phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tiền lương cho công ty thương mại tổng hợp miền nam chi nhánh tại hà nội

Tin học thực sự trở là một ngành khoa học về các quá trình thu thập xử lý và lưu trữ thông tin một cách có hiệu quả nhất , ý thức được vai trò và ý nghĩa quan trọng đó nên trong lần làm

Lời Mở đầu

Ngày nay xã hội phát triển không ngừng nhanh chóng, xã hội càng phát triển thì thông tin càng to lớn dồi đào , phong phú và đa đạng Thông tin thực sự trở thành nguồn tài nguyên vô cùng quí giá trong đời sống khoa học kỹ thuật , kinh

doanh cũng như mọi hoạt động khác của xã hội Những ứng dụng tin học đã trợ

giúp con người sản xuất hiệu quả thúc đây các tiến trình làm việc được nhanh chóng Khi lượng thông tin gia tăng thì nhu cầu của việc quản lý , tổ chức và xử

lý thông tin có một ý nghĩa quan trọng đối với những người lãnh đạo Trước những nhu cầu như vậy thì việc lưu trữ và xử lý thông tin bằng phương pháp thủ công và số tay truyền thống không còn phù hợp nữa Chính vì vậy vấn đề quan

trọng duoc dat ra la lam thé nao dé khai thác nhanh , chính xác và hiệu quả lượng

thông tin quí giá đó chỉ có máy tính là cộng cụ điện tử cho phép xử lý nhanh

chóng các nhu cầu khác nhau , sản phẩm của nó được ứng dụng rộng rãi trong thực tiễn Tin học thực sự trở là một ngành khoa học về các quá trình thu thập xử

lý và lưu trữ thông tin một cách có hiệu quả nhất , ý thức được vai trò và ý nghĩa quan trọng đó nên trong lần làm báo cáo thực tập tốt nghiệp này em xin được ứng dụng tin học vào công tác quản lý nhân sự , lương của công ty thương mại tổng hợp miền Nam Thực hiện hình thức phân phối tiền lương hợp lý nhằm

đảm bảo sự công bằng tạo ra động lực khuyến khích người lao động, làm cho năng suất tăng thêm, hạ giá thành tăng sức cạnh tranh trên thị trường góp phần tạo nên lợi nhuận cho doanh nghiệp , tăng thu nhập cho người lao động Đối với

doanh nghiệp nhất là doanh nghiệp thương mại thì chi phí tiền lương chiếm tỷ

trọng lớn trong tổng chỉ phí kinh doanh Một sự biến động nhỏ trong tiền lương

có thê ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh trong doanh nghiệp Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống đo đó tô chức quản lý nhân sự, tiền

lương là một phần kế toán quan trọng giúp cho các nhà quản lý số lượng va chất lượng làm việc góp phần nâng cao năng suất hiệu quả lao động

Bắt cứ một doanh nghiệp hay tô chức nào, dù chúng có tầm vóc lớn đến đâu, hoạt động trong lĩnh vực nào, tầm quan trọng của yếu tố con người là một thực tế

hiển nhiên không ai phủ nhận được Vì thế vấn đề quản lý nhân sự tiền lương càng được các nhà quản trị quan tâm nghiên cứu và phân tích

1.Mục đích, ý nghĩa của báo cáo

Nghiên cứu phân tích hệ thống nhân sự tiền lương nhằm xây dựng chương

trình quản lý nhân sự tiền \ lương cho doanh nghiệp áp dụng cho Công ty thương mại tổng hợp miền Nam chi nhánh tại Hà Nội

Việc xây dựng chương trình quản lý nhân sự tiền lương cho Công ty, qua đó

rút ra được những kinh nghiệm thực tiễn để xây dựng chương trình quản lý nhân

sự tiền lương cho các doanh nghiệp nói chung và những doanh nghiệp nói riêng là cần thiết và mang ý nghĩa thực tiễn

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Công ty thương mại tổng hợp miền Nam như một dẫn chứng cụ thể để áp

dụng xây dựng chương trình quản lý nhân sự \ tiền lương thực hiện công tác thanh

toán tiền lương theo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

-Nghiên cứu cơ bản về quản lý ( nhân sự), tiền lương trong nền kinh tế thị

trường

-Tìm hiểu về phương pháp phân phối và thanh toán tiền lương theo hiệu quả

sản xuất kinh doanh và thưởng vận hành an toàn cho CNVC liên quan trực tiếp

đến quá trình sản xuất kinh doanh toàn công ty

-Phân tích hệ thống và quy trình nghiệp vụ quản lý nhân sự tiền lương

3 Kết cầu và nội dụng của báo cáo

Tên báo cáo: “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tiền lương cho

Công ty thương mại tổng hợp miền Nam chỉ nhánh tại Hà Nội

Báo cáo gồm :

-Mở đầu

Phần I: Sơ lược về công ty thương mại miền Nam

Phần II : Phân tích về hệ thống xử lý

Phan III: Phân tích hệ thống về đữ liệu

Phần IV: Các giao diện chính của chương trình

Kết luận

Phụ lục

4 Những thuật ngữ và cum từ viết tắt

'VHAT : Vận hành an toàn

CNVC : Công nhân viên chức

CBCNV: cán bộ công nhân viên

TCNSTL: Tổ chức nhân sự tiền lương

BHYT: bảo hiểm y tế

BHXH: bảo hiểm xã hội

CFCD: chi phi công đoàn

Sơ lược về công ty thương mại miền Nam

/ 1 Dac diém chung cua don vi Lịch sử phát triên của công ty thương mại tông hợp

Căn cứ vào quyết định số 858 HĐTW-QĐ ngay 1/1/1994 của chủ tịch HĐTW liên minh các hợp tác xã Việt Nam về việc thành lập công ty thương mại tổng hợp miền Nam và quyết định số 8591 HĐTW-Quyết định ngày 1/11/1994 về việc phê

chuẩn điều lệ hoạt động của công ty thương mại tổng hợp miền Nam

Căn cứ vào nhu cầu và khả năng mở rộng và phát triển của doanh nghiệp công ty theo đề nghị của của đồng chí trưởng phòng tổ chức hành chính chỉ nhánh công ty thương mại tông hợp miền Nam trực thuộc công ty thương mại tổng hợp miền Nam được thành lập ngày 10/2/1995 tại Hà Nội

- _ Chỉ nhánh là đơn vị hạch toán kế toán đầy đủ , phụ thuộc công ty thương mại tong hop miền Nam

- _ Chi nhánh có con dấu riêng theo qui định của nhà nước

- _ Chi nhánh được phép mở tài khoản tại ngân hàng đề chủ động giao dịch

- _ Trụ sở chỉ nhánh đặt tại 160 Nguyễn Lương Bằng Quận Đống Đa, Hà Nội

- _ Để kinh đoanh hàng hóa dịch vụ các doanh nghiệp cần phải có một số tiền vốn

nhất định , số vốn đó gọi là vốn kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, gồm có vốn có định và vốn lưu động Vốn có định là vốn đầu tư vào tài sản cố

định của các doanh nghiệp chiếm khoảng 20% tổng số vốn kinh doanh Vốn lưu động gồm tài sản lưu động và vốn lưu thông biểu hiện bằng tiền hợp thành Vốn của chỉ nhánh công ty được huy động từ nhiều nguồn

2 Chức năng và nhiệm vụ của hệ thông quản lý nhân sự / lương

Hệ thống quản lý nhân sự có chức năng thường xuyên thông báo cho lãnh đạo về

các mặt công tác : tổ chức lao động , tiền lương, thi đua chấm công khen thưởng,

kỷ luật hệ thống này được đặt dưới sự trực tiếp của giám đốc

Với chức năng như vậy, hệ thống quản lý nhân sự có nhiệm vụ luôn cập nhật hồ

sơ cán bộ công nhân viên theo qui định , thường xuyên bổ sung những thông tin thay đổi trong quá trình công tác của cán bộ công nhân viên việc theo déi và quan

lý nhân sự để chấm công và thanh toán lương cũng là nhiệm vụ quan trọng của hệ thống Ngoài ra , công tác thống kê báo cáo tình hình theo yêu cầu của ban giám

đốc cũng là nhiệm vụ không thê thiếu trong hệ thống quản ly

3 Dac diém hoạt động kinh doanh của chỉ nhánh

_~Nội thương hàng tiêu dùng , kinh doanh xuất nhập khâu , cung ứng vật tư

-Kinh doanh dịch vụ, đại lý mua bán kí gửi trong và ngoài nước

Cụ thể chỉ nhánh thực hiện

- Kinh doanh thương mại điện tử, điện lạnh , xe máy , xe đạp , thương mại kim

khí, vật tư thiết bị , vật liệu xây đựng

- Tổ chức mua, bán buôn bán lẻ , gia công chế biến , xuất nhập khâu các hàng

4 Đặc điễm về tổ chức sản xuất và tô chức quản lý trong đơn vị

Mặt hàng như điện tử , điện lạnh chủ yếu của các hãng Sharp , National , LG voi

xe may chu yéu cua cac hang HonDa , Suzuki , với mỹ phẩm của Johnson, Dior ,

Cavinklein không chỉ dừng lại ở d6 chi nhanh luén phat trién san pham

Được sự giúp đỡ của phòng ban chức năng trong công ty, cùng với hướng dẫn trực tiếp của thầy giáo Lê Hải Hà khoa toán tin ứng dụng Trường Đại học Bách

Khoa Hà Nội.Qua đây em xin chân thành cảm ơn Công ty , Thầy giáo Lê Hải Hà

đã trực tiếp hướng dẫn và tạo điều kiện giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập,

Em xin chân thành cảm ơn !

— PHẦNI

KHÁI QUAT VE CSDL QUAN HE VA PHUONG

PHAP PHAN TICH HE THONG CO CAU TRUC

với ngôn ngữ bậc cao , nhằm trợ giúp cho người sử dụng hệ thống mà không cần

tới sự am hiểu tường tận các thuật toán , cách lưu trữ dữ liệu trong máy tính

2-Kiến trúc về một hệ cơ sở dữ liệu

Một CSDL có thể phân tích thành các mức khác nhau :

Phần CSDL mức vật lý : Là tập hợp các tệp CSDL theo một cấu trúc nào đó

được lưu trữ trên các thiết bị nhó như : đĩa từ , băng từ ,CSDL vật lý hay nói khác đi CSDL là sự cài đặt cụ thê của CSDL mức khái niệm

Các khung nhìn (View) : Là cách nhìn , là các quan niệm của từng người sử

dụng đối với CSDL mức khái nệm Tuy nhiên sự khác nhau giữa khung nhìn và mức khái niệm thực chât là không lớn

e Thể hiện (instance)

Một khi CSDL đã được thiết kế , người ta thường quan tâm tới “ bộ khung ”hay

còn gọi là mẫu của CSDL Dữ liệu có trong cơ sở dữ liệu gọi là thể hiện của

CSDL , mặc dù khi dữ liệu thay đổi trong một thời gian nào đó thì bộ khung của CSDL vẫn không thay đổi

e Lược đồ (Scheme):

Sử dụng lược đồ thay thế cho bộ khung „ bộ khung bao gồm một số danh mục , chỉ tiêu hoặc một sô kiêu của thực thê trong CSDL

Lược đồ khái niệm là bộ khung của CSDL khái niệm, còn lược đồ vật lý dùng cho bộ khung của CSDL mức vật lý , khung nhìn được gọi là lược đồ con

3-Tính độc lập dữ liệu :

Việc tách dữ liệu ra khỏi chương trình làm cho việc quản lý dữ liệu được tập

trung và hiệu quả ; việc thay đôi câu trúc của CSDL không ảnh hưởng đên

chương trình ứng dụng đã cài đặt , do đó không phải cài đặt lại chương trình Tính độc lập này gọi là độc lập dữ liệu mức vật lý

Mối quan hệ giữa các khung nhìn và lược đồ khái niệm cho thêm một loại

độc lập nữa, gọi là độc lập dữ liệu logíc

4- Lược đồ kái niệmvà mô hình dữ liệu :

Lược đồ khái niệm là sự biểu diễn thế giới thực bằng một ngôn ngữ phù hợp

Hiện nay có nhiều loại mô hình đữ liệu Có 3 mô hình cơ bản đang được sử dụng là :

+ Mô hình phân cấp ( dạng cây )

+ Mô hình lưới : Biểu diễn bằng một đồ thị có hướng

+ Mô hình quan hệ : Mô hình dựa trên cơ sở khái niệm lý thuyết tập hợp của các quan hệ, tức tập các K bộ với K cô định

Trong 3 mô hình trên thì mô hình quan hệ có nhiều ưu điểm và được

nhiều người quan tâm hơn cả Mô hình dữ liệu quan hệ có tính độc lập rat cao , lai

dé str dụng Mô hình quan hệ được hình thức hóa toán học tốt , do đó được nghiên cứu phát triển

Il MO HINH CO SO DU LIEU QUAN HE

1 Cơ sỏ dữ liệu quan hệ :

e Dinh nghĩa quan hệ : Gọi R=[AI , An] là tập hữu hạn của các thuộc tính , mỗi thuộc tính AI với ¡ = l, , n có miền giá trị tương ứng là dom (AT) Quan hệ trên tập thuộc tính R= [A1, ,An] là tập con của tích Đề — Các

TS dom (A1)x x dom (An)

Mién (domain) : La một tệp các giá tri

Vi du : tập các số nguyên, tập hai số [0,1],

Mỗi hàng quan hệ gọi là bộ ( tuples )

Các cột quan hệ gọi là thuộc tính (attributes)

e Định nghĩa khóa Key : Khóa của quan hệ r trên tập thuộc tính

R={AI An } là tập con K R sao cho bất kỳ hai bộ khác nhau t1t2

r luôn thỏa t1(K) , bat ky tap con thực sự K°_ K nào đó đều không có tính chất đó Tập K là siêu khóa ( superkey) của quan hệ r nếu K là

một khóa của hệ r

2 Thiết kế CSDL quan hệ

Muốn thiết kế CSDL quan hệ phải xây dựng các lược đồ quan hệ Việc chọn

tập các lược đồ này có thê tốt hơn hoặc xâu hơn tập các lược đô khác dựa trên một

số tiêu chuân nào đó Do vậy cần phải nghiên cứu các tính chất cơ bản cũng như các thuật toán để có thể nhận được những tập lược đồ phù hợp

Cơ bản của việc thiết kế các lược đồ CSDL là phải giải quyết các vấn đề

phụ thuộc đữ liệu , tức là các mối quan hệ ràng buộc có thể giữa các giá

tri hiện hữu của các lược đồ

3 Các mục tiêu thiết kế cơ sở dữ liệu :

Chiến lược của việc thiết kế cơ sở dữ liệu là hoàn thành các mục tiêu sau đây :

eĐáp ứng các nhu cầu về thông tin của bạn hoặc của tổ chức một cách kịp

thời nhất quán và kinh tế

eLoại bỏ hoặc giảm thiểu khả năng trùng lặp nội dung cơ sở dữ liệu trong tổ chức

eCho phép nhanh chóng truy cập các thành phần thông tin cụ thé trong cơ sở

dữ liệu mà từng phạm trù người dùng yêu cầu

eChừa chỗ cho phần mở rộng CSDL đề thích ứng với các yêu cầu của một tổ

chức đang tăng trưởng , như bổ xung các quy trình và sản phẩm mới , tuân

theo các yêu câu báo cáo của chính quyền , và liên hợp của các ứng dụng

mới về hỗ trợ ra quyết định và sử lí giao dịch

se Duy trì tính nguyên vẹn của cơ sở dữ liệu đẻ nó chỉ chứa các thông tin đã

được hợp lệ hoá ,

eNgăn cản những người lạ truy cập dữ liệu

eChỉ cho phép truy cập những thành phần thông tin cơ sở đữ liệu mà từng người hay phạm trù riêng lẻ cần đến trong quá trình công việc Có thê cho phép hoặc từ chối người dùng xem đữ liệu trong các bảng cụ thể của

cơ sở dữ liệu

e Dễ dàng tạo các ứng dụng nhập liệu , hiệu chỉnh , hiển thị và báo cáo, phục

vụ hiệu quả các nhu cầu của người dùng cơ sở đữ liệu

4 Tiến trình thiết kế cơ sé dữ liệu

Tiến trình thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ bao gồm các bước sau :

e Định danh các đối tượng ( nguồn dữ liệu ) mà hệ cơ sở đữ liệu biểu thị

e Phát hiện các phần kết hợp giữa các đối tượng ( khi có nhiều đối tượng )

e Xác định các tính chất quan trọng và các kiểu ứng xử của các đối tượng

e Xây dựng một từ điển đữ liệu mở đầu đề định nghĩa các bảng tạo nên cơ sở

đữ liệu

e Thiết lập các kiểu cập nhật và giao dịch tạo và sửa đổi dữ liệu trong các

bảng , kế cả những yêu cầu cần thiết về tính nguyên vẹn đữ liệu

eXác định cách dùng các chỉ mục để tăng tốc các tác vụ bộ hỏi mà không

làm chậm việc bô xung dữ liệu và các bảng hoặc tốn quá nhiều các dung

lượng đĩa

e Quyết định người có quyền truy cập và sửa đôi dữ liệu trong từng bảng (tính

bảo mật các đữ liệu) , và nếu cần thay đôi cấu trúc các bang dé dam bao , bao mật dữ liệu

e Thiết kế của cơ sở dữ liệu như một toàn thể hoàn tất các từ điển dữ liệu cho

cơ sở dữ liệu như một toàn thể và từng bảng mà nó chứa , viết các thủ tục

mn

dé bao trì cơ sở đữ liệu kế cả khả năng cấp phục hồi và hru dit phong tập tin

Xây dựng mô hình thực thế và chuẩn hóa :

Mọi thông tin trong cơ sở đữ liệu về mặt logíc đều có thể được giữ

trong các bảng đơn giá , mỗi bảng đều có một số cột nhất định Giai đoạn

này bao gồm việc xác định các bảng chính đề giữ thông tin về hệ thống trong lĩnh vực nghiên cứu Trước khi xây dựng mô hình thực thể , chúng

ta sẽ làm quen với các khái niệm về chúng

Thực thể là một chủ điểm , một nhiệm vụ , một đối tượng hay một sự

kiện đáng quan tâm đối với các tổ chức mà chúng ta có thê ghi lại các đữ liệu về chúng Một thực thể tương đương với một dòng trong bảng nào đó Kiểu thực thể là nhóm tự nhiên một số thực thể lại , mô tá cho một loại

thông tin chứ không phải bản thân thông tin Kiểu thực thể tương đương với bảng logíc

Thuộc tính là các đặc trưng của thực thể „ biểu thị bằng các trường hoặc cột của bảng

Biểu đồ thực hiện liên kết (Entity Relationship Diagram) là một mô

hình thông tin và dữ liệu trong một hệ thống , làm nhiệm vụ mô tả quan

hệ giữa các thực thể và xác định thuộc tính của chúng

Mối quan hệ giữa các thực thể liên kết : Có 3 quan hệ chính

Xét mô hình IE (information Enginneering)

a Quan hệ một — một :

Mỗi I đại diện trong thực thể A chỉ tương ứng với mỗi đại điện của lớp

thực the B va ngược lại

Mỗi | dai dién trong lop thực thể A có thể tương ứng với một hoặc nhiều đại diện của lớp thực thê B, ngược lại mỗi đại diện trong lớp thực thê B

chỉ có thể tương ứng với mỗi đại diện trong lớp thực thể A

A od od

c Quan hệ nhiêu - nhiêu :

cơ sỏ đữ liệu nhăm mục tiêu :

+ Loại bỏ thông tin trùng lặp , tránh dư thừa dữ liệu trong các bảng + Điều chỉnh các thay đổi tương lai trong cấu trúc bảng

+ Giảm thiểu mức ảnh hưởng của sự thay đổi về cấu trúc trong cơ sở

dữ liệu đôi với các ứng dụng người dùng truy xuât dữ liệu

Quá trình chuẩn hóa được thực hiện dựa trên khái niệm phụ thuộc hàm ,

mô hình ‹ chuẩn hóa đầy đủ , lý tưởng là mô hình mà ở đây mỗi thuộc tính

trong mỗi bảng thực thể đều có một phụ thuộc hàm trực tiếp vào các thuộc

tính khóa của bảng

Phụ thuộc hàm nghĩa là với mọi giá trị của khóa tại mọi thời điểm được xet

„ chỉ có một giá trị cho từng thuộc tính khác trong bảng

Ta có thể định nghĩa phụ thuộc hàm là một cách thức như sau :

Cho R(U) là một lược đồ quan hệ với U(A 1 An) là tập thuộc tính , x và

ylà tập con của U

Nói rằng X—>Y ( đọc là X xác định hàm Y hoặc Y phụ thuộc hàm vào X) nếu r là chỉ 1 quan hệ xác định trên R(U) sao cho bat kỳ hai bộ tl va t2 €

rma:

tl [X] = t2 thi tl [Y] = t2 [Y] - Quá trình chuân hóa bao gôm việc áp dụng 3 dạng chuân hóa chính sau :

° INF (First Normal Forms): Cac bang phang khéng

các hàng

° 2NF (.Second Normal Forms) : Dir liéu bên trong các

cột phi khóa hoàn toàn phụ thuộc vào toàn bộ khóa chinh ( Moi bảng chỉ có I thuộc tính làm khóa thì cọi như ở dạng 2NF )

° 3NF ( Third Normal Formas ) : Tất cả các cột không khóa lệ thuộc vào khóa chính và độc lập với nhau

13

CHƯƠNG II |

PHUONG PHAP PHAN TICH HE THONG

CO CAU TRUC I,GIAI DOAN PHAN TÍCH

Phân tích là giai đoạn quan trọng nhất trong toàn bộ quá trình phát triển quyết định phương hướng cho toàn hệ thống Hệ thống có đáp ứng được nhu cầu

người sử dụng hoàn toàn phụ thuộc vào giai đoạn phân tích Giai đoạn này có hai nhiệm vụ chủ yếu là :

+ Phân tích các chức năng nghiệp vụ

+ Phân tích về thực thể mối quan hệ giữa các thực thể

Phân tính chức năng nghiệp vụ

Trong giai đoạn này phải xác định được hệ thống cần làm gì ở hiện tại và

trong tương lai Người phân tích hệ thống về tất cả những gi hé théng can làm , từ đó xác định cấu trúc và định nghĩa chính xác các chức năng nghiệp vụ của hệ thống Mỗi chức năng cần xác định rõ :

-_ Chức năng này lam cai gi

- Su kiện nào kích hoạt chức năng

- _ Chức năng tác động đến các đối tượng nảo

Chức năng nghiệp vụ có thể được xác định băng cách :

+ Thông qua phỏng vẫn người dùng:

Vi khong ai hiểu rõ hệ thống cần dùng trong tương lai hơn người sử dung

nó

Người phân tích hệ thống sẽ đặt ra những câu hỏi về hệ thống như : quá

a diễn ra như thế nào , những nhu cầu của người dùng cần hệ thống đáp ứng là

Với những cách phỏng vân như vậy người phân tích sẽ rõ vê hệ thống tương

hi mình định thiết kế sát với thực tiễn người dùng

+ Thông qua các văn bản, tài liệu về hệ thống

14

Ngoài những phỏng vẫn người dùng , người phân tích cần tham khảo thêm các tài liệu , giấy tờ , các báo biểu liên quan đến hệ thống Đó là những phản ánh

đúng hoạt động , cách thức hệ thống hiện tại đang thực hiện

1 Sơ dồ chức năng nghiệp vụ

Sơ đồ chức năng nghiệp vụ là công cụ lập mô hình đầu tiên trong quá trình phân tích Nó giúp để định nghĩa các ranh giới của hệ thống trong nghiên cứu và cung cấp các thành phần cho kỹ thuật mô hình hóa sau này

Đề xây dựng mô hình này ta tiến hành như sau :

+ Bước 1 : Tiếp cận từ trên xuống

+ Bước 2 : Kiểm tra từ dưới lên

Sau đây ta sẽ xem xét từng bước :

° Bước 1: Từ chức năng lớn nhất của hệ thống ta phân rã thành các chức năng con , chức năng con này thể hiện đầy đủ nhiệm vụ của chức năng mẹ Nếu chức năng con còn lớn thì phân rã tiếp thành các chức năng con nhỏ hơn nữa và quá trình sẽ kết thúc khi chức năng con không còn chai nhỏ được nữa và thê hiện đầy đủ , chỉ tiết nghiệp vụ của hệ thống Mỗi chức năng con này mô tả những gì chức năng cần làm chứ không phải

làm thế nào

° Bước 2 : Từ những thông tin hệ thống có được , người phân tích phải liệt kê ra đựơc các chức năng không theo sự phân rã từ trên xuống và xem xét nếu không có trong hồ sơ nghĩa là sơ đồ còn thiếu và qua những kinh nghiệm bản thân và thông tin nghiệp vụ để xem còn thiếu chức năng

nao

2 Sơ đồ dòng dữ liệu

So đồ dòng đữ liệu là một mô hình chỉ ra cách thông tin vận chuyển từ một

tiến trình hoặc từ chức năng nay trong hệ thống sang một tiến trình khác Nó

chỉ ra những thông tin nào cân phải có sẵn trước khi thực hiện

Một hành động hay một tiến trình Nó cho phép xem xét chi tiết hơn về các

thông tin cần cho thực hiện các chức năng đã được nêu trong sơ đồ phân cấp

chức năng và những thông tin cần cung cấp để hoàn thiện chúng

15

Một số kí hiệu dùng trong sơ đồ dòng dữ liệu :

C) Chỉ một chức năng hoặc một tiễn trình

Dòng dữ liệu

Kho dữ liệu

Ld Tác nhân ngoai , tir biéu dién trong hình là Danh từ

Ld Tác nhân trong, từ biểu diễn trong hình là Động từ

3 Sơ đồ liên kết thực thể

Mô hình thực thể liên kết là một kỹ thuật để xác định thong tin cần cho hệ

thống Cùng với sơ đồ phân rã chức năng và sơ đồ luồng dữ liệu nó quyết

định và đáp ứng của hệ thống đối với nghiệp vụ Sơ đồ liên kết thực thể bao

gồm các bảng thuộc tính và các mối quan hệ giữa các thực thê ( đối tượng ) với nhau

Thực thể : Là một chủ điểm , mot nhiệm vụ , một đối tượng hoặc một sự kiện đáng quan tâm đôi với một tô chức

Thuộc tính : Sau khi xác định kiểu thực thể tập hợp và bản chất của thực thể bước tiếp theo là phải xác định những thôngt in nào cần phải lưu trữ cho mỗi thực thé Thuộc tính là các đặc trưng của các thực thể biều thị bằng các trường hoặc các cột của bảng

Thông qua khóa chính và khóa ngoại của các thực thé dé thể hiện mối quan

hệ giữa chúng Có 3 loại quan hệ liên kêt thực thê :

II Giai đoạn thiết kế Giai đoạn thiết kế bắt đầu khi phân tích đã kết thúc , nó sẽ sử dụng tat cả các thông tin chỉ tiết từ giai đoạn phân tích để tạo ra những mô hình ở mức lôgíc cho

hệ thống Thiết kế một CSDL quan hệ bao gồm việc chuyển đổi những mô hình ở mức khái niệm phản ánh thế giới thực sang những dạng thể hiện khác được gọi là

Phan II: Phân tích hệ thông về xử lý

1LBiểu đồ phân cấp chức năng

Phân tích dữ liệu từ trên xuống

Quản lý nhõn sự tiên lương

|

Quản lý nhõn | | Quản lý tiền Khen thưởng Tổng hợp

thung | | ly sé dung | | ly nhat nhat kiém

- Nhập mới hồ sơ nhân viên

- Cập nhật hồ sơ nhân viên

- Xoá hô sơ nhân viên

Chức năng này nhằm quản lý đữ liệu thông tin về nhân viên thuộc nghiệp vụ

quản lý hồ sơ, lý lịch cán bộ toàn Công ty Đây cũng là chức năng cơ bản ban đầu của hệ thống Hầu như tất cả dữ liệu của hệ thống đều qua con đường này

b,Chức năng Quản lý số nhân sự là nghiệp vụ quan trọng của Phòng Tổ

chức nhằm theo dõi tình hình nhân sự và khả năng hoàn thành nhiệm vụ của CBCNV trong Công ty Những ghi chép tình hình nhân viên sẽ được đánh giá và

là một trong những thông tin để tính lương cho nhân viên

c.Xây dựng bảng thanh toán lương, thưởng, quỹ lương là một phần trong

nghiệp vụ xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế trả lương, trả thưởng Trong đó

có hai phần chính:

- Tính quỹ lương giao cho các chi nhánh và đơn vị con hàng quý

- Hàng tháng dựa vào thông tin về từng nhân viên ( hợp đồng nhân sự ,

số nhân sự tháng) để tiến hành tính lương, thưởng và lập bảng thanh toán lương tháng cho nhân viên trong toàn Công ty hoặc theo các đơn vị con

- Hàng quý các đơn vị con tiễn hành lập bảng thanh toán lương quý để quyết toán với Công ty thương mại tổng hợp miền Nam chỉ nhánh tại Hà Nội

d,Quản lý biến động lương thuộc nghiệp vụ quản lý biến động lương của CBCNV, thực hiện việc xếp lương nâng bậc cho CBCNV trong Công ty theo chế

độ hiện hành Ở đây, quan tâm đến phần xây dựng tìm kiếm danh sách nhân viên

đủ điều kiện tăng lương ( những trường hợp giảm lương rất ít và không cần quan tâm), và cập nhật lại lương những người được tăng lương

e,Câp nhật khen thưởng, kỷ luật là một phần trong nghiệp vụ xây dựng quy

chế thi đua, khen thưởng, kỷ luật và tổ chức thực hiện Việc khen thưởng, kỷ luật được hội đồng khen thưởng kỷ luật quyết định dựa vào những thành tích và vi

phạm của nhân viên, hệ thống chỉ cập nhật thông tin cần thiết

f.Tìm kiếm thông tin yêu cầu

Trong bất kỳ hệ thống quản lý nào cũng có chức năng tìm kiến thông tin

Thông tin đã được hệ thống cập nhật theo nhiều trình tự khác nhau và thuộc nhiều

19

mảng cũng như quản lý trên giấy tờ Nhưng với hệ thống tin học chỉ cần xác định

rõ con đường tìm kiếm máy tính sẽ tự động đưa ra cho chúng ta thông tin cần thiết Với hệ thống quản lý nhân sự , nhà quản trị chỉ chú trọng tìm kiếm nhân

viên Có thể tìm kiếm nhân viên theo thông tin lý lịch, thông tin nhân viên, theo lương, theo đơn vị, theo chức vụ

ø Báo cáo

Chức năng Báo cáo thực hiện lập các báo cáo đã nêu ra ở trên

2,Biéu do luồng dữ liệu

Biểu đồ phân cấp chức năng cho một cách nhìn khái quát dé hiểu từ đại dé đến chỉ tiết các chức năng Dễ thành lập bằng cách phân rã từng phần Nhưng chúng chỉ có các chức năng mà không cho thấy trình tự xử lý, thiếu vắng sự trao đổi thông tin giữa các chức năng Vì vậy cần xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu để miêu tả chúng chỉ tiết hơn

Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh cho ta một cái nhìn toàn diện về tình

hình các nguồn và luồng thông tin vào ra của cả hệ thống Theo dõi biểu đồ luồng

dữ liệu mức ngữ cảnh có thể xác định hệ thống làm được gì, nhưng chưa biết được các công việc mà nó phải thực hiện Vì vậy ta cần phân cấp biểu đồ ra thành các

chức năng nhỏ hơn đề có thể tìm hiểu rõ ràng

BIEU DO LUONG DU LIEU MUC BOI CANH

Phũng nhõn sự

TÔ chứỨc- | Thanh téch Quản lý

nhõn sự | và vi phạm nhõn sự Coc bdo

Gre, Lo tiền lương cỏo cần

BIEU DO LUONG DU LIEU MUC ĐỈNH

Khen thưởng

coo can Thung tin

23

BIEU DO LUONG DU LIEU PHAN CÁP CHỨC NĂNG

Tên CN 1.1 Xử lý thông tin

Đầu vào: Thông tin nhân sự nhận từ nhân sự

Hợp đồng nhân sự Đầu ra: Thông tin đầu ra được lưu trong kho đữ liệu

Nội dung: Công tác xử lý thông tin bao gồm:

-Thêm bản ghi cho nhân sự mới

-Cập nhật thông tin của các lao động như thay đổi biên chế, thành phần gia đình, tăng giảm lương, chuyển đổi công việc, chức vụ, phòng ban, quá trình

học tập, công tác

-Xoá bản ghi nhân sự (nhân viên ) đã thôi việc, nghỉ việc

Tên CN I.2 Quản lý số nhân sự

Đầu vào: Số theo đối nhân sự trong tháng của Phòng Tổ chức — Nhân sự

Đầu ra: Nhân viên , các đánh giá hệ số thành tích, tỉ lệ thưởng

24

Nội dung: Dựa vào các quy chế, tiêu chuẩn đồng thời với số theo dõi nhân

sự trong tháng (số ngày lao động , thành tích ) thực hiện đánh giá hệ số thành tích (A, B, ©) và tỉ lệ thưởng VHAT (đã nêu ở trên)

- Những CBCNV tích cực đạt năng suất cao, chất lượng tốt trong lao động sản xuất, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đủ ngày công Xếp loại A Hệ

Đầu vào : Thông tin các chỉ nhánh

Thông tin về nhân sự, hợp đồng nhân sự

Thông tin nhân viên từ số nhân sự Danh sách tăng lương

Quy định về phần trăm BHXH, BHYT, quỹ Công đoàn

Đầu ra : Bảng thanh toán lương, quỹ lương chỉ nhánh ( theo tháng, quý) gửi cho kế toán

Nội dung : Tiến hành xây dựng bảng thanh toán lương, quỹ lương theo quy

định đã nêu ở các phần trên

Tên CN 2.2 Quản lý biến động lương

Đầu vào : Số thành tích của nhân viên

Thông tin về nhân sự, hợp đồng nhân sự Đầu ra: Danh sách tăng lương

Nội dung: Dựa vào quy chế tăng lương của Công ty, qua việc theo dõi tình hình lao động SXKD của mỗi lao động, nếu thấy lao động có đủ điều kiện tăng lương thì tiến hành đưa ra Hội đồng xét tăng lương hoặc chuyển cho Giám đốc quyết định Công việc của hệ thống là tiến hành cập nhật những thay đôi về lương

Ngoài ra biến động lương còn do tình hình nhân viên : buộc thôi việc, xin

thôi việc, giáng chức, thăng chức, thuyên chuyến, về hưu; tình hình chính sách công ty; tình hình thị trường lao động và các quy định của Nhà nước có những thay đổi, nhà quản trị phải chú ý cập nhật và nếu cần thiết có thể báo cáo lãnh đạo những biến động đó

BIEU DO LUONG DU LIEU PHAN CAP CHU’C NANG

Đầu vào : Thành tích và vi phạm của nhân viên

Các quy chế nội bộ

Đầu ra : Cập nhật Khen thưởng - Kỷ luật

Nội dung : Phòng Tổ chức nhân sự dựa vào các thành tích và vi phạm

trong lao động của từng nhân viên so sánh với các quy chế nội bộ tiến hành bình

xét và thực hiện Khen thưởng - Kỷ luật

Các thành tích và vi phạm được Phòng Nhân sự theo dõi thường xuyên và ghi chép đầu đủ vào Số nhân sự Thông thường với những vi phạm nhỏ ban đầu chỉ phải nhắc nhở vì mục đích chủ yếu của thi hành kỷ luật là nhằm đảm bảo cho hành

vi nhân viên phù hợp với các quy định của tô chức doanh nghiệp Do đó, thi hành

kỷ luật thường không phải là một giải pháp tối ưu Nhưng với những vi phạm

nặng như gây mất an toàn lao động dẫn đến chết người hoặc những vi phạm có tính chất lặp đi lặp lại, đã được nhắc nhở mà vẫn tái phạm thì cần có hình thức kỷ

luật mạnh

27

Với việc khen thưởng cần phải kịp thời nhằm khuyến khích nhân viên va tin tưởng vào sự quản lý của Công ty, từ đó nhân viên sẽ có trách nhiệm với công

việc hơn và phát huy khả năng sáng tạo trong công việc

Chức năng Khen thưởng kỷ luật ở đây chỉ là Cập nhật khen thưởng, kỷ luật

của nhân sự trong quá trình SXKD như nguyên nhân, hình thức khen thưởng kỷ

luật để tiện cho việc đánh giá khả năng hoàn thành công việc được giao của cán

bộ công nhân viên

BIEU DO LUONG DU LIEU PHAN CÁP CHỨC NĂNG

Boo cdo Coc boo

coo can

Hop đồng nhõn sự

Thung tin tom kiêm

Khen thưởng

Kỷ luật

Tên CN 4.1 Báo cáo

Đầu vào: Hồ sơ nhân Sự

Hợp đồng nhân sự Danh sách tăng lương

Lónh đạo

Đầu ra : Các báo cáo cần thiết theo yêu cầu, theo quy định

28

Nội dung : Lập các báo cáo theo đúng mẫu quy định, theo tình hình yêu cầu quản lý Trong đó quan trọng nhất là các bảng thanh toán lương cho nhân viên

, cần hết sức rõ ràng

Tên CN 4.2 Tìm kiếm thông tin

Đầu vào: Hồ sơ nhân sự

Hợp đồng nhân sự

Danh sách tăng lương Tình hình thực hiện Khen thưởng -Kỷ luật

Đầu ra : Các thông tin cần tìm theo yêu cầu

Nội dung : Công cụ máy tính cho ta khả năng tìm kiếm nhanh chóng nhưng hơi kém linh hoạt trong yêu cầu tìm kiếm Vì vậy cần xác định được ( hầu hết) các yêu cầu có thé can thiết để quản lý tìm kiếm tốt

29

Phân III: Phân tích hệ thông về dữ liệu,

I.Thông tin đữ liệu cần quan tâm gồm hai phần chính:

- Nhân sự

- Tiền lương

Thông tin chủ yếu cần được lưu trong hồ sơ nhân sự ( các thông tin cá nhân,

quá trình công tác, quá trình học tập) và hợp đồng nhân sự ( thông tin nhân viên ) Mỗi nhân viên sau khi được nhận vào công ty thì thường phải được lưu trữ về

lý lịch cá nhân và thông tin về nhân viên (Các trường có gạch chân là trường khoá) Lý lịch cá nhân

Tên trường Kiêu DL Ghi chú

MãNV Text(10) Mã số nhân viên

Hoten Text(50) Họ và tên nhân viên

Tenkhaisinh Text(50) Tén khai sinh

Phai Text(5) Phai cua nhan vién

Nsinh Date/Time Ngay sinh nhan vién

TPbanthan Text(20) Thanh phan ban than

TPgiadinh Text(20) Thanh phan gia dinh

Trong đó,Tên khai sinh và Số CMND phải có Vì đây là 2 tiêu thức xác định con người, các tiêu thức khác có thể có hoặc không (Tất nhiên Manv phải có để xác

định nhân viên và là trường khoá)

Thông tin nhân viên

Tên trường | KiểuDL Ghi chú

Ngaybd Date/Time Ngày bat dau

Tdhocvan Text(30) Trình độ học vân

31

Thông tin về hợp đồng nhân viên

SOHD Text(10) Số hiệu hợp đồng

Các thông tin về quá trình công tác cần thiết trong công tác điều động nhân

sự , giao những công việc thích hợp với khả năng của họ, đồng thời giúp cho công

tác xét tăng lương thưởng Bao gồm:

Thông tin về quá trình công tác

Tên trường Kiéu DL Ghi cht

Thông tin về chuyển đôi công tác:

Mỗi nhân viên có thể được điều động từ phòng ban này tới phòng ban khác vì

một số lý do nào đó.Thông tin này giúp ta có thể biết được những nhân viên đang

làm trong một phòng ban nào đó và nhưng nhân viên đã làm trước day

Quá trình học tập cũng là một phần trong lý lịch nhân sự , nó phản ánh trình