Thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại công ty TNHH phân phối xe hồng phúc

Lời mở đầu Với sự phát triển nhanh chóng của một nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, trong những năm gần đây nền kinh tế Việt Nam đã có những thay đổi lớn lao. Bên cạnh đó là sự hội nhập đa phương, liên kết cùng với các nền kinh tế trong khu vực và quốc tế nói chung cũng mang lại sự đa dạng và thay đổi ngày càng sâu rộng trên mọi lĩnh vực cuả nền kinh tế. Bên cạnh đó hệ thống doanh nghiệp Việt Nam đã có những sự tăng trưởng đáng kể cả về số lượng cũng như đa dạng về lĩnh vực hoạt động, về quy mô và mô hình tổ chức, về phương thức huy động và sử dụng vốn,…..đã góp phần không nhỏ vào sự phát triển của từng doanh nghiệp. Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản và sự vận động của tài sản (hay là toàn bộ thông tin về tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính) trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho việc ra các quyết định về kinh tế xã hội và đánh giá hiệu quả của các hoạt động trong doanh nghiệp. Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội. Với sự kết hợp hoàn hảo giữa Công nghệ thông tin và Kế toán, là một sinh viên ngành hệ thống thông tin kinh tế, sau một thời gian đào tạo và theo yêu cầu của chương trình đào tạo tại Trường Đại học Tài chính Marketing, em mạnh dạn đi vào nghiên cứu và tìm hiểu về mối quan hệ này nhằm trang bị cho bản thân những kiến thức nền tảng cơ bản phục vụ cho nghề nghiệp mà em đã chọn, thông qua bài báo cáo thực hành nghề nghiệp với chủ đề: “Tin học – Kế toán ứng dụng trong quản lý vật tư hàng hóa” được viết bằng ngôn ngữ VBA. Bài báo cáo này vẫn còn nhiều thiếu sót, rất mong nhận được những lời đóng góp và hướng dẫn quý báu từ quý thầy cô để giúp em hoàn thành thật tốt bài báo cáo này. Em xin chân thành cám ơn Nguyễn Đức Anh LỜI CAM KẾT “Bài báo cáo này được em thực hiện bằng những kiến thức đã học, tham khảo qua các giáo trình và năng lực của bản thân. Cam kết không có sự sao chép bài viết hay số liệu của bất kì 1 cá nhân nào, nếu có em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm” Sinh viên Nguyễn Đức Anh NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

-THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP

ĐỀ TÀI:

GVHD: Th.s Lê Đình Ngân SVTH : Nguyễn Đức Anh MSSV : 0721130004

Lớp : 07DTK

Lời mở đầu

Với sự phát triển nhanh chóng của một nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủnghĩa, trong những năm gần đây nền kinh tế Việt Nam đã có những thay đổi lớn lao Bêncạnh đó là sự hội nhập đa phương, liên kết cùng với các nền kinh tế trong khu vực và quốc

tế nói chung cũng mang lại sự đa dạng và thay đổi ngày càng sâu rộng trên mọi lĩnh vựccuả nền kinh tế Bên cạnh đó hệ thống doanh nghiệp Việt Nam đã có những sự tăng trưởngđáng kể cả về số lượng cũng như đa dạng về lĩnh vực hoạt động, về quy mô và mô hình tổchức, về phương thức huy động và sử dụng vốn,… đã góp phần không nhỏ vào sự pháttriển của từng doanh nghiệp

Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản và sựvận động của tài sản (hay là toàn bộ thông tin về tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính)trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho việc ra các quyết định vềkinh tế - xã hội và đánh giá hiệu quả của các hoạt động trong doanh nghiệp

Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công

cụ kĩ thuật hiện đại - chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và

sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọilĩnh vực hoạt động của con người và xã hội

Với sự kết hợp hoàn hảo giữa Công nghệ thông tin và Kế toán, là một sinh viênngành hệ thống thông tin kinh tế, sau một thời gian đào tạo và theo yêu cầu của chươngtrình đào tạo tại Trường Đại học Tài chính Marketing, em mạnh dạn đi vào nghiên cứu vàtìm hiểu về mối quan hệ này nhằm trang bị cho bản thân những kiến thức nền tảng cơ bảnphục vụ cho nghề nghiệp mà em đã chọn, thông qua bài báo cáo thực hành nghề nghiệp với

chủ đề: “Tin học – Kế toán ứng dụng trong quản lý vật tư hàng hóa” được viết bằng ngôn

LỜI CAM KẾT

“Bài báo cáo này được em thực hiện bằng những kiến thức đã học, tham khảo qua các giáo trình và năng lực của bản thân Cam kết không có sự sao chép bài viết hay số liệu của bất kì 1 cá nhân nào, nếu có em xin hoàn toàn chịu

trách nhiệm”

Sinh viên Nguyễn Đức Anh

NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

 Tiếng Việt

CSDL Cơ sở dữ liệuSXKD Sản xuất kinh doanhHHDV Hàng hóa dịch vụHTTT Hệ thống thông tinKQKD Kết quả kinh doanhBCĐKT Bảng Cân đối kế toánCNTT Công nghệ thông tinVLC Vật liệu chínhVLP Vật liệu phụNVL Nguyên vật liệuDN Doanh nghiệpVTHH Vật tư hàng hóa

 Tiếng Anh

VBA Visual Basic for ApplicationMS Microsoft

Chương I THÔNG TIN TỔNG QUÁT

 Tên chủ đề “Thiết kế hệ thống quản lý kế toán vật tư tại Công ty May Việt Tiến”

sử dụng ngôn ngữ VBA

 Phần mềm ứng dụng: Microsoft Excel 2003

 Thời điểm thực hiện đề tài: học kì 7, niên khóa 2007 – 2011

 Giảng viên hướng dẫn: ThS Lê Đình Ngân

 Sinh viên thực hiện : Nguyễn Đức Anh

 Mã số sinh viên : 0721130004

 Lớp : 07DTK

I.1 Mục tiêu đề tài:

Vận dụng, kết hợp những kiến thức, hiểu biết về tài chính kế toán và CNTT để xâydựng một công cụ quản lí cụ thể trên máy tính phục vụ cho kế toán vật tư hàng hóa, đồngthời làm nền tảng cơ sở chuẩn bị cho quá trình thực tập tốt nghiệp tại một doanh nghiệp ởhọc kì cuối với mục tiêu là xây dựng thành công một trình ứng dụng phục vụ đắc lực chocông tác kế toán – kiểm toán tại đơn vị đó

Ôn tập và rèn luyện kĩ năng để sử dụng một cách thành thạo phần mềm MicrosoftExcel phục vụ việc giải quyết các vấn đề liên quan đến kế toán như quản lý, truy xuất dữliệu, cũng như lập các báo cáo, các bảng cân đối và bảng xác định kết quả kinh doanh…bằng công cụ tin học rất phổ biến này

Đề tài dự kiến sẽ đạt được những mục tiêu cụ thể như:

Tính toán chi tiết việc thu mua nguyên vật liêu

Tính toán chi phí việc đưa nguyên vật liệu vào sản xuất trong tháng

Quản lý hàng hóa khi đã nhập kho và tính giá thành sản phẩm nhập kho.Quản lý việc nhập và xuất hàng hóa, tính giá vốn và giá bán

Quản lý chính xác số lượng các mặt hàng tồn kho, tính toán chi tiết ngày nhập hàng và hạn sử dụng của từng mặt hàng

Quản lý giá cả từng loại mặt hàng trong kỳ

Xây dựng các báo cáo tổng hợp về hàng hóa và nguyên vật liêu

Lập báo cáo tồn kho, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, Sổ Cái và sổ chi tiết các tài khoản, quản lý thu chi, nhập xuất

Một trong những công cụ để thực hiện việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp chính là bộ phận kế toán tài chính Nhiệm vụ của kế toán tài chính là thu thập, xử lý

và cung cấp các thông tin về mọi hoạt động kinh tế tài chính cho nhiều đối tượng khácnhau bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp Nếu như trước kia kế toán được thựchiện một cách thủ công bằng tay trên giấy tờ, sổ sách và được cất giữ, lưu trữ trong cácngăn tủ, điều này gây ra khá nhìu rủi ro như hạch toán sai, ghi nhầm lẫn hay việc lưu trữ,quản lý giấy tờ sổ sách sẽ ngày càng trở nên cồng kềnh hơn và chiếm nhiều diện tích hơn,gây khó khăn cho việc tìm kiếm thông tin khi cần thiết và rất dễ mất mát, mục rách…

Ngày nay với sự phát triển không ngừng của CNTT, khi mọi thứ đều được tin họchóa với rất nhiều các phần mềm ứng dụng hỗ trợ, đã giúp cho công tác kế toán trở nênchính xác, nhanh chóng hơn, hạn chế bớt những rủi ro nói trên, đồng thời công tác bổ sung,lưu trữ, tìm kiếm, truy xuất hay bảo mật các thông tin về kế toán càng trở nên mạnh mẽ và

dễ dàng hơn, tiết kiệm được rất nhiều công sức và thời gian

Đề tài “Thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại Công ty TNHH phân phối xe Hồng

Phúc” ra đời nhằm mục tiêu giúp cho việc quản lý được việc nhập - xuất nguyên vật liệu

để sản xuất và việc quản lý hàng hóa sau khi nhập kho được dễ dàng Chương trình sẽ cóchức năng quản lý việc thu mua nguyên vật liêu, đưa nguyên vật liêu vào sản xuất trongtháng, quản lý hàng hóa khi đã nhập kho cũng như viêc nhập và xuất của hàng hóa, quản lýcác mặt hàng tồn kho, quản lý danh mục khách hàng và nhà cung cấp, cũng như cung cấpkịp thời các thông tin, các báo cáo cần thiết để DN kịp thời điều chỉnh kế hoạch hoạt độngsản xuất nhằm đảm bảo tiến độ và sự phát triển của DN.

I.3 Ngôn ngữ và phần mềm sử dụng:

Ngày nay khi việc ứng dụng CNTT trong các DN lớn, vừa và nhỏ đã trở nên rất phổbiến cùng với sự ra đời và phát triển không ngừng của rất nhiều các phần mềm hỗ trợ chocông tác kế toán ở các DN như Oracle, Visual Foxpro,…nhưng vì chi phí đầu tư cho nhữngphần mềm này khá cao để mua bản quyền, thường chỉ dành cho những DN lớn và vừa, điềunày khiến cho các DN nhỏ gặp khá nhiều khó khăn trong việc ứng dụng CNTT để phục vụcho công tác kế toán của mình Do vậy việc xuất hiện của 1 phần mềm nhỏ gọn, chi phíđầu tư nhỏ nhưng không kém phần hiệu quả là điều cần thiết mà MS Excel chính là mộtgiải pháp để giải quyết vấn đề đó, đây cũng chính là lý do em đã chọn phần mềm Excel đểthực hiện đề tài này cùng với việc ứng dụng ngôn ngữ lập trình VBA để phát triển Exceltrở thành 1 công cụ kế toán linh hoạt, chính xác, phục vụ hiệu quả cho DN

I.4 Dự kiến kết quả đạt được:

I.4.1 Về mặt thực tiễn:

Giúp thực hiện việc tin học hóa hệ thống kế toán của doanh nghiệp mà cụ thể là kếtoán VTHH

 Lợi ích đạt được:

 Tăng tốc độ xử lí, truy xuất dữ liệu hỗ trợ công tác kế toán hiệu quả hơn

 Giảm chi phí đầu tư vào các phần mềm cao cấp cho các DN nhỏ

 Lập được các báo cáo trên Excel

 Tình hình thu mua nguyên vật liêu

 Tình hình hàng hóa khi đã nhập kho

 Hàng hóa được hưởng chiết khấu thương mai hay hàng hóa bị trả lại.

 Thống kê chính xác số lượng các mặt hàng tồn kho

 Quản lý hạn sử dụng của từng mặt hàng

 Thống kê giá cả từng loại mặt hàng trong kỳ

 Các báo cáo tổng hợp về hàng hóa và nguyên vật liêu

 Quản lý danh sách khách hàng

 Bản cân đối kế toán, báo cáo tài chính, xác định kết quả kinh doanh,

sổ cái & số chi tiết các tài khoản,

 Hạn chế các rủi ro có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến công tác kế toán

 Lưu trữ nhanh chóng, an toàn, nhỏ gọn, tiết kiệm được không gian, giấymực…

I.4.2 Về mặt khoa học:

 Là sự kết hợp linh hoạt giữa lý thuyết được học trên lớp và những vấn đềthực tế phát sinh trong DN, giúp sinh viên mở rộng tầm nhìn và chọn lọc và nâng cao kiếnthức cả về mặt kinh tế lẫn công nghệ phục vụ cho ngành nghề của mình khi ra trường

 Hiểu rõ và nắm bắt được vai trò đặc biệt của kế toán trong việc quản lýmọi vấn đề phát sinh trong một DN cũng như vai trò quan trọng tối ưu của CNTT trongviệc tin học hóa mọi lĩnh vực, mọi hoạt động nói chung và trong công tác quản lý của DNnói riêng

 Là sự kết hợp và hỗ trợ đắc lực của CNTT cho công tác kế toán

I.4.3 Những khó khăn hạn chế trong việc thực hiện đề án:

 Do ứng dụng trong các DN nhỏ nên cơ sở vật chất còn nhìu khó khăn khóđáp ứng được một số yêu cầu đặt ra

 Trình độ của nhân viên và hiểu biết về CNTT chưa thật sự cao

 Excel vẫn là một phần mềm nhỏ gọn nên có một số vấn đề còn khá khókhăn để giải quyết

 Tính bảo mật chưa thật sự tốt, vẫn có thể bị truy cập trái phép và bị mất sốliệu, số lượng sheet so với các phần mềm cao cấp khác là khá nhỏ do đó nếu DN mở rộngquy mô SXKD đến một mức độ nào đó sẽ không còn phù hợp nữa

Chương II CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KẾ TOÁN VÀ PHẦN

MỀM MS EXCEL

II.1 Cơ sở lý thuyết về kế toán:

II.1.1 Khái niệm:

Theo Luật Kế toán: “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp

thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động”.

II.1.2 Phân loại kế toán:

II.1.2.1 Kế toán tài chính:

Kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tinkinh tế, tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin củađơn vị kế toán

II.1.2.2 Kế toán quản trị:

Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tinkinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị

kế toán

II.1.3 Một số nguyên tắc kế toán:

II.1.3.1 Nguyên tắc thực tế khách quan:

Khi ghi chép phản ảnh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào những giấy tờ hay sổsách cần thiết, kế toán phải ghi chép một cách khách quan nghĩa là phải phản ánh theođúng những sự việc thực tế đã diễn ra và có thể dễ dàng kiểm chứng lại được, không đượcghi chép theo ý chủ quan nào đó mà làm người đọc hiểu không đúng bản chất của vấn đề

II.1.3.2 Nguyên tắc giá phí:

Nội dung của nguyên tắc giá phí là khi ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế liên quan đếntài sản, kế toán phải dựa vào chi phí đã phát sinh để hình thành nên tài sản chứ không phảicăn cứ vào giá hiện hành trên thị trường Như vậy, giá trị của tài sản được ghi nhận vàoBCĐKT là chi phí mà doanh nghiệp đã phải bỏ ra để có tài sản đó, chứ không phải giá thị

trường ở thời điểm báo cáo Nguyên tắc này còn được gọi là nguyên tắc giá gốc để thể hiệnrằng kế toán ghi nhận giá trị tài sản và các khoản chi phí phát sinh theo giá gốc là số tiền

mà doanh nghiệp đã chi ra tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ

II.1.3.3 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu:

Doanh thu chỉ được ghi nhận khi đơn vị đã hoàn thành trách nhiệm cung cấp sảnphẩm, hàng hóa hay dịch vụ cho khách hàng và được khách hàng trả tiền hoặc chấp nhậnthanh toán Việc ghi nhận doanh thu được hưởng ở thời điểm bán hàng như trên sẽ cho một

sự đo lường thực tế nhất vì:

- Khi đã giao hàng cho khách hàng thì doanh nghiệp đã thực hiện hầu hết nhữngcông việc cần thiết trong việc bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, những vấn đề còn lại làkhông đáng kể

- Vào buổi điểm bán hàng, giá cả thanh toán đã được người bán và người mua thỏathuận là một sự đo lường khách quan doanh thu được hưởng và khi đó bên bán đã nhậnđược một số tiền hoặc một khoản phải thu

II.1.3.4 Nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí:

Mỗi khoản doanh thu được tạo ra, đều xuất phát từ những khoản chi phí, vì vậy khixác định doanh thu ở kỳ nào, thì cũng phải xác định những chi phí để tạo doanh thu đó ở

kỳ ấy

Tất cả các chi phí chi ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp đều có mụcđích cuối cùng là tạo ra doanh thu và lợi nhuận Tuy nhiên trong từng kỳ kế toán (tháng,quý, năm) doanh thu có thể phát sinh ở kỳ này, nhưng những chi phí đã phải chi ra để đạtdoanh thu đó ở kỳ trước, vì vậy nguyên tắc này yêu cầu khi tính chi phí được coi là chi phíhoạt động trong kỳ, phải trên cơ sở những chi phí nào tạo nên doanh thu được hưởng trong

kỳ Như vậy có thể có những chi phí đã phát sinh trong kỳ, nhưng không được coi là chiphí hoạt động trong kỳ vì nó có liên quan đến doanh thu được hưởng ở kỳ sau như: chi phímua nguyên vật liệu để sản xuất trong kỳ sau Ngược lại, có những trường hợp đã thu tiềnnhưng diễn ra trước khi giao hàng hay cung cấp dịch vụ thì cũng chưa được ghi nhận làdoanh thu Trong trường hợp này kế toán phải coi như một món nợ phải trả cho đến khinào việc giao hàng hay cung cấp dịch vụ đã được thực hiện

II.1.3.5 Nguyên tắc nhất quán:

Trong kế toán có thể một số trường hợp được phép có nhiều phương pháp tính toán,mỗi phương pháp lại cho một kết quả khác nhau Theo nguyên tắc này, khi đã chọn phươngpháp nào thì kế toán phải áp dụng nhất quán trong các kỳ kế toán Trường hợp cần thiết sựthay đổi về phương pháp đã chọn cho hợp lý thì trong phần thuyết minh báo cáo tài chínhphải giải trình lý do tại sao phải thay đổi phương pháp và sự thay đổi đó ảnh hưởng như thếnào đến kết quả tính toán so với phương pháp cũ.

II.1.3.6 Nguyên tắc thận trọng:

Vì mỗi một số liệu của kế toán đều liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của nhiềuphía khác nhau, mà trong lĩnh vực kinh tế thì có nhiều trường hợp không thể lường trướchết được từ đó đòi hỏi kế toán phải thận trọng, phải có những phương án dự phòng nhữngkhả năng xấu có thể xẩy ra trong tương lai, nhất là đối với các hoạt động kéo dài hay cótính lặp đi lặp lại như các khoản đầu tư chứng khoán, hàng tồn kho

Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi:

- Phải lập các khoản dự phòng khi có bằng chứng về các khoản đầu tư, hàng tồnkho trên thực tế đã bị giảm giá

- Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập

- Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí

- Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khảnăng thu được lợi ích kinh tế Còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng có thể vềkhả năng phát sinh

II.1.3.7 Nguyên tắc trọng yếu:

Kế toán có thể bỏ qua những yếu tố không ảnh hưởng, hoặc ảnh hưởng không đáng

kể đến tình hình tài chính, nhưng phải đặc biệt quan tâm đến những yếu tố ảnh hưởng lớnđến tình hình tài chính

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp baogồm nhiều loại với những giá trị lớn nhỏ khác nhau và có ảnh hưởng đáng kể hoặc khôngđáng kể đến doanh thu hay chi phí hay hoạt động của doanh nghiệp trong từng thời kỳ kếtoán

Theo nguyên tắc này, kế toán có thể linh động giải quyết một số nghiệp vụ kinh tếphát sinh theo hướng thiết thực đơn giản, dễ làm mà không bắt buộc phải bảo đảm yêu cầu

của những nguyên tắc trên, nếu ảnh hưởng của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó đến cácchỉ tiêu doanh thu, chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp là không đáng kể.

II.1.3.8 Nguyên tắc công khai:

Nguyên tắc này đòi hỏi tất cả các hoạt động kinh tế diễn ra trong kỳ của đơn vị đềuphải được phản ảnh đầy đủ trong hệ thống báo cáo tài chính, phải giải trình rõ ràng các sổliệu quan trọng để người đọc báo cáo hiểu đúng tình hình tài chính và phải công bố côngkhai theo quy định của nhà nước

II.1.4 Đặc điểm, nhiệm vụ và yêu cầu của công tác kế toán:

II.1.4.1 Đặc điểm:

Kế toán có những đặc điểm sau:

- Cơ sở ghi sổ là những chứng từ gốc hợp lệ, bảo đảm thông tin chính xác và có cơ

xí nghiệp quy định (đối với nội bộ)

- Phạm vi sử dụng thông tin: Trong nội bộ đơn vị kinh tế cơ sở và các cơ quan chứcnăng của nhà nước và những đối tượng trên quan như các nhà đầu tư, ngân hàng, ngườicung cấp

II.1.4.2 Nhiệm vụ:

Với chức năng phản ảnh và kiểm tra, cung cấp thông tin toàn bộ các hoạt động kinh

tế của doanh nghiệp, kế toán có những nhiệm vụ cơ bản như sau:

- Thu nhập xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kếtoán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán

- Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản,vật tư, tiền vốn; quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) và tình hình

sử dụng kinh phí (nếu có) của đơn vị

- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch SXKD, kế hoạch thu chi tài chính, kiểm tra,giám sát các khoản thu, chi phí tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra

việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành

vi vi phạm phát luật về tài chính, kế toán

- Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động SXKD, kiểm tra vàphân tích hoạt động kinh tế, tài chính phục vụ công tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạchphục vụ công tác thống kê và thông tin kinh tế

II.1.4.3 Yêu cầu:

Để phát huy đầy đủ chức năng, vai trò và thực hiện đấy đủ các nhiệm vụ nói trên,công tác kế toán phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:

- Kế toán phải chính xác, trung thực, khách quan, thể hiện ở các mặt:

+ Chứng từ phải chính xác: chứng từ là khâu khởi điểm của kế toán, nội dung và sốliệu ghi trên chứng từ đúng với thực tế của các hoạt động kinh tế Toàn bộ công tác kế toán

có chính xác hay không phần lớn phụ thuộc vào khâu lập chứng từ ghi chép ban đầu

+ Vào sổ phải chính xác: phải ghi chép, kiểm tra, tính toán đảm bảo sự chính xác sốliệu, sau đó xếp đặt, lưu trữ chứng từ đầy đủ, gọn gàng ngăn nắp

+ Báo cáo phải chính xác: lập báo cáo phải cẩn thận, kiểm tra số liệu thật chính xáctrước khi nộp cho các nơi nhận theo quy định và theo yêu cầu quản lý

Nói chung các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo trên cơ sởcác bằng chứng đấy đủ, khách quan đúng với thực tế về hiện trạng, bản chất nội dung vàgiá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép

và báo cáo đúng với thực tế, không bị xuyên tạc, không bị bóp méo

- Kế toán phải kịp thời: Kế toán chính xác nhưng phải kịp thời mới có tác dụng thiếtthực đến công tác điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua việc cung cấp kịpthời các thông tin phục vụ yêu cấu quản lý Muốn kịp thời thì nghiệp vụ kinh tế phát sinhlúc nào, ngày nào phải được tính toán ghi chép phản ánh vào sổ kế toán lúc ấy, ngày ấy.Việc khóa sổ, lập báo cáo quy định vào thời gian nào phải làm đúng không chậm trễ

- Kế toán phải đầy đủ: phải phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ

sở các chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp không thêm bớt, không bỏ sót và phải phản ánh tất cảcác hoạt động kinh tế tài chính, thuộc các loại tài sản của doanh nghiệp Thực hiện đầy đủcác nguyên tắc, thủ tục quy định mở đầy đủ các loại sổ sách cần thiết và lập đầy đủ các báocáo kế toán theo quy định

- Kế toán phải rõ ràng dễ hiểu, dễ so sánh, đối chiếu: Các công việc của kế toán từkhâu ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các chứng từ gốc đến việc phân loại và hệthống hóa các nghiệp vụ kinh tế trên các sổ sách kế toán và tổng hợp lại thành các chỉ tiêukinh tế trên các báo cáo kế toán đều phải được trình bày một cách rõ ràng dễ hiểu.

Những thông tin về những vấn đề phức tạp trong báo cáo tài chính phải được giảitrình trong phần thuyết minh Các chỉ tiêu kinh tế do kế toán báo cáo phải phù hợp cả vềnội dung và phương pháp tính với các chỉ tiêu kế hoạch để người đọc báo cáo dễ dàng sosánh đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị

Các thông tin và số liệu giữa các kỳ kế toán trong một doanh nghiệp và giữa cácdoanh nghiệp chỉ có thể so sánh được khi tính toán và trình bày nhất quán Trường hợpkhông nhất quán thì phải giải trình trong phần thuyết minh để người sử dụng báo cáo tàichính có thể so sánh thông tin giữa các kỳ kế toán, giữa các doanh nghiệp hoặc giữa thôngtin thực hiện với thông tin dự toán, kế hoạch

- Tổ chức kế toán trong đơn vị phải theo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả :

Công tác kế toán cũng như công việc khác trong đơn vị khi tiến hành đều phải thựchiện tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả cao góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động toàn đơnvị

Nhưng yêu cầu trên đối với kế toán đều phải được thực hiện đầy đủ Tuy nhiêntrong từng giai đoạn phát triển và mục đích sử dụng thông tin kế toán mà yêu cáu này hayyêu cầu khác có được chú trọng hơn

II.1.5 Các phương pháp kế toán:

II.1.5.1 Phương pháp chứng từ kế toán:

Chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và kiểm tra sự hình thành các nghiệp vụkinh tế Để phản ánh và có thể kiểm chứng được các nghiệp vụ kinh tế, kế toán có mộtphương pháp là: mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải lập các chứng từ là giấy tờ hoặcvật chứa đựng thông tin (vật mang tin), làm bằng chứng xác nhận sự phát sinh và hoànthành của các nghiệp vụ kinh tế

Phương pháp chứng từ kế toán nhằm sao chụp nguyên tình trạng và sự vận động củacác đối kế toán, được sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực

sự hoàn thành theo thời gian, địa điểm phát sinh vào các bản chứng từ kế toán

Hệ thống chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ tài sản và xác minhtính hợp pháp trong việc giải quyết các mối quan hệ kinh tế pháp lý thuộc đối tượng hạchtoán kế toán, kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh.

II.1.5.2 Phương pháp tính giá:

Tính giá là phương pháp thông tin và kiểm tra về chi phí trực tiếp và gián tiếp chotừng loại hoạt động, từng loại tài sản như: tài sản cố định, hàng hoá, vật tư, sản phẩm vàlao vụ…

Phương pháp tính giá sử dụng thước đo tiền tệ để tính toán, xác định giá trị của từngloại tài sản của đơn vị thông qua việc mua vào, nhận góp vốn, được cấp, được tài trợ hoặcsản xuất ra theo những nguyên tắc nhất định

II.1.5.3 Phương pháp đối ứng tài khoản:

Đối ứng tài khoản là phương pháp thông tin và kiểm tra quá trình vận động của mỗiloại tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh theo mối quan hệ biện chứng được phảnánh vào trong mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Phương pháp đối ứng tài khoản được hình thành bởi cặp phương pháp tài khoản vàghi sổ kép Trong đó:

- Phương pháp tài khoản: Là phương pháp phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụkinh tế phát sinh theo từng nội dung kinh tế, nhằm theo dõi tình hình biến động của từngloại tài sản, nguồn vốn, từng nội dung thu, chi trong quá trình sản xuất kinh doanh củađơn vị

- Phương pháp ghi sổ kép: Là phương pháp phản ánh sự biến động của các đốitượng kế toán, theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trong mối liên hệ khách quan giữachúng, bằng cách ghi số tiền kép (một số tiền ghi 2 lần) vào các tài khoản kế toán liênquan

II.1.5.4 Phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán:

Tổng hợp và cân đối kế toán là phương pháp khái quát tình hình tài sản, nguồn vốn

và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị hạch toán qua từng thời kỳ nhất địnhbằng cách lập các báo cáo có tính tổng hợp và cân đối như: bảng cân đối kế toán; báo cáokết quả hoạt động kinh doanh; báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Mỗi phương pháp có vị trí, chức năng nhất định nhưng giữa chúng lại có mối quan

hệ chặt chế với nhau tạo thành một hệ thống phương pháp kế toán.

Muốn có những thông tin tổng hợp về tình trạng tài chính của đơn vị thì phải lậpbảng cân đối tài sản tức là sử dụng phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán Nhưng chỉ cóthể tổng hợp và cân đối các loại tài sản của doanh nghiệp trên cơ sở theo dõi chặt chẽ sựhình thành và vận động biến đổi của các loại tài sản qua các giai đoạn sản xuất kinh doanh.Việc ghi chép vào các tài khoản kế toán bắt buộc phải dùng đơn vị đo lường là tiền tệ do đócần phải tính giá các yếu tố đầu vào và đầu ra của quá trình sản xuất kinh doanh

Muốn tính giá và ghi chép vào các tài khoản có liên quan một cách chính xác thìphải có những thông tin chính xác về từng hoạt động kinh tế cụ thể của đơn vị tức là phải

có những chứng từ hợp lệ phản ánh nguyên vẹn nghiệp vụ kinh tế phát sinh và có đầy đủ

cơ sở pháp lý để làm căn cứ ghi sổ kế toán Nhưng nếu chỉ dựa vào chứng từ thì không thểphản ánh hết sự biến đổi của tài sản Trong thực tế có những hiện tượng không thống nhấtgiữa hiện vật với chứng từ, sổ sách do điều kiện khách quan gây ra như: đường dôi thừa do

ẩm ướt, xăng dầu bị hao hụt do bốc hơi Để khắc phục tình trạng trên kế toán phải tiếnhành kiểm kê để kiểm tra số lượng và tình hình cụ thể của hiện vật, đối chiếu giữa sổ sáchvới thực tế trong từng thời điểm có khớp đúng với nhau hay không Nếu không khớp đúngthì lập biên bản và căn cứ vào biên bản (cũng là chứng từ) mà điều chỉnh lại sổ sách kếtoán cho khớp với thực tế Bảo đảm cho các số liệu của kế toán phản ánh chính xác vàtrung thực về các loại tài sản của doanh nghiệp

II.1.6 Tổng quan về kế toán vật tư

1 Tổng quan về kế toán vật tư hàng hóa

1.1 Định nghĩa:

Vật liệu, dụng cụ, Sp, hàng hoá đều là hàng tồn kho thuộc tài sản lưu động

Đặc điểm: thời gian chu chuyển ngắn

 Vật liệu thể hiện dưới dạng vật hoá, tham gia vào 1 chu kỳ SX kinh doanhnhất định vàà được chuyển hết 1 lần vào chi phí kinh doanh

 Công cụ dụng cụ: là những tư liệu LĐ mà không có đủ điều kiện để xếp vàoTSCĐ (Giá trị thấp < 10 triệu, thời gian SD < 1 năm) -> mang đầy đủ các tính chất TSCĐ

 SP: bao gồm thành phẩm và bán thành phẩm.

 Hàng hóa: Vật tư hàng hoá có hình thái vật chất hoặc ko có hình thái vật chất

mà DN mua về rồi mang đi bán chứ không SD để chế tạo SP hay DVụ

 Vật liệu có: VL chính, VL phụ, phụ tùng thay thế, TBị XDCB, phế liệu, VLkhác

 Dụng cụ bao gồm: CCDC, bao bì luân chuyển, đồ dung cho thuê

2.2 Cách tính giá:

 Nếu mua ngoài:

Giá thực tế = Giá ghi trên hoá đơn – các khoản khấu trừ + chi phí gia công + thuế không được hoàn lại + chi phí thu mua thực tế

Với các vật liệu, công cụ, sản phẩm do doanh nghiệp(DN) tự sản xuất ra thì giá thực

tế là toàn bộ chi phí sản xuất thực tế mà doanh nghiệp đã bỏ ra để sản xuất ra chúng

 Các phương pháp tính giá

 PP giá đơn vị bình quân:

Giá đơn vị bình quân có thể tính theo các cách sau:

=

Giá thực tế A Xuất kho: 8.000 *1.070 = 8.560.000

 PP nhập trước, xuất trước (First In First Out – FIFO): Vật tư hàng hoá nào Nhập

vào trước thì khi xuất sẽ được xuất trước

 PP trực tiếp: tính nguyên giá từ lúc nhập cho đến lúc xuất.

 PP giá hạch toán: Sử dụng hệ số giá hạch toán để tính giá:

 Nếu tự sản xuất: thì nguyên giá được tính bằng tổng các chi phí bỏ ra để sản xuất ra

vật tư hàng hoá đó

1.1 Chứng từ sổ sách liên quan

Các chứng từ cần sử dụng :

 Phiếu nhập, xuất, Hoá đơn GTGT, HĐ bán lẻ, biên bản kiểm nghiệm, phiếu báo Vật

tư còn lại cuối kỳ, bảng kê VTư hàng hoá

Đơn giá bình quân

Các loại sổ sách sau:

 Thẻ kho, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn, sổ đối chiếu luân

chuyển, phiếu giao nhận chứng từ, sổ số dư, bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn

Các phương pháp kế toán chi tiết:

 Phương pháp thẻ song song, PP sổ đối chiếu, phương pháp sổ số dư

 Theo các hình thức kê khai khác nhau mà DN sử dụng các phương pháp kế toán khác nhau (Kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ)

từ kế toán cùng loại

Sổ quỹ