xây dựng phần mềm quản lý kho tại công ty tnhh thương mại hồng nhung

Sự phát triểncủa công nghệ thông tin được xem là kim chỉ nam cho những bước phát triển mới,cho những mục tiêu mới và đã dần trở thành một trong những h ương tiện để đấtnước ta có thể đi

MỤC LỤC Danh mục các từ viết tắt

Danh mục bảng biểu

Danh mục sơ đồ, hình vẽ

Lời nói đầu 1

Chương 1: TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP 3

1.1 Tổng quan về công ty TNHH thương mại Hồng Nhung

1.1.1 Giới thiệu về công ty

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển

1.1.3 Mục tiêu phát t ể

1.1.4 Lĩnh vực hoạt động kinh doan

1.1.5 Sơ đồ tổ chức và chức năng chính của các phòng ban trong cơ g t

1.1.6 Phòng ban thực tập - Phòng kế toán (bộ phận k o) 1.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH và thương mại Hồng Nhung

1.2.1 Phần cứ n 1.2.2 Phần mềm

1.2.3 Hệ thống mạn

1.2.4 Trình độ ứng dụng tin học của nhân viê 1

1.3 Đánh giá ưu, nhược điểm việc ứng dụng công nghệ thông tin của công ty TNHH thương mại Hồng nhung

1.3.1 Ưu điể 1

1.3.2 Nhược điểm

Chương 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN

2.1 Một số khái niệm cơ bản về phần m

2.1.1 Khái niệm phần mề 1

2.1 Tiêu chí phần mềm tốt hiện na 1

2.2 Công nghệ phần mề 1

2.2.1 Ki niệm

2.2.2 Quy trình làm bản mẫu phần mề 1

2.2.3 Vòng đời phát triển của phần mềm

2.3 Một số quy trình thiết kế phần mề 1

2.3.1 Quy trình xác định yêu cầu người sử dụng

2.3.2 Quy trình thiết kế phần mề 1

2.3.3 Quy trình lập trìn 2

2.3.4 Quy trình test phần mề 2

2.3.5 Quy trình triển khai phần mề 2

2.4 Công cụ mô hình hóa sử dụng trong phân tíc 2

2.4.1 Công cụ mô hình IFD

2.4.2 Công cụ mô hình BF 2

2.4.3 Công cụ mô hình DF 2

2.5 Công cụ sử dụng trong thiết kế và xây dựng phần mề 2

2.5.1 hiết kế cơ sở dữ liệu

2.2.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DataBase Management Systems) 2

2.2.3 Công cụ hỗ trợ lập trình

Chương 3: XÂY DỰNG PHẦNM ỀM QUẢN LÝ KHO TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HỒNG NHU

3.1 Phân tích nghiệp vụ quản lý kho hàng tại công ty TNHH thương mại Hồng Nhun 3

3.1.1 Quản lý nhập kho

3.1.2 Quản lý xuất kh 3

3.1.3 Kiểm kê và điều chỉnh hàng tồn kh 3

3.1.4 Công tác hạch toán kế toán tính giá nhập, xuất kho, tính khối lượng hàng tồn 3

3.2 Mô hình hóa hoạt động hệ thống

3.2.1 Sơ đồ luồng thông tin I

3.2.2 Sơ đồ chức năng BF 3

3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu DF 3

3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.3.1 Chuẩn hóa cơ sở dữ li

3.3.2 Sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD quản lý kh 4

3.3.3 Cơ sở dữ liệu trên Acesses

3.4 Một số giải thuật cơ bả 5

3.4.1 Giải thuật đăng nhập hệ thống

3.4.2 Giải thuật cập nhật chứng từ (phiếu nhập, phiếu xuất 5

3.5 Thiết kế giao diện

3.5.1 Menu chương trìn 5

3.5.2 Form quản lý người sử dụng

3.5.3 Form danh mục hàng hó 5

3.5.4 Form phiếu nhập

3.5.5 Form tìm kiế 5

3.5.6 Form báo cáo hàng nhập

3.6 Cài đặt và khai thác hệ thố

3.6.1 Yêu cầu về phần cứn 6

3.6.2 Cài đặt phần mềm

3.6.3 Đào tạo người sử dụn 6

ết luậ 6 Danh mục tài liệu tham khả

hụ lục

Danh mục các từ viết tắ

DANH MỤC BẢNG BIỂ

Bảng 3.1 Chuẩn 1NF của hứng từ phiếu nhậ 4

Bảng 3.2 Chuẩn 2NF của chứng từ phiếu nhậ 4

Bảng 3.3 Chuẩn 3NF của chứng từ phiếu nhậ 4

Bảng 3.4 Chuẩn 3NF của chứng từ phiếu xuấ 4

Bảng 3.5 Danh mục nhà cung cấ 5

Bảng 3.6 Danh mục khách hàn 5

Bảng 3.7 Danh mục hàng hó 5

Bảng 3.8 Hóa đơn xuất hàn 5

Bảng 3.9 Hóa đơn nhập hàn 5

Bảng 3.10 Chi tiết hóa đơn nhập hàn 5

Bảng 3.11 Chi tiết hóa đơn xuất hàn 5

Bảng 3.12 Phân loại hàng hó 5

Bảng 3.13 Danh mục nhân viê 5

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH V

Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức công ty TNHH thương mại Hồng Nhun

Hình 1.2 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán công ty TNHH thương mại Hồng Nh

Hình 2.1 Cấu hình phần mề

Hình 2.2 Quy trình làm bản mẫu phần mề 1

Hình 2.3 Mô hình thác nướ 1

Hình 2.4 Lưu đồ xác định yêu cầu người sử dụn 1

Hình 2.5 Lưu đồ thiết kế phần mề 2

Hình 2.6 Lưu đồ quy trình lập trìn 2

Hình 2.7 Lưu đồ quy trình test phần mề 2

Hình 2.8 Lưu đồ quy trình Triển khai phần mề 2

Hình 2.9 Ví dụ tệp khách hàn 2

Hình 3.1 Công thức tính chi phí mua hàn 3

Hình 3.2 Công thức tính khối lượng hàng tồn kh 3

Hình 3.3 Sơ đồ IFD quản lý nhập hàn 3

Hình 3.4 Sơ đồ IFD quản lý xuất hàn 3

Hình 3.5 Sơ đồ chức năng BF 3

Hình 3.6 Sơ đồ ngữ cản 3

Hình 3.7 Sơ đồ luồng dữ liệu F 4

Hình 3.8 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng quản lý nhập hàn 4

Hình 3.9 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng quản lý xuất hàn 4

Hình 3.10 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng kiểm tra, đối chiếu hàng tồn kh 4

Hình 3.11 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng báo cá 4

Hình 3.12 Sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD quản lý kh 4

Hình 3.13 Sơ đồ quan hệ giữa các thực th 5

Hình 3.14 Thuật toán đăng nhập hệ thốn 5

Hình 3.15 Thuật toán đăng nhập hệ thốn 5

Hình 3.16 Menu chư ng trìn 5

Hình 3.17 Form quản lý người sử dụn 5

Hình 3.18 Form danh mục hàng hó 5

Hình 3.19 Form phiếu nhậ 5

Hình 3.20 Form tìm kiế 5

Hình 3.2 Form bo cáo hàng nhậ 5

LỜI NÓI ĐẦ

Hiện nay, nền kinh tế Việt Nam đang hòa mình cùng dòng chảy của nền kinh tếthế giới với những bước phát triển vượt bậc Trong những năm gần đây, chúng ta đã

và đang khẳng định mình trên trường quốc tế Cũng như toàn nhân loại, Việt Nam

ta đã và đang coi công nghệ thông tin là mục tiêu nóng bỏng hàng đầu Sự phát triểncủa công nghệ thông tin được xem là kim chỉ nam cho những bước phát triển mới,cho những mục tiêu mới và đã dần trở thành một trong những h ương tiện để đấtnước ta có thể đi tắt, đón đầu theo kịp các nước phát triển.H ơn bao giờ hết, tronggiai đoạn này hiệu quả quản lý của các cơ qun , doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào

hệ thống thông tin mà cụ thể là các chương trình quản lý dựa trên máy vi tính Tinhọc trong quản lý và tính toán đóng vai trị quan trọng, nó không những tiết kiệm tối

đa sứcl ao độg , thời gian, tăng độ chính xác, kịp thời mang lại hiệu quả kinh tế cao,

mà còn đem lại vị thế tầm chiến lược cho doanh nghiệp trên thị trường

* Lý do chọn đề tài:

Trong quá trình thực tập và tìm hiểu thực trạng của công ty TNHH thương mạiHồng Nhung, em nhận thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin của công ty mới chỉdừng lại ở mức sơ khai chứ chưa thật sự chuyên nghiệp, chưa có các phần mềm lưutrữ và xử lý dữ liệu một cách chuyên nghiệp Em thấy có những thời điểm kho công

ty không có chỗ xếp hàng, ngược lại có những thời điểm khách hàng phàn nàn hoặcthậm chí giao hàng không đúng hạn vì kho công ty đã bán hết loại hàng mà kháchhàng đặt Hàng ngày số lượng hàng nhập, xuất kho khá lớn phong phú về mẫu mã,

đa dạng về chủng loại, nhân viên và kế toán kho gặp nhiều khó khăn trong việcquản lý hàng nhập, xuất, kiểm kê hàng tồn Việc quản lý kho hàng mới chỉ sử dụngtrên phần mềm Microsoft Excel, dữ liệu chưa được chuẩn hóa, cập nhật, xử lý dữliệu dễ bị trùng lặp, mất mát, thiếu có những kế hoạch kinh doanh phù hợp Hơnnữa, hàng hóa và thành phẩm là lĩnh vực khá phức tạp trong công tác kế toán Nóđòi hỏi sự chính xác cao, xử lý công việc nhanh chóng vì nó ảnh hưởng trực tiếpđến hiệu quả kinh doanh

Xuất phát từ những lý do trên, với những kiến thức đã được học cùng với sự chỉ

bảo và giúp đỡ tận tình của cơ Nguyễn Thị Bạch Tuyết và các anh chị cán bộ, công

nhân viên trong công ty, em đã quyết định chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm quản

lý kho tại công ty TNHH Thương mại Hồng Nhung”

* Mục đích nghiên cứu của đề tài:

Tìm hiểu cơ sở phương pháp luận và công cụ xây dựng phần mềm quản lý,tìm hiểm thực trạng ứng dụng CNTT tại Công ty, tập chung nghiên cứu quy trìnhquản lý kho đang được áp dụng Việc xây dựng phần mềm quản lý kho nhằm mụcđích giải quyết, khắc phục được những khó khăn đang tồn tại trong công tác quản lý

số lượng hàng nhập, xuất, tồn kho Đảm bảo việc lưu trữ, cập nhật, tìm kiếm số liệu,đưa ra các báo cáo nhanh chóng, chính xác, kịp thời đáp ứng yêu cầu của lãnh đạocông ty, nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý kho, giúp cán bộ nhân viên khotiết kiệm tối đa sức lao động, thời gian, làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp hơn

* Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài:

+ Quy trình, nghiệp vụ quản lý kho hàng tại công ty TNHH Thương mại Hồng

Nhung

+ Cơ sở phương pháp luận xây dựng phần mềm

+ Công cụ hỗ trợ lập trình

* Phương pháp nghiên cứu:

+ Phương pháp thu thập dữ liệu gồm phương pháp nghiên cứu tài liệu, quan sát,phỏng vấn

+ Phương pháp xử lý dữ liệu gồm phương pháp thống kê, phân tích tổng hơp,tổng hợp so sánh và một số phương pháp khác

* Kết cấu đề tài gồm 3 chương:

+ Chương 1: Tổng quan đề tài và cơ sở thực tập

+ Chương 2: Cơ sở phương pháp luận xây dựng phần mềm quản lý kho tạicông ty TNHH thương mại Hồng Nhung

+ Chương 3: Xây dựng phần mềm quản lý kho tại công ty TNHH thương mạiHồng Nhung

Với báo cáo tốt nghiệp này em đã cố gắng để hoàn thành một cách tốt nhất

Em rất mong được tiếp thu ý kiến đóng góp của quý thầy cô giáo và các bạn để em

có điều kiện bổ sung nâng cao kiến thức nhằm phục vụ tốt hơn nữa cho công tácthực tế sau này

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP

1.1 Tổng quan về công ty TNHH thương mại Hồng Nhung

1.1.1 Giới thiệu về công ty

Tân công ty: Công ty TNHH thương mại Hồng Nhung

Địa chỉ: Phố Hoàng Sơn – Thị trấn Thanh Sơn - Phú Thọ

Điện thoại: 0210.3873758 Fax: 0210.3873758

Giám đốc Công ty: Bà Nguyễn Thị Cưu

Mã số doanh nghiệp: Số 2600344373

Email: hongnhung_sales@vnn.vn

Website: www.hongnhung.com.vn

Logo công ty:

Tên cán bộ hướng dẫn: Phạm Thị Tân

Điện thoại liên hệ: 01688541298

Tên phòng ban thực tập: Phòng kế toán (bộ phận kho)

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty TNHH thương mại Hồng Nhung tiền thân xuất phát từ một cửa hàngchuyên buôn bán đồ điện tử, điện lạnh Do cơ chế thay đổi và nhu cầu mở rộng kinhdoanh năm 2008 Công ty TNHH thương mại Hồng Nhung ra đời Bà Nguyễn ThịCưu giữ chức vụ Tổng giám đốc, với các mảng hoạt động kinh doanh vẫn được giữnguyên là điện tử - điện lạnh - điện gia dụng Tuy là một công ty mới thành lậpnhưng với sự nỗ lực hết mình của cán bộ nhân viên trong công ty, công ty đã nhanhchóng đem lại những thành quả đáng khích lệ, mở rộng thị trường tiêu thụ

Công ty trực tiếp mua hàng hóa, sản phẩm từ những nhà sản xuất có uy tín vàbán lại cho các doanh nghiệp, người tiêu dùng Sản phẩm của công ty đa dạng về

đông đảo quý khách hàng Với giá cả hợp lý, dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo,tận tình công ty luôn mong muốn làm vừa lòng quý khách hàng và người tiêu dùng.Trên con đường phát triển cùng hòa nhập vào nền kinh tế khu vực, Công tyTNHH thương mại Hồng Nhung đã dần lớn mạnh về kinh doanh, nhân lực, trình độnhân viên và các lĩnh vực khác Cho tới nay, Công ty TNHH thương mại HồngNhung đã có một hệ thống làm việc chuyên nghiệp với đội ngũ nhân viên nhiệt tình,

có năng lực làm việc cao,

1.1.3 Mục tiêu phát triển

Mục tiêu chính của công ty là tiếp tục phát triển để giữ vững vị thế số một tronglĩnh vực kinh doanh điện tử - điện lạnh - điện gia dụng và mở rộng thị trường tiêuthụ sản phẩm ra các tỉnh trong cả nước

Công ty TNHH thương mại Hồng Nhung luôn mong nhận được sự hợp tác vàủng hộ từ quý khách hàng Với phương châm “Sắm tiện nghi, sống hiện đại”, Công

ty đã và đang xây dựng hình ảnh của mình trở thành thương hiệu có uy tín trên thịtrường với sự tin yêu, mến mộ của khách hàng Công ty lấy chữ tín làm trọng, luônmang đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất, sản phẩm chất lượng cao Đếnvới Công ty TNHH thương mại Hồng Nhung khách hàng có cơ hội lựa chọn cácdòng sản phẩm khác nhau đa dạng phong phú về chất lượng, mẫu mã, giá cả…Công ty luôn mong muốn mang đến cho khách hàng những sản phẩm điện máychất lượng cao, giá cả thống nhất và những dịch vụ tốt nhất

1.1.4 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh

Công ty chuyên sâu vào các lĩnh vực sau:

* Mua và bán các sản phẩm điện tử - điện lạnh - điện gia dụng:

Điện gia dụng: Nồi cơm điện tử Philips, Cuckoo, Máy xay sinh tố Philihps, bàn

là Philips, cân sức khỏe Camry, bình sữa Gali, massage chân Buheung, máy cạo râu

Philips, máy làm sạch rau quả Kangaroo, máy bắt muỗi Vitrap, mỏy đo huyết áp tựđộng Omron hem, quạt gió, máy giặt…

Điện thoại: Nokia, Samsung, FPT, Iphone…

* Nhận sửa chữa, lắp đặt theo yêu cầu của khách hàng:

Với đội ngũ cán bộ nhân viên kỹ thuật được đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ,thái độ và tác phong làm việc nhanh nhẹn sẽ đem tới cho khách hàng những dịch vụchăm sóc tận tình, chu đáo tuyệt đối

1.1.5 Sơ đồ tổ chức và chức năng chính của các phòng ban trong công ty

* Sơ đồ tổ chức các bộ phận, phòng ban chức năng của công ty như sau:

Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức công ty TNHH thương mại Hồng Nhung

* Nhiệm vụ chính của các phòng ban:

Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm trực tiếp trước

cơ quan nhà nước có thẩm quyền về vấn đề tài chính, các khoản thanh toán với nhànước và là người đại diện cho tập thể đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty.Giám đốc có trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp

+ Phòng tổ chức hành chính:

Phòng tổ chức hành chính chịu trách nhiệm tham mưu, giúp việc cho Ban giámđốc về công tác quản lý nhân sự, sắp xếp, phân công tổ chức lao động, công tácđịnh mức lao động tiền lương và thực hiện các chế độ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm

y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tuyển dụng, các vấn đề liên quan đến con dấu và các chế

độ chính sách khác

Thực hiện việc quản lý tiếp nhận in ấn, phân phát công văn tài liệu, lưu trữ hồ

sơ của cán bộ nhân viên Quản lý sử dụng con dấu, giấy giới thiệu theo đúng quychế của Công ty Quản lý sử dụng trang thiết bị, nhà cửa, điện thoại, điện sáng,

Giám đốc

Bộ phận bán hàng

Phòng kỹ thuật – bảo hành

Phòng kinh doanh và maketting

Phòng tổ chức hành chính

Phòng tài

chính kế

toán

của đơn vị Thường trực cơ quan đón tiếp khách, chuẩn bị phòng họp, phòng khách,phòng làm việc cho lãnh đạo Công ty theo yêu cầu.

Tổ chức hướng dẫn thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở thực hiện côngtác bảo vệ nội bộ, bảo vệ vật tư hàng hoá, tài sản của Công ty, phòng chống cháy

nổ, phòng chống tội phạm

+ Phòng tài chính kế toán:

Trực tiếp quản lý kế hoạch tài chính của Công ty trong tháng, quý, năm, quản lý

an toàn và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn, đáp ứng đủ vốn, kịp thời cho các bộphận kinh doanh, bảo toàn nguồn vốn

Thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn theo pháp lệnh thống kê, tham gia cùngvới phòng kinh doanh, bộ phận bán hàng tính toán phân tích hiệu quả của từngphương án kinh doanh

Thường xuyên kiểm kê tài sản, hàng hoá thực tế đối chiếu với sổ sách để nắmchính xác số lượng, chất lượng và phát hiện thừa thiếu để có kế hoạch xử lý kịpthời Hoạch toán thống kê, kế toán kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty, cungcấp số liệu thông tin kịp thời, chính xác cho giám đốc để ban giám đốc có kế hoạchquản lý, chỉ đạo kinh doanh phù hợp với tình hình quản lý lưu trữ chứng từ sổ sách

kế toán an toàn đầy đủ

Kiểm tra đôn đốc việc thực hiện các biện pháp thực hành tiết kiệm, kiểm soátchặt chẽ chi phí, chống tham ô lãng phí, phát hiện và ngăn ngừa không để hiệntượng tham ô lãng phí xảy ra trong Công ty

Trực tiếp viết phiếu nhập xuất kho, hoá đơn, phiếu thu chi cho các bộ phận kinhdoanh, quản lý và phát hành hoá đơn theo đúng quy định của cơ quan thuế

+ Phòng kinh doanh:

Phòng kinh doanh là bộ phận trực tiếp tham mưu cho ban giám đốc chiến lượckinh doanh trong công ty như mở rộng thị trường, giới thiệu sản phẩm, khuyến mại,giảm giá… Thường xuyên báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch của công ty trongtừng tháng, quý, năm để ban giám đốc có kế hoạch chỉ đạo cụ thể Tìm kiếm, đềxuất các phương án tổ chức liên doanh, liên kết hợp tác đầu tư nhằm tăng lợi nhuậncho doanh nghiệp Giúp giám đốc trực tiếp liên hệ với các công ty tìm nguồn hàngmua và bán hàng Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác khi ban giám đốc yêucầu

* Bộ phận bán hàng:

Giới thiệu sản phẩm cho khách hàng theo yêu cầu của họ, cung cấp các thôngtin về mẫu mã, chủng loại, đơn giá, cách sử dụng, bảo quản,…Cuối ngày kết hợpvới kế toán xác định số lượng hàng bán, doanh thu, số lượng hàng còn tại cửahàng…để có những kế hoạch kinh doanh và lập báo cáo khi giám đốc yêu cầu.

* Phòng kỹ thuật - bảo hành:

Phòng có nhiệm vụ chính là lắp đặt, sửa chữa và gửi thông tin bảo hành về nhàsản xuất khi có yêu cầu của khách hàng

1.1.6 Phòng ban thực tập - Phòng kế toán (bộ phận kho)

Sơ đồ tổ chức phòng kế toán của công ty như sau:

Hình 1.2 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán công ty TNHH thương mại Hồng Nhung

* Kế toán kho:

Kế toán và bộ phận kho có nhiệm vụ kiểm tra, theo dõi số lượng hàng đã xuấttrong ngày, số lượng hàng nhập vào kho, kiểm kê số lượng hàng tồn, phát hiện vàkịp thời xử lý hàng hóa thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất, ngăn ngừa sử dụng hàng hóaphi pháp

Kế toán kho sẽ ghi phiếu nhập, xuất hàng hoá, và lên báo cáo khi có yêu cầucủa giám đốc

* Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh:

Kế toán trưởng

Kế toán vốn bằng tiền

Kế toán mua hàng

và công

nợ phải trả

Kế toán tiền lương

và các khoản trích theo lương

Kế toán bán hàng

và xác định kết quả kinh doanh

Kế toán

kho

Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hóa, tình hình thanh toán vớingười mua, thanh toán với ngân sách Nhà nước các khoản thuế tiêu thụ sản phẩmphải nộp.

Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán, ghi nhận doanh thu bán hàng và các chỉtiêu liên quan của khối lượng hàng bán

Tính toán ghi chép phản ánh chính xác chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanhnghiệp, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp, chi phí khác, xác định kết quả kinhdoanh của công ty theo từng kỳ Định kỳ lập báo cáo bán hàng, sổ chi tiết công nợ,báo cáo kết quả kinh doanh, phân tích tình hình tiêu thụ và phân phối lợi nhuận củadoanh nghiệp

* Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương:

Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời, đầy đủ số lượng, chấtlượng, thời gian và kết quả lao động Tính toán, phân bổ và thanh toán kịp thời đầy

đủ tiền lương và các khoản liên quan khác cho người lao động

Kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, việc chấp hành chính sáchchế độ về lao động, tiền lương, tình hình sử dụng quỹ tiền lương

Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong công ty thực hiện đầy đủ đúng chế độghi chép ban đầu về lao động, tiền lương

* Kế toán mua hàng và công nợ phải trả:

Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập hàng hóa, chi phí mua hàng, tình hìnhthanh toán với người bán

Ghi chép chính xác đầy đủ số lượng, chất lượng và chi phí mua hàng, giá mua,chi phí khác, thuế không được hoàn trả Lập hóa đơn mua hàng, sổ chi tiết công nợ

và lên báo cáo theo yêu cầu của giám đốc

1.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH và thương mại Hồng Nhung

Công ty kinh doanh hàng điện tử - điện lạnh - điện gia dụng Các mặt hàng kháphong phú cả về chất lượng, mẫu mã, chủng loại Công ty có 1 kho hàng lớn để dựtrữ hàng hóa Công ty có 10 nhà cung cấp hàng hóa thường xuyên.

Hiện tại số lượng đội ngũ cán bộ công nhân viên trong cơng ty là 36 người baogồm giám đốc, kế toán, quản lý kho, nhân viên kinh doanh, nhân viên bán hàng, không bao gồm bảo vệ, nhân viên vận chuyển hàng, tạp vụ

1.2.1 Phần cứng

Hiện công ty đang sử dụng một hệ thống thông tin gồm 11 máy tính, trong đómột máy tính cho ban giám đốc, ba máy tính cho bộ phận thu ngân và bán hàng, haimáy cho phòng tài chính kế toán, hai máy cho phòng kinh doanh, hai máy chophòng tổ chức hành chính, một máy cho phòng kỹ thuật bảo hành Tỷ lệ máytính/cán bộ công nhân viên là 11 chiếc/36 người = 0.305 Và cứ 3.27 cán bộ côngnhân viên có một máy tính So với tỷ lệ máy tính/đầu người trong doanh nghiệp tạitỉnh Phú Thọ = 0.07 (theo báo cáo tóm tắt Vietnam ICT Index 2011) là khá cao tuynhiên vẫn còn ở mức trung bình so với một số tỉnh thành phố khác trong cả nước (tỷ

lệ máy tính/đầu người trong doanh nghiệp của Hà Nội năm 2011 là 0.82) Hiện tạicông ty đã có những quan tâm và đầu tư cơ bản cơ sở hạ tầng cho công nghệ thôngtin Bước đầu đã sử dụng có hiệu quả số máy này vào công tác xử lý thông tin phục

vụ cho kinh doanh Hàng ngày công văn, tài liệu, báo cáo, kế hoạch, lịch làm việc dạng giấy được số hóa bằng cách gõ hoặc quét và chuyển vào máy tính Tổng giámđốc nhận các công văn đến đó đươc số hóa và ngược lại

Ngoài ra còn một số máy móc thiết bị khác như máy in, máy fax, máy quét, vănphòng phẩm, đĩa nhớ, thiết bị kết nối mạng, ở mỗi phòng ban đều được trang bịđáp ứng đủ yêu cầu sử dụng

1.2.2 Phần mềm

Công ty đã và đang sử dụng phần mềm ứng dụng của Microsoft gồm: Xử lý vănbản Word, bảng tính Excel, đồ họa trình diễn PowerPoint, quản trị cơ sở dữ liệuAccess, quản trị thông tin cá nhân Outlook, để soạn thảo, thu thập, xử lý và phântích dữ liệu phục vụ cho quá trình kinh doanh của công ty Ngoài ra còn một sốphần mềm trình duyệt Internet như Mozilla Firefox, Yahoo Messenger, và một sốphần mềm khác

1.2.3 Hệ thống mạng

Các máy tính trong công ty đã được nối Internet thông qua mạng Lan Công ty

nhà cung cấp, quảng bá sản phẩm, và một số thông tin khác Ngoài ra, công ty còn

sử dụng Internet trong việc trao đổi thư điện tử (email), một dạng thức liên lạc thuậntiện nhanh chóng, truyền nhận dữ liệu trong nội bộ công ty, khách hàng và nhà cungcấp Nhân viên trong công ty nhận các thông tin chung như kế hoạch làm việc, báocáo, thông tin sản phẩm, bảng báo giá thông qua hệ thống thư điện tử hoặc trênWebsite Đối với khách hàng, nhà cung cấp ngoài việc sử dụng email để thông báo,gửi các thông tin về sản phẩm, nhận ý kiến phản hồi về thông tin dịch vụ, Công tycũn cài đặt chương trình email tự động nhằm gửi bưu thiếp chúc mừng sinh nhật,chúc mừng nhân các dịp lễ

Công ty có website riêng nhằm giới thiệu thông tin về công ty, giới thiệu hìnhảnh, sản phẩm, cung cấp thông tin về các dịch vụ, chương trình khuyến mại, giảmgiá cho khách hàng vào các dịp lễ, nhận ý kiến góp ý từ quý khách hàng và nhàcung cấp về sản phẩm dịch vụ, tuy nhiên công ty không thường xuyên cập nhậtwebsite, chưa tận dụng được những lợi ích khác của Internet như hỗ trợ đặt hàng,tiếp nhận đơn hàng, tư vấn online, bán hàng và thanh toán trực tuyến

1.2.4 Trình độ ứng dụng tin học của nhân viên

Cán bộ công nhân viên trong công ty sử dụng cơ bản tin học văn phòng Tuynhiên, trình độ sử dụng và ứng dụng công nghệ thông tin của nhân viên còn nhiềuhạn chế, chưa sử dụng được tối đa chức năng phần mềm đang được trang bị, chưakhai thác hết điểm mạnh của chúng, chỉ dừng lại ở một số chức năng đơn giản nhưdựng Micrsoft Word để soạn thảo văn bản, Micrsoft Excel để lập một vài bảng tínhđơn giản Nhân viên trong công ty đã được đào tạo thói quen và nề nếp làm việcmới, có sử dụng máy tính, làm quen với các thông tin số hóa, công cụ ảo như cácphần mềm, làm quen với một số vấn đề cơ bản trong văn hóa máy tính, chia sẻthông tin, dùng chung công cụ và tài nguyên máy tính, giữ nghiêm các quy chế làmviệc, hình thành tập quán tôn trọng riêng tư của đồng nghiệp trong môi trường mở.Hiện tại, công ty chưa có cán bộ, chuyên gia công nghệ thông tin

1.3 Đánh giá ưu, nhược điểm việc ứng dụng công nghệ thông tin của công ty TNHH thương mại Hồng nhung

1.3.1 Ưu điểm

Công ty đã có những đầu tư ban đầu về cơ sở hạ tầng tối thiểu cho hoạt động,đáp ứng đủ nhu cầu kinh doanh đối với công ty thương mại quy mô nhỏ Sự có mặtcủa các thiết bị tin học như máy tính, máy in, máy fax, máy chiếu, đã làm giảmđáng kể khối lượng công việc mà các nhân viên phải làm trước kia, các hoạt động

trong công ty được xử lý nhanh hơn, năng suất công việc do đó được tăng lên rõ rệt,hiệu quả cao, giảm chi phí đem lại rất nhiều lợi ích cho công ty

Dữ liệu được lưu trữ điện tử không chỉ cho phép giảm kích thước kho lưu trữ sovới lưu trữ trên giấy, mà còn làm cho việc lưu trữ dữ liệu có trật tự, tìm kiếm nhanhchóng hơn

Tuy nhiên việc ứng dụng CNTT mới chỉ dừng lại ở mức sơ khai chứ chưa thật

sự là chuyên nghiệp Chưa có các phần mềm lưu trữ và xử lý dữ liệu một cáchchuyên nghiệp

Cán bộ, nhân viên trong công ty đã và đang sử dụng phần mềm ứng dụng củaMicrosoft Office để soạn thảo, thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu phục vụ cho quátrình kinh doanh của công ty Từ đó, giúp cán bộ công nhân viên tổ chức và quản lývăn bản ưu việt hơn hẳn so với cách đánh máy thủ công trước kia

Công việc kế toán trong công ty được sử dụng bằng phần mềm Microsoft Excelgiúp nhân viên làm việc chính xác, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian so với côngviệc thủ công trước kia Phần mềm Microsoft Excel lưu trữ dữ liệu ở dạng FileWorkbook, một File dữ liệu có thể chứa một hoặc nhiều trang bảng tính, dễ dàng trợgiúp người sử dụng định dạng dữ liệu theo dạng mẫu biểu được ban hành Phầnmềm còn hỗ trợ việc tính toán số liệu dựa trên công thức hoặc các hàm sẵn có.Các máy tính được nối mạng đảm bảo cho các luồng thông tin được lưu chuyểnthông suốt giữa các bộ phận, công ty có một trang web riêng nhằm tiết kiệm chi phícho quảng cáo sản phẩm, chi phí liên lạc,… công việc được thực hiện nhanh hơnnhờ sự linh động trong luân chuyển dữ liệu do được chia sẻ dùng chung, có thể thựchiện nhiều công việc cùng một lúc trên các máy tính khác nhau, dữ liệu được lưuchung trên máy chủ thuận tiện cho việc quản lý cơ sở dữ liệu, đem lại tầm chiếnlược cho doanh nghiệp, tạo lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ trong môi trườngtoàn cầu hóa hiện nay, giảm chi phí đi lại, thu hút khách hàng Nhờ Internet việctrao đổi thông tin trong nội bộ công ty, khách hàng và nhà cung cấp thuận lợi nhanhchóng hơn

1.3.2 Nhược điểm

Hiện nay công nghệ thông tin là một lĩnh vực phát triển mạnh mẽ và nó ngàycàng đóng vai trị quan trọng trong đời sống xã hội Nhận thức được tầm quan trọngcủa công nghệ thông tin nên công ty TNHH thương mại Hồng Nhung đã và đangtừng bước triển khai việc áp dụng công nghệ thông tin vào sản xuất và kinh doanh

Hiện tại, công ty có một số máy tính cũ, cấu hình thấp, cần mua mới để thay thế

và bổ sung thêm một số máy tính ở các phòng ban

Công ty chưa có các phần mềm lưu trữ và xử lý dữ liệu một cách chuyên nghiệpnhư phầm mềm kế toán, phần mềm quản lý bán hàng, quản lý kho, quản lý quan hệkhách hàng, công việc kế toán được làm trên phần mềm Microsoft Excel khôngđảm bảo được sự nhất quán trong việc xử lý dữ liệu, vẫn mang tính thủ công khátốn công sức Hàng ngày, số lượng khách hàng đến mua hàng khá lớn và phong phú

về chủng loại, mẫu mã sản phẩm việc thực hiện chủ yếu trên phần mềm MicrosoftExcel gây tốn rất nhiều công sức trong thực hiện, cập nhật dữ liệu, dữ liệu dễ bịtrùng lặp do chưa được chuẩn hóa, mất mát, thiếu thông tin, khó khăn trong côngtác quản lý đem lại doanh thu không cao, vất vả trong khâu bán hàng… Do đó công

ty cần phải chọn một giải pháp xây dựng phần mềm chuyên dụng hơn

Ở bộ phận kho, hàng ngày nhân viên và kế toán kho phải kiểm kê số lượnghàng nhập, xuất, hàng tồn khá lớn, nhiều khi gặp khó khăn trong công tác kiểm kêhàng, không nắm chính xác số lượng hàng tồn kho Việc sử dụng phần mềmMicrosoft Excel không đem lại hiệu quả cao

Công ty chưa có những ưu đãi cụ thể đối với khách hàng tiềm năng, khách hànglớn, khách hàng quen và thu hút được đông đảo khách mới

Công ty đã kết nối internet, tuy nhiên việc sử dụng dịch vụ này chưa thực sựhiệu quả, cán bộ công nhân viên chỉ sử dụng Internet cho việc gửi mail, lướtWebsite đọc tin tức, chat online là chủ yếu Công ty đã có trang web riêng nhưngmới chỉ sử dụng website để giới thiệu hình ảnh, quảng bá sản phẩm chưa có dịch vụbán hàng điện tử, đặt hàng qua mạng, thanh toán trực tuyến nhằm thu hút thêmkhách hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ Công ty không thường xuyên cập nhậtWebsite Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, thương mại điện tửđang trở thành phương thức kinh doanh mang lại nhiều lợi ích cho nhân loại.Thương mại điện tử đã trở thành phương thức kinh doanh đại diện cho nền kinh tếtri thức,

Công ty chưa có cơ chế hợp lý để khuyến khích phát triển nguồn nhân lực côngnghệ thông tin trong doanh nghiệp

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY DỰNG PHẦN MỀM

QUẢN LÝ

2.1 Một số khái niệm cơ bản về phần mềm

2.1.1 Khái niệm phần mềm

Phần mềm là một tổng thể bao gồm 3 yếu tố:

* Chương trình máy tính: Mã nguồn, mó máy.

* Các cấu trúc dữ liệu: Cấu trúc làm việc (bộ nhớ trong), cấu trúc lưu trữ (bộ

* Đối với người dựng:

+ Đáp ứng đầy đủ yêu cầu của người dùng, đây là tiêu chuẩn đầu tiên khi đánhgiá, nghiệm thu một phần mềm Để được đánh giá tốt, phần mềm phải đáp ứng đầy

đủ hệ thống các yêu cầu của người dùng đặt ra lúc ban đầu

+ Chứa ít lỗi tiềm tàng (tính ổn định) Phần mềm phải lường trước được cáctình huống có thể gây ra lỗi và có biện pháp ngăn chặn hay cảnh báo kịp thời

+ Giá thành không vượt quá dự kiến ban đầu Phù hợp với dự trù kinh phí tươngứng với các chức năng đã được đặt hàng

+ Dễ vận hành, điều khiển và khai thác sử dụng, tin cậy, an toàn (thân thiện vớingười sử dụng)

+ Có đầy đủ tài liệu về thiết kế và hướng dẫn sử dụng Cho phép người dùng cóđược những thông tin trợ giúp thích hợp, tương ứng với chức năng của phần mềm

mà họ đang khai thác Hơn nữa, khi có đầy đủ tài liệu về thiết kế cho phép khi cónhu cầu người ta có thể tiếp cận nhanh chóng tới cấu trúc bên trong cũng như tưtưởng, phong cách thiết kế của phần mềm để có thể thực hiện sửa đổi hay nâng cấpphù hợp

+ Có tính bảo mật cao, có khả năng ngăn chặn những truy cập hay khai tháckhông được cho phép Khả năng phân quyền chi tiết cho từng người sử dụng phùhợp với yêu cầu và nhiệm vụ của họ.

* Nhà phát triển: Dễ bảo trì

2.2 Công nghệ phần mềm

2.2.1 Khái niệm

* Công nghệ phần mềm (Software Technology): Bao gờm một tập hợp với 3

yếu tố chủ chốt: Phương pháp, công cụ và thủ tục, giúp cho người quản lý có thể

kiểm soát được quá trình phát triển phần mềm và cung cấp cho kỹ sư phần mềm nềntảng để xây dựng một phần mềm chất lượng cao

Các phương pháp của công nghệ phần mềm đưa ra cách làm về mặt kỹ thuật đểxây dựng phần mềm Nội dung của các phương pháp bao gồm:

Lập kế hoạch và ước lượng dự án phần mềm

Phân tích yêu cầu hệ thống và phần mềm

Thiết kế cấu trúc dữ liệu

Các thủ tục của Công nghệ phần mềm là chất keo dán phương pháp và công cụlại với nhau

* Cấu hình phần mềm:

Trong công nghệ phần mềm người ta đưa ra khái niệm cấu hình phần mềmtương thích với khái niệm cấu hình phần cứng Cấu hình phần mềm chính là quátrình phát triển một phần mềm Cấu hình phần mềm gồm các thành phần được biểudiễn theo hình vẽ sau:

Hình 2.1 Cấu hình phần mềm

2.2.2 Quy trình làm bản mẫu phần mềm

Bản mẫu phần mềm là một sản phẩm phần mềm bao hàm những đặc trưng cơbản nhất của phần mềm được xây dựng nhằm mục đích đưa ra một phác thảo đểkhách hàng đánh giá và cũng là cơ sở để kỹ sư phần mềm phát triển sản phẩm củamình

Khi đặt hàng phần mềm, khách hàng đã xác định được các mục tiêu tổng quátcho phần mềm nhưng còn chưa xác định được cụ thể các yếu tố đầu vào, uy trình xử

lý và các yếu tố đầu ra Đôi khi, người kỹ sư phần mềm cũng còn chưa chắc chắn vềtính hiệu quả của một giải thuật Trong trường hợp này, cách tiếp cận làm bản mẫucho một sản phẩm phần mềm là cách tiếp cận tốt nhất

Làm bản mẫu là một tiến trình làm cho kĩ sư phần mềm có khả năng tạo ra một

mô hình cho phần mềm cần xây dựng Mô hình có thể lấy một trong ba dạng:

o Bản mẫu trên giấy hay trên máy tính mô tả các giao diện người - máy

Xây dựngbản mẫu

Đánh giá bản mẫu của khách hàng

Làm mịn bản mẫu Bản mẫu

Hình 2.2 Quy trình làm bản mẫu phần mềm

Trước hết kĩ sư phần mềm và khách hàng gặp nhau và xác định các mục tiêutổng thể cho phần mềm, xác định các yêu cầu nào đó biết và các yêu cầu nào cầnphải xác định thêm

Tiếp sau đó là giai đoan thiết kế nhanh Mục đích của bước này ở dạng phácthảo chỉ bao gồm một vài đặc trưng cơ bản của phần mềm Nội dung của công đoạnthiết kế nhanh tập trung vào việc biểu diễn các khía cạnh của phần mềm thấy đượcđối với người dùng – cách đưa vào và định dạng đưa ra Kết quả của quá trình thiết

kế nhanh là một bản mẫu Bản mẫu này được khách hàng – người tiêu dùng đánhgiá và là cơ sở để làm mịn phần mềm Bản mẫu được vi chỉnh một cách chu đáonhằm đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu của khách hàng Bản mẫu của một phầnmềm có thể được coi là “thế hệ đầu tiên” của phần mềm đú Khách hàng đánh giábản mẫu, tiếp đó là làm mịn bản mẫu, hay là chi tiết hóa các chức năng phần mệm.Kết thúc, ta được một sản phẩm chưa được thương mại hóa thị trường mà là bảnmẫu phần mềm

2.2.3 Vòng đời phát triển của phần mềm

Mỗi phần mềm từ khi ra đời, phát triển đều trải qua một chu kỳ trong công nghệphần mềm gọi là vòng đời phát triển của phần mềm Vòng đời phát triển của phầnmềm được biểu diễn bằng mô hình gọi là mô hình thác nước

Chúng ta hãy xem xét các công đoạn của mô hình này:

Mỗi giai đoạn ở phía trước sẽ tác động tới tất cả các giai đoạn ở phía sau Tức làcông nghệ hệ thống ở giai đoạn đầu tiên và nó tác động đến 5 giai đoạn còn lại Đếnlượt mình công đoạn phân tích chịu tác động của công đoạn công nghệ hệ thốngnhưng nó lại bao trùm, tác động lên 4 công đoạn còn lại.

Công nghệ hệ thống:

Phần mềm là một bộ phận của một hệ thống quản lý nói chung Do đó, côngviệc nghiên cứu phần mềm phải được đặt trong mối liên hệ chặt chẽ với các thànhphần khác của hệ thống quản lý như phần cứng, nhân tố con người, CSDL

Phân tích yêu cầu phần mềm:

Kỹ sư phần mềm tiến hành phân tích các chức năng cần có của phần mềm, cácgiao diện

o Các đặc trưng giao diện

Tài liệu thiết kế phần mềm là một bộ phận của tiến trình phần mềm

Bảo trì:

Sau khi bàn giao phần mềm cho khách hàng, chắc chắn nó sẽ phải có nhữngthay đổi để hoàn toàn tương thích với các điều kiện quản lý của cơ sở thực tế - sựthay đổi của OS hay thiết bị ngoại vi Quá trình bảo trì còn xảy ra khi khách hàngyêu cầu nâng cao chức năng hay hiệu năng Việc bảo trì phần mềm phải áp dụng lạicác bước của vòng đời phát triển nói trên cho chương trình thực tại chứ không phảichương trình mới

Nghiên cứu vòng đời phát triển của phần mềm để hiểu rõ từng giai đoạn và cóbiện pháp thích hợp để tác động vào từng giai đoạn nhằm đảm bảo chất lượng sảnphẩm

* Các dấu hiệu:

Quy trình thiết kế trong công nghệ phần mềm được đặc trưng bởi các dấu hiệusau:

oXây dựng đặc tả yêu cầu phần mềm

oTài liệu kiến trúc hệ thống

oThiết kế dữ liệu

oThiết kế chương trình

oThiết kế giao diện

oXem xét thiết kế

* Lưu đồ:

Lưu đồ quy trình thiết kế phần mềm:

Hình 2.5 Lưu đồ thiết kế phần mềm

2.3.3 Quy trình lập trình

* Mục đích:

Trên cơ sở bản vẽ thiết kế kỹ sư phần mềm lựa chọn một ngôn ngữ lập trình nào đó

để chuyển từ bản vẽ thiết ra phần mềm Vì thế người ta coi quá trình lập trình là quátrình thi công

Quá trình lập trình được áp dụng cho các công việc:

oXây dựng thiết kế chi tiết

oLập trình

oTích hợp hệ thống

oThực hiện test chương trình

oXây dựng tài liệu mô tả chức năng hệ thống phần mềm

* Dấu hiệu:

Các hoạt động và kết quả sau đây đặc trưng cho quá trình lập trình:

oThiết kế kỹ thuật chi tiết

oLập trình

oModule test

oTích hợp module

oTài liệu mô tả hệ thống phần mềm được hoàn thành

Quá trình test được áp dụng cho các công việc:

oTest hệ thống ứng dụng theo đặc tả yêu cầu phần mềm

oTest nghiệm thu hệ thống theo tiêu chuẩn nghiệm

oTest kiểm tra yêu cầu cuối cùng của khách hàng

oTest quy trình cài đặt hệ thống và các tài liệu bàn giao cho khách hàng

* Các dấu hiệu:

Các hoạt động và kết quả đặc trưng cho quá trình test:

oLập tiêu chuẩn nghiệm thu

oLập kịch bản test

oChuẩn bị dữ liệu test

oThực hiện test

K ch đ c duy t

K t c

Hình 2.7 Lưu đồ quy trình test phần mềm

2.3.5 Quy trình triển khai phần mềm

* Mục đích:

Quá trình triển khai trong công nghệ phần mềm có mục đích cài đặt phần mềmcho khách hàng tại các địa điểm triển khai và hướng dẫn sử dụng cho khách hàng

* Dấu hiệu:

Quá trình triển khai phần mềm được đặc trưng bởi các dấu hiếu sau:

oCài đặt cho máy chủ

oCài đặt cho máy mạng

oĐào tạo người sử dụng

* Lưu đồ:

Lưu đồ quy trình triển khai phần mềm:

Hình 2.8 Lưu đồ quy trình Triển khai phần mềm

Bắt đầu

Lập giải pháp

Lập kế hoạch triển khai

DuyệtDuyệt

Cài đặt máy chủCài đặt máy mạngVận hành phần mềmĐào tạo người sử dụng

Kết thúcBáo cáo

Không duyệt

Không duyệtDuyệt

Duyệt

2.4 Công cụ mô hình hóa sử dụng trong phân tích

2.4.1 Công cụ mô hình IFD

Sơ đồ luồng thông tin (IFD) được dựng để mô tả hệ thống thông tin theo cách

thức động Tức là mô tả sự di chuyển của các tài liệu, thông tin, việc xử lý, lưu trữchúng trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau:

Tài liệu

- Xử lý

- Kho lưu trữ dữ liệu

chỉ ra cho chúng ta biết hệ thống cần phải làm gì, chứ không chỉ ra là phải làm nhưthế nào

Ký pháp sử dụng trong sơ đồ chức năng BFD

2.4.3 Công cụ mô hình DFD

Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) dựng để mô tả hệ thống thông tin trên góc độ trừutượng Sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn vàđích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử

lý Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì

Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: Thực thể,tiến trình, kho dữ liệu

Tên người/ bộ phận phát/ nhận tinNguồn hoặc đích

2.5 Công cụ sử dụng trong thiết kế và xây dựng phần mềm

2.5.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Các bước chi tiết khi thiết kế CSDL từ các thông tin đầu ra:

Bước 1 Xác định các đầu ra:

+ Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra

+ Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận chúng

Bước 2 Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra, gồm các công việc sau:

+ Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra:

- Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin (InformationElement) như Số phiếu nhập, ngày nhập, tên hàng… được gọi là các thuộc tính, liệt

kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách

- Xác định thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra

- Đánh dấu các thuộc tính lặp (R) là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị

dữ liệu

- Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh (S) là những thuộc tính được tính toán rahoặc suy ra từ các thuộc tính khác

- Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở

- Xem xét các thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý Ví dụ: thuộc tính liên

số, thứ tự hàng hóa trong tờ phiếu xuất, phiếu nhập

+ Thực hiện việc chuẩn hóa mức 1 (1NF):

Chuẩn hóa mức 1 (1NF) quy định rằng: Trong mỗi danh sách không đượcphép chứa những thuộc tính lặp

Nếu có các thuộc tính lặp có thể giải quyết như sau:

+ Thực hiện việc chuẩn hóa mức 2 (2NF):

Trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứkhông chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa

Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào

danh sách mới Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dungcủa các thuộc tính trong danh sách.

+ Thực hiện việc chuẩn hóa mức 3 (3NF):

Trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộctính

Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào Xthì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ

Y với X Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới

+ Mô tả các tệp:

Mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hóa mức 3 sẽ là một tệp cơ sở dữliệu Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của cơ sở dữ liệu về tệp Tên tệp viết chữ inhoa, nằm phía trên Các thuộc tính nằm trong các ô, thuộc tính khóa có gạch chân

Bước 4: Ước lượng khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ.

Bước 5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu.

2.2.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DataBase Management Systems):

Là một phần mềm ứng dụng giúp chúng ta tạo ra, lưu trữ, tổ chức và tìm kiếm

dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu đơn lẻ hoặc từ một số cơ sở dữ liệu Ngày nay có một

số hệ quản trị cơ sở dữ liệu được sử dụng rộng rãi là Oracle, SQL, FoxPro,Microsof Visual ForPro, Microsoft Access …

Cơ sở dữ liệu (Data Base) được hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhauđược tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của