không được chứacác thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính đóthành các danh sách con, có ý nghĩa dưới góc độ quản lý

Chuẩn hoá mức 2 (2.NF):

Chuẩn hoá mức 2 quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tínhkhông phải khoá phải phụ thuộc hàm hoàn toàn vào toàn bộ khoá chứ khôngchỉ phụ thuộc vào một phần của khoá Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phảitách những những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành mộtdanh sách con mới

Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B

Chuẩn hoá mức 3 (3.NF):

Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không được phép

có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính này phụ thuộchàm vào thuộc tính kia thì phải tách chúng ta thành các thuộc tính khác nhau

có quan hệ với nhau

1.4 Mô hình quan hệ

Mô hình quan hệ là danh sách tất cả các thuộc tính thích hợp cho từngthực thể của mỗi mô hình dữ liệu

Mục đích xây dựng mô hình quan hệ: Nhằm kiểm tra, cải tiến, mở rộng

và tối ưu hoá mô hình dữ liệu đã xây dựng

Các bước xây dựng mô hình quan hệ:

- Xác định tất cả các thuộc tính cần dùng tới trong hệ thống định xâydựng

- Xác định kiểu thực thể để đặt từng thuộc tính nhằm giảm thiểu việcsao chép và tránh dư thừa

- Với các thuộc tính, kiểu thực thể và quan hệ đã biết có thể xây dựngmột sơ đồ trực giác mô hình quan hệ Khi đó ta có thể so sánh các mô hình vàtrích ra được từ việc so sánh đó một mô hình duy nhất có chứa đặc trưng tốtnhất của cả hai

2 Phân tích chi tiết hệ thống thông tin

Một hệ thống bao gồm nhiều phần tử khác nhau nhưng có mối quan hệchặt chẽ với nhau Việc thay đổi của phần tử này sẽ kéo theo sự thay đổi củacác phần tử khác dẫn tới sự thay đổi của cả hệ thống Chẳng hạn, đối với hệthống thông tin việc thay đổi về phần cứng kéo theo những thay đổi vềchương trình cũng như việc đưa vào những nguyên tắc quản lý mới, yêu cầuphải hiện đại hoá lại toàn bộ ứng dụng Chính vì lý do đó, khi tiến hành phântích thiết kế hệ thống, các nhà phân tích và thiết kế hệ thống thường đưa ra

phương thức tiếp cận hệ thống theo từng mức Đó cũng chính là nội dung củaphương pháp phân tích, thiết kế hệ thống MERISE Theo phương pháp này,việc tiếp cận hệ thống theo từng mức sẽ phân tích hệ thống ra 3 yếu tố:

- Xử lý (Treatment)

- Dữ liệu (Data).

- Truyền tin (Communication).

và 4 mức tiếp cận:

- Khái niệm (Conceptural): ở mức này, hoạt động của tổ chức sẽ

được mô tả theo một cấu trúc khái quát nhất, các chức năng của hệ thốngđược mô tả độc lập với các bộ phận (Ai?), vị trí (ở đâu?), cũng như thời điểm(bao giờ?)

Mức này tương đương với việc xác định mục đích nhằm trả lời câu hỏi:

Vì sao hệ thống đó tồn tại? Và nó là cái gì?

Đây là mức thể hiện tính ổn định của mô hình quan niệm và mục tiêuràng buộc của hệ thống

- Tổ chức (Organization): mức này thể hiện các mục tiêu đã được

khái niệm hoá ở mức khái niệm lên mức thực tế tổ chức, trong đó có tính đếnràng buộc về mặt tổ chức

Mức tổ chức nhằm trả lời cho câu hỏi: Ai? Bao giờ? ở đâu? Sau đó đưa

ra sự sắp xếp vị trí làm việc cho các đối tượng trong hệ thống, cố gắng tìm racách tổ chức tốt nhất

- Lô gíc (Logic): mức này đề cập tới những công cụ tin học mà người

sử dụng sẽ dùng trong xử lý như: Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu (FOXPRO,ACCESS, ORACLE, EXCEL, bảng tính điện tử )

- Vật lý (Physical): Đề cập tới các trang thiết bị tin học cụ thể được sử

dụng trong hệ thống

Việc phân tích và thiết kế hệ thống được tiến hành qua các bước sau:

Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B

- Nghiên cứu thực tế.

- Xây dựng các mô hình xử lý dữ liệu quan niệm, mô hình tổ chức xửlý

- Xây dựng mô hình dữ liệu lôgic

- Xây dựng mô hình vật lý dữ liệu và mô hình tác nghiệp vật lý

- Hợp thức hoá

3 Giai đoạn thiết kế chi tiết hệ thống

3.1 Xác định hệ thống máy tính

Mục đích của việc xác định hệ thống máy tính là xác định bộ phận nào

sẽ được xử lý bằng máy tính, bộ phận nào được xử lý thủ công

Công cụ được sử dụng để xác định hệ thống máy tính là sơ đồ DFD.Người ta chia các tiến trình lô gíc của DFD thành các tiến trình vật lý Một sốtiến trình vật lý có thể được đảm nhiệm bằng máy vi tính và một số khác dongười sử dụng đảm nhiệm

3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Khi triển khai một ứng dụng thì việc thiết kế tốt một cơ sở dữ liệu ngay

từ ban đầu là điều rất quan trọng Làm thế nào để hệ thống không bị cứngnhắc mà có thể thay đổi một cách linh hoạt đồng thời có thể duy trì bảo dưỡngmột cách dễ dàng, ít tốn kém, tránh gây phiền hà cho người sử dụng Nếu giảiquyết tốt các yêu cầu trên thì thực sự ta đã có được một cơ sở dữ liệu hoànhảo

Bước 1 : Phân tích toàn bộ yêu cầu

Bước đầu tiên và khó khăn nhất là phân tích trọn vẹn những yêu cầutrong việc hình thành cơ sở dữ liệu cho một đơn vị Người thiết kế phải tìmhiểu kỹ việc xử lý dữ liệu của tổ chức như thế nào để có cái nhìn tổng quátsau đó mới bắt tay vào thiết kế cơ sở dữ liệu

Bước 2: Nhận diện các thực thể

Sau khi tìm hiểu tiến trình xử lý, nhà thiết kế phải nhận diện được thựcthể sẽ làm việc Mỗi thực thể được xem như một đối tượng xử lý rõ ràng,riêng biệt Những thực thể này được biểu diễn bởi những bảng trong cơ sở dữliệu

Bước 3: Nhận diện các mối tương quan giữa các thực thể

Ở bước này phải xác định xem giữa các thực thể có mối quan hệ vớinhau như thế nào? Giữa các thực thể có thể có mối quan hệ một - một, một -nhiều hoặc nhiều - nhiều

Bước 4: Xác định khoá chính

Trong mỗi bảng cần phải xác định một trường hay một thuộc tính màgiá trị của nó xác định một cách duy nhất đối với từng bản ghi làm khoáchính Ngoài ra có thể kết hợp các trường trong cùng một bảng với nhau làmkhoá chính

Bước 5: Nhận diện mục khoá ngoại lai

Khoá ngoại lai là một trường trong một bảng mà giá trị của nó trùngvới giá trị khoá chính trên bảng khác nhằm kết nối hai bảng có quan hệ vớinhau Đây là loại khoá mang tính kết nối chứ không phải khoá xác định tínhduy nhất của các bản ghi

Bước 6: Xác định các trường còn lại trong bảng dữ liệu

Sau khi khai báo các thực thể, khoá chính, khoá ngoại lai, ta phải xácđịnh được các trường còn lại trong bảng Chú ý cần đặt tên sao cho thuận tiệnkhi xử lý Cần phải chuẩn hoá các bảng dữ liệu để tránh trùng lặp, giữ cho dữliệu có liên hệ chặt chẽ mà không bị mất thông tin

Bước 7: Xây dựng sơ đồ dữ liệu

Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B

Công việc của giai đoạn này là vẽ ra những gì đã khai báo để có thể cócái nhìn tổng quát cũng như dễ dàng tìm ra các sai sót để sửa.

Bước 8: Khai báo phạm vi môi trường

Đây là bước cuối cùng của quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu, trong bướcnày ta xác định kiểu dữ liệu thích hợp cho mỗi trường và độ rộng của mỗitrường

3.3 Thiết kế giao diện người - máy

Thiết kế giao diện người - máy nhằm tạo ra giao diện thân thiện trongquá trình người sử dụng giao tiếp với máy, tạo điều kiện thuận lợi cho quátrình tiếp xúc đạt hiệu quả cao nhất

Các chỉ tiêu quan trọng khi đánh giá một giao diện người - máy:

- Dễ sử dụng và dễ học ngay cả với người ít kinh nghiệm

- Tốc độ thao tác nhanh

- Kiểm soát: người sử dụng thực hiện hoặc kiểm soát đàm thoại

- Dễ phát triển

Các tính chất cần thoả mãn khi thiết kế giao diện:

- Phù hợp nhiệm vụ được giao

- Phù hợp với người sử dụng

Một số kiểu giao diện cơ bản:

- Hỏi và đáp: kiểu này rất phù hợp với người ít kinh nghiệm

- Ngôn ngữ lệnh: là phạm trù rộng và phức tạp, bao gồm từ câu lệnhđơn giản đến ngôn ngữ điều khiển phức tạp Theo kiểu giao diện này thì sựtinh vi và tính mềm dẻo bị giới hạn bởi ngữ pháp của ngôn ngữ, tuy vậy nó lạiphù hợp đối với người sử dụng là chuyên gia

- Điền mẫu: là một dạng đối thoại được dùng phổ biến nhất đối với

dữ liệu và nó cũng được sử dụng trong việc khôi phục dữ liệu Mẫu được thể

hiện trên màn hình như bản báo cáo mẫu Trên màn hình có tên mẫu chú thíchcho các trường hợp và các thông báo hướng dẫn sử dụng Kiểu giao diện nàyphù hợp với tất cả người sử dụng.

Tóm lại, trong giai đoạn thiết kế này, nhà phân tích có thể sử dụng cáccông cụ theo cách đánh giá của mình để giải quyết vấn đề mà hệ thống đặt rasao cho có hiệu quả nhất, phù hợp với thực tiễn của tổ chức hiện tại

V NỘI DUNG BÀI TOÁN LẬP ĐƠN ĐẶT HÀNG

1 Quy trình hoạt động của hệ thống bán hàng theo đơn đặt hàng

Quy trình bán hàng theo đơn đặt hàng bắt đầu từ khi có yêu cầu muahàng của khách hàng Hoạt động bán hàng theo đơn đặt hàng bao gồm cáccông việc chính:

Mua hàng

Giao hàng

Khách hàng

Giao dịch

Giao dịch

Giao dịch

Giao dịch

Quản

lý kho

Nghiệp vụ xử lý đơn đặt hàng:

- Tiếp nhận đơn đặt hàng khi có yêu cầu đặt hàng

- Thống kê số lượng hàng đặt đối với các đơn hàng chờ đặt hàng vàgửi yêu cầu đặt hàng tới bộ phận mua hàng

- Điền số hiệu đơn đặt hàng của công ty vào các đơn đặt hàng củakhách hàng mà đơn đặt hàng đó của công ty đáp ứng khi công ty tiến hành đặthàng với nhà cung cấp

- Khi tiến hành nhập hàng mua về, căn cứ vào đơn đặt hàng của công

ty với nhà cung cấp và phiếu nhập mua điền thông tin về phiếu nhập mua vàocác đơn đặt hàng

- Thống kê các đơn đặt hàng đến thời hạn giao hàng và gửi cho bộphận giao hàng

- Tổng hợp báo cáo về tình trạng của các đơn đặt hàng gửi lãnh đạo

Nghiệp vụ mua hàng:

- Tổng hợp thông tin về nguồn hàng gửi lãnh đạo để có quyết địnhchọn nhà cung cấp khi bộ phận xử lý đơn đặt hàng có yêu cầu đặt hàng

- Tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp.

- Kiểm tra hàng về số lượng và chất lượng Nếu hàng không đủ sốlượng hoặc chất lượng thì:

+ Báo cáo kiểm tra hàng không chấp nhận (đối với những hàngkhông đảm bảo yêu cầu) được lập và chuyển tới bộ phận xử lý đơnđặt hàng

+ Thoả thuận với nhà cung cấp về việc trả lại hàng và đặt mua lại sốlượng còn thiếu

- Tổng hợp các báo cáo về hàng nhập mua

Nghiệp vụ quản lý kho:

- Thống kê số lượng hàng tồn kho theo từng mục đích sử dụng khi bộphận mua hàng có yêu cầu

- Khi bộ phận mua hàng có yêu cầu nhập kho sẽ căn cứ vào số đơnđặt hàng của công ty để đặt hàng vào kho và viết phiếu nhập kho thành 3 liên,

1 liên giao cho bộ phận mua hàng, 1 liên giao cho bộ phận xử lý đơn đặt hàng

và 1 liên lưu kho

- Khi bộ phận giao hàng có yêu cầu, bộ phận kho sẽ tìm hàng trongkho có số phiếu nhập mua trùng với số phiếu nhập mua ghi trên đơn đặt hàngcủa khách hàng và tiến hành thủ tục xuất hàng Hoá đơn bán hàng kiêm phiếuxuất kho được lập thành 3 liên, 1 liên lưu kho, 1 liên gửi cho bộ phận xử lýđơn đặt hàng, 1 liên giao cho khách hàng

- Tổng hợp các báo cáo hàng tồn kho về số lượng, giá trị và mục đích