đề xuất ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ kế toán trong công ty cổ phần đầu tư và thương mại vinaconex

kinh doanh.Ng ời sử dụng thông tin kế toán: Thông tin kế toán đợc sử dụng bởi những nhà quản trị doanh nghiệp,những ngời sở hữu doanh nghiệp, những ngời làm việc trong doanh nghiệp và c

Lời cam đoan

Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu khoa học

độc lập của riêng tôi, không sao chép bất kỳ một công trình hay luận án củabất kỳ tác giả nào khác

Các số liệu, kết quả, bảng biểu trong luận văn là trung thực, các tàiliệu trích dẫn là rõ ràng và có căn cứ

Tôi xin chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung của luận văn

Tác giả luận văn

Trần Bình Sinh

Môc lôc

Lêi cam ®oan

Danh môc c¸c b¶ng, h×nh

Lêi nãi ®Çu 1

Ch¬ng I: c¬ së lý luËn vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n vµ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý 3

1.1 C¬ së lý luËn vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n 3

1.1.1 Néi dung c«ng t¸c kÕ to¸n 3

1.1.2 Yªu cÇu vÒ th«ng tin kÕ to¸n 7

1.1.3 C«ng viÖc thêng nhËt trong c«ng t¸c kÕ to¸n 10

1.2 HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n. 11

1.2.1 Kh¸i niÖm 11

1.2.2 Ph©n lo¹i hÖ thèng 13

1.2.3 Quy tr×nh x©y dùng hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n 14

1.2.3.1 §iÒu tra, ph©n tÝch hÖ thèng 14

1.2.3.2 ThiÕt kÕ hÖ thèng 17

1.2.3.3 X©y dùng hÖ thèng 19

1.2.3.4 B¶o tr× hÖ thèng 20

1.2.4 §iÒu kiÖn øng dông c«ng nghÖ th«ng tin 21

1.2.4.1 C¬ së h¹ tÇng 21

1.2.4.2 PhÇn mÒm vµ c¸c nhµ cung cÊp phÇn mÒm 22

1.2.4.3 Nguån nh©n lùc 23

1.2.4.4 Tµi chÝnh 24

1.3 Thùc tr¹ng c«ng nghÖ th«ng tin trong c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i viÖt nam 25

KÕt luËn ch¬ng i: 29

ch¬ng II: ph©n tÝch thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i c«ng ty vµ kh¶ n¨ng øng dông c«ng nghÖ th«ng tin 30

2.1 Giới thiệu về công ty cổ phần đầu t và thơng mại

vinaconex 30

2.2 Phân tích công tác kế toán 35

2.3 Phân tích điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin 66

2.3.1 Cơ sở hạ tầng 66

2.3.2 Phần mềm 67

2.3.3 Nguồn nhân lực 71

2.3.4 Tài chính 72

Kết luận chơng ii: 74

Chơng III: đề xuất giải pháp ứng dụng hệ thống thông tin trong công tác kế toán tại công ty 75

3.1 Căn cứ hình thành giải pháp 75

3.1.1 Điều tra ban đầu 75

3.1.2 Nghiên cứu tính khả thi: 79

3.1.3 Xác định yêu cầu của hệ thống: 81

3.2 Mục tiêu hớng tới. 81

3.3 Phơng pháp tiến hành. 82

3.3.1 Thay đổi máy móc thiết bị của hệ thống: 82

3.3.2 Thay đổi cấu trúc hoạt động của hệ thống(phần mềm) : 89

3.3.3 Thay đổi con ngời 91

3.4 Đánh giá. 95

3.5 Hiệu quả. 97

Kết luận 99

Danh mục các bảng, hình bảng

Bảng 1.1: Bảng trọng số yêu cầu về thông tin kế toán 9

Bảng 2.1: Cấu hình phần cứng yêu cầu của phần mềm kế toán Misa 60

Bảng 2.2: Cấu hình phần mềm yêu cầu của phần mềm kế toán Misa 60

Bảng 3.1: Bảng giá cớc dịch vụ ADSL dành cho doanh nghiệp của Viettell .86

Bảng 3.2: Bảng giá cớc dịch vụ ADSL dành cho doanh nghiệp của VDC .87

hình Hình 1.1: Sơ đồ luồn dữ liệu, thông tin kinh tế trong doanh nghiệp 5

Hình 1.2: Hệ thống thông tin kế toán là tập hợp của các hệ thống khác nhau 12

Hình 1.3: Mô hình Hệ thống thông tin kế toán đơn giản 12

Hình 1.4: HTTT Kế toán đơn giản 26

Hình 1.5: HTTT Kế toán có sự kết nối mạng 27

Hình 1.6: HTTT kế toán lớn, khách hàng là một phần của hệ thống 27

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty cổ phần đầu t và thơng mại Vinaconex 33

Hình 2.2: Sơ đồ biến động nhân sự của công ty cổ phần đầu t và thơng mại Vinaconex 35

Hình 2.3: Lu đồ quy trình công việc kế toán trong công ty CP ĐT&TM Vinaconex 37

Hình 2.4: Mô hình sử dụng thông tin kế toán ở công ty cổ phần đầu t và thơng mại Vinaconex 39

Hình 2.5: Biến động nhân sự phòng kế toán từ đầu năm 2008 đến nay .41

Hình 2.6: Tỷ lệ nhân sự phòng kế toán/ nhân viên từ đầu năm 2008 đến nay

42

Hình 2.7: Hệ thống thông tin kế toán của công ty cổ phần đầu t và th-ơng mại vinaconex 43

Hình 2.8: Các phân hệ của phần mềm kế toán Misa 44

Hình 2.9: Phân hệ quản lý quỹ 45

Hình 2.10: Các thông tin của một phiếu thu tiền mặt 46

Hình 2.11: Báo cáo sổ quỹ tiền mặt của các giao dịch phát sinh trong kỳ .46

Hình 2.12: Phân hệ ngân hàng 47

Hình 2.13: Phát hành séc 47

Hình 2.14: Phân hệ quản lý kho 48

Hình 2.15: Khai báo thông tin một phiếu nhập kho 48

Hình 2.16: Phân hệ mua hàng 49

Hình 2.17: Thông tin cần thiết của một đơn mua hàng (đơn đặt hàng) 49

Hình 2.18: Phân hệ bán hàng 50

Hình 2.19: Kê khai cho một hoá đơn bán hàng 50

Hình 2.20: Phân hệ giá thành 51

Hình 2.21: Phân bổ chi phí cho các công việc đợc thực hiện trong kỳ 51

Hình 2.22: Phân hệ hợp đồng 52

Hình 2.23: Thông tin đầy đủ của một hợp đồng 52

Hình 2.24: Phân hệ thuế 53

Hình 2.25: Hạch toán khấu trừ thuế 53

Hình 2.26: Phân hệ tài sản cố định 54

Hình 2.27: Hạch toán khấu hao tài sản cố định 54

Hình 2.28: Phân hệ tiền lơng 55

Hình 2.29: Bảng chấm công làm cơ sở tính lơng 55

Hình 2.30: Phân hệ sổ cái 56

Hình 2.31: Kê khai thuế trong mục sổ cái 56

Hình 2.32: Lập các báo cáo 57

Hình 2.33: Thiết lập bảng cân đối kế toán 57

Hình 2.34: Thiết lập số d ban đầu cho các tài khoản và vật t 58

Hình 2.35: Hệ thống tài khoản đợc lập theo quy định của nhà nớc 58

Hình 2.36: Thông tin về một khách hàng 59

Hình 2.37: Thông tin của một nhân viên 59

Hình 2.38: Cách thức tìm kiếm thông tin của phần mềm 60

Hình 2.39: Dữ liệu, thông tin chuyển cho phòng kế toán ở Cty CP DDT&TM Vinaconex 63

Hình 2.40: Cách lu chứng từ của công ty đối với một công trình 65

Hình 2.41: Cấu hình máy tính của phòng kế toán 67

Hình 2.42: Màn hình chính của phần mềm kế toán Bravo 68

Hình 2.43: Mục nhập phiếu thu của phần mềm kế toán Bravo 69

Hình 2.44: Thiết lập báo cáo tài chính 70

Hình 2.45: Phần mềm sử dụng ở Cty CP DDT&TM Vinaconex 71

Hình 3 1: Hệ thống TTKT ở Cty CP DDT&TM Vinaconex 84

Hình 3 2: HTTT Kế toán sau khi đợc thay đổi 85

Hình 3.3 : Modem D-Link ADSL w/1 Port Ethernet/ Router/ Gateway/ Firewall/ Splitter (DSL-520B) 87

Hình 3.4: D-Link 56Kbps V92 (DFM-562IS) - Internal 88

Hình 3.6: DL sau khi thay đổi 91

Lời nói đầu

Hệ thống thông tin kế toán là một khái niệm xa lạ đối với hầu hết cácdoanh nghiệp trong nớc Thậm chí hệ thống thông tin cũng chỉ đợc biết đếnmột cách mơ hồ Đối với một số ngời, hệ thống thông tin kế toán có lẽkhông thực sự quan trọng Có lẽ bởi vì họ không thực sự nhìn thấy ảnh hởngcủa nó tới hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Hệ thống thông tin kế toán là một phần của hệ thống thông tin Đợccấu thành từ hệ thống thông tin áp dụng vào công tác kế toán Hệ thốngthông tin kế toán tốt sẽ giúp cho công ty có thể quản lý tình hình tài chínhcủa mình một cách hiệu quả

Khi mà tình hình kinh tế thế giới cũng nh trong nớc lâm vào khủnghoảng tài chính, đánh giá lại hệ thống thông tin kế toán giúp cho doanhnghiệp biết đợc liệu mình đã, đang hoạt động hiệu quả hay không

Nhận biết đợc điều đó, cộng với kinh nghiệm thực tiễn khi làm việctại công ty cổ phần đầu t và thơng mại Vinaconex, học viên đã quyết địnhchọn đề tài “đề xuất ứng dụng công nghệ thông tin hỗtrợ kế toán trong công ty cổ phần đầu t và thơngmại vinaconex” làm đề tài tốt nghiệp của mình Bố cục luận văn đợcchia làm ba phần chính nh sau:

Chơng I: Cơ sở lý luận về công tác kế toán và hệ thống thông

tin quản lý Chơng II: Phân tích thực trạng công tác kế toán tại công ty và

khả năng ứng dụng công nghệ thông tin Chơng III: Đề xuất giải pháp ứng dụng hệ thống thông tin trong

công tác kế toán tại công ty.

Đây là một nội dung khá mới mẻ nên không có nhiều tài liệu thamkhảo Mặc dù học viên đã cố gắng hết sức nhng không thể tránh khỏi nhữngnhận xét mang tính chủ quan Học viên rất mong nhận đợc những ý kiến chỉbảo quý báu của thầy cô

Bằng tình cảm chân thành, học viên xin gửi tới TS Phạm Thị ThanhHồng, ngời đã hớng dẫn tận tình và giúp đỡ học viên hoàn thành luận vănnày lời biết ơn sâu sắc nhất

Chơng I cơ sở lý luận về công tác kế toán và hệ

thống thông tin quản lý

Công tác kế toán là một phần không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệphay tổ chức nào Bởi vì nó không chỉ giúp cho doanh nghiệp hay tổ chứchiểu rõ thêm về tình hình hoạt động của mình mà nó còn giúp cho họ hiểu

về các doanh nghiệp tổ chức khác

1.1.1 Nội dung công tác kế toán.

Có rất nhiều khái niệm khác nhau về kế toán và không có một kháiniệm chung duy nhất nào cho kế toán Tuy nhiên, ta có thể hình dung kếtoán dới một khái niệm đơn giản nh sau:

Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.

Đối t ợng kế toán: Đối tợng kế toán là tài sản, là nguồn vốn và sự vận

động của tài sản và nguồn vốn trong quá trình hoạt động của tổ chức nóichung và các công ty nói riêng

Ph

ơng pháp kế toán: Phơng pháp kế toán là các phơng pháp dùng để

thu thập và xử lý các thông tin đầu vào để có đợc các thông tin kế toán hữuích ở đầu ra cho ngời sử dụng thông tin kế toán Có các phơng pháp kế toánchủ yếu sau:

 Chứng từ: Việc ghi, lập chứng từ nhằm mục đích cho biết có cácnghiệp vụ kế toán nào phát sinh và đã hoàn thành (đã tạm ứng, đã hoàn hoá

đơn mua vật t …)

 Đối ứng tài khoản: nhằm thể hiện mối quan hệ giữa các đối tợng kếtoán với nhau trong quá trình ghi sổ Thông thờng một nghiệp vụ kế toánphát sinh thờng liên quan đến hai hoặc nhiều hơn hai tài khoản Nếu tàikhoản này tăng lên một lợng thì đồng nghĩa sẽ có tài khoản khác bị giảm đimột lợng tơng ứng

 Tính giá: thể hiện các đối tợng kế toán theo thớc đo tiền tệ theo quy

định của nhà nớc (bảng lơng, giá thành…)

 Tổng hợp: sử dụng số liệu kế toán từ các sổ con để tổng hợp thànhcác chỉ tiêu phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn và hoạt động sản xuất

kinh doanh.

Ng

ời sử dụng thông tin kế toán:

Thông tin kế toán đợc sử dụng bởi những nhà quản trị doanh nghiệp,những ngời sở hữu doanh nghiệp, những ngời làm việc trong doanh nghiệp

và các đối tác khác của doanh nghiệp Hệ thống kế toán cung cấp thông tincho ngời sử dụng có thể đợc mô tả một cách khái quát theo hình 1.1 bên d-ới:

Công tác kế toán có 2 công đoạn chính là thu thập dữ liệu và xử lý dữ liệu Trong các công đoạn đó, mỗi công đoạn có thể đợc chia làm rất nhiều

các khâu khác nhau tuỳ từng ngời, tuỳ từng quan niệm

Thu thập dữ liệu: Dữ liệu của công tác kế toán là các hoá đơn chứng

từ, các công văn liên quan đến công tác kế toán nh công văn của thuế, quyết

định thôi trả lơng Không phải bất kỳ hoá đơn chứng từ nào cũng đều đợc

sử dụng mà chỉ có các hoá đơn chứng từ hợp lệ mới đợc sử dụng

Hoá đơn chứng từ hợp lệ là những hoá đơn chứng từ dùng cho chính

đơn vị sử dụng dữ liệu kế toán Đơn vị nào thu thập dữ liệu kế toán chỉ quantâm đến các chứng từ kế toán liên quan đến đơn vị mình

Những

ng ời sử dụng thông tin kế toán

Hình 1.1: Sơ đồ luồn dữ liệu, thông tin kinh tế trong doanh nghiệp

Hoá đơn chứng từ hợp lệ còn phải là hoá đơn chứng từ xuất phát từ cáccông ty, doanh nghiệp, các cơ sở sản xuất kinh doanh hợp lệ Tức là hoá

đơn ghi nơi xuất là một doanh nghiệp không có thực đợc coi là hoá đơnkhông hợp lệ

Hoá đơn chứng từ hợp lệ là các hoá đơn chứng từ mà nội dung ghitrong đó phải đúng với chủng loại hàng hoá của công ty đã mua hoá đơn đó.Một công ty mua phụ kiện là thanh nhựa Shide nhng thực tế lại nhập thanhnhựa Koemmerling, chứng từ hoá đơn liên quan đến việc ghi nhập thanhKoemmerling đó là không hợp lệ

Hoá đơn chứng từ hợp lệ là hoá đơn chứng từ phải ghi đúng với loạihàng hoá đã mua, tức là nếu mua vật t thì không đợc lấy hoá đơn tiếp khách

về hoàn ứng

Hoá đơn chứng từ hợp lệ là hoá đơn chứng từ phải đầy đủ cả bộ Một

bộ hoá đơn chứng từ không phải chỉ mỗi hoá đơn mà đi kèm nó gồm một sốgiấy tờ khác nh bảng kê chi tiết vật t, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghịtạm ứng Tập hợp các loại giấy tờ đó mới thể hiện đợc chính xác là hoá

đơn chứng từ đó có thật Giả sử nếu chỉ đem về một hoá đơn giá trị gia tăng,nội dung ghi mua vật t theo đơn đặt hàng ngày x tháng y năm z Hoá đơn đóchỉ hợp lệ khi nó đợc nộp kèm theo đơn đặt hàng có chữ ký của ngời chịutrách nhiệm, hợp đồng mua bán (nếu có), bảng kê chi tiết hàng và giá thànhnếu tổng giá trị trong đơn đặt hàng khác với giá trị ghi trên hoá đơn

Dữ liệu kế toán đợc thu thập từ chính phòng kế toán hoặc từ các phòngban khác chuyển về nh phòng vật t, phòng tài vụ, phòng tổ chức, nhân viênkhác

Xử lý dữ liệu: Quy trình xử lý dữ liệu diễn ra qua rất nhiều khâu khác

nhau Mỗi khâu có tầm quan trọng riêng của nó, có thể tóm tắt sơ lợc một

số khâu nh sau

Kiểm tra dữ liệu: Sau khi hoá đơn chứng từ đợc đa về, công tác kế toán

phải kiểm tra tính hợp lệ của các hoá đơn chứng từ đó Nếu hợp lệ thì mớichuyển sang phân loại, còn nếu không hợp lệ thì chuyển trả lại để hoàn đủthủ tục

Phân loại dữ liệu: trong kế toán có rât nhiều loại hoá đơn chứng từ

khác nhau Để có thể quản lý đợc dễ dàng, ngời ta chia ra làm các phân hệ

kế toán khác nhau Trong phần mềm kế toàn Misa, các dữ liệu kế toán đợcchia làm 11 phân hệ nh phân hệ tiền mặt, phân hệ lơng, phân hệ bán hàng,phân hệ mua hàng, phân hệ giá thành Phân loại dữ liệu là xem dữ liệu nàothuộc phân hệ nào Nếu trong công ty có nhiều kế toán, mỗi kế toàn quản lýmột hoặc một số phân hệ khác nhau, phân loại dữ liệu sẽ kiểm tra dữ liệu

đó và chuyển dữ liệu đó cho ngời quản lý phân hệ thích hợp để vào sổ

Hạch toán: Hạch toàn là công đoạn sau của phân loại dữ liệu Hạch

toán chính là việc ghi sổ (máy) các số liệu kế toán liên quan vào sổ hoặcmáy Để quản lý dữ liệu kế toán, công tác kế toán sử dụng bảng tài khoản kếtoán để ghi lại các dữ liệu kế toán Ví dụ hạnh toán hoá đơn mua hàng (vật t)

về nhập kho công ty, có thuế GTGT, thanh toán bằng tiền mặt, tiền đã đợc

ng-ời đi mua tạm ứng từ trớc nhng không đủ, các tài khoản đợc sử dụng ở đây baogồm: TK152 - Tài khoản nguyên vật liệu, TK 1331 - Tài khoản thuế giá trị giatăng đợc khấu trừ, TK 141 - Tạm ứng, TK 111 - tiền mặt

Lập báo cáo: hàng tháng, hàng quý, hàng năm, cơ quan thuế yêu cầu

các đơn vị sản xuất kinh doanh báo cáo tình hình hoạt động Thông thờng làbáo cáo thuế (mua bán hoá đơn GTGT) (tháng), báo cáo doanh thu tạm tính(quý), báo cáo tài chính (năm), do vậy công tác kế toán có trách nhiệm lậpcác báo cáo này Ngoài ra, còn rất nhiều các báo các khác nh tính lơng nhânviên hàng tháng, báo cáo vật t, báo cáo tiền mặt hàng tháng Trớc kia, khicông tác kế toán còn ghi chép bằng sổ sách, hàng tháng, cứ vào cuối thángtrớc hoặc đầu tháng sau, nhân viên kế toán phải tập hợp tất cả các số liệu, từ

đó viết các báo cáo theo yêu cầu Ngày nay, do ứng dựng máy tính vàocông tác kế toán, ngời lập báo cáo không còn phải tập hợp dữ liệu mà máytính thực hiện thay Việc sử dụng máy tính đảm bảo cho các báo cáo luôn

đợc chính xác (không bị mất dữ liệu), nhanh chóng và hiệu quả

Lu: Lu là công đoạn không thể thiếu Lu đảm bảo các dữ liệu không bị

mất mát Khi dữ liệu chẳng may bị thất lạc (mất, cháy, hỏng máy ) thì vẫncòn có thể khôi phục lại các dữ liệu đó Lu có thể lu vào máy thông quachính phần mềm kế toán, lu còn đợc sử dụng dới dạng văn bản

1.1.2 Yêu cầu về thông tin kế toán.

Chính xác: Thông tin kế toán là cơ sở để đa ra rất nhiều quyết định

quan trọng không chỉ cho doanh nghiệp mà còn cho các đối tác khác ngoàidoanh nghiệp, thậm chí nó còn đợc dùng để báo cáo với các cơ quan nhà n-

ớc nh cơ quan thuế, kiểm toán Do vậy, yêu cầu đầu tiên của thông tin kếtoán là phải đảm bảo tính chính xác của thông tin Nếu thông tin kế toán bịsai lệch có thể dẫn đến các quyết định sai lầm cho doanh nghiệp nh hoạch

định sai chiến lợc, tổ chức sản xuất không kịp thời, không dự báo đợc chínhxác các hoạt động trong tơng lai Sai lầm do thiếu chính xác trong thông tin

kế toán có thể đa doanh nghiệp vào các hoàn cảnh bất lợi Nhẹ thì bị phạt,cảnh cáo của cơ quan thuế, nặng thì gây ra thiệt hại về tiền bạc, công sứccủa doanh nghiệp, nặng nữa có thể phá sản, đi tù Tính chính xác thể hiện

ở chỗ hoá dơn chứng từ ghi thế nào thì phải bám vào đó để thể hiện trongcác báo cáo tài chính Không đợc thêm, bớt câu chữ để làm cho nội dungthay đổi, không đợc tẩy xoá để làm lợi cho mình hoặc ngời khác

Trung thực: Thông tin kế toán phải đảm bảo tính trung thực, nội dung,

hoạt động thế nào thì phải theo đó mà làm, không thêm bớt hoá đơn chứng

từ, không sử dụng hoá đơn chứng từ khác thay thế, không sử dụng các hoá

đơn chứng từ không hợp lệ Phải đảm bảo tính khách quan của dữ liệu Cácbáo cáo tài chính của công ty phải đợc dựa vào thực tế hoạt động của công

ty mà lập ra Dù trong thực tế có khó khăn, doanh nghiệp làm ăn không đợctốt thì cũng không đợc thay đổi số liệu thực tế để làm các bản báo cáo đẹplên, nh vậy sẽ làm sai lệch các bản báo cáo tài chính, dẫn đến các quyết

định sai lầm cho các đối tác kinh doanh cũng nh những ngời sử dụng thôngtin kế toán khác

Đầy đủ: Thông tin kế toán phải đợc thể hiện một cách đầy đủ nhất

trong các bản báo cáo tài chính của doanh nghiệp, tổ chức Các khoản mục

kế toàn nào phát sinh phải đợc thể hiện Thậm chí, các khoản mục không hề

có phát sinh trong kỳ cũng phải đợc thể hiện trong báo cáo Thông tin đầy

đủ giúp ngời đọc có thể nắm rõ nội dung một cách hoàn chỉnh nhất và có

đ-ợc đánh giá đúng nhất, từ đó có quyết định hợp lý của mình Giả sử một báocáo về khoản phải trả cho nhà cung cấp, nếu báo cáo thiếu một món tiền,tức là đã thanh toán cho nhà cung cấp nhng không đợc đa vào báo cáo Nhvậy đồng nghĩa với việc công ty có khả năng phải trả thêm một khoản phátsinh không có thực

Đúng lúc: Thông tin kế toán chỉ có ích khi nó đợc sử dụng đúng lúc,

đúng nơi Khi cơ quan thuế yêu cầu nộp báo cáo thuế tháng 2, đến tậntháng 5 doanh nghiệp mới nộp, nh vậy không đúng lúc Doanh nghiệpmuốn biết kết quả hoạt động năm trớc, đến tận tháng 3, tháng 4 năm sau

mới có sổ liệu, vậy là không đúng lúc Kết quả của sự chậm chễ là doanhnghiệp sẽ bỏ lỡ rất nhiều cơ hội, bị cơ quan thuế phạt, bị các bạn hàng đốitác không tín nhiệm doanh nghiệp sớm đi đến bờ vực phá sản.

Dễ hiểu: Thông tin kế toán phải đợc thể hiện một cách đơn giản, dễ

hiểu bởi vì ngời sử dụng thông tin kế toán không phải ai cũng am hiểunghiệp vụ kế toán Một ngời không biết kế toán rất khó có thể đọc đợc bảngcân đối kế toán hay báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh cũng nh hiểu vềcác hệ số tài chính Nh vậy, với mỗi ngời sử dụng thông tin kế toán, cần cómột báo cáo khác nhau cho ngời sử dụng đó, và thông thờng đợc cô đọng,rút gọn

Theo ý kiến đánh giá chuyên gia, trọng số của các yêu cầu trên đợc thểhiện ở trong bảng 1.1 ở bên dới Trọng số của yêu cầu nào càng lớn thì độquan trọng của nó càng cao

Bảng 1.1 Bảng trọng số yêu cầu về thông tin kế toán.

1.1.3 Công việc thờng nhật trong công tác kế toán

Nghiệp vụ kế toán có thể sử dụng rất nhiều các phơng pháp để thu thập

số liệu và xử lý số liệu và từ đó để cung cấp các thông tin kế toán cho ngời

sử dụng Thông thờng, nghiệp vụ kế toán sử dụng một số phơng pháp dới

đây để thu thập, xử lý thông tin

Lập chứng từ: là biện pháp thu thập thông tin chính xác và hiệu quảnhất Mỗi một nghiệp vụ kế toán phát sinh đều đợc ghi nhận lại bằng cácchứng từ liên quan Ví dụ: nhân viên tạm ứng tiền trong quỹ để đi mua vật

t sản xuất, chứng từ sẽ đợc lập và ghi nh sau

Nợ 1418 (tạm ứng khác):xxxx đồng

Có 1111(tiền mặt):xxxx đồng

ở đây có hại loại tài sản biến động là tạm ứng và tiền mặt Cụ thể làloại tài sản "tạm ứng" tăng lên còn loại tài sản "tiền mặt" giảm đi Tổng tàisản vẫn không thay đổi

Cứ nh vậy, các nghiệp vụ kế toán đợc ghi nhận qua từng ngày, từngtháng, từng năm Tập hợp các nghiệp vụ kế toán theo từng thời kỳ sẽ cho ta

các báo cáo tài chính khác nhau tuỳ mục đích sử dụng.

Kiểm kê: là hình thức đếm tài sản xem tài sản hiện tại có bao nhiêu (sốlợng) và trị giá của tài sản (giá trị) bằng bao nhiêu Hình thức kiểm kê chỉthích hợp với những loại tài sản có thể đo đếm đợc (mét, kg, cái, đôi ) và

nó thờng đợc áp dụng trong hình thức tài sản là vật t hàng hoá Đối với cácloại hàng hoá khó có thể xác định đợc giá trị thực vì khấu hao (máy móc,nhà xởng, đất đai ) không đợc u tiên sử dụng phơng pháp này

Ghi sổ kép: đợc sử dụng khi một nghiệp vụ kế toán nhng có nhiều loạitài sản tham gia vào nghiệp vụ đó

Lập báo cáo: mục đích nhằm cung cấp thông tin cho ngời sử dụng.Mỗi nghiệp vụ kế toán đợc ghi nhận là các nghiệp vụ đơn lẻ, khi tập hợpcác nghiệp vụ đó theo một loại hình tài sản khác nhau, ta sẽ có các báo cáokhác nhau Mỗi báo cáo đó đợc dùng để cung cấp thông tin về sự biến độngcủa loại tài sản đó ví dụ: báo cáo lu chuyển tiền tệ cho biết dòng tiền trongcông ty hoạt động nh thế nào, nó đợc đầu t vào đâu, lợi nhuận đợc sinh ra từ

đâu

Ngoài ra còn rất nhiều phơng pháp khác Tất cả các phơng pháp này

đều đợc phản ánh chính xác, kịp thời, trung thực và phù hợp với các yêu cầukhác nhau

Các yêu cầu đến từ nhiều phía Một số yêu cầu đến từ bên trong doanhnghiệp nh yêu cầu của bộ phận sản xuất muốn biết loại vật t cần sản xuất cònhay hết, yêu cầu của giám đốc công ty muốn biết những ai còn nợ tiền côngty các yêu cầu này xuất phát từ việc phục vụ và quản lý doanh nghiệp.Những yêu cầu khác lại xuất phát từ bên ngoài doanh nghiệp nh cơ quan thuếmuốn biết doanh nghiệp trong tháng vừa rồi hoạt động ra sao để thu thuế, các

đối tác, bạn hàng muốn biết doanh nghiệp có khả năng thanh toán haykhông các yêu cầu này đều xuất phát từ mục đích quan hệ kinh tế

1.2.1 Khái niệm.

Hệ thông thông tin kế toán là một hệ thống chuyên dùng để thu thậpdữ liệu và xử lý dữ liệu kế toán theo một trình tự nhất định Từ đó, cácthông tin kế toán đợc tạo ra và đợc sử dụng cho các mục đích khác nhau.Thông tin kế toán có thể đợc sử dụng toàn bộ hoặc chỉ sử dụng một phầntuỳ thuộc vào yêu cầu của ngời sử dụng thông tin kế toán

Hình 1.2: Hệ thống thông tin kế toán là tập hợp của các hệ thống khác nhau

Có thể coi hệ thống thông tin kế toán là một kiểu hệ thống ứng dụng

Nó bao gồm rất nhiều các chơng trình điện toán và thủ tục cho phép giảiquyết từng mục tiêu kế toán khác nhau

Cũng có thể coi hệ thống thông tin kế toán là tập hợp của các hệ thốngkhác Hệ thống thông tin kế toán xử lý rất nhiều các nghiệp vụ kế toán khácnhau Mỗi nghiệp vụ kế toán tơng ứng với một hệ thống khác nhau Trongcác hệ thống này cũng có thể có rất nhiều hệ thống khác nhỏ hơn

Dữ liệu đầu vào của hệ thống thông tin kế toán là các nghiệp vụ kinh tếphát sinh đợc ghi nhận lại Thông tin đầu ra là các báo cáo sử dụng các dữliệu kinh tế phát sinh đã đợc ghi nhận và xử lý Ta có thể hình dung một hệthống thông tin kế toán đơn giản nh sau

Hình 1.3: Mô hình Hệ thống thông tin kế toán đơn giản.

Hệ thống thông tin quản lý kho

……

Hệ thống thông tin kế toán

1.2.2 Phân loại hệ thống.

Tuỳ từng mục đích, đặc tính và cấp độ quản lý mà có các cách phânloại khác nhau

Phân loại theo cấp ứng dụng: Một số sách chia doanh nghiệp ra làm

4 cấp quản lý khác nhau là chiến lợc, chiến thuật, chuyên gia và tác nghiệp.Tơng ứng với các cấp quản lý mà có các hệ thống khác nhau

 Hệ thống thông tin tác nghiệp: Giúp các cấp quản lý cấp thấp nh ởng nhóm, quản đốc… trong việc theo dõi các hoạt động cơ bản của doanhnghiệp

tr- Hệ thống thông tin cấp chuyên gia: Giúp đỡ các doanh nghiệp pháttriển các kiến thức mới, thiết kế sản phẩm…

 Hệ thống thông tin cấp chiến thuật: Giúp điều khiển, quản lý, tiếnhành hoạt động của các nhà quản lý cấp trung gian

 Hệ thống thông tin cấp chiến lợc: Giúp các nhà quản lý cấp cao xử lý

và đa ra các chiến lợc lâu dài

Phân loại theo mục đích sử dụng thông tin đầu ra:

 Hệ thống thông tin xử lý giao dịch – TPS: là hệ thống thông tin cơbản phục vụ cấp tác nghiệp của doanh nghiệp Nó là một hệ thống giúp thihành và ghi lại những hoạt động thờng ngày

 Hệ thống thông tin phục vụ quản lý – MIS: là hệ thống thông tinphục vụ các hoạt động quản lý của tổ choc Nó dựa vào hệ thống thông tin

xử lý giao dịch và các nguồn dữ liệu bên ngoài để đa ra các quyết định vềlập kế hoạch hay quyết định của cấp quản lý

 Hệ thống thông tin hỗ trợ gia quyết định – DSS: là hệ thống dùngcho mục đích là hỗ trợ các hoạt động ra quyết định

 Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành – ESS: là hệ thống tổng hợp cácdữ liệu bên trong cũng nh bên ngoài Nó không đợc thiết kế cho bất kỳ vấn

đề cụ thể nào mà nó tự tạo ra một môi trờng thông tin chung

 Hệ thống chuyên gia – ES: là một hệ thống trí tuệ nhân tạo, đợchình thành từ một cơ sở trí tuệ nhân tạo và một hệ động cơ suy diễn

Phân loại hệ thống theo chức năng nghiệp vụ.

 Hệ thống quản lý bán hàng và Marketing: là hệ thống hỗ trợ chonghiệp vụ bán hàng và marketing ở tất cả các cấp tác nghiệp, chiến thuật,

Hệ thống thông tin kế toán cũng là một hệ thống, nó thuộc hệ thốngchức năng nhiệm vụ nếu phân loại theo hệ thống chức năng nghiệp vụ Nócũng là hệ thống tác nghiệp nếu phân loại theo ứng dụng, nó cũng là một hệthống đóng có quan hệ…

1.2.3 Quy trình xây dựng hệ thống thông tin kế toán.

1.2.3.1 Điều tra, phân tích hệ thống.

Phân tích hệ thống là quá trình khảo sát hệ thống hiện hành và môi ờng của nó để đa ra các giải pháp và yêu cầu thông tin cho hệ thống mới.Phân tích hệ thống thông thờng phải trải qua 5 bớc cơ bản sau:

tr-Điều tra ban đầu: Đây là bớc cơ bản để có thể đa một hệ thống mới

vào hoạt động Tuy nhiên, một hệ thống mới cha chắc đã đợc đa vào sửdụng nếu quá trình điều tra ban đầu thấy rằng hệ thống cũ vẫn đáp ứng đợcnhu cầu sử dụng hiện tại cũng nh trong tơng lai gần Điều tra ban đầu baogồm một số các công việc sau

- Lập kế hoạch khảo sát: trớc khi tiến hành công việc, cần phải lên kếhoạch để thực hiện công việc trớc Lập kế hoạch cho ta biết cần phải làmnhững gì và làm nh thế nào, ai thực hiện và thực hiện các bớc nào… Bớckhảo sát này là khảo sát một cách tổng quan nhất, bao gồm các vấn đề nhpháp luật, chiến lợc hoạt động, môi trờng công nghệ… Sau khi đã có kếhoạch khảo sát thì mới tiến hành thực hiện từng vấn đề

- Kiểm tra vấn đề luật pháp: mỗi một hệ thống đều đợc xây dựng trênnền tảng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán Mà hệ thống

kế toán của Việt Nam luôn có sự thay đổi Kiểm tra pháp luật xem hệ thống

kế toán hiện hành có còn phù hợp với quy định của pháp luật hay không

- Xác định chiến lợc kinh doanh: mỗi một doanh nghiệp hoạt động đều

có mục tiêu, mục đích riêng của mình Thông thờng, mục tiêu, mục đích đókhông ngoài lợi nhuận Tuy nhiều công ty có cùng mục tiêu, mục đích nhngcách thức hoạt động lại khác nhau do chiến lợc kinh doanh khác nhau Vớimột công ty, tại một thời điểm có một chiến lợc riêng, đến thời điểm khác,chiến lợc có thể thay đổi cho phù hợp hơn Xác định chiến lợc kinh doanhchính là kiểm tra xem chiến lợc kinh doanh của hệ thống kế toán cũ đang

áp dụng nh thế nào

- Môi trờng công nghệ thông tin: Hệ thống kế toán bây giờ hầu hết đều

đợc ứng dụng công nghệ thông tin Tuy nhiên ứng dụng đến đâu, ứng dụng

nh thế nào lại phụ thuộc từng công ty Xác định môi trờng công nghệ thôngtin cho biết khái quán về mức độ đầu t công nghệ thông tin vào hệ thống

- Tìm hiểu và đánh giá hệ thống hiện hành so với những yêu cầu mới:mọi thứ đều vận động không ngừng, cả quá trình hoạt động kinh doanhcũng vậy Khi quá trình kinh doanh phát triển lên mức mới, hệ thống cũ cóthể đáp ứng đợc nhu cầu hay không cần phải tìm hiểu và đánh giá lại Côngviệc này quyết định nhiều đến vấn đề hệ thống mới có đợc đa vào hoạt độnghay không vì nếu hệ thống cũ vẫn đáp ứng đợc thì cần gì phải đầu t thay thế

hệ thống cũ

- Xác định vấn đề, nguyên nhân của hệ thống hiện tại không đáp ứng

đợc yêu cầu mới: Khi nhận thấy hệ thống cũ không thể đáp ứng đợc nhucầu mới thì cần phải chỉ rõ đợc nguyên nhân cũng nh vấn đề hệ thống cũkhông thể đáp ứng đợc bởi vì có thể chỉ cần phải thay thế hoặc cải tiến mộtchút của hệ thống cũ là có thể đáp ứng đợc hệ thống mới Nếu phải thay thếtoàn bộ, chi phí sẽ tốn kém hơn rất nhiều so với thay thế hay cải tiến một số

bộ phận

- Kiến nghị giải pháp mới: Sau khi biết chắc rằng hệ thống cũ khôngthể đáp ứng đợc nhu cầu mới Kiến nghị giải pháp mới nhằm mục đích địnhhớng xây dựng hệ thống mới

Khảo sát hệ thống: nhằm mục đích cung cấp thông tin cho giai đoạn

điều tra ban đầu cũng nh đánh giá tính khả thi của hệ thống mới Nó có cácbớc cơ bản sau:

- Tìm hiểu mô hình truyền dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán:chủ yếu xác định máy chủ và máy trạm, cơ chế hoạt động cũng nh phạm vịhoạt động của hệ thống kế toán đó.

- Xác định nhu cầu sử dụng: mỗi một bộ phận hầu nh chỉ làm một vàicông việc nhất định Nh trong kế toán ngân hàng, bộ phận giao dịch sẽ làmcông việc khác với kế toán ngân quỹ hay tiền lơng… nh vậy, mỗi một vị tríchỉ sử dụng một phần nhỏ của hệ thống đó Xác định nhu cầu xử dụng đểphục vụ cho quá trình phân quyền sử dụng sau này

- Đánh giá chi tiết kiểm soát nội bộ: hệ thống phải đảm bảo đợc cấptrên phải biết cấp dới làm gì Kiểm soát nội bộ chính là đánh giá độ an toàncủa hệ thống, hệ thống có đảm bảo hoạt động đúng yêu cầu hay không, cókhả năng bị tấn công từ bên ngoài hay không…

- Tìm hiểu thiết bị, phần mềm và nhân sự hiện có: thiết bị, phần mềm,nhân sự chính là một bộ phận của hệ thống hiện hành cũng nh hệ thốngtrong tơng lai

Nghiên cứu tính khả thi: khi định áp dụng một hệ thống thông tin kế

toán mới, cần đánh giá tính khả thi của hệ thống đó Tính khả thi bao gồmkhả thi về kinh tế, khả thi về kỹ thuật, khả thi về luật pháp, khả thi về thờigian cũng nh khả thi về hoạt động

- Khả thi về kinh tế chính là đánh giá chi phí đầu t và lợi ích mang lạicủa hệ thống mới

- Khả thi về kỹ thuật là đánh giá trình độ sử dụng cũng nh trình độ tiếnhành xây dựng hệ thống mới

- Khả thi về pháp luật là đánh giá hệ thống mới có phù hợp với phápluật hiện hành hay không

- Khả thi về thời gian chính là kiểm tra xem hệ thống mới có thể hoạt

động đợc bao lâu cũng nh bao giờ mới có thể bắt đầu hoạt động

- Khả thi về hoạt động chính là kiểm tra hệ thống đó có đáp ứng đợcnhu cầu sử dụng mới không

Xác định yêu cầu của hệ thống: Yêu cầu chính của hệ thống chính là

khả năng đáp ứng đợc công việc

Hồ sơ hệ thống: Là các hồ sơ liên quan đến quá trình xây dựng hệ

thống cũng nh sử dụng hệ thống mới

1.2.3.2 Thiết kế hệ thống.

Thiết kế hệ thống là xây dựng trên giấy mô hình hệ thống hay còn gọi

là đặc tả cách thức hoàn thành những yêu cầu của ngời sử dụng đối với hệthống mới Bớc này là bớc xác định những trang thiết bị, phần mềm sẽ đợc

sử dụng Quyết định luồn dữ liệu đầu và và đầu ra Quyết định cách tổ chức

hệ thống Thiết kế hệ thống thông tin kế toán cũng bao gồm 5 bớc nh thiết

kế hệ thống thông thờng

- Thiết kế giao diện ngời sử dụng: ngời sử dụng và máy tính giao tiếp

với nhau qua màn hình giao tiếp Vì ngời sử dụng là ngời giao tiếp trực tiếp

và thờng xuyên nhất với máy móc nên khi thiết kế giao diện cần phải có ýkiến của chính những ngời sử dụng Quá trình thiết kế cần chi tiết hoá cáccâu lệnh đầu vào cũng nh các báo cáo đầu ra

- Thiết kế dữ liệu: dữ liệu thờng đợc lu trữ dới dạng các cơ sở dữ liệu.

Chính vì vậy, thiết kế dữ liệu gắn liền với việc thiết kế cấu trúc cơ sở dữliệu Dữ liệu kế toán là kiểu dữ liệu thờng hay gặp nhất trong các hệ thống,

nó bao gồm rất nhiều trờng dữ liệu khác nhau, có liên kết theo mô hìnhquan hệ Mô hình quan hệ này cho phép ngời sử dụng truy suất rất nhiềuthông tin từ một trờng nhất định Ngoài ra, thiết kế dữ liệu còn quan tâm

đến thiết kế luồn dữ liệu vào ra của hệ thống, cách tổ chức cũng nh nộidung của dữ liệu đó

- Thiết kế quá trình: chính là quá trình thiết kế các phần mềm sử dụng

dữ liệu ở trên Thông thờng, quá trình thiết kế này chỉ thích hợp đối với cáccông ty lớn, cần đầu t trực tiếp phần mềm Các công ty khác thông thờnglựa chọn việc mua sẵn các phần mềm sử dụng thay vì đầu t viết phần mềm

 Phần cứng và thiết bị: bao gồm các máy móc thiết bị cần cho hoạt

động của hệ thống kế toán đó Chẳng hạn nh máy đọc mã vạch, máy tính,cây ATM…

 Nhân sự: là những ngời sử dụng hệ thống kế toán của công ty

- Xác định các tiêu chuẩn thiết kế: các tiêu chuẩn này chỉ đòi hỏi đốivới các công ty lớn và có nền tảng công nghệ thông tin khá cao Hầu hếtcác doanh nghiệp ở Việt Nam cha đáp ứng đợc tiêu chuẩn này và thông th-ờng thiết kế hệ thống không theo tiêu chuẩn nào

1.2.3.3 Xây dựng hệ thống.

Một hệ thống mới hình thành thờng đòi hỏi thêm các thiết bị và cácchơng trình Nó cũng có thể đòi hỏi thêm ngời sử dụng nếu hệ thống đóphát triển theo hớng mở rộng Xây dựng một hệ thống thông thờng trải qua

5 bớc sau:

- Cài đặt thiết bị: khi có thiết bị mới, máy tính hay bất kỳ một loại máykhác đều cần phải tiến hành lắp đặt thiết bị và cài các phần mềm sử dụng.Việc lắp đặt thiết bị thông thờng chỉ đòi hỏi chỗ để lắp đặt thiết bị và nốimạng vào hệ thống Nếu chỉ đơn giản là lắp đặt máy tính thì chỉ cần bàngần chỗ có ổ điện nhng nếu là lắp đặt các máy móc khác nh máy đọc mãvạch ở siêu thị hay máy đọc thẻ ATM thì đòi hỏi vị trí thích hợp hơn bảo

đảm tính an toàn cũng nh bảo mật cao

Sau khi tiến hành lắp đặt máy móc, cần phải tiến hành cài đặt các phầnmềm Các phần mềm này có thể mua hoặc viết Nó là các phần mềm ứngdụng, điều khiển, là phần mềm tơng tác giữa ngời sử dụng và máy Đối với

hệ thống thông tin kế toán, các phần mềm này chính là phần mềm kế toán,phần mềm văn phòng, font chữ…

- Lập trình: hoạt động này chỉ diễn ra khi quá trình cài đặt phần mềmquyết định sử dụng phần mềm tự lập trình (không phải phần mềm muangoài) Lập trình cho hệ thống đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả bởi vìchơng trình đợc viết cho chính hệ thống đó Tuy nhiên lập trình tốn rấtnhiều thời gian cũng nh công sức mới đa hệ thống vào hoạt động bình thờngbởi vì vừa viết, vừa phải sửa chơng trình cho phù hợp với thực tế sử dụng.Cách này thờng chỉ áp dụng đối với các công ty có vốn đầu t lớn và yêu cầu

công nghệ thông tin cao Hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam đều muaphần mềm sẵn có trên thị trờng.

- Huấn luyện: mỗi một hệ thống mới đều có nhiều điểm khác so với hệthống cũ Huấn luyện đảm bảo ngời sử dụng có thể hiểu đợc và vận dụng hệthống đó một cách trơn chu và hiệu quả Đây chính là quá trình đào tạo sửdụng Cả ngời sử dụng lẫn ngời quản trị hệ thống đều phải đợc huấn luyệnmột cách bài bản Quá trình huấn luyện bắt đầu diễn ra sau khi hệ thống đã

đợc cài đặt phần mềm, có thể nó đang ở giai đoạn kiểm tra thử nghiệm,cũng có thể ở giai đoạn hoạt động

- Kiểm tra: quá trình kiểm tra bao gồm kiểm tra phần cứng lẫn phầnmềm Kiểm tra phần cứng là kiểm tra xem máy móc thiết bị đã đợc lắp đặt

đầy đủ và đúng so với thiết kế hay cha Kiểm tra phần mềm là kiểm tra xemphần mềm đó hoạt động có đáp ứng đợc nhu cầu sử dụng hàng ngày haykhông Kiểm tra phần cứng và phần mềm còn đòi hỏi chúng hoạt động mộtcách ổn định trong thời gian dài

- Chuyển đổi: dữ liệu từ hệ thống cũ cần phải đợc cập nhật, chuyển đổisang hệ thống mới Có thể chuyển đổi dữ liệu bằng cách nhập trực tiếp nh-

ng thông thờng dữ liệu đợc chuyển đổi bằng các phần mềm Việc chuyển

đổi dữ liệu có thể xuất hiện nhiều vấn đề không mong đợi nh lỗi phần mềm,fond chữ, mất dữ liệu, xung đột phần mềm…

1.2.3.4 Bảo trì hệ thống

Hệ thống sau khi đợc lắp đặt và đa vào sử dụng vẫn cần đợc theo dõi

và bảo trì thờng xuyên Mục đích là kiểm soát hệ thống để hệ thống hoạt

động một cách tốt nhất Có hai loại bảo trì là bảo trì định kỳ và bảo trìkhông định kỳ Bảo trì định kỳ là cứ một khoảng thời gian nhất định, ngờiquản trị hệ thống đi kiểm tra và bảo trì hệ thống một lần, kiểm tra xem cósai sót thì khắc phục ngay Bảo trì không định kỳ là khi hệ thống đang hoạt

động mà gặp vấn đề cần sửa chữa Ngời quản trị hệ thống tiến hành bảo trìngay bộ phận có vấn đề Cũng có thể chia bảo trì hệ thống thành bảo trìtoàn bộ và bảo trì bộ phận

1.2.4 Điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin.

1.2.4.1 Cơ sở hạ tầng

Một hệ thống thông tin bao gồm ba yếu tố chính là phần cứng, phần

mềm, ngời sử dụng Cơ sở hạ tầng cho ứng dụng công nghệ thông tin ở đây

đề cập đến vấn đề phần cứng và những thứ liên quan cho việc lắp đặt phầncứng

Phần cứng của hệ thống thông tin kế toán bao gồm tất cả các máy mócthiết bị phục vụ cho công tác kế toán trong doanh nghiệp nh máy tính, máyquét mã vạch, máy đọc thẻ, máy scan, máy in… nói chung là một hệ thốngcác máy tính và các thiết bị vào ra

Các thiết bị phần cứng phải có chỗ để lắp đặt Văn phòng, nhà xởng lànơi các thiết bị phần cứng đợc lắp đặt Văn phòng, nhà xởng chính là cơ sởhạ tầng của hệ thống máy tính

Các thiết bị đã đợc lắp đặt đúng chỗ, không có mạng lới điện để hoạt

động, không có đờng dây mạng nối các máy với nhau, phần cứng không thểhoạt động đợc, nh vậy mạng lới điện, mạng nội bộ cũng là cơ sở hạ tầngcủa hệ thống

Mọi thứ để cho hệ thống máy tính đợc lắp đặt hoàn chỉnh đều đợc coi

là cơ sở hạ tầng cho việc ứng dụng công nghệ thông tin Mọi thứ mà đầy đủthì khả năng ứng dụng công nghệ thông tin nhanh, thành công Còn nếu nhkhông có văn phòng hoạt động thì muốn ứng dụng công nghệ thông tincũng là rất khó khăn

Ngày nay, hầu hết các doanh nghiệp đều có một nền tảng cơ sở hạ tầngnhất định đáp ứng đợc nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong doanhnghiệp Các doanh nghiệp hầu hết đều có văn phòng để hoạt động Máytính, tủ đựng hồ sơ giấy tờ, mạng lới điện, điện thoại, mạng internet đầy

đủ Có thể nói cơ sở hạ tầng của hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam đều

có thể đáp ứng đợc việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin

1.2.4.2 Phần mềm và các nhà cung cấp phần mềm.

Phần mềm của hệ thống thông tin kế toán là phần mềm kế toán, phầnmềm ứng dụng cho công tác kế toán và các phần mềm điều khiển (hệ điềuhành) của các máy trong hệ thống

Phần mềm điều khiển còn gọi là hệ điều hành, đây là phần mềm càitrên các máy tính và các máy sử dụng giao diện giao tiếp với ngời sử dụng.Mỗi một loại máy có phần mềm điều khiển riêng Hệ thống thông tin kếtoán thờng không có nhiều máy móc có hệ điều hành riêng, đa phần là máytính mới có hệ điều hành của nó Các cây ATM là một loại máy trong hệ

thống kế toán của ngân hàng cũng dùng hệ điều hành giống nh máy tínhthông thờng Nh vậy, hệ điều hành của các loại máy trong hệ thống thôngtin kế toán thờng gặp nhất là hệ điều hành window của Microsoft Hệ điềuhành này có rất nhiều loại khác nhau nh window, linux, mac, palm…mỗiloại lại có nhiều phiên bản khác nhau nh của window có winXP spack1,2,3,Vista…

Các phần mềm ứng dụng cho hệ thống kế toán cũng rất phong phú

Đơn giản là phần mềm văn phòng dùng để soạn thảo và lập báo cáo Loạinày cũng có rất nhiều loại, thông thờng ngời ta hay dùng word và excel củaMicrosoft, ngoài ra ngời ta cũng có thể sử dụng các phần mềm soạn thảokhác nh open office, tiny office…phần mềm ứng dụng còn có phần mềmchuyển đổi fond chữ, phần mềm gõ tiếng việt, phần mềm hỗ trợ kê khaithuế…

Phần mềm kế toán rất đa dạng và phong phú Mỗi một nớc đều có mộtvài công ty chuyên viết phần mềm kế toán ở Việt Nam có hai phần mềm

kế toán đợc ngời sử dụng biết đến nhiều nhất là phần mềm kế toán Bravo vàphần mềm kế toán Misa

Nếu nh phần mềm kế toán Misa là phần mềm đợc thiết kế sẵn thì phầnmềm kế toán Bravo là phần mềm mở Phần mềm kế toán Misa không thểthêm các modun và hầu nh không viết theo yêu cầu của ngời sử dụng.Trong khi đó, phần mềm kế toán Bravo có thể thêm các modun theo yêucầu, thậm chí có thể viết lại toàn bộ Tất nhiên giá của hai phần mềm nàykhác nhau Vì phần mềm kế toán Misa không thể thay đổi nên giá của nócao nhất là 7 triệu đồng cho 11 phân hệ viết sẵn Phần mềm kế toán Bravo

có giá lên đến hàng chục tỷ khi đợc viết riêng cho một tập đoàn thép

Mỗi một phần mềm đều gắn với tên tuổi của một nhà cung cấp Có rấtnhiều phần mềm, do vậy cũng có rất nhiều nhà cung cấp khác nhau Tuynhiên, đối với hệ thống thông tin kế toán thì chỉ có một vài nhà cung cấp

Đối với phần mềm hệ điều hành và phần mềm văn phòng, Microsoft là nhàcung cấp đợc a chuộng nhất hiện nay Còn đối với phần mềm kế toán, nếu

là các công ty vừa và nhỏ, phần mềm Misa khá thích hợp Các công ty lớnhơn có thể lựa chọn Bravo hoặc thuê hẳn một công ty lập trình viết riêngphần mềm Ngân hàng Agribank thuê hẳn một công ty Hàn Quốc (Hanen)viết phần mềm cho mình, đó là phần mềm có tên IPCas

Ngoài ra còn có rất nhiều các công ty khác cũng cung cấp phần mềm

kế toán Dạo quanh một vòng trên mạng, bạn có trong tay rất nhiều công tysẵn sàng cung cấp phần mềm kế toán theo yêu cầu của mình Các phầnmềm này đều đợc viết trên ngôn ngữ lập trình đơn giản nh Visual, Fox,Excel Giá cả từ vài trăm đến vài triệu Một số lập trình viên của các công

ty còn sẵn sàng viết thuê phần mềm với giá vài triệu đến chục triệu đồng

1.2.4.3 Nguồn nhân lực.

Nhân lực để sử dụng hệ thống thông tin kế toán có hai loại là nhữngngời quản trị mạng và ngời sử dụng Những ngời quản trị mạng là ngờiquản lý, vận hành hệ thống thông tin kế toán hoạt động một cách hiệu quả

và hợp lý Ngời sử dụng là các kế toán viên trong công ty sử dụng phầnmềm kế toán, đây là những ngời tham gia trực tiếp vào hệ thống thông tin

kế toán trong doanh nghiệp

Một số công ty nhỏ, hệ thống thông tin không có ngời quản lý và vậnhành Chỉ có duy nhất ngời sử dụng phần mềm kế toán tham gia vào hệthông thông tin kế toán

Ngời quản trị mạng phải là ngời đợc đào tạo một cách bài bản Tốithiểu phải là ngời đợc đào tạo về tin học, không thì phải là ngời đợc đào tạochuyên ngành quản trị hệ thống Ngời quản trị hệ thống có thể tham giatrực tiếp vào trong hệ thống thông tin kế toán cũng nh tham gia vào một vài

hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp

Ngời sử dụng (kế toán viên) phải có hiểu biết nhất định về tin học Nếukhông sẽ phải trải qua một lớp tập huấn sử dụng phần mềm Thông thờng,

kế toán viên có hiểu biết về phần mềm ứng dụng (word và excel), còn cácphần mềm kế toán hầu nh phải trải qua tập huấn mới có thể sử dụng đợc.Phần mềm hệ điều hành kế toán viên hầu nh không sử dụng (ngời quản trịmạng sử dụng), vì thế họ ít am hiểu phần mềm này

1.2.4.4 Tài chính.

Muốn đầu t hệ thống thông tin kế toán hay bất kỳ hệ thống thông tinnào khác cũng cần có tài chính Tài chính ở đây chính là tiền để đầu t muamáy móc thiết bị cho hệ thống, là tiền thuê lắp đặt và vận hành, là tiền đàotạo sử dụng cũng nh sửa chữa khi hỏng hóc, là tiền trả hàng tháng để hệthống hoạt động…

Đầu t thêm một máy móc, không chỉ đơn giản là bỏ tiền ra mua máy

móc đó, nó còn có tiền vận hành, tiền thuê ngời sử dụng (tuyển nhân viênmới), tiền điện hàng tháng…

Số tiền đầu t vào hệ thống thông tin kế toán dựa trên số đầu máy đợc

sử dụng cũng nh số ngời vận hành máy đó Một hệ thống càng nhiều máymóc và con ngời trong đó, hệ thống đó càng cần nhiều tiền để đầu t Thôngthờng, các công ty thờng đầu t lớn ở giai đoạn đầu, đó là giai đoạn thành lậpcông ty Sau đó, nếu có đầu t cũng chỉ là đầu t nhỏ Chỉ đến khi mở rộngquy mô sản xuất hay thay đổi hệ thống thì mới có sự đầu t lớn

Với một công ty nhỏ, số tiền đầu t cho hệ thống thông tin kế toánchính là số tiền trả hàng tháng cho ngời kế toán viên và số tiền mua máytính ban đầu (thờng một kế toán / một máy) Tiền điện để vận hành sẽ rơivào chi phí chung, không có ngời quản trị hệ thống nên không mất tiền.Một công ty có khoảng 3 kế toán, số tiền đầu t ban đầu khoảng 25 triệu

đồng (mua máy tính, máy in, phần mềm, các thiết bị khác…) Đối với cáccông ty lớn nh siêu thị, ngân hàng, số tiền đầu t cho hệ thống kế toán lên

đến hàng trăm triệu đồng ví dụ chi nhánh Agribank Hà Thành (đờng LêThanh Nghị), phòng kế toán có 16 máy tính ở hội sở chính, 25 máy tính ởcác phòng giao dịch, máy in trung bình 2 ngời / 1 máy Tính trung bình 7triệu/máy tính, số tiền đã lên đến hơn 280 triệu đồng( cha tính đến tiền muaphần mềm, tiền trả lơng nhân viên, tiền điện…)

tại việt nam

Hiện nay, công nghệ thông tin có mặt hiện hữu ở khắp các doanhnghiệp Cả doanh nghiệp nhà nớc có số vốn đến hàng trăm tỷ đồng đếndoanh nghiệp t nhân có số vốn vài chục triệu đồng Từ công ty hợp doanh,công ty cổ phần đến các công ty trách nhiệm hữu hạn Tuy nhiên, ứng dụngcông nghệ thông tin vào công tác kế toán của các công ty đều khác nhau.Các công ty nào hiểu sự cần thiết của công nghệ thông tin thì đầu t nhiều,công ty nào không quan tâm đến công nghệ thì đầu t ít

Đối với các doanh nghiệp ở Việt Nam, đại đa số là các công ty nhỏ lẻ.Các công ty này đầu t công nghệ thông tin chỉ dừng ở mức sử dụng, tức là

đầu t máy tính để sử dụng cho việc đánh văn bản cũng nh sử dụng một vàiphần mềm kế toán thông thờng Các phần mềm đó chỉ là các phần mềm

nhập số liệu thông thờng từ bàn phím và đợc kế toán viên nhập vào theo cáchoá đơn, chứng từ chuyển về Một số công ty lớn, thuộc doanh nghiệp nhànớc cũng sử dụng biện pháp nhập số liệu trực tiếp từ bán phím thông qua kếtoán viên.

Hình 1.4: HTTT Kế toán đơn giản

Đối với các công ty lớn hơn một chút, có sự đặc thù trong hoạt động

nh siêu thị, hệ thống thông tin đợc ứng dụng khá là rộng rãi Máy móc bâygiờ không đơn giản chỉ là những chiếc computer mà nó còn là những máy

đọc mã vạch, máy tính tiền, máy giám sát (camera)… Hệ thống thông tin Hệ thống thông tinứng dụng vào kế toán bắt đầu có sự khác biệt Giờ đây, kế toán viên khôngphải là ngời duy nhất trực tiếp nhập số liệu kế toán Những ngời bán hàng,thu ngân đã trở thành một trong những ngời sử dụng của hệ thống thông tin

kế toán Số liệu đợc truyền trực tiếp từ các máy quét mã vạch, máy tínhtiền… Hệ thống thông tin đến máy tính của kế toán Tất nhiên là máy của kế toán phải càiphần mềm tơng ứng Đối với hệ thống thông tin kế toàn này thờng đòi hỏi

có sự quản trị hệ thống, tức là hệ thống thông tin kế toán đó luôn phải đặt

d-ới sự giám sát của đội ngũ nhân viên máy tính (IT) Việc giám sát này đảmbảo hệ thống hoạt động một cách trôi chảy và ổn định

Hình 1.5: HTTT Kế toán có sự kết nối mạng

Kế toán viên Kế toán viên Kế toán viên

Kế toán viên nhập số liêu trực tiếp từ bàn phím

Hình 1.6: HTTT kế toán lớn, khách hàng là một phần của hệ thống

Đối với các công ty lớn, có nhiều chi nhánh, trải khắp nơi nh ngânhàng, hệ thống thông tin đợc ứng dụng nhiều hơn và sâu hơn Ngời nhập sốliệu bây giờ không chỉ là ngời của công ty mà còn bởi chính khách hàng

Hệ thống ATM (cây rút tiền tự động thông qua thẻ) chính là một máy tính

sử dụng phần mềm riêng, khách hàng là ngời sử dụng, tơng tác trực tiếp, ralệnh cho máy tính Số liệu đợc truyền trực tiếp về trung tâm xử lý Hệ thốngthông tin của các ngân hàng cũng khác với hệ thống thông tin của siêu thị.Nếu ở siêu thị, hệ thống thông tin chỉ gói gọn trong một siêu thị (mạngLAN) thì ở các ngân hàng, mỗi chi nhánh đều có sự liên kết với nhau Hệthống máy tính không chỉ gói gọn trong một chi nhánh mà bao phủ rộngkhắp cả nớc ( mạng WAN)

Nh vậy, ta có thể chia ra làm 3 loại hệ thống thông tin kế toán khácnhau cho các doanh nghiệp Việt Nam

Loại 1: Hệ thống thông tin kế toán chỉ bao gồm một hoặc một số máytính nối mạng với nhau thành một hệ thống, ngời sử dụng hệ thống là kếtoán viên Hệ thống này có hoặc không có ngời quản trị hệ thống, và xuấthiện ở hầu hết các doanh nghiệp ở Việt Nam

Loại 2: Hệ thống thông tin kế toán không chỉ bao gồm máy tính màcòn bao gồm một số loại máy khác đợc nối với nhau thành một hệ thống

n

1

Chi nhánh

n

1

Chi nhánh

n

Ngời sử dụng là nhân viên trong công ty Các máy này nối với nhau tạothành một mạng LAN Hệ thống này cần có ngời quản trị hệ thống, xuấthiện ở các doanh nghiệp kinh doanh lớn, có sự giao tiếp trực tiếp giữakhách hàng và ngời bán nh siêu thị nhà hàng, khách sạn…

Loại 3: Hệ thống thông tin kế toán bao gồm một hệ thống các loại máykhác nhau Ngời sử dụng hệ thống không chỉ gói gọn trong các nhân viêntrong công ty mà còn bởi khách hàng Hệ thống máy tính nối mạng rộngkhắp, bao gồm rất nhiều mạng LAN khác nhau tạo thành một mạng WAN

Số liệu đợc chuyển trực tiếp đến trung tâm xử lý đặt tại một nơi duy nhất

Hệ thống này cần có nhiều cấp quản trị hệ thống khác nhau Cấp quản trị hệthống cấp cơ sở (nhiều) và cấp quản trị hệ thống chung (một) Hệ thống nàyxuất hiện ở các ngân hàng trên toàn quốc

Kết luận chơng i:

Trong chơng 1, học viên giới thiệu tóm tắt về cơ sở lý luận của côngtác kế toán và hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp Trong phầngiới thiệu cơ sở lý luận của công tác kế toán, học viên chỉ tập trung vào giớithiệu nội dung công tác kế toán, yêu cầu của thông tin kế toán và các côngviệc thờng ngày của công tác kế toán Trong phần giới thiệu hệ thống thôngtin kế toán, học viên giới thiệu qua về hệ thống thông tin kế toán, cách xâydựng hệ thống thông tin kế toán và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin

kế toán ở Việt Nam Trong toàn bộ chơng 1, học viên tập trung vào mụcxây dựng hệ thống thông tin kế toán vì nó là cơ sở, tiền đề cho việc đánhgiá, thiết lập lại hệ thống thông tin kế toán của công ty ở phần sau

chơng II phân tích thực trạng công tác kế toán tại công

động của công ty đều mang phong cách của công ty xây dựng số 7, tácphong làm việc giống nh ở công trờng

Khi công ty mới thành lập, công ty đăng ký hoạt động sản xuất ở Khucông nghiệp huyện Mê Linh tỉnh Vĩnh Phúc Hiện tại, do một phần tỉnhVĩnh Phúc trở về Hà Nội mà huyện Mê Linh là một trong số đó, công ty đãchuyển đổi giấy phép đăng ký kinh doanh về Hà Nội Thực tế trớc đây,

công ty đợc thành lập, thuê văn phòng của nhà Máy Kính, thuộc công tyxây dựng số 7 ở Huyện Mê Linh Giờ mọi hoạt động đều đã chuyển về khu

Mễ Trì Hạ và khu CN An Khánh nhng công ty vẫn đăng ký theo địa chỉ cũ

- Sản xuất đồ gia dụng bằng nhựa; Sản xuất và buôn bán hàng thủ công

mỹ nghệ; Sản xuất và mua bán vật liệu xây dựng; Mua bán hàng tiêu dùng,

đồ gia dụng điện, điện tử, điện lạnh;

- Kinh doanh nhà hàng, khách sạn, khu vui chơi giải trí( cầu lông,bóng bàn, bi a, tennis); Mua bán vật t, vật liệu ngành nhựa; Xây dựng cáccông trình dân dụng, công nghiệp, cấp thoát nớc, điện dân dụng;

- Trang trí nội, ngoại thất công trình;

- Đầu t và kinh doanh bất động sản

Tuy nhiên, trên thực tế công ty mới chỉ sản xuất và lắp đặt cửa nhựa.Công ty chỉ có duy nhất một trụ sở làm việc và một xởng sản xuất, không

có bất kỳ cửa hàng, đại lý bán hàng hay phòng trng bày bán hàng

Các sản phẩn của công ty là các cửa ra vào và cửa sổ Công ty không

có bất kỳ một mẫu mã cố định cũng nh kiểu dáng để giới thiệu với kháchhàng Tất cả các sản phẩm làm ra đều đợc thiết kế theo yêu cầu của kháchhàng, phụ thuộc vào kích thớc của cửa cũng nh vật liệu (loại thanh nhựa)làm cửa Vì các thanh nhựa của công ty đều có dạng thanh thẳng nên công

ty không thể làm cửa có dạng uốn cong

Cơ cấu tổ chức của công ty không thay đổi sau 5 năm hoạt động, baogồm 2 cấp Cấp 1 chính là ban giám đốc, cấp 2 là các phòng ban Ban giám

đốc của công ty có duy nhất một giám đốc, không có phó giám đốc Cácphòng ban khác của công ty bao gồm phòng tổ chức, phòng kế toán, phòng

kỹ thuật, xởng sản xuất Lái xe không đợc xếp phòng riêng, cũng khôngthuộc phòng tổ chức Tuy nhiên để quản lý cũng nh làm lơng, lái xe đợctheo dõi bởi phòng tổ chức Đội lắp dựng không đợc xếp thành phòng riêng,cũng không đợc tính vào bất kỳ phòng khác nh lái xe Đợc hạch toán lơng

riêng và tách khỏi công nhân xởng sản xuất Cơ cấu tổ chức này không đợc

cụ thể hoá bằng văn bản Mọi việc đều đợc quyết định trực tiếp từ giám đốc.Trải qua hơn 5 năm hoạt động, nhân sự của công ty biến động rấtnhiều Có rất nhiều ngời đến cũng có rất nhiều ngời đi Đối với một số ngờicông ty giống nh một nơi trú chân tạm thời Thành phần cốt cán của công tybao gồm 1 giám đốc, một trởng phòng tổ chức, một kế toán trởng Đây lànhững ngời đợc đích thân chủ tịch công ty ký quyết định bổ nhiệm Cả 3ngời này đều xuất thân từ công ty Vinaconex 7 Những ngời còn lại là đều

đợc tuyển từ bên ngoài vào Đến giữa năm 2008, một trong những thànhviên cốt cán của công ty là trởng phòng tổ chức quyết định rời khỏi công ty.Các nhân viên khác nh kế toán, kỹ thuật trong các năm hoạt động có rấtnhiều ngời rời khỏi công ty sau một thời gian công hiến cho công ty Quyết

định ra đi của mọi ngời đều liên quan đến vấn đề thu nhập

Biến động nhân sự nhiều nhất ở phía công nhân Công ty có hai loạicông nhân là công nhân sản xuất và công nhân lắp dung Công nhân sảnxuất là công nhân chuyên sản xuất cửa nhựa, hoạt động dới xởng sản xuất

và chịu sự quản lý trực tiếp từ xởng trởng Công nhân lắp dựng là công nhânchuyên đi lắp dựng các công trình Công nhân lắp dựng chịu sự quản lý trựctiếp của đội trởng lắp dựng, cũng là một công nhân lắp dựng Thông thờnghàng năm, công ty đều phải tuyển một đợt công nhân mới vì số công nhân

cũ đa phần bỏ việc vì hoặc trả lơng chậm, hoặc không có việc để làm

Tính đến ngày 31/12/2008, công ty có 11 cán bộ và 10 công nhân xảnxuất và lắp dựng Số lợng này đợc phân bổ theo sơ đồ tổ chức nhân sự ở bêndới:

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty cổ phần đầu t và

thơng mại Vinaconex

Số lợng nhân sự biến động ở hầu hết tất cả các phòng Riêng trong năm

2008, biến động nhân sự xảy ra ở tất cả các phòng (trừ phòng giám đốc) Phòng tổ chức hành chính: nhân sự ban đầu có một ngời, nguyên là ng-

ời của công ty xây dựng số 7, đợc chính chủ tịch hội đồng quản trị ký quyết

định, nguyên trởng phòng tổ chức hành chính Rời khỏi công ty vào tháng 7năm 2008 Thay thế vị trí này là cán bộ vật t thuộc phòng kỹ thuật kiêmkinh doanh

Phòng kỹ thuật: nhân sự ban đầu 5 ngời gồm một quyền trởng phòng

và 4 nhân viên Trong đó, một nhân viên làm vật t và 3 làm kỹ thuật Saunày, vì nhân sự phòng hành chính không có nên nhân viên vật t chuyểnsang phòng tổ chức (không có chức danh trởng phòng hoặc phó phòng), haingời chuyển công tác sang công ty khác vào tháng 6 (kỹ thuật viên) vàtháng 10 (quyền trởng phòng) Đầu tháng 10, một nhân viên mới đợc tuyểnvào phòng kỹ thuật (kỹ thuật viên kiêm vật t)

Phòng kế toán: Biên chế của phòng kế toán bao gồm 3 ngời gồm một kếtoán trởng, một kế toán viên và một thủ quỹ Đến tháng 4/2008, một nhânviên mới đợc tuyển vào làm kế toán viên, đến đầu tháng 6, hai nhân viên củaphòng là kế toán và thủ quỹ đồng thời nghỉ thai sản, phòng làm việc thực sựchỉ còn 2 ngời gồm kế toán trởng và kế toán viên (kiêm thủ quỹ)

Số l ợng: 1

Lái xe: Lái xe không thuộc một phòng nào của công ty Tuy nhiên, đềkiểm soát quá trình hoạt động của xe cũng nh tính lơng cho lái xe, nhânviên lái xe đợc xếp vào sự quản lý của phòng tổ chức Vào tháng 6/2008, dolái xe nghỉ việc nên vị trí lái xe đợc thay thế bởi một công nhân của đội lắpdựng.

Xởng sản xuất: xởng sản xuất có sự biến động ở số lợng công nhân sảnxuất Công nhân sản xuất đợc làm bảng lơng riêng, ăn lơng khoán theo sảnphẩm Chính vì vậy mà lơng công nhân cao hơn 2 đến 3 lần lơng cán bộ vănphòng Tuy nhiên, vì lý do tài chính mà lơng công nhân (cũng nh cán bộ)

đều bị chậm Nhiều tháng công nhân chỉ có tiền ăn ca mà không có tiền

l-ơng, thế nên công nhân sau một thời gian làm việc đều tìm chỗ mới để làm.Tháng 5 năm 2008 là thời điểm công nhân tuyển một loạt công nhân mớithay thế số công nhân cũ bỏ đi Số công nhân mới đợc tuyển vào là 8 ngờibao gồm cả công nhân lắp dựng

Đội lắp dựng: Công nhân lắp dựng cũng giống nh công nhân xởng sảnxuất, ăn lơng khoán theo sản phẩm, đợc quản lý bởi một đội trởng làm mộtcông nhân làm việc lâu năm, chịu sự quản lý trực tiếp từ giám đốc và phòng

kỹ thuật Ngoài ra, công nhân lắp dựng và công nhân xởng sản xuất nhiềukhi đảo lẫn cho nhau Tức là nhiều khi cần sản xuất nhiều, công nhân lắpdựng xuống xởng làm việc nh công nhân sản xuất và chịu sự quản lý của tr-ởng phòng sản xuất

Hình 2.2: Sơ đồ biến động nhân sự của công ty cổ phần đầu t và

kế toán của công ty cũng giống nh hầu hết các công ty sản xuất thông ờng

th-Quy trình làm việc của công tác kế toán đợc thể hiện ở hình 2.3 th-Quytrình bắt đầu bằng việc nhận hoá đơn chứng từ do các phòng ban khácchuyển về hoặc trực tiếp đi lấy từ khách hàng Hoá đơn chứng từ do cácphòng ban khác chuyển về hầu hết là hoá đơn đỏ mua vật t, tiếp khách…ngoài ra còn có các chứng từ khác nh giấy nộp tiền tạm ứng, giấy tạm ứng,hợp đồng… Hoá đơn chứng từ do phòng kế toán lấy thông thờng là sổ phụngân hàng, giấy tạm ứng và hoàn tạm ứng cho nhân viên phòng, hoá đơnbán hàng…

Khi kế toán viên có hoá đơn chứng từ trong tay, việc đầu tiên là kiểmtra tính hợp lệ của hoá đơn chứng từ đó Nếu là các hoá đơn đỏ hoặc là hoá

đơn bán hàng thông thờng, việc đầu tiên cần kiểm tra là tính hợp lệ của cáchoá đơn đó bằng các kiểm tra mã số thuế trên mạng Sau đó kiểm tra hànghoá có phù hợp với mặt hàng công ty đó cung cấp không, kiểm tra giá trịhàng hoá ghi trên hoá đơn và số lợng hàng hoá có khớp với bảng kê kèmtheo không… Đối với các chứng từ khác cũng đợc kiểm tra xem có phù hợphay không Nếu toàn bộ số hoá đơn chứng từ đó không hợp lệ, trả lại và yêucầu hoàn thành đầy đủ hoá đơn chứng từ Nếu đã hợp lệ, chuyển sang bớctiếp theo

Phân loại hoá đơn chứng từ nhằm mục đích xác định xem hoá đơnchứng từ đó cần ghi vào mục nào của công tác kế toán Ví dụ hoàn ứng, cóthể ghi vào mục tạm ứng, cũng có thể trừ trực tiếp vào lơng Hoá đơn có thểtreo công nợ, có thể là thanh toán trực tiếp… Phân loại hoá đơn chứng từ rất

có lợi khi có nhiều mảng kế toán cần làm vì nó giúp cho kế toán viên kiểmsoát đợc công việc của mình

Hình 2.3: Lu đồ quy trình công việc kế toán trong công ty

CP ĐT&TM Vinaconex

Nhập vào máy là công việc của kế toán viên ghi sổ kế toán Trớc kia,khi cha áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán, công việc nhậpvào máy chính là công việc ghi sổ cái hàng ngày Từ các số liệu trên hoá

đơn chứng từ, kế toán viên tiến hành hạch toán các nghiệp vụ kế toán vàomáy đồng thời ghi sổ các nghiệp vụ đó Trờng hợp này cũng xuất hiện rấtnhiều lỗi từ các hoá đơn đa về Ví dụ hoá đơn đa về trong khi máy cha xácnhận đợc tên nhà cung cấp cũng nh khách hàng, trờng hợp này cũng phảitrả lại để bổ xung cho đầy đủ Đây là bớc kiểm tra lần thứ hai của kiểm tra

Nhận hoá đơn chứng từ

Phân loại HĐ CT

Sửa,

bổ xung

Lập báo cáo Nhập vào máy

Bắt đầu

Kiểm tra tính hợp lệ hoá đơn chứng từ

Máy báo lỗi, dữ liệu không hợp lệ

hoá đơn chứng từ nhằm đảm bảo hoá đơn chứng từ hợp lệ và không sai sótkhi hoạch toán các nghiệp vụ kế toán.

Lập báo cáo có thể đợc coi là công đoạn cuối của công tác kế toán

Đối với rất nhiều công ty, đặc biệt là các ngân hàng, cuối ngày đều có khoá

sổ kế toán, đây là một hình thức lập báo cáo ngày của ngân hàng Đối vớicác công ty khác, báo cáo chỉ đợc lập vào cuối tháng, cuối quý hoặc cuốinăm, khi mà cần lu trữ hoặc báo cáo nhà nớc Trong rất nhiều trờng hợp,khi ban giám đốc hoặc các phòng ban khác cần số liệu kế toán, quá trìnhlập báo cáo cũng đợc tiến hành nhằm cung cấp số liệu một cách chính xácnhất

Số liệu kế toán đợc sử dụng cho hầu hết các phòng ban trong công ty,

từ phòng giám đốc đến phòng kỹ thuật, tổ chức hay xởng sản xuất, số liệu

đợc nhiều ngời sử dụng nhất chính là số tiền tạm ứng của các cá nhân Trong điều kiện khó khăn về tài chính khi tiền lơng cha có, hầu hếtnhân viên của công ty đều phải tạm ứng, chính vì vậy mà số liệu kế toán

đều đợc mọi ngời sử dụng Ngoài ra, còn có rất nhiều số liệu kế toán khác

đợc sử dụng nh bảng chấm công dùng cho phòng tổ chức làm lơng, bảngtổng hợp công nợ dùng cho phòng kỹ thuật đi đòi nợ, bảng tổng hợp vật tcho phòng vật t, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cho nhà n-

ớc cũng nh ban giám đốc… Mô hình sử dụng thông tin kế toán đợc mô tả ởhình 2.4

Hình 2.4: Mô hình sử dụng thông tin kế toán ở công ty cổ phần đầu t

và nhỏ Cục thuế Hà Nội là cơ quan giám sát trực tiếp công ty

Một số chỉ tiêu tài chính của công ty cổ phần đầu t và thơng mại vinaconex năm 2007.

Chỉ số thanh toán

Chỉ số thanh toán hiện hành: là chỉ số đo lờng khả năng doanh nghiêp

đáp ứng các nghĩa vụ tài chính ngắn hạn Chỉ số này ở mức 2-3 đợc xem làtốt Chỉ số càng thấp, doanh nghiệp càng gặp khó khăn

Đối t ợng khác Tạm ứng