Tiểu luận hướng nghiệp về phòng kinh doanh

1. Thông tin sơ lược về người được phỏng vấn:•Tên: •Tuổi: 28•Nơi sinh: Thành phố Hồ Chí Minh•Nơi thường trú: Quận 4 – Thành phố Hồ Chí Minh•Chức danh: Nhân viên kinh doanh (sales executive) •Nơi làm việc: Công ty TNHH xyzPhòng kinh doanh – marketing•Lĩnh vực, phạm vi làm việc: Điều khiển hoạt động kinh doanh lĩnh vực bán lẻ (sales retail) trên phạm vi khu vực Thành phố Hồ Chí Minh •Trình độ học vấn: Đại học – tốt nghiệp hệ tại chức ngành tài chính của trường Đại học Kinh Tế Thành phố Hồ Chí Minh.2. Mô tả chi tiết công việc thường ngày của người được phỏng vấn:Một nhân viên kinh doanh không những chỉ lĩnh vực bán lẻ, mà cho dù ở lĩnh vực nào đi nữa thì công việc cơ bản của họ đó là xúc tiến việc kinh doanh sản phẩm của công ty trên lĩnh vực mà họ đảm nhận.Như vậy, chị đã làm những gì để xúc tiến việc kinh doanh của khâu bán lẻ? Hằng ngày, chị bắt đầu công việc của mình vào 8 giờ 30 sáng bằng cách kiểm tra hộp mail trong công ty hay hộp mail cá nhân của mình để kiểm tra các thư từ bên ngoài hay bên trong công ty gởi cho chị nhằm: Đối với các thư từ bên ngoài công ty gửi: •nhận các đơn đặt hàng từ phía khách hàng•kiểm tra các đơn đặt hàng … và hoàn trả thông tin lại cho các khách hàng•nhận thư, thông tin về hợp đồng

1 Thông tin sơ lược về người được phỏng vấn:

 Tuổi: 28

 Nơi sinh: Thành phố Hồ Chí Minh

 Nơi thường trú: Quận 4 – Thành phố Hồ Chí Minh

 Chức danh: Nhân viên kinh doanh (sales executive)

 Nơi làm việc: Công ty TNHH xyz

Phòng kinh doanh – marketing

 Lĩnh vực, phạm vi làm việc: Điều khiển hoạt động kinh doanh lĩnh vực bán

lẻ (sales retail) trên phạm vi khu vực Thành phố Hồ Chí Minh

 Trình độ học vấn: Đại học – tốt nghiệp hệ tại chức ngành tài chính của

trường Đại học Kinh Tế Thành phố Hồ Chí Minh

2 Mô tả chi tiết công việc thường ngày của người được phỏng vấn:

Một nhân viên kinh doanh không những chỉ lĩnh vực bán lẻ, mà cho dù ở lĩnh vực nào đi nữa thì công việc cơ bản của họ đó là xúc tiến việc kinh doanh sản phẩm của công ty trên lĩnh vực mà họ đảm nhận

Như vậy, chị đã làm những gì để xúc tiến việc kinh doanh của khâu bán lẻ?

Hằng ngày, chị bắt đầu công việc của mình vào 8 giờ 30 sáng bằng cách kiểm tra hộp mail trong công ty hay hộp mail cá nhân của mình để kiểm tra các thư từ bên ngoài hay bên trong công ty gởi cho chị nhằm:

Đối với các thư từ bên ngoài công ty gửi:

 nhận các đơn đặt hàng từ phía khách hàng

 kiểm tra các đơn đặt hàng … và hoàn trả thông tin lại cho các khách hàng

 nhận thư, thông tin về hợp đồng, về thay đổi địa điểm bán hàng, thay đổi

cách thức nhận hàng … từ phía các khách hàng gởi tới

 để giải đáp các thắc mắc, trả lời các yêu cầu mà khách hàng hỏi

 …

Đối với các thư từ bên trong công ty gửi:

 nhận thông tin hay công việc các sếp giao, phổ biến

 trả lời thư, thông tin mà các sếp cần biết

 nhận thông tin từ phía các đồng nghiệp về công việc, về khách hàng hay cả

về chuyện cá nhân …

 giải đáp thắc mắc từ phía các đồng nghiệp

 cung cấp các thông tin cho các đồng nghiệp

Tiếp đến, chị kiểm tra lại kế hoạch làm vệc của mình trong ngày đã được lên lịch trước, rồi bổ sung các việc cần làm, cần giải quyết phát sinh thêm và cuối cùng sẽ sắp xếp lại các công việc theo trình tự cần làm hợp lý nhất có thể

Sau đó, chị lần lượt kiểm tra các thông tin bán hàng, bảng giá, xem xét các sản phẩm hiện tại … như thế nào, có cần điều chỉnh thay đổi hay không

Sau khi sắp xếp kế hoạch ổn thỏa, chuẩn bị các giấy tờ cần thiết, chị tiến hành phần công việc quan trọng hằng ngày của mình đó là đi thăm các khách hàng, hay

đi kiểm tra tình hình hàng tiêu thụ như thế nào tại các siêu thị, các shop … bán lẻ trên địa bàn khu vực mà kế hoạch chị đã lên tại thành phố Hồ Chí Minh Các công việc cụ thể chị sẽ làm là như sau:

 Xem xét hàng của công ty được sắp xếp trưng baỳ như thế nào?

 Xem xét tình trạng hàng của công ty ra sao? Hàng tiêu thụ có bị hư hỏng hay

không, còn hạn sử dụng hay không? Có cần rút hàng về hay không? Nếu hàng cần rút về (có nghĩa là hàng cận hay hết hạn sử dụng hay hàng hư hỏng) chị sẽ tiến hành làm thủ tục rút hàng về với siêu thị hoặc các cửa hàng

 Kiểm tra hàng hóa trên kệ siêu thị hay các cửa hàng tiêu thụ như thế nào?

 Mặt hàng nào tiêu thụ nhanh, mặt hàng nào tiêu thụ chậm ?

 Hỏi thăm khách hàng

 Kiểm tra các giấy tờ thủ tục, việc công nợ …

 Lấy thông tin từ người mua sắm, giới thiệu sản phẩm nếu cần

 Sau đó dựa trên các ghi chép của mình, chị lập đơn đặt hàng cho các siêu thị

hay các cửa hàng có yêu cầu

 Chào hàng mới, thương lượng các hợp đồng

Trung bình một ngày chị đi thăm, kiểm tra khoảng từ 2 đến 5 cửa hàng bán lẻ Đối với một số siêu thị bán lẻ đặc biệt như An Phú, thì ngoài các việc phải làm như trên, chị còn phải đích thân chuẩn bị hàng hóa giao tận nơi siêu thị, làm các thủ tục nhập, xuất hàng, rồi sắp xếp hàng lên kệ, quầy trưng bày

…

Sau khi đi thăm khách hàng, kiểm tra các cửa hàng, siêu thị, chị quay về công ty, hoàn tất thủ tục giấy tờ, đơn đặt hàng, gửi các giấy tờ cần thiết, đơn đặt hàng … cho các bộ phận có liên quan để tiến hành giao hàng, tính toán công nợ …

Kế đến chị sẽ tiến hàng xem xét các hợp đồng, nếu như hợp đồng hết hạn hay có gì thay đổi được thông báo từ phía khách hàng, chị sẽ cân nhắc chỉnh sửa hợp đồng và đưa cấp trên duyệt ký

Hoặc chị xem xét lại các thông tin đã thu thập về khách hàng, về đối thủ để tiến hành làm các bảng so sánh, đánh giá để tìm ra các cách giúp nâng cao mức doanh số kinh doanh, sự hài lòng của khách hàng, sự cạnh tranh so với đối thủ …

Để hoàn tất một ngày của mình, chị sẽ viết một báo cáo ngắn gọn về các công việc hoàn thành trong ngày Và các báo cáo này được lưu vào hồ sơ bán hàng (sales report) theo năm của công ty

3 Những kiến thức, kỹ năng cần thiết mà người phỏng vấn cần có và cần phải

tự hoàn thiện kể từ khi tốt nghiệp ra trường để thực hiện tốt công việc của mình.

Nếu như ngay từ đầu khi phỏng vấn để trúng tuyển vào vị trí của một nhân viên kinh doanh của công ty nhập khẩu thực phẩm Xyz, bên cạnh một hồ sơ xin việc tốt, bất kỳ ai được hỏi những câu hỏi rất cơ bản như “em có khả năng bắt chuyện chứ ?”, “em có chịu cực được không ?”, “em có tính tiểu thư hay không ?”, “em có chịu đi lại hay không?”, “em có khả năng cầu tiến hay không?” hay những câu tương tư đại loại như vậy và nghĩ rằng những câu hỏi ấy có ý nghĩa đơn giản là chỉ đặt ra để hỏi, kiểm tra ứng viên mà thôi, thì người ấy sẽ ngỡ ngàng khi bắt đầu một công việc như một nhân viên kinh doanh tại đây

Tại công ty Xyz, các cấp lãnh đạo coi trọng năng lực làm việc, kỹ năng của nhân viên hơn là khía cạnh kiến thức, bằng cấp Bằng cấp có thể là 1 phần thuận lợi của bất kỳ nhân viên nào nhưng không phải là yếu tố quyết định nên tất cả

Không chỉ Chị mà rất nhiều nhân viên ở đây có nền tảng kiến thức từ trung cấp hay cao đẳng học liên thông lên đại học Hay có nhiều anh chị, tuy có bằng đại học nhưng lại là những chuyên ngành trái ngành, công việc mà họ làm ví dụ cụ thể như chị Anh; chị tốt nghiệp và ra trường với bằng đại học về lĩnh vực ngữ văn anh, và công việc tương lai đúng nghĩa theo ngành của chị đó là cô giáo nhưng chị lại là một nhân viên kinh doanh giỏi lĩnh vực tỉnh, các khu resort … của công ty

Chị đã có nhận định sau bằng tuy quan trọng nhưng thực tế kinh nghiệm làm việc

và năng lực mới quan trọng hơn tất cả Và khi chị được hỏi là đã hài lòng với trình

độ kiến thức và tấm bằng mình có chưa hay chị có ý định học lên cao nữa không thì chị đã trả lời rằng “Chị không biết nữa em Chị lười lắm Chị thấy học đến đại học

là được rồi sau đó khi đi làm công việc sẽ dạy em nhiều điều và em sẽ biết cần phải

bổ sung gì thêm để hoàn thiện mình.”

Theo thực tế kinh nghiệm đi làm của mình, để làm tốt và hoàn thiện công việc của mình, chị đã học thêm các kiến thức, kỹ năng sau:

 Kỹ năng kinh doanh, bán hàng

 Kỹ năng về giao tiếp, thương lượng

 Kỹ năng vi tính, ngoài các kiến thức cơ bản về word, excel, power point thì

chị cũng cần biết thêm về photoshop, outlook, …

 Kỹ năng ngoại ngữ - theo chị đây là kỹ năng quan trọng nhất cần phải có

Hiện tại, trình độ tiếng anh chị vẫn còn ở mức trung cấp, và chị đang cố gắng

để nâng cao hơn khả năng này của mình

 Các kiến thức về sản phẩm của công ty, các kiến thức có liên quan đến sản

phẩm công ty – chị phải học các tên sản phẩm về phô mai và cần phải biết thêm làm sao để sử dụng chúng, các bí quyết nấu ăn, các thành phần trong sản phẩm, cách chúng được tạo ra như thế nào …

 Các kiến thức và kỹ năng liên quan đến nấu ăn

4 Những thuận lợi, những điều tâm đắc hay thích thú cũng như những điều khó chịu hay khó khăn mà người được phỏng vấn đã trãi qua và đang gặp phải trong công việc, công ty.

Sau một thời gian bắt chuyện, tìm hiểu, trò chuyện, Chị đã bật mí như sau:

Về công việc

Những điều tâm

đắc hay thích

thú

Khi làm kinh doanh ở lĩnh vực bán lẻ, thật tình so với các lĩnh vực khác như nhà hàng, khách sạn hay khu vui chơi … theo chị

là hơi buồn tẻ; nhưng cũng khi làm công việc này, chị đã có cơ hội gặp gỡ nhiều con người khác nhau, nhiều trưởng phòng, sếp lớn của các cửa hàng, siêu thị lớn như Big C, Lotte Mart

… Ngoài ra chị còn được đi các khu trung tâm mua sắm lớn, biết nhiều hơn về khâu bán lẻ - một khâu đang và sẽ phát triển rất mạnh ở nước ta, được quan sát và học hỏi thêm nhiều điều, nắm rõ giá cả các mặt hàng, và có cơ hội đi shopping ngay trong giờ làm việc

Những thuận lợi

Chị cho hay, những điều chị tâm đắc cũng là một số các thuận lợi mà chị cảm nhận được trong công việc:

 cơ hội gặp gỡ nhiều con người khác nhau

 biết nhiều hơn về khâu bán lẻ

 nắm rõ giá cả các mặt hàng

 có cơ hội đi shopping ngay trong giờ làm việc

Ngoài ra, những yếu tố như:

 biết thêm về các kiến thức nấu ăn

 biết thêm về các chương trình internet, vi tính

Tất cả là nhưng thuận lợi mà chị cảm thấy trong công việc, hay công việc đã mang lại cho chị

Những điều khó

chịu hay khó

khăn

Khi thực hiện công việc, một số điều mà chị trực tiếp hay gián tiếp đề cập tới gây nên sự khó chịu hay khó khăn trong công việc hay trong chị đó là:

 Do đặc thù của công việc của chị là nhân viên bán hàng,

đi rất nhiều, có nhiều điều chị không thích:

Chị nhiều lúc không muốn phóng nhanh nhưng công việc buộc chị phải trở thành “những tay đua kiết xuất”

Người khác yêu thích trời gió mát trong nắng đẹp, còn chị chỉ thích trời âm u - đừng có nguyên ông mặt trời càng tốt, như vậy, khi làm việc chị cảm thấy đỡ mệt hơn

Chị ghét hệ thống cơ sở hạ tầng đường xá Việt Nam: lô cốt, ổ voi, ổ gà, hẻm hốc …

 Các cửa hàng bán lẻ nằm rãi rác nhiều quận trong thành

Những điều khó

chịu hay khó

khăn

Những điều khó

chịu hay khó

khăn

phố, để đi kiểm tra, xem xét tình hình kinh doanh … của các cửa hàng trong ngày là rất khó khăn

 Khi đi giao hàng cho các siêu thị bắt buộc phaỉ giao hàng tận nơi, xếp hàng lên kệ, chị phaỉ tự mình lo hết các khâu (từ nhập hàng vào kho đến dán tem, đến xuất hàng ra siêu thị, đến việc đưa hàng mới lên kệ, rút hàng

cũ về, làm thủ tục xuất hàng cũ, và cuối cùng là lấy đơn đặt hàng mới) mà không có người phụ giúp

 Nhiều lúc hàng giao chuẩn bị không tốt, hay gặp sự cố

do nhân viên kho hay nhân viên giao hàng gây ra, chị phải điều đình giải quyết các vấn đề

 Khi hàng không đủ bán mà số lượng tiêu thụ, khách hàng đang có nhu cầu càng khiến chị khó khăn hơn Chị vừa tiếc vì không bán được hàng để đạt mục tiêu, vừa phải năn nỉ, hẹn lần hẹn lựa khách hàng của mình kiên nhẫn chờ đợi

 Một vấn đề khác khiến chị đau đầu đó là vấn đề công

nợ Nhiều lúc chị phải căng thẳng nghĩ ra cách khéo léo

để kêu gọi khách hàng thanh toán công nợ mà không mất lòng và cách trình bày vấn đề này sao cho tường tận trước trưởng phòng hay giám đốc

 Khi chào hàng cho các khách mới cũng có một số điều gây khó khăn cho chị như khách hàng không chịu tiếp, khách hàng đòi hỏi quá cao, khách hàng không hiểu sản phẩm của công ty …

 Đôi lúc môi trường văn hoá công ty cũng gây khó chịu cản trở cho chị khi làm việc như: công ty có một thời gian bắt buộc nhân viên phải mặc váy khi đi làm; các lãnh đạo đưa ra các mục tiêu hay các đòi hỏi quá khó,

quá cao, quá xa vời; đồng nghiệp làm sai sót gây ảnh hưởng liên quan đến chị …

5 Những ý kiến mong muốn của người đó để thực hiện tốt hơn công việc hiện tại

5.1 Về nội bộ công ty

 Đảm bảo nguồn cung các mặt hàng ổn định Tránh trường hợp phải từ chối

hay làm phật lòng khách hàng do hàng không có, hết hàng …

 Đảm bảo quy trình chọn lọc hàng, nhập hàng vào kho an toàn, lưu kho bảo

quản hàng hoá tốt

 Nâng cao hơn nữa việc giao nhận hàng

 tránh các trường hợp: khách hàng than phiền (về chất lượng hàng hoá, hàng hết hạn sử dụng, hàng bị hư hỏng, hàng giao không đúng yêu cầu) hoặc nhất là các trường hợp hàng bị trả về

 Mong muốn công ty nâng cao hơn chính sách đào tạo, đãi ngộ nhân viên,

tưởng thưởng thích đáng

 Mong muốn nội bộ công ty bớt có các xung đột, chèn ép, bắt bẻ nhau … để

mọi người vui vẻ làm việc với nhau

 Mong muốn cấp lãnh đạo lắng nghe hơn nữa các ý kiến, nhu cầu của nhân

viên Nhìn thấy rõ hơn nhân viên cần gì, muốn gì mà không phải gây áp lực cho nhân viên bằng cách dò xét Tránh việc cấp trên đưa ra các ý kiến, quyết định, đòi hỏi chủ quan mà khiến nhân viên khó xử khi làm việc

5.2 Về môi trường ngoài công ty

 Mong rằng đường xá thành phố được quy hoạch tốt hơn, không có ổ gà, ổ

voi, không có lô cốt …

 Mong muốn môi trường ngày càng bớt ô nhiễm, bớt bụi…

 Mong muốn là các cơ quan từ cơ quan hành chính nhà nước đến các doanh

nghiệp hay khách hàng có thái độ làm việc tốt hơn, tránh tình trạng lề mề,

chậm chạp, nhiều thủ tục rườm rà, quan liêu …; mong rằng các cơ quan, doanh nghiệp có thái độ làm việc hoà nhã, thân thiện, tích cực …

 Mong muốn chính phủ, nhà nước đảm bảo việc phát triển kinh tế, kiểm soát

các yếu tố thiết yếu như giá xăng dầu, tỷ giá hối đoái, lạm phát … để từ đó

ổn định giá bán, tránh trường hợp biến động giá bán quá nhiều theo chiều hướng tăng khiến sản phẩm khó tiêu thụ, người tiêu dùng hoang mang …

6 Nhận định của người đó về sự phát triển của lãnh vực nghề nghiệp mà họ đang theo đuổi.

Nhận định của chị về họat động kinh doanh phân phối thực phẩm khu vực bán lẻ tuy có vất vả, cực nhọc và có phần hơi buồn chán, nhưng nhìn nhận một cách thực

tế thì khu vực bán lẻ ngày càng phát triển trong hiện tại và tương lai

Chị cho hay có đi ra ngoài nhiều, có làm việc nhiều mới thấy các trung tâm, cửa hàng bán lẻ ngày càng phát triển, ngày càng nhiều và rất đa dạng Lý do tại sao mà khu vực bán lẻ lại phát triển với tốc độ nhanh như vậy và nhất là tại thành phố Hồ Chí Minh hay các tỉnh, thành phố, trung tâm kinh tế lớn là do sự phát triển về mọi mặt nhất là dân số và kinh tế Ngoài ra, một lý do khác đó là sự hội nhập

Kinh nghiệm của chị khi đi công tác tại một số nước tiên tiến thì hình thức chợ của Việt Nam tồn tại tương đối ít chủ yếu là các chợ đầu mối, còn khi dần vào các trung tâm kinh tế … thì đa phần là các cửa hàng bán lẻ, siêu thị … Một cách dễ hiểu là con người ngày càng đỏi hỏi cao hơn về sự tiện lợi, về vệ sinh, về chất lượng … Và cũng khi kinh tế phát triển thì các khu dân cư cao cấp dần sẽ hình thành ngày càng nhiều, một cách dây chuyền các cửa hàng bán lẻ cũng ngày nhiều hơn để đáp ứng nhu cầu các khu vực dân cư ấy

Bên cạnh đó, do khi đất nước ngày càng mở rộng hoạt động kinh tế hơn ra thế giới thì các hãng bán lẻ hàng đầu thế giới nhất định sẽ vào thị trường vẫn còn tiềm năng như nước ta Ngoài ra, việc hội nhập kinh tế khiến số lượng người nước ngoài đến đây công tác, sinh sống và làm việc ngày càng nhiều Mà theo chị nhận định, ở đâu

có người nước ngoài nhất là người Tây phương thì các cửa hàng bán lẻ ngày càng gia tăng do các đặc điểm hay thói quen của họ là thích sự tiện lợi, vệ sinh, quen đi siêu thị chứ không quen đi chợ, trả giá

7 Nhân vật nổi tiếng trong lãnh vực nghề nghiệp mà người đó biết và tôn trọng:

Như chị chia sẻ: chị không quan tâm hay “chẳng biết nói thế nào” về những nhân vật nổi tiếng nào thuộc lãnh vực nghề nghiệp của chị Lúc đầu chị cũng ngưỡng mộ

họ, cũng có gì đó rất nể … với họ nhưng dần khi đi làm, va chạm, tiếp xúc thì chị thấy họ cũng bình thường…”

Tuy nhiên, chị cũng cho hay là khi va chạm với xã hội, thực tế cuộc sống cho đến lúc này thì có hai người mà chị tôn trọng nhất Chị không rõ là họ có thật sự là

“nhân vật nổi tiếng” hay không nhưng chị rất tôn trọng họ:

Người thầy giáo cũ dạy kỹ năng kinh doanh cho chị Chị cho hay người thầy giáo

ấy rất giỏi Cái quan trọng mà thầy đã dạy cho chị đó là làm công việc mình yêu thích hay tìm sự yêu thích để yêu công việc của mình làm Thầy tuy là một doanh nhân, nhưng điều người thầy giáo đó thích nhất là việc dạy học Người thầy ấy đã chỉ cho chị rằng chị có thể kết hợp hai công việc để làm tốt, để làm công việc yêu thích Như chị chia sẻ: khu vực bán lẻ mà chị phụ trách có vẻ buồn chán hơn; lúc đầu chị cũng ngán ngẩm lắm Nhưng người thầy đó đã giúp chị thay đổi để bây giờ chị có thể làm tốt và dần yêu thích hơn công việc của mình

Ông chủ lớn của công ty – người Pháp Trong một lần làm việc với ông, do khả năng tiếng Anh vẫn còn hạn chế của chị (có thể hiểu nhưng khó diễn đạt) nên chị đã làm sai, tuy nhiên ông chủ lớn không vì vậy mà khó chịu, trách móc hay nạt nộ … với chị Một cách ngược lại hoàn toàn, ông vỗ vai và nói rằng: “bạn cứ hãy bình tĩnh và từ từ, hồi trước tôi cũng như bạn, tôi cũng từ tay trắng làm nên, do đó tôi rất hiểu.”; rồi sau đó ông từ từ hướng dẫn lại