đồ án tốt nghiệp xây dựng hệ thống kế toán tiền mặt ở tổng công ty thép việt nam

Tin học đã đi vào tất cả các “ngõ ngách” của đời sống xã hội, từ những công việc đơn giản như giải một bài toán thuần tuý đến những vấn đề phức tạp như việc áp dụng tin học trong công ng

Sản xuất kinh doanh là một lĩnh vực hoạt động kinh tế sôi động, có nhiều thời

cơ và cũng có nhiều thách thức Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay, khi mà sự cạnh tranh của nền kinh tế thị trưòng ngày càng khốc liệt Để tồn tại và phát triển được trên thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải năng động để tìm ra phương thức, cơ chế quản lý kinh doanh có hiệu quả nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường đem lại lợi nhuận cao Và kế toán là công cụ quan trọng phục

vụ cho quản lý kinh tế, gắn liền với hoạt động quản lý Nó cung cấp thông tin

kế toán chất lượng cho các cơ quan chức năng và nhà quản lý

Ngày nay, chúng ta đang sống trong thế giới của công nghệ thông tin Tin học đã đi vào tất cả các “ngõ ngách” của đời sống xã hội, từ những công việc đơn giản như giải một bài toán thuần tuý đến những vấn đề phức tạp như việc áp dụng tin học trong công nghệ viễn thông hay trong nghiên cứu vũ trụ…Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đã và đang đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp từ việc lưu trữ dữ liệu đến việc tìm kiếm thông tin, lên các báo cáo…giúp cho công tác quản lý được thực hiện một cách dễ dàng hơn Tin học hóa công tác kế toán là việc làm rất thiết thực giúp cho công việc kế toán tại doanh nghiệp nhanh chóng, kịp thời, chính xác hơn tăng hiệu suất làm việc của nhân viên kế toán nói riêng và công tác quản

lý nói chung

Bởi tầm quan trọng và tính cấp thiết cần phải hoàn thiện việc tin học hóa công tác kế toán trong doanh nghiệp với quá trình tìm hiểu lý luận cũng như thực tiễn công tác kế toán tại Tổng công ty Thép Việt Nam, tôi đã lựa

chọn đề tài: “Xây dựng hệ thống kế toán tiền mặt ở Tổng công ty Thép

Việt Nam” để trình bày trong bài viết này với mong muốn sẽ góp phần hoàn

thiện hơn tổ chức kế toán nhằm tăng cường khả năng cạnh tranh của Tổng công ty

Nội dung chính của đồ án gồm có 3 chương sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận chung của đề tài

Chương 2: Công tác kế toán tại Tổng công ty Thép Việt Nam

Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán tiền mặt

Để hoàn thành đồ án, tôi nhận được sự giúp đỡ, chỉ bảo nhiệt tình của thầy Nguyễn Hữu Xuân Trường, các thầy giáo, cô giáo trong trường cùng với các anh chị trong phòng tài chính kế toán của Tổng công ty Thép Việt Nam Tôi xin chân thành cảm ơn !

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG CỦA ĐỀ TÀI

1.1 Kế toán tiền mặt

1.1.1 Kế toán vốn bằng tiền

1.1.1.1 Khái niệm kế toán vốn bằng tiền

Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thuộc tài sản lưu động được hình thành chủ yếu trong quá trình bán hàng và trong các quan hệ thanh toán

Vốn bằng tiền trong doanh nghiệp bao gồm: Tiền mặt tồn quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển (kể cả ngoại tệ, vàng bạc đá quý, kim khí quý).1.1.1.2 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền

Vốn bằng tiền vận động không ngừng, phức tạp và có tính lưu chuyển rất cao.Quản lý chặt chẽ vốn bằng tiền là điều kiện tăng hiệu quả vốn lưu động, bảo

vệ chặt chẽ tài sản, ngăn ngừa các hiện tượng lãng phí, tham ô tài sản của đơnvị.

Để góp phần quản lý tốt tài sản của doanh nghiệp, kế toán vốn bằng tiền cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

1 – Phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vốn bằng tiền

2 – Kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc chấp hành các chế độ, quy định, các thủ tục quản lý vốn bằng tiền

1.1.1.3 Các nguyên tắc của kế toán vốn bằng tiền

Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ theo các nguyên tắc, chế độ quản lý tiền tệ của Nhà nước sau đây:

- Sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam

- Các loại ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo quy định và đượctheo dõi chi tiết riêng từng nguyên tệ trên TK 007 “Ngoại tệ các loại”

- Các loại vàng bạc, đá quý, kim khí quý phải được đánh giá bằng tiền tệ tại thời điểm phát sinh theo giá thực tế (nhập, xuất) ngoài ra phải theo dõi chi tiết số lượng, trọng lượng, quy cách và phẩm chất của từng loại

- Vào cuối mỗi kì, kế toán phải điều chỉnh lại các loại ngoại tệ theo tỷ giá thực tế

1.1.2 Kế toán tiền mặt

1.1.2.1 Khái niệm

Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ (két) của doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý, tín phiếu và ngân phiếu

Trong mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền mặt nhất định tại quỹ để phục

vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của mình Số tiền thường xuyên tồn quỹ phải được tính toán định mức hợp lý, mức tồn quỹ này tùy

thuộc vào quy mô, tích chất hoạt động , ngoài số tiền trên doanh nghiệp phải gửi vào ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính khác.

Mọi khoản thu chi, bảo quản tiền mạt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện Thủ quỹ không được trực tiếp mua bán vật tư, hàng hóa, tiếp liệu hoặc không được kiêm nhiệm công tác kế toán Tất cả các khoản thu, chi tiền mặt đều phải có chứng từ hợp lệ chứng minh và phải có chữ kí của Kế toán trưởng

và thủ trưởng đơn vị Sau khi thực hiện thu chi tiền, thủ quỹ giữ lại các chứng

từ để cuối ngày ghi vào sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ Sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ được lập thành 2 liên, một liên lưu lại làm sổ quỹ, một liên làm báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ thu, chi gửi cho kế toán quỹ Số tồn quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số dư cuối ngày trên sổ quỹ

1.1.2.2 Chứng từ sử dụng trong kế toán tiền mặt

- Phiếu thu – mẫu 01 – TT (BB)

- Phiếu chi – mẫu số 02 – TT (BB)

- Bảng kê vàng bạc, đá quý – mẫu số 07 – TT (HD)

- Bảng kiểm kê quỹ – mẫu số 08a – TT, 08b – TT (HD)

Các chứng từ sau khi đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ được ghi chép, phản ánh vào các sổ kế toán liên quan bao gồm:

- Sổ quỹ tiền mặt

- Các sổ kế toán tổng hợp

- Sổ kế toán chi tiết tiền mặt

1.1.2.3 Tài khoản sử dụng

Để phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt của doanh nghiệp, kế toán

sử dụng tài khoản 111 “Tiền mặt”, tài khoản 111 có kết cấu:

Bên Nợ:

- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc… nhập quỹ

- Số tiền thừa phát hiện khi kiểm kê

- Chênh lệch tăng tỉ giá hối đoái do đánh giá lại cuối kỳ

Bên Có:

- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc… xuất quỹ

- Số tiền thiếu phát hiện khi kiểm kê

- Chênh lệch tỉ giá hối đoái giảm do đánh giá lại cuối kỳ

Số dư bên Nợ: Số tiền mặt tồn quỹ hiện có

Tài khoản 111 có 3 tài khoản cấp 2:

- Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam

- Tài khoản 1112 – Ngoại tệ

- Tài khoản 1113 – Vàng bạc, kim khí quý, đá quý

Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như TK 112, TK

113, TK 331, TK 152, TK 211, TK 133…

1.1.2.4 Trình tự kế toán tiền mặt

 Kế toán các khoản thu chi bằng tiền Việt Nam

- Các nghiệp vụ thu tiền:

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Có TK 511, 512, 515 – DT bán hàng ra ngoài, nội bộ và tài chính

Có TK 711 – Thu nhập khác

Có TK 131, 138, 141 – Thu hồi các khoản nợ phải thu

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Có TK 128, 221, 222 – Thu hồi tiền đầu tư

Có TK 144, 244 – Thu hồi các khoản kí cược, kí quỹ

- Các nghiệp vụ chi tiền mặt:

Nợ TK 152, 153, 156, 211 – Chi tiền mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ

Nợ TK 331, 311, 315 – Chi tiền trả nợ cho người bán, vay ngắn hạn

Nợ TK 333, 334, 336 – Chi tiền thanh toán với NN, với CNV, với nội bộ

Nợ TK 112, 113 – Chi tiền gửi vào ngân hàng, gửi qua bưu điện…

Nợ TK 121, 221, 128, 222, 228 – Chi tiền đầu tư

Nợ TK 144, 244 – Chi tiền kí cược, kí quỹ

Nợ TK 621, 627, 641, 642, 635, 241…

Có TK 111 – Tiền mặt

 Kế toán các khoản thu chi bằng ngoại tệ

- Việc hạch toán ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam hoặc đơn vị tiền tệ chính thức được sử dụng trong kế toán (nếu được chấp thuận) về nguyên tắc doanh nghiệp phải căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế (gọi tắt là tỉ giá giao dịch) để ghi sổ kế toán

- Đối với các tài khoản thuộc loại chi phí, doanh thu, thu nhập, vật tư, hàng hóa, tài sản cố định, bên Nợ các tài khoản vốn bằng tiền, các tài khoản

Nợ phải thu hoặc bên Có các tài khoản Nợ phải trả… Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải ghi sổ kế toán theo tỷ giá giao dịch

- Đối với bên Có của các tài khoản vốn bằng tiền, các khoản Nợ phải thu

và bên Nợ của các tài khoản Nợ phải trả khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải ghi sổ kế toán theo tỷ giá trên ghi sổ kế toán (tỷ giá xuất quỹ theo 1 trong các phương pháp bình quân gia quyền; nhập trước xuất trước; nhập sau xuất trước…, tỷ giá nhận nợ…)

- Cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản mục tiền

tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do NHNN Việt Nam công bố tại thời điểm lập bảng cân đối kế toán

- Trường hợp mua bán ngoại tệ bằng đồng Việt Nam thì hạch toán theo

tỷ giá thực tế mua, bán

 Kế toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngoại tệ là tiền mặt trong giai đoạn sản xuất kinh doanh (kể cả của hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản của doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh có hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản).

Khi phát sinh doanh thu, thu nhập khác thu tiền bằng ngoại tệ nhập quỹ, kế toán quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái ngày giaodịch, tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng, ghi:

Nợ TK 111(1112) – Tiền mặt (theo tỷ giá giao dịch BQLNH)

Có TK 511, 711 – Doanh thu bán hàng (theo tỷ giá giao dịch BQLNH)

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

Đồng thời ghi đơn vào bên Nợ TK 007 – Ngoại tệ các loại

Khi thanh toán nợ phải thu bằng ngoại tệ, nhập quỹ tiền mặt:

+ Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái trong giao dịch thì ghi:

Nợ TK 111(1112) – Tiền mặt (theo tỷ giá giao dịch BQLNH)

Có TK 131, 136, 138 (Tỷ giá ghi trên sổ kế toán)

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (số chênh lệch tỷ giá giao dịch BQLNH lớn hơn tỷ giá ghi trên sổ kế toán TK 131, 136, 138)

+ Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá trong giao dịch thanh toán nợ phải trả (tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng nhỏ hơn tỷ giá ghi sổ kế toán các khoản phải thu) thì số chênh lệch được ghi:

Nợ TK 111(1112) – Tỷ giá hối đoái ngày giao dịch (Tỷ giá BQLNH)

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Lỗ tỷ giá hối đoái)

Có TK 131, 136, 138 (Tỷ giá hói đoái ghi trên sổ kế toán)

Đồng thời ghi đơn vào bên Nợ TK 007 – Ngoại tệ các loại

Khi xuất quỹ ngoại tệ để mua tài sản, vật tư, hàng hóa và chi trả các khoản chi phí bằng ngoại tệ:

+ Trường hợp phát sinh lãi tỷ giá hối đoái trong giao dịch thì ghi:

Nợ TK 152, 153, 156, 211, 611, 623, 627, 642… (theo tỷ giá giao dịch

BQLNH)

Có TK 111(1112) – Tiền mặt (Tỷ giá ghi trên sổ kế toán)

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (số chênh lệch tỷ giá giao dịch BQLNH lớn hơn tỷ giá ghi trên sổ kế toán)

+ Trường hợp phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái trong giao dịch thì ghi:

Nợ TK 111(1112) – Tỷ giá giao dịch

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Số lỗ tỷ giá hối đoái)

Có TK 111(1112) (Tỷ giá hối đoái ghi trên sổ kế toán)

Đồng thời ghi đơn vào bên Có TK 007 – Ngoại tệ các loại

Khi xuất quỹ tiền mặt bằng ngoại tệ để trả nợ cho người bán, nợ vay…+ Nếu phát sinh lãi trong giao dịch thanh toán nợ phải trả ghi:

Nợ TK 311, 315, 331, 336…(Tỷ giá ghi sổ kế toán các TK Nợ phải trả)

Có TK 111(1112) – Tiền mặt (tỷ giá ghi trên sổ kế toán TK 1112)

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Số chênh lệch tỷ giá ghi trên sổ

kế toán TK 331 lớn hơn tỷ giá hối trên sổ kế toán Tk 1112)

+ Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái trong giao dịch thanh toán nợ phải trả, ghi:

Nợ TK 331, 315, 331, 336 (tỷ giá ghi trên sổ kế toán)

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Lỗ tỷ giá hối đoái)

Có TK 111(1112) – (tỷ giá ghi trên sổ kế toán)

Đồng thời ghi đơn vào bên Có TK 007 – Ngoại tệ các loại

 Kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong thời kỳ của hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản (Giai đoạn trước hoạt động)

- Khi mua hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định, thiết kế xây dựng cơ bản, khối lượng xây dựng lắp đặt do người bán hoạc người nhận thầu bàn giao, bằng ngoại tệ

- Khi thanh toán Nợ phải trả bằng ngoại tệ (người bán, nợ vay, nội bộ…)

- Nếu phát sinh lãi tỷ giá thì phản ánh số chênh lệch vào bên Có TK 413

- Nếu phát sinh lỗ tỷ giá thì phản ánh số chênh lệch vào bên Nợ TK 413

- Hàng năm chênh lệch tỷ giá được phản ánh lũy kế trên TK 413 cho đếnkhi hoàn thành giai đoạn đầu tư xây dựng cơ bản

- Khi kết thúc giai đoạn đầu tư thì kết chuyển tỷ giá hối đoái thực hiện (bù trừ số phát sinh bên Nơ và bên Có TK 413) Số chênh lẹch tỷ giá được tính ngay vào chi phí hoặc doanh thu của hoạt động tài chính hoặc kết chuyểnsang TK 242 (nếu bị lỗ) hoặc kết chuyển vào TK 3387 (nếu lãi) để phân bổ trong thời gian tối đa không quá 5 năm

 Cuối kỳ kế toán, đánh giá lại số dư tiền mặt có gốc ngoại tệ theo giá giao dịch bình quân liên ngân hàng tại thời điểm lập báo cáo tài chính

- Trường hợp có lãi (tỷ giá hối đoái tăng) thì số chênh lệch tỷ giá, ghi:

Nợ TK 111 (1112) – Tiền mặt

Có TK 413 (4131, 4132) – Chênh lệch tỷ giá hối đoái

- Trường hợp bị lỗ (tỷ giá hối đoái giảm) thì số chênh lệch tỷ giá, ghi:

Nợ TK 413 (4131, 4132) – Chênh lệch tỷ giá hối đoái

Có TK 111 (1112) – Tiền mặt

 Xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm

+ Kết chuyển lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái vào cuối năm tài chính:

Nợ TK 413 (4131)

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính

+ Kết chuyển lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái vào cuối năm tài chính:

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính

Có TK 413 (4131)

1.2 Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

1.2.1 Khái niệm hệ thống và hệ thống thông tin

1.2.1.1 Hệ thống

- Tính điều khiển: Mỗi hệ thống đều có cơ chế điều khiển tác động lên

các phần tử của hệ thống để hệ thống tiến tới mục tiêu xác định

 Mục tiêu nghiên cứu của hệ thống

Để giải quyết một vấn đề trong thực tế, dẫn đến giải quyết những vấn đề của

hệ thống nào đó Mục tiêu của nghiên cứu hệ thống là: Hiểu hệ thống, tác động lên hệ thống theo cách có hiệu quả, phát triển hệ thống

1.2.1.2 Hệ thống thông tin

 Khái niệm về hệ thống thông tin

Là một hệ thống được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối,… nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định để quản lý, điều hành hoạt động của tổ chức, xí nghiệp, doanh nghiệp…

Các thành phần cơ bản của hệ thống thông tin gồm:

(1) Con người: là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện các thủ tục

để biến đổi dữ liệu nhằm tạo ra thông tin

(2) Phần cứng (Máy tính điện tử): là một thiết bị điện tử có khả năng tổchức và lưu trữ thông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu tự động với tốc độnhanh, chính xác thành các thông tin có ích cho người dùng

(3) Chương trình: gồm một tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ màmáy hiểu được để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cầnthiết theo thuật toán đã chỉ ra.

(4) Dữ liệu: bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc

xử lý trong hệ thống, trợ giúp các quyết định cho nhà quản lý

(5) Thủ tục là những chỉ dẫn của con người

Hệ thống thông tin mang các đặc điểm: Các phần tử của hệ thống thông tin là các đối tượng xử lý thông tin Mối liên hệ giữa các phần tử của hệ thống thông tin là mối liên hệ thông tin Trạng thái của hệ thống thông tin cũng như trạng thái của các phần tử của nó phụ thuộc vào dữ liệu cần xử lý

 Phân loại hệ thống thông tin

Dựa vào mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại thì hệ thốngthông tin được chia thành các loại chính sau:

- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (TPS – Transaction Processing

Ví dụ: Hệ thống thanh toán tiền lương, Hệ thống kế toán máy, Hệ thốngquản lý sinh viên, Hệ thống quản lý thư viện…

- Hệ thống thông tin quản lý (MIS – Management Infomation

System)

Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức Chúng làm giảm nhẹ công việc quản lý bằng cách đưa ra những báo cáotóm tắt có cấu trúc dựa trên cơ sở hoạt động có tính lặp đi lặp lại và quy

chuẩn Hệ thống thông tin quản lý ở mức cao hơn là những ứng dụng xử lý giao dịch.

Ví dụ: Hệ thống quản lý đại lý bán vé của ngành hàng không

- Hệ thống hỗ trợ quyết định (DSS – Decision Support System)

Hệ thống hỗ trợ quyết định được thiết kế với mục đích là trợ giúp các hoạt động ra quyết định Hệ thống là những công cụ giúp giải quyết những tình huống ít cấu trúc DSS thường được tạo ra để giải quyết những vấn đề riêng hoặc cơ sở xử lý đặc biệt và để nghiên cứu những vấn đề cùng một loại hoặc

có cùng khả năng

Ví dụ: Chương trình hỗ trợ quyết định trong ngành hàng không

- Hệ thống chuyên gia (ES – Expert System)

Hệ thống chuyên gia là các hệ thống thông tin đặc biệt, cung cấp lời khuyên

và sự giúp đỡ về những vấn đề bán cấu trúc Hệ chuyên gia sử dụng những lập luận của mình để đáp lại những yêu cầu và để tạo ra những khuyến cáo hoặc dự báo cho những vấn đề nhất định Trong hầu hết các hệ chuyên gia ngày nay cơ sở hiểu biết gồm một bộ các quy tắc

Ví dụ: Hệ thống cố vấn việc gửi hàng hóa

- Hệ thống tự động văn phòng (OAS – Office Automation Systems)

Hệ thống tự động văn phòng là những hệ thống tạo ra, lưu trữ, biến đổi và xử

lý những thông tin liên lạc giữa các cá nhân bằng chữ viết, bằng lời nói hoặc bằng hình ảnh Tính không cấu trúc của hệ thống tự động văn phòng: Những ứng dụng OAS thay đổi rất nhiều nhưng lại không thể hiện cấu trúc đặc trưng như những ứng dụng của TPS, MIS hoặc DSS

- Hệ thống hỗ trợ quản trị (ESS – Executive Support Systems)

Hệ thống hỗ trợ thông tin cần thiết cho những nhà quản trị cấp cao bằng cách tóm tắt và trình bày dữ liệu có mức tập hợp cao nhất

Mục đích của ESS là nhằm thu được dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau rồi tích hợp dữ liệu đó lại và hiển thị thông tin kết quả trong dạng dễ sử dụng, dễ hiểu

1.2.2 Các bước phát triển hệ thống thông tin

Quá trình phát triển một hệ thống thông tin được triển khai qua các bước:

 Phân tích

- Xây dựng biểu đồ ngữ cảnh

- Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng

- Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu

- Xây dựng ma trận thực thể chức năng

- Xây dựng mô hình thực thể liên kết

- Đánh giá khả thi và viết tài liệu phân tích

 Thiết kế

- Thiết kế kiến trúc hệ thống

- Thiết kế các mô đun chương trình

- Thiết kế giao diện chương trình

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Thiết kế các báo cáo

- Lập tài liệu thiết kế hệ thống

 Thực hiện

- Lựa chọn môi trường cài đặt

- Lựa chọn công cụ cài đặt dữ liệu và chức năng

- Lựa chọn công cụ tạo giao diện và báo cáo

- Xây dựng hệ thống

- Viết tài liệu sử dụng

 Kiểm thử

- Lựa chọn công cụ kiểm thử

- Kiểm chứng các mô đun chức năng của hệ thống thông tin

- Thử nghiệm hệ thống thông tin

- Khắc phục các lỗi nếu có

 Triển khai và bảo trì

- Cài đặt, đào tạo,… người dùng hệ thống thông tin

- Phát hiện các sai sót, khuyết điểm của hệ thống thông tin

- Cải tiến và chỉnh sửa hệ thống thông tin

- Viết báo cáo nghiệm thu

1.2.3 Các mô hình hệ thống

1.2.3.1 Mô hình nghiệp vụ của hệ thống

Mô hình nghiệp vụ là một mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức (hay một phạm vi được nghiên cứu của tổ chức) và những mối quan hệ bên trong giữa các chức năng đó cũng như các mối quan hệ của chúng với môi trường bên ngoài

Một mô hình nghiệp vụ gồm có các thành phần sau:

+ Biểu đồ ngữ cảnh

+ Biểu đồ phân rã chức năng

+ Danh sách các hồ sơ sử dụng

+ Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng

+ Mô tả chi tiết chức năng lá

1.2.3.2 Mô hình hoá quá trình xử lý

Mô hình hoá tiến trình nghiệp vụ là sự biểu diễn đồ thị các chức năng của quátrình để thu thập, thao tác, lưu trữ và phân phối dữ liệu giữa các bộ phận trongmột hệ thống nghiệp vụ cũng như giữa hệ thống và môi trường của nó

- Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

- Phát triển biểu đồ luồng dữ liệu các mức i

- Cấu trúc biểu đồ luồng dữ liệu logic các mức sơ cấp

1.2.3.3 Mô hình thực thể - quan hệ ERM

Ba phần tử chính của ERM là: thực thể, thuộc tính và các mối quan hệ giữa các thành phần đó Cụ thể:

- Thực thể: là khái niệm để chỉ một lớp các đối tượng cụ thể hay các khái

niệm độc lập có cùng những đặc trưng chung mà ta quan tâm Bản thể là một

đối tượng tụ thể của thực thể

- Thuộc tính: là các đặc trưng của thực thể Mỗi thực thể có một tập các thuộc tính gắn kết với nó

- Mối quan hệ giữa các thực thể là một khái niệm mô tả mối quan hệ vốn

có giữa các bản thể của các thực thể

1.2.3.4 Mô hình dữ liệu – quan hệ

- Quan hệ: Là một bảng dữ liệu hai chiều có các cột có tên, gọi là các

thuộc tính, có các dòng không có tên, gọi là những bộ dữ liệu (bản ghi)

- Các thuộc tính của quan hệ: chính là tên của các cột:

+ Thuộc tính lặp: là các thuộc tính mà giá trị của nó trên một số dòng khác nhau, còn các giá trị còn lại của nó trên các dòng này như nhau

+ Khóa dự tuyển: Là các thuộc tính mà các giá trị của nó xác định duy nhất mỗi dòng, và nếu có nhiều hơn một thuộc tính thì khi bỏ đi một thuộc tính trong số đó thì giá trị không xác định duy nhất dòng

- Các chuẩn của các quan hệ: Là các đặc trưng cấu trúc mà cho phép ta

nhận biết được cấu trúc đó Có 3 chuẩn cơ bản:

+ Chuẩn 1 (1NF): Một quan hệ ở dạng chuẩn 1NF nếu nó không chứa cácthuộc tính lặp

+ Chuẩn 2 (2NF): Một quan hệ ở dạng chuẩn 2NF nếu nó thỏa mãn dạng 1NF và không chứa các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khóa

+ Chuẩn 3 (3NF): Một quan hệ ở dạng chuẩn 3 nếu nó thỏa mãn chuẩn 2

và không có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vào khóa

1.3 Cơ sở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu

1.3.1 Khái niệm cơ cở dữ liệu và hệ quản trị cơ cở dữ liệu

1.3.1.1 Cơ sở dữ liệu

 Định nghĩa: Một cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu có liên quan đến nhau chứa thông tin về một tổ chức nào đó, được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứ cấp để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin của nhiều người sử dụng với những mục đích khác nhau

 Phân loại:

Cơ sở dữ liệu được phần làm nhiều loại khác nhau:

- Cơ sở dữ liệu dạng file: Dữ liệu được lưu trữ dưới dạng các file có thể

là text, ascii, *.dbf Tiêu biểu cho cơ sở dữ liệu dạng file là Foxpro

- Cơ sở dữ liệu quan hệ: Dữ liệu được lưu trữ trong các bảng dữ liệu gọi

là các thực thể, giữa các thực thể này có mối liên hệ với nhau gọi là các quan

hệ, mỗi quan hệ có các thuộc tính, trong đó có một thuộc tính là khóa chính Các hệ quản trị hỗ trợ cơ sở dữ liệu quan hệ như: MS SQL server, Oracle, MySQL

- Cơ sở dữ liệu hướng đối tượng: Dữ liệu cũng được lưu trữ trong các bản dữ liệu nhưng các bảng có bổ sung thêm các tính năng hướng đối tượng như lưu trữ thêm các hành vi, nhằm thể hiện hành vi của đối tượng Mỗi bảng

xem như một lớp dữ liệu, một dòng dữ liệu trong bảng là một đối tượng Các

hệ quản trị có hỗ trợ cơ sở dữ liệu quan hệ như: MS SQL server, Oracle, Postgres

- Cơ sở dữ liệu bán cấu trúc: Dữ liệu được lưu dưới dạng XML, với định dạng này thông tin mô tả về đối tượng thể hiện trong các tag Đây là cơ sở dữ liệu có nhiều ưu điểm do lưu trữ được hầu hết các loại dữ liệu khác nhau nên

cơ sở dữ liệu bán cấu trúc là hướng mới trong nghiên cứu và ứng dụng

1.3.1.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Định nghĩa: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một hệ thống phần mềm cho phép tạolập cơ sở dữ liệu và điều khiển mọi truy nhập đối với cơ sở dữ liệu đó

Các thao tác truy nhập chủ yếu:

- Tìm kiếm dữ liệu theo chỉ tiêu nào đó

- Bổ sung dữ liệu vào cơ sở dữ liệu

- Loại bỏ dữ liệu ra khỏi cơ sở dữ liệu

- Sửa chữa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu

Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường dùng:

+ Quy mô lớn: Oracle (chạy trên 100 cấu hình khác nhau), DB/2 của IBM, Sybase

+ Quy mô vừa và nhỏ: Microsoft access, Visual Foxpro, Paradox.1.3.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Mirosoft Visual Foxpro

Visual FoxPro được phát triển từ FoxPro (có nguồn gốc từ FoxBASE – bắt đầu phát triển từ 1984 bởi Fox Technologies, sử dụng cách lập trình theo thủ tục) Phiên bản cuối cùng của FoxPro 2.6 làm việc trên Mac OS, MS-DOS, Windows và Unix Visual FoxPro 3.0 là phiên bản "Visual" đầu tiên, có thể chạy trong Mac và Windows, các phiên bản sau chỉ dùng trong Windows Visual FoxPro, ký hiệu vắn tắt là VFP, là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu

(Database Management System – DBMS) kiểu quan hệ của Microsoft VisualFoxPro 9.0 là phiên bản mới nhất cho đến thời điểm này của VFP.

Visual Foxpro mang các đặc điểm sử dụng sau:

- Trong VFP tích hợp cả chức năng quản trị cơ sở dữ liệu, cả chức năng của ngôn ngữ lập hướng đối tượng Microsoft Sự tích hợp này đã mang lại cho VFP khả năng ứng dụng vừa tiện lợi, vừa dễ dùng

- Tính bảo mật của Visual Foxpro không cao

- Có thể phát triển ứng dụng bằng Visual Foxpro trong môi trường mạng

và cho nhiều người dùng

- Visual Foxpro đang được sử dụng phổ biến nhất ở Việt Nam và nhiều nước trên thế giới, để phát triển các ứng dụng trong quản lý (quản lý tài chính,

kế toán, nhân sự, vật tư…)

CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM

2.1 Giới thiệu về Tổng công ty Thép Việt Nam

Tên công ty: Tổng công ty thép Việt Nam (VSC)

Địa chỉ: 91 Láng Hạ, Quận Đống Đa, Hà Nội

Điện thoại: (84-4) 3.8561767 Fax: (84-4) 3.8561815

E-mail: tctythepvn@fpt.vn

Website: http://www.vnsteel.vn/

Tổng Công ty Thép Việt Nam hiện nay được hình thành trên những nền tảng

và nguồn lực hợp nhất của 2 Tổng Công ty: Tổng Công ty Thép và Tổng Công ty Kim khí Trong đó:

- Tổng Công ty Thép chuyên sản xuất gang thép với các cơ sở chủ lực là Công ty Gang thép Thái Nguyên, Công ty Thép Miền Nam và Công ty Thép

Đà Nẵng

- Tổng Công ty Kim khí chuyên tổ chức kinh doanh kim khí với hệ thống tiêu thụ rộng khắp tại các khu công nghiệp tập trung, các tỉnh, thành phố và vùng kinh tế trọng điểm trong cả nước.

- Từ năm 1996 – 2006, Tổng Công ty Thép Việt Nam được tổ chức và hoạt động theo mô hình Tổng Công ty 91 Đến ngày 1/7/2007, Tổng Công ty

đã hoàn tất các thủ tục pháp lý và các quy chế vận hành nội bộ chuyển sang hoạt động theo mô hình Công ty mẹ – Công ty con theo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ

Tổng Công ty đang hoạt động theo mô hình Công ty mẹ – Công ty con, Công

ty mẹ – Tổng Công ty hiện có 02 trụ sở cơ quan:

+ Trụ sở chính: Số 91 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

+ Trụ sở phía Nam: Số 56 Thủ Khoa Huân, Quận 1, Tp Hồ Chí Minh

 Cơ cấu bộ máy quản lý, điều hành bao gồm:

- Hội đồng quản trị: 05 thành viên do Thủ tướng Chính phủ quyết định

bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật

Trong đó có: Chủ tịch Hội đồng quản trị, 01 Uỷ viên kiêm Tổng Giám đốc Tổng Công ty, 01 Uỷ viên kiêm trưởng Ban kiểm soát Tổng Công ty

- Ban Kiểm soát: Do Hội đồng quản trị Tổng Công ty quyết định thành lập và bổ nhiệm các thành viên

+ Tổ chức Lao động

+ Bất động sản

+ Văn phòng Tổng Công ty

Tổng số lao động tại cơ quan Công ty mẹ – Tổng Công ty là 183 người,

(trong đó: Trụ sở chính 102 người; Trụ sở phía nam 81 người)

 Hệ thống các Đơn vị trực thuộc, các Công ty con, Công ty liên kết của Tổng Công ty được thể hiện như sau:

- Các đơn vị trực thuộc Công ty mẹ – Tổng Công ty : 10 đơn vị (Trong

đó có 03 Công ty, 03 Chi nhánh, 01 Trung tâm, 01 Khách sạn và 02 đơn vị sự nghiệp)

- Các Công ty con : 10 Công ty (Trong đó có 4 Công ty sản xuất luyện cán thép, 1 Công ty sản xuất vật liệu chịu lửa và vật liệu xây dựng, 4 Công ty kinh doanh xuất nhập khẩu và tổ chức tiêu thụ)

- Các Công ty liên kết: 24 Công ty (Trong đó có 09 Công ty cổ phần và

15 Công ty TNHH, Liên doanh đang lựa chọn các hình thức chuyển đổi theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2005)

 Các Công ty mới thành lập có cổ phần vốn góp của Tổng công ty:

+ Công ty CP.Thép Tấm lá Thống Nhất

+ Công ty CP Đầu tư Cảng Container

+ Công ty CP Tài chính Xi măng

 Các Công ty liên kết tự nguyện:

Tổng công ty đã hoàn thiện “Quy chế tiếp nhận các Công ty con, Công ty liênkết tự nguyện” và đang xúc tiến các thủ tục cần thiết để tiếp nhận một số Công ty theo đề nghị của doanh nghiệp nhằm khai thác và phát huy tối đa sức mạnh của hệ thống, của từng doanh nghiệp

 Cơ chế hoạt động hiện tại:

Công ty mẹ – Tổng Công ty là doanh nghiệp nhà nước, thực hiện chức năng trực tiếp điều hành sản xuất kinh doanh và đầu tư tài chính Tổ chức và hoạt động theo Điều lệ được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 91/2007/QĐ –TTg ngày 21/6/2007 và các văn bản pháp quy hướng dẫn, chỉ đạo thực hiện của Bộ Công thương, các Bộ ngành chức năng nhà nước Công

ty mẹ – Tổng Công ty ban hành các Quy chế quản lý, vận hành trong từng lĩnh vực để triển khai các mặt hoạt động trong toàn Tổng Công ty

Trừ Công ty gang thép Thái nguyên – hiện còn là doanh nghiệp 100% vốn nhà nước, đang tổ chức – hoạt động theo Luật DNNN và Điều lệ do Tổng Công ty phê duyệt, đã và đang triển khai cổ phần hoá trong năm 2008 – 2009.Còn lại, các Công ty con, Công ty liên kết của Tổng Công ty được tổ chức và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ Công ty Người đại diện Tổng Công ty tại các Công ty này, thực hiện trách nhiệm theo “Quy chế thực hiện quyền và nghĩa vụ của Công ty mẹ – Tổng Công ty Thép Việt nam tại các Công ty con, Công ty liên kết”