bài giảng quản lý và cơ sơ dữ liệu cơ bản chương 2 tạo lập cơ sở dữ liệu với access - cđ cntt hữu nghị việt nhật

Giới thiệu về hệ QT CSDL Access  MS Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ cung cấp một công cụ phát triển khá mạnh đi kèm giúp các nhà phát triển phần mềm đơn giản trong việc xây

Chương 2:

Tạo lập CSDL với Access

1 Giới thiệu về hệ QT CSDL Access

2 Một số thao tác cơ bản với Access

3 Các đối tượng trong một CSDL

4 Các yêu cầu về phần cứng

5 Tạo bảng

6 Các thao tác trên cửa sổ Datasheet

1 Giới thiệu về hệ QT CSDL

Access

 MS Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu

quan hệ cung cấp một công cụ phát triển

khá mạnh đi kèm giúp các nhà phát triển

phần mềm đơn giản trong việc xây dựng

trọn gói các phần mềm quản lý

nhập liệu dễ sử dụng và tạo các báo cáo

một cách dễ dàng

 MS Access rất phù hợp cho các bài toán

quản lý vừa và nhỏ

2 Một số thao tác cơ bản

Khởi động:

 Cách 1: Start\Programs\ Microsoft Office

2003\ Microsoft Office Access 2003

 Cách 2: Nhấp đôi vào biểu tượng

 Cách 3: Chạy tập tin ứng dụng *.mdb

 Cách 4: Kích nút Microsoft Access trên thanh Office bar (nếu có)

Giao diện Access sau khi khởi động như sau:

Thoát khỏi Access

màn hình

 Cách 2: File\Exit

 Cách 3: Alt + F4

2 Một số thao tác cơ bản

New trên thanh công cụ

- Tại cửa sổ New File chọn Blank database

- Nhấp nút Open hoặc Enter

 Cách 2: - File\Open (Ctrl + O), hoặc kích nút

Open trên thanh công cụ

3 Các đối tượng trong một

CSDL Access

Access 2003 có 7 đối tượng: Tables, Queries,

Forms, Reports, Pages, Macros, Modules

bảng dữ liệu, bảng là công cụ dùng để lưu giữ thông tin dưới dạng các hàng và các cột

lọc, phân tích, tổng hợp dữ liệu

nhập hoặc xuất thông tin

3 Các đối tượng trong một

CSDL Access

 Báo cáo (Reports) : Là đối tượng dùng để xuất

thông tin.

 Trang truy cập dữ liệu (Pages): Là một loại

trang web đặc biệt dựng để xem và làm việc với

dữ liệu từ Internet hoặc intranet

 Tập lệnh (Macros) : Là tập hợp một hoặc nhiều

hành động được thực hiện một cách tự động

hoá.

 Đơn thể lập trình (Modules) : Là các đoạn mã

lệnh viết bằng ngôn ngữ VBA (Visual Basic for Aplication).

3 Các đối tượng trong một

CSDL Access

Tên trang chứa đối tượng

Danh sách Các đối tượng trong lớp đối tượng đang chọn

Tiêu đề cửa sổ mang tên CSDL

Giới thiệu

 Table (bảng) là thành phần quan trọng và cơ bản của CSDL, là nơi chứa dữ liệu về một đối tượng nào đó

 Bảng gồm nhiều hàng và nhiều cột

 Hàng (record, bản ghi, mẫu tin) là tập giá trị

trên các thuộc tính khác nhau của một đối

tượng

 Cột (field, trường) là tập giá trị trên cùng một thuộc tính các đối tượng khác nhau

Giới thiệu

 Trong một CSDL có thể chứa nhiều bảng,

mỗi bảng lưu trữ nhiều thông tin về một đối

tượng nào đó

 Ví dụ:

Giới thiệu

Để quy định cách lưu trữ thông tin trên máy

tính

a Kiểu Text

 Kiểu chuỗi kí tự bất kỳ, dài tối đa 255 kí tự

b Kiểu Memo: Kiểu chuỗi kí tự, nhiều dòng,

trang có độ dài tối đa 65.536 kí tự

Các kiểu dữ liệu

d Kiểu Date/time: Dữ liệu kiểu ngày tháng năm

và giờ

e Kiểu Currency: Dữ liệu kiểu tiền tệ

f Kiểu Autonumber: Kiểu số đếm tự động, do

Access tự gán, không thay đổi được

g Kiểu Yes/No: Kiểu logic đúng (T)/ sai(F),

Xuất hiện hộp thoại New Table Trong hộp thoại New Table:

thuộc tính tham chiếu

B2 : Khai báo tên

Kiểu DL

Mô tả tên trường

Thuộc tính Gereral Thuộc tính Lookup

B3: Thiết lập thuộc tính cho bảng

Khi có yêu cầu ràng buộc dữ liệu liên quan đến nhiều trường Ta phải thiết lập thuộc tính cho bảng.

Right Click chuột vào cửa sổ Design chọn Properties

Thuộc tính bảng

B4: Thiết lập trường khóa bảng

Chọn trường cần tạo khóa và vào Menu Edit – Primary Key (Click vào chìa khóa trên thanh công cụ )

Chọọn trường ng

B4: Thiết lập trường khóa bảng

Chọn trường cần tạo khóa và vào Menu Edit – Primary Key (Click vào chìa khóa trên thanh công cụ )

Chọọn trường ng

Ấn Ctrl+Click

B4: Thiết lập trường khóa bảng

Chọn trường cần tạo khóa và vào Menu Edit – Primary Key (Click vào chìa khóa trên thanh công cụ )

Chọn trường ng

B5: Lưu bảng

Ta click vào biểu tượng Save hoặc ấn Ctrl +S

xuất hiện hộp thoại:

Nhập tên

Click OK

Nếu ta không thực hiện bước 4: chưa thiết lập trường

khóa thì sẽ xuất hiện hộp thoại tiếp theo:

- Chọn Yes: thì tự tạo thêm một trường mới có tên ID là trường khóa có kiểu dữ liệu là AutoNumber

- Chọn No: không tạo khóa và sau này ta hiệu chỉnh lại cấu trúc và thiết lập khóa sau

- Chọn Cancel: Hủy lệnh lưu

Các thuộc tính của trường

Thuộc tính trường là tập hợp nhiều đặc tính được gán cho trường Mỗi kiểu dữ liệu có tập hợp thuộc tính khác nhau Các thuộc tính này có thể điều khiển cách lưu trữ dữ liệu, hoặc cách hiển thị

Thuộc tính

General

Thuộc tính

Lookup

Các thuộc tính General

Format: Ấn định cách hiển thị dữ liệu trên màn hình hoặc máy in, phụ thuộc vào kiểu dữ liệu

Ta có thể chọn một định dạng do Access cung cấp

hoặc tự tạo một chuỗi ký tự định dạng riêng

 Định dạng dữ liệu kiểu Text và Memo

 Định dạng dữ liệu kiểu number

 Định dạng dữ liệu kiểu Date/Time

 Định dạng kiểu Yes/No (nên hiển thị dạng

Textbox trong thuộc tính )

Kí tự Mô tả

0 Bắt buộc, số, không cho phép nhập dấu +,

-9 Không bắt buộc, số, khoảng trắng,không nhập

+,-# Không bắt buộc nhập, số khoảng trắng, nhập dấu

+-L Bắt buộc, nhập chữ cái từ A đến Z

? Không bắt buộc, nhập chữ từ A đến Z

A Nhập số hoặc chữ, bắt buộc phải nhập

a Không bắt buộc, nhập số hoặc ký tự

< Chuyển kí tự đứng sau thành chữ thường

> Chuyển kí tự đứng sau thành chữ hoa

C Không bắt buộc, số, ký tự và khoảng trắng

& Bắt buộc, bất kỳ

INPUT MASK

Ví dụ INPUT MASK

 >L0L0L0

 >L<??

 LAA

Thuộc tính Ý nghĩa sử dụng

Validation Rule Dữ liệu nhập vào phải thỏa mãn điều kiện

Validation text Dòng thông báo lỗi khi nhập sai ở Validation text

Required Bắt buộc nhập dữ liệu vào trường hay không

Allow zero

length

Có chấp nhận nhập dữ liệu vào trường này là chuỗi rỗng hay không

Index Chọn trường này làm trường chỉ mục (Index) hay

không Chọn Yes để xếp thứ tự tăng tốc độ tìm kiếm, khi phải tìm kiếm mẩu tin ta dựa vào trường này

Các thuộc Lookup

Một số trường cần tạo ra hộp chọn để nhập dữ liệu dạng Combo box hoặc List box thì có một số thuộc tính sau:

Ví dụ: Field Size

Ví dụ: Field Size

Ví dụ 1: Format

Ví dụ 2: Format

Ví dụ: Decimal Places

Ví dụ: Caption

Ví dụ: Default Value

Ví dụ: Default Value

Ngày hiện tại

Ví dụ 1: Input Mask

Ví dụ 2: Input Mask

Ví dụ 3: Input Mask

Ví dụ 4: Input Mask

Ví dụ 5: Input Mask

Ví dụ 1:

Validation Rule và Validation Text

Ví dụ 2:

Validation Rule và Validation Text

Ví dụ 2:

Validation Rule và Validation Text

Ví dụ: Index

Ví dụ: Index

Ví dụ: Lookup

Ví dụ: Lookup

SELECT DMPhongBan.MAPB, DMPhongBan.TenPB FROM DMPhongBan;

 Là công cụ dùng để liên kết thông tin trên các bảng theo quan hệ dữ liệu thực tế

 Các trường có quan hệ với nhau gọi là trường chung

Quan hệ giữa các bảng

b Tạo quan hệ

 Kiểm tra dữ liệu trước khi tạo quan hệ:

 Thiết lập quan hệ: Thực hiện các bước sau:

 Tools\Relationships xuất hiện cửa sổ Relationships

 Tự xuất hiện hoặc cho xuất hiện Show Table

 Chọn bảng\Close

 Giữ trường chung trên bảng chính kéo thả vào

trường chung trên bảng phụ

 Chọn toàn vẹn dữ liệu\Create

Quan hệ giữa các bảng

c Các tuỳ chọn toàn vẹn dữ liệu

 Enforce Referential Integrity: Toàn vẹn tham chiếu

 Cascade Update Related Fields: Tự cập nhật các trường liên quan

 Cascade Delete Related Records: Tự xoá các bản ghi liên quan

Quan hệ giữa các bảng

d Hiệu chỉnh quan hệ

 Xem toàn bộ quan hệ:

Quan hệ giữa các bảng

 Cửa sổ hiển thị dữ liệu dạng hàng và cột, có

trên Table, Query hay Form

 Lọc dữ liệu:

* Lọc theo mẫu: Cách lọc:

- Trên menu gọi Records / Filter / Filter by Form, hoặc nhắp vào biểu tượng

- Tại dòng trắng chọn giá trị trong danh sách hoặc

nhập biểu thức làm tiêu chuẩn lọc

- Trên menu gọi Filter/ Apply Filter - Sort, hoặc nhắp vào biểu tượng

- Bỏ lọc:

6 Các thao tác trên cửa sổ

Datasheet

 Lọc dữ liệu:

* Lọc theo mẫu tin đang chọn:

- Lọc nhanh số liệu theo tiêu chuẩn trường mà

con trỏ đang chọn bằng giá trị của mẫu tin đang chọn

- Đặt con trỏ tại trường và mẫu tin cần lọc, gọi lệnh Records/ Filter/ Filter By Selection

* Lọc loại trừ mẫu tin đang chọn:

- Lọc loại trừ các mẫu tin có giá trị mà con trỏ đang đứng

- Records/ Filter/ Filter Excluding Selection

6 Các thao tác trên cửa sổ

Datasheet

Tắt Cửa sổ Security warming trong Access

 Vào menu Tool/ Macro/ Security, trong cửa sổSecurity chọn mục Low (not recommended)

BÀI TẬP

là Combo box có 2 giá trị để chọn khi nhập liệu là Nam, Nữ, giá trị mặc định

là Nam, nhập sai báo lỗi; Malop là một Combo gồm có 2 cột tham chiếu số liệu từ bảng Dmlop.

Điểm các môn lấy 1 số thập phân, nếu không thi thì để trống không cho 0 điểm.