Ưng dụng máy vi tính vào công tác kế toán thanh toán với người cung cấp và khách hàng tại công ty dịch vụ du lịch và thương mại TST

Trong thời gian thực tập tại Công ty dịch vụ du lịch và thương mại TST,qua xem xét quy trình, đặc điểm hoạt động kinh doanh, quy trình hạch toán đặc biệt là quy trình hạch toán nghiệp vụ

Lời nói đầu

Trải qua hơn 10 năm thực hiện chính sách đổi mới và mở cửa của Đảng và Nhà nước, nền kinh tế nước ta đang chuyển mạnh mẽ từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa và đã đạt được những thành tựu có ý nghĩa quan trọng trên nhiều lĩnh vực Cơ chế thị trường luôn tồn tại những quy luật riêng của nó cho nên mỗi một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải thích ứng được những đòi hỏi của thị trường, phải nắm chắc và vận dụng đúng các quy luật của nó

Doanh nghiệp thương mại trong cơ chế thị trường là cầu nối giữa sản xuất

và tiêu dùng, giữa sản xuất với sản xuất, giữa các thị trường với nhau Thông qua hoạt động thương mại mà hàng hoá đi từ sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng, giá trị sử dụng của hàng hoá được thừa nhận Để thực hiện được điều đó là cả một quá trình gồm nhiều giai đoạn nhưng đối với doanh nghiệp thì quan trọng nhất là mua và bán hàng hoá Bán những mặt hàng mà người mua cần chứ không phải bán cái gì mà mình có, từ chỗ xác định bán cái gì doanh nghiệp thương mại xác định mình cần mua cái gì của người sản xuất Thanh toán là một khâu trong quá trình mua bán hàng hoá, là dòng vận động ngược chiều với dòng vận động vật lý của hàng hoá từ người tiêu dùng quay trở lại người sản xuất Thanh toán là điều kiện để tiếp tục quá trình tái sản xuất và tái sản xuất

mở rộng

Để quản lý sự hình thành công nợ và tình hình thanh toán trong mua bán hàng hoá mét cách có hiệu quả thì cần phải có lượng thông tin chính xác, kịp thời Yêu cầu này khiến công tác kế toán nghiệp vụ thanh toánvới người mua người bán không đơn giản là cung cấp đầy đủ chính xác thông tin mà còn phải kịp thời cung cấp thông tin cho các nhà quản lý về tình hình công nợ để có biện pháp quản lý một cách khoa học đồng thời có kế hoạch huy động các nguồn vốn một cách hợp lý

Ngày nay với sự phát triển của khoa học kỹ thuật công nghệ thông tin ngày càng đóng vai trò to lớn trong đời sống kinh tế xã hội, với những ưu thế như tốc

độ nhanh, chính xác máy vi tính ngày càng được ứng dụng rộng rãi nhất là trong quản lý và kinh doanh Sự xâm nhập của tin học vào kế toán đã làm thay

đổi hình ảnh của người kế toán, giúp họ giảm bớt công việc ghi chép tính toán

để tập trung vào các công việc mà máy móc không thể thay thế được

Trong thời gian thực tập tại Công ty dịch vụ du lịch và thương mại TST,qua xem xét quy trình, đặc điểm hoạt động kinh doanh, quy trình hạch toán đặc biệt là quy trình hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán cùng với kiến thức tích luỹ được trong quá trình học tập tại trường em đã chọn đề tài

“ Ưng dụng máy vi tính vào công tác kế toán thanh toán với người cung cấp và khách hàng tại công ty Dịch vụ Du lịch và Thương Mại TST” làm nội dung bản luận văn tốt nghiệp của mình

Luận văn ngoài lời mở đầu và kết luận gồm các nội dung chính sau đây:Chương I: Lý luận chung về Kế toán nghiệp vụ thanh toán với người cung cấp và khách hàng trong doanh nghiệp thương mại

Chương II: Thực trạng Kế toán nghiệp vụ thanh toán với người cung cấp và khách hàng tại công ty Dịch vụ Du lịch và Thương mại -TST và một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ này tại công ty

Chương III: ứng dụng máy vi tính trong hiện đại hoá công tác kế toán thanh toán với người cung cấp và khách hàng tại Công ty TST

Chương 1

lý luận chung về kế toán nghiệp vụ thanh toán với người cung cấp và

khách hàng trong doanh nghiệp thương mại

I.Cơ sở hình thành quan hệ thanh toán với người cung cấp và khách hàng

1.Khái niệm về thanh toán

1.1.Thanh toán là gì?

Mét doanh nghiệp cũng như một cơ thể sống, nó luôn phải tồn tại các mối quan hệ với môi trường bên ngoài, sự tồn tại này là tất yếu bởi nếu không có mối quan hệ với bên ngoài cũng có nghĩa là doanh nghiệp không tồn tại Doanh nghiệp tồn tại được cần phải có các yếu tố đầu vào như tiền vốn, sức lao động, nguyên vật liệu, dịch vụ , những yếu tố này doanh nghiệp có được từ môi trường bên ngoài : tiền vốn từ các chủ đầu tư, ngân hàng và các tổ chức tài chính khác, sức lao động từ người lao động, vật tư hàng hoá, dịch vụ từ người cung cấp Từ các yếu tố đầu vào đó doanh nghiệp sản xuất ra hàng hoá dịch vụ

và cung cấp ra thị trường Việc nhận được các yếu tố đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh bao giê cũng đi kèm với việc doanh nghiệp phải trả cho người cung cấp số tiền có giá trị tương đương với giá trị của các yếu tố mà doanh nghiệp đã nhận được Việc cung cấp ra thị trường các sản phẩm dịch vụ bao giê cũng gắn liền với việc doanh nghiệp có quyền được nhận lại số tiền có giá trị tương đương với giá trị của sản phẩm hàng hoá mà mình đã cung cấp Như vậy quan hệ thanh toán luôn tồn tại cùng với các quan hệ kinh tế phát sinh trong suốt quá trình tồn tại của doanh nghiệp

Theo công thức của quá trình tái sản suất : T -H - T’ đầu tiên người kinh doanh bỏ tiền ra mua hàng vào(hình thái giá trị đã chuyển từ tiền sang hàng), Sau đó bán hàng và thu lại tiền( hình thái giá trị lại chuyển từ hàng sang tiền) Lúc này nhà kinh doanh thu lại một khoản chênh lệch ∆T= T’-T chính là phần lợi nhuận mà nhà kinh doanh thu được Trong quá trình T chuyển sang H nhà kinh doanh nhận hàng hoá và dịch vụ đồng thời với việc phải trả cho nhà cung

cấp một khoản tiền tương ứng và khi bán hàng ra họ lại thu về lượng tiền T’ từ lượng tiền T’ này lại tiếp tục một chu kỳ kinh doanh mới Như vậy thanh toán gắn liền với quá trình tái sản xuất và tái sản xuất mở rộng, mọi trục trặc trong thanh toán sẽ ảnh hưởng đến quá trình tái sản xuất của doanh nghiệp.

Quan hệ thanh toán trong doanh nghiệp chính là quan hệ kinh tế phát sinh khi doanh nghiệp có quyền thu hay nghĩa vụ phải trả với các con nợ hay chủ nợ

về một khoản vay, nợ tiền vốn trong kinh doanh

1.2.Phân loại thanh toán

1.2.1.Căn cứ vào các đối tác tham gia quan hệ thanh toán

- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người cung cấp, với khách hàng trong quan hệ mua bán hàng hoá, vật tư, sản phẩm dịch vụ

-Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người lao động về các khoản tiền lương, tiền thưởng ,tiền trợ cấp và các khoản thu nhập khác phân phối cho họ

-Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các đối tác tham gia liên doanh liên kết trong quan hệ liên doanh, liên kết

-Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngân sách nhà nước về các khoản thuế, phí,lệ phí và các khoản trợ cấp trợ giá mà doanh nghiệp được hưởng

-Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngân hàng và các tổ chức tài chính tín dụng trong quan hệ vay vốn và các dịch vụ thanh toán

-Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các bên trong nội bộ doanh nghiệp về các khoản phải thu phải trả nội bộ

- Quan hệ thanh toán khác: quan hệ thanh toán diễn ra khi doanh nghiệp có quan hệ thanh toán về ký quỹ, ký cược và các quan hệ thanh toán khác

1.2.2.Căn cứ vào thời hạn thanh toán

-Nợ ngắn hạn là các khoản nợ mà thời gian thanh toán dưới một năm hoặc một chu kỳ kinh doanh bình thường

-Nợ dài hạn là các khoản nợ mà thời gian thanh toán trên một năm hoặc sau mét chu kỳ kinh doanh bình thường

-Thanh toán trước là thanh toán trước thời điểm giao hàng

-Thanh toán ngay là thanh toán khi giao hàng

-Thanh toán sau là thanh toán sau khi việc giao hàng đã hoàn thành

1.2.4.Căn cứ vào phương thức thanh toán:

-Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt

- Thanh toán thông qua ngân hàng : bằng séc, điện chuyển tiền, thư chuyển tiền, thư tín dụng

2.Cơ sở hình thành và nội dung quan hệ thanh toán với người cung cấp

và khách hàng.

Cơ sở của việc hình thành quan hệ thanh toán với người cung cấp và khách hàng chính là quan hệ mua bán trao đổi hàng hoá dịch vụ Quan hệ này bao gồm việc người bán cung cấp sản phẩm hàng hoá dịch vụ cho người mua đồng thời là việc người mua trả tiền (thanh toán) cho người bán Khi quan hệ mua bán hàng hoá diễn ra người mua được quyền sở hữu về hàng hoá và mất quyền

sở hữu về tiền tệ,ngược lại người bán mất quyền sở hữu về hàng hoá và được quyền sở hữu về tiền tệ

Cùng với sự phát triển của các hình thức mua bán thì các hình thức thanh toán cũng phát triển đa dạng và phức tạp Việc đồng thời giao hàng và trả tiền gần như chỉ tồn tại trong bán lẻ và một số loại hình dịch vụ Giao nhận hàng đã tách rời việc thanh toán tiền hàng, thanh toán có thể sảy ra trước, trong và sau khi giao hàng Chính sự phong phú của các hình thức thanh toán đã tạo điều kiện cho mua bán phát triển, bên nào có điều kiện tài chính tốt hơn sẽ tạo điều kiện cho bên kia tiêu thụ hàng tốt hơn hoặc có khả năng cung cấp hàng theo yêu cầu của mình

Quan hệ thanh toán bắt đầu phát sinh khi hợp đồng kinh tế có hiệu lực và người bán bắt đầu giao hàng cho người mua và kết thúc khi người mua hoàn thành việc thanh toán cho người bán Trong bán lẻ thì quan hệ thanh toán thường chỉ kéo dài trong thời gian mua bán hàng tại quầy hàng,cửa hàng song đối với bán buôn thì quan hệ thanh toán kéo dài trong một khoảng thời gian dài nhiều khi bắt đầu trước khi giao hàng và kéo dài rất lâu sau khi việc giao hàng

đã hoàn thành Trong một số quan hệ mua bán diễn ra thường xuyên thì việc cung cấp hàng hoá và thanh toán tiền hàng diễn ra theo kế hoạch và chỉ đến

cuối kỳ các bên mới tiến hành đối chiếu, bù trừ trị giá của số hàng đã giao và số tiền đã nhận.

3.Các phương thức thanh toán trong mua bán hàng hoá:

3.1.Thanh toán bằng tiền mặt:

Là phương thức thanh toán trực tiếp giữa người mua và người bán Khi bên bán chuyển giao hàng hóa, dịch vụ cho bên mua thì bên mua xuất tiền để trả tương ứng với giá mà hai bên đã thoả thuận, thanh toán theo phương thức này đảm bảo khả năng thu tiền nhanh, tránh được rủi ro trong thanh toán

3.2.Thanh toán không dùng tiền mặt:

3.2.1.Thanh toán bằng séc

Theo phương thức này người bán viết một tờ lệnh thanh toán cho ngân hàng

mà mình có tài khoản trích tiền trên tài khoản của mình thanh toán cho người cầm tờ séc hoặc người được chỉ định trên tờ séc

Là phương thức thanh toán theo phương thức nhờ thu chậm trả, tức là người

bán chỉ được thanh toán khi có sự chấp nhận của bên mua Khi bên bán gửi hàng cho bên mua đồng thời phải là giấy nhờ thu gửi cho ngân hàng nhờ ngân hàng thu hộ số tiền hàng đã gửi Ngân hàng khi nhận được chứng từ và sự đồng

ý của bên mua sẽ thanh toán cho bên bán thông qua ngân hàng bên bán Hình thức này áp dụng khi các bên có sự tin tưởng lẫn nhau trong lĩnh vực thanh toán

3.2.3.Thanh toán theo kế hoạch:

Phương thức thanh toán này áp dụng trong trường hợp hai bên có quan hệ mua bán thường xuyên và có tín nhiệm lẫn nhau Theo hình thức này căn cứ vào hợp đồng kinh tế bên bán định kỳ chuyển cho bên mua hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ và bên mua định kỳ thanh toán cho bên bán Cuối kỳ hai bên tiến

3.2.4.Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi.

Thực chất của phương pháp này là bên mua uỷ quyền cho ngân hàng phục

vụ mình trích tiền từ tài khoản của mình thanh toán cho bên bán Uỷ nhiệm chi được áp dụng thanh toán giữa các đơn vị có sự tín nhiệm lẫn nhau trong lĩnh vực thanh toán Nhược điểm của phương thức này là có thể sảy ra tình trạng chiếm dụng vốn của đơn vị bán

3.2.5.Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu

Theo phương thức này bên bán uỷ nhiệm cho ngân hàng phục vụ mình thu

hộ một khoản tiền nhất định từ một khách hàng nào đó Uỷ nhiệm thu được áp dụng để thanh toán các khoản tiền dịch vụ mà việc cung cấp mang tính chất thường xuyên và có các phương tiện đo lường chính xác hoặc dùng để đòi nợ

Ưu điểm của phương thức này là người bán chủ động đòi tiền nên thời gian thanh toán nhanh Tuy nhiên nếu đơn vị mua không có khả năng thanh toán thì quyền lợi của người bán không được bảo đảm

3.2.6.Thanh toán bằng thư tín dụng

Thư tín dụng là một sự cam kết của ngân hàng đối với đơn vị cung cấp hàng hoá hoặc dịch vụ khi đơn vị cung cấp hoàn thành nghĩa vụ quy định trong một văn bản được gọi là thư tín dụng Phương thức này được áp dụng đối với các đơn vị mua thường xuyên vi phạm kỷ luật thanh toán và được áp dụng phổ biến trong mua bán quốc tế

3.3.Thanh toán hàng đổi hàng

Thanh toán hàng đổi hàng sảy ra khi các bên tham gia quan hệ thanh toán có quan hệ mua bán với nhau bên này là khách hàng của bên kia và ngược lại Thanh toán đổi hàng có thể diễn ra theo từng hợp đồng kinh tế hoặc được tiến hành thường xuyên giữa các bên

II.Vai trò của kế toán thanh toán với người cung cấp và khách hàng

1.Tầm quan trọng của quản lý công nợ với người cung cấp và khách hàng.

Như đã trình bày ở trên thanh toán đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh cuả doanh nghiệp, mọi trục trặc trong quá trình thanh toán đều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp các nghiệp vụ thanh toán diễn ra thường xuyên và liên tục, bao gồm thanh toán các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả.

Nợ phải thu khách hàng là một bộ phận thuộc về tài sản của doanh nghiệp đang bị các doanh nghiệp khác chiếm dụng hợp pháp (mua chịu) hoặc bất hợp pháp( quá hạn thanh toán mà vẫn chưa thanh toán) Doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thu hồi các khoản nợ này, doanh nghiệp phải thường xuyên đôn đốc kiểm tra việc thu hồi nợ

Phải trả người bán là một bộ phận thuộc về nguồn vốn của doanh nghiệp được tài trợ từ các doanh nghiệp khác và doanh nghiệp có nghĩa vụ phải hoàn trả trong một khoản thời gian nhất định theo thoả thuận

Trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay nguồn vốn tự có của các doanh nghiệp rất hạn chế do đó việc mua bán chịu sẽ thúc đẩy quá trình tiêu thụ hàng hoá Tuy nhiên việc mua bán chịu sẽ dẫn đến hiện tượng chiếm dụng vốn, thất thoát vốn

Thu hồi các khoản nợ phải thu khách hàng một cách hợp lý sẽ tạo điều kiện cho việc tiêu thụ tốt hàng hoá đồng thời vẫn đảm bảo việc thu hồi vốn để kinh doanh

Trả người bán đúng hạn sẽ làm tăng uy tín của doanh nghiệp và cùng với nó

là việc tiết kiệm một khoản chi phí do được sử dụng vốn của người bán và đa dạng hoá cơ cấu nguồn vốn kinh doanh

Duy trì tỷ lệ Nợ phải thu khách hàng/ Nợ phải trả người bán một cách hợp lý

sẽ đảm bảo khả năng thanh toán và nhu cầu vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nếu tỷ lệ này quá cao doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn lớn sẽ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Nếu tỷ lệ này quá nhỏ chứng tỏ doanh nghiệp chiếm dụng vốn của các doanh nghiệp khác, doanh nghiệp sẽ giặp khó khăn trong việc tiếp tục huy động các nguồn vốn Duy trì tỷ lệ này như thế nào còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như tiềm lực doanh nghiệp, lượng hàng hoá tồn kho và nhiều yếu tố khác

2.Nhiệm vụ của kế toán thanh toán với người cung cấp và khách hàng.

+Theo dõi, ghi chép phản ánh một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời các khoản nợ phải thu, phải trả và tình hình thanh toán các khoản nợ đó Qua đó kiểm tra kiểm soát tình hình quản lý và sử dụng tài sản trong sản xuất kinh

doanh nhằm phát hiện và ngăn chặn tình hình chiếm dụng và bị chiếm dụng vốn, tình trạng vi phạm kỷ luật thanh toán

+Cung cấp kịp thời những thông tin về công nợ và tình hình thanh toán cho chủ doanh nghiệp hoặc quản lý doanh nghiệp làm cơ sở đề ra những quyết định hợp lý trong sản xuất kinh doanh và quản lý tài sản

+Theo dõi chi tiết cho từng đối tượng phải thu, phải trả Với những khách hàng có số dư nợ lớn hoặc có quan hệ thường xuyên thì định kỳ kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi và số còn nợ, nếu cần thiết thì phải yêu cầu khách hàng ký xác nhận nợ

+Theo dõi các khoản thanh toán bằng ngoại tệ trên sổ chi tiết đồng thời với việc phải quy đổi ra ra Việt Nam Đồng để hạch toán

III.Kế toán nghiệp vụ thanh toán với người cung cấp và khách hàng

1.Thanh toán với người cung cấp

1.1.Tổ chức hạch toán ban đầu

Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành đều phải được lập chứng từ để làm cơ sở pháp lý cho mọi số liệu trên tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán Chứng từ kế toán phải được lập kịp thời, theo đúng nội dung và phương pháp lập Trên cơ sở chứng từ kế toán do Bộ tài chính ban hành theo quy định taị quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và các văn bản sửa đổi, bổ sung kế toán thanh toán công nợ với người cung cấp sử dụng các chứng từ sau:

Các chứng từ phản ánh quá trình hình thành công nợ

+ Hoá đơn(GTGT ), hoá đơn bán hàng

+ Biên bản bàn giao công trình xây dựng cơ bản

+ Invoice(Dùng cho hàng nhập khẩu)

Các chứng từ phản ánh tình hình thanh toán :

+ Nếu thanh toán bằng tiền mặt: Phiếu chi tiền mặt

+ Nếu thanh toán bằng séc: Bảng kê nép séc

+ Nếu thanh toán qua Ngân hàng: Giấy báo có kèm biên bản sao kê của ngân hàng

Trong trường hợp thanh toán cho người cung cấp không phải bằng tiền như trong các trường hợp thanh toán bằng hàng hoá, bù trừ công nợ thì cần phải có các giấy tờ hợp lệ như biên bản bù trừ công nợ ,hợp đồng đổi hàng, phiếu xuất kho hàng đi đổi, hoá đơn bán hàng cho người cung cấp

Công tác hạch toán ban đầu, xử lý chứng từ là khâu tốn nhiều công sức và là một trong những nội dung quan trọng của việc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ của số liệu kế toán do vậy cần phải tổ chức một cách khoa học, hợp lý và đúng với các quy định, nguyên tắc chung về chế độ chứng từ mà Nhà nước ban hành

1.2.Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Để hạch toán sự hình thành và tình hình thanh toán với người cung cấp kế toán sử dụng tài khoản 331 ”Phải trả người bán”

Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư hàng hoá, người cung cấp dịch vụ lao vô theo hợp đồng kinh tế đã ký kết Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây dựng

cơ bản

Nguyên tắc hạch toán tài khoản 331” Phải trả ngươi bán”

+ Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp lao vụ dịch vụ cần được mở cho từng đối tượng phải trả Đối tượng phải trả là người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây dựng cơ bản có quan hệ chủ yếu với doanh nghiệp về bán vật tư hàng hoá, cung cấp lao vụ dịch vụ Trong chi tiết tài khoản này phản ánh

cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu nhưng chưa nhận được hàng hoá dịch vụ

+Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư hàng hoá dịch

vụ trả tiền ngay(tiền mặt, séc hoặc trả qua ngân hàng)

+Những vật tư hàng hoá đã nhận, đã nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và điều chỉnh lại khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán

+Khi hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại để xác định những người bán, người cung cấp chấp nhận giảm giá hàng bán ngoài hoá đơn

Bên Nợ:

+Số tiền đã trả cho người bán vật tư hàng hoá, người cung cấp lao vụ, dịch

vụ, người nhận thầu xây dựng cơ bản

+Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu nhưng chưa nhận được hàng hoá dịchvụ, công trình xây dựng

+Số tiền người bán chấp nhận giảm giá số hàng hoá hoặc lao vụ dịch vụ đã giao theo hợp đồng

+Số tiền kết chuyển về phần giá trị vật tư hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất phát hiện khi kiểm nhận và trả lại người bán

+Chiết khấu mua hàng được hưởng

+Số tiền không xác định được chủ nợ hoặc chủ nợ không đòi

Bên Có:

+Số tiền phải trả cho người bán vật tư hàng hoá, người cung cấp lao vụ dịch

vụ, người nhận thầu xây dựng

+Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số vật tư hàng hoá, lao vụ dịch

vụ đã nhận khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức

Số dư bên Có:

Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu

Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo từng đối tượng cụ thể Trong trường hợp có số dư bên Nợ thì không được bù trừ cho nhau khi lên báo cáo tài chính mà phải căn cứ vào sổ chi tiết để lấy số dư bên Có lên cho chỉ tiêu Phải trả người bán và Số dư bên Nợ lên cho chỉ tiêu Trả trước cho người bán

Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan:

Tài khoản 151-Hàng mua đang đi đường

Tài khoản 152-Nguyên vật liệu

Tài khoản 156-Hàng hoá

Tài khoản 211-Tài sản cố định hữu hình

Tài khoản 241-Xây dựng cơ bản dở dang(2412)

Tài khoản 611-Mua hàng(ở đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)

Tài khoản 141-Tạm ứng

Tài khoản 111 -Tiền mặt

Tài khoản 112- Tiền gửi ngân hàng

Và các tài khoản liên quan khác

1.3 Trình tự kế toán

+Mua vật tư hàng hoá, TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh dịch

vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ kế toán ghi:

Nợ Tk 152,153,156 hoặc 611Tổng giá thanh toán Tæng gi¸ thanh to¸n

Có Tk 311+ Khi nhập khẩu vật tư hàng hoá, thiết bị, số tiền phải thanh toán cho người bán bằng ngoại tệ được quy đổi ra VND theo tỷ giá hạch toán hoặc tỷ giá thực

tế, đồng thời phải theo dõi trên sổ chi tiết theo nguyên tệ

- Đối với doanh nghiệp áp dụng tỷ giá thực tế thì trị giá thiết bị, hàng hoá và

số tiền phải trả cho người bán được quy đổi theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng nhà nước công bố hoặc theo tỷ giá của ngân hàng giao dịch

Nợ Tk 152,156,211

Có Tk 331 -Phải trả người bán

Khi thanh toán :

Nợ Tk 331-Theo tỷ giá thực tế tai thời điểm phát sinh công nợ

Nợ Tk 413-Chênh lệch tỷ giá (Nếu tỷ giá tăng)

Có Tk 112(2)-Theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán Nếu tỷ giá giảm thì ghi vào bên Có Tài khoản 413

Đến cuối kỳ nếu còn số dư thì tiến hành điều chỉnh tỷ giá của số công nợ phải trả về tỷ giá thực tế cuối kỳ, Phần chênh lệch được ghi vào bên Nợ của tài khoản 413 (Nếu tỷ giá tăng) hoặc ghi vào bên Có của tài khoản này (Nếu tỷ giá giảm)

- Đối với doanh nghiệp áp dụng tỷ giá hạch toán thì trị giá thiết bị, hàng hoá được quy đổi theo tỷ giá thực tế còn số tiền phải trả hoặc trả ngay được quy đổi theo tỷ giá hạch toán, phần chênh lệch được phản ánh vào tài khoản 413’Chênh lệch tỷ giá’

Nợ Tk 156,211-Theo tỷ giá thực tế

Có Tk 112,331-Theo tỷ giá hạch toán

Có Tk 413- Chênh lệch tỷ giá(Nếu tỷ giá thực tế lớn hơn tỷ giá hạch toán)

Nếu tỷ giá hạch toán lớn hơn tỷ giá thực tế thì phần chênh lệc được ghi vào bên Nợ Tài khoản 413

Khi thanh toán tiền hàng,ghi

Nợ Tk 331 Tỷ giá hạch toán

Có Tk 112(2) Đến cuối kỳ còn số dư mà tỷ giá thực tế trên thị trường của loại ngoại tệ đó

có sự chênh lệch lớn với tỷ giá thực tế thì cần điều chỉnh lại tỷ giá hạch toán

Nếu tỷ giá tăng:

Nợ Tk 413

Có Tk 331Nếu tỷ giá giảm

Nợ Tk 331

Có Tk 413+Trường hợp đơn vị có tiến hành đầu tư xây dựng cơ bản theo phương thức giao thầu Khi nhận được biên bản bàn giao của bên nhận thầu xây lắp, căn cứ vào hợp đồng giao thầu và biên bản bàn giao khối lượng xây lắp, hoá đơn khối lượng XDCB hoàn thành, ghi:

Nợ Tk 241-Xây dựng cơ bản dở dang

Nợ Tk 133-Thuế GTGT được khấu trừ

Nợ Tk 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ Tk 133- Thuế GTGT được khấu trừ

Có Tk 331-Phải trả người bán

+Khi thanh toán tiền cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu kế toán ghi:

Có Tk 111-Tiền mặt.

Có Tk 112-Tiền gửi ngân hàng

Có Tk 311,314-Vay ngắn hạn, vay dài hạn

+Khi ứng trước tiền cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu, ghi:

Nợ Tk 331-Phải trả người bán

Có Tk 111,112+Chiết khấu mua hàng đơn vị được hưởng do thanh toán sớm, ghi:

Nợ Tk 331-Phải trả người bán

Có Tk 711-Thu nhập hoạt động tài chính

+Trường hợp vật tư hàng hoá mua vào phải trả lại do sai quy cách phẩm chất, ghi:

Nợ Tk 331-Phải trả người bán

Có Tk 152,153,156 hoặc 611

Có Tk 133-Thuế GTGT được khấu trừ

+Trường hợp người bán chấp nhận giảm giá cho số hàng đã mua kém phẩm chất, sai quy cách,ghi:

Nợ Tk 331-Phải trả người bán

Có Tk 152,153,156,211 hoặc 611+Người bán hoàn lại số tiền đơn vị đã ứng trước vì không có hàng, ghi:

Có Tk 721-Thu nhập bất thường Cã Tk 721-Thu nhËp bÊt thêng Trong một số trường hợp khác tài khoản 331còng dùng để phản ánh tình hình công nợ và thanh toán công nợ trong các trường hợp khác như: ở bên nhận đại lý phản ánh số tiền phải thanh toán cho người giao đại lý về số tiền hàng đại

lý đã bán Bên nhận uỷ thác nhập khẩu phản ánh số tiền mà người uỷ thác nhập khẩu đã giao để nhập khẩu, số tiền phải thanh toán cho người bán ở nước ngoài Bên nhận uỷ thác xuất khẩu phản ánh số tiền hàng xuất khẩu phải trả cho người

uỷ thác

Sơ đồ tổng quỏt hạch toỏn tài khoản 331-Phải trả người bỏn

TK331111,112,311,341

TK511

641,642TK133211,213,241

152,153,156 ,611

Thanh toán bằng tiền măt,

tiền gửi, tiền vay(kể cả đặt

Gía trị NVL,hàng hoá

mua chịu

Giá trị TSCĐ,số phải trả người nhận thầu,sửa chữa lớn TSCĐ

TK13

3

VAT tương ứng

TK111,112

811,156,157

mà các đơn vị mở các loại sổ kế toán khác nhau, nhưng nhìn chung đối với bất

kỳ hình thức sổ kế toán nào đơn vị cũng cơ bản phải có 2 loại sổ là sổ tổng hợp

và sổ chi tiết Đối với kế toán nghiệp vụ thanh toán với người cung cấp và khách hàng cũng được ghi chép trên hai loại sổ:

+Sổ Tổng hợp

Theo hình thức Nhật ký chung thì tình hình mua hàng và thanh toán tiền hàng được phản ánh trên sổ Nhật ký mua hàng, sổ Nhật ký chi tiền, sổ cái tài khoản

Theo hình thức Nhật ký sổ cái thì sù hình thành công nợ và tình hình thanh toán công nợ với khách hàng được ghi trên Nhật ký Sổ cái

Theo hình thức Chứng từ ghi sổ thì sự hình thành công nợ và tình hình thanh toán công nợ với khách hàng được ghi ghi chép trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian và trên sổ cái các tài khoản theo nội dung kinh tế Theo hình thức nhật ký chứng từ: Kế toán nghiệp vô thanh toán với người bán được ghi chép trên nhật ký chứng từ số 5,Căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với người bán, cuối tháng cộng lấy số dư để ghi vào Nhật ký Chứng từ số 5, mỗi người bán được ghi vào một dòng

+Sổ chi tiết:

Ngoài việc được ghi chép trên các sổ tổng hợp thì sổ chi tiết được mở cho từng đối tượng ngưòi bán và cho từng loại tiền, mỗi một người bán hoặc một loại tiền được mở một sổ riêng

2.Kế toán thanh toán với khách hàng.

2.1.Tổ chức hạch toán ban đầu:

Để hạch toán thanh toán với khách hàng kế toán sử dụng các chứng từ ban đầu:

Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng

Ngoài ra trong các trường hợp khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp không phải bằng tiền như: Bù trừ công nợ, thanh toán bằng hàng hoá, xoá nợ từ khoản dự phòng phải thu khó đòi, hàng bán bị trả lại, giảm gía, chiết khấu cần phải có đầy đủ các giấy tờ hợp lệ, hợp pháp như: Biên bản đối chiếu công nợ, Biên bản bù trừ công nợ, Biên bản xoá nợ,Phiếu nhập kho hàng đổi về.Biên bản hàng hoá sai hợp đồng, thừa hoặc thiếu hàng hóa của người mua.Giấy báo từ chối trả lại hàng của người mua

2.2.Vận dụng hệ thống tài khoản

Để hạch toán khoản nợ phải thu khách hàng và tình hình thanh toán các khoản nợ này của khách kế toán sử dụng tài khoản 131” Phải thu khách hàng”.Nguyên tắc hạch toán tài khoản131” Phải thu khách hàng”

+Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế chủ yếu với doanh nghiệp về mua bán sản phẩm hàng hoá, nhận lao vụ dịch vụ

+Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán hàng, cung cấp lao

vụ dịch vụ thu tiền ngay( tiền mặt, séc)

+Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, các loại nợ có thể trả đúng hạn, nợ khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có các biện pháp xử lý

+Trong quan hệ bán sản phẩm hàng hoá, cung cấp lao vụ dịch vụ theo sự thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng nếu hàng hoá đã giao, lao vụ dịch

vụ đã cung cấp không đúng theo hợp đồng thì người mua có thể yêu cầu giảm giá hoặc nhận lại số hàng đã giao

Kết cấu và nội dung tài khoản 131” Phải thu khách hàng”

Bên Nợ:

+Số tiền phải thu khách hàng về sản phẩm hàng hoá đã giao, lao vụ dịch vụ

đã cung cấp và được xác định tiêu thụ

+Số tiền thừa trả lại cho khách hàng

Bên Có:

+Số tiến khách hàng đã trả

+ Sè tiền nhận ứng trước, trả trước của khách hàng

+Số tiền giảm giá cho khách hàng sau khi đã xác định doanh thu

+Doanh thu của số hàng bán bị trả lại

+ Chiết khấu bán hàng cho người mua

+Xử lý nợ phải thu khó đòi, bù trừ công nợ, nhận hàng hoá của khách

Số dư bên Nợ:

Số tiền còn phải thu khách hàng cuối kỳ

Tài khoản này có thể có số dư bên Có Số dư bên có phản ánh số tiền đã nhận trước hoặc số đã thu lớn hơn số phải thu theo chi tiết cho từng đối tượng

cụ thể Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết cho từng đối tượng của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên Tài sản và Nguồn vốn Số dư bên

Nợ lên cho chỉ tiêu Phải thu khách hàng,số dư bên Có lên cho chỉ tiêu Người mua trả trước

Nợ Tk 131-Phải thu khỏch hàng

Cú Tk 511- Doanh thu bỏn hàng

Khi khỏch hàng thanh toỏn,ghi:

Nợ Tk (Quy đổi theo tỷ giỏ tại thời điểm thanh toỏn) Nợ Tk (Quy đổi theo tỷ giá tại thời điểm thanh toán)

Cú Tk 131-(Quy đổi theo tỷ giỏ tại thời điểm xỏc định doanh thu)

Cú Tk 413-(Nếu tỷ giỏ tăng so với khi xỏc định doanh thu) Nếu tỷ giỏ giảm ghi Nợ Tài khoản 413

Đến cuối kỳ nếu trờn tài khoản cũn số dư thỡ điều chỉnh theo tỷ giỏ thực tế tại thời điểm cuối kỳ: Nếu tỷ giỏ tăng thỡ ghi Cú Tài khoản 413 Cũn giảm thỡ ghi Nợ Tài khoản 413

-Nếu doanh nghiệp ỏp dụng tỷ giỏ hạch toỏn thỡ doanh thu được quy đổi theo tỷ giỏ thực tế cũn khoản phải thu hoặc tiền thu được phản ỏnh theo tỷ giỏ hạch toỏn, phần chờnh lệch được phản ỏnh vào tài khoản 413

Nợ Tk 131,112(2)

Nợ Tk 413(Nếu tỷ giỏ thực tế cao hơn tỷ giỏ hạch toỏn)

Cú Tk 511-Doanh thu Nếu tỷ giỏ thực tế nhỏ hơn tỷ giỏ hạch toỏn thỡ ghi Cú Tk 413

Khi thanh toỏn ghi:

Nợ Tk 112(2)-Tiền gửi ngân hàng.

+Khi nhận được tiền ứng trước, trả trước của khách hàng theo hợp đồng, ghi:

Nợ Tk 152-Nguyên liệu, vật liệu

Nợ Tk 642-Chi phí QLDN( Nếu chưa trích lập dự phòng )

Nợ Tk 139-Dù phòng phải thu khó đòi

Có Tk 131-Phải thu khách hàng Cã Tk 131-Ph¶i thu kh¸ch hµng Đồng thời ghi vào bên Nợ tài khoản 004 -Nợ khó đòi đã xử lý

Tài khoản này cũng được sử dụng để phản ánh khoản phải thu về số tiền đã giao cho người uỷ thác nhập khẩu

Sơ đồ tổng quỏt hạch toỏn Tài khoản 131-Phải thu khỏch hàng

TK131TK511,512

TK3331

TK139

TK111,112

TK331

TK3331

Doanh thu bán hàng(không thuế)

Thuế giá trị gia tăng

Thu nhập hoạt động

tài chính và thu nhập

bất thường( chưa thuế)

Số chi hộ hoặc tiền thừa trả lại

Chiết khấu bán hàng, giảm giá, hàng bán bị

trả lại

VAT tương ứng với phần chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại

Theo hình thức Nhật ký chung doanh thu bán hàng(bán chịu) và tình hình thanh toán được phản ánh trên Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền và sổ cái liên quan Sổ chi tiết được mở để theo dõi từng đối tượng khách hàng, từng loại ngoại tệ.

Theo hình thức Nhật ký chứng từ: Phản ánh vào sổ chi tiết thanh toán với người mua chi tiết với từng khách hàng và từng loại tiền Cuối kỳ chuyển số liệu sang bảng kê số 11, mỗi khách hàng được ghi trên một dòng, căn cứ vào bảng kê số 11 để ghi cột ghi Có tài khoản 131 trên nhật ký chứng từ số 8

Doanh nghiệp: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA (NGƯỜI BÁN )

(Dùng cho TK 131,331 ) Tài khoản:

Ngày tháng

đối ứng

hạn được chiết khấu

1.sè đầu kỳ 2.sè phát sinh

3.sè dư cuối kỳ

Người ghi sổNgày tháng năm Ngµy th¸ng n¨m

(Ký,họ tên)

Doanh nghiệp: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA (NGƯỜI BÁN )

(Dùng cho TK 131,331 ) Tài khoản:

Đối tượng:

Loại ngoại tệ:

ứng

chiết khấu

Ngoại tệ

Quy

ra VND

Ngoại tệ

Quy

ra VN

Ngoại tệ

Quy

ra VND

Ngoạ

i tệ

Quy

ra VN

1.Sè đầu kỳ 2.Sè phát sinh

3.Sè dư cuối kỳ

Người ghi sổNgày tháng năm Ngµy th¸ng n¨m

(Ký,họ tên)

Chương 2

Thực trạng Kế toán nghiệp vụ thanh toán với người cung cấp và khách hàng tại công ty dịch vụ du lịch và thương mại -TST và một số đề xuất

nhằm hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ này

I Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tài chính tại công ty.

1.Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh

1.1.Sù hình thành và phát triển

Công ty dịch vụ du lịch và thương mại tên giao dịch quốc tế là: “ Trade and service tourist company” gọi tắt là TST là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng công ty Phát triển công nghệ và Du lịch được thành lập theo Quyết định số 108/KHCNQG của Trung tâm khoa học tự nhiên và công nghệ quốc gia năm 1993

Trụ sở chính của công ty đặt tại số 1D Láng Hạ,Đống Đa,Hà Nội, công ty là đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại các ngân hàng trong và ngoài nước

Công ty có các chức năng và nhiệm vụ chính sau:

- Kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp

-Kinh doanh khách sạn, làm dịch vụ du lịch lữ hành trong nước và quốc tế -Kinh doanh và cho thuê văn phòng đại diện tại Hà Nội và Tp Hồ chí Minh

- Kinh doanh và mua bán các trang thiết bị văn phòng

- Kinh doanh mua bán lắp ráp sửa chữa và bảo trì xe gắn maý

- Ngoài ra công ty còn thực hiện liên doanh với các đối tác nước ngoài để kinh doanh khách sạn, thực hiện các dịch vụ bán hàng và cho thuê văn phòng đại diện

1.2.Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty TST

*)Kinh doanh thương mại

Công ty dịch vụ du lịch và thương mại TST là đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp bao gồm hàng tiêu dùng, nguyên vật liệu, máy móc thiết bị đáp ứng cho nhu cầu khác nhau của sản xuất và đời sống Với chức năng XNK trực tiếp nên công ty kinh doanh trên địa bàn rất rộng bao gồm cả thị trường trong nước và ngoài nước Thị trường trong nước là những công ty thương mại, sản xuất cung cấp và tiêu thụ những mặt hàng phục vụ kinh doanh nội địa Thị trường ngoài nước của công ty bao gồm địa bàn kinh doanh ở một số nước như Nhât,Hàn Quốc, Singapore, Trung Quốc ,SNG trong đó đặc biệt là khu vục ASEAN và Trung quốc

Kể từ khi mới thành lập, ban giám đốc công ty coi hoạt động kinh doanh XNK là mòi nhọn kinh tế quan trọng và có ý nghĩa quyết định trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty Hoạt động kinh doanh XNK là hướng kinh doanh chủ yếu mang lại lợi nhuận cho công ty trong thời gian vừa qua

Nhập khẩu là mặt mạnh của công ty do có đội ngò cán bộ có nhiều kinh nghiệm trong kinh doanh nên công ty đã tìm hiểu và biết được mặt hàng nào

mà thị trường cần mà sản xuất trong nước chưa đáp ứng được, những mặt hàng chủ yếu mà công ty vẫn nhập là :Mú chính,sữa, bánh kẹo, máy giặt, tủ lạnh, ôtô, máy xây dựng v.v

Các mặt hàng xuất khẩu chủ yếu là hàng thủ công mỹ nghệ và hàng nông lâm sản qua chế biến

Ơ trong nước công ty chủ yếu kinh doanh xe máy Dream của công ty Honda Việt nam và công ty Liên doanh sản xuất phụ tùng ô tô xe máy(GMN) Ngoài ra công ty còn ký hợp đồng cung cấp xi măng, sắt thép cho một số công ty xây dựng Do yêu cầu phát triển công ty đã hình thành thêm một số tổ chức như : Liên doanh với nhà máy thuốc lá Bến Thành tiêu thụ thuốc lá Fine, liên doanh với công ty Ba son tiêu thụ ống dẫn nước, mở đại lý vé máy bay

*) Kinh doanh du lịch, khách sạn :

Công ty TST - Hà nội có 2 khách sạn lớn, ở Hà nội là khách sạn Nam Đế và

ở Hải phòng là khách sạn Hải sơn, với 85 phòng trong đó 53% số phòng đạt tiêu chuẩn quốc tế Công ty có nhiều hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ du lịch như:

tổ chức du lịch lữ hành quốc tế và trong nước, kinh doanh dịch vụ ăn uống, dịch

vụ buồng giường, kinh doanh hàng hoỏ, vận chuyển hành khỏch, vui chơi giải trớ, dịch vụ thụng tin

1.3 Tổ chức bộ mỏy quản lý kinh doanh:

Đứng đầu cụng ty là giỏm đốc do Trung tõm KHTN&CNQG bổ nhiệm, giỏm đốc đại diện cho toàn bộ cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty, tiến hành điều hành mọi hoạt động của cụng ty và phải chịu trrỏch nhiệm về mọi hoạt động của cụng ty trước phỏp luật Giỳp việc giỏm đốc cú một phú giỏm đốc.-Phũng kinh doanh XNK : Cú nhiệm vụ kinh doanh XNK tổng hợp, kinh doanh tạm nhập tỏi xuất, XNK quỏ cảnh, liờn doanh liờn kết thực hiện uỷ thỏc XNK cho cỏc đơn vị trong và ngoài nước

- Phũng Hành chớnh : Giỳp giỏm đốc trong cụng tỏc tổ chức cỏc hoạt động hành chớnh, quản lý tài sản và phục vụ cơ quan

- Phũng Kế toỏn Tài chớnh : Chịu sự quản lý trực tiếp của giỏm đốc cụng ty

và cú trỏch nhiệm giỳp cho ban giỏm đốc tổ chức chỉ đạo thực hiờn toàn bộ cụng tỏc kế toỏn thống kờ, thụng tin kinh tế, hạch toỏn kinh tế ở cụng ty giỳp cho giỏm đốc định hướng chiến lược kinh doanh

-Phũng tổ chức lao động và tiền lương: Tham mưu giỳp giỏm đốc về cụng tỏc tổ chức lao động tiền lương đồng thời tham gia giải quyết cỏc chế độ, nghĩa

vụ đối với người lao động

-Cửa hàng 301 Đội Cấn : Là nơi tổ chức việc giao nhận hàng hoỏ ,bỏn hàng

và quản lý hàng

Phòng

tổ chứclao động

Phònghànhchính

Cửahàng301

Đội Cấn

Trung tâm dịch vụ

du lịch và khách sạn

Các chi nhánh

- Trung tõm dịch vụ du lịch và khỏch sạn : Tham mưu phản ỏnh cỏc nghiệp

vụ liờn quan đến cỏc hoạt động du lịch khỏch sạn để giỏm đốc xem xột giải quyết

-Cỏc chi nhỏnh :Hoạt động kinh doanh theo chức năng của cụng ty và thực hiện nghĩa vụ với cụng ty

2.Đặc điểm tổ chức cụng tỏc kế toỏn tài chớnh của cụng ty TST:

Để phự hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của cụng ty và phự hợp với tỡnh hỡnh phõn cấp quản lý kinh tế tài chớnh nội bộ doanh nghiệp Cụng ty TST

đó ỏp dụng hỡnh thức tổ chức cụng tỏc kế toỏn vừa tập trung vừa phõn tỏn, theo hỡnh thức tổ chức này ở cụng ty cú Phũng kế toỏn Tài chớnh, ở cỏc đơn vị phụ thuộc cú đủ độ lớn thỡ tổ chức bộ mỏy kế toỏn riờng cũn những đơn vị phụ thuộc nhỏ thỡ chỉ bố trớ cỏc nhõn viờn kinh tế thực hiện một số phần kế toỏn chi tiết theo sự phõn cụng của kế toỏn trưởng hàng ngày hoặc định kỳ ngắn hạn chuyển chứng từ ban đầu về phũng kế toỏn cụng ty Phũng kế toỏn chỉ hạch toỏn cỏc nghiệp vụ chủ yếu về thương mại ,XNK cũn cỏc hoạt động kinh doanh khỏc như khỏch sạn, dịch vụ du lịch v.v do cỏc đơn vị phụ thuộc chịu trỏch nhiệm Hàng thỏng cỏc đơn vị này phải lập bỏo cỏo kế toỏn-tài chớnh theo quy định của cụng ty và nhà nước gửi về phũng kế toỏn cụng ty để kiểm tra tổng hợp và lập bỏo cỏo chung toàn cụng ty

Sơ đồ tổ chức kế toỏn tài chớnh tại cụng ty TST

&

Kế toán TSCĐ

Kế toán tiền mặt

&

Kế toán tiềnlương

*Kế toán công nợ

*Kế toán TGNH,

*Kế toán tiền vay

Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm tổ chức điều hành, hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán tài chính của công ty Hàng năm kế toán trưởng có có trách nhiệm lập kế hoạch tài chính cho toàn công ty, cùng với giám đốc ra các quyết định tài chính Hàng tháng phải báo cáo tình hình kết quả kinh doanh sơ

bộ trước giám đốc Thu nhận và xét duyệt báo cáo tài chính quý, năm của các đơn vị trực thuộc

Kế toán tổng hợp: Xác định doanh thu và kết quả kinh doanh toàn công ty, phụ trách thanh toán nội bộ, thanh toán với ngân sách, kê khai thuế, kế toán các khoản thu, chi các quỹ doanh nghiệp Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị nội bộ tổ chức công tác hạch toán kế toán

Kế toán hàng hoá, tài sản cố định: Theo dõi ghi chép tình hình xuất, nhập, tồn kho hàng hoá, xác định giá xuất kho, giá vốn hàng bán Theo dõi, ghi chép

sự biến động của tài sản cố định, công cụ dụng cụ, tính khấu hao tài sản cố định, phân bổ chi phí công cụ dụng cụ

Kế toán tiền mặt và tiền lương: Theo dõi ghi chép sự biến động của quỹ tiền mặt của công ty Tính toán, trích và trả lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên, nép BHXH,BHYT,KPCĐ Theo dõi các khoản tạm ứng

Kế toán công nợ, tiền gửi, tiền vay: Thực hiện các giao dịch trực tiếp với ngân hàng Theo dõi sự hình thành và tình hình thanh toán các khoản công nợ với người mua, người bán, với ngân hàng và các tổ chức tín dụng Theo dõi các khoản chi từ tài khoản tiền gửi ngân hàng và các khoản vay phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh

Thủ quỹ: Trực tiếp quản lý quỹ tiền mặt, vàng bạc, ngoại tệ, và các chứng từ

có gía khác của công ty Nhập và xuất tiền mật theo lệnh của giám đốc

Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi chép vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung ,theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán các nghiệp vụ đó ,sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh Công ty TST áp dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên ,nép thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá thực tế

Sơ đồ quy trỡnh hạch toỏn tại cụng ty dịch vụ du lịch và thương mại.

II.Thực trạng kế toỏn nghiệp vụ thanh toỏn với người cung cấp và khỏch hàng tại cụng ty TST

1.Nội dung phương thức thanh toỏn với người cung cấp và khỏch hàng

1.1.Nội dung phương thức thanh toỏn với người cung cấp

Trong doanh nghiệp thương mại mua hàng là khõu mở đầu của quỏ trỡnh kinh doanh, mua hàng nhằm phục vụ cho dự trữ và bỏn ra được bỡnh thường, nú ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh, hiệu quả kinh tế và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp Nhận thức được điều này ban giỏm đốc và cỏc phũng ban chức năng của cụng ty luụn quan tõm đến việc tỡm kiếm nguồn hàng ổn định, phự hợp với nhu cầu và cú uy tớn.Với những hàng hoỏ thu mua để

Chứng từ gốc

Sổ nhật ký chung

Sổ cái

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

Sổ nhật ký

đặc biệt

Sổ thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng hoặc định kỳQuan hệ đối chiếu

xuất, hoặc đi đặt hàng tại các cơ sở gia công hạn chế đến mức thấp nhất việc thu mua qua trung gian Với hàng hoá khác công ty thường mua trực tiếp của cơ sở sản xuất và vận chuyển về kho băng phương tiện của công ty hoặc thuê ngoài Với hàng hoá nhập khẩu thường được công ty mua theo điều kiện CIF , cán bộ công ty xuống trực tiếp nhận hàng tại cảng, làm thủ tục hải quan và vận chuyển hàng về kho của công ty.

Ưng với mỗi phương thức mua hàng thì có các phương thức thanh toán khác nhau Ơ công ty TST thanh toán trong mua hàng được thực hiện chủ yếu như sau:

-Với hàng hoá thu mua để xuất khẩu công ty thường tạm ứng tiền cho cán bộ

đi thu mua , thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt cho người sản xuât Với hàng hoá khác thì được thanh toán chủ yếu bằng séc hoặc uỷ nhiệm chi

- Với hàng hoá nhập khẩu thì các phương thức thanh toán chủ yếu là thư tín dụng hoặc điện chuyển tiền Quy trình thanh toán bằng thư tín dụng:

Sau khi ký hợp đồng, công ty làm thủ tục mua ngoại tệ hoặc dùng ngoại tệ

tự có để ký quỹ mở L/C Do lượng vốn có hạn nên công ty thường vay ngắn hạn ngân hàng để thanh toán khi bộ chứng từ về đến ngân hàng

1.2.Nội dung phương thức thanh toán với khách hàng

Hoạt động tiêu thụ hàng hoá là đặc trưng chủ yếu của doanh nghiệp thương mại, là khâu cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh Qua đó hàng hoá được chuyển thành tiền, thực hiện vòng chu chuyển vốn trong doanh nghiệp thương mại, vòng chu chuyển tiền tệ trong xã hội, đáp ứng nhu cầu cuả sản xuất

và đời sống Tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu và chiến lược mà doanh nghiệp theo đuổi Nhận thức được điều này ban lãnh đạo công ty rất chú trọng công tác tiêu thụ hàng hoá, đa dạng hoá các hình thức bán hàng Ơ trong nước công ty nhận làm đại lý vé máy bay, bán lẻ xe máy, bán buôn vật liệu xây dựng, máy xây dựng,máy công cụ xuất khẩu hàng nông sản qua chế biến và hàng thủ công mỹ nghệ Để thúc đẩy tiêu thụ hàng hoá công ty tìm nhiều biện pháp phục vụ mọi yêu cầu của khách hàng, tạo uy tín cho mình tăng nhanh doanh thu đặc biệt là doanh thu hàng xuất khẩu Tuy nhiên trong điều kiện cạnh tranh quyết liệt thì hoạt động xuất khẩu của công ty vẫn còn nhiều hạn chế, một số sản phẩm phải nhờ uỷ thác xuất khẩu làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty

Để thúc đẩy tiêu thụ ngoài việc đa dạng hoá các hình thức bán hàng còn phải

đa dạng hoá các hình thức thanh toán tiền hàng Ngoài bán lẻ thu tiền ngay, đối với bán buôn công ty thường áp dụng các phương thức thanh toán khác nhau Với hàng hoá mà công ty có nguồn cung cấp ổn định và bên cung cấp có khả năng tài chính công ty tạo điều kiện cho bên mua một khoảng thời gian hợp lý

để thanh toán

Đối với hàng nhập khẩu để bán do công ty phải đi vay ngắn hạn để nhập khẩu do đó công ty hạn chế bán chịu hoặc yêu cầu khách hàng đặt tiền trước khi nhập khẩu.Với hoạt động xuất khẩu phương thức thanh toán chủ yếu bằng thư tín dụng

2.Kế toán nghiệp vụ thanh toán với người cung cấp và khách hàng tại công ty TST.

2.1.Kế toán thanh toán với người cung cấp

2.1.1.Tổ chức hạch toán ban đầu :

Các nghiệp vụ kinh tế phản ánh quan hệ thanh toán với người cung cấp phát sinh tại các bộ phận các phòng ban chức năng của doanh nghiệp Để thu nhận

và xử lý tốt thông tin kế toán phải tổ chức hạch toán ban đầu tại các bộ phận có phát sinh quan hệ kinh tế

Về chứng từ sử dụng: Công ty sử dụng các chứng từ theo mẫu quy định của

Bộ tài chính như: Hoá đơn(GTGT), hoá đơn bán hàng, phiếu chi, và các hoá đơn hợp pháp khác như Invoice( đối với hàng nhập khẩu), uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ và các chứng từ liên quan khác

Việc ghi chép các thông tin vào các chứng từ hạch toán ban đầu được phân công cụ thể cho từng đối tượng có liên quan Hoá đơn(GTGT), hoá đơn bán hàng, Invoice cùng với phiếu nhập kho được chuyển về phòng kế toán sau khi ghi vào sổ nhật ký chung được chuyển cho kế toán hàng hoá ghi chép, theo dõi trị gía hàng nhập kho sẽ được chuyển đến kế toán công nợ để theo dõi việc thanh toán Các chứng từ thanh toán được lập từ trong doanh nghiệp( phiếu chi,

uỷ nhiệm chi) hay từ bên ngoài (báo nợ) được chuyển đến kế toán công nợ để ghi chép vào sổ kế toán có liên quan

Ví dụ: Ngày 8/12/1999 công ty ký hợp đồng mua xe máy của công ty Honda Việt nam

HỢP ĐỒNG KINH TẾ

Sè N/18 ngày 8/12/1999Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế ngày 25/9/1989 của Hội đồng Nhà nước

và nghị định số 17/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng(nay là Chính phủ) quy định chi tiết thi hành pháp lệch Hợp đồng kinh tế

Hôm nay ngày 8/12/1999 chúng tôi gồm

Bên A: Công ty Honda Việtnam

Địa chỉ : Mê linh,Vĩnh phóc

Tài khoản tiền Việt sè : 710B-00120 tại Ngân hàng công thương chi nhánh Phóc yên tỉnh Vĩnh Phóc

Bên B: Công ty dịch vụ du lịch và thương mại TST

Địa chỉ : 1D Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Tài khoản tiền Việt: 013A-00171

Tại ngân hàng công thương Đống Đa

Do ông Phan chí Trung giám đốc làm đại diện

Cùng thoả thuận:

Bên A bán cho bên B 19 xe Super Dream với giá chưa thuế GTGT là 24.530.000 đồng một chiếc (Hai mươi bốn triệu năm trăm ba mươi ngàn đồng).Ngày giao hàng 18/12/1999 tại cửa hàng xe 301 Đội Cấn, thanh toán bằng

uỷ nhiệm chi chậm nhất một ngày trước ngày giao hàng

Đại diện bên bánĐại diện bên mua §¹i diÖn bªn mua

Căn cứ vào hợp đồng ngày 16/12/1999 Công ty viết Uỷ nhiệm chi cho ngân

UỶ NHIỆM CHI SÈ

CHUYỂN KHOẢN,CHUYỂN TIỀN THƯ,ĐIỆN Lập ngày PHẦN DO NH

GHI

Tên đơn vị trả tiền: Công ty dịch vụ du lịch và thương mại TÀI KHOẢN NỢ

Số tài khoản : 013A-00171

Tại Ngân hàng: CT Đống Đa Tỉnh,TP Hà nội

Tên đơn vị nhận tiền: Công ty Honda Việt nam TÀI KHOẢN CÓ

Số tài khoản: 710B-00120

Tại ngân hàng: CTCN PhúcYên Tỉnh,TP Vĩnh Phóc

Số tiền bằng chữ: Năm trăm mười hai triệu sáu trăm bảy

mươi bảy ngày đồng

Nội dung thanh toán: Chuyển tiền mua 19 xe máy theo hợp đồng

N-018 ngày 8/12/1999 cho đợt giao hàng ngày 18/12/1999 của cửa hàng 301 Đội Cấn- mã cửa hàng 14005

Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B Ng©n hµng A

Ng©n hµng B

Kế toán Chủ tài khoảnGhi sổ ngày: Ghi sæ ngµy:17/12/1999 Ghi sổ ngày Ghi sæ ngµy

Kế toán Trưởng phòng kế toán Kế toán Trưởng phòng kế toán

Ngày 18/12/1999 Công ty Honda Việt nam giao hàng tại cửa hàng 301 Đội Cấn Ngày 19/12/1999 Phòng kế toán nhận được Hoá đơn

Sè tiÒn b»ng sè

512.677.000 ®

HOÁ ĐƠN (GTGT)Liờn 2: Giao cho khỏch hàngNgày 18 thỏng 12 năm 1999N No00786

Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty Honda Việt nam

Địa chỉ : Mờ linh, Vĩnh phúc Tài khoản 710B-00120 NHCT P.yờn

Đơn vị mua hàng: Cụng ty DV-DL &TM

Địa chỉ :1DLỏngHạ,ĐốngĐa, Hà nội.Tài khoản 013A-00171NHCTĐĐa

Hỡnh thức thanh toỏn: Chuyển khoản MS: 01 001 07878-1

vị tớnh

Số lượng

Đơn giỏ Thành tiền

Cộng tiền hàng: 466.070.000đ

Thuế suất 10% ThuếGTGT : 46.607.000đ

Giỏ thanh toỏn: 512.677.000đ

Viết bằng chữ: Năm trăm mười hai triệu sỏu trăm bảy mươi ngày đồng

Người mua hàng Kế toỏn trưởngThủ trưởng đơn vị Kế toán trởng

Thủ trởng đơn vị

(Ký,ghi rừ họ tờn) (Ký,ghi rừ họ tờn) ( Ký, đúng dấu, ghi rừ họ tờn)

2.1.2.Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.

Để phản ánh tình hình phát sinh các khoản công nợ và tình hình thanh toán với người cung cấp kế toán công ty sử dụng tài khoản 331“Phải trả người bán”

Để phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp tài khoản 331 được dùng

để phản ánh:

+ Sè nợ phải trả người bán về hàng hoá, dịch vụ mua chịu, kể cả các khoản mua trả tiền ngay đối với các đối tượng có quan hệ thường xuyên, các khoản mà người bán chi hộ, nép hộ

+Khoản phải trả người gửi đại lý về số tiền bán đai lý và trích hoa hồng đại

lý được hưởng

+Tình hình thanh toán các khoản phải trả người bán

Tài khoản này được mở chi tiết cho từng đối tượng ( khách hàng, thương vô)

Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan 111,112,141,156,133

2.1.3.Trình tự kế toán

+ Khi mua hàng căn cứ vào hoá đơn(GTGT) hoặc hoá đơn bán hàng của bên bán, kế toán ghi:

Nợ Tk 156-Hàng hoá

Nợ Tk 133-Thuế GTGT được khấu trừ(Đối với hàng hoá chịu thuế

Nợ Tk 33111.399.520 11.399.520

Cú Tk 112 + Khi nhập khẩu hàng hoỏ

Cụng ty TST chủ yếu nhập hàng hoỏ theo giỏ CIF, thanh toỏn bằng L/C hoặc điện chuyển tiền

Khi hàng về đến cảng, làm thủ tục hải quan, căn cứ vào Invoice, kế toỏn ghi:

Nợ Tk 156Quy đổi theo tỷ giỏ thực tế Quy đổi theo

tỷ giá thực tế

Cú Tk 331 Có Tk 331

Khi thanh toỏn cho đối tỏc nước ngoài kế toỏn ghi:

Nợ Tk 331Quy đổi theo tỷ giỏ thực tế Quy đổi theo

tỷ giá thực tế

Cú Tk 112,141Nếu phỏt sinh chờnh lệch tỷ giỏ tiến hành điều chỉnh trực tiếp vào trị giỏ hàng mua để cụng ty nhanh chúng xỏc định được kết quả kinh doanh(ở cụng ty cỏc nghiệp vụ về XNK ít nờn khụng mở tài khoản 413 )