Đề tài phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kinh doanh

Cơ cấu tổ chức trong phòng này là: một Trưởng phòng phụ trách quản lý: Trưởng phòng này trực tiếp nhận các kế hoạch kinh doanh từ trung tâm, đưa ra mọi quyết định về vấn đề nhập hàng, bá

DAI HOC THAI NGUYEN KHOA CONG NGHE THONG TIN

»a LU &

BAI TAP LON

MON HOc: PHAN TiCH THIET KE HE THONG

Dé bai:

HACH TOAN KINH DOANH

GIÁO VIÊN HUONG DAN: Lé Thu Trang

Thái Nguyên, tháng 04 năm 2009

Muc Lue

Giới thiệu

Chương I KHÁO SÁT BÀI TOÁN

I.1.Nội dung khảo sát

1.2 Đánh giá hiện trạng

Chương II PHÂN TÍCH BÀI TOÁN

II.1 Yêu Cầu Cúa Bài Toán

II.2 Phân Tích Hệ Thống Về Chức Năng

II.3 Phân Tích Hệ Thống Về Dữ Liệu

H.3.1.Mã Hoá Tên Gọi Và Tạo Bảng Dữ Liệu

II.3.2.Mô hình thực thể liên kết

Kết Luận

(3) (3) (6) (7) (7) (7) (15) (15) (20) (21)

Giới Thiệu

Trong những thập niên gần đây thì các doanh nghiệp cũng bắt đầu tận dụng những

ưu thế của công nghệ thông tin, đó là sự chính xác, nhanh chóng và tiết kiệm thời

gian, tiền bạc để phục vụ cho công việc kinh doanh vốn rất phức tạp và căng thắng

Người ta thấy rằng, việc sử dụng con người trong hầu hết các công việc như quản

lý nhân sự, quán lý tiền lương, quản lý kho thường hay dẫn đến sai sót và tốn nhiều thời gian, nhất là khi quy mô hoạt động của một doanh nghiệp càng lớn Hơn nữa việc dùng quá nhiều người dẫn đến bộ máy hành chính công kềnh và tốn kém, điều đó đẫn đến hiệu quả doanh nghiệp ngày càng giảm sút Chính vi thé việc áp dụng công nghệ thông tin trong các doanh nghiệp ngày nay là điều tất yếu

Chương I Khảo sát bài toán

I.1.Nội dung khảo sát :

q Môi trường xã hội kinh tế kĩ thuật của

hệ thống

Mục tiêu khảo sát là đại lý bán các thiết bị viễn thông trực thuộc công ty viễn

thông bưu điện thành phố Điện Biên Phủ

Đại lý chuyên bán các sản phẩm viễn thông như:các loại điện thoại,máy tính,

linh kiện máy tính, các loại cáp viễn thông Đại lý có các khách hàng thường xuyên là các cửa hàng bán lẻ Hàng hóa của đại lý do nhiều nhà cung cấp khác nhau như Tổng công ty viễn thông Việt Nam, các công ty sản xuất điện thoại lớn nhỏ trong nước và nước ngoài

Các trung tâm ra quyết định và diéu hành,sự phân cấp các quyên hạn

Đại lý hoạt động như một công ty cung cấp sản phẩm thực sự Cơ cấu tổ chức trong phòng này là:

một Trưởng phòng phụ trách quản lý: Trưởng phòng này trực tiếp nhận các kế hoạch kinh doanh từ trung tâm, đưa ra mọi quyết định về vấn đề nhập hàng,

bán hàng, kiểm tra doanh thu, chính vì thế mọi kế hoạch đã được vạch trước do

số liệu của các khu vực khác cung cấp như : sẽ nhập của nhà cung cấp nào, số

lượng nhập là bao nhiêu, trong kho còn bao nhiêu hàng

Một kế toán quĩ chịu trách nhiệm nhận tiền thanh toán của khách

Hai kế toán tổng hợp và kế toán chỉ tiết.

Ba nhân viên bán hàng, hai nhân viên phụ trách việc bảo hành giải quyết các khiếu nại của khách hàng

Các nhân viên bán hàng có thể lập phiếu xuất kho, nhập kho, mỗi lần nhập được ghi lại bởi phiếu xuất kho và phiếu nhập kho

€ Quá trình lưu chuyển thông tin và xử lý

các tài liệu giao dịch

Với khách mua bán lẻ Người bán giới thiệu các sản phâm của đại lý rồi cho

khách chọn mua Nếu khách mua yêu cầu lập hóa đơn chỉ tiết thì người bán sẽ

lâph hóa đơn Đối với khách hàng mua với số lượng lớn trưởng phòng kiểm tra

xem sản phẩm mà khách yêu cầu có còn đủ lượng trong kho không Nếu đủ sẽ

lập phiếu xuất kho Mỗi lần bán thì người bán lập hóa đơn bán hàng, và mỗi lần mua được ghi nhận bằng một hóa đơn Khác thanh toán tiền với bộ phận kế

toán quĩ và việc tả tiền được ghi nhận bằng chứng từ quï

Cac chi phi hang tháng như tiền điện, tiền nước, tiền Internet, tiền vệ sinh môi trường sẽ được ghi nhận bằng một hóa đơn chi phi do kế toán qui lap Héa đơn chứng từ được chuyền sang bộ phận kế toán tổng hợp và kết toán chỉ tiết

Lỗ lãi được tính thông qua số tiền lãi trên số hàng đã bán trừ đi số tiền chỉ phí

trong tháng

d Thu thập các chứng từ giao dịch

Các chứng từ giao dịch thu thập được như sau:

Công ty viễn thông Cộng Hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Bưu điện TP Điện Biên Phủ Độc Lập - Tự Do- Hanh Phúc

Hóa Don Mua Hang

# Số hóa đơn mua hàng: . - -

Mã người bán:

Ngày mua:

Chỉ tiết hàng mua:

Công ty viễn thông Cộng Hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Giao dịch viên kí tên

Mã hàng Tên Hàng DVT So lượng Don Gia

1.2 Đánh giá hiện trạng:

Qua quá trình khảo sát em nhận thấy Hệ thống hoàn toàn ôn định và chặt chẽ Các

máy tính của các nhân viên đều là những máy tính mới hiện đại có khả năng nồi

mạng Họ yêu cầu xây đựng một hệ thống giúp tự động hóa quá trình trên

Chuong II Phan Tich Bai Toan

II.1 Yêu cầu cúa bài toán:

Bài toán yêu cầu thiết lập hệ thống tự đống hóa quá trình hạch toán lỗ lãi thông

qua số tiền lãi trên số hàng đã bán trừ đi số tiền chi phí hàng tháng

Mục tiêu quản lý ở đây là:

Quản lý danh mục:

Danh mục ở đây bao gồm các đanh mục về nhân viên, sản phâm, khách hàng nhà cung cấp và giá bán

Quản lý kinh doanh:

Lập phiếu nhập lập phiếu xuất, báo cáo doanh thu(hạch toán lỗ lãi), báo cáo công nợ của đại lý

Quản lý kho:

Thống kê sản phâm nhập, thống kê sản phẩm xuất và thông kê sản phâm tồn kho

II.2 Phân tích hệ thống về chức năng:

Từ mục tiêu quản lý ở trên em đưa ra được chức năng chính của hệ thống như sau:

Quản lý các danh mục:

Danh mục nhân viên: Lưu đầy đủ thông tin về nhân viên đang làm việc,

những người có tên trong danh mục mới có thé lập phiếu nhập, phiếu xuất,

từ đó có thể quản lý được việc nhập, xuất tránh tình trạng gian lận

Danh mục sản phẩm: Lưu lại thông tin chỉ tiết về các sản phẩm Chính vi

vậy khi lập phiếu nhập và xuất thì chúng ta chỉ có thé thực hiện được với các sản phẩm có trong danh mục sản phẩm

Danh mục nhà cung cấp: Lưu lại thông tin đầy đủ của nhà các nhà cung cấp chính chủ yếu cung cấp sản phẩm cho đại lý,

Cập nhật khách hàng: Lưu lại thông tin các khách hàng Từ đó tìm ra

được các khách hàng là khách hàng quen thuộc thường xuyên của đại lý

Từ đó có thé tao ra các ưu đãi cho khách hàng thường xuyên như về giá

bán, các sản phẩm khuyến mại, các sản phâm ưu chuộng,.v.v

Cập nhật giá bán của sản phẩm: Trong thời buổi hiện nay, nền kinh tế đang suy thoái giá cả leo thang thay đổi liên tục, chức năng này quả là thiết yếu với những doanh nghiệp đang đi lên

Quản lý kinh doanh:

Lập phiếu nhập, lập phiếu xuất, báo cáo doanh thu của đại lý

Hạch toán doanh thu: thông qua các thông tin đã được lưu đầy đủ ở phần phiếu nhập và phiếu xuất thì trưởng phòng có thể đưa ra các thông tin chính xác về tình hình kinh đoanh đề báo cáo cho cấp trên

Quản lý kho:

Thống kê nhập: Dựa trên các thông tin được ghi đầy đủ và rõ rang trong

phần lập phiếu nhập Chức năng này sẽ tổng hợp lại hàng đã nhập trong một khoảng thời gian giúp cho trưởng phòng biết được tình hình nhập kho

của đại lý

Thống kê xuất: Tương tự như chức năng thống kê nhập Dựa trên các

thông tin được ghi lại trong phần lập phiếu xuất chức năng thống kê xuất sẽ

giúp trưởng phòng tổng hợp thông tin hang còn trong kho Kết hợp với lập phiếu xuất sẽ giúp hạch toán được kết quả kinh đoanh của đại lý

Thống kê tồn: Thống kê lại các hàng tồn trong kho, các mặt hàng bán chạy Quản lý được lưu lượng trong kho

Từ những phân tích trên em đưa ra biểu đồ phân cấp chức năng như sau:

Quản lý danh mục

nhân viên Quản lý Thông kê xuât Quận lý Lập phiêu

xuât & thanh toản

Biểu đô phân cấp chức năng

Biểu đồ luồng dữ liệu:

Yêu cầu mua hàng

Biểu đô lung dữ liệu mức 0

Tác nhân nhà cung cấp có quan hệ với hệ thống khi hệ thống gửi yêu cầu mua

hàng tới nhà cung cấp và khi hệ thống thanh toán công nợ Nhà cung cấp có trách

nhiệm chuyền hàng tới cho đại lý và nhận tiền thanh toán từ đại lý

Tác nhân khách hàng có quan hệ với hệ thống khi họ có yêu cầu mua hàng của đại

lý Đại lý có trách nhiệm gửi hàng tới cho khách và thu hồi tiền mua hàng của

khách Khách hàng nhận hàng và có trách nhiệm thanh toán công nợ cho đại lý

10

Tác nhân bộ phận quản lý mang ý nghĩa là trưởng phòng có quyền kiểm tra cũng như yêu cầu hệ thống thông báo các hoạt động của mình Mặt khác hệ thống có

trách nhiệm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đó

Qua biểu đồ này ta thấy rõ tổng thể các chức năng của hệ thống quản lý hạch toán

kinh đoanh Đề hiểu rõ hơn ta sẽ đi vào biểu đồ luồng đữ liệu mức đỉnh như sau

Có thê mô tả các công việc chính của các chức năng chính như sau:

- Chức năng quản lý danh mục: bao gồm việc lưu trữ các thông tin chính của các nhà cung cấp, các khách hàng, nhân viên, sản phẩm và thông tin giá bán Nó có

thé thực hiện các thao tác thêm mới, sửa chữa thông tin, và xóa thông tin trên hệ

cơ sở dữ liệu tương ứng

- Chức năng quản lý kinh doanh: bao gồm công việc chính là lập các phiếu nhập, phiếu xuất thường kỳ Lưu trữ các thông tin này lại và tổng hợp lại Dựa trên các thông tin được lưu từ các số phiếu nhập và phiếu xuất, hệ thống nhanh chóng đưa

ra những con số chính xác về đoanh thu Đó cũng chính là hai chức năng còn lại

của phần quản lý kinh doanh, cũng như có thé dua ra con số chính xác về lượng

hàng tồn kho của đại lý

- Chức nằng quản lý kho: chức năng này là lấy các số liệu của phần quản lý kinh doanh, đề từ đó tổng hợp lại tổng sản phẩm đã nhập và xuất trong một thời gian

kinh doanh nhất định Ngoài ra, nó còn báo cáo số lượng hàng tồn kho tới hiện tại

11

Quan ly

danh muc {

Yéu cau cap nhat

Khach hang

Thông tin Giao hàng

Dap ứng yêu cầu

Nhà cung cấp

Biểu đô lung dữ liệu mức đỉnh:

Tiếp theo ta sẽ đi xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh cho từng chức

năng

Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh(Chức năng quản lý danh mục):

12

: Thông tin sản pham Ket qua

Thông tin mới Thông tin sản phẩm

Thông tin nhân viên

Thông tin mới

Thông tin nhả cung cắt

Thông tin mới

Nha cung cap Khach hang

Thông tin nhà cung cấp Thông tin khách hàng

Nhân viên

Thông tin sản m——] Tớ tin sản phải

Lập phiếu xuất &

Sản phẩm

Trả lời Thông tin nhà Yéu cau êu cẢ

yêu cầu › mannnnee Thông tin xuất _ mua hàng yêu sâu

Yêu câu

“Thông tin xuất Hỏi công nọ

Thông tin nhập Thông tin xuất &

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đính(chức năng quán lý kho):

Thông tin >ị [” tin nhập Thông tin “T tin xuat

Phiếu nhập Phiếu xuất

kểmkho — Vêutẩu yêu câu Trải

Yeu cau Bộ phận quan lý | —_ Wudu

kiểm kê nhập kiểm kê xuất

Trên cơ sở phân tích hệ thống thực tiễn, ta có thể đưa ra sơ đồ liên kết thực thể với các

bảng dữ liệu chính như: bảng sản phẩm, bảng nhân viên, bảng nhà cung cấp, bảng khách

hàng, bảng giá bán, bảng phiếu nhập, bảng phiếu xuắt,

15

II.3 Phân Tích Hệ Thống Về Dữ Liệu

Sau khi phân tích tổng thé hé thống về chức năng và luồng dữ liệu Ta đi phân tích hệ thống về dữ liệu

H.3.1.Mã Hoá Tên Gọi Và Tạo Bảng Dữ Liệu

Mot: Text Mé ta vé san pham

Bang nha cung cap:

Bao gồm các thông tin về nhà cung cấp như: Mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ

và số điện thoại liên lạc với nhà cung cấp

i) Field Name Datatype Description c7

Ÿ MaNCC Text Mã nhà cung cấp

TenNCC Text Tén nhà cung cấp

Bảng nhân viên:

Chứa các thông tin về nhân viên: Mã nhân viên, tên nhân viên, địa chỉ, số điện thoại, ngày sinh, giới tính của nhân viên

16

9 Manv Text Mã nhân viên

TenNV Text Tên nhân viên

DC Text Bia chi cla nhân viên

- la Yes/No Giới tính của nhân viên(Yes=Nam, No=ni?)

NS Date/Time Ngày sinh của nhân viên R

vere Text 'Tên khách hàng

— 'Ðc Text Địa chỉ của khách hàng

cam Text SỐ điện thoại của khách hàng| h

Bảng phiếu nhâp:

Bao gồm các thông tin cụ thể về phiếu nhâp: Số phiếu nhập, ngày nhập, mã nhà cung cấp,

mã nhân viên, tiền trả cho nhà cung cấp nếu có

Bao gồm các thông tin về việc nhập hàng: Số phiếu nhập, mã sản phẩm, số lượng, đơn

giá, tổng lượng tiền cần trả (thành tiền)

Thành tiền

18

Ÿ 'NgayN Date/Time Ngày nhp san pham

{st Number số lượng còn trong kho

DG Number Đơn giá theo ngày nhập

Bảng khách hàng thanh toán (TTKH):

Bang này lưu lại các thông tin của những lần khách hàng đến thanh toán tiền với doanh

nghiệp Các thông tin đó gồm có mã thanh toán, mã khách hàng, ngày thanh toán, và số tiền khách hàng đã thanh toán

Field Name Dat TYP Description

Matt Text Mã thanh toán

Ÿ MaK Text Mã khách hàng thanh toán

NgayTT Date/Time Ngày khách thanh toán

Bảng thanh toán nhà cung cấp :

Tương tự như phần thanh toán của khách hàng với doanh nghiệp, bảng này lưu lại thông tin của những lần doanh nghiệp thanh toán với nhà cung cấp Các thông tin gồm có mã thanh toán, mã nhà cung cấp, ngày thanh toán và số tiền mà doanh nghiệp thanh toán cho nhà cung cấp

19

FieldName) ARR TYRE esripton

Ÿ MaTT Text Mã thanh toán

MaNCC Text Mã nhà cung cấp

NgayTT Date/Time Ngày thanh toán với nhà cung cấp

TienTra Number Tiền thanh toán với nhà cung cấp h

2 t4 há

Bang giá bán:

Lưu lại các thông tin về mã sản phẩm, giá bán và ngày cập nhật giá bán Vì mỗi ngày sẽ

có một giá bán khác nhau

— Data Type | Description

¥ MaSP Text Ma san phẩm

"Teia Number Giá bán của sẵn phẩm

Nga Date/Time Ngày bán theo giá bán

Bảng chỉ phí:

Chỉ tiết các chỉ phí sảy ra trong ngày như tiền điện, tiền nước, tiền vận chuyển bao gồm:

Mã chỉ phí, ngày chỉ phí, mã nhân viên đã chỉ phí, miêu tả chỉ phí, tiền đã chỉ phí

| Field Name | DataType Description

Ÿ NgayCP Date/Time Ngày chỉ phí

TienCP Number Số tiền đã chỉ phí trong ngày

R

Các bảng dữ liệu trên đã bao gồm việc mã hóa dữ liệu, kiểu đữ liệu cần thiết, các khóa

chính, khóa ngoài liên kết với các bảng khác Từ các bảng đữ liệu đó ta có mô hình thực thể liên kế như sau

20