hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần công nghệ điện tử và thương mại việt hàn

Nhận thức được vai trò quan trọng của kế toán nguyên vật liệu nên trong thờigian thực tập tại Công ty Cổ phần Công nghệ Điện tử và Thương mại Việt Hàn và qua tìm hiểu thực tế công tác củ

Trang 1

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP Trường: Đại học Kinh tế quốc dân

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ ĐIỆN TỬ VÀ THƯƠNG MAI VIỆT HÀN 3

1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty 3

1.1.1 Khái niệm, danh mục nguyên vật liệu tại Công ty 3

1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu 4

1.1.3 Đánh giá nguyên vật liệu 4

1.1.4 Mã hóa nguyên vật liệu 7

1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty 9

1.2.1 Biến động tăng nguyên vật liệu 9

1.2.2 Biến động giảm nguyên vật liệu 11

1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty 13

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ ĐIỆN TỬ VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT HÀN 15

2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty 15

2.1.1 Tổ chức chứng từ ban đầu 15

2.1.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 33

2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty 49

2.2.1 Tài khoản , sổ sách kế toán Công ty sử dụng 49

2.2.2 Quy trình kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 51

2.2.3 Kiểm kê nguyên vật liệu 59

2.2.4 Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu 62

CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ ĐIỆN TỬ VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT HÀN 63

3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty và phương án hoàn thiện 63

3.1.1 Ưu điểm 63

Trang 2

3.1.2 Nhược điểm 65

3.1.3 Phương hướng hoàn thiện 67

3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty 67

3.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu 67

3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá 69

3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ 73

3.2.4 Về sổ kế toán chi tiết 73

3.2.5 Về sổ kế toán tổng hợp 73

3.2.6 Về báo cáo kế toán liên quan đến nguyên vật liệu 74

3.2.7 Điều kiện thực hiện giải pháp 75

KẾT LUẬN 76 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

Trang 3

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

1 BBKK VT : Biên bản kiểm kê vật tư

7 GTGT : Giá trị gia tăng

8 KCS : Kiểm tra chất lượng sản phẩm

Trang 4

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1: Bảng danh mục nguyên vật liệu 3

Bảng 1.2: Bảng mã hóa nguyên vật liệu chính 7

Bảng 1.3: Bảng mã hóa nguyên vật liệu phụ 8

Bảng 1.4: Bảng mã nhiên liệu 9

Bảng 1.5: Bảng mã phụ tùng thay thế 9

Bảng 1.6: Bảng định mức mạch điện bóng đèn 12

Bảng 3.1: Sổ danh điểm NVL 68

Trang 5

DANH MỤC BIỂU SỐ

Biểu số 2.1 : Đơn đặt hàng ngày 10 tháng 3 năm 2012 17

Biểu số 2.2 : Mẫu hóa đơn GTGT số 0000452 18

Biểu số 2.3 : Biên bản khiểm nghiệm vật tư số 03.0024 19

Biểu số 2.4 : Phiếu nhập kho vật liệu chính số 0032 20

Biểu số 2.5 : Hóa đơn GTGT số 0000376 21

Biểu số 2.6 : Biên bản kiểm nghiệm vật tư số 03.0036 21

Biểu số 2.7 : Phiếu nhập kho vật liệu phụ số 0036 22

Biểu số 2.8 : Hóa đơn GTGT số 0000662 24

Biểu số 2.9 : Phiếu nhập kho nhiên liệu số 0048 25

Biểu số 2.10: Phiếu yêu cầu xuất vật liệu chính số 312 27

Biểu số 2.11: Phiếu xuất kho vật liệu chính số 0015 28

Biểu số 2.12: Phiếu yêu cầu vật tư số 325 29

Biểu số 2.13: Phiếu xuất kho vật liệu phụ số 0019 29

Biểu số 2.14: Phiếu yêu cầu vật tư số 345 30

Biểu só 2.15: Phiếu xuất kho nhiên liệu số 0032 31

Biểu số 2.15: Thẻ kho – Tụ 100V- 223 34

Biểu số 2.16: Bảng kê tính giá vật liệu chính - Tụ 100V-223 36

Biểu số 2.17: Sổ chi tiết nguyên vật liệu – Tụ 100V-223 36

Biểu số 2.18: Thẻ kho Trở 30Ω-1/4W 38

Biểu số 2.19: Bảng kê tính giá vật liệu chính - Trở 30Ω-1/4W 39

Biểu số 2.20: Sổ chi tiết nguyên vật liệu – Trở 30Ω-1/4W 39

Biểu số 2.21: Thẻ Kho - Dây điện 2U 0.25 41

Biểu số 2.22: Bảng kê tính giá vật liệu phụ - Dây điện 2U 0.25 42

Biểu số 2.23: Sổ chi tiết nguyên vật liệu - Dây điện 2U 0.25 42

Biểu số 2.24: Thẻ kho Dầu diesel 0.05S 44

Biểu số 2.25: Bảng kê tính giá nhiên liệu – Dầu Diesel 0.05S 45

Biểu số 2.26: Sổ chi tiết nguyên vật liệu – Dầu Diesel 0.05S 45

Biểu số 2.27: Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn 47

Biểu số 2.28: Trích sổ nhật ký mua hàng 52

Biểu số 2.29: Trích sổ nhật ký chung 53

Biểu số 2.30: Trích sổ cái tài khoản 152 55

Biểu số 2.31: Biên bản kiểm kê vật tư 60

Biểu số 3.1 : Sổ chi tiết dự phòng giảm giá NVL 72

Biểu số 3.2 : Định mức tiêu hao nguyên vật liệu 74

Trang 6

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Quy trình thu mua nguyên vật liệu 9

Sơ đồ 1.2: Quy trình xuất nguyên liệu, vật liệu tại Công ty 10

Sơ đồ 2.1: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhập kho: 16

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ luân chuyển chứng từ xuất 26

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song 33

Sơ đồ 2.4: Trình tự hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu 51

Trang 7

Mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp là đạt được mức lợi nhuận tối đavới mức chi phí tối thiểu, đặc biệt đối với doanh nghiệp sản xuất thì chi phí sản xuấtsản phẩm luôn là một trong những mối quan tâm hàng đầu Tiết kiệm chi phí sảnxuất luôn được coi là một trong những chìa khoá của sự tăng trưởng và phát triển

Để làm được điều này, nhất thiết các doanh nghiệp sản xuất phải quan tâm đến yếu

tố đầu vào trong đó chi phí nguyên vật liệu là yếu tố chi phí chiếm tỷ trọng lớntrong toàn bộ chi phí sản xuất

Nguyên vật liệu là một yếu tố rất quan trọng trong quá trình sản xuất củadoanh nghiệp, vì vậy việc kế toán nguyên vật liệu là không thể thiếu và phải đảmbảo ba yêu cầu của công tác kế toán đó là: chính xác, kịp thời và toàn diện Kế toánnguyên vật liệu có đảm bảo được ba yêu cầu trên mới đảm bảo cho việc cung cấpnguyên vật liệu kịp thời và đồng bộ cho nhu cầu sản xuất, kiểm tra và giám sát chặtchẽ chấp hành các định mức tiêu hao, dự trữ, nhờ đó góp phần giảm bớt chi phí, dẫnđến hạ giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận, đồng thời nâng cao hiệu quả sửdụng vốn lưu động

Nhận thức được vai trò quan trọng của kế toán nguyên vật liệu nên trong thờigian thực tập tại Công ty Cổ phần Công nghệ Điện tử và Thương mại Việt Hàn và

qua tìm hiểu thực tế công tác của Công ty, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài: "Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Công nghệ Điện tử và Thương mại Việt Hàn " để tìm ra những mặt mạnh, mặt tồn tại đồng thời đề xuất

một số ý kiến nhằm khắc phục, góp phần hoàn thiện hơn nữa kế toán nguyên vậtliệu ở Công ty

Trang 8

Nội dung đề tài, ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Chuyên đề này được hoàn thành với sự nỗ lực của bản thân và sự giúp đỡ tận

tình của cô giáo hướng dẫn Tiến sĩ Bùi Thị Minh Hải và anh chị kế toán của Công

ty Cổ phần Công nghệ Điện tử và Thương mại Việt Hàn

Và em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc và lòng kính trọng đối với các thầy côgiáo và bạn bè đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này

Sinh Viên

Vũ Thúy Hằng

Trang 9

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ ĐIỆN TỬ VÀ

THƯƠNG MAI VIỆT HÀN

1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty

1.1.1 Khái niệm, danh mục nguyên vật liệu tại Công ty

♦ Khái niệm nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động, thể hiện dưới dạng vật hoá.Trong các doanh nghiệp, vật liệu được sử dụng phục vụ cho việc sản xuất, chế tạosản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ hay sử dụng cho bán hàng, cho quản lý doanhnghiệp

♦ Danh mục nguyên vật liệu

Lĩnh vực sản xuất của Công ty Cổ phần Công nghệ Điện tử và Thương mạiViệt Hàn là các loại thiết bị chiếu sáng mà chủ yếu là các loại bóng đèn chiếu sáng.Mỗi sản phẩm đều có bảng mạch điện tử riêng, trong bảng mạch lại có khoảng từmười lăm loại linh kiện khác nhau chính vì lẽ đó mà nguyên vật liệu cho sản xuấtsản phẩm tại Công ty chủ yếu là các linh kiện điện tử Hơn thế nữa, sản phẩm củaCông ty rất phong phú về chủng loại nên số lượng vật liệu là rất đa dạng cả vềchủng loại lẫn số lượng Dưới đây là các đầu mục nguyên vật liệu của Công ty

Bảng số 1.1: Bảng danh mục nguyên vật liệu

BẢNG DANH MỤC NGUYÊN VẬT LIỆU

8 Cuộn cảm - Xuyến 17 Dây điện 26 Keo sữa

1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu

Trang 10

Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều thứ, loạikhác nhau với nội dung kinh tế, công cụ và tính năng lí hoá khác nhau Để có thểquản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết với từng loại nguyên vật liệuphục vụ cho kế toán quản trị và cần thiết phải phân loại nguyên vật liệu

Căn cứ vào yêu cầu quản lý, nội dung kinh tế và công dụng của nguyên vậtliệu trong quá trình sản xuất, toàn bộ nguyên vật liệu của Công ty Việt Hàn đượcchia thành các loại sau:

Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty, là cơ sở vậtchất cấu thành lên thực thể sản phẩm : các con tụ, tụ hóa, trở, tran, đi ắc, đi ốt, E, fipmạch, xuyến, cuộn cảm, bóng đèn, bộ đui đèn… với số lượng và chủng loại đadạng

Vật liệu phụ: là đối tượng lao động không cấu thành lên thực thể sản phẩmnhưng nó có tác dụng nhất định và cần thiết trong quá trình sản xuất sản phẩm, tạođiều kiện cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường bao gồm: dây điện,thiếc nhúng mạch, keo sữa, lót mạch… vật liệu phụ được kết hợp với vật liệu chính

1.1.3 Đánh giá nguyên vật liệu

Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để tính toán xác địnhgiá trị nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo tính thống nhất vàtrung thực Nguyên vật liệu tại Công ty được tính theo nguyên tắc giá thực tế (giágốc) theo đúng qui định của chuẩn mực kế toán hiện hành

♦ Đối với nguyên vật liệu nhập kho:

Trang 11

* Đối với vật liệu mua ngoài: Tất các các nguyên vật liệu mà Việt Hàn sử

dụng đều được mua ngoài Công ty tính giá nguyên vật liệu nhập kho theo “ giáthực tế ” Đơn vị áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, nên giá trịnguyên vật liệu thực tế nhập kho của Công ty bao gồm: giá ghi trên hoá đơn khôngtính đến thuế GTGT cộng với chi phí thu mua, vận chuyển, bốc dỡ… từ nơi mua vềđến Công ty

Công thức : tính giá vật liệu nhập kho

VD 1.1 Ngày 01 tháng 3 năm 2012 Công ty mua và nhập kho 10.000 chiếc tụ

hóa 10M - 250V của Công ty Cổ phần Viettech Theo HĐ GTGT số 0000123, giá lôhàng có thuế VAT 10% là 27.500.000 đồng Sau khi nhận hàng Công ty thanh toánngay bằng chuyển khoản

Trị giá thực tế của tụ hóa nhập kho =27.500.000 25.000.000

Giá đơn vị nhập kho tụ 10M - 250V là 2.500 đồng/chiếc

* Đối với vật liệu nhập kho từ nguồn phế liệu thu hồi: những phế liệu có thể

tái sử dụng(tụ, trở tran ) thì giá trị phế liệu nhập kho được đánh giá theo giá trị ướctính, còn những phế liệu không thể tái sử dụng( bộ đui nhựa, bóng vỡ ) thì sẽ đượcnhập thẳng vào kho và không cần một hình thức cân đo đong đếm nào

♦ Đối với vật liệu xuất kho:

Do giá của nguyên vật liệu trong mỗi lần nhập có sự thay đổi không lớn, đểphản ánh theo dõi được chặt chẽ, phù hợp khi xuất kho nguyên vật liệu kế toán tínhtoán giá trị thực tế nguyên vật liệu theo phương pháp đơn giá bình quân cả kỳ dựtrữ Kỳ tính giá trị bình quân của nguyên vật liệu xuất là một tháng

Theo phương pháp này, đến cuối tháng kế toán nguyên vật liệu mới tính giáxuất Căn cứ vào giá mua, giá nhập và số lượng tồn đầu kỳ - nhâp trong kỳ để tínhgiá đơn vị bình quân Các lần xuất nhập nguyên vật liệu khi phát sinh chỉ phản ánh

về số lượng mà không phản ánh về giá trị Toàn bộ giá trị xuất được phản ánh vào

Trang 12

cuối tháng Mặc dù cách tính giá này đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác khôngcao Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tácquyết toán nói chung

Theo phương pháp bình này thì giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tínhnhư sau:

Mà giá đơn vị bình quân được xác định theo công thức sau:

Giá trị NVL tồn

đầu kỳ + xuất trong kỳGiá trị NVL

Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ =

Số lượng NVL

tồn đầu kỳ +

Số lượng NVLxuất trong kỳ

VD 1.2.Tính giá thực tế xuất kho trở 30Ω - 1/4W

Số lượng tồn đầu tháng 3: 5.000 (chiếc), giá trị tồn là 7.500.000 (đồng)

Trong tháng tổng số lượng nhập kho là: 100.000 (chiếc)

Giá trị nhập trở trong kỳ: 149.370.000 đồng

Trong tháng 3 phát sinh các nghiệp vu xuất sau:

Ngày 03/03 xuất: số lượng 4000 (chiếc)

Ngày 12/03 xuất: số lượng 10.000 (chiếc)…

Trị giá nguyên vật liệu xuất kho được tính như sau:

Áp dụng theo công thức trên đơn giá bình quân tháng 3 của trở 30Ω - 1/4W =(A)

* Giá đơn vị bình quân tháng 3 trở 30Ω - 1/4W (Ω - 1/4W (W (A)

7.500.000 149.370.000

1.494 5.000 100.000

* Trị giá NVL xuất kho tháng 3 = (A) x số lượng xuất kho tháng 3

Tại mỗi lần xuất ta chỉ phản ánh được số lượng mà không phản ánh được giátrị đến cuối tháng mới xác định được giá hàng xuất

Trị giá NVL xuất kho ngày 03/3 = (A) x 4000 = 1.494 x 4000 = 5.976.000 đồng Trị giá NVL xuất kho ngày12/3= (A) x 10.000= 1.494 x 10.000= 14.940.000 đồng.

1.1.4 Mã hóa nguyên vật liệu

Trang 13

Do số lượng nguyên vật liệu dùng cho sản xuất của Công ty là rất đa dạng vàphong phú Nên để tiện cho việc bảo quản theo dõi, Việt Hàn đã thiết lập bảng mãnguyên vật liệu đầu vào để giúp việc theo dõi trên máy tính thuận lợi hơn, nhằmgiúp công tác kế toán dễ kiểm soát hơn Bảng mã được mở chi tiết cho từng loạinguyên vật liệu

Bảng 1.2: Bảng mã hóa nguyên vật liệu chínhBảng mã nguyên vật liệu chính Tài khoản sử dụng: TK1521

Tài khoảntheo dõi

Trang 14

Bảng 1.3: Bảng mã hóa nguyên vật liệu phụ

Bảng mã nguyên vật liệu phụ Tài khoản sử dụng: TK1522

Trang 15

…

Bảng 1.5: Bảng mã phụ tùng thay thế

Bảng mã phụ tùng thay thếTài khoản sử dụng: TK 1524

1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty

1.2.1 Biến động tăng nguyên vật liệu

Sơ đồ 1.1: Quy trình thu mua nguyên vật liệu

( Nguồn: Tài liệu Phòng Kế toán )

Việt Hàn là công ty sản xuất nhỏ nên toàn bộ nguyên vật liệu mà doanh nghiệp

sử dụng đều được thu mua bên ngoài Quy trình thu mua nguyên vật liệu của công

ty được hình thành qua 8 bước sau đây:

Ước tính nhu cầu và

Trang 16

Căn cứ vào định mức vật liệu cho từng loại sản phẩm, số lượng sản phẩm sảnxuất, tình hình dự trữ nguyên vật liệu thực tế tại Công ty và các đơn đặt hàng củakhách hàng mà Phòng Kinh doanh chuyển sang, Phòng Vật tư tiến hành ước tínhnhu cầu dựa theo bảng định mức và hình thành đơn đặt hàng mua vật tư Đơn đặthàng nguyên vật liệu này sẽ được trình lên cho Phó Giám đốc Kỹ thuật xét duyệt

Có được sự chấp thuận của cấp trên Phòng Vật tư sẽ tiến hành tìm kiếm thị trường

và chọn nhà cung cấp

Phòng Vật tư sẽ ký kết hợp đồng kinh tế hoặc liên hệ đặt hàng với nhà cungcấp bằng fax hoặc điện thoại, đồng thời bộ phận này cũng chịu trách nhiệm về thờihạn giao hàng đã ký ở hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng Khi bên cung cấp giao hàng

và hoá đơn GTGT Công ty sẽ tiến hành kiểm nghiện hàng trước khi nhập kho Ban Kiểm nghiệm (gồm cán bộ KCS, cán bộ kỹ thuật, cán bộ thu mua, thủkho) để xác định phẩm chất, chủng loại, quy cách, số lượng vật liệu mua về và lậpbiên bản kiểm nghiệm Nếu vật liệu đảm bảo yêu cầu thì thủ kho kiểm tra số lượngvật liệu mua về và ghi vào hoá đơn thực nhập

Căn cứ vào hoá đơn (theo các hợp đồng kinh tế), biên bản kiểm nghiệm vật tư,tiến hành lập phiếu báo nhập kho vật liệu thành ba liên và được người phụ trách kýghi rõ họ tên, trên ba phiếu đều được ghi rõ ngày của hoá đơn, kho nhập vật liệu,tên vật liệu, quy cách, số lượng thực hiện, ghi ngày tháng nhập kho, thủ kho cùngngười nhập kí tên vào phiếu Thủ kho gửi một liên để làm căn cứ ghi thẻ kho Cán

bộ phụ trách việc thu mua cũng giữ một liên và kế toán vật tư sẽ giữ một liên để làmcăn cứ ghi sổ kế toán chi tiết và đối chiếu Còn hóa đơn GTGT hàng mua sẽ đượcchuyển cho kế toán công nợ phải trả người bán để làm căn cứ thanh toán, lưu trữ,đối chiếu số nợ Trường hợp Ban Kiểm nghiệm số vật liệu mua về không đúng yêucầu đã thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì Ban Kiểm nghiệm sẽ tiến hành lập biênbản và ghi rõ vào biên bản kiểm nghiệm Số vật liệu này thủ kho không nhập chờ ýkiến giải quyết của lãnh đạo Công ty

1.2.2 Biến động giảm nguyên vật liệu

Sơ đồ 1.2: Quy trình xuất nguyên liệu, vật liệu tại Công ty

Trang 17

(Nguồn:Tài liệu Phòng Kế toán)

Với đặc thù là doanh nghiệp sản xuất nên việc xuất kho nguyên vật liệu chủyếu là xuất dùng cho sản xuất, một số ít được dùng cho QLDN và chi phí sản xuấtchung

Tại phân xưởng khi có nhu cầu xin cấp vật tư cho sản xuất sẽ lập phiếu yêucầu xuất vật tư, phiếu này sẽ được chuyển cho Phòng Vật tư kiểm tra sau đó sẽ đượcchuyển cho kế toán vật tư lập phiếu xuất Sau khi phiếu xuất có chữ ký của kế toántrưởng hoặc Ban lãnh đạo Công ty sẽ được chuyển cho thủ kho để là các thủ tụcxuất kho vật tư

Tại kho, thủ kho sẽ xuất vật tư theo đúng số lượng cũng chủng loại theo đúngphiếu xuất, bộ phận có nhu cầu xin xuất sẽ xuống kho để lấy vật tư

Tại Công ty không có bảng định mức vật tư để lắp ráp bên ngoài ra các sảnphẩm như bóng đèn, chấn lưu, đui điện tử, máng điện Vì cấu trúc bên ngoài kháđơn giản thông thường chỉ gồm sáu đến bảy loại vật tư nhưng kết cấu bên trong cácsản phẩm điện tử thì khá phức tạp

Nói cách khác là hiện nay tại Công ty chỉ quản lý định mức linh kiện cắmmạch còn các vật tư khác như bóng đèn, bộ đui nhựa, đui sắt thì không quản lý vềđịnh mức tiêu hao

Nhận lệnh sản xuất

Phòng Vật tư

Giấy đề nghị xuất vật tư

Kế toán trưởng, giám đốc

Thẻ kho, phiếu xuất khoThủ kho, kế toán Vật tư

Trang 18

Bên trong bất cứ một sản phẩm nào của Công ty cũng đều có một bảng mạchđiện tử Cấu tạo của bảng mạch lại phức tạp với nhiều loại linh kiện điện tử khácnhau, chính vì lẽ đó mà hiện tại Công ty chỉ có bảng định mức linh kiện cắm mạch.Với mỗi một loại sản phẩm sẽ có một bảng định mức cắm mạch riêng Dướiđây là một số ví dụ về bảng định mức cắm mạch điện tại Công ty

(Nguồn: Tài liệu Phòng Kĩ thuật)

Từ các bảng định mức trên có thể thấy rằng để cấu tạo thành một sản phẩmhoàn chỉnh cần rất nhiều các linh kiên Chính vì vậy để tránh thất thoát, lãng phícũng như công tác quản lý trong quá trình sản xuất, Công ty thường xuất nguyên vậtliệu sản xuất theo định mức tiêu hao

Sau khi đã xác định được lượng nguyên vật cần cho sản xuất, Phòng vật tư sẽlập phiếu yêu cầu xuất vật tư, phiếu này được lập thành hai liên và có ý kiến củatrưởng bộ phận vật tư Một liên được lưu giữ tại nơi lập, một liên được chuyển qua

Trang 19

cho kế toán nguyên vật liệu lằm căn cứ lập phiếu xuất kho vật tư

Phiếu xuất kho được xác lập thành ba liên và có chữ ký phụ trách chung là kếtoán trưởng và Phó Giám đốc Kĩ thuật Sau đó kế toán vật tư sẽ giữ lại một liên làmcăn cứ ghi sổ, các liên còn lại được chuyển cho thu kho Thủ kho sẽ giữ một liên đểghi chép thẻ kho và tiến hành xuất vật liệu theo phiếu xuất Thủ kho sẽ giao nguyênvật liệu và một liên phiếu xuất cho bộ phận có nhu cầu sử dụng Liên này sẽ đượclưu tại nơi sử dụng nguyên vật liệu

1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty

Để làm tốt công tác hạch toán vật liệu đòi hỏi Công ty phải quản lý chặt chẽ ởmọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng

Trong khâu thu mua: vật liệu phải được quản lý về khối lượng, quy cách,

chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ,thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Bộ phậncung ứng vật tư cần có quyết định đúng đắn ngay từ đầu trong việc lựa chọn nguồnvật tư, địa điểm giao hàng, thời hạn cung cấp, phương tiện vận chuyển và nhất là vềgiá mua, cước phí vận chuyển, bốc dỡ… cần phải dự toán những biến động về cungcầu và giá cả vật tư trên thị trường để đề ra biện pháp thích ứng Đồng thời thôngqua thanh toán kế toán vật liệu cần kiểm tra lại giá mua vật liệu các chi phí vậnchuyển và tình hình thực hiện hợp đồng của người bán vật tư, người vận chuyển

Trong khâu bảo quản: Việc tổ chức tổ kho tàng, bến bãi thực hiện đúng chế độ

bảo quản đối với từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ tránh hư hỏng, mất mát, haohụt, đảm bảo an toàn cũng là một trong các yêu cầu quản lý vật liệu

Trong khâu dự trữ: Công ty phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu để

đảm bảo cho quá trình thi công xây lắp được bình thường, không bị ngừng trệ, giánđoạn do việc cung ứng vật tư không kịp thời hoặc gây ứ động vốn do dự trữ quánhiều

Trong khâu sử dụng: Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao

và dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất và giáthành sản phẩm nhằm tăng lợi nhuận, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp Do vậy trongkhâu sử dụng cẩn phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất vật liệu

Trang 20

đúng trong sản xuất kinh doanh Cuối tháng tiến hành việc phân tích tình hình sửdụng vật liệu cũng là những khoản chi phí vật liệu cho quá trình sản xuất sản phẩmnhằm tìm ra nguyên nhân dẫn đến tăng hoặc giảm chi phí vật liệu cho một đơn vịsản phẩm, khuyến khích việc phát huy sáng kiến cải tiến, sử dụng tiết kiệm vật liệu,tận dụng phế liệu…

Tóm lại, quản lý vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng vật liệu làmột trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp

* Vai trò của kế toán nguyên vật liệu:Kế toán là công cụ phục vụ việc quản

lý kinh tế vì thế để đáp ứng một cách khoa học, hợp lý xuất phát từ đặc điểm của vậtliệu, từ yêu cầu quản lý vật liệu, từ chức năng của kế toán vật liệu, công cụ dụng cụtrong các doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện các nhiệm vụ sau:

+ Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vậnchuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất và tồn kho vật liệu Tính giá thành thực tếvật liệu đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vậtliệu tư về các mặt: số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấpkịp thời, đầy đủ, đúng chủng loại cho quá trình thi công xây lắp

+ Áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán vật liệu, hướngdẫn, kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạchtoán ban đầu về vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ) mở chế độ đúngphương pháp quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán,tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm

vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân

+ Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật tư phát hiệnngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật tư thừa, thiếu, ứ đọng hoặc mấtphẩm chất Tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị vật tư thực tế đưa vào

sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh

Trang 21

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ ĐIỆN TỬ VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT HÀN

2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty

2.1.1 Tổ chức chứng từ ban đầu

Vật liệu trong doanh nghiệp thường có nhiều chủng loại khác nhau, nếu thiếumột loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy hạch toán vật liệu phảiđảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng loại vật liệu

Vật liệu là một trong những đối tượng kế toán, là tài sản cần phải được tổchức, hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả về hiện vật, không chỉ ở từngkho mà phải chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ và phải được tiến hành đồng thời ở

cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho

Hạch toán chi tiết vật liệu được hiểu là việc các doanh nghiệp tổ chức hệ thốngchứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và lựa chọn, vận dụng các phương pháp kế toánchi tiết vật liệu cho phù hợp, nhằm tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung,quản lý vật liệu nói riêng

Để kế toán chi tiết vật liệu, Việt Hàn dụng một số chứng từ ban đầu như:

- Phiếu nhập kho - (Mẫu 01 - VT)

- Phiếu xuất kho - (Mẫu 02 - VT)

- Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu số 03 - VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá - (Mẫu 08 - VT)

Ngoài những biểu mẫu chứng từ về hàng tồn kho theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC ban hành ra, Công ty còn sử dụngthêm một số các chứng từ khác như:

- Đơn đặt hàng mua vật tư

- Phiếu yêu cầu vật tư

- Phiếu lĩnh linh kiện mạch theo hạn mức

♦ Tổ chức chứng từ nhập kho nguyên vật liệu

Đối với vật liệu: căn cứ vào kế hoạch sản xuất và dự trữ, phòng Kinh doanh sẽtìm kiếm nhà cung cấp và gửi đơn đặt hàng đi Khi hàng về, cán bộ vật tư đưa hàng

Trang 22

phải báo cho phòng Kỹ thuật để tiến hành kiểm tra chất lượng Kết quả kiểmnghiệm được ghi vào phiếu kiểm nghiệm và nếu đạt chất lượng thì phòng Vật tư sẽlập lệnh nhập kho Căn cứ vào Hoá đơn (GTGT) và phiếu kiểm nghiệm, lệnh nhậpkho phòng kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được lập thành baliên, một liên kế toán vật tư giữ, một liên thủ kho giữ để làm căn cứ ghi thẻ kho,một liên được lưu tại Phòng Vật tư, Hoá đơn (GTGT) sẽ được chuyển tới cho kếtoán công nợ phải trả để theo dõi, thanh toán cho nhà cung cấp

Đối với phế liệu thu hồi: Công ty không làm thủ tục nhập kho phế liệu mà saumỗi chu kỳ sản xuất, phế liệu được lấy ra từ phân xưởng sản xuất nhập thẳng vàokho mà không cần qua một hình thức cân, đo, đong, đếm nào Nghĩa là không phảnánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi của công ty trên sổ sách

Sơ đồ 2.1: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhập kho:

( Nguồn:Tài liệu Phòng Kế toán )

Đề nghị nhập

Ban kiểm nghiệm

Bộ phận cung ứng

Lập phiếu nhập kho

Lập biên bản kiểm nghiệm

Kiểm nhận hàng

Ký PNK

Thủ kho

Ghi sổ chi tiết

Kế toán vật tư

Trang 23

Để hiểu rõ hơn về thủ tục nhập kho vật liệu tại Công ty ta có thể xem cácchứng từ thủ tục nhập kho các linh kiện mạch trong tháng 3/2012 tại Công ty theo

ví dụ sau:

VD 2.1: Ngày 10/3 Công ty có nhu cầu đặt hàng linh kiện mạch phục vụ cho việc

cắm mạch Đơn vị cung ứng là Công ty TNHH An Khánh Vì giá trị đơn đặt hàngkhông lớn nên Công ty không tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế Công ty sẽ lập đơnđặt hàng và fax cho nhà cung ứng để có thời gian chuẩn bị lượng hành giao đúngquy cách, chất lượng và đảm bảo theo thời gian mà đơn đặt hàng đã ghi

Đơn đặt hàng này được Phòng vật tư lập, trước khi fax cho nhà cung cấp đơnđặt hàng này sẽ được Phó Giám đốc Kĩ thuật ký duyệt

Biểu số 2.1: Đơn đặt hàng ngày 10 tháng 3 năm 2012

Công ty CP Công nghệ Điện tử & TM Việt Hàn

Địa chỉ: 50A/109-Ngừ 72/1-Nguyễn Trói-Thanh Xuõn -Hà Nội Điện thoại: 042.212.9106 043.681.4837 Fax:043.681.4837

ĐƠN ĐẶT HÀNG

Ngày 10 tháng 3 năm 2012Kính gửi: Công ty TNHH An Khánh

 Địa chỉ: số 78 Thanh Nhàn - Hà Nội ĐT: 043 5638742 Fax:043 5638742 Công ty CP Công nghệ Điện tử & TM Việt Hàn chúng tôi có nhu cầu đặt hàng

ở quý Công ty theo nội dung đặt hàng dưới đây

Thời gian giao hàng: từ 9h tới 10h ngày 12 tháng 3 năm 2012

Địa điểm giao hàng: Tại kho hàng của Công ty số 4 ngõ 148/20 đường Ngọc Hồi

Hà Nội

Phương thức thanh toán:

- Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

- Thanh toán hết toàn bộ tiền hàng khi hàng nhập kho

Trang 24

Hà Nội, ngày 10 tháng 3 năm 2012

Giám đốc

(Ký, ghi rõ họ tên) (Nguồn: Tài liệu Phòng Kế toán)

Ngày 12/3 Công ty TNHH An Khánh giao hàng theo đúng đơn đặt hàng màCông ty đã fax

Biểu số 2.2: Mẫu hóa đơn GTGT số 0000452

: 0101632809

: 1020100223693 tại ngân hàng VietinBank Hai Bà Trưng

Họ tên người mua hàng

Tên đơn vị mua

Địa chỉ

Số tài khoản

Hình thức thanh toán

: Anh Hiếu: Công ty CP Công nghệ Điện tử & TM Việt Hàn : 50A/109-Ngừ 72/1-Nguyễn Trói-Thanh Xuõn -Hà Nội: 3180201012368 tại ngân hàng NN&PTNT Thanh Xuân

: CK MST: 0101965156

Đơn vịtính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Số tiền viết bằng chữ:Một trăm năm mươi tư triệu hai trăm hai mươi hai nghìn đồngNgười mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghĩ rõ họ tên) (Ký, ghĩ rõ họ tên) (Ký, ghĩ rõ họ tên)

Trang 25

(Nguồn: Tài liệu Phòng Kế toán)

Trước khi nhập kho, vật tư sẽ được kiểm nghiệm Nội dung của cuộc kiểmnghiệm sẽ được phản ánh trong “Biên bản kiểm nghiệm” Biên bản này được cán bộcung ứng của Phòng Vật tư lập thành hai liên Thủ kho giữ một liên để làm căn cứnhập kho vật tư và một liên Phòng Vật tư giữ

Biểu số 2.3: Biên bản khiểm nghiệm vật tư số 03.0024

Công ty CP Công nghệ Điện tử

& TM Việt Hà

Mẫu số: 03-VT

(Ban hàng theo QĐ số 15/2006/ QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của

Bộ trưởng BTC)

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM

(Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa)Ngày 12 tháng 3 năm 2012 Số: 03.0024 Căn cứ HĐGTGT số: 0000543 ngày 12 tháng 3 năm 2012 của Công ty TNHH

An Khánh

Ban kiểm nghiệm gồm:

Ông : Phùng Cao Kha

Ông : Nguyễn Văn Trọng

Bà : Đỗ Thị Tuyết

Phòng ban: Phòng Vật tưPhòng ban: Phòng Kĩ thuậtPhòng ban: Thủ kho

Trưởng ban

Ủy viên

Đã kiểm nghiệm các loại:

STT Tên nhãn hiệu, quy cáchvật tư Mãsố Đơn vịtính

Số lượngtheochứng từ

Kết quả kiểm nghiệm

SL đúngquy cáchphẩm chất

SL khôngđúng quycách phẩmchất

Ghichú

1 Tụ 100V - 223 0202 Chiếc 10.000 10.000

2 Trở 30Ω - 1/4W 0312 Chiếc 50.000 50.000

3 Trở 680KΩ - 1/2W 0327 Chiếc 20.000 20.000

Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Hàng mua đúng số lượng, chủng loại, quy cách

kĩ thuật Được phép nhập kho

Trang 26

Sau khi tất cả các thủ tục kiểm tra được hoàn tất, nếu chất lượng hàng nhậpđảm bảo đúng yêu cầu như trong đơn đặt hàng, thủ kho sẽ tiến hành các thủ tụcnhập kho và ghi phiếu nhập kho

Biểu số 2.4: Phiếu nhập kho vật liệu chính số 0032

& TM Việt Hàn

Họ tên người giao: Anh Quang

Theo HĐ GTGT số 0000453 ngày 12 tháng 3 năm 2012 của Công ty TNHH

Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:

- 01 liên Phòng vật tư giữ

- 01 liên thủ kho giữ để làm căn cứ ghi thẻ kho trong công tác hạch toán chi tiết

- 01 liên được giao cho kế toán nguyên vật liệu giữ

Trong trường hợp có sai sót về số lượng thì ban kiểm nghiệm sẽ lập biên bảnbáo cáo cho bên bán biết để bổ xung lượng hàng còn thiếu Nếu có sai sót về chấtlượng, hàng giao không có đủ quy cách phẩm chất thì sẽ bị trả lại người bán

Trang 27

VD 2.2: Ngày 15/3/2012 Công ty Việt Hàn mua hàng nguyên vật liệu phụ củaCông ty TNHH Hồng Kỳ Sau khi nhận hàng Công ty thanh toán bằng chuyểnkhoản

Biểu số 2.5: Hóa đơn GTGT số 0000376

: 0101779340

: 1020595953009 tại ngân hàng VietinBank Thanh Xuân

Họ tên người mua hàng

Tên đơn vị mua

Địa chỉ

Số tài khoản

Hình thức thanh toán

: Anh Hiếu: Công ty CP Công nghệ Điện tử & TM Việt Hàn : 50A/109-Ngừ 72/1-Nguyễn Trói-Thanh Xuõn -Hà Nội: 3180201012368 tại ngân hàng NN&PTNT Thanh Xuân

Tổng tiền thanh toán: 12.650.000

Số tiền viết bằng chữ: (Mười hai triệu sáu trăm năm mươi nghìn đồng)

(Ký, ghĩ rõ họ tên) (Ký, ghĩ rõ họ tên) (Ký, ghĩ rõ họ tên)

Cũng tương tự như đối với vật liệu chính, trước khi nhập kho vật liệu phụcũng được kiểm nghiệm về chất lượng, phẩm chất của từng loại

Biểu số 2.6: Biên bản kiểm nghiệm vật tư số 03.0036

Trang 28

& TM Việt Hà

Bộ trưởng BTC)

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM

(Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa)Ngày 15 tháng 3 năm 2012

Số: 03.0036

Căn cứ HĐGTGT số: 0000376 ngày 15 tháng 3 năm 2012 của Công ty TNHH Hồng Kỳ

Ban kiểm nghiệm gồm:

Ông : Phùng Cao Kha

Ông : Nguyễn Văn Trọng

Bà : Đỗ Thị Tuyết

Phòng ban: Phòng Vật tưPhòng ban: Phòng Kĩ thuậtPhòng ban: Thủ kho

Trưởng ban

Ủy viên

Đã kiểm nghiệm các loại:

STT Tên nhãn hiệu, quy cách

vật tư

Mãsố

Đơn vịtính

Số lượngtheochứng từ

Kết quả kiểm nghiệm

SL đúngquy cáchphẩm chất

SL khôngđúng quycách phẩmchất

Ghichú

Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Hàng mua đúng số lượng, chủng loại, quy cách

kĩ thuật Được phép nhập kho

Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm, và phiếu nhập kho của bộ phận cung ứnglập, thủ kho tiến hành nhập kho vật liệu phụ đúng theo phiếu nhập Sau khi nhậpxong thủ kho sẽ chuyển phiếu nhập kho cho kế toán

Biểu số 2.7: Phiếu nhập kho vật liệu phụ số 0036

Trang 29

Bộ trưởng BTC)

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 15 tháng 3 năm 2012

Số: 0036

Nợ: 1522Có: 112

Họ tên người giao: Anh Quang

Theo HĐ GTGT số 0000376 ngày 15 tháng 3 năm 2012 của Công ty TNHH Hồng Kỳ

Nhập tại kho: Vật tư

VD 2.3: Ngày 19/3/2012 Công ty tạm ứng cho anh Hiếu, là nhân viên Phòng Vật tư

đi mua nhiên liệu

Trang 30

Biểu số 2.8: Hóa đơn GTGT số 0000662

CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC I - CễNG TY TNHH 1 THÀNH VIÊN Mẫu số: 01GTKT3/002 Ký hiệu: BL/11P

HểA ĐƠN(GTGT)

Ngày 19 tháng 3 năm 2012Người bán hàng: Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu - Công ty Xăng dầu khu vực I - TNHH 1TV

Địa chỉ: số 769 đường Giải Phóng - Hoàng Mai - Hà Nội

Mã số thuế: 0100107564-001

Người mua hàng: Công ty CP Công nghệ Điện tử & TM Việt Hàn

Địa chỉ: 50A/109-Ngừ 72/1-Nguyễn Trói-Thanh Xuõn -Hà Nội

Số hóa đơn: 0000662Chứng từ số: 011056-BLNYEGKho xuất: Cửa hàng XD số 53MST:01011965156

Số tiền bằng chữ:( Hai triệu hai trăm linh tỏm nghỡn tỏm trăm linh năm đồng)

Trang 31

Riêng nhiên liệu mua về, công ty không tiến hành kiểm nghiệm trước khi nhậpkho Dựa trên hóa đơn GTGT thủ kho sẽ tiến hành nhập kho nhiên liệu, lập phiếunhập kho Phiếu này và hóa đơn GTGT sẽ được chuyển cho kế toán vật tư ghi sổvào bảo quản chứng từ

Biểu số 2.9: Phiếu nhập kho nhiên liệu số 0048

Họ tên người giao: Anh Hiếu

Theo HĐ GTGT số 0000662 ngày 19 tháng 3 năm 2012 của Công ty Xăng dầu khu vực I – Công ty TNHH 1 Thành viên

Nhập tại kho: Vật tư

1 Dầu Diesel 0.05S AP01 Lít 100 100 19.455 1.945.500

Tổng số tiền: (Hai triệu không trăm linh tỏm nghỡn khụng trăm năm mươi đồng)

Số chứng từ gốc kèm theo: 02

Phiếu nhập này được lập làm ba liên giao cho phòng vật tư, thủ kho và kế toánvật tư lưu giữ, để cuối tháng đối chiếu sổ sách chứng từ

♦ Tổ chức chứng từ xuất kho nguyên vật liệu

Việc xuất kho nguyên vật liệu chủ yếu là xuất dùng cho sản xuất sản phẩm,một số ít được dùng cho QLDN, chi phí sản xuất chung Theo kế hoạch sản xuất mà

Trang 32

Phó Giám đốc Kĩ thuật lập, Phòng Vật tư sẽ có trách nhiệm chuẩn bị nguồn nguyênliệu phục vụ cho việc sản xuất

Bộ phận có nhu cầu sẽ lập phiếu yêu cầu xuất, phiếu này sẽ được chuyển choPhòng Vật tư để kiểm tra lượng xuất có đúng chủng loại và số lượng không Phiếuyêu cầu xuất được lập thành hai liên và có chữ ký của trưởng bộ phận kiểm tra, mộtliên được lưu trữ tại Phòng Vật tư và một liên được lưu tại bộ phận có nhu cầu xuấtdùng

Phòng Vật tư sẽ chuyển phiếu yêu cầu xuất này cho kế toán vật tư có căn cứlập phiếu xuất Phiếu xuất sẽ được lập thành ba liên có chữ ký của kế toán trưởnghoặc Phó Giám đốc và kế toán vật tư trước khi chuyển cho thủ kho

Tại kho căn cứ vào phiếu xuất mà kế toán vật tư đã lập, thủ kho sẽ xuất hàngtheo đúng số lượng, chủng loại cho bộ phận có nhu cầu Thủ kho sẽ giữ một liênlàm căn cứ để xuất và viết thẻ kho và một liên giao cho bộ phận có nhu cầu xuất lưutại bộ phận sản xuất

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ luân chuyển chứng từ xuất

Để hiểu rõ về thủ tục xuất kho tại Công ty ta có thể xem một số chứng từ xuấtkho tháng 3/2012 theo các nghiệp vụ phát sinh sau:

Bộ phận

có nhu

cầu

Bộ phận cung ứng

Kiểm tra phiếu

PGĐ Kĩ thuật, Kế toán trưởng

Duyệt phiếu xuất

Thủ kho

Lập phiếu xuất kho

Xuất kho

Kế toán Vật tư

Trang 33

VD 2.4: Ngày 03/3/2012 tại phân xưởng 1 có nhu cầu xuất các tụ 100V - 223, trở30Ω - 1/4W và Fip mạch 2U để cắm mạch 2U

Biểu số 2.10: Phiếu yêu cầu xuất vật liệu chính số 312

Địa chỉ: 50A/109-Ngừ 72/1-Nguyễn Trói-Thanh Xuõn -Hà NộiĐiện thoại: 042.212.9106 043.681.4837 Fax:043.681.4837

PHIẾU YÊU CẦU VẬT TƯ

Số: 312

Người đề nghị: Nguyễn Xuõn Hiờn

Thuộc phân xưởng: PX1

Lý do xuất: Cắm mạch 2U

Xuất tại kho: Vật tư

STT Tên vật tư Mã vật tư Đơn vị tính Số lượng Ghi chú

Phiếu yêu cầu vật tư được lập thành 2 liên:

- 01 liên được giao cho Phòng Vật tư

- 01 liên được giữ tại nơi lập phiếu

Trang 34

Phòng Vật tư sẽ chuyển phiếu yêu cầu xuất cho kế toán vật tư để lấy căn cứlập phiếu xuất kho

Biểu số 2.11: Phiếu xuất kho vật liệu chính số 0015

Địa chỉ: 50A/109-Ngừ 72/1-Nguyễn Trói-Thanh Xuõn – HN Điện thoại: 042.212.9106 043.681.4837 Fax:043.681.4837

(Ban hàng theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 củaBộ trưởng

BTC)

PHIẾU XUẤT KHO Ngày 03 tháng 3 năm 2012

Số: 0015 Nợ: 621 Có: 1521Người nhận hàng: Nguyễn Xuõn Hiờn

- 01 liên do kế toán vật tư lưu trữ

- 01 liên thủ kho lưu trữ

Trang 35

- và 01 liên được lưu tại bộ phận yêu cầu sản xuất

VD 2.5: Ngày 05/3/2012 tại phân xưởng sản xuất 1 có nhu cầu xin xuất vật liệu phụphục vụ cho việc cắm mạch

Biểu số 2.12: Phiếu yêu cầu vật tư số 325

Địa chỉ: 50A/109-Ngừ 72/1-Nguyễn Trói-Thanh Xuõn –Hà NộiĐiện thoại: 042.212.9106 043.681.4837 Fax:043.681.4837

Số: 325

Người đề nghị: Nguyễn Xuõn Hiờn

Theo đúng trình tự và thủ tục thì phiếu yêu cầu này sẽ được chuyển tới cho kếtoán vật tư để lập phiếu xuất kho

Biểu số 2.13: Phiếu xuất kho vật liệu phụ số 0019

Trang 36

BTC)

PHIẾU XUẤT KHO Ngày 05 tháng 3 năm 2012

Số: 0019 Có: 1522Nợ: 621Người nhận hàng: Nguyễn Xuõn Hiờn

VD 2.6: Ngày 16/3/2012 phân xưởng 2 có nhu cầu xin xuất nhiên liệu cho chạymáy tại phân xưởng

Biểu số 2.14: Phiếu yêu cầu vật tư số 345

Trang 37

Địa chỉ: 50A/109-Ngừ 72/1-Nguyễn Trói-Thanh Xuõn –Hà NộiĐiện thoại: 042.212.9106 043.681.4837 Fax:043.681.4837

Số: 345

Người đề nghị: Lê Thị Loan

Lý do xuất: xuất nhiên liệu cho PX2

STT Tên vật tư Mã vật tư Đơn vị tính Số lượng Ghi chú

Biểu só 2.15: Phiếu xuất kho nhiên liệu số 0032

BTC)

PHIẾU XUẤT KHO

Trang 38

Ngày 16 tháng 3 năm 2012

Số: 0032 Có: 1523Người nhận hàng: Lê Thị Loan

Lý do xuất: xuất nhiên liệu chạy máy

Xuất tại kho: Kho vật tư

S

T

Tên vật tư Mã số Đơn vịtính Số lượng Đơn giá Thành Tiền

Yêu cầu Thựcxuất

2.1.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Công ty Cổ phần Công nghệ Điện tử và Thương mại Việt Hàn hiện đang hạchtoán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Theo phương phápnày, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho

để ghi chép về mặt số lượng và ở Phòng Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết vật liệu

Trang 39

để ghi chép về mặt số lượng và giá trị Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy địnhthống nhất (mẫu 06 - VT) cho từng danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi

đã vào sổ đăng ký thẻ kho

Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất,tồn của từng loại vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng, thẻ kho do kế toán lậptrước khi giao cho thủ kho ghi chép

Cách ghi thẻ kho: Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất thủ kho ghi số lượng nhập,xuất vào thẻ kho của từng vật liệu Mỗi vật liệu được mở riêng một tờ một thẻ, mỗichứng từ được ghi trên một dòng Cuối ngày thủ kho tính ra số lượng hàng tồn khotrên vào cột "tồn" trên thẻ kho Cuối tháng lên bảng kê vật tư tồn cuối tháng

Ở Phòng Kế toán: Kế toán vật tư mở thẻ kế toán chi tiết vật tư cho từng danhđiểm vật tư tương ứng với thẻ kho mở ở kho Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho,chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị Định kỳ khi nhận được các chứng từ, bảng kêchi tiết phiếu nhập, xuất kho do thủ kho gửi đến kế toán kiểm tra rồi hoàn chỉnhchứng từ, sau đó căn cứ vào các chứng từ để ghi vào sổ kế toán chi tiết nguyên vậtliệu, mỗi loại vật liệu được mở chi tiết theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồnkho theo số lượng và giá trị Sau đó kế toán vật liệu lập bảng kê chi tiết vật liệu xuấtkho Căn cứ vào bảng kê chi tiết nhập, xuất, kế toán lập bảng tổng hợp nhập - xuất -tồn Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu tính ra số tồn kho của từng loại đểđối chiếu với thủ kho

Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứvào các thẻ kế toán chi tiết để lập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trịcủa từng loại vật tư Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của phần kếtoán tổng hợp

Dưới đây là sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song

toánchi tiết

Bảng tổng hợp nhập,xuất, tồn kho vật tư

Trang 40

Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

(Nguồn: Tài liệu kế toán vật tư)

Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo sự chínhxác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồnkho

Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉtiêu số lượng Việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạnchế chức năng của kế toán

Điều kiện áp dụng: áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loạivật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thường xuyên vàtrình độ nghiệp vụ chuyên môn của các nhân viên kế toán chưa cao

Biểu số 2.15: Thẻ kho – Tụ 100V- 223

Mẫu số: S12-DN(Ban hàng theo QĐ số15/2006 /QĐ-BTC ngày 20/3/2006 củaBộ trưởng BTC)

THẺ KHO

Ngày lập thẻ: 01/3/2012Phiếu xuất kho

Kế toán tổng hợp

Định dạng
Số trang	86
Dung lượng	1,25 MB