phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý chi phí tại chi nhánh sở giao dịch 1 ngân hàng đầu tư và phát triển việt nam

Muốn tiết kiệm, giảm thiểu chi phí trước hết phải quản lý được các khoản chiphí đó; Ban lãnh đạo của chi nhánh Sở giao dịch 1 ngân hàng Đầu tư và Phát triểnViệt Nam luôn xem quản lý chi

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH SỞ GIAO DỊCH 1 NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM VÀ NHỮNG ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN QUY TRÌNH QUẢN LÝ CHI PHÍ 5

1.1 Giới thiệu tổng quan về chi nhánh Sở giao dịch 1 Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam 5

1.1.1 Giới thiệu về Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam 5

1.1.2 Giới thiệu về chi nhánh Sở giao dịch 1 Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam 12

1.1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức chi nhánh Sở giao dịch 1 13

1.1.4 Kết quả hoạt động tài chính của NHĐT&PTVN - Chi nhánh Sở giao dịch I 16

1.2 Vấn đề quản lý chi phí tại chi nhánh Sở giao dịch 1 16

1.2.1 Nguyên tắc quản lý chi phí 16

1.2.2 Chi phí của Ngân hàng bao gồm: 17

1.2.3 Vấn đề quản lý chi phí tại chi nhánh Sở giao dịch 1 17

1.3 Đề xuất hoàn thiện quy trình quản lý chi phí tại chi nhánh Sở giao dịch 1 định hướng tin học hoá 36

1.3.1 Thực trạng quy trình quản lý chi phí tại chi nhánh Sở giao dịch 1 36

1.3.2 Đề xuất phương án tin học hoá quy trình quản lý chi phí 39

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 41

2.1 Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý 41

2.1.1 Khái niệm về hệ thống, hệ thống thông tin quản lý 41

2.1.2 Vai trò, chức năng của hệ thống thông tin 42

2.1.3 Các bộ phận hợp thành hệ thống thông tin 42

2.2 Các phương pháp phát triển hệ thống thông tin 42

2.2.1 Vòng đời phát triển hệ thống truyền thống 42

2.2.2 Phương pháp làm bản mẫu 44

2.2.3 Mô hình xoắn ốc 47

2.2.4 Phương pháp sử dụng lại 48

2.2.5 Phát triển hệ thống do người sử dụng thực hiện 50

2.2.6 Phương pháp thuê bao 51

2.3 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin theo vòng đời 51

2.3.1 Các bước trong phương pháp phát triển hệ thống thông tin theo vòng đời 51

2.3.2 Công cụ mô hình hoá hệ thống thông tin 54

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI CHI NHÁNH SỞ GIAO DỊCH 1 NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM 57

3.1 Phân tích hệ thống thông tin quản lý chi phí 57

3.1.1 Phân tích tính khả thi 57

3.1.2 Xác dịnh yêu cầu 58

3.2 Thiết kế hệ thống thông tin quản lý chi phí 60

3.2.1 Mô tả bài toán 60

3.2.2 Phạm vi, đối tượng sử dụng 61

3.2.3 Phân tích yêu cầu 61

3.2.4 Giải pháp thực hiện 62

3.2.5 Các sơ đồ 63

3.2.6 Thiết kế cơ sở dữ liệu 78

3.2.7 Thiết kế vào ra 83

3.2.8 Thiết kế giao diện 84

KẾT LUẬN 96

TÀI LIỆU THAM KHẢO 97

Bảng 1: Kết quả tài chính 16

HÌNH Hình 2.1 Mô tả phát triển HTTT theo vòng đời truyền thống 44

Hình 2.2 Sơ đồ phương pháp làm bản mẫu 45

Hình 2.3 Mô hình thác nước của vòng đời hệ thống 52

Hình 3.1 Sơ đồ Chức năng kinh doanh– BFD 63

Hình 3.2 Sơ đồ mức ngữ cảnh 64

Hình 3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 0 65

Hình 3.4 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 1 Quản lý chi phí hoạt động kinh doanh 66

Hình 3.5 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 1 Quản lý chi phí khác về hoạt động nghiệp vụ 67

Hình 3.6 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 1 Quản lý chi phí quản lý kinh doanh 68

Hình 3.7 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 1 Quản lý chi phí dự phòng rủi ro 69

Hình 3.8 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 1 Quản lý chi nội bộ trong hệ thống Ngân hàng 70

Hình 3.9 Sơ đồ IFD Quản lý chi phí hoạt động kinh doanh 71

Hình 3.10 Sơ đồ IFD Quản lý chi khác về hoạt động nghiệp vụ 72

Hình 3.11 Sơ đồ IFD Quản lý chi phí quản lý kinh doanh 73

Hình 3.12 Sơ đồ IFD Quản lý chi phí dự phòng rủi ro 74

Hình 3.13 Sơ đồ IFD Quản lý chi nội bộ trong hệ thống ngân hàng 75

Hình 3.14 Sơ đồ IFD lập báo cáo 76

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Năm 2010 nền kinh tế thế giới nói chung cũng như nền kinh tế Việt Nam nóiriêng vẫn chưa thoát khỏi suy thoái; hoạt động kinh doanh của hầu hết các lĩnh vựctrong nền kinh tế đều gặp rất nhiều khó khăn, hoạt động trong lĩnh vực ngân hàngcũng không nằm ngoài quy luật đó Với mục đích hoạt động hiệu quả hơn saunhững đợt suy thoái, trên thị trường gần đây nhiều ngân hàng đang tìm kiếm nhữngcách thức khác nhau để gia tăng lợi nhuận Có hai phương thức để gia tăng lợinhuận; thứ nhất tăng doanh thu bằng việc áp dụng chính sách về khách hàng, chínhsách về lãi suất…; thứ hai cắt giảm, tiết kiệm các khoản chi nhằm giảm thiểu chiphí Tuy nhiên trong khi “miếng bánh” thị trường không được tăng lên là bao mà sốlượng các ngân hàng ngày càng nhiều, cạnh tranh ngày càng khốc liệt, hay nói cáchkhác việc tăng doanh thu đang dần trở nên bão hòa, thì việc tiết kiệm, giảm thiểuchi phí của ngân hàng sẽ trở nên cần thiết hơn bao giờ hết

Muốn tiết kiệm, giảm thiểu chi phí trước hết phải quản lý được các khoản chiphí đó; Ban lãnh đạo của chi nhánh Sở giao dịch 1 ngân hàng Đầu tư và Phát triểnViệt Nam luôn xem quản lý chi phí một cách hiệu quả là một phần trong thước đođánh giá thành công của hoạt động kinh doanh Chi phí của chi nhánh Sở giao dịch

1 năm 2010 bao gồm:

Đơn vị tính: triệu đồng

đề tồn tại sau đây:

- Chưa có đầy đủ các báo cáo phục vụ cho công tác quản lý chi phí: Công

tác quản lý chi phí của chi nhánh Sở giao dịch 1 luôn được để cao, tuy nhiên các hệthông báo cáo của chi nhánh sở giao dịch 1 được lập chủ yếu là thủ công hoặc bánthủ công, được chiết xuất từ dữ liệu thô, vì vậy các báo cảo nay thường không đầy

đủ và phải tập hợp nhiều báo cáo khi có yêu cầu của ban lãnh đạo

- Hệ thống chứng từ, giấy tờ còn cồng kềnh: Việc phải kết hợp lập nhiều báo

cáo chỉ để báo cáo về một hoặc một số khoản chi phí dẫn tới số lượng giấy tờ, vănbản báo cáo là rất lớn, thường một kỳ (tháng) số lượng báo cáo đầy đủ là 40 đến 45báo cáo, đồng thời giữa các báo cáo có sự lập lại, đan xen không hợp lý; kỳ vọngcủa tác giả là khi có hệ thống thông tin quản lý số lượng báo cáo sẽ rút xuống còn

25 đến 30 báo cáo

- Thời gian thực hiện giao dịch trong quá trình tác nghiệp chưa nhanh gọn:

Trung bình một giao dịch về chi phí (tạm ứng, chi tiêu nội bộ…) có thời gian giaodịch là từ 1 đến 2 tiếng, với hệ thống thông tin quản lý chi phí mới, các khâu trongquá trình tác nghiệp sẽ rút ngắn xuống còn 15 đến 30 phút

- Chưa có hệ thống thông tin tin học hóa chuyên biệt cho quản lý chi phí:

Hiện nay, chi nhánh Sở giao dịch 1 Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam đang

có một số phần mềm hiện đại là BDS, FPT… tuy nhiên các phần mềm này khi chiếtxuất báo cáo về quản lý chi phí chỉ mang tính chất phục vụ cho một thời điểm, vàphải lồng ghép nhiều báo cáo để có đầy đủ báo cáo về một khoản chi phí Muốn cóbáo cáo chi tiết cụ thể, các cán bộ phải lấy dữ liệu thô dưới định dạng excel đểchỉnh sửa; vì vậy hệ thống thông tin quản lý khi được xây dựng sẽ đáp ứng yêu cầulập báo cáo hàng kỳ nhanh chóng và dễ dàng hơn

Trong khuôn khổ luận văn này, tác giả đưa ra một số đề xuất nhằm hoànthiện quy trình quản lý chi phí Trên cơ sở đó thực hiện phân tích thiết kế một hệthống thông tin tại chi nhánh Sở giao dịch 1 nhằm tăng cường năng lực quản lý cácyếu tố chi phí trong hoạt động kinh doanh Đề tài mà tác giả lựa chọn là:

“Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý chi phí tại chi nhánh Sở giao dịch 1 ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam”

2 Mục đích của luận văn

* Mục đích tổng thể:

Nghiên cứu và hoàn thiện quy trình quản lý chi phí định hướng tin học hoá quản

lý chi phí tại chi nhánh Sở giao dịch 1 ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn

- Đối tượng: Chi nhánh Sở giao dịch 1 ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam

- Phạm vi nghiên cứu: Quy trình quản lý chi phí của chi nhánh Sở giao dịch

1 ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp tiếp cận và giải quyết vấn đề một cách hệ thống (xác định vấn

đề, đề xuất các giải pháp, lựa chọn giải pháp, triển khai giải pháp và thực hiện đánhgiá hoàn thiện giải pháp)

- Phương pháp thu thập thông tin: nghiên cứu tài liệu, quan sát, phỏng vấnphục vụ xác định yêu cầu hệ thống thông tin

- Phương pháp phân tích và thiết kế có cấu trúc hệ thống thông tin

5 Dự kiến kết quả đạt được

- Mô hình hoá quy trình quản lý chi phí tại chi nhánh Sở giao dịch 1 ngânhàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam

- Đưa ra đặc tả thiết kế hệ thống thông tin quy trình quản lý chi phí tại chinhánh Sở giao dịch 1 ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam: thiết kế cơ sở dữliệu; thiết kế logic xử lý; thiết kế logic đầu vào, đầu ra; thiết kế vật lý ngoài: báo cáođầu vào, báo cáo đầu ra

- Góp phần nâng cao nhận thức của cán bộ nhân viên và cán bộ quản lý vềvai trò và trách nhiệm của mình trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào

hoạt động của chi nhánh.

6 Kết cấu luận văn

Ngoài những mục như: mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo… luậnvăn được kết cấu thành 3 chương

Phát triển Việt Nam và những đề xuất hoàn thiện quy trìnhquản lý chi phí

Chương 2: Cở sở phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông

tin quản lý

Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý chi phí tại chi

nhánh Sở giao dịch 1 Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH SỞ

GIAO DỊCH 1 NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM VÀ NHỮNG ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN

QUY TRÌNH QUẢN LÝ CHI PHÍ 1.1 Giới thiệu tổng quan về chi nhánh Sở giao dịch 1 Ngân hàng Đầu tư

và Phát triển Việt Nam.

Chi nhánh Sở giao dịch 1 là một thành viên trong ngôi nhà lớn Ngân hàngĐầu tư và phát triển Việt Nam; chi nhánh Sở giao dịch 1 luôn là một trong nhữngđơn vị đứng, là quả đấm thép của đầu hệ thống Ngân hàng Đầu tư và phát triển ViệtNam trong hoạt động kinh doanh Để thẩy rõ hơn điều này, tác giả bài viết xin điểmqua một số điểm về Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam nói chung cũng nhưchi nhánh Sở giao dịch 1 nói riêng

1.1.1 Giới thiệu về Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam.

Tên giao dịch quốc tế: Bank for Investment and Development ofVietnam

Lĩnh vực hoạt động kinh doanh

- Ngân hàng: là một ngân hàng có kinh nghiệm hàng đầu cung cấp đầy đủcác sản phảm, dịch vụ ngân hàng hiện đại và tiện ích

- Bảo hiểm: cung cấp các sản phẩm Bảo hiểm phi nhân thọ được thiết kế phùhợp trong tổng thể các sản phẩm trọn gói của BIDV tới khách hàng

- Chứng khoán: cung cấp đa dạng các dịch vụ môi giới, đầu tư và tư vấn đầu

tư cùng khả năng phát triển nhanh chóng hệ thống các đại lý nhận lệnh trên toànquốc

- Đầu tư tài chính: góp vốn thành lập doanh nghiệp để đầu tư các dự án, trong

đó nổi bật là vai trò chủ trì điều phối các dự án trọng điểm của đất nước như: Công

ty Cổ phần cho thuê Hàng không (VALC) Công ty phát triển đường cao tốc(BEDC), Đầu tư sân bay Quốc tế Long Thành…

Nhân lực

- Hơn 15.000 cán bộ, nhân viên là các chuyên gia tư vấn tài chính được đàotạo bài bản, có kinh nghiệm được tích luỹ và chuyển giao trong hơn nửa thế kỷBIDV luôn đem đến cho khách hàng lợi ích và sự tin cậy

- Hiện diện thương mại tại nước ngoài: Lào, Campuchia, Myanmar, Nga, Séc

- Các liên doanh với nước ngoài: Ngân hàng Liên doanh VID-Public (đối tácMalaysia), Ngân hàng Liên doanh Lào -Việt (với đối tác Lào) Ngân hàng Liêndoanh Việt Nga - VRB (với đối tác Nga), Công ty Liên doanh Tháp BIDV (đối tácSingapore), Liên doanh quản lý đầu tư BIDV - Việt Nam Partners (đối tác Mỹ)…

Khách hàng

- Doanh nghiệp: có nền khách hàng doanh nghiệp lớn nhất trong hệ thốngcác Tổ chức tín dụng tại Việt Nam bao gồm các tập đoàn, tổng công ty lớn; cácdoanh nghiệp vừa và nhỏ

- Định chế tài chính: BIDV là sự lựa chọn tin cậy của các định chế lớn nhưWorld Bank, ADB, JBIC, NIB…

- Cá nhân: Hàng triệu lượt khách hàng cá nhân đã và đang sử dụng dịch vụcủa BIDV

Với 54 năm xây dựng và phát triển, lịch sử của Ngân hàng Đầu tư và Pháttriển Việt Nam không thể chỉ gói gọn trong một bài viêt, tác giả bài viết chỉ xin đưa

ra một vài nét tiêu biểu trong giai đoạn đổi mới đến nay:

a Mười năm thực hiện đường lối đổi mới (1990 - 2000):

Nhờ việc triển khai đồng bộ các giải pháp nên kết quả hoạt động giai đoạn 10năm đổi mới của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam rất khả quan, được thểhiện trên các mặt sau:

* Tự lo vốn để phục vụ đầu tư phát triển

BIDV đã chủ động, sáng tạo, đi đầu trong việc áp dụng các hình thức huyđộng nguồn vốn bằng VNĐ và ngoại tệ Ngoài các hình thức huy động vốn trong n-ước, BIDV còn huy động vốn ngoài nước, tranh thủ tối đa nguồn vốn nước ngoàithông qua nhiều hình thức vay vốn khác nhau như vay thương mại, vay hợp vốn,vay qua các hạn mức thanh toán, vay theo các hiệp định thương mại, vay hợp vốndài hạn, vay tài trợ xuất nhập khẩu, đồng tài trợ và bảo lãnh

*Phục vụ đầu tư phát triển theo đường lối Công nghiệp hóa- hiện đại hóa.

Mười năm đổi mới cũng là 10 năm Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam

nỗ lực cao nhất phục vụ cho đầu tư phát triển Với nguồn vốn huy động được thôngqua nhiều hình thức, BIDV đã tập trung đầu tư cho những chương trình lớn, những

dự án trọng điểm, các ngành then chốt của nền kinh tế như: Ngành điện lực, Bưuchính viễn thông, Các khu công nghiệp với doanh số cho vay đạt 35.000 tỷ.Nguồn vốn tín dụng của NHĐT&PT đã góp phần tăng năng lực sản xuất của nềnkinh tế, năng lực sản xuất của các ngành

* Hoàn thành các nhiệm vụ đặc biệt

Năm 1998, thực hiện chỉ thị của Chính phủ và của Thống đốc NHNN về việc

xử lý tài sản thế chấp, cầm cố và thu hồi nợ vay của Ngân hàng TMCP Nam Đô,Ban xử lý nợ Nam Đô của BIDV đã được thành lập và tích cực thu hồi nợ, xử lý tàisản của Ngân hàng TMCP Nam Đô

BIDV cũng đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được Chính phủ giao về khắc phục lũlụt, cho vay thu mua tạm trữ lương thực, hỗ trợ cà phê

* Kinh doanh đa năng, tổng hợp theo chức năng của Ngân hàng thương mại

Trong giai đoạn này, nhất là từ năm 1996, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển

Việt Nam đã hoạch định chiến lược phát triển vừa nỗ lực cao nhất phục vụ đầu tưphát triển, vừa tập trung nguồn lực để nghiên cứu, xây dựng và hình thành các sảnphẩm, dịch vụ mới, từng bước xoá thế “độc canh tín dụng” trong hoạt động ngânhàng Phát triển mạnh mẽ các dịch vụ như thanh toán quốc tế, thanh toán trong nư-

ớc, bảo lãnh, chuyển tiền kiều hối… từng bước điều chỉnh cơ cấu nguồn thu theo ướng tăng dần tỷ trọng thu từ dịch vụ và kinh doanh tiền tệ liên ngân hàng

h-* Hình thành và nâng cao một bước năng lực quản trị điều hành hệ thống

Vai trò lãnh đạo của Đảng được phát huy mạnh mẽ tại Hội sở chính và các đơn

vị thành viên trong việc định hướng mục tiêu hoạt động, đề ra giải pháp thực hiện Công tác quản trị điều hành, tuyển dụng và đào tạo cán bộ, phát triển côngnghệ bao gồm nâng cấp và hoàn thiện các sản phẩm đã có, tiếp nhận chuyển giaocông nghệ để dựa vào sử dụng những sản phẩm, dịch vụ mới và triển khai có kếtquả theo tiến độ dự án hiện đại hoá công nghệ ngân hàng tiếp tục được thực hiện cókết quả

* Xây dựng ngành vững mạnh

Từ chỗ chỉ có 8 chi nhánh và 200 cán bộ khi mới thành lập, trải qua nhiều giaiđoạn phát triển thăng trầm, sát nhập, chia tách, BIDV đã tiến một bước dài trongquá trình phát triển, tự hoàn thiện mình Đặc biệt trong 10 năm đổi mới và nhất là từ

1996 đến nay cơ cấu tổ chức và quản lý, mạng lưới hoạt động đã phát triển mạnh

mẽ phù hợp với mô hình Tổng công ty Nhà nước

* Đổi mới công nghệ ngân hàng để nâng cao sức cạnh tranh

Trong 10 năm đổi mới, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam đã có bướcphát triển mạnh mẽ về công nghệ từ không đến có, từ thủ công đến hiện đại Côngnghệ tin học được ứng dụng và phát huy hiệu quả trong các nghiệp vụ thanh toánquốc tế, thanh toán trong nước, huy động vốn, quản lý tín dụng, kinh doanh tiền tệ

và quản trị điều hành Các sản phẩm mới như Home Banking, ATM… được thửnghiệm và thu được kết quả khả quan Những tiến bộ về công nghệ ngân hàng đãgóp phần quan trọng vào kết quả và sự phát triển của BIDV

b Giai đoạn hội nhập (2000 đến nay)

Sau những năm thực hiện đường lối đổi mới kinh tế, Ngân hàng Đầu tư vàPhát triển Việt Nam đã đạt được những kết quả quan trọng thể hiện trên một số bìnhdiện sau đây:

* Quy mô tăng trưởng và năng lực tài chính được nâng cao:

BIDV luôn duy trì tốc độ tăng trưởng cao, an tòan và hiệu quả, giai đoạn

2006 – 2010, Tổng tài sản tăng bình quân hơn 25%/năm, huy động vốn tăng bìnhquân 24%/năm, dư nợ tín dụng tăng bình quân 25%/năm và lợi nhuận trước thuếtăng bình quân 45%/năm

* Cơ cấu lại hoạt động theo hướng hợp lý hơn:

BIDV đã tích cực chuyển dịch cơ cấu khách hàng để giảm tỷ trọng dư nợ tíndụng trong khách hàng doanh nghiệp Nhà nước và hướng tới đối tượng khách hàng

cá nhân, khách hàng doanh nghiệp ngoài quốc doanh BIDV cũng tích cực chuyểndịch cơ cấu tín dụng, giảm bớt tỷ trọng cho vay trung dài hạn, chuyển sang tập trungnhiều hơn cho các khoản tín dụng ngắn hạn BIDV cũng chú trọng phát triển các dịch

vụ ngân hàng hiện đại, nhằm tăng thu dịch vụ trên tổng nguồn thu của ngân hàng

* Lành mạnh hóa tài chính và năng lực tài chính tăng lên rõ rệt:

BIDV đã chủ động thực hiện minh bạch và công khai các hoạt động kinhdoanh, là ngân hàng đi tiên phong trong việc áp dụng các chuẩn mực quốc tế Từ

1996, BIDV liên tục thực hiện kiểm toán quốc tế độc lập và công bố kết quả báocáo Bắt đầu từ năm 2006, BIDV là ngân hàng đầu tiên thuê Tổ chức định hạng

hàng đầu thế giới Moody’s thực hiện định hạng tín nhiệm cho BIDV và đạt mứctrần quốc gia Cũng trong năm 2006, với sự tư vấn của Earns & Young, BIDV trởthành Ngân hàng thương mại tiên phong triển khai thực hiện xếp hạng tín dụng nội

bộ theo điều 7 Quyết định 493 phù hợp với chuẩn mực quốc tế và được NHNNcông nhận

* Đầu tư phát triển công nghệ thông tin:

Nhận thức công nghệ thông tin là nền tảng cho hoạt động của một ngân

hàng hiện đại, nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ và sức mạnh cạnh tranh củaBIDV trên thị trường, BIDV luôn đổi mới và ứng dụng công nghệ phục vụ đắc lựccho công tác quản trị và phát triển dịch vụ ngân hàng tiên tiến; phát triển các hệthống công nghệ thông tin như: ATM, POS, Contact Center; Củng cố và phát triển

cơ sở hạ tầng các hệ thống: giám sát tài nguyên mạng; mạng định hướng theo dịch

vụ (SONA); kiểm soát truy nhập máy trạm; Tăng cường công tác xử lý thông tinphục vụ quản trị điều hành ngân hàng MIS, CRM

* Hoàn thành tái cấu trúc mô hình tổ chức- quản lý, hoạt động, điều hành theo tiêu thức Ngân hàng hiện đại:

Một trong những thành công có tính quyết định đến hoạt động hệ thốngNgân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam trong giai đoạn này là: củng cố và pháttriển mô hình tổ chức của hệ thống, hình thành và phân định rõ khối ngân hàng,khối công ty trực thuộc, khối đơn vị sự nghiệp, khối liên doanh, làm tiền đề quantrọng cho việc xây dựng đề án cổ phần hoá

Tiếp tục thực hiện nội dung Đề án Hỗ trợ kỹ thuật do Ngân hàng thế giới(WB) tài trợ nhằm chuyển đổi mô hình tổ chức hoạt động giai đoạn 2007 – 2010,năm 2008, BIDV đã thực hiện cơ cấu lại toàn diện, sâu sắc trên tất cả các mặt hoạtđộng của khối ngân hàng Từ tháng 9/2008, BIDV đã chính thức vận hành mô hình

tổ chức mới tại Trụ sở chính và từ tháng 10/2008 bắt đầu triển khai tại chi nhánh

Cùng với quá trình cơ cấu lại mô hình tổ chức, công tác quản lý hệ thốngcũng đã liên tục được củng cố, tăng cường, phù hợp với mô hình tổ chức và yêu cầuphát triển mới Ngân hàng Đầu tư và Phát triển đã xây dựng và hoàn thiện kế hoạch

phát triển thể chế, ban hành cơ bản đầy đủ hệ thống văn bản nghiệp vụ, tạo dựngkhung pháp lý đồng bộ cho hoạt động ngân hàng theo luật pháp, phù hợp với chuẩnmực và thông lệ quốc tế

* Đầu tư, tạo dựng tiềm lực cơ sở vật chất và mở rộng kênh phân phối sản phẩm:

Xác định tầm quan trọng của việc xây dựng cơ sở vật chất hiện đại, tươngxứng với tầm vóc, quy mô và vị thế hoạt động của ngân hàng, trong năm 2009,BIDV đã đưa vào sử dụng tháp văn phòng hạng A theo tiêu chuẩn quốc tế -BIDV Tower - tại 35 Hàng Vôi, Hoàn Kiếm, Hà nội Đến nay BIDV đã có 108chi nhánh và hơn 500 phòng giao dịch, hàng nghìn ATM và POS tại 63 tỉnhthành trên toàn quốc

* Không ngừng đầu tư cho chiến lược đào tạo và phát triển nguồn nhân lực:

BIDV luôn quan tâm thoả đáng tới đời sống vật chất, tinh thần của người laođộng Bên cạnh việc tiếp tục bồi dưỡng đội ngũ cán bộ nòng cốt cho ngành, đào tạo

và đào tạo lại cán bộ, BIDV đã liên tục tuyển dụng nguồn nhân lực trẻ có tri thức và

kỹ năng đáp ứng các yêu cầu của hội nhập Toàn hệ thống đã thực thi một chínhsách sử dụng lao động tương đối đồng bộ, trả công xứng đáng với năng lực và kếtquả làm việc của mỗi cá nhân đồng thời tạo ra môi trường làm việc cạnh tranh cóvăn hoá, khuyến khích được sức sáng tạo của các thành viên…

* Tiếp tục mở rộng và nâng tầm quan hệ đối ngoại lên tầm cao mới.

Là ngân hàng thương mại nhà nước ở vị trí doanh nghiệp hàng đầu ViệtNam do UNDP xếp hạng, BIDV có thế mạnh và kinh nghiệm hợp tác quốc tế.BIDV hiện đang có quan hệ đại lý, thanh toán với 1551 định chế tài chính trongnước và quốc tế, là Ngân hàng đại lý cho các tổ chức đơn phương và đa phươngnhư World Bank, ADB, JBIC, NIB… BIDV đã thiết lập các liên doanh, liênkết Truyền thống 54 năm là sức mạnh, là hành trang để BIDV vững bước vàotương lai với những mục tiêu, kế hoạch mới nhằm đưa BIDV trở thành ngânhàng hàng đầu trong khu vực

1.1.2 Giới thiệu về chi nhánh Sở giao dịch 1 Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam

Sở Giao Dịch I (SGD) của ngân hàng BIDV được thành lập theo TCCB ngày 28/3/1991 của Tổng giám đốc ngân hàng BIDV SGD I là đại diệnpháp nhân của BIDV, hạch toán nội bộ trong hệ thống Ngân hàng đầu tư và pháttriển, trụ sở đặt tại toà nhà Vincom, 191 Bà Triệu, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội

QD76-Quá trình hình thành và phát triển của BIDV được chia thành các giai đoạnnhư sau:

+ Giai đoạn 2001- nay:

Đến tháng 3/2001 - kỷ niệm 10 năm thành lập, SGD đã đạt được quy môtổng tài sản 9.900 tỷ đồng, huy động vốn 5755 tỷ đồng, dư nợ cho vay 4846 tỷđồng, thu phí dịch vụ hàng chục tỷ đồng và cơ cấu dịch vụ chiếm 16,27% lợi nhuậntrước thuế

Trong nhiều năm (2002 -2010) chi nhánh Sở giao dịch 1 đã tách, nâng cấpthêm sáu đơn vị thành viên chi nhánh cấp I trực thuộc BIDV trên điạ bàn Đó là chinhánh Bắc Hà Nội (2002), chi nhánh Hà Thành (2003), chi nhánh Đông Đô (2004)

và chi nhánh Quang Trung (2005), chi nhánh Hai Bà Trưng (2008), chi nhánh HoànKiếm (2010) với tổng tài sản của mỗi đơn vị trên 1000 tỷ đồng và hàng trăm cán bộlãnh đạo, cán bộ nghiệp vụ Tính đến 31/12/2010, tổng tài sản đạt 22.65 tỷ đồng,chiếm 10% tổng tài sản của hệ thống Là đơn vị thành viên lớn nhất của BIDV,đóng góp nhiều nhất vào kết quả hoạt động kinh doanh của toàn ngành

1.1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức chi nhánh Sở giao dịch 1

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức SGD I – BIDV)

a) Ban giám đốc: chịu trách nhiệm giám sát toàn bộ quá trình kinh doanh,

trực tiếp chỉ đạo các khối

Ban Giám Đốc

Khối quản

lý nội bộ

Khối trực thuộc

P Quản lý rủi ro 2

P Giao dịch khách hàng

cá nhân

P Giao dịch

KH doanh nghiệp

P QL &

DVKQ

P Thanh toán quốc tế

P Tài chính

kế toán

P Tổ chức nhân sự

Văn phòng

P Kế hoạch tổng hợp

P Điện toán

P Giao dịch 6

P Giao dịch 8

P Giao dịch 9

Quỹ Tiết kiệm số 6

Quỹ Tiết kiệm số 8

b) Khối quan hệ khách hàng:

- Thực hiện công tác tiếp thị và phát triển quan hệ khách hàng, trực tiếp tiếpthị và bán sản phẩm (sản phẩm bán buôn tài trợ thương mại, dịch vụ…) chịu tráchnhiệm thành lập, duy trì và phát triển quan hệ hợp tác với khách hàng và bán sảnphẩm của Ngân hàng

c) Khối quản lý rủi ro:

- Trực tiếp quản lý tài khoản và giao dịch đối với khách hàng cá nhân

 Phòng giao dịch khách hàng doanh nghiệp

- Trực tiếp quản lý tài khoản và giao dịch đối với các khách hàng là tổ chức,doanh nghiệp

 Phòng quản lý và dịch vụ kho quỹ

- Thực hiện các nghiệp vụ về quản lý kho và xuât, nhập quỹ

- Triển khai thực hiện các dịch vụ ngân quỹ

 Phòng thanh toán quốc tế

- Xử lý các giao dịch tài trợ thương mại về nhập khẩu, xuất khẩu theo đúngquy chế, quy trình tài trợ thương mại và thẩm quyền hạch toán kế toán nhữngnghiệp vụ liên quan mà phòng thực hiện trên cơ sở hồ sơ đã được phê duyệt, thựchiện nghiệp vụ chuyển tiền quốc tế (nếu được giao)

e) Khối quản lý nội bộ

- Quản lý và thực hiện công tác hạch toán kế toán chi tiết, kế hoạch tổng hợp

- Thực hiện công tác hậu kiểm đối với các hoạt động hạch toán kế toán của Sởgiao dịch (bao gồm cả các phòng giao dịch/ quỹ tiết kiệm)

- Thực hiện nhiệm vụ quản lý, giám sát tài chính

- Đề xuất, tham mưu với Giám đốc SGD về việc hướng dẫn, thực hiện chế độtài chính, kế toán, xây dựng chế độ, biện pháp quản lý, tài sản định mức và quản lýtài chính, tiết kiệm chỉ tiêu nội bộ hợp lý và đúng chế độ

- Tham gia các tổ kiểm tra định kỳ, đột xuất việc chấp hành chế độ quy chế,quy trình trong công tác kế toán, luân chuyển chứng từ và chỉ tiêu tài chính

- Chịu trách nhiệm về tính đúng đắn, chính xác, kịp thời, hợp lý, trung thựccủa số liệu kế toán, báo cáo kế toán, báo cáo tài chính

- Quản lý thông tin và lập báo cáo

 Khối trực thuộc (các phòng Giao dịch)

- Thực hiện các nhiệm vụ giao dịch với khách hàng bao gồm huy động vốn vàcác hoạt động tín dụng; thực hiện cung cấp các dịch vụ ngân hàng thanh toán haythu đổi ngoại tệ

1.1.4 Kết quả hoạt động tài chính của NHĐT&PTVN - Chi nhánh Sở giao dịch I

Bảng 1: Kết quả tài chính

(Đơn vị: triệu đồng)

(Nguồn: Báo cáo tài chính tại Chi nhánh SGD I năm 2008-2010)

1.2 Vấn đề quản lý chi phí tại chi nhánh Sở giao dịch 1

1.2.1 Nguyên tắc quản lý chi phí

1 Chi phí của Ngân hàng là số phải chi phát sinh trong kỳ Các khoản chiphải được hạch toán kịp thời, đầy đủ và có hoá đơn chứng từ hợp pháp, hợp lệ

2 Chi phí quản lý kinh doanh của Ngân hàng được quản lý theo định mức doTrụ sở chính quy định phù hợp với từng đơn vị thành viên, từng thời kỳ và phù hợpvới quy định quản lý tài chính của Nhà nước

3 Đối với những khoản chi không đúng chế độ, người đề xuất thựchiện, người thẩm định/kiểm soát và người quyết định chi phải chịu tráchnhiệm cá nhân tương ứng với phần việc của mình theo quy định của pháp luật

và của Ngân hàng Các khoản chi vượt định mức phải xác định rõ nguyênnhân, trách nhiệm và báo cáo Tổng Giám đốc (Chủ tịch/Giám đốc Đơn vịthành viên hạch toán độc lập)

1.2.2 Chi phí của Ngân hàng bao gồm:

1.2.2.1 Chi phí hoạt động kinh doanh

a) Chi huy động vốn

b) Chi phí hoạt động tín dụng

c) Chi phí hoạt động dịch vụ

d) Chi hoạt động kinh doanh khác

1.2.2.2 Chi khác về hoạt động nghiệp vụ

a) Chi hoa hồng môi giới

b) Chi về kho quỹ

c) Chi nộp thuế, lệ phí

1.2.2.3 Chi phí quản lý kinh doanh

a) Chi cho nhân viên

b) Chi về tài sản

c) Chi phí cho hoạt động quản lý công vụ

d) Các khoản chi phí quản lý kinh doanh khác

1.2.2.4 Chi phí dự phòng rủi ro

a) Dự phòng rủi ro tín dụng

b) Dự phòng tổn thất các khoản đầu tư tài chính

1.2.2.5 Các khoản chi nội bộ trong hệ thống Ngân hàng

a) Chi lãi FTP

b) Chi trả lãi thuê tài chính

c) Chi đối với nội bộ khác

d) Các khoản chi khác cho các Đơn vị trong hệ thống.

1.2.3 Vấn đề quản lý chi phí tại chi nhánh Sở giao dịch 1

Với quy mô nhân lực cũng như hoạt động, chi nhánh Sở giao dịch 1 luôn làmột trong những đơn vị có mức chi phí lớn Tuy nhiên quy trình quản lý chi phí vẫncòn thủ công, mang nặng tính giấy tờ Sau đây là giới thiệu tổng quan về quy trìnhquản lý chi phí của chi nhánh Sở giao dịch 1:

1.2.3.1 Quản lý chi phí hoạt động kinh doanh

a) Chi huy động vốn:

- Chi phí trả lãi tiền gửi: Là khoản phải trả lãi phát sinh trên số dư tiền gửicủa tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước, bao gồm: tiền gửi không kỳ hạn, có kỳhạn bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ cho khách hàng, lãi tiền gửi tiết kiệm…

- Chi trả lãi phát hành giấy tờ có giá: Là khoản phải trả lãi đối với giấy tờ cógiá do Ngân hàng phát hành để huy động vốn như trả lãi đối với chứng chỉ tiền gửi,trả lãi kỳ phiếu, trái phiếu và các giấy tờ có giá khác

- Chi tham gia bảo hiểm tiền gửi theo quy định của pháp luật:

+ Đối tượng: tất cả các đơn vị có nhận tiền gửi bằng đồng Việt Nam của các

cá nhân, hộ gia đình, tổ hợp tác, các doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp danh (baogồm người cư trú và không cư trú) đều phải tham gia bảo hiểm tiền gửi bắt buộc

+ Loại tiền gửi được bảo hiểm, mức phí, công thức tính phí thực hiện theohướng dẫn của NHĐT&PTVN (hiện nay là Công văn số 8348/CV-TC1 ngày16/10/2006 và công văn số 6004 ngày 15/10/2007)

và giám sát số phí bảo hiểm tiền gửi của đơn vị do Trụ sở chính nộp tập trung

- Chi phí trả lãi tiền vay: Là khoản chi trả lãi trên số dư tiền vay Ngân hàngNhà nước, Bộ Tài chính, các tổ chức tín dụng, các tổ chức khác trong và ngoàinước; trả lãi thuê tài chính

- Chi khác về huy động vốn: Là khoản chi khác trong huy động vốn (chi phíphát hành, chi tư vấn phát hành giấy tờ có giá, phí cam kết,…)

- Khoản phân bổ chi phí quản lý kinh doanh cho hoạt động huy động vốn (ápdụng khi tính toán hiệu quả kinh doanh của từng hoạt động nghiệp vụ):

- Phân bổ toàn bộ những khoản chi phí quản lý kinh doanh theo dõi riêngnhư chi phí in ấn chỉ quan trọng, chi khuyến mại trong hoạt động huy động vốn

- Phân bổ theo tỷ lệ đối với chi phí quản lý kinh doanh chung không thể phân

tách riêng cho hoạt động huy động vốn.

+ Mức chi do Giám đốc đơn vị quyết định và không được vượt quá 5% số nợthu hồi Mức chi thu hồi nợ tối đa đối với một món nợ không vượt quá 150 triệu đồng

- Chi khác về hoạt động tín dụng: Là khoản chi khác trong hoạt động tíndụng ngoài những khoản chi trên

- Khoản phân bổ chi phí quản lý kinh doanh cho hoạt động tín dụng (áp dụngkhi tính toán hiệu quả kinh doanh của hoạt động tín dụng):

+ Phân bổ toàn bộ chi phí theo dõi riêng liên quan đến hoạt động tín dụng như:trích lập dự phòng rủi ro tín dụng, hoa hồng môi giới đối với hoạt động tín dụng…

+ Phân bổ theo tỷ lệ đối với chi phí quản lý kinh doanh chung không thểphân tách riêng cho hoạt động tín dụng

c) Chi phí hoạt động dịch vụ:

- Chi về dịch vụ thanh toán: Là các khoản trả phí cho tổ chức cung ứng dịch

vụ thanh toán cho Ngân hàng như trả phí thanh toán cho Ngân hàng Nhà nước, tổchức tín dụng, tổ chức thanh toán trong và ngoài nước, phí chuyển tiền trong nước,quốc tế

- Chi cước phí truyền tin phục vụ hoạt động thanh toán là các khoản chi cướcphí bưu điện về mạng viễn thông và các khoản chi về bưu phí, điện báo, thuê kênhtruyền tin trả cho cơ quan Bưu điện và các nhà cung cấp khác (Swift, Reuteur )

- Chi dịch vụ thẻ: Là các khoản chi phát hành, thanh toán và chi phí kháctrong sử dụng thẻ ATM, thẻ tín dụng, thẻ Visa, thẻ khác

- Chi nghiệp vụ uỷ thác, đại lý: Là khoản phí mà Ngân hàng phải trả cho tổ

chức, cá nhân làm dịch vụ uỷ thác đại lý cho Ngân hàng trong hoạt động kinh doanhngân hàng Các khoản chi phí hoa hồng đại lý, ủy thác phải thể hiện trong các hợpđồng đại lý, ủy thác và được hạch toán chi theo số phải chi, có đủ chứng từ hợp pháp.

- Chi về dịch vụ tư vấn: là khoản chi trả trong việc thuê chuyên gia, thuê tưvấn thực hiện các dự án nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh dịch vụ Ngân hàng

- Chi các hoạt động dịch vụ khác: Là khoản chi khác trong hoạt động dịch vụngoài các khoản chi trên

- Khoản phân bổ chi phí quản lý quản lý kinh doanh cho hoạt động dịch vụ(áp dụng khi tính toán hiệu quả kinh doanh của hoạt động dịch vụ):

+ Phân bổ chi phí theo dõi riêng liên quan đến hoạt động dịch vụ như: chikhấu hao, bảo trì ATM, chi phí tư vấn phát triển dịch vụ, hoa hồng môi giới, khuyếnmại trong công tác dịch vụ…

+ Phân bổ theo tỷ lệ đối với chi phí quản lý kinh doanh chung không thểphân tách riêng cho hoạt động dịch vụ

1.2.3.2 Quản lý chi khác về hoạt động nghiệp vụ:

Đây là các khoản chi phí khó quản lý nhất trong các loại chi phí Chi về hoahồng môi giới thường là các khoản chi phí thoả thuận với khách hàng nhằm “lách”khỏi cơ chế về lãi suất, cơ chế về tỷ giá Chính vì vậy các khoản chi phí này thườngkhông có chứng từ rõ ràng, trên thực tế chỉ thông qua các tài khoản hạch toán kếtoán để đánh giá các khoản chi phí này Chi nộp thuế, lệ phí cũng là một trongnhưng khoản chi phí mà các ngân hàng ngại nhất, đơn giản mỗi đơn vị hoạt độngkinh doanh cũng như mỗi cán bộ nhân viên đều mong muốn nộp thuế ít, nhưng thunhập vẫn cao Nói cách khác đòi hỏi người làm thuế phải năm rõ các phương thức đểtính toán thuế 1 cách hợp lý Trên thực tế quy trình quản lý chi phí đối với chi khác

về hoạt động nghiệp vụ đang rất mất kiểm soát, nhất là trong tình trạng hoạt động lãisuất đang biến động khó lường Càng đòi hỏi nhà quản lý có một phương tiện hỗ trợcần thiết hơn trong quá trình quản lý chi phí tại chi nhánh Sở giao dịch 1.\

a) Chi hoa hồng môi giới:

- Nguyên tắc: Việc chi hoa hồng môi giới của Ngân hàng phải gắn với hiệuquả kinh tế do việc môi giới mang lại

- Đối tượng được hưởng tiền chi hoa hồng môi giới là các tổ chức, cá nhân(trong và ngoài nước) có làm môi giới, dịch vụ cho Ngân hàng Hoa hồng môi giớikhông được áp dụng cho các đối tượng là đại lý của Ngân hàng, các khách hàngđược chỉ định, các chức danh quản lý, nhân viên của Ngân hàng

- Việc chi hoa hồng môi giới phải căn cứ vào hợp đồng hoặc giấy xác nhậngiữa Ngân hàng và bên nhận hoa hồng, trong đó phải có các nội dung cơ bản: têncủa bên nhận hoa hồng; nội dung chi; mức chi; phương thức thanh toán; thời gianthực hiện và kết thúc; trách nhiệm của các bên

- Các hình thức chi hoa hồng môi giới gồm: Chi đối với hoạt động cho vay,thu hồi nợ, Chi đối với hoạt động huy động vốn, Chi đối với hoạt động dịch vụ, Chiđối với hoạt động mua bán ngoại tệ

- Mức chi hoa hồng môi giới: thực hiện theo Quy chế chi hoa hồng môi giới

do Hội đồng quản trị ban hành, trong đó:

+ Đối với khoản chi môi giới để cho thuê lại tài sản (bao gồm cả tài sản xiết

nợ, gán nợ): mức chi môi giới để cho thuê lại tài sản của Ngân hàng tối đa khôngquá 5% tổng số tiền thu được từ cho thuê tài sản do môi giới mang lại trong năm

+ Đối với khoản chi môi giới bán tài sản chế chấp, cầm cố: Mức chi hoahồng môi giới bán tài sản thế chấp, cầm cố của Ngân hàng không vượt quá 1% giátrị thực tế thu được từ tiền bán tài sản qua môi giới, mức chi môi giới để bán một tàisản không vượt quá 100 triệu đồng

b) Chi về kho quỹ:

- Chi vận chuyển, áp tải tiền, ngoại tệ, vàng bạc kim khí đá quý và chứng từ

có giá:

+ Đối tượng: Nhân viên được giao áp tải, lái xe, cảnh sát bảo vệ (trừ cảnh sátbảo vệ đã ký hợp đồng quy định trách nhiệm trong công tác bảo vệ, áp tải tiền, kim

loại…) thực hiện thường xuyên vận chuyển tiền, kim loại quý hiếm, chứng từ có giá

theo lệnh của Giám đốc

+ Mức chi phụ cấp vận chuyển, áp tải tối đa: Tuỳ đặc điểm địa hình, khoảng

cách vận chuyển, Giám đốc đơn vị quyết định mức chi phù hợp.

- Vận chuyển giữa hai địa điểm cách nhau ≤ 30km: Tối đa 20.000đồng/người/ngày

- Vận chuyển giữa hai địa điểm cách nhau từ 30km đến dưới 200 km: tối đa50.000 đồng/người/ngày

- Vận chuyển giữa hai địa điểm cách nhau từ 200km đến dưới 400 km: tối đa100.000 đồng/người/ngày

- Vận chuyển đường dài (từ 400km trở lên): 140.000 đồng/người (áp dụngkhi thực hiện điều chuyển tiền giữa các Đơn vị trong hệ thống do Trụ sở chính hoặcđơn vị được Trụ sở chính giao đầu mối phát lệnh)

Đối với vận chuyển, áp tải ngoại tỉnh, không thường xuyên > 30 km/lượt,đơn vị lựa chọn chi phụ cấp vận chuyển, áp tải tiền hoặc phụ cấp lưu trú

- Chi phân loại tiền, kiểm đếm, đóng bó và niêm phong tiền mặt:

+ Đối tượng: Cán bộ nhân viên kho quỹ và cán bộ nhân viên điều động thamgia tuyển chọn tiền

+ Định mức đối với cán bộ nhân viên kho quỹ: 27 bó và túi/người/ngày + Mức chi:

- Vượt định mức được bồi dưỡng 5.000 đồng/bó hoặc túi trên số bó, túi vượtđối với tiền mặt VND, 10.000 đồng/bó đối với tiền mặt ngoại tệ

- Trường hợp kiểm đếm ngoài giờ mức thanh toán theo chế độ làm thêm giờhoặc 5.000đ/bó, túi trên số bó, túi vượt đối với tiền mặt VND, 10.000 đồng/bó đốivới tiền mặt ngoại tệ

- Đối với cán bộ không phải thủ quỹ, kiểm ngân khi thực hiện hỗ trợ việckiểm đếm tiền theo lệnh của Giám đốc được bồi dưỡng mức tối đa 50.000đồng/người/ngày Trường hợp thực hiện hỗ trợ kiểm đếm ngoài giờ thì thanh toánlàm thêm giờ theo quy định

Ghi chú: Bó, túi được thực hiện theo quy định hiện hành của Trụ sở chính về

giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý và giấy tờ có giá

- Chi bảo vệ tiền: là khoản chi phí thuê công an hoặc thuê dịch vụ bảo vệ của

các doanh nghiệp được phép kinh doanh để bảo vệ kho tiền tại trụ sở hoặc trênđường vận chuyển;

- Chi bốc xếp tiền, ấn chỉ quan trọng:

+ Đối tượng: Cán bộ nhân viên hoặc thuê bốc xếp bên ngoài

+ Mức chi: 100.000 đồng/tấn (1 tấn tương đương 50 bao đóng bó niêmphong của Nhà in)

- Chi tiêu huỷ ấn chỉ quan trọng:

+ Đối tượng: Cán bộ nhân viên tham gia tiêu huỷ ấn chỉ quan trọng theoquyết định của cấp có thẩm quyền

+ Mức chi:

- Được thanh toán đối với ngày thường là 30.000 đồng/ngày/người, đối vớingày nghỉ là 50.000 đồng/ngày/người Đối với trường hợp tiêu huỷ ngoài giờ, cán

bộ còn được thanh toán tiền làm thêm giờ hoặc nghỉ bù theo quy định hiện hành

- Riêng đối với trường hợp tiêu huỷ ấn chỉ tập trung tại Trung ương mức chi50.000 đồng/ngày/người Ngoài ra được chi thêm mũ bảo hộ, khăn mặt, khẩutrang…nhưng tối đa không quá 50.000 đồng/người/lần

- Các khoản chi khác về kho quỹ như: chi vật liệu tuyển chọn, kiểm đếm

phân loại, đóng bó tiền như keo dán, giấy niêm phong tiền, dây buộc tiền, chi thuêphương tiện vận chuyển tiền, chi bảo hiểm tiền trên đường vận chuyển, bảo hiểmtiền tại cơ sở kinh doanh…

c) Chi nộp thuế, lệ phí: Chi nộp thuế, lệ phí bao gồm các khoản:

- Thuế giá trị gia tăng: thuế giá trị gia tăng trực tiếp (kinh doanh ngoại tệ),thuế giá trị gia tăng đầu vào không được khấu trừ

- Thuế nhà thầu

- Thuế môn bài

- Thuế khác (ngoại trừ thuế thu nhập doanh nghiệp)

- Lệ phí cầu phà, sân bay, các khoản phí, lệ phí khác mà đơn vị nộp vàoNSNN theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí

- Phí hiệp hội, phí hội viên: theo mức phí do Hiệp hội quy định đã được Bộ

Tài chính chấp thuận Đối với việc tham gia Hiệp hội ngành nghề ngoài nước, hạchtoán vào chi phí khoản phí do Hiệp hội ngành nghề nước ngoài quy định.

- Án phí: trong trường hợp yêu cầu của Ngân hàng không được toà án chấpthuận (thua kiện)

- Lệ phí thi hành án: trong trường hợp Ngân hàng là người được thi hành án

1.2.3.3 Quản lý chi phí quản lý kinh doanh:

Trong quá trình quản lý hoạt động kinh doanh, con người đóng vai trò quantrọng trong hoạt động của bất cứ 1 doanh nghiệp nào; Ngân hàng Đầu tư và pháttriển Việt Nam nói chung cũng như Chi nhánh Sở giao dịch 1 nói riêng luôn quantân đến đời sống của mỗi cán bộ nhân viên Các khoản chi phí về lương, thưởng,các chế độ đãi ngộ luôn được quan tâm xem xét; mặc dù đã có mức lương và hệ sốlương rõ ràng, tuy nhiên vào hàng tháng khi tiến hành thanh toán lương, thưởng,làm thêm giờ… cho cán bộ nhân viên vẫn còn rất nhiều cán bộ chưa năm rõ sốlương mà mình được nhận Chính vì vậy một hệ thống thông tin có thể cung cấpcách thức tính toán tiền lương đối với từng đối tượng một mặt có thể giải quyếtkhúc mắc của cán bộ, mặt khác giúp nhà quản lý theo dõi được chi phí cho cán bộnhân viên

a) Chi cho nhân viên

- Chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp có tính chất lương:

+ Tiền lương: gồm lương cơ bản, lương kinh doanh và phụ cấp lương

- Hạch toán tiền lương: Đơn vị thực hiện hạch toán toàn bộ tiền lương đượchưởng theo đơn giá tiền lương, quỹ lương gia tăng được Trụ sở chính phê duyệt vàochi phí kinh doanh trong kỳ

Trường hợp đầu năm chưa giao đơn giá, chưa có kết quả xếp loại thi đua,đơn vị hạch toán vào chi phí toàn bộ tiền lương theo quỹ lương theo đơn giá Q1,quỹ lương gia tăng Q2 được tạm ứng quy định tại cơ chế phân phối quỹ thu nhậphiện hành (hiện nay là Công văn 3520/CV-TC1 ngày 24/6/2009)

Khi được giao đơn giá tiền lương, căn cứ kết quả kinh doanh thực tế, đơn giá

tiền lương được giao, kết quả xếp loại thi đua dự kiến cả năm, đơn vị xác định quỹtiền lương được hưởng hạch toán đầy đủ chi phí trong kỳ.

Khi quyết toán quỹ thu nhập trường hợp quỹ lương của đơn vị được hưởngcao/thấp hơn số đã hạch toán, phần chênh lệch giữa số quyết toán với số đã hạchtoán được bổ sung/giảm trừ tương ứng vào lợi nhuận duyệt quyết toán tài chính củađơn vị Đối với các đơn vị hạch toán tiền lương cao hơn số được quyết toán, Trụ sởchính thực hiện giảm trừ vào đợt phân phối bổ sung quỹ thu nhập ngay sau đó,trường hợp vẫn thiếu thì trừ vào quỹ tiền lương năm sau

- Cách thức chi, hình thức chi và mức chi:

Trong phạm vi quỹ lương được hưởng và hạch toán tại điểm a1 nêu trên, đơn

vị thực hiện cân đối và phân phối đến người lao động theo hướng dẫn tại Quy chếtrả lương của Trụ sở chính (hiện nay là Quyết định 151/QĐ-HĐQT)

Theo quy định, toàn hệ thống thực hiện trích lập quỹ dự phòng tiền lươngnăm sau nhằm bảo đảm việc trả lương không bị gián đoạn, tối đa không quá 17%quỹ lương thực hiện Do việc trích lập quỹ tiền lương dự phòng này đã được thựchiện tại Trụ sở chính nên đơn vị thực hiện chi trả toàn bộ số tiền lương được hưởngcủa năm thực hiện cho người lao động tại đơn vị trước ngày 25/3 năm kế tiếp

Tiền lương nhân viên khoán gọn nằm trong chi phí tiền lương của đơn vị vàđược chi trả trên cơ sở hợp đồng khoán gọn

- Lương làm việc vào ban đêm, lương làm thêm giờ:

+ Đối tượng áp dụng: cán bộ nhân viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao

động (không gồm cán bộ hợp đồng khoán gọn, thử việc, tập nghề) đáp ứng yêu cầudưới đây Riêng cán bộ lái xe do đặc thù công việc Giám đốc đơn vị cần quy định

cụ thể về thời giờ làm việc của từng loại công việc (vận chuyển tiền, vận chuyểncán bộ đi công tác…) và chỉ thực hiện thanh toán làm thêm giờ trong trường hợplàm việc vào ngày nghỉ, ngày lễ, Tết

- Yêu cầu: Chỉ làm thêm ngoài giờ khi khối lượng công việc nhiều, cần giảiquyết gấp trong thời gian ngắn, với nội dung công việc, mục đích rõ ràng và thờigian làm thêm cụ thể và phải được lãnh đạo phê duyệt

- Khuyến khích cán bộ nghỉ bù thay cho việc trả tiền làm ngoài giờ;

- Đối với nhân viên không trực tiếp làm công tác nghiệp vụ (bảo vệ, in ấn,tạp vụ), đơn vị cần tính toán, xác định lại định biên sát với yêu cầu công việc,trường hợp

Về việc làm đêm: chỉ áp dụng đối với các bộ phận thực hiện các giao dịchquốc tế do lệch múi giờ, bảo vệ trụ sở cơ quan

+ Mức chi

- Lương làm việc vào ban đêm: Tiền lương làm việc vào ban đêm bằng

130% tiền lương làm việc ban ngày Công thức tính cụ thể như sau:

Tiền lương làm

Tiền lương giờ làm

Mức chinêu trên X

Số giờ thực tế làmviệc vào ban đêmĐối với cán bộ thực hiện hoạt động nghiệp vụ vào ban đêm (như các giaodịch trên thị trường vốn, hàng hoá phái sinh…) tiền lương làm đêm được thực hiệntheo quy định riêng (hiện nay là mức khoán quy định tại Công văn số 6003/CV-TC1ngày 15/10/2007)

- Lương làm thêm giờ:

+ Trường hợp làm thêm giờ vào ban ngày, tiền lương làm thêm giờ bằng:

 150% tiền lương giờ làm việc bình thường áp dụng đối với giờ làm thêmvào ngày thường;

 200% tiền lương giờ làm việc bình thường áp dụng đối với giờ làm thêmvào ngày thứ bảy, chủ nhật;

 300% tiền lương giờ làm việc bình thường áp dụng đối với giờ làm thêmvào ngày lễ hoặc ngày được nghỉ bù nếu ngày lễ trùng vào ngày nghỉ hàng tuần,ngày nghỉ có hưởng lương (ngày Tết dương lịch, Tết Nguyên đán, ngày kỷ niệmGiải phóng miền Nam 30/04; ngày Quốc tế lao động 01/05; ngày Quốc khánh02/09, ngày giỗ tổ Hùng Vương 10/3 Âm lịch)

+ Trường hợp làm thêm giờ vào ban ngày, nếu được bố trí nghỉ bù nhữnggiờ làm thêm thì được hưởng tiền lương làm thêm giờ vào ban ngày như sau:

 50% tiền lương giờ làm việc bình thường áp dụng đối với giờ làm thêm

vào ngày thường;

 100% tiền lương giờ làm việc bình thường áp dụng đối với giờ làm thêmvào ngày thứ bảy, chủ nhật;

 200% tiền lương giờ làm việc bình thường áp dụng đối với giờ làm thêmvào ngày lễ hoặc ngày được nghỉ bù nếu ngày lễ trùng vào ngày nghỉ hàng tuần,ngày nghỉ có hưởng lương (ngày Tết dương lịch, Tết Nguyên đán, ngày kỷ niệmGiải phóng miền Nam 30/04; ngày Quốc tế lao động 01/05; ngày Quốc khánh02/09, ngày giỗ tổ Hùng Vương 10/3 Âm lịch)

Công thức tính cụ thể như sau:

Tiền lương làm thêm

Tiền lương giờ làm

Mức chi tương

Số giờ thực tếlàm thêm

Trong đó:

 Tiền lương giờ làm việc bình thường được xác định bằng tiền lương của

một tháng chia cho số giờ làm việc tiêu chuẩn trong một tháng (22 ngày x 8h/ngày).

Số giờ làm việc tiêu chuẩn trong một tháng được xác định bằng số giờ làmviệc tiêu chuẩn trong một ngày nhân với số ngày làm việc tiêu chuẩn trong mộttháng Số giờ làm việc tiêu chuẩn trong một ngày là 8 giờ Số ngày làm việc tiêuchuẩn trong một tháng là 22 ngày

 Tiền lương của một tháng làm căn cứ tính là tiền lương cơ quan chi trả tại

thời điểm thanh toán nhưng tối đa 1 lần lương cơ bản, 1 lần lương kinh doanh.

+ Trường hợp làm thêm giờ vào ban đêm, tiền lương làm thêm giờ được tínhbằng 130% tiền lương làm thêm giờ ban ngày

Thời giờ làm việc vào ban đêm được xác định từ 22 giờ ngày hôm trước đến

6 giờ ngày hôm sau đối với các tỉnh, thành phố từ Thừa Thiên Huế trở ra phía Bắc;

từ 21 giờ ngày hôm trước đến 5 giờ ngày hôm sau đối với các tỉnh, thành phố từ ĐàNẵng trở vào phía Nam

Đối với cán bộ bảo vệ, tiền lương làm thêm giờ vào ban đêm được hưởngnhư tiền lương làm thêm giờ vào ban ngày cộng thêm 130% lương cơ bản (khôngtính trên toàn bộ tiền lương) Ngoài ra, do tính chất công việc bảo vệ làm ca luânphiên, trường hợp cán bộ bảo vệ làm ca vào ngày nghỉ thứ 7, chủ nhật, nghỉ lễ và

nghỉ ngày làm việc bình thường thì không thực hiện thanh toán lương làm thêm giờ.

+ Trường hợp trực tại cơ quan những ngày nghỉ lễ, Tết, trực quyết toán (yêucầu có mặt tại cơ quan) theo yêu cầu của Trụ sở chính hoặc cơ quan chính quyền tạiđịa phương, thực hiện khoán lương làm thêm giờ tối đa như sau, mức khoán cụ thể

do Giám đốc đơn vị quyết định như sau:

Điều kiện chi:

 Thông báo yêu cầu trực của cơ quan chính quyền tại địa phương hoặc Hội

sở chính BIDV;

 Cán bộ trực phải có mặt tại cơ quan;

 Bảng chấm công trực

Mức chi trực vào ban ngày (đối với ca trực 8h):

 Ban lãnh đạo BIDV: mức khoán tối đa là 400.000 đồng/người/ngày

 Ban giám đốc các Ban, Trung tâm tại Trụ sở chính, đơn vị thành viên,:mức khoán tối đa là 300.000 đồng/người/ngày;

 Lãnh đạo cấp phòng: mức khoán tối đa là 200.000 đồng/người/ngày

 Các cán bộ còn lại: mức khoán tối đa là 100.000 đồng/người/ngày;

Trường hợp ca trực không đủ ca (dưới 8h), mức chi được tính tương ứng sốgiờ trực

 Mức chi trực vào ban đêm: mức chi khoán tối đa là 130% mức khoán trựcvào ban ngày

- Trường hợp làm thêm giờ/ca trực đủ 8 tiếng/ngày được thanh toán tiền ăn

ca theo quy định và hạch toán vào tài khoản chi làm thêm giờ

- Bộ phận ban/phòng thuộc các đơn vị nào ở lại cơ quan ngoài giờ làm việcriêng hoặc làm thêm giờ không đúng mục đích và không được lãnh đạo phê duyệt,

sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định hiện hành

b) Các khoản trích nộp theo lương

- Đối tượng: Cán bộ quản lý, cán bộ hợp đồng dài hạn, cán bộ hợp đồng ngắn

hạn, không gồm cán bộ khoán gọn, công nhật, thuê dịch vụ

- Mức trích:

+ Bảo hiểm xã hội, y tế, bảo hiểm thất nghiệp: Thực hiện theo đúng quy định

hiện hành của Nhà nước Hiện nay, các mức trích này được trích trên cơ sở lương

cơ bản bao gồm tiền lương cấp bậc chức vụ, các loại phụ cấp (nếu có) tính trên cơ

sở mức lương tối thiểu theo quy định của Nhà nước Cụ thể:

- Bảo hiểm xã hội: Mức trích là 20% lương cơ bản, trong đó 15% hạch toánchi phí bảo hiểm xã hội, 5% trích từ thu nhập trả hàng tháng của người lao động

- Bảo hiểm y tế: Mức trích là 3% lương cơ bản, trong đó 2% hạch toán chiphí bảo hiểm y tế, 1% trích từ thu nhập trả hàng tháng của người lao động

- Bảo hiểm thất nghiệp: Mức trích là 2% lương cơ bản, trong đó 1% hạchtoán chi phí bảo hiểm thất nghiệp, 1% trích từ thu nhập trả hàng tháng củangười lao động

+ Kinh phí công đoàn: Thực hiện trích trên cơ sở toàn bộ lương hạch toán chiphí theo tỷ lệ 2%, trong đó đối với các đơn vị hạch toán phụ thuộc tỷ lệ trích kinhphí công đoàn như sau:

- Trụ sở chính thực hiện trích tập trung tại Trụ sở chính theo tỷ lệ 0,8%/ toàn

bộ lương hạch toán chi phí

- Đơn vị phụ thuộc trích lập tại đơn vị theo tỷ lệ là 1,2%/ toàn bộ lương hạchtoán chi phí

+ Trường hợp nghỉ ốm: Những ngày nghỉ ốm (nghỉ dài ngày) người lao động

được hưởng lương do Bảo hiểm xã hội chi trả Tuy nhiên căn cứ tình trạng sức khoẻ

và sự đóng góp của người lao động, Giám đốc đơn vị cùng Công đoàn có thể thựchiện hỗ trợ trên cơ sở quỹ thu nhập hiện có của đơn vị

c) Chi phí cho lao động nữ

- Chi bồi dưỡng lao động nữ sau khi sinh con lần thứ nhất và lần thứ haithuộc đối tượng được BHXH thanh toán, ngoài được hưởng các chế độ theo quy địnhcủa bảo hiểm xã hội, còn được trợ cấp như sau:

+ Trợ cấp một lần hạch toán chi phí với mức chi không quá 500.000đồng/người/lần

+ Trợ cấp đối với toàn bộ thời gian được phép nghỉ sinh theo chế độ từ quỹlương kinh doanh của chi nhánh Mức trợ cấp tối đa 1 lần lương kinhdoanh/tháng.Trường hợp đơn vị có hệ số điều chỉnh nội bộ Hđ/c1 < 1 thì mức chi theolương kinh doanh gắn với hệ số điều chỉnh nội bộ (L2 x Hđ/c1 ).

Trường hợp nhân viên nữ có nhu cầu trở lại làm việc sớm trước khi hết thờigian nghỉ thai sản thì ngoài hưởng chế độ thai sản (các trợ cấp nêu trên) còn đượchưởng tiền lương của những ngày làm việc đó nhưng phải có giấy chứng nhận củabác sĩ về việc trở lại làm việc sớm không ảnh hưởng tới sức khoẻ

- Chi phụ cấp làm thêm giờ cho lao động nữ trong trường hợp vì lý do kháchquan người lao động nữ không nghỉ cho con bú theo chế độ quy định mà ở lại làmviệc tại Đơn vị thì thời gian làm việc thêm (tương ứng thời gian cho con bú) đượctrả trợ cấp theo chế độ phụ cấp làm thêm giờ như quy định

- Chi thêm một lần khám sức khoẻ trong năm ngoài lần khám sức khoẻ định kỳ

- Chi khác cho lao động nữ theo chế độ quy định như chi đào tạo lại nghềtrong trường hợp nghề cũ không còn phù hợp phải chuyển đổi sang nghề khác theoquy hoạch phát triển của đơn vị

Khoản chi này gồm học phí (nếu có) + chênh lệch tiền lương ngạch bậc (đảmbảo 100% lương cho người đi học)

d) Chi phí trang phục nghề nghiệp:

- Đối tượng: Cán bộ quản lý, cán bộ hợp đồng dài hạn, hợp đồng ngắn hạn

(trừ hợp đồng thử việc, tập nghề)

- Mức chi: Chi trang phục giao dịch cho cán bộ nhân viên theo mức chi được

Bộ Tài chính quy định (hiện nay là Thông tư 130/2008/TT- BTC) Cụ thể như sau:

+ Đối với cán bộ quản lý, hợp đồng dài hạn:

- Trường hợp chi bằng hiện vật trên cơ sở hoá đơn hợp lệ, mức chi tối đa1.500.000 đồng/người/năm

- Trường hợp chi bằng tiền trên cơ sở danh sách ký nhận của cán bộ nhânviên, mức chi tối đa là 1.000.000 đồng/người/năm

Lưu ý: đơn vị chỉ được chọn một trong hai hình thức chi bằng tiền mặt hoặc

chi hiện vật, không được phép thực hiện theo phương thức một phần chi bằng tiềnmặt và một phần chi bằng hiện vật

+ Đối với cán bộ hợp đồng khoán gọn, hợp đồng ngắn hạn: Mức chi doGiám đốc đơn vị quyết định tuỳ theo thời gian làm việc thực tế nhưng không quá600.000 đồng/người/năm

e) Chi bảo hộ lao động:

- Đối tượng: áp dụng đối với các đối tượng được trang cấp bảo hộ laođộng như nhân viên thuộc bộ phận kho quỹ, giao dịch viên có thực hiện giaodịch tiền mặt, kiểm ngân, kho ấn chỉ, tài liệu, nhân viên tạp vụ, bảo vệ, cán bộlàm việc mang tính chất lưu động có thời gian lưu động bình quân trên 1/2 thờigian làm việc trong tháng

Đối với các cán bộ do đặc thù công việc cần phải trang bị bảo hộ lao động thìđược chi cả trang phục giao dịch và bảo hộ lao động

+ Mức chi: Chi theo chứng từ thực tế phát sinh hoặc khoán; mức chi doGiám đốc đơn vị cân nhắc các đối tượng quyết định mức chi phù hợp, song tối đađối với mỗi đối tượng không vượt quá mức sau:

+ Đối với nhân viên bảo vệ: Định mức chi tối đa không vượt quá 400.000đồng/người/năm (gồm chi mua giầy da, caravát, mũ kept, găng tay, áo mưa vải bạt,cầu vai phù hiệu)

+ Đối với cán bộ kho quỹ, kiểm ngân, giao dịch viên có thực hiện giao dịchtiền mặt, kho ấn chỉ tài liệu, nhân viên tạp vụ: Chi nhánh thực hiện mua sắm trang

bị bảo hộ lao động như găng tay, xà phòng, khẩu trang, áo bảo hộ, khăn mặt vớimức chi tối đa không quá 300.000 đồng/người/năm

+ Cán bộ làm việc mang tính chất lưu động: Được trang bị mũ bảo hiểm mứctối đa 300.000 đồng/năm

f) Chi phí tiền ăn giữa ca:

- Đối tượng: Cán bộ quản lý, cán bộ nhân viên hợp đồng dài hạn, hợp đồngngắn hạn.

- Mức chi: Giám đốc đơn vị quyết định mức ăn cho một bữa ăn giữa canhưng tối đa tiền chi cho bữa ăn giữa ca tính theo ngày làm việc trong tháng khôngquá mức quy định của Nhà nước, hiện nay là 550.000 đồng/người/tháng

- Thời gian được hưởng tiền ăn ca: Thời gian thực tế làm việc theo bảngchấm công (kể cả thời gian đi công tác)

Ngày không làm việc, kể cả ngày nghỉ ốm đau, thai sản, nghỉ phép, nghỉkhông hưởng lương, những ngày làm việc không đủ số giờ làm việc tiêu chuẩn(dưới 50% số giờ tiêu chuẩn), đi học, nghỉ bù cho những giờ làm thêm không đủ 8tiếng/ngày thì không ăn giữa ca và không được thanh toán tiền

Đối với ngày làm thêm giờ đủ 8h/ngày thì được chi ăn ca và hạch toán chilàm thêm giờ

- Hình thức chi: Căn cứ mức ăn giữa ca quy định, đơn vị có trách nhiệm tổchức ăn giữa ca cho người lao động, không được phát tiền Trường hợp đặc biệtkhông thể tổ chức ăn giữa ca thì sau khi đã thống nhất ý kiến với Ban chấp hànhcông đoàn cơ sở, đơn vị cấp tiền cho cán bộ tự lo ăn ca

g) Chi nghỉ phép cho cán bộ nhân viên:

- Đối tượng: cán bộ quản lý, cán bộ hợp đồng dài hạn, cán bộ hợp đồng ngắnhạn, cán bộ nhân viên xin nghỉ hưu trước tuổi và cán bộ đang trong thời gian chờlàm chế độ để nghỉ hưu

- Số ngày nghỉ phép: Thực hiện theo quy định trong Bộ luật Lao động và các quy định khác có liên quan Số ngày nghỉ được tính như sau:

(Cán bộ nhân viên xin về hưu trước tuổi và cán bộ đang trong thời gian nghỉchế độ để nghỉ hưu thì số ngày nghỉ hàng năm được quy định riêng)

- Nguồn kinh phí thanh toán:

+ Chi lương trong những ngày nghỉ phép, những ngày phép không nghỉ dongười lao động tự nguyện đi làm: Thuộc quỹ lương của Đơn vị

+ Các khoản chi còn lại như phụ cấp tàu xe: Thuộc chi trợ cấp

+ Chi cho những ngày phép không nghỉ do cơ quan huy động người lao động

đi làm: Từ quỹ lương làm thêm giờ của đơn vị

h) Chi khác cho nhân viên:

- Chi khám sức khỏe định kỳ 01 năm 01 lần do đơn vị tổ chức:

+ Đối tượng: toàn bộ cán bộ nhân viên của đơn vị (không bao gồm tập nghề,thử việc, khoán gọn)

+ Mức chi:

- Chi phí khám bệnh: mức chi tối đa 1.200.000 đồng/người/năm

Hỗ trợ chi phí đi lại, nghỉ đối với chi nhánh có nhu cầu khám bệnh tại cácbệnh viện lớn tại Hà Nội, Hồ Chí Minh do cơ sở y tế trên địa bàn không đáp ứngđược yêu cầu: tối đa 300.000 đồng/người/năm

- Căn cứ chi:

+ Tờ trình chủ trương, danh sách cán bộ tham gia khám bệnh, thời gian, địađiểm (cơ sở y tế) khám được lãnh đạo đơn vị phê duyệt;

+ Hoá đơn khám bệnh của cơ sở y tế;

+ Hợp đồng khám bệnh của cơ sở y tế (nếu có)

+ Hoá đơn thuê phương tiện đi lại, hóa đơn nghỉ (nếu có)

b Chi y tế

c Chi chợ cấp thất nghiệp

d Các khoản chi khác ngoài các khoản chi trên

Đối với chi phí dự phòng rủi ro, Các khoản chi nội bộ trong hệ thống Ngânhàng, các khoản chi phí này đều được theo dõi chi tiết tại phòng Quản lý rủi ro,

phòng Tài chính kế toán, vì vậy không cần thiết có phần mêm hỗ trợ cho việc quản

lý các khoản chi phí trên

1.2.3.4 Chi phí dự phòng rủi ro:

a) Dự phòng rủi ro tín dụng: ngân hàng được hạch toán chi phí để lập dự

phòng rủi ro tín dụng theo quy định hiện hành của Nhà nước và của Ngân hàng Đầu

tư và Phát triển Việt Nam

- Căn cứ trích lập:

+ Bảng kê phân loại tài sản có, trích lập và sử dụng DPRR tín dụng theo quyđịnh hiện hành của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (hiện nay là Quyết định số493/2005/QĐ-NHNN ngày 22/04/2005) và quy định riêng của Ngân hàng Đầu tư vàPhát triển Việt Nam

+ Kế hoạch trích lập dự phòng rủi ro tín dụng được Trụ sở chính phê duyệt.Đối với trường hợp số dự phòng rủi ro còn phải trích của đơn vị vượt quá khảnăng tài chính, số trích lập vào chi phí trong năm thực hiện như sau:

- Nếu số còn phải trích ≤ kế hoạch được duyệt: đơn vị thực hiện trích lậptheo số còn phải trích (bằng số phải trích trừ đi số dư quỹ)

- Nếu số còn phải trích > kế hoạch được duyệt: đơn vị trích lập tối thiểu theo

số kế hoạch được duyệt Trụ sở chính khuyến khích đơn vị trích đủ dự phòng rủi rotín dụng

- Thời điểm trích lập:

Mỗi quý một lần, trong thời hạn 15 ngày làm việc đầu tiên của tháng tiếptheo, đơn vị thực hiện phân loại nợ gốc và trích lập dự phòng rủi ro đến thời điểmcuối ngày làm việc cuối cùng của quý (tháng) trước Trong đó, ngoài số báo cáophân loại nợ đã chi tiết đến từng khoản vay, số thực tế trích lập DPRR cũng đượcxác định chi tiết đến từng khoản vay

Riêng đối với quý IV, trong thời hạn 15 ngày làm việc đầu tiên của tháng 12,đơn vị căn cứ thực trạng phân loại nợ tại thời điểm 30/11 để thực hiện trích lập dự

phòng rủi ro và số phải trích tại thời điểm này sẽ là số phải trích của năm tài chính đó.

b) Dự phòng tổn thất các khoản đầu tư tài chính:

Ngân hàng được hạch toán chi phí để trích lập dự phòng tổn thất theo quyđịnh hiện hành của Nhà nước đối với các chứng khoán, các khoản vốn Ngân hàngđang đầu tư vào tổ chức kinh tế khác có đủ các điều kiện sau:

- Đối với các khoản đầu tư chứng khoán:

+ Là các loại chứng khoán như cổ phiếu, trái phiếu công ty được Ngânhàng đầu tư theo đúng quy định của pháp luật

+ Được tự do mua bán trên thị trường mà tại thời điểm kiểm kê, lập báo cáotài chính có giá thị trường giảm so với giá đang hạch toán trên sổ kế toán

Những chứng khoán không được phép mua bán tự do trên thị trường thìkhông được lập dự phòng giảm giá

- Đối với các khoản vốn đầu tư của Ngân hàng vào tổ chức kinh tế là đơn vịthành viên, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, công ty trách nhiệm hữuhạn hai thành viên trở lên, công ty cổ phần, hợp danh, liên doanh, liên kết và cáckhoản đầu tư dài hạn khác phải trích lập dự phòng nếu tổ chức kinh tế mà Ngânhàng đang đầu tư bị lỗ (trừ trường hợp lỗ theo kế hoạch đã được xác định trongphương án kinh doanh trước khi đầu tư)

- Căn cứ trích lập

Bảng kê phân loại chứng khoán và xác định mức trích lập dự phòng tổn thấtcác khoản đầu tư tài chính theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính và Ngân hàngNhà nước Việt Nam (hiện nay là Thông tư số 13/2006/TT- BTC ngày 27/2/2006của Bộ Tài chính) và quy định riêng của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam

Đối tượng, phân loại chứng khoán và mức trích dự phòng thực hiện theo vănbản hướng dẫn riêng của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam

-Thời điểm lập và hoàn nhập các khoản dự phòng: là thời điểm cuối kỳ kế

toán năm

1.2.3.5 Các khoản chi nội bộ trong hệ thống Ngân hàng:

Chi phí nội bộ trong hệ thống là số phải chi trong kỳ, bao gồm các khoảnchi sau:

+ Số lãi phải trả cấp bù chênh lệch lãi suất nội bộ

b) Chi trả lãi thuê tài chính: Là chi trả lãi thuê tài chính của Đơn vị cho

Công ty cho thuê Tài chính Ngân hàng

c) Chi đối với nội bộ khác:

- Chi trả phí lắp mạng, cài đặt chương trình do Trung tâm CNTT thực hiện

- Chi phí đào tạo trả cho đơn vị đầu mối tổ chức lớp học

- Chi trả phí chuyển tiền, phí thanh toán quốc tế trả cho đơn vị cùng thamgia thực hiện

1.3 Đề xuất hoàn thiện quy trình quản lý chi phí tại chi nhánh Sở giao dịch 1 định hướng tin học hoá

1.3.1 Thực trạng quy trình quản lý chi phí tại chi nhánh Sở giao dịch 1

Quy trình quản lý chi phí tại chi nhánh Sở giao dịch 1 còn nhiều thủ tục, giấy

tờ, các công đoạn còn rời rạc Có thể gói gọn quy trình quản lý chi phí tại chi nhánh

Sở giao dịch 1 theo sơ đồ sau:

Thời điểm Khách

hàng, Chi

Ban lãnh đạo

Phòng nghiệp vụ

Phòng Tài chính kế toán

Quy trình về một khoản chi phí thông thường sẽ theo các bước sau:

- Phòng nghiệp vu lập yêu cầu về khoản chi, trình Giám đốc/ PGĐ phụ tráchphê duyệt Nếu Giám đốc/ PGĐ phụ trách không đồng ý phê duyệt, phòng đầu mốitiến hành lập lại yêu cầu về khoản chi

- Khi Giám đốc/ PGĐ phụ trách đồng ý phê duyệt, phòng đầu mối chuyểnyêu cầu về khoản chi phí, các giấy tờ hồ sơ liên quan (hóa đợn, chứng từ, bộ hồsơ ) về phòng Tài chính kế toán

- Phòng Tài chính kế toán căn cứ các quy định hiện hành của Ngân hàng Đầu

tư và Phát triển Việt Nam, quy định của Ngân hàng Nhà nước, quy định của pháp

Kiểm tra đối chiếu với quy định về chi phí Lập tờ trình

về khoản chi phí

Cập nhật thông tin

về khoản chi phí theo yêu cầu của lãnh đạo

Lựa chọn báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạo Báo cáo về các